25 - Sulistiani - 2F - Administrasi Logistik [PDF]

Citation preview

ADMINISTRASI LOGISTIK PENGATURAN PERGUDANGAN



OLEH Sulistiani (25)



D-III ADMINISTRASI BISNIS ADMINISTRASI NIAGA POLITEKNIK NEGERI MALANG 2020



I.



MEKANISME PENGELOLAAN GUDANG 1.Struktur Organisasi Bahwa dalam menyusun struktur organisasi pengelolaan gudang, harus senantiasa memperhatikan pembagian kerja, agar dapat dicapai efektifitas dan efisiensi dalam pengelolaan penggudangan logistik/barang. Apabila pengelolaan gudang dan volume beban kerjanya masih relatif kecil maka cukup dikelola oleh 1-2 orang saja, namun sebaliknya apabila pengelolaan gudang dan beban kerja besar, maka diperlukan suatu organisasi sebagai unit kerja baru untuk meggerakkan organisasi penggudangan sehingga



dapat



mencapai



hasil yang optimal. Struktur Organisasi gudang (dalam kapasitas besar) di lingkungan Departemen Sosial sebagai berikut: 1. Pengelola Gudang a) Kepala gudang. b) Subag. Tata usaha gudang. c) Subag. Oprasional dan pengawasan gudang. 2. Tugas dan Tanggung Jawab a. Kepala Gudang;  Mengendalikan kegiatan organisasi gudang.  Menerima dan mengeluarkan barang.



 Melakukan chek fisik sesuai jadwal yang telah di tentukan  Menyampaikan laporan



bulanan,



triwulan,



semester,



dan tahunan tentang kondisi gudang dan barang kepada pimpinan Unit Kerja Eselon I.  Bertanggung jawab atas barang yang berada di bawah pengelolanya. b. Subag. Tata Usaha Gudang ;  Mencatat penerimaan barang.  Mencatat pengluaran barang.  Menyiapkan laporan hasil chek fisik barang kepada kepala gudang.  Membuat neraca penerimaan dan pengeluaran barang.  Menyiapkan berita acara barang.  Mempersiapkan surat masuk dan keluar barang.  Menyusun laporan priodik gudang sebagai bahan pertanggung jawaban. c. Subag. Operasional Gudang ;  Melakukan pemeriksaan dan pengawasan gudang.  Melakukan chek fisik barang.  Melakukan penataan barang sesuai dengan jenisnya digudang.  Melakukan pengawasan secara teratur di lingkungan gudang.



 Mengawasi penerimaan dan pengeluaran barang yang berada digudang.  Menyusun laporan priodik perkembangan gudang yang menjadi kewenanganya.  Melakukan pengamanan gudang dan lingkungannya. II. PENATA USAHAAN GUDANG Kegiatan pergudangan tidak bisa dipisahkan dari administrasi, pergudangan secara tertib dan benar, karena administrasi pergudangan dapat dijadikan instrumen pengawasan dan pengendalian dalam pengelolaan



pergudangan,



dengan



adanya



sistem



administrasi



pergudangan yang benar keberadaan logistik / barang setiap saat dapat dicek, baik berkaitan dengan nama, jenis, spesifikasi, jumlah dan mutasi, bukti jumlah persediaan, maupun nilai logistik yang ada di gudang. Bagi petugas gudang, administrasi pergudangan juga dapat di gunakan sebagai alat pertanggung jawaban dalam pengelolaan pergudangan yang di bebankan kepadanya. Petugas gudang Departemen Sosial harus melengkapi sistem administrasi pergudangan dengan menyediakan buku penerimaan barang, buku pengeluaran barang, dan surat jalan barang, dan delivery order (DO).



1. Penerimaan Barang Petugas gudang Departemen Sosial harus memiliki buku penerimaan barang,buku tersebut untuk mencatat informasi yang berkaitan dengan jenis dan spesifikasi barang, tanggal penerimaan, jumlah nilai logistik yang meliputi harga persatuan dan jumlah total dari sumber barang/ pendanaan barang. Di samping itu setiap terjadi pencatatan pemasukan logistik/ barang ke dalam buku pencatatan harus di ikuti dengan bukti-bukti penerimaan barang seperti surat jalan pengiriman barang/ penyerahan barang untuk setiap bukti pemasukan logistik harus di bubuhi nomor sebagai kode bukti masuk / sesuai urutan yang kemudian nomor kode bukti masuk ini ditulis dalam kolom nomor kode bukti masuk dalam buku penerimaan gudang, penggunaan nomor kode bukti masuk ini di maksudkan untuk mempermudah pengecekan maupun pengawasan logistik ( contoh form terlampir). 2. Pengeluaran Barang Setiap petugas gudang logistic / barang Departemen Sosial harus memiliki buku pengeluaran barang, pada buku tersebut akan berisi informasi yang berkaitan dengan jenis dan



spesifikasi



logistik, tanggal pengeluaran, jumlah pengeluaran logistik.



