Studi Kasus Leo [PDF]

Citation preview

STUDI KASUS LEO’S FOUR-PLEX THEATER



Review Kasus Leo Four-Plex Theater merupakan sebuah bioskop di kota kecil, Texas bagian barat. Leo Four-Plex Theater memiliki bebrapa masalah kontrol melalui temuan Park Cockerill, seorang profesor akuntansi di sebuah perguruan tinggi di kota yang diminta Leo untuk mempelajari situasi dan memberikan saran. Penemuan Park diantaranya: 1. Cash yang dihitung dan dibandingkan dengan total tiket yang terjual setiap hari jumlahnya berbeda. Hampir selalu penghitungan mengungkapkan kas kurang dari jumlah yang seharusnya dikumpulkan. 2. Petugas bagian penyegaran menggratiskan teman-teman mereka yang belum membeli tiket. 3. Petugas di pintu putar tidak memeriksa tiket dengan hati-hati karena tiket dengan tanggal dan warna yang berbeda masuk ke kotak stub yang salah. Selain itu jumlah tiket yang dijual atau dimasukkan ke dalam kotak stub tidak sama dengan jumlah pelanggan memasuki dan meninggalkan teater. 4. Dua bukti masalah-tiket yang saling berhubungan spesifik. Pertama, di setiap kotak, ia menemukan beberapa tiket dengan warna yang salah atau/dan beberapa tiket dengan tanggal yang salah. Dan kedua, ia menemukan beberapa orang bebas melewati petugas tiket dengan tiket bertanda tangan Bill Reilly. Bill menjelaskan hal tersebut digunakan untuk "tujuan pemasaran."



Analisis Kasus Berdasarkan pengamatan Park, perusahaan Leo Four-Plex Theater memiliki kelemahan dalam sistem pengendalian. Hal tersebut terdiri dari: 1. Budaya perusahaan , 2. Etika , 3. Kualitas orang-orang untuk dipekerjakan , 4. Bagaimana perusahaan dikendalikan .



Pengendalian teater lemah, yaitu dalam beberapa hal sebagai berikut: 1. Pelaksanaan tugas, diantaranya: a. Gagal mengumpulkan uang dari teman yang dikenal b.Gagal untuk mengidentifikasi tiket dengan hati-hati, baik dari segi tangal atau warna tiket. 2. Penyalahgunakan kekuasaan dan kewenangan yang diberikan a. Memberikan tiket gratis kepada pelanggan bahwa dia suka dengan menandatangani pada tiket b.Tidak melakukan pengawasan apapun pada karyawannya 3. Tidak ada pemisahan tugas. Orang yang melaksanakan proses penjualan juga orang yang mengumpulkan uang tunai.



Masalah yang Dihadapi 1. Perbedaan dalam jumlah kas loket penjualan tiket. 2. Para karyawan yang bekerja di penyegaran berdiri kadang-kadang tidak mengumpulkan uang tunai dari pelanggan atau tidak mendaftarkan dijual di kasir. Karyawan yang bertugas kurang memahami dan kesulitan dalam mengoperasikan mesin cash register. 3. Jumlah tiket dijual atau dimasukkan ke dalam kotak stub tidak sama dengan jumlah pelanggan memasuki dan meninggalkan teater. Hal ini tampaknya disebabkan oleh tiga faktor: a. Petugas di pintu putar tidak memeriksa tiket cukup hati-hati karena tiket dengan tanggal dan warna yang tidak sesuai masuk ke kotak stub. b. Bill Reilly, selaku manajer, memberikan tiket gratis yang menyertakan tanda tangannya dengan jumlah yang besar. c. Petugas memberikan bagian gratis untuk teman-teman mereka yang belum membeli tiket. Pemecahan Masalah 1. Membuat kode etik untuk perusahaan dan membuat prinsip-prinsip dasar bagi karyawan. Dimana hal tersebut memberikan pengaruh yang kuat pada kinerja perusahaan. Misalnya hal tersebut dicetak dalam bentuk poster yang tergantung di dinding perusahaan. Selain itu perlu dilakukan pelatihan dan sesi diskusi dengan karyawan untuk memastikan bahwa setiap orang memahami kode etik dan prinsip-prinsip tersebut. 2. Bill Reilly membuat kebijakan untuk tidak memberikan terlalu banyak gratis tiket. Karena perusahaan tidak mendapatkan keuntungan dari terlalu banyak tiket gratis yang dia berikan. Dia harus memberikan contoh kepada karyawan



