Tugas Ketikan Ms. Project Fix [PDF]

Citation preview

Bab I Pengenalan Microsoft Project 2016 Project atau biasa disebut dengan proyek merupakan suatu rangkaian kerja dari suatu pekerjaan mulai dari tahap perencanaan hingga tahap akhir. Suatu pekerjaan disebut sebuah proyek tidak harus berupa sebuah proyek konstruksi gedung atau konstruksi jembatan. Misalnya, anda merencanakan sebuah event dalam bidang musik, itu pun sudah dapat dikatakan bahwa anda mempunyai suatu proyek. Microsoft Project merupakan suatu program komputer yang berguna untuk menyusun rencana kerja dalam sebuah proyek. Ada beberapa hal yang harus Anda lakukan terlebih dahulu dalam membuat rencana proyek, yaitu: 



Melakukan perencanaan dan penjadwalan serta melibatkan semua orang yang berkompoten dalam proyek tersebut.







Setelah itu, masuk pada proses penentuan jenis-jenis pekerjaan (Task), sumber daya diperlukan (Resource) baik sumber daya manusia maupun material, biaya yang diperlukan (Cost), juga jadwal kerja (Schedule) kapan pekerjaan dimulai dan kapan pekerjaan sudah harus selesai. Jika semua hal tesebut telah ditentukan dan disetujui oleh semua pihak maka Anda telah mempunyai rencana dasar (Baseline).







Selanjutnya, jalankan rencana tersebut dan pantau perkembangannya dalam sebuah tahapan Tracking. Apabila pekerjaan belum sesuai maka lakukan penjadwalan ulang (Rescheduling).



1.1 Mengenal Microsoft Office Project Professional 2016 Microsoft Office Project 2016 memberikan unsur-unsur manajemen proyek yang sempurna dengan memadukan kemudahan penggunaan, kemampuan, dan fleksibilitas. Dengan demikian, anda dapat mengatur proyek secara lebih efisien dan efektif. Anda akan mendapatkan informasi, mengendalikan kekompakan tim proyek. Anda pun akan lebih produktif dengan mengintegrasikan program-program Microsoft Offfice yang familiar, membuat pelaporan yang kuat, perencanaan yang terkendali, dan sarana yang fleksibel.



Microsoft Office Project Professional 2016 memiliki pula kemampuan kolaborasi manajemen proyek ketika digunakan bersama dengan Microsoft Office Project Professional 2016.



Berikut adalah berupa fitur dan fasilitas baru yang dapat Anda temukan dalam Microsoft Office Project Professional 2016: 



Microsoft Office Project Professional 2016 akan secara otomatis menandai semua item yang mengalami perubahan yang baru Anda buat sehingga Anda akan dapat memahami dampak dari perubahan tersebut.







Dapat membatalkan dan mengulangi perubahan tampilan, data, dan pilihan lain dengan berbagai tingkat pembatalan. Dengan demikian, Anda dapat menguji beberapa perubahan, tetapi tetap dapat mengembalikannya ke kondisi semula.







Dengan tipe sumber daya cost baru yang dapat ditempatkan dibeberapa pekerjaan dan proyek, Anda dapat mengawasi dengan teliti keuangan proyek serta mencocokkan dengan data pada sistem akuntansi Anda.



Gambar 1.1 Penambahan tipe resource baru (cost) 



Anda dapat menggunakan Microsoft Escel dan Microsoft Visio untuk menghasilkan tabel pivot, grafik, dan diagram berdasarkan data proyek menggunakan fitur tampilan Visual Report.



Gambar 1.2 Visual Repprt data proyek dengan menggunakan Excel dan Visio 



Laporan akan lebih efektif dengan peningkatan kemampuan penanggalan dan tampilan efek 3 dimensi pada Gantt Bar.



Gambar 1.3 kemampuan penanggalan dan tampilan 3 dimensi baru untuk Gantt Bar 



Anggota tim proyek dapat menampilkan atau melaporkan proses dan kemajuan pekerjaan dari folder Calendar atau Task pada Outlook.



1.2 Mengenal Istilah dalam Project 2016 Berikut beberapa istilah yang berhubungan dengan Project 2016 beserta penjelasannya secara singkat:  Task Task adalah item pendukung utama sebuah proyek atau jenis-jenis pekerjaan dalam sebuah proyek. Suatu proyek baru harus berisi lebih dari 1 task agar bisa berjalan dengan baik.



Gambar 1.4 Contoh tampilan jenis-jenis task







Duration Duration adalah jangka waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan suatu pekerjaan. Misalnya pekerjaan membersihkan lokasi membutuhkan waktu 2 hari maka pada Microsoft Project 2016 isi nilai duration-nya dengan nilai 2 day.



Gambar 1.5 Contoh tampilan Duration



Dalam pengisian duration, Microsoft Project telah menyediakan default satuan waktu, di antaranya: Satuan







Inisial



Menit (minute)



Mins



Jam (hour)



Hrs



Hari (days)



Days



1 hari penuh (elapsed day)



Ed



1 minggu penuh (elapsed week)



Ew



Minggu (week)



Wks



Bulan (month)



Monts



Start Start adalah nilai tinggal dimulainya suatu pekerjaan. Untuk pengisian kolom tanggal mulai, hanya dilakukan satu kali pada awal proyek. Adapun untuk tanggal mulai pekerjaan yang lain akan secara otomatis diisikan oleh Microsoft Project dengan acuan hitungan nilai duration yang dimasukkan.







Finish Dalam Microsoft Project, tanggal akhir pekerjaan disebut dengan Finish yang akan terisi secara otomatis dengan perhitungan tanggal mulai (star) ditambah lama pekerjaan (Duration) untuk tampilan Start dan Finish dapat Anda lihat pada gambar berikut:



Gambar 1.6 Tampilan lembar kerja Start dan Finish 



Predecessor Predecessor merupakan suatu hubungan/keterkaitan antara satu pekerjaan yang lain. Misalnya, pekerjaan pembuatan pondasi (nomor ID 5) baru dapat berjalan setelah pekerjaan penggalian tanah (nomor ID 3) telah selesai maka pekerjaan panggilan tanah dapat dikatakan sebagai predecessor bagi pekerjaan pembuatan pondasi.



Gambar 1.7 Tampilan lembar kerja Predecessor







Resources Penggunaan sumber daya baik sumber daya manusia maupun material dalam Microsoft Projet di sebut dengan resources. Istilah lain sering di gunakan adalah overlocated (pemakaian yang melebihi kapasitas). Sebagai contoh, dalam suatu proyek memiliki



1 orang tukang kayu sementara dia harus melakukan 2



pekerjaan di 2 tempat yang berbeda. Microsoft Project aka memberikan tanda tersendiri bila salah satu resources mengalami overlocadted.



Gambar 1.8 Tampilan Lembar Kerja Resources Name 



Cost Cost adalah biaya yang di pergunakan untuk menjalankan sebuah proyek. Perhitungan biaya dapat di hitung perjam, harian, mingguan, bulanan, atau dapat pula biaya borongan. Untuk perhitungan biayayang di gunakan keseluruhan akan di hitung sendiri oleh Microsoft Project dengan catatan seluruh komponen kerja telah di masukkan ke bagiannya masing-masing.







Gantt Chart Gantt Chart adalah bentuk tampilan dari hasil kerja Microsoft Project dalam bentuk batang horizontal 3 dimensi yang menggambarkan masing-masing pekerjaan beserta durasinya. Selain itu, grafik ini menunjukkan hub antara pekerjaan yang satu dengan yang lain.



Gambar 1.9 Tampilan Lembar Kerja Gantt Chart 



Baseline Baseline adalah suatu rencana baik jadwal maupun biaya yang telah anda setujui dan tetapkan. Baseline di gunakan sebagai patokan dan perbandingan antara rencana yang anda punyai dengan kenyataan di lapangan.







Tracking Peninjauaan hasil kerja di lapangan dengan rencana semula dalam Microsoft Project di sebut denga Tracking, anda dapat membandingkan antara rencana dasar dengan kenyataan di lapangan.







Milestone Milestone di gambarkan dengan nilai durasi 0, karena milestone hanya digunakan sebagai penanda dari serangkaian pekerjaan bahwa pada waktu tersebut pekerjaan telah selesai.



1.3 Manajemen Proyek Proyek memiliki karakteristik tertentu yang berbeda dengan pekerjaan lain dalam hal organisasi, pengelolaan, pemakaian sumber daya, waktu, kompleksitas dan ketidakpastian sehingga di perlukan suatu cara penanganan yang berbeda. Adapun yang di makasud dengan manajemen proyek adalah kegiataan merencanakan, mengorganisasikan, mengarahkan, mengadilka sumber daya



organisasi



/perusahaan



untuk



mencapai



tujuan



bertentu



dengan



mempertimbangkan waktu dengan biaya. Suatu proyek dapat mengalami kegagalan biasanya karena kesalahan tifikasi,baik identifikasi kebutuha n maupun identifikasi potensi sehingga jadwal yang disusun atau direncanakan tidak sesuai dengan keadaan yang sebenarnya dan menjadi penyebab kegagalan proyek. Untuk menciptakan suatu manajemen proyek yang baik, berikut beberapa hal yang harus anda tekankan sebelumnya: 



Kondisi organisasi proyek tersebut harus tangguh dalam menghadapi kendala yang mungkin akan muncul baik dari luar maupun dari dalam organisasa itu sendiri.







Harus akurat dalam menganalisis sumber daya dan biaya, jangan sampai ada yang tidak dikenali. Lakukan dengan toleransi keadaan seketat mungkin.







Apa yang dilaksanakan di lapangan harus benar-benar sesuai dengan apa yang telah direncanakan.







Lakukan



penyesuaian



dan



pengembangan



sistem



agar



sesuai



dengan



perkembanganpada proyek sebagai langkah optimasi Berikutnya, anda dapat melakukan perencanaanproyek dengan langkah sebagai berikut: 



Menentukan tujuan dan kebutuhan proyek yaitu hasil akhir, biaya, waktu, dan target utama.







Melakukan pekerjaan-pekerjaan yang diperlukan untuk mencapai tujuan utama proyek. untuk langkah ini anda perlu memecah pekerjaan besar tersebut menjadi yang lebih kecildengan sistem WBS (work Breakdown Structure).







Membuat organisasi proyek untuk menentukan departemen –departemen yang ada, subkontraktor, serta manajer yang bertanggung jawab terhadap aktivitas pekerjaan yang ada.







Membuat jadwal setiap aktivitas dengan memperlihatkan waktu dan saat penyelesaiannya.







Merencanakan anggaran dan sumber daya.







Memperkirakan waktu, biaya, dan penyelesaian proyek.



Bab II Bekerja Dengan Microsoft Projet 2016 Setelah mengenal sekilas tentang project 2016, baik fitur, fasilitas, operasi pendukung istilah-istilah, dan manajemen proyek, pada BAB II anda diajak untuk mulai bekerja dengan projeck 2016. Mulai dari mengenali komponen-komponen apa saja yang ada dalam project 2016, membuat file project baru, memuat daftar pekerjaan , dan kemudian menyimpan file project yang berisi data pekerjaan proyek anda tersebut.



2.1 Mengenal Komponen Project 2016 Saat bekerja dengan project 2016, ada baiknya



anda harus mengenali komponen-



komponen apa saja yang ada di dalamnya. Hal ini untuk mempermudah dalam mengolah data proyek. Untuk itu jalankan terlebih dahulu microsoft project dengan cara klik Start ► Program ►Microsoft Office 2016 ►Microsoft Office Project 2016 sehingga akan tampil jendela Microsoft Project 2016 seperti gambar berikut:



Gambar 2.1 Tampilan Jendela Microsoft Office Project Professional 2016 



View Bar View bar merupakan salah satu jendela kerja dari microsoft office project 2016



yang memungkinkan anda untuk dapat berpindah dari satu lembar kerja ke lembar kerja yag lain.sebagi contoh, untuk berpindah dari tampilan Gantt Chart ke tampilan Resource sheet, anda bisa langsung memilhnya pada bagian view bar. View bar terdiri dari tampilan:  Calendar  Gantt Chart  Network Diagram



 Task usage  Tracking Gantt  Resource Sheet  Resource Usage  View More 



Gantt Table Gantt table adalah lembar kerja yang pertama kali tampil saat anda menjalankan microsoft project 2016, lembar kerja ini adalah lembar kerja yang di gunakan untuk memasukkan unsur-unsur pendukung proyek, yaitu jenis pekerjaan, lama pekerjaan, dan sumber daya.







Title Bar Title bar adalah baris judul jendela microsof project 2016, yang berisi nama file project yang sedang terbuka.







Toolbar Standard Adalah baris toolbar yang berisi tombol-tombol perintah standar yang biasanya terdapat di hampir semua program, misalnya tombol save, open ,new, dan lain lain.







Toolbar Formating Adalah baris toolbar yang berisi tombol-tombol perintah yang dapat di gunakan untuk mengolan data ataupun lembar kerja.







Gantt Chart Gantt Chart merupakan tampilan grafik bar 3 dimensi yang merupakan ilustrasi durasi waktu pekerjaan sesuai dengan nilai durasi yang anda masukkan dalam lembar kerja gantt table.



2.2 Membuat File Project Baru Sebelum memulai project baru dengan Microsoft Office Project Proffesional 2016, harus ditentukan kapan proyek tersebut akan dimulai dan kapan harus selesai. Hal ini dikarenakan dalam proyek tersebut Anda pasti mempunyai target yang harus dicapai sesuai dengan jangka waktu yang memang telah ditentukan pada saat awal perencanaan proyek tersebut. Untuk membuat file baru dalam Microsoft Office Proffesional 2016, ikuti langkahlangkah berikut: 1.



Pada bagian menu bar, pilih perintah menu File ► New. Tunggulah sampai muncul jendela New Project atau juga dapat disebut dengan Task Pane.



2.



Pada bagian Task Pane, pilih Blank Project sehingga akan terbuka lembar kerja baru.



3.



Tutuplah jendela tampilan Task Pane untuk memperluas tampilan lembar kerja Anda dengan mengklik tanda silang dibagian judul Task Pane.



4.



Anda dapat pula mengklik langsung tombol perintah New (



) pada baris toolbar



Standart sehingga akan terbuka lembar kerja baru.



Menentukan Tanggal Mulai Proyek Sebuah proyek harus mempunyai sebuah patokan tanggal untuk memulai proyek tersebut. Untuk



memasukkan



nilai



tanggal



deimulainya



proyek,



pilih



perintah



menu



Project ► Project Information sehingga akan muncul jendela Project Information.



Gambar 2.2 Jendela Project Information



1.



Hal pertama yang harus dilakukan adalah memilih salah satu dari jenis Schedule From atau dasar perhitungan tanggal, yaitu: ‒



Project Start Date, denga pilihan ini tanggal berakhir dari sebuah pekerjaan akan dihitung berdasarkan tanggal mulai ditambah dengan lama pekerjaan.



‒



Project Finish Date, dengan pilihan ini berarti perhitungan tanggal mulai pekerjaan akan dihitung mundur, yaitu tanggal akhir dikurangi dengan lama pekerjaan tersebut.



2.



Start Date, pada bagian ini Anda harus memasukkan nilai tanggal dimulai proyek. Untuk memasukkan nilai tanggal, Anda bias mengklik tombol drop down (anak panah kecil pada bagian kanan) dan mamilih nilai tanggal tertentu pada bagian ini maka tanggal mulainya proyek dianggap sama dengan tanggal hari ini.



3.



Finish Date, bagian yang digunakan untuk memasukkan tanggal berakhirnya proyek. Untuk proyek yang belum dilaksanakan dan dijadwal berdasarkan masingmasing bagian pekerjaan maka Finish Date akan otomatis terisi sama dengan nilai tanggal mulainya proyek.



4.



Current Date, berdasarkan tanggal hari ini berdasarkan setting pada komputer Anda.



5.



Calendar, berisikan jenis-jenis penanggalan yang telah tersedia dan dapat digunakan yaitu 24 Hours, Night Shift, Standard.



6.



Comment, bagian yang digunakan untuk memasukkan sebuah komentar yang nantinya akan muncul pada saat pembuatan laporan.



Langkah selanjutnya adalh mengisi data-data tentang proyek yang sedang Anda tangani. Gunakan perintah menu File – Properties, sehingga akan tampil jendela Properties seperti pada Gambar 2.3. 



General, berisi informasi tentang proyek yang sedang Anda tangani sekarang. Contohnya tentang tipe, ukuran, tanggal, pembuatan serta beberapa informasi lainnya.



Gambar 2.3 Tabulasi General pada Jendela Project Properties 



Summary, merupakan tabulasi dalam Project Properties yang berisi keterangan utama dari proyek tersebut.



Gambar 2.4 Tabulasi Summary pada Project Properties



Title



: Judul naskah atau judul proyek.



Subject



: Keterangan dari judul proyek.



Author



: Nama pemilik atau pembuat proyek.



Manager



: Nama manager perusahaan pemilik proyek



Company



: Nama perusahaan yang menangani proyek.



Keywords



: Kata kunci yang nanti diperlukan dalam pencarian file (bagian ini bisa diisi atau dikosongkan).



Comments



: Komentar yang akan ditampilkan saat Anda melakukan pencarian file (bagian ini bisa diisi atau dikosongkan).



Hiperlink Base : Diisi jika proyek tersebut berhubungan dengan proyek lain (bagian ini bisa diisi atau dikosongkan). 



Statistic,



menampilkan



informasi



seputar



file,seperti



tanggal



pengeditan, serta informasi lain dengan proses pembuatan file proyek.



pembuatan,







Contens, menampilkan informasi tentang proses pelaksanaan proyek, misalnya tanggal mulai (Start), tanggal berakhir (Finish), Jumlah hari (Work) serta bebrapa informasi lain.







Costum, bagian yang digunakan untuk menambahkan atau membuat beberapa informasi lain dari proyek tersebut yang akan ditampilkan pada bagian tabulasi Contens.



2.3 Memasukkan Pekerjaan pada Kolom Task Name Task atau pekerjaan merupakan unsur pokok dalam sebuah proyek. Setelah menentukan rencana tanggal awal proyek. Langkah berikutnya adalah mengisi jenis pekerjaan apa saja yang menjadi bagian dari proyek tersebut. Untuk mengisikan jenis-jenis pekerjaan dalam proyek, aktifkan Microsoft Project pada tampilan Gantt Chart pada bagian View Bar. Bagian ini merupakan bagian utama dalam proses kerja Anda dalam Microsoft Office Project Professional 2016. Untuk pengisian bagian-bagian lain pada View Bar bisa dilakukan apabila proses memasukkan jenis-jenis pekerjaan dalam jendela kerja Gantt Chart telah selesai dilakukan. Tampilaln Gantt Chart terdiri dari dua bagian. Bagian pertama adalah bagian Gantt Table yang terdiri dari beberapa kolom diantaranya: 



, kolom pertama ini berisi informasi tentang pekerjaan. Apabila pekerjaan tersebut telah berakhir maka akan ditambahkan tanda centang



pada kolom ini.







Task Name, diisi dengan jenis-jenis pekerjaan dari proyek Anda.







Duration, diisi dengan lama pekerjaan tersebut. Sebelum Anda memasukkan nilai durasinya maka secara otomatis Microsoft Project akan diisi dengan 1 days dengan artian bahwa pekerjaan tersebut dapat diselesaikan dalam waktu 1 hari.







Start, untuk menampilkan nilai tanggal mulainya pekerjaan. Untuk pekerjaan pertama dimasukkan dalam Task Name maka tanggal Start akan otomatis terisi



dengan tanggal mulai yang telah diisikan pada bagian Project Information saat pertama kali Anda membuat proyek baru. 



Finish, untuk menampilkan nilai tanggal selesainya pekerjaan. Untuk tanggalnya juaga akan otomatis diisi oleh Microsoft Project, yaitu dengan perhitungan tanggal mulai ditambah dengan lama pekerjaan pada bagian duration.







Predecessor, diisi tentang hubungan antara pekerjaan satu dengan pekerjaan yang lain dan dibaca berdasarkan nilai ID-nya.







Resources Name, diisi dengan sumber daya yang digunakan dalam pekerjaan tersebut. Untuk Microsoft Project, penggunaan sumber daya bisa berupa sumber daya manusia mauoun sumber daya material.



Bagian kedua adalah bagian Gantt Chart, bagian ini berisi tampilan grafik bar 3 dimensi yang mewakili keseluruhan dari proses pekerjaan yang dimasukkan dalam kolom Task Name pada bagian Gantt Table. Panjang atau pendeknya batang grafik pada tampilan ini bergantung pada lamanya durasi.



Mengisi Kolom Task Name Berikut langkah-langkah untuk mengisi kolom Task Name dengan jenis-jenis pekerjaan : 1.



Klik atau aktifkan pointer mouse pada baris Task Name.



2.



Ketik nama pekerjaan, kemudian tekan Enter.



3.



Lakukan langkah 1 dan 2 untuk pekerjaan- pekerjaan berikutnya, perhatikan contoh tampilan jenis-jenis pekerjaan yang telah dimasukkan pada kolom Task Name seperti pada gambar berikut:



Gambar 2.5 Kolom Task Name dengan daftar nama-nama pekerjaan



Mengganti Nama Pekerjaan Nama pekerjaan yang telah dimasukkan masih dapat diganti namanya dengan langkah berikut: 1.



Klik atau aktifkan pointer mouse pada pekerjaan yang akan diganti, dan tekan F2 pada keyboard.



2.



Ketikkan nama pekerjaan yang baru, kemudian tekan Enter.