Terjadinya transaksi pengeluaran logistik di gudang harus di ikuti dengan pencatatan pengeluaran barang ke dalam buku pengeluaran barang, di samping itu harus melakukan pengisian pengeluaran barang pada kartu barang sehingga nantinya dapat di ketahui jumlah persediaan logistik jenis logistik tertentu. Pada buku pengeluaran harus di ikuti dengan bukti-bukti pengeluaran barang yang dapat berupa Delivery Order (DO) atau surat penyerahan barang, surat jalan, di samping itu setiap bukti pengeluaran barang harus di bubuhi nomor sesuai urutan yang kemudian nomor kode bukti keluar di tuliskan pada kolom nomor kode bukti keluar, dalam bukti pengeluaran gudang maupun kartu persediaan. Penggunaan kartu keluar di maksudkan untuk mempermudah



pengecekan



maupun



pengawasan



logistik



(contoh formulir terlampir ). Untuk melengkapi administrasi gudang harus juga di sediakan kartu persediaan barang, kartu tersebut di gunakan untuk mancatat perubahan-perubahan jumlah persediaan logistik karena adanya pemasukan logistik. Adapun informasi yang harus tertuang dan tertulis dalam kartu persediaan logistik meliputi jenis dan spesifikasi logistik, tanggal pemasukan / pengeluaran kode nomor, surat bukti pemasukan barang / pengeluaran,



logistik,



asal / tujuan logistik, jumlah pemasukan / pengeluaran dan jumlah sisa dalam kegiatan pengelolaan administrasi pergudangan, kartu persediaan barang dalam bentuk kartu barng ini di buat rangkap dua, satu untuk arsip dan satu lagi untuk di gantung, pada kelompok jenis barang tertentu dimana barang tersebut di tempatkan, sehingga hal ini untuk mempermudah pengecekan logistik, terutama pengecekan terhadap jumlah persediaan logistik ( contoh terlampir). 3.



Penataan Barang Penataan ruang gudang merupakan penataan segmen-segmen ruangan di dalam gudang serta pengaturan logistik di dalam ruang gudang tersebut. Berkenaan dengan hal tersebut bagi petugas pengelola



gudang



Departeman



Sosial



hendaknya



senantiasa



memperhatikan tata ruang gudang semaksimal mungkin agar proses penerimaan dan pengeluaran barang dapat berjalan dengan lancar. Ada beberapa tata letak ruang gudang yang harus di perhatikan sebagai berikut: a.



Jarak Pendek Ruang sebaiknya bisa di pergunakan sebaik mungkin sehingga pelaksanaan kegiatan pengaturan barang dalam gudang dapat melewati jarak sependek mungkin.



b. Mengalirnya Kegiatan Pelaksanaan kegiatan pengaturan barang di usahakan dengan urutan yang teratur dari satu tempat ke tempat yang lain dengan berurutan baik dengan metode FIFO ( first in first out ) yaitu pengaturan barang yang lebih dahulu masuk gudang harus di keluarkan pada urutan pertama pula atau metode LIFO ( Last in last out ) yaitu pengaturan barang yang terakhir masuk dalam gudang tetapi pertama kali keluarkan dalam gudang. c. Mempermudah Pengawasan Penataan



ruang



haruslah



dapat



membantu



mempermudah



pengawasan atas pelaksanaan pengaturan barang. d. Fleksibilitas Ruang Penataan barang dalam gudang di usahakan sedemikian rupa sehingga bila ada gangguan ruangan akan mudah di sesuaikan dengan kebutuhan. e. Alur Masuk dan Keluar Barang. Arus



keluar



masuk



barang



di



gudang



harus



memperhitungkan semua unsur pekerjaan, mengelompoknya bersama-sama dan menangani barang simpanan secara khusus sesuai



dengan



kecepatan



bergerak



barang-barang



Arus kegiatan di pertahankan untuk semua kegiatan yang di



itu.



lakukan dan fleksibilitas tetap di pelihara, karena tiap bagian yang ditunjukan dalam denah dapat di pindahkan. Satu daerah dapat di buat lebih besar dengan mengurangi daerah yang lain, paling sedikit dengan memindahkan partisi atau satu blok material simpanan. Jenis media untuk penyimpanan yang akan dipakai tidak di perlihatkan. Ini jelas tergantung pada karakteristik barangbarang yang akan disimpan. Prinsip-prinsip yang digambarkan dalam denah ini dapat pula di pakai pada daerah pergudangan terbuka ( contoh denah terlampir ). 4.



