![Asas Asas Manajemen Isip4111 PDF [PDF]](https://pdfs.asia/img/200x200/asas-asas-manajemen-isip4111-pdf.jpg)
6 0 4 MB
Hak Cipta dan Hak Penerbitan dilindungi Undang-udang ada pada
Universitas Terbuka - Kementerian Riset, Teknologi, dan Pendidikan Tinggi Jalan Cabe Raya, Pondok Cabe, Pamulang, Tangerang Selatan – 15418 Banten – Indonesia Telp.: (021) 7490941 (hunting); Fax.: (021) 7490147; Laman: www.ut.ac.id
Dilarang mengutip sebagian ataupun seluruh buku ini dalam bentuk apa pun tanpa izin dari penerbit Edisi Kesatu Cetakan pertama, Agustus 2010 Cetakan kedua, April 2011 Cetakan ketiga, November 2011 Cetakan keempat, April 2012
Cetakan keenam, Januari 2013 Cetakan ketujuh, Juni 2013 Cetakan kedelapan, Juni 2014 Cetakan kesembilan, Sepetmber 2014
Cetakan kelima, Agustus 2012 Penulis Penelaah Materi Pengembang Desain Instruksional
Desain Cover & Ilustrator Lay-outer Copy Editor
658 RAM m
: 1. Prof. Dr. Rusli Ramli. 2. Ir. Sri Yuniati Koes Putri Hardini, M.Si. : 1. Dra. Ari Juliana, M.A. 2. Dr. Sofyan Aripin, M.Si. : 1. Dra. Ari Juliana, M.A. 2. Dr. Sofyan Aripin, M.Si. : Suparmi : Liskunarko : R S Brontolaras
RAMLI, Rusli Materi pokok azas-azas manajemen; 1- 9/ ISIP4111/ 3 sks / Rusli Ramli, Sri Yuniati Koes Putri Hardini. -- Cet.9; Ed.1 -Tangerang Selatan: Universitas Terbuka, 2014. 425 hal; ill., 21 cm. ISBN: 978-979-011-548- 4 1. manajemen I. Judul
II. Hardini, Sri Yuniati Koes Putri
iii
Daftar Isi TINJAUAN MATA KULIAH ...............................................................
ix
Modul 1: MANAJEMEN DAN RUANG LINGKUP ………………. Kegiatan Belajar 1: Manajemen dan Fungsi-fungsi Manajemen .......... Latihan ................................................................................................... Rangkuman ............................................................................................. Tes Formatif 1 ........................................................................................
1.1 1.2 1.12 1.13 1.14
Kegiatan Belajar 2: Manajemen sebagai Studi yang Bersifat Interdisipliner ...................................................... Latihan ................................................................................................... Rangkuman ............................................................................................. Tes Formatif 2 ........................................................................................
1.17 1.23 1.23 1.24
Kegiatan Belajar 3: Bagaimana Manajer Menjalankan Fungsinya? .... Latihan ................................................................................................... Rangkuman ............................................................................................. Tes Formatif 3 ........................................................................................
1.27 1.36 1.36 1.37
KUNCI JAWABAN TES FORMATIF ................................................. DAFTAR PUSTAKA ............................................................................
1.41 1.43
Modul 2: SEJARAH PERKEMBANGAN MANAJEMEN ............... Kegiatan Belajar 1: Sejarah Perkembangan Manajemen Ilmiah ……... Latihan ................................................................................................... Rangkuman ............................................................................................. Tes Formatif 1 ........................................................................................
2.1 2.3 2.11 2.12 2.13
Kegiatan Belajar 2: Teori Administrasi Umum .................................. Latihan ................................................................................................... Rangkuman ............................................................................................. Tes Formatif 2 ........................................................................................
2.16 2.21 2.22 2.22
iv
Kegiatan Belajar 3: Teori Pendekatan Kuantitatif, Perilaku Organisasi, Pendekatan Sistem, dan Pendekatan Kontijensi ............................................................ 2.26 Latihan ................................................................................................... 2.34 Rangkuman ............................................................................................. 2.34 Tes Formatif 3 ........................................................................................ 2.35 KUNCI JAWABAN TES FORMATIF …………………………......... DAFTAR PUSTAKA ……………………………................................
2.38 2.39
Modul 3: PERENCANAAN ............................................................... Kegiatan Belajar 1: Perencanaan Manajemen ....................................... Latihan .................................................................................................. Rangkuman ............................................................................................ Tes Formatif 1 ........................................................................................
3.1 3.2 3.7 3.8 3.8
Kegiatan Belajar 2: Klasifikasi Perencanaan ...................................... 3.12 Latihan ................................................................................................... 3.21 Rangkuman ............................................................................................. 3.21 Tes Formatif 2 ........................................................................................ 3.22 Kegiatan Belajar 3: Menyusun Perencanaan ....................................... 3.25 Latihan ................................................................................................... 3.36 Rangkuman ............................................................................................. 3.37 Tes Formatif 3 ........................................................................................ 3.38 KUNCI JAWABAN TES FORMATIF ................................................. DAFTAR PUSTAKA ............................................................................
3.41 3.42
Modul 4: PENGORGANISASIAN (ORGANIZING) .......................... Kegiatan Belajar 1: Fungsi Pengorganisasian ………………………. Latihan ................................................................................................... Rangkuman ............................................................................................ Tes Formatif 1 ........................................................................................
4.1 4.2 4.10 4.11 4.11
v
Kegiatan Belajar 2: Wewenang (Authority) ………............................. Latihan ................................................................................................... Rangkuman ............................................................................................. Tes Formatif 2 ........................................................................................
4.14 4.20 4.21 4.21
Kegiatan Belajar 3: Hubungan Organisatoris ....................................... Latihan ................................................................................................... Rangkuman ............................................................................................. Tes Formatif 3 ........................................................................................
4.24 4.30 4.30 4.31
Kegiatan Belajar 4: Struktur Organisasi dan Departemenisasi ............ Latihan ................................................................................................... Rangkuman ............................................................................................. Tes Formatif 4 ........................................................................................
4.33 4.41 4.41 4.42
KUNCI JAWABAN TES FORMATIF ................................................. DAFTAR PUSTAKA ............................................................................
4.44 4.45
Modul 5: AKTUASI SEBAGAI SALAH SATU FUNGSI MANAJEMEN .................................................................... 5.1 Kegiatan Belajar 1: Aktuasi sebagai Salah Satu Fungsi Manajemen .... 5.3 Latihan ................................................................................................... 5.10 Rangkuman ............................................................................................. 5.11 Tes Formatif 1 ........................................................................................ 5.12 Kegiatan Belajar 2: Kepemimpinan (Leadership) ............................... Latihan ................................................................................................... Rangkuman ............................................................................................. Tes Formatif 2 ........................................................................................
5.15 5.29 5.29 5.30
Kegiatan Belajar 3: Penilaian, Pengembangan, dan Kompensasi (Imbalan) ............................................................. Latihan ................................................................................................... Rangkuman ............................................................................................. Tes Formatif 3 ........................................................................................
5.34 5.45 5.46 5.46
vi
KUNCI JAWABAN TES FORMATIF ………………......................... DAFTAR PUSTAKA ………………………………………................
5.49 5.54
Modul 6: PENGAWASAN SEBAGAI SALAH SATU FUNGSI MANAJEMEN …………………………………………… 6.1 Kegiatan Belajar 1: Pengawasan sebagai Fungsi ................................. 6.3 Latihan ................................................................................................... 6.12 Rangkuman ............................................................................................. 6.13 Tes Formatif 1 ........................................................................................ 6.13 Kegiatan Belajar 2: Pengawasan Menyeluruh dan Audit ……............ 6.16 Latihan ................................................................................................... 6.24 Rangkuman ............................................................................................. 6.24 Tes Formatif 2 ........................................................................................ 6.25 Kegiatan Belajar 3: Pengawasan Kuantitas dan Kualitas ……............ 6.28 Latihan ................................................................................................... 6.35 Rangkuman ............................................................................................. 6.35 Tes Formatif 3 ........................................................................................ 6.36 Kegiatan Belajar 4: Pengawasan Waktu, Biaya, dan Anggaran .......... Latihan ................................................................................................... Rangkuman ............................................................................................. Tes Formatif 4 ........................................................................................
6.39 6.46 6.47 6.48
KUNCI JAWABAN TES FORMATIF …………................................. DAFTAR PUSTAKA ………………………........................................
6.51 6.57
Modul 7: INOVASI DAN REPRESENTASI ………………………. Kegiatan Belajar 1: Inovasi dan Kreativitas .......................................... Latihan ................................................................................................... Rangkuman ............................................................................................ Tes Formatif 1 ........................................................................................
7.1 7.3 7.15 7.15 7.16
vii
Kegiatan Belajar 2: Pembentukan Bagian Penelitian dan Pengembangan ..................................................... 7.20 Latihan ................................................................................................... 7.26 Rangkuman ............................................................................................. 7.26 Tes Formatif 2 ........................................................................................ 7.27 Kegiatan Belajar 3: Representasi sebagai Usaha Memperluas Hubungan ............................................................ 7.31 Latihan ................................................................................................... 7.37 Rangkuman ............................................................................................. 7.38 Tes Formatif 3 ........................................................................................ 7.38 KUNCI JAWABAN TES FORMATIF ………………………………. DAFTAR PUSTAKA ………………………………………................
7.41 7.44
Modul 8: TEORI DAN PRAKTIK PEMBUATAN KEPUTUSAN 8.1 Kegiatan Belajar 1: Beberapa Teori Pembuatan Keputusan ................ 8.3 Latihan ................................................................................................... 8.15 Rangkuman ............................................................................................ 8.15 Tes Formatif 1 .................................................….................................. 8.16 Kegiatan Belajar 2: Proses Pembuatan Keputusan .............................. Latihan ................................................................................................... Rangkuman ............................................................................................ Tes Formatif 2 .......................................................................................
8.19 8.30 8.30 8.31
Kegiatan Belajar 3: Memperbaiki Pembuatan Keputusan ................... Latihan ................................................................................................... Rangkuman ............................................................................................ Tes Formatif 3 .......................................................................................
8.34 8.41 8.41 8.42
KUNCI JAWABAN TES FORMATIF ................................................. DAFTAR PUSTAKA ...........................................................................
8.45 8.48
viii
MODUL 9: MANAJEMEN DI MASA DEPAN ................................. 9.1 Kegiatan Belajar 1: Pengaruh TIK (ICT) pada Pekerjaan Manajerial maupun Organisasi ............................................... 9.2 Latihan ................................................................................................... 9.14 Rangkuman ............................................................................................. 9.14 Tes Formatif 1 ........................................................................................ 9.15 Kegiatan Belajar 2: Manajemen di Masa yang Akan Datang ............. 9.19 Latihan ................................................................................................... 9.30 Rangkuman ............................................................................................ 9.31 Tes Formatif 2 ........................................................................................ 9.31 KUNCI JAWABAN TES FORMATIF ................................................. DAFTAR PUSTAKA ...........................................................................
