Uraian Tugas Kepala Bagian SDM Dan Diklat [PDF]

Citation preview

URAIAN TUGAS KEPALA BAGIAN SDM DAN DIKLAT Nama Jabatan : Kepala Bagian SDM dan DiklatTugas Pokok : 1. Menentukan Peraturan Pelaksanaan kegiatan di Bidang SDM dan Diklat. 2. Membuat perencanaan sarana pendukung operasional RS. Harapan Bunda dalam ruang lingkup SDM dan Diklat. 3. Memimpin pelaksanaan kegiatan teknis dalam bidang SDM dan Diklat sesuai dengan kebijakan Direktur. 4. Membantu Wakil Direktur Keuangan dalam perencanaan, koordinasi, pembinaan dan pengawasan dalam bidang kepegawaian, serta pengembangan SDM dan Diklat. 5. Membantu perencanaan target Wakil Direktur Keuangan. 6. Merencanakan SDM baik dalam hal rekrutmen maupun pengembangan untuk diajukan kepada Wakil Direktur Keuangan. 7. Merencankan kebutuhan serta pendidikan pegawai.Wewenang : 1. Menetapkan dan mengajukan rencana program kerja dan anggaran dalam bidang administrasi SDM dan Diklat. 2. Membuat ketentuan, peraturan dan instruksi pelaksanaan pada bidang administrasi kepegawaian dan diklat sejalan dengan kebijakan yang dikeluarkan Direktur. 3. Melakukan evaluasi kinerja, penilaian loyalitas, skill dan dedikasi dalam lingkup SDM di RS. Harapan Bunda. 4. Memberikan saran dan pertimbangan kebijakan kepada Direksi. Uraian Tugas : 1. Menyusun rencana dan program kerja tahunan di bagian SDM dan Diklat berdasarkan pedoman dan petunjuk Direksi. 2. Menyusun Standar Prosedur Operasional bagian SDM dan Diklat. 3. Menyusun uraian tugas staf SDM dan Diklat.



4. Menyusun program orientasi pegawai baru di RS. Harapan Bunda. 5. Melaksanakan monitor dan evaluasi program bagian SDM dan Diklat. 6. Menyusun rencana program pengembangan staf di RS. Harapan Bunda dan Diklat. 7. Menyusun rencana kebutuhan tenaga tahunan dari bagian SDM dan Diklat. 8. Menyusun rencana kebutuhan tenaga tahunan di RS. Harapan Bunda berdasarkan beban kerja. 9. Memantau pelaksanaan tugas staf di bagian SDM dan Diklat agar dapat dilaksanakan sesuai petunjuk dan pedoman. 10. Menerima dari Subag. Diklat rencana kebutuhan pendidikan dan pelatihan pegawai. 11. Memeriksa dan melaporkan kepada WaDir Keuangan mengenai data karyawan lembur, karyawan cuti, karyawan baru masuk, karyawan keluar dan perubahan status karyawan lainnya yang akan mempengaruhi pemberian hak / upah / pendapatan karyawan, yang sebelumnya sudah di buat oleh staf kepegawaian. 12. Mengatur pengarsipan administrasi di bagian SDM. 13. Menerima dan menilai usulan promosi, mutasi dan demosi SDM yang selanjutnya ditetapkan oleh Direktur. 14. Memberi saran dan pertimbangan kebijakan dibagian SDM kepada Wakil Direktur Keuangan. 15. Membuat prosedur dan menyelenggarakan proses rekrutmen seleksi dan penerimaan karyawan. 16. Menyusun pedoman dan prosedur evaluasi kinerja karyawan. 17. Menjelaskan kesepakatan kerja waktu tertentu sesuai dengan peraturan / kebijakan yang telah ditetapkan. 18. Menyusun dan menyelenggarakan program orientasi umum bagi karyawan baru. 19. Menyusun dan menjelaskan mengenai ikatan dinas karyawan yang mengikuti pelatihan.



