SOP Corporate Secretary [PDF]

Citation preview

STANDARD OPERERATING PROSEDURE CORPORATE SECRETARY (DIREKSI & PERUSAHAAN) Identitas Jabatan Nama Jabatan Departemen Atasan langsung Bawahan langsung



: : : :



Corporate Secretary Corporate Secretary President Director -



PERAN UTAMA JABATAN (PRIMARY JOB ROLE) : Melaksanakan kegiatan kesekretariatan dalam rangka membantu Direktur dalam mencapai tujuan dan sasaran perusahaan baik jangka pendek maupun jangka panjang dengan mengoptimalkan sumbersumber daya yang ada secara professional dan menguntungkan perusahaan.



TANGGUNG JAWAB UTAMA A; SEBAGAI SEKRETARIS DIREKTUR TANGGUNGJAWAB UTAMA INDIKATOR KINERJA (KEY RESPONSIBILITIES) RUTIN / HARIAN : 1; Melaksanakan pengaturan jadwal/agenda kegiatan Direktur 2; Melaksanakan penyiapan bahan kegiatan Direktur 3; Melaksanakan administrasi dan arsip Direktur 4; Menerima dan membalas telepon untuk Direktur



1; Tingkat pencapaian target profit 2; Ketepatan waktu penyelesaian dan penyampaian bahan 3; Tingkat kelengkapan arsip 4; Ketepatan waktu penyampaian pesan telepon



BERKALA : 1; Melaksanakan notulensi dalam kegiatan rapat-rapat berkala Direktur 2; Mengumpulkan dan mengkompilasi/menyusun rencana kerja dan anggaran dari tiap Departemen untuk diperiksa dan disetujui Direktur.



1; Tingkat kelengkapan notulensi rapat 2; Kelengkapan dan ketepatan waktu penyelesaian rencana kerja dan anggaran tahunan 3;



Kelengkapan dan ketepatan waktu penyelesaian laporan bulanan



4; Kelengkapan dan ketepatan waktu penyelesaian 3; Mengumpulkan dan laporan tahunan mengkompilasi/menyusun laporan bulanan tiap Departemen untuk diperiksa dan disetujui Direktur. 4; Mengumpulkan dan mengkompilasi/menyusun laporan tahunan dari tiap Departemen.



INSIDENTIL : 1; Melaksanakan notulensi dalam kegiatan rapat-rapat insidentil Direktur



1; Tingkat kelengkapan notulensi rapat



2; Melaksanakan tugas lain yang relevan sesuai dengan instruksi atasan.



HUBUNGAN KERJA



PENGAMBILAN KEPUTUSAN



(RELATIONSHIP)



(DECISION MAKING)



INTERNAL : 1; Direktur, dalam hal tugas-tugas kesekretariatan. 2; Manager Keuangan & Administrasi, dalam hal keuangan, SDM & administrasi umum. 3; Manager Operasional & Perencanaan, dalam hal operasional pemanduan dan penundaan, pemasaran jasa, pelayanan pelanggan, dan perencanaan usaha pelayaran, penyeberangan, dan lainnya. 4; Karyawan, dalam hal bertemu Direktur.



1; Menerima atau menolak tamu Direktur 2; Meminta laporan bulanan dan tahunan dari tiap departemen



DENGAN PIMPINAN: 1; Sumber dan filter informasi bagi pimpinan, dalam memenuhi fungsi, tugas dan tanggung jawab. 2; Assiten/tangan kanan pimpinan dalam mengatur aktivitas perusahaan. Mulai dari administrative sampai human relations. 3; Perantara bagi pimpinan dan pihak-pihak yang ingin berhubungan dengan pimpinan. 4; Alternatif pemikiran dari pimpinan dalam hal penuangan ide-ide. 5; Secret Keeper/pemegang rahasia pimpinan kaitannya dnegan tugas perusahaan. 6; Mediator pimpinan dengan bawahan.



DENGAN KARYAWAN: 1; Membantu memberikan motivasi kepada karyawan lain. 2; Mediator pimpinan.



antara



karyawan



dengan



3; Membantu/memfasilitasi bawahan ketika hendak bertemu dengan pimpinan. 4; Memberikan rasa puas dan bangga kepada bawahan terhadap hasil kerja mereka.



EKSTERNAL : 1; Tamu-Tamu Direktur yang datang ke kantor. 2; Relasi Direktur, melalui telepon.



B; SEKRETARIS PERUSAHAAN NO



URAIAN



SKALA



WAKTU H/M/B/T 1.



TUGAS ISTIMEWA



2.



1; Beranggungjawab terhadap pelaksanaan penggajian karyawan B 2; Membantu HRD dalam melaksanakan proses Penilaian karyawan (SDM) H/B 3; Merencanakan dan melaksanakan pendidikan dan pelatihan bagi karyawan Incdntl MENURUT WEWENANGNYA



a.



b.



c.



3.



Tugas rutin :



H



Pengetikan, making call, menerima tamu, korespondenci, filling, surat menyurat. Tugas instruksi:



H/B



Penyusunan jadwal perjalanan, making appointment, pengaturan keuangan, persiapan dan penyelenggaraan rapat, arrange schedule. Tugas kreatif:



H//MB/T



Pembuatan formulir telepon, dokumentasi,mengirim ucapan kepada klien, mengatur ruang kantor pimpinan. MENURUT JENIS TUGASNYA



a. b. c.



d.



2.



Tugas administrasi: Perkantoran. meliputi surat menyurat, pembuatan laporan, filling. Tugas resepsionis:



B.



H



Making call, melayani tamu, menyusul jadwal pertemuan pimpinan. Tugas social:



H/B



Mengatur rumah tangga kantor, mengirim ucapan selamat kepada relasi, mempersiapkan respsi/jamuan.acara resmi kantor. Tugas insidentil: Mempersiapkan rapat,mempersiapkan pidato, presentasi, dan mempersiapkan perjalanan dinas pimpinan. TUGAS SEKRETARIS DALAM BUSINEES MEETING



A.



H



Saat persiapan (perencanaan) : a; Banyaknya undangan, termasuk siapa yang akan diundang. b; Pembicara dan tema pembicaraan (agenda rapat). c; Pengaturan ruangan dan fasilitas d; Petugas dokumentasi, M.C., dan notule. Saat rapat berlangsung :



M/B



a; Daftar tamu/hadir. b; Surat izin bagi yang berhalangan. c; Hal-hal yang perlu dilaporkan (bahan dan data-data). d; Keputusan rapat (kesimpulan). e; Penutupan rapat (adakah informasi selanjutnya dsb). f; Melakukan notulen. g; Menyimpan arsip-arsip. H : Harian, M : Mingguan, B : Bulanan, T : Tahunan