Menghapus dan Menyisipkan Task Name Apabila terjadi kesalahan pada waktu memasukkan jenis-jenis pekerjaan kedalam kolom Task Name maka jenis pekerjaan tersebut dapat dihapus dengan langkah-langkah sebagai berikut: 1.



Klik atau aktifkan pointer mouse pada baris Task Name.



2.



Ketik nama pekerjaan , kemudian pilih menu Edit



Delete Task atau klik kanan



pada task name yang akan dihapus, pilih Delete Task pada baris menu yang muncul. Adapun untuk menyisipkan pekerjaan baru langkahnya adalah: 1.



Klik atau aktifkan pointer mouse pada pekerjaan dibawah pekerjaan baru yang akan disisipkan.



2.



Klik menu Insert – New Task atau klik kanan pada pekerjaan dibawah task yang akan disisipkan. Kemudian pilih New Task pada menu yang tampil.



Mengubah Lebar dan Mengganti Judul Kolom Untuk mengubah lebar kolom, lakukan dengan cara berikut: 1.



Arahkan pointer mouse pada perbatasan kolom yang akan diubah ukurannya, misalnya antara kolom Task Name dan Kolom Duration.



2.



Setelah pointer mouse berubah menjadi ilustrasi anak panah kekanan dan kekiri, klik tahan geser mouse ke kanan untuk menambah lebar kolom dan klik tahan geser ke kiri untuk mengurangi lebar kolom.



Gambar 2.6 Ilustrasi untuk mengubah ukuran kolom Judul kolom pada Gantt Table juga dapat diubah sesuai dengan kebutuhan. Untuk mengganti judul kolom, ikuti langkah berikut: 1.



Klik dua kali pada kolom yang akan diganti namanya sehingga akan tampil kotak dialog Colomn Definition.



Gambar 2.7 Kotak dialog Column Definition



2.



Atur masing-masing bagian/atribut perintah di dalam kotak dialog.  Field Name, untuk memilih/menentukan nama field yang akan diganti judulnya  Title,untuk menulis judul kolom,termasuk untuk menuliskan judul kolom pengganti.  Align title,untuk menentukan jenis perataan untuk judul kolom.  Align data,untuk jenis peralatan untuk data isi.  Width,untuk menentukan lebar kolom.  Best fit,untuk menyesuikan lebar kolom dengan nama pekerjaan.



3.



Klik OK untuk mengakhiri perintah.



2.4 Menyimpan File Proyek File yang telah terisi data harus disimpan dan diamankan. Dengan menyimpan file maka file akan dapat dibuka pada kesempatan lain. Untuk menyimpan file proyek,lakukan langkah berikut: 1. Pilih perintah menu File



Save atau klik tombol Save (



) padabagian toolbar



Standard sehinggan akan muncul kotak dialog Save As berikut ini:



Gambar 2.8 Kotak dialog Save As 2. Pada bagian Save In, tentukan folder yang akan digunakan untuk menyimpan file.



3. Ketik Nama file pada kotak File name, untuk pertama kali microsoft project 2016 akan memberikan nama file Anda dengan Project1.mpp. 4. Tekan tombol Save untuk mengakhiri penyimpanan.



2.5 Mengelompokan Pekerjaan (Outlining) Suatu perkerjaan dalam Microsoft Project dapat dipilih menjadi dua macam jenis pekerjaan, yaitu pekerjaan utama atau Summary Task dan pekerjaan rincian atau Subtask. Pekerjaan utama biasanya ditandai dengan tampilan huruf yang lebih tebal, sedangkan pekerjaan rincian tampilannya agak menjorok ke dalam. Durasi pekerjaan utama sama dengan jumlah durasi pekerjaan rincian atau sama dengan nilai durasi tertinggi dari pekerjaan rincian. Langkah pengelompokan ini sangat diperlukan untuk mempermudah mengontrol pekerjaan-pekerjaan mana yang harus di dahulukan dan harus di selesaikan terlebih dahulu dari pekerjaan yang lain. Sebagai contoh, Pekerjaan Persiapan terdiri dari,membuat Gambar Bangunan, Membersihkan



lokasi, dan membawa perkakas ke lokasi. Outlining sangat berguna



untuk proyek yang sangat besar.



Membuat Outline dengan Menu Untuk membuat outline dengan menggunakan menu, ikuti langkah-langkah berikut: 1. Klik atau aktifkan pointer mouse pada pekerjaan yang akan dijadikan sebagai pekerjaan utama. 2. Pilih mene Project ► Outline, kemudian pilih Indent. Untuk pekerjaan yang tidak diberi perintah Indent maka akan dianggap sebagai Summary Task atau pekerjaan utama yang di tandai dengan warna yang lebih tebal dan ditambahkan tanda minus (-) pada sebelah kiri nama pekerjaan. Sementara pekerjaan yang diberi indent dianggap sebagai Subtask atau pekerjaan rincian. Untuk mengembalikan sebuah pekerjaan menjadi pekerjaan utama, ikuti langkah-langkah berikut: 1. Klik atau aktifkan pointer mouse pada pekerjaan yang akan dijadikan pekerjaan utama.



2. Pilih menu Project ► Outline dan pilih Outdent.



Membuat Outline dengan Toolbar Pembuatan outline juga dapat menggunakan tombol-tombol perintah yang terdapat dalam toolbar Formatting. Cara ini akan lebih cepat bila di bandingkan dengan menggunakan menu. Perhatikan gambar berikut yang menunjukan gambar tombol-tombol outline pada baris toolbar Formatting.



Gambar 2.9 Tombol Indent dan Outdent Prosedur untuk membuuat Subtask/Indent: 



Aktifkan pointer mouse pada pekerjaan yang akan dijadikan rincian, kemudian klik tombol Indent yang digambarkan dengan anak panah kanan.



Prosedur untuk membuat Summary Task/Outline: 



Aktifkan pointer mouse pada pekerjaan yang akan dijadikan rincian, kemudian klik tombol Outdent yang digambarkan dengan anak panah kiri.



Berikut adalah contoh hasil pembuatan Indent dan Outdent:



Gambar 2.10 Hasil dari pembuatan indent dan outdent



Menyembunyikan dan Menampilkan Sub Task Dalam suatu laporanjalannya pekerjaan sebuah proyek,kadang hanya diminta memberikan laporan utama saja. Dalam Microsoft Office Project 2016, istilah untuk menyembunyikan dan menampilkan subtask disebut dengan Hide Subtasks dan Show Subtaks. Perintah untuk menyembunyikan Sub Task/Hide Subtasks: 



Aktifkan pointer mouse pada Summary Task, klik tombol Hide Subtasks yang digambarkan dengan tombol plus.



Perintah untuk menampilkan Sub Task/Show Subtasks: 



Aktifkan pointer mouse pada Summary Task, klik tombol Show Subtasks yang digambarkan dengan tombol minus.



Selain menggunakan kedua perintah di atas, Anda juga bisa menyembunyikan dan menampilkan Subtask dengan mengklik tombol bertanda +/- yang berada di sebelah kiri pekerjaan.



Gambar 2.11 Menyembunyikan dan menampilkan Sub Task



Menampilkan Penomoran pada Outline Dengan outlining, Anda dapat menampilkan suatu bentuk penomoran, di mana penomoran ini akan di berikan secara otomatis sesuaitingkatan pekerjaan,apakah sebagai Summary Task atau Subtask. Prosedur untuk memberikan penomoran adalah: 1. Pilih perintah menu Format ► Show/Hide. 2. Setelah mengklik menu Format, maka akan tampil seperti di bawah ini.



Gambar 2.12 Format - Show outline number



3. Aktifkan atau beri centang pada pilihan Show Outline Number.



Gambar 2.13 Hasil Outline Number



Bab III Mengatur Durasi Pekerjaan Durasi pekerjaan adalah jumlah waktu dengan satuan tertentu yang digunakan untuk menyelesaikan suatu pekerjaan. Durasi suatu pekerjaan secara default akan berisi 1 days (hari) saat pertama anda memasukkan jenis-jenis pekerjaan. Untuk mengisi durasi pada kolom Duration dari suatu pekerjaan sama dengan pengisian pekerjaan pada bagian Task Name. Satuan beserta inisial yang digunakan untuk mengisi durasi pernah disampaikan pada Bab I, yaitu menit/minute (mins), jam/hour (hrs), hari/day (days), minggu/weeks (wks), bulan/month (mons). Selain itu, terdapat dua waktu lagi yang digunakan dalam Microsoft Project, yaitu 1 hari penuh/elapses days (edays) yaitu dalam 1 hari dihitung 24 jam kerja, dan 1 minggu penuh/elapses weeks (ewks), yaitu 1 minggu dihtung 7 hari dan 24 jam bekerja. Durasi pekerjaan juga dapat berisi dengan 0 (nol). Durasi nol dalam Microsoft Project disebut dengan Milestone. Durasi 0 (nol) ini hanya diberikan kepada pekerjaan yang digunakan sebagai penanda dari rangkaian pekerjaan. Sebagai contoh, jika pekerjaan bagian atap dan bagian atas lainnya telah selesai maka diberikan tanda bahwa pekerjaan bangunan atas telah selesai.



3.1 Mengisi Durasi Pekerjaan Untuk memasukkan durasi suatu pekerjaan, Anda dapat mengikuti langkah-langkah berikut : 1. Aktifkan tampilan Gantt Table. 2. Klik mouse pada kolom Duration, di sebelah kanan kolom Task Name.



3. Masukkan nilai durasi untuk salah satu nama pekerjaan, jika durasinya memiliki satuan hari (days), cukup Andsa ketikkan nilai angkanya saja, misalnya 2, 3 atau 6. Sementara untuk nilai durasi selain satu hari, ketikkan nilai angka ditambah dengan inisial satuan durasinya. Misalnya, 3 mins untuk satuan menit, 5 hrs untuk satuan jam, dan lain sebagainya. 4. Tekan Enter untuk mengakhiri proses pengisian durasi. Gambar berikut menunjukkan hasil pengisian kolom durasi.



Gambar 3.1 Task Name dengan durasi



3.2 Mengatur Start dan Finish Pekerjaan Dalam Microsoft Project, untuk nilai tanggal Start dan Finish tidak perlu dimasukkan secara manual karena akan diisi secara otomatis dan dihitung dengan acuan perhitungan adalah nilai Start Date yang dimasukkan pada Project Information ditambah dengan nilai durasi yang dimasukkan pada kolom Duration. Untuk nilai Start akan dibuat sama sebelum kita memasukkan Predecessor, yaitu hubungan antara pekerjaan satu dengan



yang lain. Adapun untuk nilai tanggal Finish akan dihitung dnegan nilai Start ditambah dengan Durasi. Untuk memudahkan pemahaman, perhatikan contoh berikut. Suatu pekerjaan dimulai tanggal 6-Agustus-07 (Start) dan mempunyai durasi 2 hari maka nilai tanggal pada kolom Finish akan terisi 7-Agustus-07, dengan catatan bahwa dalam 1 minggu terdiri dari 6 hari kerja



Nilai durasi



Tanggal Mulai



Tanggal Selesai



Gambar 3.2 Contoh tampilan tanggal pada kolom Start dan Finish



Bab IV Milestone dan Constraint Milestone adalah suatu referensi sebagai tanda penunjuk suatu peristiwa penting dalam sebuah proyek yang digunakan untuk memonitor atau mengetahui perkembangan dan kemajuan proyek. Anda dapat membuat milestone di dalam proyek untuk menampilkan tugas-tugas eksternal atau di luar pekerjaan proyek. Sebagai contoh, salah satu jenis pekerjaan dalam proyek Anda memerlukan aplikasi lain yang harus dikembangkan oleh perusahaan atau pengembang yang lainnya. Anda dapat membuat sebuah milestone dengan durasi 0 dengan file proyek sebagai langkah untuk menampilkan penyelesaian yang menyangkut aplikasi yang sedang Anda kerjakan. Constraint adalah tipe batasan penyelesaian suatu pekerjaan. Beberapa constraint yang biasanya dikenal dengan sebuah proyek adalah “seawal mungkin”, “selambat mungkin”, “hanya dimulai setelah tanggal tertentu”, dan sebagainya.



4.1 Membuat Milestone Untuk menambahkan milestone dalam bentuk file projek, Anda dapat melakukannya dengan dua langkah berbeda dan fungsi serta kegunaan yang berbeda pula. Untuk itu, simak dua cara berikut:



Membuat Milestone dengan Durasi Nol (0) Pembuatan milestone berdurasi 0 (nol) bertujuan untuk menandai suatu pekerjaan yang tidak memengaruhi lama proyek. Pada milestone berdurasi 0 (nol) ini Anda tetap dapat menambahkan pengisian predecessor maupun sumber daya. Namun penggunaan sumber daya pada milestone ini tidak memengaruhi besarnya biaya proyek. Langkah untuk membuat milestone berdurasi 0 (nol) adalah:



1. Pilih menu View ►Gantt Chart. 2. Ketikkan nama milestone baru pada field/kolom Task Name untuk baris kosong yang pertama dalam daftar pekerjaan. Untuk menyisipkan baris baru, dapat Anda lakukan dengan cara klik menu Insert ►New Task. Atau klik kanan pada baris pekerjaan dan pilih New Task. 3. Ketikkan nilai 0 pada field Duration untuk milestone, dan kemudian tekan Enter. Ketikan Anda mengetikkan durasi 0 maka Microsoft Project Profesional 2016 secara otomatis akan menampilkan symbol milestone () berupa segi empat hitam pada tampilan Gantt Chart untuk hari tersebut.



Gambar 4.1 Tampilan Milestone durasi 0



Membuat Milestone dengan Durasi lebih dari Nol (0) Secara umum milestone memiliki sifat durasi 0 (nol), tetapi untuk beberapa kondisi milestone dapat memiliki nilai durasi lebih dari 0. Sebagai contoh, proyak Anda memiliki milestone pencapaian persetujuan pada akhir phase. Phase adalah suatu kelompok tugas terkait yang melengkapi suatu tugas utama dam suatu proyek. Dan diketahui bahwa dalam proses pencapaian persetujuan memerlukan waktu 1 minggu. Untuk membuat milestone dengan durasi lebih dari 0 (nol), ikuti langkah-langkah berikut: 1. Pilih menu View ►Gantt Chart. 2. Ketikkan nama milestone baru pada field/kolom Task Name untuk baris kosong yang pertama dalam daftar pekerjaan.



3. Dengan milestone masih terpilih dalam Gantt Table, klik tombol perintah Task Information (



) pada baris toolbar Standard.



4. Pada tab Advanced, ketik durasi milestone pada kotak Duration. 5. Pilih tanda centang Mark as task Milestone, kemudian klik tombol OK.



Gambar 4.2 Tab Advanced pada kotak dialog task information untuk memasang durasi milestone



Gambar 4.3 Tampilan hasil pembuatan milestone dengan durasi lebih dari 0



4.2 Bekerja dengan Constraint Untuk mengatur tipe constraint suatu pekerjaan, Anda dapat melakukannya dengan mengikuti langkah-langkah berikut: 1. Pilih pekerjaan yang akan diberi constraint pekerjaan. 2. Klik tombol perintah Task Information (



) pada baris toolbar Standard.



3. Pada tab Advanced, pilih salah satu tipe constraint pada bagian Constraint Type.



Gambar 4.4 Tampilan tipe constraint pekerjaan



Mengenal Jenis-Jenis Constraint Berikut adalah beberapa jenis constraint yang dapat Anda pasang untuk pekerjaanpekerjaan dalam sebuah proyek: 



Deadline Deadline adalah target waktu yang menjadi tanda bahwa suatu pekerjaan sudah harus diselesaikan. Jikatelah sampai pada batas waktu yang telah ditentukan dan pekerjaan tertentu belum selesai dikerjakan maka Microsoft Project akan memberikan tanda tertentu. Pemasangan deadline tidak memengaruhi jadwal proyek yang telah dibuat. Hasil pemasangan deadline akan ditandai dengan gambar anak panah dalam grafik Gantt Chart.



Gambar 4.5 Tampilan hasil pemasangan deadline 



Type Constraint Berikut adalah beberapa tipe constraint: 1. As Late As Posible (ALAP) Yaitu suatu pekerjaan harus dilakukan selambat mungkin. Secara default semua pekerjaan terpasang constraint ini.



2. As Soon As Posible (ASAP) Yaitu suatu pekerjaan harus dilakukan sesegera mungkin. Type ini biasanya digunakan pada pekerjaan dengan penyusunan suatu jadwal yang dimulai dari tanggal berkhirnya proyek.



3. Finish No Earlier Than (FNET) Yaitu suatu pekerjaan harus diselesaikan pada tanggal tertentu atau sesudahnya. Constraint ini digunakan untuk pekerjaan-pekerjaan yang waktu penyelesaiannya bergantung pada waktu-waktu tertentu.



4. Finish No Later Than (FNLT) Yaitu suatu pekerjaan sudah harus diselesaikan sebelum tanggal tertentu atau sesudah tanggal tersebut atau pekerjaan sudah harus selesai paling lambat pada tanggal tertentu.



5. Must Finish On (MFO) Yaitu suatu pekerjaan sudah harus diselesaikan pada tanggal tertentu.



6. Must Start On (MSO) Yaitu suatu pekerjaan sudah harus dimulai pada tanggal tertentu. 7. Start No Earlier Than (SNET) Yaitu suatu pekerjaan baru dapat dimulai pada tanggal tertentu atau sesudahnya. Constraint ini digunakan untuk pekerjaan-pekerjaan yang waktu mulainya tergantung pada waktu-waktu tertentu.



8. Start No Later Than (SNLT) Yaitu suatu pekerjaan sudah harus dimulai sebelum tanggal tertentu atau sesudah tanggal tersebut, atau pekerjaan sudah harus dimulai paling lambat pada tanggal tertentu.



Catatan: Pekerjaan yang bersifat Summary Task hanya memiliki tipe constraint As Soon As Possible (ASAP), Finish No Later Than (FNLT) dan Start No Later Than (SNLT). 



Constraint Date Constraint Date yaitu target waktu yang menandakan bahhwa Anda harus sudah menyelesaikan pekerjaan. Jika waktu yang ditetapkan dalam Constraint Date sudah terlewati maka akan memengaruhi waktu pemjadwalan proyek yang telah Anda buat pada Gantt Table. Untuk memasangnya, lakukan dengan memilih tanggal dibagian Constraint Date pada tab Advanced, dalam kotak Task Information.



Bab V Mengatur Hubungan antar Pekerjaan Predecessor, adalah jenis hubungan antara pekerjaan satu dengan pekerjaan lain. Sebagai contoh, pekerjaan pembersihan lokasi bisa dikerjakan setelah membuat gambar bangunan selesai. Contoh lain, pekerjaan memasang listrik bisa langsung dikerjakan bersama dengan pekerjaan instalasi telepon. Dari contoh diatas maka membuat gambar bangunan disebut sebagai Predecessor, sedangkan untuk pembersihan lokasi disebut sebagai Successor. Suatu pekerjaan menggunakan predecessor biasa dikarenakan penggunaan sumber daya manusia maupun dikarenakan hubungan keterkaitan dengan pekerjaan itu sendiri. Satu jenis pekerjaan bisa mempunyai lebih dari 1 predecessor. Sebagai contoh, pekerjaan memansang genteng baru bisa dimulai setelah pekerjaan pemasangan kayu rangka selesai dilaksanakan. Pekerjaan pemasangan kayu rangka tersebut berada pada baris nomor 2 maka pada kolom predecessor pekerjaan memasang genteng diisi dengan angka 2. Jadi untuk penulisan nilai predecessor cukup dengan memasukkan nomor baris dari predecessor-nya.



5.1 Jenis- Jenis Hubungan antar Pekerjaan Hubungan ketergantungan antar pekerjaan dalam sebuah proyek tidak semua sama, misalnya pekerjaan yang satu dikerjakan setelah pekerjaan yang lain selesai. Ada pula pekerjaan yang mulainya ataupun selesainya harus bersamaan. Dalam Microsoft Project, hubungan ketergantungan antar pekerjaan dibedakan dalam beberapa macam: 



Finish-to-Start (FS), suatu hubungan ketergantungan dimana suatu pekerjaan (B) tidak boleh dimulai sampai pekerjaan lain (A) selesai dilaksanakan. Gambar berikut adalah hasil grafik hubungan Finish-to-Start.



A B Gambar 5.1 Grafik ketergantungan Finish-to-Start 



Start-to-Start (SS), suatu hubungan ketergantungan dimana suatu pekerjaan (B) tidak boleh dimulai sebelum pekerjaan lain (A) dimulai. Gambar berikut adalah hasil grafik hubungan Start-to-Start.



A B Gambar 5.2 Grafik ketergantungan Start-to-Start 



Finish-to-Finish (FF), suatu hubungan ketergantungan dimana suatu pekerjaan (B) tidak dapat diselesaikan sampai pekerjaan lain (A) telah diselesaikan. Gambar berikut adalah hasil grafik hubungan Finish-to-Finish.



A B Gambar 5.3 Grafik ketergantungan Finish-to-Finish 



Start-to-Finish (SF), suatu hubungan ketergantungan dimana suatu pekerjaan (B) tidak dapat diselesaikan sampai pekerjaan lain (A) dimulai. Gambar berikut adalah hasil grafik hubungan Start-to-Finish.



A B Gambar 5.4 Grafik ketergantungan Start-to-Finish



5.2 Membuat Hubungan antar Pekerjaan Untuk membuat hubungan antar pekerjaan, Anda dapat melakukannya dengan beberapa cara menggunakan fasilitas tampilan lembar kerja yang berbeda-beda.



