Tugas Administrasi Dan Keuangan Proyek Bangunan [PDF]

Citation preview

Tugas administrasi dan keuangan proyek bangunan Sebuah proyek konstruksi akan berjalan dengan baik jika didukung oleh seorang administrasi dan keuangan proyek dengan berbagai macam tugasnya. Peran administrasi proyek dimulai dari masa persiapan pelaksanaan pembangunan sampai dengan pemeliharaan dan penutupan kontrak kerja. Tugas administrasi dan keuangan proyek bangunan adalah sebagai berikut.



Tugas administrasi dan keuangan proyek bangunan 



Melakukan seleksi atau perekrutan pekerja diproyek untuk pegawai bulanan sampai dengan pekerja harian dengan spesialisai keahlian masing-masing sesuai posisi organisasi proyek yang dibutuhkan.







Pembuatan laporan keuangan atau laporan kas bank proyek, laporan pergudangan, laporan bobot prestasi proyek, daftar hutang dan lain-lain.







Membuat dan melakukan verifikasi bukti-bukti pekerjaan yang akan dibayar oleh owner sebagai pemilik proyek.







Melayani tamu – tamu intern perusahaan maupun ekstern dan melakukan tugas umum.







Mengisi data-data kepegawaian, pelaksanaan, asuransi tenaga kerja, menyimpan datadata kepegawaian karyawan dan pembayaran gaji serta tunjangan karyawan.







Membuat laporan akutansi proyek dan menyelesaikan perpajakan serta retribusi.







Mengurus tagihan kepada pemilik proyek atau jika kontraktor nasional dengan banyak proyek maka bertugas juga membuat laporan ke kantor pusat serta menyiapkan dokumen untuk permintaan dana ke bagian keuangan pusat.







Membantu project manager terutama dalam hal keuangan dan sumber daya manusia sehingga kegiatan pelaksanaan proyek dapat berjalan dengan baik.







Membuat laporan ke pemerintah daerah setempat, lurah atau kepolisian mengenai keberadaan proyek dan karyawan dalam pelaksanaan pekerjaan pembangunan.







Mencatat aktiva proyek meliputi inventaris, kendaraan dinas, alat-alat proyek dan sejenisnya.







Menerima dan memproses tagihan dari sub kontraktor jika proyek yang dikerjakan berskala besar sehingga melakukan pemborongan kembali kepada kontraktor spesialis sesuai dengan item pekerjaan yang dikerjakan.







Memelihara bukti-bukti kerja sub bagian administrasi proyek serta data-data proyek.



Dengan adanya bagian administrasi dan keuangan proyek yang bertugas dengan baik diharapkan kegiatan pelaksanaan pembangunan dapat berjalan dengan lancar khususnya dalam hal yang berkaitan dengan tugas-tugas bagian administrasi proyek. Pada proyek berskala besar dapat terdiri dari seorang manager administrasi yang dibantu oleh beberapa staf administrasi sehingga memudahkan dalam pembagian tanggung jawab tugas ke masing-masing bagian.



Perencanaan Teknis Untuk mendapatkan keuntungan yang cukup tinggi dalam penjualan produk, maka diperlukan penekanan harga pokok produksi. Penekanan harga pokok produksi ini harus mendapat dukungan dari teknis produksi yang memadai. Jadi dalam penyusunan sistem produksi untuk suatu perusahaan, perencanaan teknis dalam perusahaan tidak dapat diabaikan begitu saja. Perencanaan teknis merupakan kegiatan merencanakan atau mendesain produk, yakni tentang bentuk dan ukuran, fungsi, cara pembuatan, teknologi dan luas perusahaan serta perencanaan pendahuluan. Jadi ada berbagai macam permasalahan yang perlu untuk diselesaikan di dalam penyusunan perencanaan teknis dalam suatu perusahaan, beberapa hal yang penting diantaranya adalah desain bentuk dan ukuran produk, desain fungsi produk, desain pembuatan produk, teknologi dan luas perusahaan, serta perencanaan pendahuluan.



