Tugas Dan Tanggungjawab Panitia Kegiatan [PDF]

Citation preview

TUGAS DAN TANGGUNGJAWAB PANITIA KEGIATAN Membuat gelaran acara apapun baik itu pertunjukan, seminar atau kegiatan lainya, sangat dibutuhkan untuk menjamin kelancaran kegiatan agar bisa berjalan dengan sukses. Dengan pembentukan panitia ini semua proses kegiatan bisa dirancang sebaik mungkin, mulai dari pra-acara, saat berlangsungnya acara, hingga pasca-acara berlangsung. A. Tujuan umum pembentukan panitia Kegiatan :  Melaksanakan fungsi manajemen kegiatan yang terdiri dari perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan, melakukan monitoring dan evaluasi seluruh tahapan-tahapan pelaksanaan kegiatan.  Mengatur tata laksana dan tata kerja dalam persiapan dan pelaksanaan kegiatan.  Mengelola materi kegiatan secara baik dan benar.  Dapat mengkondisian dan menciptakan suasana yang lebih kondusif dan kooperatif bagi pelaksanaan kegiatan.  Melaksanakan dan mengendalikan kegiatan operasional.  Melaksanakan koordinasi dan komunikasi dengan semua unsur yang terlibat dalam kegiatan. Dalam membuat panitia kegiatan, biasanya akan melibatkan banyak orang yang akan diberi wewenang dan tanggung jawab untuk menjalankan programnya sesuai dengan divisi masing-masing. Secara umum, dalam sebuah kepanitiaan kegiatan terdiri dari orang-orang penting yeng memiliki tugas sebagai berikut : 1. Tugas Ketua Panitia  Ketua panitia merupakan sosok pemimpin yang bisa mengerakkan semua roda kepanitiaan dalam kegiatan tersebut. Biasanya seorang ketua akan dibantu oleh wakil ketua sehingga pekerjaan bisa menjadi lebih ringan. Adapaun tugas ketua panitia kegiatan adalah sebagai berikut :  Memimpin semua panitia kegiatan agar sesuai dengan visi dan semua rencana yang telah ditentukan,  Menjadi koordinator panitia kegiatan,  Membuat detil konsep dan melimpahkan tugas kepanitiaan kepada yang bersangkutan  Memberi pengarahan dan melakukan pengawasan saat pelaksanaan kegiatan  Mencari alternatif solusi jika terjadi permasalahan dan membuat keputusan secara tepat  Bertanggungjawab kepada pemangku kepentingan dan penanggung jawab kegiatan  Meminta laporan pertanggungjawaban kepada setiap seksi  Bersama sekretaris, ketua panitia membuat laporan pertanggungjawaban (LPJ) kegiatan 2. Tugas Sekretaris Sekretaris merupakan seseorang yang ditugaskan untuk mengurus berbagai hal yang terkait dengan kesekretariatan kegiatan. Beberapa tugas seorang sekretaris dalam pengelolaan kegiatan diantaranya adalah :  Membuat surat-surat resmi seperti surat permohonan surat permohonan dana, surat kontrak kerjasama, Surat peminjaman dan berbagai kegiatan keskretariatan yang relevan.  Membuat Surat Keputusan kepanitiaan kegiatan.  Menyiapkan dan mengedarkan daftar hadir peserta dan daftar hadir panitia;  Menyiapkan sertifikat untuk panitia maupun peserta jika dibutuhkan  Membuat tanda kepanitiaan seperti ID Card atau Name Card  Membuat daftar kebutuhan dan anggaran kegiatan  Berkoordinasi dengan seksi terkait sesuai dengan kebutuhan  Bertanggungjawab kepada Ketua Panitia 3. Tugas Bendahara Untuk dapat mengelola kegiatan dengan baik, maka dibutuhkan seorang bendahara untuk mengatur keuangan. Beberapa tugas bendahara kegiatan diantaranya adalah :  Membantu ketua panitia kegiatan dalam melaksanakan tugasnya, khususnya dalam hal pengelolaan anggaran.  Menyusun rencana anggaran belanja untuk memenuhi kebutuhan kegiatan  Mengelola dan mengawasi pemasukan dan penggunaan dana.  Membuat pembukuan pendanaan secara rinci dan .jelas  Bertanggung jawab kepada ketua Panitia



