SOP Proses Billing AP2T Dengan Pengawasan Berjenjang [PDF]

Citation preview

SOP PROSES BILLING  Fungsi II – Pencatatan Meter  Fungsi III – Penghitungan Rekening



OKTOBER | 2014 i



DAFTAR ISI Daftar Isi ......................................................................................................................................................................................... ii KATA PENGANTAR .................................................................................................................................................................. iii Bab 1 ALUR PROSES BILLING ............................................................................................................................................... 4 1.1



Alur Proses Billing pada AP2T ................................................................................................................... 4



1.2



Pengaturan Role User ..................................................................................................................................... 4



1.3



Kamus Data / Istilah di Fungsi II dan III ................................................................................................ 5



Bab 2 FUNGSI II PENCATATAN METER ............................................................................................................................ 8 2.1



Download Stan Meter ..................................................................................................................................... 8



2.2



Inisialisasi Stan Meter .................................................................................................................................... 9



2.3



Upload Stan Meter dan Entri Stan Meter ............................................................................................ 10



2.4



Hitung kWh dan DLPD ................................................................................................................................ 18



2.5



Koreksi Stan Meter ....................................................................................................................................... 20



2.6



Tindak Lanjut DLPD ..................................................................................................................................... 24



2.7



Monitoring DPM Fungsi II ......................................................................................................................... 25



Bab 3 FUNGSI III PENGHITUNGAN REKENING .......................................................................................................... 32 3.1



Setting Kode Proses ..................................................................................................................................... 32



3.2



Suplai DIL ......................................................................................................................................................... 33



3.3



Suplai Stan ........................................................................................................................................................ 34



3.4



Proses Final Rekening ................................................................................................................................. 36



3.5



Koreksi Billing ................................................................................................................................................ 37



3.6



Flag DPP ............................................................................................................................................................ 42



3.7



Monitoring Tagihan Listrik (OLAP) Fungsi III .................................................................................. 47



Bab 4 ROLLBACK (PEMUNDURAN KODE POSTING BILLING) ............................................................................. 53 Bab 5 UPLOAD SOREK ............................................................................................................................................................ 56 4.1



Upload Piutang Baru (Sorek) ................................................................................................................... 56



4.2



Monitoring Upload Sorek ........................................................................................................................... 57



ii



KATA PENGANTAR



SOP ini disusun sebagai panduan bagi user AP2T dalam melaksanakan proses Pembuatan Rekening Listrik (billing). SOP ini terdiri dari alur proses Fungsi II Pencatatan Meter, dan Fungsi III Penghitungan Rekening, serta Upload Piutang Baru (Sorek). SOP ini merupakan pembaharuan dari SOP Proses Billing di AP2T sebelumnya, dengan penambahan kendali berjenjang pada proses Billing AP2T. Penambahan kendali berjenjang bertujuan agar DLPD lebih diperhatikan sehingga dapat mengantisipasi tagihan tidak wajar (anomali tagihan). Diharapkan SOP ini dapat memudahkan user dalam memahami dan mengoperasikan aplikasi, terutama untuk proses Pembuatan Rekening Listrik. Semoga bermanfaat, untuk bersama berkarya dan berkinerja.



iii



Bab 1 ALUR PROSES BILLING 1.1



Alur Proses Billing pada AP2T



1.2



Pengaturan Role User



1.3.1



Pengaturan Role Fungsi 2/3



a.



Upload Stan dan Hitung kWh F2 dilakukan oleh user: Cater, Admin F23, Manajer Rayon.



b.



Suplai DIL, Suplai Stan, Proses Final Rekening oleh user Admin F23.



c.



Koreksi Stan Lalu dilakukan oleh user Manajer.



d.



Flag (Posting) DPP 3 



dilakukan oleh user Admin F23 bila seluruh pemakaian pelanggan adalah wajar sampai dengan 720 jam nyala.







dilakukan oleh user Manajer Rayon bila terdapat tagihan tidak wajar 720 sd 2000 jam nyala.







dilakukan oleh user Manajer Area bila terdapat tagihan tidak wajar > 2000 jam nyala dan pemakaian kVArh > 2 kali pemakaian kWh. 4



1.3.2 a.



Batasan Koreksi DLPD Koreksi DLPD Fungsi 2/3 dapat dilakukan oleh role user Admin F23 rayon terhadap pelanggan maksimal tiga bulan berturut-turut.



b.



Setelah kondisi a, koreksi bulan berikutnya harus dilakukan role user Manajer Rayon. Setelah dikoreksi Manajer Rayon, user rayon dengan role Admin F23 bisa melakukan koreksi DLPD kembali untuk bulan berikutnya, dst.



1.3.3



Pemunduran Kode Posting (Rollback) dari Fungsi 3 ke Fungsi 2 Disediakan fasilitas untuk memundurkan kode posting dari fungsi 3 ke 2 oleh role Admin F23 UPI, sebelum dilakukan posting 3 flag DPP.