Membuat Hubungan Pekerjaan pada Tampilan Gantt Chart Untuk membuat atau mengisikan hubungan antar pekerjaan dapat dilakukan pada tampilan Gantt Chart, yaitu pada bagian Gantt Table dengan langkah sebagai berikut: 1.



Pilih menu View ►Gantt Chart.



2.



Pada field Task Name, pilih 2 nama pekerjaan atau lebih. ‒



Untuk pekerjaan yang tidak berurutan, tekan CTRL dan klik nama pekerjaan.



‒



Untuk pekerjaan berurutan, tekan SHIFT dan klik pekerjaan pertama kemudian klik pekerjaan terakhir.



3.



Klik tombol perintah Link Task



pada baris toolbar Standard.



Membuat Hubungan Pekerjaan pada Tampilan Network Diagram Tampilan Network Diagram adalah tampilan berupa diagram dari masing-masing pekerjaan. Dengan tampilan ini, Anda dapat pula membuat hubungan antar pekerjaan dengan langkah sebagai berikut: 1.



Pilih menu View ►Gantt Chart.



2.



Letakkan point ter mouse di tengah kotak pekerjaan predecessor.



3.



Klik tahan geser ke kotak pekerjaan successor.



Gambar 5.5 Ilustrasi membuat hubungan pada tampilan Network Diagram



Membuat Hubungan Pekerjaan pada Tampilan Calendar Tampilan lembar kerja Calendar juga dapat digunakan untuk mengisikan hubungan antar pekerjaan. Untuk itu ikuti langkah-langkah berikut: 1.



Pilih menu View ► Calendar.



2.



Letakkan pointer mouse ditengah baris pekerjaan predecessor.



3.



Klik tahan geser ke baris pekerjaan successor. Catatan : Microsoft Project akan secara otomatis memasang hubungan finish-tostart, tetapi Anda masih dapat mengubahnya kembali menjadi start-tostart, finish-to-finish, atau start-to-finish.



Hasil pengaturan hubungan antar pekerjaan akan ditampilkan pada kolom Predecessor.



Gambar 5.6 Hasil pembuatan hubungan antar pekerjaan pada kolom predecessor



Membuat Hubungan Pekerjaan pada Kolom Predecessor Selain menggunakan beberapa cara seperti uraian pada sub bab sebelumnya, Anda dapat menggunakan fasilitas pada kolom Predecessor. Berikut cara untuk membuat hubungan antar pekerjaan menggunakan kolom Predecessor. 



Ketikkan ID pekerjaan yang menjadi predecessor pada kolom Predecessor disebelah kanan pekerjaan successor. Misalnya Pekerjaan Membersihkan Lokasi (ID : 3) dimulai setelah Pekerjaan Membuat Gambar Bangunan (ID : 2). Ketikkan angka 2 pada kolom predecessor pekerjaan dengan ID : 3. Kemudian tekan Enter.







Kolom Predecessor juga dapat diisi melalui kotak dialog Task Information. Klik ganda bada baris Predecessor pekerjaan yang akan diberi hubungan atau pilih menu Project ►Task Information maka akan tampil kotak dialog Task Information.



Gambar 5.7 Tab Predecessor pada kotak dialog Task information Setelah jendela Task Information terbuka, aktifkan pada tabulasi Predecessor yang terdiri dari beberapa bagian, yaitu : ‒



Name, berisi nama pekerjaan yang akan diisi predecessor-nya.



‒



Duration, berisi durasi/ lama pelaksanaan pekerjaan.



‒



ID, akan terisi secara otomatis sesuai dengan nama pekerjaan yang telahdipilih pada kolom Task Name.



‒



Task Name, pilih nama pekerjaan yang akan dijadikan Predecessor. Untuk jumlah pekerjaannya bisa diisi lebih dari 1 jenis pekerjaan.’



‒



Type, diisi dengan jenis hubungan ketergantungan antara Predecessor dan Successor. Misalnya finish-to-start, finish-to-finish dan yang lainnya.



‒



Lag, diisi dengan nilai Lag Time dan Lead Time. Untuk nilainya diisi dengan memilih pilihan yang telah ada dengan cara menggeser tombol penggulung.



5.3 Mengenal Hubungan Lag Time dan Lead Time Hubungan antara pekerjaan satu dengan pekerjaan lain terkadang terjadi penumpukan dan tenggang waktu. Dalam Microsoft Project, penumpukan dan tenggang waktu antar pekerjaan dibedakan menjadi dua macam, yaitu:



1.



Lag Time, merupakan tenggang waktu antara selesainya satu pekerjaan dengan dimulainya pekerjaan lain. Untuk penulisan lag time disimbolkan dengan tanda (+). Sebagai contoh, pekerjaan pengecatan bisa dilaksanakan 2 hari setelah pekerjaan plesteran selesai. Untuk itu predecessor dituliskan 2FS+2d.



Gambar 5.8 Grafik Lag Time



2.



Lead Time, merupakan penumpukan waktu antara selesainya satu pekerjaan dengan dimulainya pekerjaan yang lain. Untuk penulisan lag time disimbolkan dengan tanda (-). Sebagai contoh plesteran sudah harus dimulai dua hari sebelum pemasangan genting selesai. Untuk itu pada kolom predecessor dituliskan 2FS-2d.



Gambar 5.9 Grafik Lead Time



Selain menggunakan penulisan nilai plus (+) dan minus (-), penulisan Lag Time dan Lead Time bisa dituliskan dalam bentuk persen. Sebagai contoh, untuk pekerjaan yang sudah harus selesai 75% sebelum pekerjaan lain dimulai maka penulisannya pada kolom



predecessor menjadi (Nomor ID) FS-25% atau (Nomor ID) SS+75%. Untuk pekerjaan yang memiliki predecessor lebih dari 1, penulisannya menggunakan tanda pemisah koma (,).



5.4 Mengubah Hubungan antar Pekerjaan Pada saat hubungan antar pekerjaan Anda pasang, secara default akan terpasang hubungan finish-to-start. Jenis hubungan yang terpasang tersebut Anda ubah dengan menggunakan salah satu langkah berikut: 



Ketikkan jenis hubungan yang Anda inginkan langsung disebelah kanan angka predecessor, sebagai contoh 2SS, 2FF, 21FS+1, dan yang lainnya.







Jenis hubungan juga dapat diubah melalui kotak dialog Task Information. Klik ganda pada baris



Predecessor pekerjaan yang akan diberi hubungan, atau pilih menu



Project ► Task Information maka akan tampil kotak dialog Task Information seperti gambar berikut:



Gambar 5.10 Bagian Type pada tab Predecessor pada kotak dialog Task Information



1.



Pada bagian kolom Type, klik untuk menampilkan jenis-jenis hubungan, misalnya pilih Start-to-Start (SS).



2.



Jika ada penumpukan waktu (lag time) atau tenggang waktu (lead time), lakukan dengan menambahkan waktunya pada kolom Lag. Gunakan batang penggulung yang ada untuk menambahkan atau mengurangi waktunya.



Bab VI Mengatur Jadwal Pekerjaan Calendar adalah sistem penanggalan yang digunakan oleh Microsoft Project Profesional 2016 untuk menjadwalkan proyek yang sedang anda rancang. Calendar secara khusus diberlakukan untuk sumber daya yang digunakan dalam proyek, sehingga proyek dapat melakukan pelacakan, apakah sumber daya tersebut tersedia untuk melakukan suatu tugas di pekerjaan tempat sumber daya tersebut di tugaskan. Secara default, pekerjaan dijadwalkan berdasarkan Project Calendar. Project akan melakukan perhitungan ketika sebuah sumber daya dan pekerjaan dijadwalkan untuk bekerja dengan menggunakan beberapa sistem calendar berikut : Project Calendar, Resource Calendar, dan Task Calendar. Jika suatu pekerjaan memiliki sumber daya yang ditugaskan, dan tidak memiliki task calendar maka pekerjaan tersebut akan menggunakan resource calendar yang ditugaskan. Dengan kata lain Calendar digunakan untuk menentukan tersedianya resource, yaitu menentukan kapan dan berapa banyak waktu resource yang dapat dijadwalkan untuk merencakan pekerjaan dan jalannya pekerjaan yang harus di jadwalkan.



6.1 Jenis Jenis Calendar dalam Ms. Project 2016 Ada 4 jenis calendar dalam MS Project, yaitu base calendars, project calendars, resource calendars, dan task calendar. Kesemuanya digunakan untyuk menentukan ketersediaan sumber daya, bagaimana sumber daya yang ditugaskan ke suatu pekerjaan tersebut dijadwalkan, dan bagaimana tugas tersebut dijadwalkan. Project calendar dan task calendar digunakan untuk jadwal pekerjaan, dan jika sumber daya sedang digunakan dalam suatu pekerjaan maka resource calendar akan digunakan dengan baik.



Penanggalan Base Calendar Base calendar adalah calendar yang digunakan sebagai dasar untuk project calendars, resource calendars, dan taks calendars. Calendar ini menggambarkan penanggalan standar untuk waktu kerja dan waktu libur untuk sebuah proyek. Calendar ini juga menetapkan jumlah jam kerja untuk masing-masing hari kerja, hari kerja untuk masing-masing minggu, dan pengecualian lainnya, misalnya hari libur. Anda dapat memilih base calendar sebagai project calendar atau sebagai dasar untuk resource calendar. Microsoft memiliki 3 base calendar default: 



Standard, base calendar standard menggambarkan jadwal kerja tradisional, yaitu Senin sampai Jumat, jam 8:00 pagi sampai dengan 5:00 sore, dengan 1 (satu) jam istirahat untuk makan siang.







24-Hours, base calendar 24 jam menggambarkan jadwal dengan tidak ada waktu libur. Calendar dengan 24 jam dapat digunakan untuk jadwal sumber daya dan pekerjaan untuk shift yang berbeda sepanjang waktu kerja.







Night Shift, base calendar shift malam menggambarkan pergeseran jadwal shift mulai dari Senin malam sampai Sabtu pagi atau dikerjakan pada malam hari.



Penanggalan Project Calendar Project calendar menggambarkan hari dan waktu untuk hari kerja dan hari libur. Calendar ini biasanya menggambarkan jadwal kerja tradisional untuk organisasi Anda. Project biasanya menggunakan calendar ini untuk jadwal pekerjaan yang tidak memiliki sumber daya yang ditugaskan atau untuk pekerjaan dengan tipe durasi yang tetap. Secara default, project calendar standard digunakan untuk calendar proyek. Hari-hari dan jam kerja dalam project calendar mencerminkan jumlah hari-hari dan jam kerja dalam proyek Anda yang sedang aktif. Anda dapat menetapkan hari libur khusus, misalnya hari libur untuk perusahaan. Project calendar dapat diset dengan klik calendar pada bagian Calendar dalam kotak dialog Taks Information.



Penanggalan Resource Calendar Resource calendar memastikan bahwa sumber daya dari suatu pekerjaan baik pekerja maupun material dijadwalkan hanya ketika sumber daya tersebut benar-benar tersedia untuk ditugaskan dalam suatu pekerjaan. Secara default, waktu kerja dari resource calendar sesuai dengan waktu kerja dalam project calendar. Meskipun begitu, Anda masih dapat mengubah resource calendar menjadi tampilan jadwal pribadi, seperti liburan, kehadiran, atau tentang waktu pemeliharaan peralatan. Dengan memilih Change Working Time pada General dari kotak dialog Resource Information, Anda dapat mengubah resource calendar untuk waktu libur sumber daya. Anda dapat pula menciptakan atau menugaskan base calendar berbeda untuk sumber daya individu atau kelompok sumber daya, untuk menandai waktu kerja tertentu. Sebagai contoh Anda dapat membuat calendar khusus untuk seorang tukang kayu yang memiliki waktu kerja tertentu dan berbeda dengan yang lainnya.



Penanggalan Taks Calendar Taks calendar memungkinkan untuk membuat jadwal pekerjaan selama waktu libur, seperti yang ditetapkan oleh project calendar ataupun resource calendar. Sebagai contoh, Anda dapat mengatur calendar pekerjaan untuk sumber daya yang bekerja sampai malam atau sampai akhir pekan. Anda dapat membuat taks calendar di dalam kotak dialog Change Working Time sebagai sebuah base calendar baru. Kemudian Anda dapat menetapkan base calendar tersebut untuk dipakai oleh suatu pekerjaan dengan menggunakan tab Advanced dalam kotak dialog Taks Information. Jika Anda ingin menjadwalkan pekerjaan dengan menggunakan taks calendar saja, lakukan dengan cara berikut: 1. Aktifkan pointer mouse di dalam field Task Name, kemudian klik taks yang akan diubah resource calendar-nya. 2. Pilih menu Project ► Taks Information dan klik tabulasi Advanced.



Gambar 6.1 Task Information – Advanced



3. Aktifkan kotak pilihan scheduling ignores resource calendars untuk membuat task calendar dan menolak semua bentuk pengaplikasian resource calendar



6.2 Bekerja dengan Calendar View Tampilan calendar mirip dengan kalender dikantor anda. Anda dapt menyusun kembali pekerjaan tertentu atau untuk mengurangi adanya jadwal yang kacau balau. Untuk menuju ke tampilan calendar, klik menu View ► Calendar.



Gambar 6.2 Tampilan Jendela Calendar Tampilan tanggal pada jendela calendar dapat diubah dengan beberapa cara berikut: 



Klik memasang atau mengetur tampilan calendar menjadi 5 hari atau 7 hari dalam seminggu, pada menu Format ► Timescale. Pada tab week Headings bagian Display: show week with, pilihan 7-days atau 5-days







Untuk menampilkan 1 bulan pada waktu yang sama, klik tombol Month. Tombol scroll di sebelah kirijudul bulan akan menggulung 1 bulan sebelum atau sesudah bulan tersebut.







Untuk menampilkan 1 minggu pada waktu yang sama, kliktombol Week. Tombol scroll di sebelah kiri judul minggu akan menggulung 1 minggu sebelum atau sesudah minggu tersebut.







Untuk membuat tampilan dengan jumlah minggu atau tanggal tertentu, klik tombol Custom pada bagian judul jendela calendar maka akan tampil kotak dialog berikut:



Sebagai contoh apabila anda ingin menampilkan tanggal 6 Agustus 2016 sampai tanggal 18 Agusutus 2016, pada bagian From masukkan tanggal 6 Agustus 2016 dan pada bagian To masukkan tanggal 18 Agustus 2016.



Mengubah Teks Judul Teks judul calendar atau Title headings adalah teks yang ditampilkan pada bagian atas masing-masing bulan, minggu atau hari tertentu pada jendela calendar. 1. Pilih menu Format ► Timescale. 2. Pada tab Week Heading, pilih format yang ingin Anda pakai untuk bulan, hari, dan minggu padab bagian Monthly, Daily, dan Weekly Titles. 3. Pada bagian Display, aktifkan pilihan Display Monthly titles begining and end dates untuk menampilkan awal bulan dan akhir bulan dalam calendar yang ditampilkan. Sebagai contoh, jika Anda memiliki 4 minggu yang harus ditampilkan, sedangkan minggu pertama pada bulan Agustus dan sisanya di bulan september maka ketika pilihan



Display Monthly titles begining and end dates diaktifkan, tampilan judul bulan akan berubah menjadi Agustus-September.



Mengubah format dan bayangan kotak tunggal 1. Pilih menu Format ► Timescale. 2. Pada tab Dates Boxes,



dalam bagian top row, pilih tanggal yang ingin Anda



tampilkan dibagian pojok kiri atas dan kanan atas masing-masing kotak tanggal dari daftar Left dan Right. Pilih Overflow Indicator dari daftar Left dan Right untuk menmpilkan tanda panah ketika terdapat lebih dari pekerjaan yang dijadwalkan, sehingga dapat ditampilkan dalam kotak tanggal. 3. Pilih bentuk bayangan untuk judul kotak tanggal pada daftar Shading dan pilih warna pada bagian daftar Color. 4. Pada bagian Buttow Row, pilih tanggal yang ingin anda tampilkan di bagian pojok kiri dan kanan bawah dari masing-masing kotak tanggal dari daftar Left dan Right. 5. Pilih juga bentuk dan warna bayangan untuk masing-masing kotak tanggal.



Gambar 6.4 Date Boxes untuk memformat kotak tanggal 6. Pada tab Date Shading, pilih calendar yang ingin anda tampilkan pada daftar Show working time for. 7. Untuk memberi



bayangan pada perkecualian tertentu dalam calendar, pilih tipe



perkecualian yang ingin diberi bayangan pada kotak Exception Type, kemudian pilih jenis bayangan pada daftar Pattern dan Color.



Sebagai contoh jika perusaan anda mengambil hari libur pada 1 september dan anda sudah mengenalkan libur tersebut. Pada base calendar sebagai perkecualian, anda dapat memilih base Calendar Nonworking Days pada kotak Exception Type. Pilih bentuk dan warna bayangannya maka tanggal 1 september pada tampilan calendar akan diformat berbeda. Pilih warna bayangan yang berbeda untuk base calendar dan resource kalender agar ada perbedaan tampilan perkecualian untuk organisasi atau untuk resource / sumber daya.



Mengganti font pada calendar view Langkah langkah untuk mengatur text style atau mengganti font pada calendar adalah sebagai berikut : 1. Pilih perintah menu Format – text styles.



Gambar 6.5 Kotak dialog Text Style



2. Pilih item yang akan diganti format font-nyapada daftar Item to Change. Sebagai contoh, pilih Summary



Task untuk mengganti font untuk pekerjaan-pekerjaan



utama. 3. Tentukan jenis Font, Font style, Size, Underline, dan Color. Hasil format dapat dilihat pada bagian Sample.



4. Kemudian klik OK.



Menghapus Pekerjaan dalam Calender Dalam tampilan calender, Anda massih dapat menghapus task yang mungkin tidak diperlukan lagi atau ternyata jumlah task tersebut terlalu banyak dan bisa di gabung dengan task yang lain. Untuk menghapus task melalui calender, ikuti langkah-langkah berikut : 1. Pastikan bahwa Anda sedang aktif pada tampilan Calender 2. Pilih task yang ingin dihapus 3. Pilih menu Edit ► Delete Task



Mengurutkan Pekerjaan pada Calender Anda dapat mengganti urutan pekerjaan yang tampil pada baris per minggu di dalam calender view, yaitu dengan menggunakan prosedur berikut : 1. Pastikan bahwa Anda sedang aktif dalam tampilan Calender, jika belum klik ikon Calender yang berada dibagian View Bar. 2. Pilih perintah menu Format ► Layout 3. Untuk mengurutkan task berdasarkan pola pengurutan yang telah ada, klik pilihan Use Current Sort Order dibagian Method 4. Untuk menampilkan beberapa task sekaligus dalam 1 (Satu) baris dan task tidak mengalami overlapping, dan klik pilihan Attempt to Fit as Many Tasks as Posible pada bagian Method. 5. Untuk menampilkan sebagian task di dalam task bar, aktifkan pilihan Show Bar Splits.



6. Untuk mengatur layout tas secara otomatis ketika Anda menghapus atau menambah task, aktfkan plihan Automatic Layout



Gambar 6.6 Kotak dialog Format - Layout



Jika Anda tidak mengaktifkan pilihan Automatic Layout maka Anda harus mengklik Layout Now dibagian menu Format untuk mengatur kembali task bar. Catatan : Anda pula mengurutkan tasm secara lebih spesifik pada masing-masing minggu. Pelih menu Project > Sort dan pilih perintak pengurutan yang dikehendaki atau klik Sort By pada kotak dialog Sort.



6.3 Memahami Kotak Dialog Working Time Anda dapat menggunakan project alender untuk menggambarkan hari dan jam kerja secara umum dari peroyek yang sedang Anda kerjakan, seperti waktu libur pada akhir pekan, malam hari, ataupun untuk waktu libur khusus, seperti saat liburan. Secara default, kalender kerja dalam Microsoft Project adalah Senin sampai Jumat dengan jam kerja pukul 08:00-12:00 dan 13:00-17:00, sehingga beban kerja selama seminggu adalah 40 Jam. Tapi Anda tetap dapat memasukkan hari dan jam kerja khusus bagi sumber daya yang Anda miliki. Misalnya, untuk seluruh sumber daya memiliki hari kerja Senin sampai Sabtu, dan beban jam kerja dalam seminggu adalah 47 jam. Dengan catatan untuk hari Jumat memiliki jam istirahat jam 11 sampai dengan jam 1 siang. Untuk membuka kotak dialog untuk mengubah waktu kerja, pilih perintah menu tools kemudian piih Change Working Time



Gambar 6.7 Kotak dialog Change Working Time 



For, digunakan untuk emilih jenis kalender kerja yang akan digunakan. Ada 3 (Tiga) jenis kalender kerja, yaitu : Standart (Project Calender), 24 Hours, dan Night Shift



Jika Anda ingin membuat calender baru diluar kalender atau penanggalan yang telah di tetapkan, klik tombol Created New Calender, ketik sebuah nama untuk kalender, kemudian pilih apakah Anda ingin membuat base calender baru ataukah berdasarkan callender yang telah ada. 



