Tata Naskah Akreditasi [PDF]

Citation preview

PEMERINTAH KOTA BANJARMASIN



DINAS KESEHATAN Jalan Pramuka Kompl. Tirta Dharma (PDAM) km.6 Banjarmasin Kode Pos 70249 Telepon (0511)4281348 Faks. (0511)4281348 E-mail : [email protected] Website : Dinkes.Bjm.go.



KEPUTUSAN KEPALA DINAS KESEHATAN BANJARMASIN NOMOR TAHUN 2018 TENTANG PERUBAHAN KEPUTUSAN NOMOR 357 TAHUN 2017 TENTANG PENYELENGGARAAN TATA NASKAH DINAS DI LINGKUNGAN PUSKESMAS KOTA BANJARMASIN KEPALA DINAS KESEHATAN KOTA BANJARMASIN, Menimbang



Mengingat



: a. bahwa dalam rangka efisiensi dan efektifitas administrasi penyelenggaraan akreditasi Puskesmas, perlu penyeragaman tata naskah dinas di lingkungan Puskesmas Kota Banjarmasin; b. bahwa untuk menjamin kepastian hukum atas pembentuk an produk hukum diperlukan pedoman berdasarkan cara dan metode yang pasti, baku dan standar sehingga tidak bertentangan dengan peraturan perundang-undangan yang lebih tinggi; c. bahwa berdasarkan pertimbangan sebagaimana dimaksud dalam huruf a dan huruf b, perlu ditetapkan Pedoman Tata Naskah Dinas di Lingkungan Puskesmas Kota Banjarmasin dengan Keputusan Kepala Dinas Kesehatan Banjarmasin; : 1. Undang - Undang Nomor 27 Tahun 1959 tentang Penetapan Undang-Undang Darurat Nomor 3 Tahun 1953 tentang Pembentukan Daerah Tingkat II di Kalimantan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 1953 Nomor 9) sebagai Undang-Undang (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 1959 Nomor 72, Tam bahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 1820); 2. Undang-Undang Nomor 33 Tahun 2004 tentang Perimbangan Keuangan Antara Pemerintah Pusat dan Pemerintah Daerah (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2004 Nomor 126, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4438);



1/ 18



12 Tahun 2011 tentang e.3. Undang-Undang Nomor Pembentukan Peraturan Perundang-undangan 3 (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2011 Nomor 82, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5234); 4. Undang – Undang Nomor 23 Tahun 2014 tentang Pemerintahan Daerah (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2014 Nomor 244, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5587) sebagaimana telah diubah dengan UndangUndang Nomor 2 Tahun 2015 tentang Penetapan Peraturan Pemerintah Pengganti Undang-Undang Nomor 2 Tahun 2014 Perubahan atas UndangUndang Nomor 23 Tahun 2014 tentang Pemerintahan Daerah (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2015 Nomor 24, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5657); 5. Peraturan Pemerintah Nomor 66 Tahun 1951 tentang Lambang Negara (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 1951 Nomor 111, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 176); 6. Peraturan Pemerintah Nomor 43 Tahun 1958 tentang Penggunaan Lambang Negara (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 1958 Nomor 1971, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 1636); 7. Peraturan Pemerintah Nomor 38 Tahun 2007 tentang Pembagian Urusan Pemerintahan Antara Pemerintah, Pemerintahan Daerah Provinsi dan Pemerintahan Daerah Kabupaten/Kota (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2007 Nomor 82, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4737); 8. Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor 80 Tahun 2012 tentang Pedoman Tata Naskah Dinas Instansi Pemerintah (Berita Negara Republik Indonesia Tahun 2013 Nomor 69); 9. Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 2 Tahun 2014 tentang Pedoman Tata Naskah Dinas; 10. Peraturan Daerah Kota Banjarmasin Nomor 12 Tahun 2008 tentang Urusan Pemerintah Yang Menjadi Kewenangan Pemerintah Kota Banjarmasin (Lembaran Daerah Kota Banjarmasin Tahun 2008 Nomor 12, Tambahan Lembaran Daerah Nomor 10);



