![SYAIFUL - AHDAN - PENDISTRIBUSIAN Workflow Process [PDF]](https://pdfs.asia/img/200x200/syaiful-ahdan-pendistribusian-workflow-process.jpg)
5 0 819 KB
PENDISTRIBUSIAN TUGAS DALAM KEGIATAN PROSES BISNIS DENGAN MENGGUNAKAN APLIKASI WORKFLOW PERENCANAAN SUMBER DAYA ENTERPRISE
OLEH : SYAIFUL AHDAN NIM : 23215032
PROGRAM STUDI TEKNIK ELEKTRO SEKOLAH TEKNIK ELEKTRO DAN INFORMATIKA INSTITUT TEKNOLOGI BANDUNG 2015
SYAIFUL AHDAN/23215032
1
KATA PENGANTAR
Puji dan syukur penulis panjatkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa, karena atas rahmat dan Karunia-Nya penulis dapat menyusun makalah yang berjudul “Pendistribusian Tugas Dalam Kegiatan Proses Bisnis Dengan Menggunakan Aplikasi Workflow”. ”Pada kesempatan ini, penulis dengan penuh kerendahan hati mengucapkan rasa hormat dan terima kasih kepada Dosen Mata Kuliah Perencanaan Sumber Daya Enterprise, Bapak . Hamonangan Situmorang, S.T., M.T , serta kepada Teman-teman Seperjuangan di Magister Telematika dan Jaringan 2015 yang selalu mendukung dan membantu penulis dalam pembuatan makalah ini. Penulis berusaha keras agar pembuatan makalah ini dapat menambah pengetahuan dan menjadi salah satu sumber referensi bacaan yang bermanfaat bagi para pembaca. Akhir kata, perkenankan penulis mengutip pepatah lama yang berbunyi “Tiada gading yang tak retak”. Penulis hanya manusia biasa yang menyadari sepenuhnya bahwa penulisan makalah ini jauh dari sempurna dan untuk itu penulis mohon maaf atas segala kekurangan yang ada. Penulis selalu terbuka untuk subyektif mungkin terhadap segala kritik serta saran yang membangun guna perbaikan makalah ini.
Bandung, 21 November 2015
Syaiful Ahdan
STEI/Teknik Elektro/Teknik Telematika dan Jaringan Telekomunikasi/ Perencanaan Sumber Daya Enterprise
SYAIFUL AHDAN/23215032
2
DAFTAR ISI KATA PENGANTAR DAFTAR ISI BAB I PENDAHULUAN 1.1
Latar Belakang Penulisan ------------------------------------------------ 3
1.2
Rumusan Masalah --------------------------------------------------------- 4
1.3
Tujuan Penulisan ---------------------------------------------------------- 4
BAB II PEMBAHASAN 2.1 Pengenalan Workflow -------------------------------------------------------- 5 2.1 Definisi Workflow ------------------------------------------------------------- 5 2.2 Definisi Sistem Manajemen Workflow ------------------------------------ 5 2.3 Mengapa menggunakawan Workflow ------------------------------------- 5 2.4 Pengenalan Workflow -------------------------------------------------------- 6 2.4.1
Perbedaan Aplikasi Workflow Dengan Workflow Engine ------ 8
2.4.2
Aplikasi Workflow ----------------------------------------------------- 8
2.5 Workflow Engine -------------------------------------------------------------- 9 2.5.1
Kegunaan Workflow Engine ----------------------------------------- 10
2.5.2
Komponen Workflow Engine ---------------------------------------- 11
2.5.3
Fitur pada Workflow Engine --------------------------------------- 12
2.6 Contoh Workflow Engine -------------------------------------------------------- 12 2.6.1
Pentingnya Workflow Engine --------------------------------------- 12
2.6.2
Free Workflow Engine ----------------------------------------------- 13
BAB III PENUTUP 3.1 Kesimpulan -------------------------------------------------------------------------- 19 3.2 Saran ---------------------------------------------------------------------------------- 19 REFERENSI
STEI/Teknik Elektro/Teknik Telematika dan Jaringan Telekomunikasi/ Perencanaan Sumber Daya Enterprise
SYAIFUL AHDAN/23215032
3
