Anggaran Public Relation [PDF]

Citation preview

ANGGARAN PUBLIC RELATION 1.  DEFINISI ANGGARAN PR Pengertian anggaran menurut Glenn A Welsch adalah suatu anggaran dikaitkan dengan fungsi – fungsi dasar manajemen yang meliputi fungsi perencanaan, koordinasi, dan pengawasan jadi bila anggaran di hubungkan dengan seorang manajer di perusahaan maka anggaran meliputi fungsi perencanaan, mengarahkan, mengorganisasi dan mengawasi setiap satuan dan bidang- bidang organisasional di dalam badan usaha. Anggaran menggabungkan suatu pengumuman dari aktifitas organisasi atau tujuan untuk suatu jangka waktu tertentu, dengan informasi mengenai dana yang di butuhkan untuk aktifitas tersebut atau untuk mencapai tujuan tersebut. Definisi anggaran menurut Mulyadi adalah : ” Anggaran merupakan suatu rencana kerja yang dinyatakan secara kuantitatif yang diukur dalam satuan moneter standar dan satuan ukuran yang lain yang mencakup jangka waktu 1 tahun “. Mengapa suatu anggaran diukur dalam satuan unit moneter? karena suatu anggaran di jadikan alat sebagai penaksir harga yang berlaku pada saat itu. Anggaran merupakan suatu rencana jangka pendek yang disusun berdasarkan rencana kegiatan jangka panjang yang telah di tetapkan dalam proses penyusunan program, dimana suatu anggaran disusun oleh manajemen untuk jangka waktu satu tahun yang nantinya akan membawa perusahaan pada kondisi tertentu yang di inginkan dengan sumber daya yang sudah di tentukan. 2. Alasan penganggaran (budgeting) :  Untuk mengetahui seberapa banyak dana yang diperlukan dalam rangka membiayai suatu program atau kampanye PR  Untuk mengetahui program-program PR apa saja yang bisa dilaksanakan dengan jumlah dana yang tersedia  Setelah program dan jumlah biaya yang diperlukan diketahui secara pasti, maka anggaran dapat berfungsi sebagai suatu pedoman atau daftar kerja yang harus dipenuhi. Daftar ini dapat diatur susunannya sehingga menyerupai sebuah jadwal kerja yang rapi  Anggaran memaksakan disiplin atas pengeluaran dana sehingga mencegah terjadi pemborosan atau pengeluaran yang berlebih, sehinggga segala sesuatu yang



berkaitan dengan pengeluaran dan pembiayaan akan berjalan tepat sesuai rencana yang telah ditetapkan  Setelah suatu kampanye atau program pr selesai, maka hasilnya dapat dibandingkan dengan anggaran tadi guna mengetahui apakan dana yang sudah disediakan memadai atau belum 3. ANGGARAN DEPARTEMEN PR Anggaran Departemen PR adalah anggaran yang digunakan departemen untuk kegiatan departemen PR. kegiatannya: a. Menyusun serta mendistribusikan siaran pers, acara-acara resepsi dan kunjungan kalangan media massa ke organisasi/perusahaan b. Mengorganisasikan konferensi pers, acara resepsi dan kunjungan kalangan media massa ke organisasi/perusahaan c. Menjalankan fungsi sebagai penyedia informasi utama bagi kalangan media massa d. Mengatur acara wawancara antara kalangan pers (media cetak), radio dan televisi dengan pihak manajemen e. Memberikan penerangan singkat kepada fotografer, serta membentuk dan mengelola sebuah perpustakaaan foto f.



Menyunting dan memproduksi jurnal, majalah atau surat kabar internal serta mengelola berbagai bentuk materi komunikasi internal lainnya seperti kaset rekaman video, slide untuk presentasi, majalah dinding dan sebagainya



g.