2/ 18



11. Peraturan Daerah Kota Banjarmasin Nomor 28 Tahun 2011 tentang Pembentukan Organisasi dan Tata Kerja Perangkat Daerah Kota Banjarmasin (Lembaran Daerah Tahun 2011 Nomor 28, Tambahan Lembaran Daerah Nomor 28) sebagaimana telah dirubah beberapa kali terakhir dengan Peraturan Daerah Nomor 25 Tahun 2014 tentang Perubahan Kedua atas Peraturan Daerah Kota Banjarmasin Nomor 28 Tahun 2011 tentang Pembentukan Organisasi dan Tata Kerja Perangkat Daerah Kota Banjarmasin (Lembaran daerah Kota Banjarmasin Tahun 2014 Nomor 25); MEMUTUSKAN : Menetapkan



KESATU



KEDUA



KETIGA



:



PERUBAHAN K E P U T U S A N K E P A L A D I N A S K E S E H A TAN KOTA BANJARMASIN NOMOR 375 TAHUN 2017 TENTANG PENYELENGGARAAN TATA NASKAH DINAS DI LINGKUNGAN PUSKESMAS KOTA BANJARMASIN : Penyelenggaraan t a t a naskah dinas dilaksanakan sebagai berikut: a. pengelolaan surat masuk; b. pengelolaan surat keluar; c. pengetikan sarana administrasi dan komunikasi perkantoran; dan d. warna dan kualitas kertas. e. sampul f. penandatangan dan pemarafan g. bentuk tata naskah dinas h. bentuk tata naskah dokumen akreditasi : Hal-hal lain yang belum diatur dalam Keputusan ini sepanjang mengenai teknis pelaksanaannya berpedo man kepada peraturan Walikota Nomor 96 Tahun 2015 tentang Pedoman Tata Naskah Dinas di Lingkungan Pemerintah Kota Banjarmasin. : Keputusan ini mulai berlaku pada tanggal ditetapkan. Ditetapkan di Banjarmasin pada tanggal 04 Juli 2018 KEPALA DINAS,



Dr. dr. Hj. ANIS SUROYO, MPH NIP.19621008 198812 2 001 Pembina Utama Muda



3/ 18



LAMPIRAN : PERUBAHAN KEPUTUSAN KEPALA DINAS KESEHATAN KOTA BANJAR MASIN NOMOR 375 TAHUN 2017 TENTANG PENYELENGGARAAN NASKAH DINAS DI LINGKUNGAN PUSKESMAS KOTA BANJARMASIN



PENYELENGGARAAN DAN SUSUNAN TATA NASKAH DINAS A. PENGELOLAAN SURAT MASUK Pengelolaan surat masuk sebagaimana dimaksud dilakukan sebagaimana berikut: a. Instansi penerima menindaklanjuti surat yang diterima melalui tahapan : 1) diagenda dan diklasifikasi sesuai sifat surat. Penagendaan surat dilakukan dengan registrasi surat meliputi: a) Nomor urut. b) Tanggal penerimaan. c) Tanggal dan nomor naskah dinas. d) Asal naskah dinas. e) Isi ringkas naskah dinas. f) Unit pengelola yang dituju. g) Keterangan. 2) Didistribusikan ke unit pengelola dengan bukti penyampaian naskah dinas masuk berupa buku ekspedisi memuat informasi tentang : a) Nomor urut pencatatan. b) Tanggal dan nomor naskah dinas. c) Asal naskah dinas. d) Isi ringkas naskah dinas. e) Unit kerja yang dituju. f) Waktu penerimaan. g) Tandatangan dan nama penerima di unit pengolah. 3) Unit pengelola menindaklanjuti sesuai dengan klasifikasi surat dan arahan pimpinan; dan 4) Surat masuk diarsipkan pada unit tata usaha. b. Copy surat jawaban yang mempunyai tembusan disampaikan kepada yang berhak. c. Alur surat menyurat diselenggarakan melalui mekanisme dari tingkat pimpinan tertinggi hingga ke pejabat struktural terendah yang berwenang. B. PENGELOLAAN SURAT KELUAR Pengelolaan surat keluar sebagaimana dimaksud dilakukan melalui tahapan : a. konsep surat keluar diparaf secara berjenjang dan terkoordinasi sesuai tugas dan kewenangannya dan diagendakan oleh unit tata usaha dalam rangka pengendalian; b. Pengendalian naskah dinas keluar dilakukan dengan registrasi naskah dinas pada buku agenda. Informasi sarana pengendalian naskah dinas keluar meliputi: a) Nomor urut. b) Tanggal pengiriman. c) Tanggal dan nomor naskah dinas. d) Tujuan naskah dinas. 4/ 18



