![TABK Excel 2007-2010-2013 Rev.05 [PDF]](https://pdfs.asia/img/200x200/tabk-excel-2007-2010-2013-rev05.jpg)
5 0 23 MB
MODULE TABK – MICROSOFT EXCEL 2007/2010/2013
Puji Bayuaji Eoditor.com 3/21/2014
Module TABK – Microsoft Excel 2007/2010/2013 MODULE TABK – EXCEL 2007
Contents BAB I. PENGENALAN MICROSOFT EXCEL ................................................................................................ 8 Excel 2007 Interface ............................................................................................................................ 8 Tips & Tricks .................................................................................................................................... 8 Mengapa menggunakan Microsoft Excel 2007................................................................................... 9 Keuntungan menggunakan Excel sebagai Audit Software adalah .................................................. 9 Kelemahan2 dari Excel adalah ........................................................................................................ 9 Apa yang Audit Software lakukan dan Excel bisa ............................................................................. 10 A. Analytical Tests ........................................................................................................................ 10 B. Data Management/Analysis Reports ....................................................................................... 11 Tampilan Interface Excel dibandingkan software audit lainnya ....................................................... 13 Tampilan Microsoft Excel 2007 ..................................................................................................... 13 Tampilan Sesam 7 ......................................................................................................................... 14 Tampilan ACL 9.............................................................................................................................. 15 IDEA ............................................................................................................................................... 15 Excel 2007 Spesifikasi & Limit ........................................................................................................... 16 BAB II. CONVERSION TO MICROSOFT EXCEL 2007................................................................................ 21 Persiapan Data .................................................................................................................................. 21 1.
File berbentuk excel............................................................................................................. 21
2.
File Data DBF.rar (download disini) ..................................................................................... 21
3.
File Text................................................................................................................................ 22
4.
File Access ............................................................................................................................ 22
5.
File Text Delimited ............................................................................................................... 22
6.
File Excel Join ....................................................................................................................... 22
7.
Data dari Sesam untuk Latihan ............................................................................................ 22
8.
Data Mysql/sql (mysql_compliance_gl_flat.rar – donlot sini) ............................................. 22
9.
File Text Report dengan Multi Line Description (gl tahun 2010_part.txt - donlot disini) ... 22
10.
File Text Report dengan Huruf Asing/Chinese (Report Chinese.rar - donlot disini)............ 22
1. Membuka langsung data dan menyimpannya dalam format MS Excel. ................................. 23 2. Menggunakan Microsoft Query untuk mengimport Data ...................................................... 25 Import foxpro file ke Excel via ODBC ................................................................................................ 33 Check instalasi Foxpro................................................................................................................... 33 2
| Eoditor.com
Module TABK – Microsoft Excel 2007/2010/2013 Installasi Microsoft Visual Fox Pro (VFP) Run Time....................................................................... 34 Import Demo files (File DBF) ............................................................................................................. 39 Meng-Convert file Excel Ledger perbulan dengan Excel 2007 ......................................................... 47 Merge Workbooks ........................................................................................................................ 47 Convert File Excel .......................................................................................................................... 50 Membuat Tabel GL (Tabel transaksi) ............................................................................................ 54 Meng-Import/Convert File Access ke Excel 2007 ............................................................................. 64 Import File Delimited dan Format As Table ...................................................................................... 65 Convert/Import File Report .............................................................................................................. 72 Import File Report Part 01 ............................................................................................................ 72 Import File Report Part 02 ............................................................................................................ 78 Import File Report Part 03 ............................................................................................................ 84 Import file data dari Microsoft SQL Server ke Excel ......................................................................... 86 Langkah2nya dalam meng-Attach file data MDF : ........................................................................ 86 Langkah2 untuk merestore file backup ........................................................................................ 89 Export ke Excel .............................................................................................................................. 91 Meng-Import file sql dari MySQL ke Excel ........................................................................................ 98 Install MySQL ................................................................................................................................ 98 Import File SQL ke MySQL ........................................................................................................... 100 Import ke Excel via Aplikasi phpMyAdmin.................................................................................. 104 Import ke Excel via ODBC ............................................................................................................ 110 Mengambil softcopy data dari aplikasi DOS jadul .......................................................................... 117 Restore database Postgres SQL dari file backup lalu convert ke Excel ........................................... 126 Apa itu Postgres SQL ................................................................................................................... 126 Installasi Program........................................................................................................................ 126 Menjalankan Postgres SQL.......................................................................................................... 128 Import ke Excel/Access ............................................................................................................... 130 Browse dan Export Table dari Postgres SQL ............................................................................... 134 Convert File report yang memiliki baris lebih dari 1 ....................................................................... 139 Convert Text Report yang berisi karakter asing (China) ................................................................. 145 Join Table ........................................................................................................................................ 153 Apa itu Join Table ........................................................................................................................ 153 Guide: .......................................................................................................................................... 153 BAB III. FILTER ..................................................................................................................................... 158 3
| Eoditor.com
Module TABK – Microsoft Excel 2007/2010/2013 Excel Table ...................................................................................................................................... 158 Apa itu Excel Table ...................................................................................................................... 158 Cara Mengubah Range menjadi Excel Table ............................................................................... 158 Elemen dari Excel Table .............................................................................................................. 159 Nilai lebih Table untuk menganalisa data ................................................................................... 161 Auto Filter ....................................................................................................................................... 163 Meng-filter record dengan Account Number diawali 1 .............................................................. 165 Meng-filter record dengan Account Number diawali 1,3,5,8 (multiple filter) ........................... 168 Mencari nama account yang mengandung kata tertentu .......................................................... 169 Advanced Filter – Text .................................................................................................................... 172 Wildcard ...................................................................................................................................... 176 Advanced Filter – Number dan Date .............................................................................................. 177 Advanced Filter – Complex Criteria ................................................................................................ 181 AND – OR Operator ..................................................................................................................... 181 Wildcard ...................................................................................................................................... 181 Advanced Filter – Unique Record (Remove Duplicate)................................................................... 185 Advanced Filter – Copy ke worksheet/workbook lain .................................................................... 189 BAB IV. SUMMARIZE – CLASSIFICATION & STRATIFICATION .............................................................. 192 Summarize menggunakan Pivot table ............................................................................................ 192 Summarize dengan Cara Manual/ Formula .................................................................................... 201 Membuat pivot table secara manual .......................................................................................... 201 BAB V. DUPLICATE AND GAPS ............................................................................................................. 203 Mencari Apakah ada Duplikat ......................................................................................................... 203 1.
Menggunakan Pivot Table ................................................................................................. 203
2.
Menggunakan Subtotal ..................................................................................................... 204
3.
Menggunakan Formula Excel............................................................................................ 206
Mencari Gaps/Loncat ...................................................................................................................... 208 Mencari apakah ada Nomor yang gaps/loncat ........................................................................... 208 Mencari Record mana yang loncat ............................................................................................. 208 Check Balance ................................................................................................................................. 212 BAB VI. STATISTIK ................................................................................................................................ 215 Built in Statistic ............................................................................................................................... 215 BAB VII. FORMULA .............................................................................................................................. 218 Pengenalan formula ........................................................................................................................ 218 4
| Eoditor.com
Module TABK – Microsoft Excel 2007/2010/2013 Menggunakan Constants/Konstanta .............................................................................................. 218 Menggunakan calculation operators .............................................................................................. 218 Arithmetic operators................................................................................................................... 219 Comparison operators ................................................................................................................ 219 Urutan dalam perhitungan di Excel ................................................................................................ 220 Menginput Formula ........................................................................................................................ 221 Range referensi di formula ............................................................................................................. 223 Formula dengan referensi sel relatif, semi relatif dan absolut ................................................... 223 Formula dengan referensi Range Name ..................................................................................... 224 Tata cara pemberian nama ......................................................................................................... 226 Intersection ................................................................................................................................. 227 Scope dari Names ....................................................................................................................... 228 Apply names/memakai names di formula .................................................................................. 230 Menciptakan Konstanta .............................................................................................................. 231 Menganalisa/Mengaudit Formula .................................................................................................. 233 1. Trace Precedent ..................................................................................................................... 234 2. Trace Dependents .................................................................................................................. 234 3. Show Formula ........................................................................................................................ 235 4. Error Checking ........................................................................................................................ 235 5. Evaluate Formulas .................................................................................................................. 236 Bab VIII. FUNCTION ............................................................................................................................. 239 Definisi ............................................................................................................................................ 239 Daftar Excel Function ...................................................................................................................... 240 Add-in and Automation functions .............................................................................................. 240 Cube functions ............................................................................................................................ 241 Database functions ..................................................................................................................... 241 Date and time functions ............................................................................................................. 242 Engineering functions ................................................................................................................. 243 Financial functions ...................................................................................................................... 245 Information functions ................................................................................................................. 248 Logical functions ......................................................................................................................... 249 Lookup and reference functions ................................................................................................. 249 Math and trigonometry functions .............................................................................................. 250 Statistical functions ..................................................................................................................... 253 5
| Eoditor.com
Module TABK – Microsoft Excel 2007/2010/2013 Text functions ............................................................................................................................. 257 Text Function .................................................................................................................................. 260 Character Code ........................................................................................................................... 261 Formula untuk menggabungkan Teks dengan angka dan tanggal ............................................. 263 Left,Right, dan Mid...................................................................................................................... 271 Search & Substitute Function ..................................................................................................... 273 Men-Split/Memecah Kalimat/Value untuk mengambil nilai tertentu........................................ 276 Step by Step Guide: Mencari kata paling belakang .................................................................... 279 BAB VIII. MENCARI KOREKSI BIAYA DAN OBYEK PPH 21/23/26/4.2 ................................................... 283 Mencari koreksi dengan formula .................................................................................................... 283 Mencari koreksi dengan VBA .......................................................................................................... 288 Mencari koreksi dengan formula versi 2 ........................................................................................ 295 Mencari Koreksi dengan Advanced Filter ....................................................................................... 298 BAB IX. STUDI KASUS........................................................................................................................... 300 STUDI KASUS AUDIT GAJI ................................................................................................................ 300 Latar Belakang............................................................................................................................. 300 Petunjuk Khusus .......................................................................................................................... 301 Tujuan Audit ................................................................................................................................ 302 Prosedur Audit ............................................................................................................................ 302 Step By Step Guide ...................................................................................................................... 302 BAB X. KERTAS KERJA PEMERIKSAAN ................................................................................................. 320 Pembuatan KKP PPh Badan Secara Otomatis versi 2013 ............................................................... 320 STEP BY STEP Pembuatan KKP PPh 25 Badan ............................................................................. 321 Pembuatan KKP Integrasi versi terbaru .......................................................................................... 327 BAB XI. KONFIRMASI/KLARIFIKASI PPN............................................................................................... 329 Import Faktur Pajak Masukan dari database e-SPT PPN 1111 (mdb/accdb file) ............................ 329 Cara Pertama .............................................................................................................................. 329 Cara Kedua .................................................................................................................................. 331 Men-Decrypt/Convert file CSV dari eSPT PPN 1107 ....................................................................... 335 Men-Decrypt/Convert file CSV dari eSPT PPN 1111 ....................................................................... 342 Men-Decrypt/Convert file CSV dari eSPT PPN 1111 ....................................................................... 345 Sedot data Faktur Pajak Masukan dan Pajak Keluaran dari SIDJP .................................................. 348 Mencari mana faktur pajak yang belum dilaporkan di Aplikasi PKPM ........................................... 357 Otomasi Konfirmasi PPN menggunakan Excel 2007 ....................................................................... 361 6
| Eoditor.com
Module TABK – Microsoft Excel 2007/2010/2013 Otomasi Konfirmasi PPN menggunakan Excel (e-Audit Utilities) ................................................... 368
7
| Eoditor.com
Module TABK – Microsoft Excel 2007/2010/2013
BAB I. PENGENALAN MICROSOFT EXCEL Excel 2007 Interface
1. Office Button, seperti menu file di Excel 2003, berisi File New, File Open, File Close, Print, dll 2. Ribbon/Menu, seperti tollbar dan menu di Excel 2003 3. Button/Tombol 4. Workbook, atau file Excel, terdiri dari 1 atau lebih worksheet 5. Worksheet, Lembar kerja kita 6. Name Box, untuk menuju sel,named range tertentu atau mendefinisikan Named Range 7. Formula Bar, untuk membuat/display dari rumus/fomula yang kita buat 8. Page view, menampilkan Lembar kerja kita bisa Normal, Page Layout ataupun Page Break 9. Zoom, nggak perlu dijelaskan
Tips & Tricks Microsoft Office 2007 Help Tab , berisi addins yang akan membuat Tabs baru di Excel 2007 yang berisi guide untuk users yang baru di Excel 2007
8
| Eoditor.com
Module TABK – Microsoft Excel 2007/2010/2013 Mengapa menggunakan Microsoft Excel 2007 Di DJP kemampuan untuk menggunakan spreadsheet merupakan hal mutlak, walaupun masih ada yang menggunakan spreadsheet buatan non Microsoft, seperti Lotus, Quatro Pro atau Open Office, namun mungkin Cuma 1-2 orang saja. Hal ini dikarenakan juga karena Microsoft Office sudah terinstall di setiap komputer kantor yang digunakan dalam pekerjaan sehari2. Sekarang Microsoft Office sudah mencapai versi 14 atau biasa disebut Office 2010. Yang secara prinsip tidak berbeda jauh dengan Office 2007 yang kita pakai sekarang dalam module ini. Berbeda dengan Office 2003 yang baik secara interface/penampilan maupun Format file yang sangat berbeda walaupun tetap kompatibel. Oleh karena itu sebenarnya bagi yang sudah memakai Office 2010 tetap bisa mengikuti module ini tanpa masalah. Namun bagi yang masih memakai Office 2003 mau nggak mau harus install Office yang terbaru (2007/2010) TABK di DJP biasa menggunakan Audit Software seperti ACL, IDEA, maupun Sesam. Memang software2 diatas sangatlah powerfull karena memang dirancang untuk audit sementara excel tidak. Namun dengan sedikit Kreatifitas maka excel akan menjadi salah satu audit software yang juga ampuh. Jika software-software diatas harus dibeli dengan harga yang mahal sehingga mungkin tidak semua kantor memilikinya, atau kalaupun memiliki hanya dalam jumlah yang sangan terbatas tidak sebanding dengan jumlah auditornya, sementara excel sudah terinstall di setiap komputer kantor Jadi kesimpulannya :
Keuntungan menggunakan Excel sebagai Audit Software adalah
Sudah tersedia/ ter-install disetiap Komputer auditor
Auditor sudah terlatih untuk menggunakannya dalam menyelesaikan pekerjaannya sehari2 jadi diperlukan learning time yang lebih sedikit
Dokumentasi ataupun Tutorial tersebar dimana2 di internet ataupun di toko2 buku, bandingkan dengan buku tentang ACL, IDEA ataupun SESAM
Memiliki fungsi/ Kemampuan yang sangat besar karena tidak dirancang hanya untuk audit software, sehingga secara kasar bisa dikatakan bahwa semua fungsi/ kemampuan audit software bisa dikerjakan oleh Excel hanya lebih berliku2 caranya. Sehingga kita bisa menambah/merancang sendiri fungsi/ kemampuan tanpa harus menunggu update software Sedangkan
Kelemahan2 dari Excel adalah
Hanya dapat memproses max 1 juta baris/record data per worksheet/lembar kerja, jumlah tersebut terlalu kecil dibandingkan dengan data yang kita peroleh dari perusahaan2 besar. Walaupun data bisa kita bagi2 misalnya perbulan atau per lokasi tetap akan menyulitkan kita. Apalagi komputer memproses data spreadsheet dengan data Database (yang merupakan format data bagi sebagian besar Audit software) berbeda. Apabila kita membuka 1 juta record maka memori kita akan diisi oleh 1 juta record, sedangkan Database hanya akan membuka 9
BAB I. PENGENALAN MICROSOFT EXCEL | Eoditor.com
Module TABK – Microsoft Excel 2007/2010/2013
sebagian data yang diperlukan/ ditampilkan saja. Hal ini akan membuat komputer kita macet jika file yang kita buka berukuran besar
Tidak mendokumentasikan langkah2 yang sudah kita lakukan terhadap kertas kerja kita, tidak ada logs yang berguna untuk referensi berikutnya serta buat dokumentasi/arsip
Data bisa secara tidak sengaja berubah, yang akan mengurangi kevalidan/ sahnya data dipembuktian
Hanya bisa memproses sebagian tipe data yang ada di dunia, contohnya EBCIDIC (data dari IBM Mainframe) tidak bisa diproses oleh Excel
Kesulitan dalam Relate, Join, Merge (perlu lebih banyak langkah)
Kesulitan dalam Batch Proses, Jika di Audit Software untuk melakukan audit yang sama untuk periode yang berbeda bisa dilakukan dengan Batch/Template
Apa yang Audit Software lakukan dan Excel bisa Audit Test terdiri dari dua jenis test yaitu 1. Analytical Tests 2. Data Management/Analysis Reports
A. Analytical Tests evaluations of financial information made by a study of plausible relationships among both financial and non-financial data to assess whether account balances appear reasonable (AICPA, SAS 56) Terdiri dari : 1. Horizontal Analysis 2. Vertical Analysis 3. Ratios 4. Trend Analysis 5. Performance Measures 6. Statistics 7. Stratifications 8. Aging 9. Benford’s Law 10. Regression 11. Monte Carlo Simulation
10
BAB I. PENGENALAN MICROSOFT EXCEL | Eoditor.com
Module TABK – Microsoft Excel 2007/2010/2013
B. Data Management/Analysis Reports Data management/analysis reports are those that are run with common audit software yet many can be executed with database management software. These reports are further clarified with specific tests as explained in Chapter 5 of this document.
Terdiri dari:
Konversi/ Import Mengimport dari format data apa saja ke format file software audit
Proteksi data Mencegah perubahan data source
Logs Mencatat setiap langkah2 yang kita lakukan di software audit
Append / Merge Menggabungkan 2 atau lebih files yang memiliki field/kolom yang identik menjadi satu file. Contohnya menggabungkan ledger dari tiap cabang, atau menggabungkan 12 bulan file GL.
Calculated Field/ Functions Membuat kolom virtual/ kolom baru yang berisi perhitungan dari kolom2 yang sudah ada. Misalnya membuat field/kolom Net yang berisi Debet – Kredit, atau Net Payroll yang berasal dari Penghasilan Kotor dikurangi pajak.
Cross Tabulate Cross Tabulate menjadikan kita bisa menganalisa suatu tabel baik secara vertikal maupun horizontal, misalnya membuat summary tentang GL, ditampilkan perbulan (horizontal) dan Per Nomor Account (Vertikal) serta diberikan filter misalnya hanya Account2 Profit and Balance saja.
Duplicates MengIdentifikasi record/ Informasi yang double, misalnya Nomor Invoice double di Account Penjualan, dll.
Extract/Filter
11
BAB I. PENGENALAN MICROSOFT EXCEL | Eoditor.com
Module TABK – Microsoft Excel 2007/2010/2013 Extracts merupakan prosedur untuk memindahkan data tertentu ke file lain, bisa difilter dengan fungsi IF atau WHERE, Misalnya membuat file Profit Balance saja dari tabel GL.
Export Export menyalin data atau sebagian data ke format diluar excel, misalnya ke DBF, TXT, atau lainnya. Data bisa difilter terlebih dahulu
Gaps Gaps berguna untuk mencari celah antara 2 data, misalnya adakah Nomor Invoice yang loncat/tidak urut.
Index / Sort Mengurutkan file berdasarkan field tertentu. Di Excel 2007 bisa sampai 64 field
Join / Relate Menggabungkan 2 tabel yang berbeda menggunakan field kunci, menambahkan field yang tidak dimiliki satu tabel dari tabel yang direlate, misalnya menambahkan nama dan alamat customer di tabel invoice berdasarkan No Customer.
Sample Membuat data random untuk pengujian sampel.
Summarize Mengakumulasikan field2 untuk mencari jumlahnya
12
BAB I. PENGENALAN MICROSOFT EXCEL | Eoditor.com
Module TABK – Microsoft Excel 2007/2010/2013
Tampilan Interface Excel dibandingkan software audit lainnya Tampilan Microsoft Excel 2007
13
BAB I. PENGENALAN MICROSOFT EXCEL | Eoditor.com
Module TABK – Microsoft Excel 2007/2010/2013
Tampilan Sesam 7
14
BAB I. PENGENALAN MICROSOFT EXCEL | Eoditor.com
Module TABK – Microsoft Excel 2007/2010/2013
Tampilan ACL 9
IDEA
Sumber : http://eoditor.com/2012/01/mengapa-menggunakan-microsoft-excel-2007/
15
BAB I. PENGENALAN MICROSOFT EXCEL | Eoditor.com
Module TABK – Microsoft Excel 2007/2010/2013
Excel 2007 Spesifikasi & Limit Feature
2007
Jumlah Workbook yang dibuka dalam satu waktu
Hanya dibatasi oleh jumlah Hanya dibatasi oleh jumlah memory dan system PC memory dan system PC kita kita
Ukuran Worksheet
1,048,576 rows by 16,384 columns
65,536 rows by 256 columns
Lebar Column
255 characters
255 characters
Row height
409 points
409 points
Page breaks
1,026 horizontal and vertical
1000 horizontal and vertical
Jumlah karakter dalam satu cell
32,767 characters
32,767 characters. Only 1,024 display in a cell; all 32,767 display in the formula bar.
Jumlah Sheets di satu workbook
Hanya dibatasi oleh jumlah Hanya dibatasi oleh jumlah memory dan system PC kita memory dan system PC (default is 3 sheets) kita (default is 3 sheets)
Colors in a workbook
16 million colors (32 bit with full access to 24 bit color spectrum)
56
Named views in a workbook
Limited by available memory
Limited by available memory
Unique cell formats/cell styles
64000
#N/A
Fill styles
256
#N/A
Line weight and styles
256
#N/A
Unique font types
1,024 global fonts available #N/A for use; 512 per workbook
Number formats in a workbook
Between 200 and 250, depending on the language #N/A version of Excel that you have installed
Names in a workbook
Limited by available memory
Limited by available memory
Windows in a workbook
Limited by available memory
Limited by system resources
Panes in a window
4
4
Linked sheets
Limited by available memory
Limited by available memory
16
2003
BAB I. PENGENALAN MICROSOFT EXCEL | Eoditor.com
Module TABK – Microsoft Excel 2007/2010/2013
Scenarios
Limited by available memory; a summary report shows only the first 251 scenarios
Limited by available memory; a summary report shows only the first 251 scenarios
Changing cells in a scenario
32
32
Adjustable cells in Solver
200
200
Custom functions
Limited by available memory
Limited by available memory
Zoom range
10 percent to 400 percent
10 percent to 400 percent
Reports
Limited by available memory
Limited by available memory
Sort references
64 in a single sort; unlimited when using sequential sorts
3 in a single sort; unlimited when using sequential sorts
Undo levels
100
16
Fields in a data form
32
32
Workbook parameters
255 parameters per workbook
#N/A
Items displayed in filter drop-down lists
10000
#N/A
Noncontiguous cells that can be selected
2,147,483,648 cells
#N/A #N/A
Feature
Maximum limit
MAXIMUM LIMIT
Number precision
15 digits
15 digits
Smallest allowed negative -2.2251E-308 number
-2.2251E-308
Smallest allowed positive number
2.2251E-308
2.229E-308
Largest allowed positive number
1E+308
1.79769313486231E+308
Largest allowed negative number
-1E+308
-1E-307
Largest allowed positive number via formula
1.7976931348623158e+308 #N/A
Largest allowed negative number via formula
#N/A 1.7976931348623158e+308
Length of formula contents
8,192 characters
17
1,024 characters
BAB I. PENGENALAN MICROSOFT EXCEL | Eoditor.com
Module TABK – Microsoft Excel 2007/2010/2013
Internal length of formula 16,384 bytes
#N/A
Iterations
32767
32767
Worksheet arrays
Limited by available memory
Limited by available memory. Also, arrays cannot refer to entire columns. For example, an array cannot refer to the entire column C:C or to the range C1:C65536. However, an array can refer to the range C1:D65535 because the range is one row short of the maximum worksheet size and does not include the entire C or D column.
Selected ranges
2048
2048
Arguments in a function
255
30
Nested levels of functions 64
7
User defined function categories
255
#N/A
Number of available worksheet functions
341
329
Size of the operand stack
1024
#N/A
Cross-worksheet dependency
64,000 worksheets that can #N/A refer to other sheets
Cross-worksheet array formula dependency
Limited by available memory
#N/A
Area dependency
Limited by available memory
#N/A
Area dependency per worksheet
Limited by available memory
#N/A
Dependency on a single cell
4 billion formulas that can depend on a single cell
#N/A
Linked cell content length 32767 from closed workbooks
#N/A
Earliest date allowed for calculation
January 1, 1900 (January 1, January 1, 1900 (January 1, 1904, if 1904 date system is 1904, if 1904 date system used) is used)
Latest date allowed for calculation
2958465
18
2958465
BAB I. PENGENALAN MICROSOFT EXCEL | Eoditor.com
Module TABK – Microsoft Excel 2007/2010/2013
Largest amount of time that can be entered
416.6666551
416.6666551 #N/A
Feature
Maximum limit
MAXIMUM LIMIT
Charts linked to a worksheet
Limited by available memory
Limited by available memory
Worksheets referred to by 255 a chart
255
Data series in one chart
255
255
Data points in a data series for 2-D charts
Limited by available memory
32000
Data points in a data series for 3-D charts
Limited by available memory
4000
Data points for all data series in one chart
Limited by available memory
256000 #N/A
Feature
Maximum limit
MAXIMUM LIMIT
PivotTable reports on a sheet
Limited by available memory
Limited by available memory
Unique items per field
1048576
32500
Row or column fields in a PivotTable report
Limited by available memory
Limited by available memory
Report filters in a PivotTable report
256 (may be limited by available memory)
#N/A
Value fields in a PivotTable report
256
#N/A
Calculated item formulas in a PivotTable report
Limited by available memory
Limited by available memory
Report filters in a PivotChart report
256 (may be limited by available memory)
#N/A
Value fields in a PivotChart report
256
#N/A
Calculated item formulas in a PivotChart report
Limited by available memory
Limited by available memory
Length of the MDX name for a PivotTable item
32767
#N/A
Length for a relational PivotTable string
32767
#N/A
Items displayed in filter drop-down lists
10000
#N/A
19
BAB I. PENGENALAN MICROSOFT EXCEL | Eoditor.com
Module TABK – Microsoft Excel 2007/2010/2013
20
BAB I. PENGENALAN MICROSOFT EXCEL | Eoditor.com
Module TABK – Microsoft Excel 2007/2010/2013
BAB II. CONVERSION TO MICROSOFT EXCEL 2007 Persiapan Data Note: Untuk mendownload Attchment file baca artikel ini
1.
File berbentuk excel File Excel merupakan file hasil dari Microsoft Excel, berextension xls (Excel 2003 kebawah) dan xlsx (Excel 2007 keatas)
2.
COA 01-12.xlsx (download disini)
GL 01-12.rar (12 file, GL 01.xlsx s.d GL 12.xlsx, download disini)
File Data DBF.rar (download disini) File dbf merupakan format file lama yang mungkin sekarang sudah agak jarang ada, file dbf dihasilkan oleh program dBase, FoxBase, Foxpro
Nama File
Uraian
AP_TRANS.DBF
data transaksi account payable
AR_TRANS.DBF
data transaksi account receivables
COSTUMER.DBF
data pelanggan
DEPT.DBF
data kode departemen
EMP_MAST.DBF
master data pegawai
INVENTOR.DBF
data persediaan
PAYROLL.DBF
data pembayaran gaji
TRANS.DBF
data transaksi penjualan
VENDOR.DBF
data rekanan
WORKDEPT.DBF
kode dan nama unit kerja
21
BAB II. CONVERSION TO MICROSOFT EXCEL 2007 | Eoditor.com
Module TABK – Microsoft Excel 2007/2010/2013
AP_TRANS.CSV
comma separated file
AP_TRANS.PRN
formatted text
AP_TRANS_tabdelimited.TXT
tab delimited text
3.
File Text
4.
GL_JAN_FEB.txt (GL_JAN_FEB.rar - download disini)
File Access
5.
Test_Acess.rar
File Text Delimited
6.
Demo_DEL.txt
File Excel Join
Untuk Office 2003 kebawah (Data Excel Join.xls – donlot sini)
Untuk Excel 2007 keatas (Data Excel Join.xlsx – donlot sini)
7.
Data dari Sesam untuk Latihan
Sesam Conversion
Sesam Analysis
8. Data Mysql/sql (mysql_compliance_gl_flat.rar – donlot sini) 9. File Text Report dengan Multi Line Description (gl tahun 2010_part.txt donlot disini) 10. File Text Report dengan Huruf Asing/Chinese (Report Chinese.rar donlot disini)
Note: Untuk mendownload Attchment file baca artikel ini
22
BAB II. CONVERSION TO MICROSOFT EXCEL 2007 | Eoditor.com
Module TABK – Microsoft Excel 2007/2010/2013
Meng-Convert File DBF-dBase ke Microsoft excel 2007
File data DBF bisa langsung didownload disini (baca persiapan data diawal bab ini) Berisi : Nama File
Uraian
AP_TRANS.DBF
data transaksi account payable
AR_TRANS.DBF
data transaksi account receivables
COSTUMER.DBF
data pelanggan
DEPT.DBF
data kode departemen
EMP_MAST.DBF
master data pegawai
INVENTOR.DBF
data persediaan
PAYROLL.DBF
data pembayaran gaji
TRANS.DBF
data transaksi penjualan
VENDOR.DBF
data rekanan
WORKDEPT.DBF
kode dan nama unit kerja
AP_TRANS.CSV
comma separated file
AP_TRANS.PRN
formatted text
AP_TRANS_tabdelimited.TXT
tab delimited text
Untuk membuka file DBF bisa menggunakan 2 cara yaitu :
1. Membuka langsung data dan menyimpannya dalam format MS Excel. a)
Klik Office Button –> Open –> Tentukan Lokasi Data –> Pilih Dbase sebagai Type –> Pilih file –> klik Open setelah file terbuka maka dapat disimpan ke format excel.
23
BAB II. CONVERSION TO MICROSOFT EXCEL 2007 | Eoditor.com
Module TABK – Microsoft Excel 2007/2010/2013
b) c)
Klik Office Button –> Pilih Save As __> Pilih Excel Workbook –> Tentukan Lokasi Data –> ketik nama file –> klik Save
d) Jangan sampai lupa untuk menyimpan sebagai file excel, karena jika tidak maka file akan
tetap berformat DBF sehingga semua yang kita tambahkan ke file tersebut akan hilang (tambahan sheet, rumus, format, dll)
24
BAB II. CONVERSION TO MICROSOFT EXCEL 2007 | Eoditor.com
Module TABK – Microsoft Excel 2007/2010/2013
e)
2. Menggunakan Microsoft Query untuk mengimport Data Kita dapat menggunakan Microsoft Query untuk mengimport data, dengan Microsoft Query kita dapat mengambil data dari database perusahaan, kita juga bisa merefresh data jika data baru tersedia. Type data yang bisa diambil :
Microsoft SQL Server Analysis Services
Microsoft Office Access
dBASE
Microsoft FoxPro
Microsoft Office Excel
Oracle
Paradox
Text file databases
ODBCdrivers (Open Database Connectivity driver: A suatu program yang digunakan untuk berhubungan dengan suatu database tertentu,setiap database seperti Access,dbase, atau database manajemen sistem seperti SQL Server memerlukan driver yang berbeda) Contoh o
My sql – http://dev.mysql.com/downloads/connector/odbc/ 25
BAB II. CONVERSION TO MICROSOFT EXCEL 2007 | Eoditor.com
Module TABK – Microsoft Excel 2007/2010/2013
o
Oracle – http://www.oracle.com/technetwork/developer-tools/visualstudio/downloads/index.html
How Microsoft Query uses data sources Setelah kita menyiapkan/ membuat data source untuk suatu database, kita dapat menggunakannya untuk membuat query untuk mengambil data tertentu tanpa harus menciptakan koneksi setiap kalinya. Data yang dibuat bisa dipindahkan ke Excel serta dapat direfresh setiap kali ada data baru.
Connect to a data source Data source adalah suatu informasi yang memperbolehkan excel dan ms. Query untuk berhubungan dengan suatu database lain (External database) , data source berisi nama file, lokasi, type database, username dan password Langkah2-nya 1. Buka file excel yang mau diisi database/ bikin baru 2. Save file excel tadi sebagai TABK_XL2007.xlsx 3. Pada Data tab/ribbon , pada Get External Data group, klik From Other Sources, lalu klik From Microsoft Query. 4.
26
BAB II. CONVERSION TO MICROSOFT EXCEL 2007 | Eoditor.com
Module TABK – Microsoft Excel 2007/2010/2013
5. 6. Ada 2 pilihan 1. Untuk membuat data source bagi database, excel, atau textfile pilih Database tab. 2. Untuk OLAP Cube data source, pilih OLAP Cubes tab. 7. Untuk sekarang kita pilih Database Tab 8.
9. 10. Kita isi nama untuk data source ini, misalnya “TABK” lalu pilih type databasenya, disini kita pilih dBase driver lalu klik Connect
27
BAB II. CONVERSION TO MICROSOFT EXCEL 2007 | Eoditor.com
Module TABK – Microsoft Excel 2007/2010/2013
11. 12. Akan muncul dialog box, Uncheck Use Current Directory, lalu klik Select Directory… kita pilih lokasi folder tempat dBase file kita disimpan, OK
13. 14. Kita klik OK lagi 15.
16. 28
BAB II. CONVERSION TO MICROSOFT EXCEL 2007 | Eoditor.com
Module TABK – Microsoft Excel 2007/2010/2013
17. Disini data source kita sudah tersedia yaitu TABK, kita pilih TABK lalu OK
18. 19. Disini kita akan diberikan windows seperti query pada Microsoft Access, dimana terdapat tabel2 yang akan dipakai sebagai sumber data, lalu field2 serta criteria2 untuk men-filter data 20. Kita Pilih AP_TRANS sebagai tabel, lalu klik tombol “>”, lalu klik tombol “Next” 21.
