SOP Pengumpulan, Penyimpanan Dan Retrieving Data [PDF]

Citation preview

PENGUMPULAN, PENYIMPANAN DAN RETRIEVING (PENCARIAN KEMBALI) DATA No. Dokumen



SOP UPT.PUSKESMAS TANJUNG SELOR



1. Pengertian



2. Tujuan 3. Kebijakan



4. Referensi



5. Langkahlangkah/Prosedur



: A/



/SOP/BAB-



II/SOP/PKM-TS/X/2018 No. Revisi : TanggalTerbit : Halaman : Tanda Tangan



dr. Idil Akbar NIP 19860808 201101 1 005



1. Pengumpulan, penyimpanan, dan retrieving (pencarian kembali) data adalah kegiatan pengumpulan dan pencarian data yang dilakukan dipuskesmas baik secara aktif maupun secara pasif. 2. Pengumpulan data merupakan kegiatan pengumpulan data yang diperoleh secara aktif maupun secara pasif dari OPD, puskesmas maupun masyarakat. 3. Penyimpanan data merupakan kegiatan penyimpanan data dan informasi yang ada dipuskesmas baik secara manual maupun elektronik. 4. Pencarian kembali data merupakan kegiatan proses pencarian data agar lebih mudah ditemukan. Sebagai acuan petugas dalam pengumpulan, penyimpanan dan retrieving (pencarian kembali) data . sebagai pedoman dalam pengumpulan, penyimpanan dan retrieving (pencarian kembali) data. Pelaksanaan dalam pengumpulan, penyimpanan dan retrieving (pencarian kembali) data harus mengacu pada langkah-langkah dalam SOP. - Keputusan Kepala UPT. Puskesmas Tanjung Selor Nomor 800/ /SK/ADMEN-II/PKM-TS/X/2018 tentang Ketersediaan Data dan Infromasi. - Keputusan Kepala UPT. Puskesmas Tanjung Selor Nomor 800/ /SK/ADMEN-II/PKM-TS/X/2018 tentang Pengelola Data dan Infromasi 1. Kepala Puskesmas memanggil penanggung jawab program dan pelaksana kegiatan program untuk merencanakan sistem pengumpulan, penyimpanan dan retrieving (pencarian kembali) data. 2. Penanggung jawab program menerima panggilan Kepala Puskesmas. 3. Kepala Puskesmas menerima penanggung jawab program dan pelaksana kegiatan program. 4. Kepala Puskesmas menyampaikan rencana pengumpulan, penyimpanan dan retrieving (pencarian kembali) data. 5. Kepala Puskesmas membentuk tim untuk pengumpulan, penyimpanan dan retrieving (pencarian kembali) data. 6. Tim pengelola data mengumpulkan data – data yang diperlukan



6. Unit Terkait



seperti : data wilayah kerja, demografi, sasaran program, data penyakit/surveilans epidemiologi, cakupan program/kinerja, survey program dan survey kepuasan dll. 7. Penanggung jawab program memberikan data-data yang telah terkumpul untuk diberikan ke penanggung jawab penyimpanan data untuk disatukan serta disimpan. . 8. Petugas di ruang data menyimpan data – data tersebut didalam map-map tersendiri yang telah diberikan nama sesuai nama programnya. 9. Petugas yang ingin melakukan pencarian kembali (retrieving data) menghubungi penanggung jawab data. 10. Penanggung jawab data meminta petugas yang melakukan pencarian kembali data untuk mengisi di buku peminjaman data/arsip 11. Petugas yang melakukan pencarina kembali data mencari data di map-map arsip sesuai daata yang diinginkannya. 12. Petugas yang melakukan retrieving data mengembalikan kembali arsip yang dipinjam ke tempat semula dan mengisi kembali di buku peminjaman arsip. 1. Kepala Puskesmas



2. Pemegang program 3. Pembina wilayah 4. Tata Usaha (TU)



7.



Rekaman historis perubahan



No



Yang dirubah



Isi Perubahan



Tgl.mulai diberlakukan



PENGUMPULAN, PENYIMPANAN, DAN RETRIVING DATA



Daftar Tilik UPT. PUSKESMAS TANJUNG SELOR No 1.



2. 3. 4. 5. 6.



7.



8. 9.



No. Kode Terbitan No. Revisi Tanggal Mulai Berlaku Halaman



: : : : :1/1



Kegiatan Kepala Puskesmas memanggil penanggung jawab program dan pelaksana kegiatan program untuk merencanakan sistem pengumpulan, penyimpanan dan retrieving (pencarian kembali) data. Penanggung jawab program menerima panggilan Kepala Puskesmas. Kepala Puskesmas menerima penanggung jawab program dan pelaksana kegiatan program. Kepala Puskesmas menyampaikan rencana pengumpulan, penyimpanan dan retrieving (pencarian kembali) data. Kepala Puskesmas membentuk tim untuk pengumpulan, penyimpanan dan retrieving (pencarian kembali) data. Masing-masing tim yang sudah dibentuk mengumpulkan data – data yang diperlukan seperti : data wilayah kerja, demografi, sasaran program, data penyakit/surveilans epidemiologi, cakupan program/kinerja, survey program dan survey kepuasan dll. Data – data yang telah terkumpul diberikan kepada TU untuk disatukan dan disimpan. Untuk beberapa data dapat dibuatkan papan datanya (umpan balik keluhan pasien , dll) dan ditempel di papan informasi Puskesmas. Kemudian TU menyimpan data – data tersebut didalam map-map tersendiri yang telah diberikan nama pengidentifikasi. Saat data diperlukan/diminta oleh Kepala Puskesmas, TU bisa mencari map yang telah ditentukan & menyimpannya kembali ketempat semula.



Ya



Tidak



Jumlah CR: …………………………………………%. ……………………………… Pelaksana/ Auditor



(…………………………)



TB.