SRS Sistem Informasi Perpustakaan [PDF]

Citation preview

PERANCANGAN SOFTWARE REQUIREMENTS SPECIFICATION SISTEM INFORMASI PERPUSTAKAAN DAERAH ISTIMEWA YOGYAKARTA



Disusun oleh : 1. 2. 3. 4. 5.



Muh.Ashshidiqie Azizi R. Fahmi Ikhsan Prasetyo Pariz Hilmi Kurnia M.Iqbal Assidiq SP Dendy Ramdhani



5130411173 5130411183 5130411194 5130411222 5130411302



PROGRAM STUDI TEKNIK INFORMATIKA FAKULTAS BISNIS DAN TEKNOLOGI INFORMASI UNIVERSITAS TEKNOLOGI YOGYAKARTA 2016 1. Pendahuluan



1.1 Tujuan Tujuan dari pembuatan Sistem Informasi Perpustakaan ini yaitu : 1.a.1 Dapat mempermudah proses pencarian dan peminjaman buku 1.a.2 Memudahkan dalam mengakses informasi persediaan buku yang 1.a.3 1.a.4



diterima pengunjung perpustakaan lebih cepat dan efektif Dapat melakukan registrasi secara online Mengelola data anggota perpustakaan , dan informasi yang berhubungan dengan perpustakaan



1.2 Ruang Lingkup Ruang lingkup dalam pengembangan sistem ini menggunakan perangkat lunak berupa sistem database perpustakaan yang diberi nama Sistem Informasi Perpustakaan. Perangkat lunak ini digunakan untuk penginputan data dan penyimpanan data yang diharapkan data akan tersimpan lebih sistematis. Sistem ini mulai dirasa perlu demi mempermudah pengunjung mencari dokumen atau data yang dicari dengan mudah. 1.3 Definisi Definisi - definisi dari istilah yang digunakan dalam dokumen ini diantaranya : User : pengguna dari perangkat lunak Database : Basis data, tempat penyimpanan data – data yang berhubungan dengan perangkat lunak Aktor : sesuatu yang berhubungan langsung dengan sistem Password : Kata kunci rahasia untuk bisa mengakses sistem Interface : tampilan antarmuka S/W : Software 1.4 Referensi Adapun data-data yang digunakan dalam pembuatan Sistem Informasi Perpustakaan ini adalah data-data dari hasil wawancara dengan petugas perpustakaan, antara lain: 1.4.1 Bagian Kepegawaian 1.4.2 Bagian Pustaka 1.5 Sistematika Dokumen SRS ini dibagi menjadi tiga bagian utama, yaitu :



1.5.1



Pendahuluan yang berisi penjelasan tentang tujuan pembuatan perangkat lunak, lingkup masalah yang dipengaruhi oleh perangkat



1.5.2



lunak yang dikembangkan, definisi, referensi dan sistematika. Deskripsi umum yang berisi penjelasan secara umum mengenai perangkat lunak yang akan dikembangkan, meliputi perspektif deskripsi umum sistem, karakteristik pengguna, batasan – batasan



1.5.3



dan asumsi penggunaan. Spesifikasi kebutuhan yang berisi uraian kebutuhan perangkat lunak secara lebih rinci



