8 Laporan-Rapat-Tinjauan-Manajemen [PDF]

Citation preview

PEMERINTAH KOTA PEMATANGSIANTAR



DINAS KESEHATAN



UPTD. PUSKESMAS GURILLA Jl. Gurilla Selatan, Kelurahan Gurilla, Kec. Siantar Sitalasari Kota Pematangsiantar Sumatera Utara 21146 Email : [email protected]



LAPORAN RAPAT TINJAUAN MANAJEMEN UPTD PUSKESMAS GURILLA TAHUN 2019 I.



Pendahuluan Dalam upaya peningkatan mutu perlu dilakukan pembahasan bersama antara manajemen dan pelaksanaan tentang permasalahan – permasalahan yang terkait dengan implementasi sistem manajemen mutu, pencapaian sasaran/ indikator mutu/ dan kinerja. Pembahasan masalah mutu dan kinerja dapat dilakukan dalam unit kerja, antar unit kerja untuk masalah – masalah yang bersifat teknis dan operasional yang dilakukan baik terjadwal maupun insidental sesuai dengan kebutuhan. Permasalahan mutu, kinerja dan permasalahan yang terjadi dalam penerapan sistem manajemen mutu secara periodik juga perlu dibahas bersama yang melibatkan seluruh jajaran yang ada dalam organisasi. Pembahasan tersebut dilakukan dalam pertemuan tinjauan manajeman atau pertemuan telaah manajemen mutu dan kinerja. Pertemuan tinjauan manajeman adalah proses evaluasi terhadap kesesuaian dan efektifitas penerapan sistem manajemen mutu yang dilakukan secara berkala dan melibatkan berbagai pihak yang terkait dengan operasional kegiatan organisasi.



II.



Karakteristik Pertemuan Tinjauan Manajemen Adapun karakteristik pertemuan tinjauan manajemen adalah sebagai berikut : 1.



Dilaksanakan secara berkala dengan interval waktu yang disesuaikan dengan tingkat kepentingan.



2.



Direncanakan dengan baik dengan kejelasan tujuan, agenda, dan penjadwalan.



3.



Didokumentasikan dengan baik.



4.



Mengevaluasi efektifitas penerapan sistem manajemen mutu dan dampaknya pada mutu dan kinerja.



5.



Membahas perubahan – perubahan yang perlu dilakukan baik pada sistem manajemen mutu maupun sistem pelayanan.



6.



Hasil pertemuan ditindak lanjuti dalam bentuk koreksi, tindakan korektif, tindakan preventif maupun perubahan pada sistem manajemen mutu maupun sistem pelayanan.



7.



Tindak lanjut terhadap rekomendasi yang dihasilkan pada pertemuan dipantau pelaksanaannya. 1



8.



Pihak manajemen dan pihak pelaksana operasional yang terkait di undang dalam pertemuan tinjauan manajemen.



9.



Pertemuan tinjauan manajemen berikutnya diawali dengan pembahasan hasil dan tindak lanjut pertemuan tinjauan manajemen sebelumnya.



10. Agenda pertemuan tinjauan manajemen mencakup : a. Masalah – masalah operasional yang terkait dengan penerapan sistem manajemen mutu dan sistem pelayanan. b. Umpan balik / keluhan pelanggan. c. Penilaian kinerja. d. Hasil audit internal. e. Rekomendasi hasil pertemuan manajemen di tindak lanjuti dan dievaluasi. III.



Langkah – Langkah Pertemuan Tinjauan Manajemen Adapun langkah – langkah pertemuan tinjauan manajemen adalah sebagai berikut : 1. Penanggung jawab manajemen mutu mempersiapkan pertemuan tinjauan manajemen yang meliputi : Rencana waktu, tempat, agenda, dan siapa saja yang akan diundang. 2. Penanggung jawab manajemen mutu mengundang peserta pertemuan. 3. Penanggung jawab manajemen mutu memimpin pertemuan tinjauan manajemen. 4. Penanggung jawab manajemen mutu memberikan umpan balik kepada peserta rapat. 5. Penanggung jawab manajemen mutu melakukan pemantauan perbaikan sesudah pertemuan tinjauan manajemen.



2



IV.



Pembahasan Hasil Rapat Tinjauan Manajemen Berdasarkan pembahasan rapat tinjauan manajemen didapatkan hasil sebagai berikut : No. 1.



Sumber Data Masalah Operasional a. UKM



Uraian Masalah



Penyebab Masalah



- Petugas yang melaksanakan pelayanan - Kompetensi kesling



dipuskesmas



tidak



sesuai



kompetensi



untuk



Rekomendasi



pelayanan - Mengusulkan ke dinas kesehatan



kesling tidak sesuai karena yang



untuk



diadakan



tenaga



melaksanakan pelayanan DIII Gizi



kesehatan lingkungan.



sanitasi



- Perilaku tidak sehat pada masyarakat - Buang air besar sembarangan karena - Sudah diberikan penyuluhan PHBS desa



tidak mempunyai jamban



dan diberikan stimunal (bantuan dana ) pada warga tidak mampu atau



miskin untuk pembuatan jamban. - Masih banyak orang tua yang - Pendekatan pada tokoh masyarakat,



- Cakupan imunisasi UCI masih kurang



menganggap



tidak



pentingnya



imunisasi



tokoh



agama



membantu



dan untuk



kader



agar



memotivasi



keluarga supaya mau di imunisasi. b. UKP - Antrian di loket lama



- SOP



tidak



dilakukan



maksimal - Kursi ruang tunggu pasien pemeriksaan - Pasien tidak nyaman umum goyang



- Pelayanan



rujukan



dengan - Sosialisasikan



kembali



SOP



pendaftaran - Diusulkan pengadaan kursi ruang tunggu



yang



kurang - Rujukan ke rumah sakit sulit karena - Telah dilakukan MOU dengan 6



maksimal



dibatasi oleh pihak BPJS



Rumah



Sakit



Pematangsiantar 3



di



Kota



2.