Legend, berisi keterangan kotak tanggal dalam calender untuk masing-masing jenis hari kerja. -



Working, Adalah simbol kotak tanggal yang menggambarkan hari aktif untuk kerja



-



Nonworking, Adalah simbol kotak tanggal menggambarkan hari libur kerja



-



Editing working hours, Adalah simbol kotak tanggal menggambarkan hari masuk kerja dengan perubahan jam tertentu sehingga tidak sama dengan jam kerja normal



-



Exception day, Adalah simbol kotak tanggal yang menggambarkan hari libur kerja dengan perkecualian tertentu



-



Nondefault work week, Adalah simbol kotak tanggal menggambarkan hari masuk kerja di luar ketentuan hari kerja dalam seminggu yang menjadi defaut asli







Click on a day to see its working time, berisi kotak tanggal dalam 1 bulan aktif, sebagai contoh adalah bulan Agustus 2016. Geser penggulungan vertikal untuk melihat tanggal pada bulan sebelum atau sesudah bulan aktif. Secara default, kotak tanggal yang berwarna putih adalah kolom hari denga judul M (Monday) sampai F (Friday), atau hari senin sampi Jumat. Sementara untuk kolom judul S ( Sunday) dan S (Saturday), diberi arsir warna Abu-abu (Nonworking), yangg menandakan bahwa untuk hari Minggu dan Sabtu adalah hari libur. Pada saat Anda klik salah satu kotak tanggal maka dapat terlihat keterangan tentang kotak tanggal tersebut disebelah kanannya apakah tanggal tersebut termasuk hari kerja, hari libur, atau hari dengan perkecualian tertentu.







Tab Exception, untuk memasang hari libur kerja setiap minggunya dengan perkecualian tertentu, atau yang dapat di atur sendiri. Misalnya hari libur untuk HUT Kemerdekaan RI, yaitu tanggal 17 Agustus.







Tab Work week. Untuk memasang hari masuk kerja setiap minggunya dengan perkecualian tertentu, atau yang dapat diatur ssendiri. Sebagai contoh, anda dapat menambah hari sabtu sebagai hari kerja dalam 1 mingu. Klik tombol Details di sebelah kanannya untuk mengatur jam kerja dala hari tersebut.



Catatan : 



Selain menggunakan menu Tools – Change Working Time untuk mengatur jadwal kerja keseluruhan, Anda dapat menggunakan jendela task pane Project Guide. Untuk menampilkannya, klik menu Project – Turn On Project Guide maka akan tampil Task Pane di sebelah kanan Vie Bar. Klik pilihan Define General Working Time pada jendela task pane Tasks dan ikuti instruktur yang disediakan di sisi pane.







Ketika mengatur shiift yang waktunya jam 12:00 malam, akan berakibat jam kerja per hari, dan tidak hanya untuk jam-jam shift. Sebagai contoh, untuk mengatur shift yang dimulai dari jam 10:00 malam sampai dengan jam 6:00 pagi, Anda harus memasukkan jadwal kerja nondefault sebagai berikut : -



Senin 10:00 malam sampai dengan jam 12:00



-



Selasa hingga Jumat 12:00 siang sampai dengan jam 6:00 siang dan 10:00 malam sampai dengan jam 12:00 siang



-







Sabtu 12:00 siang sampai dengan jam 6:00 siang.



Jadwal kerja yang dilaksanakkan tengah malam sanngat sulit untuk diterapkan pada kotak dialog Change Working Times, tetapi lebih muda digambarkan di dalam sisi pane Project Working Times.



Membuat Jadwal Hari Kerja Standar Proyek Penjadwalan hari kerja yang jelas pada sebua proyek akan sangat berguna bagi keperluan admistrasi proyek tersebut. Sebagi contoh, Anda ingin membuat hari kerja yang semula hanya5 (Lima) hari kerja dalam seminggu akan diubah menjadi 6 (Enam) hari kerja. ada dua langka yang dapat Anda gunakan untuk mengubah hari kerja, yaitu menggunakan kotak dialog Change Working Times dan jendela Project Guide – Define Working Time. Berikut adalah langkah untuk membuat jadwal hari kerja standar proyek menggunakan kotak dialog Change Working Time: 1. Pilih menu Tools ► Change Working Time



maka akan tampil kotak dialog



Change Working Time seperti tampak pada Gambar 6.8 2. Pada bagian Click on a day to see its working time, pilih salah satu kotk tanggal pada kolom hari S ( Saturday) atau hari Sabtu. Sebagi contoh, klik kotak tanggal 11 pada kolom hari sabtu. 3. Aktifkan tab Work Week yang ada di bagian bawahnya, kemudian klik tombol Details sengingga tampil kotak dialog Details for ‘[Default]’ seperti berikut:



gambar



Gambar 6.8 Kotak Dialog for ‘[Default]’ untuk tanggal yang terpilih



4. Di bagian Select day(s) : pilih Saturday (Sabtu), dan pilih salah satu pilihan di sebelah kanannya dengan keterangan sebagai berikut : -



Use Project dafault times for these days, pilihan ini digunakan untuk menggunakan hari kerja standar Microsoft Project, yaitu hari senin-Jumat, dengan jam kerja jam 08:00 AM – 12:00 PM, istirahat 1 jam dan kembali kerja pada jam 01:00 PM – 05:00 PM.



-



Set days to nonworking time, pilihan ini digunakan untuk memasang kotak tanggal hari yang terpilih menjadi hari libur standar proyek



-



Set day(s) to these specific working times, pilihan ini di gunakan untuk memasang kotak tanggal hari yang terpilih sehingga hari kerja standar proyek.



5. Klik pilihan Set day(s) to these specific working times untuk memasang hari sabtu sebagai hari kerja standar



6. Masukkan mulai jam kerja pada bagian From dan akhir kerja pada bagian To. Misalnya untuk jam kerja pertama adalah jam 08:00 AM – 12:00 PM, dan jam kerja kedua adalah jam 01:00 PM – 05:00 PM. Pada saat Anda memasukkan angka jam, Anda cukup menuliskan nilai jamnya sama, identitas AM/PM akan otomatis diberikan oleh Microsoft Project. Gunakan sistem tanggal 24 jam pada saat mengisinya.



Gambar 6.9 Pengaturan hari Sabtu sebagai hari kerja standar proyek pada kotak dialog Details for



7. Klik tombol Ok dua kali untuk keluar dari kotak dialog Change Working Time dan lihat hasiol perubahannya pada jenderal Gantt Chart sehingga pada jendela Gantt Chart akan tampak bahwa hari kerja adalah hari Senin-Sabtu. Hal ini digambarkan dengan simbol hari kerja aktif berwarna putih pada hari Senin-Jumat dan yang di beri arsir abu-abu adalah 1 hari, yaitu hari Minggu.



Membuat Hari Libur Khusus Seperti yang disampaikan pada bahasan sebelumnya bahwa Microsoft Project tidak mengenal hari libur khusus, seperti Hari Raya Keagamaaan, Hari Libur Nasional, dan lain-lain. Namun Microsoft Project tidak menutup kemungkinan bagi Anda untuk



membuat jadwal kerja dengan hari Libur khusus. Sebagai contoh, peringatan hari kemerdekaan RI, yaitu pada tanggal 17 Agustus 2016 dijadikan sebagai hari libur khusus. 1. Pilih menu Tools ► Change working Time, sehingga akan muncul tampilan kotak dialog Change working Time. 2. Pilih kotak tanggal 17 Agustus 2016, kemudian pilih tab Exception 3. Pada kolom Name, ketikkan nama atau keterangan hari libur yang Anda buat. 4. Pada bagian Start, pilih tanggal mulai hari libur dan pada bagian Finish pilih tanggal akhir hari libur. Pada kotak tanggal di atasnya akan tampak bahwa tanggal 17 agustus akan diberi arsir yang menandakan Exception day, atau hari libur dengan perkecualian tertentu.



Gambar 6.10 Kotak Dialog Change Working Time – Exception Day



5. Klik tombol OK, kemudian lihat hasilnya pada jendela Gantt Chart.



Menyusun Jadwal Kerja Resource Jadwal kerja sumber daya atau Resource Calender adalah jadwal kerja yaang dipakai oleh masing-masing sumber daya dalam sebuah proyek. Sebagai contoh, dalam sebuah proyek adad satu sumber daya, yaitu Tukang Listrik yang memiliki 5 hari kerja dan bekerja dari



jam 08:00 AM- 03:00 PM. Prosedur untuk membuat jadwal kerja sumber daya tersebut adalah : 1. Klik ikon Resource Sheet yang ada dijndela View Bar, atau klik menu View ► Resource Sheet. 2. Pilihan nama resource yang akan dibuatkan jadwal kerja khusus (Tukang Listrik) 3. Pilih menu Tools ►Change Working Time, maka akan tampil kotak dialog Change Working Time dengan nama calender adalah Tukang Listrik 4. Blok kotak tanggal mulai hari Senin-Jumat, sebagai contoh blok kotak tanggal 6 sampai tanggal 10. 5. Aktifkan tabulasi Work Week, kemudian klik tombol Details untuk memulai pembuatan hari dan jam kerja resource tersebut (Tukang Listrik) 6. Blok hari Senin-Jumat (Monday-Friday), kemudian klik pulihan Set day(s) to these working times. 7. Atur jam kerja ke-1 yaitu 08:00-12:00, kemudian ja kerja ke-2 13:00 – 15:00. Perhatikan ilustrasinya sebagai berikut :



Gambar 6.11 Kotak dialog Change Working Time – Resource Calender



8. Klik tombol OK dua kali dan lihat perubahannya saat Anda menugaskan resource tersebut pada jenis pekerjaan tertentu. Sebagai contoh, jika resource tersebut akan mengalami overlocated.



Bab VII Mengolah Sumber Daya Proyek Menugaskan sumber daya mengenai siapa dan apa yang menjadi pendukung suatu pekerjaan merupakan langkah selanjutnya yang harus Anda lakukan dalam sebuah proyek. Dalam hal ini sumber daya disebut dengan nama resource. Dalam Project 2016 ada 3 jenis tipe sumber daya, yaitu orang (Work), material (Material), dan Biaya (Cost).



7.1 Mengenal Lembar Kerja Resource Sheet Lembar Kerja Resource Sheet adalah lembar kerja yang digunakan untuk memasukkan daftar sumber daya apa saja yang nantinya digunakan dalam sebuah proyek, baik sumber daya pekerja, material, ataupu biaya. Jika anda telah membuat daftar sumber daya dalam lembar kerja Resource Sheet, baik nama maupun biaya per satuan yang telah Anda tentukan, secara otomatis Microsoft Project akan melakukan perhitungan total biaya penggunaan sumber daya tersebut. Perhitungan biaya penggunaan sumber daya inilah yang nantinya dapat Anda gunakan sebagai acuan besarnya biaya proyek. Untuk membuka lembar kerja Resource Sheet, Anda dapat melakukannya dengan salah satu berikut: 



Pilih menu View ► Resource Sheet







Klik icon Resource Sheet pada View Bar



Berikut adalah tampilan lembar kerja Resource Sheet dan bagian-bagiannya:



Gambar 7.1 Lembar kerja resource sheet



Kolom-kolom dalam tabel Resource Sheet beserta fungsinya adalah sebagai berikut: 



, berisi informasi seputar penggunaan jenis resource tersebut. Kolom ini tidak di isi secara manual, karena kolom ini akan terisi secara otomatis setelah resource tersebut digunakan atau ditugaskan dalam tabel Gantt Chart.







Resource Name, diisi dengan nama-nama resource atau sumber daya yang nantinya akan digunakan sebagai Sumber Daya Manusia atau Sumber Daya Material. Contohnya tukang batu, tukang kayu, tukang listrik, semen, pasir, dan masih banyak lagi contoh resource yang lain.







Type, bagian ini digunakan untuk memasukkan tipe resource dengan 2 nilai pilihan, yaitu: Work, Material dan Cost. Sumber daya material dikategorikan dalam tipe Work sedangkan sumber daya material dikategorikan dalam tipe Material, sedangkan sumber daya tipe Cost.







Material Label, diisi dengan satuan untuk resource yang bertipe material. Misalnya untuk semen adalah sak, pasir adalah m3, dan lain-lain.







Initials, merupakan singkatan dari nama-nama resource pada kolom resource name, misalnya Kepala Tukang Batu maka dapat disingkat dengan KTB, kemudian semen dapat disingkat dengan Smn. Untuk teks/nama singkatan yang Anda gunakan bersifat bebas sesuai dengan kebutuhan.







Group, digunakan untuk mengisikan nama kelompok dari sumber daya tersebut. Misalnya dalam pembangunan gedung untuk pekerjaan pengecetan, diserahkan pada orang atau kelompok yang tidak sama dengan yang mengerjakan bagian lain (misalnya pekerjaan beton dan pondasi) maka pada kolom group harus diisi dengan masing-masing group yang menangani bagian-bagian tersebut.







Max. Units, digunakan untuk menentukan jumlah resource yang digunakan selama proyek tersebut berlangsung. Dalam Microsoft Project, jumlah resource yang digunakan ditampilkan dalam bentuk persen. Misalnya, mandor 300% memiliki pengertian bahwa jumlah mandor yang digunakan adalah 3 orang. Untuk max. Units ini hanya diisikan pada pilihan sumber daya manusia saja, dan tidak pada pilihan sumber daya material.







Std. Rate, diisi dengan harga satuan untuk masing-masing resource yang berlaku untuk semua jenis resource baik work maupun material. Untuk resource, baik work maupun material. Untuk resource yang bertipe work, maka resource material adalah harga per jam. Sementara untuk resource material adalah harga per satuan (material label). Secara default, Microsoft Project akan menampilkannya dalam $/hr untuk resource tipe work dan $ untuk resource tipe material.







Ovt. Rate, diisi dengan tarif lembur dari resource name tersebut. Untuk kolom ini hanya dapat diisi untuk resource tipe work, untuk besarnya juga dihitung dengan $/hr. Dalam Microsoft Project, perhitungan jam lembur dianggap sama tanpa membedakan waktunya. Misalnya upah untuk jam lembur pada hari minggu akan dianggap sama dengan upah jam lembur pada malam hari.







Cost/Use, kolom ini diisi khusus untuk resource yang melakukan pekerjaan secara borongan. Misalnya, tukang listrik yang bisa melakukan pekerjaan secara borongan. Karena kolom ini khusus untuk resource yang melakukan pekerjaan secara borongan maka untuk honornya tidak dihitung per jam.







Accrue At, berisi jenis pembayaran dari resource tersebut. Untuk jenis pembayaran ini dibedakan menjadi 3 macam: -



Start, jenis pembayaran yang diberikan saat pekerjaan akan dimulai. Misalnya untuk resource material yang harus dibeli dahulu sebelum digunakan atau biasanya untuk resource yang melakukan pekerjaan secara borongan.



-



End, jenis pembayaran yang diberikan setelah resource tersebut melakukan pekerjaan dan diberlakukan untuk sumber daya manusia.



-



Protate, jenis pekerjaan yang diberikan berdasarkan prosentase pekerjaan yang telah diselesaikan oleh resource tersebut.







Base Calender, berisi jenis kalender yang digunakan oleh sumber daya tersebut. Bagian ini menyediakan 3 jenis kalender yang dapat digunakan, yaitu 24 hours, night, shift, dan standard.







Code, diisikan dengan kode masing-masing resource. Untuk kode ini juga diisi bebas sesuai dengan keinginan pemakai.



Menyusun Daftar Resource (Sumber Daya) Sebelum menyusun nama-nama resource ada baiknya Anda membuat rincian nama-nama resource secara manual terlebih dahulu. Hal ini dimaksudkan agar nama-nama resource yang disusun dalam resource sheet akan sama dengan resource yang digunakan pada proyek nantinya. Dengan demikian, proyek bisa terhindar dari Overloaded Resource. Overloaded adalah terjadinya penggunaan sumber daya yang melebihi jumlah yang tersedia, sedangkan Overlocated adalah penggunaan sumber daya berjumlah 1 dan 2 pekerjaan yang berbeda. Langkah memasukkan nama resource ke dalam kolom Resource Name adalah sebagai berikut: 1. Klik atau aktifkan pointer mouse pada kolom Resource Name dan masukkan nama resource yang ingin Anda masukan, akhiri dengan menekan Enter. 2. Setelah mengisi Resource Name, isi semua kolom-kolom dalam Resource Sheet sesuai dengan fungsi dari masing-masing kolom tersebut. Sebagai contoh, kolom Type, Initials, Cost/Use, dan bagian-bagian yang lain. Lihat keterangan dan fungsi masing-masing kolom seperti pada uraian diatas.



3. Gunakan cara yang sama dengan langkah 1 dan 2 untuk mengisikan nama-nama resource berikutnya. 4. Lihat tampilan lembar kerja Resource Sheet yang telah diisi pada gambar dibawah ini:



Gambar 7.2 Contoh hasil penyusunan sumber daya dalam resource sheet



Setelah membuat daftar resource dalam resource sheet disusun maka sumber daya tersebut siap untuk ditugaskan kedalam masing-masing pekerjaan pada Gantt Table.



Mengubah Satuan Harga Resource Pada Microsoft Project, secara default untuk harga resource menggunakan satuan $/hr. Namun project juga menyediakan fasilitas yang dapat digunakan untuk mengubah satuan harga tersebut. Untuk mengubah satuan harga tersebut. Untuk mengubah satuan tersebut, ikuti langkah-langkah berikut: 1. Pilih menu Tools ► Options sehingga akan tampil kotak dialog Options seperti tampak pada Gambar 7.3. 2. Aktifkan tabulasi View, lakukan perubahan pada kotak Symbol, dan ganti simbol $ dengan Rp. 3. Selain itu, Anda juga bisa melakukan perubahan format tampilan tanggal dalam Microsoft Project. Pada bagian Date Format, pilihlah format tanggal yang Anda inginkan.



Gambar 7.3 Menu Tools – Option - View 4. Klik OK setelah selesai melakukan perubahan.



7.2 Menugaskan Resource ke Pekerjaan (Task) Setelah memasukkan nama-nama pekerjaan, nilai durasi, dan hubungan antara pekerjaan yang satu dengan pekerjaan yang lain, langkah yang harus dilakukan selanjutnya adalah memasukkan nama-nama resource yang akan terlibat dalam pekerjaan tersebut. Resource yang bisa ditugaskan atau dilibatkan dalam pekerjaan bukan hanya sumber daya manusia melainkan juga sumber daya material. Secara otomatis semua pemakaian resource tersebut akan dihitung oleh Microsoft Project, yang selanjutnya akan digunakan sebagai acuan perhitungan pemakaian biaya dalam proyek. Dalam perhitungan biaya proyek, tidak semuanya dapat dilakukan oleh Microsoft Project, hal ini dikarenakan tidak semua sumber daya dapat dicantumkan dalam Resource Name. Ada beberapa perhitungan biaya yang harus dilakukan diluar Microsoft Project, dan hasil perhitungan tersebut akan dimasukkan kedalam lembar kerja tersendiri atau menjadi salah satu fasilitas yang ada di Microsoft Project. Lembar kerja ini masih menjadi satu bagian



dengan Gantt Table, hanya saja ditampilkan dalam tampilan biaya (Cost). Untuk pembahasan tentang perhitungan biaya akan dibahas dalam bab tersendiri.



Menugaskan Resource Melalui Task Information Untuk mengisikan resource kedalam kolom Resource Name melalui Task Information, Anda dapat mengikuti langkah berikut ini: 1. Pilih menu View ► Gantt Chart. 2. Aktifkan pointer mouse pada kolom Resources dari baris yang akan ditugasi resource. 3. Pilih perintah menu Project ►Task Information, atau klik dua kali pada pekerjaan tersebut, atau klik tombol perintah Task Information (



) pada baris toolbar



standard sehingga tampil kotak dialog Task Information berikut:



Gambar 7.4 Kotak dialog Task Information - tab Resource 4. Aktifkan tabulasi Resources, pada Resources Name pilih nama resource yang telah disediaka. Masukkan juga jumlah resource yang diperlukan dengan langsung mengetikkan atau klik bagian Units. 5. Untuk mengisikan resource berikutnya, Anda cukup menambahkan kembali dibawah resource sebelumnya. Khusus untuk resource yang bertipe Work, penulisannya menggunakan %. Sebagai contoh, suatu pekerjaan membutuhkan resource Pekerja sebanyak 4 orang maka penulisannya adalah 400% . Sementara untuk sumber daya material, Anda cukup mengetikkan jumahnya saja dan satuan akan secara otomatis



dibaca sendiri oleh Microsoft Project dari lembar kerja Resources Sheet yang telah anda isikan sebelumnya.



Menugaskan Resource dengan Tombol Assign Resource Penyusunan resource yang telah dilakukan terlebih dahulu pada Resources akan sangat memudahkan Anda dalam mengisi jenis-jenis resource kedalam kolom Resource Name. Berikut langkah-langkah untuk menugaskan resource dengan tombol Assign Resource: 1. Pilih menu View ► Gantt Chart. 2. Aktifkan pointer mouse pada kolom Resources dari baris pekerjaan yang akan ditugasi dengan resource. 3. Klik tombol Assign Resources (



) yang berada pada baris toolbar Standard,



sehingga akan muncul kotak dialog Assign Resources seperti pada gambar berikut:



Gambar 7.5 Kotak dialog Assign Resources 4. Setelah kotak dialog Assign Resources tampil, pilih nama resource dan jumlahnya. Kemudian, klik tombol Assign untuk mengeksekuasi resource ke dalam Resources Name. 5. Untuk nama resource yang ditugaskan maka akan diletakkan pada urutan atas dan diberi tanda centang di sebelah kiri nama resource tersebut. Untuk memilih beberapa resource sekaligus, gunakan kombinasi dengan tombol Shift pada keyboard.



