Tugas 2 Administrasi Perkantoran [PDF]

Citation preview

BUKU JAWABAN TUGAS MATA KULIAH TUGAS 2



Nama Mahasiswa



: ARIANSYAH



Nomor Induk Mahasiswa/ NIM



: 043037074



Kode/Nama Mata Kuliah



: ADPU4331/Administrasi Perkantoran



Kode/Nama UPBJJ



: 51 / Tarakan



Masa Ujian



: 2021/22.1 (2021.2)



KEMENTERIAN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN UNIVERSITAS TERBUKA



1. Dalam setiap organisasi akan ditentukan kegiatan yang diperlukan untuk mencapai tujuan, pengklasifikasian pekerjaan dan membagikannya kepada kelompok, unit organisasi atau perorangan. Pembagian tugas sering juga disebut spesialisasi agar setiap orang terlibat dalam organisasi sesuai bidang tugasnya dan dapat mengembangkan diri menjadi spesialisnya. Banyak sekali ditemukan dalam sebuah organisasi, para pegawai mengerjakan pekerjaan tidak sesuai dengan kualifikasi dirinya atau bukan berdasarkan bidangnya. Hal ini penting dikaji karena pembagian tugas akan berdampak terhadap wewenang dan tanggungjawab, banyak pekerjaan tidak tuntas diselesaikan karena bukan dikerjakan oleh orang yang konsen kaitan pekerjaanya. Pertanyaan: Coba saudara berikan pandangan terkait kasus tersebut, hal apa saja yang harus menjadi perhatian penting dan langkah konkrit apa yang bisa dilakukan jika terdapat sebuah organisasi yang keliru dan sudah terlanjur dengan pola yang tidak jelas dalam pembagian pekerjaan! (Petunjuk:  Mengemukakan hal penting yang harus diperhatikan  Memberikan rekomendasi berkaitan langkah apa yang bisa dilakukan  Mengemukakan tanggapan yang berisi solusi terhadap organisasi yang sudah terlanjur melakukan pembagian tugas yang keliru). Jawaban : Dalam pembagian tugas ada hal yang harus diperhatikan yaitu :  Rincian aktivitas dalam organisasi, artinya tiap organisasi harus mempunyai rincian aktivitas yang jelas.  Tupoksi (tugas pokok dan fungsi) masing-masing bagian, dari pimpinan sampai ke staf.  Jumlah tugas yang dibebankan kepada pejabat ataupun staf.  Pengelompokan tugas, diusahakan yang sejenis atau erat hubungannya satu sama lain.  Beban aktivitas atau beban tugas harus merata.  Penempatan para pejabat yang tepat  Jumlah pegawai berdasarkan volume kerja  Pembagian kerja yang merata dan tidak menimbulkan pengkotakan pejabat.  Pengolongan tugas, seperti : rutin, spesial, kreatif.  Memperhatikan dasar pembagian kerja. Berdasarkan beberapa hal di atas, maka dalam pembagian tugas harus dilakukan pengelompokan setiap bagian beserta tugas-tugasnya , seperti:  Kelompok pimpinan : kelompok ini bertugas mengendalian serata mengkoordinasikan semua pekerjaan dan kegiatan bawahan.  Kelompok pembantu pimpinan : kelompok yang bertugas memberikan saran dan pertimbangan.  Kelompok pelaksana : kelompok unsur operasional yang setiap keiatan dan pekerjaannya berlangsungan langsung dengan pencapaian tujuan. Bagi organisasi yang sudah terlanjur salah dalam pembagian tugas/kerja, sebaiknya melakukan pemetaan ulang, mulai dari merinci aktivitas organisasi, penyesuaian tupoksi masing-masing pegawai, melakukan evaluasi terhadap jumlah pegawai dan volume kerja, serta menerapkan prosedur kerja yang benar, seperti:  Pengaturan pembagian tugas yang jelas dan tegas. Rumuskan “siapa melakukan apa”  Pengaturan hubugan kerja sama antar satuan organisasi, rumuskan “siapa bekerja sama dengan siapa”  Pengaturan tentang garis wewenang dan tanggung jawab, rumuskan “siapa yang memerintah dan siapa pula yang bertanggung jawab kepada siapa” 2. Banyak sekali terjadi ketidakefisienan penggunaan formulir dalam sebuah kantor, misalnya dalam kantor kecamatan adanya kecenderungan memperbanyak atau membuat formulir baik formulir KTP, KK, Akta ataupun lainnya tanpa menghiraukan informasi yang diperlukan sudah memadai atau belum. Banyak terjadi masyarakat yang sudah mengisi formulir namun tidak mendapatkan haknya atas blangko