2



Deskripsi Umum 2.1 Perspektif Dalam membantu petugas perpustakaan dan pengunjung dalam melakukan kegiatan di lingkungan perpustakaan dibuatlah perangkat lunak yang bersifat user friendly artinya petugas dapat menggunakanya dengan mudah. Perangkat lunak ini menangani kegiatan – kegiatan antara lain pendataan anggota perpustakaan, pendataan pengunjung perpustakaan, pendataan buku yang ada di Perpustakaan, sirkulasi buku dan pembuatan laporan untuk pihak eksekutif. 2.2 Kegunaan Perangkat lunak ini memiliki kegunaan yang nantinya dapat membantu petugas dalam melaksanakan kegiatan operasionalnya. Selain bagi petugas Perpustakaan, kegunaan perangkat lunak juga dapat dirasakan oleh pengguna layanan Perpustakaan. Dengan adanya perangkat lunak ini, mereka bisa mendapatkan data-data buku secara lebih mudah dan akurat. Kegiatan yang dilakukan perangkat lunak tersebut meliputi pendataan anggota, pengelolaan data pengunjung, pengelolaan data buku (katalog buku), pengeloaan data sirkulasi buku (peminjaman dan pengembalian buku) serta mempermudah pencarian buku. Keberadaan perangkat lunak ini, membuat petugas dapat melaksanakan kegiatan operasional perpustakaan secara efisien, serta mengurangi kesalahan dalam pencatatan data.



2.3 Karakteristik Pengguna Karakteristik penggunaan dari perangkat lunak ini adalah semua yang ingin menggunakan jasa perpustakaan misalnya mahasiswa, dosen, karyawan, pimpinan, dan masyarakat umum, yang membedakan adalah pengguna yang berinteraksi dengan sistem dihubungkan dengan hak akses dan level autentifikasi sesuai dengan kebutuhan dan aturan yang terdapat pada perpustakaan. 2.4 Batasan – Batasan 2.4.1 Perangkat lunak hanya dijalankan di Windows (XP,vista,7, 8, 8.1, 10 2.4.2



dan lain-lain) Pengembangan perangkat lunak tidak akan merubah file-file ataupun database yang ada pada saat ini tanpa adanya izin dari pimpinan



2.4.3



Perpustakaan. Waktu pengembangan perangkat lunak yang singkat membuat adanya



2.4.4



kemungkinan



dilaksanakan. Pengembangan



tidak



perangkat



semua fungsi yang ada lunak



ini



akan



dapat



mengotomatisasi



pengelolaan data-data yang ada di Perpustakaan, yang meliputi data anggota, data pengunjung, katalog buku, data sirkulasi buku, dan laporan untuk pimpinan Perpustakaan. 2.5 Asumsi & Ketergantungan 2.5.1 Semua peminjam buku di Perpustakaan adalah anggota Perpustakaan 2.5.2 Peminjaman buku oleh setiap anggota maksimal 5 buku tidak lebih. Apabila buku telah dikembalikan, maka peminjam dapat meminjam kembali, apabila belum dikembalikan maka peminjam harus mengembalikan buku yang dipinjam sebelumnya untuk dapat 2.5.3



meminjam buku yang lainnya. Peminjaman buku yang lebih dari 7 hari dikenakan denda sebesar Rp.1000 perbuku perhari.



3



Spesifikasi Kebutuhan 3.1 Kebutuhan Fungsional



3.1.1 Pendahuluan Kebutuhan fungsional adalah kebutuhan yang harus dipenuhi agar suatu sistem dapat berjalan atau dapat dikatakan kebutuhan tambahan yang memiliki input, proses, dam output. Kebutuhan fungsional yang harus ada dalam sistem yang akan dikembangkan ini adalah sebagai berikut : 3.1.1.1 Sistem harus dapat menyediakan informasi persediaan buku bagi pengunjung perpustakaan secara lebih detail, cepat, dan efektif. 3.1.1.2 Sistem harus dapat mempermudah pengunjung maupun peminjam dalam proses pencarian buku 3.1.1.3 Sistem harus dapat mempermudah pengunjung maupun peminjam dalam proses peminjaman buku 3.1.1.4 Sistem harus dapat meminimalisir terjadinya kecurangan dalam peminjaman buku. Aktor yang ada dalam lingkup sistem adalah : a. Pengunjung Yang dilakukan adalah : a) Mengisi buku pengunjung b) Melakukan pencarian buku dengan katalog c) Melakukan registrasi anggota (non-anggota) b. Petugas a) Login b) Melakukan pencarian buku dengan katalog c) Memproses data anggota d) Memproses data buku e) Menangani peminjaman buku f) Menangani pengembalian buku g) Menampilkan laporan peminjaman dan pengembalian 3.1.2