1.3



Kamus Data / Istilah di Fungsi II dan III Tabel berikut berisi istilah-istilah yang digunakan pada Fungsi II dan III. No



Istilah



1



BLTH, THBLREK



2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23



IDPEL NAMA NOTELP KDDK ALAMAT NOBANG KETNOBANG RT NODLMRT KETNODLMRT RW KODEPOS KDGARDU NAMAGARDU PEMDA KOGOL SUBKOGOL UNITAP UNITUP TARIF KDPT KDPT_2



Keterangan Bulan dan tahun pembuatan rekening. Format: yyyymm, contoh: 201408 ID pelanggan terdiri dari 12 digit Nama Pelanggan No Telepon Pelanggan Kode Kedudukan Alamat Nomor bangunan Keterangan Nomor bangunan RT Nomor dalam RT Keterangan Nomor dalam RT RW Kode Pos Kode Gardu Nama Gardu Kode/Nama Pemda Kode Golongan Sub Kode Golongan Kode Area/Cabang Kode Unit/Rayon Tarif Kode Pembeda Tarif Kode Pembeda Tarif 2



5



No 24 25 26 27 28 29 30 31 32



Istilah DAYA KDPROSES KDKELOMPOK KDPROSESKLP KODEPOSTING POSTINGBILLING TG FKMKWH FKMKVARH



33



THBLMUT



34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48 49 50 51 52 53 54 55 56 57 58 59 60 61 62 63 64 65 66 67 68 69 70 71



SLALWBP LWBPCABUT LWBPPASANG SAHLWBP LWBPPAKAI SLAWBP WBPCABUT WBPPASANG SAHWBP WBPPAKAI SLAKVARH KVARHCABUT KVARHPASANG SAHKVARH KVARHPAKAI KVAMAX_WBP DAYAMAX DAYAMAX_WBP TGLBACA TGLCABUTPASANG TGLUPLOAD TGLINISIALISASI NAMAPNJ KODERBM MSG KDPEMBMETER PTGENTRIMETER KODE_BACA ALASAN_ENTRI ALASAN_KOREKSI RPPTL RPTB RPPPN RPBPJU RPBPTRAFO RPSEWATRAFO RPSEWAKAP RPANGS



Keterangan Daya Kode Proses Kode Kelompok Kode Proses+Kode Kelompok Kode Posting pada Fungsi II Kode Posting billing pada Fungsi III Tunggal / Ganda Faktor Kali Meter kWh Faktor Kali Meter kVaRh Bulan dan tahun mutasi terakhir. Format: yyyymm, contoh: 201408 Stan Lalu LWBP (Luar Waktu Beban Puncak) Stan Cabut LWBP (Luar Waktu Beban Puncak) Stan Pasang LWBP (Luar Waktu Beban Puncak) Stan Akhir LWBP (Luar Waktu Beban Puncak) Pemakaian LWBP (Luar Waktu Beban Puncak) Stan Lalu WBP (Waktu Beban Puncak) Stan Cabut WBP (Waktu Beban Puncak) Stan Pasang WBP (Waktu Beban Puncak) Stan Akhir WBP (Waktu Beban Puncak) Pemakaian WBP (Waktu Beban Puncak) Stan Lalu kVArh Stan Cabut kVArh Stan Pasang kVArh Stan Akhir kVArh Pemakaian kVArh kVA maksimum WBP Daya maksimum Daya maksimum WBP Tanggal Baca Tanggal Cabut Pasang Tanggal Upload Stan Tanggal Inisialisasi Nama PNJ (penunjukkan jalan) Kode RBM (Rute Baca Meter) Message / pesan error Kode Pembeda Meter Petugas Entri Meter Kode Baca Alasan Entri Stan Alasan Koreksi Stan Rupiah PTL (Pemakaian Tenaga Listrik) Rupiah TB (Tambahan), seperti: biaya invoice Rupiah PPN (Pajak Pertambahan Nilai) Rupiah BPJU (Biaya Penerangan Jalan Umum) Rupiah BP Trafo Rupiah Sewa Trafo Rupiah Sewa Kapasitor Rupiah Angsuran



6



No 72 73 74 75 76 77 78 79 80 81 82 83 84 85 86 87 88 89 90



Istilah RPMAT RPPLN RPTAG RPBK1 RPBK2 RPBK3 PEMKWH JAMNYALA PEMKVARH KELBKVARH DLPD DLPD_LM DLPD_FKM DLPD_KVARH DLPD_3BLN DLPD_JNSMUTASI DLPD_TGLBACA JAMNYALA600 JAMNYALA400



Keterangan Rupiah Materai Rupiah PLN Rupiah Tagihan Total Biaya Keterlambatan 1 Biaya Keterlambatan 2 Biaya Keterlambatan 3 Pemakaian kWh Jam Nyala Pemakaian kVArh Kelebihan kVArh DLPD (Daftar Pelanggan yang Perlu Diperhatikan) DLPD Lama (Sebelum Koreksi) DLPD Faktor Kali Meter DLPD kVArh DLPD pemakaian 3 bulan DLPD Jenis Mutasi DLPD Tanggal Baca Jam Nyala kWh Jika pemakaian kVArh > pemakaian kWh, maka terdapat validasi sebagai berikut.