untuk bertindak dengan cara yang tepat dan meningkatkan integritas mereka dalam melakukan pekerjaan. 3. Pemberian reward dan phunismen kepada karyawan maupun manajer. Misalnya memberikan bonus, ketika penghitungan tiket dan kas selalu tepat. Memberikan hukuman, misalnya jumlah yang hilang dari kas setiap bulan mendapat diambil dari gaji karyawan. 4. Pemisahan tugas. Dimana bagian kasir dan bagian keuangan dilakukan oleh orang yang berbeda.



STUDI KASUS PRIVATE FITNESS INC. Review Kasus: Private Fitness merupakan klub kesehatan yang terletak di Rancho Palos Verdes, California. Klub menawarkan pelatihan kebugaran pribadi dan kelas kebugaran, seperti aerobik, spinning, body sculpting, air boxing, kickboxing, hip hop, step and pump, dynamic stretch, pilates dan yoga. Rosemary merupakan pemilik dari klub tersebut, sebelumnya dia adalah seorang instruktur kebugaran dan telah memenangkan berbagai kompetisi. Rosemary menyewa Kate Hoffman yang merupakan teman dekatnya sebagai manajer bisnis sekaligus instrukktur kebugaran. Kate bertugas sebagai manajer termasuk menjalankan pemasaran, pencatatan, penjadwalan janji, dan lainnya. Secara bertahap Rosemary menyadari bahwa Kate telah menggelapkan sejumlah uang milik klub, dan mencuri klien milik klub dengan membuka pelatihan sendiri atas namanya. Dengan begitu Rosemary memeriksa apakah benar, dan memang tidak ada pendapatan masuk karena bayaran dari klien tersebut masuk langsung ke rekering Kate. Kemudain Kate mengakui kesalahannya dan berjanji untuk tidak mengulanginya lagi. Dalam kasus ini Rosemary mendapatkan dua masalah, pertama apakah dia harus tetap mempertahankan Kate sebagai manajer bisnisnya atau memecatnya dan mengganti yang baru?, kedua kontrol atau prosedur seperti apa yang mungkin bisa digunakan untuk menjaga asset-asetnya? Sehingga bisa memastikan bahwa setiap pendapatan masuk dapat diterima.



Analisis Kasus: Berdasarkan kasus diatas, kelemahan sistem pengendalian pada Private Fitness sebagai berikut: 1. Kontrol yang dilakukan oleh pemilik yang kurang 2. Tidak adanya pemisahan jabatan antara penerima uang dengan bagian pencatatan Masalah yang dihadapi: 1. Pemilik tidak ingin masuk dalam manajemen 2. Keputusan untuk memecat Kate atau mempertahankannya 3. Merekrut tenaga baru sebagai instruktur atau non-instruktur untuk menduduki jabatan manajer 4. Prosedur dan kontrol yang harus dilakukan dalam upaya menjaga asset klub Pemecahan Masalah: Pertama Rosemary harus menentukan apakah akan memecat Kate atau tetap mempertahankannya. Dalam hal ini Kate merupakan seorang instruktur yang berharga dan seorang teman, keputusan untuk memecatnya mungkin kurang tepat dan terlalu cepat dalam memutuskan, akan lebih baik jika Kate tetap dipertahankan namun hanya ditugaskan sebagai seorang instruktur, sehingga kewenangannya hanya sebatas melatih klien dan memberinya sebuah hukuman seperti pengurangan gaji atau bonus. Kemudian Rosemary harus mencari orang lain untuk menduduki posisi manajer yang lebih dipercaya dan kompeten. Untuk menjaga agar tidak terjadi kecurangan atau pencurian asset, Rosemary bisa memisahkan jabatan antara manajer operasional dengan manajer keuangan. Sehingga kegiantan pemasaran dan penerimaan uang dilakukan oleh orang berbeda, yang kemudian akan lebih mudah untuk dikontrol jika terjadi kecurangan. Kemudian sistem penerimaan uang dari klien paling tidak harus langsung disetor ke bank yang kemudian bisa dicek oleh Rosemary. Tugas tersebut bisa