9.35 9.38
ix
Tinjauan Mata Kuliah
M
ata kuliah Asas-Asas Manajemen ini secara umum akan membahas tentang sejarah dan perkembangan teori-teori dan fungsi-fungsi manajemen, pemahaman dan aplikasi teori dan fungsi-fungsi manajemen, inovasi dan representasi, pembuatan keputusan, dan manajemen di masa depan. Sebagaimana Anda lihat, amati dan bahkan Anda rasakan sendiri dalam kehidupan sehari-hari bahwa aktivitas kita tidak bisa terlepas dari kegiatan manajemen. Kegiatan manajemen terjadi pada semua aspek organisasi formal, informal, nonformal, baik pada lembaga pemerintah maupun swasta. Pentingnya kegiatan manajemen khususnya dalam pengimplementasian fungsi-fungsi manajemen akan menjadi ukuran ketercapaian suatu organisasi dalam pencapaian program kerjanya. Implementasi fungsi-fungsi manajemen akan sangat bervariasi pada suatu organisasi, tetapi hal ini bukan menunjukkan keunggulan (superioritas) dari pandangan fungsi manajemen yang dikemukakan oleh para pakar manajemen, justru akan menjadi inspirasi dan wawasan bagi para pimpinan dan manajer untuk mengembangkan organisasi kearah yang lebih efektif, efisien, dan rasional. Aktivitas organisasi baik swasta maupun pemerintah sangat memerlukan kecermatan dan ketepatan dalam mengimplementasikan fungsi-fungsi manajemen, mulai dari perencanaan, pelaksanaan, sampai dengan pengawasan dalam melaksanakan kegiatan program untuk mewujudkan visi dan misi organisasi. Secara pragmatis di lapangan tidak sedikit kegiatankegiatan yang menyimpang dari fungsi-fungsi manajemen yang berakibat fatal terhadap pencapaian tujuan bahkan berdampak terhadap kesengsaraan masyarakatnya dan gagalnya tujuan organisasi dalam mencapai visi dan misinya. Perkembangan dan pemutakhiran manajemen dewasa ini, tidak dapat disangkal dan dihindari dari pengaruh perkembangan informasi dan teknologi komunikasi (information communication technology/ICT) yang berkembang sangat cepat. Hal ini akan berpengaruh terhadap proses manajemen, khususnya dalam pengambilan keputusan oleh para pemimpin maupun manajer dalam menentukan tindakan perlu tidaknya keputusan tersebut diambil atau tidak?
x
Proses manajemen perlu kecermatan dan kehati-hatian, tetapi disisi lain keputusan untuk bertindak harus cepat diambil untuk mempertahankan kehidupan organisasi dalam merealisasikan program-programnya. Hal ini tentunya menjadi hal dilematis bagi seorang pimpinan atau manajer, ya bagimana? dan tidak juga bagaimana?. Harapan dengan mempelajari Asasasas Manajemen ini akan memberikan pertimbangan lebih baik bagi Anda dalam menentukan proses manajemen maupun dalam pengambilan keputusan. TUJUAN KOMPETENSI UMUM Setelah mempelajari Asas-Asas Manajemen diharapkan Anda mampu menerapkan teori-teori dan prinsip-prinsip manajemen. TUJUAN KOMPETENSI KHUSUS Secara khusus mahasiswa diharapkan dapat: 1. menjelaskan konsep dasar dan ruang lingkup manajemen; 2. menjelaskan sejarah dan pemikiran pelopor manajemen ilmiah; 3. menerapkan fungsi manjemen dalam organisasi; 4. menerapkan inovasi dan fungsi representasi dalam manajemen; 5. mengidentifikasi teori-teori dan faktor-faktor dalam pembuatan keputusan; 6. mengidentifikasi kecenderungan manajemen masa kini dan masa depan.
xi
Peta K o m pet ensi Asas-asas Manajemen/ISIP4111/3 sks
TUJUAN KOMPETENSI UMUM MK Mampu menerapkan teori-teori dan prinsip-prinsip manajemen (C3)
mampu mengidentifikasi kecendrungan manajemen masa kini dan masa depan (C3)
mampu mengidentifikasi teori-teori dan faktor-faktor dalam pembuatan keputusan sebagai tugas utama manajer (C3)
Mampu menerapkan Inovasi dan fungsi representasi dalam manajemen (C3)
Mampu menerapkan fungsi aktuasi dalam kepemimpinan (C3)
Mampu menerapkan fungsi pengawasan (C3)
Mampu menerapkan fungsi dan bentuk perencanaan dalam manajemen (C3)
Mampu menerapkan fungsi pengorganisasian dan membedakan tipe serta jenis organisasi (C3)
Mampu menjelaskan konsep dasar dan ruang lingkup manajemen (C2)
Mampu menjelaskan sejarah dan pemikiran pelopor manajemen ilmiah (C2)
Modul 1
Manajemen dan Ruang Lingkup Prof. Dr. H. Rusli Ramli, M.S. Ir. Sri Yuniati Putri Koes Hardini, M.Si.
PEN D A HU L UA N
M
anajemen dan manajer adalah kata yang sudah tidak asing bagi kita, sangat sering kita dengar, bahkan mungkin kita pun sudah melakukan apa yang terkandung dalam arti manajemen atau manajer tanpa kita sadari. Definisi dan pengertian manajemen sering dikaji secara abstrak, seolah-olah terpisah dari situasi nyata, namun secara tradisional istilah manajemen sering dihubungkan dengan aktivitas (atau sekelompok orang) yang meliputi fungsifungsi umum manajemen yang akan dibahas lebih lanjut. Modul ini, akan menjelaskan tentang manajemen dan ruang lingkupnya yang dapat membawa Anda untuk membayangkan bahwa manajemen itu adalah suatu fenomena di dalam kehidupan manusia sehari-hari. Dengan kata lain, manajemen itu memang terdapat dan terjadi di mana-mana, baik di dalam suatu organisasi yang besar maupun dalam organisasi yang kecil bahkan dalam kehidupan sehari-hari. Hal ini sekaligus dapat menyadarkan Anda bahwa manajemen itu merupakan sesuatu yang penting dan sangat diperlukan untuk Anda pelajari. Mempelajari manajemen dan ruang lingkupnya, dan ilmu-ilmu lain yang turut mendukungnya, serta fungsifungsi manajemen yang dikenal selama ini sekaligus, merupakan bagian awal untuk mengajak Anda dalam berusaha mengetahui dan mempelajari modul-modul selanjutnya. Di samping itu, dalam bagian modul ini akan diberikan contoh bagaimana seorang manajer menjalankan fungsinya sehingga pengertian manajemen dapat dengan nyata Anda ketahui karena dalam kehidupan sehari-hari Anda juga melakukan fungsi-fungsi manajemen. Setelah Anda mempelajari dan mengerti tentang konsep dasar dan ruang lingkup manajemen, Anda diharapkan dapat: 1. menjelaskan pengertian manajer, manajemen, dan fungsi-fungsi manajemen; 2. menjelaskan manajemen sebagai studi yang bersifat interdisipliner; 3. memberikan contoh bagaimana manajer menjalankan fungsi manajemen.
1.2
Asas-Asas Manajemen
Kegiatan Belajar 1
Manajemen dan Fungsi-fungsi Manajemen
A
pabila mendengar kata ‘manajemen’, apa yang terpikir di benak Anda? Menurut Anda, apa arti dari kata manajemen? Pendalaman 1. Coba Anda tuliskan dalam kotak di bawah ini, 4 pengertian tentang manajemen sesuai dengan yang Anda ketahui atau yang Anda pahami selama ini! 1. ……………………………
3……………………………………
2……………………………...
4…………………………………….
Secara nyata telah banyak dibuktikan bahwa seseorang yang ahli di bidang tertentu, gagal dalam memimpin atau menjalankan suatu organisasi, bahkan meskipun dia hanya merupakan salah satu bagian dari organisasi. Seorang dokter profesional, belum tentu dia seorang manajer rumah sakit yang baik. Seorang insinyur yang ahli mungkin akan gagal sebagai pemimpin suatu pabrik, begitu pula seorang tukang, belum tentu akan menjadi mandor yang baik. Jadi apa sebenarnya seorang pemimpin organisasi dapat dikatakan berhasil? Apakah memang dia berbakat ataukah ada sesuatu yang membuat dia berhasil menjalankan organisasi tersebut? Untuk menjawab pertanyaan di atas, marilah kita membahas lebih lanjut tentang apa yang disebut dengan manajemen, dan peran manajemen dalam suatu organisasi A. MANAJER DAN MANAJEMEN Ketika seseorang melaksanakan pekerjaannya, apa sebenarnya yang pertama kali harus dilakukan? Tentunya orang tersebut harus tahu apa yang menjadi tugasnya, bagaimana cara melaksanakannya, ke mana dia harus melaporkan hasilnya, dan kepada siapa dia bertanggung jawab dalam pekerjaannya. Pekerjaan ini tentunya dikerjakan oleh karyawan, di mana
ISIP4111/Modul 1
1.3
hasilnya harus dipertanggungjawabkan kepada atasannya. Nah sekarang apa yang harus dikerjakan oleh seorang manajer? Sebagai manajer yang memiliki beberapa bawahan, tentunya ia akan melakukan pekerjaan yang lebih luas bila dibandingkan dengan seorang staf/pekerja biasa. Sebagai seorang manajer, ia mungkin akan melanjutkan pekerjaan-pekerjaan yang biasa dilakukannya sehari-hari (pekerjaan staf), namun dapat pula ia tidak mengerjakannya lagi karena ia akan mengambil tugas baru yang mencakup pekerjaan secara keseluruhan, tugas yang menyeluruh ini merupakan tugas yang bersifat manajerial. Ia harus merencanakan pekerjaan untuk orang lain, menentukan apa yang harus dilaksanakan oleh setiap bawahannya, menggerakkan mereka untuk melaksanakan pekerjaan sebaik mungkin, serta mengecek kemajuan mereka. Jadi, manajer adalah seseorang yang bekerja melalui orang lain dengan cara mengoordinasikan seluruh aktivitas pekerjaan dalam rangka mencapai tujuan yang sudah ditentukan. Manajer dibagi menjadi tiga level, yaitu yang paling tinggi adalah manajer puncak (top manager), manajer level tengah (middle manager) dan yang paling bawah adalah manajer lini pertama. Di bawah manajer lini pertama ini adalah para pekerja atau staf. Sebagai pemimpin, manajer harus memiliki pengetahuan tidak hanya tentang pekerjaan yang menjadi tugas bawahannya, tetapi ia juga harus mengetahui secara pasti bagaimana melakukan semua pekerjaan yang menjadi tugasnya dan bawahannya. Ternyata, tidak semua manajer mampu menerangkan kepada orang lain, bagaimana seharusnya pekerjaan dilakukan, atau ia juga kurang mampu menentukan urutan-urutan yang baik apabila beberapa orang harus mengerjakan bagian-bagian dari pekerjaan tersebut, mungkin pula ia menjumpai orang yang apatis, bahkan merasa dendam terhadap perintahperintahnya, meskipun misalnya ia telah berusaha agar orang-orang tersebut dapat bergairah dalam melaksanakan perintahnya. Seorang manajer mungkin tidak mengenal secara mendalam keadaan pribadi-pribadi bawahannya, sehingga banyak hal yang telah diputuskan tidak dapat dijalankan atau kurang baik dalam pelaksanaannya. Hal ini kadang-kadang baru dapat diketahui pada hasil akhir yang dicapai, keadaan yang sudah terlambat seperti ini tidak boleh terjadi, karena sebenarnya kegagalan di atas dapat dicegah. Bagaimanakah cara pencegahan itu dilakukan? Apakah seorang manajer dapat mengetahui atau menguasai pekerjaan tersebut melalui pengetahuan yang dapat dipelajari, ataukah
1.4
Asas-Asas Manajemen
pekerjaan manajemen tersebut merupakan pekerjaan yang hanya dapat dilakukan oleh seorang yang berbakat saja? Untuk menjawabnya, kita harus mengetahui apa sebenarnya manajemen itu? Ada banyak pendapat tentang pengertian manajemen, tetapi pendapat umum berkesimpulan bahwa manajemen sebagai bagian dari seni atau praktek sekurang-kurangnya memerlukan suatu pertimbangan dan pikiran yang sehat, di samping itu manajemen juga merupakan pengetahuan yang terus berkembang yang dapat dipelajari, dipikirkan dan dipergunakan oleh setiap orang. Manajemen memiliki pengertian yang mengandung seni dan ilmu. Manajemen dikatakan seni, karena manajemen membuat orang-orang bekerja lebih efektif. Manajemen adalah ilmu karena dalam manajemen terdapat cara bagaimana seseorang membuat orang-orang bekerja lebih efektif. Sebagai contoh: bila rata-rata pegawai menyelesaikan pengepakan modul untuk didistribusikan 15 menit per pak, kemudian sebagai manajer Anda memberi tahu cara mengepak modul dengan urutan tertentu, sehingga mempercepat menjadi 10 menit per pak, berarti sebagai manajer Anda tahu bagaimana membuat orang lebih efektif dalam bekerja. Pengertian manajemen secara tradisional sering mengarah pada aktivitas (dan grup) yang melibatkan empat fungsi manajemen yaitu planning (perencanaan), organizing the resources (pengorganisasian sumber daya), leading (kepemimpinan), dan controlling (kontrol) atau coordinating (koordinasi). Dalam rangka menentukan apa yang harus diketahui oleh seorang manajer perlu diberikan definisi tentang manajemen. Sebuah definisi yang sering dikutip adalah: management is getting things done through other people, dan definisi ini khususnya berlaku untuk manajemen di dalam suatu organisasi yang besar. Namun, definisi ini masih perlu ditambah dengan kata-kata apabila ia memiliki rasa tanggung jawab untuk melaksanakannya sebagai seorang pemimpin. Hal ini perlu agar setiap manajer merasa bahwa ia bukanlah seorang yang dapat dengan seenaknya merasa seperti seorang ‘raja’ yang menginginkan orang-orang harus bekerja untuknya. Beberapa penulis dan praktisi sering mengatakan bahwa dalam manajemen dibutuhkan lebih dari sekedar memfokuskan pada kepemimpinan, namun juga dalam menetapkan visi dan tujuan, mengomunikasikan visi dan tujuan tersebut, dan mengarahkan untuk mencapainya. Mereka juga menegaskan bahwa kepemimpinan harus lebih fasilitatif, partisipatif, dan memberdayakan, dalam hal bagaimana mencapai dan melaksanakan visi dan tujuan yang sudah ditetapkan.