Menyunting serta memproduksi jurnal eksternal untuk konsumsi para distributor, para pemakai jasa/produk perusahaan, para konsumen langsung daln sebagainya



h. Menulis dan membuat bahan-bahan cetakan seperti literatur pendidikan sejarah perusahaan, laporan-laporan tahunan, literatur pelantikan untuk pegawai baru, aneka poster yang bersifat mendidik untuk sekolah pegawai baru, aneka poster yang bersifat mendidik untuk sekolah-sekolah



i. Mempersiapkan berbagai bentuk instrumen audio-visual, seperti meyusun, lembaran slide untuk presentasi dan kaset rekaman video, termasuk melaksanakan distribusi, penyususnan katalog, pemeran dan pemeliharaan. j. Mempersiapkan dan mengatur acara-acara pameran ddan menjalankan eksibisi PR, termasuk juga menyediakan berbagai materi k. Mempersiapkan dan memelihara identitas perusahaan, pengaturan jenis kendaraan perusahaan dan seragam pegawai l. Menangani acara sponsor m. Menyiapkan rapat penting para devisi, departemen dan biro n. - Mewakili perusahaan dalam pertemuan penting o. - Perekrutan konsultan pr p. - Mengadakan pelatihan staff q. - Mempersiapkan survei pendapat r. - Mengadakan kegiatan penting internal perusahaan s. - Melakukan kliping koran untuk mendapatkan berita yang valid t. - Menganalisis dan evaluasi tujuan yang telah tercapai 4. BIRO KONSULTASI PR Biro konsultasi PR berfungsi untuk memberikan masukan dalam kegiatan Departemen PR. Konsultasi sengaja didatangkan dari luar perusahaan untuk memberi masukan atau bimbingan dalam rangka mendidirkan suatu lembaga PR yang baru untuk meningkatkan kemampuan profesional para staff humasnya yang sudah ada dalam bidang-bidang tertentu, misalnya saja penanganan PR dibidang keuangan. Satu-satunya perbedaan yang substansial antara anggaran dari suatu departemen Prdan anggaran konsultan PR adalah adanya komponen laba didalam anggaran milik konsultan PR. Pada umumnya, suatu anggaran PR memiliki pos-pos pengeluaran atau elemenelemen pokok sebagai berikut: 1. Tenaga Kerja. Pos anggaran ini tidak hanya meliputi gaji bagi para praktisi PR, tetapi juga imbalan bagi segenap staf pendukungnya, yakni mulai dari para sekretaris, juru tulis, akuntan, resepsionis, kurir, dan petugas-petugas lain yang bekerja di



suatu departemen PR atau konsultan PR. Mengingat PR adalah suatu pekerjaan yang padat karya, maka pos tenaga kerja tersebut merupakan pos terbesar dalam suatu anggaran PR. 2. Biaya Kantor. Pos ini terdiri dari biaya-biaya baku atau tetap seperti biaya sewa gedung, bunga pinjaman, biaya asuransi, listrik, biaya pemakaian alas pemanas atau pendingin ruangan, ongkos jasa kebersihan dan lain-lain sebagainya. Selain itu, pengeluaran variabel (tidak baku) yang juga termasuk ke dalam pos ini, misalnya biaya telepon dan ongkos- ongkos khusus bagi pencarian klien. 3. Materi atau Peralatan. Pos ini mencatat berbagai macam pengeluaran untuk pengadaan berbagai macam peralatan seperti alat-alat tulis, perabot kantor, prangko, pencetakan, gerai atau stand ekshibisi, alat-alat bantu visual, kamera dan film, slide, kaset-kaset video dan tape perekam, dan sebagainya. 4. Biaya lain-lain. Pos ini disediakan untuk membiayai berbagai macam keperluan yang sifatnya insidental seperti ongkos perjalanan, sewa ruangan hotel, ongkos jamuan, dan sebagainya. Juga termasuk ke dalam pos ini adalah berbagai macam pengeluaran khusus yang memang tidak bisa dihindari dalam rangka penyelenggaraan suatu acara PR. Contohnya adalah biaya katering, pengadaan mikrofon, sewa ruang, sewa video dan perangkat TV atau layar tayang, kendaraan, kursi-kursi dan meja berikut payungpayung hias plus bunga-bunga ornamen, dan sebagainya. Perhitungan Beban Biaya Ketika konsultan PR menghitung tarif pembayarannya per jam atau per hari, biasanya ia menggabung pos pengeluaran umum untuk upah dan gaji dengan biaya-biaya operasi dan laba, namun estimasi material dan beban lain-lain dipisahkan karena pos-pos ini dibebankan tanpa keuntungan (sesuai biaya aktual, kecuali telah disetujui bahwa konsultan PR boleh mengambil suatu keuntungan atas pos-pos tersebut). Tidak seperti biro iklan, konsultan PR tidak biasa mengutip imbalan berupa persentase dari total nilai kontrak. Sumber penghasilannya semata-mata hanya waktu dan keahlian mereka. Andalan utama mereka adalah jumlah jam kerja. Oleh sebab itu



