User Manual P2KB [PDF]

Citation preview

USER MANUAL PENGGUNAAN APLIKASI P2KB ONLINE 1. Masuk ke web PTGMI dengan alamat : www.ptgmi.or.id Akan muncul tampilan sebagai berikut :



2. Selanjutnya klik tulisan“P2KB” pada menu yang tersedia di web sebagai berikut :



3. Selanjutnya akan muncul tampilan seperti dibawah ini



4. Menu “Registrasi Lembaga Eksternal” merupakan menu untuk mendaftarkan lembaga yang akan menyelenggarakan kegiatan P2KB diluar DPC, DPD dan DPP. Isi seluruh data yang diperlukan termasuk logo, Username dan Pasword harap untuk di catat, setelah itu klik Register. Setelah itu data akan masuk ke Unit/ Tim/ Komisi sesuai lingkup wilayah yang diajukan dan akan dilakukan verifikasi.



5. Menu berikutnya yaitu menu “e-Event” merupakan menu untuk mengusulkan kegiatan P2KB sampai nanti pelaksanaan dan pelaporan P2KB. 6. Sebelum masuk ke aplikasi e-Event mau anggota yang akan mengusulkan kegiatan harus mendaftar sebagai admin pada aplikasi SIKAP di Menu “Informasi Profesi” sub menu “Pendaftaran P2KB”, sebagaimana tampilan dibawah ini :



7. Kemudian isi lingkup wilayah sesuai yang diinginkan, apakah Kab/ Kota, Provinsi, Nasional atau bahkan Internasional, lalu klik “Simpan”.



8. Setelah itu akan muncul gambar dibawah tanda admin disetujui dan silahkan untuk login di menu e-Event pada aplikasi P2KB.



9. Apabila anggota masih memiliki kegiatan yang belum selesai, maka anggota tidak bisa melakukan pendaftaran user seperti berikut :



10. Setelah mendaftar sebagai admin, maka masuk kembali ke aplikasi P2KB kemudian klik gambar e-Event maka akan muncul gambar seperti dibawah, kemudian masukan username dan pasword sebagaimana aplikasi SIKAP maka akan muncul tampilan seperti dibawah ini :



11. Selanjutnya masuk ke menu “Daftar Ajuan Kegiatan” dan pilih jenis kegiatan yang akan dilakukan yaitu : Pendidikan dan Pelatihan atau Bhakti Sosial/Kegiatan Profesi. Misal kita ambil kegiatan seminar maka akan muncul tampilan sbb:



12. Selanjutnya akan muncul kegiatan yang pernah dilakukan sebelumnya. Setelah itu klik “Ajukan Kegiatan” untuk mulai mengusulkan kegiatan, setelah itu akan muncul tampilan sebagai berikut :



13. Silahkan isi data pengajuan yaitu berupa proposal kegiatan kemudian bisa lampirkan proposal dan klik “Simpan”. Untuk variable “target jumlah peserta” adalah target maksimal peserta yang diinginkan sebagai peserta, pertimbangkan kapasitas ruangan dan efektifitas kegiatan. Variabel “Jml Absen” adalah target berapa kali absensi yang akan diterapkan pada saat pelaksanaan kegiatan, minimal absensi 2 kali per kegiatan/hari. Apabila kita masih mempunyai kegiatan yang belum atau sedang dilaksanakan maka aplikasi akan menolak untuk pengajuan kegiatan dan akan muncul informasi sebagai berikut :



14. Selanjutnya akan kembali ke tampilan dibawah ini, dan lakukan pendaftaran nama-nama yang akan dijadikan panitia dengan klik “Administrator”.



15. Akan muncul tampilan seperti di bawah ini, kemudian masukan nama panitia dengan klik “Anggota” dan pilih nama-nama yang akan dijadikan panitia kemudian “Simpan”:



16. Kemudian klik “Tambah Anggota” untuk menambahkan nama lainnya sesuai kebutuhan



17. Setelah itu klik “Kembali” dan klik “Panitia” untuk mendaftarkan nama-nama panitia seperti gambar berikut :



18. Selanjutnya akan muncul tampilan seperti dibawah ini lalu klik “Tambah Panitia”.



19. KLik “Pilih Panitia” lalu cari nama yang tadi sudah di Add di Administrator, lalu pilih peran dari masing-masing panitia tersebut dari mulai Ketua sampai Anggota lalu klik “Simpan”.