6. Tekan tombol Close setelah semua resource yang ditugaskan telah dipilih dan lihat hasilnya pada kolom Resources Name dari pekerjaan yang telah Anda pilih sebelumnya.



Menugaskan Resources Secara Manual Penugasan resource juga dapat dilakukan dengan cara mengetikkan secara langsung nama dan jumlah resource yang diperlukan pada kolom Resources Name. Untuk nama resource, Anda bisa langsung memilih pada daftar resource yang telah disediakan dan untuk jumlahnya harus diketikkan sendiri. Untuk mengetikkan resource secara langsung pada kolom resorces name, ikuti langkah berikut: 1. Aktifkan pointer mouse pada kolom Resources Name dari pekerjaan yang akan diisi resource-nya. 2. Pilih nama resource dan ketik jumlahnya yang diapit dengan tanda kurung siku ([jumlah]). Untuk resource bertipe Work, ketik dalam nilai ratusan (2 orang = 200), untuk resource yang bertipe Material cukup dituliskan jumlahnya saja, serta dengan format sebagai berikut: Nama Resource [jumlah] 3. Untuk nama resource berikutnya, gunakan pemisah tanda koma (,) atau titik koma (;) sesuai dengan Regional and Language Option (Indonesia / English United State) pada Control Panel. Formatnya adalah sebagai berikut:



Nama Resource [Jumlah],Resource Berikutnya[Jumlah]



Catatan: Untuk pengisian resource dapat pula diketikkan secara langsung namun untuk pengetikan nama-nama resource harus sama persis dengan resource sebelumnya atau yang telah diisikan pada Resources Sheet. Sebagai contoh, resource Tbatu bila dalam pengetikannya tidak sama persis, misalnya Tbatu maka akan dianggap sebagai nama resource baru. Pada saat pengisian sumber daya bertipe Work maka secara otomatis akan ditambahkan tanda persen, sedangkan untuk yang bertipe Material akan ditambahkan satuan dari material tersebut yang telah ditentukan pada saat mengisikan daftar sumber daya pada Resources Sheet.



Bab VIII Bekerja Dengan Tabel Biaya (Cost) Perhitungan biaya pada Microsoft Project didasarkan pada dua jenis biaya, yaitu Resource Cost dan Fixed Cost. Resources Cost adalah biaya yang dapat berdasarkan perhitungan antara Std.Rate (Standar Rate), Ovt. Rate (Overtime Rate), dan Cost/Use yang ada pada Resource Sheet dikalikan dengan jumlah kerja pada kolom Duration untuk masing masing pekerjaan (Task). Perhitungan Resource Cost juga didasarkan pada jenis kalender yang digunakan. Sementara Fixed Cost adalah perhitungan biaya proyek yang dilakukan di luar Microsoft Project. Untuk perhitungan Fixed Cost sendiri harus dilakukan diluar Microsoft Project, sebab biaya ini merupakan penjumlahan biaya biaya diluar Resource Cost. Sementara Microsoft Project sendiri tidak menyediakan fasilitas untuk perhitungan tersebut. Anda bisa menggunakan Microsoft Excel untuk melakukan perhitungan Fixed Cost. Selain itu, apabila Fixed Cost mengalami perubahan baik pengurangan maupun penambahan maka Microsoft Project tidak bisa melakukan perubahan secara otomatis. Bila terjadi perubahan pada Fixed Cost pada saat proyek sedang berjalan maka harus dilakukan audit secara manual pada bagian Fixed Cost. Kalau untuk Resource Cost terdapat tiga jenis pembayaran yaitu Start, Prorate, dan End. Sementara untuk Fixed Cost hanya mengenal pembayaran dimuka atau pada saat pekerjaan akan dimulai.



8.1 Mengenal Unsur Unsur Tabel Biaya Tabel Cost atau tabel biaya proyek yang juga merupakan bagian dari lembar kerja Gantt Chart. Untuk menampilkan Gant Chart dalam tampilan biaya (Cost), ikuti langkah berikut :



1. Pastikan bahwa sekarang anda bekerja dalam lembar kerja atau tampilan Gantt Chart. Apabila belum, terlebih dahulu klik ikon Gantt Chart yang berada dibagian View Bar, atau pilih menu View ► Gant Chart. 2. Setelah aktif pada tampilan Gant Chart, pilih perintah menu View ► Table ► Cost sehingga akan tampil lembar kerja biaya seperti pada gambar berikut:



Gambar 8.1 Tabel Biaya (Cost) 3. Setelah lembar kerja Cost terbuka, masukkan biaya tetap yang telah dihitung diluar Microsoft Project. Isikan biaya tersebut pada kolom Fixed Cost. Pada saat anda memasukkan nilai fixed cost, perhatikan bahwa nilai total cost otomatis berubah mengikuti perubahan pada fixed cost. Hal ini dikarenakan total cost merupakan hasil penjumlahan antara resource cost dan fixed cost. Untuk lebih jelasnya, perhatikan keterangan dari masing masing kolom yang ada pada tabel cost. 



Fixed Cost, kolom ini diisi dengan iaya tetap yang telah dihitung di luar Microsoft Project. Kolom ini bersifat tetap atau bila dalam perkembangan proyek ternyata mengalami perubahan biaya tetap maka fixed cost ini harus diganti secara manual.







Fixed Cost Accural, merupakan sistem pembayaran untuk Fixed Cost. Sistem pembayaran ini terdiri dari 3 macam, yaitu: ‒



Start



: Pembayaran yang dilakukan pada saat pekerjaan tersebut dimulai.



‒



End



‒



Prorate : Pembayaran yang dilakukan berdasarkan persentase pekerjaan



: Pembayaran yang dilakukan setelah pekerjaan selesai.



tersebut. Untuk Fixed Cost sendiri seluruh pembayaran biasanya dilakukan pada saat pekerjaan dimulai. 



Total Cost, merupakan kolom yang berisi hsil penjumlahan biaya antara biaya pada Resource Cost yang digunakan oleh masing masing task, ditambah dengan biaya Fixed Cost .







Baseline, kolom yang berisi jumlah biaya yang ada pada Total Cost setelah file proyek disimpan sebagai baseline (anggaran belanja tetap). Pada saat disimpan sebagai anggaran biaya tetap proyek maka baseline ini nilainya teidak berubah meskipun terdapat perubaha durasi dan julah pemakaian sumber daya. Apabila memang kenyataan saat proyek dilaksanakan dan ternyata biaya dilapangan tidak sesuai dengan baseline maka semua perubahan itu hanya akan berpengaruh pada Total Cost, sedangkan kolom yang lain tetap. Akan tetapi kolom baseline ini pun masih bisa diedit ulang sesuai kebutuhan.







Variance, kolom ini merupakan hasil pengurangan antara Total Cost dengan Baseline. Bila hasil pengurangan adalah bernilai negatif maka berarti bahwa pengeluaran proyek di lapangan lebih kecil dari rencana proyek semula.







Actual, kolom ini tidak diisikan secara manual karena nilainya akan diisikan secara otomatis oleh Microsoft Project. Kolom ini akan diisikan oleh Microsoft Project setahap demi setahap sesuai dengan perkembangan pelaksanaan proyek di lapangan.







Remaining, merupakan biaya sisi=a yang masih diperlukan yang merupakan hasil pengurangan antara Total Cost dengan Actual Cost. Pada saat proyek selesai dan ternyata nilainya positif maka proyek ini dianggap untung atau pengeluaran lebih kecil dari rencana semula.



Mengenal Biaya Fixed Cost dan Cost Per Use Kalau dilihat sekilas dari data yang ada, mungkin kita melihat kesamaan antara fixed cost dan cost per use. Hal ini dikarenakan keduanya tidak terpengaruh oleh proses jalannya proyek. Fixed Cost digunakan untuk memasukkan biaya yang perhitungannya telah dilakukan terlebih dahulu secara manual di luar Microsoft Project. Untuk Fixed cost sendiri diisi dengan biaya yeng telah melalui perhitungan dan negosiasi yang tetap. Fixed Cost dapat pula digunakan untuk menghitung biaya biaya lain yang mungkin tidak bisa dimasukkan kedalam Resource Cost. Sementara Cost Per Use sendiri seperti yang disampaikan sebelumnya merupakan biaya yang dikeluarkan untuk sumber daya yang sistem kerjanya bertahap. Sebagai contoh adalah sumber daya manusia yang terus diperlukan selama proyek masih berlangsung. Untuk sistem pembayaran pun agak berbeda kalau Fixed Cost lebih banya menggunakan sistem pembayaran Start, sedangkan untuk Cost Per Use bisa dengan 3 jenis pembayaran, yaitu Start, End, dan Prorate. Catatan: Untuk penentuan sistem pembayaran dengan sistem prorate, hanya bisa dilakukan untuk sumber daya yang menggunakan Standar Rate dan Overtime Rate. Hal ini dikarenakan pembayarannya dilakukan berdasarkan jumlah jam kerja yang telah dilalui dan persentase pekerjaan. Sementara untuk Cost Per Use hanya bisa menggunakan dua sistem pembayaran yaitu Start dan End. Hal ini dikarenakan, ongkos borongan tidak memperhitungkan perkembangan proyek maupun waktu pelaksanaan proyek. Sistem Start atau Accrued Start akan diperhitungkan pada saat pekerjaan dimulai, sedangkan Accrued Start akan diperhitungkan pada saat pekerjaan dimulai, sedangkan Accrued End diperhitungkan setelah pekerjaan selesai dilaksanakan.



8.2 Pengendalian Biaya Proyek Dalam pelaksanaan proyek, Anda dituntut pula untuk bisa mengatur pengeluaran biaya yang digunakan dalam proyek tersebut. Untuk mengetahui dan mengontrol pengeluaran biaya proyek, Anda dapat memperolehnya melalui beberapa tampilan tabel biaya ataupun dalam bentuk grafik.



Sebagai contoh, besarnya biaya yang digunakan oleh masing masing task pun bisa anda lihat laporannya. Berikut beberapa tampilan tabel biaya yang bisa anda temukan dalam Microsoft Project:



1.



Untuk melihat tampilan Cost pada Gantt Chart, pilih perintah menu View ► Table ► Cost sehingga tampil tabel biaya berikut:



Gambar 8.2 Tabel biaya pada Gantt Chart



2. Biaya untuk masing-masing sumber daya yang digunakan juga bisa dilihat tampilannya dengan mengklik tampilan Resource Sheet, kemudian pilih perintah menu View ►Table ► Cost. Tampilan berikut merupakan contoh tabel dengan tampilan biaya untuk masing-masing sumber daya.



Gambar 8.3 Tabel biaya pada Resource Sheet



3. Biaya untuk masing-masing sumber daya pada setiap Task bisa dilihat tampilannya dengan terlebih dahulu mengklik tampilan Task Usage kemudian pilih perintah menu View ►Table ► Cost. Tampilan berikut merupakan contoh tabel tampilan biaya untuk masing-masing sumber daya pada setiap Task.



Gambar 8.4 Tabel biaya pada Task Usage 4. Biaya untuk setiap Task pada sumber daya tertentu bisa dilihat tampilannya dengan terlebih dahulu mengklik tampilan Resource Usage, kemudian klik menu View Table ► Cost. Tampilan berikut merupakan contoh tabel tampilan biaya untuk masing-m asing sumber daya pada setiap Task.



Gambar 8.5 Tabel biaya pada Resource Usage



Bab IX Bekerja Dengan Resource Conflict Dalam penyusunan jadwal, Anda tentu telah mengantisipasi suapa jadwal yang Anda susun tersebut tidak mengalami kesalahan atau konflik. Conflict (konflik) dalam Microsoft Project diartikan sebagai pekerjaan-pekerjaan yang saling bertubrukan. Biasanya langkah antisipasi ini dilakukan dengan mengurutkan pekerjaan tersebut. Sebagai contoh, Pekerjaan Pemagaran dilakukan setelah Pekerjaan Pembersihan Lokasi. Untuk antisipasi terjadinya tubrukan antar pekerjaan, dapat dilakukan dengan menggeser jadwal-jadwal yang mengalami tubrukan. Adapun masalah yang sering timbul adalah bila yang mengalami tubrukan adalah pada bagian resource (overaloaded/kelebihan beban sumber daya) atau disebut dengan Resource Conflict. Resource Conflict terjadi apabila Anda menggunakan resource lebih dari jumlah unit yang tersedia. Juga dapat disebabkan overlapping sehingga terjadi overlocation pada suatu resource tertentu.



9.1 Mengenali Resource Conflict Terjadinya konflik pada resource tidak segera dapat dilihat langsung pada saat melakukan Resource Assignment atau penyusunan resource. Untuk itu, ada beberapa cara yang dapat digunakan untuk mengenali terjadinya resource konflik tersebut.



Resource Conflict pada Resource Sheet Dengan menggunakan Resource Sheet, Anda akan mendapatkan informasi yang lebih terperinci tentang nama-nama resource yang mengalami kelebihan beban. Pada lembar kerja ini, resource yang mengalami kelebihan beban akan ditampilkan dengan warna merah. Untuk mengatasi kelebihan beban ini dapat langsung dilakukan dengan menambah jumlah unit pada masing- masing resource yang mengalami kelebihan beban. Namun, kelemahan dari tampilan ini, Anda tidak dapat mengetahui task-task mana saja yang mengalami konflik.



Gambar 9.1 Resource Sheet yang menunjukkan Resource Conflict



Resource Conflict pada Resource Usage Dengan menggunakan tampilan resource usage, Anda dapat melihat resource yang mengalami kelebihan beban. Selain itu, dalam tabel sebelah kanan ditampilkan kalender yang menunjukkan bahwa tanggal-tanggal resource tersebut bekerja dan tanggal berapa saja terjadi kelebihan beban. Untuk resource yang mengalami kelebihan beban ditampilkan dengan warna merah beserta jumlah jam kelebihannya. Untuk melihat tampilan ini, klik Resource Usage yang terdapat pada bagian View Bar.



Gambar 9.2 Resource Usage yang menunjukkan Resource Conflict



Resource Conflict pada Resource Graph Dengan menggunakan tampilan ini, Anda dapat melihat tampilan penggunaan masingmasing resource dalam bentuk grafik batang dan tampilan angka dalam bentuk persen. Sementara untuk kelebihan beban akan ditampilkan dalam grafik dengan warna merah. Di sini dapat dilihat dengan mudah jumlah kelebihan pada masing-masing tanggal.



Gambar 9.3 Resource Graph yang menunjukkan Resource Conflict



9.2 Bekerja dengan Tampilan Task Assignment Dengan menggunakan tampilan ini, Anda dapat lebih mudah untuk mengetahui terjadinya resource conflict. Hal ini dikarenakan Anda dapat melihat tampilan dalam dua tampilan (pane) yang merupakan kombinasi tampilan anatar Resource dan Task. Ikuti langkahlangkah berikut untuk mengetahui Resource Conflict lewat Resource Assignment:



Menampilkan Toolbar Resource Management Toolbar ini dapat digunakan untuk mempermudah dalam mengakses tampilan-tampilan yang diperlukan untuk mengatasi Resource Conflict. Untuk menampilkan toolbar ini dapat dilakukan dengan dua cara, yaitu dengan menggunakan perintah menu View ► Toolbar ► Resource Management atau klik kanan pada baris toolbar yang kosong kemudian pilih Resource Management, sehingga akan muncul toolbar baru seperti pada gambar berikut:



Mengenal Tampilan Resource Alocation View Pada tampilan ini Anda dapat menemukan tampilan dua jenis lembar kerja sekaligus, yaitu tampilan Resource Usage dan tampilan task-task masing-masing resource tersebut. Untuk menampilkan resource allocation, klik tombol Resource Alocation View yang terdapat pada baris toolbar Resource Management.



Gambar 9.4 Tampilan Resource Alocation View Pada tampilan diatas tampak dua buah pane, pane bagian atas menampilkan Resource Usage yang berisi informasi tentang pemakaian masing-masing resource pada tiap task. Sementara pada pane bagian bawah menampilkan Task Usage yang menampilkan



pemakaian resource yang sedang aktif tersebut dibagian task-task apa saja. Dengan tampilan ini, Anda akan semakin mudah dalam memperkirakan task-task mana yang sedang mengalami konflik.



Mengenal Tampilan Task Entry View Task Entry View merupakan bagian yang menampilkan dua buah pane, pada pane bagian atas akan ditampilkan Task Usage, sedangkan pada pane bagian bawah menmpilkan informasi tentang resource-resource yang digunakan pada masing-masing task.



Gambar 9.5 Task Entry View



Gambar 9.6 Tampilan Task Entry View



Untuk menampilkan resource-resource apa saja yang digunakan pada masing-masing task, klik resource tersebut pada pane bagian atas, sehingga pane bagian bawah akan



menmpilkan resource-resource yang digunakan. Pada tampilan ini, Anda dapat pula menambahkan resource kembali.



Mengenal Tampilan Go To Overlocation Untuk mencari task dan resource mana saja yang mengalami overlocation klik tombol Go To Overlocation



9.3 Langkah Manual Mengatasi Conflict Untuk mengatasi konflik bisa dilakukan dengan beberapa cara sesuai dengan batasanbatasan yang memang diperlukan. Beberapa cara berikut mungkin dapat Anda tempuh untuk mengatasi konflik-konflik yang Anda temukan. 



Mengurangi Jumlah Resource Yang dimaksud dengan mengurangi jumlah resource adalah mengurangi jumlah resource yang berlebihan pada task-task yang mengalami kelebihan beban hingga mencapai batas maksimum resource yang dapat digunakan. Dengan menggunakan langkah ini konflik dapat teratasi, tetapi harus ada konsekuensinya, yaitu durasi pekerjaan tersebut akan bertambah panjang atau akan terjadi penundaan (delay). Penambahan durasi ini dapat terjadi bila task tersebut termasuk



dalam Resource Driven, yaitu banyaknya durasi tergantung pada



pemakaian resource. Sementara yang termasuk Fixed Duration tidak akan terpengaruh dengan pengurangan resource. 



Mengganti Resource yang Mengalami Konflik dengan Resource Lain Untuk mengganti resource yang mengalami konflik dengan resource yang lain hanya dapat dilakukan bila resource pengganti tersebut mampu melakukan pekerjaan yang hasilnya sama dengan hasil pekerjaan resource yang tergantikan tersebut (yang mengalami konflik). Akan tetapi langkah ini mempunya beberapa resiko, diantaranya hasil pekerjaan tidak dapat maksimal dan biayanya juga mungkin akan bertambah.







Menggeser Jadwal Task



Langkah ini dapat dilakukan bila konflik tersebut terjadi dikarenakan adanya overlapping atau tubrukan antar beberapa task. Namun langkah ini mengandung resiko terjadinya penundaan pekerjaan (delay). 



Mengubah Hubungan Antara Task (Predecessor) Dengan menggeser task yang mengalami konflik maka terjadinya overlapping dapat dihindari tanpa harus menunda tanggal selesai dari proyek tersebut.







Memasang Jam Kerja Lembur untuk Sumber Daya Menambahkan jam kerja pada hari libur dapat mengatasi kekurangan resource karena pada hari libur tidak akan mengganggu penugasan sumber daya pada pekerjaan yang lain.







Mengubah Hubungan Tiap Task Perubahan hubungan antar task ini di mungkinkan bisa menghindari over lap yang terjadi antar task. Hal ini dapat dilakukan tanpa harus menunda tanggal selesainya proyek.



9.4 Menggunakan Leveling untuk Mengatasi Conflict Leveling adalah suatu cara yang digunakan untuk mengatasi konflik yang disebabkan oleh beberapa task yang saling bertubrukan dengan cara menggeser task yang mengalami overlap atau tubrukan tersebut. Hal ini juga dapat mencegah terjadinya overlocated. Leveling ini akan mengakibatkan terjadinya delay atau penundaan pekerjaan. Perlu tidaknya penggunaan leveling tergantung pada parah atau tidaknya konflik yang terjadi. Hal ini dikarenakan leveling sendiri merupakan usaha komputerisasi atau saran untuk mencari jalan keluar dari konflik tersebut. Tidak semua kasus konflik dapat diselesaikan dengan menggunakan leveling, ada beberapa konflik yang justru harus diselesaikan secara manual. Beberapa hal yang tidak bisa dilakukan oleh leveling dan hanya bisa dilakukan secara manual, diantaranya: 



Mengganti resource yang mengalami konflik dengan resource yang lain.







Mengganti jumlah resource yang terpasang pada suatu task.







Mengganti durasi task (menambah dan mengurangi durasi).







Mengganti hubungan antar task (predecessor).



Dalam melakukan leveling Anda harus melakukan penjadwalan ulang sesuai dengan informasi sebelumnya. Beberapa hal yang dapat Anda guakan sebagai panduan sewaktu melakukan leveling. 1. Dalam menggunakan leveling, usahakan setelah semua informasi yang diperlukan telah selesai dimasukkan, misalnya: durasi, hubungan antar task termasuk hubungan lead time dan lag time. 2. Lakukan leveling apabila urutan task tidak begitu berpengaruh. Sebagai contoh, suatu resource yang memiliki tugas pada banyak task, sedangkan task-task tersebut tidak saling tergantung. 3. Berikan fleksibilitas pada schedule Anda untuk memudahkan Anda dalam menyelesaikan konflik yang sangat menyulitkan



Langkah-langkah Melakukan Leveling Berikut adalah langkah-Langkah melakukan leveling untuk mengatasi conflict: 1. Pilih perintah menu Tools ► Level Resouces. 2. Akan tampil kotak dialog Resuorse Leveling seperti pada gambar berikut:



Gambar 9.10 Jendela Resource Leveling 



Automatic, apabila diaktifkan maka microsoft project akan melakukan



leveling



secara otomatis pada saat Anda mengisikan resource yang melebihi kapasitas yang ada. Hal ini ditandai dengan ditampilkannya kotak peringatan. 



