1.2.4 SOP PENGUMPULAN DAN PENYIMPANAN LAPORAN [PDF]

Citation preview

Puskesmas Kepil 2



PENGUMPULAN DAN PENYIMPANAN, DAN RETRIYING (PENCARIAN KEMBALI) DATA



SOP



1. Pengertian



2. Tujuan 3. Kebijakan 4. Referensi



5. Prosedur



No. Dokumen



:



445/SOP/000/2023



No. Revisi



:



00



Tanggal Terbit



:



16 Januari 2023



Halaman



:



1/2



dr. Susilo Bramugandono NIP. 19781009 200903 1 002







Pengumpulan, penyimpanan dan retriying (pencarian kembali) data merupakan bagian dari manajemen data yang dilakukan di puskesmas baik secara aktif maupun pasif.  Pengumpulan data adalah mekanisme mencari dan mengumpulkan data yang dibutuhkan dalam proses kegiatan puskesmas yang diperoleh secara aktif maupun pasif dari puskesmas, jejaring dan jaringan puskesmas serta masyarakat.  Penyimpanan data adalah kegiatan penyimpanan data dan informasi yang ada di puskesmas baik secara manual maupun elektronik.  Pencarian kembalia data merupakan proses pencarian data agar lebih mudah ditemukan. Sebagai acuan petugas dalam melakukan pengumpulan, penyimpann dan retriying (pencarian kembali) data. Keputusan Kepala Puskesmas Kepil 2 Nomor 445/SK/000/2023 tentang Ketersediaan Data dan Informasi di Puskesmas Kepil 2 Undang – Undang No.36 Tahun 2009 tentang Kesehatan. Permenkes Nomor 31 Tahun 2019 tentang Sistem Informasi Puskesmas Permenkes Nomor 34 Tahun 2019 tentang Puskesmas 1. Alat : a. ATK b. Komputer/Laptop c. Formulir pelaporan d. Data wilayah dan program 2. Langkah Pengumpulan Data : a. Petugas menyiapkan formulir pelaporan yang dibutuhkan untuk mencatat data b. Petugas menyerahkan formulir pelapran ke pemegang program terkait/ PJ pokja c. Pemegang prigram atau PJ pokja mencatat data yang diperoleh dari : - Laporan bulanan UKM - Laporan bulanan UKP - Laporan bulanan Admen - Laporan jejaring dan jaringan puskesmas - Data sekunder dari instansi lain d. Petugas melaporkan kepada kepala tata usaha 3. Langkah Penyimpanan Data : a. Petugas menyimpan data manual (formulir pelaporan yang telah terisi) ke dalam map tersendiri yang sudah diberi identitas yang jelas serta dibedakan warna map nya b. Petugas mengentry kan data yang sudah terkumpul ke dalam form pelaporan excel (elektronik) c. Petugas menyimpan arsip laporan pada lemari data d. Lamanya masa simpan arsip sesuai dengan tingkat



Puskesmas Kepil 2



PENGUMPULAN DAN PENYIMPANAN, DAN RETRIYING (PENCARIAN KEMBALI) DATA



SOP



No. Dokumen



:



445/SOP/000/2023



No. Revisi



:



00



Tanggal Terbit



:



16 Januari 2023



Halaman



:



2/2



dr.Susilo Bramugandono



kepentingan tiap bagian terhadap arsip tersebut 4. Langkah Retriying (Pencarian Kembali) Data : a. Petugas dapat mengambil arsip dengan cara mengidentifikasi warna map sesuai dengan yang dibutuhkan b. Petugas memberikan tanda pada rak penyimpan dat arsip yang diambil c. Petugas mengembalikan data arsip pada rak jika sudah selesai digunakan d. Petugas juga dapat mencari data pada form excel data sesuai dengan permintaan data 6. Diagram Alir Petugas mengumpulkan data menggunakan form pelaporan dan mengentry kan pada form excel



Petugas menyimpan arsip laporan sesuai dengan map dan menyimpan di lemari data



Petugas dapat mencari data kembali di lemari data dengan cara identifikasi warna map dan nama dokumen dan memberi tanda pada arsip yang diambil lalu jika sudah selesai arsip data dikembalikan lagi ditempat semula



7. Unit Terkait



-



Pokja UKM Pokja UKP Pokja Admen Jejaring dan haringan puskesmas



8. Rekaman Historis Perubahan No



Yang Dirubah



Unit Nama Petugas Tgl. Pelaksanaan No.



Isi Perubahan



Tgl. Mulai Diberlakukan



: : : Kegiatan



Ya



Tidak



Tidak



PENGUMPULAN DAN PENYIMPANAN, DAN RETRIYING (PENCARIAN KEMBALI) DATA



DAFTAR TILIK



No. Dokumen



:



440/ 000//2023



No. Revisi



:



00



Tanggal Terbit



:



16 Januari 2023



Halaman



:



1/1



Berlaku 1



Apakah petugas menyiapkan formulir pelaporandan menyerahkan ke pemegang program atau PJ pokja



2



Apakah pemegang program atau Pj pokja mengisi data pada formulir



3



Apakah petugas melaporkan hasil pengumpulan data ke kepala tata usaha



4



Apakah petugas menyimpan arsip laporan



5



Apakah petugas melakukan entry data ke form excel



6



Apakah petugas dapat melakukan retriying (pencarian kembali) data jika diminta



7



Apakah petugas mengembalikan arsip yang diambil ke tempat semula



CR



: …………. x ……..% Kepil,………………………….. Pelaksana/Auditor



(……………………….)