22. 23. Akan muncul dialog box untuk men-filter data, kalau mau semua data, klik “Next”
29
BAB II. CONVERSION TO MICROSOFT EXCEL 2007 | Eoditor.com
Module TABK – Microsoft Excel 2007/2010/2013
24. 25. Akan muncul dialog box untuk men-Sort data, lalu klik “Next” 26.
27. 28. Klik next untuk memasukkan data ke Excel, atau mau diolah lebih lanjut di Ms. Query, untuk kali ini kita klik “Next”
30
BAB II. CONVERSION TO MICROSOFT EXCEL 2007 | Eoditor.com
Module TABK – Microsoft Excel 2007/2010/2013
29. 30. Pilih “New Worksheet” atau “A1” pada Existing Worksheet
31. 32. Ini Hasilnya
31
BAB II. CONVERSION TO MICROSOFT EXCEL 2007 | Eoditor.com
Module TABK – Microsoft Excel 2007/2010/2013
33. 34. 35. Lanjutkan untuk file2 lainnya, diulang dari langkah 3 cuman tidak perlu membuat New Data Source, tapi langsung pilih TABK sebagai data source Data Connecting/ External Data
— Keuntungan utama dari data connecting adalah kita bisa menganalisa data yang terhubung dengan data yang asli, jadi kita bisa me-refresh jika data berubah, tidak perlu meng-Copy data secara berulang-ulang. — Connections to external data mungkin diblok oleh excel, untuk me-refresh data setiap kali workbook dibuka kita harus meng-enable-kan data connection atau menaruh file workbook tersebut di trusted location NB : Untuk otomatisasi Import multiple file dbf bisa dibaca Menggabungkan banyak file dBase/Fox Pro/Excel dalam satu folder ke Excel (BJ-Merge)
32
BAB II. CONVERSION TO MICROSOFT EXCEL 2007 | Eoditor.com
Module TABK – Microsoft Excel 2007/2010/2013
Import foxpro file ke Excel via ODBC File foxpro walaupun sama sama berextension .dbf kadang tidak bisa dibuka menggunakan driver dBase, hal ini dapat kita atasi dengan menginstall driver khusus untuk Microsoft Visual Foxpro
Check instalasi Foxpro Sebelum menginstall kita cek dulu apakah driver ODBC untuk Foxpro sudah ada atau belum 1. Buka Excel 2007 kalau belum 2. Buat workbook baru kalau belum ada 3. Pada Data tab/ribbon , pada Get External Data group, klik From Other Sources, lalu klik From Microsoft Query.
4. 5. Ada 2 pilihan 1. Untuk membuat data source bagi database, excel, atau textfile pilih Database tab. 2. Untuk OLAP Cube data source, pilih OLAP Cubes tab. 6. Untuk sekarang kita pilih Database Tab
7. 8. Pilih lalu OK 33
BAB II. CONVERSION TO MICROSOFT EXCEL 2007 | Eoditor.com
Module TABK – Microsoft Excel 2007/2010/2013
9. Isi dengan Foxpro Files 10. Pilih Microsoft Visual Foxpro driver
11. 12. Klik Connect 13. Jika muncul Peringatan “Does not support this function” maka berarti driver ODBC untuk Foxpro belum terinstall sempurna
14. 15. 16. Kita cancel lalu kita Exit/tutup Excel 2007
Installasi Microsoft Visual Fox Pro (VFP) Run Time 1. Ini bukan installasi secara lengkap hanya file2 pendukungnya saja, hanya sekitar 12 MB 2. Atau kalau mau install secara lengkap juga bisa (sekitar 300 MB), anda bisa googling sendiri 3. File installasi bisa didonlot di 4. VFP 9 Service Pack 2 Runtime atau di 5. Eoditor.com 6. Kita Extract lalu 7. Jalankan file VFP9SP2RT.exe
34
BAB II. CONVERSION TO MICROSOFT EXCEL 2007 | Eoditor.com
Module TABK – Microsoft Excel 2007/2010/2013
8. 9. Klik OK 10. Lalu Checkmark “ODBC and OLE DB”
11. 12. Klik Install 35
BAB II. CONVERSION TO MICROSOFT EXCEL 2007 | Eoditor.com
Module TABK – Microsoft Excel 2007/2010/2013
13. Jika sudah maka kita ulangi lagi langkah 1-12 pada “Check instalasi Foxpro” 14. Jika kita klik Connect maka akan muncul jendela sbb :
15. 16. Kita pilih Free Table 17. lalu kita browse ke direktory data kita 18. Kita klik OK
19. 20. Kita klik lagi OK, akan kembali lagi ke jendela data Source
21. 22. Kita pilih Foxpro files (defaultnya pasti terpilih) , lalu klik OK
36
BAB II. CONVERSION TO MICROSOFT EXCEL 2007 | Eoditor.com
Module TABK – Microsoft Excel 2007/2010/2013
23. 24. Kita pilih table yang mau diimport lalu klik tombol “>“ 25. Klik Next-next-next terus sampai keluar jendela
26. 27. Pilih Return data to Microsoft Office Excel 28. Klik Finish
37
BAB II. CONVERSION TO MICROSOFT EXCEL 2007 | Eoditor.com
Module TABK – Microsoft Excel 2007/2010/2013
29. 30. pilih saja New Worksheet 31. Klik OK 32. Ini hasilnya
33. 34. Ulangi untuk tabel lainnya 35. Sayangnya Jika memakai Excel 2007 kita hanya bisa meng-Import tabelnya satu persatu 36. Jika mau anda bisa menggunakan Access 2007 dimana dengan cara seperti diatas bisa mengimport satu folder sekaligus
37. Sekarang sudah ada Program untuk menggabungkan banyak file foxpro sekaligus 38. Baca 39. Menggabungkan banyak file dBase/Fox Pro/Excel dalam satu folder ke Excel (BJ-Merge)
38
BAB II. CONVERSION TO MICROSOFT EXCEL 2007 | Eoditor.com
Module TABK – Microsoft Excel 2007/2010/2013
Import Demo files (File DBF) Convert File Demo yang biasa kita pakai untuk latihan di sesam 1. Download di sini 2. Extract file demo.rar lalu taruh file demo.dbf di folder anda 3. Buka Excel kalo belum terbuka 4. Klik Ribbon Data –>From Other Source, pilih From Microsoft Query 5. Akan muncul dialog box Choose data source, kita pilih , OK 6. Lalu di dialog Create New Data Source , di Kotak 1 kita ketik misalnya demo, lalu di angka 2 kita pilihMicrosoft dBase Driver, lalu Klik Connect 7. Di Dialog ODBC dBase Setup buang check di Use Current Directory, lalu klik Select Directory, lalu anda browse ke file demo.dbf ditempatkan, lalu OK
8. 9. Pilih demo lalu klik tombol >, lalu next
39
BAB II. CONVERSION TO MICROSOFT EXCEL 2007 | Eoditor.com
Module TABK – Microsoft Excel 2007/2010/2013
10.
11.
40
BAB II. CONVERSION TO MICROSOFT EXCEL 2007 | Eoditor.com
Module TABK – Microsoft Excel 2007/2010/2013
12. 13. Klik Finish
14. 15. Pilih New Worksheet
16. 41
BAB II. CONVERSION TO MICROSOFT EXCEL 2007 | Eoditor.com
Module TABK – Microsoft Excel 2007/2010/2013
17. Selesai Import, sudah berbentuk tabel Excel
18. Jika Error 1. Jika terjadi error seperti dibawah ini maka coba ganti coba kita pakai Visual foxpro
2. 3. Caranya, jangan pilih New data Source, tapi pilih Visual Foxpro Tables
4. 5. Klik OK 6. Pilih Free Table Directory 7. Klik Browse lalu Pilih direktory tempat ditaruf demo.dbf
42
BAB II. CONVERSION TO MICROSOFT EXCEL 2007 | Eoditor.com
Module TABK – Microsoft Excel 2007/2010/2013
8. 9.
10. 11. Klik OK, lalu OK lagi 12. Pilih demo lalu klik tombol >, lalu next
13. 14. next
43
BAB II. CONVERSION TO MICROSOFT EXCEL 2007 | Eoditor.com
Module TABK – Microsoft Excel 2007/2010/2013
15. 16. next
17. 18. Next 19. Klik Finish
44
BAB II. CONVERSION TO MICROSOFT EXCEL 2007 | Eoditor.com
Module TABK – Microsoft Excel 2007/2010/2013
20. 21. Pilih New Worksheet
22. 23. Selesai Import, sudah berbentuk tabel Excel
24. 25. Hasilnya bisa didownload disini 45
BAB II. CONVERSION TO MICROSOFT EXCEL 2007 | Eoditor.com
Module TABK – Microsoft Excel 2007/2010/2013
26. Kita ubah headernya sesuai gambar dibawah ini
27. 28. Hasil Akhirnya bisa didownload disini
46
BAB II. CONVERSION TO MICROSOFT EXCEL 2007 | Eoditor.com
Module TABK – Microsoft Excel 2007/2010/2013
Meng-Convert file Excel Ledger perbulan dengan Excel 2007 Merge Workbooks File yang diberikan oleh WP ada 12 file excel, yaitu GL 01 s.d GL 12, kita akan gabungkan dulu baru kita edit supaya berbentuk tabel, kita akan buat 1 tabel yaitu tabel transaksi Data yang tersedia
GL Bulanan.rar (12 File GL) - Download di sini COA 01-12.xlsx ( 1 File COA) - Download di sini Step by step : 1. Mulai Excel jika belum terbuka 2. 3. Buka ke 12 file tersebut 4.
5. 6. Gabungkan ke 12 file tersebut dengan cara copy dan paste, atau 7. Pergunakan Macro/VBA MergeWorkbooks (download di http://eoditor.com/category/bjtools/workbooks/merge-workbooks/ - cari revisi terakhir) 8. Ini hasil dialognya (supaya Macro MergeWorkbook kelihatan di Macro Dialog Box baca di penjelasannya)
47
BAB II. CONVERSION TO MICROSOFT EXCEL 2007 | Eoditor.com
Module TABK – Microsoft Excel 2007/2010/2013
9. 10. 11. Klik Run 12.
13. 14. 15. Setelah setting anda sesuaikan dengan gambar diatas maka klik “Merge Workbooks!“ 16. Klik OK, ini hasil sheetnya, ada 19337 baris 17.
48
BAB II. CONVERSION TO MICROSOFT EXCEL 2007 | Eoditor.com
Module TABK – Microsoft Excel 2007/2010/2013
18. 19. 20. Save menjadi GL 01-12.xlsx 21. 22. Close semua workbooks kecuali yang ini (GL 01-12.xlsx) , kalau mau cepat bisa dengan menggunakan makro/VBA CloseWorkbooks ( download disini - http://eoditor.com/category/bj-tools/workbooks/close-workbooks/)
23. 24. 25. Klik Run maka akan muncul dialog sbb:
49
BAB II. CONVERSION TO MICROSOFT EXCEL 2007 | Eoditor.com
Module TABK – Microsoft Excel 2007/2010/2013
26. 27. Maka yang terbuka akhirnya cuman file GL 01-12.xlsx
Convert File Excel 1. Kita mulai menconvert file excel tsb 2. Coba kita analisa file excel dibawah ini
3. Dari gambar diatas terlihat yang mana header yang mana detail 4. Detail dulu kita cari, biasanya ada nilai uangnya 5. Lalu kita cari mana yang akan memberikan keterangan atas transaksi detil tsb (Header), disini kita bisa lihat bahwa transaksi tadi tidak ada no account dan nama account, difile tsb hanya ada nama account 6. Nama account tersebut pasti berada diatas kata “No.” (nomor transaksi) 7. Kita buat dulu rumus di tiap baris untuk membedakan mana header dan mana detail 8. Lalu buat kolom baru untuk memberikan data berupa nama accout 50
BAB II. CONVERSION TO MICROSOFT EXCEL 2007 | Eoditor.com
Module TABK – Microsoft Excel 2007/2010/2013 9. Buat rumus untuk kolom I, baris 6-9, untuk mengecek apakah rumus berhasil atau tidak
10. 11. Rumusnya : =IF(ISNUMBER(C6),”DETAIL”,IF(MID(E6,1,17)=”BEGINNING BALANCE”,”BEGIN BALANCE”,”")) 12. Bisa dibaca : cek kolom C (Date), jika berisi angka (tanggal di Excel sebenernya adalah angka) jika benar maka itu berarti detail, jika tidak maka cek lagi kolom E (Remark), jika ada keterangan “BEGINNING BALANCE” maka isi dengan “BEGIN BALANCE”, jika kedua kondisi diatas tidak ada maka isi dengan blank (“”) 13. Buat rumus untuk kolom J, disini kita akan mengisi nama account dari baris header diatasnya
14. 15. 16. Rumusnya =IF(MID(A6,1,3)=”No.”, A5,J5)
51
BAB II. CONVERSION TO MICROSOFT EXCEL 2007 | Eoditor.com
Module TABK – Microsoft Excel 2007/2010/2013 17. Bacanya, cek kolom A (“No.”) tepatnya dibaris rumus ini dibuat yaitu sel A6, jika 3 karakter pertama berisi =”No.” maka isi dengan sel diatasnya (A5) , jika tidak maka dengan sel diatas rumus ini (J5) 18. Kolom K diisi dengan Nomor urut, hal ini dilakukan untuk memisahkan antara baris detail dengan baris lainnya yaitu dengan mensort kolom J. Kolom k berguna untuk me-Reset sortiran tadi ke urutan semula 19. Bisa pakai macam2 cara untuk itu, 20. bisa dengan ketik angka 1, enter, lalu klik Fill Handle drag ke bawah sambil mencet Ctrl 21. Bisa ketik 1 enter lalu 2 enter, lalu pilih kedua sel tersebut , klik fill handle lalu drag ke bawah
22. bisa dengan ketik angka 1, enter, lalu klik kanan Fill Handle drag ke bawah lalu lepaskan jika range sudah tersorot semua akan keluar menu
23.
24. PIlih Fill Series 25. Atau dengan rumus =Row(), copykan ke bawah. Rumus ini akan menghasilkan nomor baris dimana rumus ini diketik 26. Untuk yang pakai rumus harap dijadiin value, kalau nggak pada waktu disortir akan didapat hasil yang salah 27. Copy rumus2 diatas sampai baris terakhir
28. Ini hasilnya
52
BAB II. CONVERSION TO MICROSOFT EXCEL 2007 | Eoditor.com
Module TABK – Microsoft Excel 2007/2010/2013
29.
30. Terlihat untuk baris J hasilnya tidak sesuai, karena ternyata data yang diberikan WP tidak konsisten, dimana kolom A untuk bulan2 tertentu berisi Nomor Account bukan Nama Account. Tapi jangan kuatir karena kita telah diberikan Chart of Account maka Nomor Account yang missing bisa kita ambil dari COA 31. Rumusnya kita ganti menjadi 32. =IF(MID(A19334,1,3)=”No.”,IF(A19333=”Acco”,D19333&E19333&F19333,A19333),J19333) 33. Bacanya, cek kolom A (“No.”) tepatnya dibaris rumus ini dibuat yaitu sel A19334, jika 3 karakter pertama berisi =”No.” maka cek lagi apakah cell diatasnya (A19333) berisi “Acco”, jika ya berarti isinya adalah No Account maka isi dengan 3 sel D,E,F (D19333&E19333&F19333) , jika tidak maka sel diatasnya adalah berisi Nama Account, maka isi dengan sel tsb (A19333) 34. Copykan ke kolom J
35. Ini hasilnya
36. 53
BAB II. CONVERSION TO MICROSOFT EXCEL 2007 | Eoditor.com
Module TABK – Microsoft Excel 2007/2010/2013
37. Siap untuk kita split/ pisahkan mana yang detail dan mana yang bukan
Membuat Tabel GL (Tabel transaksi) 1. Kita bisa memakai 2 cara yaitu Filter dan Sort 2. Kalau filter, maka rumus tidak perlu kita jadikan value dulu karena rumusnya tidak kacau (posisi cells tidak berubah) sedangkan Sort harus dijadikan value dulu. Kita coba cara Filter 1. Blok semua tabel 2. Klik Ribbon Data –>Filter
3. 4. 5. Kita klik tanda panah di kolom I, maka akan muncul menu
54
BAB II. CONVERSION TO MICROSOFT EXCEL 2007 | Eoditor.com
Module TABK – Microsoft Excel 2007/2010/2013
6. 7. 8. Kita pilih hanya DETAIL, lalu OK 9. Maka hanya record yang memiliki DETAIL di kolom I saja yang akan kelihatan
10. 11. 12. 13. 14. 15. 16.
Kita blok tabel di worksheet diatas semua (bisa dengan shortcut Ctrl *) lalu Copy Kita pindah ke Sheet berikutnya, pilih sel A2 lalu Paste Special Values Kopikan Nama field dari Sheet awal ke A1, lalu isikan nama kolom buat kolom I,J, dan K Ini Hasil Lengkapnya
55
BAB II. CONVERSION TO MICROSOFT EXCEL 2007 | Eoditor.com
Module TABK – Microsoft Excel 2007/2010/2013
17. 18. 19. Cek apakah balanced
20. 21. 22. Ternyata nggak balanced 23. Kita coba dulu blok kolom F (Debit) lalu kita cari sel-2 yang salah 24. 25. Tekan F5, muncul Goto Dialog à Klik Specials –> Pilih Constant dan Error
56
BAB II. CONVERSION TO MICROSOFT EXCEL 2007 | Eoditor.com
Module TABK – Microsoft Excel 2007/2010/2013
26.
27. 28. Ok, ternyata tidak ada yang error
29. 30. 31. Ulangi lagi untuk tipe Text
57
BAB II. CONVERSION TO MICROSOFT EXCEL 2007 | Eoditor.com
Module TABK – Microsoft Excel 2007/2010/2013
32.
33. 34. Diketemukan 17 kesalahan, dan otomatis tersorot/ter-select
35. 58
BAB II. CONVERSION TO MICROSOFT EXCEL 2007 | Eoditor.com
Module TABK – Microsoft Excel 2007/2010/2013 36. 37. Kita benerin secara manual (kita klik F2 untuk mengedit lalu enter maka cell akan berpindah2 hanya di 17 cell terpilih tersebut saja) 38. 39. Hasilnya
40. 41. Sudah balanced (selisih 26 kita anggap tidak material) 42. Sheet namenya kita ganti menjadi “GL” 43. Sekarang kita akan mengisi Nomer Account 44. Sekarang kita akan mengisi Nomer Account, data kita ambil dari file COA 01-12.xlsx 45. Kita buka file tersebut lalu kita move sheetnya ke File Excel kita (GL2008.xlsx) 46. Ini hasilnya
47. 48. 49. Untuk mengisi nomer account ke sheet GL, maka kita bisa memakai fungsi Vlookup, namun karena lookup value kita (Nama Account ada di sebelah kanan field yang kita minta maka kita bisa switch tabel COA sehingga Account Name ada disebelah kiri No. Account (pake cut and insert) 50. Alternatif lain Kita bisa tidak mengubah tabel COA, tapi kita tidak memakai Vlookup, kita akan memakai kombinasi antara fungsi match dan Index 51. Fungsi Match akan mencari posisi atas suatu kata/item pada tabel tertentu (hasilnya adalah baris keberapa item tersebut berada) 52. Fungsi Index, akan menghasilkan item tertentu sesuai dengan nilai posisi yang diberikan sebagai argumen 53. Lengkapnya fungsinya 54. 55. =INDEX(COA!A:A,MATCH(J2,COA!$B:$B,FALSE)) 56. 57. Fungsi tersebut dibaca, cari posisi item J2 (Petty Cash) pada tabel COA kolom B , lalu ambil dari kolom A tabel COA sesuai posisi tadi 59
BAB II. CONVERSION TO MICROSOFT EXCEL 2007 | Eoditor.com
Module TABK – Microsoft Excel 2007/2010/2013 58.
59. 60. 61. Untuk memastikan bahwa semua rumus OK maka kita harus dicari yg error 62. 63. Kita cari yang Error yaitu dengan cara kita blok Kolom L, lalu pencet F5 -> Specials ->Formula >Error
64. 65. 66. Ketemu hasilnya sbb:
60
BAB II. CONVERSION TO MICROSOFT EXCEL 2007 | Eoditor.com
Module TABK – Microsoft Excel 2007/2010/2013
67. 68. 69. Dari Nomor Urut Keliatan dimana errornya berada, kita cek ke sumbernya yaitu GL Gabungan 70. 71. Ketahuan…..
72. 73. 74. Rupanya ada ketidak konsistenan dari program WP , antara Nama Account dng Field Name yaitu “No.” ada jarak satu baris, kita benerin dng cara kita pindahin A1063 ke A1064 75. Jumlah baris yang salah sama dengan jumlah record di Avvount Vehicle Maintenance, jadi bisa dipastikan kesalahan hanya di area ini saja 76. Daripada mengulang proses mulai step 42, mending langsung kita edit aja di Sheet GL, kita copykan “Vehicle Maintenance” sheet GL, ke cell yang berisi 0 di sebelah kiri “#N/A” 77. 78. Sehingga menjadi
79. 80. 81. Bisa dipastikan udah beres 82. Kalau udah OK, kita bikin semua formula/rumus menjadi value 83. 84. Kita atur lagi posisi field/kolom sehingga jadi begini
61
BAB II. CONVERSION TO MICROSOFT EXCEL 2007 | Eoditor.com
Module TABK – Microsoft Excel 2007/2010/2013
85. 86. 87. Kita lihat dikolom Debet dan Credit , ada cells yang kosong, kita bisa mengentry sel kosong tadi dengan 0, cara paling gampang adalah pilih yang blank, isi dengan angka 0, lalu sambil tekan CTRL kita enter (semua sel yang tersorot akan berisi angka yang sama), caranya : 88. 89. Blok tabel GL kolom Debet dan Kredit (sampai baris 15007), pencet F5 Specials… –> Blanks
90. 91. 92. Klik OK, maka sel2 yang blank akan terselect 93. Tekan angka nol (0), sambil mencet Tombol CTRL, kita pencet Enter 94. 95. Ini hasilnya
96. 97. 98. Selesai 99. 62
BAB II. CONVERSION TO MICROSOFT EXCEL 2007 | Eoditor.com
Module TABK – Microsoft Excel 2007/2010/2013
63
BAB II. CONVERSION TO MICROSOFT EXCEL 2007 | Eoditor.com
Module TABK – Microsoft Excel 2007/2010/2013
Meng-Import/Convert File Access ke Excel 2007 Untuk meng-Import File Access sangat gampang karena merupakan program di Microsoft Office (sama dengan Excel), berikut langkah2nya : 1. Data bisa didownload disini 2. Buka ribbon Tab –> From Access 3. Pilih lokasi dimana file Access berada 4. Pilih File Test_acess.sccdb (format 2007, tapi format 2003 yaitu mdb juga bisa), Lalu Open 5. Pilih Table yang diinginkan, misalnya AP_Trans 6. Pilih mo ditaruh dimana, lalu OK 7. selesai …..
64
BAB II. CONVERSION TO MICROSOFT EXCEL 2007 | Eoditor.com
Module TABK – Microsoft Excel 2007/2010/2013
Import File Delimited dan Format As Table File delimited adalah file text dimana antara field dipisahkan dengan delimited bisa berupa spasi, koma, tab, dll Data bisa didownload disini(https://docs.google.com/open?id=0B17_7ZpCqjHRNmViYTY2ZDctOTBlMC00ZDAy LWFkNTctNGExNzczZDlkMWI5) 1. gambar dibawah ini (dibuka dng Notepad++/text editor lainnya) menunjukkan coma separated value (csv) yaitu file delimited yang dipisahkan oleh koma
2. 3. 4. Untuk mengimportnya kita pilih Ribbon Data –> From Text 5. Lalu pilih lokasi file tsb, disini kita pilih file demo_del.txt, lalu Open
6. 65
BAB II. CONVERSION TO MICROSOFT EXCEL 2007 | Eoditor.com
Module TABK – Microsoft Excel 2007/2010/2013
7. 8. Akan keluar Text Import Wizard, pilih Delimited
9. 10. 11. Kita pilih Koma (Text Qualifier artinya tanda yang memisahkan text dan number, dari penerawangan kita pada file sumber, terlihat kalo number tidak ada tanda apa2 sedangkan untuk text ada “” diantaranya)
66
BAB II. CONVERSION TO MICROSOFT EXCEL 2007 | Eoditor.com
Module TABK – Microsoft Excel 2007/2010/2013
12. 13. 14. Kita pilih semua kolom lalu pilih type data, kalau mau aman sebaiknya semua kecuali angka dipilih aja text 15. General artinya excel yang akan menentukan apa type data dari field 16. hati2 disini karena kalau salah kita mesti ngulang dari awal
67
BAB II. CONVERSION TO MICROSOFT EXCEL 2007 | Eoditor.com
Module TABK – Microsoft Excel 2007/2010/2013
17. 18. 19. Untuk number bisa ditentukan pemisah desimal dan ribuan, dng klik tombol Advanced…
20. 21. 68
BAB II. CONVERSION TO MICROSOFT EXCEL 2007 | Eoditor.com
Module TABK – Microsoft Excel 2007/2010/2013
22. Kalau mau untuk Tanggal bisa juga langsung diconvert disini, sesuai format kita pilih YMD (Year – Month – Date), namun untuk contoh disini kita biarkan saja format tanggalnya
23. 24. 25. Kita taruh aja di new worksheet
26. 27. 28. Hasilnya
69
BAB II. CONVERSION TO MICROSOFT EXCEL 2007 | Eoditor.com
Module TABK – Microsoft Excel 2007/2010/2013
29. 30. 31. Agar hasilnya lebih enak dilihat serta lebih gampang dianalisa maka sebaiknya kita ubah ke format table 32. Kita pilih dulu range yang mo diubah, bisa kita blok pake shortcut Ctrl+* atau klik dinamed range, pilihDEMO_DEL, lalu di klik ribbon Home –>Format as Table, pilih format yang dikehendaki 33. ada dialog box keluar Klik aja OK 34. Kalau ada peringatan, pilih aja yes
35. 36. 37. Ini hasilnya ….
70
BAB II. CONVERSION TO MICROSOFT EXCEL 2007 | Eoditor.com
Module TABK – Microsoft Excel 2007/2010/2013
38. 39. Rampung ……
71
BAB II. CONVERSION TO MICROSOFT EXCEL 2007 | Eoditor.com
Module TABK – Microsoft Excel 2007/2010/2013
Convert/Import File Report File GL_Jan_Feb.txt jika dibuka dng text editor
File bisa didonlot disini
Persiapan Data Kita akan import agar bisa diolah dengan Excel, hasil akhir seperti ini :
Import File Report Part 01 File GL_Jan_Feb.txt jika dibuka dng text editor
72
BAB II. CONVERSION TO MICROSOFT EXCEL 2007 | Eoditor.com
Module TABK – Microsoft Excel 2007/2010/2013
Dalam file report biasanya terdapat 1. Header Header biasanya berisi keterangan yang menerangkan isi dari record/ detail. Header Berisi antara No Account, Nama Account, Opening Balance 2. Detail/ Record Berisi record/Transaksi, biasanya terdapat tanggal transaksi, keterangan transaksi, no voucher serta jumlah transaksi (debet/kredit) 3. Footer Footer bisa ada/tidak, kalau ada biasanya berisi saldo akhir Kita akan ubah/import ke excel agar bisa dianalisa, bentuknya akan jadi seperti ini Disini kita lihat bahwa file sudah dipisahkan mana yang record mana yang bukan serta semua header/ keterangan sudah ditambahkan ke setiap record
Step by Step Meng-Import File report/textfile ke Excel 73
BAB II. CONVERSION TO MICROSOFT EXCEL 2007 | Eoditor.com
Module TABK – Microsoft Excel 2007/2010/2013
1. Buat New workbook 2. Klik Ribbon Data –>From Text
3. 4. 5. Cari dan pilih file “GL_Jan_Feb.txt”, klik Import
6. 7. 8. Akan muncul dialog Box 9. Pilih Fixed Width, lalu klik Next
74
BAB II. CONVERSION TO MICROSOFT EXCEL 2007 | Eoditor.com
Module TABK – Microsoft Excel 2007/2010/2013
10. 11. 12. Kita geser2 separator agar sesuai dengan data yang tersedia. 13. Perlu diingat kalo untuk text/tgl maka kita rata kiri sedangkan untuk tipe data number kita ambil rata kanan, lebar kolom kita kira-2 dibandingkan dengan kolom dikanan/kirinya, kalau selesai kita klik Next
75
BAB II. CONVERSION TO MICROSOFT EXCEL 2007 | Eoditor.com
Module TABK – Microsoft Excel 2007/2010/2013
14. 15. 16. Kita klik tiap kolom/ field, lalu tentukan tipe datanya, untuk tipe number hati2 dengan separator thousand serta decimal, untuk tgl ketahui apakah day-moon-year (DMY) atau moonday-year(MDY), untuk lainnya pilih general
76
BAB II. CONVERSION TO MICROSOFT EXCEL 2007 | Eoditor.com
Module TABK – Microsoft Excel 2007/2010/2013
17. 18. 19. Klik advanced jika format number yang ada di report file diatas berbeda dengan setingan di komputer kita
20. 21. 22. Klik Finish
23. 77
BAB II. CONVERSION TO MICROSOFT EXCEL 2007 | Eoditor.com
Module TABK – Microsoft Excel 2007/2010/2013
24. 25. Ini Hasilnya
26. 27. Bersambung Ke Part 02
Import File Report Part 02 1. Ini Hasil dari Part 01
2. 3.
78
BAB II. CONVERSION TO MICROSOFT EXCEL 2007 | Eoditor.com
Module TABK – Microsoft Excel 2007/2010/2013
4. Untuk mengconvert file tersebut harus kita kenali dulu header dan detailnya, dari gambar diatas dapat disimpulkan kalau header adalah baris 11, yang ditandai dengan tulisan OPENING BALANCE, sedang detail/record adalah baris 12-seterusnya, yang ditandai dengan adanya tanggal transaksi 5. Pertama kali kita bikin kolom baru untuk memisahkan baris transaksi dengan baris lainnya, disini kita lihat kalau setiap record/detail selalu ada tanggal transaksi dengan tahun 2003 maka kita bikin rumus baru di kolom H12 yaitu 6. 7. =IF(YEAR(D12)=2003,”Details”,”") 8. 9. lalu copy sampai akhir record (sel H9883), arti rumus ini adalah mengetahui apakah dikolom D berisi data tanggal dengan tahun 2003 atau tidak, jika ya maka tandai dengan tulisan “Details”, jika bukan maka kosongkan, rumus ini akan menghasilkan blank jika isi sel blank atau error value jika berisi data yang bukan bertipe date 10. Lalu bikin dua rumus baru dikolom I dan kolom J yang berisi nomor serta nama account, di sel I11 ketik 11. 12. =IF(TRIM(E11)=”OPENING BALANCE”,A11,I10) 13. 14. untuk No Acc, Sedang dikolom J11 ketik 15. 16. =IF(TRIM(E11)=”OPENING BALANCE”,B11,J10) 17. 18. untuk Nama Acc, copy ini kebawah sampai baris 9883, arti rumus ini adalah untuk mengecek apakah kolom E berisi kata “OPENING BALANCE” jika ya maka isi dengan no account yaitu “100000” jika bukan maka isi dengan sel diatasnya, karena ini merupakan header yang artinya menerangkan detail dibawah maka isi sel diatas harus mengisi sel dibawahnya samapai berganti nomor/nama account 19. 20. Fungsi Trim adalah membuang semua spasi yang berlebihan yang bisa terjadi pada saat conversi/import ke Excel, misalnya “ OPENING BALANCE” atau “OPENING BALANCE ” atau “OPENING BALANCE” akan diubah menjadi “OPENING BALANCE” 21. Bentuk terakhir dari file report kita adalah sbb:
79
BAB II. CONVERSION TO MICROSOFT EXCEL 2007 | Eoditor.com
Module TABK – Microsoft Excel 2007/2010/2013
22. 23. 24. Kita pisahkan details dengan baris lainnya, kita bisa gunakan Filter, kita blok/select dulu semua data yang ada yaitu dari baris1 sampai 19933 (A1:J19933, kita bisa pakai Ctrl+*), lalu klik Filter di ribbon (Home > Sort & Filter > Filter atau Data > Filter) maka akan timbul tanda filter di tiap kolom (kolom A s.d Kolom J), kita klik tanda filter di Sel H1 trus kita pilih yang detail saja (yang lain di -Uncheck)
25. 26. 27. Klik OK , maka akan timbul tampilan sbb:
80
BAB II. CONVERSION TO MICROSOFT EXCEL 2007 | Eoditor.com
Module TABK – Microsoft Excel 2007/2010/2013
28. 29. 30. Kita blok/select semua, lalu copy (Ctrl+C), trus pindah ke sheet sebelah untuk mem-Paste special value
81
BAB II. CONVERSION TO MICROSOFT EXCEL 2007 | Eoditor.com
Module TABK – Microsoft Excel 2007/2010/2013
31.
32. 33. Hasil akhir akan seperti ini
82
BAB II. CONVERSION TO MICROSOFT EXCEL 2007 | Eoditor.com
Module TABK – Microsoft Excel 2007/2010/2013
34. 35. 36. Kita tambahkan row header ke baris pertama pertama (ambil dari sheet yang pertama, tapi buang dulu filternya , lalu copy dari baris 9), lalu hapus kolom H, trus kolom No_Acc dan Nama_Acc kita pindahkan ke kolom A dan B, kita atur lebar kolom maka jadilah seperti ini
37. 38. 39. Kita pastikan jumlah kolom serta jumlah debet serta kredit sama 40. Kalo dari WP kita dapatkan kalau jumlah record adalah 14,368 record dan jumlah debet/kredit 2,248,392,964,494.48 sedangkan hasil konversi kita jumlah record 14,368 dan debet sama kredit berbeda
41. 42. 43. Bersambung ke Part 03 …..