20. Memeriksa dan menandatangani internal memo dan surat-surat (surat tugas, surat keluar, surat peringatan, dll). 21. Menyelesaikan masalah-masalah yang ada, baik antar karyawan satu unit maupun unit yang lain. 22. Melakukan hubungan baik dengan semua pegawai. 23. Membuat laporan tahunan kepegawaian tahunan ke Sudin.Persyaratan Jabatan : 1. Pendidikan minimal Diploma 3 2. Memiliki kemampuan memimpin 3. Memiliki sikap tegas, berwibawa, ramah, cepat, teliti, informatif dan jujur 4. Sehat jasmani dan rohani 5. Usia 24 sampai 55 tahunMasa kerja :Minimal 3 tahun bekerja pada bidang kesehatanTanggung Jawab: 1. Secara struktural bertanggung jawab kepada Wakil Direktur Keuangan 2. Melaksanakan koordinasi dan konsultasi dengan staf dan bagian/bidang lainURAIAN TUGAS PENANGGUNG JAWAB SDMNama jabatan:Penanggung Jawab (PJ) SDMTugas Pokok : 1. Menjalankan peraturan kepegawaian sesuai pedoman pengelolaan SDM di RS Harapan Bunda 2. Melaksanaan teknis kegiatan rekrutmen hingga pengangkatan kepegawaian di RS Harapan Bunda 3. Melaksanakan semua kegiatan administrasi kepegawaian di RS Harapan Bunda 4. Menyiapkan laporan kepegawaian 5. Bertanggungjawab atas semua tugas kepegawaian yang diberikan oleh kepala bagian SDM RS Harapan BundaWewenang : 1. Menjalankan fungsi dan tugas melaksanakan kegiatan administrasi kepegawaian di RS Harapan Bunda



2. Membuka data kepegawaian RS Harapan BundaUraian Tugas :A. Tugas Umum : 1. Menjaga kerahasiaan data SDM di RS Harapan Bunda 2. Melaksanakan rencana kerja yang telah disusun Kepala Bagian SDM 3. Membuat surat menyurat, internal memo, dsb 4. Mengatur jadwal panggilan calon karyawan medis dan non medis 5. Test calon karyawan 6. Memilih lamaran-lamaran sesuai bidangnya 7. Mengatur jadwal test kesehatan calon karyawan 8. Scan jari karyawan ke mesin 9. Membuat ID card dan kartu berobat karyawan 10. Setiap pagi menarik absen dari mesin absen hardware komputer 11. Setiap hari sabtu membuat daftar dan rekap makan karyawan dan dokter 12. Membuat kesepakatan kerja waktu tertentu (KKWT) karyawan kontrak 13. Melakukan proses penggajian dengan membuat laporan bulanan : a. Laporan karyawan baru b. Laporan karyawan keluar c. Laporan absensi (ijin, sakit, cuti, alpa) d. Laporan cuti melahirkan dan cuti di luar tangggungan e. Laporan lemburf. Laporan dinas perawat Truba Jurong g. Laporan jaga malam rekam medish. Laporan perubahan status karyawani. Laporan demosi, promosi, rotasi dan mutasi j. Laporan keterlambatan karyawan 14. Membuat absen manual untuk dokter jaga ICU dan PA



15. Mengatur jadwal interview karyawan medis dan penunjang medis yang akan masuk kontrak dan yang akan menjadi karyawan tetap ke Wakil Direktur Pelayanan Medis 16. Menginput data karyawan 17. Meminta lapoaran mingguan mengenai data absensi dari bagian 18. Meminta laporan perubahan status (demosi, promosi dan rotasi) terutama dari Ka.Bid Keperawatan 19. Memeriksa dan mencetak laporan absensi (random) untuk keperluan penggajian 20. Memeriksa dan mencetak absensi bulanan kurir untuk diserahkan ke bagian keuangan 21. Menyerahkan laporan karyawan keluar setiap bulan ke bagian rekam medis 22. 1 (satu) tahun sekali membuat laporan rekapitulasi pengganti uang makan bulan puasa B. Tugas Harian : 1. Memeriksa surat-surat masuk dan menyerahkan ke Kepala Bagian SDM untuk di tindak lanjuti 2. Membuat jadwal rekrutmen dengan Kepala Bagian SDM, Kepala Bagian terkait dan Wakil Direktur Keuangan 3. Menyiapkan tindak lanjut surat-surat masuk untuk ditandatangani Kepala Bagian SDM dan diajukan kepada Direksi 4. Menyiapkan surat-surat keluar sebelum ditandatangani Kepala bagian SDM 5. Mengentry data karyawan masuk dan keluar 6. Mengentry data karyawan yang tidak masuk / cuti 7. Mengentry data karyawan lembur 8. Membuat surat keterangan yang dibutuhkan 9. Menyiapkan formulir harian (Pengantar berobat, ijin, cuti, lembur, dll) 10. Mengecek absensi