20. Nama-nama panitia akan muncul di daftar dengan peran nya masing-masing, kemudian klik “Kembali” untuk tahapan berikutnya :



21. Selanjutnya klik moderator, untuk tahapan berikutnya:



22. Selanjutnya klik menu “Tambah Moderator” dan pilih nama yang akan dijadikan moderator lalu klik “Simpan”



23. Setelah itu klik “Kembali” lalu klik “Pemateri” untuk mengisi siapa yang akan dijadikan pemateri pada kegiatan tersebut dan klik “Tambah Pemateri” seperti tampilan dibawah ini :



24. KLik “Daftar Fasilitator”, maka akan muncul nama-nama yang telah terdaftar di kolegium sebagai Narasumber, apabila narasumber tidak terdaftar di Kolegium atau yang berasal dari luar profesi maka silahkan pilih “Lainnya” dan isi secara manual nama narasumber tersebut dengan dilengkapi Curiculum Vitae (CV). Selanjutnya Isi judul materi nya, tanggal pelaksanaan serta waktu dimulai dan diakhiri materi tersebut untuk nanti akan dijadikan acuan dalam penentuan Jam Pelajaran (JPL). Tampilan menu tersebut sebagai berikut :



25. Setelah itu klik “Simpan” dan akan muncul daftar Narasumber yang telah diisi. Selanjutnya isikan kembali Narsumber lainnya sesuai proposal yang telah dibuat pada menu “Tambah Pemateri”, dan setelah selesai klik “Simpan” dan KLik “Kembali”.



26. Proses terakhir dalam pengajuan ini adalah mengirimkan usulan kegiatan ke DPC/ DPD/ DPP dengan klik “Konfirmasi” dan “OK”. Sebelum langkah ini, pastikan seluruh tahapan telah dilakukan dan telah melakukan pengisian pada aplikasi, karena apabila sudah dilakukan konfirmasi, data untuk sementara tidak bisa dirubah.



27. Setelah selesai tahapan Konfirmasi pada aka nada keterangan ststus dari usulan kegiatan tersebut, apakah berada di Unit, Tim atau Komisi untuk melihat bagaimana progress dari pengajuan tersebut, seperti gambar dibawah ini :



Selanjutnya berikan informasi kepada Unit/ Tim bahwa telah mengusulkan kegiatan.



Tahapan berikutnya adalah tahapan untuk Admin Unit/Tim P2KB



28. silahkan kembali ke menu awal lalu klik “Login Admin” dan muncul tampilan seperti dibawah, selanjutnya masukan Username dan Pasword yang sudah ditentukan



29. Selanjutnya pilih kegiatan sesuai usulan panitia pengusul dan klik “Proses Unit”



30. Kemudian akan muncul usulan kegiatan berupa proposal yang telah diisi oleh panitia/pengusul, sebagai berikut :



31. Admin Unit P2KB selanjutnya melakukan verifikasi usulan yang diajukan dan melakukan koreksi atau masukan terhadap proposal yang diajukan. Apabila masih di diskusikan dalam Unit/ Tim maka setelah melakukan koreksi cukup klik “simpan” agar bisa dibaca oleh Unit/Tim yang lain. Apabila sudah disepakati oleh Unit/ Tim maka klik “ACC” dan apabila belum klik “Revisi” untuk dikembalikan kepada pengusul.



32. Apabila proposal telah di ACC, maka akan ada keterangan bahwa usulan kegiatan sudah masuk ke Tim/ Komisi P2KB



Tahapan Admin Komisi P2KB 33. Silahkan kembali ke menu awal lalu klik “Login Admin” dan muncul tampilan seperti dibawah, selanjutnya masukan Username dan Pasword yang sudah ditentukan



34. Selanjutnya pilih jenis kegiatan yang diusulkan oleh Unit/ Tim, berupa pendidikan dan pelatihan, pengabdian masyarakat atau kegiatan profesi.



35. Selanjutnya akan muncul tampilan seperti di bawah ini, lalu klik “Proses Komisi”.



36. Kemudian lakukan verifikasi atas usulan kegiatan tersebut, tuliskan apa komentar, saran dan masukan atas usulan kegiatan/proposal yang diajukan. Klik “Simpan” untuk menyimpan komentar dan bias dibaca oleh Unit/Tim dan Komisi yang lainnya. Klik “Revisi” untuk mengembalikan usulan kegiatan ke pengusul dan klik “ACC” apabila menyetujui usulan kegiatan.



37. Setelah itu klik “Buat SK”, masukan nomor SK SKP sesuai format, isi tanggal dan jumlah SKP yang disetujui dan klik “Simpan”



38. Selanjutnya klik “Kembali” dan akan muncul status seperti dibawah, yang menandakan bahwa proses berikutnya adalah Menunggu Pembayaran. Berikutnya informasikan kepada Tim/ Unit untuk segera melakukan pembayaran SKP.