tidak mengherankan jika ada konsultan yang tidak meminta imbalan per hari, tetapi per jam. Biaya per jam untuk setiap praktisi, meskipun mereka bernaung di bawah lembaga konsultan yang sama, bisa jadi bervariasi karena tingkat keahlian mereka yang berbeda-beda. 5. Contoh anggaran Berikut ini disajikan sebuah contoh anggaran: Analisis 1. Acara pertemuan rapat adalah serangkaian pertemuan bulanan antara pihak konsultan dengan klien. Jadi dalam setahun akan berlangsung 12 kali pertemuan. 2. 12 x x jam x Rpx adalah total biaya atas penyelenggaraan 12 kali pertemuan yang masing- masing berlangsung selama x jam, di mana biaya per jamnya adalah Rpx. Jika setiap pertemuan berlangsung selama tiga jam, sedangkan biaya per jamnya adalah Rp 100.000, maka total biaya pertemuan selama setahun akan mencapai: 12 x 3 jam x Rp 100.000 = Rp 3.600.000. Selanjutnya acara pertemuan yang nanti berlangsung harus diusahakan agar tidak menyimpang dari batasan-batasan yang telah ditetapkan oleh anggaran tersebut. Namun demikian, Rp 100.000 tidak bisa dianggap sebagai tarif standar untuk industri PR, karena jumlahnya bisa dua kali lebih besar atau lebih. 3. Beban kerja keseluruhan terdiri dari pembuatan siaran berita (news release) yang diperkirakan mencapai satu buah untuk setiap bulannya; berbagai kegiatan pengorganisasian dan penyelenggaraan acara peresmian gedung markas besar yang baru milik organisasi; penulisan serta perancangan laporan dan pembukuan rutin tahunan; melakukan penelitian, penulisan, dan penerbitan empat buah artikel kolom iklan pada koran-koran atau majalah terkemuka; serta mengorganisir dan merekam dua buah wawancara yang sengaja dibuat untuk disiarkan melalui berbagai stasiun radio setempat. 4. Untuk mewujudkan semua pekerjaan tersebut, diperlukan sekitar 540 kerja. Apabila tarifnya adalah Rp 100.000 per jam, maka jumlah yang dibayarkan oleh klien akan mencapai Rp 50.000.000. Tarif konsultan di London cenderung lebih mahal daripada yang ada di negara-negara Eropa lainnya. Namun, tarif di negara-



negara berkembang pada umumnya, misalnya di negara-negara Afrika dan Asia, masih relatif murah. Di luar tarif ini, klien masih harus membayar berbagai ongkos pengadaan dan pengeluaran ekstra lainnya. Sebagai angka perkiraan kasar, maka total biaya yang harus ditanggung klien mencapai dua kali lipat dari jumlah tarif konsultan. Tapi tentu saja angkanya bervariasi antara satu tempat dengan tempat lain. Banyak faktor yang turut mempengaruhinya, misalnya tarif hotel atau ongkos katering (untuk keperluan peresmian gedung markas besar yang baru atau acara pertemuan). Kalau jumlah tamu yang hadir pada acara peresmian itu banyak, maka semakin banyak pula biaya yang diperlukan. Namun secara umum bisa ditegaskan bahwa pos terbesar adalah untuk jam kerja konsultan. 5. Dana cadangan (contingency fund) adalah sejumlah uang yang sengaja disediakan untuk berjaga-jaga, seandainya pengeluaran aktual pada pos tertentu, karena berbagai macam sebab, melebihi perkiraan semula. Ini sering terjadi karena banyak faktor yang tidak dapat dipastikan sebelumnya, misalnya kenaikan harga bahan singkatnya, dana cadangan diperuntukkan menutup aneka pengeluaran ekstra yang sah. Kalau memang tidak diperlukan, tentu saja dana ini harus dipakai. 6. Berdasarkan taksiran angka-angka biaya dalam anggaran tersebut, pihak klien dapat mempertimbangkan untuk menyetujui anggaran tersebut, membelanjakan lebih banyak atau lebih sedikit dana, melaksanakan program dalam anggaran yang telah disetujui, memperbesar atau menurunkan anggaran. Kedua belah pihak (konsultan PR dan klien) mengetahui permasalahannya, apa yang harus dilakukan, program apa yang seharusnya dijalankan, dan konsultan bertanggung jawab untuk mampu melakukan fungsi PR dengan kondisi seperti ini. Alokasi Anggaran tersebut dapat diperinci lebih jauh menjadi sub-sub anggaran yang lebih kecil atau yang lazim disebut sebagai alokasi. Yang akan muncul dalam anggaran induk