ISIP4111/Modul 1
1.5
Oleh karena itu, seorang manajer tidak hanya mengetahui bagaimana seseorang harus melakukan suatu pekerjaan, ia juga harus tahu apa yang sebenarnya harus dicapai, apa yang perlu disumbangkan seseorang atau kelompoknya dalam rangka usaha bersama, dan bagaimana hasil-hasil dapat dicapai dengan baik tanpa adanya duplikasi ataupun pemborosan waktu. Halhal semacam ini sering dihubungkan dengan definisi bahwa management is decision making (manajemen adalah pembuatan keputusan). Kenyataan ini sangat tepat bila dihubungkan banyak dari kegiatan-kegiatan penting manajer adalah mengambil atau membuat berbagai keputusan, seperti memperluas usaha dengan cara-cara tertentu, mempekerjakan seseorang, memberhentikan seseorang, memutuskan untuk memakai suatu strategi dalam pemasaran dan lain-lain. Pada definisi yang disebutkan terdahulu, sebenarnya juga telah tercakup decision making, sebab jika management is getting done through other people, manajer harus memutuskan apa saja yang diinginkan dari orang yang melaksanakan pekerjaan, kemudian ia memutuskan siapa yang paling baik untuk melakukan setiap bagian dari pekerjaan dan bagaimana ia dapat meyakini bahwa setiap orang akan bekerja dengan baik. Jika studi manajemen adalah dalam rangka pengambilan keputusan (decision making) secara lebih baik maka pekerjaan manajemen harus dipecah ke dalam bidangbidang tempat keputusan itu dibuat karena dengan cara inilah kemungkinan memastikan pengetahuan apa yang diperlukan oleh manajemen modern menjadi lebih besar. Me-manage orang memang tidak mudah, dan bila itu dapat dilakukan, merupakan pengelaman yang sangat berharga, dari pengalaman ini dapat diketahui bahwa manajemen adalah sesuatu yang dapat ditingkatkan dan dipelajari baik melalui pengalaman maupun studi praktek. Dari definisi dan pengertian manajemen di atas, sesuaikah 4 pengertian yang sudah Anda tulis pada bagian awal pembahasan ini? Bila sudah sesuai berarti Anda sudah memahami pengertian manajemen, sedangkan bagi yang menulis belum sesuai, tentu pembahasan ini akan meningkatkan pemahaman akan pengertian manajemen. Untuk mengetahui bagaimana manajer membuat keputusan, Anda dapat menyimak penjelasan lebih lanjut pada Modul 3 Kegiatan Belajar 3. Buatlah catatan untuk membantu Anda dalam mengingat pengertian manajemen.
1.6
Asas-Asas Manajemen
………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………… B. FUNGSI-FUNGSI MANAJEMEN Bila mendengar fungsi manajemen, apakah yang Anda dapat jelaskan? Untuk melihat sejauh mana pengetahuan Anda tentang fungsi manajemen, coba jawab pertanyaan pada kolom di bawah ini dan kemudian bacalah dengan teliti penjelasan tentang fungsi manajemen di bawah kolom ini! Dari bahasan di atas, ada berapa fungsi manajemen yang dapat Anda ketahui? 1. 2 3 4 Menurut Anda, masih adakah fungsi manajemen selain fungsi di atas?
Marilah kita bahas tentang fungsi-fungsi manajemen, yang disebut oleh Luther Gullick meliputi Planning, Organizing, Staffing, Directing, Coordinating, Reporting, dan Budgeting yang sering disingkat menjadi POSDCORB. Sedangkan ahli lain, seperti Fayol, Terry dan lainnya menyebut fungsi manajemen yang sama dengan istilah berbeda, seperti yang dapat Anda lihat pada tabel 1.1. di bawah ini.
1.7
ISIP4111/Modul 1
Tabel 1.1. Istilah Fungsi Manajemen Menurut Beberapa Ahli Henry Fayol
Luther Gullick
George Terry
Ernest Dale
Koontz and O’donnel
James Stoner
Leading
Planning Organizing Commanding
Staffing
Staffing
Staffing
Coordinating
Directing
Directing
Directing
Coordinating
Innovating
Reporting
Actuating
Representing Controlling
Dari tabel di atas terlihat bahwa pada fungsi planning, organizing, dan controlling disebutkan oleh semua ahli, sementara fungsi yang lain merupakan istilah yang berbeda, namun memiliki pengertian yang sama, yang pada intinya merupakan fungsi dari staffing, directing, atau leading. 1.
Perencanaan (Planning) Manajemen selalu dimulai dengan perencanaan. Manajemen yang baik memulai kegiatannya dengan rencana yang baik pula. Tanpa perencanaan yang baik, manajemen tidak akan berhasil dengan baik. Yang pertama dilakukan oleh seorang manajer adalah memutuskan apa yang ingin dicapai (tujuan) dalam pekerjaannya. Ia harus menetapkan tujuan jangka pendek dan tujuan jangka panjang untuk organisasi, serta memutuskan alat apa yang akan digunakan untuk mencapai tujuan tersebut. Dalam rangka melakukan hal tersebut, ia harus meramalkan sejauh mana kemungkinan tersebut dapat dicapai, baik dilihat dari aspek ekonomi, sosial, maupun lingkungan politik, tempat organisasinya beroperasi serta dihubungkan dengan sumber-sumber yang ada, membandingkan kekuatan dan kelemahan apa yang dimiliki organisasinya untuk mewujudkan rencana tersebut. Semua kemungkinan di atas, harus diperhitungkan untuk membuat suatu perencanaan yang baik. Sebagai contoh, suatu rencana yang pada saat dibuat diperkirakan akan berhasil, namun karena suatu keadaan tertentu seperti depresi misalnya, dapat menyebabkan rencana tersebut sama sekali tidak dapat direalisasikan. Perencanaan juga mencakup apa yang
1.8
Asas-Asas Manajemen
dimaksudkan oleh Gulick sebagai fungsi budgeting karena budget merupakan rencana pengeluaran sejumlah uang untuk melaksanakan suatu tujuan. 2.
Pengorganisasian (Organizing) Setelah memiliki rencana, tentunya harus segera diwujudkan. Apakah semua yang ada dalam perencanaan sudah siap untuk dilaksanakan oleh grup atau organisasi? Apakah organisasi sudah dipersiapkan untuk melaksanakan dan siap menjadi bagian dari pelaksanaan rencana tersebut? Seorang manajer harus mengetahui kesiapan seluruh unsur yang terlibat dalam melaksanakan rencana tersebut karena setiap tujuan yang hendak dicapai memerlukan keahlian sesuai dengan bidangnya. Manajer juga harus bisa memastikan bahwa setiap orang tahu peran dan pentingnya keberadaan mereka dalam meraih tujuan yang akan dicapai. 3.
Pengadaan Staf (Staffing) Dalam pengorganisasian, manajer membuat posisi-posisi dan memutuskan tugas serta tanggung jawab yang melekat pada setiap posisi tersebut. Dalam pengadaan staf, manajer berusaha mendapatkan orang yang tepat untuk setiap pekerjaan. Pada setiap perusahaan biasanya orang-orang dicari setelah posisi-posisi tersebut ditentukan. Namun demikian, baik pengorganisasian maupun pengadaan staf kebanyakan merupakan suatu pekerjaan yang berkaitan. Perubahan dalam perencanaan dan tujuan sering meminta penyempurnaan organisasi, yang kadang-kadang diikuti pula oleh suatu reorganisasi total. Sebagai contoh pembuatan suatu unit baru di dalam perusahaan. Tiap-tiap pekerjaan yang dilakukan oleh anggota memerlukan saling berhubungan, yang pada akhirnya perlu disiapkan pula alat untuk mengoordinasikannya. Dalam kenyataannya koordinasi merupakan hal yang lebih penting di dalam organisasi dari pada yang lainnya. Oleh Gulick disebutkan bahwa koordinasi merupakan fungsi tersendiri. Pengadaan staf dalam kenyataannya tidak dapat dilakukan sekaligus atau secara keseluruhan, karena pengadaan staf dilaksanakan sehubungan dengan adanya anggota staf yang berhenti, pensiun, mendapat kecelakaan, ataupun meninggal dunia. Sering pula perubahan di dalam organisasi menyebabkan adanya posisi-posisi baru dan posisi ini tentu saja harus diisi oleh orangorang yang tepat. Jadi yang dilakukan dalam staffing meliputi rekrutmen, seleksi, training, dan pengembangan pegawai.
ISIP4111/Modul 1
1.9
4.
Pengarahan (Direction) Ketika organisasi pekerjaan memastikan diri untuk memulai aktivitas, manajer harus memberi tahu bawahannya apa yang harus dilakukan. Karena tak seorang pun dapat meramal masalah apa atau kesempatan apa yang akan timbul dalam pekerjaan sehari-hari maka biasanya tugas-tugas yang akan dilakukan diuraikan dalam suatu daftar yang agak fleksibel. Manajer selanjutnya harus mempersiapkan pengarahan (direction) dari hari ke hari kepada para bawahannya. Ia harus yakin bahwa mereka (para bawahannya) mengetahui hasil-hasil yang diharapkan oleh organisasi, menolong mereka memperbaiki keterampilannya dan dalam beberapa hal menjelaskan kepada mereka bagaimana dan bilamana melaksanakan suatu tugas. Jika ia seorang manajer yang baik, ia harus mampu membuat bawahannya untuk berkeinginan melaksanakan tugas-tugas, ataupun pekerjaannya sebaik mungkin dan tidak cepat puas dengan hasil yang cukup saja. Manajer juga harus dapat mengarahkan bawahannya, untuk berperan sesuai tugastugasnya. Manajer juga harus dapat memberi pengertian bahwa tanpa peran para bawahan, tujuan tidak akan dapat dicapai. Manajer yang baik dapat diumpamakan sebagai konduktor sebuah orkestra, di mana bawahannya adalah para pemain musiknya, partitur musik diumpamakan sebagai perencanaannya, para pemain yang berbeda alat musik merupakan seksi atau departemen dalam suatu organisasi, harus tahu kapan musik dibunyikan dan kapan berhenti dengan melihat arahan dari konduktornya. Bila permainan berjalan selaras dan harmonis maka orkestra memainkan musik dengan hasil yang baik dan indah pula. Di samping itu, ada beberapa fungsi lain, tetapi sebenarnya hanya merupakan sub fungsi saja. Sebagai contoh dikatakan bahwa komunikasi merupakan bagian pokok dari tugas manajer. Oleh karena itu, manajer harus dapat membuat bawahannya mengerti apa sebenarnya yang diinginkan. Namun, untuk mencapai suatu komunikasi yang baik merupakan bagian dari fungsi pengarahan oleh manajer yang berusaha meyakinkan setiap bawahannya agar mau bekerja semaksimal kemampuan demi berhasilnya keseluruhan kegiatan organisasi 5.