e) Isi ringkas naskah dinas. f) Keterangan. c. surat keluar yang telah ditandatangani oleh pejabat yang berwenang diberi nomor, tanggal dan stempel oleh unit tata usaha pada masingmasing; d. surat keluar sebagaimana dimaksud pada huruf b wajib segera dikirim; dan e. Kecepatan proses untuk surat keluar adalah sebagai berikut : 1) amat segera/kilat, dengan batas waktu 24 jam setelah surat diterima; 2) segera, dengan batas waktu 2 x 24 jam setelah surat diterima; 3) penting, dengan batas waktu 3 x 24 jam setelah surat diterima ; dan 4) biasa, dengan batas waktu maksimum 5 hari kerja setelah surat diterima. f. Penyimpanan surat keluar meliputi : 1) kegiatan pengelolaan naskah dinas keluar harus didokumentasikan oleh unit pengolah dan unit kearsipan yang berupa sarana pengendalian naskah dinas dan pertinggal naskah dinas keluar. 2) Pertinggal naskah dinas keluar yang disimpan merupakan naskah dinas asli yang diparaf oleh pejabat sesuai dengan jenjang kewenangannya. 3) Penyimpanan pertinggal naskah dinas keluar diberkaskan menjadi satu kesatuan dengan naskah dinas masuk yang memiliki informasi atau subyek yang sama. C. TATA NASKAH a. Penggunaan kertas surat sebagaimana dimaksud dalam Pasal 6 huruf e, sebagai berikut: a) Kertas yang digunakan untuk kegiatan dinas adalah HVS minimal 70 gram, antara lain untuk kegiatan surat-menyurat, penggandaan, dan dokumen pelaporan; b) kertas yang digunakan untuk naskah dinas berupa produk hukum adalah HVS 80 gram; c) ukuran kertas yang digunakan untuk surat menyurat dan produk hukum adalah Folio/F4 (215 x 330 mm); d) ukuran kertas yang digunakan untuk makalah, paper dan laporan adalah A4 (210 x 297 mm); dan e) Berwarna putih kualitas baik. b. Pengetikan sarana administrasi dan komunikasi perkantoran dimaksud, sebagai berikut: 1) penggunaan jenis huruf arial 12 atau disesuaikan dengan kebutuhan; dan 2) Jarak antara judul dan isi adalah dua spasi. Jika judul lebih dari satu baris, jarak antara baris pertama dengan baris kedua adalah satu (1) spasi. 3) Jarak masing-masing antara baris disesuaikan dengan keperluan antara 1 s.d 1,5 spasi. 4) Penulisan produk hukum diketik dengan menggunakan jenis huruf Bookman Old Style dengan huruf 12. 5) Huruf pada kop dinas adalah tulisan nama pemerintah daerah dengan huruf arial 14. Nama OPD adalah dengan huruf arial 18. 6) Penentuan ruang tepi dilakukan berdasarkan ukuran yang terdapat 5/ 18