Input  Input / Masukkan Pada Proses Mengisi Buku Pengunjung : Field NIA : untuk entry NIA Field Nama : untuk entry Nama Keterangan : untuk entry Keterangan Tombol Simpan : untuk menyimpan data pengunjung 



Input / Masukkan Pada Proses Pencarian Buku Dari Katalog



Field Cari : untuk entry pencarian Field Berdasarkan : mencari berdasarkan judul, pengarang dan penerbit Tombol Cari



: untuk mencari buku







Input / Masukkan Pada Proses Login Field Username : untuk memilih golongan Filed Password : untuk entry password Tombol Login : untuk login







Input / Masukkan Pada Proses Registrasi Anggota Field NIA : untuk entry NIA Field Nama : untuk entry Nama Field Jenis Kelamin : Untuk memilih jenis kelamin Field Alamat : untuk entry alamat Field Telepon : untuk entry Telepon Field Status : untuk memilih status pendaftar Tombol Simpan : untuk menyimpan data anggota







Input / Masukkan Pada Memproses Data Anggota Field Cari : untuk entry pencarian Field Berdasarkan : untuk mencari anggota berdasarkan golongannya Tombol Cari







: untuk mencari buku



Input / Masukkan Pada Proses Data Buku Field ID_Buku : untuk entry ISBN Field Jenis Buku : untuk entry jenis buku Field Judul : untuk entry judul buku Field Pengarang : untuk entry pengarang Field Penerbit : untuk entry penerbit Field Tahun Terbit : untuk entry tahun terbit Field Jumlah Stok : untuk entry jumlah stok buku yang ada Field Jumlah Tersedia



: untuk entry jumlah yang tersedia di



rak 



Input / Masukkan Pada Proses Laporan Persediaan Buku Field Cari : untuk entry pencarian







Field Berdasarkan



: untuk mencari buku berdasarkan



judul Tombol Cari



: untuk mencari buku



Input / Masukkan Pada Proses Peminjaman Buku Field NIA : untuk entry NIA Field Nama : untuk entry Nama Field ID Buku 1 : untuk menampilkan ID Buku yang akan dipinjam Field ID Buku 2 : untuk menampilkan ID Buku yang akan dipinjam Field ID Buku 3 : untuk menampilkan ID Buku yang akan dipinjam Field ID Buku 4 : untuk menampilkan ID Buku yang akan dipinjam Field ID Buku 5 : untuk menampilkan ID Buku yang akan dipinjam Field Tanggal



: untuk menampilkan tanggal peminjaman



yang merupakan tanggal dimana form peminjaman dibuka (tanggal hari ini ) bersifat otomatis Tombol Simpan : untuk menyimpan data peminjaman buku 



Input / Masukkan Pada Proses Pengembalian Buku Field INA : untuk entry NIA Field Nama : untuk entry NAma Field ID Buku 1 : untuk entry Judul Buku 1 Field ID Buku 2 : untuk entry Judul Buku 2 Field ID Buku 3 : untuk entry Judul Buku 3 Field ID Buku 4 : untuk entry Judul Buku 4 Field ID Buku 5 : untuk entry Judul Buku 5 Field Tanggal Kembali : otomatis tanggal hari pengembalian Tombol Simpan : menyimpan data pengembalian buku







Input / Masukkan Pada Proses Laporan Peminjaman Field Cari : untuk entry pencarian Field Berdasarkan : untuk mencari laporan peminjaman berdasarkan bulan atau tahun Tombol Cari : untuk mencari laporan