4.



Pemakaian kWh = 0 Jika stan kini = stan lalu, sehingga menghasilkan pemakaian kWh 0, terdapat validasi sebagai berikut.



17



2.4 Hitung kWh dan DLPD Digunakan untuk menghitung pemakaian kWh dan DLPD. 1. 2. 3.



Klik (+) Menu Pencatatan Meter Klik (+) Menu DLPD – Stan Meter Pilih Hitung kWh dan DLPD



Tampilan Menu:



4. 5. 6.



Pilih Bulan Rekening Proses Billing Pilih Kode Proses Klik Proses Setelah Proses Hitung selesai, akan tampil Jumlah Data yang Sukses Dihitung.



Setelah Proses Hitung kWh dan DLPD, kode posting pada monitoring DPM bernilai 2 (dua).



18



Cek Monitoring DPM untuk melihat hasil Hitung kWh dan DLPD:



Cek kolom DLPD. Bila ada DLPD yang tidak sesuai, klik 2x pada jumlah data untuk menampilkan detil data. Contoh:



Detil Data pada DLPD kWH Maksimum:



Lakukan Koreksi Stan Meter untuk memperbaiki Data Stan Meter.



19



2.5 Koreksi Stan Meter Koreksi Stan Meter digunakan untuk memperbaiki data stan di fungsi II. Koreksi Stan Meter Ini dilakukan oleh Admin Fungsi 23, sedangkan Koreksi Stan Meter Lalu dilakukan oleh Role user Manajer. Koreksi Stan Meter Fungsi II masih dapat dilakukan sebelum Suplai Stan pada Fungsi III. 1. 2. 3.



Klik (+) Menu Pencatatan Meter Klik (+) Menu Koreksi Stan Pilih Koreksi Stan Meter



Tampilan Menu:



4. 5.



Pilih Bulan Rekening Proses Billing Masukkan idpel, tekan tombol Enter. Akan tampil detil data pelanggan.



20



6. 7.



8.



Masuk ke tab Koreksi Ubah nilai Stan Akhir Penulisan nilai stan terdiri dari 12 digit angka eksak, dan 6 digit angka desimal. Pemisahan desimal menggunakan tanda titik (.) Klik Simpan. Pada saat simpan, data pemakaian kWh akan terhitung secara otomatis.



Cek kembali Monitoring DPM untuk melihat hasil Perhitungan kWh:



Cek kolom DLPD. Bila semua data sudah benar dan sesuai, proses dilanjutkan ke Fungsi III (Penghitungan Rekening).



21



Validasi pada Menu Koreksi Stan Meter Saat Koreksi Stan Meter, jika data pemakaian pelanggan masuk ke kategori salah satu/beberapa kondisi sebagai berikut, maka akan muncul pesan warning/peringatan. Jika tetap yakin dengan isian data stan, maka user harus mengisikan text box “Alasan” dan meng-klik tombol “Ya”. Jika belum yakin dengan isian data stan, maka klik tombol “Tidak” dan periksa data kembali sebelum simpan. 1.



Jam Nyala Jika pemakaian kWh melebihi 720 jam nyala, terdapat validasi sebagai berikut.



2.



Tanggal Baca Jika periode baca melintas bulan, yakni tanggal baca > tanggal 1, terdapat validasi sebagai berikut.



22



3.



kVArh > kWh Jika pemakaian kVArh > pemakaian kWh, maka terdapat validasi sebagai berikut.



4.



Pemakaian kWh = 0 Jika stand kini = stand lalu, sehingga menghasilkan pemakaian kWh 0, terdapat validasi sebagai berikut.



23



5.



Validasi Koreksi 3 Bulan Berturut-turut a. Koreksi DLPD Fungsi 2/3 dapat dilakukan rayon terhadap pelanggan maksimal tiga bulan berturut-turut. b. Setelah kondisi a, koreksi bulan berikutnya harus dilakukan oleh role user Manajer Rayon. Setelah dikoreksi oleh Manajer Rayon, user rayon dengan role ADMIN F23 bisa melakukan koreksi DLPD lagi untuk bulan berikutnya, dst.



