Analisis Jabatan - Kelompok 4 s3h [PDF]

Citation preview

ANALISA JABATAN GENERAL AFFAIR



A. JOB DESCRIPTION I. Identitas Jabatan Nama Jabatan : General Affair General Affair adalah divisi yang berperan penting dalam supporting unit yang dibutuhkan perusahaan untuk mengurus berbagai hal keperluan perusahaan baik perusahaan pemerintah maupun swasta. General affair bertugas memberikan pelayanan kepada seluruh unit kerja di perusahaan baik dalam hal administrasi hingga pengelolaan pelayanan rutin perusahaan. Keberadaan divisi umum setiap perusahaan berbeda-beda. Ada yang bertugas di bawah HRD dan ada yang bertugas sendiri. Namun, banyak perusahaan yang menggabungkan antara General Affair dengan staff atau divisi HRD. Hal ini dikarenakan tugas dan fungsinya memang tidak terlalu jauh. Ruang lingkup General Affair juga bervariasi, umumnya mengurus fasilitas yang berkaitan dengan maintenance gedung kantor, keperluan alat kantor, kendaraan kantor, keamanan kantor, perizinan kantor, kesehatan karyawan kantor, penerimaan tamu kantor, perundangundangan kantor, gangguan kantor, permasalahan ketenagakerjaan dan kegiatan lainnya yang berhubungan dengan tanggung jawab perusahaan terhadap masyarakat sekitarnya seperti pada program Community Development atau Corporate Social Responsibility. Tanggung jawab dan deskripsi pekerjaan dari seorang General Affair umumnya seperti di bawah ini : 1. Melakukan pemesanan (pengadaan barang). 2. Melakukan pembelian rutin. 3. Melakukan pembayaran rutin. 4. Melakukan pembayaran tenaga kerja harian. 5. Pemeliharaan dan perawatan Asset perusahaan. 6. Renovasi dan pembukaan kantor cabang. 7. Menyiapkan laporan berkala perusahaan. 8. Menyiapkan dokumen administrasi 9. Mengurus legalitas dan perizinan. 10. Melakukan pengelolaan dan pengawasan aktivitas staff divisi. 11. Menjalin hubungan baik dengan berbagai pihak eksternal. 12. Membuat perencanaan anggaran kebutuhan rutin kantor yang dibutuhkan. 13. Membuat dan menginput schedule kerja staff perusahaan 14. Menciptakan SOP perusahaan Kode Unit



: M.70SDM01.017.2



II.



Unit Kerja Level 1 Level 2



: : President Commissione : Managing Director Director Business Development General Manager Area Manager Human Capital Head Office



Level 3



: Manager Deputy Manager



Level 4



: Human Capital Store General Affair



Level 5



: Supervisor Support Cashier Staff Administration Staff Customer Service



Level 6



: Supervisor Sales Sales Marketing Sales Exceutive



Level 7



: Office Boy



Ikhtisar Jabatan Bertanggungjawab atas pengadaan barang dan jasa yang mendukung seluruh aktivitas operasional kantor dan melakukan pemeliharaan asset fisik kantor serta bekerjasama dengan bagian bisnis, operasional dan keuangan untuk melakukan pengelolaan anggaran atas biaya pengadaan barang atau jasa, pemeliharaan serta biaya-biaya lain yang terkait.



III.



Uraian Tugas Tugas General Affair pada hakekatnya adalah penerapan dari fungsi-fungsi : Mendukung seluruh kegiatan operasional kantor dengan melakukan proses pengadaan seluruh peralatan kebutuhan kerja (seperti; ATK, komputer, meja/kursi kerja, AC, dst), maupun sarana atau fasilitas penunjang lain (seperti; kendaraan operasional, office boy, satpam, operator telpon, dst.) dengan cepat, akurat/berkualitas serta sesuai dengan anggaran yang ditentukan. Menerima, melayani dan mengatasi permasalahan yang disampaikan oleh nasabah sehubungan dengan ketidakpuasan nasabah atas pelayanan yang diberikan oleh pihak nasabah. Berikut Job Description dari General Affair, diantaranya :