pada peralatan yang digunakan untuk membuat naskah dinas, yaitu: 1. ruang tepi atas: apabila menggunakan kop naskah dinas, 2 spasi dibawah kop, dan apabila tanpa kop naskah dinas, sekurangkurangnya 2 cm dari tepi atas kertas; 2. ruang tepi bawah: sekurang-kurangnya 2,5 cm dari tepi bawah kertas; 3. ruang tepi kiri: sekurang-kurangnya 3 cm dari tepi kiri kertas; 4. ruang tepi kanan: sekurang-kurangnya 2 cm dari tepi kanan kertas. c. Penggunaan dan kewenangan Atas Nama, Untuk Beliau, Pelaksana Petugas, Pelaksana Harian dan Penjabat sebagai berikut : a) Atas nama yang disingkat a.n. merupakan jenis pelim pahan wewenang dalam hubungan internal antara atasan kepada pejabat setingkat dibawahnya. Susunan penandatanganan atas nama (a.n.) pejabat lain yaitu nama jabatan pejabat yang berwenang ditulis lengkap dengan huruf capital pada setiap awal kata, didahului dengan singkatan a.n. b) Untuk beliau yang disingkat u.b. merupakan jenis pelimpahan wewenang dalam hubungan internal antara atasan kepada pejabat dua tingkat dibawahnya. Dimana tanggung jawab tetap pada pejabat yang melimpahkan wewenang dan pejabat yang menerima pelimpahan wewenang harus mempertanggungjawabkan kepada pejabat yang melimpahkan wewenang. c) Pelaksana tugas yang disingkat Plt merupakan pejabat sementara pada jabatan tertentu yang mendapat pelimpahan wewenang penandatanganan naskah dinas, karena pejabat definitif belum dilantik. Plt sebagaimana dimaksud pada ayat (1) diangkat dengan Keputusan Kepala Dinas atau Keputusan Walikota dan berlaku paling lama 1 (satu) tahun. d) Pelaksana tugas harian yang disingkat Plh merupakan pejabat sementara pada jabatan tertentu yang mendapat pelimpahan wewenang penandatanganan naskah dinas, karena pejabat definitif berhalangan sementara, diangkat dengan Keputusan Kepala SKPD atau Keputusan Walikota dan berlaku paling lama 3 (tiga) bulan. d. Paraf, penulisan nama, penandatanganan, pendelegasian penandatangan naskah dinas sebagai berikut : a) Setiap naskah dinas sebelum ditandatangani terlebih dahulu diparaf. b) Paraf sebagaimana dimaksud dilakukan oleh pejabat terkait secara horizontal dan vertikal. e. Kepala Puskesmas menandatangani naskah dinas dalam bentuk dan susunan surat sebagaimana dimaksud terdiri atas: 1) Naskah dinas arahan i. Naskah dinas pengaturan; a) Peraturan/Keputusan b) Pedoman; c) Kerangka Acuan Kegiatan ; d) Instruksi; e) Standar Operasional Prosedur (SOP); dan f) Surat edaran. ii. Naskah dinas penugasan (surat perintah/ surat tugas) 2) Naskah dinas korespodensi i. Naskah dinas korespondensi intern; 6/ 18



a) nota dinas; dan b) disposisi; ii. Naskah dinas korespondensi ekstern. a) surat keluar; 3) Naskah Dinas Khusus i. Surat perjanjian; ii. Surat kuasa;



f.



g. h.



i.



iii. Berita acara; iv. Surat keterangan; v. Surat pengantar ; dan vi. Pengumuman. 4) Telaah Staf 5) Laporan 6) Notulen Penggunaan Tinta untuk naskah dinas berwarna hitam. Tinta yang digunakan untuk penandatanganan dan paraf naskah dinas berwarna biru tua. Kop naskah puskesmas memuat sebutan pemerintah kota, dinas kesehatan, puskesmas, alamat, kode pos, nomor telepon, nomor faksimile, website, dan e-mail. Sampul naskah dinas dan puskesmas berbentuk empat persegi panjang. Ukuran sampul naskah meliputi: 1) sampul kantong dengan ukuran panjang 41 cm dan lebar 30 cm; 2) sampul folio/map dengan ukuran panjang 35 cm dan lebar 25 cm; 3) sampul setengah folio dengan ukuran panjang 28 cm dan lebar 18 cm; dan 4) sampul seperempat folio dengan ukuran panjang 28 cm dan lebar 14 cm. 5) Berwarna coklat muda Sampul UPT berisi nama pemerintah kota, nama SKPD dan UPT yang bersangkutan dan alamat, nomor telepon, faksimile, e-mail, website dan kode pos dibagian tengah atas.