Perlengkapan Pendukung Gudang Pada gudang milik Departeman Sosial di pusat dan daerah perlu di dukung dengan kelengkapan yang memadai sehingga petugas gudang dapat bekerja secara optimal dalam memberikan pelayanan arus barang, adapun kelengkapan yang di perlukan gudang Departemen sosial: a. Di ruang Kerja. 1) Meja



dan



kursi



sesuai



( jumlah petugas ). 2) Komputer 2 unit. 3) Lemari kayu susun 1 unit. 4) Filling Cabinet 2 unit.



kebutuhan



kerja



petugas



5) Mesin fotokopi 1 unit. 6) AC Split. 7) Kursi tamu. b. Di Gudang. 1) Palet ( Sesuai kebutuhan ). 2) Forklift. 3) Tangga. 4) Mobil truk. 5) Alat pemadam kebakaran. 6) Area bongkar muat yang memadai. c. Perlengkapan petugas gudang. 1) Pakaian petugas gudang. 2) Sarung tangan. 3) Helm gudang. 4) Sepatu bot. 5) Lampu sorot / senter. 5. Tempat Penyimpanan Gudang yang tidak di pergunakan secara maksimal sesuai dengan



kapasitasnya



menggambarkan



tidak



pemanfaatannya. Prinsip efisien penyimpanan



efisien



dalam



logistik/



barang



yang efisiensi akan meliputi penyusunan dan pemanfaatan ruang



berkonsentrasi setinggi mungkin. Kondisi ini berlaku untuk setiap jenis logistik/ barang dan memungkinkan pengaturan lalu lintas dengan frekuensi tinggi bila di butuhkan pada proses penyimpanan. Apabila ada jenis logistik / barang yang membutuhkan frekuensi lalu lintas tinggi sekali, namun di simpan di ruang yang sangat terbatas tanpa memisahkannya dari jenis logistik lain, kondisi ini akan mengakibatkan kegiatan rutin gudang tidak tercukupi.  Cara penyimpanan Dalam kegiatan pergudangan terdapat 5 jenis cara penyimpanan yang lazim di pergunakan pada gudang yaitu :  Penerimaan logistik, kegiatan ini termasuk dalam proses pemeriksaan dan penempatan.  Pengiriman logistik/ barang, kegiatan ini termasuk proses pengumpulan permintaan, pengemasan, dan pemuatan untuk di angku.  Perhitungan stok, kegiatan ini dapat di lakukan setiap waktu tertentu atau dapat pula setiap tahun.  Pemeriksaan stok, kegiatan ini berupa pemeriksaan stok secara berkala, pengecekan dan penempatan kembali stok bila di perlukan.



 Pemeliharaan penyimpanan, kegiatan ini dapat berupa perencanaan kembali serta perubahan penempatan stok, untuk menjaga stok yang sejenis dapat di tempatkan berkelompok untuk melancarkan penyelesaian ke empat proses sebelumnya. Penyimpanan logistik yang efektif membutuhkan kerapihan metode dan disiplin karena setiap logistik yang di simpan membutuhkan cara penanganan yang berbeda. Penempatan/ penyimpanan logistik dalam gudang dapat memanfaatkan rak ( bin ) palet atau tempat penyimpanan peti kerja.  Rak ( Bin ) Rak ( bin ) terbuat dari kayu / papan di desain untuk menyimpan barang yang kecil dan ringan yang biasanya di gunakan dengan frekuensi tinggi. Pengambilan dan pengembalian barang dari rak ini



cukup



mempergunakan



tangan.



Pada



gudang



yang



memanfaatkan banyak rak, akan memudahkan pengaturan barang kebutuhan untuk keperluan sehari-hari perkantoran sebagai barang persediaan seperti ATK dan lain-lain.  Pemagaan ( Racking ) Rak di gunakan sebagai media penyimpanan bagi barang-barang berbentuk memanjang yang terlalu besar atau terlalu berat. Rak



jenis ini dapat berfungsi untuk menyimpan stok persediaan, bentuknya bervariasi sederhana, terbuat dari kayu/ baja ringan dengan sistem knock down. Dimana ketinggian dapat diatur untuk memungkinkan penyimpanan palet atau peti kayu di dalam segala ukutan dan berat.  Rak ( Bin ) Daerah penyimpanan terbuka yang di gunakan untuk menaruh barang yang besar dan berat membutuhkan perhatian khusus agar pemakaiaannya



efisien



dan



optimal.