2.6 Tindak Lanjut DLPD Data yang sudah dikoreksi, akan tampil DLPD Lama (data sebelum dikoreksi) dan DLPD Baru (data setelah dikoreksi) pada monitoring DPM. Tarik kolom DLPD_LM untuk melihat kondisi DLPD lama sebelum dikoreksi:



24



2.7 Monitoring DPM Fungsi II Monitoring DPM berguna untuk pengecekan terhadap status stan yang telah masuk ke DPM (Daftar Pembacaan Meter) Fungsi II, untuk selanjutnya dilakukan analisa dan evaluasi DLPD. Letak Menu: 1. 2. 3.



Klik (+) Menu Pencatatan Meter Klik (+) Menu Monitoring Pilih Monitoring DPM



1. 2. 3. 4. 5.



Pilih Unit UPI Pilih Unit AP Pilih Unit UP Pilih Bulan dan Tahun rekening Klik Tampil



Tampilan Menu:



Tampilan Cube Monitoring DPM:



25



2.7.1 Keterangan Kode Posting pada Monitoring DPM Fungsi II Kode posting pada monitoring DPM menunjukkan status/posisi pemrosesan data stan meter pada Fungsi II.



1.



Kode Posting 0 Data telah dilakukan proses inisialisasi stan meter.



2.



Kode Posting 1 Data telah dilakukan proses entri/upload stan meter.



3.



Kode Posting 2 Data telah dilakukan proses hitung kWh.



4.



Kode Posting 3 Data telah masuk ke Fungsi III dan telah dilakukan suplai stan pada Fungsi III. Klik 2x pada jumlah data untuk menampilkan detail data:



26



2.7.2 Content Field pada Cube Monitoring DPM Tabel berikut menunjukkan content field yang terdapat pada Cube Monitoring DPM Fungsi II. No 1



Nama Field



Capture



BLTH



Keterangan Menunjukkan bulan tahun rekening tagihan listrik yang diproses. Penulisan: yyyymm Contoh : 201408 2014 menunjukkan tahun 08 menunjukkan bulan



2



3



UNITUP



 UNITAP menunjukkan kode Area/Cabang.  UNITUP menunjukkan kode Rayon.



TARIF



Menunjukkan



UNITAP



proses



berdasarkan jenis Tarif.



27



Filter



No 4



Nama Field



Capture



DAYA



Keterangan Menunjukkan proses Filter berdasarkan daya.



5



Kode Proses



Kode Proses dan Kode



Kode Kelompok



Kelompok menunjukkan pengelompokkan pada pemrosesan billing sesuai kriteria golongan tarif Tunggal / Ganda atau kriteria lain untuk memudahkan unit dalam memproses billing.



6



Kode Posting



Menunjukkan status/posisi pemrosesan data stan meter pada Fungsi II.



7



DLPD



Menunjukkan kriteria DLPD (Daftar Pelanggan yang Perlu Diperhatikan) untuk selanjutnya dilakukan analisa dan evaluasi.



28



No 8



Nama Field



Capture



 Jumlah Data menunjukkan jumlah pelanggan yang diproses pada Fungsi II.  PemkWh menunjukkan jumlah pemakaian kWh pelanggan yang diproses pada Fungsi II.



JML DATA, PEMKWH



9



 Tgl Inisialisasi menunjukkan tanggal iniliasisasi stan meter.  Tgl Upload menunjukkan tanggal upload stan meter ke AP2T.



TGL INISIALISASI, TGL UPLOAD



10



Keterangan



 DLPD_LM menunjukkan kriteria DLPD lama sebelum dilakukan proses koreksi.



DLPD_LM



29



2.7.3 Urutan Prioritas DLPD pada Monitoring DPM Fungsi II Urutan Prioritas DLPD pada Fungsi II dan III sebagai berikut. 1. 2. 3. 4. 5. 6.



kWh Maksimum > 720 Jam Nyala Stan Mundur kWh nol Jam Nyala < 60 Jam Nyala Rekening Pecahan Normal



2.7.4 Filtering DLPD pada Cube Monitoring DPM Terdapat tambahan filter cube DLPD pada monitoring DPM untuk memudahkan user dalam menganalisa data-data yang memiliki DLPD yang belum sesuai.



1.



DLPD FKM (Faktor Kali Meter)



2.



DLPD Pemakaian kVArh



30



3.



DLPD Pemakaian kWh > 50% Rata-Rata 3 Bulan



4.



DLPD Jenis Mutasi



5.



DLPD Tanggal Baca (Periode Baca Melintas Bulan)



Untuk menampilkan detail data pelanggan klik 2x pada Jumlah Data.



