Anjab Pelaksana Arsip [PDF]

Citation preview

1. Nama Jabatan : Pelaksana Arsiparis / Arsiparis 2. Kode Jabatan : 0.0.1027 3. Unit Kerja : 4. Ikhtisar Jabatan : Menerima, mencatat, menyimpan surat serta dokumen lainnya sesuai dengan prosedur dan ketentuan yang berlaku, agar pelaksanaan tugas berjalan lancar. 5. Uraian Tugas : Uraian Tugas



Uraian Kegiatan



Pengelolaan surat Membuka dan masuk memberikan nomor surat



Hasil Kerja



Standar



Waktu



Jumlah Obyek Pekerjaan



1500



Sesuai jumlah 1 surat masuk dalam 1 tahun



Menulis pada lembar Catatan pada disposisi lembar disposisi



Jumlah Obyek Pekerjaan



1500



Sesuai jumlah 1 surat masuk dalam 1 tahun



Mencatat surat masuk Agenda Surat pada buku agenda surat masuk



Jumlah Obyek Pekerjaan



1500



Sesuai jumlah 1 surat masuk dalam 1 tahun



Menulis pada agenda Agenda untuk surat undangan Undangan



Jumlah Obyek Pekerjaan



900



Sesuai jumlah 1 undangan yang masuk



Menyampaikan surat pada Pimpinan



Tugas per 940 Tugas Dalam Jabatan



4 kali sehari



5



Tugas per 940 Tugas Dalam Jabatan



4 kali sehari



5



Jumlah Obyek Pekerjaan



1000



Sesuai jumlah 1 surat keluar dalam 1 tahun



Jumlah Obyek Pekerjaan



1000



Sesuai jumlah 1 surat keluar dalam 1 tahun



900



Sesuai jumlah 1 undangan yang masuk



Mendistribusikan surat yang sudah didisposisi oleh pimpinan



Penomoran Surat



Parameter Prestasi



Distribusi Surat



Pengelolaan surat Mencatat surat keluar Agenda Surat keluar pada buku agenda surat keluar Memberikan nomor pada surat keluar



Penomoran Surat



Mencatat agenda kegiatan Kantor



Mencatat agenda agenda Jumlah kegiatan kantor pada kegiatan kantor Obyek papan agenda kantor Pekerjaan



Menggandakan Dukumen



Melakukan Penggandaan penggandaan Dokumen surat/dokumen kantor



Tugas per 235 Tugas Dalam Jabatan



setiap hari



Pengelolaan kearsipan surat/dokumen kantor



Menyeleksi arsip



Arsip



Jumlah Obyek Pekerjaan



2500



sesuai jumlah 6 dokumen yang ada (surat masuk + surat keluar)



Pendataan dan pencatatan arsip



Data Arsip



Jumlah Obyek Pekerjaan



2500



sesuai jumlah 2 dokumen yang ada (surat



60



Uraian Tugas



Uraian Kegiatan



Hasil Kerja



Parameter Prestasi



Standar



Waktu



masuk + surat keluar) Menyimpan arsip aktif dan inaktif



Penyimpanan Arsip



Jumlah Obyek Pekerjaan



Membuat skema pengaturan pengelolaan arsip



Skema Pengelolaa Arsip



Tugas per 1 Tugas Dalam Jabatan



1 kali 1 tahun 330



Membuat program penyusutan arsip



Rencana



Tugas per 1 Tugas Dalam Jabatan



1 kali 1 tahun 330



Tugas per 1 Tugas Dalam Jabatan



1 kali 1 tahun 180



Melaksanakan Pemusnahan pemusnahan arsip Arsip sesuai ketentuan yang berlaku



1



sesuai jumlah 2 dokumen yang ada (surat masuk + surat keluar)



Total Waktu :



6. 7.



8.



9.



10



* Prestasi : Prestasi Kerja Yang Diharapkan (Dalam Satu Tahun) * Waktu : Waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan 1 hasil kerja (menit) * Total Waktu : Total Waktu Yang Dibutuhkan (menit) Obyek/Sasaran Pekerjaan : o Surat / Dokumen Kantor Bahan Kerja : o Surat Masuk o Disposisi Atasan Perangkat/Alat Kerja : o Komputer dan perangkatnya o Koneksi Internet o Scanner o Standart Operation Prosedure (SOP) terkait o Peraturan-peraturan terkait Tanggung Jawab : a. Kebenaran pemberian nomor agenda dan kode surat masuk b. Kebenaran pemberian nomor agenda surat keluar; c. Kebenaran menyimpan arsip surat keluar dan kartu kendali; d. Ketersediaan naskah- naskah dinas untuk pimpinan; e. Kebenaran menulis jadual kegiatan pimpinan; f. Ketepatan dan keramahan penerimaan tamu untuk pimpinan g. Ketepatan pendistribusian surat h. Ketelitian dalam mengarsip surat dan mengagenda surat Wewenang :