Pengawasan (Control) Dalam melaksanakan kegiatan, manajer harus tetap mengawasi agar semua pekerjaan dilaksanakan sesuai dengan perencanaan. Bila harus dilakukan penyesuaian maka manajer seperti juga konduktor orkestra di atas,
1.10
Asas-Asas Manajemen
harus menyesuaikan tempo atau ritmik yang harus dimainkan sehingga harmoni dalam orkestra terebut dapat terus terjaga. Manajer harus selalu memberikan pengarahan atau bimbingan, manajer menerangkan kepada anggota-anggota organisasinya apa yang harus mereka kerjakan serta menolong mereka dalam hal-hal yang belum mereka ketahui. Dalam melakukan pengawasan (kontrol), manajer dapat melihat sejauh mana pekerjaan telah dilaksanakan dan sejauh mana kemajuan telah dicapai untuk mencapai tujuan. Ia harus tahu apa yang telah terjadi agar dapat melangkah lebih lanjut, atau melakukan perbaikan/perubahan dalam organisasi apabila terdapat penyimpangan dari pola yang telah ditentukan. Fungsi pelaporan (reporting) menurut Gulick merupakan alat dari pengawasan (kontrol) yang perlu dijadikan suatu fungsi tersendiri yang di dalamnya telah menyangkut pekerjaan pengawasan. Laporan dibuat agar atasan dan bawahan mengetahui apa yang telah terjadi, dan apa yang perlu diperbaiki ataupun ditambah. Begitu pula budget bukan hanya suatu rencana, tetapi juga sebagai alat pengawasan (kontrol). Jika ternyata suatu budget meleset, hal ini menandakan bahwa organisasi mengeluarkan biaya untuk sesuatu yang lebih besar dari yang direncanakan, yang berarti pula suatu penyesuaian harus dibuat untuk dapat menutup kekurangan tersebut. 6.
Pembaharuan (Inovasi) Banyak orang beranggapan bahwa fungsi-fungsi di atas masih belum lengkap bila manajer hanya berusaha untuk melaksanakan sesuatu yang hanya merupakan kegiatan rutin seperti apa yang pernah ia lakukan sebelumnya karena hal tersebut hanya akan membuat organisasinya akan tetap statis walaupun keadaannya tetap baik. ‘Memimpin usaha’ seperti yang dikatakan Peter Drucker: Janganlah seperti suatu pekerjaan administrasi kantor yang melaksanakan tugas rutin saja, tetapi haruslah lebih kreatif. Karena itu perlu menambahkan fungsi pembaharuan dalam fungsi manajemen yang harus dilakukan manajer dengan berbagai cara. Ia boleh menemukan ide baru, atau dapat mengombinasikan ide lama dengan ide baru, dapat pula mengambil ide dari lapangan lain, serta menerapkan dalam usahanya atau dapat pula bertindak sebagai katalisator dan stimulator untuk merangsang timbulnya pembaharuan. Di sini dapat pula diperdebatkan bahwa perencanaan (planning) juga mencakup pembaharuan karena manajer harus merencanakan dengan penuh pemikiran serta ide bagi kemajuan organisasinya pada masa mendatang.
ISIP4111/Modul 1
7.
1.11
Perwakilan (Representation) Salah satu tugas manajer adalah mewakili organisasinya dalam hubungannya dengan kelompok luar, pegawai pemerintah, serikat kerja, lembaga, dan masyarakat umum. Kadang-kadang fungsi perwakilan mencakup tugas-tugas yang berhubungan dengan perundingan-perundingan yang tidak mungkin dihindari oleh setiap manajer. Seperti halnya seorang mandor yang harus mewakili organisasinya dalam perundingan dengan serikat kerja, sampai kepada seorang presiden/kepala negara yang harus berunding untuk mewakili negaranya di sidang internasional. Berbagai fungsi manajemen seperti diterangkan di atas, yaitu perencanaan, pengorganisasian, pengadaan staf, pengarahan, pengawasan pembaharuan, dan perwakilan semuanya merupakan bagian dari keseluruhan pekerjaan manajer. Fungsi mana yang terpenting sangat tergantung kepada kondisi, waktu, dan tempat yang berbeda-beda. Seusai Perang Dunia II misalnya, bangkitnya pembangunan memunculkan pertumbuhan dari banyak perusahaan, hal ini menyebabkan masalah pengorganisasian merupakan hal yang sangat diperhatikan sehingga banyak manajer menghabiskan waktunya untuk kegiatan-kegiatan yang merupakan fungsi pengorganisasian dalam rangka mengoordinasikan segala tanggung jawab yang berkaitan dengan posisi-posisi baru karena berkembangnya organisasi perusahaan. Pentingnya fungsi pengorganisasian ini masih terus dirasakan hingga tahun 1960-an. Kemudian fungsi perencanaan dan pengawasan dianggap lebih penting, sedangkan fungsi perwakilan tidak seperti di kalangan pemerintah, tampaknya masih kurang diperhatikan seperti halnya pemerintah sendiri yang pada waktu itu masih sedikit memperhatikan masalah-masalah perniagaan (business). Hal ini sangat berbeda dengan yang berlaku saat ini, yaitu pemerintah baik pusat maupun daerah sangat memperhatikan masalahmasalah perniagaan dan perdagangan. Kepentingan dalam pembaharuan (inovasi) juga telah berkembang secara pesat dalam beberapa tahun terakhir. Hal ini tampak dari semakin banyaknya riset dan pengembangan yang dilakukan oleh suatu perusahaan, banyak perusahaan telah menerima pembaharuan dalam banyak hal yang berkaitan dengan aktivitas perusahaan dibandingkan dengan masa 10 atau 5 tahun yang lalu. Selanjutnya, di kebanyakan negara berkembang, perencanaan tidak banyak mengalami kesulitan karena di negara tersebut masih banyak yang
1.12
Asas-Asas Manajemen
harus dilakukan dan hal ini dapat dilakukan jika tersedia sumber-sumber (resources) yang cukup. Kesulitan yang utama adalah pelaksanaan perencanaan, atau bagaimana mengarahkan dan membimbing untuk mendapatkan sesuatu (getting things done). Banyak rencana yang baik untuk memulai industri baru, perbaikan pertanian, dan sebagainya tidak memberikan hasil karena mereka yang bertanggung jawab untuk menjalankan fungsi pengarahan (direction) tidak mampu menggali atau melaksanakannya. Dari pembahasan tentang fungsi-fungsi manajemen, bagaimana dengan isian yang sudah Anda tulis pada kolom yang disediakan di atas? Sudah sesuaikah pengertian yang Anda ketahui tentang fungsi-fungsi manajemen? LAT I H A N Untuk memperdalam pemahaman Anda mengenai materi di atas, kerjakanlah latihan berikut! 1) Bagaimana definisi manajemen menurut Anda? 2) Mengapa definisi management is getting things through other people (manajemen adalah mendapatkan sesuatu melalui kerja orang lain), masih perlu ditambah atau masih belum tepat? 3) Apakah seorang manajer mengetahui atau menguasai pekerjaan melalui pengetahuan yang diperolehnya, ataukah untuk menjadi manajer hanya dapat dilakukan oleh orang-orang berbakat saja? 4) Menurut Anda, apakah ke-7 fungsi manajemen di atas sudah lengkap? Bila belum dapatkah Anda menambahkan fungsi untuk melengkapinya? 5) Bagaimana fungsi pengorganisasian berbeda dengan fungsi staffing? Dapatkah fungsi inovasi disatukan dengan fungsi perencanaan? Jelaskan! Petunjuk Jawaban Latihan 1) Anda dapat mempelajari bagian awal Kegiatan Belajar 1, untuk memberi dasar pendapat Anda. 2) Sebab definisi ini masih perlu ditambah dengan kata-kata apabila ia memiliki rasa tanggung jawab untuk melaksanakannya sebagai seorang pemimpin. Hal ini perlu agar setiap manajer merasa bahwa ia bukanlah
ISIP4111/Modul 1
1.13
seorang yang dapat dengan seenaknya merasa seperti seorang ‘raja’ yang menginginkan orang-orang harus bekerja untuknya. 3) Pada umumnya manajemen sebagai bagian dari seni atau praktek sekurang-kurangnya memerlukan suatu pertimbangan dan pikiran yang sehat, di samping itu suatu pengetahuan yang terus berkembang yang dapat dipelajari, dipikirkan dan dipergunakan oleh setiap orang, jadi manajer di samping berbakat harus berpengetahuan dan menguasai pekerjaan 4) dan 5) Jawaban dapat Anda peroleh bila Anda mempelajari bagian akhir dari Kegiatan Belajar 1 ini
R A NG KU M AN Manajemen sebagai fungsi yang dilaksanakan oleh manajer sangat berhubungan dengan usaha manajer lewat kerja sama dengan orang lain untuk mencapai sasaran (objective) tertentu dengan jalan menggunakan sumber-sumber yang tersedia sebaik mungkin. Hal ini menyebabkan manajer senantiasa terlibat dengan pembuatan keputusan (decision making) yang setiap saat harus dilakukannya sehubungan dengan usaha kelompok yang berada di bawah pimpinannya. Oleh sebab itu, sering didefinisikan bahwa management is getting things done through other people, dan lainnya mendefinisikan management is decision making. Dengan kedua definisi di atas, berarti bahwa studi manajemen pada akhirnya ditujukan agar pembuatan keputusan dapat lebih baik sesuai dengan bidang tempat manajemen tersebut beroperasi, seperti manajemen pemasaran, manajemen perkantoran, dan manajemen produksi. Sementara itu, pekerjaan manajemen pada dasarnya dapat dipecah menjadi 7 fungsi, yaitu perencanaan (planning), pengorganisasian (organizing), pengadaan staf (staffing), pengarahan (direction), pengawasan (control), pembaharuan (inovation), dan perwakilan (representation). Ketujuh fungsi tersebut akan selalu dijalankan oleh manajer untuk mencapai sasaran (objective) tertentu dalam setiap organisasi.
1.14
Asas-Asas Manajemen
TES F OR M AT IF 1 Pilihlah satu jawaban yang paling tepat! 1)
Manajemen merupakan pekerjaan yang dilakukan oleh …. A. pesuruh kantor B. tukang bongkar muat barang C. koki dalam sebuah restoran D. mandor dalam sebuah pabrik
2) Seorang manajer dapat menjalankan pekerjaan manajemen yang diperoleh melalui .… A. pengetahuan yang dipelajari B. pengalaman selama ia bertugas C. pengetahuan dan praktek dengan pemikiran yang sehat D. praktek yang bertahun-tahun 3) Fungsi manajemen menurut Luther Gullick terdiri dari …. fungsi A. 5 B. 6 C. 7 D. 8 4) POSDCORB adalah singkatan dari fungsi-fungsi manajemen yang dikemukakan oleh A. Henry Fayol B. G.R. Terry C. Ernest Dale D. Luther Gulick 5) Fungsi anggaran yang dikemukakan oleh Luther Gulick, oleh para ahli manajemen lainnya dimasukkan ke dalam fungsi .... A. perencanaan B. pengorganisasian C. pembaharuan D. pengawasan
ISIP4111/Modul 1
1.15
6) Menempatkan orang yang cakap pada bidang tertentu untuk suatu posisi/jabatan yang sesuai dengan kecakapan orang tersebut, merupakan fungsi .… A. perencanaan B. pengorganisasian C. pengadaan staf D. pengarahan Untuk mengerjakan soal nomor 7 dan 8, pilihlah: A. Apabila pernyataan pertama dan kedua benar dan mempunyai hubungan sebab akibat. B. Apabila pernyataan pertama dan kedua benar, tetapi tidak mempunyai hubungan sebab akibat. C. Apabila salah satu dari kedua pernyataan benar. D. Apabila kedua pernyataan salah. 7) Seorang pimpinan yang menjelaskan kepada bawahannya tentang cara melakukan pekerjaan, berarti ia sedang menjalankan fungsi pengawasan. Sebab Fungsi pengawasan dapat digunakan untuk mengetahui sampai sejauh mana kemajuan sudah dilakukan, agar dapat melangkah lebih lanjut. 8) Dalam melakukan fungsi pembaharuan seorang manajer dapat bertindak sebagai katalisator atau stimulator Sebab Fungsi pembaharuan merupakan usaha kreatif dari manajer dalam usaha mengembangkan organisasi yang dipimpinnya. Untuk mengerjakan soal nomor 9 dan 10 pilihlah: A. jika jawaban 1 dan 2 benar B. jika jawaban 1 dan 3 benar C. jika jawaban 2 dan 3 benar D. jika jawaban 1, 2, dan 3 benar 9) Manajer adalah seorang …. 1. kepala yang memimpin sejumlah bawahan 2. pimpinan suatu organisasi 3. administrator yang menjalankan tugas yang bersifat manajerial
1.16
Asas-Asas Manajemen
10) Beberapa contoh yang dilakukan manajer dalam melaksanakan fungsi representasi adalah .... 1. perundingan gaji dengan serikat pekerja 2. mewakili organisasinya berhubungan dengan lembaga pemerintah 3. menjadi stimulator agar terjadi dinamika dalam organisasi yang dipimpinnya Cocokkanlah jawaban Anda dengan Kunci Jawaban Tes Formatif 1 yang terdapat di bagian akhir modul ini. Hitunglah jawaban yang benar. Kemudian, gunakan rumus berikut untuk mengetahui tingkat penguasaan Anda terhadap materi Kegiatan Belajar 1.