diserahkan kepada manajer operasional yang kemudian dibukukan oleh manajer keuangan yang selanjutnya laporannya dikirim kepada Rosemary tiap periode. Dengan begitu Rosemary bisa mengecek dan membandingkan catantan dengan penerimaan di Bank. Disamping itu harus ada salah seorang yang menjadi kepala instruktur. Prosedur kontrol yang dilakukan misalnya ketika ada klien yang mendaftar kemudian dicatat oleh kepala instruktur yang kemudian diteruskan kepada manajer operasional yang selajutnya akan dikirimkan ke Rosemary. Data mengenai klien, mulai dari jumlah klien, daftar pelatihan, hingga pembayaran harus diteruskan ke Rosemary. Ketika terjadi pembayaran oleh klien, akan diterima manajer operasional dan dicatatat oleh manajer keuangan. Manaejer operasional menyetor uang tersebut ke bank dalam jangka waktu tertentu. Dan manajer keuangan menyusun laporan serta membentuk kas kecil untuk keperluan operasional. Laporan yang dibuat manajer keuangan kemudian diteruskan ke Rosemary dan selanjutnya bisa dibandingkan antara laporan dengan kas masuk. Dengan begitu jika terjadi pencurian asset akan terlihat dari laporan yang tidak sama dengan kas masuk. Jika terjadi kerja sama antara kedua manajer, Rosemary bisa mengeceknya dengan melihat jumlah klien yang ada dan pendapatan yang diterima, jika pendapatan kurang maka bisa dicek apakah memang klien belum membayar atau memang terjadi pencurian asset.



STUDI KASUS ATLANTA HOME LOAN Latar Belakang Pada akhir 2002, Albert Fiorini yang selanjutnya akan disebut Al, merasa semakin depresi dan frustasi. Pada september 2002 Al meninggalkan perusahaannya yaitu Atlanta Home Loan untuk mendapatkan gelar MBA di California dan mengutus salah satu karyawannya sekaligus partnernya yaitu Wilbur untuk menjalankan perusahaan. Namun ternyata hal yang tak disangka sangka terjadi, wilbur dan karyawan-karyawannya membuat skema untuk mengambil alih perusahaannya, Al yang jauh dari perusahaan tidak dapat menghentikan mereka untuk mengambil alih perusahaan tersebut. Al berfikir apa yang salah dari semua ini dan dia harus melakukan sesuatu untuk mencegah ini terjadi lagi. Rumusan Masalah Dari uraian di atas timbul beberapa pokok permasalahan berkaitan dengan Sistem Pengendalian Manajemen, yaitu: Bagaimana pengendalian yang akan ditempuh oleh Albert Fiorini untuk dapat mengatasi permasalahan yang ada pada perusahaannya yaitu Atlanta Home Loan. Tujuan Penulisan Tujuan dari penulisan makalah ini yaitu sebagai berikut: Dapat mengetahui penyebab masalah dari kasus Atalanta Home Loan dan mengetahui bagaimana kontrol pada perusahaan tersebut. Untuk memenuhi tugas dari mata kuliah Sistem Pengendalian Manajemen dan meningkatkan pemahaman dan kemampuan kami dalam menganilisis sebuah studi kasus. PEMBAHASAN Studi Kasus Atlanta Hoam Loan Atlanta Home Loan (AHL) adalah perusahaan pinjaman dan perusahaan pembiayaan yang berada di Atlanta, Georgia. Albert (Al) Fiorini mendirikan perusahaan pada bulan April 2002 dengan nilai investasi sekitar $40.000. Dia memulai