Manual, apabila diaktifkan maka pilihan Automatic akan langsung dimatikan. Pilihan akan memberikan kesempatan kepada anda untuk melakukan leveling secara manual dengan melakukan pengecekan sendiri.







Look fo overlocation on a, yaitu acuan pembacaaan overlocations. ‒



Minute by minute



: Overlocation dalam hitungan menit.



‒



Hour by Hour



: Overlocation dalam hitungan jam.



‒



Day by Day



: Overlocation dalam hitungan hari .



‒



Week by Week



: Overlocation dalam hitungan minggu.



‒



Month by Month



: Overlocation dalam hitungan bulan.



Untuk memudahkan melakukan pembacaan terhadap overlocation, sebaiknya digunakan acuan Day by day. Karena hal ini disesuaikan dengan satuan durasi yang digunakan, yaitu acuan hari. 



Clear leveling values before leveling, apabila kotak cek ini diaktifkan maka leveling sebelumnya akan dihilangkan dan diganti dengan leveling yang baru.







Leveling range for, merupakan area untuk membuat leveling. ‒



Entire project : Leveling dilakukan untuk satu file proyek penuh.



‒



Level



: Leveling dilakukan hanya pada area tertentu.



‒



From



: Diisi dengan nilai tanggal mulai leveling dan to diisi dengan nilai tanggal akhir leveling







Leveling Order ‒



ID Only



: Leveling dilakukan dengan mengacu pada nomor ID tiap task.



Apabila dua task yang mengalami konflik dengan nomor ID besar dan kecil,



sebagai contoh, pekerjaan dengan nomor ID 4 dan 7 maka yang akan ditunda adalah pekerjaan nomor ID 8. ‒



Standard



: Untuk leveling tipe ini akan dilakukan dengan dua perhitungan,



yaitu: ‒



Priority dan Standard



: Leveling yang memperhatikan prioritas tertentu.



Apabila dua task memiliki prioritas tertentu. Apabila dua taks memiliki prioritas yang sama maka akan diperlakukan secara standar. 



Level only within available slack, leveling yang hanya dilakukan pada slack yang tersedia.







Leveling can adjust individual assigment on task, merupakan leveling yang digunakan untuk mengatur tugas pada masing-masing task. `







Leveling can create splits on remaining work, adalah leveling yang dapat dipecah pada pekerjaan yang belum terselesaikan.







Leveling resource with the proposed booking type, merupakan leveling resource dengan tipe yang telah ditentukan.







Level now, adalah perintah untuk melaksanakan leveling setelah semua batasan ditentukan.







Clear leveling, adalah perintah untuk membatalkan leveling yang telah dilakukan dan mengembalikan ke tampilan semula.



Bab X Menentukan Target Proyek Sebuah proyek pasti memiliki target tertentu yang merupakan tujuan utama dari proyek tersebut. Dalam hal ini dapat berupa target biaya maupun target hasil kerja. Untuk itu dalam penetapan target (termasuk target biaya), Anda harus memperhitungkan penggunaan sumber daya dalam proyek tersebut. Untuk mengetahui serta menetapkan target biaya, anda dapat menetapkan terlebih dahulu besarnya biaya yang digunakan dalam proyek tersebut.



10.1 Bekerja dengan Baseline Setelah menyusun schedule, semua resource juga telah dibagi pada masing-masing task, resource conflict juga dapat diatasi serta di antisipasi, besarnya biaya juga dapat diketahui sehingga sampai dengan tahap ini, file proyek anda dapat digunakan sebagai bahan negosiasi. Jika segala sesuatu telah disepakati maka data dalam file proyek ini dapat disimpan sebagai baseline atau sebagai acuan anggaran belanja, baik scedule maupun besarnya biaya proyek yang akan digunakan dalam proyek tersebut. Selain digunakan sebagai rencana proyek, baseline dapat pula digunakan sebagai bahan perbandingan antara rencana proyek yang dibuat baik scedule maupun biaya dengan kenyataan dilapangan serta hasil yang dicapai. Setelah disimpan sebagai baseline semua perubahan yang dilakukan akan dihitung sebagai penyimpanan atau variance. Justru disinilah anda dapat melihat apakah proyek yang dilakukan berjalan lebih baik atau lebih buruk dari rencana proyek yang ditentukan sebelumnya.



Apabila suatu proyek telah disimpan sebagai baseline maka angka-angka pada field starting date dan Finish Date akan disalin sebagai Starting Date dan Finish Date baseline. Begitu juga field-field lain yang telah anda inputkan juga akan disimpan sebagai baseline. Untuk menghindari kesalahan yang telah diketahui setelah file proyek disimpan sebagai baseline, sebaiknya lakukan penyimpanan dengan nama lain terhadap file anda tersebut. Sebagai contoh, file CV. Abiyaksa.mpp sebelum disimpan sebagai baseline, simpanlah ulang file tersebut dengan nama CV. Abiyaksa Base.mpp. untuk menyimpan baseline dapat anda lakukan pada file baru yang telah anda bentuk, yaitu CV. Abiyaksa Base.mpp. Baseline tidak hanya dapat dilakukan pada satu proyek penuh, melainkan dapat pula dilakukan pada task-task tertentu yang sudah siap untuk segera dilaksanakan dilapangan. Untuk membuat baseline pada seluruh proyek, dapat anda kerjakan dengan langkahlangkah berikut: 1. Pilih perintah menu Tools ► Tracking ► Set Baseline. Selanjutnya akan tampil kotak dialog Set Baseline berikut:



Gambar 10.1 Kotak dialog Set Baseline



2. Aktifkan pilihan Entire project pada kegiatan For untuk penyimpanan baseline pada seluruh file proyek. 3. Klik OK.



Sementara untuk melakukan penyimpana baseline pada task-task tertentu, ikuti langkahlangkah berikut: 1. Pilih perintah menu Tools ► Tracking ► Set Baseline, sehingga akan tampil kotak dialog Set Baseline.



Gambar 10.2 Kotak dialog Set Baseline



2. Klik atau blok task-task yang ingin anda simpan sebagai baseline. 3. Aktifkan pilihan Selected task untuk penyimpanan baseline pada seluruh task yang telah anda blok sebelumnya. 



To all summary task, apabila pilihan ini diaktifkan maka task yang dipilih adalah summary task tersebut yang akan disimpan sebagai baseline.







From subtask into selected summary task (s). Apabila pilihan ini diaktifkan maka subtask juga akan ikut tersimpan sebagai baseline.



4. Klik OK.



10.2 Menentukan Target Baseline memang telah ditentukan, tetapi pelaksanaan proyek yang sebenarnya belum dilakukan dilapangan. Sebagai seorang penanggung jawab proyek, anda masih diberikan kesempatan untuk melakukan koreksi ulang terhadap jadwal kerja yang telah dibuat dengan cara menentukan target. Untuk perbaikan jadwal kerja, anda dapat melakukannya dengan mengurangi durasi, memperkecil Fixed Cost maupun mengubah jumlah penggunaan resource pada task-task tertentu.



Perubahan yang anda lakukan ini akan berpengaruh pada angka Total Cost, tetapi tidak dapat mengubah kolom baseline cost. Jika setelah perubahan pada jadwal kerja serta perubahan-perubahan lain selesai dilakukan dan ternyata isi Total Cost lebih kecil dari Baseline Cost maka target biaya akan menjadi lebih kecil dari biaya semula. Ini berarti bahwa anda telah membuat proyek anda mengalami laba meskipun baru diatas kertas. Pada saat proyek anda dilaksanakan task demi task, sebagai seorang penanggung jawab jalannya proyek dituntut untuk dapat melaksanakan jalannya proyek sesuai dengan jadwal kerja, baik durasi maupun biaya yang direncanakan. Jika schedule terlaksana dengan baik dan ternyata proyek berlangsung sesuai dengan target maka laba yang semula masih diatas kertas akan dapat terelisasi sesuai dengan yang diharapkan dari proyek anda tersebut. Bila target ternyata tidak terpenuhi, sangat dianjurkan kelebihn dari target tersebut tidak melebihi dari baseline, baik baseline durasi maupun baseline biaya maka proyek yang anda laksanakan tersebut akan mengalami kerugian.



10.3



Melakukan Tracking



Tracking meliputi langkah-langkah pembaharuan schedule sesuai dengan perkembangan yang telah terjadi dilapangan/proyek serta perbandingan antara schedule dengan kenyataan yang telah terjadi atau tercapai dilapangan dalam beberapa bagian proyek. Sebagai contoh, adalah penggunaan biaya dan durasi proyek. Schedule proyek yang telah anda susun dan kemudian anda jadikan sebagai baseline telah sampai pada tahap pertama, selanjutnya schedule proyek yang telah anda susun tersebut telah siap untuk dilaksanakan. Proyek dimulai dengan tanggal pertama yang terdapat pada Start Date. Setelah proyek dimulai task demi task maka anda mulai melakukan tracking. Proses pelaksanaan tracking dapat anda lakukan secara rinci maupun minimal. Untuk pelaksanaan tracking secara minimal, anda cukup menyunting Start Date dan Finish Date. Sementara, tracking secara rinci dapat anda lakukan dengan menyunting satu persatu bagian. Bagian-bagian yang mungkin dapat anda sunting di antaranya: 



Durasi task dan tanggal mulai suatu task







Biaya proyek, baik untuk biaya pada masing-masing task maupun biaya resource.







Presentase pelaksanaan proyek dilapangan dari waktu ke waktu.



Sebagai catatan, terdapat beberapa bagian yang waktu di edit akan langsung berpengaruh pada bagian lain, diantaranya adalah saat anda menyunting bagian durasi maka tanggal Start dan Finish serta durasi pekerjaan akan otomatis menyesuaikan.



Mempengaruhi Start Date dan Finish Date Yang dimaksud dengan memperbarui Start Date dan Finish Date pengisian tanggal start dan tanggal finish suatu task sesuai dengan kenyataan pelaksanaan proyek dilapangan. Hal ini sangat diperlukan meskipun sebenarnya tanggal tersebut tidak berbeda dengan tanggal schedule. Jika anda belum mengisikan Actual Start maka Microsoft Project akan menganggap bahwa proyek tersebut belum dimulai. Begitu pula dengan Actual Finish, apabila nilai tanggalnya belum dimasukkan maka proyek anda belum dianggap selesai oleh Microsoft Proyek. Apabila suatu task ternyata tanggal selesainya melebihi jadwal yang telah direncanakan maka akan sangat berpengaruh pada dimulainya task yang lain. Jikia hal ini terjadi, anda dapat mengambil resource dari task lain yang mungkin mulainya lebih awal dari tanggal yang dijadwalkan. Berikut langkah-langkah untuk memasukkan Actual Start Date/Actual Finish Date pada suatu proyek: 1. Tampilkan proyek pada lembar kerja Gantt Chart. Jika belum dapat anda lakukan, klik ikon Gantt Chart yang terdapat pada bagian View Bar. 2. Klik atau pilih bagian task yang akan diubah, kemudian pilih perintah menu Tools ►Tracking ► Update Task, sehingga akan ditampilkan kotak dialog Update Task.



Gambar 10.3 Kotak dialog Update Task 3. Pilih dan ubah nilai-nilai pada tanggal Actual Start dan Actual Finish. 4. Klik OK. Tip: Jika aada beberapa task yang memiliki nilai tanggal actual start dan actual finish yang sama maka anda dapat memasukkan nilainya secara bersamaan dengan cara memilih task-task tersebut, kemudian pilih perintah menu Tools ► Tracking ► UpdateTask. Meskipun tanggalstart dan finish didalam rencana proyek telah berlalu lama, anda masih dapat memasukkan actual start dan actual finish.



Mengisikan Persentase Selesainya Pekerjaan Task-task yang berdurasi pendek dapat dilakukan tracking dengan mengisikan tangggal mulai dan tanggal selesai. Namun untuk task-task yang berdurasi panjang seperti diatas 1 minggu akan lebih mudah bila dilakukan tracking setahap demi setahap. Sebagai contoh, anda dapat melakukannya setiap hari atau setiap minggu dengan memasukkan persentase pelaksanaan proyek tersebut. Task yang memiliki persentase 0% akan di anggap belum mulai dilaksanakan. Dan proyek tersebut dianggap selesai memilki persentase 100%. Pada saat mengisikan nilai persentase anda tidak perlu mengisikan tanggal selesai task tersebut, karena akan secara otomatis dibaca sebagai tanggal selesainya proyek sesuai dengan nilai persentase 100% yang telah anda isikan. Berikut adalah langkah-langkah untuk mengisikan nilai persemntase complete pada suatu task:



1. Tampilkan proyek pada lembar kerja Gantt Chart. Jika belum dapat anda lakukan, klik ikon Gantt Chart yang terdapat pada bagian View Bar. 2. Klik atau pilih bagian task yang akan di update, kemudian pilih perintah menu Project ► Task Information, atau dengan mengklik dua kali task yang akan diisi % Complete-nya.



Gambar 10.4 Kotak Task Information untuk mengisi % Complete



3. Aktifkan pada tabulasi General, kemudian isikan nila-nilai % complete pada kotak Percent Complete. 4. Klik OK. 5. Lihat tampilan task yang telah diisikan % Complete-nya sperti pada gambar berikut:



Gambar 10.5 Gantt Chart dengan bebrapa task yang telah diisi % Complete



Untuk mengisikan persentase pelaksanaan proyek dapat dilakukan langsung pada bagian batang grafik bar dengan langkah sebagai berikut: 1. Aktifkan lembar kerja Gantt Chart. 2. Arahkan pointer mouse di sebelah kiri pada batang grafik task yang akan disi persentasenya, sampai muncul keterangan persentase dan anak panah(% ►), kemudian klik tahan geser sesuai dengan nilai persentase dari task tersebut.



Gambar 10.6 Mengisikan presentase pelaksanaan pekerjaan pada grafik bar



Bab XI Bekerja dengan Visual Report Microsoft Project Profesional 2016 memiliki fasilitas baru dalam pembuatan laporan proyek yang tidak tersedia pada versi sebelumnya, yaitu fasilitas Visual Report. Visual Report memungkingkan anda untuk menampilkan data proyek dalam bentuk laporan grafik dan Pivot Table dalam Microsoft Excel dan tampilan Pivot Diagram dalam Microsoft Visio Profesional 2016. Tampilan ini pun mempersilahkan andah memilih field yang ingin ditampilkan dalam report. Anda dapat pula memodifikasi laporan ini dengan cepat tanpa harus memperbaruinya kembali dalam Microsoft Project 2016. Dengan kemudahan ini, visual report menyediakan laporan yang lebiih tangguh dari laporan dasar.



11.1 Bekerja dengan Visual Report Untuk membuat laporan dengan menggunakan fasilitas visual report, pastikan data proyek telah jadi dan sesuai dengan kondisi proyek yang sebenarnya. Sebagai contoh, tentang perhitungan biaya, selesainya suatu pekerjaan, atau komponen -komponen proyek yang lainnya.



Membuat Visual Report Menggunakan Template Berikut adalah langkah-langkah yang dapat, anda gunakan untuk membuat visual report dengan menggunakan template report dengan menggunakan template report yang telah disediakan: 1. Pilih menu Report Visual Report. 2. Pada tabulasi All, pilih laporan yang ingin Anda buat.



Gambar 11.1 Kotak dialog Report Jika laporan yang ingin anda buat tidak ada dalam daftar. Aktifkan pilihan Include report template from, kemudian klik tombol Modify untuk mencari dan memilih jenis laporan yang anda inginkan. 3. Pada bagian Show Rewport template create in, pilih tampilan report yang akan dibuat dan ditampilkan, yaitu Microsoft Excel atau Microsoft visio. Jika yang tercentang microsoft Excel maka pada tab All akan berisi jenis-jenis laporan yang dapat ditampilkan dengan micropsoft excel. Sementara jika yang tercentang adalah microsoft visio maka akan ditampilkan jenis-jenis laporan dalam bentuk diagram yang dapat ditampilkan dengan Microsoft Visio. 4. Untuk mengubah level data yang digunakan dalam laporan pilih years, Quarters, Weeks, atau Days dari daftar select level of usage data to include in the report. 5. Klik tombol view untuk menbangun laporan dan membukanya dalam Microsoft Excel atau Visio,proses ini memerlukan sedikit waktu, tunggu sampai proses selesai.



6. Setelah proses selesai maka microsoft Excel akan terbuka otomatis dan berisi dalam pivot Table dan grafik, atau Microsoft Visio yang berisi Diagram. 7. Berikut beberapa contoh hasil pembuatan visual report baik dalam bentuk Microsoft Excel atau Microsoft Visio.



Gambar 11.2 Hasil Visual Report dalam bentuk grafik Microsoft Excel



Pada gambar di atas tampak hasil pembuatan visual report untuk CV. Abiyaksa.mpp dalam bentuk grafik dalam Microsoft Excel. Ada dua hasil visual report, yaitu berupa grafik ( chart ) dan pivot table, hasil sementara dari grafik adalah seperti pada gambar diatas, tetapi hasil tersebut masih dapat anda format dan olah dengan menggunakan seluruh jenis format yang disediakan oleh Microsoft Execel 2016.



Gambar di bawah ini adalah bentuk hasil Pivot Table dari visuai report dalam Microsoft Excel:



Gambar 11.3 Hasil visual report dalam bentuk tabel pivot pada Microsoft Excel



Pada gambar di atas tampak hasil visual report dalam bentuk pivot table dari file CV. Abiyaksa mpp. Tata cara perubahan struktur tabel pivot dapat anda pelajari pada buku seri panduan lengkap Microsoft Excel 2016. 8. Gambar berikut adalah contoh bentuk hasil visual report pada program Microsoft visio Profesional 2016. Sebagai contoh, pada diagram tersebut mengambil field cash flow atau alur kas pad CV.Abiyaksa.mpp. Untuk mendapatkan hasil yang maksimal, gunakan fasilitas-fasilitas yang disediakan dalam Microsoft Visio Profesional 2016 yang dapat anda pelajari pada buku terpisah.



Bab XII Bekerja Dengan Laporan (Report) 12.1 Mengenal Report Untuk menggunakan fasilitas Report pada Microsoft Project 2016 agak berbeda dengan versi sebelumnya, yaitu ada pada menu Report ► Report. Dengan fungsi yang masih sama, fasilitas report ini menyediakan berbagai jenis dan tampilan laporan, baik berupa Laporan Kemajuan Proyek, Laporan Keuangan Proyek, Jenis-Jenis Pekerjaan dengan Penggunaan Resource, serta masih banyak bentuk-bentuk laporan yang lain. Dalam Microsoft Project terdapat beberapa jenis tampilan laporan atau disebut dengan Report, diantaranya : 



Overview







Current Activity







Cost







Assignment







Workload







Custom



Dari jenis-jenis laporan di atas masih terbagi lagi dalam beberapa cabang laporan di dalamnya. Untuk menampilkan laporan, ikuti langkah-langkah berikut : 1. Untuk posisi aktif, pointer mouse dapat anda aktivkan pada semua lembar kerja, kemudian pilih perintah menu Report ► Report maka tampil kotak dialog Report berikut :



Gambar 12.1 Kotak dialog Report



2. Pada kotak dialog Report, pilih jenis laporan yang diinginkan dan klik tombol Select. Dengan demikian, akan tampil cabang-cabang dari masing-masing laporan tersebur. Sebagai contoh, pilih jenis Overview dan klik tombol Select sehingga akan tampil kotak dialog cabang Overview Report dari pilihan tampilan tersebut.



Gambar 12.2 Kotak dialog Over view Report (cabang tampilan laporan)



3. Pilih salah satu tampilan yang tersedia, kemudian klik tombol Select sehingga akan tampil hasil laporan sesuai dengan pilihan tampilan cabang yang dipilih.



12.2 Mengenal Jenis-Jenis Report Pada subbab ini akan dijelaskan dan diberikan contoh tampilan laporan untuk jenis-jenis yang berbeda.



Jenis Laporan Overview Merupakan jenis laporan yang berisi tentang laporan proyek secara keseluruhan. Cabang dari pilihan Overview adalah :



Tampilan Laporan Project Summary Format laporan ini menghasilkan ringkasan informasi dari proyek secara global untuk dianalisa secara tepat tentang status yang sebenarnya dari proyek tersebut.



Gambar 12.3 Project Summary



Tampilan Laporan Top Level Tasks Merupakan daftar pekerjaan-pekerjaan utama



Gambar 12.4 Top Level Task



Tampilan Laporan Critical Task Laporan yang berisi daftar pekerjaan yang mengalami Critical Task.



Gambar 12.5 Critical Task



Tampilan Laporan Milestone Berisi laporan tentang daftar task apa saja yang menjadi Milestone.



Gambar 12.6 Milestone



Tampilan Laporan Working Days Berisi laporan tentang jadwal kerja yang dipakai oleh proyek.



Gambar 12.7 Working Days



Jenis Laporan Current Activity Merupakan kelompok laporan yang berisi tentang kegiatan proyek pada saat laporan dibuat. Jadi bila pada saat laporan proyek ini dibuat dan belum ada laporan atau kegiatan yang dapat ditampilkan maka akan tampil kotak konfirmasi There is nothing to print atau tidak ada data yang dapat ditampilkan.



Tampilan Laporan Unstarted Task Yaitu laporan yang berisi tentang pekerjaan-pekerjaan yang belum dikerjakan.