BAB I PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Penulisan Dalam pencapaian hasil yang di harapkan oleh perusahaan-perusahaan yakni kesuksesan dalam bisnisnya dan pertahanan yang kuat untuk tetap berdiri di tengahtengah persaingan atas pasar dan pelanggan disertai dengan kekuatan atas produk atau jasa yang dikenalkan oleh perusahaan tersebut, sangat dibutuhkannya yang namanya penciptaan, pengontrollan, perubahan, perubahan dan perbaikan atas bentuk strategi bisnis yang di jalankan sehingga menjadi lebih mudah dan fleksibel. Dikarenakan masih banyaknya perusahaan-perusahaan yang masih menggunakan otomasi secara manual dan sebagian persuhaan lainnya masih menggunakan otamasi secara parsial. Business Process Management di harapakan dapat mengatasi masalah tersebut. Sebagai jalan untuk menciptakan suatu kondisi dimana otomasi suatu bisnis dapat dilakukan secara cepat terhadap perubahan kondisi bisnis yang akan terwujud. Business Process Management atau BPM sendiri mendukung yang namanya lifecycle dan bersifat loop tertutup yang memungkinkan pembangunan sistem yang lebih efisien dan efektif. Bentuk kegiatan perubahan, penciptaan, pengontrollan, perubahan, dan perbaikan adalah merupakan proses bisnis yang dijalankan oleh perusahaan Proses bisnis adalah merupakan kunci utama yang di perlukan untuk menjalan suatu perusahaan dalam pencapaiannya untuk menuju kesuksesan dan bertahan di tengah persaingan pasar. Proses bisnis tersebut tidaklah dijalankan secara brutal atau secara berantakan. Karena itulah di perlukannya suatu managemant di dalamnya. Bagaimana memanagement proses bisnis yang ada di perusahaan kita. Namun kenyataannya tidak semua perusahaan yang mengerti dan mampu untuk mengontrol proses bisnis yang di milikinya. Mungkin pihak management telah berhasil untuk membuat dan membentuk proses bisnis yang idel yang dapat di jalankan, tetapi kenyataan yang terjadi di lapangan tidak seperti yang di harapkan dan sesuai dengan yang telah di bentuk oleh pihak management. Pengelolaan proses bisnis yang baik akan mencitakan suatu peluang bagi perusahaan. Dalam pelaksanaan proses bisnis kadang terjadi stagnasi, redudansi, ketidakefisienan, dan kesalahan-kesalahan lainnya yang tidak dapat di antisipasi sebelumnya. Kegiatan bisnis yang dimana contohnya ialah pengadaan produk, pengadaan suplly, perekrutan karyawan, dan lain-lainny, jika tidak STEI/Teknik Elektro/Teknik Telematika dan Jaringan Telekomunikasi/ Perencanaan Sumber Daya Enterprise
SYAIFUL AHDAN/23215032
4
di jalankan sesuai dengan management yang baik dan yang telah di bentuk agar kegiatannya berjalan dengan efisien dan efektif akan menjadi penghalang bagi perusahaan untuk mencapai tujuan inti perusahaan tersebut.
Penggunaan Sistem Manajemen Workflow memungkinkan perusahaan dapat mencapai efisiensi dan efektifitas operational perusahaan yang dapat meningkatkan produktifitas perusahaan. Tujuan dari Workflow adalah memberikan perbaikan secara berkala dari proses bisnis yang ada, dengan proses perbaikan
bisnis secara
secara keselumhan.
kata lain, Walaupun
Worliflow tidak merubah Worliflow
menjalankan
berkala, hal tersebut efektif untuk meningkatkan efisiensi
pemisahaan.
1.2 Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang yang telah dijabarkan di atas, maka dapat disusun rumusan masalah sebagai berikut: 1. Apa itu Workflow 2. Perbedaan Antara Aplikasi Workflow dan Engine Workflow 3. Contoh Aplikasi Workflow Engine berbasis Opensouce
1.3 Tujuan Penulisan Berdasarkan masalah-masalah yang telah dirumuskan di atas, maka tujuan penulisan makalah ini adalah sebagai berikut: 1.
Untuk mengetahui pengertian Workflow
2.
Untuk mengetahui manfaat penggunaan Aplikasi Workflow dan Workflow Engine
3.