Tingkat penguasaan =
Jumlah Jawaban yang Benar
100%
Jumlah Soal Arti tingkat penguasaan: 90 - 100% = baik sekali 80 - 89% = baik 70 - 79% = cukup < 70% = kurang Apabila mencapai tingkat penguasaan 80% atau lebih, Anda dapat meneruskan dengan Kegiatan Belajar 2. Bagus! Jika masih di bawah 80%, Anda harus mengulangi materi Kegiatan Belajar 1, terutama bagian yang belum dikuasai.
ISIP4111/Modul 1
1.17
Kegiatan Belajar 2
Manajemen sebagai Studi yang Bersifat Interdisipliner
D
alam Kegiatan Belajar 1 diuraikan mengenai gambaran manajemen dan apa yang perlu diketahui oleh seorang manajer. Dengan memberikan analisis secara seksama, dapatlah dikatakan bahwa manajemen tersebut memang sesuatu yang ilmiah, yang pendekatannya harus bersifat interdisipliner. Hal ini berarti teori-teori dan teknik berbagai ilmu pengetahuan harus dipergunakan di dalam manajemen. Sebagai Contoh, perencanaan tidak dapat dilaksanakan tanpa adanya peramalan (forecasting), dan ini memerlukan pengetahuan tentang ilmu ekonomi. Manajer tidak perlu seorang ekonom karena bila ia seorang pimpinan eksekutif suatu perusahaan besar misalnya, ia dapat mempekerjakan seorang ekonom sebagai salah seorang stafnya. Namun, ia perlu mengetahui tentang bagaimana meramalkan serta memperhitungkan seberapa jauh kemungkinan-kemungkinan keberhasilan dapat diharapkan. Hal semacam ini akan diputuskan oleh manajer tersebut dan bukan oleh stafnya yang ekonom tadi. Demikian juga misalnya mengenai perencanaan untuk memperluas pemasaran dan tugas-tugas lainnya yang harus dikuasai oleh seorang manajer. Sebelum melanjutkan pembahasan topik ini, menurut Anda perlukah manajer membekali dirinya dengan ilmu lain untuk melaksanakan fungsi manajemen yang diembannya ? Coba tuliskan di bawah ini jawaban Anda ! ………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………… Walaupun masih banyak perbedaan pendapat di antara para pakar, namun pada umumnya mereka bersepakat untuk membuat dan menolong para manajer agar dapat menghasilkan suatu keputusan yang tepat di bidang manajemen. Contohnya, ia dapat memutuskan apakah untuk pelaksanaan tugas tertentu harus ditunjuk suatu bagian atau orang-orang tertentu, dan ia
1.18
Asas-Asas Manajemen
harus memutuskan pula berapa tingkatan bawahan yang berada di bawahnya, serta alat koordinasi apa yang dapat digunakan. Manajer tidak pernah ringan tugasnya dalam memberikan pertimbanganpertimbangan. Hanya pengalamanlah yang dapat mencegah seorang manajer untuk tidak perlu sering melakukan trial and error dalam merealisasikan suatu keputusan yang dibuatnya. Kenyataan lain yang juga merupakan hal yang penting adalah, manajer perlu melakukan pekerjaan menyeleksi orang untuk mengisi posisi-posisi yang ada di bawahnya. Karena itu dianjurkan pula seorang manajer menggunakan juga pengetahuan psikologi. Psikologi dapat membantu dalam fase bimbingan pekerjaan, yaitu dalam rangka getting things done through other people. Karena hubungan di dalam kelompok kerja terjadi antara individu-individu, beberapa masalah sosiologi harus pula dipelajari. Lebih dari itu, organisasi sendiri dibuat oleh manusia, karena itu keterlibatan antara psikologi dan sosiologi di bidang manajemen ini sangat diperlukan. Teknik yang jelas dan tegas harus ada di bidang pengawasan, khususnya di bidang pengawasan keuangan. Walaupun pembinaan pengawasan keuangan ini mungkin menjadi tugas pokok dari auditor perusahaan misalnya, tetapi manajer harus dapat menginterpretasikan data yang dikirim pengawas keuangan kepadanya. Di samping itu, terdapat juga bermacam tipe pengawasan yang diperlukan, seperti pengawasan produk dan lain-lainnya. Akhir-akhir ini manajer telah pula menggunakan matematika dan statistik dalam perencanaan pengawasan. Dengan perkembangan teknologi komputer, bentuk-bentuk analisis bagi perusahaan-perusahaan besar menjadi lebih sederhana. Di samping itu, adanya teknologi baru yang lebih dikenal dengan nama operation research, sangat bermanfaat bagi ilmu manajemen karena sangat membantu manajer dalam pengambilan keputusan. Manajer sekarang ini perlu mengerti apa yang dapat atau apa yang tidak dapat dilakukan oleh komputer dengan menggunakan teknik operation research untuk keperluan masa sekarang dan kemungkinan pada masa depan. Dalam melaksanakan fungsi ‘pembaharuan’ manajer yang ulet dapat mempelajari bagaimana tipe organisasi yang dikelolanya, dia dapat membuat iklim segar dalam bekerja, dan jalan apa yang dapat dipakai untuk merangsang tumbuhnya ide-ide baru, baik dalam bidang produksi maupun pemasaran. Di samping itu, bagian yang juga tidak boleh dilupakan adalah kebiasaan mempelajari secara seksama apa yang telah dilakukan sebelumnya, baik oleh orang lain maupun oleh dirinya sendiri. Kebiasaan semacam itu
ISIP4111/Modul 1
1.19
akan dapat membantu seorang manajer dalam menghasilkan ataupun memunculkan sesuatu atau ide-ide yang baru. Akhirnya, sebagai manajer yang menjalankan fungsi representative, ia harus menghayati dan harus juga belajar sesuatu tentang peranannya sebagai wakil dari organisasinya serta mempelajari tentang kelompok yang akan dihadapinya nanti. Bagaimana ia harus meyakinkan bahwa apa yang diproduksi oleh organisasinya memang baik sesuai dengan standar dan aturan serta tidak merusak lingkungan, juga manfaat apa yang dapat diberikan oleh organisasinya terhadap lingkungan di sekitarnya. Tujuh fungsi manajemen yaitu perencanaan, pengorganisasian, pengadaan staf, pengarahan, pengawasan, pembaharuan, dan perwakilan adalah berlaku umum untuk semua manajemen, walaupun dalam cara pelaksanaannya akan berbeda. Seorang manajer yang menghayati suatu business management memerlukan pengertian bagaimana suatu perusahaan diorganisasikan, khususnya mengenai kerangka kerja tempat organisasi tersebut beroperasi dan bergerak. Ia juga harus mempelajari bagaimana seorang manajer dinilai, serta mengapa seorang manajer lebih baik dari manajer lainnya. Cara apa yang dijalankan oleh manajer yang sukses serta bagaimana konsep dan teori manajemen dikembangkan. Pada bagian terdahulu telah diuraikan mengapa manajemen itu perlu dipelajari. Selanjutnya perlu pula dikemukakan bagaimana peran manajer dalam melaksanakan aktivitas manajerialnya. Banyak orang yang meremehkan tentang pentingnya teori-teori dalam situasi praktek. Tetapi apabila dipikirkan secara rasional, segala keputusan apa pun yang diambil oleh pembuat keputusan, secara sadar atau tidak, selalu berdasarkan atas beberapa teori. Sebagai contoh, seorang pengawas atau supervisor yang memutuskan untuk memarahi bawahannya yang bekerja malas-malasan, tentu akan mendasarkan pada teori bahwa dimarahi oleh atasan merupakan yang tidak disukai oleh setiap orang sehingga bawahan tersebut akan bekerja secara baik agar ia tidak dimarahi lagi oleh supervisor-nya. Supervisor tadi tidak akan duduk bersama bawahannya serta menjelaskan tujuan dengan cara yang halus dan ramah, dan mengapa pekerjaan tersebut harus dikerjakan dengan cara tertentu agar dipahami bawahannya karena cara ini oleh supervisor tersebut dianggap sangat berbeda dengan teori yang diketahuinya mengenai sisi lain dari manusia yang bekerja. Menurut Mintzberg, manajer memiliki banyak peran, seperti yang terlihat pada tabel 1.2. di bawah ini.
1.20
Asas-Asas Manajemen
Tabel 1.2. Peran Manajer Peran
Deskripsi
Contoh Aktivitas
Interpersonal
Memimpin
Secara simbolis, manajer melaksanakan sejumlah kegiatan resmi yang
Menandatangani dokumen resmi. Menjamu tamu.
berhubungan dengan lingkungan sosial. Pemimpin
Bertanggung jawab memotivasi
Melaksanakan seluruh
bawahan, penempatan,
kegiatan yang berhubungan
pelatihan dan membagi tugas
dengan bawahan.
kepada staf. Saluran
Memelihara jejaring
komunikasi
pengembangan diri dalam
Melakukan kerja sama dengan pihak luar.
hubungan dengan pihak luar
Menandatangani surat.
atau rekanan yang
Melakukan aktivitas yang
menyediakan informasi
melibatkan pihak luar.
penting.
Berkaitan dengan Informasi
Monitor
Mencari dan menerima
Membaca laporan periodik.
bermacam-macam informasi
Menjaga kontak personal.
internal dan eksternal untuk mengem-bangkan organisasi. Disseminator
Mentransfer informasi yang diterima dari luar atau dari bawahan ke seluruh anggota organisasi.
Menyelenggarakan pertemuan informal. Melakukan komunikasi untuk menyebarkan informasi.
Juru bicara
Mentransfer informasi ke pihak luar mengenai rencana, kebijakan dan hasil dari organisasi.
Menyelenggarakan pertemuan anggota. Memberikan informasi ke media massa.
1.21
ISIP4111/Modul 1
Peran
Deskripsi
Contoh Aktivitas
Pengambilan keputusan
Entrepreneur
Menangani masalah
Membawa perusahaan untuk mencari peluang dalam menghadapi perubahan.
Menyusun strategi untuk
Bertanggung jawab untuk
Menyusun strategi untuk
melakukan koreksi ketika
menghadapi krisis dan
organisasi menghadapi
masalah.
mengembangkan program baru.
masalah yang tidak diharapkan. Alokasi sumber daya
Bertanggung jawab untuk
Menjadwal, meminta
mengalokasikan dengan
persetujuan, melaksanakan
membuat keputusan dan
aktivitas yang berkenaan
persetujuan seluruh jenis
dengan budget (anggaran)
sumber daya yang dimiliki.
dan program kerja bawahan.