A. Desain Bentuk dan Ukuran Produk Bentuk dan ukuran produk yang serasi serta sesuai dengan selera konsumen akan lebih cepat dan mudah terjual dari pada bentuk dan ukuran produk yang tidak disukai konsumen. Maka dari itu diperlukan peran yang cukup dari bagian penelitian dan pengembangan produk yang ada dalam perusahaan yang bersangkutan. Hasil penelitian ini merupakan masukan yang penting dan sangat besar pengaruhnya dalam pengembangan produk pada suatu perusahaan. Penyusunan desain bentuk dan ukuran produk, di samping faktor teknis juga memerlukan unsur seni, jadi diperlukan adanya pengetahuan dasar teknis dan arsitektur yang memadai. Unsur estetis dapat mempengaruhi selera konsumen karena produk yang mempunyai nilai estetis dapat mengundang minat konsumen untuk membeli produk yang bersangkutan. Namun jika hanya unsur estetika saja yang dipertimbangkan, tanpa memperhatikan unsur teknis, maka kemungkinan besar unsur teknis dari produk akan berkurang. Jadi kedua aspek tersebut haruslah selalu beriringan.



Kualitas produk termasuk dalam penyusunan desain bentuk dan ukuran produk. Kualitas produk merupakan suatu jumlah dari atribut yang dimiliki oleh produk yang bersangkutan. Antara satu produk dengan produk yang lain akan mempunyai titik berat yang berbeda tergantung pada fungsi dari produk yang bersangkutan.



Jadi,



diperlukan



masukan



dari



desain



fungsi



untuk



produk



perusahaan tersebut. Standarisasi dalam penyusunan desain bentuk dan ukuran produk merupakan suatu acuan bagi perusahaan untuk memproduksi suatu produk. Produk yang tidak sesuai dengan standar pasar bebas, biasanya akan kurang diminati oleh konsumen. Penerapan standarisasi ini tidak harus selalu mengikuti pasar, namun dapat bervariasi. Standar yang berbeda harus didukung dengan ketersedian suku cadang atau hal-hal yang menunjang dari produk tersebut, sehingga tidak menyulitkan konsumen. Penyusunan desain bentuk dan ukuran produk erat kaitannya dengan pemilihan warna dari produk yang diproduksi. Variasi warna dapat dipergunakan sebagai unsur penunjang estetika dari produk. Dengan paket warna yang menarik maka akan meningkatkan selera konsumen untuk menggunakan suatu produk tersebut.



B.



Desain Fungsi Produk Fungsi



dari



produk



dapat



diserasikan



dengan



kebutuhan



konsumen.



Penyusunan desain fungsi dari produk akan berhubungan erat dengan masalah teknis dari produk yang bersangkutan. Desain fungsi ini tidak hanya terbatas kepada produk yang besar dan komplek, melainkan juga diperlukan pada produk yang sederhana. Betapapun sederhananya produk, jika fungsi produk yang bersangkutan tidak berfungsi sebagaimana yang telah direncanakan, maka produk tersebut tidak akan berguna lagi. Sebagai akibatnya produk ini akan ditinggalkan oleh konsumen. Berkaitan dengan kegiatan penelitian dan pengembangan produk, maka dalam hubungannya dengan desain fungsi, maka beberapa perusahaan sering



mengembangkan fungsi dari produk yang telah dihasilkan. Dengan demikian, penelitian dan pengembangan produk di samping mengadakan perubahan dan pembaharuan dari desain bentuk dan ukuran produk juga akan mengadakan perubahan atau penambahan desain fungsi dari produk yang dihasilkan.



C. Desain Pembuatan Produk Produk yang akan diproduksi oleh perusahaan dapat didesain untuk memenuhi segala fungsi yang diperlukan, dengan menggunakan desain bentuk dan ukuran produk yang baik dan segala kelengkapan yang lain dari produk yang bersangkutan. Desain pembuatan produk berhubungan erat dengan rencana perusahaan tentang pemilihan teknologi yang digunakan serta luas perusahaan yang dikehendaki. Sesuai dengan sifat dari masing-masing produk yang diproduksi, terdapat beberapa produk yang mempunyai ketergantungan sangat tinggi terhadap peralatan produksi yang digunakan perusahaan tetapi juga terdapat beberapa produk di mana tingkat ketergantungan terhadap peralatan dan fasilitas produksi dalam perusahaan tidak sedemikian tinggi. Perusahaan