a. Meminta arsip surat keluar; b. Meminta kartu kendali sebagai bukti pengiriman surat masuk c. Menolak naskah dinas yang tidak sesuai dengan peraturan tata naskah dinas; d. Menolak tamu yang tidak jelas kepentingannya e. memberikan surat yang sudah didisposisi f. mengeluarkan arsip surat yang diperlukan 11 Korelasi Jabatan : . Atasan langsung untuk Kepala Puskesmas Kasihan II Ka Sub bag menerima perintah/disposisi TU Puskesmas Kasihan II Ka Sub Bag dan melaporkan hasil Umum Sekretaris Dinas Kesehatan Bantul pelaksanaan tugas Pejabat yang lebih tinggi di Kepala dan Kasubag/Kasie Kantor arsip unit kerja lain untuk koordinasi Pejabat yang setingkat untuk Pejabat fungsional umum dan tertentu di koordinasi dan kerjasama Puskesmas Kasihan II dalam pelaksanaan tugas Bawahan langsung untuk Tidak Ada menyelia, membimbing dan mengarahkan pelaksanaan tugas Pejabat yang lebih rendah Tidak Ada tingkatannya di unit kerja lain untuk koordinasi pelaksanaan tugas Pihak lain/Masyarakat Umum/Swasta 12 Kondisi Lingkungan Kerja : . A. Tempat Kerja Dalam Ruangan (%) Luar Ruangan (%) B. Suhu C. Udara D. Keadaan Ruang E. Letak Berdasarkan Wilayah Lantai F. Penerangan G. Suara



Tidak Ada



: : 90 : 10 : Panas : Kering : Sempit : : Perkotaan : Lantai 2 dan seterusnya (Tanpa Lift) : Terang : Bising



H. Keadaan Tempat Kerja : Bersih dan Rapi I. Getaran : Tinggi 13 Resiko Bahaya : . A. Fisik : o Gangguan Fungsi Organ Tubuh B. Mental : o Tertekan 14 Syarat Jabatan : . A. Pangkat/Gol. Ruang : II/a (Pengatur Muda) B. Pendidikan : Jenjang Minimal : SMA/MA/SMALB/Paket C/SMK/MAK Jurusan : o Ilmu Administrasi Negara o Administrasi C. Kursus/Diklat : Kepemimpinan : o Tidak Dipersyaratkan Fungsional : o Tidak Dipersyaratkan Teknis : o Diklat Manajemen Perkantoran Modern o Diklat Teknis Administrasi Perkantoran o Diklat Teknis Kesekretariatan D. Pengalaman Kerja : Karsipan Surat E. Pengetahuan Kerja : Karsipan Surat F. Keterampilan Kerja : Karsipan Surat G. Bakat Kerja : o G : Inteligensia o V : Bakat Verbal o Q : Ketelitian o F : Kecekatan Jari o M : Kecekatan Tangan H. Tempramen Kerja : I. Minat Kerja : a. R (Realistik) Pekerjaan-pekerjaan yang memiliki antara lain : o o o o



Kegiatan yang membutuhkan keterampilan tangan Tugas Mekanikal atau Teknikal Aktifitas Fisik Pekerjaan yang dilakukan di luar ruangan



o o o o b.



Menggunakan peralatan atau perlengkapan yang spesifik Memperbaiki mesin atau benda-benda Bekerja dengan obyek nyata Dapat dilakukan seorang diri C (Konvensional) Pekerjaan-pekerjaan yang terdiri dari kegiatan-kegiatan antara lain :



o Administratif / tugas dasar organisasi o Mengelola arsip o Menjalankan sistem atau rutinitas o Menyusun pembukuan/akuntansi o Mengikuti kebijakan atau prosedur o Kegiatan yang berhubungan dengan angka o Pelaporan yang rinci o Jadwal kerja yang ketat dan terstruktur J. Upaya Fisik : o Berdiri o Berjalan o Duduk o Bekerja Dengan Jari o Berbicara o Mendengar o Melihat K. Kondisi Fisik : Jenis Kelamin : Laki-laki/Perempuan Umur : Antara Usia 18 tahun sampai dengan 56 tahun Tinggi Badan : Tidak Dipersyaratkan Berat Badan : Tidak Dipersyaratkan Postur Badan : Tidak Dipersyaratkan Penampilan : Tidak Dipersyaratkan L. Fungsi Pekerja : Tingkat Hubungan Pemegang Jabatan Dengan Data : o D3 = Menyusun Data o D5 = Membandingkan/Mencocokkan Data o D6 = Menyalin Data Tingkat Hubungan Pemegang Jabatan Dengan Orang : o O1 = Berunding o O7 = Melayani Orang o O8 = Menerima Instruksi Tingkat Hubungan Pemegang Jabatan Dengan Benda :



o B3 = Mengemudikan/Menjalankan Mesin o B7 = Memegang 15 Butir Informasi Lain : . -