39. Selanjutnya admin Unit P2KB kembali masuk ke dalam akunnya dan klik “Konfirmasi Pembayaran”.



40. Lalu upload bukti transfer SKP sesuai jumlah yang ditentukan



41. Setelah pembayaran dilakukan maka status di Unit P2KB akan berubah menjadi Sudah Pembayaran. Apabila sudah melakukan pembayaran maka Unit memberitahukannya kepada Tim/ Komisi.



42. Komisi melakukan verifikasi pembayaran SKP yang telah dilakukan Unit P2KB, dengan klik “Verifikasi Pembayaran, kemudian akan muncul bukti transfer dan apabila sudah sesuai maka klik “Simpan”.



43. Setelah dilakukan verifikasi pembayaran, maka status usulan kegiatan menjadi “Penentuan Biaya Peserta”, dan itu berarti tugas Tim dan Komisi telah selesai dalam memverifikasi usulan kegiatan dan tinggal menunggu proses pelaksanaan kegiatan. Selanjutnya komunikasikan dengan Unit atau panitia pelaksana bahwa pembayaran telah di verifikasi dan silahkan melanjut ke tahapan berikutnya.



44. Selanjutnya panitia kegiatan akan menentukan biaya registrasi peserta dengan klik “Biaya Pendaftaran”. Lalu tentukan berapa biaya pendaftaran peserta nya sesuai dengan kesepakatan panitia.



45. Setelah itu maka status kegiatan akan menjadi “Open” yang berarti panitia sudah bisa melakukan promosi kegiatan dan menerima pendaftaran peserta. Kegiatan yang sudah teregistrasi selanjutnya akan muncul pada akun sikap masing-masing anggota serta di aplikasi P2KB pada web PTGMI.



46. Proses berikutnya panitia sudah bisa melakukan registrasi peserta, baik secara online maupun manual. Untuk cara online maka anggota tinggal daftar pada akun SIKAP masing-masing, sedangkan untuk pendaftaran manual maka klik kolom peserta Selanjutnya klik “Tambah Peserta”



47. Cari nama peserta yang mendaftarkan diri sebagai peserta seminar, klik “Daftar Anggota” dan pilih, setelah selesai maka klik “Save”



48. Setelah itu akan muncul tampilan seperti dibawah ini, dimana akan muncul daftar nama-nama peserta yang telah mendafarkan diri. Selanjutnya peserta akan melakukan pembayaran biaya registrasi dan meng upload bukti transfer atau secara cash kepada panitia. Tahapan berikutnya panitia melakukan konfirmasi terhadap pembayaran peserta dengan klik “Konfirmasi”.



49. Selanjutnya akan muncul nama peserta beserta bukti transfernya dan apabila sesuai klik “Konfirmasi”. Apabila pembayaran dilakukan langsung/cash kepada panitia maka panitia langsung klik “Konfirmasi”.



50. Tahapan berikutnya adalah pelaksanaan kegiatan pada hari dimana kegiatan tersebut di jadwalkan. Yang harus dilakukan pada hari tersebut adalah mengkoordinir pendaftaran peserta dengan klik “Isi Kehadiran” dan pilih kategorinya apakah Peserta, Pemateri, Moderator atau Panitia.



51. Misalkan kita ambil contoh panitia, kemudian pilih Sesi absensinya : Pagi, Siang atau Sore/Malam kemudian klik “Submit”.



52. Selanjutnya akan muncul daftar peserta yang sudah di konfirmasi pembayaran. Apabila peserta telah dating maka tinggal dilakukan proses scan barcode QR pada KTA peserta dan apabila belum tersedia bisa dilakukan secara manual dengan mengetik No. KTA atau langsung klik “Belum Hadir”.



53. Selanjutnya status kehadiran peserta akan menjadi “Hadir” dan berwarna hijau yang berarti peserta telah hadir dan dapat terlihat waktu kehadiran peserta.



54. Apabila kegiatan telah selesai maka klik status “Isi Kehadiran” dan klik “Selesai”, maka ststus akan beralih menjadi sertifikat.



55. Selanjutnya akan muncul menu Download Sertifikat dengan keterangan persentase kehadiran. Kategori peserta yang dapat diberikan sertifikat sesuai ketentuan P2KB yang berlaku.



56. Selanjutnya klik tanda download maka akan muncul sertifikat secara otomatis dan tinggal print.



57. Sertifikat ini juga akan muncul pada akun individu SIKAP masing-masing peserta dan jumlah SKP yang diikuti akan otomatis masuk ke dalam rekap SKP peserta di aplikasi SIKAP



Selamat Mencoba dppptgmi