Soal Uji Kompetensi Keahlian AP [PDF]

Citation preview

Nama



: DEDEH



Kelas



: XII API



Soal Uji Kompetensi Keahlian (UKK) SMK Jurusan Administrasi Perkantoran SOAL UN TEORI PRODUKTIF JURUSAN ADMINISTRASI PERKANTORAN PAKET A 1. Pesan (message) atau berita yang disampaikan dalam dalam proses komunikasi termasuk ke dalam … A. Media B. Unsur C. Jenis D. Lambang E. Proses 2. Badan Narkoba Nasional (BNN) membuat poster iklan untuk mengajak generasi muda menjauhi narkoba. Komunikasi yang dilakukan BNN tersebut menggunakan lambang … A. gerak B. warna C. gamar D. bahasa E. suara 3. Faktor yang menghambat keberhasilan proses komunikasi adalah …. A. prasangka yang tidak beralasan B. kepuasan C. kejelasan D. kemampuan pihak penerima berita E. saluran pengiriman berita



4. Radio, tape recorder dan telepon merupakan jenis media komunikas …. A. audi visual B. cetak C. visual D. gambar E. audio 5. Alat komunikasi yang paling tepat dan paling mudah digunakan untuk komunikasi jarak jauh disertai bukti fisik adalah … A. e-mai B. telepon C. facebook D. telex E. surat 6. Bila penelepon meminta meminta anda untuk menyampaikan pesan kepada pimpinan, anda hendaknya menjawab … A. nanti saya sampaikan B. sudah pak, nanti saya sampaikan C. jelas pak, akan saya sampaikan D. pesan bapak akan saya sampaikan E. ya pak, nanti disampaikan 7. Tata cara untuk melakukan hubungan interlokal adalah .... A. memutar kode wilayah + nomor negara + nomor telepon yang dituju B. memutar kode wilayah + nomor telepon yang dituju C. memutar kode negara + kode wilayah + nomor telepon yang dituju D. memutar nomor telepon yang dituju + kode wilayah E. memutar nomor telepon yang dituju 8. Tujuan pelayanan prima adalah .... A. menumbuhkan kepercayaan dan kepuasaan pelanggan B. melayani pelanggan dengan ramah, tepat dan cepat C. menempatkan pelanggan sebagai mitra usaha D. pelanggan merasa dipentingkan E. pelanggan loyal kepada perusahaan



9. Sebagai petugas resepsionis, cara anda menyambut kedatangan tamu perusahaan adalah dengan mengucapkan ..... A. selamat pagi, perlu dengan siapa? B. selamat pagi, ada yang bisa kami bantu? C. selamat pagi, ada apa anda datang kesini? D. selamat pagi, mau bertemu siapa? E. selamat pagi, anda? 10. Tata cara berhias yang sesuai dengan penampilan serasi adalah .... A. menggunakan perhiasan sebanyak mungkin untuk menarik perhatian B. menggunakan make up tidak berlebihan dan memakai perhiasan sewajarnya C. menggunakan model perhiasan yang trendy D. menggunakan make up tebal dan mengikuti perkembangan mode E. mengenakan model pakaian yang trendy 11. Sikap tubuh tampak dalam postur siaga seperti berdiri tegak dengan dagu sedikit mendongak. Sikap seperti ini mencerminkan .... A. kehangatan B. sikap dingin C. Rasa hormat D. sikap kecewa E. rasa bangga 12. Agar dapat bekerja dalam satu tim, prinsip bekerja yang harus dikembangkan adalah … A. memanfaatkan potensi B. perencanaan C. saling menghargai D. pengontrolan E. bersikap tertutup 13. Jika sedang mengoperasikan mesin penghancur kertas, hal yang harus diperhatikan dalam menjaga K3 adalah … A. dasi, penjepit kertas dan kerudung B. rambut panjang, kerudung, dan penjepit kertas C. penjepit kertas, alat tulis kantor dan dasi