Negosiator
Bertanggung jawab mewakili
Berpartisipasi dalam
organisasi untuk bernegosiasi
negosiasi kontrak yang
pada lingkup yang luas.
dilakukan oleh organisasi atau persatuan organisasi.
Sumber : Stephen P Robbins / Mary Coulter (2005)
Walaupun tulisan dalam modul ini memuat sejumlah teori mengenai fungsi manajemen, yang di dalamnya terdapat teori yang saling melengkapi satu dengan lainnya, dan ada juga teori-teori yang menyanggah, namun yang penting untuk diketahui oleh seorang manajer dalam melaksanakan fungsinya adalah kemampuan untuk mempertimbangkan atau membedakan teori yang baik dengan teori yang tidak bermanfaat yang akan digunakan dalam mendukung pekerjaannya sebagai manajer. Berikut ini terdapat beberapa hal yang perlu diketahui dalam rangka menguji baik atau tidaknya teori-teori tersebut. 1. Apakah teori tersebut telah dikembangkan dengan menggunakan metode atau cara yang ilmiah? Jika hal itu berdasarkan observasi atau studi yang mendalam maka yang perlu dipertimbangkan selanjutnya adalah untuk kepentingan apakah si peneliti tersebut melaporkan seluruh fakta tadi?. Apakah si peneliti mempunyai kecenderungan memilih sesuatu yang
1.22
2.
3.
Asas-Asas Manajemen
telah diyakininya, atau si peneliti telah mulai melakukan suatu penelitian tanpa terlebih dahulu mempunyai praduga dan apakah yang dilaporkannya itu berupa fakta-fakta saja? Jika si peneliti menetapkan bahwa suatu hal terjadi karena telah dilakukan suatu tindakan, apakah hal ini tidak dapat pula disebabkan oleh suatu tindakan yang lain yang tidak terlihat atau yang sengaja dihindari oleh si peneliti pada saat ia meneliti? Apakah teori ini berdasarkan pada contoh yang cukup banyak untuk dapat membuat suatu generalisasi, atau fakta yang dikumpulkan itu hanya cukup untuk suatu kasus tertentu saja? Apakah teori tersebut merupakan sesuatu yang patut diterima dari sudut pengalaman pembaca, ataukah ini merupakan suatu hal baru dalam pengalaman pembaca yang belum dapat diterangkan secara memuaskan sebelumnya? Akhirnya, dan yang sangat penting, apakah teori tersebut memungkinkan untuk meramalkan tentang sesuatu yang akan terjadi bila dilakukan suatu tindakan, atau apakah hasil suatu tindakan akan demikian atau hampir selalu demikian apabila didasarkan atas teori itu?
Yang tidak dapat diharapkan dari teori-teori mengenai manajemen adalah kemungkinan meramalkan secara pasti seperti halnya dengan teori pada ilmu alam. Peneliti ilmu alam dapat melenyapkan segala kemungkinan terjadinya kesalahpahaman tentang fakta. Untuk mengukur satu variabel dalam situasi yang sangat akurat, perlu dijaga agar variabel lainnya konstan selama percobaan. Ini jarang sekali terjadi dalam situasi manajemen, yang dalam kenyataan banyak faktor yang semuanya merupakan variabel yang saling berpengaruh. Namun demikian, yang diperlukan dalam kegiatan sehubungan dengan teori tersebut adalah pentingnya memiliki suatu alat dalam mempertimbangkan baik atau tidaknya teori-teori yang ada dengan menggunakan tiga butir petunjuk di atas. Dari pembahasan di atas, apakah pertanyaan mengenai bekal ilmu untuk menjadi manajer sudah dapat Anda jawab dengan tepat dan benar ? Menurut Anda apakah ada pandangan lain selain yang sudah di bahas di atas?
ISIP4111/Modul 1
1.23
LAT IH A N Untuk memperdalam pemahaman Anda mengenai materi di atas, kerjakanlah latihan berikut! 1) Mengapa manajemen merupakan sesuatu yang ilmiah dan pendekatannya harus bersifat interdisiplin (menggunakan berbagai pengetahuan)? Jelaskan secara ringkas! 2) Apa yang menyebabkan pengalaman saja belum dapat menjamin seorang manajer berhasil dalam tugasnya? 3) Bagaimana ilmu ekonomi diperlukan dalam fungsi perencanaan? 4) Jelaskan bahwa teori-teori memang diperlukan dalam situasi praktek apa pun! 5) Bagaimana caranya membedakan teori yang baik dengan teori yang tidak bermanfaat? Petunjuk Jawaban Latihan 1) Sebab dalam prakteknya manajemen melakukan banyak hal yang menyangkut perencanaan, keputusan, pengorganisasian, dan lainlainnya, yang tidak hanya berdasar intuisi saja melainkan berdasarkan sesuatu yang ilmiah, yang pendekatannya harus bersifat interdisipliner. Hal ini berarti teori-teori dan teknik berbagai ilmu pengetahuan harus dipergunakan di dalam manajemen 2) Dalam kenyataan pengalaman saja belumlah cukup untuk menjadi seorang manajer yang baik karena manajer haruslah dinamis dan kreatif dengan menggunakan teori-teori dan inovasi, untuk dapat membuat orang lain mau mengerjakan sesuatu dalam mencapai tujuan. 3) sampai no. 5) Anda dapat memperoleh jawabannya bila Anda pelajari bagian akhir Kegiatan Belajar 2 ini. R A NG KU M AN Walaupun para manajer menjalankan berbagai pertimbangan, pikiran sehat, ataupun pengetahuan sehubungan dengan lapangan pekerjaannya, banyak disiplin ilmu telah mempersiapkan teori dan teknik yang dapat membantu mereka.
1.24
Asas-Asas Manajemen
Seorang manajer dapat saja menggunakan ilmu ekonomi, sosiologi, ataupun psikologi, bahkan ia dapat juga menggunakan pengetahuan yang diperoleh dari studi serta percobaan-percobaan yang merupakan pengalaman yang ia peroleh pada saat ia melaksanakan fungsi manajemen. Dalam beberapa pokok studi kadang-kadang seorang manajer akan menghadapi berbagai pandangan yang agak kontradiktif. Namun hal ini diserahkan padanya untuk menentukan yang mana dapat berlaku untuk masalah yang dihadapi, hal ini sesuai dengan yang dikatakan oleh Mintzberg bahwa manajer memiliki banyak peran. TES F OR M AT IF 2 Pilihlah satu jawaban yang paling tepat! 1) Perencanaan dalam manajemen tidak dapat dilakukan tanpa adanya peramalan (forecasting), hal ini memerlukan pengetahuan .… A. sosiologi B. ekonomi C. psikologi D. fisika 2) Untuk melaksanakan fungsi pengarahan (directing), para manajer akan banyak terbantu apabila ia menguasai ilmu .… A. matematika B. fisika C. ekonomi D. psikologi 3) Banyaknya hubungan yang terjadi antara individu di dalam kelompok kerja, meminta para manajer untuk sebaiknya memahami pula ilmu .… A. matematika B. fisika C. ekonomi D. sosiologi 4) Kebiasaan mempelajari secara seksama apa yang telah dilakukan sebelumnya, baik oleh orang lain maupun oleh dirinya sendiri, akan dapat membantu seorang manajer dalam menghasilkan suatu yang baru. Hal semacam ini merupakan wujud pelaksanaan fungsi .… A. perencanaan B. pengadaan staf
ISIP4111/Modul 1
1.25
C. pengarahan D. pembaharuan 5) Di bidang perencanaan dan pengawasan telah banyak kemajuan dengan adanya komputer yang berkaitan dengan kemajuan di bidang ilmu .... A. matematika B. ekonomi C. sosiologi D. psikologi 6) Manajemen merupakan sesuatu yang ilmiah, karena .... A. harus menggunakan teori-teori dan teknik berbagai ilmu pengetahuan B. merupakan suatu mata kuliah yang harus diketahui di setiap jenjang pendidikan C. bukan hanya merupakan hal yang berisi teori saja tetapi harus dipraktekkan D. dapat memberikan solusi dari banyaknya persoalan dalam organisasi Untuk mengerjakan soal nomor 7 dan 8 pilihlah: A. jika jawaban 1 dan 2 benar B. jika jawaban 1 dan 3 benar C. jika jawaban 2 dan 3 benar D. jika jawaban 1, 2, dan 3 benar 7) Pengalaman bagi seorang manajer dapat dipakai untuk .... 1. membantu memecahkan masalah manajemen 2. mengurangi banyaknya trial dan error dalam pekerjaan 3. menjamin keberhasilan untuk memimpin 8) Untuk menguji baik tidaknya suatu teori, yang perlu dipertanyakan adalah .… 1. apakah teori tersebut sudah dikembangkan secara ilmiah 2. apakah teori tersebut sudah pantas untuk diterima 3. apakah teori tersebut cukup beralasan dan akurat untuk meramal Untuk mengerjakan soal nomor 9 dan 10, pilihlah: A. Apabila pernyataan pertama dan kedua benar dan mempunyai hubungan sebab akibat. B. Apabila pernyataan pertama dan kedua benar, tetapi tidak mempunyai hubungan sebab akibat.
1.26
Asas-Asas Manajemen
C. Apabila salah satu dari kedua pernyataan benar. D. Apabila kedua pernyataan salah. 9) Memarahi pekerja yang bermalas-malasan merupakan wujud dari teori yang sudah dikenal mandor yang baik untuk dilakukan Sebab Dimarahi bukanlah hal yang disenangi oleh manusia, karena itu untuk menghindari hal yang tidak disenangi manusia akan menghindari hal yang menyebabkan dimarahi. 10) Teknik operation research banyak menolong para manajer dalam pengambilan atau pembuatan keputusan. Sebab Manajemen merupakan ilmu yang interdisipliner Cocokkanlah jawaban Anda dengan Kunci Jawaban Tes Formatif 2 yang terdapat di bagian akhir modul ini. Hitunglah jawaban yang benar. Kemudian, gunakan rumus berikut untuk mengetahui tingkat penguasaan Anda terhadap materi Kegiatan Belajar 2.
Tingkat penguasaan =
Jumlah Jawaban yang Benar
100%
Jumlah Soal Arti tingkat penguasaan: 90 - 100% = baik sekali 80 - 89% = baik 70 - 79% = cukup < 70% = kurang Apabila mencapai tingkat penguasaan 80% atau lebih, Anda dapat meneruskan dengan Kegiatan Belajar 3. Bagus! Jika masih di bawah 80%, Anda harus mengulangi materi Kegiatan Belajar 2, terutama bagian yang belum dikuasai.
ISIP4111/Modul 1
1.27
Kegiatan Belajar 3
Bagaimana Manajer Menjalankan Fungsinya?
