SOP - Kasir [PDF]

Citation preview

STANDAR PROSEDUR OPERASIONAL - KASIR No. Dokumen



No. Revisi 1



STANDAR PROSEDUR OPERASIONAL



Tanggal Terbit 01 Januari 2019



Halaman 8 dari



Ditetapkan Oleh :



dr. H. Azwar M. Lubis, MHA Direktur PENGERTIAN



Kas merupakan elemen aktiva yang paling likuid dan hampir semua transaksi pada akhirnya akan berhubungan dengan kas. Kas sebagai alat pertukaran yang dapat diterima untuk pelunasan hutang dan dapat diterima sebagai suatu setoran ke bank dengan jumlah sebesar nilai nominalnya, juga simpanan dalam bank atau tempat lain yang dapat diambil sewaktu-waktu.



TUJUAN



Agar tercipta pengawasan yang tepat terhadap kas dengan menerapkan sistem pengendalian intern dengan mengacu kepada prosedur standar operasional kas.



KEBIJAKAN



Kas sangat mudah dipindah tangankan dan tidak dapat dibuktikan kepemilikannya, sehingga kas sangat mudah diselewengkan jika tidak dilakukan pengawasan yang berlapis, serta kebijakan dalam pengelolaan internal.



PROSEDUR



1. UMUM 1.1. Memastikan jam kerja kasir yang telah ditetapkan. 1.2. Tidak melakukan transaksi dalam mata uang asing. 1.3. Tidak melayani jual beli mata uang asing. 1.4. Tidak melayani pembayaran rekening/kwitansi rawat inap maupun rawat jalan dengan cek/giro. 1.5. Menjaga dan memelihara fasilitas kerja kasir antara lain : Komputer dan printer Mesin cash register Money detector Kalkulator Brankas Cash box 1.6. Menjaga dan memelihara bukti-bukti kasir, baik bukti penerimaan maupun bukti pengeluaran. 1.7. Menjaga dan memelihara file-file kasir baik file penerimaan maupun file pengeluaran. 1.8. Menjaga dan memelihara kerahasian keuangan perusahaan. Jumlah saldo Nomor rekening bank Nama-nama authorized signers



Copy Right 2013



PT. Mitra Sejati Husada



1



STANDAR PROSEDUR OPERASIONAL - KASIR No. Dokumen



No. Revisi 1



STANDAR PROSEDUR OPERASIONAL



Tanggal Terbit 01 Januari 2019



Halaman 8 dari



Ditetapkan Oleh :



dr. H. Azwar M. Lubis, MHA Direktur -



cara-cara penarikan dana Jadwal cash pick up atau cash delivery 1.9. Diskon atas jumlah tagihan kwitansi atau bill harus dengan persetujuan Pimpinan. 1.10. Pembulatan pecahan yang diperbolehkan adalah sebesar Rp. 500,- (lima ratus rupiah). 1.11. Segala bentuk pengeluaran atau besaran nilai pengeluaran, kasir tidak diberikan otoritas tanpa persetujuan pejabat yang berwenang. 1.12. Semua penerimaan pembayaran harus menggunakan kwitansi/bill bernomor sebagai bukti pembayaran. 2. PENERIMAAN UANG 2.1. Melakukan pelayanan sambil berdiri dan ucapkan salam pembuka dengan baik. 2.2. Memastikan kwitansi/bill tagihan telah sesuai dengan nama pasien dan menyebutkan total biaya rawatan. 2.3. Memastikan bahwa setiap penerimaan uang sudah menggunakan standar perusahaan baik cetakan manual maupun cetakan sistem dilampiri dengan bukti-bukti pendukung lengkap. 2.4. Memeriksa dengan teliti uang yang diterima agar terhidar dari uang palsu, dengan cara : Dilihat, lihatlah uang tersebut, apakah warnanya pudar, kusam, pucat, luntur, patah-patah, atau masalah lainnya. Pastikan uang yang diperiksa tadi memiliki warna,corak dan gambar yang baik serta memiliki tanda-tanda uang asli seperti : tanda air yang menggambarkan pahlawan-pahlawan nasional, bahan kertas serta benang tali pengaman yang berada di dalam uang tersebut. Diraba, usaplah uang tersebut apakah uang itu terasa kasar atau lembut. Uang yang asli biasanya agak kaku dan tebal bahan kertasnya. Di samping itu pada angka atau gambar uang biasanya sengaja dicetak agak menonjol dan akan terasa jika diusap-usap. Diterawang, langkah yang terakhir adalah menerawangkannya ke sumber cahaya kuat seperti