yang



menggunakan



mesin



dan



peralatan



produksi



yang



merupakan mesin-mesin khusus, dalam pelaksanaan proses produksi mempunyai ketergantungan yang sangat tinggi pada mesin dan peralatan yang digunakan perusahaan. Karyawan bertindak sebagai operator mesin, sedangkan proses produksi dilaksanakan sebagian besar oleh mesin dan peralatan produksi. Dalam perusahaan semacam ini, karyawan akan banyak bekerja untuk mengadakan pelayanan terhadap mesin-mesin perusahaan, sedangkan proses produksi sebagian besar dilaksanakan oleh mesin dan peralatan produksi perusahaan. Berbeda dengan perusahaan yang menggunakan mesin-mesin yang bersifat umum, di mana sebuah mesin dapat digunakan untuk memproses berbagai macam jenis produk. Hal ini dikarenakan mesin dan peralatan produksi tidak disiapkan untuk memproduksi produk-produk yang khusus, melainkan digunakan untuk memproduksi



beberapa



jenis



produk



dengan



mesin



yang



sama.



Sehingga



kecermatan dari bentuk, ukuran dan beberapa hal lain dari produk yang diproduksi



sedikit banyak tergantung pada karyawan langsung yang menangani pelaksanaan produksi dari produk tersebut. Beberapa ciri dari penggunaan mesin dan peralatan produksi yang bersifat khusus antara lain: 1. Pada umumnya akan menghasilkan produk dalam jumlah yang sangat besar, tetapi variasi produk sangat kecil. 2. Produk yang dihasilkan merupakan produk-produk standar. 3. Aliran proses produksi yang terjadi selalu sama, karena ditentukan oleh mesin-mesin dan peralatan produksi yang digunakan perusahaan. 4. Penyusunan letak fasilitas produksi didasarkan atas urutan proses produksi dikarenakan keluaran (output) dari suatu mesin pasti menjadi masukan (input) untuk mesin lain. 5. Karyawan atau operator yang diperlukan adalah yang telah dilatih khusus untuk melayani mesin dan peralatan tersebut. 6. Kerusakan sebuah mesin akan berakibat adanya kemacetan proses produksi secara keseluruhan, maka diperlukan ahli pemeliharaan mesin yang dapat dipercaya kemampuannya sehingga kemungkinan kemacetan mesin dan peralatan dapat ditekan serendah-rendahnya.



Jika perusahaan dalam menyusun desain pembuatan produk menggunakan mesin dan peralatan produksi yang bersifat khusus, selayaknya mempertimbangkan berbagai macam ciri-ciri



penggunaan mesin dan peralatan produksi tersebut.



Namun jika manajemen perusahaan merasa penggunaan mesin dan perlatan yang bersifat khusus tidak sesuai dengan perusahaannya dapat menemukan pilihan yang lain dengan menggunakan mesin dan peralatan produksi yang bersifat umum. Adapun ciri-ciri dari penggunaan mesin dan peralatan yang bersifat umum antara lain: 1. Perusahaan dapat menghasilkan produk dengan variasi produk sangat besar jika dibandingkan dengan jumlah unit produk yang diproduksi perusahaan. 2. Produk yang dihasilakan mempunyai standar yang beraneka ragam, baik standar bentuk, warna, ukuran maupun kualitas dari produk perusahaan.



3. Pola pelaksanaan produksi mempunyai variasi yang cukup besar dan kemungkinan berbeda dengan urutan pelaksanaan proses produk suatu produk yang lain. 4. Umumnya penyusunan letak mesin dan peralatan produksi didasarkan pada kesamaan fungsi dan kegunaan dari masing-masing mesin dan peralatan yang digunakan perusahaan.



