![Amirul Hakim - Magang Kemenag Bojonegoro [PDF]](https://pdfs.asia/img/200x200/amirul-hakim-magang-kemenag-bojonegoro.jpg)
5 0 1 MB
PERAN MANAJEMEN HUBUNGAN MASYARAKAT DALAM MENINGKATKAN MUTU PELAYANAN DI KEMENTRIAN AGAMA BOJONEGORO PROVINSI JAWA TIMUR
LAPORAN INDIVIDU Diajukan untuk Memenuhi Persyaratan Penyelesaian Program Magang Manajemen
Oleh: Amirul Hakim NIM. 17010714030
UNIVERSITAS NEGERI SURABAYA FAKULTAS ILMU PENDIDIKAN JURUSAN MANAJEMEN PENDIDIKAN 2020
i
HALAMAN PERSETUJUAN Laporan Magang oleh : Amirul Hakim NIM Judul
: 17010714030 : “Peran Manajemen Hubungan Masyarakat dalam
Meningkatkan Mutu Pelayanan Di Kementrian Agama Bojonegoro Provinsi Jawa Timur.” Surabaya, 20 November 2020 Guru Pamong,
Penyusun,
Dra. Mahmudah Azizah
Amirul Hakim
NIP. 196808301993032001
NIM. 17010714030
Dosen Pembimbing Lapangan,
Kepala Kantor Kementrian Agama Bojonegoro Provinsi Jawa timur
.
Drs. Suhaji, M.Si
Dr. Karwanto, S.Ag., M.Pd 2
NIP. 197705162010121002
NIP. 196307171994031003
HALAMAN PENGESAHAN Laporan Magang oleh NIM
: Amirul Hakim : 17010714030
Telah diujikan pada tanggal
: 30 November 2020 :
Disahkan pada tanggal
Dewan Penguji 1. Dr. Karwanto, S.Ag., M.Pd
(
NIP. 197705162010121002
Dr. Mudjito, Ak., M.Si. NIP. 197705162010121002
) Penguji I
(
) Penguji II
Mengetahui, Ketua Prodi Manajemen Pendidikan
Syunu Trihantoyo, M.Pd. NIP. 19870813 2014041001
3
KATA PENGANTAR Puji Syukur kehadirat Allah SWT yang telah melimpahkan nikmat dan karunianya sehingga penulis dapat menyelesaikan laporan magang Manajemen Pendidikan di Kementrian Agama Kabupaten Bojonegoro. Laporan ini disusun untuk memenuhi tugas mata kuliah magang manajemen. Adapun dalam penulisan laporan magang manajemen ini penulis banyak memperoleh bimbingan, saran dan bantuan dari berbagai pihak, untuk itu penulis mengucapkan terima kasih kepada:
1. Syunu Trihantoyo S.Pd., M.Pd. selaku ketua Jurusan Manajemen Pendidikan Fakultas Ilmu Pendidikan Universitas Negeri Surabaya 2.Dr. Karwanto S.Ag. M.Pd. selaku Dosen Pembimbing Lapangan 3. Dra. Mahmudah Azizah Selaku dosen pamong di instansi magang manajemen Kecamatan Kebomas. 3. Seluruh karyawan dan tim kelompok yang telah membimbing dalam kegiatan magang manajemen.
Laporan ini berjudul Peran Manajemen Hubungan Masyarakat dalam Meningkatkan Mutu Pelayanan Di Kementrian Agama Bojonegoro Provinsi Jawa Timur. Penulis menyadari bahwa dalam penyusunan laporan ini memiliki kekurangan dan jauh dari sempurna karena keterbatasan pengetahuan dan kemampuan yang dimiliki, untuk itu penulis sangat mengharap kritik dan saran yang bersifat membangun dari seluruh pihak. Akhir kata semoga laporan ini dapat bermanfaat bagi penulis, instansi serta pembaca pada umumnya
Surabaya, 20 November2020
Penulis
4
DAFTAR ISI HALAMAN JUDUL HALAMAN PERSETUJUAN .......................................................................... i HALAMAN PENGESAHAN .......................................................................... ii KATA PENGANTAR ..................................................................................... iii DAFTAR ISI .................................................................................................... iv BAB I PENDAHULUAN A.
Latar
Belakang
........................................................................................
B.
Tujuan...................................................................................................... C.
Manfaat............................................................................................ ........
D.
Bentuk Kegiatan, Indikator Keberhasilan................
Alur
Kegiatan,
dan
E.
Objek/Sasaran...............................................................................
F.
Bidang Garapan ......................................................
G.
Jadwal ......................................................................................
Yang
Direncanakan Kegiatan
BAB II KAJIAN TEORI A. Hakikat Hubungan ...............................................................
Masyarakat
B. Mutu ....................................................................................................... BAB III METODE PENGUMPULAN DATA A. Wawancara .............................................................................................. B. Observasi Partisipatif .............................................................................. BAB IV PENGALAMAN YANG DIPEROLEH A. Pengalaman Secara Langsung ................................................................. B. Pengalaman Secara Tidak Langsung....................................................... 5
BAB V HASIL DAN PEMBAHASAN A. Hasil ........................................................................................................ 1.
Paparan Data .........................................................................
2.
Hasil Temuan Magang ........................................................
B.Pembahasan .. BAB VI PENUTUP A. Kesimpulan........................................................................................... B. Rekomendas DAFTARPUSTAKA............................................................................... ..... LAMPIRAN .................................................................................
LAMPIRAN
RIWAYAT HIDUP .............................................................................................