D. BENTUK-BENTUK NASKAH DINAS a. Kebijakan Peraturan/keputusan adalah naskah dinas yang berlaku dan mengikat secara umum, bersifat mengatur dan memuat kebijakan pokok yang ditetapkan oleh Kepala Puskesmas dan wajib dilaksanakan oleh penanggung jawab maupun pelaksana. 1) Pembukaan ditulis dengan huruf kapital: a. Kebijakan : Peraturan/Keputusan Kepala (sebutkan nama Puskesmas), b. Nomor : ditulis dengan Nomor ……….. Tahun ……………. c. Judul : ditulis judul Peraturan tentang……………………….. d. Bila berupa Peraturan maka, frase Dengan Rahmat Tuhan Yang Maha Esa ditulis seluruhnya dengan huruf kapital yang diletakkan di tengah margin. e. Nama jabatan pejabat yang menetapkan peraturan/keputusan ditulis seluruhnya dengan huruf kapital yang diletakkan di tengah margin dan diakhiri dengan tanda baca koma. 7/ 18



2) Konsideran, meliputi: a. Menimbang: 1) Memuat uraian singkat tentang pokok-pokok pikiran yang menjadi latar belakang dan alasan pembuatan kebijakan, 2) Huruf awal kata “menimbang” ditulis dengan huruf kapital diakhiri dengan tanda baca titik dua ( : ), dan diletakkan di bagian kiri, 3) konsideran menimbang diawali dengan penomoran menggunakan huruf kecil dan dimulai dengan kata “bahwa” dengan “b” huruf kecil, dan diakhiri dengan tanda baca (;). b. Mengingat: 1) Memuat dasar kewenangan dan peraturan perundangan yang memerintahkan pembuat peraturan/keputusan tersebut, 2) Peraturan perundangan yang menjadi dasar hukum adalah peraturan yang tingkatannya sederajat atau lebih tinggi, 3) Kata “mengingat” diletakkan di bagian kiri sejajar kata menimbang, 4) Konsideran yang berupa peraturan perundangan diurutkan sesuai dengan hirarki tata perundangan dengan tahun yang lebih awal disebut lebih dulu, diawali dengan nomor 1, 2, dst, dan diakhiri dengan tanda baca (;). 3) MEMUTUSKAN: a. Diktum “MEMUTUSKAN” ditulis simetris di tengah, seluruhnya dengan huruf kapital; b. Diktum Menetapkan dicantumkan setelah kata memutuskan sejajar dengan kata menimbang dan mengingat, huruf awal kata menetapkan ditulis dengan huruf kapital, dan diakhiri dengan tanda baca titik dua (:); c. Nama keputusan sesuai dengan judul keputusan (kepala), seluruhnya ditulis dengan huruf kapital dan diakhiri dengan tanda baca titik ( . ). 4) Batang tubuh a. Batang tubuh memuat semua substansi Peraturan yang dirumuskan dalam diktum-diktum, misalnya: pasal 1 b. Sistematika dan cara penulisan bagian batang tubuh keputusan sama dengan ketentuan dalam penyusunan peraturan, tetapi isi keputusan diuraikan bukan dalam pasal-pasal, melainkan diawali dengan bilangan bertingkat/diktum kesatu, kedua, ketiga, dan seterusnya. c. Dicantumkan saat berlakunya Peraturan/Keputusan, perubahan, pembatalan, pencabutan ketentuan, dan peraturan lainnya, dan d. Materi kebijakan dapat dibuat sebagai lampiran Peraturan/Keputusan, dan pada halaman terakhir ditandatangani oleh pejabat yang menetapkan kebijakan. 5) Kaki : Kaki peraturan/keputusan merupakan bagian akhir substansi yang memuat penanda tangan penerapan Peraturan, pengundangan peraturan yang terdiri dari: a. tempat dan tanggal penetapan, b. nama jabatan diakhiri dengan tanda koma (,), c. tanda tangan pejabat, dan d. nama lengkap pejabat yang menanda tangani. 8/ 18



6) Penandatanganan: Kebijakan Kepala Puskesmas ditandatangani oleh Kepala Puskesmas, dituliskan nama, gelar, nomor induk pegawai dan pangkat. 7) Lampiran Peraturan : a. Halaman pertama harus dicantumkan nomor dan Judul Peraturan, b. Halaman terakhir harus ditanda tangani oleh Kepala Puskesmas.