83
BAB II. CONVERSION TO MICROSOFT EXCEL 2007 | Eoditor.com
Module TABK – Microsoft Excel 2007/2010/2013
Import File Report Part 03 Hasil dari part 02, terdapat hasil yang tidak balance
Kita cari kesalahan ada dimana, kemungkinan adalah terdapat kesalahan potong pada waktu konvert jadi terlalu lebar atau terlalu sempit jadi angka terpotong ditengah2 atau terdapat kolom keterangan yang ikut terpotong, Langkah2nya : 1. kita cari via fungsi goto (F5), kita blok dulu kolom F (tidak termasuk header), lalu kita klik F5, pilih Specials, pilih constant–>Text
2. 3. 4. Klik OK, hasilnya tidak ada sel yang ditemukan
5. 6. 7. Kita blok semua Kolom G (Tidak termasuk header), ), lalu kita klik F5, pilih Specials, pilih constant–>Text, maka ditemukan dua sel yang dianggap sebagai text, padahal harusnya adalah number yaitu sel , yaitu :
84
BAB II. CONVERSION TO MICROSOFT EXCEL 2007 | Eoditor.com
Module TABK – Microsoft Excel 2007/2010/2013
8. 9. 10. Dan 11. 12. 13. Rupanya terdapat baris yang geser jika kita lihat pada file report/textfile-nya yaitu
14. 15. 16. Atau kita bisa memakai Autofilter, kita klik filter di kolom G (biasanya ada di paling atas/ paling bawah)
17. 18. Kita benerkan dua baris (pada file excelnya) tadi maka kita cek lagi jumlah debet ama kreditnya akan didapatkan kalau sudah balance dan cocok dengan data dari WP, ini hasil setelah kita benerin
19. 20. 21. File GL_Jan_Feb.txt udah berhasil kita convert ke excel serta siap untuk dianalisa 22. Rampung……
85
BAB II. CONVERSION TO MICROSOFT EXCEL 2007 | Eoditor.com
Module TABK – Microsoft Excel 2007/2010/2013
Import file data dari Microsoft SQL Server ke Excel File data dari Microsoft SQL Server bisa terdiri dari file backup atau file data asli, kalau file backup berextension *.bak sedang file data asli berext *.mdf
Sedang file MDF kita perlu melakukan Attach
Untuk file backup kita perlu melakukan Restore
Langkah2nya dalam meng-Attach file data MDF : 1. Buka Ms. Sql Server 2. Connect ke server
3. 4. Klik kanan databases pada explorer 5. Pilih Attach
86
BAB II. CONVERSION TO MICROSOFT EXCEL 2007 | Eoditor.com
Module TABK – Microsoft Excel 2007/2010/2013
6. 7. 8. lalu pilih file yang mau dibuka
9. 10. Lalu klik OK 87
BAB II. CONVERSION TO MICROSOFT EXCEL 2007 | Eoditor.com
Module TABK – Microsoft Excel 2007/2010/2013
11. 12. 13. ini hasilnya
88
BAB II. CONVERSION TO MICROSOFT EXCEL 2007 | Eoditor.com
Module TABK – Microsoft Excel 2007/2010/2013
14. 15.
Langkah2 untuk merestore file backup 1. Ikuti langkah 1 s.d 4 diatas 2. kita pilih restore
3. 89
BAB II. CONVERSION TO MICROSOFT EXCEL 2007 | Eoditor.com
Module TABK – Microsoft Excel 2007/2010/2013
4. di jendela restore, kita pilih from device, lalu kita klik kotak kecil disebelahnya, yang akan membawa ke jendela lain, disitu kita add file, kita tuju file backup kita (northwind.bak) lalu OK 5. Kita centang source kita lalu pilih to database yaitu nortwind
6. 7. lalu OK 8. ini hasilnya
90
BAB II. CONVERSION TO MICROSOFT EXCEL 2007 | Eoditor.com
Module TABK – Microsoft Excel 2007/2010/2013
9. 10.
11.
Export ke Excel Untuk mengexport ke Microsoft Excel berikut langkah2nya : 1. Kita coba export dari Ms. SQL server langsung ke Excel 2.
91
BAB II. CONVERSION TO MICROSOFT EXCEL 2007 | Eoditor.com
Module TABK – Microsoft Excel 2007/2010/2013
3. 4. Setelah proses next2 aja 5. Namun hasilnya gagal
92
BAB II. CONVERSION TO MICROSOFT EXCEL 2007 | Eoditor.com
Module TABK – Microsoft Excel 2007/2010/2013
6. 7. kayaknya untuk excel, Microsoft SQL Server 2008 masih error, mungkin harus upgrade ke versi terbaru 8. Tapi untuk Export ke Access, nggak ada masalah
93
BAB II. CONVERSION TO MICROSOFT EXCEL 2007 | Eoditor.com
Module TABK – Microsoft Excel 2007/2010/2013
9. Karena gagal export ke Excel, coba kita lakukan import dari Excel menggunakan Data Connection 1. Buka Excel 2. Buat file/workbook baru 3. Klik ribbon data->From other sources->From SQL Server 4. Isi nama server anda (tergantung PC Kita, lihat aja pada Aplikasi SQL Server)
94
BAB II. CONVERSION TO MICROSOFT EXCEL 2007 | Eoditor.com
Module TABK – Microsoft Excel 2007/2010/2013
5. 6. Pilih databse dan table yang mau diimport
7. 8. Klik aja finish
95
BAB II. CONVERSION TO MICROSOFT EXCEL 2007 | Eoditor.com
Module TABK – Microsoft Excel 2007/2010/2013
9. 10. Pilih new worksheet
11. 12. ini hasilnya
96
BAB II. CONVERSION TO MICROSOFT EXCEL 2007 | Eoditor.com
Module TABK – Microsoft Excel 2007/2010/2013
13.
97
BAB II. CONVERSION TO MICROSOFT EXCEL 2007 | Eoditor.com
Module TABK – Microsoft Excel 2007/2010/2013
Meng-Import file sql dari MySQL ke Excel Install MySQL Jika kita mendapati file dari WP berupa file sql (sebenarnya merupakan file text yang bisa dibuka dengan text editor), kita tidak bisa secara langsung mengimport file tersebut ke excel, kita musti membuka di aplikasi database server seperti mySQL/SQL Server/Oracle tergantung dari isi dari file tersebut Misalnya kita punya file sql sbb :
File ini sangat besar +/- 4 Gb, tidak bisa dibuka pake notepad atau text editor biasa, gunakan 010 Text Editor (googling/ atau japri), ini hasilnya jika dibuka dng text editor
98
BAB II. CONVERSION TO MICROSOFT EXCEL 2007 | Eoditor.com
Module TABK – Microsoft Excel 2007/2010/2013
Terlihat kalo file sql ini buatan dari MySQL, oleh karena itu kita perlu menginstall MySQL Langkah2nya : 1. Kunjungi alamat http://dev.mysql.com/downloads/windows/ 2. Pilih MySQL Installer (http://dev.mysql.com/downloads/windows/installer/) 3. Pilih yang mau didownload 4. Ada dua pilihan, yaitu setup via internet atau download file setup secara lengkap 5. sebaiknya pilih yang ke-2 yaitu download dulu baru diinstall (pilih yang besar filenya)
99
BAB II. CONVERSION TO MICROSOFT EXCEL 2007 | Eoditor.com
Module TABK – Microsoft Excel 2007/2010/2013
6. 7. jika sudah maka jalankan file installernya 8. Atau kalau mau lengkap (install web server, PHP, MySQL, dll) dan gampang tanpa perlu men-setting segala macam maka install aja XAMPP 9. Baca disini untuk instalasinya : 10. Install Apache Web Server, PHP dan MySQL dengan XAMPP 11.
Import File SQL ke MySQL 1. Untuk mengimport file MySQL bisa gunakan aplikasi PHPMyAdmin yang ada di XAMPP namun file ini maximal hanya 8 mb 2. Padahal file kita mencapai 4 GB 3. maka terpaksa kita gunakan software lain misalnya TOAD 4. Cuman bayar, hehehe 5. Atau bisa kita gunakan command line MySQL/console MySQL saja 6. 7. caranya kita ketik “cmd” di Start –>Run 8. atau Klik Dos Command di Start –>Accessories 9. 10. Lalu ketik cmd c:\xampp\mysql\bin (sesuaikan dengan folder aplikasi mySQL anda) 11. Ketik “mysql” 12. maka prompt C:\ akan berubah menjadi “mysql”
100
BAB II. CONVERSION TO MICROSOFT EXCEL 2007 | Eoditor.com
Module TABK – Microsoft Excel 2007/2010/2013
13. 14. Untuk keluar ke c:\ prompt kita ketik “quit”
15. 16. agar bisa membuka file sql ke mySQL kita perlu masuk ke account “root”, di server localhost dengan password yang sudah kita tentukan (defaultnya belum ada password) 17. maka kita ketik di dos prompt 18. 19. mysql -h localhost -u root -p 20. 21. kita akan dimintai password, karena tidak kita password maka pencet aja enter 22. Untuk membuat new database yang akan kita bernama progo2010 kita ketik 23. 24. create database progo2010; 25. 26. jangan lupa semua perintah mySQL harus diakhiri dengan karakter ; (titik koma) 27. untuk melihat apakah benar sudah ada database tersebut kita gunakan 28. 29. show databases; 30. 31. Untuk men-delete database kita gunakan 32. 33. drop database progo2010
101
BAB II. CONVERSION TO MICROSOFT EXCEL 2007 | Eoditor.com
Module TABK – Microsoft Excel 2007/2010/2013
34. 35. Kita buat lagi database progo2010 (kecuali kalo anda tidak men-delete database progo) 36. Untuk bisa mengimport file sql kita pakai dulu database progo2010 37. kita ketik 38. 39. use progo2010 40. 41. Untuk mengimport file sql ke database progo kita gunakan perintah source folder+filesql 42. Untuk di PC ini , aku ketik 43. 44. source E:\kantor\P2 Rikpen\Yogyakarta\Progo\BACKUP\2010\KSRD10\KSRD10.sql; 45.
102
BAB II. CONVERSION TO MICROSOFT EXCEL 2007 | Eoditor.com
Module TABK – Microsoft Excel 2007/2010/2013
46. Lalu enter (jangan lupa karakter
47. 48. langsung proses (lamanya tergantung besarnya file)
49. 50. Jika sudah selesai untuk melihat isi database kita ketik 51. 52. show tables;
53. 54. untuk melihat isi table kita gunakan sql sbb : 55. 56. select * from ksrd1001; 57. 58. ini hasilnya
103
BAB II. CONVERSION TO MICROSOFT EXCEL 2007 | Eoditor.com
Module TABK – Microsoft Excel 2007/2010/2013
59. 60. bentuknya gak beraturan karena keterbatasan dari DOS 61. untuk itu kita perlu import di Access/Excel
Catatan :
perintah mysql tidak akan dianggap selesai jika belum diakhiri dengan karakter ; dan di-Enter
jika mysql lagi proses kita bisa hentikan dengan Ctrl+Pause
Jika kita sedang mengetik suatu perintah mysql , untuk membatalkan kita tambahkan karakter “\c” lalu enter maka akan kembali ke prompt mysql
Import ke Excel via Aplikasi phpMyAdmin Aplikasi phpMyAdmin adalah antar muka/interface untuk aplikasi database server MySQL, selain phpmyadmin ada juga aplikasi lain seperti toad dll Aplikasi ini tersedia secara otomatis jika kita menginstall XAMPP, baca artikel ini untuk installasinya : Install Apache Web Server, PHP dan MySQL dengan XAMPP Jika kita sudah menginstall maka langkah2 import database sql ke Excel : 1. Buka browser anda 2. Ketik di alamat url anda : 3. localhost 4. lalu pilih phpmyadmin di menu kiri bawah
104
BAB II. CONVERSION TO MICROSOFT EXCEL 2007 | Eoditor.com
Module TABK – Microsoft Excel 2007/2010/2013
5. 6. di jendela phpMyAdmin pilih database progo2010 7. Kita lihat dulu jumlah barisnya 8. Ternyata bisa dibuka diexcel karena barisnya tidak melebihi 1,048,576 9. Cuman akan sangat berat dibukanya karena pasti filenya besar
10. 11. Kita Klik tabel januari (ksrd1001) 12. Klik Export atau
105
BAB II. CONVERSION TO MICROSOFT EXCEL 2007 | Eoditor.com
Module TABK – Microsoft Excel 2007/2010/2013
13. Klik More->Export
14. 15. Pilih Custom dan format csv for Excel 16. Edit yang diberi tanda kotak merah 17. Klik Tombol Go
106
BAB II. CONVERSION TO MICROSOFT EXCEL 2007 | Eoditor.com
Module TABK – Microsoft Excel 2007/2010/2013
107 18.
BAB II. CONVERSION TO MICROSOFT EXCEL 2007 | Eoditor.com
Module TABK – Microsoft Excel 2007/2010/2013
19. Tunggu sampai terdownload 20. Untuk mengetahui dimana file csv tersebut disave klik kanan lalu show folder
21. 22. Filenya rupanya cukup besar diatas 350 mb 23. Coba kita import ke Excel 2007 keatas 24. Kita buka Excel 25. Buat file/workbook baru 26. Pilih ribbon data ->From Text 27. Pilih csv yang yadi kita export dari MySQL 28. Pilih delimited, next,
29. 30. 31. Lalu pilih semicolon sebagai delimitednya 32.
108
BAB II. CONVERSION TO MICROSOFT EXCEL 2007 | Eoditor.com
Module TABK – Microsoft Excel 2007/2010/2013
33. 34. Perhatikan format angka, sesuaikan dengan data
35. 36. ini hasilnya
109
BAB II. CONVERSION TO MICROSOFT EXCEL 2007 | Eoditor.com
Module TABK – Microsoft Excel 2007/2010/2013
37.
Import ke Excel via ODBC Jika menggunakan phpmyadmin ada 2 kelemahan yaitu : 1. Perlu install webserver dan PHP (XAMPP) 2. Perlu file sementara /csv yang akan mengurangi space harddisk kita Untuk itu kita akan pakai cara ke-2 yaitu menggunakan odbc driver yaitu suatu software yang berperan sebagai jembatan penghubung antara windows dengan data suatu program (disini berarti data MySQL) Driver ODBC dari MySql bisa kita dapatkan di : http://dev.mysql.com/downloads/connector/odbc/ Sebaiknya pilih aja yang 32 bit buat safety (Install yang 64 bit hanya jika kita menggunakan Excel 64 bit) Walaupun windows kita 64 bit gak masalah, tetep bisa diinstall dan digunakan (updated : Versi yang terbaru adalah 5.2.6)
110
BAB II. CONVERSION TO MICROSOFT EXCEL 2007 | Eoditor.com
Module TABK – Microsoft Excel 2007/2010/2013
Kita pilih aja sesuai OS kita, kita pilih aja yang MSI (installer exe file) jadi bisa kita langsung eksekusi
111
BAB II. CONVERSION TO MICROSOFT EXCEL 2007 | Eoditor.com
Module TABK – Microsoft Excel 2007/2010/2013
Install file exe yang udah didownload
112
BAB II. CONVERSION TO MICROSOFT EXCEL 2007 | Eoditor.com
Module TABK – Microsoft Excel 2007/2010/2013
Selesai Installasi….udah bisa mulai dilakukan import data
113
BAB II. CONVERSION TO MICROSOFT EXCEL 2007 | Eoditor.com
Module TABK – Microsoft Excel 2007/2010/2013
1. Kita lakukan import dng Klik Ribbon Data –>From Other Source, pilih From Microsoft Query 2.
3. Klik Ribbon Data –>From Other Source, pilih From Microsoft Query 4. Akan muncul dialog box Choose data source, kita pilih , OK 5. Ketik nama (terserah anda), lalu pilih Mysql Odbc 5.2 Unicode driver (sesuaikan dengan versi di PC anda) 6. Klik Connect, lalu isi seperti gambar dibawah lalu coba klik Test
7. 8. 9. Klik Ok, lalu Ok sekali lagi, maka akan kembali ke dialog dibawah ini 10.
114
BAB II. CONVERSION TO MICROSOFT EXCEL 2007 | Eoditor.com
Module TABK – Microsoft Excel 2007/2010/2013
11. 12. 13. Jika kita klik OK untuk memulai Import data maka akan kembali muncul dialog dibawah ini, untuk mengisi username dan password (sebenarnya jika kita di step yang sebelumnya juga bisa menyimpan username ama password) 14. Kita isi username dng “root” dan password “” (Blank) 15. Isi juga TCP/IP Server dengan “localhost“ 16. lalu kita isi database yang mau diakses 17.
18. 19. 20. Kita pilih tabel yang mau diimport,lalu klik tombol “>”, lalu next2 terus sampai Finish 21.
115
BAB II. CONVERSION TO MICROSOFT EXCEL 2007 | Eoditor.com
Module TABK – Microsoft Excel 2007/2010/2013
22. 23. Kita pilih New Worksheet sebagai tempat destinasi data
24. 25. Ini hasilnya
26. 27. selesai, anda bisa lanjutkan untuk tabel berikutnya
116
BAB II. CONVERSION TO MICROSOFT EXCEL 2007 | Eoditor.com
Module TABK – Microsoft Excel 2007/2010/2013
Mengambil softcopy data dari aplikasi DOS jadul Kadang kita mendapatkan aplikasi DOS jadul, yang tidak memiliki menu untuk export/ save as format file yang bisa kita olah. Jadi menunya hanya untuk entry data ama ngeprint aja, contohnya seperti dibawah ini :
kalo kita liat aplikasi diatas, ya nggak ada yang bisa kita lakukan kecuali kita print dikertas Jaman dulu (sekarang masih ada) ada alat yang namanya print emulator yang berfungsi untuk mem-Print data bukan ke kertas tapi ke Text file, walopun alat itu masih ada di Kantor pusat DJP namun hampir gak berguna kecuali kita memiliki port LPT1 di Laptop kita dan di PC tempat aplikasi berada, belum lagi mungkin software dan drivernya udah gak kompatible dengan sistem operasi yang ada di PC/laptop kita Trus caranya gimana? Kita bisa lakukan print emulator tadi dengan cara yang akan kita jelaskan dibawah ini , cara ini memiliki kelebihan yaitu :
Tidak perlu membawa hardware tersebut
Kompatible dengan segala versi Windows (sayang baru Windows yang aku ketahui, tapi nanti coba kita bahas dengan OS lain)
tidak perlu install software ama driver , semua ada di Windows
namun ada kekurangan :
117
BAB II. CONVERSION TO MICROSOFT EXCEL 2007 | Eoditor.com
Module TABK – Microsoft Excel 2007/2010/2013
Baru bisa di Windows (seharusnya pasti bisa di OS lain, tunggu aja…)
Harus memiliki jaringan (bisa kita akali dengan Virtual Machine, seperti VMware atau VirtualBox
Gimana caranya : 1. Kita lakukan dengan 2 PC yang saling berhubung menggunakan LAN 2. PC yang satu yang berisi aplikasi DOS jadul, kita sebut PC Client 3. PC yang satu kita anggap sebagai Print Server, Kita sebut PC Server 4. 5. Di PC Server 6. Add Printer
7. 8. Kita pilih Lokal Printer 9. Kita pilih Epson, LQ 2180/2170 10.
118
BAB II. CONVERSION TO MICROSOFT EXCEL 2007 | Eoditor.com
Module TABK – Microsoft Excel 2007/2010/2013
11. 12. Kita pilih Port yaitu LPT1 13.
14. 15. Jika sudah diinstall , kita klik pada printer baru tadi lalu pilih Properties 16. Kita edit di Tab Sharing, kita isi dengan Share this printer, lalu kasih nama
119
BAB II. CONVERSION TO MICROSOFT EXCEL 2007 | Eoditor.com
Module TABK – Microsoft Excel 2007/2010/2013
17. 18. 19. Kita edit di Tab Port, LPT1 kita un-Check lalu File kita Checkmark
120
BAB II. CONVERSION TO MICROSOFT EXCEL 2007 | Eoditor.com
Module TABK – Microsoft Excel 2007/2010/2013
20. 21. 22. Jika sudah coba kita cari tahu nama komputer kita 23. Kita klik Control panel ->System ->Computer Name 24. Ketahuan namanya adalah kpdjp-XP
25. 26. 27. Selesai di PC Server 28. 29. di PC Client (pc yang berisi aplikasi Jadul)
121
BAB II. CONVERSION TO MICROSOFT EXCEL 2007 | Eoditor.com
Module TABK – Microsoft Excel 2007/2010/2013
30. Kita masuk ke dos prompt (ada menunya di windows/ tergantung PCnya mungkin langsung ke Dos Prompt) 31. Kita Ketik Net View 32. ini hasilnya
33. 34. Nama PC Sever kita terlihat di Dos Prompt 35. Tadi nama Printer share adalah EpsonLQ-XP 36. huruf besar kecil di Dos/Windows tidak ada bedanya 37. jadi alamat printer adalah “\\KPDJP-XP\EPSONLQ-XP“ 38. Lalu kita ketik lagi 39. 40. Net Use LPT1 \\KPDJP-XP\EPSONLQ-XP 41. 42. Jika kita sukses ada tulisan seperti di gambar diatas 43. lalu kita jalankan program Dos Jadul kita 44. Coba kita print Trial balance
45. 46. Kita lihat di PC Server 47.
122
BAB II. CONVERSION TO MICROSOFT EXCEL 2007 | Eoditor.com
Module TABK – Microsoft Excel 2007/2010/2013
48. 49. 50. Kita isi dengan nama file yang kita inginkan (format Text File) 51. Kita cek di Printer Epson LQ 2180
52. 53. Jika item diatas sudah hilang berarti print sudah selesai 54. Kita buka file hasil kita tadi
123
BAB II. CONVERSION TO MICROSOFT EXCEL 2007 | Eoditor.com
Module TABK – Microsoft Excel 2007/2010/2013
55. 56. Coba kita buka pake Text Editor
57. 58. 59. Selesai 60. Jadi intinya apapun yang di DOS PC Client coba print akan di print ke PC Server 61. Kalo ada pertanyaan silahkan comment atau email Keterangan : Kalau kita tidak memiliki aplikasi jadul kita bisa praktek dengan perintah2 DOS, misalnya :
124
BAB II. CONVERSION TO MICROSOFT EXCEL 2007 | Eoditor.com
Module TABK – Microsoft Excel 2007/2010/2013
Dir>lpt1
Dir /a>lpt1
perintah diatas akan mengeprint apa yang ada ke printer, namun karena sudah kita belokkan ke Text file maka akan menghasilkan text file Jika kita sudah selesai, kita ketikkan di Dos Prompt : net use lpt1 /delete Maka PC akan ngeprint secara normal/ langsung ke Printer
125
BAB II. CONVERSION TO MICROSOFT EXCEL 2007 | Eoditor.com
Module TABK – Microsoft Excel 2007/2010/2013
Restore database Postgres SQL dari file backup lalu convert ke Excel Apa itu Postgres SQL Salah satu program database server yang banyak dipakai oleh WP adalah postgres SQL, yang sekarang sudah mencapai versi 9. Seperti Database server MySQL, Postgres SQL juga Open source dan free, tersedia untuk OS Linux, Windows, MacOS. Kemampuannya juga luar bisa karena mampu menangani databse dengan ukuran besar a.l :
Limit
Value
Maximum Database Size
Unlimited
Maximum Table Size
32 TB
Maximum Row Size
1.6 TB
Maximum Field Size
1 GB
Maximum Rows per Table
Unlimited
Maximum Columns per Table
250 – 1600 depending on column types
Maximum Indexes per Table
Unlimited
Kemampuan yang lain bisa dibaca di http://www.postgresql.org/about/ Untuk Windows tersedia untuk 32 bit dan 64 bit, cuman saya anjurkan pake yang 32 bit aja karena ODBC yang tersedia masih untuk versi 32, padahal ini penting jika kita mau mengconversi database ke excel/access
Installasi Program 1. Download versi 32 bit disini 2. http://www.enterprisedb.com/postgresql-932-1-installers-win32?ls=Crossover&type=Crossover 3. Atau jika ingin pilihan lain meluncur aja ke TKP disini 4. http://www.enterprisedb.com/products-services-training/pgdownload
126
BAB II. CONVERSION TO MICROSOFT EXCEL 2007 | Eoditor.com
Module TABK – Microsoft Excel 2007/2010/2013
5. Setelah download langsung aja jalankan file hasil sedotan tadi 6. Kalau bisa sih nggak perlu diganti2 isian2nya kayak lokasi program/data, port,dll, Oke-in aja 7. Kalau password jangan sampai lupa diisi 8. Usernamenya adalah “postgres“ 9. Port normalnya adalah 5432 10. Next 2 aja sampai selesai 11. Nanti akan ada jendela installasi “Stack Buider” 12. Pilih yang port lokal 5432 13.
14. 15. 16. Lalu pilih ODBC
127
BAB II. CONVERSION TO MICROSOFT EXCEL 2007 | Eoditor.com
Module TABK – Microsoft Excel 2007/2010/2013
17. 18. Next2 aja sampai finish
Menjalankan Postgres SQL 1. Klik start -> All Program -> Postgres SQl 2. Pilih PG Admin III
3. 4. Pilih yang localhost, lalu klik kanan pilih connect 5. Anda akan diminta password
128
BAB II. CONVERSION TO MICROSOFT EXCEL 2007 | Eoditor.com
Module TABK – Microsoft Excel 2007/2010/2013
6. 7. Jika anda mengisi dengan benar maka kita bisa connect 8. Kita pilih databases 9. Klik kanan pilih new database 10. isi namanya, misalnya “ipos”
11. 12. Sebenarnya kita juga bisa menjalankan Postgres SQL via konsole, namun itu bisa digoogling sendiri 13. Untuk merestore database dari file backup kita gunakan dos command atau Run dari start menu 14. Misalnya program postgress SQL kita install di C:\Program Files (x86)\PostgreSQL\9.3 15. Maka file pg restore biasanya ada di 16. C:\Program Files (x86)\PostgreSQL\9.3\bin\pg_restore.exe 17. lalu file backup ada di E:\Downloads\Backup.i4bu 18. nama file dan extension bisa apa aja, diatas hanya contoh 19. Ketik pada kotak run atau kotak dos command 20. “C:\Program Files (x86)\PostgreSQL\9.3\bin\pg_restore.exe ” -i -h localhost -p 5432 -U postgres -d “ipos” -v “E:\Downloads\Backup.i4bu” 21. Akan ditanya passwordnya, ketik aja lalu enter (tidak akan terlihat karakter apapun yang kita ketik)
129
BAB II. CONVERSION TO MICROSOFT EXCEL 2007 | Eoditor.com
Module TABK – Microsoft Excel 2007/2010/2013
22. 23. ini progressnya
24. 25.
Import ke Excel/Access 1.
Jika kita gunakan Excel, maka harus diimport satu persatu
2. Oleh karena itu kita gunakan Access 3. Buka Access 4. Bikin database kosong baru 5. Klik ribbon External Data -> ODBC 6. Pilih Machine Data Source 7. Pilih User Data Source
130
BAB II. CONVERSION TO MICROSOFT EXCEL 2007 | Eoditor.com
Module TABK – Microsoft Excel 2007/2010/2013
8. 9. Pilih Postgres SQL (Unicode) lalu next 10. Isi dengan nama data source (terserah anda) juga nama database yang baru kita bikin (ipos) 11. Isi dengan password dll (sesuaikan dengan PC Anda) 12. defaultnya untuk username=postgres, port=5432, server=localhost
13. 14. lalu coba klik test untuk melihat apakah isian kita benar 15. jika sudah oke lalu klik save 16. akan muncul nama ipos (sesuai nama data source yang kita ketik) di jendela 17. Klik OK
131
BAB II. CONVERSION TO MICROSOFT EXCEL 2007 | Eoditor.com
Module TABK – Microsoft Excel 2007/2010/2013
18. 19. Akan diminta lagi nama username dan password, klik OK jika sudah 20. Akan muncul jendela berisi semua nama tabel yang tersedia untuk diimport 21. Pilih Select All 22. lalu klik OK
132
BAB II. CONVERSION TO MICROSOFT EXCEL 2007 | Eoditor.com
Module TABK – Microsoft Excel 2007/2010/2013
23. 24. Tungguin prosesnya sampai selesai 25. ini hasilnya
26. 27. 28. Ini ada yang gagal, ada di tabel Name Auto Correct Save Failure
133
BAB II. CONVERSION TO MICROSOFT EXCEL 2007 | Eoditor.com
Module TABK – Microsoft Excel 2007/2010/2013
29. 30. Untuk konversi ke Excel kita pake fasilitas e-Audit 31. Import and Merge Access 32. Pilih Convert Access to Excel
33. 34. Selesai
Browse dan Export Table dari Postgres SQL Terkadang ada yang error jika kita import dari Excel/Access, oleh karena itu kita terpaksa menggunakan jalan yang agak berliku, yaitu kita menggunakan Postgres SQL untuk mengexport data ke format universal yaitu text/csv baru file text/csv tersebut kita import ke Excel/Access Untuk membrowse database di postgres SQL (PG) kita bisa gunakan console (Dos Basis) atau PGAdmin (Windows), disini kita gunakan aja versi windowsnya 1. Klik start -> All Program -> Postgres SQl
134
BAB II. CONVERSION TO MICROSOFT EXCEL 2007 | Eoditor.com
Module TABK – Microsoft Excel 2007/2010/2013
2. Pilih PG Admin III
3. 4. Pilih yang localhost, lalu klik kanan pilih connect 5. Anda akan diminta password
6. 7. Jika anda mengisi dengan benar maka kita bisa connect 8. Kita pilih database yang kita buat diatas yaitu “ipos” 9. lalu pilih SQL dimenu
10. 11.
135
BAB II. CONVERSION TO MICROSOFT EXCEL 2007 | Eoditor.com
Module TABK – Microsoft Excel 2007/2010/2013
12. Akan muncul jendela baru yaitu Query 13. Untuk mengetahui apa saja nama table kita ketik 14. select * from pg_catalog.pg_tables where schemaname = ‘public’ 15. lalu klik tombol run (panah ke kanan)
16. 17. 18. Untuk membrowse salah satu tabel, misalnya tabel item kita ketik 19. select * from tbl_item 20. Klik Run 21. Jika hasilnya udah OK baru kita export ke text file (PGAdmin baru bisa export ke text file) 22. Kita klik menu File -> Export 23. Browse mau ditaruh dimana File hasilnya 24. Klik OK
136
BAB II. CONVERSION TO MICROSOFT EXCEL 2007 | Eoditor.com
Module TABK – Microsoft Excel 2007/2010/2013
25. 26. Hasilnya bisa kita import ke Excel atau Access
27. 28. Ingat cara ini adalah alternatif terakhir, jika cara yang lain gagal
137
BAB II. CONVERSION TO MICROSOFT EXCEL 2007 | Eoditor.com
Module TABK – Microsoft Excel 2007/2010/2013
29. Selesai
138
BAB II. CONVERSION TO MICROSOFT EXCEL 2007 | Eoditor.com
Module TABK – Microsoft Excel 2007/2010/2013
Convert File report yang memiliki baris lebih dari 1 File yang akan kita import memiliki baris deskripsi/ keterangan yang berbeda2, ada yang 1 baris, 2 baris, 3 baris bahkan 4 baris Kita gunakan data : gl tahun 2010_part.txt ini tampilannya
Langkah2nya : 1. Buat workbook baru 2. Kita gunakan Ribbon Data –> From Text 3. Lalu lakukan seperti biasa, kita potong2 (ingat kalau text adalah rata kiri sedang number adalah rata kanan)
139
BAB II. CONVERSION TO MICROSOFT EXCEL 2007 | Eoditor.com
Module TABK – Microsoft Excel 2007/2010/2013
4. 5. 6. lalu kita atur type datanya, untuk tanggal type : Date, format DMY, lalu semuanya adalah text kecuali debet, kredit, dan saldo 7. ini tampilannya : 8.
140
BAB II. CONVERSION TO MICROSOFT EXCEL 2007 | Eoditor.com
Module TABK – Microsoft Excel 2007/2010/2013
9.
10. 11. Klik Finish lalu kita pilih New Worksheet untuk tempat data hasil konversinya 12.
13. 14. Ini hasilnya
15.
141
BAB II. CONVERSION TO MICROSOFT EXCEL 2007 | Eoditor.com
Module TABK – Microsoft Excel 2007/2010/2013
16. 17. Kita buat rumus di G7 (karena sebagai penentu adalah kata “saldo awal” di C7) 18. 19. =IF(AND(YEAR(A7)=2010,C7”saldo awal”),”details”,””) 20. 21. Kita copykan sampai cells G25740 22. Rumus ini untuk membedakan mana baris yang berisi transaksi utama (disebut baris details” dan baris lainnya
23. 24. 25. Untuk mengisi No. Account & Nama Account, kita ketik di Cell H7 26. 27. =IF(C7=”saldo awal”,A6&B6&C6&D6,H6) 28.
29. 30. Lalu copykan sampai cell terakhir 31. Untuk deskripsi bisa kita lihat kalau jumlah baris berbeda2, maka kita akan menggabungkan baris dengan baris dibawahnya 32. rumusnya 33. 34. =C7 &” ” & I8 35. 36. Rumus ini akan menggabungkan deskripsi baris ini dengan deskripsi bawahnya (yang juga berisi rumus yang menggabungkan deskripsi baris tersebut dengan baris bawahnya) 37. ini hasilnya
142
BAB II. CONVERSION TO MICROSOFT EXCEL 2007 | Eoditor.com
Module TABK – Microsoft Excel 2007/2010/2013
38. 39. 40. Rumus akan menghasilkan panjang teks yang akan bertingkat, makin awal makin panjang (karena berisi gabungan rumus dari akhir sampai awal) 41. Karena Itu Kita Perlu Hentikan Penggabungan Jika Menemui Details Baru 42. =IF(G8=”details”;C7;C7&” ” &I8) 43. Jadi baris diatas detail hanya berisi deskripsi baris itu sendiri 44. Sehingga rumus akan berhenti setiap menemui baris yang berisi detail
45. 46. 47. Sudah bagus tinggal kita filter, kita ambil yang details saja 48. ini hasilnya 49.