3.1.3



Input / Masukkan Pada Proses Laporan Pengembalian Field Cari : untuk entry pencarian Field Berdasarkan : untuk mencari laporan pengembalian



berdasarkan bulan atau tahu Tombol Cari : untuk mencari laporan Proses Tampilan muka web Sistem Informasi Perpustakaan terdapat form pengisian buku pengunjung. Pengisian dilakukan sesuai tata cara yang disediakan. Pengunjung akan menginputkan data pengunjung dan data akan tersimpan kedalam database pengunjung. Dan secara otomatis pengunjung masuk ke halaman Utama (Home) dan dapat mengakses Sistem Informasi Perpustakaan (Registrasi Anggota atau Pencarian Katalog). Pada menu pencarian buku, Peminjam akan membuka menu katalog. Sistem akan menampilkan katalog buku dan peminjam dapat melihat



isi



katalog



dan



memulai



pencarian



buku



dengan



memasukkan beberapa data dari buku yang ingin dicari. Sistem akan membaca masukkan dari peminjam dan kemudian memproses pencarian. Jika pencarian ditemukan, sistem akan menampilkan data buku yang dicari atau data buku yang mendekati. Dalam halaman utama terdapat form login. Agar pegawai dan pimpinan dapat masuk ke halaman admin, maka pegawai dan pimpinan diwajibkan mengisi form login yang terdiri dari username dan



password.



Kemudian



sistem



akan



memeriksa



atau



mengidentifikasi username dan password pegawai didalam database. Sistem akan membuka halaman utama admin. Menu registrasi anggota berfungsi untuk mendaftarkan anggota yang belum terdaftar agar dapat menjadi anggota perpustakaan. Dalam halaman ini pengunjung memasukkan data diri



sesuai dengan form yang diminta. Setelah data anggota diinputkan data akan disimpan kedalam database. Menu data anggota akan memproses data anggota yang telah terdaftar sebagai anggota. Petugas dapat mengubah (edit) atau menghapus data anggota yang sudah terdaftar. Menu data buku akan memproses data buku yang belum disimpan dalam database. Petugas akan memilih menu data buku, dan halaman data buku akan terbuka. Pada halaman ini petugas akan memasukkan data buku baru. Setelah data-data buku diinputkan data akan disimpan kedalam database buku. Menu laporan persediaan buku ini memproses laporan persediaan buku yang tersedia dimana laporan ini dibutuhkan oleh pemimpin. Pemimpin akan memilih menu ini untuk menampilkan laporan persediaan buku. Sistem akan menampilkan laporan persediaan buku. Petugas memilih menu peminjaman buku dan sistem akan membuka halaman tersebut. Id pada form ini petugas akan memasukkan data peminjam dan data buku yang hendak dipinjam. Setelah data diinputkan maka data buku akan di tersimpan, status, buku ‘tidak tersedia’ bagi buku yang jumlahnya hanya satu, dan persediaan buku berkurang apabila jumlahnya lebih dari satu pada katalog pencarian buku. Petugas membuka



menu



pengembalian



dan



halaman



pengembalian terbuka. Pada proses pengembalian ini petugas memasukkan Id peminjaman, maka daftar buku yang dipinjam oleh anggota akan ditampilkan oleh sistem. Petugas menyimpan data pengembalian, data tersimpan, status buku berubah menjadi ‘tersedia’ bagi buku yang jumlahnya satu, serta jumlah buku dikatalog pencarian bertambah untuk buku yang jumlahnya lebih dari satu.



Proses laporan pengembalian dan peminjaman buku ini dibutuhkan oleh pemimpin. Pemimpin akan memilih menu untuk menampilkan laporan pengembalian dan peminjaman buku. Sistem akan menampilkan laporan pengembalian dan peminjaman. 3.1.4



