Analisa Jabatan Kepala Sub. Bagian Tata Usaha [PDF]

Citation preview

FORMULIR INFORMASI JABATAN 1.



Nama Jabatan : Kepala Sub. Bagian Tata Usaha



2.



Kode Jabatan : -



3.



Unit Organisasi



4.



Eselon I



:-



Eselon II



:



Eselon III



: Direktu



Eselon I V



: Ka. Sub. Bagian Tata Usaha



Kedudukan Dalam Struktur Organisasi : Direktur



Kepala Sub. Bagian Tata Usaha



Koord. satuan pelaksana kesekretari atan, legal dan Pemasaran



5.



Koord. satuan pelaksana rumah tangga dan Pemelihara an Sarana



Ikhtisar Jabatan



Kord. Satuan Pelaksana sumber daya manusia



Koord. Satuan Pelaksana keuangan



Koord. satuan pelaksana sistem informasi



:



Memimpin Sub. Bagian Tata Usaha dalam pelaksanaan Kesekretariatan dan Legal,Pemasaran, Rumah Tangga dan Pemeliharaan Sarana serta mengkoordinir fungsi Kepegawaian, Rekrutmen dan Prestasi Kerja serta Diklat dan 1



2 Pengembangan, sesuai dengan Peraturan Gubernur Propinsi DKI Jakarta No 117 tahun 2009.



6.



Uraian Tugas: a. Menyusun dan melaksanakan rencana kerja dan anggaran Bagian Umum dan Pemasaran Tahapan : 1. Mempelajari Rencana Kegiatan dan Dokumen Pelaksanaan Anggaran Tahun lalu 2. Menyusun Rencana Kegiatan dan Dokumen Pelaksanaan Anggaran 3. Sinkronisasi dengan Rencana Operasional Kegiatan pada Bagian umu dan Pemasaran 4. Koordinasi perencanaan Kegiatan dengan unit terkait 5. Penetapan Rencana Kerja dan Anggaran (RKA) dan Dokumen Pelaksanaan Anggaran (DPA) Bagian Ketatalaksanaan b. Menyusun bahan petunjuk teknis standart operasional prosedur pelaksanaan barang/asset serta pelaksanaan kegiatan pemeliharaan sarana, pemasaran, ketatausahaan dan kerumahtanggaan Tahapan : 1. Mengadakan rapat koordinasi 2. Menerima data usulan standart operasional prosedur dari masingmasing unit 3. Memferifikasi data usulan 4. Memvalidasi data usulan 5. Membuat dokumen c. Menyusun kebutuhan perlengkapan/peralatan/inventaris kantor/alat kesehatan Tahapan : 1. Menerima data usulan kebutuhan atas perlengkapan/peralatan/inventaris kantor/alat kesehatan 2. Mengadakan rapat koordinasi dengan seluruh unit terkait 3. Memferifikasi data kebutuhan 4. Memvalidasi data kebutuhan 5. Menyampaikan permohonan pengadaan d.



Mengkoordinir pengadaan, penyimpanan, pendistribusian dan pencatatan perlengkapan/peralatan/ inventaris kantor/alat kesehatan ; Tahapan : 1. Memverifikasi data usulan kebutuhan 2. Mengkoordinir pengadaan baerang 3. Memverifikasi distirbusi dan pencatatan barang



e.



Mengkoordinir kegiatan pemeliharaan dan perawatan perlengkapan/peralatan/inventaris kantor/alat kesehatan termasuk bangunan gedung ; Tahapan : 1. Melalukan rapat koordinasi 2. Menerima laporan kerusakan alat dari unit



3 3. 4.



f.



Memverifikasi t agenda perawatan Monitoring kalibrasi dan perawatan sesuai agenda perawatan



Melaksanakan kegiatan publikasi dan pemasaran pelayanan RSU Kelas D Tahapan 1. Mengadakan rapat koordinasi 2. Melakukan analisa kebutuhan publikasi dan pemasaran 3. Membuat rancangan publikasi 4. Membuat agenda publikasi dan pemasaran



i. Melaksanakan penjajakan kerjasama pelayanan dengan institusi pengguna jasa pelayanan kesehatan Tahapan : 1. Mengadakan rapat koordinasi 2. Menganalisa kebutuhan pasar atas pelayanan kesehatan 3. Membuat penawaran kerjasama j.