hanyalah



jumlah



dari



setiap



alokasi.



Bidang-bidang



kegiatan



pengorganisasian peresmian gedung markas besar yang baru, pembuatan laporan dan pembukuan tahunan, dan juga penerbitan jurnal internal, masing-masing jelas memerlukan sub anggaran tersendiri. Total biaya penyelenggaraan acara peresmian gedung baru dapat ditentukan berdasarkan biaya pencarian dan sewa



lokasi, biaya akomodasi (hidangan dan penginapan, kalau memang perlu) untuk setiap tamu yang hadir, biaya transportasi, biaya katering, sewa peralatan elektronik, dan biaya-biaya personel mulai dari para bartender, pramusaji, petugas satpam, dan sebagainya. Sub anggaran ini memungkinkan perusahaan yang bersangkutan mengetahui berapa banyak tamu yang dapat diundangnya. Atau sebaliknya, jika perusahaan menghendaki tamu sebanyak sekian, maka konsultan PR harus menentukan secara pasti berapa jumlah uang yang harus disediakannya. Biaya-biaya penyusunan laporan tahunan meliputi biaya penulisan, pembuatan desain laporan, biaya percetakan serta ongkos distribusinya. Jumlah-jumlah yang tercantum di dalam sub anggaran juga ditentukan oleh berapa banyak halaman laporan itu, jumlah cetakan, ukuran dan kualitas kertas maupun cetakannya, berapa jumlah eksemplar yang bisa dibuat, serta sejauh mana laporan itu dapat didistribusikan. Dalam sub anggaran tersebut juga tercantum biaya-biaya yang perlu disediakan untuk membeli amplop, ongkos jasa pengantaran, keperluan pengarsipan, membeli perangko, dan seterusnya. Sedangkan sub anggaran jurnal internal juga akan memperinci berbagai macam pengeluaran yang kurang lebih sama dengan yang tercantum dalam sub anggaran pembuatan laporan tahunan. Hanya saja pada sub anggaran jurnal internal akan tercantum biaya fotografi dan fungsi seni. Kalkulasi Anggaran untuk Departemen PR Sekarang mari kita simak anggaran hipotesis untuk sebuah unit atau departemen PR yang menjadi bagian dari suatu perusahaan atau organisasi. Di sini kita tidak akan menghadapi tarif per jam atau harian yang harus menutup gaji bulanan, overhead, dan menghasilkan laba. Banyak yang salah duga bahwa anggaran untuk departemen PR hanya terdiri dari biaya gaji para stafnya. Selain gaji, masih banyak pos pengeluaran lainnya yang harus diperhitungkan dan disediakan dananya. Bahkan depresiasi peralatan dan mebel juga harus diperhitungkan, demikian pula halnya dengan sewa gedung, biaya-biaya listrik, AC, alat pemanas ruangan, jasa kebersihan, telepon, teleks, dan lain sebagainya. Sepintas lalu, anggaran untuk departemen PR nampak lebih kecil dari pada anggaran untuk konsultan karena kita hanya membandingkan gaji staf PR dengan honor konsultan tetapi melupakan kalau departemen PR juga memerlukan peralatan, akomodasi, dan pelayanan dari perusahaan untuk staf.