6
BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Perkembangan ilmu pengetahuan teknologi dan informasi merupakan fenomena yang terus bergerak dan melaju dengan kencang. Seiring dengan hal tersebut maka mau tidak mau pemerintah sebagai pengemban amanat masyarakat harus tanggap dalam menyikapi perkembangan tersebut. Dengan keberadaan unit Kehumasan (Public Relation) di sebuah Lembaga atau Instansi dalam hal ini adalah Pemerintah, merupakan suatu keharusan secara fungsional dan operasional dalam upaya menyebarluaskan atau untuk mempublikasikan tentang suatu kegiatan atau aktivitas instansi yang bersangkutan, baik ditujukan untuk hubungan masyarakat ke dalam, maupun kepada masyarakat luar pada umumnya. Humas merupakan alat atau saluran untuk memperlancar jalannya interaksi dan penyebaran informasi mengenai publikasi pembangunan Nasional melalui kerjasama dengan pihak pers, media cetak atau elektronik dan hingga menggunakan media tradisional lainnya Seperti yang telah dijelaskan, secara garis besarnya Humas mempunyai peran ganda yaitu fungsi keluar berupaya memberikan
informasi
atau
pesan-pesan
sesuai
dengan
tujuan
dan
kebijaksanaan instansi/ lembaga kepada masyarakat sebagai khalayak sasaran, sedangkan ke dalam wajib menyerap reaksi , aspirasi atau opini khalayak tersebut diserasikan demi kepentingan instansinya atau tujuan bersama. Mengingat, setiap aspirasiaspirasi dari masyarakat yang masuk beraneka ragam dan semuanya tidak selalu menguntungkan atau bersifat negatif, kontroversial dan bertentangan. Maka dari itu Disinilah peran seorang Publik Relations atau Humas menjadi sangat penting disetiap Instansi/ lembaga kepemerintahan, dimana seorang Public relations harus mampu mengamati dan mempelajari tentang hasrat, keinginankeinginan dan aspirasi yang terdapat dalam masyarakat. Sehingga mampu memberikan nasihat atau sumbang saran untuk menanggapi apa yang sebaiknya dilakukan oleh instansi/ lembaga pemerintah untuk menampung dan menyelesaikan semua aspirasi masyarakat tanpa ada pihakpihak yang di rugikan serta tetap terjalin hubungan yang baik dan memuaskan antara hubungan publik dengan para aparat pemerintah. Untuk itu di dalam pelaksanaan pemerintahan, tentunya sangat di perlukan keberadaan praktisi Humas didalamnya, khususnya dalam pengolahan dan pengelolaan 7
informasi yang baik untuk semua pihak guna membentuk citra yang baik dimata masyarakat dan pemerintah itu sendiri. Khususnya dalam meningkatkan mutu di Kementrian Agama Bojonegoro. Maka dari itu berdasarkan uraian diatas melalui kegiatan magang manajemen yang diselenggarakan oleh jurusan manajemen pendidikan Fakultas Imu Pendidikan Universitas Negeri Surabaya penulis ingin mengangkat laporan magang manajemen dengan judul Peran Manajemen Hubungan Masyarakat dalam Meningkatkan Mutu Pelayanan Di Kementrian Agama Bojonegoro Provinsi Jawa Timur.
B. Tujuan Penulisan Penulis membagi dua tujuan dalam penulisan pelaporan magang manajemen yakni umum dan khusus yang dapat dijabarkan sebagai berikut: Tujuan Umum: 1) Untuk mengetahui budaya organisasi dan proses kerja yang terdapat di instansi kecamatan kebomas. 2) Agar penulis mendapat dan merasakan pengalaman secara langsung bekerja pada suatu instansi pemerintahan. Tujuan Khusus: 1) Agar penulis mampu memberikan kontribusi secara nyata bagi perkembangan dan kemajuan instansi. 2) Untuk memperdalam dan memperluas pengetahuan tentang kinerja dari seksi hubungan masyarakat pada kementrian agama kabupaten bojonegoro provinsi jawa timur yang didapatkan selama proses pelaksanaan magang manajemen.
C. Manfaat Adapun manfaat dari pelaksanaan magang manajemen ini adalah: 1. Bagi Mahasiswa a)
Mahasiswa mampu menganalisis kondisi lapangan yang ada pada praktik manajemen hubungan masyarakat.
8
b) Mahasiswa mampu menambah pengetahuan dalam menghadapi persaingan dunia kerja. 2. Jurusan a)
Diharapkan kegiatan magang manajemen ini dapat memberikan rekomendasi dan insight sebagai bahan evaluasi jurusan di pelaksanaan magang manajemen berikutnya.
3. Bagi Kementrian Agama Kabupaten Bojonegoro a)
Diharapkan kegiatan magang manajemen ini dapat dijadikan sarana pertukaran informasi antara kementrian agama kabupaten bojonegoro provinsi jawa timur dengan jurusan manajemen pendidikan fakultas ilmu pendidikan Universitas Negeri Surabaya
D. Bentuk Kegiatan, Alur Kegiatan, dan Indikator Keberhasilan
1) Bentuk Kegiatan
Bentuk kegiatan yang dilakukan oleh penulis adalah seputar kegiatan yang dilaksanakan seputar kegiatan di seksi Humas yaitu sebagai berikut: 1.
Membangun kepercayaan publik dengan cara tidak melakukan hal yang diluar prosedur pada sub bagian kehumasan di kementrian Agama Kabupaten Bojonegoro
2.
Mencari, mengklasifikasi, mengklarifikasi, serta menganalisis data dan informasi yang masuk pada instansi
3.
Membangun citra dan reputasi positif kementerian agama melalui kebijakan dan program kementerian agama di masyarakat.
4.
Membentuk, meningkatkan, dan memelihara opini positif publik serta Menampung dan mengolah aspirasi masyarakat
9
2) Alur Kegiatan
10
3) Indikator Keberhasilan Dalam kegiatan magang yang dilakukan penulis di Kecamatan Kebomas Kabupaten Gresik adapun indikator keberhasilan yang dapat diukur sebagai berikut: 11
a. Penulis mampu membantu stakeholder kementrian agama dalam membantu Pembuatan Dokumentasi Kegiatan Kemenag Bojonegoro Th 2020 b. Penulis mampu memahami mekanisme dan template manajemen persuratan kepada antar pihak internal ataupun eksternal. c. Penulis mampu Membangun citra dan mutu yang positif di kementrian agama kabupaten bojonegoro dengan cara tidak melanggar prosedur yang ada.
