Tugas Volunteer [PDF]

Citation preview

TUGAS VOLUNTEER Tugas Operator: 1. Memastikan perlengkapan presentasi tersedia dan berfungsi dengan baik sebelum dimulai. Jika perlu, sediakan baterai cadangan untuk pointer jika dikhawatirkan habis di tengah presentasi. 2. Memastikan file presentasi dari semua pembicara telah masuk di laptop dan kompatibel untuk dibuka. Urutkan sesuai urutan pembicara. Jika ada yang belum masuk, harap berperan aktif meminta kepada peserta agar mengumpulkan sebelum acara dimulai. 3. Membuka acara dengan mengenalkan diri dan mengenalkan moderator ke hadirin, setelah itu menyerahkan acara ke moderator. 4. Menyiapkan presentasi pembicara berikut CV singkat. 5. Menjadi time keeper bagi setiap presenter, dengan mengingatkan ke moderator. Kemudian moderator yang akan mengingatkan ke presenter. Tugas Dokumentasi ruangan parallel: 1. Mendokumentasikan setiap presenter yang maju ke depan. 2. Mendokumentasikan acara secara umum (suasana). 3. Mendokumentasikan penyerahan sertifikat dari moderator kepada presenter di akhir acara. Tugas Dokumentasi Umum: 1. Mendokumentasikan semua rangkaian acara dari awal sampai akhir, termasuk berkeliling ke ruangan2 parallel untuk mengambil dokumentasi suasana. Job Description for Secretariat 1. Registration a. Menerima registrasi peserta yang datang. List undangan dibagi berdasarkan kelompokkelompok undangan (undangan, panitia, volunteer, peserta, participant, dll) b. Mendistribusikan seminar kit c. Memastikan nama sesuai dengan daftar registrasi sehingga sertifikat bisa dicetak sesuai dengan nama registrasi d. Menyiapkan daftar hadir sebanyak 4 kali e. Menyiapkan daftar hadir kosong untuk peserta yang tidak terdaftar f. Mempersilahkan dan menyambut para peserta masuk ke dalam ruangan g. Standby dan memberikan informasi yang dibutuhkan oleh peserta 2. Standby di ruangan SEKRE a. Cetak sertifikat b. Koordinasi dengan semua volunteer lapangan c. Distribusi sertifikat presenter ke tiap ruangan d. Stempel atau cap SPJ/SPPD e. Standby untuk memberikan informasi kepada peserta yang memerlukan f. Mencetak dan menyiapkan jadwal di setiap ruangan



Leisure Officer (LO) Invited Speaker 1. 2. 3. 4. 5.



Menjemput speaker di bandara bersama dengan penanggung jawab mobil Menemani speaker selama acara Memberikan update agenda speaker selama di Yogyakarta Memastikan jadwal speaker Berkomunikasi dengan spaker