mengoperasikan usahanya di rumahnya. Al juga mempunyai banyak pengalaman dalam usaha atau bisnis pemberian pinjaman hipotek, dia pun pernah menjabar sebagai presiden dalam salah satu perusahaan dalam bidang yang sama. Dibawah arahnnya Al, AHL tumbuh pesat pada kuartal pertama operasi. Pada musim panas 2002 sudah ada delapan petugas pinjaman yang semuanya bekerja di AHL. Joe Anastasia adalah salah satu dari karyawan AHL. Meskipun Al mengenalnya hanya sekitar dua bulan, awalnya penilaian tentang Joe cukup menguntungkan. Al melihat bahwa Joe mempunyai pengetahuan yang cukup dalam industri ini, bahkan dalam surat lamarannya dikatakan bahwa Joe adalah orang yang dapat jujur dan dapat diandalkan, sehingga membuat Al terkesan pada Joe meskipun cukup singkat bagi Al untuk mengenal Joe. Pada Juli 2002, Al dan Joe mencapai kesepakatan kemitraan. Joe akan menginvestasikan $8.400 yang digunakan untuk menyewa sebuah kantor dan untuk membeli beberapa peralatan kantor. Joe dan Al akan berbagi keuntungan yang sama. Namun, Joe menunjukkan sikap buruk untuk Al ketika Joe tidak muncul untuk pertemuan dengan pemilik baru dan AL tidak dapat menemukannya selama dua hari. Al tidak nyaman dengan Joe sehingga ia membuat kesepakatan untuk mengakhiri kesepakatan bisnis mereka tapi karena Al perlu pergi ke Los Angeles sehingga ia putus asa untuk menemukan seseorang dalm menjalankan perusahaannya, Joe meminta maaf kepada Al dan berjanji tidak akan mengulangi kesalahannya lagi. Al memberikan satu kesempatan untuk Joe. Jadi Al dan Joe kembali membuat perjanjian. Pada saat Al pergi ke Los Angeles paa agustus 2002, AHL mempunyai 90 aliran pinjaman yang merupakan pendapatan potensial sejumlah $300.000. mesikpun Al jauh dari AHL, Al tetap mengamati AHL dan ternyata Joe pergi ke kantor hanya empat kali dalam seminggu dan Joe mengambil dokumen pinjaman perusahaan dan tidak mengembalikannya dalam 3 hari. Pada bulan September 2002, Al membuat perjanjian baru dengan Wilbur Washington yang diperkenalkan oleh Joe beberapa bulan sebelumnya karena AL tidak bisa mempecayai Joe lagi. Wilbur memiliki banyak pengalaman di bidang



perbankan hipotek dan cukup baik dalam marketing sehingga Al menandatangani kemitraan tertulis dan perjanjian lisensi dengan Wilbur. Wilbur menginkan wewenang dalam menandatangani cek atas rekening bank utama AHL, namun Al menolak karena ia masih mempercayai Letitia Johnson (manajer kantor) dalam mengotorisasi cek. Setelah sebulan, ketika Joe menemukan apa yang terjadi –bahwa ia bukan lagi partner Al- ia ingin investasinya sebesar $ 8.400 kembali tapi Al menolak sampai Joe mengembalikan semua dokumen penting AHL . Pada akhir September, Wilbur menyewa prosesor baru tapi Al berpendapat bahwa prosesor untuk rasio pinjaman petugas terlalu tinggi tapi Wilbur marah dan ingin melakukan pekerjaan sendiri tanpa Al. Pada saat yang sama Wilbur mengambil alih operasional AHL, Al memutuskan untuk tidak percaya Wilbur dan meminta seorang teman untuk bertindak sebagai agen untuk memecat semua karyawannya di AHL tetapi semua karyawannya menolak untuk pergi. Al menelepon polisi namun Wilbur mengatakan kepada polisi bahwa dia pemilik AHLsedangkan AL bukan sehingga polisi pergi. Pada tanggal 15 Oktober, Wilbur membuka rekening baru di Citizens Bank & Trust (CBT) atas nama pribadinya. Al menemukan rekening bank baru tersebut dan menelepon staff bank dan memberitahu kepada manajer bahwa Wilbur telah membuka rekening penipuan dengan CBT. CBT menolak membekukan rekening tersebut atau mengembalikan uang. Kemudian, Al melapor FBI tetapi mereka tidak tertarik dengan kasus ini. Wilbur melakukan renegosiasi sewa dengan pemilik dan menetapkan AHL sebagai perusahaan sendiri. Al menduga bahwa Wilbur telah menggunakan semua cara persuasinya untuk menyesatkan karyawan untuk memutuskan ikatan mereka dengan Al, dan Al kehilangan setidaknya $15.000 dalam biaya lisensi kehilangan perusahaannya. Hingga pada akhirnya, Al terpaksa menjual rumahnya. Saran bagi Al sebagai Pendiri Atlanta Home Loan Albert (Al) Fiorini harus terus menjalankan usahanya pada AHL. Dia harus berjuang untuk mendaptkan kembali kendali



