TNDE User Guide [PDF]

Citation preview

PANDUAN PENGGUNAAN APLIKASI TATA NASKAH DINAS ELEKTRONIK



APLIKASI TNDE DAPAT DIAKSES WEB BASED MOBILE BASED Copyright © 2020 TNDE Kementerian Kesehatan



Download APK TNDE



DAFTAR ISI BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang …………………………………………



1



B. Tujuan ……………………………………………..........



1



C. Ruang Lingkup …………………………………………



2



D. Cara Bergabung dengan Aplikasi TNDE …………….



2



BAB II NASKAH DINAS SURAT MASUK A. Cara Membuka Aplikasi ………………………………..



3



B. Menu Input Surat Masuk ……………………………….



4



C. Menu Detail, Edit, Preview, Cetak LD Kosong, Hapus



11



BAB III DISPOSISI SURAT A. Cara Membuat Disposisi (Pada Aplikasi TNDE) ……



15



B. Cara Membuat Memo (Pada Aplikasi TNDE) ……….



18



BAB IV MEMBUAT NASKAH DINAS A. Cara Membuat Naskah Dinas …………………………



21



B. Pemeriksaan Naskah Dinas ……………………………



24



C. Proses Tanda Tangan Naskah Dinas …………………



28



BAB V EDIT PROFILE ………………………………………..



31



BAB VI CETAK PENGANTAR A. Cetak Lembar Pengantar Surat Masuk ………………..



34



B. Cetak Lembar Disposisi …………………………………



37



Copyright © 2020 | TNDE | User Guide | V.1.Rev.1.20 | V.3



BAB VII TNDE MOBILE A. Proses Install …………………………………………….. 39 B. Cara Mengunduh Aplikasi TNDE Versi Android ……… 39 C. Penggunaan Aplikasi TNDE Versi Android …………… 41 1. Membuka Aplikasi …………………………………… 41 2. Login dan Beranda Halaman Utama ………………. 42 3. Menu Samping Kiri …………………………………… 44 4. Ubah Profil ……………………………………………. 45 5. Cara Memberi Disposisi ……………………………... 47 6. Cara Membuat Memo ………………………………... 49 7. Periksa Naskah Dinas ……………………………….. 52 8. Tombol E-Sign Naskah ……………………………… 52 9. Surat Masuk Sudah Disposisi ………………………. 54 10. Disposisi Sudah Proses …………………………..… 55 11. Telegram ……………………………………………… 56



Copyright © 2020 | TNDE | User Guide | V.1.Rev.1.20 | V.3



SAMBUTAN



Pertama-tama marilah kita panjatkan puji syukur kehadirat Tuhan Yang Maha Esa, karena berkat



rahmat



dan



karunia-Nya,



Panduan



Penggunaan Tata Naskah Dinas Elektronik (TNDE) ini selesai disusun. Sebagai wujud pelaksanaan Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik (SPBE), TNDE yang semula bernama Electronic Filing System (EFS) telah dikembangkan sejak tahun 2015 dan menjadi bagian dari aplikasi e-Office Kementerian Kesehatan sejak tahun 2018. Saat ini TNDE sendiri telah bertransformasi, guna menyesuaikan dengan tuntutan zaman dan organisasi, salah satunya dengan adanya TNDE mobile apps yang telah diluncurkan secara resmi oleh Sekretaris Jenderal pada tanggal 11 November 2020. Kami sangat bersyukur bahwa sampai saat ini semakin banyak Satuan



Kerja



di



lingkungan



Kementerian



Kesehatan



yang



menggunakan TNDE. Hal ini sangat penting dalam mendukung pelaksanaan Gerakan Nasional Sadar Tertib Arsip (GNSTA), dimana penggunaan aplikasi Electronic Filing System merupakan langkah kedua dari sembilan langkah yang ditetapkan. Lebih jauh, penggunaan TNDE akan mempengaruhi Kinerja Kementerian Kesehatan secara langsung maupun tidak langsung. Selanjutnya, merebaknya Pandemi COVID-19 sejak Maret 2020 menjadi momentum percepatan penggunaan TNDE di lingkungan Kementerian



Kesehatan.



Hal



ini



sejalan



dengan



kebijakan



Pembatasan Sosial Berskala Besar yang ditetapkan Pemerintah serta



sistem Bekerja dari Rumah yang semakin banyak dilakukan dengan memprioritaskan pelaksanaan tugas secara dalam jaringan. Meningkatnya jumlah pengguna TNDE perlu diikuti dengan kejelasan dalam tata cara penggunaan aplikasi. Semoga Panduan Penggunaan TNDE ini memberikan manfaat sehingga seluruh pengguna dapat menggunakan aplikasi dengan lancar dan efektif. . Jakarta, Desember 2020 Plt. Kepala Biro Umum,



Dr. Sumarjaya, SKM, MM, MFP, C.F.A



KATA PENGANTAR



Aplikasi



TNDE



sebagai



aplikasi



pengelolaan persuratan elektronik bertujuan untuk mengefektifkan lingkungan



pengelolaan



Kementerian



persuratan



Kesehatan.



di



TNDE



mengolah naskah dinas konvensional dengan cara mengalihmediakan surat masuk serta naskah dinas keluar ke dalam bentuk elektronik. Pengelolaan naskah dinas tersebut dihadirkan dalam empat menu utama yaitu menu surat masuk dan menu disposisi yang merupakan pengelolaan surat masuk, serta menu naskah dinas dan menu pemeriksaan yang merupakan pengelolaan naskah dinas keluar. Pada pengelolaan naskah dinas keluar terdapat menu tanda tangan digital sebagai bentuk pengesahan. Panduan Penggunaan TNDE ini dimaksudkan untuk membantu memudahkan pengguna untuk menggunakan aplikasi TNDE dalam pengelolaan persuratan sehingga proses pengelolaan persuratan dapat berlangsung dengan lancar dan efektif. Sebagai aplikasi yang terus berkembang mengikuti perubahan zaman dan tuntutan organisasi, pengembangan atas aplikasi TNDE akan terus dilakukan. Untuk itu, petunjuk penggunaan ini juga akan



mengalami penyesuaian di masa datang. Saran perbaikan tentunya akan menjadi masukan yang sangat berharga bagi kami.