D. dasi, rambut panjang dan kerudung E. alat tulis kantor, kerudung dan dasi 14. Untuk membuat laporan hasil rapat (notula) aplikasi software yang biasa digunakan adalah … A. Ms. Access B. Ms. Excel C. Ms. Project D. Ms. Word E. Ms. Power Point 15. Aplikasi software yang biasa digunakan dalam pembuatan slide presentasi adalah ... A. Ms. Power Point B. Ms. Word C. Ms. Access D. Ms. Project E. Ms. Excel 16. Peralatan kantor yang berfungsi menghancurkan dokumen yang sudah tidak digunakan lagi disebut mesin … A. stensil B. offset C. risograph D. foto copy E. document distroyer 17. Perawatan terhadap perlengkapan dengan tujuan agar perlengkapan itu lebih awet digunakan dalam hal ini lebih diutamakan pada pencegahan sebelum terlanjur rusak disebut… A. reparasi B. perbaikan C. pemeliharaan D. penggantian E. perakitan 18. Yang termasuk dokumen “LITERER” menurut bentuk fisiknya adalah … A. tugu B. arsip



C. buku D. benda sejarah E. naskah proklamasi 19. Gambar dengan bentuk surat lurus (block) yang biasa digunakan dalam perusahaan adalah …



20. Penulisan tanggal surat yang benar adalah … A. Denpasar : 13 Agustus 2009 B. Denpasar, 13 Agustus 2009 C. Denpasar : 13 Agts 2009 D. DPS, 13 Agustus 2009 E. DPS, 13-Agt-2009 21. Gambar surat dengan lipatan ganda sejajar adalah ...



22. Mesin pengganda yang bisa mencetak dokumen lebih dari 100 lembar dengan biaya lebih murah adalah mesin .. A. cetak B. resograph C. stensil D. faximile E. foto copy 23. Mesin yang dapat memperbanyak, memperbesar dan memperkecil lebar dokumen asli disebut .. A. foto copy B. Resograph C. stensil D. faximile E. Telex 24. Dalam pendistribusian surat masuk pada lingkungan perusahaan, biasanya menggunakan … A. Buku ekspedisi intern B. Lembar pengantar C. Lembar disposisi D. Kartu kendali E. Kartu indeks 25. Dalam sistem kearsipan pola baru surat masuk/keluar yang tergolong penting dicatat dalam … A. kartu indeks B. kartu kendali C. buku ekspedisi D. lembar pengantar E. lembar disposisi 26. Prosedur pengurusan surat dalam sistem buku agenda adalah ... A. penerimaan-pencatatan-pengarahan-penyortiran-penyampaian-penyimpanan B. pengiriman-pencatatan-penyortiran-pengarahan-penyampaian-penyimpanan



C. penerimaan-pencatatan-penyortiran-pengarahan-penyampaian-penyimpanan D. penerimaan-penyortiran-pencatatan-penyampaian-pengarahan-penyimpanan E. penerimaan-penyortiran-pencatatan-pengarahan-penyampaian-penyimpanan 27. Sistem penyimpanan arsip yang susunannya berdasarkan kode nomor sebagai pengganti dari nama orang atau badan dinamakan … A. Sistem Alphabetic B. Sistem Subject C. Sistem Kronologis D. Sistem Numeric E. Sistem Wilayah 28. Sekat petunjuk yang terbuat dari karton atau kertas tebal sebagai petunjuk pembatasa simpanan arsip untuk membedakan, memisahkan antara masalah utama, masalah dan sub masalah disebut… A. filing cabinet B. guide C. folder D. ordner E. kertas indeks 29. Gambar di bawah ini merupakan penyimpanan arsip yang menggunakan sistem ….



A. abjad B. subjek C. wilayah D. nomor E. tanggal



30. Membuat duplikasi arsip sebagai bahan rujukan merupakan salah satu cara dalam … A. penyusutan arsip B. referensi arsip C. pemeliharaan arsip D. pemusnahan arsip E. pemanfaatan arsip 31. Daftar yang berisi tentang jangka waktu penyimpanan arsip yang dipergunakan sebagai pedoman penyusutan arsip disebut … A. jadwal penghancuran dokumen B. jadwal retensi arsip C. jadwal kegiatan penyimpanan D. kartu penghancur dokumen E. strategi penghancuran dokumen 32. Perjalanan bisnis adalah … A. perjalanan yang dilakukan seseorang untuk kepentingan perusahaan B. perjalanan ke luar kota untuk kepentingan pribadi pimpinan C. perjalanan ke suatu daerah atau negara dengan tujuan rekreasi D. perjalanan yang dilakukan seseorang untuk kepentingan bawahannya E. perjalanan untuk melakukan ibadah 33. Dokumen perjalanan yang diberikan kepada warga negara yang diberi izin untuk meninggalkan negaranya dan untuk bepergian ke negara-negara asing disebut … A. yellow card B. surat tugas C. fiskal D. paspor E. visa 34. Daftar yang berisi pokok-pokok permasalahan yang akan dibicarakan dalam suatu pertemuan/ rapat disebut… A. surat undangan B. susunan acara C. agenda rapat D. akomodasi E. transportasi 35. Agar semua peserta rapat merasa dihargai dan dapat menimbulkan semangat “team