Monitoring kegiatan surat-menyurat,kearsipan dan Rumah tangga Tahapan : 1. Monitoring kegiatan surat menyurat 2. Monitoring kegiatan kearsipan 3. Monitoring Kegiatan Rumah Tangga



K Menyusun peraturan dan kebijakan teknis RSU Kelas D Tahapan : 1. Mengadakan rapat koordinasi 2. Menerima usulan peraturan dari masing-masing unit 3. Melakukan analisa terhadap efektifitas usulan perumusan dan penyusunan peraturan/kebijakan teknis dari masing-masing unit 4. Menetapkan perumusan dan penyusunan peraturan/kebijakan teknis l. Menyusun rancangan peraturan pengelolaan Sumber Daya Manusia Tahapan : 1) Membentuk tim penyusun rancangan peraturan pengelolaan Sumber Daya Manusia 2) Koordinasi dengan seluruh unit terkait di RSUD tentang penyusunan rancangan peraturan pengelolaan SDM serta menentukan target penyelesaian 3) Menghimpun masukan dan saran dari perwakilan unit RSUD dan menetapkan 4) Berkoordinsi dengan institusi terkait (Dinas Tenaga Kerja dan Transmigrasi Prop DKI Jakarta dan Dinas Kesehatan prop DKI Jakarta) untuk legalitas 5) Penetapan buku Peraturan Pegawai RSUD Cengkareng



4



m.Menyusun perencanaan kebutuhan, penempatan, mutasi, pengembangan, pendidikan dan pelatihan pegawai Tahapan : 1) Membuat peta kebutuhan pegawai 2) Merencanakan untuk merekrut, penempatan, mutasi, diklat dan pengembangan pegawai 3) Menginformasikan kepada seluruh unit terkait n. Melaksanakan monitoring, pembinaan, pengendalian, pengembangan dan pelaporan kinerja dan disiplin pegawai Tahapan: 1) Bekoordinasi dengan kasatpel kepegawaian dan rekrutmen dan penilaian kinerja serta diklat dan pengembangan 2) Menentukan pegawai yang perlu pembinaan dan pengembangan pendidikan 3) Berkoordinasi dan menginformasikan ke unit terkait 4) Melaporkan ke atasan langsung o. Monitoring pengurusan hak, kesejahteraan, penghargaan, kenaikan pangkat, cuti, dan pensiun pegawai Tahapan : 1) Mempelajari data base kepegawaian 2) Berkoordinasi dengan kaatpel kepegawaian agar dilakukan pengurusan hak, kesejahteraan, penghargaan, kenaikan pangkat, cuti, dan pension pegawai yang telah memenuhi syarat sesuai ketentuan yang berlaku 3) Melaporkan kepada atasan langsung dalam hal ini ke wadir KUM p. Melakukan analisa pengangkatan, pemindahan dan pemberhentian pegawai dalam dan dari Posisi; Tahapan : 1) Mempelajari data base pegawai 2) Berkoordinasi dengan kasatpel/ka instalasi dan kepala bidang/bagian terkait untuk dibahas dengan atasan langsung (Wadir KUM/Pelayanan) 3) Menginformasikan kepada pegawai yang bersangkutan 4) Berkoordinasi dengan kasatpel kepegawaian untuk dibuatkan berita acara dan SK direktur q. Menghimpun, mengolah, menyajikan dan memelihara data, informasi dan dokumen kepegawaian pegawai termasuk daftar penilaian pelaksanaan pekerjaan (DP3) dan daftar urut kepangkatan (DUK) pegawai; Tahapan : 1) Berkoordinasi dengan kasatpel kepegawaian dan kasatpel rekrutmen dan penilaian kinerja 2) Menentukan target penyelesaian 3) Melaporkan ke atasan langsung r. Melaksanakan konseling pegawai terhadap non pegawai negeri sipil RSUD Cengkareng Tahapan :



5



1) Mempelajari kasus pegawai non PNS yang bermasalah 2) Berkoordinasi dengan kasatpel kepegawaian dan kasatpel rekrutmen dan penilaian kinerja 3) Berkoordinasi dengan kepala bagian/bidang terkait 4) Melakukan konseling 5) Konsultasi dengan atasan langsung s.