Jakarta, Desember 2020 Kepala Bagian Kearsipan dan Administrasi,



dr. Ann Natallia Umar



BAB I PENDAHULUAN



A. Latar Belakang Peraturan Presiden Nomor 95 Tahun 2018 tentang Sistem Pemerintah Berbasis Elektronik (SPBE) merupakan kebijakan untuk mewujudkan tata kelola pemerintahan yang bersih, efektif, transparan, dan akuntabel serta pelayanan publik yang berkualitas dan terpercaya. SPBE ini menetapkan setiap instansi pemerintah, baik pusat maupun daerah harus menggunakan aplikasi umum, paling lambat dua tahun setelah Perpres ini dikeluarkan. Kementerian Kesehatan telah mengembangkan aplikasi Tata Naskah Dinas Elektronik (TNDE) sebagai bagian dari e-Office. Langkah awal dalam pengembangan TNDE adalah penyusunan integrasi proses bisnis kearsipan dan layanan kearsipan melalui bagi pakai arsip dan informasi kearsipan di lingkungan Kementerian Kesehatan, dimana arsip digital dapat dikelola dengan baik sehingga dapat diakses dengan mudah dan cepat tanpa terbatas ruang dan waktu. Aplikasi TNDE adalah aplikasi yang yang membantu pengolahan naskah dinas konvensional yang dialihmediakan dan naskah dinas keluar elektronik dengan menggunakan tanda tangan digital di Lingkungan Kementerian Kesehatan. Menu yang ada di aplikasi TNDE yaitu rekam naskah dinas surat masuk, disposisi online, memo online, rekam naskah dinas keluar, periksa naskah dinas dan pemberian tanda tangan digital pada naskah dinas keluar. B. Tujuan Tujuan dari panduan penggunaan aplikasi TNDE adalah membantu pengguna dalam menggunakan aplikasi TNDE dalam pengelolaan persuratan. Copyright © 2020 | TNDE | User Guide | V.1.Rev.1.20 | V.3



1



C. Ruang Lingkup Ruang lingkup dari panduan penggunaan aplikasi TNDE adalah tata cara penggunaan aplikasi Tata Naskah Dinas Elektronik (TNDE) meliputi proses input surat, pendistribusian surat, pembuatan disposisi, pendistribusian disposisi, dan membuat naskah dinas. D. Cara Bergabung dengan Aplikasi TNDE Satuan kerja dan Unit Pelaksana Teknis yang akan menggunakan aplikasi TNDE dalam pengelolaan persuratan dapat bersurat kepada Biro Umum melalui Sekretariat Unit Utama masing-masing, dengan melampirkan Struktur Organisasi dan alur disposisi surat. Biro Umum akan membuatkan username dan password sesuai dengan permintaan dari Satuan Kerja dan Unit Pelaksana Teknis dan membuat surat balasan terkait permintaan username tersebut.



Copyright © 2020 | TNDE | User Guide | V.1.Rev.1.20 | V.3



2



BAB II NASKAH DINAS SURAT MASUK



A. Cara Membuka Aplikasi Aplikasi TNDE dapat dibuka melalui aplikasi eoffice.kemkes.go.id atau melalui web browser yang direkomendasikan seperti Mozilla Firefox, Google Chrome, Safari, dan Opera. Lalu setelah masuk melalui menu Single Sign On (SSO) pilih menu Tata Naskah Dinas Elektronik, kemudian akan diarahkan ke gambar 2. Selain



itu



pengguna



dapat



melalui



alamat



www.kearsipan.kemkes.go.id (lalu tekan Enter pada tombol keyboard atau tekan Go pada browser tersebut). Akan tampil seperti Gambar 1 di bawah.



Gambar 1. Tampilan Menu Login Aplikasi TNDE



Masukkan Username dan Password yang sudah diberikan oleh Biro Umum pada kolom tersebut, lalu tekan tombol Login atau tekan tombol Enter pada keyboard. Sehingga akan menampilkan halaman utama (Menu Dashboard) pada Gambar 2 di bawah ini. Copyright © 2020 | TNDE | User Guide | V.1.Rev.1.20 | V.3



3



Gambar 2. Tampilan Halaman Utama (Menu Dashboard)



B. Menu Input Surat Masuk Surat masuk yang berasal dari ekspedisi atau instansi lain yang masih dalam bentuk hardcopy dilakukan alih media ke dalam bentuk pdf untuk dilakukan penginputan surat kedalam aplikasi TNDE. Untuk melakukan rekam surat masuk dapat dilakukan dengan dua cara yaitu: 1. Melalui menu navigasi dengan langkah sebagai berikut: a. Tekan menu surat masuk



Copyright © 2020 | TNDE | User Guide | V.1.Rev.1.20 | V.3



4



Gambar 3. Tampilan Menu Surat Masuk



b. Pilih Sub Menu Rekam Surat



Gambar 4. Tampilan Menu Rekam Surat Copyright © 2020 | TNDE | User Guide | V.1.Rev.1.20 | V.3



5



Setelah di tekan rekam surat akan muncul seperti gambar 6.



2. Melalui Menu Surat Masuk pada Dashboard, lalu pilih Rekam Surat. Seperti gambar 5 di bawah ini.



Gambar 5 Tampilan Menu Rekam Surat pada Dashboard



Lalu tekan tanda pensil seperti gambar 5 di atas dan akan tampil seperti gambar 6.



Copyright © 2020 | TNDE | User Guide | V.1.Rev.1.20 | V.3



6



Gambar 6 Tampilan Menu Rekam Surat Masuk



Surat atau dokumen yang baru masuk harus dilengkapi data detailnya, data yang harus dilengkapi yaitu: a.