work”, pengaturan tempat duduk di ruang rapat disarankan menggunakan… A. gaya klasikal B. gaya konferensi C. gaya huruf V D. gaya workshop E. gaya huruf U 36. Peralatan yang biasa digunakan dalam kegiatan rapat untuk menampilkan bahan presentasi dari komputer atau laptop dinamakan … A. OHP B. LVD Projector C. Flipchart D. Whiteboard E. Blocknote 37. Pemimpin rapat yang terbuka, mau menerima kritik dan saran dari peserta rapat, serta terlibat langsung dalam interaksi kelompok. Tipe pemimpin rapat seperti ini disebut … A. tertutup B. demokrasi C. otoriter D. laizess fair E. terbuka 38. Peserta rapat yang selalu menentang atau tidak setuju dengan pendapat orang lain dan selalu menyalahkan pendapat orang lain. Peserta rapat seperti ini disebut … A. tipe pemberi informasi B. tipe inisiatif C. tipe pendengar D. tipe penyerang E. tipe pemersatu 39. Catatan lengkap semua pembicaraan dalam rapat tanpa ditambahi atau dikurangi disebut… A. notula rapat B. catatan rapat C. memo rapat D. agenda rapat E. susunan rapat 40. Dana kas kecil yang nilainya sudah ditetapkan sehingga penjumlahannya hanya ada



pada saat pengisian kas itu sendiri. Sistem pengisian dana seperti ini disebut … A. Imprest fund system B. Fluctuation fund system C. Sistem dana rutin D. Sistem dana campuran E. Sistem tabelaris



1. Orang atau sekelompok orang yang bertindak sebagai pihak penerima pesan dalam proses komunikasi disebut….



a. Komunikan b. Perantara c. Komunikator d. Media e. Feedback



2. Lambang yang menggunakan pendengaran (telinga) disebut....



a. Lambang gerak b. Lambang suara c. Lambang warna d. Lambang gambar e. Lambang bahasa



3. Rintangan yang bersifat teknis yang menjadi faktor penghambat dalam menyampaikan pesan adalah....



a. Kurangnya media yang dibutuhkan b. Sikap otoriter dan keras kepala c. Rasa tidak suka d. Menggunakan tata bahasa yang tidak tepat e. Menggunakan kode, lambang dan bahasa isyarat yang tidak jelas



4. Yang termasuk dalam jenis media komunikasi audio visual adalah....



a. Telepon b. Radio c. Surat d. Transaparansi e. Televisi



5. Alat komunikasi yang efektif yang dipergunakan untuk menghubungkan dari satu ruang ke ruang lain disebut....



a. Telepon b. Faximile c. Telex d. Aiphone e. Telegram



6. Jika pimpinan anda sedang tidak berada di tempat (rapat) ada telepon masuk untuk pimpinan, maka jawaban yang tepat adalah : a. Pimpinan rapat b. Sedang rapat dengan staf ahli c. Bapak pimpinan sedang sedang tidak berada ditempat sekarang, tetapi akan kembali segera d. Pimpinan di luar ruangan e. Bapak sedang di luar kantor 7. Jika anda diminta untuk menelepon relasi oleh atasan, maka langkah pertama yang dipersiapkan adalah....



a. b. c. d. e.



Membawa alat perekam, nomor, nama yang akan dituju dan masalah yang akan dibicarakan Alat tulis, mencatat nomor, nama yang akan dituju dan masalah yang akan dibicarakan Langsung menekan / memutar nomor telepon relasi Mencatat data dibuku telepon Meminta operator menyambungkan hubungan telepon dengan relasi