Untuk mengetahui cara kerja Workflow
STEI/Teknik Elektro/Teknik Telematika dan Jaringan Telekomunikasi/ Perencanaan Sumber Daya Enterprise
SYAIFUL AHDAN/23215032
5
BAB II PEMBAHASAN
2.1 Definisi Workflow Menurut WFMC (Worliflow Management Coalition), yang merupakan perintis standarisasi
pembentukan Worliflow; Worliflow didefinisikan sebagai
berikut: "77ze automation of business process, in a whole or part, during which document, information or tasks are passed from one participant to another jiJr action, according to a set of procedural rules"
2.2 Definisi Sistem Manajemen Workflow
Sedangkan System
Workflow menurut
Manajemen
Manageme/11 Coalition), dalam
salah
satu
WI;MC (Worliflow
whitepaper-nya yang
berjudul
"WFMC Whitepaper: Catalyst for Radical Change" didefinisikan sebagai : "A .1ystem that defines, creates and manages the execution of Worliflow through the use ofsofiware, running on one or more Workflow engine, which is able to intrepret the process definition, interact with Worliflow participant and, where required, invoke appropriate IT tools and applications".
2.3 Mengapa menggunakan Workflow Workflow Managemen merupakan
teknologi yang semakin
banyak digunakan
dalam berbagai industri. Karakteristik utamanya adalah otomatisasi proses termasuk didalamnya
kombinasi antara pekeija dan aktivitas berbasis mesin, terutama
yang berinteraksi dengan
aplikasi
dan
perangkat
IT. Meskipun
Workflow
Management sering digunakan untuk operational intensif seperti perusahaan asuransi, perbankan, hukum dan administrasi umum, Workflow
Management juga dapat
diaplikasikan untuk beberapa kelas industri dan aplikasi manufaktur.
STEI/Teknik Elektro/Teknik Telematika dan Jaringan Telekomunikasi/ Perencanaan Sumber Daya Enterprise
SYAIFUL AHDAN/23215032
2.4 Pengenalan Workflow Aplikasi Workflow adalah sebuah software yang digunakan untuk menjalankan suatu proses bisnis secara elektronik, dimana didalamnya terdapat proses/fungsi menjalankan tugas-tugas ke bagian-bagian terkait untuk dikerjakan. Secara garis besar dalam workflow terdapat:
1. Tugas atau tugas-tugas 2. Fungsi menjalankan atau mendistribusikan tugas atau tugas-tugas 3. Ke bagian-bagian terkait untuk dikerjakan/diselesaikan 4. Mengikuti alur kerja atau bisnis proses yang sudah ditentukan sebelumnya Apa itu tugas atau tugas-tugas, Tugas adalah pekerjaan yang akan diserahkan kepada bagian terkait untuk dikerjakan/diselesaikan mengikuti proses bisnis yang sudah ada. Tugas disini bisa berupa pekerjaan didalam aplikasi workflow itu sendiri atau berupa pekerjaan diluar sistem (di sistem lain atau pekerjaan manual). Sebagai Contoh nya seperti tugas-tugas yang ada didalam sebuah workflow Pengajuan Cuti: 1. Pengisian formulir permohonan cuti 2. Pengecekan sisa cuti 3. Persetujuan permohonan cuti 4. Pengecekan aturan cuti Dari contoh diatas, tugas yang dilakukan di dalam aplikasi workflow Permohonan Cuti adalah tugas no 1 dan 3, dan yang dilakukan oleh sistem lain adalah tugas no. 2 dan dikerjakan secara manual adalah tugas no. 4.
STEI/Teknik Elektro/Teknik Telematika dan Jaringan Telekomunikasi/ Perencanaan Sumber Daya Enterprise
6
SYAIFUL AHDAN/23215032
Apa itu fungsi menjalankan atau mendistribusikan tugas atau tugas-tugas, Workflow adalah rangkaian tugas-tugas yang dilakukan untuk sebuah tujuan (proses bisnis) dan pada umumnya rangkaian pekerjaan ini melibatkan beberapa pihak. Nah karena melibatkan beberapa pihak, maka salah satu fungsi dari workflow adalah routing atau menjalankan atau mendistribusikan. Apa yang dijalankan, yang dijalankan yaitu tugas-tugas. Kemana dijalankan, tugas tugas dijalankan ke bagian-bagian yang terkait. Bagaimana cara menjalankan, Yaitu melalui aplikasi atau secara elektronik. Yang dimaksud menjalankan disini ada 2 pengertian, yaitu: 1. Menjalankan tugas: memindahkan tugas dari satu bagian ke bagian lain (berupa status dokumen yang berubah dan pemberian hak untuk mengerjakan tugas/memberi tanda kepada bagian yang mendapatkan tugas). 2. Pemberitahuan tugas: bisa berupa email atau sms kepada penerima tugas Apa itu Bagian-bagian terkait, Tugas dalam sebuah proses bisnis sudah diarahkan untuk dikerjakan oleh pihak tertentu sesuai dengan fungsi dan wewenang. Nah bagian disini adalah keterkaitan antara tugas dan fungsi routing yaitu siapa penerima tugas atau tanggungjawab , Kenapa bagian terkait ini mendapat perhatian khusus dalam pembahasan workflow, karena workflow yang baik sudah menyediakan alat bantu untuk mengatur mengarahkan kepada bagian-bagian ini secara fleksible. Yang dimaksud disini mudah dan flexible adalah workflow bisa membantu untuk mencari bagian berdasarkan beberapa hal secara otomatis, seperti struktur organisasi (untuk mendapatkan urutan atasan yang akan menyetujui), kepala dari unit kerja, role untuk melakukan sebuah fungsi. Tanpa ada komponen yang mengatur Bagian-bagian ini, maka aplikasi Workflow akan menjadi rumit. Apa itu alur kerja Alur kerja atau bisnis proses adalah proses keluruhan dari kaitan tugas-tugas untuk sebuah tujuan. Tujuan disini adalah berupa tujuan bisnis (seperti sales order, maintenance support), administrasi (pengajuan cuti, interview), pengontrolan (pembelian, expense claim).