C. Tugas Bulanan : 1. Menyiapkan Laporan Karyawan baru masuk, 2. Menyiapkan berkas karyawan baru yang membuka tabungan di Bank yang telah ditunjuk untuk Payroll, 3. Menyiapkan Laporan karyawan cuti melahirkan, 4. Menyiapkan Laporan karyawan keluar, 5. Menyiapkan Laporan lemburan karyawan, 6. Menyerahkan semua Laporan Bulanan SDM untuk ditandatangani Kepala Bagian SDM dan diserahkan ke Wakil Direkur Keuangan. D. Tugas lain-lainMengerjakan tugas-tugas lain yang masih berhubungan dengan fasilitas dan atribut karyawan.Persyaratan Jabatan : 1. Pendidikan minimal Diploma 1 administrasi 2. kemampuan berkomunikasi baik 3. Memiliki sikap tegas, ramah, cepat, teliti, informatif dan jujur 4. Sehat jasmani dan rohani 5.



Usia



Minimal



24



tahunMasa



kerja:Minimal



1



tahun



bekerja



pada



bidang



administrasiTanggung Jawab:Secara struktural bertanggung jawab kepada Kepala Bagian SDMdan melaksanakan koordinasi dengan staf dan bagian / bidang lain.URAIAN TUGAS PENANGGUNG JAWAB DIKLATNama jabatan:Penanggung Jawab (PJ) Pendidikan dan Pelatihan (Diklat) Tugas Pokok : 1. Menjalankan peraturan kepegawaian sesuai pedoman pengelolaan SDM di RS Harapan Bunda 2. Melaksanaan teknis kegiatan pendidikan dan pelatihan di RS Harapan Bunda 3. Melaksanakan semua kegiatan administrasi kepegawaian di RS Harapan Bunda 4. Menyiapkan laporan administrasi pendidikan dan pelatihan SDM di RS Harapan Bunda



5. Bertanggungjawab atas semua pendidikan dan pelatihan SDM yang ditugaskan oleh Kepala Bagian SDM RS Harapan BundaWewenang : 1. Menjalankan fungsi dan tugas melaksanakan kegiatan administrasi pendidikan dan pelatihan SDM di RS. Harapan Bunda 2. Membuka data kepegawaian RS. Harapan BundaUraian Tugas : A. Tugas Umum : 1. Menjaga kerahasiaan data SDM di RS Harapan Bunda 2. Melaksanakan rencana kerja pendidikan dan pelatihan SDM yang telah disusun Kepala Bagian SDM 3. Melaksanakan kegiatan pelayanan administrasi pendidikan dan pelatihan SDM di RS Harapan Bunda 4. Melaksanakan kegiatan pengendalian mutu pendidikan dan pelatihan SDM yang telah disusun Kepala Bagian SDM 5. Melaksanakan kegiatan sesuai Standar Prosedur Operasional pendidikan dan pelatihan SDM di RS Harapan Bunda 6. Bekerjasama, koordinasi dan kolaborasi dengan unit kerja lain dalam melaksanakan kegiatan administrasi pendidikan dan pelatihan SDM 7. Menyiapkan fasilitas dan form yang berkaitan dengan administrasi pendidikan dan pelatihan SDM di RS Harapan Bunda. 8. Memelihara ketersediaannya peralatan dan hal-hal lain yang berkaitan dengan pendidikan dan pelatihan SDM 9. Menyiapkan kelengkapan penyelengaraan kegiatan pendidikan dan pelatihan SDM 10. Mengikuti penyelenggaraan kegiatan orientasi umum dan diklat internal, sehingga dapat melakukan evaluasi kegiatan pendidikan dan pelatihan SDM 11. Menyiapkan formulir bimbingan dan penilaian masa percobaan 3 bulan



