Tugas Core Isu Agenda III Haris [PDF]

Citation preview

TUGAS CORE ISU AGENDA III



NAMA



: Haris Aditama



ANGKATAN



: LXXVI



NIP



: 199604192020121001



NDH



:8



UNIT KERJA



: Balai Pemasyarakatan Kelas II Jambi



A. IDENTIFIKASI DAN DESKRIPSI ISU 1. ISU PERTAMA – Penomoran surat keluar masuk yang masih manual. a. Metode Indentifikasi Isu: Media Pengamatan b. Lingkup isu: munculnya isu ini berdampak terhadap seluruh pegawai yang hendak membuat surat keluar atapun melakukan pengarsipan surat masuk. c. Deskripsi Isu Dalam suatu Instansi pastinya terdapat kegiatan surat menyurat, baik mendapat surat masuk ataupun hendak mengirimkan surat keluar. Hampir seluruh pegawai Bapas Jambi melakukan aktivitas surat menyurat setiap hari ini. Bapas Jambi masih menggunakan metode manual dalam melakukan penomoran dan pengarsipan surat masuk-keluar, yaitu dengan mengisi buku yang sudah disediakan. Bagi pegawai Bapas Jambi yang sedang Dinas Luar terutama JFT Pembimbing Kemasyarakatan pastinya mengalami kesulitan ketika hendak membuat surat keluar lantaran harus mengisi buku yang berada di kantor terlebih dahulu untuk mendapatkan nomor surat. Di era sekarang ini sistem penomoran dan pengarsipan surat sudah selayaknya menggunakan berbasis digital untuk memudahkan dan meningkatkan kinerja pegawai.



d. Penyebab terjadinya Isu: Metode ini sudah digunakan sejak lama dan belum ada pemanfaatan teknologi. e. Dampak terjadinya Isu:  Pegawai yang sedang DL mengalami kesulitan ketika hendak mengambil nomor surat; 



Kegiatan surat-menyurat agak terhambat dan kurang maksimal



f. Pihak yang terlibat: Seluruh pegawai Bapas Jambi g. Rumusan Isu: Belum adanya pemanfaatan teknologi dalam metode penomoran surat. 2. ISU KEDUA - Belum berjalannya sistem SPPTI dengan baik a. Metode Indentifikasi Isu: melalui observasi langsung b. Lingkup isu: munculnya isu ini berdampak terhadap tingkat efektivitas kinerja dengan stakeholder terkait c. Deskripsi Isu : Dalam menjalankan kinerja Bapas Jambi sering berkaitan dan berhubungan dengan beberapa instansi, seperti Kejaksaan, Kepolisian, dan Mahkamah Agung. Untuk mempermudah dan meningkatkan efektivitas kinerja telah dirilis Sistem terpadu guna membagi data antar instansi yang disebut SPPTI. Namun, sistem SPPTI yang ada sampai saat ini belum berjalan sehingga sharing berkas masih menggunakan metode manual



d. Penyebab terjadinya isu: Belum adanya koordinasi antar instansi untuk melaksanakan sistem SPPTI. e. Dampak terjadinya isu:



Proses kinerja pihak-pihak antar instansi terkait menjadi kurang efektif; f. Pihak yang terlibat: Seluruh stakeholder yang terlibat dalam SPPTI g. Rumusan Isu: Belum terlaksananya SPPTI dengan baik 3. ISU KETIGA –Wajib Lapor Klien masih menggunakan metode manual a. Metode Indentifikasi Isu: melalui observasi b. Lingkup isu: memberikan dampak bagi pelayanan yang diberikan Bapas Jambi c. Deskripsi Isu : Warga Binaan Pemasyarakatan yang mendapat program asimilasi diwajibkan melakukan wajib lapor hingga masa bebas murni. Dalam menjalankan wajib lapor selama pandemi Covid-19 wajib lapor dilakukan secara online menggunakan fasilitas Videocall dari aplikasi Whatsapp. Dalam kondisi normal klien diharuskan datang dan membawa kartu wajib lapor yang nantinya akan diisi oleh PK. Namun tak jarang klien yang datang lupa membawa kartu wajib lapor, sehingga PK mengalami kesulitan dalam melihat record Klien dalam melakukan wajib lapor. Sehingga dibutuhkan sistem/aplikasi dalam melaksanakan wajib lapor.



d. Penyebab terjadinya isu:  Belum adanya sistem/aplikasi khusus untuk melakukan wajib lapor. e. Dampak terjadinya isu: 



Record wajib lapor dari setiap klien sulit terbaca



f. Pihak yang terlibat: PK dan Klien g. Rumusan Isu:



Belum adanya sistem/aplikasi khusus untuk melaksanakan wajib lapor di Bapas Jambi. B. TAPISAN ISU Ketiga isu kritis di atas selanjutnya dianalisis untuk mendapatkan isu yang menjadi prioritas untuk diselesaikan terlebih dahulu, dengan metode APKL dan USG. Matriks Penilaian Analisa APKL (Aktual, Problematik, Kekhalayakan, Layak) No



ISU



Belum adanya pemanfaatan teknologi dalam



1



metode penomoran surat



2



Belum terlaksananya SPPTI dengan baik



Belum adanya sistem/aplikasi khusus untuk



3



melaksanakan wajib lapor di Bapas Jambi.



A P K L Jumlah



Prioritas



5



5



4



4



18



II



5



5



4



3



17



III



5



5



5



4



19



I



Matriks Penilaian Analisa USG (Urgency, Seriousness, Growth) No



1



2



3



ISU Belum adanya pemanfaatan teknologi dalam metode penomoran surat



Belum terlaksananya SPPTI dengan baik



Belum adanya sistem/aplikasi khusus untuk melaksanakan wajib lapor di Bapas Jambi.



U S G Jumlah



Prioritas



5



4



4



13



II



5



4



4



13



II



5



5



4



14



I



Berdasarkan teknik penapisan isu diatas, maka dapat disimpulkan bahwa yang menduduki peringkat pertama dan yang menjadi prioritas utama isu dalam manajemen ASN di Bapas Jambi adalah Belum adanya sistem/aplikasi khusus untuk melaksanakan wajib lapor di Bapas Jambi



C. ANALISIS ISU



Penyebab



Akibat



Surrounding



Pegawai sudah terbiasa menggunaka n metode lama



System



Tidak ada Pejabat IT di Kantor Bapas Jambi



Belum



adanya



sistem/aplikasi khusus



untuk



melaksanakan wajib



lapor



di



Bapas Jambi.



Tidak semua pegawai handal dalam menggunaka n teknologi



Membuthka n anggaran tambahan dalam mebuat sistem baru



Skills



Suppliers



D. GAGASAN KREATIF Faktor Penyebab



Gagasan



Pegawai sudah terbiasa menggunakan metode lama, Tidak semua pegawai handal dalam menggunakan teknologi, Tidak ada Pejabat IT di Kantor Bapas Jambi,



membuat



Membuthkan anggaran



Tahapan sistem/aplikasi - Berkonsultasi



stakeholder Bapas Jambi



berbasis



teknologi



untuk



wajib



lapor



Klien - Berkonsultasi



Pemasyarakatan dengan



aturan



ketentuan wajib lapor



dengan



dengan



sesuai



ahli IT diluar kantor untuk



dan



membuat dan menyusun sistem/aplikasi



yang



tambahan dalam mebuat sistem baru



dibutuhkan - Melakukan



sosialisasi



kepada JFT PK terkait penggunaan sitem/aplikasi - Mengaplikasikan



sistem



yang baru - Melakukan



evaluasi



setiap 3 bulan sekali