E. Objek Sasaran Objek sasaran dalam magang manajemen ini adalah sebagai berikut a. Kepala Kantor Kementrian Agama Kabupaten Bojonegoro b. Kepala seksi Bagian Hubungan Masyarakat Kementrian Agama Kabupaten Bojonegoro c. Seluruh staff/ Aparatur Sipil Negara di Kementrian Agama Kabupaten Bojonegoro
F. Bidang garapan yang direncanakan Bidang garapan yang direncanakan penulis adalah ingin mengetahui bagaiamana per sub bagian hubungan masyarakat dalam proses meningkatkan
mutu.
Kemudian
penulis
membandingkan
dan
mengembangkan materi yang didapat selama di bangku kuliah khususnya pada mata kuliah manajemen humas sebagai penunjang dengan praktik yang ada di instansi pemerintahan khususnya di kementrian agama bojonegoro.
G. Jadwal Kegiatan Kegiatan magang manajemen ini dilaksanakan di kementrian agama kabupaten bojonegoro provinsi jawa timur dimulai pada tanggal 7 september 2020 sampai 23 Oktober 2020 dan untuk jadwal selengkapnya telah dilampirkan oleh penulis.
12
Bulan Agustus
No Kegiatan
September
1 2 3 4 1 2 3 4 1
Pendaftaran magang MP 2020
2
Observasi dan perijinan lembaga
4
Pembukaan magang MP 2020 (penyerahan mahasiswa magang oleh DPL) Orientasi magang (sesuai masing-masing tempat magang)
5
Penyusunan program oleh mahasiswa
3
6 7
Oktober 1
2
November 3
4
1
2
3
Pelaksanaan program oleh mahasiswa Monev oleh DPL
8
Penjemputan/penarikan mahasiswa dari tempat magang oleh DPL
9
Penyusunan laporan magang
10
Penyerahan nilai magang oleh Pamong dan DPL
11
Seminar hasil/ujian pendalaman laporan magang MP 2020
BAB II KAJIAN TEORI A. Hakikat Manajemen Hubungan Masyarakat Manajemen Humas
1. Pengertian
Secara etimologi, manajemen berasal dari kata to manage yang berarti mengelola atau mengatur. Secara terminologi adalah suatu proses yang khas yang terdiri dari tindakan-tindakan perencanaan, pengorganisasian, dan pengendalian
yang
dilakukan
untuk
menentukan
serta
mencapai
sasaransasaran yang telah ditentukan melalui pemanfaatan daya manusia 13
4
dan sumber-sumber lainnya. Sedangkan, Humas dapat diartikan sebagai suatu kegiatan usaha yang terencana untuk menjalin dan membina saling pengertian di antara organisasi dan dukungan masyarakat melalui komunikasi dan sarana lain (media massa) untuk mencapai kemanfaatan dan kesepakatan bersama. Humas (Hubungan Masyarakat) yang merupakan terjemahan bebas dari istilah Public relation atau bentuk komunikasi yang terselenggaraantara organisasi yang bersangkutan dengan siapa saja yang berkepentingan dengannya. Sedangkan menurut definisi kamus terbitan Institute of Public Relation (IPR) yakni sebuah lembaga Humas terkemuka di Inggris dan Eropa, Humas adalah keseluruhan upaya yang dilangsungkan secara terencana dan berkesinambungan dalam rangka menciptakan dan memelihara niat baik dan saling pengertian antara suatu organisasi dengan segenap khalayaknya. Menurut
Wahjosumidjo,
manajemen
humas
adalah
suatu
proses
pengembangan hubungan lembaga pendidikan dengan masyarakat yang bertujuan memungkinkan orangtua dan warga wilayah berpartisipasi aktif dan penuh arti di dalam kegiatan pendidikan di sekolah. 2. Fungsi Manajemen Humas Berkaitan dengan fungsi
manajemen humas, Nasution Zulkarnain
merumuskan fungsi-fungsi manajemen humas dalam lembaga pendidikan sebagai berikut: a) Sebagai mediator dalam menyampaikan komunikasi secara langsung (melalui media) kepada pemimpin lembaga dan publik intern (guru, karyawan, siswa). b) Mendukung dan menunjang kegiatan-kegiatan yang berkaitan dengan mempublikasikan lembaga pendidikan. c) Menciptakan suatu citra yang positif terhadap lembaga pendidikannya. Dari rumusan diatas dapat disimpulkan bahwasannya manajemen humas difungsikan sebagai media dalam menjembatani antara sekolah dan masyarakat yang nantinya sekolah sebagai lembaga sosial yang diselenggarakan dan dimiliki oleh masyarakat harus memenuhi kebutuhan masyarakatnya. Adapun fungsi dari humas yaitu: a) Fungsi perencanaan; Perencanaan meliputi kegiatan menetapkan apa yang ingin dicapai, baagimkana mencapai, berapa lama, berapa orang 14
yang diperlukan, dan berapa jumlah biayanya. Perencanaan ini dibuat sebelum suatu tindakan dilaksanakan. b) Fungsi pengorganisasian; Fungsi pengorganisasian diartikan sebagai kegiatan membagi tugas-tugas pada orang yang terlibat dalam kerjasama di lembaga pendidikan. Kegiatan pengorganisasian bertujuan menentukan siapa yang akan melaksanakan tugas sesuai dengan
prinsip
pengorganisasian
manajemen ini
lembaga
meiliputi:
pendidikan.