STEI/Teknik Elektro/Teknik Telematika dan Jaringan Telekomunikasi/ Perencanaan Sumber Daya Enterprise
7
SYAIFUL AHDAN/23215032
2.4.1
Perbedaan Dari Aplikasi Workflow Dengan Workflow Engine
Sebuah aplikasi worfklow, dengan arsitektur yang benar, akan memisahkan antara fungsi tugas dan alur kerja dengan komponen lainnya (routing – komponen ke 2 dan bagian – komponen ke 3). Fungsi tugas dan alur kerja adalah merupakan komponen spesifik terhadap sebuah aplikasi workflow. Komponen ini akan berbeda-beda untuk setiap aplikasi workflow. Berbeda dengan 2 komponen lainnya yaitu routing dan bagian, dimana komponen ini bisa dibuat baku karena fungsinya yang baku. Nah kedua komponen ini yang bisa disebut sebagai Workflow Engine.
Tapi dalam banyak kasus, tidak semua aplikasi workflow dapat dipisahkan secara jelas antara aplikasi workflow dan workflow engine. Untuk aplikasi yang demikian bisa dikategorikan sebagai aplikasi workflow yang jelek. Kenapa hal ini bisa disebutkan demikian silahkan baca artikelWorkflow Engine. Dalam artikel tersebut dijelaskan secara mendalam tentang apa itu Workflow Engine, apa saja kegunaan dari Workflow Engine, komponen dalam Workflow Engine dan fitur yang disediakan oleh Workflow Engine. 2.4.2
Aplikasi Workflow
Contoh aplikasi workflow Bisa berupa aplikasi apa saja dengan ruanglingkup sebagai berikut: 1. Ada beberapa tugas, proses yang dikerjakan dalam aplikasi lebih dari 1 tugas, bukan hanya 1 tugas saja. Contoh yang hanya 1 tugas, pengentrian Jurnal Accounting, pengentrial hasil produksi, pengentrial penerimaan Invoice untuk dijadikan A/P. Contoh yang lebih dari 1 tugas, Jurnal Accounting membutuhkan persetujuan oleh unit kerja terkait dan fungsi untuk mengisi pembebanan cost center, Entry hasil produksi dengan persetujuan oleh bagian QC, Pencatatan A/P setelah mendapatkan persetujuan dari penerima barang. Jadi 1 buah bisnis proses bisa jadi sebuah aplikasi workflow atau tidak, tergantung dari proses bisnis-nya. 2. Ada beberapa bagian terkait, 1 proses tapi melibatkan beberapa bagian. Keterlibatan ini bisa berupa alur proses atau hanya sekedar sebuah persetujuan. STEI/Teknik Elektro/Teknik Telematika dan Jaringan Telekomunikasi/ Perencanaan Sumber Daya Enterprise
8
SYAIFUL AHDAN/23215032
2.5 Workflow Engine Apa itu Workflow Engine, apa bedanya Aplikasi Workflow dengan Workflow Engine, apa kegunaan Workflow Engine dan terakhir adalah apa saja komponen dari Workflow Engine. Secara umum aplikasi workflow adalah aplikasi yang didalamnya ada proses routing atau perpindahan dokumen/record dari satu orang atau bagian ke orang atau bagian yang lain. Proses routing ini yang diartikan sebagai workflow. Sebuah aplikasi workflow mengandung 2 bagian besar, yaitu dokumen/record yang dirouting atau dialirkan dan bagian kedua adalah komponen untuk mengalirkan dokumen/record itu sendiri. Komponen untuk mengalirkan dokumen/record ini yang dinamakan Workflow Engine. Semua aplikasi workflow pasti memiliki “workflow engine”, tetapi tidak semua aplikasi workflow membagi 2 bagian ini secara jelas. Aplikasi workflow yang baik adalah aplikasi workflow yang memisahkan 2 komponen tersebut dengan jelas. Artinya urusan routing adalah urusan workflow engine dan urusan dokumen atau record adalah urusan pembuatan form/proses. Sebagai User, pada umumnya, tahunya aplikasi workflow adalah sebuah aplikasi saja karena urusan workflow engine memang adalah urusan Software House atau Developer. Akibatnya sering kali Workflow Engine ini tidak pernah menjadi pertimbangan apapun dalam membangun aplikasi workflow dan bahkan tidak dimasukkan kedalam spesifikasi Software yang akan dibeli. Kenyataannya diawal penggunaan aplikasi workflow memang tidak ada masalah, tapi pada saat mulai masuk ke maintenance, pembuatan aplikasi workflow selanjutnya, perubahan routing barulah muncul masalahnya. Tapi sering kali inipun masih bisa disembunyikan oleh pihak Software House atau Developer dengan tetap melakukan support. Berikutnya yang terjadi adalah User menjadi tergantung pada Software House tersebut, dalam hal ini yang dipermasalahkan adalah ketergantungan untuk hal-hal yang bukan essensial, bukan pada perubahan yang mendasar. Jadi untuk itu pertimbangkanlah dengan