Tipe Pengirim



: Tipe Pengirim yaitu jenis asal surat tersebut, dengan kolom pilihan, yaitu: -



External



:



Apabila surat berasal dari luar



lingkungan



Kementerian Kesehatan



Copyright © 2020 | TNDE | User Guide | V.1.Rev.1.20 | V.3



7



-



Internal



:



Apabila surat berasal dari dalam



lingkungan



Kementerian Kesehatan b.



Tanggal



: Kolom Tanggal Naskah di isi pada tanggal



Naskah



yang tertera pada surat tersebut, Tanggal Naskah secara otomatis terisi pada tanggal hari tersebut jika tidak di isi



c.



Nomor Naskah



: Nomor Naskah yang diterima (tidak wajib di isi, apabila surat yang diterima tertutup)



d.



Dari



: Kelompok pengirim surat sesuai dengan Tipe Pengirim (terdapat pilihan) (*wajib di isi)



e.



Nama Pengirim



: Kolom ini di isi sesuai Nama penandatangan, Jabatan serta instansinya apabila dapat teridentifikasi



f.



Alamat



: Di isi alamat pengirim surat



Pengirim g.



Kepada



: Di isi tujuan dari surat tersebut (*wajib di isi)



Tembusan



: Apabila berkas yang diterima terbuka dan bersifat tembusan * Kolom Kepada tidak perlu di isi apabila surat tersebut tembusan



bersifat tidak



tembusan, perlu



dan



diisikan



kolom apabila



tujuannya ke satuan kerja lain h.



Lampiran



: Jumlah lampiran yang disertakan



i.



Hal



: Isi tentang surat yang diterima



j.



Kecepatan



: Kolom ini berisi tingkat penyampaian surat,



Penyampaian



terdapat pilihan sebagai berikut: - Amat Segera Copyright © 2020 | TNDE | User Guide | V.1.Rev.1.20 | V.3



8



- Segera - Biasa k.



Tingkat Perkembangan



: Di kolom Tingkat Perkembangan yang diterima secara otomatis akan terisi Asli, pilihan yang ada adalah -



Amplop



: Apabila berkas yang



tertutup



diterima



dalam



keadaan tertutup -



Asli



: Apabila berkas yang diterima terbuka dan bersifat asli



-



Copy



: Apabila berkas yang diterima terbuka dan bersifat copy



l.



Sifat Naskah



: Diisi sifat surat yang diterima secara otomatis akan terisi Biasa, pilihan yang ada adalah - Biasa



:



Apabila



surat



yang



diterima bersifat Biasa - Terbatas



:



Apabila



surat



diterima



yang bersifat



Terbatas - Rahasia



:



Apabila



surat



diterima



yang bersifat



Rahasia - Sangat Rahasia



:



Apabila



surat



yang



diterima bersifat Sangat Rahasia



(tidak wajib di isi, apabila surat yang diterima tertutup) m. Jenis Naskah



: Di isi sesuai jenis surat yang diterima



Copyright © 2020 | TNDE | User Guide | V.1.Rev.1.20 | V.3



9



(tidak wajib di isi, apabila surat yang diterima tertutup) n.



Klasifikasi Arsip



: Di pilih berdasarkan Pola Klasifikasi Arsip tersebut. (tidak perlu dipilih apabila surat yang diterima tertutup)



o.



Sub Klasifikasi : Di pilih berdasarkan Pola Klasifikasi Arsip Arsip



tersebut. (tidak perlu dipilih apabila surat yang diterima tertutup)



p.



Sub-sub



: Di pilih berdasarkan Pola Klasifikasi Arsip



Klasifikasi



tersebut.



Arsip



(tidak perlu dipilih apabila surat yang diterima tertutup)



q.



Upload File



: Menyisipkan berkas hasil scan, besaran file yang disarankan adalh 30 mb dengan tipe file pdf.



Apabila data sudah diinput, selanjutnya untuk menyimpan data tersebut tekan tombol Simpan, dan tombol Batal untuk membatalkan data. Seperti gambar 7.



Copyright © 2020 | TNDE | User Guide | V.1.Rev.1.20 | V.3



10



Gambar 7 Tampilan Menu Input Surat Masuk



Setelah data surat disimpan, maka hasil Rekam Surat akan tampil di bawah tabel rekam surat seperti gambar di bawah ini. Pada tahap ini proses rekam surat masuk telah selesai.



Gambar 8 Tampilan Hasil Rekam Surat Masuk



C. Menu Detail, Edit, Preview, Cetak LD Kosong, Hapus Pada bagian ini, pengguna dapat menggunakan fasilitas yang terdapat pada kolom Action untuk dapat melihat detil, merubah,



Copyright © 2020 | TNDE | User Guide | V.1.Rev.1.20 | V.3



11



mencetak lembar disposisi, dan menghapus surat tersebut yang sudah di rekam seperti gambar 9.



Gambar 9 Tampilan Hasil Rekam Surat Masuk



Tombol Detail Fungsi :



Untuk melihat detil surat tekan tombol Detail, tampilan apabila tombol tersebut di tekan seperti gambar 10.



Gambar 10 Tampilan Detail Surat Copyright © 2020 | TNDE | User Guide | V.1.Rev.1.20 | V.3



12



Tombol Edit Fungsi :



Untuk mengubah surat, tekan tombil Edit, tampilan apabila tombol tersebut di tekan seperti gambar 11.



Gambar 11 Tampilan Edit Surat



Tombol Cetak LD Kosong Fungsi :



Untuk mencetak Lembar Disposisi Kosong, tekan tombil Cetak LDO, tampilan apabila tombol tersebut di tekan seperti gambar 12.



Copyright © 2020 | TNDE | User Guide | V.1.Rev.1.20 | V.3



13



Gambar 12 Tampilan Cetak Lembar Disposisi kosong



Tombol Delete Fungsi :



Menghapus surat yang sudah di rekam. Apabila tombol tersebut di tekan maka akan tampil notifikasi seperti gambar 13.