50. 51. 52. Rupanya filenya terlalu besar, terpaksa kita sort 53. sebelum disort kita beri dulu penanda agar nanti bisa dibalikkan sesuai semula 54. Buat rumus baris dikolom J
143
BAB II. CONVERSION TO MICROSOFT EXCEL 2007 | Eoditor.com
Module TABK – Microsoft Excel 2007/2010/2013
55. 56. =Row() 57. 58. Copykan sampai baris terakhir 59. Copykan sheet kesebelahnya 60. Select all, copy lalu paste value 61. Lalu pilih ribbon Data–>Sort 62. pilih kolom G (yang berisi details) 63.
64. 65. 66. ini hasilnya 67.
68. 69. kita atur headernya, seperti digambar lalu bisa dibuang kolom2/field yang tidak berguna 70. Selesai, hasilnya bisa didonlot disini (GL 2010_part.xlsx)
144
BAB II. CONVERSION TO MICROSOFT EXCEL 2007 | Eoditor.com
Module TABK – Microsoft Excel 2007/2010/2013
Convert Text Report yang berisi karakter asing (China) Untuk mengimport/convert text report ada 2 cara yaitu dengan delimited atau fixed width, namun jika text report yang akan kita import memiliki karakter2 bukan ascii, maka akan dibaca oleh Excel sesuai aslinya. Jadi misalnya ada huruf China akan dibaca oleh Excel ya huruf china sementara oleh text editor akan diubah ke karakter ascii, ini berpengaruh kedalam lebar tiap huruf sehingga baris yang ada karakter chinanya akan memiliki lebar yang berbeda dengan baris lain. Ini akan menyulitkan kita pada saat konversi menggunakan fixed width Langsung aja kita praktek, coba kita import file berikut ini : Report Chinese.rar
1. Jika kita buka pakai Text Editor akan nampak sbb :
2. 3. Cukup gampang sepertinya, bisa kita pakai delimited (dengan karakter *) ataupun fixed width, tapi coba kita lihat lagi dibawahnya
145
BAB II. CONVERSION TO MICROSOFT EXCEL 2007 | Eoditor.com
Module TABK – Microsoft Excel 2007/2010/2013
4. 5. Pakai delimited menggunakan karakter * sepertinya susah karena terdapat baris yang berisi ***** yang akan mengganggu proses pemisahannya 6. Berarti kita harus gunakan fixed width 7. Kita lihat baris yang memiliki karakter chinese
146
BAB II. CONVERSION TO MICROSOFT EXCEL 2007 | Eoditor.com
Module TABK – Microsoft Excel 2007/2010/2013
8. 9. 10. Sepertinya Ok, kita bisa gunakan Fixed Width 11. Kita buka Excel, Lalu New Workbook 12. Pilih Ribbon Data -> From Text 13. Pilih filenya 14. Pilih Fixed Width
15.
147
BAB II. CONVERSION TO MICROSOFT EXCEL 2007 | Eoditor.com
Module TABK – Microsoft Excel 2007/2010/2013
16. Lalu kita “potong2″ sesuai dengan keinginan kita, kita bisa juga gunakan * sebagai penanda (tidak perlu kita import nantinya) 17.
18. 19. namun…. 20. Kita lihat karakter chinese yang tadi waktu kita buka pakai text editor rata namun diexcel jadi kacau, hal ini karena excel akan membaca karakter china tadi sesuai aslinya sehingga lebar hurufnya jadi tidak sama 21.
148
BAB II. CONVERSION TO MICROSOFT EXCEL 2007 | Eoditor.com
Module TABK – Microsoft Excel 2007/2010/2013
22. 23. bingung kan…. 24. mau pakai delimited nggak bisa, mau pakai fixed width juga gak bisa 25. untuk yang seperti ini ada beberapa cara yang bisa dipakai 26. Kita gunakan cara campuran/kombinasi 27. Yaitu kita Potong2 pake fixed width lalu pas di kolom yang berisi huruf china kita gunakan delimited 28. 29. Langsung aja kita praktekin 30. Kita ulangi lagi langkah2 diatas namun hanya sampai kolom dimana ada karakter chinanya yaitu kolom ke 432 (lihat gambar diatas) 31. Sisanya kita jadikan satu (kita buang2 semua garis vertikal sampai akhir baris)
149
BAB II. CONVERSION TO MICROSOFT EXCEL 2007 | Eoditor.com
Module TABK – Microsoft Excel 2007/2010/2013
32. 33. Terus kita tentukan jenis data
34.
150
BAB II. CONVERSION TO MICROSOFT EXCEL 2007 | Eoditor.com
Module TABK – Microsoft Excel 2007/2010/2013
35. Lalu finish 36. Ini hasilnya
37. 38. Terlihat kolom AF terdiri dari sisa yang belum dipisahin 39. Kita pisahin kolom AF namun sekarang kita gunakan delimiter * 40. Kita block seluruh kolom AF 41. Kita Klik Ribbon Data ->Text To Column 42. Pilih Delimited lalu pilih Other , kita ketik * 43.
44. 45. Next 46. Kita tentukan jenis data lalu finish 47. Ini hasilnya
151
BAB II. CONVERSION TO MICROSOFT EXCEL 2007 | Eoditor.com
Module TABK – Microsoft Excel 2007/2010/2013
48. 49. Kayaknya udah OK 50. Selesai
152
BAB II. CONVERSION TO MICROSOFT EXCEL 2007 | Eoditor.com
Module TABK – Microsoft Excel 2007/2010/2013
Join Table Apa itu Join Table Join table artinya menggabungkan field dua table yang memiliki field kunci yang sama. Tujuannya untuk mengambil field ditable secondary yang ingin ditambahkan ke table primary Misalnya kita punya 2 tabel (download disini) yaitu : 1. Tabel GL.dbf (tidak punya field CCName)
2. Tabel CCPLAN.dbf (punya field CCName)
3. Tapi 2 table tsb memiliki 1 field yang sama yaitu CCNo, ini disebut Field Kunci. 4. Kita akan mengambil Field CCName berdasarkan CCNo
Guide: 1. Kita Import 2 tabel diatas (pakai MsQuery – Baca di sini) 2. Hasilnya
153
BAB II. CONVERSION TO MICROSOFT EXCEL 2007 | Eoditor.com
Module TABK – Microsoft Excel 2007/2010/2013
3.
4. 5. 6. Kita ubah header 2 sheet tadi, yang atas adalah sheetGL yang bawah adalah sheet CCPLAN
7. 8. 9. Kita ubah dulu nama table diatas dengan nama Tabel_GL dan Tabel_CCPLAN, caranya 10. Klik Ribbon Formulas –> Name manager 11. Klik salah satu nama yang menunjuk ke tabel GL lalu klik Edit, Ganti namanya. Lakukan untuk CCPLAN
154
BAB II. CONVERSION TO MICROSOFT EXCEL 2007 | Eoditor.com
Module TABK – Microsoft Excel 2007/2010/2013
12. 13. 14. Untuk mengambil Field CCName dari Table CCPLAN kita bisa pakai 2 cara : A. Bisa kita pakai Vlookup 1. Kita Copy dulu sheet GL, kita rename menjadi Vlookup (hanya contoh, boleh nama lain) 2. Kita Insert Kolom baru di sebelah kanan CCNo 3. Kita ganti headernya menjadi CCName 4. Kita ketik rumus untuk Vlookup 5. Rumusnya 6. =VLOOKUP(Tabel_GL4[[#This Row],[CCNo]],Tabel_CCPLAN,2,FALSE) 7. 8. rumus diatas mencari kode yang ada Tabel_GL4 dibaris bersangkutan (#ThisRow) di field CCNO yaitu angka 50 pada Tabel_CCPLAN, kalau ketemu cari di kolom/Field ke 2, akan menghasilkan “Management“
155
BAB II. CONVERSION TO MICROSOFT EXCEL 2007 | Eoditor.com
Module TABK – Microsoft Excel 2007/2010/2013
9. 10. Detil cara bikin rumus bagi yang bingung : Ketik 11. =vlookup( 12. Pilih cells E5, lalu ketik 13. , 14. Pilih sheets CCPLAN Cells, Blok Range A2:B6, lalu ketik 15. , 16. Ketik 2, lalu ketik 17. , 18. Ketik 19. False) 20. Hasilnya
21. 22. Karena ada yang error (Blank), maka kita tambahkan IFERROR (IFERRORr akan menganalisa suatu formula/rumus, jika OK/Tidak error maka akan memberikan hasil dari formula tadi, namun jika error akan menghasilkan apa yang kita definisikan sebagai argumen yang ke2, rumus dibawah hasil jika error adalah “” (Blank) 23. Rumusnya 24. 25. =IFERROR(VLOOKUP(Tabel_GL4[[#This Row],[CCNo]],Tabel_CCPLAN,2,FALSE),”") 156
BAB II. CONVERSION TO MICROSOFT EXCEL 2007 | Eoditor.com
Module TABK – Microsoft Excel 2007/2010/2013
26. 27. Hasilnya
28.
B. Gunakan Formula Index+Match 1. Copy Sheet GL, namai Index Match 2. Rumusnya (langsung tambahin IFERROR) 3. 4. =IFERROR(INDEX(Tabel_CCPLAN,MATCH(Tabel_GL6[[#This Row],[CCNo]],Tabel_CCPLAN[CCNo],0),2),”") 5. 6. Match akan mencari suatu nilai apakah ada disuatu Range, dia akan menghasilkan posisi nilai itu ketemu di baris berapa 7. Index akan mengambil Nilai yang ada di suatu range pada baris tertentu 8. Rumus diatas pertama kali akan mencari ada di baris berapa angka 50 di range/table pada sheet CCPLAN (ketemu dibaris ke 5), lalu dengan fungsi Index berusaha mengambil nilai tsb sesuai posisi yang diketemukan diatas pada field ke 2 di tabel_CCPLAN (Ketemu “Management”) 9. Kita pakai Iferror untuk jaga2 kalo error (kita kasih “”/Blank untuk nilai error) 10. Hasilnya
11.
157
| Eoditor.com
Module TABK – Microsoft Excel 2007/2010/2013
BAB III. FILTER Excel Table Apa itu Excel Table Untuk dapat menganalisa data dengan lebih efektif dan efisien, kita dapat mengubah range menjadi Table/Tabel. Excel data adalah sekumpulan data yang terdiri dari kolom dan baris yang diformat seperti layaknya tabel didatabase. Table ini memiliki cara penamaan sendiri, misalnya =Table_Query_from_demo[[#This Row],[AccNo]] Artinya Berasal dari Tabel Table_Query_from_demo, Fieldnya AccNo, Kolomnya adalah baris dimana rumus ini berada (This Row) Namun jika rumus dibuat tidak satu baris dengan parameternya ya biasa aja =Transaction!I5 Karena memang sifat dari tabel adalah baris dan kolom, seperti database maka Field Virtual pasti merupakan manipulasi dari field lain (tapi pasti dari baris/record yang sama)
Cara Mengubah Range menjadi Excel Table Ada 2 cara untuk mengubah range menjadi excel table 1. Ribbon Home –>Insert Table
158
BAB III. FILTER | Eoditor.com
Module TABK – Microsoft Excel 2007/2010/2013 2. Ribbon Home –>Format as Table
Hasilnya
Elemen dari Excel Table
159
BAB III. FILTER | Eoditor.com
Module TABK – Microsoft Excel 2007/2010/2013
a)
Header Row
Berisi nama field dan Otomatic sudah di autofilter agar dapat menfilter dan sortir secara cepat Jika kita menuju ke baris yang melebihi layar misalnya baris ke 30/40 maka nama kolom yang dulunya A, B, C, D, dll akan berubah menjadi nama field/header row seperti No. Urut, No. Account, Nama Account,dll b)
Total Row
Berisi summary dari tabel, bisa jumlah angka/jumlah record
c)
Banned Row
Banned row/kolom yaitu isi dari tabel (selain header & Total row), biasanya diberi warna berbeda2 untuk baris ganjil dan genap untuk mempermudah dilihat d) First Column & Last Column
akan memberikan warna yang lebih gelap untuk first colum/Last Column 160
BAB III. FILTER | Eoditor.com
Module TABK – Microsoft Excel 2007/2010/2013
e)
Calculated Column
Di excel table jika kita membuat satu kolom baru cukup ketik header row disebelah kiri kolom terakhir maka otomatic akan excel table akan bertambah 1 kolom, jika kolom baru ini kita isikan rumus/ formula, otomatic akan dicopy-kan ke bawahnya sampai row terakhir
Nilai lebih Table untuk menganalisa data Sorting and filtering Sangat mudah untuk mensortir maupun filtering, tinggal klik aja tanda panah yang ada dinama field lalu tinggal pilih dari menu yang muncul
Formatting table data Sangat memudahkan untuk dibaca karena ada Banned Rows (Warna selang-seling untuk baris ganjil/genap), nama field juga akan tetap keliatan walopun kita menuju baris terakhirpun
Inserting and deleting table rows and columns Untuk menambahkan baris ataupun kolom sangat gampang karena tinggal ketik aja di paling kanan/paling bawah, maka otomatic akan menjadi bagian dari tabel kita Mendelete baris duplicate juga sangat gampang, ada menunya
Using a calculated column
161
BAB III. FILTER | Eoditor.com
Module TABK – Microsoft Excel 2007/2010/2013 membuat rumus juga sangat gampang karena kita cuma mengetik sekali maka akan dicopikan ke baris yang lain
Using structured references Instead of using cell references Menjadikan alamat menjadi terstruktur bukan sekedar A1, atau Z1000 tapi Table_Query_from_demo[[#This Row],[AccNo]]
Ensuring data integrity Data bisa dibuat valid dengan Data Validation sehingga kemungkinan terdapat kesalahan pengetik dapat dikurangi
162
BAB III. FILTER | Eoditor.com
Module TABK – Microsoft Excel 2007/2010/2013
Auto Filter Di pembahasan ini kita memakai file Demo dari Sesam (Baca disini) atau Hasil Akhirnya bisa didownload disini Di Excel 2007 filter bisa dilakukan secara in Place atau Dicopykan ke cell lain, disini kita akan pelajari dulu In Place filter atau bisa kita sebut auto filter Jika kita menggunakan Excel table maka otomatis akan memiliki Auto filter seperti contoh di table transaction yang kita pergunakan di modul ini Auto Filter di Excel 2007 sangat mudah karena sudah disempurnakan dan disesuaikan dengan tipe data dari field/kolom tabel bersangkutan disini untuk tipe text seperti di field Voucher Number maka bentuknya akan seperti sbb:
Untuk type Number seperti di field Amount
163
BAB III. FILTER | Eoditor.com
Module TABK – Microsoft Excel 2007/2010/2013
Untuk Type tanggal
164
BAB III. FILTER | Eoditor.com
Module TABK – Microsoft Excel 2007/2010/2013 Namun untuk custom filter akan sama bentuknya sepert gambar dibawah ini :
Jadi banyak pilihan, cuma perlu diingat bahwa : 1. filter di tiap field adalah penggabungan dengan operator “DAN” 2. Custom filter hanya max bisa menampung dua kriteria, jadi kalau mau lebih dari 2 kriteria kita bisa akali dengan mengcopy field bersangkutan dan lalu difilter atau : 3. Membuat field baru dan kita isi dengan formula yang akan menghasilkan True/False lalu field tersebut kita filter lagi Contoh Pemakaian :
Meng-filter record dengan Account Number diawali 1 Misalnya kita ingin menfilter Nomor account dengan angka depan 1 (aktiva misalnya) , maka bisa kita lakukan dengan dua cara yaitu : 1. Memilih pilihan yang sudah diberikan Excel, tapi sebelumnya un-check dulu “Select All”
165
BAB III. FILTER | Eoditor.com
Module TABK – Microsoft Excel 2007/2010/2013
ini hasilnya
bisa dibayangkan capeknya mengklik satu persatu 2. Atau memakai pilihan yang lebih cerdas, yaitu :
166
BAB III. FILTER | Eoditor.com
Module TABK – Microsoft Excel 2007/2010/2013
Hasilnya
167
BAB III. FILTER | Eoditor.com
Module TABK – Microsoft Excel 2007/2010/2013
menghasilkan jumlah record yang sama
Meng-filter record dengan Account Number diawali 1,3,5,8 (multiple filter) Sekarang anggaplah kita mau mencari Nomor Account dengan awalan 1,3,5,8 bagaimana caranya Kita bisa pakai cara yang pertama, namun akan membuat capek tangan kita memilih, belum lagi ada kesalahan mengklik/ ada yang kelewatan maka kita harus memakai cara ke-2, TAPI??? Excel hanya memberikan kita untuk 2 x kriteria Maka kita akali dengan mengcopy field AccNo ke sebelahnya lalu kita filter, oops nggak bisa, karena filter yang pertama akan menghasilkan No Acc 1 dan 3 yang kalau kita filter lagi ke 5 dan * hasilnya akan Nol/ Tidak ada record Maka terpaksa kita pakai jurus terakhir yaitu buat field baru lalu kita isi dengan kriteria yang kita perlukan Kita buat field baru dengan nama MyFilter, lalu kita isi rumus dengan fungsi MID serta Operator OR untuk Account awalan 1 rumusnya adalah sbb =MID(Table_Query_from_demo[[#This Row],[AccNo]],1,1)=”1″ ingat rumus diatas terlihat seperti itu karena kita menggunakan tabel jadi referensinya bukan A1/B2 misalnya tapi This Row, artinya baris dimana rumus dibuat. logikanya gampang aja, kita ambil dengan Mid satu huruf pertama dari field AccNo lalu dibandingkan dengan 1, hasilnya akan True jika awalan adalah 1 Kita lanjutkan dengan awalan yang lain , lalu kita gabung dengan Fungsi OR Lengkapnya begini 168
BAB III. FILTER | Eoditor.com
Module TABK – Microsoft Excel 2007/2010/2013 =OR(MID(Table_Query_from_demo[[#This Row],[AccNo]],1,1)=”1″, MID(Table_Query_from_demo[[#This Row],[AccNo]],1,1)=”3″, MID(Table_Query_from_demo[[#This Row],[AccNo]],1,1)=”5″, MID(Table_Query_from_demo[[#This Row],[AccNo]],1,1)=”8″) Fungsi OR akan menghasilkan nilai true jika salah satu argumennya menghasilkan true Lalu kita filter untuk menampilkan hanya nilai True Ini Hasilnya
catatan : untuk membuat rumus mudah dibaca, kita bisa ketik seperti diatas. untuk membuat baris baru kita jangan tekan enter karena akan dianggap rumus selesai diketik, namun gunakan ALT+Enter
Mencari nama account yang mengandung kata tertentu Menggunakan Fungsi search Untuk mencari suatu kata dari field account name misalnya kita bisa memakai auto filter “Contain” jika hanya memerlukan 2 kriteria Bagaimana jika lebih dari dua? misalkan kita mau mencari kata di account name payment, check, dan postal Kita pakai formula/fungsi SEARCH, fungsi ini akan mencari suatu huruf/kata tanpa mempermasalahkan huruf besar/huruf besar (Case Insensitive) pada suatu cells dan menghasilkan posisi dari kata/huruf yang dicari, begini rumusnya =SEARCH(“payment”,Table_Query_from_demo[[#This Row],[AccName]]) masalahnya kalo nggak ada/ nggak ketemu maka akan menghasilkan nilai error, oleh karena itu kita harus tambahi dengan fungsi lain yaitu IFERROR, fungsi ini akan menguji suatu formula, dan akan 169
BAB III. FILTER | Eoditor.com
Module TABK – Microsoft Excel 2007/2010/2013 menghasilkan suatu nilai tertentu yang kita tentukan jika terjadi error, kalo nggak error ya akan menghasilkan hasil dari formula yang diuji , ini rumusnya =IFFERROR(SEARCH(“payment”,Table_Query_from_demo[[#This Row],[AccName]]),0) mengapa kita mengisi angka 0 (nol) untuk hasil error atau nggak ketemu? perlu diingat bahwa komputer akan menganggap nilai 0 sebagai FALSE dan nilai selain nol sebagai TRUE, jadi jika menghasilkan posisi kata (pasti lebih dari nol) maka akan menghasilkan nilai TRUE Rumus lengkapnya =OR(IFERROR(SEARCH(“payment”,Table_Query_from_demo[[#This Row],[AccName]]),0),IFERROR(SEARCH(“check”,Table_Query_from_demo[[#This Row],[AccName]]),0),IFERROR(SEARCH(“postal”,Table_Query_from_demo[[#This Row],[AccName]]),0)) Hasilnya lalu kita filter untuk mencari yang TRUE, lihat dibawah ini
……..Filter rampung Menggunakan Countif Countif sangat powerfull karena bisa mencari dengal wildcard (*,?,~) kita bisa memakai countif dengan operator + lalu kita filter yang lebih dari 1 Syntax COUNTIF(range, criteria) caranya 1. Bikin satu kolom baru, dengan nama myFilter3 2. Ketik rumus berikut ini 3. =COUNTIF(Table_Query_from_demo[[#This Row], AccName]],”*payment*”) +COUNTIF(Table_Query_from_demo[[#This Row],[AccName]],”*check*”) +COUNTIF(Table_Query_from_demo[[#This Row],[AccName]],”*postal*”) 170
BAB III. FILTER | Eoditor.com
Module TABK – Microsoft Excel 2007/2010/2013
4. 5. Kata “*payment*” (diapit asterik/*) artinya mencari kata “payment” dimanapun ia berada bisa didepan, ditengah atau dibelakang, dengan kata lain keywordnya adalah Contains 6. Countif akan menghasilkan 1, jika katemu, atau 0 jika tidak ketemu 7. Lalu kita filter dengan mencari nilai lebih dari 0 8. ini hasilnya
9. 10. Akan menghasilkan sebanyak 3407 record catatan : Hasil akhir bisa didonlot disini (excel-sesam01.b autofilter.xlsx)
171
BAB III. FILTER | Eoditor.com
Module TABK – Microsoft Excel 2007/2010/2013
Advanced Filter – Text Jika kita ingin menciptakan filter yang sangat kompleks, kita harus menggunakan Advanced Killer Kita juga bisa menggunakan Advanced Filter untuk membuat Uniq record maupun Mendelete Duplicate Record
Kita buka file hasil import demo kita
atau Filenya bisa didownload disini
Kita sisipkan Baris diatas table kita yang akan kita gunakan sebagai range Kriteria (Range Filter) Kita Copykan Header dari tabel kita sehingga tampilan adalah sebagai berikut :
Misalnya kita ingin menfilter No. Acc hanya yang bernilai 1510 maka kita ketik ’1510 (ingat bahwa No.Acc bernilai text walaupun isinya number, cirinya adalah mepet ke kiri walopun tidak diformat rapat kiri) Kursor kita letakkan didalam tabel sehingga kita nggak perlu memblok table secara manual Kita Klik Ribbon Data –>Advanced Kita Pilih Range A1:K2 sebagai Criteria Range (Jangan melebihi baris 2 karena Kriteria terakhir adalah baris 2, kalau melebihi maka biasanya hasil filter tidak akurat)
172
BAB III. FILTER | Eoditor.com
Module TABK – Microsoft Excel 2007/2010/2013
Hasilnya
173
BAB III. FILTER | Eoditor.com
Module TABK – Microsoft Excel 2007/2010/2013 Jika kita ingin mendelete Filter kita Klik Ribbon Data –>Clear
Maka akan kembali normal
Kasus lain Lihat Gambar dibawah ini, kita ingin mencari record dengan nama account “Salaries”, kita ketik aja salaries, kita ulangi langkah2 diatas
174
BAB III. FILTER | Eoditor.com
Module TABK – Microsoft Excel 2007/2010/2013 hasilnya adalah
Bisa kita ambil kesimpulan bahwa
pencarian tidak case sensitive/ tidak memperdulikan besar kecil huruf
dan ikut mengambil cell yang juga ada kata2 yang lain disebelah kanan kata yang kita cari (excel mengambil semua cells yang diawali kata yang kita cari) Untuk mencari hanya Kata “Salaries” tanpa tambahan kita perlu tambahkan karakter = (sama dengan) Perlu diingat bahwa filter harus bertipe data Sesuai dengan Field (dikasus ini adalah karakter) sementara karakter “=” (sama dengan) menunjukkan type data number jadi harus diakali dengan karakter “” (tanda petik dua) dan diketik sebagai rumus (ditambahkan karakter =) Lengkapnya kita ketik : =”=salaries” akan menghasilkan ditampilan excel =salaries
175
BAB III. FILTER | Eoditor.com
Module TABK – Microsoft Excel 2007/2010/2013 Hasilnya
Wildcard — Untuk menfilter text bisa menggunakan wildcard character yaitu
* kata apa sajatermasuk blank (*fee ==> “fee” atau “coffee“)
? Single character apa saja (sm?th ==> “smith” and “smyth“)
~ mencari character wilcard yaitu karakter *,?, ~ (fy06~? ==> “fy06?“)
176
| Eoditor.com
Module TABK – Microsoft Excel 2007/2010/2013
Advanced Filter – Number dan Date Jika Number maka kita ketik kriteria tanpa tambahan “” Misalnya kita ingin mencari record dengan debet lebih besar dari 1000 Kita ketik >1000 Lalu kita filter Hasilnya
filter dengan 2 kriteria, jika satu baris berarti AND , jika tidak sebaris berarti OR Gambar dibawah ini berarti Debet>10,000 atau Kredit ,,
500) OR (accno=1920 AND debet>1000) bukan (accno=1510 OR accno=1920) AND ( debet >500 OR debet>1000) Ingat : Dari Kiri ke kanan baru Turun
Wildcard — Untuk menfilter text bisa menggunakan wildcard character yaitu
* kata apa saja (*east finds “Northeast” and “Southeast“)
? Single character apa saja (sm?th finds “smith” and “smyth“)
~ mencari character *,?, ~ (fy06~? finds “fy06?“) 181
| Eoditor.com
Module TABK – Microsoft Excel 2007/2010/2013 Lihat gambar sbb:
Kita baca (AccName mengandung kata “of” AND AccName diawali kata “sales” ) OR (AccName mengandung kata “cost”) Disini kita lihat bahwa kita boleh membuat lebih dari satu field AccName
Jika kita menambahkan tanda =,>,AVERAGE(Table1[Debet]) rumus untuk baris 12 (baris pertama table) ini akan diterapkan diseluruh baris ditable jika kita melakukan advanced filter lihat hasilnya
183
| Eoditor.com
Module TABK – Microsoft Excel 2007/2010/2013
Untuk mencari record yang VouTxt berisi/contain “invoice” bukan “Invoice” atau case sensitif kita buat field criteria baru misalnya bernama “case sensitive match” lalu kita isi dengan rumus =IFERROR(FIND(“invoice”,J12),0) Lalu kita advance filter
184
| Eoditor.com
Module TABK – Microsoft Excel 2007/2010/2013
Advanced Filter – Unique Record (Remove Duplicate) Advanced filter juga bisa digunakan untuk Extract data yaitu jika dicopykan ke tempat lain, bukan sebagai Filter in Place Jika dicopykan ke tempat lain juga bisa berfungsi untuk mencari uniq data Untuk mengcopy ke Worksheet lain maka kursor harus diletakkan di worksheet tujuan baru anda tekan RibbonData –> Advanced Filter Lihat gambar dibawah ini adalah filter untuk mencari uniq data
Hasilnya :
185
| Eoditor.com
Module TABK – Microsoft Excel 2007/2010/2013
Untuk mencari data Uniq juga bisa menggunakan Ribbon Data –> Remove Duplicate
186
| Eoditor.com
Module TABK – Microsoft Excel 2007/2010/2013
Hasilnya sama dengan Advanced Filter
187
| Eoditor.com
Module TABK – Microsoft Excel 2007/2010/2013
188
| Eoditor.com
Module TABK – Microsoft Excel 2007/2010/2013
Advanced Filter – Copy ke worksheet/workbook lain Melihat keunggulan dari advanced filter maka kita berfikiran bagaimana jika hasil filter bisa ditaruh di workbook/worksheet lain, sehingga bisa dianalisa lebih lanjut Coba kita lakukan
Jika kita klik OK maka pasti akan error, karena range target ada di sheet lain! Agar bisa dicopykan ke sheet lain maka pendekatannya harus diubah 1. Kita aktifkan sheet2 2. Kita klik ribbon data –>advanced filter 3. Kita pilih Copy to another location 4. Untuk List range kita ambil dari sheet data 5. Untuk Kriteria range juga kita ambil dari sheet data 6. Untuk Copy to range baru kita ambil dari sheet aktif yaitu shet 2 7. Klik OK 8. ini hasilnya
189
| Eoditor.com
Module TABK – Microsoft Excel 2007/2010/2013
9. Bagaimana jika dicopykan ke workbook lain? sama saja caranya 1. Kita buat workbook baru (book3) 2. Kita klik ribbon data –>advanced filter 3. Kita pilih Copy to another location 4. Untuk List range kita ambil dari sheet data dari workbook data 5. Untuk Kriteria range juga kita ambil dari sheet data dari workbook data 6. Untuk Copy to range baru kita ambil dari sheet aktif yaitu sheet1 di workbook baru kita (book3) 7. Klik OK 8. ini hasilnya
190
| Eoditor.com
Module TABK – Microsoft Excel 2007/2010/2013
9.
191
| Eoditor.com
Module TABK – Microsoft Excel 2007/2010/2013
BAB IV. SUMMARIZE – CLASSIFICATION & STRATIFICATION Summarize menggunakan Pivot table Data yang dipergunakan berasal dari GL jan s.d Des yang diconvert ke excel dari modul Meng-Convert file Excel Ledger perbulan dengan Excel 2007 Atau download hasil jadinya (GL 0112 Jadi.xlsx)
Untuk membuat Trial Balance dari tabel diatas kita bisa menggunakan Pivot table Caranya : 1. Klik ribbon Table Tools –>Design –>Summarize with pivot table
2. 3. Akan keluar dialog box
4. 5. Kita pilih tabel1 sebagai source tablenya dan new worksheet sebagai tujuannya 6. Klik Ok dan akan dibuat worksheet baru sbb:
192
BAB IV. SUMMARIZE – CLASSIFICATION & STRATIFICATION | Eoditor.com
Module TABK – Microsoft Excel 2007/2010/2013
7. 8. Kita Drag Nomor Account dan nama ke bagian RowLabels, trus Debet dan Credit ke bag. Values, sedangkan Column labels akan otomatics diisi values, sehingga hasilnya akan sbb lihat dibawah ini. Jika kita ingin mengetahui berapa record untuk tiap2 account maka kita bisa tambahkan kolom detail ke Values
193
BAB IV. SUMMARIZE – CLASSIFICATION & STRATIFICATION | Eoditor.com
Module TABK – Microsoft Excel 2007/2010/2013
9. 10. Disini terlihat kalau field/kolom yang berbentuk angka akan menciptakan fungsi Sum sedangkan jika field berisi text akan terisi Count. Jika kita ingin mengubahnya kita klik aja di Values, akan keluar menu
11.
194
BAB IV. SUMMARIZE – CLASSIFICATION & STRATIFICATION | Eoditor.com
Module TABK – Microsoft Excel 2007/2010/2013
12. 13. Untuk mengatur formatnya klik aja Number Format
14. 15. Hasilnya seperti ini
195
BAB IV. SUMMARIZE – CLASSIFICATION & STRATIFICATION | Eoditor.com
Module TABK – Microsoft Excel 2007/2010/2013
16. 17. bersambung …..ke part 02
196
BAB IV. SUMMARIZE – CLASSIFICATION & STRATIFICATION | Eoditor.com
Module TABK – Microsoft Excel 2007/2010/2013 Summarize dengan Pivot Part 02 Lanjutan…dari Part 01 1. Agar hasilnya lebih bagus maka kita ubah di option ama design, menu ini akan muncul di ribbon jika kita klik di area pivot tabel
2. 3. Klik design –> SubTotals –>Do Not Show Subtotals
4. 5. Lalu Design–>Report Layout–> Show in Tabular Form
6. 7. Hasilnya
8. 9. 197
BAB IV. SUMMARIZE – CLASSIFICATION & STRATIFICATION | Eoditor.com
Module TABK – Microsoft Excel 2007/2010/2013
10. Bisa juga dibuat KKP Bulanan dengan menambahkan kolom baru dng nama Bulan di sheet GL, kita pakai fungsi Month lalu kita pilih Date sebagai argumennya , rumusnya jadi seperti ini 11. 12. =MONTH(Table1[[#This Row],[DATE]]) 13. 14. Trus kolom baru Net, yaitu debet dikurangi kredit, Rumusnya : 15. 16. =Table1[[#This Row],[D E B E T]]-Table1[[#This Row],[C R E D I T]] 17. 18. Bisa juga ditambahkan Kolom Account Class (digit pertama Nomor Acc, 1 s.d 4 = Balance sheet, lainnya rugi laba) 19. 20. =IF(MID(Table1[[#This Row],[No. Account]],1,1) Advanced
208
BAB V. DUPLICATE AND GAPS | Eoditor.com
Module TABK – Microsoft Excel 2007/2010/2013
Kita pilih sebagai List Range adalah Tabel Transaction kolom A
Kita pilih sebagai Copy to adalah sheet1 cells A1
Pilih/Check Copy to another location
Pilih/Check Unique Record Only Hasilnya
209
BAB V. DUPLICATE AND GAPS | Eoditor.com
Module TABK – Microsoft Excel 2007/2010/2013 Kita buat field baru di B1, kita beri nama fieldGaps Kita ketik rumus di cells B2 =AND(A3-A2=1,A3-A4=-1) kita pakai fungsi AND yang akan menghasilkan nilai TRUE hanya jika semua argumen adalah TRUE fungsi diatas akan mencari apakah record diatasnya urut dan record dibawahnya juga urut
lalu kita filter, Kita buang yang menghasilkan nilai TRUE, karena kita akan mencari nilai yang FALSE/ Gaps, ini hasilnya
210
BAB V. DUPLICATE AND GAPS | Eoditor.com
Module TABK – Microsoft Excel 2007/2010/2013
Terlihat bahwa antara No 132 dan 134 ada loncat, lalu 407 tidak ada Kalau 707 dan SB 99 menunjukkan ketidak konsistenan penomoran
211
BAB V. DUPLICATE AND GAPS | Eoditor.com
Module TABK – Microsoft Excel 2007/2010/2013 Check Balance Kita pakai File Demo dari Sesam, baca di sini Kita Buat Pivot table seperti di bawah ini 1. Kita insert dulu Pivot table, pastikan kita memilih cell di tabel demo, lalu kita klik Ribbon Insert –> Pivot Table
2. 3. Keluar Dialog, Kita Ok aja (otomatis sudah terisi seperti dibawah ini)
4. 5. 6. Kita buat Pivot seperti di gambar dibawah ini (tinggal kita drag aja dari kotak di samping kanan, field yang dipilih ke Row label maupun Values, kotak column label otomatis terisi)
7. 8. 9. Ini Hasilnya (sheet kita beri nama Voucher Number) 212
BAB V. DUPLICATE AND GAPS | Eoditor.com
Module TABK – Microsoft Excel 2007/2010/2013
10. 11. 12. Kita ambil dari pivot table Voucher number, lalu kita copy Paste value di sheet baru, untuk kita check apakah ada voucher yang nggak balance, lalu kita filter tabel baru kita, di field Amount, kita cari yang tidak balance/nilainya tidak nol
13. 14.