Setiap operasi yang dijalankan oleh perusahaan selalu menelan biaya. Hal ini akan nampak lebih jelas jika perusahaan tersebut merekrut konsultan dari luar. Dengan demikian, akan dapat dipastikan bahwa pembentukan suatu unit atau departemen PR internal di sebuah perusahaan/organisasi akan lebih mahal dibandingkan dengan perekrutan konsultan eksternal. Berikut ini disajikan sebuah anggaran hipotesis dari suatu perusahaan besar. Tentu saja, jumlah pos pada anggaran perusahaan kecil takkan sebanyak ini. Untuk menyederhanakan pembahasan, anggaran-anggaran tambahan sengaja disisihkan, dan pada masing-masing pos hanya angka-angka totalnya saja yang disajikan. Anggaran Departemen PR dari Sebuah Perusahaan Besar Gaji: untuk manajer PR, para asisten, editor jurnal internal, fotografer, sekretaris, dan sebagainya. Rpxxx.xxx.xxx Overhead: sewa gedung, bunga pinjaman, ongkos listrik, AC, pemanas ruangan, jasa kebersihan, switchboard, dll. Rpxx.xxx.xxx Depresiasi (penyusutan): alat-alat inventaris seperti perabot kantor dan aneka peralatannya (mesin ketik, word-processor komputer, mesin fotokopi, kamera, mesin cetak, serta kendaraan dinas). Rpxx.xxx.xxx Asuransi:mobil, berbagai alat perlengkapan yang berisiko, perjalanan dinas, pensiun, dan pengobatan. Rpxx.xxx.xxx Resepsi pers: aneka rupa materi, katering, ongkos tenaga ekstra, dst. Rpxx.xxx.xxx Jurnal eksternal: idem. Rpxx.xxx.xxx Presentasi slide: biaya pemeliharaan slide, naskah, fotografi, ilustrasi musik, ongkos produksi, penggandaan, distribusi, dan pemeliharaan. Rpxx.xxx.xxx 14. 14 Video: pembuatan, penyimpanan, pemeliharaan, naskah, aktor, ilustrasi musik, penyuntingan, ongkos pasta-produksi, penggandaan, distribusi dan lembaran sinopsis. Rpxx.xxx.xxx News release: riset, penulisan, produksi, pengarsipan dan korespondensi, serta distribusi. Rpxx.xxx.xxx Naskah fitur: riset, negosiasi dengan para editor, penulisan, percetakan. Rpxx.xxx.xxx Kliping: pengumpulan, klasifikasi, penyimpanan, penggandaan, serta sirkulasi. Rpxx.xxx.xxx Jasa informasi: pengumpulan dan pemeliharaan. Rp xx.xxx.xxx Rekaman radio: biaya wawancara, penggandaan, naskah, dan distribusi. Rpxx.xxx.xxx Properti TV: biaya-biaya pembuatan produk sampel kepada para manajer TV untuk keperluan perekaman. Rpxx.xxx.xxx



Literatur cetak: produksi lembaran informasi, brosur, pamflet, grafik- dinding kalender; naskah riwayat singkat perusahaan, laporan bagan perusahaan. Rpxx.xxx.xxx Penyediaan sponsor: hadiah, penghargaan, pemberian sponsor untuk berbagai acara, biaya jamuan. Rpxx.xxx.xxx Konferensi dan seminar dagang atau teknis: materi, katering, akomodasi, uang saku, ongkos perjalanan, upah pegawai ekstra. Rpxx.xxx.xxx Fotografi: pengambilan foto, cuci-cetak, film, amplop kemas. Rpxx.xxx.xxx Kunjungan pihak luar: transportasi, akomodasi, katering, informasi pers, materi, pengeluaran ekstra. Rpxx.xxx.xxx Ekshibisi (pameran keliling sebagai bagian dari kegiatan PR guna meningkatkan perdagangan atau pelayanan kepada konsumen) : panel pameran, hiasan, model (mekanik atau antis), dan sebagainya. Rpxx.xxx.xxx 15. 15 Kendaraan: sedan, jip, van. Rpxx.xxx.xxx Alat-alat kantor: cap, pena, amplop dan kertas berlambang perusahaan, stempel, dan sebagainya. Rpxx.xxx.xxx Telepon, telex, faksimili. Rpxx.xxx.xxx Prangko Rpxx.xxx.xxx Ongkos perjalanan dinas: uang saku, sewa kendaraan, biaya hotel, biaya ekstra. Rpxx.xxx.xxx Dana cadangan (misalnya 10 persen) Rpxx.xxx.xxx TOTAL Rpxx.xxx.xxx Kegunaan Anggaran bagi Pihak Manajemen Berdasarkan rencanarencana pengeluaran yang termuat dalam suatu anggaran, pihak manajemen dapat menilai sejauh mana kesesuaian antara perencanaan kerja manajer PR-nya dengan rencana-rencana perusahaan secara