D
alam uraian sebelumnya telah diterangkan mengenai fungsi-fungsi manajemen yang mungkin masih agak abstrak atau masih dalam tahap pemahaman teoritis, yaitu perencanaan (planning), pengorganisasian (organizing), pengadaan staf (staffing), pengarahan (directing), pengawasan (controlling), pembaharuan (innovation), dan perwakilan (representation). Sekarang kita akan melihat bagaimana manajer menjalankan fungsi-fungsi tersebut di dalam pekerjaannya sehari-hari. Hanya sedikit sekali kepustakaan yang memuat tentang tugas-tugas manajemen sehari-hari. Kebanyakan buku dan artikel menggambarkan sesuatu yang luas dan teoritis mengenai apa yang sebenarnya dikerjakan seorang manajer, namun banyak buku yang gagal dalam menjelaskan masalah-masalah apa yang dihadapi manajer di atas mejanya setiap hari. Kelompok manajer bukanlah merupakan kelompok yang homogen. Beberapa manajer memimpin perusahaan yang berskala dunia, yang lain memimpin perusahaan kecil atau satu bagian dari perusahaan besar. Beberapa orang lagi menghabiskan seluruh waktunya untuk melaksanakan fungsi manajemen, sedangkan yang lain melaksanakan beberapa tugas yang bukan seluruhnya bersifat manajerial. Sebagai contoh pada abad ke-19 pimpinan du Pont Company, yaitu Henry Du Pont menolak untuk mempunyai seorang stenografer dan ia menulis sendiri seluruh surat serta membuka surat-surat yang dialamatkan kepadanya. Juga manajer memiliki cara-cara yang berbeda dalam menjalankan manajemen. Ada yang memberikan kesempatan bagi orang lain dalam mengambil atau membuat keputusan-keputusan yang kecil (minor), namun ada pula yang tidak mau orang lain melakukannya sehingga hal-hal yang kecil pun harus diputuskannya sendiri. Demikian pula ada yang suka pada prosedur yang ketat sehingga birokrasinya pun agak ketat pula, tetapi sebagian lainnya lebih menyukai prosedur yang longgar. Selain itu, bagian cara-cara manajer bekerja pun tidaklah sama, tetapi banyak ditentukan oleh suasana lingkungan, tempat ia berada atau macam
1.28
Asas-Asas Manajemen
organisasi apa yang dipimpinnya. Ada organisasi yang mempunyai manajer yang baik sehingga di bawah pimpinan dan cara bekerjanya, dapat dirasakan adanya sukses untuk waktu yang panjang. Jika tidak sukses tentu ia tidak akan bertahan menjadi manajer untuk jangka panjang. Manajer yang sukses dalam perusahaan, biasanya memiliki kemampuan atau skill yang menonjol, yang sifatnya manajerial, seperti: 1. memiliki daya inteligensia dan motivasi yang tinggi; 2. sikap integritas atas organisasi dan pekerjaan; 3. peka terhadap lingkungan kerja; 4. sehat jasmani dan bersemangat untuk mengembangkan diri; 5. mampu berkomunikasi dan bekerja sama secara luwes dengan orangorang di sekitarnya; 6. mampu membuat rencana dan mengorganisasi orang dan tugas yang dibebankan kepadanya serta memiliki keinginan mencapai hasil yang sebaik-baiknya; 7. mampu menjual ide dan mengemukakan gagasan serta cepat mengambil keputusan; 8. mampu membangkitkan semangat bawahan untuk mencapai prestasi yang tinggi. Robbins dan Coulter (2005) menjabarkan keahlian yang harus dimiliki oleh seorang manajer, yaitu sebagai berikut. 1. Keahlian konseptual, yang meliputi: a. kepandaian untuk menggunakan informasi untuk memecahkan masalah; b. mampu mengidentifikasi peluang untuk inovasi; c. menyadari permasalahan dan dapat mengimplementasikan solusinya; d. dapat menyeleksi informasi yang penting dari seluruh data yang ada e. mengerti teknologi bisnis; f. mengerti model bisnis untuk organisasinya. 2.
Keahlian komunikasi yang meliputi: a. mampu mentransformasikan ide ke dalam kalimat dan perbuatan; b. memiliki kredibilitas di antara kolega, teman seprofesi, dan bawahan; c. mampu mendengarkan dan menjawab pertanyaan;
1.29
ISIP4111/Modul 1
d. e.
keahlian presentasi dan berbicara terformat; keahlian presentasi secara tulis atau dengan format grafis.
3.
Keahlian efektivitas yang meliputi: a. berkontribusi untuk misi korporasi atau tujuan departemen; b. fokus pada pelanggan; c. multi tasking (bekerja pada banyak pekerjaan secara paralel); d. keahlian bernegosiasi; e. pengendali proyek; f. me-review pekerjaan dan mengimplementasikan kemajuan; g. menentukan standar dan memelihara performans secara internal dan eksternal; h. menentukan prioritas dan perhatian serta aktivitas; i. membagi waktu.
4.
Keahlian interpersonal yang berupa: a. coaching dan keahlian monitoring; b. bermacam-macam keahlian sehingga dapat bekerja dengan bermacam orang dengan beragam budaya; c. memiliki jejaring dalam organisasi maupun di luar organisasi; d. bekerja sama dalam tim.
Dalam Tabel 1.3 dapat dilihat hubungan antara keahlian manajerial dengan fungsi-fungsi manajemen yang diambil dari buku Management karya Robbins / Coulter (2005). Tabel 1.3. Hubungan Keahlian Manajerial dengan Fungsi Manajemen Keahlian
Fungsi Manajemen Planning
Berhubungan dengan
Organizing √
Leading
Controlling
√
kekuasaan Aktif mendengarkan Budgeting Memiliki gaya kepemimpinan efektif
√ √
√ √
√
1.30
Asas-Asas Manajemen
Keahlian
Fungsi Manajemen Planning
Organizing
Leading
Coaching
Controlling
√
Membentuk tim yang efektif
√
√
Mendelegasikan
√
√
Mendesain pekerjaan yang
√
√
motivatif Membangun kepercayaan
√
Disiplin
√
Pewawancara
√
√
Mengelola konflik Mengelola perubahan
√
√
√
√
√
Monitoring
√
Negosiasi
√
Memberikan umpan balik
√
Dapat membaca budaya
√
√
√
√
organisasi Membaca perubahan
√
√
lingkungan Menetapkan tujuan Menyelesaikan masalah secara
√
√
√
√
√
√
√
√
√
√
kreatif Menghargai keanekaragaman
Sumber: Robbins/Coulter, (2005).
Di bawah ini akan diuraikan contoh sketsa aktivitas seorang manajer dari suatu perusahaan ukuran menengah sebagai berikut. Tuan Budiman adalah Direktur Utama suatu perusahaan di sebuah kota kecil dengan penduduk lebih kurang 10.000 kepala keluarga. Pada usia 40 tahun ia telah tumbuh bersama perusahaan yang dimiliki keluarganya. Ia menduduki jabatan Direktur Utama setelah ayahnya meninggalkan jabatan tersebut untuk memangku jabatan Presiden Komisaris dari badan usaha tersebut. Tuan Budiman tinggal di kota yang sama dengan pabrik dari perusahaannya. Jarak rumahnya dengan pabrik kira-kira 8 menit apabila ditempuh dengan berkendaraan mobil secara santai. Ia mempunyai ruang
ISIP4111/Modul 1
1.31
kantor atau ruang studi di rumahnya, seperti juga di pabriknya. Di samping itu, ia sering bekerja di rumah selama dua jam sebelum berangkat ke pabrik pada pagi hari. Perusahaannya tergolong kecil bila dibandingkan dengan perusahaan seperti Krakatau Steel atau Pupuk Sriwijaya, namun termasuk memadai untuk bidangnya. Produk pokoknya adalah pakaian pria dan wanita. Di samping itu, sebagai pekerjaan sampingan, pabriknya juga memproduksi barang-barang untuk perusahaan lain, yang kemudian menjualnya dengan memakai merek masing-masing perusahaan tersebut. Sebagai tambahan kegiatannya Budiman menyisihkan waktu 1 atau 2 hari setiap minggu untuk menuntut ilmu sebagai mahasiswa part timer di sebuah universitas yang terletak di dekat kotanya. Beberapa tahun yang lalu ia mendapat gelar sarjana ilmu Administrasi, dan sekarang ia diangkat menjadi penasihat pada jurusan Administrasi Niaga universitas tersebut. Ia juga sering menghadiri kegiatankegiatan atau pertemuan yang bersifat sosial/kemasyarakatan seperti kegiatan keagamaan (dakwah) dan lain-lainnya, demikian pula ia tidak pernah lupa bersembahyang Jumat pada waktunya. Ia aktif pula di asosiasi industri sejenis, yang berarti ia harus sering pula menghadiri pertemuan asosiasi di luar kota. Ia menyempatkan juga untuk mengunjungi perusahaan yang menjadi perwakilan penjualan (sales representative) dari perusahaannya, terutama di wilayah-wilayah yang banyak pembeli/langganannya. Budiman sangat sadar tentang pentingnya waktu serta perlunya memanfaatkan waktu sebaik mungkin, karena itu ia membuat perhitungan sebagai berikut. Jika engkau berumur 40 tahun, engkau mungkin pensiun sesudah 25 tahun. Apa pun harus engkau selesaikan selama sisa umur yang panjang dikurangi waktu untuk tidur. Engkau hanya memiliki 146.000 jam. Karena itu dengan 146.000 jam tersebut engkau harus dapat melakukan apa yang engkau harapkan
Kendaraan mobil Budiman dilengkapi dengan lampu baca khusus, sebuah meja kecil dan ia selalu membawa note book untuk membuat dan mencatat apa yang diperlukan serta telepon untuk bisa mengakses internet, agar ia dapat melanjutkan pekerjaannya dalam perjalanan terutama antara universitas dan kantornya. Budiman bukanlah seorang autokrat yang perlu mengetahui hal sampai sedetil-detilnya, namun ia berusaha tahu secara keseluruhan hal-hal yang
1.32
Asas-Asas Manajemen
menyangkut pekerjaan baik di kantor maupun di universitas. Ia menyerahkan beberapa pengambilan keputusan kepada bawahannya, karena tidak mungkin baginya untuk seorang diri mengatasi segala persoalan unit-unit dalam perusahaannya. Sering pula dihasilkan produk baru dalam pabriknya, yang kadang-kadang harus pula mengubah metode produksi dan mengadakan investasi peralatan baru. Sebagai contoh ketika ia harus menjawab tantangan perlukah perusahaan memproduksi ikat pinggang? Seorang perancang mode (designer) telah mengirim suatu model yang tampaknya meyakinkan. Setelah bertukar pandangan dengan manajer keuangan, produksi, dan pemasaran, dalam berbagai aspek Budiman membuat pengujian terakhir. Ia memakai ikat pinggang tersebut selama satu atau dua minggu untuk mengetahui bagaimana rasanya ikat pinggang tersebut bila digunakan. Seorang kepala unit penjualan melaporkan bahwa sebagian besar pembeli menginginkan kaos berkualitas tinggi yang mungkin biaya produksinya lebih mahal. Apakah perusahaan setuju untuk membuatnya?, dan jika ya, apakah produksi baru tersebut hanya untuk pembeli itu saja? Atau perlukah juga diproduksi untuk pembeli lainnya sehingga dapat memberi keuntungan yang lebih besar apabila diproduksi dalam jumlah besar? Budiman baru-baru ini melakukan beberapa perubahan dalam beberapa aspek usahanya, yang ia yakini akan membawa kemajuan di kemudian hari. Ia telah mengganti peralatan perajutan lamanya dengan yang computerized dalam membuat pola rajutan, dan menggunakan sistem komputerisasi dalam akunting biaya serta program penelitian pasar. Ini diperlukan agar semua dapat selalu dekat dengannya, terutama untuk bahanbahan dan informasi apabila ia ikut pada konferensi dengan berbagai pimpinan perusahaan lainnya mengenai cara-cara menyelesaikan suatu masalah. Karena dari hari ke hari masalah selalu ada, perlukah pabrik beroperasi pada hari Minggu dengan upah buruh ekstra, dalam rangka memenuhi pesanan pembeli secara cepat atau karena ada kelambatan dalam memenuhi beberapa pesanan atau karena adanya suatu perusahaan penjualan besar telah menyanggupi untuk menyalurkan produk tersebut dengan cepat? Bagaimana pula, misalnya pertimbangan dalam hal penundaan produksi atau penundaan pada bagian pengapalan? Bawahan Budiman terdiri dari dua orang yaitu Wakil Direktur Utama yang menangani keuangan dan produksi, seorang manajer riset dan pengembangan, serta 5 orang manajer penjualan yang terdiri dari bidang penjualan eceran dan diskonto, penjualan bagi militer, supermarket, toko
ISIP4111/Modul 1
1.33
besar, dan penjualan ekspor luar negeri. Di samping itu langsung di bawahnya bekerja seorang asisten penjualan yang mengoordinasikan pekerjaan manajer penjualan serta menangani beberapa rekening yang berada di bawah pengawasan langsung Budiman. Ia juga dibantu oleh seorang asisten riset yang membuat studi tentang kemungkinan untuk membuka pemasaran di kawasan ASEAN. Selain itu, Budiman juga mempunyai seorang sekretaris pribadi. Secara terinci dapat disebutkan jadwal kegiatan Budiman sehari-hari pada umumnya sebagai berikut. Waktu Pukul 05.10 – 07.10
Kegiatan Bekerja di rumah, terutama untuk menyusun artikel ilmiah yang akan dipublikasikan atau dipresentasikan dan bahan untuk kuliah.