15. 16. 17. Ini hasilnya
213
BAB V. DUPLICATE AND GAPS | Eoditor.com
Module TABK – Microsoft Excel 2007/2010/2013
18. 19. ada jumlah yang sangat kecil di field Amount, ini biasanya diakibatkan proses conversi yang tidak sempurna dari excel (Bug kali ya….) 20. 21. Maka kita benerin rumusnya dengan mengkurangkan Debet dengan Kredit, ini hasilnya. Jika masih tetep ada nilai yang kecil banget padahal udah dirumus coba anda pilih cell di field debet / Kredit tekan F2 (edit) lalu langsung enter, biasanya akan beres (ini merupakan bug dari microsoft yang dari dulu belum beres juga….) 22. 23. Hasilnya ada 6 voucher yang gak balance
24.
214
BAB V. DUPLICATE AND GAPS | Eoditor.com
Module TABK – Microsoft Excel 2007/2010/2013
BAB VI. STATISTIK Built in Statistic Ada 2 cara membuat Statistik seperti di Software audit yaitu via manual artinya kita buat rumus satu persatu atau pakai cara mudah, yaitu dengan Add-in yang diberikan excel yaitu Analysis Toolpack Caranya :
Klik Office Button, Pilih Excel Options, lalu pilih Add-ins, dan Klik Go
Jika keluar Add-ins Dialog Box , maka pilih Analysis Toolpak
Menu akan tersedia di Ribbon Data –> Data Analysis 215
BAB VI. STATISTIK | Eoditor.com
Module TABK – Microsoft Excel 2007/2010/2013
Kita klik Data Analysis
Akan keluar dialog box berisi berbagai alat analysis yg dibutuhkan, kita pilih Descriptive Statistic
Kita OK
Kita pilih Kolom Amount, ikuti petunjuk gambar diatas, lalu OK
Ini hasilnya
216
BAB VI. STATISTIK | Eoditor.com
Module TABK – Microsoft Excel 2007/2010/2013
Rampung, hasil diatas adalah untuk semua data, kita bisa juga hanya memilih sebagian data
…..nggak tahu juga apa gunanya ….hehehe
217
BAB VI. STATISTIK | Eoditor.com
Module TABK – Microsoft Excel 2007/2010/2013
BAB VII. FORMULA Pengenalan formula Formula di Excel adalah perhitungan matematis yang ada di worksheet, perlu diingat untuk menampilkan suatu nilai di worksheet ada 2 jenis yaitu : 1. Constant, yaitu nilai yang tampil di cells/worksheet sama dengan nilai yang tampil di Formula bars atau yang keliatan waktu kita edit isi cells tersebut (kita pencet F2) 2. Formula, jika nilai yang tampak di cells merupakan hasil perhitungan matematis / rumus sehingga berbeda jika pencet F2 Formula diawali dengan tanda = (sama dengan) Contohnya untuk menampilkan angka 100, kita bisa buat rumus =10*10 atau =10^2 atau =50+50 Suatu formula bisa terdiri dari : 1. Function, yaitu fungsi yang ada di excel maupun buatan sendiri dng VBA 2. Reference, yaitu nama range/cell 3. Operator, +*-^, dll 4. Constant, nilai yang diketik langsung ke cell
1. Functions: PI() function menghasilkan of pi: 3.142… 2. References: cells/range A2 menghasilkan nilai yang ada di cell A2. 3. Constants: Nilai tetap yang dituliskan langsung ke cell yaitu 2 4. Operators: ^ (caret) operator artinya pangkat sedangkan * (asterisk) artinya perkalian
Menggunakan Constants/Konstanta Constants/Konstanta adalah suatu nilai yang tidak melakukan perhitungan, contoh tanggal 10/9/2008, angka 210, dan frase “Quarterly Earnings” semuanya adalah konstanta
Menggunakan calculation operators Ada 4 Jenis Operator
218
BAB VII. FORMULA | Eoditor.com
Module TABK – Microsoft Excel 2007/2010/2013
Arithmetic operators untuk melakukan perhitungan matematis seperti penambahan, pengurangan, perkalian, dll Arithmetic operator Meaning
Example
+ (plus sign)
Penambahan 3+3
– (minus sign)
Pengurangan 3–1 Negatif –1
* (asterisk)
Perkalian
3*3
/ (forward slash)
Pembagian
3/3
% (percent sign)
Percent
20%
^ (caret)
Pangkat
3^2
Comparison operators Membandingkan antara 2 nilai Comparison operator
Meaning
Example
= (equal sign)
Sama dengan
A1=B1
> (greater than sign)
Lebih besar dari
A1>B1
< (less than sign)
Kurang dari
A1= (greater than or equal to sign) Lebih besar atau sama dengan dari A1>=B1 Create from Selection Maka range C3:E3 akan bernama MyRange3, kalau semua mau dibuat names juga bisa, caranya 225
BAB VII. FORMULA | Eoditor.com
Module TABK – Microsoft Excel 2007/2010/2013 Range C3:E3 namanya MyRange3, Range C4:E4 namanya MyRange4, dst
Excel akan megubah karakter yang tidak diinginkan di names (misalnya spasi) ke karakter _ (underscore)
Tata cara pemberian nama
Harus diawali dengan huruf, underscore(_) atau backslash(), selanjutnya bisa diikuti oleh angka, karakter,period (.), underscore(_) atau backslash()
Max 255 karakte
Tidak membedakan huruf besar/kecil (Insensitive case)
Tidak boleh sama seperti referensi cell (A1, B100, dll) atau mirip referensi cells seperti 1A, 3CAT, dll , serta nama tertentu seperti “c”,”r” karena sudah dipakai oleh excel untuk memilih all row/all colum di kotak range name (coba anda ketik c/r di kotak name kalo nggak percaya)
Untuk memisahkan dua atau lebih kata bisa dipakai _ (underscore) atau . (period) Pilih Range 1. Jadi jika kita ingin menuju named range myrange2 maka kita tinggal klik di kotak named range lalu pilih range yang kita tuju
226
BAB VII. FORMULA | Eoditor.com
Module TABK – Microsoft Excel 2007/2010/2013
2. Atau kita klik ribbon Home –>Find & Select –> Goto… (shortcut F5) Jadi sepanjang named range tadi tidak dihapus, maka semua rumus yang mengacu ke named range tadi akan tetap valid walaupun named range tadi dimove dari lokasi semula
Intersection Intersection artinya pertemuan dua range, ini bisa panggil dengan kedua nama tsb dipisahkan dengan spasi contoh untuk nama diatas : Gambar dibawah akan menghasilkan 6 buah range names, yaitu MyRange3 alamatnya C3:E3, Myrange4 alamatnya C4:E4, …..sd Cross3 alamatnya E3:E5 Formula =MyRange3 Cross1 akan menghasilkan intersection antara myrange3 dan Cross1 yaitu 7
227
BAB VII. FORMULA | Eoditor.com
Module TABK – Microsoft Excel 2007/2010/2013
Scope dari Names Nama/Names memiliki 2 scope yaitu untuk satu worksheet atau satu workbook, walaupun namanya sama tapi jika memiliki scope di worksheet yang berbeda maka diperbolehkan namun jika dipergunakan diluar scope harus menyebutkan nama worksheetnya supaya tidak error Contoh : Ke 2 names diatas memiliki nama yang sama tapi berbeda scope/wilayah, jika mau dipergunakan diluar maka harus lengkap penyebutannya yaitu =nama_worksheet!nama_Range Kalau nggak maka akan error karena excel bingung mo milih yang mana Pertama kali akan dicari names yang berscope worksheet, jika diworksheet bersangkutan tidak ada names tersebut maka akan mencari names yang berscope workbook, kakau tetap tidak ada maka akan error #NAME?
228
BAB VII. FORMULA | Eoditor.com
Module TABK – Microsoft Excel 2007/2010/2013
229
BAB VII. FORMULA | Eoditor.com
Module TABK – Microsoft Excel 2007/2010/2013
Apply names/memakai names di formula bagaimana jika kita ingin memasukkan names tadi ke formula yang kita buat sebelum names tersebut dibuat. Kita memakai Apply Names, kita pilih sel yang berisi formula tadi lalu kita Klik Ribbon Formula, klikm panah di sebelah Define Name, kita pilih Apply Names…, lalu akan muncul dialog box, kita pilih semua name atau name tertentu saja yang mau kita paste ke formula kita
230
BAB VII. FORMULA | Eoditor.com
Module TABK – Microsoft Excel 2007/2010/2013
Menciptakan Konstanta Dengan names kita bisa membuat konstant untuk keperluan pembuatan formula yang lebih mudah dipahami, contoh dalam perhitungan 21 kita bisa membuat PTKP dengan rumus
1. 2. Kita harus membuat tabel untuk rumus kita atau kita bisa buat rumus seperti : =15840000+1320000+2*1320000, tidak gampang untuk dipahami 3. Atau kita buat dengan Names, mula2 kita klik Ribbon Formula –> Name Manager 6. Klik New, lalu isi sesuai gambar
231
BAB VII. FORMULA | Eoditor.com
Module TABK – Microsoft Excel 2007/2010/2013
7.
8. Anak juga dibikin sehingga seperti gambar Name manager
232
BAB VII. FORMULA | Eoditor.com
Module TABK – Microsoft Excel 2007/2010/2013
9. Rumus jadi lebih mudah dipahami, serta tidak dikotori dengan sel yang tidak perlu
Menganalisa/Mengaudit Formula Suatu formula yang kompleks akan sangat menyusahkan untuk dianalisa secara manual, Excel telah menyediakan Tools untuk Formula Auditing, yaitu antara lain:
233
BAB VII. FORMULA | Eoditor.com
Module TABK – Microsoft Excel 2007/2010/2013
1. Trace Precedent 2. Trace Dependents 3. Show Formulas 4. Error Checking 5. Evaluate Formula
1. Trace Precedent Ini artinya akan menampilkan range/reference yang menjadi sumber dari rumus pada sel aktif, lihat gambar dibawah ini Sel aktif di B8 memiliki keterkaitan ke sel B2,D2, dan E2, artinya jika range2 tersebut berubah maka nilai cell B8 juga akan berubah
Untuk menghilangkan Panah maka Klik Ribbon Formula –>Remove Arrows
2. Trace Dependents Ini artinya akan menampilkan range/reference yang menggunakan reference ke sel aktif, dengan kata lain range2 yang tergantung pada sel aktif , lihat gambar dibawah ini Sel aktif di B2 memiliki keterkaitan ke sel B8, artinya sel B2 dipakai oleh rumus di sel B2, jika sel aktif berubah tersebut berubah maka nilai cell B8 juga akan berubah 234
BAB VII. FORMULA | Eoditor.com
Module TABK – Microsoft Excel 2007/2010/2013
Untuk menghilangkan Panah maka Klik Ribbon Formula –>Remove Arrows Jika referensi ada di worksheet lain/workbook lain maka klik 2x pada panah, akan muncul Go to Dialog Box, pilih referensi yang ada disitu lalu Klik OK
3. Show Formula Ini akan menampilkan rumus bukan nilai pada tampilannya di worksheet
4. Error Checking Ini akan memeriksa semua error pada worksheet
235
BAB VII. FORMULA | Eoditor.com
Module TABK – Microsoft Excel 2007/2010/2013
5. Evaluate Formulas Ini akan mengaudit suatu formula secara step by step, artinya formula akan dievaluasi per bagian, untuk jelasnya lihat gambar dibawah ini, yang dievaluasi adalah yang bergaris bawah
236
BAB VII. FORMULA | Eoditor.com
Module TABK – Microsoft Excel 2007/2010/2013 dievaluasi B2, dicari ama excel nilainya adalah Apple
Dievaluasi Upper(“Apple”) menghasilkan APPLE
237
BAB VII. FORMULA | Eoditor.com
Module TABK – Microsoft Excel 2007/2010/2013 Dievaluasi APPLE=APPLE, hasilnya true
Kalau True dilihat cell D2, nilainya adalah 1000
Cocok ama hasilnya
238
BAB VII. FORMULA | Eoditor.com
Module TABK – Microsoft Excel 2007/2010/2013
Bab VIII. FUNCTION Definisi Fungsi adalah salah satu fasilitas di excel yang berguna dalam menyusun formula, fungsi bisa melakukan antar lain :
Penyederhanaan Perhitungan, misalnya =(10+5+6+7+8)/5 diganti =average(10+5+6+7+8)
Melakukan perhitungan yang hampir tidak bisa dilakukan tanpa fungsi, misalnya fungsi untuk memilih mana bilangan terbesar, tidak ada rumus matematika untuk itu, tapi fungsi =Max bisa melakukannya
Mempercepat pengeditan kata, misalnya mengganti menjadi huruf besar semua (fungsi Upper), mengganti titik menjadi koma (subdtitute), dll
Memberikan kemampuan untuk memilih atau menentukan jawaban atas beberapa pilihan, misalnya IF, Vlookup, dll
Fungsi memiliki argument yaitu pelengkap dari fungsi yang akan menentukan hasil dari fungsi tersebut, di Excel ada 5 macam argumen 1. No arguments, misalnya fungsi =rand() 2. One argument, misalnya fungsi =Len(kata) 3. A fixed number of arguments, misalnya fungsi =If(kondisi, tindakan jika kondisi benar,tindakan jika kondisi salah) 4. An indeterminate number of arguments, misalnya =sum(A1:A10), bisa juga =sum(A1:Z100), bisa juga =Sum(a,2,5,1,100) 5. Optional arguments, misalnya fungsi Substitute(text, old_text,New_text,[karakter ke berapa]), argumen terakhir kalau tidak diisi berarti semua karakter yang cocok dengan kondisi Argumen bisa diisi dengan :
Konstant seperti 1,2,100,”seratus”,”Rupiah”
Cell referensi seperti A1, A1:Z100
Names seperti Pajak_Terutang, Sales, dll
Array baik array cells referensi ({A1:Z100}), ataupun array Konstant ({1,2,3,4})
Fungsi yang lain, misalnya =if(mid(A1,1,1)=”A”, “Benar”,”Salah”)
Kategori Fungsi
239
Bab VIII. FUNCTION | Eoditor.com
Module TABK – Microsoft Excel 2007/2010/2013 Financial functions yaitu fungsi2 yang berhubungan dengan perhitungan yang umum ada di bisnis keuangan, misalnya =PMT untuk menghitung cicilan untuk mobil selama 3 tahun Date and time functions Fungsi untuk melakukan perhitungan yang berhubungan dengan tanggal dan waktu, misalnya fungsi month akan memberikan bulan sesuai argumen yang diberikan Math and trig functions berhubungan dengan matematika, misal Sin, Cos, Radians Statistical functions Berhubungan dengan Rata2, Max, Min, semua fungsi yang akan melakukan analysis statistik atas sekumpulan data Lookup and reference functions Fungsi untuk mencari suatu nilai diantara range data atau sekumpulan Nilai2 Database functions Fungsi untuk mengklasifikasikan atau men-summarize sekumpulan data, misal dAverage, dCount, dll Text functions Berguna untuk memanipulasi text, misalnya memotong text, mengubah text menjadi angka, dll Logical functions Untuk perhitungan yang menggunakan logical/ benar dan salah, antara lain fungsi IF, untuk simple decision-making capabilities. Information functions Fungsi ini akan memberikan informasi tentang suatu angka, suatu keadaan ataupun suatu cell, misalnya ISBLANK untuk menentukan apakah suatu cell ada isinya atau tidak, dll User-defined functions Fungsi ini kita buat dengan VBA, jika kita ingin mendapatkan perhitungan yang tidak dimiliki oleh excel Engineering functions Berhubungan dengan engineering Cube functions untuk memanipulasi OLAP data cube.
Daftar Excel Function Add-in and Automation functions Function
Description
CALL
Calls a procedure in a dynamic link library or code resource
240
Bab VIII. FUNCTION | Eoditor.com
Module TABK – Microsoft Excel 2007/2010/2013
EUROCONVERT Converts a number to euros, converts a number from euros to a euro member currency, or converts a number from one euro member currency to another by using the euro as an intermediary (triangulation) GETPIVOTDATA Returns data stored in a PivotTable report REGISTER.ID
Returns the register ID of the specified dynamic link library (DLL) or code resource that has been previously registered
SQL.REQUEST
Connects with an external data source and runs a query from a worksheet, then returns the result as an array without the need for macro programming
Cube functions Function
Description
CUBEKPIMEMBER
Returns a key performance indicator (KPI) name, property, and measure, and displays the name and property in the cell. A KPI is a quantifiable measurement, such as monthly gross profit or quarterly employee turnover, used to monitor an organization’s performance.
CUBEMEMBER
Returns a member or tuple in a cube hierarchy. Use to validate that the member or tuple exists in the cube.
CUBEMEMBERPROPERTY Returns the value of a member property in the cube. Use to validate that a member name exists within the cube and to return the specified property for this member. CUBERANKEDMEMBER
Returns the nth, or ranked, member in a set. Use to return one or more elements in a set, such as the top sales performer or top 10 students.
CUBESET
Defines a calculated set of members or tuples by sending a set expression to the cube on the server, which creates the set, and then returns that set to Microsoft Office Excel.
CUBESETCOUNT
Returns the number of items in a set.
CUBEVALUE
Returns an aggregated value from a cube.
Database functions Function
Description
DAVERAGE Returns the average of selected database entries
241
Bab VIII. FUNCTION | Eoditor.com
Module TABK – Microsoft Excel 2007/2010/2013
DCOUNT
Counts the cells that contain numbers in a database
DCOUNTA Counts nonblank cells in a database DGET
Extracts from a database a single record that matches the specified criteria
DMAX
Returns the maximum value from selected database entries
DMIN
Returns the minimum value from selected database entries
DPRODUCT Multiplies the values in a particular field of records that match the criteria in a database DSTDEV
Estimates the standard deviation based on a sample of selected database entries
DSTDEVP
Calculates the standard deviation based on the entire population of selected database entries
DSUM
Adds the numbers in the field column of records in the database that match the criteria
DVAR
Estimates variance based on a sample from selected database entries
DVARP
Calculates variance based on the entire population of selected database entries
Date and time functions Function
Description
DATE
Returns the serial number of a particular date
DATEVALUE
Converts a date in the form of text to a serial number
DAY
Converts a serial number to a day of the month
DAYS360
Calculates the number of days between two dates based on a 360-day year
EDATE
Returns the serial number of the date that is the indicated number of months before or after the start date
EOMONTH
Returns the serial number of the last day of the month before or after a specified number of months
242
Bab VIII. FUNCTION | Eoditor.com
Module TABK – Microsoft Excel 2007/2010/2013
HOUR
Converts a serial number to an hour
MINUTE
Converts a serial number to a minute
MONTH
Converts a serial number to a month
NETWORKDAYS Returns the number of whole workdays between two dates NOW
Returns the serial number of the current date and time
SECOND
Converts a serial number to a second
TIME
Returns the serial number of a particular time
TIMEVALUE
Converts a time in the form of text to a serial number
TODAY
Returns the serial number of today’s date
WEEKDAY
Converts a serial number to a day of the week
WEEKNUM
Converts a serial number to a number representing where the week falls numerically with a year
WORKDAY
Returns the serial number of the date before or after a specified number of workdays
YEAR
Converts a serial number to a year
YEARFRAC
Returns the year fraction representing the number of whole days between start_date and end_date
Engineering functions Function
Description
BESSELI
Returns the modified Bessel function In(x)
BESSELJ
Returns the Bessel function Jn(x)
BESSELK
Returns the modified Bessel function Kn(x)
BESSELY
Returns the Bessel function Yn(x)
243
Bab VIII. FUNCTION | Eoditor.com
Module TABK – Microsoft Excel 2007/2010/2013
BIN2DEC
Converts a binary number to decimal
BIN2HEX
Converts a binary number to hexadecimal
BIN2OCT
Converts a binary number to octal
COMPLEX
Converts real and imaginary coefficients into a complex number
CONVERT
Converts a number from one measurement system to another
DEC2BIN
Converts a decimal number to binary
DEC2HEX
Converts a decimal number to hexadecimal
DEC2OCT
Converts a decimal number to octal
DELTA
Tests whether two values are equal
ERF
Returns the error function
ERFC
Returns the complementary error function
GESTEP
Tests whether a number is greater than a threshold value
HEX2BIN
Converts a hexadecimal number to binary
HEX2DEC
Converts a hexadecimal number to decimal
HEX2OCT
Converts a hexadecimal number to octal
IMABS
Returns the absolute value (modulus) of a complex number
IMAGINARY
Returns the imaginary coefficient of a complex number
IMARGUMENT Returns the argument theta, an angle expressed in radians IMCONJUGATE Returns the complex conjugate of a complex number IMCOS
Returns the cosine of a complex number
IMDIV
Returns the quotient of two complex numbers
244
Bab VIII. FUNCTION | Eoditor.com
Module TABK – Microsoft Excel 2007/2010/2013
IMEXP
Returns the exponential of a complex number
IMLN
Returns the natural logarithm of a complex number
IMLOG10
Returns the base-10 logarithm of a complex number
IMLOG2
Returns the base-2 logarithm of a complex number
IMPOWER
Returns a complex number raised to an integer power
IMPRODUCT
Returns the product of complex numbers
IMREAL
Returns the real coefficient of a complex number
IMSIN
Returns the sine of a complex number
IMSQRT
Returns the square root of a complex number
IMSUB
Returns the difference between two complex numbers
IMSUM
Returns the sum of complex numbers
OCT2BIN
Converts an octal number to binary
OCT2DEC
Converts an octal number to decimal
OCT2HEX
Converts an octal number to hexadecimal
Financial functions Function
Description
ACCRINT
Returns the accrued interest for a security that pays periodic interest
ACCRINTM
Returns the accrued interest for a security that pays interest at maturity
AMORDEGRC Returns the depreciation for each accounting period by using a depreciation coefficient AMORLINC
Returns the depreciation for each accounting period
COUPDAYBS
Returns the number of days from the beginning of the coupon period to the settlement date
245
Bab VIII. FUNCTION | Eoditor.com
Module TABK – Microsoft Excel 2007/2010/2013
COUPDAYS
Returns the number of days in the coupon period that contains the settlement date
COUPDAYSNC Returns the number of days from the settlement date to the next coupon date COUPNCD
Returns the next coupon date after the settlement date
COUPNUM
Returns the number of coupons payable between the settlement date and maturity date
COUPPCD
Returns the previous coupon date before the settlement date
CUMIPMT
Returns the cumulative interest paid between two periods
CUMPRINC
Returns the cumulative principal paid on a loan between two periods
DB
Returns the depreciation of an asset for a specified period by using the fixeddeclining balance method
DDB
Returns the depreciation of an asset for a specified period by using the doubledeclining balance method or some other method that you specify
DISC
Returns the discount rate for a security
DOLLARDE
Converts a dollar price, expressed as a fraction, into a dollar price, expressed as a decimal number
DOLLARFR
Converts a dollar price, expressed as a decimal number, into a dollar price, expressed as a fraction
DURATION
Returns the annual duration of a security with periodic interest payments
EFFECT
Returns the effective annual interest rate
FV
Returns the future value of an investment
FVSCHEDULE Returns the future value of an initial principal after applying a series of compound interest rates INTRATE
Returns the interest rate for a fully invested security
IPMT
Returns the interest payment for an investment for a given period
IRR
Returns the internal rate of return for a series of cash flows 246
Bab VIII. FUNCTION | Eoditor.com
Module TABK – Microsoft Excel 2007/2010/2013
ISPMT
Calculates the interest paid during a specific period of an investment
MDURATION Returns the Macauley modified duration for a security with an assumed par value of $100 MIRR
Returns the internal rate of return where positive and negative cash flows are financed at different rates
NOMINAL
Returns the annual nominal interest rate
NPER
Returns the number of periods for an investment
NPV
Returns the net present value of an investment based on a series of periodic cash flows and a discount rate
ODDFPRICE
Returns the price per $100 face value of a security with an odd first period
ODDFYIELD
Returns the yield of a security with an odd first period
ODDLPRICE
Returns the price per $100 face value of a security with an odd last period
ODDLYIELD
Returns the yield of a security with an odd last period
PMT
Returns the periodic payment for an annuity
PPMT
Returns the payment on the principal for an investment for a given period
PRICE
Returns the price per $100 face value of a security that pays periodic interest
PRICEDISC
Returns the price per $100 face value of a discounted security
PRICEMAT
Returns the price per $100 face value of a security that pays interest at maturity
PV
Returns the present value of an investment
RATE
Returns the interest rate per period of an annuity
RECEIVED
Returns the amount received at maturity for a fully invested security
SLN
Returns the straight-line depreciation of an asset for one period
SYD
Returns the sum-of-years’ digits depreciation of an asset for a specified period
247
Bab VIII. FUNCTION | Eoditor.com
Module TABK – Microsoft Excel 2007/2010/2013
TBILLEQ
Returns the bond-equivalent yield for a Treasury bill
TBILLPRICE
Returns the price per $100 face value for a Treasury bill
TBILLYIELD
Returns the yield for a Treasury bill
VDB
Returns the depreciation of an asset for a specified or partial period by using a declining balance method
XIRR
Returns the internal rate of return for a schedule of cash flows that is not necessarily periodic
XNPV
Returns the net present value for a schedule of cash flows that is not necessarily periodic
YIELD
Returns the yield on a security that pays periodic interest
YIELDDISC
Returns the annual yield for a discounted security; for example, a Treasury bill
YIELDMAT
Returns the annual yield of a security that pays interest at maturity
Information functions Function
Description
CELL
Returns information about the formatting, location, or contents of a cell
ERROR.TYPE Returns a number corresponding to an error type INFO
Returns information about the current operating environment
ISBLANK
Returns TRUE if the value is blank
ISERR
Returns TRUE if the value is any error value except #N/A
ISERROR
Returns TRUE if the value is any error value
ISEVEN
Returns TRUE if the number is even
ISLOGICAL
Returns TRUE if the value is a logical value
ISNA
Returns TRUE if the value is the #N/A error value
248
Bab VIII. FUNCTION | Eoditor.com
Module TABK – Microsoft Excel 2007/2010/2013
ISNONTEXT Returns TRUE if the value is not text ISNUMBER
Returns TRUE if the value is a number
ISODD
Returns TRUE if the number is odd
ISREF
Returns TRUE if the value is a reference
ISTEXT
Returns TRUE if the value is text
N
Returns a value converted to a number
NA
Returns the error value #N/A
TYPE
Returns a number indicating the data type of a value
Logical functions Function Description AND
Returns TRUE if all of its arguments are TRUE
FALSE
Returns the logical value FALSE
IF
Specifies a logical test to perform
IFERROR Returns a value you specify if a formula evaluates to an error; otherwise, returns the result of the formula NOT
Reverses the logic of its argument
OR
Returns TRUE if any argument is TRUE
TRUE
Returns the logical value TRUE
Lookup and reference functions Function
Description
ADDRESS
Returns a reference as text to a single cell in a worksheet
AREAS
Returns the number of areas in a reference
CHOOSE
Chooses a value from a list of values
249
Bab VIII. FUNCTION | Eoditor.com
Module TABK – Microsoft Excel 2007/2010/2013
COLUMN
Returns the column number of a reference
COLUMNS
Returns the number of columns in a reference
HLOOKUP
Looks in the top row of an array and returns the value of the indicated cell
HYPERLINK Creates a shortcut or jump that opens a document stored on a network server, an intranet, or the Internet INDEX
Uses an index to choose a value from a reference or array
INDIRECT
Returns a reference indicated by a text value
LOOKUP
Looks up values in a vector or array
MATCH
Looks up values in a reference or array
OFFSET
Returns a reference offset from a given reference
ROW
Returns the row number of a reference
ROWS
Returns the number of rows in a reference
RTD
Retrieves real-time data from a program that supports COM automation (Automation: A way to work with an application’s objects from another application or development tool. Formerly called OLE Automation, Automation is an industry standard and a feature of the Component Object Model (COM).)
TRANSPOSE Returns the transpose of an array VLOOKUP
Looks in the first column of an array and moves across the row to return the value of a cell
Math and trigonometry functions Function
Description
ABS
Returns the absolute value of a number
ACOS
Returns the arccosine of a number
ACOSH
Returns the inverse hyperbolic cosine of a number
250
Bab VIII. FUNCTION | Eoditor.com
Module TABK – Microsoft Excel 2007/2010/2013
ASIN
Returns the arcsine of a number
ASINH
Returns the inverse hyperbolic sine of a number
ATAN
Returns the arctangent of a number
ATAN2
Returns the arctangent from x- and y-coordinates
ATANH
Returns the inverse hyperbolic tangent of a number
CEILING
Rounds a number to the nearest integer or to the nearest multiple of significance
COMBIN
Returns the number of combinations for a given number of objects
COS
Returns the cosine of a number
COSH
Returns the hyperbolic cosine of a number
DEGREES
Converts radians to degrees
EVEN
Rounds a number up to the nearest even integer
EXP
Returns e raised to the power of a given number
FACT
Returns the factorial of a number
FACTDOUBLE
Returns the double factorial of a number
FLOOR
Rounds a number down, toward zero
GCD
Returns the greatest common divisor
INT
Rounds a number down to the nearest integer
LCM
Returns the least common multiple
LN
Returns the natural logarithm of a number
LOG
Returns the logarithm of a number to a specified base
LOG10
Returns the base-10 logarithm of a number
251
Bab VIII. FUNCTION | Eoditor.com
Module TABK – Microsoft Excel 2007/2010/2013
MDETERM
Returns the matrix determinant of an array
MINVERSE
Returns the matrix inverse of an array
MMULT
Returns the matrix product of two arrays
MOD
Returns the remainder from division
MROUND
Returns a number rounded to the desired multiple
MULTINOMIAL Returns the multinomial of a set of numbers ODD
Rounds a number up to the nearest odd integer
PI
Returns the value of pi
POWER
Returns the result of a number raised to a power
PRODUCT
Multiplies its arguments
QUOTIENT
Returns the integer portion of a division
RADIANS
Converts degrees to radians
RAND
Returns a random number between 0 and 1
RANDBETWEEN Returns a random number between the numbers you specify ROMAN
Converts an arabic numeral to roman, as text
ROUND
Rounds a number to a specified number of digits
ROUNDDOWN
Rounds a number down, toward zero
ROUNDUP
Rounds a number up, away from zero
SERIESSUM
Returns the sum of a power series based on the formula
SIGN
Returns the sign of a number
SIN
Returns the sine of the given angle
252
Bab VIII. FUNCTION | Eoditor.com
Module TABK – Microsoft Excel 2007/2010/2013
SINH
Returns the hyperbolic sine of a number
SQRT
Returns a positive square root
SQRTPI
Returns the square root of (number * pi)
SUBTOTAL
Returns a subtotal in a list or database
SUM
Adds its arguments
SUMIF
Adds the cells specified by a given criteria
SUMIFS
Adds the cells in a range that meet multiple criteria
SUMPRODUCT Returns the sum of the products of corresponding array components SUMSQ
Returns the sum of the squares of the arguments
SUMX2MY2
Returns the sum of the difference of squares of corresponding values in two arrays
SUMX2PY2
Returns the sum of the sum of squares of corresponding values in two arrays
SUMXMY2
Returns the sum of squares of differences of corresponding values in two arrays
TAN
Returns the tangent of a number
TANH
Returns the hyperbolic tangent of a number
TRUNC
Truncates a number to an integer
Statistical functions Function
Description
AVEDEV
Returns the average of the absolute deviations of data points from their mean
AVERAGE
Returns the average of its arguments
AVERAGEA
Returns the average of its arguments, including numbers, text, and logical values
AVERAGEIF
Returns the average (arithmetic mean) of all the cells in a range that meet a given criteria
253
Bab VIII. FUNCTION | Eoditor.com
Module TABK – Microsoft Excel 2007/2010/2013
AVERAGEIFS
Returns the average (arithmetic mean) of all cells that meet multiple criteria.