Umpan Balik/ keluhan



- Petugas yang kurang ramah



- Kurangnya



pelanggan



tentang pelayanan yang maksimal petugas agar lebih ramah lagi - Kurangnya kebersihan di kamar mandi - Kurangnya kesadaran petugas - Menghimbau kepada seluruh dan lingkungan puskesmas



pemahaman



petugas - Memberikan



tentang kebersihan



petugas



pembinaan



agar



kepada



menumbuhkan



kesadaran tentang kebersihan serta membuat jadwal cleaning service dan telah dilakukan renovasi pada - Gedung Puskesmas Gurilla jauh kedalam



kamar mandi - Gedung Puskesmas Gurilla jauh - Diberikan sosialisasi mengenai tata kedalam dan tidak dilewati angkot



letak Puskesmas Gurilla sehingga



sementara pasien Puskesmas Gurilla



masyarakat mau mengerti



lebih banyak lansia 3.



Penilaian Kinerja - Upaya Kesehatan Lingkungan masih - Cakupan TTU yang dibina masih - Peningkatan pembinaan TTU oleh kurang



kurang



penanggung Kesehatan



jawab



program



Lingkungan



serta



menjalin kerjasama lintas sektor (Pemerintahan Desa) dalam upaya mendukung kegiatan tersebut - Pencatatan hasil pemeriksaan di RM - Tidak dibuat SOAP pada RM pasien belum menggunakan SOAP



- Sosialisasikan



pencatatan



SOAP



kepada dokter gigi dan perawat yang



diperbantukan diruang gigi - Terdapat pembatas ruang antara pasien - Ada pembatas ruang antara pasien - Sosialisasikan manfaat pembatas dan petugas farmasi



dan petugas farmasi 4



ruang di ruang farmasi kepada



masyarakat 4.



Hasil Audit Internal I



UKM KIA - Bidan belum melakukan tindakan dengan - Petugas sering lupa



- Mulai bulan Juli sudah dilakukan



menggunakan APD yang lengkap - Bidan belum melakukan tindakan sesuai - Petugas sering lupa



tindakan sesuai SOP - Mulai bulan Juli



SOP



petugas



menggunakan APD saat melakukan tindakan



UKP Pelayanan Pendaftaran - Belum lengkap informasi



di



ruang - Tidak akurat informasi di ruang - Melengkapi



informasi



mengenai



pendaftaran pendaftaran - Masih ada petugas yang melakukan - Petugas lupa melakukan pelayanan



puskesmas di ruang pendaftaran - Laksanakan sesuai SOP yang saat



pelayanan tidak sesuai SOP sesuain SOP - Tidak ada informasi tentang hak dan - Tidak ada informasi tentang hak dan



melakukan pelayanan pendaftaran - Menyediakan informasi tentang hak



kewajiban pasien di pendaftaran



kewajiban pasien di pendaftaran



- Tidak tersedia alur pelayanan pasien



- Tidak ada alur pelayanan pasien di puskesmas gurilla



UKP Pelayanan Laboratorium - APD tidak selalu digunakan hanya pada - Petugas tidak menggunakan APD saat memeriksa Laboratorium



dan kewajiban pasien



- Menyediakan informasi tentang alur pelayanan pasien - Selalu gunakan APD lengkap pada pemeriksaan



apapun,



laksanakan



- Petugas belum melaksanakan pelayanan - Pelayanan dilakukan belum sesuai



setelah audit segera pada bulan Juli - Sosialisasikan pelayanan sesuai SOP



sesuai SOP SOP - Tenaga kesehatan yang memberikan - Tidak ada petugas DIII Analis



- Diusulkan ke dinas kesehatan kota



5



pelayanan tidak sesuai dengan standar



Pematangsiantar



kompetensi - Petugas tidak melakukan cuci tangan - Tidak melakukan cuci tangan 6 dengan langkah yang efektif



langkah



6



pengadaan



DIII



Analis - Sosialisasikan cara cuci tangan yang efektif



V.



Penutup Melalui pertemuan tinjauan manajemen berbagai permasalahan yang terkait dengan mutu dan kinerja, serta operasionalisasi sistem manajemen mutu dan sistem pelayanan dalam memberikan pelayanan dan produk kepada pelanggan / pengguna dibahas dan ditindak lanjuti dalam upaya – upaya untuk melakukan perbaikan. Keberhasilan pertemuan tinjauan manajemen ini tergantung pada komitmen untuk melakukan perubahan – perubahan dan perbaikan sesuai dengan apa yang direkomendasikan dan kesepakatan yang dihasilkan dalam pertemuan.



Mengetahui Kepala UPTD Puskesmas Gurilla



Ramauli Samosir, M. Kes NIP. 19861228 199703 2 002



7