keseluruhan,



serta



seberapa



banyak



biaya



yang



perlu



disediakan



dengan



mempertimbangkan nilai-nilal produktifnya. Lebih dari itu, pihak manajemen juga mendapat landasan yang kuat untuk mengubah, menambah, atau menguranginya sebelum rencana-rencana yang termaksud di dalam anggaran tadi dilaksanakan. Dengan anggaran itu pihak manajemen juga dapat mengetahui apa saja yang bisa dikerjakan dan yang tidak bisa dikerjakan sesuai dengan personel dan sumber daya yang dimiliki. Aspek jam kerja merupakan unsur perhitungan yang sangat penting, baik dalam anggaran konsultan PR eksternal maupun unit PR internal. Perhitungan gaji dalam anggaran departemen PR internal harus realistik agar jam kerja yang disediakan benar- benar cukup untuk melangsungkan berbagai tugas yang telah direncanakan. Oleh karena itu, hendaknya rencana pembuatan majalah khusus tidak usah direkomendasikan kecuali ada orang yang memiliki waktu sekaligus kemampuan untuk melakukan editing. Tetapi, kalau majalah khusus itu benar-benar perlu diterbitkan, sebaiknya perusahaan merekrut konsultan yang memang ahli di bidang itu (termasuk memiliki studio dan komputer desk-top untuk keperluan penerbitan) secara temporer. Prioritas dan Batasan pada Anggaran Logika yang diuraikan di atas agaknya bertentangan dengan sikap khas pimpinan perusahaan yang seringkali



menuntut hasil maksimal tanpa memberi perhatian pada beban kerja manajer PR-nya yang terkadang berlebihan. Kalau sikap seperti ini tidak disadari dan dihindari, maka beban kerja akan melebihi daya dukung riil. Akibatnya, hanya sebagian kecil tugas saja yang akan terselesaikan dengan baik. Penyusunan anggaran juga dimaksudkan untuk menghindari hal buruk seperti itu. Dengan anggaran yang rapi, akan diketahui tugas-tugas mana yang harus diutamakan dan tugastugas yang dapat ditunda atau bahkan ditiadakan sama sekali. Dengan demikian, anggaran dapat menetapkan prioritas dan sekaligus menetapkan batasan terhadap kegiatan-kegiatan yang tidak atau kurang efisien. Itulah sebabnya, anggaran mutlak diperlukan untuk mencapai efektivitas dan efisiensi biaya. Dengan anggaran, kita juga bisa mengukur baik-tidaknya hasil yang diperoleh. 6.



FUNGSI ANGGARAN PR Bahwa anggaran harus bersifat formal artinya anggaran disusun dengan sengaja dan bersungguh-sungguh dalam bentuk tertulis dan teliti. Bahwa anggaran harus bersifat sistematis artinya anggaran disusun dengan berurutan dan berdasarkan logika. Bahwa setiap manajer dihadapkan pada suatu tanggungjawab untuk mengambil keputusan sehingga anggaran merupakan hasil pengambilan keputusan yang berdasarkan asumsi tertentu. Fungsi anggaran dapat dibagi menjadi 4 yaitu fungsi perancanaan, pengawasan, koordinasi dan anggaran sebagai pedoman kerja. Keempat fungsi tersebut masingmasing memiliki tujuan yang telah ditetapkan yaitu: a. Fungi Perencanaan Perencanaan merupakan salah satu fungsi manajemen dan fungsi ini merupakan salah satu fungsi manajemen dan fungsi ini merupakan dasar pelaksanaan fungsi-fungsi manajemen lainnya. Winardi memberikan pengertian mengenai perencanaan sebagai berikut: "Perencanaan meliputi tindakan memilih dan menghubungkan fakta-fakta dan membuat serta menggunakan asumsi-asumsi mengenai masa yang akan datang dalam hal memvisualisasi serta merumuskan aktifitas-aktifitas yang diusulkan yang dianggap perlu untuk mencapai basil yang diinginkan". Dari kutipan di atas disimpulkan bahwa sebelum perusahaan melakukan operasinya, pimpinan dari perusahaan tersebut harus lebih dahulu merumuskan kegiatan-kegiatan apa yang akan dilaksanakan di masa datang dan hasil