4. Tugas Sie Acara  Membuat susunan acara secara rinci dan spesifik  Bersama divisi perlengkapan menyusun daftar perlengkapan dan mengadakannya;  Membuat konsep acara agar lebih baik, misalnya dengan mengundang orang ahli yang dibutuhkan dalam kegiatan tersebut;  Berfungsi sebagai koordinator lapangan dan mengatur hal-hal teknis di lapangan saat acara berlangsung;  Melakukan sosialisasi susunan acara kepada berbagai pihak yang terkait dengan kegiatan tersebut  Bertanggungjawab kepada ketua Panitia 5. Tugas Sie Humas dan Publikasi  Mengkonsep dan membuat media publikasi kegiatan ( misalnya dalam bentuk pamflet, leaflet, brosur, spanduk, baliho, poster, undangan sesuai dengan kebutuhan kegiatan) dan menyebarkannya kepada pihak terkait  Merancang serta mendesain Katalog  Membantu sie kesekretariatan dalam mengadakan dan mengelola dokumen-dokumen yang diperlukan dalam kegiatan  Membuat list kebutuhan dan anggaran yang terkait dengan promosi acara  Bertanggungjawab kepada ketua panitia 6. Tugas Sie Peralatan dan Dekorasi  Merencanakan dan mendata peralatan perlengkapan kegiatan yang dibutuhkan serta mengupayakan pengadaannya dengan sebelumnya mengadakan koordinasi denganbidang lain terkait yang membutuhkan perlengkapan sarana  Mengadakan hubungan / kontrak perjanjian dalam hal peminjaman / penyewaanperalatan.  Bertanggung jawab atas pemeliharaan/perawatan dan pengembalian peralatanperlengkapan kegiatan  Mengadakan dan mendistribusikan perlengkapan kegiatan.  Melakukan tudas-tugas yang ditugaskan oleh ketua panitia.  Melaporkan hasil-hasil kegiatan kepada ketua panitia 7. Tugas Sie Konsumsi  Menyiapkan dan mengatur menu makanan (ringan dan berat) termasuk penjadwalannya  Mengupayakan adanya konsumsi, menyediakan (mempersiapkan) serta menyuguhkannya kepada panitia, peserta, dan pengisi acara  menyiapkan dan membereskan alat-alat konsumsi yang dibutuhkan  Mengurus biaya konsumsi  Berkoodinasi dengan bendahar terkait list kebutuhan dan anggaran  Bertanggungjawab kepada Ketua Panitia 8. Tugas Sie Dokumentasi dan Transportasi  Menyediakan, memproses dan memproduksi dokumentasi kegiatan dalam bentuk foto ataupun video  Menyediakan dan menyiapkan sarana transportasi bagi kebutuhan kegiatan  Melakukan tugas-tugas yang ditugaskan oleh ketua panitia dan berkoordinasi dengan sie lainnya secara kooperatif.  Melaporkan hasil-hasil kegiatan kepada ketua panitia. 9. Tugas Sie Keamanan  Mengatur dan mempersiapkan penataan seluruh kegiatan yang berkaitan dengankeamanan kegiatan  Mengatur dan mempersiapkan sarana-sarana yang berkaitan dengan keamanan kegiatan  Melakukan koordinasi kegiatan pengamanan yang berkaitan dengan Kegiatan  Melakukan tugas-tugas yang ditugaskan oleh Ketua Panitia



10. Tugas Sie Pendanaan  Mencari dana tambahan di luar iuran wajib, iuran sukarela  Mencari alamat donator yang sering membantu  Menjalankan sumbangan iuran wajib dan suka rela kepada semua anggota panitia  Memberikan laporan kepada bendahara mengenai sumbangan dan jumlah uang yang masuk dan keluar pada setiap bulan  Membawa buku list uang masuk dan mencatat semua sumber, tanggal, dan jumlah uang  Meminta saran, masukkan bila terjadi kendala atau masalah. 11. Tugas Sie Kebersihan  Memperhatikan serta bertanggungjawab terhadap segala hal yang menyangkut kebersihan sebelum, selama, dan sesudah acara kegiatan berlangsung  Bekerjasama dengan pihak lain jika diperlukan.