31



Bab 3 FUNGSI III PENGHITUNGAN REKENING 3.1 Setting Kode Proses Setting kode proses berfungsi untuk mengaktifkan kode proses billing di Fungsi III. Setting kode proses diperlukan jika kode proses tersebut belum ada di pilihan kode proses pada Suplai DIL (belum aktif). Namun, jika kode proses tersebut sudah ada sebelumnya, maka langkah ini dapat dilewatkan. 1. Klik (+) Menu Penghitungan Rekening 2. Klik (+) Menu Manajemen 3. Pilih Setting Kode Proses



Tampilan Menu:



4. 5. 6. 7.



Pilih Bulan Rekening Proses Billing Pilih Kelompok Proses Klik Set Kelompok Tampilan setelah berhasil proses:



32



3.2 Suplai DIL Suplai DIL berfungsi untuk mengangkat data DIL untuk proses billing, sekaligus menutup proses peremajaan DIL bulan tersebut. Setelah suplai DIL dilakukan, bulan mutasi menjadi N+1. 1. Klik (+) Menu Penghitungan Rekening 2. Klik (+) Menu Manajemen 3. Pilih Suplai DIL



Tampilan Menu: 4. 5. 6.



Pilih bulan dan tahun rekening Pilih Kode Proses-Kelompok Klik Proses. Setelah Proses selesai, tampil jumlah record yang berhasil dan gagal.



Setelah Proses Suplai DIL, kode posting pada Monitoring Tagihan Listrik (OLAP) bernilai 0 (nol). Tampilan pada Monitoring Olap untuk data yang berhasil Suplai DIL:



33



3.3 Suplai Stan Suplai Stan berfungsi untuk mengangkat data Stan dan perhitungan kWh dari Fungsi II ke Fungsi III. Setelah Suplai Stan dilakukan, kode posting pada monitoring DPM menjadi 3, dan menutup proses koreksi stan meter dan hitung kWh pada Fungsi II. 1. 2. 3.



Klik (+) Menu Penghitungan Rekening Klik (+) Menu Manajemen Pilih Suplai Stan



Tampilan Menu: 4. 5. 6.



Pilih bulan dan tahun rekening Pilih Kode Proses-Kelompok Klik Proses. Setelah Proses selesai, tampil jumlah record yang berhasil dan gagal.



Setelah Proses Suplai Stan, kode posting pada Monitoring OLAP bernilai 1 (satu).



34



Validasi saat Suplai Stan: 1. Konfirmasi Validasi Saat simpan Suplai Stan, jika data pemakaian pelanggan masuk ke kategori salah satu/beberapa kondisi sebagai berikut, maka akan muncul pesan warning/peringatan. 



Pemakaian > 720 jam nyala







Periode baca melintas bulan ( > tanggal 1)







Pemakaian kVArh >= pemakaian kWh







Stan kini = stan lalu (pemakaian kWh nol)



Jika sudah yakin dengan data stan tersebut, maka user harus mengisi kolom “Alasan” dan meng-klik tombol “Ya”. Jika belum yakin dengan data stan, maka klik tombol “Tidak”, dan lakukan koreksi stan pada Fungsi II. 2. Untuk melihat detil idpel yang terkena validasi, klik 2x pada jumlah data :



35



3.4 Proses Final Rekening Proses Final Rekening berfungsi untuk menghitung rupiah Pemakaian Tenaga Listrik (PTL). 1. Klik (+) Menu Penghitungan Rekening 2. Klik (+) Menu Hitung Rekening 3. Pilih Proses Final Rekening



Tampilan Menu: 4. 5. 6.



Pilih bulan dan tahun rekening Pilih Kode Proses-Kelompok Klik Proses. Setelah Proses selesai, tampil jumlah record yang berhasil dan gagal dilakukan Hitung Rekening.



Setelah Proses Final Rekening (Hitung Rekening), kode posting pada Monitoring OLAP bernilai 2 (dua). Cek pada Monitoring OLAP untuk memastikan semua data perhitungan dan DLPD sudah sesuai.



Klik 2x pada kolom lembar untuk menampilkan detil data.



36



Contoh: Klik pada angka 1 untuk menampilkan data pelanggan dengan DLPD C KWH < 60 JAM.



Detil Data:



Jika semua data sudah sesuai, tahap terakhir adalah Flag DPP. Jika masih ada DLPD yang belum sesuai, dapat dilakukan Koreksi pada Fungsi III yaitu Koreksi Billing.



3.5 Koreksi Billing Koreksi Billing digunakan untuk memperbaiki data stan di Fungsi III. Koreksi Billing Stan Ini dilakukan oleh Admin F23, sedangkan untuk Koreksi Billing Stan Lalu dilakukan oleh Role Manajer. Koreksi Billing masih dapat dilakukan sebelum Flag DPP. 1. Klik (+) Menu Penghitungan Rekening 2. Klik (+) Menu Koreksi Billing 3. Pilih Koreksi Billing Stan Ini



37



Tampilan Menu:



4.



Pilih bulan dan tahun proses rekening



5.



Masukkan idpel, klik Enter



6.