12. Berkoordinasi dengan sponsor yang akan membantu terselenggaranya program pendidikan dan pelatihan SDM 13. Menciptakan hubungan kerja sama yang baik dengan unit kerja lain 14. Melaporkan semua kejadian yang diketahui berhubungan dengan pendidikan dan pelatihan SDM di RS Harapan Bunda B. Tugas Harian : 1. Memeriksa surat-surat/brosur pendidikan dan pelatihan SDM dan menyerahkan ke Kepala Bagian SDM untuk di tindak lanjuti 2. Membuat jadwal orientasi SDM dan berkoordinasi dengan Kepala Bagian SDM, Kepala Bagian terkait dan Direksi 3. Menyiapkan tindak lanjut surat-surat masuk (kebutuhan pelatihan) untuk ditandatangani Kepala Bagian SDM dan diajukan kepada Direksi 4. Menyiapkan laporan dan surat-surat keluar sebelum ditandatangani kepala bagian SDM 5. Mengentry data karyawan yang telah mengikuti pendidikan dan pelatihan SDM 6. Menyiapkan bukti pelatihan eksternal (Materi, sertifikat, surat tugas yang sudah di tandatangani 7. Menyiapkan bukti pelatihan internal ( undangan,daftar hadir,sertifikat, bukti telah mengikuti pelatihan/orientasi) C. Tugas Bulanan : 1. Menyiapkan laporan bulanan karyawan baru yang telah mengikuti orientasi umum 2. Menyiapkan laporan kegiatan pendidikan dan pelatihan SDM 3. Menyerahkan semua laporan bulanan pendidikan dan pelatihan SDM untuk ditandatangani Kepala bagian SDM dan diserahkan ke Wakil Direktur Keuangan. D. Tugas lain-lain :Mengerjakan tugas-tugas lain yang masih berhubungan dengan fasilitas dan atribut karyawan.Persyaratan Jabatan : 1. Pendidikan minimal Diploma 1 administrasi



2. kemampuan berkomunikasi baik 3. Memiliki sikap tegas, ramah, cepat, teliti, informatif dan jujur 4. Sehat jasmani dan rohani 5. Usia minimal 24 tahunMasa kerja:Minimal 1 tahun bekerja pada bidang Sumber Daya Manusia (SDM).Tanggung Jawab:Secara struktural bertanggung jawab kepada Kepala Bagian SDMdan melaksanakan koordinasi dengan staf dan Bagian/Bidang lain. URAIAN TUGAS WAKIL DIREKTUR UMUMNAMA JABATAN ::WAKIL DIREKTUR UMUMPERSYARATAN: 1. Pendidikan minimal S1. 2. Memiliki kemampuan memimpin. 3. Memiliki sikap Tegas, Ramah, cepat, teliti, informatif dan jujur. 4. Sehat jasmani dan rohani. 5. Usia 24 sampai 55 tahun. 6. Minimal 3 tahun bekerja pada bidang Kesehatan. TUGAS POKOK DAN FUNGSI: 1. Membantu Direktur dalam pengawasan pelaksanaan kebijakan tekhnis dibidang Umum RS. Harapan Bunda. 2. Menentukan peraturan pelaksanaan di bidang Umum RS. Harapan Bunda. 3. Membuat perencanaan dan target operasional pelayanan dan pengembangan.di bidang Umum RS. Harapan Bunda. 4. Merencanakan dan mempersiapkan sarana pendukung operasional di bidang Umum RS. Harapan Bunda.URAIAN TUGAS: 1. Mengkoordinasi seluruh kegiatan pada bagian Umum. 2. Menyusun dan mengajukan rencana program kerja dan anggaran dari bidang yang dibawahinya kepada Direktur.



3. Bertanggungjawab atas kontinuitas serta pengembangan kerja dan kinerja operasional bagian yang dibawahinya. 4. Bertanggungjawab atas sarana pendukung pengembangan operasional bagian yang dibawahinya untuk mendukung kelancaran operasional rumah sakit. 5. Menilai, mengawasi dan mengevaluasi pelaksanaan program kerja umum serta melaporkan kepada Direktur. 6. Menetapkan ketentuan, peraturan dan instruksi pelaksanaan Umum. 7. Mendukung Upaya Penyediaan & Pemeliharaan mutu SDM yang dilakukan Bagian SDM di RS. Harapan Bunda. 8. Mengambil keputusan setingkat Wakil Direktur untuk hal-hal yang berhubungan dengan kasus bagian umum. WEWENANG DAN TANGGUNG JAWAB: 1. Menetapkan dan mengajukan rencana program kerja di bidang Umum RS. Harapan Bunda. 2. Menetapkan ketentuan, peraturan dan instruksi pelaksanaan di bidang Umum RS. Harapan Bunda. 3. Secara struktural bertanggung jawab kepada Direktur. 4. Melaksanakan koordinasi dan konsultasi dengan staf dan Bagian.Pedoman Pengelolaan SDM di RS HARAPAN BUNDA