pembagian
tugas
Fungsi kepada
masingmasing pihak, membentuk bagian, mendelegasikan, serta menetapkan wewenang dan tanggungjawab, sistem komunikasi, serta mengkoordinir kerja setiap karyawan di dalam suatu tim kerja yang solid dan terorganisir. c) Fungsi penggerakan; Menggerakkan dalam al ini merangsang anggotaanggota organisasi melaksanakan tugas-tugas dengan antusias dan kemauan yang baik. Menurut Davis menggerakkan adalah kemampuan pemimpin membujuk orang-rang mencapai tujuan-tujuan yang telah ditetapkan dengan penuh semangat. d) Fungsi pengkoordinasian; Pengkoordinasian berarti menjaga agar masing-masing tugas yang telah diberi wewenang dan tanggung jawab dikerjakan sesuai dengan aturan dalam mencapai tujuan. Menurut Gie, pengkoordinasian
adalah
rangkaian
aktivitas
menghubung,
menyatupadukan, dan menyelaraskan orang-orang dan pekerjaannya sehingga semuanya berlangsung secara tertib dan seirama menuju ke arah tercapaian tujuan tanpa terjadi kekacauan, pencekcokan, dan kekosongan kerja. e) Fungsi pengarahan; Pengarahan dilakukan agar kegiatan yang dilakukan bersama tetap melalui jalur yang ditetapkan, tidak tejadi penyimpangan yang dapat menimbulkan terjadinya pemborosan. f) Fungsi pengawasan; Pengawasan dapat diartikan sebagai salah satu kegiatan untuk mengetahui realisasi perilaku tenaga pengajar dan karyawan dalam organisasi lembaga pendidikan. Secara umum pengawasan dikaitkan dengan upaya mengendalikan, membina dan pelusuran sebagai upaya pengendalian kualitas pendidikan.
15
3. Prinsip Humas Menurut Piet A. Sahertian ada sejumlah prinsip yang perlu diperhatikan dalam rangka mengembangkan program humas dalam manajemen
sekolah,
yaitu:
(a)
Keterpaduan
(Integrating),
(b)
Berkesinambungan (continuiting), (c) Menyeluruh (coverage), (d) Sederhana (simplicity), (e) Konstruktif (constructiveness), (f) Kesesuaian (adaptability), (g) Luwes (flexibility).
2.
Mutu
1. Pengertian Mutu Kata mutu memiliki banyak definisi yang berbeda, dari yang konvensional sampai yang lebih strategik. Pengertian mutu ditinjau dari
definisi
konvensional
pada
umumnya
menggambarkan
karakteristik langsung dari suatu produk seperti: performansi, keandalan, mudah dalam penggunaan, dan sebagainya. Sedangkan pengertian mutu ditinjau dari definisi strategik menyarankan bahwa mutu adalah segala sesuatu yang mampu memenuhi keinginan atau kebutuhan pelanggan. (Gasperz, 2006). Di samping pendapat tersebut para pakar mutu telah mencoba mendefinisikan mutu sebagai berikut (Tjiptono dan Diana, 2003): 1. Menurut Joseph Juran, mutu adalah kecocokan pengguna produk (fitness for use) untuk memenuhi kebutuhan dan kepuasan pelanggan. 2. Menurut Philip B. Crosby, mutu adalah conformance to requirement, yaitu sesuai dengan standar yang disyaratkan atau distandarkan. 3. Menurut Feigenbaum, mutu adalah kepuasan pelanggan sepenuhnya (full customer satisfaction). 4
Menurut Garvin, mutu adalah suatu kondisi dinamis yang
berhubungan dengan produk, manusia/tenaga kerja, proses dan tugas, serta lingkungan yang memenuhi atau melebihi harapan pelanggan atau konsumen. Berdasarkan uraian di atas terdapat beberapa elemen yang membahas mengenai definisi mutu/kualitas yang diterima secara universal dan
16
dari definisi yang telah ada dapat dilihat beberapa persamaannya diantaranya adalah: 1. Mutu meliputi usaha me menuhi atau melebihi harapan pelanggan. 2. Mutu mencakup produk, jasa manusia, proses dan lingkungan. 3. Mutu merupakan kondisi yang selalu berubah. 2. Pengertian Sistem Manajemen Mutu Sistem
manajemen
mutu
merupakan
sekumpulan
prosedur
terdokumentasi serta praktik-praktik standar untuk manajemen sistem yang bertujuan menjamin kesesuaian dari suatu proses dan produk (barang/jasa) terhadap kebutuhan dan persyaratan tertentu (Gasperz, 2006). Sistem manajemen mutu memberi gambaran bagaimana organisasi menerapkan praktik-praktik manajemen mutu secara konsisten untuk memenuhi kebutuhan pelanggan dan pasar. Terdapat beberapa karakteristik umum dari manajemen mutu antara lain (Gasperz, 2006): 1.
Sistem manajemen mutu berfokus pada konsistensi dari proses kerja. Hal ini sering mencakup beberapa tingkat dokumentasi terhadap standar-standar kerja.
2.
Sistem manajemen mutu berlandaskan pada pencegahan terhadap kesalahan-kesalahan yang akan timbul.
3.