atas AHL mungkin hanya sekitar $25.000 nilai investasinya yang masih ada. Al dapat menerapkan unsur-unsur kontrol pada AHL dalam empat langkah, yaitu: 1. Al harus mendefinisikan dimensi dimensi perusahaan. Ia harus mendefinisikan dimensi kinerja secara benar karena ini sangat penting untuk menetapkan tujuan perusahaan . Dalam hal ini Al harus mendefinisikan dimensi AHL untuk hasil yang diinginkan seperti untuk keuntungan, kepuasan pelanggan atau cacat produk. Dimensi ini akan membantu perusahaan dalam mencapai target perusahaan. 2. Mengukur kinerja dari dimensi-dimensi tersebut. Unsur pengukuran yang melibatkan pengangkaan ke obyek (kuantitas), adalah elemen penting dari sebuah sistem kontrol hasil. Al akan mengukur kinerja perusahaan setelah mendefinisikan dielemen pertama. Mungkin banyak hasil pengukuran yang berbeda- beda yang dapat dikaitkan dengan imbalan. Al dapat menghitung keuangan seperti pendapatan bersih, laba per saham dan laba atas asetatau dalam ukuran non keuangan seperti pangsa pasar, pertumbuhan, kepuasan pelanggan dan pencapaian tepat waktu tugas-tugas tertentu. Selain itu, Al dapat menggunakan pengukuran yang melibatkan penilaian subyektif. Misalnya evaluator mungkin diminta untuk menilai apakah manager adalah menjadi pemain tim atau mengembangkan karyawan secara efektif dan untuk memahami penilaian pada skala, pengukuran ordinal mentah. 3. Menetapkan target kinerja bagi karyawan untuk berusaha lebih. Target-target kinerja atau standar yang lain adalah hasil lain yang penting dari elemen sistem pengendalian. Dalam sistem pengendalian, sasaran harus ditentukan untuk dimensi dari setiap kinerja yang diukur. Dalam hal ini Al dapat memilih dua cara yang dapat mempengaruhi perilaku. Pertama, mendorong tindakan dengan menanamkan kesadaran kepada setiap pegawainya untuk berjuang tetapi kebanyakan orang lebih memilih untuk diberikan target tertentu untuk dicapai, atau yang kedua, AL dapat memungkinkan karyawannya untuk menafsirkan kinerja



mereka sendiri, sehingga Al dapat menjalankan bisnis nya dengan menetapkan target kinerja bagi karyawan untuk mencapainya. 4. Memberikan penghargaan untuk memberikan semangat kepada karyawan. Penghargaan termasuk dalam kontrak insentif yang berupa kenaikan gaji, bonus, promosi, keamanan kerja, penugasan kerja, kesempatan pelatihan, kebebasan, pengakuan dan kekuasaan. Al dapat menghargai karyawan dengan apa yang karyawan anggap penting sebagai usaha dalam menghargai mereka dari upaya yang mereka berikan kepada perusahaan. Dan juga menjadi tegas apabila karyawannya melakukan kesalahan. Selain dari unsur-unsur kontrol yang dibahas diatas, Al harus mengambil pengendalian tindakan sebagai bentuk yang paling langsung dari pengendalian manajemen karena pengendalian tindakan melibatkan pengambilan langkah-langkah untuk memastikan bahwa karyawan bertindak dalam kepentingan terbaik organisasi dengan membuat tindakan mereka sendiri fokus pada pengendalian. Pengendalian tindakan terdiri dari empat bentuk dasar. Bentuk yang pertama adalah behavioural constraints. Ini merupakan bentuk negatif dari pengendalian tindakan. Mereka membuat sesuatu menjadi lebih sulit bagi karyawan untuk melakukan hal-hal yang seharusnya tidak boleh dilakukan. Dalam kasus ini, constraint dapat diterapkan secara fisik atau administratif. Sebagai contoh, AI menggunakan beberapa bentuk dari kendala fisik seperti password komputer dan kunci meja. Jadi tidak semua orang dapat mengakses area yang bernilai tersebut tanpa sepengetahuan dari AI. Untuk kendala administratif juga dapat digunakan untuk menempatkan batas pada kemampuan karyawan untuk melakukan seluruh atau sebagian dari tindakan tertentu. Dengan menggunakan constraint ini, AI dapat melakukan pembatasan dalam pengambilan keputusan kewenangan untuk karyawannya sehingga mereka tidak bisa mengambil tindakan untuk keuntungan mereka sendiri .Selanjutnya me-review pra tindakan yang melibatkan pengawasan dari rencana aksi karyawan yang dikendalikan. Pengulas dapat menyetujui atau menolak tindakan



