SOP Dan Metode Perencanaan-Penerimaan [PDF]

Citation preview

1. SOP dan Metode Perencanaan Perencanaan kebutuhan merupakan kegiatan untuk menentukan jumlah dan periode pengadaan Sediaan Farmasi Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai sesuai dengan hasil kegiatan pemilihan untuk menjamin terpenuhinya kriteria tepat jenis, tepat jumlah, tepat waktu dan efisien (Permenkes, 2016). Perencanaan dilakukan untuk menghindari kekosongan obat dengan menggunakan metode yang dapat dipertanggungjawabkan dan dasar-dasar perencanaan yang telah ditentukan antara lain konsumsi, epidemiologi, komninasi metode konsumsi dan epidemiologi dan disesuaikan dengan anggaran yang tersedia (Permenkes, 2016). Perencanaan kebutuhan perbekalan farmasi yang ada di RSUD Ulin Banjarmasin menggunakan metode kombinasi yaitu metode konsumsi dan epidemiologi serta disesuaikan dengan anggaran yang tersedia, penetapan prioritas, sisa persediaan, data pemakaian periode yang lalu, waktu tunggu pemesanan, rencana pengembangan. Besarnya persediaan obat atau alat kesehatan di logistik farmasi ditentukan maksimum untuk pemakaian satu bulan, kecuali untuk obat-obat yang dikategorikan fast moving persediaan dapat ditingkatkan sampai dengan maksimum untuk tiga bulan. Perencanaan kebutuhan perbekalan farmasi harus mengacu pada Formularium Rumah Sakit yang telah dibuat dan Formularium Nasional. Perencanaan dilakukan setiap tanggal 25 semua depo mengirim perencanaan kebutuhan perbekalan farmasi untuk keperluan bulan berikutnya. Staf gudang akan merekap seluruh permintaan dari depo, hasil rekapan digunakan sebagai dasar untuk melakukan proses pengadaan perbekalan farmasi. Setiap pengadaan dilebihkan 10% dari perencanaan sebagai buffer persediaan. Setia tanggal 25 petugas di tiap depo melakukan perencanaan perbekalan farmasi yang akan di pesan sesuai pada Formularium Rumah Sakit dan Formularium Nasional Hasil perencanaan diserahkan ke gudang farmasi. Staf gudang farmasi merekap seluruh permintaan depo



Pengadaan dilebihkan 10% sebagai buffer stock dan hasil rekapan digunakan sebagai dasar pengadaan dan dijadikan arsip dokumen perencanaan Gambar 3.1. SOP dan Metode Perencanaan



2. SOP dan Metode Pengadaan Pengadaan merupakan kegiatan yang dimaksudkan untuk merealisasikan perencanaan kebutuhan. Pengadaan yang efektif harus menjamin ketersediaan, jumlah, dan waktu yang tepat dengan harga yang terjangkau dan sesuai standar mutu (Permenkes, 2016). Pengadaan dapat dilakukan melalui (Permenkes, 2016): a. Pembelian Untuk Rumah Sakit Pemerintah pembelian Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai harus sesuai dengan ketentuan pengadaan barang dan jasa yang berlaku. b. Prouksi Sediaan Farmasi Instalaasi Farmsi dapat memproduksi sediaan terrtentu apabila: 1) Sediaan Farmasi tidak ada di pasaran 2) Sediaan Farmasi lebih murah jika diproduki sendiri 3) Sediaan Farmasi dengan formula khusus 4) Sediaan Farmasi dengan kemasan yang lebih kecil/ repacking 5) Sediaan Farmasi untuk penelitian 6) Sediaan Farmasi yang tidak stabil dalam penyimpanan/ harus dibuat baru. c. Sumbangan/ dropping/ Hibah Instalasi Farmasi harus melakukan pencatatan dan pelaporan terhadap peneriman dan penggunaan Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai sumbangan/ dropping/ hibah. Pengadaan perbekalan farmasi di RSUD Ulin Banjarmasin dilakukan melalui pengadaan langsung (PBF, Apotek luar, RS Terdekat), e-purchasing dan droping. Apabila pengadaan langsung ada diskon dituangkan dalam bentuk on faktur. Untuk menjaga kualitas, semua obat atau alat kesehatan di dapat dari pedagang besar farmasi (PBF) yang resmi. Besarnya persediaan obat atau alat kesehatan di logistic farmasi ditentukan maksimum untuk pemakaian satu bulan, kecuali untuk obat-obat yang dikategorikan fast moving persediaan dapat ditingkatkan sampai dengan maksimum untuk 3 bulan. Hasil rekap perencanaan perbekalan farmasi sebagai dasar pengadaan perbekalan farmasi



Ittem perbekalan farmasi yang diperlukan diklasifikasikan berdasarkan PBF yang mensuplai untuk dipesankan



Perbekalan farmasi berupa droping atau hibah diadakan sesuai kebutuhan



Surat pesanan ditandatangani oleh Panitia Pembelian dengan dibuat rangkap dua Gambar 3.2. SOP dan Metode Pengadaan 3. SOP dan Metode Penerimaan Penerimaan merupakan kegiatan untuk menjamin kesesuaian jenis, spesifikasi, jumlah, mutu, waktu penyerahan dan harga yang tertera dalam kontak atau surat pesanan dengan kondisi fisik yang diterima. Semua dokumen terkait penerimaan barang harus tersimpan dengan baik (Permenkes, 2016). Penerimaan perbekalan farmasi di RSUD Ulin Banjarmasin diterima logistik farmasi harus dalam keadaan sesuai dengan suhu penyimpanan, bentuk sediaan, kemasan, kadaluarsa minimal 2 tahun kecuali untuk obat-obat yang masa kadaluarsa pendek (missalnya vaksin), serta menyertakan MSDS untuk bahan berbahaya dan beracun. Penerimaan obat atau alat kesehatan di logistik farmasi dengan kadaluarsa paling lambat satu tahun hanya untuk obat-obat yang digolongkan CITO dan segera pakai. Perbekalan Farmasi diterima oleh panitia penerima barang RSUD Ulin Banjarmasin



Petugas memeriksa kesesuain barang dengan dokumen yang ada secara fisik dan administrasinya



Faktur yang telah sesuai diberi nomor, tanda tangan dan cap stempel



Barang yang telah sesuai segera diserahkan kepada petugas logistik Instalasi Farmasi



Petugas logistik memeriksa ulang antara barang dengan copy dokumen/ faktur secara fisik dan tanggal kadaluarsa dari barang tersebut



Faktur segera dibukukan dan dientry di SIM RS, sementara barang disusun sesuai dengan jenisnya dan dimasukkan kedalam kartu stok barang



Arsipkan dokumen di logistik farmasi Gambar 3.3. SOP dan Metode Penerimaan