Sistem manajemen mutu mencakup elemen-elemen: tujuan
(objectives), pelanggan (customer), hasil-hasil (output), proses-proses (processes), masukan-masukan (input), pemasok (suppliers), dan pengukuran umpan balik dan umpan maju (measurements for feedback and feedforward). Dalam sistem manajemen mutu sering terdengar istilah Quality Control dan Quality Assurance. Quality Control adalah kegiatan
teknik
dan
kegiatan
memantau,
mengevaluasi
dan
menindaklanjuti agar persayaratan yang telah ditetapkan tercapai, sedangkan istilah Quality Assurance berarti semua tindakan terencana dan sistematis yang diterapkan, untuk meyakinkan pelanggan bahwa proses hasil kerja kontraktor akan memenuhi persyaratan. Dalam mengontrol kualitas produk yang dihasilkan, harus mempersiapkan dokumen–dokumen yang berupa panduan–panduan kerja secara tertulis, serta catatan/rekaman hasil kerja 17
BAB III METODE PENGUMPULAN DATA
A. Wawancara Dalam pengumpulan data penulis menggunakan metode wawancara secara mendalam (indepth), teknik wawancara mendalam akan dipergunakan terutama untuk mengkonstruksikan kegiatan dan kejadian di sekitar kebijakan ini, serta untuk memverifikasi dan memperluas data/informasi yang sudah diperoleh sebelumnya. Teknik wawancara yang digunakan adalah dengan menggunakan interview guide (Potton, 1980: 97), di mana petunjuk wawancara hanya berisi petunjuk secara garis besar tentang proses dan isinya. B. Observasi Sugiyono (2015:224), mendefinisikan bahwa observasi yang dimaksud dalam observasi ini, peneliti terlibat dengan kegiatan sehari – hari (partisipatif) orang yang sedang diamati atau yang digunakan sebagai sumber data penelitian. Disamping melakukan pengamatan, peneliti ikut melakukan apa yang dikerjakan oleh sumber data, dan ikut merasakan suka dukanya.
BAB IV PENGALAMAN YANG DIPEROLEH
A. Pengalaman yang diperoleh secara langsung Pengalaman langsung yang didapat oleh penulis pada saat pelaksanaan kegiatan Magang Manajemen di Kecamatan Kebomas Kabupaten Gresik Provinsi Jawa Timur adalah sebagai berikut 1. Pembuatan Dokumentasi Kegiatan Kemenag Bojonegoro Tahun 2020 2. Penulis memahami bagaimana proses manajemen persuratan serta standar operasional prosedurnya tentang manajemen persuratan dan laporan pertanggungjawaan yang ada di kementrian agama kabupaten bojonegoro. 4. Penulis mampu mengimplementasi keilmuan yang didapatkan pada proses pemelajaran khususnya pada mata kuliah manajemen Hubungan Masyarakat. 18
BAB V HASIL DAN PEMBAHASAN A. Hasil 1) Paparan data Penulis melakukan Magang Manajemen di Kantor Kemenaag Kab. Bojonegoro. Kegiatan ini dilaksanakan mulai tanggal 07 September s/d 23 Oktober 2020. Kemenag Bojonegoro merupakan lembaga yang berfungsi sebagai penyelenggara administratif yang memiliki tugas dan fungsi a) Tugas dan Fungsi Hubungan masyarakat di lingkungan Kementerian Agama yang di di sebut Humas Kemenag adalah Subbag pada Kanwil Kementerian Agama yang melakuakn fungsi manajemen dalam bidang informasi dan komunikasi yang persuasive,efektif dan efesien untuk menciptakan hubunagn yang harmonis dengan public melalui berbagai sarana kehumasan dalam rangka menciptakan citra dan repotasi yang fositif Kementerian Agama.
Fungsi humas Kementerian Agama meliputi dua aspek yakni pada aspek publikasi untuk menyampaikan kebijakan dan program, promosi capaian kenerja,merespon isu public di media,masyrakat dan stakeholers serta mempasilitasi dioalog denag publik. Sedangkan pada sisi feedback menyerap aspirasi masyarakat,memantau isu di media, masyarakat dan stakeholders, analisis isu setreategis serta memberikan masukan pada pimpinan dalam mengambil keputusan. Visi humas Kementrian Agama adalah terciptanya pengelolahan humas yang proposional, professional, efektif dan efesien dalam mendukung perinsip-prinsip tata kelolah 19
Kementrian agama yang baik, hal ini tidak lepas dari peran penting humas kementerian agama yang meliputi : 1. Menyosialisasikan kebijakan dan program kementerian agama. 2. Mencari, mengklasifikasi, mengklarifikasi, serta menganalisis data dan informasi. 3. Membangun citra dan reputasi positif kementerian agama 4. Membentuk, meningkatkan, dan memelihara opini positif publik 5. Menampung dan mengolah aspirasi masyarakat 6. Membangun kepercayaan public.
b) Visi dan Misi Kementrian Agama Kabupaten Bojonegoro
Visi
Terwujudnya masyarakat indonesia yang taat beragama, rukun, cerdas, dan sejahtera lahir batin dalam rangka mewujudkan indonesia yang berdaulat, mandiri dan berkepribadian berlandaskan gotong royong. Misi 1. Meningkatkan pemahaman dan pengamalan ajaran agama. 2. Memantapkan kerukunan intra dan antar umat beragama. 3. Menyediakan pelayanan kehidupan beragama yang merata dan berkualitas. 4. Meningkatkan pemanfaatan dan kualitas pengelolaan potensi ekonomi keagamaan. 5. Mewujudkan penyelenggaraan ibadah haji dan umrah yang berkualitas dan akuntabel. 6. Meningkatkan akses dan kualitas pendidikan umum berciri agama, pendidikan agama pada satuan pendidikan umum, dan pendidikan keagamaan. 7. Mewujudkan tatakelola pemerintahan yang bersih, akuntabel, dan terpercaya. 8. (dasar, keputusan menteri agama nomor 39 tahun 2015 pada lampiran pertama)
20
c) Struktur Organisasi Kementrian Agama Kabupaten Bojonegoro
2) Hasil Temuan Magang B. Pembahasan 1. Proses Kinerja Humas sesuai prosedur Kementerian Agama Bojonegoro a. Surat masuk
b. Surat Keluar
21
c. Penomeran SK Melalui Humas
Penerimaan SK
Input Data Manual
PTSP
d. Penyusunan Dokumen Acara Tahunan
22
1
•Dokumentasi di Lapangan
2
•Pembuatan Berita Acara
3
•Input Data/Penyu sunan Dokumen Acara Tahunan
2. Prosedur tata Tertib & Pemeliharaan Sarana dan Prasarana Mengikuti prosedur K3 Prosedur K3 sangat penting untuk menunjang pekerjaan, agar pekerjaan tersebut lebih terjaga keamanan, ketertiban dan kebersihannya. Prosedur K3 yang dimaksud disini adalah :
1.