5. Karyawan lebih baik dibekali dengan pengetahuan dan keterampilan yang cukup mengenai proses produksi dan produk yang diproduksi karena memiliki pengaruh yang cukup besar. 6. Jika terjadi kemacetan proses produksi tidak berakibat adanya kemacetan penyelesaian proses produksi secara keseluruhan karena pola produksi yang tidak pasti. Namun bukan berarti perusahaan akan mentoleransi adanya berbagai macam kemacetan dalam proses produksi pada masing-masing bagian. 7. Adanya berbagai macam pekerjaan dalam sutau mesin, serta jumlah variasi produk yang tinggi, selayaknya jika manajemen perusahaan melakukan pengendalian proses dengan cermat dan teliti. 8. Dengan variasi produk yang cukup tinggi, maka perencanaan untuk persediaan bahan baku dalam jumlah yang tinggi begitu pula dengan persediaan setengah jadi. 9. Pemindahan barang baku, bahan setengah jadi maupun barang jadi dilaksanakan dengan menggunakan tenaga manusia maupun tenaga mesin seperti kereta dorong dan traktor industri. Dalam pelaksanaan proses produksinya sering terjadi proses ulangan sehingga diperlukan ruangan yang cukup besar agar pelaksanaannya tidak mengalami gangguan. Baik mesin dan peralatan yang bersifat umum maupun khusus masingmasing memiliki kelebihan dan kelemahan sendiri-sendiri. Dalam penyusunannya, manajemen perusahaan akan mengadakan pemilihan jenis mesin sesuai dengan produk perusahaan. Sehingga pelaksanaan kegiatan produksi dalam perusahaan dapat dilaksanakan dengan tingkat efisiensi dan efektifitas yang tinggi yang nantinya diharapkan perusahaan dapat menekan harga pokok produksi serendahrendahnya sehingga harga penjualan produk perusahaan dapat bersaing dengan perusahaan yang memproduksi jenis produk yang sama.



D. Teknologi dan Luas Perusahaan Pemilihan teknologi yang akan dipergunakan dalam perusahaan, memerlukan beberapa pertimbangan yang teliti dan dilakukan dengan sebaik-baiknya karena



pemilihan teknologi yang digunakan ini akan menyangkut beberapa aspek penting dalam pelaksanaan operasi produksi. Kegiatan produksi, penyerahan bahan baku, kebutuhan tenaga kerja serta kualitas produk perusahaan akan merupakan variabelvariabel yang selalu terkait dengan teknologi yang digunakan. Perkembangan teknologi yang semakin pesat jika tidak diikuti atau dipantau, serta melakukan analisis pada teknologi yang ada, perusahaan akan ketinggalan atau mendapatkan dampak negatif yang cukup besar karena terjadi kesalahan dalam



pemilihan



teknologi



yang



dipergunakan



dalam



perusahaan



yang



bersangkutan. Pemilihan mesin-mesin dan peralatan produksi yang akan digunakan perusahaan perlu mempertimbangkan seberapa luas perusahaan yang telah direncanakan oleh manajemen perusahaan yang bersangkutan. Luas perusahaan merupakan besarnya kapasitas yang terpasang dalam suatu perusahaan. Besarnya kapasitas yang terpasang ini akan mempengaruhi pemilihan tipe mesin-mesin dan peralatan produksi yang akan digunakan, sehingga tidak akan timbul keluhan atau inefisiensi



pelaksanaan



kegiatan



produksi



yang



disebabkan



oleh



adanya



kesenjangan yang terlalu besar antara kapasitas yang disediakan dengan yang digunakan. Kapasitas produksi yang telah direncanakan oleh manajer akan digunakan dengan teliti untuk memilih mesin dan peralatan yang akan digunakan dalam perusahaan. Dengan demikian kesenjangan antara kapasitas produksi yang terpasang dengan kapasitas produksi yang digunakan dalam perusahaan menjadi tidak begitu besar. Masalah pemilihan teknologi yang digunakan serta luas perusahaan yang direncanakan, terdapat di dalam seluruh bidang usaha yang ada, dari proses produksi yang paling sederhana sampai dengan proses produksi yang cukup komplek. Bidang usaha yang satu akan mempunyai permasalahan yang berbeda dengan bidang yang lain, pemilihan teknologi serta penetuan luas perusahaan dapat disesuaikan dengan kemampuan perusahaan. Jika masalah ini tidak dapat diselesaikan, maka dengan penggunaan teknologi yang tepat serta perencanaan kapasitas yang tepat pula, akan diharapkan adanya penyelesaian kegiatan produksi dalam suatu perusahaan dengan efektif dan efisien.