Output Pada Sistem Informasi Perpustakaan ini, output yang dihasilkan oleh input yang dimasukkan oleh user pada proses “Mengisi Buku Pengunjung” adalah masuknya pengunjung ke halaman utama Web Sistem Informasi Perpustakaan ini. Pada proses “Login” output yang dihasilkan yaitu berupa Autentifikasi sehingga user dapat masuk ke halaman utama Admin dan mengakses seluruh informasi yang ada dihalaman admin. Pada proses “Melakukan Pencarian Buku Dari Katalog” output yang dihasilkan adalah berupa data/informasi yang ingin dicari oleh User atau data / informasi yang mendekati sesuai dengan jenis pencarian yang dipilih oleh user dalam bentuk tabel. “Memproses Data Anggota” menghasilkan output berupa data anggota dari database anggota dalam bentuk tabel dengan menu edit dan delete yang tersedia sehingga petugas dapat memanipulasi data tersebut. “Meproses Data Buku” menghasilkan output berupa data buku dari database yang dapat dimanipulasi kembali seperti update dab delete. Proses “Menampilkan Laporan Persediaan Buku”, output yang dihasilkan yaitu berupa laporan persediaan buku secara harian, bulanan atau tahunan sesuai dengan nama periode yang ditentukan (bulan/tahun). Proses “Menangani Peminjaman Buku” menghasilkan output berupa informasi buku apa saja yang dipinjam, tanggal pinjam buku, dan kapan anggota harus mengembalikan buku yang dipinjamnya (Waktu Pengembalian).



Proses “Menangani Pengembalian Buku” memiliki output yaitu informasi pengembalian buku yang terhubung dengan data peminjaman. Keluarannya juga berupa denda apabila anggota mengembalikan buku yang dipinjamnya melebihi waktu yang telah ditentukan oleh perpustakaan, yaitu selama 7 hari dari waktu peminjaman (1 Minggu). Proses “Menampilkan



Laporan



Peminjaman



dan



Pengembalian” menghasilkan output berupa laporan peminjaman dan laporan pengembalian buku di Perpustakaan sesuai dengan periode yang diinputkan (Bulan/Tahun). 3.2 Kebutuhan Antarmuka Eksternal 3.2.1 Antarmuka Pengguna Perangkat lunak untuk perpustakaan ini dibuat dengan menggunakan Aplikasi Web, untuk pengolahan User Interface digunakan aplikasi Dream Weaver. Dimana tampilan web didesain menggunakan template yang ada. Perangkat lunak untuk layanan dalam perpustakaan ini dilengkapi dengan menu untuk pengaksesan berbagai fungsi yang disediakan. Interaksi antara pengguna dan perangkat lunak dilakukan dengan menggunakan keyboard dan mouse (misalnya pengaksesan menu). 3.2.2



Antarmuka Perangkat Keras Perangkat keras yang dapat digunakan dalam perangkat lunak yang dibuat adalah : 3.2.2.1 Personal Komputer (PC) 3.2.2.2 Monitor VGA mempunyai resolusi minimal 800 x 1200 pixel 3.2.2.3 Keyboard dan mouse untuk melakukan kegiatan user 3.2.2.4 Internet broadband 3.2.2.5 Semua perangkat keras yang digunakan merupakan perangkat standar dalam sistem komputer serta koneksi internet.



3.2.3



Antarmuka Perangkat Lunak



Perangkat lunak yang dibutuhkan untuk Sistem Informasi Perpustakaan ini antara lain : 3.2.3.1 Sistem Operasi Windows (XP,Vista,Server 2008, 8, 8.1, 10), Linux 3.2.3.2 Untuk pengolahan databse : SQL Server 2014 3.2.3.3 Untuk koneksi database digunakan ADOdB 3.2.4



Antarmuka Komunikasi Proses komunikasi dalam sistem ini menggunakan jaringan lokal, dimana dikontrol oleh komputer server.