Keamanan Menjaga keamanan harus dilakukan agar terhindar dari segala ancaman
bahaya kejahatan. Keamanan yang bisa diterapkan dikantor, diantaranya : a. Menyimpan arsip disebuah ruangan yang khusus. b. Mengkunci ruangan setelah dipakai seperti ruangan komputer dan ruangan pimpinan / kepala seksi. c. Menjaga keamanan sesama rekan kerja, dilakukan agar kita menjaga keharmonisan sesama rekan kerja.
2.
Ketertiban
Ketertiban merupakan salah satu prosedur K3 yang harus dilakukan agar terciptanya kelancaran dalam bekerja. Ketertiban tersebut, diantaranya : a.
Masuk dan keluar jam kerja tepat pada waktunya yaitu pukul 7.30-16.00.
b. c.
Memakai pakaian yang rapih, sopan, dan sesuai dengan aturan. Tidak mengganggu dan membuat keributan selama jam kerja berlangsung. 3. Kebersihan
23
Kebersihan adalah sebagian dari iman. Kebersihan sangat diperlukan untuk menjaga kondisi lingkungan dan kesehatan kita. Beberapa cara menjaga kebersihan, diantaranya : a.
Membersihkan ruangan tempat kerja, meskipun telah terdapat petugas khusus (cleaning service) untuk memberihakan ruangan kerja.
b.
Membersihkan dan membereskan peralatan kantor yang telah digunakan.
c.
Membuang sampah pada tempatnya.
d.
Menggunakan pakaian yang bersih dan rapih Menggunakan peralatan kantor Peralatan kantor sangat penting untuk menunjang pekerjaan, agar pekerjaan tersebut lebih mudah dan cepat Akan tetapi peraratan yang di guanakan dalam pekerjaan kantor harus dijaga dan dipelihara dengan sebaik – baiknya, agar peralatan yang ada mampu bertahan lama. Peralatan yang digunakan di kantor, diantaranya :
a.
ATK (Alat Tulis Kantor ) seperti : pensil, kertas, bolpoint, penghapus, dsb.
b.
Mesin –mesin kantor, seperti : komputer, mesin tik, telepon, faksimile, mesin potocopy, kalkulator, dsb.
c.
Perabotan kantor seperti : meja, kursi, dsb.
d.
Lemari arsip. 3 Mengikuti aturan, lingkungan, dan budaya kerja Sebagai pekerja kita harus menjaga sikap dan perilaku dilingkungan kerja dan harus mengikuti aturan yang telah disepakati oleh bersama. Hal tersebut merupakan salah satu budaya kerja yang harus dilaksanakan. Begitu pula peraturan kerja di Kandepag Kab. Bandung tata tertib ini disahkan oleh atasan yaitu : 1. Tata Tertib Disiplin Mengucapkan salam dan bersalaman dengan orang-orang/pegawai yang telah berada dikantor Setiap anggota PNS ataupun CPNS apabila tidak dapat hadir dikantor harus ada keterangan yang tepat 2. Tata tertib keluar Kantor Mengucapkan salam yang sebelumnya membereskan ruangan kantor terlebih dahulu 3. Tata tertib dan kegiatan lainnya a. Tata tertib berpakaian 24
·
Diwajibkan rapih, bersih dan keseragaman khusus untuk pegawai wanita di Kandepag memakai busana muslim yang rapi sesuai dengan ketentuan sebagai berikut : 1. Untuk hari senin seluruh pegawai di Kandepag
memakai pakaian
seragam yang berwarna biru dongker lengkap 2. lencana korpri, peci hitam bagi bapak-bapaknya dan untuk Ibu-ibunya biru dongker tangan panjang dengan kerudung putih 2. Untuk hari-hari biasa PSH kecuali hari kamis kemeja berdasi bagi penjabat untuk staf pakaian bebas rapih
Penggandaan dan pengumpulan dokumen Alat-alat yang digunakan untuk menggandakan dokumen (lampiran 4) di kantor yaitu a.
Mesin Potocopy Menggandakan dokumen dengan mesin potocopy sudah banyak
dilakukan, baik di lingkungan kantor atau perusahaan. Naskah asli yang digandakan dengan mesin potocopy, akan menghasilkan rekapan naskah yang baik kualitasnya dan mirip mendekati aslinya. Mempergunakan jasa potocopy untuk menggandakan naskah biasa dilakukan baik untuk kepetingan dinas, pribadi atau kepentingan pendidikan. Sehubungan dengan belum terdianya mesin foto copy pada Kantor Kementrian Agama Kabupaten Bandung maka untuk keperluan tersebut menggunakan pihak ke 3 atau jasa foto copy. b.
Alat Pencetak (Printer). Dokumen adalah sesuatu yang tertulis atau tercetak yang dapat
dipergunakan sebagai bukti atau keterangan.Alat ini dapat beroperasi apabila di hubungkan dengan komputer. Alat pencetak atau printer menghasilkan cetakan yang lebih berkualitas sesuai dengan kebutuhan yang diinginkan. Cara pembagian dokumen dapat dilakukan dengan cara sebagai berikut: 1)
Tukar menukar informasi.
2)
Memberikan informasi.
3)
Menerima informasi.
4)
Berlangganan Koran atau surat kabar lainya.
