Sop Kas Kecil [PDF]

Citation preview

PT. PUTRA AL IRSHAD SOP Pengeluaran-Pengelolaan Dana Kas Kecil (Petty Cash) Kebijakan Umum 1. Untuk mengurangi kesalahan dalam pengeluaran kas yang tidak terlalu besar, maka dibentuklah kas kecil (petty cash) dengan sistem dana tetap (imprest), untuk pengeluaran rutin dibawah jumlah tertentu. Dana kas kecil akan dipegang oleh pemegang kas kecil (kasir kas kecil) yang bertanggungjawab atas dana tersebut. 2. Besarnya Dana Kas Kecil diusahkan cukup untuk memenuhi kebutuhan pengeluaran rutin kantor selama sebulan dan ditetapkan melalui Keputusan Manager Keuangan atau melalui Keputusan Rapat Staf (Notulen Rapat Staf). 3. Setiap pengeluaran kas kecil harus didukung dengan Bukti Pengeluaran Kas Kecil yang disetujui oleh pejabat yang berwenang dan disertai dengan bukti pembayaran lainnya serta dicatat dalam Ikhtisar Pengeluaran Kas Kecil. 4. Pertanggungjawaban Bon Sementara (Kas Bon) dilakukan paling lama 3 hari dari tanggal pengajuan Bon Sementara (Kas Bon). 5. Semua dokumen pembayaran harus dicap ”LUNAS” disertai tanggal pembayaran setelah pembayaran dilakukan. 6. Pengisian kembali dana kas kecil dilakukan pada saat dana kas kecil menipis. Pengisian kembali sebesar jumlah pengeluaran kas kecil yang dilakukan dengan menggunakan Ikhtisar Pengeluaran Kas Kecil sebagai dasar untuk pembuatan Bukti Pengeluaran Bank. 7. Perhitungan dana kas kecil (cash opname) secara tiba-tiba akan dilakukan oleh Manajer Keuangan untuk memeriksa pertanggungjawaban pemegang dana kas kecil.



1|P T. P U TR A A L I R S H A D



PROSEDUR OPERASIONAL STANDAR (SOP) DANA KAS KECIL (PETTY CASH) A.



PROSEDUR PEMBENTUKAN DANA KAS KECIL



No.



Uraian Prosedur



1.



2.



Menyiapkan Surat Keputusan Pembentukan Kas Kecil Kantor dan meminta persetujuan Direktur Eksekutif Mereview dan menyetujui Surat Pengajuan Pembentukan Kas Kecil Kantor dan mengembalikan ke Manajer Kantor



Pelaksana



Kasir Kas Kecil Manager Keuangan



3.



Menyerahkan Surat Pengajuan Pembentukan Kas Kecil Kantor ke Manajer Keuangan



4.



Menyiapkan Bon Permintaan Uang (BPU), Bukti Staf Pengeluaran Bank/Cek dan meminta tanda Keuangan tangan Pejabat Berwenang Otorisasi pembayaran kas Kecil/ Menandatangani Cek dan mengembalikan ke Pejabat Staf Keuangan Berwenang Mencatat pengeluaran Bank di Buku Bank Staf Keuangan Memfotokopi Cek, mencairkan cek ke bank, Staf menyerahkan Dana Kas Kecil ke Pemegang Kas Keuangan Kecil (Kasir Kas Kecil) dan menyerahkan Bukti Pengeluaran Bank dan Dokumen Pendukungnya ke Staf Akuntansi Menerima Dana Kas Kecil dari Staf Keuangan, Kasir Kas Menyiapkan Bukti Penerimaan Kas Kecil dan Kecil mencatat penerimaan dana tersebut pada Iktisar Pengeluaran Pengeluaran Kas Kecil.



5. 6. 7.



8.



9.



Menerima Bukti Pengeluaran Bank dari Staf Keuangan, membukukan transaksi tersebut ke program akuntansi dan mengarsipkan bukti transaksi tersebut ke file keuangan.



2|P T. P U TR A A L I R S H A D



Manajer Keuangan



Staf Akuntansi



Formulir yang digunakan



Surat Pengajuan Pembentukan Kas Kecil Kantor Surat Pengajuan Pembentukan Kas Kecil Kantor disetujui Surat Pengajuan Pembentukan Kas Kecil Kantor disetujui BPU, Bukti Pengeluaran Bank, Cek , Cek ditandatangani Buku Bank Cek dan Bukti Pengeluaran Bank



Bukti Penerimaan Kas Kecil dan Ikhtisar Pengeluaran Kas Kecil Voucher Jurnal



B.



PROSEDUR PENGELUARAN DANA KAS KECIL



No.



Uraian Prosedur



1.



2.



3.



4.



5. 6.



7. 8.



9.



10.



11.



Pelaksana



Orang yang membutuhkan meminta uang kepada Peminta Uang Kasir Kas Kecil dengan mengisi Bon Sementara atau menyerahkan bukti pengeluaran dan dokumen pendukung lainnya. Memeriksa kebenaran/keabsahan Bon Sementara Kasir Kas Kecil atau Bukti Pengeluaran dan Dokumen Pendukung Lainnya dari Peminta Uang. Meminta persetujuan Manajer Keuangan atau Kasir Kas Kecil Direktur Eksekutif jika ada pengeluaranpengeluaran yang memerlukan persetujuan lebih lanjut. Mereview dan menyetujui pengeluaranManajer pengeluaran yang diajukan Kasir Kas Kecil. Keuangan