1. Memastikan seluruh infrastruktur berfungsi dengan baik 2. Mengkoordinir supporting  kepada seluruh departemen untuk menunjang efektivitas pencapaian rencana kerja. 3. Memastikan seluruh fasilitas untuk karyawan berfungsi dengan baik. 4. Memastikan seluruh telekomunikasi telah berfungsi sesuai dengan kebutuhan perusahaan. 5. Melakukan proses pengurusan perizinan yang terkait dengan operasional perusahaan. 6. Mengontrol penggunaan biaya pengadaan fasilitas karyawan. 7. Mengusulkan tata kerja baru untuk efektivitas dan efisiensi pekerjaan. 8. Memberikan saran dan rekomendasi kepada atasan untuk pengambilan kebijakan dibidang GA. 9. Mengusulkan promosi, demosi, dan mutase di bagian GA.



B. JOB SPECIFICATION Berikut uraian Job Spec dari jabatan General Affair, diantaranya : 1. Minimal pendidikan S1, diutamakan lulusan Fakultas Ekonomi. 2. Minimal berusia 24 tahun. 3. Mempunyai pengalaman bekerja di bidang General Affair minimal 2 tahun. 4. Memiliki kemampuan bekerja secara individu dan secara berkelompok. 5. Memiliki komunikasi yang baik, bisa menggunakan bahasa asing menjadi nilai plus. 6. Dapat menggunakan Microsoft Word, Microsoft Excel, dan Microsoft Powerpoint dengan baik. 7. Memiliki kemampuan manajemen organisasi yang baik. 8. Dapat melakukan pengembangan tim. 9. Dapat memecahkan masalah dan pengambilan keputusan. 10. Teliti, rapi, dan cekatan dalam bekerja. 11. Rajin dan disiplin. 12. Dapat dipercaya dan bertanggung jawab dengan tugas yang diberikan. 13. Memiliki kepribadian yang baik dan ramah. I.



Bahan Kerja



NO. BAHAN KERJA 1. Dokumen perizinan 2.



Dokumen pembayaran



3.



Dokumen laporan berkala



PENGGUNAAN DALAM KERJA Mengurus dokumen legalitas dan perizinan perusahaan dalam menunjung kegiatan operasional perusahaan. Mengadministrasikan resi pembelian, surat pemesanan, pembayaran yang berkaitan dalam kegiatan operasional perusahaan. Memberikan update informasi tentang semua yang berkaitan dengan pengadaan dan pembayarannya. Membuat dan menyiapkan semua laporan yang



4.



Dokumen pengadaan asset



5.



Daily Checklist GA



6.



Standar Operating Procedure (SOP)



7.



Disposisi / Perintah Kerja



NO. ALAT KERJA 1. Komputer dan printer 2. Alat tulis kantor 3. Internet 4. Lemari arsip 5. Telepon



II.



NO. 1. 2. 3. 4.



berhubungan dengan perusahaan, seperti laporan pencapaian perusahaan dan penyediaan laporan lainnya. Mengadministrasikan dan membuat laporan pengadaan barang berupa asset yang menunjang kegiatan operasional perusahaan. Membuat daily checklist, dan menyiapkan laporan pekerjaan setiap yang dikelola dengan baik dan standar pekerjaan. Pedoman yang digunakan dalam melakukan pekerjaan dengan baik dan benar sesuai dengan SOP atau kebijakan perusahaan yang berlaku. Pedoman pelaksanaan kerja yang digunakan di dalam perusahaan.



PENGUNAAN DALAM TUGAS Memasukan data dan mencetak dokumen Mengadministrasi data dan dokumen Mengadministrasi data elektronik dan pencarian referensi dalam pelaksanaan tugas Menginventarisir dokumen Melakukan komunikasi dengan pihak internal maupun eksternal



Alat Kerja



HASIL KERJA Dokumen perizinan Dokumen layanan pembayaran Dokumen laporan berkala Dokumen pengadaan asset



JUMLAH SATUAN 1x5=5 1x5=5 1 x 10 = 10 1x5=5



WAKTU YANG DI PERLUKAN 60 menit 30 menit 120 menit 30 menit



5.



Daily checklist GA



III.



Hasil Kerja



1x2=2



10 menit