yang diusulkan, meminta modifikasi atau meminta lebih banyak rencana yang telah disusun secara seksama sebelum memberikan persetujuan akhir. Di AHL, Al dapat membentuk ulasan pra tindakan selama proses perencanaan dan penganggaran yang ditandai dengan beberapa tingkat ulasan tentang tindakan yang direncanakan dan anggaran di tingkat organisasi yang lebih tinggi. Selanjutnya bentuk dasar dalam pengendalian tindakan adalah akuntabilitas tindakan. Bentuk ini melibatkan pemegangan tanggung jawab karyawan atas tindakan yang mereka ambil. Implementasi dari akuntabilitas tindakan memerlukan penjelasan tindakan apa yang dapat diterima atau tidak dapat diterima, pengkomunikasian penjelasan tersebut kepada karyawan, pengawasan terhadap apa yang terjadi, dan pemberian reward atau hukuman atas tindakan karyawan. Al dapat mengambil pengendalian tindakan kepada karyawan dari empat implementasi. Al mungkin perlu berkomunikasi dengan karyawannya secara tertulis ataupun sosial. Komunikasi dengan cara tertulis berisi penggunaan aturan kerja, kebijakan dan prosedur, kontrak provisi dan kode etik perusahaan. Tindakan yang diinginkan tidak perlu dikomunikasikan secara tertulis namun dapat dikomunikasian secara langsung dalam rapat atau secara privat dengan karyawannya. Tindakan karyawan dapat diamati secara langsung dan berkelanjutan selama dilakukan oleh supervisor. Selain itu, Al juga dapat melacak dengan memeriksa bukti dari tindakan yang dilakukan seperti activity report atau expense documentation. Akuntabilitas tindakan biasanya diimplementasikan dengan penguatan negatif. Dengan begitu, AI mungkin dapat lebih sering dikaitkan dengan punishment daripada reward kepada karyawannya. Terakhir adalah redundansi dimana meliputi menugaskan lebih banyak karyawan (atau mesin) untuk sebuah tugas dan memiliki karyawan (atau mesin) yang berperan sebagai karyawan cadangan (back up employee) juga merupakan hal yang penting, ini dapat dianggap sebagai kontrol tindakan karena menambah probabilitas bahwa sebuah tugas dapat diselesaikan dengan baik. Untuk AHL, Al dapat menambah lebih banyak komputer cadangan untuk kegiatan operasi



bisnisnya yang dimana dijalankan menggunakan telemarketer atau telemarketing karena pekerjaannya



dapat



dikerjakan



dari



rumah



masing-masing



menggunakan



sistem



telekomunikasi.



STUDI KASUS WONG’S PHARMACY



1. SDM seharusnya tidaklah keluarga, semestinya manajer harus independen. 2. Strategi perusahaan harus sesuai dengan tujuan perusahaan apabila keuntungan dan penjualan menurun, berarti meneger mempunyai inisiatif yang baru (pengendalian interaktif). 3. Proses pengendalian menejemen harus memfokuskan pelaksanaan strategi. 4. Visi misi perusahaan kurang jelas.