STEI/Teknik Elektro/Teknik Telematika dan Jaringan Telekomunikasi/ Perencanaan Sumber Daya Enterprise
9
SYAIFUL AHDAN/23215032
matang-matang untuk menggunakan Workflow Engine dalam membangun aplikasi workflow. Berikut ini adalah penjelasan terminologi dari dokumen/record dan form/proses untuk memperjelas. Yang dimaksudkan dengan form/proses adalah komponen software berupa coding untuk membuat layar entry/editing data, proses perhitungan, penanganan data/record, pencetakan laporan dan/atau proses otomatisas. Sedangkan yang dimaksud dengan dokumen/record adalah data yang dihasilkan dari form/proses yang biasanya disimpan dalam database. Dokumen/record adalah data yang dialirkan dan form/proses adalah sarana untuk menampilkan kepada user atau melakukan proses perhitungan dari data (dokumen/record). Workflow engine adalah coding atau setting untuk menentukan aliran dokumen/record yang ditampilkan mengunakan form yang merupakan pendefinisian dari bisnis proses.
2.5.1
Kegunaan Workflow Engine
Kegunaan dari Workflow Engine adalah untuk menangani masalah routing secara terpisah dari coding form/proses. Dengan pemisahaan ini maka ada beberapa keuntungan yang akan didapat, yaitu: 1. Mengubah routing tidak berarti mengubah coding. Semua Workflow Engine memiliki setting tersendiri dalam mendefinisikan alirannya. Ada Workflow Engine yang mendesign alirannya menggunakan GUI, seperti membuat workflow di Visio, atau yang hanya menggunakan text saja. Keduanya tidak ada masalah karena perubahan hanya dilakukan di Workflow Engine saja. Adalah sangat baik Workflow Engine yang memiliki GUI untuk mengubah alirannya, atau setidaknya ada tabel yang bisa diubah oleh User dengan sedikit pengetahuan. Sedangkan workflow engine yang jelek atau Aplikasi Workflow tanpa Workflow Engine adalah mengubah routing langsung ke coding. 2. Single Workflow Engine code. Jika aplikasi workflow menggunakan workflow engine, biasanya pada saat akan membangun aplikasi workflow berikutnya, workflow engine ini akan bisa digunakan lagi. Sedangkan aplikasi workflow tanpa STEI/Teknik Elektro/Teknik Telematika dan Jaringan Telekomunikasi/ Perencanaan Sumber Daya Enterprise
10
SYAIFUL AHDAN/23215032
workflow engine akan “membangun ulang atau menggunakan workflow engine dengan coding berbeda” untuk aplikasi workflow yang baru. Akibatnya ada 2 maintenance yaitu maintenance coding form/proses dan masing-masing workflow engine. Dan umunya workflow engine yang ada dalam aplikasi akan banyak bugs karena menyatu dengan form/proses. Sedangakan workflow engine itu biasanaya ibarat black box yang sudah teruji karena secara natural dibuat terpisah dan teruji dipakai dibeberapa aplikasi. 3. Single table routing. Pada penjelasaan berikutnya di komponen workflow, salah satu komponen adalah tabel struktur organisasi. Jika menggunakan workflow engine maka pastinya akan menggunakan 1 struktur organisasi yang sama untuk semua workflow. Jika ada perubahan cukup mengubah 1 table akan berdampak ke semua workflow. 2.5.2
Komponen Workflow Engine
Berikut ini adalah komponen yang ada didalam workflow engine: 1. Pembuatan routing atau pendefinisian proses bisnis. Seperti yang dijelaskan sebelumnya, komponen ini bisa menyediakan versi GUI, tabel, atau yang buruk adalah mengubah coding. Hasil dari komponen ini adalah versi elektronik yang dimengerti oleh workflow engine dari proses bisnis. 2. Tabel workflow. Tabel yang disetting untuk keperluan workflow seperti struktur organisasi, role, delegasi, dst. Tabel ini akan digunakan oleh coding workflow engine untuk menentukan penyetuju atau pemilik aktivitas dari workflow. 3. Coding workflow engine. Adalah sebuah coding yang bisa membaca hasil dari pendefinisian proses bisnis (komponen no. 1 diatas) untuk mengaliarkan dokumen/record yang ditampilkan/diolah oleh coding form/proses kepada user atau penyetuju sesuai dengan setting yang ada dalam tabel workflow (komponen no. 2)