yang tersedia misalnya KTP, alasannya blangko terbatas dan kosong. Hal ini berdampak pada krisis kepercayaan masyarakat terhadap lembaga pemerintahan. Pertanyaan: Coba saudara uraikan, hal apa yang harus dilakukan dalam mengatasi permasalahan ketidakefisienan penggunaan formulir dalam sebuah kantor! (Petunjuk:  Mengemukakan langkah tepat yang harus disesuaikan  Mengemukakan konsep pengendalian formulir Jawaban : Formulir yang benar-benar sesuai akan menunjang efisiensi kerja. Untuk membuat formulir yang sesuai (dapat memenuhi kehendak) calon pengguna, maka pada prinsipnya proses pembuatan formulir dapat melakukan dengan cara berikut: Pembuatan formulir mengadakan diskusi (Tanya jawab) dengan pejabat yang meminta formulir bersangkutan, Pembuatan formulir mencari/menggali informasi dari pihak terkait sehubungan dengan formulir yang akan dirancang. Untuk mengefisienkan penggunaan formulir perlu dilakukannya pengendalian formulir. Menurut Winardi, pengendalian formulir dapat dilakukan melalui: (1) Sentralisasi pekerjaan Dalam mensentralisasi formulir maka tindakan yang perlu dilakukan adalah:  Umumkan kepada pegawai mengenai unit yang berwenang mengendalikan formulir, fungsifungsi dan wewenang unit tersebut.  Bekukan semua aktivitas dalam bidang formulir pada “status quo-nya”. Setiap penambahan, perubahan atau pembelian harus dirundingkan dan disetujui oleh unit yang berhak mengendalikan.  Kumpulkan minimal 2 buah fotocopy formulir tersebut dalam arsip sentral.  Buatlah sebuah daftar terperinci untuk semua formulir yang menunjukkan nomor formulir, nama formulir, dan cantumkan nama relevansi (jika form tsb dibeli dari pihak luar). Sebaiknya mempergunakan kode sederhana untuk identifikasi formulir,  Buatlah daftar mengenai semua prosedur kantor yang perlu di dalam lingkungan perusahaan.  Klasifikasikanlah dan berilah tanda kepada semua formulir sesuai dengan prosedur dimana formulir tersebut digunakan. (2) Analisis, setiap formulir perlu dianalisis guna menentukan apakah formulir tersebut dapat dihapuskan, dikombinasikan atau diperbaiki. (3) Standarisasi, dikatakan standar jika formulir tersebut telah sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Formulir yang distandarisasi memberikan uniformitas, stabilitas dan kontinuitas terhadap usahausaha pengendalian formulir serta membantu dalam pengukuran hasil dan mengusahakan agar hasil tersebut lebih optimal dan memuaskan. Pengendalian formulir adalah kegiatan secara teratur dan terus-menerus untuk:  Mencegah jangan sampai ada formulir yang digunakan tidak sebagaimana mestinya,  Mencegah jangan sampai ada formulir yang dirubah tanpa persetujuan sebelumnya.  Mencegah jangan sampai ada formulir yang beredar tanpa sepengetahuan/persetujuan yang berwenang.  Agar pekerjaan rutin tidak dirubah tanpa rencana, sehingga formulir tidak dirubah secara mendadak. 3. Secara umum surat dapat dianggap sebagai pelaksanaan komunikasi secara tertulis. Sedangkan secara khusus dalam konteks administrasi surat sebagai wakil dari pengirim/ penulis, bahan pembukti, pedoman dalam mengambil tindakan lebih lanjut, alat pengukur kegiatan organisasi dan sarana memperpendek jarak. Pertanyaan: Jika saudara adalah pegawai di salah satu perusahaan ternama di Indonesia, kemudian saudara mempunyai tanggungjawab harus membuat surat. Coba saudara analisa proses pembuatan surat yang baik harus bagaimana?



(Petunjuk:  Mengemukakan langkah tepat yang harus disesuaikan  Mengemukakan syarat baik penulisan surat) Jawaban : Dalam pembuatan surat yang baik, penulisanya pun perlu memenuhi syarat yaitu, menguasai permasalahannya; menguasai bahasa tertulis; memiliki pengetahuan tentang surat menyurat. Adapun langkah-langkah yang harus dilakukan dalam pembuatan surat adalah sebagai berikut :  Penegasan penulisan pokok surat.  Pengumpulan data/informasi.  Perkiraan tentare pembaca.  Penyusunan draf atau konsep.  Penyelesaian. Surat yang baik harus memenuhi syarat sebagai berikut :  Objektif.  Sistematis susunan isi surat.  Singkat, tidak bertele-tele.  Jelas kepada siapa, dari mana, tentang apa.  Lengkap isinya.  Sopan.  Wujud fisik yang menarik (kualitas kertas,bentuk surat,ketikan dan sebagainya). 4. Jenis laporan salah satunya adalah laporan berdasarkan waktu, laporan ini disampaikan secara periodic (harian, mingguan, bulanan, triwulan, catur wulan, tahunan dan lima tahunan). Pertanyaan: Laporan harian, jenis ini penting diketahui oleh pimpinan untuk menentukan langkah hari berikutnya. Coba saudara uraikan contoh laporan harian yang sudah dilakukan oleh organisasi, kemudian berikan tanggapan apakah sudah efektif atau belum! (Petunjuk:  Memberikan contoh laporan yang sudah dilakukan  Memberikan tanggapan sebagai bentuk penilaian terhadap organisasi tersebut). Jawaban :



Dari contoh laporan harian diatas, tidak terlihat hasil dari kegiatan yang dilakukan hari tersebut, serta tidak adanya laporan terkait hambatan yang dihadapi dalam kegiatan tersebut, sehingga pimpinan tidak dapat mengambil keputusan untuk hari berikutnya.