Memfasilitasi pelaksanaan pendidikan dan pelatihan tenaga kesehatan dan/atau tenaga lainnya di RSUD Cengkareng Tahapan : 1) Berkoordinasi dengan kasatpel diklat dan pengembangan, kepala bagian/bidang menentukan kebutuhan diklat di RSUD cengkareng 2) Penetapan pegawai yang akan mengikuti pendidikan dan pelatihan 3) Berkoordinasi dengan bagian keuangan untuk kebutuhan anggaran 4) Melaporkan ke atasan langsung



t. Memfasilitasi penyelesaian permasalahan hukum di RSUD Cengkareng; Tahapan : 1) Mempelajari kaus yang ada di RSUD Cengkareng 2) Berkoordinasi dg kasatpel kepegawaian dan staf legal 3) Membuat laporan tenteng permasalqahan hokum tersebut u. Menyiapkan bahan laporan Direktur Tahapan : 1) Membuat laporan bulanan kegiatan 2) Membuat laporan tahunan kegiatan v. Melaporkan dan mempertanggungjawabkan pelaksanaan tugas dan fungsi Sub. Bagian tata Usaha Tahapan : 1) Bekoordinasi dengan Koord. Satuan Pelayanan 2) Menyusun laporan hasil kegiatan



6



6.



Bahan Kerja : No



Bahan Kerja



Penggunaan Dalam Tugas



1.



Data Anggaran



Penyusunan dan pelaksanaan RKA



2.



Alur pelaksanaan kegiatan



Pedoman pelaksanaan kegiatan



3.



Laporan permintaan



Petunjuk persetujuan pemberian perlengkapan



4.



Laporan kebutuhan pengadaan



Petunjuk pelaksanaan pengadaan



5.



Agenda pemeliharaan



Petunjuk pelaksanaan kegiatan



6



Laporan pengadaan,peyimpanan, pendistribusian dan pencatatan perlengkapan/peralatan/ inventaris kantor/alat kesehatan ;



Evaluasi pelaksanaan pengelolaan perlengkapan/peralatan/ inventaris kantor/alat kesehatan



7.



Laporan kegiatan publikasi Laporan hasil pelaksanaan kegiatan



Evaluasi efektifitas media publikasi



8.



Laporan pelaksanaan kerjasama



Monitoring pencapaian target kerjasama yang telah ditetapkan



9.



Laporan pengelolaan surat Monitoring pengelolaan surat menyurat, kearsipan dan rumah menyurat, kearsipan dan rumah tangga tangga



10. Usulan rencana peraturan/kebijakan teknis dari masing-masing unit



Rancagan peraturan/kebijakan teknis



11.



Buku Peraturan Pegawai



Merumuskan hak dan kewajiban pegawai, syarat dan ketetntuan kerja



12



Data base pegawai dan Dokumen Pelaksanaan Anggaran kegiatan



Monitoring kegiatan pengurusan hak, kesejahteraan, penghargaan, kenaikan



7



pangkat, cuti, uang duka dan pension pegawai 13. Data pemantauan absensi sidik jari . dan atau absensi internal



Pemantauan kinerja dan penyiapan bahan pengurusan hak dan kesejahteraan



14



Pemantauan kegiatan pengurusan hak, kesejahteraan, penghargaan, kenaikan pangkat, cuti dan pension pegawai



Rencana kegiatan SDM



15. Data base pegawai, Daftar Urut . Kepangkatan, Undang Undang Kepegawaian



Mengolah, menyajikan dan memeliharan data, informasi dan dokumen kepegawaian



16. Buku peraturan pegawai



Merumuskan hak dan kewajiban pegawai



17. Peta kebutuhan pendidikan dan pelatihan



Memantau formasi jabatan dan penempatan pegawai



18



Penyelesaian masalah hokum



Instruksi pimpinan



19. Laporan kegiatan bagian SDM



20. Bahan Rumusan Laporan . kegiatandan anggaran Sub. Bagian Tata Usaha .



Mengevaluasi hasil kegiatan



Menyusun Laporan pertanggungjawaban pelaksanaan kegiatan dan anggaran Sub. Bagian tata Usaha



8



7.



Perangkat/ Alat Kerja: No



Perangkat Kerja



Digunakan Untuk Tugas



1.



Visi, misi dan Renstra RSUD Pasar Minggu Periode 2011-2015



Petunjuk pelaksanaan kegiatan



2.