BETADIST
Returns the beta cumulative distribution function
BETAINV
Returns the inverse of the cumulative distribution function for a specified beta distribution
BINOMDIST
Returns the individual term binomial distribution probability
CHIDIST
Returns the one-tailed probability of the chi-squared distribution
CHIINV
Returns the inverse of the one-tailed probability of the chi-squared distribution
CHITEST
Returns the test for independence
CONFIDENCE
Returns the confidence interval for a population mean
CORREL
Returns the correlation coefficient between two data sets
COUNT
Counts how many numbers are in the list of arguments
COUNTA
Counts how many values are in the list of arguments
COUNTBLANK
Counts the number of blank cells within a range
COUNTIF
Counts the number of cells within a range that meet the given criteria
COUNTIFS
Counts the number of cells within a range that meet multiple criteria
COVAR
Returns covariance, the average of the products of paired deviations
CRITBINOM
Returns the smallest value for which the cumulative binomial distribution is less than or equal to a criterion value
DEVSQ
Returns the sum of squares of deviations
EXPONDIST
Returns the exponential distribution
FDIST
Returns the F probability distribution
FINV
Returns the inverse of the F probability distribution
254
Bab VIII. FUNCTION | Eoditor.com
Module TABK – Microsoft Excel 2007/2010/2013
FISHER
Returns the Fisher transformation
FISHERINV
Returns the inverse of the Fisher transformation
FORECAST
Returns a value along a linear trend
FREQUENCY
Returns a frequency distribution as a vertical array
FTEST
Returns the result of an F-test
GAMMADIST
Returns the gamma distribution
GAMMAINV
Returns the inverse of the gamma cumulative distribution
GAMMALN
Returns the natural logarithm of the gamma function, G(x)
GEOMEAN
Returns the geometric mean
GROWTH
Returns values along an exponential trend
HARMEAN
Returns the harmonic mean
HYPGEOMDIST Returns the hypergeometric distribution INTERCEPT
Returns the intercept of the linear regression line
KURT
Returns the kurtosis of a data set
LARGE
Returns the k-th largest value in a data set
LINEST
Returns the parameters of a linear trend
LOGEST
Returns the parameters of an exponential trend
LOGINV
Returns the inverse of the lognormal distribution
LOGNORMDIST Returns the cumulative lognormal distribution MAX
Returns the maximum value in a list of arguments
MAXA
Returns the maximum value in a list of arguments, including numbers, text, and logical values
255
Bab VIII. FUNCTION | Eoditor.com
Module TABK – Microsoft Excel 2007/2010/2013
MEDIAN
Returns the median of the given numbers
MIN
Returns the minimum value in a list of arguments
MINA
Returns the smallest value in a list of arguments, including numbers, text, and logical values
MODE
Returns the most common value in a data set
NEGBINOMDIST Returns the negative binomial distribution NORMDIST
Returns the normal cumulative distribution
NORMINV
Returns the inverse of the normal cumulative distribution
NORMSDIST
Returns the standard normal cumulative distribution
NORMSINV
Returns the inverse of the standard normal cumulative distribution
PEARSON
Returns the Pearson product moment correlation coefficient
PERCENTILE
Returns the k-th percentile of values in a range
PERCENTRANK
Returns the percentage rank of a value in a data set
PERMUT
Returns the number of permutations for a given number of objects
POISSON
Returns the Poisson distribution
PROB
Returns the probability that values in a range are between two limits
QUARTILE
Returns the quartile of a data set
RANK
Returns the rank of a number in a list of numbers
RSQ
Returns the square of the Pearson product moment correlation coefficient
SKEW
Returns the skewness of a distribution
SLOPE
Returns the slope of the linear regression line
SMALL
Returns the k-th smallest value in a data set
256
Bab VIII. FUNCTION | Eoditor.com
Module TABK – Microsoft Excel 2007/2010/2013
STANDARDIZE
Returns a normalized value
STDEV
Estimates standard deviation based on a sample
STDEVA
Estimates standard deviation based on a sample, including numbers, text, and logical values
STDEVP
Calculates standard deviation based on the entire population
STDEVPA
Calculates standard deviation based on the entire population, including numbers, text, and logical values
STEYX
Returns the standard error of the predicted y-value for each x in the regression
TDIST
Returns the Student’s t-distribution
TINV
Returns the inverse of the Student’s t-distribution
TREND
Returns values along a linear trend
TRIMMEAN
Returns the mean of the interior of a data set
TTEST
Returns the probability associated with a Student’s t-test
VAR
Estimates variance based on a sample
VARA
Estimates variance based on a sample, including numbers, text, and logical values
VARP
Calculates variance based on the entire population
VARPA
Calculates variance based on the entire population, including numbers, text, and logical values
WEIBULL
Returns the Weibull distribution
ZTEST
Returns the one-tailed probability-value of a z-test
Text functions Function
Description
ASC
Changes full-width (double-byte) English letters or katakana within a character string to half-width (single-byte) characters
257
Bab VIII. FUNCTION | Eoditor.com
Module TABK – Microsoft Excel 2007/2010/2013
BAHTTEXT
Converts a number to text, using the ß (baht) currency format
CHAR
Returns the character specified by the code number
CLEAN
Removes all nonprintable characters from text
CODE
Returns a numeric code for the first character in a text string
CONCATENATE
Joins several text items into one text item
DOLLAR
Converts a number to text, using the $ (dollar) currency format
EXACT
Checks to see if two text values are identical
FIND, FINDB
Finds one text value within another (case-sensitive)
FIXED
Formats a number as text with a fixed number of decimals
JIS
Changes half-width (single-byte) English letters or katakana within a character string to full-width (double-byte) characters
LEFT, LEFTB
Returns the leftmost characters from a text value
LEN, LENB
Returns the number of characters in a text string
LOWER
Converts text to lowercase
MID, MIDB
Returns a specific number of characters from a text string starting at the position you specify
PHONETIC
Extracts the phonetic (furigana) characters from a text string
PROPER
Capitalizes the first letter in each word of a text value
REPLACE, REPLACEB
Replaces characters within text
REPT
Repeats text a given number of times
RIGHT, RIGHTB
Returns the rightmost characters from a text value
SEARCH, SEARCHB
Finds one text value within another (not case-sensitive)
258
Bab VIII. FUNCTION | Eoditor.com
Module TABK – Microsoft Excel 2007/2010/2013
SUBSTITUTE
Substitutes new text for old text in a text string
T
Converts its arguments to text
TEXT
Formats a number and converts it to text
TRIM
Removes spaces from text
UPPER
Converts text to uppercase
VALUE
Converts a text argument to a number
259
Bab VIII. FUNCTION | Eoditor.com
Module TABK – Microsoft Excel 2007/2010/2013
Text Function Jika kita mengetik di excel, maka excel otomatis akan menentukan apakah yang anda ketik itu Formula, angka (tanggal dan waktu termasuk angka), atau lainnya. Lainnya ini bisa kita sebut text Satu cells bisa menampung 32,767 characters. tapi hanya 1,024 yang terlihat sisanya hanya akan terlihat di formula bar, Namun untuk formula hanya bisa terdiri dari 8192 charakter Untuk menentukan apakah suatu cells yang penampilannya berupa angka merupakan text atau angka , kita bisa memakai :
Kita format sebagai angka, misalnya format comma, jika penampilan berubah maka cells tersebut berisi angka, jika tetap maka pasti angka yang dianggap oleh excel sebagai text (biasanya berasal dari hasil konversi)
Kita pakai rumus =Istext(cell) yang akan menghasilkan true
Kita pakai rumus Type(cell) yang akan menghasilkan 2 yang berarti text Kita lihat gambar dibawah ini
260
Bab VIII. FUNCTION | Eoditor.com
Module TABK – Microsoft Excel 2007/2010/2013
Character Code Character di computer sebenarnya berhubungan dengan suatu nomer/ code. Misalnya character “A” memiliki code 65, “B” codenya 66. Untu mengetahui nomor code dari suatu text kita memakai fungsi =Code(Text) Text hanya akan diperhitungkan character pertamanya untuk mengetahui codenya Kebalikan dari fungsi diatas adalah fungsi : =Char(Number) Akan mengubah angka menjadi character sesuai codenya, misalnya =Code(65) akan menghasilkan character “A”, dst Lihat gambar dibawah ini
Code character menjadi faktor kunci saat suatu karakter dibandingkan dengan yang lain, misalnya memakai operator >(lebih besar dari), Edit Links
Klik File “Data Surat PT XXX.xlsx”
Klik Change Source
Pilih file File “Data Surat PT ZZZ.xlsx” lalu OK
Klik Close
269
Bab VIII. FUNCTION | Eoditor.com
Module TABK – Microsoft Excel 2007/2010/2013
Kita lihat data sudah berubah sesuai data PT ZZZ
Selesai
Tambahan : Agar penampilan jadi cantik kadang kita ingin membuat baris baru, kita bisa menambahkan character newline yaitu code 10 ke dalam rumus seperti gambar dibawah ini
agar newline tersebut terlihat maka kita harus mengatur format cells –>Alignment– >checkmark Wrap Text
270
Bab VIII. FUNCTION | Eoditor.com
Module TABK – Microsoft Excel 2007/2010/2013
Left,Right, dan Mid LEFT Menghasilkan karakter sebanyak yang kita inginkan dimulai dari karakter paling kiri kiri/karakter pertama Syntax LEFT(text,num_chars)
Text Harus ada, String/Teks yang ingin diextract/ diambil karakternya Num_chars Optional, Jumlah karakter yang mo diambil Num_chars Tidak boleh negatif Jika num_chars lebih besar dari panjang text maka seluruh teks akan diexctract Jika Num_chars dikosongin maka akan dianggap 1 RIGHT Menghasilkan karakter sebanyak yang kita inginkan dimulai dari karakter paling kiri Kanan/karakter terakhir Syntax Right(text,num_chars)
Text Harus ada, String/Teks yang ingin diextract/ diambil karakternya Num_chars Optional, Jumlah karakter yang mo diambil Num_chars Tidak boleh negatif Jika num_chars lebih besar dari panjang text maka seluruh teks akan diexctract Jika Num_chars dikosongin maka akan dianggap 1 MID Menghasilkan karakter sebanyak yang kita inginkan dimulai dari posisi tertentu sebanyak jumlah tertentu 271
Bab VIII. FUNCTION | Eoditor.com
Module TABK – Microsoft Excel 2007/2010/2013
Syntax MID(text,start_num,num_chars)
Text Harus ada, String/Teks yang ingin diextract/ diambil karakternya start_num Optional, posisi awal dari text yang mo diambil (text dimulai dari posisi = 1 ) start_num Tidak boleh negatif jika start_num lebih besar dari panjang kalimat/text maka akan dihasilkan “”/Blank Num_chars Optional, Jumlah karakter yang mo diambil Num_chars Tidak boleh negatif Jika num_chars lebih besar dari panjang text maka teks akan diexctract dari posisi start_num sampai akhir text Contoh:
272
Bab VIII. FUNCTION | Eoditor.com
Module TABK – Microsoft Excel 2007/2010/2013
Search & Substitute Function Search Function Description SEARCH akan mencari suatu teks dalam teks yang lain, fungsi ini akan menghasilkan posisi dari teks yang kita cari tersebut, misalnya untuk mencari kata “pajak” di kalimat “Direktorat jenderal pajak” kita akan menulis rumus sbb. =Search(“pajak”, “Direktorat Jenderal Pajak”) Maka akan menghasilkan 16 karena pajak diketemukan mulai karakter ke-16 dari kalimat “Direktorat Jenderal Pajak”
Syntax SEARCH(find_text, within_text, [start_num])
find_text harus ada. Teks yang anda mau cari
within_text harus ada, teks dimana anda ingin mencari argumen pertama (find_text)
start_num Optional. mulai karakter keberapa anda ingin mencari, bisa dipakai misalnya mau nyari kata yang kedua terjadi. jika tidak diisi akan diasumsikan mulai dari awal. Tips
Bukan case sensitive/ tidak memperhatikan besar kecil huruf (kalau mau case sensitive harus pakai FIND Function)
Bisa memakai wildcard character seperti ?,*,~ (? =1 karakter apa aja, * = satu atau lebih karakter apa aja, ~=mencari karakter ? dan *)
akan menghasilkan error value #VALUE! jika tidak ketemu
Start_Num jika tidak diisi akan diasumsikan mulai dari awal, tidak boleh diisi dengan nilai yang lebih dari panjang kalimat dimana akan dicari Contoh
273
Bab VIII. FUNCTION | Eoditor.com
Module TABK – Microsoft Excel 2007/2010/2013
mencari kata yang tunggal (bukan bagian dari kata lain) Gergaji
=FIND(“gaji”,” ” &A17 & ” “)
5
Gergaji
=FIND(” gaji “,” ” &A18 & ” “)
bayar gaji sopir
=FIND(” gaji “,” ” &A19 & ” “)
7
gaji ymh dibayar
=FIND(” gaji “,” ” &A20 & ” “)
1
#VALUE!
Dari tabel diatas untuk mencari kata gaji bukan gergaji maka kita tambahkan spasi (” “) didepan dan belakang kata yang kita cari untuk menghindari kata yang kita cari merupakan bagian dari kata lain serta kita tambahkan spasi di depan dan belakang kalimat dimana kita mau mencari kata tsb File untuk latihan : Excel Function – Search.xlsx
Substitute Substitutes akan menggantikan suatu text dengan teks yang baru di suatu kalimat Syntax SUBSTITUTE(text,old_text,new_text,instance_num) Text adalah Kalimat atau cells yang berisi kalimat yang ingin diganti sebagian teksnya dengan yang baru
274
Bab VIII. FUNCTION | Eoditor.com
Module TABK – Microsoft Excel 2007/2010/2013 Old_text adalah text yang ingin diganti, ingat fungsi ini case sensitive artinya membedakan huruf besar/kecil New_text adalah text yang baru Instance_num adalah yang keberapa? artinya jika karakter/text tersebut ada beberapa kali disuatu kalimat maka kita ingin mengganti yang keberapa? kalau tidak diisi berarti semuanya diganti Example Len berfungsi untuk mencari berapa panjang text Trim berfungsi membuang kelebihan spasi didalam teks, jadi spasi diawal sampai akhir dibuang abis, kelebihan spasi yang ada diantara kata akan dibuang juga sehingga spasi antar kata tinggal 1
File diatas bisa didonlot disini
275
Bab VIII. FUNCTION | Eoditor.com
Module TABK – Microsoft Excel 2007/2010/2013
Men-Split/Memecah Kalimat/Value untuk mengambil nilai tertentu Disini kita dihadapkan pada suatu keadaan dimana kita ingin mengambil suatu nilai tertentu dari suatu cell/range. Data bisa didonlot disini - https://docs.google.com/open?id=0B17_7ZpCqjHRV2NJU3Z2S2ZUNWlRcGVQMElmV3ozZw Lihat gambar dibawah ini :
Kita ingin mengambil nilai rupiah dari setiap cell diatas Cara dengan Formula 1. Untuk mengambil suatu Nilai text kita bisa gunakan fungsi Left, Right dan Mid 2. Namun kalo kita perhatikan letak Rp selalu berubah2 jadi kita perlu tambahkan fungsi Find, untuk mencari letak karakter yang menjadi Penanda yaitu karakter “RP” 3. Kita cari dulu kata “RP” dengan Find, Ingat Find bersifat case sensitive (Membedakan huruf besar dan kecil), jadi di cell C2 kita ketik 4. 5. =FIND(“RP”,B2)+3 6. 7. Fungsi ini akan mencari Kata “RP” lalu jika ketemu akan menambahkan 3 karakter lagi karena fungsi ini hanya akan memberikan hasil karakter pertama yaitu letak huruf “R”, untuk mencapai angka pertama perlu kita tambahkan 3, kenapa?…coba itung sendiri 8. Lalu kita ambil mulai dari hasil diatas dengan fungsi Mid, kita ketik di cell D2 9. 10. =MID(B2,C2,20) 11. 12. Hasil dari cell C2 kita pakai sebagai awal pengambilan, angka 20 adalah perkiraan saja bisa diganti misalnya untuk kepastian 1000 (gede bener ya angka rupiahnya, terdiri dari 1000 angka) 276
Bab VIII. FUNCTION | Eoditor.com
Module TABK – Microsoft Excel 2007/2010/2013
13. Ini akan menghasilkan di cell D2 10.228,-, terdapat karakter ,- yang mengganggu proses konversi text menjadi angka, maka huruf “,-” harus kita buang 14. Kita bisa memakai fungsi Substitute 15. Rumusnya, kita ketik di cell E2 16. 17. =SUBSTITUTE(D2,”,-”,””) 18. 19. Ini akan mengubah “,-” menjadi Blank atau tepatnya menghilangkannya 20. Menghasilkan text 10.228 21. Jika kita menggunakan format English di windows kita maka angka ini tidak akan dikenali dengan benar, akan menghasilkan 10 koma 228, bukan sepuluh ribu 228, jadi kita ubah lagi tanda “,”/koma menjadi blank atau kita hilangkan 22. Rumusnya, kita ketik di cell F2 23. 24. =SUBSTITUTE(E2,”.”,””) 25. 26. Sekarang hasilnya bener, yaitu 10228, namun masih berbentuk text, kalau nggak percaya coba anda format cell F2 dengan format angka maka dijamin tidak akan berubah, karena masih bersifat text 27. Kita pakai rumus Value untuk mengubah menjadi Number 28. Rumusnya kita ketik di Cell G2 29. 30. =VALUE(F2) 31. 32. Sekarang kalau kita format angka di cell G2 maka pasti akan berubah sesuai format yang kita berikan, karena sudah bersifat / berubah menjadi angka 33. Rumus diatas biasa kita jadiin satu, coba kita ketik rumus di cell H2 34. 35. =VALUE(SUBSTITUTE(SUBSTITUTE(MID(B2,FIND(“RP”,B2)+3,20),”,-”,””),”.”,””)) 36. 37. Lumayan panjang en ruwet, tapi begitulah cara membuat rumus di excel, agar lebih mudah dipahami dan diketahui jika ada yang salah 38. Ini Hasilnya
277
Bab VIII. FUNCTION | Eoditor.com
Module TABK – Microsoft Excel 2007/2010/2013
39.
278
Bab VIII. FUNCTION | Eoditor.com
Module TABK – Microsoft Excel 2007/2010/2013
Step by Step Guide: Mencari kata paling belakang Kita akan mencari kata paling belakang dari suatu kelompok cells, dimana panjang kalimat tidak beraturan sehingga kita harus menggunakan :
Mid, mengambil text sesuai posisi dan panjang tertentu
Substitute, menggantikan text denga text lainnya
Len, menghitung jumlah/panjang teks
Trim, membuang kelebihan spasi Disini rumusnya sangat kompleks dan sangat panjang sehingga kita ada kemungkinan salah ketik, oleh karena itu kita akan memakai cara step by step formula Nama Daniel Erwin Abimono Abimono koplo Setyowati
Devi
Poodle Putih Hananto Subiakto Ing Madyo Mangun Karso Tut Wuri Handayani Rumus lengkapnya =MID(TRIM(A3),FIND(“^”,SUBSTITUTE(TRIM(A3),” “,”^”,LEN(TRIM(A3))LEN(SUBSTITUTE(TRIM(A3),” “,””))))+1,99) Caranya akan kita terangkan dengan cara idiot dulu 1. Kita akan buang semua spasi yang berlebih ditext diatas 2. lalu Kita akan hitung dulu jumlah spasi yang tersisa 3. Kita ganti spasi terakhir dengan tanda ^ 4. Kita cari posisi spasi yang terakhir (yg sudah berubah menjadi ^) 5. Kita ambil mulai dari posisi tsb+1 sampai 99 karakter (demi safe-nya) 6. Kata terakhir ketemu! Lihat gambar dibawah ini
279
Bab VIII. FUNCTION | Eoditor.com
Module TABK – Microsoft Excel 2007/2010/2013
Langkah 1 1. Kita buang semua kelebihan spasi cell A3 2. yang dimaksud kelebihan spasi adalah semua spasi diawal , semua spasi diakhir, dan spasi yang lebih dari satu diantara 2 kata 3. Kita buang dng fungsi trim, kita ketik di B3 4. 5. =TRIM(A3) Langkah 2 1. Cari jumlah Spasi dengan rumus di cell C3 2. rumus ini akan menghitung jumlah spasiyaitu dengan membandingkan text (B3) dengan text yang semua spasinya telah dibuang habis (kita substitute spasi dengan “”/blank), selisihnya itulah jumlah spasi 3. 4. =LEN(B3)-LEN(SUBSTITUTE(B3,” “,””)) 5. Langkah 3 1. lalu kita akan ganti spasi yang terakhir dengan karakter ^ (karakter apa aja boleh, yg penting kita yakin kalo karakter tersebut tidak ada pada nama orang tsb, aneh juga kalo emang ternyata ada, mungkin nama orang rusia,…. serta jangan karakter wildcard seperti *,?,~) 2. Kita pake formula SUBSTITUTE, kita ganti spasi terakhir (atau sama dengan jumlah spasi) 280
Bab VIII. FUNCTION | Eoditor.com
Module TABK – Microsoft Excel 2007/2010/2013
3. Rumusnya di D3 4. 5. =SUBSTITUTE(B3,” “,”^”,C3) 6. 7. Kita pakai hasil di C3 yang merupakan jumlah spasi/atau petunjuk spasi yang terakhir 8. Hasilnya adalah 9. Daniel^Erwin Langkah 4 1. Kita cari letak dari karakter ^ dengan fungsi FIND 2. Rumusnya di E3 3. 4. =FIND(“^”,D3) 5. 6. akan menemukan di posisi 7 Langkah 5 1. Kita ambil kata terakhir dengan fungsi Mid 2. Kata yang diambil adalah di cell B3 3. Dng posisi awal adalah cell E3yaitu 7 4. Kita perlu +1 karena posisi 7 adalah karakter ^ 5. dengan jumlah huruf yg mo diambil 99 (biar safe) 6. Rumusnya di cells F3 7. 8. =MID(B3,E3+1,99) 9. 10. Ketemu kata Erwin Langkah terakhir 1. Selesai….? 2. belumlah……kita coba akan menggabungkan rumus2 diatas menjadi satu tapi kita balik urutannya 3. Kita ketik di cells G3 4. atau tepatnya Edit – Copy-Paste dari cell F3 5. =MID(B3,E3+1,99) 6. 7. Kita ganti kata E3 dengan rumus di E3 281
Bab VIII. FUNCTION | Eoditor.com
Module TABK – Microsoft Excel 2007/2010/2013
8. 9. =MID(B3,FIND(“^”,D3)+1,99) 10. 11. Kita ganti kata D3 dengan rumus di D3 12. 13. =MID(B3,FIND(“^”,SUBSTITUTE(B3,” “,”^”,C3))+1,99) 14. 15. Kita ganti kata C3 dengan rumus di C3 16. 17. =MID(B3,FIND(“^”,SUBSTITUTE(B3,” “,”^”,LEN(B3)-LEN(SUBSTITUTE(B3,” “,””))))+1,99) 18. Terakhir kita ganti B3 dengan Rumus di B3 19. 20. =MID(TRIM(A3),FIND(“^”,SUBSTITUTE(TRIM(A3),” “,”^”,LEN(TRIM(A3))LEN(SUBSTITUTE(TRIM(A3),” “,””))))+1,99) 21. 22. Begitulah cara membuat formula yang rumit 23. Hasilnya sama dengan kalau kita membuat perbagian – lihat gambar diatas 24. Ini baru rampung File bisa didonlot disini Untuk versi lebih rumit bisa membaca
Mengextract angka dari cells yang berisi text dan angka
282
Bab VIII. FUNCTION | Eoditor.com
Module TABK – Microsoft Excel 2007/2010/2013
BAB VIII. MENCARI KOREKSI BIAYA DAN OBYEK PPH 21/23/26/4.2 Misalnya kita akan mencari data koreksi sbb : Description
Keterangan
Salary
PPh Pasal 21
Gaji
PPh Pasal 21
Bonus
PPh Pasal 21
Repair
PPh Pasal 23
Service
PPh Pasal 23
Fee
PPh Pasal 23
ENTERTAINMENT
Koreksi Badan
Dinner
Koreksi Badan
Lunch
Koreksi Badan
Kita akan mencari di field Keterangan/Remark di file GL01-12.glsx (hasil konversi file excel bulanan di Bab II) atau download saja hasilnya disini
Mencari koreksi dengan formula Mula2 kita bikin kolom baru dengan rumus yang lumayan panjang, kita beri nama Koreksi Rumus untuk koreksi pertama adalah =IF(SEARCH(“salary”,Table1[[#This Row],[R E M A R K]]),”",”PPh Pasal 21″) Penjelasan :
SEARCH(“salary”,Table1[[#This Row],[R E M A R K]])
283
BAB VIII. MENCARI KOREKSI BIAYA DAN OBYEK PPH 21/23/26/4.2 | Eoditor.com
Module TABK – Microsoft Excel 2007/2010/2013 Mencari kata “salary” pada kolom description pada baris yang bersangkutan, fungsi Search akan menghasilkan posisi kata “salary” jika kata tersebut ada di dalam kolom description, namun akan menimbulkan hasil error jika tidak ketemu. Fungsi SEARCH dipakai jika kita tidak membedakan case/huruf besar/kecil pada kata yang kita cari (case insensitif), jika kita akan membedakannya (case sensitif) kita pakai rumus FIND
Fungsi ini akan menghasilkan posisi dari kata tersebut, namun jika tidak ketemu akan menghasilkan #VALUE!, oleh karena itu untuk mengetahui apakah suatu nilai adalah error( #VALUE!) Kita menggunakan fungsi ISERROR =IF(ISERROR(SEARCH(“salary”,Table1[[#This Row],[R E M A R K]])),”",”PPh Pasal 21″) Kita memakai fungsi if untuk mengetahui apakah Error pencarian kata diatas , jika ya berarti tidak ketemu dan dikasih nilai blank/””, namun jika ketemu posisinya (tidak Error/#VALUE!) maka akan menghasilkan “PPh Pasal 21”. Hasilnya
Untuk semua koreksi kita tinggal copy paste rumus yang pertama dan kata2 diganti sesuai dengan koreksi yang bersangkutan dan digabungkan dengan operator text “&” , rumus lengkapnya adalah =IF(ISERROR(SEARCH(“salary”,Table1[[#This Row],[R E M A R K]])),”",”PPh Pasal 21″) & IF(ISERROR(SEARCH(“gaji”,Table1[[#This Row],[R E M A R K]])),”",”PPh Pasal 21″) & IF(ISERROR(SEARCH(“bonus”,Table1[[#This Row],[R E M A R K]])),”",”PPh Pasal 21″) & IF(ISERROR(SEARCH(“service”,Table1[[#This Row],[R E M A R K]])),”",”PPh Pasal 23″) & IF(ISERROR(SEARCH(“fee”,Table1[[#This Row],[R E M A R K]])),”",”PPh Pasal 23″) & IF(ISERROR(SEARCH(“repair”,Table1[[#This Row],[R E M A R K]])),”",”PPh Pasal 23″) & IF(ISERROR(SEARCH(“lunch”,Table1[[#This Row],[R E M A R K]])),”",”Koreksi biaya”) & IF(ISERROR(SEARCH(“dinner”,Table1[[#This Row],[R E M A R K]])),”",”Koreksi biaya”) & IF(ISERROR(SEARCH(“ENTERTAINMENT”,Table1[[#This Row],[R E M A R K]])),”",”Koreksi biaya”)
284
BAB VIII. MENCARI KOREKSI BIAYA DAN OBYEK PPH 21/23/26/4.2 | Eoditor.com
Module TABK – Microsoft Excel 2007/2010/2013
Hasilnya :
Namun fungsi ini akan menghasilkan lebih dari satu keterangan jika ada lebih dari satu kriteria yang terpenuhi, dari gambar diatas terlihat bahwa karena keterangan “Salary & Bonus March 2008” menghasilkan “PPh Pasal 21 PPh Pasal 21” Agar tidak terjadi maka kita buat nested if artinya fungsi bertingkat, kita pindahin masing2 pencarian ke dalam fungsi if untuk menggantikan argumen blank
Sehingga menjadi =IF(ISERROR(SEARCH(“salary”,Table1[[#This Row],[R E M A R K]])),IF(ISERROR(SEARCH(“gaji”,Table1[[#This Row],[R E M A R K]])),IF(ISERROR(SEARCH(“bonus”,Table1[[#This Row],[R E M A R K]])),IF(ISERROR(SEARCH(“service”,Table1[[#This Row],[R E M A R K]])),IF(ISERROR(SEARCH(“fee”,Table1[[#This Row],[R E M A R K]])),IF(ISERROR(SEARCH(“repair”,Table1[[#This Row],[R E M A R K]])),IF(ISERROR(SEARCH(“lunch”,Table1[[#This Row],[R E M A R K]])),IF(ISERROR(SEARCH(“dinner”,Table1[[#This Row],[R E M A R K]])),”",”Koreksi biaya”) & IF(ISERROR(SEARCH(“ENTERTAINMENT”,Table1[[#This Row],[R E M A R K]])),”",”Koreksi biaya”),”Koreksi biaya”),”PPh Pasal 23″),”PPh Pasal 23″),”PPh Pasal 23″),”PPh Pasal 21″),”PPh Pasal 21″),”PPh Pasal 21″) Ruwet banget tapi hasilnya sesuai
285
BAB VIII. MENCARI KOREKSI BIAYA DAN OBYEK PPH 21/23/26/4.2 | Eoditor.com
Module TABK – Microsoft Excel 2007/2010/2013
Hasilnya bisa diresume sbb : kita buat Pivot table baru, kita atur seperti gambar dibawah ini
286
BAB VIII. MENCARI KOREKSI BIAYA DAN OBYEK PPH 21/23/26/4.2 | Eoditor.com
Module TABK – Microsoft Excel 2007/2010/2013
287
BAB VIII. MENCARI KOREKSI BIAYA DAN OBYEK PPH 21/23/26/4.2 | Eoditor.com
Module TABK – Microsoft Excel 2007/2010/2013
Mencari koreksi dengan VBA Kalau menggunakan rumus di artikel sebelumnya sangat panjang en bikin pusing, bisa menggunakan vba untuk mencari koreksi Caranya : 1. Klik Ribbon Developer–>Visual Basic
Jika Ribbon developer belum ada maka tampilkan dengan, Klik Office Button–>Excel Options
Akan muncul dialog box
288
BAB VIII. MENCARI KOREKSI BIAYA DAN OBYEK PPH 21/23/26/4.2 | Eoditor.com
Module TABK – Microsoft Excel 2007/2010/2013
Kita centang “Show Developer tabs in the Ribbon” lalu Ok 1. Akan muncul windows dari VBA, kita klik pada project explorer, cari file macro kita, misalnya bj_tools.xlsm (atau bikin baru) atau taruh di file GL kita (namun harus disimpan dalam format xlsm bukan xlsx) , klik kanan , Insert–>Module
2. 289
BAB VIII. MENCARI KOREKSI BIAYA DAN OBYEK PPH 21/23/26/4.2 | Eoditor.com
Module TABK – Microsoft Excel 2007/2010/2013
3. Ketik pada jendela module01 atau bisa diberi nama apa aja misalnya modFunction Function Koreksi2(rng As Range, rngKoreksi As Range) For Each baris In rngKoreksi.Rows strKoreksi = baris.Cells(1, 1) strkoreksiLabel = baris.Cells(1, 2) If InStr(1, rng, strKoreksi, vbTextCompare) > 0 Then strtemp = strtemp & strkoreksiLabel Else strtemp = strtemp & “” End If Next Koreksi2 = strtemp End Function
Untuk mengaplikasikan misalnya kita punya daftar koreksi sbb: Ada di daftar koreksi, range B4:C12 (header gak usah dipilih)
290
BAB VIII. MENCARI KOREKSI BIAYA DAN OBYEK PPH 21/23/26/4.2 | Eoditor.com
Module TABK – Microsoft Excel 2007/2010/2013
Maka rumusnya adalah Step by step :
291
BAB VIII. MENCARI KOREKSI BIAYA DAN OBYEK PPH 21/23/26/4.2 | Eoditor.com
Module TABK – Microsoft Excel 2007/2010/2013
Rng diisi dengan field Remark (dipilih cell yang sebaris ama rumus) RngKoreksi Di-isi dengan range daftar koreksi (pastiin tekan F4 untuk membuat range reference Absolute $B$4:$C$12) =BJ_Tools.xlsm!Koreksi2(Table1[[#This Row],[R E M A R K]],’daftar koreksi’!$B$4:$C$12) Namun fungsi diatas akan menghasilkan lebih dari satu keterangan jika ada lebih dari satu kriteria yang terpenuhi, misalnya terlihat bahwa karena keterangan “Salary & Bonus March 2008” menghasilkan “PPh Pasal 21 PPh Pasal 21” Kita ubah menjadi
292
BAB VIII. MENCARI KOREKSI BIAYA DAN OBYEK PPH 21/23/26/4.2 | Eoditor.com
Module TABK – Microsoft Excel 2007/2010/2013 Function Koreksi2(rng As Range, rngKoreksi As Range) For Each baris In rngKoreksi.Rows strKoreksi = baris.Cells(1, 1) strkoreksiLabel = baris.Cells(1, 2) If InStr(1, rng, strKoreksi, vbTextCompare) > 0 Then Koreksi2 = strkoreksiLabel Exit Function End If Next Koreksi2 = “” End Function Gambarnya :
Hasilnya :
293
BAB VIII. MENCARI KOREKSI BIAYA DAN OBYEK PPH 21/23/26/4.2 | Eoditor.com
Module TABK – Microsoft Excel 2007/2010/2013
Sama seperti hasil dengan formula diatas namun lebih gampang untuk menambahkan kata2 baru di daftar koreksi . Namun perlu diingat bahwa fungsi diatas amat menguras tenaga komputer kita, maka kita begitu jadi kalo bisa langsung ubah menjadi value
294
BAB VIII. MENCARI KOREKSI BIAYA DAN OBYEK PPH 21/23/26/4.2 | Eoditor.com
Module TABK – Microsoft Excel 2007/2010/2013
Mencari koreksi dengan formula versi 2 Selain dengan cara diatas kita bisa pakai fungsi OR , IFERROR dan SEARCH dalam mencari koreksi tapi kita lakukan untuk tiap2 Obyek/Koreksi badan 1. Kita buat Field baru di kolom paling kanan 2. 3. Mencari apakah suatu kata ada di field tertentu(disini adalah Field REMARK) kita pakai fungsi Search 4. 5. =SEARCH(“gaji”,H2) 6. 7. Fungsi ini akan menghasilkan suatu angka yang menunjukkannposisi dari kata yang dicari, artinya pasti lebih besar dari satu 8. Namun fungsi ini akan juga menemukan kata “gergaji” yang tidak kita butuhkan 9. untuk itu kita akan menambahkan spasi didepannya 10. 11. =SEARCH(” gaji”,H2) 12. 13. Namun bagaimana jika kata gaji ada didepan sendiri pada kolom yang akan kita cari misalnya “gaji bulan januari” 14. untuk itu kita perlu tambahkan juga spasi didepan kolom yang mau kita cari 15. 16. =SEARCH(” gaji”,” ” &H2) 17. 18. Problem solved 19. kalau kita ingin menambahkan kolom yang dicari misalnya kolom Nama Account (Kolom C) maka rumus kita ubah menjadi 20. 21. =SEARCH(” gaji”,” ” &H2 & ” ” & C2) 22. 23. Agar fungsi ini berisi True/False kita perlu tambahkan pembanding 24. 25. =SEARCH(” gaji”,” ” &H2 & ” ” & C2)>0 26. 27. akan menghasilkan True jika ketemu atau False jika sebaliknya 28. Namun perlu diingat bahwa fungsi search akan error jika kata yang dicari tidak ketemu 29. maka kita perlu fungsi IFERROR 30. Fungsi akan memberikan hasil suatu perhitungan, namun jika error akan menghasilkan nilai lain 31. 295
BAB VIII. MENCARI KOREKSI BIAYA DAN OBYEK PPH 21/23/26/4.2 | Eoditor.com
Module TABK – Microsoft Excel 2007/2010/2013
32. sintaknya : 33. IFERROR (fungsi/perhitungan matematis, Nilai jika error) 34. 35. Rumus yang akan kita buat 36. 37. =IFERROR(SEARCH(” gaji”,” ” & H2 &” ” &C2)>0,FALSE) 38. 39. Jika kata gaji ketemu dikolom C dan H maka akan menghasilkan suatu posisi yang lebih besar dari 0 sehingga hasilnya True 40. Jika kata gaji tidak ketemu dikolom C dan H maka akan error, sehingga akan menghasilkan parameter kedua dari fungsi IFERROR diatas yaitu False 41. Bagaimana jika ada lebih dari 1 kata yang akan kita cari? 42. 43. Kita pakai fungsi OR 44. 45. sintaxnya : 46. OR(option1,option2,…) 47. 48. Fungsi OR akan menghasilkan true jika ada salah satu option yang bernilai true 49. jadi jika ada salah satu kata yang ketemu maka akan menghasilkan true 50. 51. Rumus lengkapnya untuk PPh 21 52. 53. =OR(IFERROR(SEARCH(” gaji”,” ” & H2 &” ” &C2)>0,FALSE),IFERROR(SEARCH(” salary”,” ” & H2 &” ” &C2)>0,FALSE),IFERROR(SEARCH(” bonus”,” ” & H2 &” ” &C2)>0,FALSE)) 54. Kita bisa ulang langkah2 diatas untuk koreksi biata dan Obyek Potput lainnya 55. Seperti gambar dibawah ini
296
BAB VIII. MENCARI KOREKSI BIAYA DAN OBYEK PPH 21/23/26/4.2 | Eoditor.com
Module TABK – Microsoft Excel 2007/2010/2013
56. 57. Untuk mencari berapa biaya tinggal difilter aja lalu pilih yang True
58.