Gambar 13 Tampilan informasi Hapus Surat Masuk



Copyright © 2020 | TNDE | User Guide | V.1.Rev.1.20 | V.3



14



BAB III DISPOSISI SURAT Setelah surat masuk direkam oleh penginput surat, proses selanjutnya adalah Pengguna mendisposisikan surat ke bagian yang terkait. Langkah pembuatan disposisi sebagai berikut. A. Cara Membuat Disposisi (Pada Aplikasi TNDE) Untuk membuat disposisi dapat dilakukan melalui menu Surat Masuk atau menu Disposisi seperti gambar 14.



Gambar 14 Tampilan Dashboard



Selanjutnya tekan Surat Masuk Belum Disposisi (apabila surat berasal dari surat masuk)/ Disposisi Sudah Diterima (apabila disposisi berasal dari pengguna) akan tampil seperti gambar 15.



Copyright © 2020 | TNDE | User Guide | V.1.Rev.1.20 | V.3



15



Gambar 15 Tampilan Halaman Surat Masuk Belum Disposisi



Lalu tekan tombol



untuk membuat disposisi surat,



setelah isi form disposisi lalu tekan



untuk menyimpan dan



mengirim disposisi, seperti tampilan seperti gambar 16.



Gambar 16 Tampilan Halaman Form Disposisi Surat Masuk Copyright © 2020 | TNDE | User Guide | V.1.Rev.1.20 | V.3



16



Asli Diajukan Ke



: Asli disposisi ditujukan *Asli hanya dapat dipilih satu tujuan.



Copy Kepada



: Salinan disposisi ditujukan *Untuk Copy dapat dipilih lebih dari satu.



Tanggal Target



: Tanggal Disposisi yang harus diselesaikan *Default 5 (lima) hari kedepan dari pembuatan disposisi



Sifat Disposisi



: Sifat disposisi yang dibuat



Instruksi



: Bisa dipilih sesuai isi pada tabel



Catatan



: Isi disposisi



Untuk menyimpan file dapat tekan tombol Simpan, dan tombol Batal untuk membatalkan data.



Untuk melihat tindak lanjut disposisi yang sudah proses dapat di lihat pada halaman Dashboard, pada Menu Disposisi lalu tekan Disposisi Sudah Diproses. Seperti gambar 17.



Gambar 17 Tampilan Halaman Dashboard Copyright © 2020 | TNDE | User Guide | V.1.Rev.1.20 | V.3



17



Hasil proses surat yang sudah di disposisi, dapat dilihat pada tampilan gambar 18. Untuk melihat detail hasil disposisi dapat dilihat pada tombol Detail pada kolom Action.



Gambar 18 Tampilan Halaman Disposisi Sudah Proses



B. Cara Membuat Memo (Pada Aplikasi TNDE) Fasilitas memo digunakan untuk pejabat eselon IV untuk melanjutkan disposisi pengguna kepada pelaksana melalui email. Langkah membuat memo hampir sama dengan disposisi, hanya saja tombol Add Dispo berubah menjadi Add Memo. Langkah penggunaannya add memo sebagai berikut tekan Menu Disposisi selanjutnya tekan Sub Menu Disposisi Sudah Diterima gambar 19, selanjutnya tekan Add Memo akan tampil seperti gambar 20.



Gambar 19 Tampilan Daftar Disposisi Sudah Diterima Copyright © 2020 | TNDE | User Guide | V.1.Rev.1.20 | V.3



18



Gambar 20 Tampilan Add Memo



Isi form memo tersebut, untuk kolom yang di isi yaitu : Kepada



: Kolom ini di isi dengan ketikan bebas, tujuan staf pelaksana



Email Tujuan



: Memo tersebut dikirim melalui email



Tanggal Target



: Tanggal memo paling lambat harus dilaksanakan



Sifat Memo



: Sifat dari memo tersebut



Memo



: Sebagai instruksi untuk staf pelaksana



Pelaksana



Copyright © 2020 | TNDE | User Guide | V.1.Rev.1.20 | V.3



19



Sama dengan disposisi, untuk melihat tindak lanjut memo dapat dilihat pada menu



Disposisi sub



menu Disposisi Sudah



Diproses.



Sedangakan pelaksana dapat melihat memo dari eselon IV dengan menggunakan fasilitas email, seperti tampilan gambar 21.



Copyright © 2020 | TNDE | User Guide | V.1.Rev.1.20 | V.3



20



BAB IV MEMBUAT NASKAH DINAS



Naskah Dinas adalah informasi tertulis sebagai alat komunikasi kedinasan yang dibuat dan diterima oleh pejabat yang berwenang dilingkungan Kementerian Kesehatan dalam rangka penyelenggaraan tugas pemerintahan dan pembangunan. A.



Cara Membuat Naskah Dinas Buka menu Dashboard tekan gambar



seperti tampilan



gambar 22, kemudian akan muncul tampilan seperti gambar 23.



Gambar 22 Menu Dashboard



Copyright © 2020 | TNDE | User Guide | V.1.Rev.1.20 | V.3



21



Gambar 23 Tampilan Menu Rekam Naskah



Jenis Naskah



: Nota Dinas, Surat Dinas, Surat Undangan, Surat Edaran dan lain-lain (akan dikembangkan semua naskah dinas yang ada di Kementerian Kesehatan).