8. Dalam membangun hubungan baik dengan pelanggan, hal-hal yang membuat pelanggan meneruskan hubungan baik dengan perusahaan adalah.... a. Ingkar janji b. Produk yang kurang baik c. Pelayanan yang kurang memuaskan d. Memberikan pelayanan sesuai dengan kebutuhan pelanggan e. Membebaskan pelanggan 9. Apabila pelanggan mengeluh tentang produk perusahaan anda, maka langkah yang tepat untuk mengatasi hal tersebut adalah.... a. Melaporkan pada atasan b. Menelepon bagian costumer service c. Mendengarkan dan mencari solusi d. Memberikan pada bagian lain e. Mencatat keluhannya 10. Yang termasuk jenis penampilan non verbal dalam pelayanan prima adalah.... a. Berbusana serasi b. Hormat dan ramah c. Bertutur sapa sopan d. Berbicara lemah lembut e. Mendengarkan keluhan secara seksama 11. Pada saat anda menerima telepon, tiba-tiba ada tamu yang datang. Agar tamu tetap merasa dilayani maka kegiatan komunikasi non verbal yang dapat dilakukan, dengan cara : a. Meminta tamu menunggu b. Meminta tamu mengisi buku tamu c. Meminta tamu duduk d. Menyuruh tamu untuk menunggu sebentar



e.



Menganggukkan kepala sebagai tanda anda mengetahui kedatangannya



12. Istilah kegiatan kantor yang memerlukan kesepakatan kerja dan team yang sesuai kebutuhan disebut....



a. team work b. team building c. team teaching d. team singing e. team survey



13. Sikap yang harus ditunjukan pada saat menghadapi situasi darurat di tempat kerja adalah….



a. Panik b. Lari c. Lambat bertindak d. Gugup e. Tenang



14. Anda sebagai seorang sekretaris diminta oleh pimpinan untuk membuat laporan keuangan, maka perangkat lunak yang paling cocok untuk digunakan adalah....



a. Microsoft power point b. Microsoft excel c. Microsoft acces d. Microsoft word e. Microsoft publisher



15. Perangkat lunak yang biasa dipergunakan untuk melakukan presentasi adalah….



a.



Misrosoft word



b.



Microsoft power point



c.



Microsoft excel



d.



Microsoft publisher



e.



Microsoft Acces



16. Salah satu cara untuk memusnahkan dokumen adalah dengan menggunakan mesin penghancur dokumen yang disebut....



a. Dictating machine b. Risograph c. Dot matrix d. Mesin stensil e. Paper schreder machine



17. Apabila peralatan kantor yang digunakan oleh seorang administrasi kantor ada ketidaksesuaian fungsinya, maka langkah yang tepat untuk mengidentifikasi ketidaksesuaian (kerusakan) tersebut adalah dengan cara :



a. Memanggil tenaga teknisi b. Memeriksa sendiri peralatan kantoran c. Mengirim alat tersebut ke pusat service d. Membaca manual book peralatan tersebut e. Membiarkan ketidaksesuaian tersebut



18. Dokumen yang tidak secara langsung dipergunakan dalam pekerjaan kantor disebut….



a.



Dokumen dinamis



b. Dokumen aktif c. Dokumen semi aktif d. Dokumen in aktif e. Dokumen statis



19. Bentuk surat dimana paragrapnya diketik pada margin kiri dan baris-baris berikutnya diketik 5 (lima) spasi dari margin kiri adalah.... a. b. c. d. e.



Block style Semi block style Indented style Hanging paragraph style Official style



20. Bagian surat yang berguna untuk memudahkan mengetahui nama dan alamat kantor atau perusahaan dan keterangan lainnya dari perusahaan atau kantor pengirim surat adalah.... a. b. c. d. e.



Alamat dalam Tembusan Kepala surat Isi surat Salam pembuka



21. Lipatan surat dengan membagi kertas menjadi 2 bagian sama besar lalu dilipat adalah.... a. Lipatan akordion rendah b. Lipatan baku c. Lipatan ganda sejajar d. Lipatan baronial e. Lipatan tunggal



22. Alat pengganda yang menggunakan media penghubung komputer adalah :



a. scanner b. stensil c. printer d. foto copy e. alat cetak



23. Apabila atasan meminta anda untuk mencetak dokumen yang akan dikirim dengan menggunakan tembusan untuk 3 instansi tanpa memfotocopy dokumen asli, maka jumlah dokumen yang perlu dicetak dengan printer adalah sebanyak....



a. 2 set b. 3 set c. 4 set d. 5 set e. 6 set



24. Buku catatan yang dapat menunjukkan bukti dalam penyampaian surat dalam suatu organisasi disebut.... a. b. c. d. e.



Buku agenda surat masuk Lembar disposisi Buku ekspedisi intern Buku verbal Kartu kendali



25. Prosedur pengurusan surat masuk dalam sistem buku agenda adalah....



a. Penerimaan – pencatatan – pengarahan – penyimpanan – penyampaian b. Penerimaan – pencatatan – penyortiran – pengarahan – penyampaian – penyimpanan c. Penerimtatan – pencatatan – penyortiran – pengarahan – penyampaian – penyimpanan d. Penerimaan – penyortiran – pencatatan – penyampaian – pengarahan – penyimpanan e. Penerimaan – penyortiran – pencatatan – pengarahan – penyampaian - penyimpanan 26. Seseorang yang menyimpan surat tembusan pada pengurusan surat rahasia adalah....



a.