Copy Right 2013



PT. Mitra Sejati Husada



2



STANDAR PROSEDUR OPERASIONAL - KASIR No. Dokumen



No. Revisi 1



STANDAR PROSEDUR OPERASIONAL



Tanggal Terbit 01 Januari 2019



Halaman 8 dari



Ditetapkan Oleh :



dr. H. Azwar M. Lubis, MHA Direktur



2.5.



2.6. 2.7. 2.8. 2.9.



matahari dan lampu. Setelah diterawang lihatlah bagian tali pengaman dan tanda mata air apakah dalam kondisi baik atau tidak. Menggunakan money detector (ultra violet) - Nyalakan lampu pada alat. - Letakan sinar lampu di atas uang, sehingga terlihat tanda-tanda seperti yang lazim terdapat pada uang asli,(terlihat tanda air,terdapat tulisan dan benang pengaman, terlihat gambar pahlawan sesuai dengan besarnya pecahan uang tersebut). - Jika tidak terdapat tanda, maka uang tersebut dinyatakan palsu. Menyebutkan jumlah uang dan melakukan perhitungan fisik uang yang diterima dengan yang tertera pada kwitansi/bill tagihan. Tanda tangani (validasi) bukti penerimaan kas tersebut. Berikan bukti penerimaan uang kepada penyetor dan minta tanda tangan sipenyetor tersebut. Segera melakukan pencatatan pada buku penerimaan kas. Berikan uang kembali jika pecahan melebihi jumlah tagihan dan ucapkan salam penutup.



3. PENGELUARAN UANG 3.1. Memastikan bahwa setiap pengeluaran uang sudah menggunakan standar perusahaan dan atau dilampiri dengan bukti-bukti absah dan lengkap serta sudah diotorisasi oleh pejabat yang berwenang. 3.2. Memastikan bahwa setiap pengeluaran uang sudah diotorisasi oleh pejabat yang berwenang sebelum diuangkan. 3.3. Bubuhkan stempel cap "LUNAS" pada setiap voucher dan lampiran pendukungnya setelah transasksi pengeluaran kas dilakukan. 3.4. Mengenali calon penerima uang, memastikan calon penerima uang adalah orang yang namanya tertera



Copy Right 2013



PT. Mitra Sejati Husada



3



STANDAR PROSEDUR OPERASIONAL - KASIR No. Dokumen



No. Revisi 1



STANDAR PROSEDUR OPERASIONAL



Tanggal Terbit 01 Januari 2019



Halaman 8 dari



Ditetapkan Oleh :



dr. H. Azwar M. Lubis, MHA Direktur 3.5.



3.6.



3.7.



pada voucher. Jika meragukan, kasir berhak meminta tanda pengenal identitas calon penerima uang berupa : KTP, SIM atau Passport. Pengambilan uang tunai yang dilakukan oleh pihak luar perusahaan harus dengan faktur asli atau dengan surat kuasa. Kasir memeriksa identitas (KTP) pengambil uang tersebut. Lampirkan copy KTP nya pada bukti (voucher) pembayaran. Mintakan tanda tangan beserta nama jelas sipenerima uang.



4. PENGISIAN KAS MODAL 4.1. Mengajukan permintaan kas modal secara tertulis ke bagian keuangan. 4.2. Bagian keuangan akan memverifikasi pengajuan tersebut, setelah diverivikasi maka bagian keuangan akan meneruskan ke pimpinan untuk dimintakan persetujuan. 4.3. Pengisian kas sesuai dengan kebutuhan, jika kas masih mencukupi maka tidak perlu melakukan pengajuan. 4.4. Maksimal kas yang boleh dipegang adalah sebesar Rp.7.500.000,-. Jika melebihi batas tersebut maka kelebihan dari kas tersebut harus disetorkan ke bank. 4.5. Pengisian modal kas dicatat dalam buku penerimaan sebagai kas debet. 5. TRANSKASI BON SEMENTARA 5.1. Transaksi bon sementara adalah merupakan transaksi uang muka belanja, yang dipakai dahulu sebelum bukti belanja (pengeluaran belanja) diperoleh. 5.2. Sama seperti prosedur pengeluaran kas, pengeluaran uang muka belanja juga harus mendapat persetujuan dari pejabat berwenang. 5.3. Transaksi uang muka belanja harus sudah di-closing pada hari yang sama. 5.4. Jika transaksi uang muka belanja tersebut tidak dibe-