Lakukan koreksi pada stan akhir Penulisan nilai stan terdiri dari 12 digit angka eksak, dan 6 digit angka desimal. Pemisahan desimal menggunakan tanda titik (.)



7.



Klik Simpan. Pada saat Simpan, rekening pelanggan tersebut akan otomatis dihitung ulang. Pada kolom sebelah kanan akan tampil hasil perhitungan setelah koreksi.



Cek kembali pada Monitoring OLAP untuk memastikan semua data perhitungan dan DLPD sudah sesuai.



38



Koreksi Billing (Entri Stan tanggal 1) Pada perhitungan tagihan listrik termasuk Rekening Minimum (RM) diberlakukan rekening pecahan pada setiap perubahan daya dan perubahan tarif. Untuk tarif tunggal, tagihan rekening pecahan dihitung secara proporsional. Sedangkan untuk tarif ganda, apabila unit tidak meng-entry data stan tanggal 1 pada setiap awal perubahan, maka sistem akan menghitung rekening pecahan secara proporsional. AP2T menyediakan menu entri stan tanggal 1 yang editable untuk memfasilitasi unit apabila akan mengkoreksi tagihan yang telah terlanjur dihitung secara proporsional. Sebelum dilakukan entri stan tanggal 1 pada tab “Pecahan TDL”, sistem akan menghitung rekening pecahan secara proporsional. Checkbox “Proporsional sesuai tanggal pemakaian” akan otomatis tercentang.



Klik “uncheck” pada checkbox “Proporsional sesuai tanggal pemakaian”, kemudian entrikan stan tanggal 1.



Setelah selesai melakukan entri stan tanggal 1, klik “Simpan”.



39



Validasi pada Menu Koreksi Billing Saat Koreksi Billing, jika data pemakaian pelanggan masuk ke kategori salah satu/beberapa kondisi sebagai berikut, maka akan muncul pesan warning/peringatan. Jika tetap yakin dengan isian data stan, maka user harus mengisikan text box “Alasan” dan meng-klik tombol “Ya”. Jika belum yakin dengan isian data stan, maka klik tombol “Tidak” dan periksa data kembali sebelum simpan.



1. Jam Nyala Jika pemakaian kWh melebihi 720 jam nyala, terdapat validasi sebagai berikut.



2.



Tanggal Baca Jika periode baca melintas bulan, yakni tanggal baca > tanggal 1, terdapat validasi sebagai berikut.



40



3.



kVArh > kWh Jika pemakaian kVArh > pemakaian kWh, maka terdapat validasi sebagai berikut.



4.



Pemakaian kWh = 0 Jika stand kini = stand lalu, sehingga menghasilkan pemakaian kWh nol, terdapat validasi sebagai berikut.



5. Validasi Koreksi 3 Bulan Berturut-turut a. Koreksi DLPD Fungsi 2/3 dapat dilakukan rayon terhadap pelanggan maksimal tiga bulan berturut-turut. b.



Setelah kondisi a, koreksi bulan berikutnya harus dilakukan user Manajer Rayon. Setelah dikoreksi Manajer Rayon, user rayon dengan role Admin F23 bisa melakukan koreksi DLPD lagi untuk bulan berikutnya, dst.



41



3.6 Flag DPP Flag DPP dilakukan apabila hasil perhitungan rekening dan DLPD yang dikeluarkan pada Fungsi III telah dirasa sudah valid dan sesuai. Flag DPP adalah langkah akhir dari serangkaian proses perhitungan rekening yang ada di AP2T. Fungsi Flag DPP: 1. 2. 3.



Pengesahan terhadap rekening yang sudah dihitung setelah dianggap benar dan wajar, Pengiriman sorek ke P2APST, Menginisialisasi bulan berikutnya (N+1) di Fungsi II.



1. Klik (+) Menu Penghitungan Rekening 2. Klik (+) Menu Hitung Rekening 3. Pilih Flag DPP



Tampilan Menu: 4. 5. 6.



Pilih bulan dan tahun rekening Pilih Kode Proses-Kelompok Klik Proses. Setelah Proses selesai, tampil jumlah record yang berhasil dan gagal.



Validasi saat Flag DPP: a.



Kondisi Tagihan Normal Bila seluruh kondisi tagihan normal sampai dengan 720 jam nyala, flag DPP dilakukan oleh Role user Admin F23.



42



b.



Kondisi Tagihan Tidak Normal Jika terdapat tagihan tidak normal dengan kondisi sebagai berikut:  Pemakaian > 720 jam nyala  Periode baca melintas bulan ( > tanggal 1)  Pemakaian kVArh >= pemakaian kWh  Stan kini = stan lalu (pemakaian kWh nol) Maka akan tampil warning/peringatan sebagai berikut, dan proses flag DPP harus dilakukan Manajer Rayon.