Tipe Penerima



: Di dalam / luar lingkungan Kementerian Kesehatan RI



Copyright © 2020 | TNDE | User Guide | V.1.Rev.1.20 | V.3



22



Konseptor



: Pembuat naskah



Nama Konseptor



: Nama pembuat naskah



Kepada



: Tujuan naskah tersebut



Nama Penerima



: Nama penerima dari naskah tersebut



Alamat Penerima



: Alamat penerima dari naskah tersebut



Ditandatangani



: Penandatangan naskah tersebut



Oleh Centang jika



: Centang apabila Penandatangan



Penandatangan



tersebut menggunakan Atas Nama,



Atas Nama



Pelaksana Tugas, Pelaksana Harian



Lampiran



: Jumlah lampiran dari naskah tersebut



Hal



: Perihal dari naskah tersebut



Referensi Surat



: Pilih surat masuk yang terkait dengan



Masuk



naskah yang dibuat



Pokok Masalah



: Di isi sesuai klasifikasi naskah tersebut



Sub Masalah



: Di isi sesuai klasifikasi naskah tersebut



Sub Sub Masalah



: Di isi sesuai klasifikasi naskah tersebut



Status Berkas



: Terdapat pilihan Asli, Amplop Tertutup, Copy



Sifat Naskah



: Terdapat pilihan Biasa, Terbatas, Rahasia, Sangat Rahasia



Diperiksa Oleh



: Di isi secara hirarki untuk tahap pemeriksaan naskah yang sudah dibuat. (jika terdapat akun sebagai penomoran surat harap dimasukkan akun tersebut) *Pilihan tidak boleh ada yang sama dengan kolom “Ditandatangani Oleh”



Instruksi Pemeriksaan File Pendukung



: Di isi hanya isi nya saja dari surat tersebut : Dapat melampirkan data pendukung, Copyright © 2020 | TNDE | User Guide | V.1.Rev.1.20 | V.3



23



dengan maksimal 5 file dan Kapasitas per file dibatasi 25 Megabytes



Setelah form tersebut sudah diisi semua, lalu tekan tombol Simpan. Pembuat konsep surat masih dapat menghapus dan edit konsep surat selama konsep surat tersebut belum diperiksa oleh pemeriksa seperti tampilan gambar 24.



Gambar 24 Tampilan Menu Rekam Naskah



B.



Pemeriksaan Naskah Dinas Pemeriksa dapat melakukan pemeriksaan konsep surat dengan cara tekan Menu Pemeriksaan sub menu Naskah Dinas Belum Diperiksa seperti gambar 25.



Copyright © 2020 | TNDE | User Guide | V.1.Rev.1.20 | V.3



24



Gambar 25 Tampilan Menu Dashboard



Pemeriksa dapat memeriksa konsep surat dengan menekan tombol Periksa Naskah seperti gambar 26.



Gambar 26 Tampilan Menu Naskah Dinas Belum Diperiksa



Copyright © 2020 | TNDE | User Guide | V.1.Rev.1.20 | V.3



25



Kemudian apabila ada perbaikan pada konsep surat, pemeriksa bisa memperbaiki pada kolom Instruksi, selain itu pemeriksa bisa memberi nomor surat apabila pada saat mengisi item pemeriksa tidak dilalui akun sekretaris/pemberi nomor surat. Setelah proses pemeriksaan selesai tekan tombol Setujui seperti gambar 27. Konsep surat yang sudah disetujui tidak dapat dikembalikan kepada akun konseptor surat atau pemeriksa sebelumnya.



Gambar 27 Tampilan Menu Pemeriksaan Surat Keluar Copyright © 2020 | TNDE | User Guide | V.1.Rev.1.20 | V.3



26



Sampai tahap ini proses pemeriksaan telah selesai. Hasil proses pemeriksaan naskah dinas yang telah di periksa akan tampil pada menu Naskah Dinas Sudah Diperiksa kemudian tekan sub menu Naskah Dinas yang Sudah Diperiksa, kemudian akan tampil seperti gambar 28.



Gambar 28 Tampilan Naskah Dinas Sudah diperiksa



Tombol Preview PDF berfungsi untuk melihat file Naskah Dinas berformat PDF yang sudah direkam oleh Konseptor dan di revisi oleh Pemeriksa sedangkan tombol Detail Naskah untuk melihat resume dari naskah dinas tersebut.



Copyright © 2020 | TNDE | User Guide | V.1.Rev.1.20 | V.3



27



C.



Proses Tanda Tangan Naskah Dinas Konsep naskah dinas yang akan ditandatangani oleh pengguna dapat diilhat pada menu Naskah Dinas sub menu Naskah Dinas Belum ditandatangani seperti gambar 29.



Gambar 29 Tampilan Dashboard



Kemudian



tekan



sub



menu



Naskah



Dinas



Belum



Ditandatangani, maka akan tampil seperti gambar 30.



Gambar 30 Tampilan Naskah Dinas Belum Diperiksa



Copyright © 2020 | TNDE | User Guide | V.1.Rev.1.20 | V.3



28



kemudian tekan tombol esign naskah



lalu masukkan



PIN pada kolom PIN Esign selanjutnya tekan tombol Esign seperti gambar 31.



Gambar 31 Tampilan Esign Naskah Dinas



Hasil tampilan naskah dinas yang telah dibubuhi tanda tangan elektronik seperti gambar 32.



Copyright © 2020 | TNDE | User Guide | V.1.Rev.1.20 | V.3



29



Gambar 32 Tampilan Pdf Naskah Dinas



Copyright © 2020 | TNDE | User Guide | V.1.Rev.1.20 | V.3



30



BAB V EDIT PROFIL



Pengguna aplikasi TNDE setelah mendapat username dan password harus segera mengubah password yang diberikan. Cara mengubah password dan profil dari pengguna yaitu menekan tombol Nama Pejabat, kemudian tekan tombol Profil seperti gambar 33, setelah menekan tombol profil akan muncul tampilan seperti gambar 34.



Gambar 33 Tampilan Edit Profil



Copyright © 2020 | TNDE | User Guide | V.1.Rev.1.20 | V.3



31



Gambar 34 Tampilan Edit Profil



Untuk mengubah profil dari pengguna, tekan tombol Edit Profile kemudian akan muncul tampilan seperti gambar 35. Kemudian isi field sebagai berikut : Username



: akun login pengguna. *Data hanya bisa di ubah oleh Admin sistem



NIP



: diisi agar dapat terhubung ke aplikasi e-Office.



NIK



: diisi agar dapat melakukan tanda tangan elektronik (E- Sign).



Password



: sebagai kata kunci login pengguna.



Email



: diisi apabila telah mendapatkan email kedinasan.