Copy Right 2013



PT. Mitra Sejati Husada



4



STANDAR PROSEDUR OPERASIONAL - KASIR No. Dokumen



No. Revisi 1



STANDAR PROSEDUR OPERASIONAL



Tanggal Terbit 01 Januari 2019



Halaman 8 dari



Ditetapkan Oleh :



dr. H. Azwar M. Lubis, MHA Direktur lanjakan pada hari yang sama, maka kasir wajib meminta kembali uang tersebut. 6. TRANSAKSI KARTU KREDIT 6.1. Pastikan kartu kredit yang diterima asli, dengan ciriciri sebagai berikut :



-



Tampak muka



Keterangan : 1. 2. 3. 4. 5.



Nama Bank Penerbit Chip Nama Pemegang Kartu Kredit Nomor Kartu Kredit Masa Berlaku



6. Nomor Identifikasi Bank Penerbit -



Tampak belakang



Keterangan : 1. Magnetic Stripe 2. Panel Tanda Tangan 3. Hologram



Copy Right 2013



PT. Mitra Sejati Husada



5



STANDAR PROSEDUR OPERASIONAL - KASIR No. Dokumen



No. Revisi 1



STANDAR PROSEDUR OPERASIONAL



Tanggal Terbit 01 Januari 2019



Halaman 8 dari



Ditetapkan Oleh :



dr. H. Azwar M. Lubis, MHA Direktur



6.2.



6.3.



6.4. 6.5. 6.6. 6.7.



4. Nomor Telpon Customer Service Bank Penerbit 5. 3 Digit kode pengaman Mintakan identitas pemilik, periksa apakah telah sesuai antara KTP dengan kartu kredit seperti : nama dan tanda tangan. Jika kartu tersebut mencurigakan, lakukan pemeriksaan dengan sinar ultra violet. Nyalakan lampu. Letakan kartu debit dibawah sinar lampu,sehingga terlihat tanda atau logo yang dikeluarkan oleh bank yang menerbitkannya. Jika tidak terdapat tanda atau logo, maka kartu debit yang digunakan sebagai alat pembayaran adalah palsu. Hidupkan mesin EDC, gesekkan kartu kredit tersebut. Lihat pada layar monitor,apakah kartu/transaksi valid. Masukkan angka tagihan setelah ditambah dengan fee 10 persen. mintakan tanda tangan pada kertas tellstrooke yang keluar dari mesin edc



7. PENCATATAN TRANSAKSI 7.1. Mencatat setiap transaksi penerimaan dan pengeluaran uang pada hari yang sama transaksi dilakukan. 7.2. Memastikan bahwa pencatatan (jurnal harian) telah cocok dengan print out pemasukan atau vouchervoucher pengeluaran dan laporan mutasi kas harian. 7.3. Memastikan bahwa saldo uang tunai yang ada ditangan (cash on hand) sudah cocok dengan pencatatan kas harian. 7.4. Apabila terdapat selisih, harus dibuat berita acara dan ditanda tangani oleh kasir yang bersangkutan, supervisor dan pejabat berwenang. 8. PENYIMPANAN UANG 8.1. Uang yang akan disimpan telah cocok dengan saldo catatan kas harian



Copy Right 2013



PT. Mitra Sejati Husada



6



STANDAR PROSEDUR OPERASIONAL - KASIR No. Dokumen



No. Revisi 1



STANDAR PROSEDUR OPERASIONAL



Tanggal Terbit 01 Januari 2019



Halaman 8 dari



Ditetapkan Oleh :



dr. H. Azwar M. Lubis, MHA Direktur 8.2. 8.3.



8.4. 8.5. 8.6. 8.7. 8.8.



9.