E.



Perencanaan Pendahuluan Perencanaan pendahuluan merupakan perencanaan yang disusun jauh sebelum suatu proses produksi dilaksanakan oleh perusahaan. Perencanaan pendahuluan sering disebut dengan perencanaan dini, pra perencanaan, atau early planning. Perencanaan ini disusun untuk menentukan produk apa yang dapat diproduksi sampai dengan produk tersebut benar-benar dapat diproduksi oleh perusahaan. Dengan demikian perencanaan ini akan menyangkut penelitian produk, masalah teknis produksi, produksi percobaan sampai dengan produksi untuk memenuhi permintaan konsumen. Perencanaan pendahuluan akan menyangkut beberapa aspek dan dilakukan dalam



beberapa



tahap.



Tahap-tahap



yang



akan



dilalui



dalam



perencanan



pendahuluan akan berhubungan dengan komplek tidaknya produk yang akan dihasilkan, sehingga jumlah tahap serta kegiatan yang dilakukan pada masingmasing tahap akan berbeda antara satu perusahaan dengan perusahaan lainnya. Namun perencanaan pendahuluan yang disusun oleh perusahaan setidak-tidaknya akan memiliki lima tahap seperti bagan.



Bagan Tahap Perencanaan Teknis Pendahuluan 1. a



Tahap pertama Rencana untuk memiliki produk baru berada di bagian penelitian produk.



Ide untuk menciptakan produk baru bisa berasal dari dalam perusahaan atau



luar perusahaan. Dari dalam misalnya penyempurnaan produk yang sudah ada, pemanfaatan limbah dari bahan baku perusahaan, pemanfaatan mesin dan peralatan produksi dan lain sebagainya. Ide dari luar perusahaan bisa diperoleh b.



dari



perkembangan



iptek,



suara



konsumen,



pendapat



ahli,



penyalur, grosir, dan lain sebagainya. Tahap kedua Pada tahap kedua, bagian penelitian dan pengembangan produk bekerja sama dengan bagian produksi untuk menyusun perencanaan kegiatan produksi. Desain bentuk dan ukuran produk, desain fungsi produk serta teknologi



yang



direncanakan



untuk



dipergunakan



perusahaan



untuk



memproses produk baru dibahas dengan labih teliti, sehingga nantinya akan dapat diperoleh gambaran yang jelas tentang pelaksanaan proses produksi produk baru. c. Tahap ketiga Pada tahap ketiga, bagian produksi (dengan dibantu bagian yang lain atau ditentukan secara khusus) akan mengadakan persiapan-persiapan yang lebih matang dalam pelaksanaan proses produksi. Bahan baku yang digunakan, tenaga d.



kerja



langsung



yang



dibutuhkan,



mesin



dan



peralatan



yang



dibutuhkan, dan sebagainya akan lebih diperhitungkan. Tahap keempat Tahap keempat mrupakan tahap pelaksanaan proses produksi percobaan yang



kemudian



diadakan



evaluasi



dari



pelaksanaan



proses



produksi



percobaan tersebut. Kelebihan dan kekurangan yang ada akan digunakan sebagai masukan untuk melakukan perbaikan, sehingga proses produksi e.



percobaan akan dapat berhasil dengan memuaskan. Tahap kelima Tahap terakhir atau tahap kelima adalah melaksanakan proses produksi untuk memenuhi permintaan konsumen. Dari uaraian yang telah disampaikan, dapat disimpulkan bahwa perencanaan



pendahuluan disusun jauh sebelum proses produksi untuk memenuhi kebutuhan konsumen. Selanjutnya pada setiap periode akan disusun perencanaan produksi yang akan meliputi jumlah dan jenis produk yang akan diproduksi beserta bahan baku, tenaga kerja, mesin dan peralatan, serta waktu yang digunakan dalam proses produksi.