Gambar 12.7 Working Days



Tampilan Laporan Task Starting Soon Berisi laporan tentang pekerjaan-pekerjaan yang akan dimulai. Task-task yang dimaksud adalah task yang belum dimulai karena alasan apapun. Untuk menampilkannya, masukkan tanggal awal dan akhir pekerjaan yang diinginkan.



Gambar 12.9 Task Starting Soon



Tampilan Laporan Task In Progress Berisi tentang laporan task-task yang sedang dilaksanakan di lapangan.



Gambar 12.10 Task In Progress Tampilan Laporan Completed Task Laporan ini berisi task-task yang telah selesai dilaksanakan di lapangan atau memiliki 100% Complete.



Gambar 12.11 Completed Task



Tampilan Laporan Should Have Started Task Menampilkan pekerjaan yang seharusnya telah dimulai sesuai dengan schedule.



Tampilan Laporan Slipping Task Menampilkan pekerjaan yang melewati tanggal yang seharusnya telah dimulai tetapi sampai saat ini belum dimulai.



Jenis Laporan Cost Laporan yang berisi informasi-informasi tentang pemakaian biaya proyek.



Tampilan Laporan Cash Flow Menampilkan laporan tentang keluar dan masuknya biaya dari sebuah proyek, biaya ini ditampilkan dalam biaya per minggu.



Gambar 12.12 Cash Flow



Tampilan Laporan Budget Berisi laporan keuangan proyek, isinya hamper mirip dengan view cost pada Gantt Chart. Hanya saja pada tampilan ini biaya diurutkan mulai dengan biaya terbesar.



Gambar 12.13 Budgets



Tampilan Laporan Overbudgets Tasks Memuat laporan keuangan dari task-task yang melebihi anggaran (Budgets). Apabila proyek Anda tidak mengalami kerugian maka laporan overbudgets tidak dapat ditampilkan.



Tampilan Laporan Earned Value Memuat laporan keuangan yang berisi nilai tambah dari suatu proyek.



Gambar 12.14 Earned Value



Jenis Laporan Assigment Jenis laporan yang berisi tentang informasi pemakaian sumber daya proyek.



Tampilan Laporan Who Does What Laporan yang berisi tentang sumber daya serta tugas masing-masing sumber daya tersebut.



Gambar 12.15 Who Does What



Tampilan Laporan Who Does What When Laporan yang berisi masing-masing resource bekerja pada task apa saja dan tanggal bekerja.



Tampilan Laporan To Do List Berisi laporan tentang daftar task yang dibebankan pada masing-masing resource tertentu, biasanya laporan ini bersifat mingguan.



Tampilan Laporan Overlocated Resource Berisi laporan tentang daftar resource yang mengalami overlocated atau kelebihan beban kerja.



Gambar 12.16 Overlocated Resources



Jenis Laporan Workload Menampilkan laporan tentang beban yang ditanggung oleh masing-masing sumber daya.



Tampilan Laporan Task Usage Laporan tentang daftar pekerjaan dengan sumber dayanya dan beban kerja dalam jam per minggu.



Gambar 12.17 Task Usage



Tampilan Laporan Resource Usage Berisi laporan perincian penggunaan dari masing-masing resource dengan menampilkan nama-nama task di mana resource tersebut bekerja.



Gambar 12.18 Resource Usage



Jenis Laporan Custom Merupakan laporan yang disusun berdasarkan model laporan yang sudah ada dan dikembangkan sendiri oleh pengguna komputer.



Gambar 12.19 Kotak dialog Custom Reports Pada kotak dialog Report, pilih pilihan Custom sehingga akan tampil kotak dialog Custom Report seperti di bawah ini :



Tampilan Laporan Resource Merupakan salah satu bentuk laporan Custom yang berisi laporan tentang daftar resource yang digunakan dalam sebuah proyek tersebut.



Gambar 12.20 Custom - Resource



Tampilan Laporan Resource (Work) Berisi laporan tentang jenis resource yang bertipe work.



Gambar 12.21 Custom – Resource – Resource (Work)



12.3 Mengelolah Hasil Report Hasil laporan proyek dalam bentuk report telahan masih dapat diolah kembali untuk disesuaikan dengan kondisi laporan yang diinginkan.



Memformat Teks Report Anda dapat memformat teks untuk memberi tanda warna untuk informasi yang penting. 1. Pilih menu Report ► Reports maka akan tampil kotak dialog Report seperti pada Gambar 12.1. 2. Klik tipe report yang anda inginkan, kemudian klik Select.



Jika Anda memilih report dengan tipe Custom, klik jenis report yang diinginkan pada daftar Reports, klik Edit, dan kemudian ikuti langkah ke-4.



Gambar 12.22 View – Report – Select



3. Klik report yang ingin Anda format, kemudian klik Edit. Jika Anda memilih Project Summary atau Working Days, langsung ikuti langkah ke-4.



Gambar 12.23 Edit – text



4. Klik tombol Text



Gambar 12.24 Report – Text



5. Pada kotak Item to Change, klik item yang Anda format. 6. Pilih jenis font, font style, ukuran size, dan warna font yang Anda inginkan. 7. Untuk memberikan efek garis bawah, aktifkan pilihan Underline. 8. Klik OK sebanyak dua kali, dan klik Select untuk melihat hasil report.



Mengganti Nama Report Anda dapat mengganti nama beberapa report untuk menggambarkan informasi dari report tersebut. 1. Pilih menu Report ► Reports. 2. Klik tipe report yang Anda inginkan, kemudian klik Select. 3. Jika Anda memilih report dengan tipe Custom, klik salah satu report pada bagian daftar Reports, klik Edit, dan kemudian ikuti langkah ke-4. 4. Klik report yang ingin diganti namanya, kemudian klik Edit.



Gambar 12.25 Task – Report



5. Klik tabulasi Definition. 6. Pada kotak Name, ketikkan nama report baru, kemudian tekan OK.



Menyalin Report Untuk menghindari terjadinya penumpukan pada laporan yang sudah ada, Anda dapat menyalin beberapa ketentuan baru atau report custom. 1. Pilih menu Report ► Reports. 2. Klik Custom, kemudian klik Select.



Gambar 12.26 Costum – Report



3. Pada daftar Reports, klik jenis report yang Anda inginkan. 4. Klik Copy.



Gambar 12.27 Costum – Report - Copy 5. Ketik nama baru (sebagai hasil salinan) pada kotak Name, kemudian klik tombol OK. Catatan: Jika Anda tidak memberikan nama yang spesifik maka di depan nama report baru tersebut akan ditambahkan kata Copy of. Misalnya, apabila Anda menyalin report bernama Critical Task maka hasil salinannya akan diberi nama Copy of Critical Task.



Mengganti Header, Footer, dan Keterangan Ketika Anda menghapus teks, informasi, atau gambar yang disisipkan di dalam header, footer, atau keterangan tidak akan tercetak. Prosedur yang digunakan untuk menghapus header, footer, atau keterangan informasi adalah: 1. Pilih menu File ► Page Setup. 2. Pada tabulasi Header, Footer, atau Legend, klik tabulasi Left, Center, atau Right. 3. Pada kotak tersebut, pilih teks, information, atau gambar yang ingin Anda hapus. 4. Tekan tombol Delete pada keyboard, kemudian klik OK. Catatan: 



Selain menghapus informasi pada bagian legend, Anda dapat mempermudah langkah tersebut dengan cara menumpuk legend dan menghilangkannya dari cetakan. Pilih menu File ► Page Setup, aktifkan tabulasi Legend. Di bagian tabulasi Legend on, klik None.



Mengganti Tatanan Halaman Anda dapat mengganti tampilan hasil cetakan view maupun report dengan pilihan page setup yang lebih spesifik di antaranya orientasi halaman, skala, atau ukuran kertas.



Prosedur untuk mengatur tatanan halaman pada report adalah: 1. Pilih menu Report ►Reports. 2. Pilih tipe report yang anda inginkan, kemudian klik Select. Jika anda memilih report dengan tipe Custom, klik salah satu report yang ada di daftar Reports, klik Setup, kemudian langsung ke langkah ke-4. 3. Klik tipe report yang Anda inginkan dan klik Select. 4. Klik Page Setup, dan aktifkan tabulasi Page. 5. Orientation, digunakan untuk menentukan orientasi pencetakan halaman:  Portrait (vertical), untuk menampilkan hasil cetakan dengan arah vertical.



 Landscape (horizontal), untuk menampilkan hasil cetakan dengan arah cetak vertical. 6. Untuk skala halaman, klik Adjust to pada bagian Scalling dan kemudian pilih persentase yang ingin Anda gunakan untuk hasil cetakan pada kotak % Normal Size. 7. Untuk mengubah ukuran kertas, pilih ukuran kertas yang Anda inginkan pada kotak Paper Size.



Mencetak Report Microsoft Project memberikan kemungkinan kepada Anda untuk mengatur task, resource, dan crosstab untuk dicetak. Anda dapat menyesuaikan format laporan ke dalam beberapa pilihan informasi yang Anda inginkan. 1. Pilih menu Report ►Reports. 2. Pilih tipe report yang Anda inginkan, kemudian klik salah satu report yang ada dalam daftar Reports, klik, dan langsung menuju ke langkah ke-5. 3. Klik tipe report yang Anda Setup inginkan, kemudian klik Select. 4. Klik Edit untuk mengatur tatanan agar tampak lebih beragam, buat perusahaan yang sesuai dengan kebutuhan, klik OK, dan klik Select. 5. Jika Anda ingin mengubah beberapa hal pada halaman report, klik Page Setup. Buatlah perubahan sesuai dengan yang Anda inginkan, kemudian klik Print Preview untuk melihat perubahan yang telah Anda buat. 6. Klik Print.



Bab XIII Bekerja dengan Tampilan Tabel 13.1 Mengenal Tampilan Tabel View atau tampilan layer adalah salah satu jenis laporan yang dapat ditampilkan dan dicetak sebagai bahan laporan proyek dalam bentuk table. Jenis laporan ini ditampilkan dalam bentuk yang lebih rinci dan masih dapat disunting kembali apabila ternyata laporan proyek tersebut belum sesuai dengan target atau kenyataan dilapangan. Masing-masing jenis view merupakan tatanan data yang terangkum pada kelompok data yang saling berhubungan. Dari berbagai rangkuman data tersebut akan didapatkan hasil pengelompokkan yang lebih spesifik. View untuk masing-masing lembar kerja memiliki jenis table yang berjumlah banyak, di antaranya : 



Entry







Cost







Summary







Usage







Work







Tracking







More table



13.2 Bekerja dengan Tabel Berbagai Lembar Kerja Masing-masing lembar kerja memiliki tampilan table yang berbeda-beda. Berikut akan dibahas berbagai jenis table pada masing-masing lembar kerja tersebut.



Jenis Tabel Laporan pada Lembar Kerja Gantt Chart Jenis laporan yang menampilkan bermacam-macam tampilan table dari lembar kerja Gantt Chart. Prosedur untuk membuat jenis laporan ini adalah: 1. Klik ikon Gantt Chart yang terletak pada View Bar. 2. Pilih perintah menu View ► Table. Di bawah ini adalah jenis-jenis table yang teradapat di dalam Gantt Chart.



Tampilan Tabel Entry Entry adalah jenis table yang meggambarkan entry (input data) dari lembar kerja table Gantt Chart, dan digunakan untuk menginput data-data yang masuk dalam input pada table grant table.



Gambar 13.1 Gantt Chart – View – Tabel – Entry



Tampilan Table Cost Yaitu table yang menggambarkan entry dari lembar kerja table gantt chart dan digunakan untuk menginputkan data biaya proyek yang masuk dalam input untuk table gantt table.



Gambar 13.2 Gantt Chart – View – Tabel – Cost



Tampilan Tabel Schedule Schedule adalah table yang menggambarkan jadwal kerja masing-masing task.



Gambar 13.3 Gantt Chart – View – Tabel – Schedule



Tampilan Tabel Summary Summary adalah table yang berisi ringkasan dari proses berjalannya proyek.



Gambar 13.4 Gantt Chart – View – Tabel – Summary



Tampilan Tabel Tracking Tracking adalah table yang berisi ringkasan dari kemajuan pelaksanaan proyek di lapangan baik jadwal kerja maupun biaya.



Gambar 13.5 Gantt Chart – View – Tabel – Tracking Tampilan Tabel Variance Variance adalah table yang berisi varian atau selisih pelaksanaan antara jadwal kerja dalam rencana proyek dengan kenyataan di lapangan.



Gambar 13.6 Gantt Chart – View – Tabel – Variance



Tampilan Tabel Work Work adalah table yang berisi kemajuan pelaksanaan proye dalam hal jumlah jam kerja dari masing-masing task.



Gambar 13.7 Gantt Chart – View – Tabel – Work



Jenis Tabel Laporan pada Lembar Kerja Resource Sheet Untuk menampilkan macam-macam tampilan table dari lembar kerja Resource Sheet yang berisi berbagai laporan tentang resource dapat dilakukan dengan langkah-langkah berikut: 1. Klik ikon Resource Sheet pada bagian View Bar. 2. Pilih pernitah menu View ► Tabel Di bawah ini adalah jenis-jenis table dalam Resource Sheet.



Tampilan Tabel Cost Cost adalah jenis table dari resource yang menggambarkan penggunaan biaya dari sumber daya yang digunakan dalam proyek.



Gambar 13.8 Resource Sheet – View – Tabel – Cost



Tampilan Tabel Entry Entry adalah table dari Resource Sheet yang merupakan entry dari sumber daya proyek.



Gambar 13.9 Resource Sheet – View – Tabel – Entry



Tampilan Tabel Summary Summary adalah table yang berisi tentang ringkasan pemakaian sumber daya dalam proyek.



Gambar 13.10 Resource Sheet – View – Tabel – Summary



Tampilan Tabel Usage Usage adalah table yang menggambarkan waktu atau jadwal kerja dari penggunaan sumber daya



Gambar 13.11 Resource Sheet – View – Tabel – Usage



Tampilan Tabel Work Work adalah table yang berisi laporan tentang jam kerja dari sumber proyek.



Gambar 13.12 Resource Sheet – View – Tabel – Work



Jenis Tabel Laporan pada Lembar Kerja Task Usage Lembar kerja ini menampilkan macam-macam table yang berisi tinjauan pada masingmasing pekerjaan. Untuk mengetahui jenis-jenis table dari task usage, simak cara berikut: 1. Klik ikon Task Usage pada Bagian View Bar 2. Pilih perintah menu View ► Table Di bawah ini adalah jenis-jenis table pada Task Usage.



Tampilan Tabel Cost Cost adalah table task yang menggambarkan task-task beserta perincian biaya untuk setiap sumber daya yang digunakan.



Gambar 13.13 Task Usage – View – Tabel – Cost Tampilan Tabel Entry Entry adalah table yang menggambarkan task-task beserta sumber daya yang digunakan.



Gambar 13.14 Task Usage – View – Tabel – Entry



Tampilan Tabel Schedule Schedule adalah table yang berisi tentang ringkasan task-task beserta jadwal kerjanya.



Gambar 13.15 Task Usage – View – Tabel – Schedule



Tampilan Tabel Summary Summary adalah table yang berisi ringkasan jadwal kerja, biaya, serta jam kerja dari masing-masing task.



Gambar 13.16 Task Usage – View – Tabel – Summary



Tampilan Tabel Usage Usage adalah table yang menggambarkan waktu atau jadwal kerja untuk masing-masing task tersebut.



Gambar 13.17 Task Usage – View – Tabel – Usage



Tampilan Tabel Tracking Tracking adalah tabel yang berisi tentang kemajuan proyek baik ditinjau dari jadwal kerja, biaya, maupun presentase penyelesaian pekerjaan.



Gambar 13.18 Task Usage – View – Table – Tracking



Tampilan Tabel Work Work adalah tabel yang berisi laporan tentang kemajuan proyek ditinjau dari pekerjaan dengan sumber dayanya.



Gambar 13.19 Task Usage - View - Table – Work



Jenis Tabel Laporan pada Lembar Kerja Resource Usage Lembar kerja ini menampilkan bermacam bentuk tabel yang berisi tinjauan dari masing masing pekerjaan. Untuk mengetahui jenis - jenis tabel dari Task Usage, ikuti langkah langkah berikut: 1.



Klik Ikon Resource Usage pada bagian View Bar.



2.



Pilih perintah menu View ► Table.



Di bawah ini adalah jenis - jenis tabel yang terdapat pada Resource Usage.



Tampilan Tabel Cost Cost adalah tabel yang berisi perincian penggunaan sumber daya dan perincian biaya pada masing - masing task.



Gambar 13.20 Resource Usage - View - Table – Cost



Tampilan Tabel Entry Entry adalah tabel yang berisi tentang penggunaan masing - masing sumber daya pada setiap task.



Gambar 13.21 Resource Usage - View - Table – Entry



Tampilan Tabel Summary Summary adalah tabel yang berisi tentang ringkasan penggunaan sumber daya pada masing - masing task.



Gambar 13.22 Resource Usage - View - Table - Summary



Tampilan Tabel Work Work adalah tabel yang berisi laporan tentang kemajuan proyek ditinjau penggunaan sumber daya dengan kemajuan proyek pada masing-masing task.



Gambar 13.23 Resource Usage – View – Table – Work



Bab XIV Bekerja dengan Tampilan Grafik 14.1 Mengenali Lembar Kerja Grafik Selain laporan dalam bentuk tabel dan report, laporan dalam bentuk grafik sangat diperlukan dalam sebuah proyek konstruksi. Microsoft Project juga menediakan fasilitas yang memungkinkan Anda untuk membuat laporan dalam bentuk grafik yang terdapat pada Resource Graph. Klik ikon Resource Graph pada View Bar untuk menampilkan lembar kerja grafik.



Gambar 14.1 Resource Graph Untuk mengatur tampilan lembar kerja, ikuti langkah-langkah berikut: 1. Piih perintah menu Format ►Timescale sehingga akan tampil kotak dialog Timescale seperti pada Gambar 14.2. 2. Aktifkan masing-masing tabulasi untuk mengatur judul kolom yang terletak pada bagian atas lembar kerja grafik.



Gambar 14.2 Format – Timescale 3. Untuk memformat judul kolom dengan 3 (tiga) bagian, terlebih dulu aktifkan tabulasi Top Tier. 4. Pada bagian Timescale Option, pilih tampilannya pda pilihan kotak dialog Show: 



One Tier, judul kolom grafik akan dibuat 1 (satu) baris yaitu bagian tengah (middle).







Two Tier, judul kolom grafik akan dibuat 2 (dua) baris yaitu bagian tengah (middle) dan bawah (bottom).







Three Tier, judul kolom grafik akan dibuat 3 (tiga) baris, yaitu bagian tengah (middle), bawah (bottom), dan atas (top).



5. Atur beberapa bagian dari masing-masing tabulasi yang digunakan untuk mengatur tampilan judul grafik. 



Unit, digunakan untuk mengatur tampilan pada judul kolom, terdapat pilihan untuk judul kolom. Sebagai contoh, untuk judul kolom. Sebagai contoh, untuk judul kolom atas –pilih bulan (Month), judul tengah –pilih Minggu (Week), dan bagian bawah –pilih hari (Day).







Count, untuk mengatur jumlah kolom untuk masing-masing bagian judul kolom.







Label, adalah tampilan format judul pada masing-masing kolom.







Align, untuk mengatur perataan pada bagian judul kolom.







Size, untuk mengatur ukuran lebar kolom judul grafik.







Scale separator, untuk menyembunyikan dan menampilkan garis pembatas antar bagian judul kolom grafik.



6. Klik OK setelah semua bagian diisi sesuai yang diinginkan.



14.2 Bekerja dengan Detail Grafik Sama dengan beberapa lembar kerja lain, lembar kerja Resource Graph memiliki beberapa cabang tampilan. Untuk mengetahui tampilan grafik secara detail, ikuti langkah berikut: 1. Pilih perintah menu Format ► Details. 2. Pilih salah satu jenis tampilan dari grafik yang Anda inginkan.



Gambar 14.3 Format – Details



Tampilan Grafik Peak Units Peak units digunakan untuk mengetahui kapasitas pemakaian sumber daya dari total sumber daya yang tersedia.



Gambar 14.4 Format – Details – Peak Units



Tampilan Grafik Work Work digunakan untuk mengetahui pemakaian jam kerja untuk masing-masing sumber daya.



Gambar 14.5 Format – Details – Work



Tampilan Grafik Cumulative Work Cumulative Work digunakan untuk mengetahui pemakaian jam kerja secara kumulatif atau keseluruhan oleh masing-masing sumber daya.



Gambar 14.6 Format – Details – Cumulative Work



Tampilan Grafik Overallocation Overallocation digunakan untuk mengetahui adanya kelebihan pemakaian sumber daya.



Gambar 14.7 Format – Details - Overallocation



Tampilan Grafik Percent Allocation Percent allocation digunakan untuk mengetahui persentase pemakaian sumber daya dari jumlah sumber daya yang tersedia.



Gambar 14.8 Format – Details – Precent Allocation



Tampilan Grafik Remaining Availability Remaining Availability digunakan untuk mengetahui sisa sumber daya yang masih tersedia dari sumber daya yang telah digunakan.



Gambar 14.9 Format – Details – Remaining Availability



Tampilan Grafik Costs Costs digunakan untuk mengetahui biaya yang digunakan dalam bentuk grafik untuk masing-masing sumber daya.