Jika sudah yakin dengan data tersebut, maka user mengirim Permohonan Approval Flag DPP ke Manajer Rayon dengan meng-klik tombol “Permohonan Approval Manajer Rayon”. Jika belum yakin dengan data stan, maka klik tombol “Koreksi”, dan lakukan koreksi billing pada Fungsi III. Setelah pengiriman Permohonan Approval Flag DPP ke Manajer Rayon, akan terkirim notifikasi berupa email ke Manajer Rayon agar melakukan Flag DPP:



43



c.



Kondisi Terdapat Tagihan Tidak Wajar, Data Harus di-Flag Manajer Area Saat dilakukan posting billing 3 (flag DPP) oleh Manajer Rayon, dan masih terdapat tagihan tidak wajar dengan kondisi sebagai berikut: 



Terdapat ledakan pemakaian kWh > 2000 jam nyala







Terdapat ledakan pemakaian kVArh > 2 kali pemakaian kWh



Maka wewenang untuk melakukan flag DPP naik ke role Manajer Area.



44



Jika sudah yakin dengan data tersebut, maka Manajer Rayon mengirim Permohonan Approval Flag DPP ke Manajer Area dengan meng-klik tombol “Permohonan Approval Manajer Area”. Jika belum yakin dengan data stan, maka klik tombol “Koreksi”, dan lakukan koreksi billing pada Fungsi III. Setelah pengiriman Permohonan Approval Flag DPP ke Manajer Area, akan terkirim notifikasi berupa email ke Manajer Area agar melakukan Flag DPP:



45



Jika dari Manajer Area, tagihan tidak wajar masih lolos dan sudah di-flag DPP (posting 3), maka akan terkirim email notifikasi ke GM, MB Niaga Wilayah, MS DIVDISPP dan KDIVDIS berisi data pemakaian tidak wajar tersebut.



46



3.7



Monitoring Tagihan Listrik (OLAP) Fungsi III Monitoring Tagihan Listrik (OLAP) berguna untuk pengecekan terhadap status penghitungan rekening pada Fungsi III, untuk selanjutnya dilakukan analisa dan evaluasi DLPD. Letak Menu: 1. 2. 3.



Klik (+) Menu Penghitungan Rekening Klik (+) Menu Monitoring Pilih Monitoring Tagihan Listrik (OLAP)



Tampilan Menu: 1. 2. 3. 4. 5.



Tampilan Cube Monitoring Tagihan Listrik (OLAP):



47



Pilih Unit UPI Pilih Unit AP Pilih Unit UP Pilih Bulan dan Tahun rekening Klik Tampil



3.7.1 Keterangan Kode Posting pada Monitoring Tagihan Listrik Fungsi III Kode posting pada monitoring OLAP menunjukkan status/posisi pemrosesan penghitungan rekening pada Fungsi III.



1.



Kode Posting 0 Data telah dilakukan proses suplai DIL.



2.



Kode Posting 1 Data telah dilakukan proses suplai Stan.



3.



Kode Posting 2 Data telah dilakukan proses hitung Rekening. Pada proses ini sudah menghasilkan rupiah tagihan listrik.



4.



Kode Posting 3 Data telah dilakukan Flag DPP.



Klik 2x pada jumlah data untuk menampilkan detail data:



48



3.7.2 Content Field pada Cube Monitoring Tagihan Listrik (OLAP) Tabel berikut menunjukkan content field yang terdapat pada Cube Monitoring Tagihan Listrik Fungsi III. No 1



Nama Field



Capture



THBLREK



Keterangan Menunjukkan bulan tahun rekening tagihan listrik yang diproses. Penulisan: yyyymm Contoh : 201408 2014 menunjukkan tahun 08 menunjukkan bulan



2



3



UNITUP



 UNITAP menunjukkan kode Area/Cabang.  UNITUP menunjukkan kode Rayon.



TARIF



Menunjukkan



UNITAP



proses



Filter



berdasarkan jenis Tarif.



4



DAYA



Menunjukkan proses Filter berdasarkan daya.



49



No 5



Nama Field



Capture



KDPROSESKLP



Keterangan Gabungan antara kode area, Kode Proses dan Kode Kelompok yang menunjukkan pengelompokkan pada pemrosesan billing sesuai kriteria golongan tarif Tunggal / Ganda atau kriteria lain untuk memudahkan unit dalam memproses billing.



6



POSTING



Menunjukkan



BILLING



status/posisi pemrosesan data billing meter pada Fungsi III.



7



DLPD



Menunjukkan kriteria DLPD (Daftar Pelanggan yang Perlu Diperhatikan) untuk selanjutnya dilakukan analisa dan evaluasi.



8



 Lembar menunjukkan jumlah lembar tagihan listrik yang diproses pada Fungsi III.  PemkWh menunjukkan jumlah pemakaian kWh pelanggan yang diproses pada Fungsi III.