Unit Pengolah



b.



Penata Arsip



c.



Ekspedisi



d.



Pengarah Surat



e.



Pencatat Surat



27. Perusahaan jasa titipan kilat lebih baik menggunakan sistem ....



a. Sistem abjad b. Sistem masalah c. Sistem wilayah d. Sistem kronologis e. Sistem nomor



28. Berikut ini adalah jenis tempat dan alat penyimpanan surat yang diperlukan dalam system kearsipan, a. Filing cabinet, guide, folder, rak sortir b. Filing cabinet, retensi, guide, folder c. Filing cabinet, retensi guide, folder, rak sortir



d. Filing cabinet, nomor, guide, folder e. Filing cabinet, nomor, guide, folder, rak sortir



29. Pada filing sistem abjad, surat dari Maharani Dewi Pramuditha dapat ditemukan di....



a. Guide berkode Pr b. Dibelakang guide berkode Ma c. Dalam berkode Ma d. dalam folder berkode Pr e. dalam laci berkode De



30. Penyusutan arsip dapat dilakukan dengan tiga cara. Penyusutan arsip yang dilakukan dengan cara memindahkan arsip dari Unit Pengolah ke Unit Kearsipan disebut….



a. b. c. d. e.



Penyerahan arsip Pemusnahan arsip Pemindahan arsip Pengendalian arsip Pengolahan arsip



31. Pedoman tentang jangka waktu penyimpanan arsip sesuai dengan nilai dan kegunaannya serta sebagai dasar penyelenggaraan penyusutan dan pemusnahan, yaitu…. a. b. c. d. e.



Out slip Jadwal Retensi Tunjuk silang Kartu Kendali Disposisi



32. Pimpinan atau karyawan yang melakukan perjalanan ke luar negeri dari lingkungan kantor baik dalam kota maupun luar negeri dengan tujuan melaksanakan tugas kantor disebut ….



a. Perjalanan pribadi b. Perjalanan kunjungan c. Perjalanan wisata d. Perjalanan dinas e. perjalanan rutin



33. Dokumen-dokumen yang harus disiapkan untuk perjalanan luar negeri adalah …… a. Surat tugas, surat kunjungan b. Surat jalan, surat kepolisian c. Paspor, visa, yellow card, fiscal, tiket d. Travel cek, tiket, daftar perjalanan e. Paspor, travel cek, yellow card 34. Mempersiapkan penginapan, transportasi dan konsumsi peserta rapat adalah persiapan rapat dalam bentuk....



a. Bahan rapat b. Materi rapat c. Medical check up d. Akomodasi e. Komunikasi



35. Tata ruang rapat untuk 50 orang peserta menggunakan ruangan berbentuk…..



a. Huruf U b. Aula



c. Perahu d. Bundar e. Empat persegi panjang



36. Peralatan rapat yang perlu dipersiapkan dalam penyelenggaraan rapat diantaranya,



a. Susunan Acara b. Surat Undangan c. Hasil rapat yang lalu d. Block note, ball point e. Daftar hadir



37. Tipe pemimpin rapat yang mampu menciptakan adanya lalu lintas komunikasi dua arah disebut… a. b. c. d. e.



Tipe otoriter Tipe laissez faire Tipe demokratis Tipe otokratis Tipe monarki



38. Tipe peserta rapat sebagai juru damai, penuh pengertian, persahabatan, berjiwa besar, sabar, tekun/ulet mempunyai sifat toleran disebut….



a. Type perantara b. Type pemberi informasi c. Type inisiatif d. Type pemberi semangat



e.



Type pemersatu



39. Pencatatan hasil rapat/pertemuan merupakan catatan singkat mengenai hal-hal yang dibicarakan dan diputuskan dalam rapat hal tersebut dicatat pada…..



a. Block Note b. LPT c. Notula d. Laporan e. Ekspedisi



40. Dana kas kecil yang setiap bulannya diberikan dalam jumlah tertentu secara tetap, pengisian dana tersebut disebut sistem....



a. Imprest b. Fluktuasi c. Rutin d. Buku Besar e. Tabelaris