Contoh Format Peraturan/Keputusan



9/ 18



b. Pedoman/Panduan Pedoman/ panduan adalah kumpulan ketentuan dasar yang memberi arah langkah-langkah yang harus dilakukan. Pedoman merupakan dasar untuk menentukan dan melaksanakan kegiatan. Panduan adalah petunjuk dalam melakukan kegiatan, sehingga dapat diartikan pedoman mengatur beberapa hal, sedangkan panduan hanya mengatur 1 (satu) kegiatan. Pedoman/ panduan dapat diterapkan dengan baik dan benar melalui penerapan SOP. Beberapa hal yang perlu diperhatikan untuk dokumen pedoman atau panduan yaitu : 1) Setiap pedoman atau panduan harus dilengkapi dengan peraturan Kepala Puskesmas untuk pemberlakuan pedoman/ panduan tersebut. 10/ 18



2) Kebijakan Kepala Puskesmas tetap berlaku meskipun terjadi penggantian Kepala Puskesmas selama dasar hukum diatasnya tidak mengalami penambahan ataupun perubahan. 3) Setiap pedoman/ panduan sebaiknya dilakukan evaluasi minimal setiap 2-3 tahun sekali. 4) Format baku sistematika pedoman / panduan yang lazim digunakan sebagai berikut : a. Format Pedoman Pengorganisasian Unit Kerja BAB I Pendahuluan BAB II Gambaran Umum FKTP BAB III Visi, Misi, Falsafah, Nilai dan Tujuan FKTP BAB IV Struktur Organisasi FKTP BAB V Struktur Organisasi Unit Kerja BAB VI Uraian Jabatan BAB VII Tata Hubungan Kerja BAB VIII Pola Ketenagaan dan Kualifikasi Personil BAB IX Kegiatan Orientasi BAB X Pertemuan/ Rapat BAB XI Pelaporan 1. Laporan Harian 2. Laporan Bulanan 3. Laporan Tahunan b. Format Pedoman Pelayanan Unit Kerja BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang B. Tujuan Pedoman C. Sasaran Pedoman D. Ruang Lingkup Pedoman E. Batasan Operasional BAB II STANDAR KETENAGAAN A. Kualifikasi Sumber Daya Manusia B. Distribusi Ketenagaan C. Jadual Kegiatan BAB III STANDAR FASILITAS A. Denah Ruang B. Standar Fasilitas BAB IV TATALAKSANA PELAYANAN A. Lingkup Kegiatan B. Metode C. Langkah Kegiatan BAB V LOGISTIK BAB VI KESELAMATAN SASARAN KEGIATAN/PROGRAM BAB VII KESELAMATAN KERJA BAB VIII PENGENDALIAN MUTU BAB IX PENUTUP c. Format Panduan Pelayanan BAB I DEFINISI BAB II RUANG LINGKUP BAB III TATALAKSANA BAB IV DOKUMENTASI



11/ 18



Contoh Format Pedoman



12/ 18



c. Kerangka Acuan Kegiatan Kerangka acuan disusun untuk program atau kegiatan yang akan dilakukan oleh Puskesmas. Dalam menyusun kerangka acuan harus jelas tujuan dan kegiatan-kegiatan yang akan dilakukan dalam mencapai tujuan. Tujuan dibedakan atas tujuan umum yang merupakan tujuan secara garis besar dari keseluruhan program/kegiatan, dan tujuan khusus yang merupakan tujuan dari tiap-tiap kegiatan yang akan dilakukan. Dalam kerangka acuan harus dijelaskan bagaimana cara melaksanakan kegiatan agar tujuan tercapai, dengan penjadualan yang jelas, dan evaluasi serta pelaporan. Sistematika Kerangka Acuan sebagai berikut :