STEI/Teknik Elektro/Teknik Telematika dan Jaringan Telekomunikasi/ Perencanaan Sumber Daya Enterprise
11
SYAIFUL AHDAN/23215032
2.5.3
Fitur pada Workflow Engine
Berikut ini adalah fitur-fitur yang umumnya disediakan dalam sebuah workflow engine: 1. Delegation. Yaitu proses Delegasi untuk User yang tidak memungkinkan mengerjakan workflow untuk jangka waktu tertentu. 2. Re-Assign workflow. Proses untuk mencari ulang nama pemilik aktivitas atau penyetuju ke dalam tabel workflow, biasanya jika terjadi perubahan tabel workflow setelah proses penunjukan penyetuju atau pemilik aktivitas ditentukan. 3. Re-state. Proses pemindahan workflow ke proses sebelum atau sesudahkanya dikarenakan terjadi stagnasi. 4. Workflow History. Tampilan layar untuk menjelaskan tindakan workflow yang sudah dilakukan sampai sekarang.
2.6 Contoh Workflow Engine Workflow Engine adalah sebuah platform untuk membangun aplikasi workflow. Fungsi dari workflow engine adalah me-route dokumen sesuai dengan bisnis proses yang sudah didefinisikan sebelumnya. Komponen dari workflow engine adalah routing workflow (biasanya digambarkan menggunakan GUI seperti Visio), Struktur Organisasi/Role yang akan digunakan sebagai tabel penyetuju atau action owner dalam workflow, workflow tracking/history. Lotus Notes selama ini, sering diasiosiasikan sebagai platform Lotus Notes. Anggapan ini benar tapi tidak sepenuhnya, karena Lotus Notes sebenarnya belum memiliki Workflow Engine. Kemudian beberapa third party mencoba membangun workflow engine diatas Lotus Notes. Nah salah satu dari produk hasil third party akhirnya dibeli oleh IBM, sebagai pemilik Lotus Notes. Maka jadilah Lotus Notes memiliki Workflow Engine, tetapi tidak dalam 1 box paket Lotus Notes yang dibeli oleh user. 2.6.1
Pentingnya Workflow Engine
Issue selanjutnya adalah apakah user pasti membutuhkan workflow engine untuk membangun aplikasi workflow ? Jawabannya adalah ya, karena: 1. Development time, waktu yang dibutuhkan oleh membuat routing dalam aplikasi workflow adalah kira-kira 10-30% dari total project. Jadi jika menggunakan workflow engine, kira-kira waktu yang bisa di-reduce adalah 10-30%. STEI/Teknik Elektro/Teknik Telematika dan Jaringan Telekomunikasi/ Perencanaan Sumber Daya Enterprise
12
SYAIFUL AHDAN/23215032
2. Live support, seperti dijelaskan sebelumnya salah satu komponen workflow engine adalah struktur organisasi/role, tabel ini harus di maintain, jika ada lebih dari 1 workflow dan masing-masing aplikasi memaintain tabel-nya masing-masing, maka support yang dihabiskan oleh admin akan lebih banyak dan rumit. 3. Maintenance cost, setiap coding membutuhkan maintenance, maintenance berbicara tentang biaya dan skill, dengan adanya “workflow engine” di masing-masing aplikasi berarti biaya dan skill yang dibutuhkan juga mahal dan banyak. 4. Hal-hal tersebut diatas belum lagi ditambahkan bahwa hampir semua corporate
yang meng-implement aplikasi workflow, tidak mungkin hanya melakukan untuk 1 workflow saja. Nah berarti sangat baik atau worth untuk memiliki atau membeli workflow engine untuk membangun aplikasi workflow. 2.6.2
Free Workflow Engine
Saat ini banyak sekali software forkflow engine yang bisa digunakan secara gratis karena bersifat open source , penulis mendapatkan referensi tentang beberapa software yang opensource berdasarkan hasil pencarian di google, jika kita ingin mencari secara khusus tentang beberapa software yang terkait dengan bisnis proses manajemen penulis merefrensikan alamat yang dapat digunakan yaitu dengan mengunjungi portal http://www.capterra.com/workflow-management-software/ Adapun contoh beberapa software workflow yang telah penulis sajikan dibawah ini berikut link nya. 1 . Camunda Camunda is an open source platform for workflow and business process automation. It executes BPMN 2.0, is very light-weight and scales like hell. https://camunda.org