LEMBAR, PEMKWH



9



Filtering jenis



Memfilter data



DLPD



berdasarkan kriteria DLPD.



50



No 10



Nama Field



Capture



Keterangan  DLPD_LM menunjukkan kriteria DLPD lama sebelum dilakukan proses koreksi.



DLPD_LM



3.7.3 Urutan Prioritas DLPD pada Monitoring Tagihan Listrik Fungsi III Urutan Prioritas DLPD pada Fungsi II dan III sebagai berikut. 1. 2. 3. 4. 5. 6.



kWh Maksimum > 720 Jam Nyala Stan Mundur kWh nol Jam Nyala < 60 Jam Nyala Rekening Pecahan Normal



3.7.4 Filtering DLPD pada Cube Monitoring Tagihan Listrik Fungsi III Terdapat tambahan filter cube DLPD pada monitoring Tagihan Listrik untuk memudahkan user dalam menganalisa data-data yang memiliki DLPD yang belum sesuai.



51



1.



DLPD FKM (Faktor Kali Meter)



2.



DLPD Pemakaian kVArh



3.



DLPD Pemakaian kWh > 50% Rata-Rata 3 Bulan



4.



DLPD Jenis Mutasi



5.



DLPD Tanggal Baca (Periode Baca Melintas Bulan)



52



Bab 4 ROLLBACK (PEMUNDURAN KODE POSTING BILLING) Ketentuan Rollback (Pemunduran Kode Posting Billing) 1.



Dapat dilakukan di Fungsi II dan III selama belum dilakukan posting 3 Flag DPP.



2.



Setelah proses rollback, status billing dikembalikan ke Fungsi II dengan kode posting 1, artinya unit bisa melakukan upload ulang file stan meter dan koreksi stan di Fungsi II.



3.



User yang berwenang melakukan rollback adalah role user Admin F23 level UPI.



Letak Menu: 1. Klik (+) Menu Penghitungan Rekening 2. Klik (+) Menu Hitung Rekening 3. Pilih Rollback Proses Final Rekening



Tampilan Menu:



53



4. 5. 6. 7. 8. 9.



Pilih UNITAP Pilih UNITUP Pilih Bulan Tahun Rekening Pilih Kode Proses – Kode Kelompok Isi kolom Alasan Klik Proses Setelah Proses selesai, tampil jumlah record yang berhasil dan gagal dilakukan Proses Rollback.



Sebelum Proses Rollback: Billing Rayon berada pada Fungsi 3 dengan kode posting 2 (hitung rekening).



Proses Rollback:



54



Setelah Proses Rollback: Billing dikembalikan ke Fungsi 2 dengan kode posting 1. Artinya unit dapat melakukan upload ulang file DPM atau koreksi stan pada fungsi II. Yang di-rollback hanya kode posting, data stan tidak mengalami perubahan, sehingga unit dapat melakukan upload ulang/koreksi hanya pada pelanggan yang belum valid.



Setelah dilakukan proses Rollback, akan terkirim notifikasi ke Manajer Rayon, Manajer Area dan DM Administrasi Niaga Wilayah/Distribusi yang bersangkutan.



55



Bab 5 UPLOAD SOREK 4.1 Upload Piutang Baru (Sorek) Upload Piutang Baru Sorek digunakan untuk membukukan piutang baru (sorek) hasil flag DPP Fungsi III Penghitungan Rekening ke fungsi Pembukuan Piutang AP2T. Letak Menu: 1. Klik (+) Menu Pembukuan, Penagihan dan Waskit 2. Klik (+) Menu Pembukuan Piutang 3. Pilih Upload Piutang Baru (SOREK) (11)



Tampilan Menu:



4. 5. 6. 7.



Pilih Unit UPI, Unit AP, Unit UP Pilih Bulan Tahun Rekening Pilih Kode Proses-Kelompok Klik Upload



Status Upload Sorek dapat dilihat pada menu Monitoring Upload Sorek.



56



4.2 Monitoring Upload Sorek Monitoring upload sorek digunakan untuk menampilkan status Upload Piutang Baru (Sorek). Letak Menu: 1. Klik (+) Menu Pembukuan, Penagihan dan Waskit 2. Klik (+) Menu Monitoring 3. Pilih Monitoring Upload Sorek



Tampilan Menu:



4. Pilih Unit UPI, Unit AP, Unit UP 5. Pilih Bulan Tahun Rekening 6. Klik Tampil. Pada grid akan ditampilkan status upload sorek, jumlah data yang berhasil, dan jumlah data yang gagal. Bila ada jumlah data yang gagal, unit dapat mengkonfirmasi ke helpdesk untuk dilakukan pengecekan pada data (kemungkinan koneksi terputus, atau rupiah tagihan melebihi digit kolom pada table).



57