3.3 Kebutuhan Performasi Untuk meningkatkan kinerja sistem ini dibutuhkan kriteria spesifikasi ukuran kuantitatif yang harus dipenuhi oleh perangkat lunak. Sistem ini diharapkan dapat membutuhkan waktu yang sedikit dalam menyelsaikan setiap tahapan proses. Semakin sedikit waktu yang dibutuhkan, semakin besar troughput yang dapat dihasilkan. Meningkatnya kecepatan ini diharapkan dapat terjadi disetiap tahapan proses ataupun pekerjaan yang besarnya ini bergantung pada jenis prosesnya. Selain itu sistem diharapkan dapat mengurangi kecurangan oleh user dalam meminjam buku. 3.4 Kendala Desain Dalam pembuatan sistem ini, terdapat kendala-kendala atau hambatan yang menyangkut standar pemenuhan perangkat keras. 3.4.1 Standar Compliance 3.4.1.1 Pemilik sistem dapat merubah file -file ataupun database yang ada 3.4.1.2 User dapat meminjam dan melihat katalog buku melalui jalur 3.4.2



otomatisasi Perangkat Keras Berikut ini adalah standar teknologi informasi yang harus dipenuhi oleh sistem : 3.4.2.1 Sistem Operasi Microsoft Windows yang berlisensi asli



3.4.2.2 Basis Data sebagai media penyimpanan database yang digunakan adalah SQL Server 2014 dan dikoneksikan dengan ADOdB 3.4.2.3 Sistem akan dibangun sebagai dekstop application. Aplikasi ini akan dibangun dengan menggunakan sintaks HTML dengan menggunakan software Macromedia Dreamweaver dan PC dengan harddisk minimal 40GB dan RAM 1GB, kemungkinan untuk spesifikasi ini tidak tersedia di wilayah ini jadi harus memesan ke pusat. 3.4.2.4 Monitor VGA yang dapat menampilkan resolusi minimal 800 x 1200 pixel 3.4.2.5 Keyboard dan mouse untuk melakukan kegiatan user. 3.5 Atribut 3.5.1



Keamanan Sistem Untuk memproteksi perangkat lunak dari akses penggunaan, pengubahan, penghancuran atau pengungkapan (disclosure) yang tidak disengaja atau yang merusak. Kebutuhan yang spesifik termasuk hal-hal berikut : 3.5.1.1 Adanya backup data sehingga data lebi reliable 3.5.1.2 Penyimpanan data log/history 3.5.1.3 Pemberian suatu fungsi ke modul-modul yang berbeda 3.5.1.4 Pembatasan komunikasi terhadap suatu area tertentu dalan



3.5.2



program 3.5.1.5 Pemeriksaan integritas data untuk peubah-peubah kritis Pemeliharaan Adanya pemeliharaan dan pengecekan berkala yang akan dilakukan terhadap program yang berjalan ataupun pengecekan baik terhadap perangkat lunak itu sendiri ataupun hardware yang digunakan. Untuk pemeliharaan tiap harinya, sistem ini dilengkapi antivirus sehingga meminimalkan kerusakan pada sistem serta terdapat backup data untuk mencegah hal – hal tidak terduga yang



tidak diinginkan. 3.6 Kebutuhan Lain



3.6.1



Database Database yang terdapat dalam sistem informasi perpustakaan ini terdiri dari : 3.6.1.1 Jumlah buku yang terdapat pada perpustakaan 3.6.1.2 Informasi detail dari setiap buku yang ada (nama pengarang, penerbit, dll) 3.6.1.3 Jumlah dan data member perpustakaan 3.6.1.4 Waktu aktif sistem 3.6.1.5 Status buku (sedang dipinjam atau tidak) 3.6.1.6 Sistem perhitungan denda pada pengembalian buku yang



3.6.2



terlambat Pengoprasian Perangkat lunak dapat dijalankan di PC atau Laptop manapun yang



3.6.3



terhubung dengan internet. Penyesuaian Tempat Penggunaan database SQL Server 2014 untuk menyimpan data-data, baik data anggota, data peminjaman, data pengembalian dan persediaan semuanya diletakkan pada hardware masing-masing setiap bagian petugas.