Pengelolaan kearsipan Arsip adalah kumpulan warkat atau surat menyurat yang di buat atau 25
diterima oleh lembaga pemerintah, swasta atau perorangan yang di susun menurut sistem tertentu. Kearsipan adalah suatu proses kegiatan kerja mengumpulkan warkat atau surat-surat menurut sistem atau ilmu pengetahuan, agar bila diperlukan mudah ditemukan. Dalam pengelolaan kearsipan seksi haji menggunakan azas desentralisasi yaitu segala kegiatan pengurusan surat masuk dan keluar diselenggarakan oleh setiap unit dalam organisasi, sehingga unit dalam organisasi tersebut dapat mengurus masingmasing pekerjaan yang diperlukan oleh lingkungannya. Sistem penyimpanan surat masuk dan keluar yang digunakan oleh seksi haji adalah menggunakan sistem tanggal dan nomor. Sistem tanggal digunakan pada pengurusan surat masuk dan keluar yaitu menyimpan arsip yang disusun berdasarkan tanggal. Sedangkan sistem nomor digunakan untuk menyimpan berkas-berkas jemaah haji yang disusun berdasarkan nomor porsi. Alat-alat yang digunakan dalam pengelolaan kearsipan di bidang seksi haji adalah sebagai berikut : ·
Lemari Arsip
·
Folder (map)
·
Rak penyortir
Mengaplikasikan keterampilan dasar komunikasi Di Kemenag
sudah mempunyai kebiasaan berjabatan tangan dan
mengucapkan salam kepada sesama rekan kerja setiap pagi hari ataupun ketika siang hari apabila belum melaksanakannya pada pagi hari. Mengaplikasikan keterampilan dasar komunikasi, diantaranya : 1. Mengangkat telepon, kemudian berkata “ Assalamualaikum, dengan Kementrian Agama, ada yang bisa kami bantu?.” Atau mengucapkan selamat pagi dan siang. 2. Berkomunikasi dengan konsumen, misalnya mempersilahkannya duduk dan mengucapkan salam. 3. Mengatakan kata “ halo “ kepada sesama rekan kerja yang lebih muda atau satu angkatan.
BAB VI PENUTUP
26
A. Kesimpulan Setelah kegiatan pelaksanaan magang manajemen selama 45 hari kerja maka penulis dapat mengetahui proses kerja yang dilakukan di kantor kementrian Agama Kabupaten Bojonegoro sehingga dari hal tersebut dapat diambil kesimpulan dalam penyusun laporan ini bahwa Humas berperan aktif dalam menjalankan dan membantu instansi kementrian agama karena berinteraksi langsung dengan masyarakat guna memperoleh data yang akurat melelui liputan dan dokumentasi. Selain itu peran Humas memberikan Informasi dan pemberitaan kabupaten melalui wawancara lengsung dengan wartawan, press release majalah dan lainlain, sebagai salah satu usaha penyebaran informasi kepada masyarakat. Dari peranan humas ini tentu sebuah (kementrian agama kabupaten Bojonegoro) memegang peranan penting dalam peningkatan kualitas mutu instansi. B. Rekomendasi Berdasarkan kesimpulan dan data-data tersebut di atas yang telah penulis lakukan selama mengikuti pelaksanaan magang manajemen, maka Penulis memberikan saran yaitu diharapkan Kantor Bagian Humas Kemnetrian Agama Kabupaten Bojonegoro lebih meningkatkan etos kerja dalam memberikan Pelayanan Informasi kepada masyarakat, mengingat tugas dan tanggung jawab seorang Humas sangat berat dan sangat bervariasi demi membentuk citra dan mutu yang baik di mata masyarakat.
DAFTAR PUSTAKA
1. Sugiyono. (2014). Uji Keabsahan Data Dalam Penelitian Kualitatif. Bandung: Alfabeta. 2. Sugiyono, Memahami Penelitian Kualitatif, (Bandung: Alfabeta, 2012 3. H. Frazier Moore, Ph.d. HUMAS (Membangun Citra Dengan Komunikasi), PT. Remaja Rosdakarya, Bandung, 2005 4. Anggoro, M. Linggar.Teori dan Profesi Kehumasan serta Aplikasinya di Indonesia.Jakarta: Bumi Aksara. 2000.
27
LAMPIRAN LAMPIRAN KEGIATAN HARIAN MAHASISWA MAGANG DI KEMENTRIAN AGAMA KABUPATEN BOJONEGORO
No.
Hari/ Tanggal
Waktu/
Nama Kegiatan
Mengetahui Pengarahan tupoksi magang oleh Pamong di bagian umum pada sub tupoksi magang bagian tata usaha dan kepegawaian.
1.
Senin, 14
2.
09.00 sd.
2020
15.00
Selasa, 15
09.00 sd.
September
15.00
2020
3.
Rabu, 16 September 2020
Paraf Pembimbin
Pengalaman yang diperoleh
Jam
September
Kemampuan/
Pemahaman dan entry data pada aplikasiKetatausahaan dan
Mahir dan trampildlm admin aplikasi
Kearsipan
09.00 sd. 15.00
Pemahaman dan entry data pada aplikasiKetatausahaan dan
Mahir dan trampildlm admin aplikasi
Kearsipan
28
4.
Kamis, 17 September 2020
09.00 sd. 15.00
Pemahaman dan entry data pada aplikasiKetatausahaan dan
Mahir dan trampildlm admin aplikasi
Kearsipan
Nama Mahasiswa : Amirul Hakim NIM Manajemen Pendidikan / Ilmu Pendidikan
: 17010714030 Jurusan/ Fakultas :
29
5.
Jumat, 18 September
09.00 sd. 15.00
Senin, 21 September
09.00 sd. 15.00
2020
7.
Selasa, 22 September
Rabu, 23 September
09.00 sd. 15.00
Kamis, 24 September
09.00 sd. 15.00
Jumat, 25 September
09.00 sd. 15.00
Senin, 28 September 2020
aplikasiKetatausahaan dan
Mahir dan trampildlm admin aplikasi
Pemahaman dan entry data pada aplikasiKetatausahaan dan
Mahir dan trampildlm admin aplikasi
Pemahaman dan entry data pada aplikasiKetatausahaan dan
Mahir dan trampildlm admin aplikasi
Kearsipan
09.00 sd. 15.00
2020
11.
Pemahaman dan entry data pada
Kearsipan
2020
10.
aplikasiKetatausahaan dan
Mahir dan trampildlm admin aplikasi
Kearsipan
2020
9.