297
BAB VIII. MENCARI KOREKSI BIAYA DAN OBYEK PPH 21/23/26/4.2 | Eoditor.com
Module TABK – Microsoft Excel 2007/2010/2013
Mencari Koreksi dengan Advanced Filter kita akan mencari Obyek PPh 21/23/26/PPN serta koreksi biaya dengan filter, seperti kita tahu autofilter hanya menyediakan 2 kriteria, ya walaupun dengan bantuan formula IF yang dikombinasikan formula search akan bisa membuat lebih dari 2 kriteria namun keterbatasan excel hanya menampung 64 level nested formula (formula bertingkat) itupun kita bisa membayangkan rumitnya formula yang kita bikin untuk itu kita akan mencoba mencari koreksi dengan cara yang lebih mudah dan gampang dipahami yaitu dengan advanced formula, caranya : 1. buat dulu untuk satu jenis obyek misalnya pph 21 2. isi dengan kata2 yang kira2 berhubungan dng PPh 21, misalnya salary, upah, bonus, gaji, fee 3. kita filter dengan advanced filter , disini kita bisa gunakan wildcard seperti * atau ? 4. kita kasih penanda atas filter yang terpilih sebagai record pph 21, misalnya dng membuat satu field baru yang kita kasih judul Koreksi Obyek & Biaya 5. Kita ulangi untuk obyek2 lainnya Kita lihat gambar dibawah ini
298
BAB VIII. MENCARI KOREKSI BIAYA DAN OBYEK PPH 21/23/26/4.2 | Eoditor.com
Module TABK – Microsoft Excel 2007/2010/2013
1. Kita pergunakan wildcard *kata* yang artinya mencari semua record yang memiliki/contain kata yang dicari 2. kita isi ke bawah sehingga hubungan antar kriteria adalah OR 3. lalu kita advanced filter cuman yang jadi masalah yaitu :
Ada kata2 seperti gergaji akan terambil karena ada kata gaji
Ada kata2 seperti coffee akan terambil karena ada kata fee
Ada kata2 seperti Salary transfer, Stamp duty Fee, transfer fee akan terambil padahal bukan Obyek
dll maka akan kita perbaiki filter kita Kita copykan/sisipkan 3 kriteria Remark di sebelah field remark lalu kita edit filter kita
agar kata gergaji tidak masuk maka kita bikin agar kata gergaji dikeluarkan dari hasil filter
kita ketikkan =”*gergaji*”, ekcel akan menampilkan *gergaji*, artinya jika mengandung kata gergaji pasti gak ikut terpilih
karena bersebelahan maka filter gaji dan gergaji dihubungkan dengan operator AND
kita lakukan untuk filter2 yang lain
Jika sudah maka kita jalankan advanced filter 299
BAB VIII. MENCARI KOREKSI BIAYA DAN OBYEK PPH 21/23/26/4.2 | Eoditor.com
Module TABK – Microsoft Excel 2007/2010/2013
teliti lagi, untuk melihat apakah ada record2 yang tidak memenuhi syarat
jika sudah kita pilih field Koreksi Obyek & Biaya, lalu ketik “Obyek PPh 21″ lalu pencet Control + Enter
semua yang terfilter akan otomatis terisi oleh kata “Obyek PPh 21″, yang tidak terfiltertidak akan terisi
Kita lakukan untuk Obyek PPh 23,26,PPn dan Koreksi biaya yang lain
Lalu kita lakukan Pivot untuk menjadikan sebagai KKP
Selesai…. Catatan :
1. Penulis belum tahu berapa limit dari advanced filter, namun penulis pernah membuat filter dng total lebih dari 80 kriteria dan masih jalan, penulis pikir itu sudah lebih dari cukup untuk melakukan pencarian koreksi Biaya/ Obyek PPh 21,23, 26 maupun PPN 2. Filter sebaiknya diclear dulu sebelum dilakukan filter selanjutnya, walaupun ini tidak harus/tidak wajib namun ini untuk safety saja
BAB IX. STUDI KASUS STUDI KASUS AUDIT GAJI Latar Belakang Dalam studi kasus ini anda berperan sebagai auditor intern yang sedang melakukan audit atas Sistem Penggajian. Dalam audit ini, Pemimpin Tim anda telah menyusun program audit yang harus anda laksanakan dalam rangka menguji pengendalian pada sistem penggajian. Anda diminta untuk melaksanakan program audit tersebut dan diharapkan dapat selesai dalam waktu satu jam. Masing-masing pegawai memiliki tarif gaji kotor per bulan yang berbeda, tergantung kepada kontrak kerja masing-masing pegawai. Nilai gaji setahun dan pembayaran bulanannya dicatat pada Daftar Pegawai. Sistem penggajian di kantor anda sudah menggunakan sistem komputer. Setiap bulannya Bagian Gaji akan membuat suatu Daftar Gaji. Daftar Gaji tersebut memuat informasi mengenai nomor pegawai 300
BAB IX. STUDI KASUS | Eoditor.com
Module TABK – Microsoft Excel 2007/2010/2013
dan kode unit kerja serta jumlah gaji kotor, pajak dan gaji bersih (setelah dikurangi pajak) untuk masing-masing pegawai. Daftar gaji tersebut kemudian diproses komputer untuk mencetak lembar cek secara otomatis untuk setiap pegawai. Pembayaran gaji dilaksanakan pada tanggal 15 setiap bulannya. Audit ini khusus untuk pembayaran gaji pada bulan September 2000. Salah satu rekan satu tim anda telah memperoleh file-file yang berkaitan dengan persediaan dan telah menyimpannya pada folder DATA, yaitu : Daftar Gaji beserta nomor cek yang telah dicetak WorkDeptDaftar kode dan nama unit kerja
Table
Keterangan
Payroll
Daftar Gaji beserta nomor cek yang telah dicetak
Emp_Mast
Daftar Pegawai beserta data kepegawaiannya
WorkDept
Daftar kode dan nama unit kerja
Data Bisa diambil disini Keterangan Table Emp_Mast EMPNO
Employee Number
PAY_PER_PE
Gaji setiap bulannya
SALARY
Gaji pertahun
WORKDEPT
Kode unit kerja
Petunjuk Khusus Untuk studi kasus ini anda diminta untuk membuat Microsoft Excel file baru dengan nama AuditGaji_excel.xlsx dan menyalin data (Import Table) yang diperlukan ke dalam file baru tersebut.
301
BAB IX. STUDI KASUS | Eoditor.com
Module TABK – Microsoft Excel 2007/2010/2013
Tujuan Audit Untuk menguji pengedalian yang ada pada sistem penggajian.
Prosedur Audit Lakukan pengujian pengendalian sebagai berikut serta terangkan hasil dari pengujian anda secara lengkap: 1.
Uji apakah seluruh pegawai pada daftar pegawai sudah tercantum dalam daftar gaji.
2. Uji apakah terdapat pegawai yang menerima cek gaji namun tidak terdapat pada daftar pegawai. 3. Uji apakah jumlah gaji kotor untuk masing-masing pegawai sudah sesuai dengan kontrak masingmasing pegawai. 4. Uji apakah perhitungan jumlah gaji bersih untuk masing-masing pegawai sudah benar. 5. Uji apakah terdapat pegawai yang menerima cek gaji lebih dari satu 6. Uji apakah terdapat nomor cek yang ganda. 7. Hitung berapa total gaji kotor yang dibayarkan untuk tiap dept (kolom workdept) pergunakan rumus SUMIF 8. Hitung berapa total gaji bersih yang dibayarkan untuk tiap dept (kolom workdept) pergunakan rumus DSUM
Step By Step Guide Disini kita akan bicara mengenai relationship, dari tabel diatas dapat dilihat kalau tabel tersebut saling berhubungan, misalnya table payroll dengan table Emp_Mast yaitu via field EMPNO, serta tabel Emp_Mast & Payroll dng tabel workdept via field WORKDEPT.
Sebagai Awal kita buat dulu file AuditGaji_excel.xlsx
setelah itu kita pergunakan external data untuk mengimport file dbase diatas. Caranya bisa dilihat di modul “Menggunakan Microsoft Query untuk mengimport Data”,
untuk soal ini kita import 3 dBase File yaitu INVENTOR, EMP_MAST, dan WORKDEPTS pada sheet kosong, serta diberi nama sesuai nama tabel untuk mempermudah
Ini hasilnya, semua hasil import tabel akan diciptakan dalam bentuk excel tabel .
302
BAB IX. STUDI KASUS | Eoditor.com
Module TABK – Microsoft Excel 2007/2010/2013
Langkah2nya: 1. Uji apakah seluruh pegawai pada daftar pegawai sudah tercantum dalam daftar gaji 2. Uji apakah terdapat pegawai yang menerima cek gaji namun tidak terdapat pada daftar pegawai 3. Uji gaji kotor sudah sesuai dengan kontrak masing-masing pegawai 4. Uji perhitungan jumlah gaji bersih untuk setiap pegawai 5. Uji pegawai yang menerima cek gaji lebih dari satu 6. Uji nomor cek yang ganda 7. Hitung gaji kotor yang dibayarkan untuk tiap dept (kolom workdept) pergunakan rumus SUMIF 8. Hitung total gaji bersih yang dibayarkan untuk tiap dept (kolom workdept) pergunakan rumus DSUM
303
BAB IX. STUDI KASUS | Eoditor.com
Module TABK – Microsoft Excel 2007/2010/2013 Uji apakah seluruh pegawai sudah tercantum dalam daftar gaji
Tujuan Disini kita akan mencari tahu apakah terdapat pegawai yang ada di daftar pegawai (Emp_Mast) namun di tabel daftar gaji (Payroll) tidak ada, jadi pegawai yang tidak menerima gaji
Step By Step
1.
Kita akan membuat hubungan antara dua tabel yaitu Payroll dan Emp_Mast Vlookup
2. Kita buat worksheet baru, beri nama soal01 3. Isi dengan Tabel Emp_Mast, bisa via copy paste dari sheet Emp_Mast atau import dari Ms. Query 4. Ketik di row heading paling kanan (yg kosong) untuk membuat field baru, isi dengan “EMPNO_PAYROLL” 5. Isi rumusnya 6. 7. =VLOOKUP(Table_Query_from_TABK36[[#This Row],[EMPNO]],PAYROLL!B:G,1,FALSE) 8. 9. Rumusnya bisa berbeda tergantung komputer anda tapi caranya adalah, ketik 10. =vlookup( 11. lalu arahkan kursor ke field EMPNO pada baris rumus (this row), lalu ketik , (koma) , lalu arahkan kursor ke sheet PAYROLL, pilih kolom B:G (klik pada headernya) , ketik 12. , 1,false) 13. Pastikan kalo field kunci yaitu EMPNO pada tabel/sheet PAYROLL berada di paling kanan 14. Akan ada yang ada isinya berupa EMPNO dari tabel payroll serta nilai error #N/A yang artinya nilai tidak tersedia/kosong/tidak ada yang cocok 15. Kita filter berdasarkan nilai yang error
304
BAB IX. STUDI KASUS | Eoditor.com
Module TABK – Microsoft Excel 2007/2010/2013
16. 17. maka akan didapat hasil seperti ini
18. 19. Terdapat satu pegawai yang tidak ada di daftar gaji, yaitu Stefano Meloni
305
BAB IX. STUDI KASUS | Eoditor.com
Module TABK – Microsoft Excel 2007/2010/2013 Uji pegawai yang menerima cek gaji namun tidak terdapat pada daftar pegawai Tujuan Disini kita akan mencari tahu apakah terdapat pegawai yang ada di daftar gaji (Payroll) namun di tabel daftar pegawai (Emp_Mast) tidak ada, jadi pegawai illegal yang menerima gaji
Step By Step 1. Kita akan membuat hubungan antara dua tabel yaitu Payroll dan Emp_Mast Vlookup 2. Kita buat worksheet baru, beri nama soal02 3. Isi dengan Tabel Payroll, bisa via copy paste dari sheet Payroll atau import dari Ms. Query 4. Ketik di row heading paling kanan (yg kosong) untuk membuat field baru, isi dengan “EMPNO_EMP_MAST” 5. Isi rumusnya 6. =VLOOKUP(Table_Query_from_TABK5[[#This Row],[EMPNO]],EMP_MAST!I:S,1,FALSE) 7. Rumusnya bisa berbeda tergantung komputer anda tapi caranya adalah, ketik 8. =vlookup( 9. lalu arahkan kursor ke field EMPNO pada baris rumus (this row), lalu ketik , (koma) , lalu arahkan kursor ke sheet EMP_MAST, pilih kolom I:S (klik pada headernya) , ketik 10. , 1,false) 11. Pastikan kalo field kunci yaitu EMPNO pada tabel/sheet EMP_MAST berada di paling kanan 12. Akan ada yang ada isinya berupa EMPNO dari tabel payroll serta nilai error #N/A yang artinya nilai tidak tersedia/kosong/tidak ada yang cocok 13. Kita filter berdasarkan nilai yang error
306
BAB IX. STUDI KASUS | Eoditor.com
Module TABK – Microsoft Excel 2007/2010/2013 Uji gaji kotor sudah sesuai dengan kontrak masing-masing pegawai
Tujuan Kita bandingkan field GROSS_PAY pada tabel payroll dengan PAY_PER_PE pada tabel Emp_Mast (Nilai Kontrak)
Step By Step
1. Kita akan membuat hubungan antara dua tabel yaitu Payroll dan Emp_Mast Vlookup 2. Kita buat worksheet baru, beri nama soal03 3. Isi dengan Tabel Payroll, bisa via copy paste dari sheet Payroll atau import dari Ms. Query 4. Ketik di row heading paling kanan (yg kosong) untuk membuat field baru, isi dengan “GROSSPAY_EMP_MAST” 5. Isi rumusnya 6. =VLOOKUP(Table_Query_from_TABK7[[#This Row],[EMPNO]],EMP_MAST!I:N,6,FALSE) 7. Rumusnya bisa berbeda tergantung komputer anda tapi caranya adalah, ketik =vlookup( lalu arahkan kursor ke field EMPNO pada baris rumus (this row), lalu ketik , (koma) , lalu arahkan kursor ke sheet EMP_MAST, pilih kolom I:N (klik pada headernya) , ketik , 1,false) 8. Pastikan kalo field kunci yaitu EMPNO pada tabel/sheet EMP_MAST berada di paling kanan 9. Akan ada yang ada isinya berupa PAY_PER_PE (field ke 6 dari tabel referensi/Emp_Mast, kolom I-N) serta nilai error #N/A yang artinya nilai tidak tersedia/kosong/tidak ada yang cocok 10. 9. Kita Buat field baru “SELISIH”, yang rumusnya adalah 11. =Table_Query_from_TABK7[[#This Row],[GROSS_PAY]]-Table_Query_from_TABK7[[#This Row],[GROSSPAY_EMP_MAST]] 12. Yaitu selisih antara GROSS_PAY dengan GROSSPAY_EMP_MAST 13. Kita filter berdasarkan nilainya tidak sama dengan nol
307
BAB IX. STUDI KASUS | Eoditor.com
Module TABK – Microsoft Excel 2007/2010/2013
14. 15. Ini Hasilnya
16. 17. Ada yang hasilnya #N/A karena memang tidak terdaftar di Emp_Mast (Soal 02), jadi terdapat 2 yang gaji kotor (Gross_Pay) tidak sama dengan kontrak/ daftar pegawai
308
BAB IX. STUDI KASUS | Eoditor.com
Module TABK – Microsoft Excel 2007/2010/2013
309
BAB IX. STUDI KASUS | Eoditor.com
Module TABK – Microsoft Excel 2007/2010/2013 Uji perhitungan jumlah gaji bersih untuk setiap pegawai
Tujuan Menguju apakah perhitungan Net Pay/ Gaji Bersih sudah benar
Step By Step 1. Kita buat worksheet baru, beri nama soal04 2. Isi dengan Tabel Payroll, bisa via copy paste dari sheet Payroll atau import dari Ms. Query 3. Ketik di row heading paling kanan (yg kosong) untuk membuat field baru, isi dengan “NET_PAY_RIGHT” 4. Isi rumusnya 5. =IF(Table_Query_from_TABK9[[#This Row],[GROSS_PAY]]-Table_Query_from_TABK9[[#This Row],[TAX_AMOUNT]]=Table_Query_from_TABK9[[#This Row],[NET_PAY]],”BENAR”,”SALAH”) 6. Rumusnya bisa berbeda tergantung komputer anda tapi caranya adalah, …sama ama soal2 diatas, kalau masih kagak bisa ya gak usah ikut diklat…. 7. Intinya kita bikin rumus yang mengurangkan gross_pay dengan Tax_amount lalu dibandingkan dengan Net_Pay 8. Kita filter berdasarkan nilainya sama dengan “SALAH”
9. 10. Ini Hasilnya
310
BAB IX. STUDI KASUS | Eoditor.com
Module TABK – Microsoft Excel 2007/2010/2013
11. 12. Kesimpulan: semua perhitungan gaji bersih udah benar
311
BAB IX. STUDI KASUS | Eoditor.com
Module TABK – Microsoft Excel 2007/2010/2013 Uji pegawai yang menerima cek gaji lebih dari satu
Tujuan Kita akan mencari jumlah record yang berisi EMPNO yang sama dari tabel Payroll, yang menandakan kalau terdapat pegawai yang menerima cheque/gaji lebih dari sekali
Step By Step 1. Kita buat worksheet baru, beri nama soal05 2. Isi dengan Tabel Payroll, bisa via copy paste dari sheet Payroll atau import dari Ms. Query 3. Ketik di row heading paling kanan (yg kosong) untuk membuat field baru, isi dengan “COUNT_EMPNO” 4. Isi rumusnya 5. =COUNTIF(B:B,Table_Query_from_TABK8[[#This Row],[EMPNO]]) 6. Rumusnya bisa berbeda tergantung komputer anda tapi caranya adalah, ketik 7. =COUNTIF( 8. lalu pilih kolom EMPNO/ kolom B), lalu ketik , (koma) , lalu arahkan kursor ke field EMPNO pada baris rumus (this row) , ketik 9. ) 10. Intinya mencari apakah ada nilai 11. Kita filter berdasarkan nilainya lebih dari 1
12. 13. Ini Hasilnya
312
BAB IX. STUDI KASUS | Eoditor.com
Module TABK – Microsoft Excel 2007/2010/2013
14. 15. Kesimpulan: terdapat pegawai yang bernomor 000320 yang menerima pembayaran 2 x
313
BAB IX. STUDI KASUS | Eoditor.com
Module TABK – Microsoft Excel 2007/2010/2013 Uji nomor cek yang ganda
Tujuan Ini sama dengan soal no. 05, cuman yang diuji adalah field CHEQUE_NO dari tabel PAYROLL, kita memakai fungsi Countif
Langkahnya: 1. Aktifkan sheet PAYROLL 2. Buat Field baru disebelah kanan, kasih nama COUNT_CHEQUE 3. Ketik Rumus 4. =COUNTIF(A:A,Table_Query_from_TABK10[[#This Row],[CHEQUE_NO]]) 5. Count akan mencari Field CHEQUE_NO di tiap baris terjadi berapa kali 6. Filter yang lebih dari 1
7. 8. Ini hasilnya
9. 10. Kesimpulan: tidak ada yang ganda nomor cheknya
314
BAB IX. STUDI KASUS | Eoditor.com
Module TABK – Microsoft Excel 2007/2010/2013 Hitung gaji kotor yang dibayarkan untuk tiap dept ,pergunakan rumus SUMIF
Tujuan Kita akan mencari jumlah Gaji kotor (GROSS_PAY) dari tabel Payroll, dengan menggunakan fungsi SUMIF
Step By Step 1. Kita buat worksheet baru, beri nama soal07 2. Isi dengan Tabel Payroll, bisa via copy paste dari sheet Payroll atau import dari Ms. Query 3. Kita buat tabel EMPNO bisa dari copas tabel WORKDEPT atau buat dengan Advanced Filter, kalau dng Advanced filter maka, blok kolom WORKDEPT di tabel Payroll, lalu klik advandced di ribbon Data–>group Sort & Filter
4. 5. Akan keluar dialog box sbb, kita pilih “Copy to another location”, isi lokasi tujuan serta Pilih “Unique Record Only”, Klik OK
6. 7. Hasilnya akan seperti ini
315
BAB IX. STUDI KASUS | Eoditor.com
Module TABK – Microsoft Excel 2007/2010/2013
8. 9. Kita isi di cell K2 dengan 10. =SUMIF(G:G,J2,C:C) 11. Copy dan paste ke cell K3:K10
12. 13. Ini Hasilnya,…selesai
316
BAB IX. STUDI KASUS | Eoditor.com
Module TABK – Microsoft Excel 2007/2010/2013 Hitung total gaji bersih yang dibayarkan untuk tiap dept pergunakan rumus DSUM
Tujuan Kita akan mencari jumlah Gaji Bersih (NET_PAY) dari tabel Payroll, dengan menggunakan fungsi DSUM
Step By Step
1. Kita buat worksheet baru, beri nama soal08 2. Isi dengan Tabel Payroll, bisa via copy paste dari sheet Payroll atau import dari Ms. Query 3. Kita buat tabel EMPNO bisa dari copas tabel WORKDEPT atau buat dengan Advanced Filter, kalau dng Advanced filter maka, blok kolom WORKDEPT di tabel Payroll, lalu klik advandced di ribbon Data->group Sort & Filter
4. 5. Akan keluar dialog box sbb, kita pilih “Copy to another location”, isi lokasi tujuan serta Pilih “Unique Record Only”, Klik OK
6. 7. Hasilnya akan seperti ini
317
BAB IX. STUDI KASUS | Eoditor.com
Module TABK – Microsoft Excel 2007/2010/2013
8. 9. Kita ubah susunan sehingga ada header row di tiap kriteria, bisa mendatar atau menurun , tergantung selera 10. Kita isi di cell K2 dengan 11. =DSUM(Table_Query_from_TABK12[#All],”NET_PAY”,J1:J2) Copy dan paste ke cell bawahnya 12. Kalo untuk yang mendatar, kita ketik rumus di cell N4 13. =DSUM(Table_Query_from_TABK12[#All],”NET_PAY”,N1:N2) lalu Copy dan paste ke cell sebelahnya 14. Ini Hasilnya,…selesai
15.
318
BAB IX. STUDI KASUS | Eoditor.com
Module TABK – Microsoft Excel 2007/2010/2013
14. 15. Ini hasilnya
16. 17. Kesimpulan: terdapat dua pegawai yang menerima gaji namun tidak terdaftar/tidak ada di tabel EMP_MAST
319
BAB IX. STUDI KASUS | Eoditor.com
Module TABK – Microsoft Excel 2007/2010/2013
BAB X. KERTAS KERJA PEMERIKSAAN Pembuatan KKP PPh Badan Secara Otomatis versi 2013 Pembuatan KKP PPh badan tidak perlu lagi membuat per KKP persheet, dengan cukup ngentri data WP dan Data Account maka akan dibuat sheet sebanyak jumlah KKP dan otomatic nge-link antar KKP Merupakan perbaikan dari versi lama (Pembuatan KKP PPh Badan Secara Otomatis dengan Microsoft Excel 2007) karena telah menggunakan format sesuai peraturan terbaru (KMK – 17/2013) Thx buat mas Agus Kristiyanto atas KKP Integrasi 2013-nya
Merupakan bagian dari e-Audit Utilities yaitu dibagian Working Papers (Update ke versi – 23 Nov 2013)
320
BAB X. KERTAS KERJA PEMERIKSAAN | Eoditor.com
Module TABK – Microsoft Excel 2007/2010/2013
STEP BY STEP Pembuatan KKP PPh 25 Badan
Namun sebelumnya anda harus download dulu lalu extract dan taruh dilokasi dimana e-Audit Utilities diinstall yaitu file Otomasi KKP25_Badan2013.xlsm, donlot disini
Anda juga bisa langsung buka aja file macro (xlsm) tadi tanpa lewat ribbon e-Audit
Jika muncul tab Security Warning diatas worksheet, klik aja di option, lalu pilih enable
321
BAB X. KERTAS KERJA PEMERIKSAAN | Eoditor.com
Module TABK – Microsoft Excel 2007/2010/2013
Jika tidak muncul peringatan jika membuka file macro diatas maka baca artikel VBA/Macro Security
Bagi yang bisa VBA bisa diedit karena file tidak diproteksi
File ini berisi Sheet Data WP – Link (Copy Paste dari KKPnya Mas Agus), cuma sedikit dimodifikasi supaya bisa memuat 7 Pemeriksa
322
BAB X. KERTAS KERJA PEMERIKSAAN | Eoditor.com
Module TABK – Microsoft Excel 2007/2010/2013
Juga berisi Sheet Data Account yaitu struktur KKP PPh 25 Badan yang disesuaikan dengan Chart of Account WP
323
BAB X. KERTAS KERJA PEMERIKSAAN | Eoditor.com
Module TABK – Microsoft Excel 2007/2010/2013
Cara pengisian sebaiknya dilihat pada contoh, jangan diubah untuk untuk KKP2 sub induk seperti KKP B.1, B.2,..,B13
Namun untuk struktur dibawahnya (Misalnya KKP B.1.1,B.2.1,..dst) bisa disesuaikan dengan WP anda
Format indent (menjorok ke dalam) hanya untuk memudahkan meneliti struktur KKP aja
jangan ada baris kosong ditengah2 data account karena akan menandai akhir dari KKP
Lalu ada KKP Template yaitu KKP B, B.1,..B.13
KKP template ini ada rumusnya yaitu di sheet “Rumus”, sheet ini dihidden
Jadi kalo pengen mengedit KKP Template pelajari dulu code ama sheet rumus diatas
Tampilan di sheet Awal, berisi petunjuk penggunaan
Tampilan jika diklik tombol “Buat KKP Badan” di sheet awal
324
BAB X. KERTAS KERJA PEMERIKSAAN | Eoditor.com
Module TABK – Microsoft Excel 2007/2010/2013
Klik tombol Make KKP 2013 untuk memulai proses
Tampilan waktu proses
Hasilnya
325
BAB X. KERTAS KERJA PEMERIKSAAN | Eoditor.com
Module TABK – Microsoft Excel 2007/2010/2013
Di Bagian Ref masih ada error #VALUE!, hal ini dikarenakan File belum disave, anda save lalu jangan lupa direkalkulasi dengan menekan tombol F9
Data Account dan Data WP – Link telah dicopykan secara otomatis ke KKP anda siapa tahu anda ingin mengulang pembuatannya, cukup copy-paste ke File Macronya (Otomasi KKP25_Badan2013.xlsm)
Lalu anda tinggal integrasikan ke file KKP Integrasi anda atau KKP Integrasinya mas Agus (Link-kan saja Sheet B di KKP PPH 25 Badan ini ke Sheet B di file “1 KKP_LHP_PHP_Nothit.xlsx”) atau KKP Integrasi anda
Selesai
326
BAB X. KERTAS KERJA PEMERIKSAAN | Eoditor.com
Module TABK – Microsoft Excel 2007/2010/2013
Pembuatan KKP Integrasi versi terbaru Berguna jika kita ingin membuat KKP Integrasi sesuai dengan versi yang sudah tersedia di publik seperti KKP LHP Integrasi dari Mas Agus Kristiyanto atau dari yang lain.
KKP ini tinggal kita pengen taruh dimana dan disimpan dengan tambahan Nama WP dan tahun pemeriksaan sehingga lebih gampang dimanage Sebenarnya ini hanya mempermudah saja, cara manual untuk pembuatan KKP Integrasi yang saling ngelink adalah 1. Buka semua file KKP 2. Save as satu persatu dengan nama lain (otomatis link akan berubah ke nama baru) 3. Save sekali lagi 4. Selesai Cuman cara ini ada kelemahannya yaitu 1. Kalau file KKPnya banyak misalnya ada 10 file, lumayan juga capeknya 2. Kalau kelupaan save, maka linknya jadi kacau Pembuatan KKP Integrasi merupakan bagian dari e-Audit Utilities Langkah2nya : 1. Install e-Audit Utilities jika belum 2. Klik Ribbon e-Audit Utilities lalu pilih KKP LHP Integrasi
3. 4. Akan keluar windows KKP LHP Integrasi 5. Pilih Jenis KKP Integrasi yang mau dipakai 6. Pilih folder dimana KKP akan disimpan, Klik tombol “Mo disimpan dimana”
327
BAB X. KERTAS KERJA PEMERIKSAAN | Eoditor.com
Module TABK – Microsoft Excel 2007/2010/2013
7. Klik Tombol Akhiran Nama WP+Tahun, agar setiap KKP memiliki sufix atau akhiran sesuai Nama WP kita dan Tahun Pemeriksaannya 8. Lalu Klik Tombol “make KKP Integrasi” 9.