Gambar 14.10 Format – Details – Cost



Tampilan Grafik Cummulative Costs Cummulative Costs, digunakan untuk mengetahui pemakaian biaya oleh masing-masing sumber daya secara kumulatif atau keseluruhan.



Gambar 14.11 Format – Details – Commulative Cost



Tampilan Grafik Work Availability Work Availability digunakan untuk mengetahui kemampuan pemakaian jam kerja oleh sumber daya yang disediakan.



Gambar 14.12 Format – Details – Work Availability Tampilan Grafik Unit Availability Unit Availability digunakan untuk mengetahui kemampuan pemakaian sumber daya yang disediakan.



Gambar 14.13 Format – Details – Unit Availability



Bab XV Kemajuan dan Optimasi Proyek Proses berjalannya sebuah proyek harus selalu dievaluasi dan dipantau untuk mengetahui kemajuan apa saja yang telah dicapai. Anda dapat pula melakukan langkah-langkah optimalisasi pada semua bagian proyek agar target proyek anda dapat terpenuhi.



15.1 Kemajuan Proyek Untuk mengetahui kemajuan dari proyek, anda dapat melihat pada beberapa bagian proyek. Sebagai contoh, kemajuan proyek dalam hal biaya (cost). Anda dapat pula melihat apakah biaya yang telah dikeluarkan selama proyek berjalan sampai persentase sekarang ini mengalami kelebihan beban biaya ataukah tidak. Selain untuk melihat kemajuan penggunaan biaya, anda dapat melihat kemajuan di bagian lain, misalnya sumber daya dan material. Kemajuan proyek dapat pula dijadikan sebagai tolak ukur oleh pengelola proyek untuk melakukan langkah selanjutnya dalam melaksanakan proyek. Untuk mengetahui seberapa jauh kemajuan suatu proyek, ikuti langkah-langkah pada bahasan di bawah ini.



Mengetahui Kemajuan Proyek dengan Project Information Berikut langkah untuk melihat sampai seberapa jauh kemajuan proyek melalui Project Information : 1. Pilih perintah menu Project ►Project Information sehingga akan tampil kotak dialog Project Information.



Gambar 15.1 Kotak dialog Project Information 2. Klik tombol Statistic untuk mengetahui informasi kemajuan proyek maka akan tampil kotak dialog berikut :



Gambar 15.2 Project – Project Information – Statistics Pada tampilan kotak dialog Statistic di atas, dapat dilihat informasi-informasi tentang jalannya proyek. Sementara pada tabel kedua, terdapat informasi tentang kemajuan proyek yang lain, yaitu: 



Kolom Duration berisi informasi durasi pelaksanaan proyek dalam hitungan hari, current, dan baseline menampilkan jumlah durasi baseline dan durasi yang direncanakan. Sementara Actual adalah nilai durasi yang telah dilaksanakan di lapangan, dan Remaining adalah sisa durasi yang belum dilaksanakan di lapangan.







Kolom Work



yang berisi jumlah hari pelaksanaan proyek baik Current,



Baseline, Actual, ataupun Remaining. 



Kolom Cost berisi tentang biaya proyek, Current adalah biaya rencana sebelum disimpan sebagai baseline. Baseline adalah biaya atau anggaran tetap.



Mengetahui Kemajuan Proyek pada Property File Untuk mengetahui informasi kemajuan proyek melalui property file dari proyek tersebut, lakukan langkah berikut : 1. Pilih perintah menu File ►Properties maka akan muncul kotak dialog seperti yang tampak pada gambar berikut:



Gambar 15.3 Kotak dialog File – Properties



2. Aktifkan tabulasi Contents dan perhatikan gambar berikut:



Gambar 15.4 Kotak dialog File – Properties – Tabulasi Contens



Dalam kotak dialog tersebut di atas terdapat informasi sebagai berikut: 



Start, menunjukkan nilai tanggal dimulainya proyek.







Finish, menunjukkan tanggal selesainya proyek.







Duration, menunjukkan jumlah durasi pelaksanaan proyek.







Work, menunjukkan jumlah hari pelaksanaan proyek.







Cost, menunjukkan jumlah biaya yang digunakan pada proyek.







% Complete, menunjukkan nilai presentase dari proyek secara keseluruhan.







% Work Complete, menunjukkan nilai persentase dari pekerjaan proyek.



Selain melalui Project Information dan File Properties, informasi kemajuan proyek juga dapat dilihat dalam bentuk table dari beberapa lembar kerja (Gantt Chart, Resource Sheet, Resource Graph, Task Usage, dan Resource Usage)



Membaca Progress Line (Garis Kemajuan) Progress Line atau garis kemajuan yang dapat befungsi untuk melihat kemajuan proyek. Dengan cara ini anda akan mendapatkan informasi tentang pekerjaan-pekerjaan yang mengalami keterlambatan ataupun pekerjaan yang pelaksanaannya lebih maju dari jadwal yang direncanakan. Berikut langkah-langkah untuk menampilkan Progress Line: 1. Pilih menu View ► Gantt Chart. 2. Klik kanan pointer mouse pada area lembar kerja Gantt Chart, sampai muncul daftar menu berikut:



Gambar 15.5 Menu Progress Line



3. Klik Progress Line sehingga akan muncul kotak dialog seperti yang tampak pada gambar 15.6



Gambar 15.6 Kotakdialog Progress Line, tabulasi Date, and Interval



4. Pada kotak dialog progress line terdapat dua tabulasi, yaitu tabulasi Date and Intervals dan Line Styles. 5. Tampilan tabulasi Date and Interval dapat anda lihat pada gambar 15.6, dan tampilan tabulasi Line Styles dapat anda lihat pada gambar 15.7.



Gambar 15.7 Kotak dialog Progress Line, tabulasi Line Style 6. Atur bagian-bagian yang ingin ditampilkan pada kotak dialog Progress Line. Lihat tampilannya pada lembar berikut:



Gambar 15.8 Gantt Chart dengan Progress Line



15.2 Optimasi Proyek Setelah perencanaan proyek dibuat, kebutuhan, sumber daya pada setiap pekerjaan sudah dialokasikan dan masalah overlocation telah diatasi, selanjutnya lakukan optimasi terhadap proyek yang sedang anda tangani tersebut. Optimasi adalah suatu upaya mengoptimalkan sumber daya yang ada serta meminimalkan kandala, tetapi tetap mendapatkan hasil yang optimal. Pengoptimalan ini biasanya terkait dengan penggunaan sumber daya, biaya, serta waktu pelaksanaan proyek. Sebagai contoh, meminimalkan waktu pelaksanaan proyek, tetapi biaya yang dikeluarkan tidak bertambah. Ada dua keuntungan bila langkah optimasi ini berhasil dilakukan: 



Proyek dapat diselesaikan tepat waktu.







Biaya



yang dibutuhkan



dalam proyek akan



berkurang Karena



lama



pengerjaannya lebih pendek.



Memperpendek Durasi Untuk melakukan pemendekan durasi, seorang pengelola proyek atau manajer proyek harus memiliki pengalaman yang baik tentang suatu proyek tertentu. Karena jika tidak, pemendekan durasi justru akan memengaruhi hasil proyek dan proyek tidak dapat selesai dengan hasil seperti yang ditargetkan.



Untuk dapat mengetahui perubahan terlebih dahulu anda harus meng-update semua perubahan. Untuk melakukan Update pada proyek, ikuti langkah-langkah berikut: 1. Pilih perintah menu Tools ►Tracking ►Update Project sehingga akan muncul kotak dialog Update Project. 2. Klik Ok. 3. Klik menu Project ►Project Information.



Gambar 15.9 Project – Project Information 4. Setelah muncul kotak dialog Project Information, klik tombol Statistics sehingga akan muncul kotak dialog Statistics berikut:



Gambar 15.10 Project – Project Information – Statistic 5. Kemudian anda perhatikan, terjadi perubahan pada beberapa bagian, yaitu hari, jam kerja, serta biaya proyek.



Melakukan Evaluasi Jadwal



Langkah pertama yang harus dilakukan untuk mengoptimasi jadwal adalah dengan melakukan evaluasi terhadap jadwal yang telah disusun. Apakah jadwal yang disusun sudah sesuai, ataukah ada cadangan waktu, atau telah terjadi pemborosan biaya dalam pengaturan jadwal tersebut. Dari hasil evaluasi ini akan ditemukan hal-hal yang tidak efisien sehingga anda akan menemukan langkah-langkah untuk mengoptimasikannya. Berikut beberapa langkah evaluasi pada jadwal sehingga dapat melakukan optimasi proyek.



Mengubah hubungan antar pekerjaan Hubungan antar pekerjaan atau Prodecessor dapat pula digunakan untuk mengoptimalkan proyek yang anda kelola. Dalam Microsoft Project, terdapat empat jenis hubungan antar pekerjaan, yaitu Start to Start, Finish to Finish, Start to Finish, dan Finish to Start. Sebagai contoh, Pas, Batu-bata, dan pek. Plesteran diubah hubungannya menjadi hubungan Finish to Finish +1 hari sehingga akan terjadi perubahan pada bagian Duration, Work, dan Cost sebagai berikut:



Gambar 15.11 Project – Project Information – Statistic Pada tampilan Statistic di atas, anda dapat melihat beberapa perubahan pada hari, jam kerja, dan biaya proyek.



Menambahkan Lag dan Lead Time Lag dan Lead Time adalah jenis pekerjaan yang berarti pemberian jarak antar hubungan pekerjaan. Jarak ini dapat berupa sebelum maupun sesudah pekerjaan yang lain. Dalam hal ini anda dapat memilih tugas-tugas yang berlangsung dalam hubungan Finish-toStart. Pada hubungan ini anda dapat menambahkan Lead Time pada Successor (pengikut) sehingga tugas Successor bias mulai bekerja tanpa harus menunggu berakhirnya tugas Predecessor. Perubahan pada hubungan Lag dan Lead Time juga sangat berpengaruh pada jumlah hari, jam kerja, dan biaya proyek. Mengurangi Beban Kerja Sumber Daya Berikut adalah langkah untuk mengurangi beban sumber daya yang ditugaskan pada sebuah pekerjaan: 1. Klik tombol Task Entry View, pada baris toolbar Resource Management.



Gambar 15.12 Task Entry View – Resource Management



2. Pilih tugas yang ingin dikurangi beban kerjanya pada bagian atas. 3. Ditampilkan bagian bawah, tuliskan jumlah jam kerja baru pada kolom Work. 4. Klik tombol Ok.



Menambah Jumlah Sumber Daya Penambahan jumlah sumber daya merupakan langkah lebih efektif untuk melakukan optimasi proyek Karena hasil kerja akan lebih baik dari pada langkah pemangkasan beban kerja. Namun penambahan sumber daya berarti anda pun harun siap untuk menambahkan biaya yang harus dikeluarkan. Hal ini pun harus Anda pertimbangkan karena menyangkut persediaan dana pada kas keuangan Anda.



Melemburkan Pekerjaan Dengan



perlakuan



jam



lembur



pada



beberapa



pekerjaan



diharapkan



dapat



mengoptimalkan pekerjaan, yaitu dengan mendapatkan hasil pekerjaan yang dapat selesai lebih cepat dari target semula. Namun perlakuan lembur ini mungkin justru akan menambah jumlah biaya yang akan dikeluarkan, karena biaya sumber daya yang melakukan pekerjaan pada jam lembur lebih besar daripada sumber daya yang bekerja pada jam kerja biasa.



Bab XVI Kolaborasi Project Dengan Office 2016 Microsoft Project Professional 2016 memberikan kemudahan bagi pemakainya untuk mengolaborasikan data – data proyek yang disusun dengan program – program Microsoft Office yang lain. Hal ini dimaksudkan untuk mempermudah kerja Microsoft Project dalam penyusunan laporan atau perhitungan lain. Untuk data-data proyek dalam bentuk tabel dapat diekspor kebeberapa program Microsoft Office yang lain, diantaranya adalah Microsoft Word, dan Microsoft Excel. Selain itu, Microsoft Project 2016 dapat melakukan proses impor dari program lain dalam Microsoft Office, misalnya tabel Microsoft Excel dapat di impor ke Microsoft Project.



16.1 Mengekspor Data Microsoft Project Untuk ekspor data dari Microsoft Project 2016 ke program Microsoft Office 2016 dapat dilakukan pada program Microsoft Word 2016 dan Microsoft Excel 2016.



Ekspor Data Teks dari Ms. Project ke Ms. Word Mengekspor data teks dari Microsoft Project ke Microsoft Word berarti Anda mengambil teks isi dari salah satu lembar kerja Microsoft Project ke lembar kerja Microsoft Word. 1. Buka dua program sekaligus, yaitu Microsoft Project dan Microsoft Word. 2. Dalam program Microsoft Project, buka file proyek yang akan di ekspor. 3. Pilih teks yang akan diekspor.



Gambar 16.1 Memilih teks yang akan diekspor. 4. Pilih menu Edit ► Copy, atau klik tombol perintah Copy (



) pada baris



toolbar Standart. 5. Aktifkan program Microsoft Word, letakkan pointer mouse pada baris/tempat yang akan disisipi tampilan hasil ekspor dari Microsoft Project. 6. Klik perintah tombol Paste (



) dalam tab Home, untuk meletakkan data teks



hasil salinan di dalam program Microsoft Word 2016. 7. Apabila hasil teks belum rapi, dapat Anda rapikan dengan menggunakan tombol Tab pada keyboard. Hasilnya dapat Anda lihat pada gambar berikut :



Gambar 16.2 Data teks hasil salinan dari Microsoft Project



Ekspor Data dari Ms.Project ke Ms. Excel Untuk pengeksploran data file dari Microsoft Office Project ke Microsoft Office Excel, data hasil ekspor akan diterima dalam beberapa bentuk format data, seperti Microsoft Project dokumen objek, Picture, dan dalam bentuk data teks. Apabila Anda mengekspor dalam bentuk Microsoft Project dokumen objek maka hasilnya masih dapat dimodifikasi atau di



edit kembali. Begitu juga apabila Anda



mengeksport dalam bentuk data teks maka hasil eksport juga masih dapat diedit kembali meskipun tidak memengaruhi data



sumber. Lain halnya jika Anda melakukan



pengeksploran dalam bentuk picture maka hasilnya tidak dapat diedit kembali.



Mengekspor Data Microsoft Project dalam Bentuk Objek Berikut adalah langkah-langkah yang dapat Anda lakukan untuk mengekspor data Microsoft Office Project ke Microsoft Office Excel dalam bentuk objek.



1. Dalam program Microsoft Project, buka file proyek yang datanya akan di ekspor. 2. Blok/pilih teks yang akan di ekspor.



Gambar 16.3 Memilih teks yang akan diekspor. 3. Pilih menu Edit ► Copy, atau klik tombol Copy pada toolbar Standard. 4. Aktifkan program Microsoft Excel 2016, letakkan pointer mouse pada sel/tempat yang akan disisipi objek hasil ekspor dari Microsoft Project. 5. Klik drop down tombol perintah Paste pada tab Home ► Paste Special. Pada kotak dialog Paste Special, pilih pilihan Microsoft Office Project Document Object.



Gambar 16.4 Kotak dialog Paste Special 6. Pada kotak dialog Paste Special, klik pilhan Microsoft Office Project Document Object, dan klik OK. Dengan demikian, pada lembar kerja Excel akan ditambahkan sebuah objek MicrosoftOffice Project hasil salinan yang masih bisa diedit.



Ganbar 16.5 Lembar kerja Microsoft Excel 2007 dengan hasil ekspor dari Microsoft Project 2016



Mengekspor Data Microsoft Project dalam Bentuk Picture 1. Dalam program Microsoft Project 2016 buka file proyek yang akan di ekspor. 2. Blok teks yang akan disalin, seperti tampak pada gambar 16.3 3. Jalankan perintah Copy pada menu Edit ► Copy atau klik tombol Copy pada baris toolbar Standard. 4. Aktifkan program Microsoft Excel 2016 yang telah dibuka sebelumnya. 5. Letakkan pointer mouse pada sel/tempat yang akan disisipi denga objek hasil ekspor dari Microsoft Project 2016. 6. Klik drop down tombol perintag Paste pada tab Home ►Paste Special. 7. Pada kotak dialog Paste Special, klik pilihan picture.



Gambar 16.6 Kotak dialog Paste Special



8. Klik OK. Hasil ekspor akan diterima dalam bentuk Picture.



Gambar 16.7 Hasil ekspor ke Microsoft Excel dalam bentuk Picture



Mengekspor Data Microsoft Project dalam Bentuk Teks 1. Dalam program Microsoft Project 2016, buka file proyek yang akan diekspor. 2. Blok teks yang akan disalin, seperti pada gambar 16.3. 3. Jalankan perintah copy dengan mengklik menu Edit ► Copy, atau klik tombol Copy (



) pada baris toolbar Standard.



4. Aktifkan program Microsoft Project 2016 yang telah dibuka sebelumnya. 5. Letakkan pointer mouse pada sel/tempat yang akan disisipi dengan objek hasil ekspor dari Microsoft Project 2016. 6. Klik tombol perintah Paste pada tab Home atau klik drop down tombol perintah Paste dan kemudian pilih Paste Special. 7. Pada kotak dialog Paste Special, klik pilihan Text.



Gambar 16.8 Teks hasil ekspor dari Microsoft Project 2016 ke Microsoft Excel 2016



16.2 Mengimpor Data Selain dapat diekspor ke beberapa program Microsoft Office 2016, Microsoft Office 2016 pun dapat mengimpor data dari aplikasi lain seperti Microsoft Excel. Berikut langkah – langkah untuk mengimpor file data dari Microsoft Excel 2016 : 1. Pada lembar kerja Microsoft Excel 2016, buka file yang datanya akan diimpor oleh Microsoft Project 2016. 2. Blok tabel data yang akan diimpor.



Gambar 16.9 Blok data teks yang akan di impor 3. Klik tombol perintah Copy (



) pada tab Home.



4. Aktifkan program Microsoft Project 2016 yang telah dibuka sebelumnya. 5. Aktifkan pointer mouse pada baris task yang akan disisipi objek hasil impor dari Microsoft Excel 2016. 6. Klik menu Edit ►Paste atau klik Paste (



) pada baris toolbar Standard, untuk



meletakan objek hasil impor kedalam program 7. Klik pilihan Continue



untuk melanjutkan proses impor data dari Microsoft



Excel ke Microsoft Project. Perhatikan hasilnya seperti data gambar :



Gambar 16.10 Hasil impor dari Microsoft Excel 2016



16.3 Menyalin Gambar Lembar Kerja Project Lembar kerja Ms. Project dapat dicopy dalam bentuk gambar ke beberapa Microsoft Office seperti Ms. PowerPoint, Ms. Word, dan Ms. Visio. Fasilitas ini dapat terlihat dalam baris toolbar Analyze. Fasilitas ini memiliki nama Copy Picture to Office Wizard. 1. Buka file Ms. Project yang ingin dicopy gambarnya, kemudian aktifkan lembar kerja yang anda inginkan. 2. Pada baris toolbar Analyze, klik tombol perintah Copy Picture to Office Wizard. Apabila baris toolbar belum tampil, klik View ►Toolbar ► Analyze Langkah diatas memberikan informasi bahwa computer Anda harus terinstal dengan PowerPoint, Word, atau Visio versi 2000, atau terbarunya. 3. Klik tombol Next untuk masuk langkah berikutnya Langkah ke2, Anda diminta untuk memilih apakah level pada lembar kerja Microsoft Project tetap digunakan (Keep my original outline level) atau mmodifikasi sendiri levelnya (Modify my outline level). Sebagai contoh, Anda tetap menggunakan level asli dari Microsoft Project. 4. Klik tombol Next untuk menuju langkah berikutnya Pada langkah ini, Anda diminta untuk memilih hasil gambar Microsoft Project secara elbih spesifik, diantaranya : 



Copy, bagian ini digunakan dalam memilih bagian mana akan dicopy sebagai gambar pada lembar kerja Microsoft Office







Timescale, bagian ini digunakan untuk memilih bagian mana dalam skala waktu yang tampil yang akan dimasukan dalam gambar.







Image size, bagian ini digunakan untuk memilih ukuran dari hasil gambar.



Pilih salah satu setting yang sesuai dengan keinginan hasil gambar dalam lembar kerja Microsoft Office. 5. Klik tombol Next untuk menuju halaman langkah ke-3 Langkah ini digunakan untuk memilih aplikasi program yang akan menjadi tujuan peletakan gambar Microsoft Project dan untuk melihat hasil sementara dari gambar yang akan dihasilkan. Pilih salah satu aplikasi program pada bagian Aplication, sebagai contoh pilih PowerPoint, sementara pada bagian Orientation, pilih arah pencetakan kertas pada lembar kerja program aplikasi tujuan. 6. Klik tombol Next untuk masuk ke langkah berikutnya.



Pada langkah ini, Anda akan diminta memilih unsur atau field Microsoft Project apa yang akan anda akan tampilkan dalam hasil gambar pada lembar kerja apliksi tujuan. Pilih salah satu field pada bagian Microsoft Office Project Fields, kemudian klik tombol Add untuk memasukan field tersebut kedalam bagian Fields to Export. Sementara untuk menghapus field yang tidak digunakan, klik salah satu field pada bagian Fields to Export, kemudian klik tombol Remove. Misalnya, pilih field %Complete, %Work Complete, Actual Cost, dan Actual Duration. Adapun untuk memindah urutan field, gunakan 2 tombol panah pada bagian Move. 7. Klik tombol Finish. Klik tombol Close untuk menutup kotak dialog Copy Picture to Office Wizard.