STEI/Teknik Elektro/Teknik Telematika dan Jaringan Telekomunikasi/ Perencanaan Sumber Daya Enterprise
13
SYAIFUL AHDAN/23215032
14
Gambar 2.1 web camuda Download : https://camunda.org/download
2 . jBPM jBPM is a flexible Business Process Management (BPM) Suite. It makes the bridge between business analysts and developers. Traditional BPM engines have a focus that is limited to non-technical people only. jBPM has a dual focus: it offers process management features in a way that both business users and developers like it A business process allows you to model your business goals by describing the steps that need to be executed to achieve that goal and the order, using a flow chart. This greatly improves the visibility and agility of your business logic, results in higher-level and domain-specific representations that can be understood by business users and is easier to monitor. The core of jBPM is a light-weight, extensible workflow engine written in pure Java that allows you to execute business processes using the latest BPMN 2.0 specification. It can run in any Java environment, embedded in your application or as a service. http://www.jbpm.org
SYAIFUL AHDAN/23215032
15
Gambar 2.2 web jbpm
Download : http://sourceforge.net/projects/jbpm/files/jBPM%206/jbpm-6.3.0.Final/
3. jSonic BPM jSonic Business Process Management suite enables enterprise owners to align business processes with dynamic market conditions, statutory compliances and, customer and partner requirements. It is a comprehensive solution that improves the bottom line of organizations by increasing process efficiency, optimizing resource utilization and automating human workflow jSonic BPM suite offers an all-encompassing solution covering process design, modeling, execution, automation and monitoring as per business requirements. The major components of the suite include Process Management, Workflow Management and the Interface Designer. The Workflow Management module enables the automation and execution of processes modeled through the Process Modeler. The Task Manager enables process owners to monitor, review and update their workflow - task as well as perform a variety of functions such as halting a workflow to resolve an issue, and assigning roles for a workflow. Real time status of processes, activities and trigger events is provided by the
SYAIFUL AHDAN/23215032
16
Activity Monitoringfunction. The Workflow Calendar allows a host of activities to be performed related to workflow scheduling - such as specifying start and due date, meetings and missed tasks and reminders. http://jsonic.org
Workflow Automation Task Manager Activity Monitoring Workflow Calendars
Gambar 2.3 web calendars
4. Processmaker Build An intuitive, drag-and-drop interface makes it easy for business analysts to model approval-based workflows. http://www.processmaker.com
SYAIFUL AHDAN/23215032
17
' Gambar 2.4 web processmaker
5. Red Hat JBoss BPM Suite Red Hat JBoss BPM Suite is the JBoss platform for Business Process Management (BPM). It enables enterprise business and IT users to document, simulate, manage, automate and monitor business processes and policies. It is designed to empower business and IT users to collaborate more effectively, so business applications can be changed more easily and quickly. Create, test, deploy and monitor BPMN2-based business processes to optimize enterprise workflows and automate critical processes. JBoss BPM Suite combines all the decision management and event processing capabilities of Red Hat JBoss BRMS with the advanced BPM tools and runtime from the jBPM project, to create a single, integrated platform for business process and decision management. Download JBoss BPM Suite and explore the tools for authoring, BPMN2 process flows and business rules, provided as both standalone web applications and plug-ins for JBoss Developer Studio.