Full Name



: diisi nama akun pengguna.



lalu tekan tombol Simpan apabila sudah terisi.



Copyright © 2020 | TNDE | User Guide | V.1.Rev.1.20 | V.3



32



Gambar 35 Tampilan Edit Profil



Copyright © 2020 | TNDE | User Guide | V.1.Rev.1.20 | V.3



33



BAB VI CETAK PENGANTAR



Pengguna aplikasi TNDE dapat mencetak lembar pengantar untuk surat masuk maupun disposisi surat berdasarkan tujuan surat/disposisi dan rentang tanggal surat/disposisi dibuat, adapun caranya sebagai berikut. A. Cetak Lembar Pengantar Surat Masuk Penginput surat dapat melakukan cetak lembar pengantar dengan menekan tombil navigasi Surat Masuk kemudian tekan tombol Cetak Pengantar seperti gambar 36, lalu akan muncul tampilan seperti gambar 37.



Gambar 36 Tampilan Navigasi Surat Masuk



Copyright © 2020 | TNDE | User Guide | V.1.Rev.1.20 | V.3



34



Gambar 37 Tampilan Menu Cetak Pengantar



Pengguna aplikasi TNDE dapat mengisi field yang ada pada tampilan cetak pengantar sebagai berikut:



Perekam surat



: Nama dari Username Pengguna Aplikasi TNDE



Tujuan Surat



: Tujuan surat yang akan dicetak lembar pengantar



Tanggal rekam (from) : Mulai tanggal rekam surat yang akan dicetak Tanggal rekam (to)



: Tanggal terakhir rekam surat yang akan dicetak



Setelah semua field diisi kemudian tekan tombol search dan akan muncul tampilan seperti gambar 38 kemudian tekan tombol Cetak Pengantar (Check List) untuk cetak lembar pengantar surat yang kita inginkan dan tekan tombol Cetak Pengantar All untuk semua surat. Copyright © 2020 | TNDE | User Guide | V.1.Rev.1.20 | V.3



35



Gambar 38 Tampilan Menu Cetak Pengantar Surat Setelah Semua Field Diisi



Setelah tampil data yang diinginkan silahkan Checklist untuk memilih data mana saja yang akan dicetak. Jika ingin semua data dicetak maka tombol Cetak Pengantar Checklist silahkan diabaikan. Setelah itu silahkan tekan button Cetak Lembar Pengantar jika ingin mencetaknya diatas kertas seperti tampilan gambar 39.



Copyright © 2020 | TNDE | User Guide | V.1.Rev.1.20 | V.3



36



Gambar 39 Tampilan Cetak Pengantar Surat Masuk



B. Cetak Lembar Disposisi Penginput disposisi dapat melakukan cetak lembar disposisi dengan cara yang sama dengan cetak lembar pengantar surat, dengan cara menekan tombol navigasi Disposisi kemudian tekan tombol Cetak Pengantar Disposisi lalu isi semua field kemudian tekan search akan muncul tampilan seperti gambar 40.



Gambar 40 Tampilan Menu Cetak Pengantar Disposisi Setelah Semua Field Diisi Copyright © 2020 | TNDE | User Guide | V.1.Rev.1.20 | V.3



37



Setelah tampil data yang diinginkan silahkan Checklist untuk memilih data mana saja yang akan dicetak. Jika ingin semua data dicetak maka tombol Cetak Pengantar Checklist silahkan diabaikan. Setelah itu silahkan tekan button Cetak Lembar Pengantar jika ingin mencetaknya diatas kertas seperti tampilan gambar 41.



Gambar 41 Tampilan Cetak Pengantar Disposisi



Copyright © 2020 | TNDE | User Guide | V.1.Rev.1.20 | V.3



38



BAB VII TNDE MOBILE



Aplikasi TNDE tidak hanya dapat digunakan melalui Web namun dapat juga digunakan melalui Operating system Android. Adapun fitur dan cara penggunaan TNDE versi android sebagai berikut : A. Proses Install Untuk dapat menggunakan aplikasi TNDE silahkan mengunduh aplikasi tersebut dengan menghubungi Helpdesk aplikasi TNDE atau menuju alamat bit.ly/apkTNDEmob. Untuk versi android yang disarankan agar aplikasi bisa berjalan dengan baik mulai versi 7 (tujuh) Nougat. B. Cara Mengunduh Aplikasi TNDE Versi Android Help desk akan mengirimkan apk TNDE versi android melalui email, whatsapp dan media sosial lainnya seperti gambar 42. Kemudian pengguna dapat mengunduh aplikasi tersebut dan akan muncul tampilan seperti gambar 43.



Gambar 42 Tampilan App-release.apk



Copyright © 2020 | TNDE | User Guide | V.1.Rev.1.20 | V.3



39



Gambar 43 Tampilan App-release.apk



Kemudian tekan tombol OPEN untuk memulai mengunduh aplikasi TNDE Versi Android seperti tampilan gambar 44, kemudian tekan tombol Install untuk memulai mengunduh aplikasi TNDE Versi Android seperti tampilan gambar 44, setelah proses mengunduh selesai akan muncul tampilan seperti gambar 45 kemudian tekan tombol OPEN dan akan muncul tampilan depan aplikasi TNDE Versi Android atau tekan tombol done untuk kembali ke tampilan halaman muka android.



Gambar 44 Tampilan App-release.apk



Copyright © 2020 | TNDE | User Guide | V.1.Rev.1.20 | V.3



40



Gambar 45 Tampilan App-release.apk



C. Penggunaan Aplikasi TNDE Versi Android 1. Membuka Aplikasi Untuk menggunakan aplikasi silahkan tekan tombol icon aplikasi TNDE seperti gambar 46.