10. 11. Otomatis file KKP akan disave ke nama baru 12. Lalu sekali lagi akan disave agar perubahan link terupdate 13. jika mau bisa dibuatkan worksavenya agar semua file bisa dibuka dengan hanya membuka file workspacenya saja (*.xlw) 14. Klik Ribbon View->Save workspace 15. Namun fungsi workspace sudah tidak ada lagi di Office 2013 NB : Agar bisa bekerja disamping install e-Audit Utilities add-in juga harus copy file KKP integrasinya, bisa didonlot disini
KKP_Integrasi_AgusKristiyanto versi 2013.rar
KKP_Integrasi_AgusKristiyanto Versi 2011.rar
Taruh saja file rar diatas difolder dimana e-audit diinstall lalu klik kanan dan pilih Extract here (tentu saja winrar/program kompresi lainnya sudah harus diinstall pula) Keterangan :
Jika anda memiliki file KKP sendiri, anda bisa mensubmit KKP tersebut untuk digabungkan dengan eAudit Utilities atau
Pergunakan Utilities “File Integrasi Save as” yang juga termasuk bagian dari e-Audit Utilities
328
BAB X. KERTAS KERJA PEMERIKSAAN | Eoditor.com
Module TABK – Microsoft Excel 2007/2010/2013
BAB XI. KONFIRMASI/KLARIFIKASI PPN Import Faktur Pajak Masukan dari database e-SPT PPN 1111 (mdb/accdb file) Terkadang kita mendapatkan data SPT PPN dari WP bukan dalam csv/hasil export dari program eSPT (sudah kita bahas di artikel: Meng-Import/ Meng-convert File CSV (Encrypt) dari E-SPT ke Excel ) namun dalam bentuk aslinya yaitu database dari e-SPT PPN (file Microsoft Access/mdb). cara ini hanya berlaku jika mdb/accdb berasal dari e-spt PPN 1111
Ada 2 cara untuk import yaitu 1. Kita buat query di Access lalu hasilnya bisa diexport/Save As ke Excel 2. Kita import langsung dari excel
Cara Pertama File ini jika kita buka di Ms. Access terdiri dari beberapa tabel yang saling terhubung. Namun karena tidak ada manual terpaksa sedikit trial dan error untuk mendapatkan data Faktur Pajak Masukan yang digunakan untuk konfirmasi Tabel untuk melihat Faktur Pajak Keluaran dan Masukan adalah TRX_BUKTI_POTONG Kita buat querynya, caranya lihat gambar
329
BAB XI. KONFIRMASI/KLARIFIKASI PPN | Eoditor.com
Module TABK – Microsoft Excel 2007/2010/2013
Tabel Jenis Transaksi (REF_TRANS) ID_TRANSAKSI
NM_TRANSAKSI
1
Impor BKP dan Pemanfaatan JKP/BKP Tidak Berwujud dari Luar Daerah Pabean
2
Perolehan BKP/JKP Dari Dalam Negeri
3
Pajak Masukan Yang Tidak Dapat Dikreditkan dan/atau Pajak Masukan dan PPnBM yan impor atau perolehannya mendapat fasilitas
Tabel Jenis Dokumen (REF_FKTR_PM) ID
NAMA_DOKUMEN 1
Faktur Pajak
2
PIB dan SSP
3
Surat Setoran Pajak
4
Nota Retur / Nota Pembatalan
5
Dokumen yang Dipersamakan dengan Faktur Pajak
6
Faktur Pajak Batal
7
Faktur Pajak Pengganti
8
PIB
Disini kita hanya mengambil Jenis Faktur yaitu “PM“, lalu Jenis transaksi hanya 2 atau “Perolehan BKP/JKP Dari Dalam Negeri“, serta Jenis Dokumen hanya 1 atau 5 (“Faktur Pajak atau “Dokumen yang Dipersamakan dengan Faktur Pajak”) Lalu difilter tahun pajaknya misalnya 2011 dan Jumlah PPN yang dikonfirmasi yaitu 500,00 keatas ini SQLnya Visual Basic
330
BAB XI. KONFIRMASI/KLARIFIKASI PPN | Eoditor.com
Module TABK – Microsoft Excel 2007/2010/2013
SELECT TRX_BUKTI_POTONG.* 1 2 3
FROM TRX_BUKTI_POTONG
WHERE (((TRX_BUKTI_POTONG.MASA_THN)=2011) AND ((TRX_BUKTI_POTONG.JNS_TRANS)=”PM”) AND ((TRX_BUKTI_POTONG.ID_TRANS)=2) AND ((TRX_BUKTI_POTONG.JNS_DOK)=1 Or (TRX_BUKTI_POTONG.JNS_DOK)=5) AND ((TRX_BUKTI_POTONG.PPN)>=500000));
lalu query ini bisa dicopy paste ke Excel untuk dibuatkan konfirmasi PPNNYa (bisa juga gunakan otomasi Konfirmasi seperti dibahas diartikel : Otomasi Konfirmasi PPN menggunakan Excel 2007 )
Cara Kedua Kalau kita tidak menguasai Microsoft Access, kita gunakan aja fasilitas import di Excel Caranya : 1. Buka Excel kalau belum terbuka 2. Buat New Workbook 3. Klik Ribbon Data, kita pilih From Microsoft Access
4. 5. 6. Pilih file mdb-nya
331
BAB XI. KONFIRMASI/KLARIFIKASI PPN | Eoditor.com
Module TABK – Microsoft Excel 2007/2010/2013
7. 8. 9. Isi password 10. Pilih tabel yang mau diimport (TRX_BUKTI_POTONG)
11. 12. isi seperti dibawah 13. Pilih New worksheet 14. Klik Properties 332
BAB XI. KONFIRMASI/KLARIFIKASI PPN | Eoditor.com
Module TABK – Microsoft Excel 2007/2010/2013
15. Isi dengan sql sbb: 16. SELECT TRX_BUKTI_POTONG.*FROM TRX_BUKTI_POTONGWHERE (((TRX_BUKTI_POTONG.MASA_THN)=2011) AND ((TRX_BUKTI_POTONG.JNS_TRANS)=”PM”) AND ((TRX_BUKTI_POTONG.ID_TRANS)=2) AND ((TRX_BUKTI_POTONG.JNS_DOK)=1 Or (TRX_BUKTI_POTONG.JNS_DOK)=5) AND ((TRX_BUKTI_POTONG.PPN)>=500000)); 17. Klik OK, lalu Klik OK lagi
18. 19. ini hasilnya
333
BAB XI. KONFIRMASI/KLARIFIKASI PPN | Eoditor.com
Module TABK – Microsoft Excel 2007/2010/2013
20. 21. Tinggal dipilih mana field/kolom2 yang diperlukan 22. Bisa dikombinasikan dengan Otomasi Konfirmasi (artikel baca disini : Otomasi Konfirmasi PPN menggunakan Excel 2007 ) 23. Selesai
334
BAB XI. KONFIRMASI/KLARIFIKASI PPN | Eoditor.com
Module TABK – Microsoft Excel 2007/2010/2013
Men-Decrypt/Convert file CSV dari eSPT PPN 1107
Untuk eSPT PPN 1111 baca artikel : http://eoditor.com/2013/09/men-decryptconvert-file-csv-dariespt-ppn-1111-ke-excel/ Kadang kita diberikan data berupa file csv dari wp yang berisi data SPT Masa PPN untuk keperluan konfirmasi Pajak Masukan, Namun file csv yang diberikan WP kadang oleh program E-SPT diencrypt sehingga tidak berbentuk csv/Comma Separated Value namun berisi aneka macam huruf yang tidak beraturan Contoh : file 010001725092000010120090F123201.csv jika kita buka pakai Excel/ text file editor akan seperti ini
Padahal sebenarnya file itu berisi sebagaimana gambar dibawah ini :
335
BAB XI. KONFIRMASI/KLARIFIKASI PPN | Eoditor.com
Module TABK – Microsoft Excel 2007/2010/2013
file inilah yang disebut dengan csv, yang dalam kasus diatas pemisahnya bukan koma tapi titik koma, file inilah yang bisa dibuka/diimport oleh excel dengan mudah (baca modul TABK dengan Excel 2007) Bagaimana cara men-decrypt file tadi? 1. Caranya sangat mudah yaitu kita gunakan viewer e-SPT, namun sesuai dengan namanya aplikasi ini hanya bisa melihat saja, mau mengcopy saja atau mencetak tidak bisa 2. Setelah konsultasi dengan pakarnya hacker, yaitu Mr. G, alias mbah google maka kita tahu bahwa aplikasi ini menyimpan suatu file temporary/ file sementara yang berisi file csv yang dudah didecrypt 3. file ini tersimpan di path/folder tempat meng-install aplikasi ini di subfolder “Temp“ 4. Namun perlu diingat, untuk yang memakai OS Windows 7, jangan menginstall aplikasi viewer ini di “Program Files“ 5. Kenapa? karena ada limitasi/ larangan untuk membuat file baru di folder “Program files” termasuk sub direktori dibawahnya 6. Jika anda telah menginstall aplikasi viwer ini di direktory selain “Program files” maka coba jalankan
336
BAB XI. KONFIRMASI/KLARIFIKASI PPN | Eoditor.com
Module TABK – Microsoft Excel 2007/2010/2013
7. 8.
9. 10. Ini isi dari file diatas 337
BAB XI. KONFIRMASI/KLARIFIKASI PPN | Eoditor.com
Module TABK – Microsoft Excel 2007/2010/2013
11. 12. 13. sekarang kita liat di folder aplikasi tersebut, yang dikomputer saya ada di “C:\Viewer eSPT\Temp“ 14. Ada satu file dengan nama sama tapi ada akhiran decrypt 15. 16.
17. 18. 19. File ini adalah file csv yang sebenarnya seperti di gambar atas
338
BAB XI. KONFIRMASI/KLARIFIKASI PPN | Eoditor.com
Module TABK – Microsoft Excel 2007/2010/2013
20. 21. jika ada beberapa file dengan nama yang hampir sama , ada angka penanda yang uniq yaitu dibelakang tahun 22. dikassu ini dibelakang angka 2009 ada angka 0,1,2 ini menandakan kalau 0 adalah normal, 1 = pembetulan ke -1, 2 adalah pembetulam ke-2 , dst 23. Untuk itu kita tidak perlu membuka/mempreview semua file cukup pembetulan terakhir saja, yang penting semua file pembetulan sebelumya ada di folder yang sama 24. kita liat di masa 0101/Januari ada 3 spt, spt yang terakhir hanya berukuran kecil
25. 26. 27. Ini hasilnya jika kita buka file pembetulan terakhir 28. ukuran sizenya sama dengan file spt normal 29.
339
BAB XI. KONFIRMASI/KLARIFIKASI PPN | Eoditor.com
Module TABK – Microsoft Excel 2007/2010/2013
30. 31. Ini membuktikan kita cukup buka file yang terakhir di tiap masa 32. jika kita sudah membuka semua file terakhir maka akan ada 12 masa (jika kita melakukan pemeriksaan 1 tahun) file2 csv ini kita gabungkan dengan copy paste atau cara yang paling cerdas gunakan Merge files buatan saya yang bisa dibaca dan didonlot di 33. Text Collector untuk menggabungkan banyak file text 34. Jika sudah anda tinggal import ke Excel 35. Untuk Otomatisasi Konfirmasi PPN masukan baca : 36. Otomasi Konfirmasi PPN menggunakan Excel 2007 E-SPT Viewer bisa didonlot disini (Installer eSPT Viewer v1.1 (23112009).exe) – Sorry disensor – jadi Japri aja ya Keterangan : Nama file csv biasanya panjang (mungkin 40 karakter) jadi jangan ditaruh difolder yang juga memiliki nama panjang, karena bisa membuat error seperti ini
340
BAB XI. KONFIRMASI/KLARIFIKASI PPN | Eoditor.com
Module TABK – Microsoft Excel 2007/2010/2013
341
BAB XI. KONFIRMASI/KLARIFIKASI PPN | Eoditor.com
Module TABK – Microsoft Excel 2007/2010/2013
Men-Decrypt/Convert file CSV dari eSPT PPN 1111
Sebelumnya bisa baca artikel :
Meng-Import/ Meng-convert File CSV (Encrypt) dari E-SPT ke Excel
Artikel diatas hanya berlaku untuk eSPT PPN 1107, namun sejak eSPT PPN 1111 maka file csv yang dihasilkan hanya bisa dibuka dengan viewer versi 1.2 Langkah2nya : 1. Download Aplikasi Viewer eSPT PPN 1111 versi 1.2 disini (Japri aja) 2. Nama File = aplikasi viewer espt ppn 1111 v1.2.rar 3. Extract lalu jalankan setup.exe 4. Jika sudah selesai maka jalankan Viewer e-SPT PPN 1111
5. 6. Aplikasi ini akan menghasilkan file temporary, yang akan disimpan di C:\Users\badjoe\AppData\Local\Temp jika anda memakai windows 7, ganti badjoe dengan nama user anda 7. Atau cara gampangnya Klik Start -> Run lalu ketik “%temp%” (tanpa tanda kutip ganda) maka akan muncul windows explorer dengan folder temp anda
342
BAB XI. KONFIRMASI/KLARIFIKASI PPN | Eoditor.com
Module TABK – Microsoft Excel 2007/2010/2013
8. 9. Jika sudah maka sort file berdasarkan Date Modified , cari file yang terbaru dengan ukuran yang sesuai dengan file csv anda (biasanya lebih besar) 10. Coba buka file tersebut dengan text editor untuk mengecek isinya
11. 12. Jika sudah benar seperti gambar diatas maka copy file tersebut ke folder pilihan anda, jika tidak biasanya akan didelete oleh aplikasi/windows 13. Buka di Excel dengan Cara import 14. Ribbon External Data ->From Text 15. Lalu pilih file anda dan pilih delimiter semicolon
343
BAB XI. KONFIRMASI/KLARIFIKASI PPN | Eoditor.com
Module TABK – Microsoft Excel 2007/2010/2013
16. 17. 18. ini hasilnya
19. 20. file csv ini berisi SPT Induk dan lampiran A dan B, Lampiran A1-A2 untuk pajak keluaran sedang Lampiran B1,B2,B3 untuk pajak masukan, anda bisa lihat di SPT Masa PPN untuk membuktikannya 21. Jika kita ingin membuat konfirmasi Pajak masukan maka baca artikel 22. Otomasi Konfirmasi PPN menggunakan Excel (e-Audit Utilities) 23. 24. Selesai
344
BAB XI. KONFIRMASI/KLARIFIKASI PPN | Eoditor.com
Module TABK – Microsoft Excel 2007/2010/2013
Men-Decrypt/Convert file CSV dari eSPT PPN 1111
Sebelumnya bisa baca artikel :
Meng-Import/ Meng-convert File CSV (Encrypt) dari E-SPT ke Excel
Artikel diatas hanya berlaku untuk eSPT PPN 1107, namun sejak eSPT PPN 1111 maka file csv yang dihasilkan hanya bisa dibuka dengan viewer versi 1.2 Langkah2nya : 1. Download Aplikasi Viewer eSPT PPN 1111 versi 1.2 disini (Japri aja) 2. Nama File = aplikasi viewer espt ppn 1111 v1.2.rar 3. Extract lalu jalankan setup.exe 4. Jika sudah selesai maka jalankan Viewer e-SPT PPN 1111
5. 6. Aplikasi ini akan menghasilkan file temporary, yang akan disimpan di C:\Users\badjoe\AppData\Local\Temp jika anda memakai windows 7, ganti badjoe dengan nama user anda 7. Atau cara gampangnya Klik Start -> Run lalu ketik “%temp%” (tanpa tanda kutip ganda) maka akan muncul windows explorer dengan folder temp anda
345
BAB XI. KONFIRMASI/KLARIFIKASI PPN | Eoditor.com
Module TABK – Microsoft Excel 2007/2010/2013
8. 9. Jika sudah maka sort file berdasarkan Date Modified , cari file yang terbaru dengan ukuran yang sesuai dengan file csv anda (biasanya lebih besar) 10. Coba buka file tersebut dengan text editor untuk mengecek isinya
11. 12. Jika sudah benar seperti gambar diatas maka copy file tersebut ke folder pilihan anda, jika tidak biasanya akan didelete oleh aplikasi/windows 13. Buka di Excel dengan Cara import 14. Ribbon External Data ->From Text 15. Lalu pilih file anda dan pilih delimiter semicolon
346
BAB XI. KONFIRMASI/KLARIFIKASI PPN | Eoditor.com
Module TABK – Microsoft Excel 2007/2010/2013
16. 17. 18. ini hasilnya
19. 20. file csv ini berisi SPT Induk dan lampiran A dan B, Lampiran A1-A2 untuk pajak keluaran sedang Lampiran B1,B2,B3 untuk pajak masukan, anda bisa lihat di SPT Masa PPN untuk membuktikannya 21. Jika kita ingin membuat konfirmasi Pajak masukan maka baca artikel 22. Otomasi Konfirmasi PPN menggunakan Excel (e-Audit Utilities) 23. 24. Selesai
347
BAB XI. KONFIRMASI/KLARIFIKASI PPN | Eoditor.com
Module TABK – Microsoft Excel 2007/2010/2013
Sedot data Faktur Pajak Masukan dan Pajak Keluaran dari SIDJP Untuk mengambil data PPN Masukan dari SIDJP emang gampang, kalau lampirannya cuman 1-2 halaman, tapi bisa dibayangkan jika ada 200 lembar lampiran, berapa lama waktu kita untuk mengerjakannya. Oleh karena itu saya berikan utilities untuk menyedot dengan cara cepat. teknologi yang dipakai sederhana sekali hanya mengotomasi apa yang kita lakukan secara manual. Pada edisi awal masih ada kesalahan karena rupanya SPT PPN ada 2 yaitu versi 1107 dan 1111, kesalahan ini sudah diperbaiki pada edisi 24 Okt 2013 Update e-Audit Utilities ke versi terbaru yaitu 17 Feb 2014 Step by stepnya : 1. Buka Browser anda, HARUS GUNAKAN INTERNET EXPLORER 2. 3. Setting Tanggal sebaiknya memakai Indonesia (dd/mm/yyyy) bisa kita ubah di Control Panel >Region & Language 4. 5. Untuk setting Pemisah ribuan dan Desimal sebaiknya memakai English yaitu koma untuk pemisah ribuan dan titik untuk desimal 6. Mengapa? baca disini 7. Cara menCOPAS (Copy Paste) dari Aplikasi SIDJP 8. 9. jadi kita ubah di additional setting
348
BAB XI. KONFIRMASI/KLARIFIKASI PPN | Eoditor.com
Module TABK – Microsoft Excel 2007/2010/2013
10. 11. Kita ubah agar sesuai dengan format english untuk angka
349
BAB XI. KONFIRMASI/KLARIFIKASI PPN | Eoditor.com
Module TABK – Microsoft Excel 2007/2010/2013
12. 13. Masuk ke SIDJP 14. Login dengan username dan password anda (Atau bisa juga login SIDJP dari form Sedot SIDJP eAudit utilities) 15. Menuju ke WP anda 16. Pilih Detil laporan 17. Pilih SPT PPN & PPn BM 18. Pilih tahun 19. Klik bulan januari misalnya (sementara hanya bisa perbulan/perSPT)
350
BAB XI. KONFIRMASI/KLARIFIKASI PPN | Eoditor.com
Module TABK – Microsoft Excel 2007/2010/2013
20. 21. Pilih PPN Masukan/PPN Keluaran 22. Klik kanan pada link pada gambar dibawah ini (mungkin bentuknya sedikit berbeda dengan layar anda, disini adalah contoh PPN 1107) 23. 24. Pilih OPEN IN NEW TAB 25. Untuk PPN 1107
26. 27. 28. Untuk PPN 1111
351
BAB XI. KONFIRMASI/KLARIFIKASI PPN | Eoditor.com
Module TABK – Microsoft Excel 2007/2010/2013
29. 30. Copy alamat pada Tab yang baru dibuka (Ingat ini penting, karena banyak yg error kalo tidak memperhatikan hal ini) 31. 32. perhatikan alamatnya : 33. Kalo PPN 1111 biasanya nama alamatnya adalah misalnya : 34. SPT_PPN_1111.f1111xy?idspt=xxxxxxxxxxxxxx&sess=b25b18734833362c7a21677577f3c850 35. xy bisa a1,a2,b1,b2,b3 tergantung apakah faktur pajak keluaran/masukan 36. 37. Sedang jika PPN 1107 maka alamatnya adalah 38. spt_profile_ppn.F1107A?idspt=xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx&sess=22b1356d9986878d952a4dc33e4 33e08 39. idspt=xxxx…… saya samarkan karena merupakan kode rahasia 40. 41. Perhatikan jumlah halamannya 42. PPN 1107
352
BAB XI. KONFIRMASI/KLARIFIKASI PPN | Eoditor.com
Module TABK – Microsoft Excel 2007/2010/2013
43. 44. PPN 1111
45. 46. Masuk ke Excel 47. Klik Ribbon e-Audit Utilities 48. Pilih Sedot PPN SIDJP
49. 50. 51. Copykan alamat yang tadi dicopy ama isi jumlah halaman
52. 53. 54. Untuk versi yang lebih baru ada petunjuk tentang format
353
BAB XI. KONFIRMASI/KLARIFIKASI PPN | Eoditor.com
Module TABK – Microsoft Excel 2007/2010/2013
55. 56. Ada lagi tambahan untuk versi yang terbaru yaitu bisa milih halaman tertentu saja, misalnya halaman 1-2, atau 8-10 57. Ini berguna jika kita memiliki ratusan/ribuan halaman yang kita download namun ada yang gagal ditengah2 58. Atau mau download per 10 halaman misalnya, maka download 1-10,11-20,21-30,dst
59. 60. ini hasilnya 61. masih terbagi dalam 9 sheet (9 halaman) 62. Sengaja dipaste dalam bentuk Text, karena SIDJP agak kacau dalam format tanggal dan format Angka
354
BAB XI. KONFIRMASI/KLARIFIKASI PPN | Eoditor.com
Module TABK – Microsoft Excel 2007/2010/2013
63. 64. Kalau mau menggabungkan kita bisa gunakan fungsi Merge worksheet dari e_audit utilities
65.
66. 355
BAB XI. KONFIRMASI/KLARIFIKASI PPN | Eoditor.com
Module TABK – Microsoft Excel 2007/2010/2013
67. Kalo mau bisa gunakan pilihan “Range tertentu saja” lalu pilih range yang diinginkan di halaman mana saja kecuali halaman terakhir 68. Selesai 69. 70. Tolong Comment kalo ada masalah 71. Tambahan, ternyata juga bisa untuk mendownload data Faktur PPN Keluaran dan SPT lainnya 72. Tambahan lagi, harap update kalo masih ada masalah 73. Tambahan artikel : Mengubah tanggal Data yang berasal dari SIDJP 74. Tambahan artikel : Finishing hasil sedot data faktur pajak SIDJP
356
BAB XI. KONFIRMASI/KLARIFIKASI PPN | Eoditor.com
Module TABK – Microsoft Excel 2007/2010/2013
Mencari mana faktur pajak yang belum dilaporkan di Aplikasi PKPM
Kalau kita harus melakukan konfirmasi/klarifikasi pajak masukan biasanya kita mengambul data dari 2 sumber yaitu : 1. Aplikasi SIDJP yang berisi data semua Faktur pajak masukan yang sudah dikreditkan 2. Aplikasi PKPM yang berisi semua Faktur pajak masukan yang sudah dilaporkan pihak lawan transaksi Karena faktur pajak masukan yang dikreditkan yang belum ada di aplikasi PKPM harus dikonfirmasi maka kita harus meng-eliminir/Menghilangkan Faktur pajak yang sudah dilaporkan di Aplikasi PKPM dari daftar Faktur pajak di Aplikasi SIDJP Beikut ini adalah file excel yang berisi daftar Faktur pajak yang berasal dari PKPM dan SIDJP Daftar SIDJP
Daftar PKPM
357
BAB XI. KONFIRMASI/KLARIFIKASI PPN | Eoditor.com
Module TABK – Microsoft Excel 2007/2010/2013
Disini kita akan menggunakan fungsi vlookup untuk mengetahui mana No. Faktur di daftar SIDJP yang sudah ada di Aplikasi PKPM : sintax : VLOOKUP(lookup_value, table_array, col_index_num, [range_lookup]) Lookup_value, kita gunakan no_faktur+NPWP (Seperti kita ketahui No. Faktur pajak sekarang tidak l agi uniq secara nasional , namun hanya uniq untuk setiap PKP) Table_array = tabel di sheet PKPM Col_index_num = 2, kita gunakan field PPN agar kita yakin akan kebenaran faktur pajaknya, kita copy kan ke sebelah keyfield range_lookup=False, karena kita akan mencari lookup_value/keyfield yang sama persis Kalau kita cermati maka terlihat bahwa NPWP dan No. Faktur disajikan dalam format yang berbeda di PKPM dan di SIDJP, agar fungsi vlookup sukses maka kita harus menyamakan format keyfield diatas Beda antar format SIDJP dan PKPM adalah bahwa di SIDJP format NPWP dan No. Faktur disajikan dengan tanda titik dan penghubung sementara di PKPM polos, untuk itu kita bisa gunakan beberapa cara 1. Kita Buat kolom baru lalu gabungkan No. Faktur dan NPWP dengan operator & , kemudian kita copy paste value baru kita gunakan fasilitas find & Replace excel untuk mengubah “.” dan “-” menjadi “”(blank) 2. Kita gunakan formula substitute Disini akan kita gunakan opsi yang kedua Langkah2nya :
358
BAB XI. KONFIRMASI/KLARIFIKASI PPN | Eoditor.com
Module TABK – Microsoft Excel 2007/2010/2013
1. Buat kolom baru di sheet PKPM(Kolom H) 2. Kita beri label Key (No Fakt+NPWP) 3. Kita isi dengan rumus 4. =B7&F7 5. karena kita perlu mendapatkan nilai PPN maka copykan kolom PPN (kolom G) ke kolom sebelah key (kolom I)
6. Kita juga ubah di sheet SIDJP 1. Buat kolom baru(Kolom F) 2. Beri nama Key (No Fakt+NPWP) 3. Kita isi dengan rumus 4. 5. =SUBSTITUTE(SUBSTITUTE(Table1[[#This Row],[No Faktur]]&Table1[[#This Row],[NPWP]],”.”,””),”-”,””) 6. 7. Intinya kita ubah karakter “.” dan “-” menjadi “”/blank (artinya kita delete) 8. Lalu kita ketik fungsi vlookup disebelahnya (Kolom G) 9. 10. =VLOOKUP(F2,PKPM!$H$7:$I$4099,2,FALSE) 11. 12. karena kolom key sudah sama maka dijamin hasilnya akurat 13. ini hasilnya
359
BAB XI. KONFIRMASI/KLARIFIKASI PPN | Eoditor.com
Module TABK – Microsoft Excel 2007/2010/2013
14. 15. untuk konfirmasi bisa kita sort lalu kita ambil yang hasilnya #N/A (artinya tidak ketemu) 16. Atau kita gunakan autofilter untuk ambil yang hasilnya #N/A 17. Selesai Catatan : bisa juga kita gunakan kombinasi Index+Match, dimana kita tidak perlu mengcopy kolom PPN ke sebelah kolom key Kita bisa donlot file aslinya (PKPM – PM SIDJP mentah.xlsx) serta file yang sudah diolah (PKPM – PM SIDJP.xlsx) Setelah data tersedia kita bisa pakai program otomasi konfirmasi PPN, baca disini :
Otomasi Konfirmasi PPN menggunakan Excel 2007
360
BAB XI. KONFIRMASI/KLARIFIKASI PPN | Eoditor.com
Module TABK – Microsoft Excel 2007/2010/2013
Otomasi Konfirmasi PPN menggunakan Excel 2007
Konfirmasi PPN merupakan momok bagi pemeriksa karena melakukan suatu pekerjaan klerikal yang sangat menyita waktu tapi merupakan suatu keharusan dalam melakukan suatu pemeriksaan Hal ini dikarenakan jumlah faktur pajak yang bisa mencapai ribuan bahkan jutaan denga jumlah KPP yang mencapai ratusan kantor, yang membuat kita capek karena harus melakukan pekerjaan yang sama berulangkali. Untuk Excel 2007 keatas, jumlah lampiran terbatas hanya 1 juta baris Tampilan Sheet Awal
Hasilnya, panjang lampiran akan disesuaikan dengan jumlah item lampirannya
361
BAB XI. KONFIRMASI/KLARIFIKASI PPN | Eoditor.com
Module TABK – Microsoft Excel 2007/2010/2013
Step by Stepnya 1. File Konfirmasi+Macro (Klarifikasi PM 2010.xlsm) bisa didownload disini 2. Buka file hasil download diatas 3. waktu diopen harap dienabled macronya 4.
5. 6. 7. Jika tampilannya beda karena penulis dalam posisi VBE telah dibuka, bagi yang belum maka tampilan akan seperti ini 362
BAB XI. KONFIRMASI/KLARIFIKASI PPN | Eoditor.com
Module TABK – Microsoft Excel 2007/2010/2013
8. 9. 10. Edit Sheet “Data Surat” dengan data anda (ganti semua yang ditandai dengan kotak merah) 11.
363
BAB XI. KONFIRMASI/KLARIFIKASI PPN | Eoditor.com
Module TABK – Microsoft Excel 2007/2010/2013
12. 13. 14. Tab Template surat dan Template Lampiran sudah me-link dengan “Data Surat” cek apakah sudah betul 15. Isi Sheet “Data Klarifikasi” dengan data anda, sesuaikan dengan field yang sudah tersedia
364
BAB XI. KONFIRMASI/KLARIFIKASI PPN | Eoditor.com
Module TABK – Microsoft Excel 2007/2010/2013
16. Kolom F yaitu KPP jangan ditimpa karena berisi rumus (tapi boleh saja rumusnya diganti atau diisi manual, yg penting berisi kode KPP) 17.
18. 19. 20. Tidak perlu disort karena akan disort otomatic (dengan urutan KPP,NPWP lalu Tanggal) 21. 22. Buka sheet “Panjang Lampiran” disitu akan terlihat Max data dari tiap KPP, file ini dirancang untuk panjang data sebanyak 586, jadi jika lebih dari itu maka perlu diedit sheet “Template Lampiran” (ada versi yang sangat panjang lampirannya yaitu 10,000 data, jadi download file Klarifikasi PM 2010 – Big.xlsm bagi anda yang tidak mau mengedit VBA, cuman file ini akan menambah beban kerja memory sehingga lebih lama prosesnya) 23. Bagi yang mau mengedit VBA ikuti langkah2 dibawah ini
24. 25. 26. Disini angka awal adalah 586 sesuai dengan jumlah faktur pajak yang dikonfirmasi pada KPP bersangkutan, di file awal jumlahnya adalah 574 fp + 12 untuk header =586 27. Jika rupanya max data lebih besar dari 586 maka perlu ditambah panjang lampirannya 365
BAB XI. KONFIRMASI/KLARIFIKASI PPN | Eoditor.com
Module TABK – Microsoft Excel 2007/2010/2013
28. Misalnya Max data adalah 786 maka perlu diinsert 200 baris baru
29. 30. 31. Menjadi
32. 33. 34. Edit VBA (petunjuk baca di sheet “Panjang Lampiran”) 35. Kembali ke Sheet “Awal” 366
BAB XI. KONFIRMASI/KLARIFIKASI PPN | Eoditor.com
Module TABK – Microsoft Excel 2007/2010/2013
36. Klik Tombol “Buat Surat & Lampiran tiap KPP”
37. 38. 39. Ini hasilnya
40.
lalu disimpan dalam format macro enabled (xlsm), kalo pakai format xlsx maka macronya akan hilang
367
BAB XI. KONFIRMASI/KLARIFIKASI PPN | Eoditor.com
Module TABK – Microsoft Excel 2007/2010/2013
Otomasi Konfirmasi PPN menggunakan Excel (e-Audit Utilities)
Konfirmasi PPN merupakan momok bagi pemeriksa karena melakukan suatu pekerjaan klerikal yang sangat menyita waktu tapi merupakan suatu keharusan dalam melakukan suatu pemeriksaan Hal ini dikarenakan jumlah faktur pajak yang bisa mencapai ribuan bahkan jutaan denga jumlah KPP yang mencapai ratusan kantor, yang membuat kita capek karena harus melakukan pekerjaan yang sama berulangkali. ini bisa kita otomasi menggunakan salah satu tools di e-Audit Utilities
Tampilan Sheet Awal
Hasilnya, panjang lampiran akan disesuaikan dengan jumlah item lampirannya
368
BAB XI. KONFIRMASI/KLARIFIKASI PPN | Eoditor.com
Module TABK – Microsoft Excel 2007/2010/2013
Step by Stepnya 1. Klik Ribbon e-Audit Utilities 2. Pilih KKP Otomasi –> Konfirmasi PPN
3. 4. Isi nama dan folder file konfirmasi yang akan disimpan 5. Pilih jenis filenya (sesuai jumlah lampiran) 6. Klik tombol Make Konfirmasi PPN
369
BAB XI. KONFIRMASI/KLARIFIKASI PPN | Eoditor.com
Module TABK – Microsoft Excel 2007/2010/2013
7. 8. Jika muncul dialog dibawah ini maka harap dienabled macronya 9.
10. 11. 12. Jika tampilannya beda karena penulis dalam posisi VBE telah dibuka, bagi yang belum maka tampilan akan seperti ini
370
BAB XI. KONFIRMASI/KLARIFIKASI PPN | Eoditor.com
Module TABK – Microsoft Excel 2007/2010/2013
13. 14. 15. Edit Sheet “Data” dengan data anda 16. Tab Template surat dan Template Lampiran sudah me-link dengan “Data” cek apakah sudah betul 17. Isi Sheet “Data Klarifikasi” dengan data anda, sesuaikan dengan field yang sudah tersedia 18. Kolom F yaitu KPP jangan ditimpa karena berisi rumus (tapi boleh saja rumusnya diganti atau diisi manual, yg penting berisi kode KPP) 19. 20. Perhatian 21. Untuk NPWP bisa diisi dengan 15 digit angka (sudah diatur formatnya agar angka 011111111111000 tampil seperti 01.111.111.1-111.000, misalnya), atau 22. Ketik sebagai text dengan tanda titik dan tanda hubung, seperti 01.111.111.1-111.000, misalnya 23. 24. Untuk tanggal sudah diatur agar bertype data tanggal (format mm/dd/yyyy) serta PC memakai region English-USA 25. Bisa saja memakai region Indonesia tapi ingat entry tanggal adalah dd/mm/yyyy
26. 27. 28. Tidak perlu disort karena akan disort otomatic (dengan urutan KPP,NPWP lalu Tanggal) 29. 371
BAB XI. KONFIRMASI/KLARIFIKASI PPN | Eoditor.com
Module TABK – Microsoft Excel 2007/2010/2013
30. Buka sheet “Panjang Lampiran” disitu akan terlihat Max data dari tiap KPP, file ini dirancang untuk panjang data sebanyak 586, jadi jika lebih dari itu maka perlu diedit sheet “Template Lampiran” (jika lampiran mencapai 10,000 faktur per KPP maka pilih yang Luar biasa, cuman file ini akan menambah beban kerja memory sehingga lebih lama prosesnya) 31. 32. Edit VBA (petunjuk baca di sheet “Panjang Lampiran”) 33. Kembali ke Sheet “Awal” 34. Klik Tombol “Buat Surat & Lampiran tiap KPP”
35. 36. 37. Ini hasilnya
38.
lalu disimpan dalam format macro enabled (xlsm), kalo pakai format xlsx maka macronya akan hilang
Keterangan :
jika macro tidak jalan maka close file lalu buka lagi, baru dienabledkan macronya seperti langkah 8
372
BAB XI. KONFIRMASI/KLARIFIKASI PPN | Eoditor.com
Module TABK – Microsoft Excel 2007/2010/2013
Urutan pembuatan Konfirmasi adalah surat dan lampiran per KPP akan dicetak secara berurutan, namun
Jika kita ingin mencetak jumlah Surat misalnya 2 X namun ingin mencetak lampiran sebanyak 3X, akan kesulitan jika menggunakan urutan diatas
Maka bisa kita atur agar surat dulu dicetak semua baru lampirannya
Kita pakai pilihan ke-2
Agar Konfirmasi PPN bisa jalan : 1. Download dilenya disini (cari yang paling baru, KonfirmasiPPNyyyymmdd.rar) 2. Extract lalu taruh hasilnya (ada 2 file) ke folder e-Audit Utilities di PC anda
373
BAB XI. KONFIRMASI/KLARIFIKASI PPN | Eoditor.com