Pemahaman dan entry data pada
Kearsipan
2020
8.
aplikasiKetatausahaan dan
Mahir dan trampildlm admin aplikasi
Kearsipan
2020
6.
Pemahaman dan entry data pada
Pemahaman dan entry data pada aplikasiKetatausahaan dan
Mahir dan trampildlm admin aplikasi
Kearsipan
09.00 sd. 15.00
Pemahaman dan entry data pada aplikasiKetatausahaan dan
Mahir dan trampildlm admin aplikasi
Kearsipan
30
12.
Selasa, 29 September 2020
09.00 sd. 15.00
Pemahaman dan entry data pada aplikasiKetatausahaan dan
Mahir dan trampildlm admin aplikasi
Kearsipan
31
13.
Rabu, 30 September
09.00 sd. 15.00
aplikasiKetatausahaan dan
Mahir dan trampildlm admin aplikasi
Kearsipan
2020
09.00 sd.
14.
Pemahaman dan entry data pada
15.00
Pemahaman dan entry data pada aplikasiKetatausahaan dan
Mahir dan trampildlm admin aplikasi
Kearsipan Kamis, 01 Oktober 2020 09.00 sd.
15.
15.00
Pemahaman dan entry data pada aplikasiKetatausahaan dan
Mahir dan trampildlm admin aplikasi
Kearsipan Jumat, 02 Oktober 2020 09.00 sd.
16.
15.00
Pemahaman dan entry data pada aplikasiKetatausahaan dan
Mahir dan trampildlm admin aplikasi
Kearsipan Senin, 05 Oktober 2020 09.00 sd.
17.
15.00
Pemahaman dan entry data pada aplikasiKetatausahaan dan
Mahir dan trampildlm admin aplikasi
Kearsipan Selasa, 06 Oktober 2020 09.00 sd.
18.
15.00
Pemahaman dan entry data pada aplikasiKetatausahaan dan
Mahir dan trampildlm admin aplikasi
Kearsipan Rabu, 07 Oktober 2020
32
09.00 sd.
19.
15.00
Pemahaman dan entry data pada aplikasiKetatausahaan dan
Mahir dan trampildlm admin aplikasi
Kearsipan Kamis, 08 Oktober 2020
33
09.00 sd.
20.
15.00
Pemahaman dan entry data pada aplikasiKetatausahaan dan
Mahir dan trampildlm admin aplikasi
Kearsipan Jumat, 09 Oktober 2020 21.
Senin, 12 Oktober 2020
09.00 sd. 15.00
Pemahaman dan entry data pada aplikasiKetatausahaan dan
Mahir dan trampildlm admin aplikasi
Kearsipan
34
22.
Selasa, 13 Oktober 2020
09.00 sd. 15.00
Pemahaman dan entry data pada aplikasiKetatausahaan dan
Mahir dan trampildlm admin aplikasi
Kearsipan
23.
Rabu, 14 Oktober 2020
09.00 sd. 15.00
Pemahaman dan entry data pada aplikasiKetatausahaan dan
Mahir dan trampildlm admin aplikasi
Kearsipan
09.00 sd.
24.
15.00
Pemahaman dan entry data pada aplikasiKetatausahaan dan
Mahir dan trampildlm admin aplikasi
Kearsipan Kamis, 15 Oktober 2020 09.00 sd.
25.
15.00
Pemahaman dan entry data pada aplikasiKetatausahaan dan
Mahir dan trampildlm admin aplikasi
Kearsipan Jumat, 16 Oktober 2020 09.00 sd.
26.
15.00
Pemahaman dan entry data pada aplikasiKetatausahaan dan
Mahir dan trampildlm admin aplikasi
Kearsipan Senin, 19 Oktober 2020 09.00 sd.
27.
15.00
Pemahaman dan entry data pada aplikasiKetatausahaan dan
Mahir dan trampildlm admin aplikasi
Kearsipan Selasa, 20 Oktober 2020
35
09.00 sd.
28.
15.00
Pemahaman dan entry data pada aplikasiKetatausahaan dan
Mahir dan trampildlm admin aplikasi
Kearsipan Rabu, 21 Oktober 2020
36
09.00 sd.
29.
15.00
Pemahaman dan entry data pada aplikasiKetatausahaan dan
Mahir dan trampildlm admin aplikasi
Kearsipan Kamis, 22 Oktober 2020 09.00 sd.
30.
15.00
Pemahaman dan entry data pada aplikasiKetatausahaan dan
Mahir dan trampildlm admin aplikasi
Kearsipan Jumat, 23 Oktober 2020
LAMPIRAN II. DOKUMENTASI MAGANG MANAJEMEN
37
38
RIWAYAT HIDUP Saya Amirul Hakim , salah seorang mahasiswa Universitas Negeri Surabaya yang lahir di Bojonegoro pada 2 Desember,
Penulis menempuh pendidikan di 39
SDN Sedeng 3 Kanor, Bojonegoro, Setelah lulus, saya kembali melanjutkan pendidikan menengah di SMP Negeri Model Terpadu Bojomegoro dan SMA Negeri 1 Sumberrejo. Saat ini, penulis sedang menempuh pendidikan Sarjana di Universitas Negeri Surabaya Fakultas Ilmu Pendidikan jurusan Manajemen Pendidikan. Penulis berharap dengan background pendidikan yang dipelajari selama ini dapat memberi sedikit sumbangsih untuk pendidikan di Indonesia yang lebih baik lagi. Di sela sivitas akademika saya, . Riwayat organisasi saya menjadi staff Dpm Fakultas ilmu Pendidikan Periode 2017/2018, wakil Ketua Komisi 2 DPM Fakultas Ilmu Pendidikan 2018/2019,Ketua UKM PSHT UNESA Periode 2018/2019 Wakil Ketua Komisi 2 MPM UNESA 2019/2020.
40