yang akan dicapai dari kegiatan- kegiatan tersebut, serta bagaimana melaksanakannya. Dengan adanya rencana tersebut, maka aktifitas akan dapat terlaksana dengan baik. b. Fungsi Pengawasan Anggaran adalah mengevaluasi prestasi kerja dan tindakan perbaikan apabila perlu. Aspek pengawasan yaitu dengan membandingkan antara prestasi dengan yang dianggarkan, apakah dapat ditemukan efisiensi atau apakah para manajer pelaksana telah bekerja dengan baik dalam mengelola perusahaan. Tujuan pengawasan itu bukanlah mencari kesalahan akan tetapi mencegah dan nemperbaiki kesalahan. Sering terjadi fungsi pengawasan itu disalah artikan yaitu mencari kesalahan orang lain atau sebagai alat menjatuhkan hukuman atas suatu kesalahan yang dibuat pada hal tujuan pengawasan itu untuk menjamin tercapainya tujuan-tujuan dan rencana perusahaan. c. Fungsi Koordinasi menuntut adanya keselarasan tindakan bekerja dari setiap individu atau bagian dalam perusahaan untuk mencapai tujuan. Dengan demikian dapat dikatakan bahwa untuk menciptakan adanya koordinasi diperlukan perencanaan yang baik, yang dapat menunjukkan keselarasan rencana antara satu bagian dengan bagian lainnya. Anggaran yang berfungsi sebagai perencanaan harus dapat menyesuaikan rencana yang dibuat untuk berbagai bagian dalam perusahaan, sehingga rencana kegiatan yang satu akan selaras dengan lainnya. Untuk itu anggaran dapat dipakai sebagai alat koordinasi untuk seluruh bagian yang ada dalam perusahaan, karena semua kegiatan yang saling berkaitan antara satu bagian dengan bagian lainnya sudah diatur dengan baik. d.



Anggaran Sebagai Pedoman Kerja Anggaran merupakan suatu rencana kerja yang disusun sistematis dan dinyatakan dalam unit moneter. Lazimnya penyusunan anggaran berdasarkan pengalaman masa lalu dan taksir-taksiran pada masa yang akan datang, maka ini dapat menjadi pedoman kerja bagi setiap bagian dalam perusahaan untuk menjalankan kegiatannya.



7. EVALUASI ANGGARAN PR Evaluasi anggaran adalah tindakan yang dilakukan untuk menelusuri penyimpangan atas anggaran ke departemen yang bersangkutan dan digunakan sebagai dasar untuk penilaian kinerja departemen (Kenis, 1979). Hal ini akan mempengaruhi tingkah laku, sikap dan kinerja manajer. Punitive approach dapat mengakibatkan rendahnya motivasi dan sikap yang negatif, sedangkan supportive approach dapat mengakibatkan sikap dan perilaku yang positif Evaluasi secara mendasar mempunyai 4 tujuan yaitu a. meyakinkan bahwa kinerja yang sesungguhnya sesuai dengan kinerja yang diharapkan, b. memudahkan untuk membandingkan antara kinerja individu satu dengan yang lainnya, c. sistem evaluasi kinerja dapat memicu suatu isyarat tanda bahaya, memberi sinyal mengenai masalah-masalah yang mungkin terjadi dan d. untuk menilai pembuatan keputusan manajemen. 8. STUDI KASUS Sebuah perusahaan kosmetik Wardah, memilik staff ahli PR dan akan melakukan kegiatan PR yaitu salah satunya adalah peringatan 5 tahun produk wardah. Dalam menyusun anggaran pr, staff tersebut melakukan kesalahan dalam pekerjaannya yaitu menyalahgunakan anggaran PR dalam laporan anggaran yang dibuat tidak sesuai dengan realita. Dalam kasus ini bagaimana peran departemen PR dalam menanganinya? Dalam hal ini Departemen PR berperan dalam fungsi anggaran yaitu perencanaan. Dan dalam hal ini tepartemen harus mengawasi jalannya acara proses perencanaan acara dan sampai pada laporannnya.