Alur kerja



Petunjuk menyusun Prosedur Operasional



3.



Tatalaksana Pengadaan



Pelaksanaan proses pengadaan



4.



Tatalaksana Pengadaan



Pelaksanaan proses pengadaan



5.



Standart Operasional Prosedur



Pelaksanaan pemeliharaaan



6.



Standart Operasional Prosedur



Pelaksanaan pemeliharaaan



7.



Rencana Program Kerja



Pencapaian target organisasi



8.



Standart Operasional Prosedur



Pedoman pelaksanaan kegiatan



9.



Rencana Program Kerja



Pencapaian target organisasi



Standart



10. Tata Naskah Dinas RSUD Cengakreng dan SOP



Pedoman pelaksanaan kegiatan



11. Renstra RSUD Pasar Minggu Periode 2011-2015 dan Rencana Program Kerja



Pedoman pelaksanaan kegiatan



12. Surat Pengajuan Ruangan



Pedoman persiapan ruangan dan segala kebutuhannya



Penggunaan



9



8.



13. Rencana Program Kerja



Pedoman pelaksanaan kegiatan



14. Standart Operasinal Prosedur



Pedoman pelaksanaan kegiatan



15. Standart Operasinal Prosedur



Pedoman pelaksanaan kegiatan



16. SK Aturan Karyawan dan Uraian Tugas



Pedoman penyusunan peraturan



17. Standart Prosedur Operasional 18. Renstra RSUD Pasar Minggu 2011-2015



Pedoman pelaksanaan kerjasama Pedoman pancapaian tujuan organisasi



19. Perintah Pimpinan



Pelaksanaan tugas lain-lain



20. Uraian Tugas



Pelaksanaan kegiatan



21. Uraian Tugas



Pelaksanaan kegiatan



Hasil Kerja: Hasil Kerja 1)



No



Satuan Hasil 2)



1.



RKA



Dokumen



2.



SPO



Dokumen



3.



Laporan kebutuhan perlengkapan / Perlengkapan perlatan / inventaris kantor / alat kesehatan



4.



Laporan pengadaan



5.



Laporan Pemeliharaan



6.



Laporan kegiatan Bagian Umum dan Dokumen Pemasaran



7.



Laporan kegiatan



Dokumen



8.



Tugas dan Beban kerja



Kegiatan



pelaksanaan



kegiatan Dokumen



Dokumen



10



9.



Surat Perjanjian Kerjasama



Dokumen



10. Laporan kegiatan surat menyurat



Dokumen



11. Tugas dan Beban Kerja



Kegiatan



12. Tugas dan Beban Kerja



Kegiatan



13. Tugas dan Beban Kerja



Kegiatan



14. Tugas dan Beban Kerja



Kegiatan



15. Tugas dan Beban Kerja



Kegiatan



16. Tugas dan Beban Kerja



Dokumen



17. Tugas dan Beban Kerja



Dokumen



18. Tugas dan Beban Kerja



Dokumen



19. Tugas dan Beban Kerja



Kegiatan



20



Dokumen



Tugas dan Beban Kerja



21. Laporan Kegiatan Baian Umum dan Dokumen Pemasaran



9.



10.



Tanggung Jawab: a. Keakuratan data Bagian Umum dan Pemasaran b. Keberlangsungan kegiatan bagiannya c. Keterwujudan koordinasi sehingga pelaksanaan kegiatan unitnya berjalan baik d. Ketersediaan data Pemeliharaan Sarana, Pemasaran, Tata Usaha, Rumah Tangga dan Legal e. Kelancaran petunjuk teknis pelaksanaan kegiatan dan tugas lainnya. f. Keberlangsungan program kerja kegiatan Bagian Umum dan Pemasaran g. Keterwujudan koordinasi antar stakeholder. h. Kelancaran pendampingan pelaksanaan kegiatan sesuai rencana Wewenang: a. Validasi akhir data RKA b. Monitoring Kegiatan c. Melaksanakan Koordinasi d. Mensupervisi kegiatan Bagian Umum dan Pemasaran



11



11.



Korelasi Jabatan: No



Jabatan



1.



Wadir Keuangan & Umum



2.



Kabag Keuangan dan Perencanaan



3.



4.