13/ 18



a) Pendahuluan Yang ditulis dalam pendahuluan adalah hal-hal yang bersifat umum yang masih terkait dengan upaya/ kegiatan. b) Latar belakang Latar belakang adalah merupakan justifikasi atau alasan mengapa program tersebut disusun. Sebaiknya dilengkapi dengan data-data sehingga alasan diperlukan program tersebut dapat lebih kuat. c) Tujuan umum dan tujuan khusus Tujuan ini adalah merupakan tujuan Program/kegiatan. Tujuan umum adalah tujuan secara garis besarnya, sedangkan tujuan khusus adalah tujuan secara rinci d) Kegiatan pokok dan rincian kegiatan Kegiatan pokok dan rincian kegiatan adalah langkah-langkah kegiatan yang harus dilakukan sehingga tercapainya tujuan Program/kegiatan. Oleh karena itu antara tujuan dan kegiatan harus berkaitan dan sejalan. e) Cara melaksanakan kegiatan Cara melaksanakan kegiatan adalah metode untuk melaksanakan kegiatan pokok dan rincian kegiatan. Metode tersebut bisa antara lain dengan membentuk tim, melakukan rapat, melakukan audit, dan lain-lain f) Sasaran Sasaran program adalah target pertahun yang spesifik dan terukur untuk mencapai tujuan-tujuan upaya/ kegiatan . g) Jadual pelaksanaan kegiatan Jadwal adalah merupakan perencanaan waktu untuk tiap-tiap rincian kegiatan yang akan dilaksanakan, yang digambarkan dalam bentuk bagan Gantt. h) Evaluasi pelaksanaan kegiatan dan pelaporan Yang dimaksud dengan evaluasi pelaksanaan kegiatan adalah evaluasi pelaksanaan kegiatan terhadap jadual yang direncanakan. Jadual tersebut akan dievaluasi setiap berapa bulan sekali (kurun waktu tertentu), sehingga apabila dari evaluasi diketahui ada pergeseran jadwal atau penyimpangan jadwal, maka dapat segera diperbaiki. i) Pencatatan, Pelaporan dan evaluasi kegiatan Pencatatan adalah catatan kegiatan dan yang ditulis dalam kerangka acuan adalah bagaimana melakukan pencatatan kegiatan atau membuat doku mentasi kegiatan. Pelaporan adalah bagaimana membuat laporan program dan kapan laporan harus diserahkan dan kepada siapa saja laporan tersebut harus diserahkan. Evaluasi kegiatan adalah evaluasi pelaksanaan Program/kegiatan secara menyeluruh. Jadi yang di tulis didalam kerangka acuan, bagaimana melakukan evaluasi dan kapan evaluasi harus dilakukan. d. Standar Operasional Prosedur SOP adalah naskah dinas yang memuat serangkaian petunjuk tentang cara dan urutan kegiatan tertentu. 1) Tujuan SOP SOP bertujuan agar berbagai proses kerja rutin terlaksana dengan efisien, efektif, konsisten/ seragam dan aman, dalam rangka meningkatkan mutu pelayanan melalui pemenuhan standar yang berlaku



14/ 18



2) Format SOP a. Kop SOP Judul Logo Pemda



SOP



No. Dokumen No. Revisi Tanggal Terbit



: : :



Halaman



:



Nama Puskesmas



Ttd Ka Puskesmas



/PKM-……/20…



(lambang Puskesmas)



Nama Ka Puskesmas NIP



Jika SOP disusun lebih dari satu halaman, pada halaman kedua dan seterusnya SOP dibuat tanpa menyertakan kop/heading b. Komponen SOP 1. Pengertian 2. Tujuan 3. Kebijakan 4. Referensi 5. Prosedur/Langkah- Langkah 6. Diagram Alir dibutuhkan)



(jika



7. Unit terkait



Penjelasan : 1. Heading hanya dicetak halaman pertama. 2. Kotak FKTP diberi Logo pemerintah daerah, dan nama Puskesmas. 3. Kotak Judul diberi Judul /nama SOP sesuai proses kerjanya. 4. Nomor Dokumen: diisi sesuai dengan ketentuan penomeran yang berlaku di Puskesmas/FKTP yang bersangkutan, dibuat sistematis agar ada keseragaman. 5. No. Revisi: diisi dengan status revisi, dapat menggunakan huruf. 6. Contoh: dokumen baru diberi huruf A, dokumen revisi pertama diberi huruf B dan seterusnya. Tetapi dapat juga dengan angka, misalnya untuk dokumen baru dapat diberi nomor 0, sedangkan dokumen revisi pertama diberi nomor 1, dan seterusnya. 7. Tanggal terbit: diberi tanggal sesuai tanggal terbitnya atau tanggal diberlakukannya SOP tersebut. 8. Halaman: diisi nomor halaman dengan mencantumkan juga total halaman untuk SOP tersebut (misal 1/5). Namun, di tiap halaman selanjutnya dibuat footer misalnya pada halaman kedua: 2/5, halaman terakhir: 5/5.