STEI/Teknik Elektro/Teknik Telematika dan Jaringan Telekomunikasi/ Perencanaan Sumber Daya Enterprise
SYAIFUL AHDAN/23215032
18
http://www.jboss.org/downloads
Gambar 2.5 Red Hat JBoss BPM Suite 6. Joged Workflow An open source platform to easily build enterprise web apps. More than just a workflow or BPM platform, Joget offers full-fledged agile application development capabilities (consisting of processes, forms, lists, CRUD and UI), not just back-end EAI/orchestration/integration or the task-based interface for traditional workflow/BPM products. So for example, build a sales force automation app instead of just a sales quotation approval process. Plug-in architecture, to easily extend and integrate
Gambar 2.6 Web Joged Workflow STEI/Teknik Elektro/Teknik Telematika dan Jaringan Telekomunikasi/ Perencanaan Sumber Daya Enterprise
.
SYAIFUL AHDAN/23215032
19
BAB 3 PENUTUP
3.1 Kesimpulan Berdasarkan apa yang telah dibahas dalam bab sebelumnya, maka dapat disimpulkan bahwa: 1. Aplikasi Workflow adalah sebuah software yang digunakan untuk menjalankan suatu proses bisnis secara elektronik, dimana didalamnya terdapat proses/fungsi menjalankan tugas-tugas ke bagian-bagian terkait untuk dikerjakan. 2. Workflow Engine adalah sebuah platform untuk membangun aplikasi workflow. Fungsi dari workflow engine adalah me-route dokumen sesuai dengan bisnis proses yang sudah didefinisikan. 3. Ada banyak aplikasi tentang workflow dan workflow engine yang berbasis opensource yang dapat digunakan untuk menanalisa dan digunakan pada proses pembelajaran tentang bisnis proses manajemen
3.2 Saran Dalam penyusunan makalah ini, penulis menyadari adanya penjabaran yang kurang jelas. Hal ini terjadi karena kurangnya sumber data dan pustaka untuk menyusun makalah ini, sehingga terbatas pula pemahaman yang tersurat dalam makalah ini. Untuk itu penulis menyarankan agar lebih banyak lagi materi yang berhubungan perancangan workflow lebih banyak pemahaman tentang workflow dan bukan tidak mungkin akan mampu mengembangkan workflow di kemudian hari.
STEI/Teknik Elektro/Teknik Telematika dan Jaringan Telekomunikasi/ Perencanaan Sumber Daya Enterprise
SYAIFUL AHDAN/23215032
Referensi
https://www.ibm.com/developerworks/lotus/documentation/workflow/
http://www-12.lotus.com/ldd/doc/lwf/6.5.1/lwf_user_en.nsf
http://www-01.ibm.com/support/docview.wss?uid=swg21293563
https://lotusid.wordpress.com/2011/10/10/apa-itu-workflow/
http://www.butleranalytics.com/10-free-open-source-bpm-platforms/
https://camunda.org
http://www.jbpm.org
http://jsonic.org
http://www.processmaker.com
http://www.jboss.org/products/bpmsuite/overview/
http://www.capterra.com/workflow-management-software/
http://www.capterra.com/workflow-managementsoftware/spotlight/145162/Process%20Street/Goodwinds
http://www.capterra.com/workflow-managementsoftware/spotlight/113539/Bitrix24/Bitrix
https://kissflow.com/workflow-managementsoftware/?utm_source=Capterra&utm_medium=PPC&utm_campaign=HomePage&utm _kf_source=Capterra
http://ferry1002.blog.binusian.org/?tag=business-process-management
http://www.google.com/url?sa=t&rct=j&q=&esrc=s&source=web&cd=3&cad=rja&uac t=8&ved=0ahUKEwiJ8Zj6p6TJAhWCipQKHQVqDQsQFggwMAI&url=http%3A%2F %2Flibrary.binus.ac.id%2FeColls%2FeThesisdoc%2FBab2DOC%2Fbab2_0357a.doc&usg=AFQjCNEI79IUg5h20ygjZIoQhTDMam50NQ
STEI/Teknik Elektro/Teknik Telematika dan Jaringan Telekomunikasi/ Perencanaan Sumber Daya Enterprise
20