Pengoperasian



jenis



penyimpanan ini melibatkan peralatan yang mahal seperti crane, forklift prinsip ini juga dapat pada



sistem penyimpanan.



2 ( dua ) jenis rak tersebut di atur, jenis barang stok yang keluar masuk dengan frekuensi tinggi di simpan di lokasi yang mudah dan terdekat dengan fasilitas bongkar muat lay out dari daerah penyimpanan terbuka harus memiliki jalur-jalur yang



memadai



yang memungkinkan peralatan berat / kendaraan berat dapat bergerak dengan leluasa.



III. PENGAWASAN GUDANG Ada beberapa hal penting untuk di perhatikan bagi petugas pengelola gudang Departemen Sosial sehubungan dengan kegiatan pengawasan barang dalam gudang antara lain : 1. Mengcek barang dan laksanakan program kebersihan gudang secara periodik. 2. Menjaga gudang dari kebocoran atap, merembesnya air melalui lantai dan masuknya butir-butir air hujan melalui jendela / ventilasi. 3. Hindarkan penempatan barang yang bias mempengaruhi dan menyebabkan penurunan kualitas ataupun kerusakan pada barang yang ada. 4. Cek instalasi listrik di ruang secara periodik. 5. Menyediakan alat pemadam kebakaran sebagai tindakan antisipasi adanya kebakaran. 6. Mengatur aliran dan temperatur udara yang cukup sehingga tidak membahayakan bagi petugas gudang maupun merusak barang. 7. Menyediakan alas untuk setiap barang agar tidak mudah rusak karena kelembapan.



8. Menempatkan barang yang berat dan atau besar di bagian bawah dan yang ringan dan atau kecil di bagian atas. 9. Menempatkan pada tempat khusus yang aman ataupun terkunci untuk



barang-barang



kecil



yang



sejenis



atau



mudah di curi. IV.



PELAPORAN Pelaporan merupakan suatu informasi tentang data-data logistik/



barang yang ada di gudang dan di buat secara periodik serta berkesinambungan dari proses penerimaaan sampai pengeluaran maupun penyaluran logistik/ barang tersebut. Bagi petugas gudang Departemen Sosial penyajian laporan harus dilaksanakan sebagai berikut : 1. Laporan Kondisi Logistik/ Barang Bulanan Untuk mengetahui kondisi Logistik/ Barang pada akhir bulan yang berfungsi sebagai alat kontrol bagi Departemen Sosial khususnya dalam menyusun rencana kebutuhan, laporan ini dibuat setiap akhir bulan berdasarkan laporan harian dan mingguan. 2. Laporan Kondisi Logistik / Barang Tahunan Untuk mengetahui kondisi Logistik / Barang setiap akhir tahun per 31 Desember dilakukan Stock Opname untuk mengetahui stok barang persediaan berdasarkan tansaksi penerimaan dan



pengeluaran, laporan ini di buat akhir tahun yang di kenal dengan laporan tahunan. 3. Laporan Stock Opname Laporan berdasarkan hasil pemeriksaan logistik/ barang pada akhir tahun oleh tim secara terpadu, hasil laporan Stock Opname ini dijadikan sebagai bahan untuk menghitung nilai saldo awal logistik / barang pada awal tahun berjalan. 4. Laporan Kondisi Barang Rusak Untuk mengetahui kondisi barang rusak dan kadaluarsa yang ada di gudang secara keseluruhan dan pelaporannya di buat berdasarkan hasil penilaian petugas gudang dan dilengkapi dengan acara pemeriksaan barang.



V.



PENUTUP Pedoman manajemen pengelolaan gudang ini di harapkan dapat di jadikan sebagai acuan dalam proses penerimaan barang, penataan barang, pengeluaran barang, dan pelaporan barang, agar petugas gudang Departemen Sosial dapat lebih tertib secara adminstratif dalam pengelolaan gudang di maksud. Penyusunan pedoman manajemen pengelolaan gudang ini masih banyak mendapat kekurangan karena keterbatasan literatur, guna penyempurnaan pedoman manajemen pengelolaan gudang ini kami mengharapkan masukan dan saran dari berbagai pihak.