5



Kasat.Pel.Sekreta riat & Legal



Unit Kerja/ Instansi RSUD Pasar Minggu



Laporan, arahan, dan konsultasi



RSUD Pasar Minggu RSUD Pasar Minggu



Arahan , Perintah Pengawasan Arahan dan pengawasan



Pemprov.DKI Jakarta



Arahan dan pengawasan



Pemprov.DKI Jakarta



12.



Kondisi Lingkungan Kerja: No



13.



Aspek



Faktor



1.



Tempat kerja



Dalam ruangan



2.



Suhu



Dingin dengan perubahan



3.



Udara



Sejuk



4.



Keadaan Ruangan



Tenang, bersih dan nyaman



5.



Letak



datar



6.



Penerangan



Baik



7.



Suara



Tenang



8.



Keadaan tempat kerja



Bersih



9.



Getaran



Tidak ada



Resiko Bahaya: No



Fisik / Mental



Perintah



Koordinasi



Biro Umum



Inspektorat



Dalam Hal



Penyebab



dan



12



14.



1.



-



-



2.



-



-



Syarat Jabatan: a. Pangkat/Gol. Ruang : Pembina( Iva) b. Pendidikan



:



S2



Manajemen



Kesehatan/komunikasi/ekonomi/Majemen administrasi rumah sakit c. Kursus/Diklat 1) Penjenjangan



: Diklat PIM tk.III



2) Teknis



:



d. Pengalaman kerja



:



- 5 th di Rumah Sakit - 10 th di Institusi Kesehatan



e. Pengetahuan kerja : f. Keterampilan kerja : g. Bakat Kerja : 1.. G. Kemampuan beradaptasi dan Memahami Psikolgi Pegawai 2.. V. Kemampuan untuk memahami arti kata – kata dan penggunaannya secara tepat dan efektif. 3.. Q. Kemampuan menyerap perincian yang berkaitan dalam bahasa verbal atau dalam tabel. h. Temperamen Kerja : 1) D : Kemampuan Memimpin 2) I : Kemampuan Menyesuaikan diri untuk mempengaruhi orang lain 3) P : Kemampuan Menyesuaikan diri dalam penerimaan dan 4)



pemberian instruksi. M : Kemampuan Penyesuaian diri dengan kegiatan pengambilan



5)



kesimpulan pembuatan pertimbangan / keputusan T : Kemampuan menyesuaikan diri dengan mengkhendaki keakuratan menurut standar tertentu



i.



Minat Kerja 1.. Investigatif 2.. Sosial 3.. Konvensional



:



situasi



yang



13



j.



Upaya Fisik : 1) Duduk 2) Melihat 3) Berdiri 4) Berbicara 5) Berjalan 6) Bekerja dengan Jari 7) Mendengar 8) Berbicara 9) Melihat 10)Berlari



k. Kondisi Fisik : 1) Jenis Kelamin : 2) Umur : 3) Tinggi badan : 4) Berat badan : 5) Postur badan : 6) Penampilan : l. Fungsi Pekerjaan : 1) D0 Memadukan 2) D1 Mengkoordinasikan 3) D2 Menganalisa 4) D5 Membandingkan/menganalisa 5) O0 Menasehati 6) O1 Berunding 7) O2 Mengajar 8) O3 Menyelia 9) O4 Menghibur 10.O5 Mempengaruhi 11.O6 berbicara 12.O7 Melayani 13.O8 Menerima Instruksi 15.



Prestasi Kerja yang diharapkan Satuan Hasil1



No



Jumlah Hasil (Dalam 1 Tahun)



Waktu Penyelesaian 2)



1.



Dokumen



1



120



2.



Dokumen



2



240



3.



Perlengkapan



4.



Dokumen



144 144 300



8.640 12.960



14



5.



Dokumen



300 144



6.



Dokumen



7.



Dokumen



300



720



8.



Kegiatan



600



300



9.



Dokumen



300



36.000



10



Dokumen



11. Kegiatan



12



1 144



8.640



12.000 120



12 12. Kegiatan 13. Kegiatan



144 1



8.640 720



14. Kegiatan



1



8.640



15. Kegiatan



60



60



16. Dokumen



24



60



17. Dokumen 18. Dokumen



12 1



720 1.440



1 19. Kegiatan



480



20. Dokumen



40



21. Dokumen



40



16. Butir Informasi Lain : .............................................................................................................................. ..............................................................................................................................