SPO Penataan File Kepegawaian [PDF]

Citation preview

PENATAAN FILE KEPEGAWAIAN No. Dokumen : No. Revisi Halaman /SPO/RSUHM/I/2018 00 1/2



RSU HATI MULIA STANDAR PROSEDUR OPERASIONAL



Tanggalterbit : 8/1/2018



Ditetapkan oleh: Direktur RSU Hati Mulia Kendari,



dr. Hj. Suhartini, Sp.OG PENGERTIAN



TUJUAN



KEBIJAKAN



PROSEDUR



File Kepegawaian adalah tempat/dokumen yang berkaitan dengan informasi kepegawaian Rumah Sakit Umum Hati Mulia Kendari. 1. Agar dokumen/arsip terpelihara dengan baik, teratur dan aman 2. Mempermudah pencarian kembali arsip/dokumen yang dibutuhkan 3. Menghindari pemborosan waktu dan tenaga dalam pencarian dokumen 4. Menjaga kerahasiaan dan kelestarian arsip 5. Menjaga kerapian dokumen dan ruangan. 1. Undang-Undang No. 44 Tahun 2009 Tentang Rumah Sakit. 2. Undang-Undang Nomor 8 Tahun 1974 tentang Pokok-Pokok Kepegawaian sebagai mana telah diubah dengan UndangUndang Nomor 43 Tahun 1999 tentang Perubahan Atas Undang – Undang Nomor 8 Tahun 1974 Tentang Pokok-Pokok Kepegawaian. 3. Undang – Undang Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan. 4. Keputusan Direktur Rumah Sakit Umum Hati Mulia Kendari Nomor: /KEP/RSUHM/I/2018 Tentang Pedoman Penyusunan File Kepegawaian di RSU Hati Mulia Kendari. a. Unit Tata Usaha dan Kepegawaian mengumpulkan dan menyiapkan dokumen yang akan diarsip, peralatan dan bahan yang akan dipergunakan dalam penyusunan arsip. b. Unit Tata Usaha dan Kepegawaian membuat label, form check list dokumen, dan form peminjaman dokumen. c. Unit Tata Usaha dan Kepegawaian memulai penataan dokumen ke dalam document keeper, dengan cara mencocokan dokumen sesuai dengan check list yang telah dibuat.



PENATAAN FILE KEPEGAWAIAN No. Dokumen: No. Revisi Halaman /SPO/RSUHM/I/2017 00 2/2 RSU HATI MULIA STANDAR PROSEDUR OPERASIONAL



PROSEDUR



UNIT TERKAIT



Tanggal terbit : 8/1/2018



Ditetapkan oleh: Direktur RSU Hati Mulia kendari,



dr. Hj. Suhartini, Sp.OG d. Unit Tata Usaha dan Kepegawaian memulai penataan dokumen kedalam document keeper, dengan cara mencocokan dokumen sesuai dengan check list yang telah dibuat. e. File kepegawaian berisi informasi tentang : 1) Daftar Riwayat Hidup 2) Kualifikasi Staf (Ijazah, STR, SIP) 3) Uraian Tugas 4) Riwayat Pekerjaan 5) Hasil Evaluasi 6) Sertifikat pelatihan yang telah diikuti f. Bila perlu, dokumen yang merupakan berkas asli (bukan berupa salinan), disimpan dengan dimasukkan ke dalam Plastik isi binder terlebih dahulu sebelum disimpan ke dalam file staf medis. g. Document Keeper arsip yang sudah lengkap ditata ke dalam lemari arsip yang penataannya dikelompokkan dalam beberapa box file berdasarkan kelompok. h. Letak penyimpanan Dokumen di tempat yang aman. Jauhkan dari air, minyak dan panas matahari. Taburkan Kampert atau beri butir penyerap air dalam lemari. Bolak balikkan Dokumen setiap 3 bulan sekali di ruang terbuka agar tidak lembab atau lengket. i. Hindari sesering mungkin memfoto kopi Dokumen karena memperpendek umur Dokumen. Bila terpaksa mengambil Dokumen anda untuk keperluan tertentu, pastikan memberi penanda ditempatnya. Unit Tata Usaha dan Kepegawaian