Gambar 46 Tampilan Icon Aplikasi TNDE Copyright © 2020 | TNDE | User Guide | V.1.Rev.1.20 | V.3



41



2. Login dan Beranda Halaman Utama Untuk dapat masuk kehalaman utama pengguna harus memiliki username yang sudah terdaftar dalam aplikasi website TNDE. Jika belum memiliki akun tersebut silahkan menghubungi Helpdesk aplikasi TNDE, kemudian isi username dan password seperti gambar 47, setelah itu tekan tombol Masuk dan akan muncul tampilan seperti gambar 48.



Gambar 47 Tampilan Muka Aplikasi TNDE Versi Android



Copyright © 2020 | TNDE | User Guide | V.1.Rev.1.20 | V.3



42



Gambar 48 Tampilan Halaman Utama Aplikasi TNDE Versi Android



Tombol Surat Masuk : angka 487 memberitahukan bahwa pengguna memiliki surat masuk berjumlah 487. Tombol Disposisi Surat : angka 6 memberitahukan bahwa pengguna memiliki disposisi surat berjumlah 6. Tombol Periksa Naskah : tidak memiliki angka memberitahukan bahwa pengguna tidak memiliki periksa naskah. Tombol E-Sign Naskah : memiliki angka 1 memberitahukan bahwa pengguna memiliki naskah untuk ditandatangani berjumlah 1. Kalender untuk menginformasikan jadwal agenda yang dimiliki oleh pengguna.



Copyright © 2020 | TNDE | User Guide | V.1.Rev.1.20 | V.3



43



3. Menu Samping Kiri Untuk mengakses menu ini pengguna dapat menekakan tombol pada bagian pojok atas kiri, akan menucul tampilan seperti gambar 49.



Gambar 49 Tampilan Tombol Navigasi



Gambar Profil pengguna



:



Pengguna bisa mengubah foto profil menjadi foto pengguna dan nama pengguna



Tombol pintas Surat masuk :



Untuk melihat surat masuk yang belum disposisi



Tombol pintas Surat Masuk Sudah Disposisi



Untuk melihat surat masuk yang :



sudah disposisi



Tombol pintas Disposisi surat :



Untuk melihat disposisi yang belum diberi disposisi



Tombol pintas Disposisi surat sudah dikerjakan.



Untuk melihat disposisi yang sudah :



diberi disposisi



Copyright © 2020 | TNDE | User Guide | V.1.Rev.1.20 | V.3



44



Tombol Pengaturan Suara



Untuk memberi notifikasi suara



notifikasi surat



:



pada surat masuk



Tombol Keluar aplikasi



:



Untuk keluar dari aplikasi TNDE



4. Ubah Profil Pengguna dapat merubah profil jika terdapat kesalahan dalam penulisan nama lengkap, email ataupun ingin merubah foto profil pengguna. Dengan cara mengtekan gambar profil sehingga akan menampilkan halaman ubah profil seperti tampilan gambar 50.



Gambar 50 Tampilan Ubah Profil



Nama Pengguna : untuk nama pengguna tidak bisa diubah Jabatan



: diisi nama jabatan pengguna



Nama lengkap



: diisi nama lengkap pengguna



Email



: diisi sesuai dengan email yang dimiliki



Tombol pensil



: jika pengguna ingin merubah foto profil



Tombol simpan



: jika ingin menyimpan perubahan Profil Copyright © 2020 | TNDE | User Guide | V.1.Rev.1.20 | V.3



45



pengguna. Tombol ubah kata sandi : pengguna dapat merubah kata sandi (Password) default yang diberikan sebelumnya oleh Helpdesk aplikasi TNDE, adapun caranya dengan menekan tombol ubah kata sandi dan akan muncul seperti gambar 51.



Gambar 51 Tampilan Ubah Kata Sandi







Masukan kata sandi (password) sebelumnya.







Masukan kata sandi (password) baru.







Ulangi kata sandi (password) baru.







Tekan OK jika anda sudah yakin ingin menyimpan kata sandi pengguna yang baru.







Tekan Batal jika ingin membatalkan perubahan kata sandi.



Untuk membatalkan perubahan profil dapat menkan tombol back pada handhone pengguna.



Copyright © 2020 | TNDE | User Guide | V.1.Rev.1.20 | V.3



46



5. Cara Memberi Disposisi Pengguna dapat melihat surat masuk berdasarkan kecepatan penyampaian dengan cara menekan tombol surat masuk, secara default akan diarahkan ke halaman list surat masuk dengan kecepatan penyampaian Sangat Segera. Pengguna juga dapat berpindah halaman surat masuk sesuai dengan tipe kecepatan penyampaian seperti Segera, Biasa dan Tembusan dengan cara menekan tombol di bawah tampilan aplikasi seperti gambar 52.



Gambar 52 Tampilan Surat Masuk



Tombol File pendukung



: untuk melihat file pendukung disurat masuk yang ditujukan kepada pengguna.



Tombol Tambah Disposisi : pengguna dapat melakukan disposisi surat melalui aplikasi android TNDE



Copyright © 2020 | TNDE | User Guide | V.1.Rev.1.20 | V.3



47



Untuk memberi disposisi pengguna dapat menekan tombol Tambah Disposisi pada menu Surat Masuk dan Disposisi Surat seperti gambar 53.



Gambar 53 Tampilan Menu Surat Masuk dan Disposisi Surat



Kemudian pengguna mengisi semua field yang ada seperti tampilan gambar 54 Apabila semua field telah terisi, selanjutnya tekan tombol Simpan untuk menyimpan data tersebut dan tombol Batal untuk membatalkan data. Keterangan field yang harus diisi sebagai berikut: Asli diajukan ke



: pada field ini hanya bisa mengisi satu tujuan



Copy kepada



: bisa diisi lebih dari satu tujuan



Tanggal Target



: tanggal akhir target disposisi dikerjakan



Sifat disposisi surat



: rahasia, terbatas dan biasa



Instruksi



: Pengguna dapat memilih salah satu instruksi yang sudah tersedia Copyright © 2020 | TNDE | User Guide | V.1.Rev.1.20 | V.3



48



Catatan disposisi



: Pengguna dapat mengetik arahan di field Catatan disposisi



Gambar 54 Tampilan Memberi Disposisi



Apabila data telah terisi, selanjutnya untuk menyimpan data tersebut tekan tombol Simpan, dan tombol Batal untuk membatalkan data. 6. Cara Membuat Memo Memo digunakan oleh pimpinan yang tidak ada pejabat di bawahnya dengan cara menugaskan staf pelaksana melalui email. Langkahnya



Copyright © 2020 | TNDE | User Guide | V.1.Rev.1.20 | V.3



49



sama seperti pada membuat disposisi, hanya saja tombol Add Dispo diubah menjadi Add Memo seperti gambar 55.