15/ 18



9. Ditetapkan Kepala FKTP: diberi tandatangan Kepala FKTP dan nama jelasnya 1. Isi SOP Isi dari SOP setidaknya adalah sebagai berikut : 1) Pengertian: diisi definisi judul SOP, dan berisi penjelasan dan atau definisi tentang istilah yang mungkin sulit dipahami atau menyebabkan salah pengertian/menimbulkan multi persepsi. 2) Tujuan: berisi tujuan pelaksanaan SOP secara spesifik. Kata kunci : “Sebagai acuan penerapan langkah-langkah untuk ……” 3) Kebijakan: berisi kebijakan Kepala Puskesmas yang menjadi dasar dibuatnya SOP tersebut, misalnya untuk SOP imunisasi pada bayi, pada kebijakan dituliskan: Peraturan /Keputusan Kepala Puskesmas No 005/2014 tentang Pelayanan Kesehatan Ibu dan Anak. 4) Referensi: berisi dokumen eksternal sebagai acuan penyusunan SOP, bisa berbentuk buku, peraturan perundangundangan, ataupun bentuk lain sebagai bahan pustaka. 5) Langkah-langkah prosedur : bagian ini merupakan bagian utama yang menguraikan langkah-langkah kegiatan untuk menyelesaikan proses kerja tertentu. 6) Unit terkait : berisi unit-unit yang terkait dan atau prosedur terkait dalam proses kerja tersebut. 7) Dari keenam isi SOP sebagaimana diuraikan di atas, dapat ditambahkan antala lain: bagan alir, dokumen terkait. e.



Surat Biasa 1. Pengertian. Surat Biasa adalah alat penyampaian berita secara tertulis yang berisi pemberitahuan, pertanyaan, permintaan jawaban atau saran dan sebagainya. 2. Susunan. a. Kepala Surat Biasa; b. Isi Surat c. Bagian Akhir Surat Ad. a. Kepala Surat Biasa terdiri atas : 1) Nama tempat ditetapkan; 2) Tanggal, Bulan dan Tahun; 3) Pejabat/alamat yang dituju; 4) Nomor surat dijelaskan sebagai berikut; o kolom satu diisi kode klasifikasi dari bagian umum/program/dst. o kolom dua diisi berdasarkan nomor agenda di tata usaha dan nama puskesmas. o kolom tiga diisi dengan tahun pembuatan. 5) Sifat surat; 6) Lampiran surat; 7) Hal surat. Ad. b. Isi Surat Biasa dirumuskan dalam bentuk uraian. Ad. c. Bagian Akhir Surat Biasa terdiri atas : 1) Nama jabatan; 2) Tanda tangan pejabat;



16/ 18



3) Nama pejabat, pangkat dan NIP bagi PNS; 4) Stempel jabatan, instansi; 5) Tembusan. 3. Penandatanganan. Surat Biasa yang ditandatangani oleh kepala Puskesmas dibuat diatas kertas ukuran folio dengan menggunakan kop naskah dinas Perangkat Daerah yang bersangkutan dan Lambang Daerah berwarna sesuai aslinya.



PEMERINTAH KOTA BANJARMASIN



DINAS KESEHATAN PUSKESMAS……… Jalan ..........................Banjarmasin Kode Pos ....................... Telepon. (0511) .....................Faks. (0511) ...................... E-mail : ..................... Website: ............. Kode Pos Banjarmasin, dd-mm-yy Nomor : ……/…...-PKM…/2017 Sifat : ………………………… Lampiran : Hal :



Kepada Yth. .............................................. ……………………………………. di – ..........................



KEPALA DINAS,



Dr. dr. Hj. ANIS SUROYO, MPH NIP.19621008 198812 2 001 Pembina Utama Muda



17/ 18



18/ 18