Menyiapkan Bukti Pengeluaran Kas Kecil dan menyerahkan uang kepada Peminta Uang. Menerima uang dari Kasir Kas Kecil dan membubuhkan tanda tangan pada Bukti Pengeluaran Kas Kecil kolom Penerima. Mencatat transaksi tersebut pada Ikhtisar Pengeluaran Kas Kecil pada hari itu juga. Jika pengeluaran tersebut dilakukan dalam bentuk Bon Sementara (Kas Bon), maka simpan Bon Sementara tersebut sampai Peminta Uang mempertanggungjawabkan penggunaan uang tersebut. Setelah melakukan transaksi, Bon Pengeluaran (kwitansi/nota/bukti lainnya) dan uang sisa uang (bila ada) langsung dipertanggungjawabkan kepada pemegang kas kecil (kasir kas kecil). Menerima Bon Pengeluaran (kwitansi/nota/bukti transaksi lainnya) dan sisa uang (bila ada) dari Peminta Uang. Memeriksa ulang Bon Pengeluaran tersebut, menghitung jumlah uang pengembalian (bila ada) serta mencocokan dengan Bon Sementara dan memberi tanda “LUNAS“ pada Bon-Bon Pengeluaran tersebut. Menyiapkan Bukti Pengeluaran Kas Kecil untuk pengeluaran tersebut, meminta orang yang menerima uang tersebut untuk tanda tangan pada Bukti Pengeluaran Kas Kecil kolom penerima, kemudian mencatat Bukti Pengeluaran Kas tersebut pada Ikhtisar Pengeluaran Kas Kecil pada hari itu juga.



3|P T. P U TR A A L I R S H A D



Kasir Kas Kecil Peminta Uang



Kasir Kas Kecil Kasir Kas Kecil



Peminta Uang



Kasir Kas Kecil



Kasir Kas Kecil dan Peminta Uang



Formulir yang digunakan Bon Sementara atau bukti pengeluaran dan dokumen pendukung lainnya. Bon Sementara atau Bukti Pengeluaran dan Dokumen Pendukung Lainnya. Bon Sementara atau Bukti Pengeluaran dan Dokumen Pendukung Lainnya. Bon Sementara atau Bukti Pengeluaran dan Dokumen Pendukung Lainnya. Bukti Pengeluaran Kas Kecil Bukti Pengeluaran Kas Kecil Ikhtisar Pengeluaran Kas Kecil Bon Sementara (Kas Bon)



Bon Pengeluaran (kwitansi/nota/bukti lainnya dan sisa uang (bila ada) Bon-Bon Pengeluaran (kwitansi/nota/bukti lainnya dan sisa uang (bila ada)



Bukti Pengeluaran Kas Kecil dan Ikhtisar Pengeluaran Kas Kecil



C. No.



PROSEDUR PENGISIAN KEMBALI DANA KAS KECIL Uraian Prosedur



1.



Bila dana kas kecil sudah menipis, Kasir Kas Kecil Kasir Kas Kecil mengajukan permintaan pengisian kembali atas pengeluaran-pengeluaran yang telah dilakukan, dengan menyerahkan Ikhtisar Pengeluaran Kas Kecil beserta Bukti Pengeluaran Kas Kecil dan dokumen pendukungnya kepada Staf Keuangan Menerima BPU, Ikhtisar Pengeluaran Kas Kecil, Staf Keuangan Bukti Pengeluaran Kas Kecil dan dokumen pendukungnya dari Kasir Kas Kecil, memeriksa ulang kelengkapan/kebenaran dokumennya dan mengajukan ke Direktur Eksekutif untuk direview.



2.



3. 4.



5.



6.



7.



8.



9.



Pelaksana



Mereview Bukti Pengeluaran Kas Kecil dan Dokumen Pendukung lainnya Menyiapkan Cek dan Bukti Pengeluaran Bank dan mengajukan ke Pejabat Berwenang untuk ditandatangani dan mencatat Pengeluaran Bank tersebut pada Buku Bank pada hari itu juga. Cek dan Bukti Pengeluaran Bank diajukan ke Pejabat Berwenang untuk ditandatangani.



Manajer Keuangan Staf Keuangan



Memfotocopy Cek, Mencairkan Cek ke Bank dan menyerahkan uangnya kepada Kasir Kas Kecil. Minta Kasir Kas Kecil tanda tangan pada Bukti Pengeluaran Bank kolom Penerima. Menerima uang dari Staf Keuangan dan mencatat penerimaan uang tersebut pada Bukti Penerimaan Kas dan Ikhtisar Pengeluaran Kas Kecil pada hari itu juga. Bukti Pengeluaran Bank dan Dokumen Pendukungnya selanjutnya diserahkan ke Staf Akuntansi untuk dibukukan dalam Program akuntansi. Menerima Bukti Pengeluaran Bank dan Dokumen Pendukungnya dari Staf Keuangan, membukukan dalam program akuntansi dan mengarsipkan bukti transaksi tersebut ke file keuangan



Staf Keuangan dan Kasir Kas Kecil



4|P T. P U TR A A L I R S H A D



Pejabat Berwenang



Kasir Kas Kecil



Formulir yang digunakan BPU, Ikhtisar Pengeluaran Kas Kecil, Bukti Pengeluaran Kas Kecil dan dokumen pendukungnya BPU, Ikhtisar Pengeluaran Kas Kecil, Bukti Pengeluaran Kas Kecil dan dokumen pendukungnya Bukti Pengeluaran Kas Kecil disetujui Cek, Bukti Pengeluaran Bank



Cek , Bukti Pengeluaran Bank dan Dokumen pendukungnya Cek dan Bukti Pengeluaran Bank



Bukti Penerimaan Kas dan Ikhtisar Pengeluaran Kas Kecil



Staf Keuangan



Bukti Pengeluaran dan Dokumen pendukungnya



Staf Akuntansi



Voucher Jurnal