Gambar 55 Tampilan Menu Surat Masuk dan Disposisi



Selanjutnya tekan tombol Add Memo kemudian pimpinan mengisi field yang ada seperti gambar 56.



Copyright © 2020 | TNDE | User Guide | V.1.Rev.1.20 | V.3



50



Gambar 56 Tampilan Memberi Memo



Nama Pengirim



: akan terisi secara otomatis oleh system.Isi



Kepada



: dituliskan nama penerima memo



Email tujuan



: dituliskan email penerima memo, jika email penerima memo lebih dari satu maka email dapat dituliskan



dengan



tanda



titik



koma



[email protected];[email protected] (*wajib diisi) Telegram



: selain melalui email dapat melalui telegram



Tanggal target



: batas waktu memo akan dikerjakan.



Sifat memo



: rahasia, terbatas dan biasa



Memo pelaksana



: diisi instruksi untuk penerima memo



Apabila field telah terisi, selanjutnya tekan tombol Simpan untuk menyimpan data tersebut, dan tombol Batal untuk membatalkan Simpan data. Copyright © 2020 | TNDE | User Guide | V.1.Rev.1.20 | V.3



51



(;)



7. Periksa Naskah Dinas Pengguna dapat memeriksa naskah dinas dengan cara menekan tombol Periksa Naskah pada halaman utama aplikasi TNDE, pengguna secara default akan diarahkan ke halaman list naskah dinas belum diperiksa seperti tampilan gambar 55. Tombol Periksa Naskah untuk melihat file naskah dinas berformat PDF yang sudah direkam oleh konseptor dan di revisi oleh pemeriksa dan tombol Setujui untuk menyetujui naskah dinas yang sudah diperiksa. Setelah setujui naskah secara otomatis naskah yang sudah disetujui akan hilang dari list. Pada aplikasi TNDE versi android tidak dapat melakukan koreksi surat, koreksi surat hanya dapat dilakukan pada aplikasi TNDE versi web.



Gambar 55 Tampilan Periksa Naskah Dinas



8. Tombol E-Sign Naskah Pengguna dapat melakukan tanda tangan digital pada naskah dinas dengan cara menekan tombol E-Sign Naskah pada halaman utama Copyright © 2020 | TNDE | User Guide | V.1.Rev.1.20 | V.3



52



aplikasi TNDE dan akan diarahkan kehalaman list naskah dinas yang akan ditandatangani secara elektronik seperti tampilan gambar 56. Tombol Periksa Naskah untuk melihat file naskah dinas berformat PDF yang sudah direkam oleh konseptor dan diperiksa oleh pemeriksa dan tombol E-sign untuk memasukan M-PIN e-sign. Untuk mendapatkan M-PIN



pengguna



dapat



mendaftarkan



melalui



website



pusdatin.kemkes.go.id sebelum permohonan layanan tanda tangan digital diwajibkan mempunyai email @kemkes.go.id terlebih dahulu.



Gambar 56 Tampilan E-sign Naskah Dinas



Untuk memasukan M-PIN, pimpinan menekan tombol e-sign kemudian akan muncul seperti gambar 57. Kemudian masukan M-PIN untuk proses tandatangan selanjutnya tekan tombol E-sign.



Copyright © 2020 | TNDE | User Guide | V.1.Rev.1.20 | V.3



53



Gambar 57 Tampilan Untuk Memasukan M-PIN



9. Surat Masuk Sudah Disposisi Untuk menampilkan data Surat Masuk yang sudah disposisi oleh pengguna dapat menekan tombol menu samping kiri pada tampilan halaman muka aplikasi TNDE seperti gambar 58.



Copyright © 2020 | TNDE | User Guide | V.1.Rev.1.20 | V.3



54



Gambar 58 Tampilan Untuk Surat Masuk Sudah Disposisi



10. Disposisi Sudah Diproses Untuk menampilkan data disposisi yang sudah disposisi oleh pengguna dapat menekan tombol menu samping kiri pada tampilan halaman muka aplikasi TNDE seperti gambar 59.



Copyright © 2020 | TNDE | User Guide | V.1.Rev.1.20 | V.3



55



Gambar 59 Tampilan Untuk Disposisi Sudah Diproses



11. Telegram Bagi pegawai/pelaksana yang tidak memiliki username aplikasi TNDE dapat menerima disposisi melalui media sosial telegram, dengan mendaftarkan diri melalui telegram dengan cara sebagai berikut : a.



Pada mesin pencarian telegram ketik TNDE seperti gambar 60, tekan icon TNDE Kemenkes, setelah pengguna berada dalam halaman tersebut tekan start.



Copyright © 2020 | TNDE | User Guide | V.1.Rev.1.20 | V.3



56



Gambar 60 Tampilan Pencarian Pada Media Sosial Telegram



Proses pendaftaran sebagai penerima disposisi atau memo dengan cara ketik /start kemudian pengguna akan menerima pesan untuk pendaftaran seperti gambar 61. Untuk mendapatkan kode unit satker silahkan menghubungi Helpdesk aplikasi TNDE



Gambar 61 Tampilan Pesan Untuk Daftar Sebagai Penerima Disposisi/ Memo



Copyright © 2020 | TNDE | User Guide | V.1.Rev.1.20 | V.3



57



Untuk Pengaduan Aplikasi TNDE dapat Menghubungi: (021) 520 1590 Ext. 1002 Grup Telegram