Copy Right 2013



Uang yang akan disimpan telah disusun berdasarkan denominasi-nya, dan terkemas dengan baik. Uang yang akan disimpan tidak boleh : Dicoret-coret atau menulisnya dengan bolpoint dan sejenisnya. Melipat-lipat atau meremas-remas uang sehingga bentuknya tidak beraturan. Men-stepler uang, sehingga uang sobek atau ber lubang. Memastikan bahwa uang kas disimpan dalam brankas atau dalam cash box. Merahasiakan kode brankas dan cash box Mengamankan kunci brankas dan cash box Mengunci laci dan pintu rungan kasir baik pada jam kerja maupun pada jam istirahat. Melayani pengambilan uang melalui loket dan tidak mengizinkan yang tidak berkepentingan masuk ke dalam ruangan kasir.



UANG PALSU 9.1. Dalam meneliti uang yang diterima (dalam prosedur penerimaan uang), kasir harus memberitahukan kepada sipembayar bahwa sejumlah uang tersebut adalah palsu. 9.2. Saksikan kepada sipembayar bahwa uang tersebut palsu dengan alat money detector. 9.3. Tanyakan kepada sipembayar asal uang yang dia dapat. 9.4. Beritahukan bahwa sesuai dengan undang-undang bahwa uang tersebut wajib ditahan atau dilarang untuk diedarkan lagi sebagai alat tukar yang sah. 9.5. Minta kepada sipembayar agar membayar tagihan dengan memakai uang yang asli. 9.6. Buat berita acara ditemukannya uang palsu tersebut 9.7. Apabila ternyata uang palsu tersebut baru disadari kemudian, kasir bertanggung jawab mengganti. 9.8. Jika ada yang menemukan uang palsu jangan dirobek dibakar dan dibuang, segera melapor dan menyerah-



PT. Mitra Sejati Husada



7



STANDAR PROSEDUR OPERASIONAL - KASIR No. Dokumen



No. Revisi 1



STANDAR PROSEDUR OPERASIONAL



Tanggal Terbit 01 Januari 2019



Halaman 8 dari



Ditetapkan Oleh :



dr. H. Azwar M. Lubis, MHA Direktur kannya ke instansi terdekat seperti kepolisian / Bank Indonesia. 10. RETUR (PEMGEMBALIAN) PEMBAYARAN 10.1. Pastikan bahwa telah ada kelebihan pembayaran rekening rawat inap atau rawat jalan. 10.2. Teliti nama pasien, tanggal, angka dan tanda tangan yang ada pada kwitansi asli. 10.3. Mintakan identitas pembayaran/pasien 10.4. Isi form retur dan lampirkan copt KTP yang bersangkutan 10.5. Mintakan tanda tangan yang bersangkutan 10.6. Catat pengembalian uang tersebut dalam buku pengeluaran kas. 11. PEMBAYARAN HUTANG KE SUPPLIER 11.1. Pembayaran ke supplier dengan cara jatuh tempo yaitu dengan memberikan tanda terima terlebih dahulu setelah menerima invoice dari supplier, karena harus dikroscek antara bagian keuangan dengan bagian operasional dan selanjutnya diverifikasi oleh verifikator. 11.2. Pembayaran dilakukan dengan menerima faktur asli. 11.3. Pembayaran hutang supplier melalui rekening maupun tunai. 11.4. Pembayaran dengan cek harus dicopy ceknya dan ada penandatanganan terima cek pada lembar copy tersebut. 12. PELAPORAN 12.1. Laporan harian kas masuk 12.2. Laporan harian kas keluar 12.3. Laporan pemakaian uang muka belanja 12.4. Laporan bulanan kas masuk 12.5. Laporan bulanan kas keluar 12.6. Laporan harian penggunaan cek/giro 12.7. Laporan bulanan penggunaan cek/giro 12.8. Rekapitulasi bulanan Laporan Kas



Copy Right 2013



PT. Mitra Sejati Husada



8



STANDAR PROSEDUR OPERASIONAL - KASIR No. Dokumen



No. Revisi 1



STANDAR PROSEDUR OPERASIONAL



Tanggal Terbit 01 Januari 2019



Halaman 8 dari



Ditetapkan Oleh :



dr. H. Azwar M. Lubis, MHA Direktur



UNIT TERKAIT



Copy Right 2013



Seluruh unit bagian.



PT. Mitra Sejati Husada



9