Pukul 07.10 – 08.00 Pukul 08.05
Olah raga dan makan pagi. Tiba di kantor.
Pukul 08.05 - 08.30
Dengan sekretaris pribadi membicarakan rencana kerja harian, kemudian mendisposisikan surat-surat untuk pekerjaan-pekerjaan yang mesti dikerjakan dan yang dilanjutkan ke bawahannya. Menerima laporan asisten penjualan tentang perkembangan dan pembeli yang menunggak pembayaran, serta mendengarkan pandangan perlu tidaknya penghentian pengiriman produk pada pembeli semacam itu.
Pukul 08.30 – 08.45
Pukul 08.45 - 09.45 Pukul 09.45 – 11.45
Melakukan pertemuan dengan asisten riset untuk laporan dan kemungkinan pemasaran bagi perusahaan. Pertemuan dengan anggota-anggota pimpinan perusahaan serta ayahnya (Presiden Komisaris) dihadiri pula oleh pimpinan unit yang acara pembicaraannya sebagai berikut. 1) Perkiraan (forecast) operasi untuk setiap minggu. Forum melihat gambaran perkiraan minggu lalu dan membandingkan dengan pesanan yang terjadi. Demikian pula penjualan nyata dibandingkan dengan periode sebelumnya serta perkiraan produksi dibandingkan dengan produksi yang terjadi, demikian pula dengan persediaan. Ini semua dalam rangka untuk forecast serta produksi selanjutnya. 2) Membahas usul mempekerjakan konsultan dari luar untuk mengembangkan sistem pengawasan inventory (pengawasan terhadap persediaan barang), pengapalan dan processing pesanan, perencanaan produksi dan raw material
1.34
Asas-Asas Manajemen
procurement (bahan baku yang diperlukan). Membicarakan pekerjaan dari agen pembelian (pembelian sekarang dipecah dalam beberapa pelaksanaan yang berbeda). 4) Membicarakan tentang kebijaksanaan yang akan diambil berhubung dengan kenaikan harga. 5) Membicarakan persediaan suatu jenis barang. 6) Membahas persoalan biaya menyangkut hal-hal detil di bidang anggaran (budget). Diskusi dengan manajer iklan tentang copy iklan yang direncanakan, juga diskusi dengan asisten penjualan tentang kemungkinan pemakaian jalan tersebut bagi barang-barang untuk dipasarkan. 3)
Pukul 11.45 – 12.15
Pukul 12.15 – 12.45
Pukul 12.45 – 13.30 Pukul 13.30 – 14.30
Pukul 14.30 – 15.15
Pertemuan tentang perencanaan bangunan baru dengan arsitek, juga hadir para Wakil Direktur Utama produksi dan keuangan serta perwakilan pabrik batu bata. Pertemuan ini memutuskan jenis batu bata yang akan digunakan. Makan siang, sekaligus menginterviu seorang pegawai yang dicalonkan untuk bersekolah di perguruan tinggi. Diskusi dengan manajer riset dan pengembangan, Wakil Direktur Utama Produksi, dan manajer penjualan eceran tentang kemungkinan suatu produk yang telah disiapkan oleh bagian riset dan pengembangan. Diskusi ditujukan untuk memodifikasi produk dari sudut pandang penjual, produksi, serta analisis biaya. Batas waktu untuk keputusan final bagi masalah ini ditentukan setelah bagian riset dan pengembangan memberikan beberapa contoh (sampel) untuk dicoba di pasaran. Pertemuan dengan Direktur Utama suatu perusahaan yang menjadi pembeli dari produk perusahaannya untuk penandatanganan kontrak jual beli.
Pukul 15.15 – 15.30
Pertemuan dengan seorang petugas tata kota yang diminta untuk memberikan saran dan gambaran mengenai wilayah di sekitar pabrik.
Pukul 15.30 – 15.45
Diskusi dengan orang tertentu yang tengah melakukan riset tentang suatu alat baru untuk produksi. Idenya timbul dari Budiman, tetapi pengembangannya telah diambil alih oleh profesor dari universitas tempat Budiman turut serta menjadi penasihat universitas tersebut.
ISIP4111/Modul 1
Pukul 15.45 – 16.15
Pukul 16.15 – 17.15
Pukul 17.15 – 17.45
Pukul
17.45
1.35
Diskusi melalui telepon dengan kantor cabang Jakarta yang melaporkan tentang adanya kontak dan kemungkinan pembelian besar oleh suatu firma di Hongkong. Pertemuan dengan pembeli dari beberapa toko disertai oleh dua orang asisten. Setelah memperkenalkan para asistennya yang baru, selanjutnya membicarakan soal harga dan syarat penyerahan dengan pembeli. Pertemuan dengan wakil Direktur Utama bidang keuangan serta bankir dari luar kota untuk membicarakan soal pinjaman jangka pendek dan jangka panjang. Bankir terkesan dengan keadaan perusahaan dan tampaknya bersedia memberikan pinjaman. Tuan Budiman kembali ke rumah, tanpa membawa pekerjaan apa pun. Kalau pun ada biasanya hanyalah berupa agenda atau laporan singkat sekedar untuk dibaca di rumah setelah ia bangun esok paginya pukul 5.00 pagi
Contoh mengenai kegiatan-kegiatan yang dilakukan Budiman di atas, akan dapat memberikan kejelasan mengenai pekerjaan manajemen dan bukan manajemen yang dihadapi oleh seorang manajer atau pimpinan suatu organisasi dalam kehidupan sehari-hari. Menurut Handoko (1999) secara keseluruhan seorang manajer memiliki tugas-tugas penting yang menyangkut hal-hal sebagai berikut. 1. Manajer melakukan pekerjaannya dengan dan melalui orang lain (baik bawahan, atasan, dan sesama manajer). 2. Manajer harus menyelaraskan tujuan-tujuan yang mungkin saling bertentangan dan menetapkan prioritas, di mana keputusan sulit harus diambil. 3. Manajer harus bertanggung jawab dan mempertanggungjawabkan apa yang sudah dijalankannya dalam mencapai tujuan. 4. Dalam melakukan fungsinya seorang manajer harus berpikir secara analitis dan konseptual. 5. Manajer adalah seorang mediator, politisi sekaligus diplomat, terutama dalam hal menyelesaikan kondisi-kondisi tertentu, dan ketika melaksanakan fungsi representasi.
1.36
Asas-Asas Manajemen
LAT IH A N Untuk memperdalam pemahaman Anda mengenai materi di atas, kerjakanlah latihan berikut! 1) Menurut Anda, apakah Tuan Budiman adalah seorang manajer yang baik? Berikan alasan Anda! 2) Fungsi manajemen mana (jika ada!) yang dijalankan Tuan Budiman secara buruk dan fungsi manajemen mana yang dilakukan secara baik? Petunjuk Jawaban Latihan 1) Untuk membantu Anda, silakan pelajari dengan baik bagian awal dari Kegiatan Belajar 3 ini. 2) Untuk membantu Anda, silakan pelajari dengan baik bagian akhir dari Kegiatan Belajar 3 ini.
R A NG KU M AN Bagaimana manajer menjalankan fungsinya, tidaklah merupakan suatu yang sama bagi setiap manajer. Semua ini sangat tergantung kepada masing-masing pribadi manajer itu sendiri. Ada manajer yang menghabiskan seluruh waktunya bagi fungsi manajemen, namun tidak sedikit pula yang menjalankan tugas-tugas yang bukan bersifat manajerial. Namun, Robbins dan Coulter menjabarkan beberapa keahlian yang harus dimiliki oleh seorang manajer yang meliputi keahlian: konseptual, komunikasi, efektivitas, dan interpersonal; dan juga menjelaskan tentang hubungan keahlian yang harus dimiliki oleh manajer dengan fungsi manajemen yang diembannya.
1.37
ISIP4111/Modul 1
TES F OR M AT IF 3 Isilah dengan fungsi-fungsi manajemen yang Anda ketahui di belakang kegiatan yang dilakukan oleh Tuan Budiman selama satu hari di bawah ini! Waktu
Kegiatan
05.10 – 07.10
Bekerja di rumah, menyusun artikel ilmiah yang akan dipublikasikan.
07.10 – 08.00 08.05
Senam dan makan pagi. Tiba di kantor.
08.05 – 08.30
Dengan sekretaris pribadi mem-bicarakan rencana kerja harian, mendisposisikan surat untuk pekerjaan yang mesti dikerjakan.
08.30 – 08.45
Laporan asisten penjualan tentang perkembangan, dan pembeli yang menunggak pembayaran serta men-dengarkan pandangan perlu tidaknya penghentian pengiriman produk pada pembeli semacam itu.
08.45 - 09.45
Pertemuan dengan asisten riset untuk laporan dan kemungkinan pemasaran bagi perusahaan.
09.45 – 11.45
Pertemuan dengan anggota-anggota pimpinan perusahaan serta ayahnya (Presiden Komisaris) dihadiri pula pimpinan unit yang acaranya sebagai berikut. 1) Perkiraan (forecast) operasi setiap minggu. Forum melihat gambaran perkiraan minggu lalu dan membandingkan dengan pesanan yang terjadi. Demikian pula penjualan nyata dibanding-kan dengan periode sebelumnya serta perkiraan produksi diban-dingkan dengan produksi yang terjadi, demikian pula dengan persediaan. 2) Membahas usul mempekerjakan konsultan dari luar untuk me-
Fungsi Manajemen
1.38
Asas-Asas Manajemen
Waktu
11.45 – 12.15
Kegiatan ngembangkan sistem pengawasan inventor. 3) Membicarakan pekerjaan dari agen pembelian. 4) Membicarakan kebijaksanaan yang akan diambil karena adanya kenaikan harga. 5) Membicarakan persediaan jenis barang. 6) Membahas persoalan biaya menyangkut detil di bidang anggaran (budget). Diskusi dengan manajer iklan tentang copy iklan yang direncanakan, juga diskusi dengan asisten penjualan tentang kemungkinan pemakaian jalan tersebut.
12.15 – 12.45
Pertemuan tentang perencanaan bangunan baru dengan arsitek, juga hadir para Wakil Direktur Utama produksi dan keuangan serta per-wakilan pabrik batu bata. Pertemuan ini memutuskan jenis batu bata yang akan digunakan.
12.45 – 13.30
Makan siang, sekaligus menginterviu seorang calon untuk bersekolah di perguruan tinggi.
13.30 – 14.30
Diskusi dengan manajer riset dan pengembangan, Wakil Direktur Utama Produksi, dan manajer penjualan eceran tentang kemungkinan suatu produk yang telah disiapkan oleh bagian riset dan pengembangan. Diskusi ditujukan untuk modifikasi produk dari sudut penjual, pandangan produksi, serta analisis biaya. Batas waktu untuk keputusan final bagi masalah ini ditentukan setelah bagian riset dan pengembangan memberikan beberapa contoh (sampel) untuk dicoba di pasaran.
14.30 – 15.15
Pertemuan dengan Direktur Utama suatu perusahaan yang menjadi pembeli dari produk
Fungsi Manajemen
1.39
ISIP4111/Modul 1
Waktu perusahaannya kontrak jual beli. 15.15 – 15.30
15.30 – 15.45
15.45 – 16.15
16.15 – 17.15
17.15 – 17.45
17.45 – dst.
Fungsi Manajemen
Kegiatan untuk
penandatanganan
Pertemuan dengan seorang petugas tata kota untuk memberikan saran dan gambaran wilayah di sekitar pabrik. Diskusi dengan orang tertentu yang tengah melakukan riset tentang suatu alat baru untuk produksi. Idenya timbul dari Tuan Budiman, tetapi pengembangannya telah diambil alih oleh profesor dari universitas tempat Tuan Budiman turut serta menjadi penasihat universitas tersebut. Diskusi melalui telepon dengan kantor cabang Jakarta yang melaporkan tentang adanya kontak dan kemungkinan pembelian besar oleh suatu firma di Hongkong. Pertemuan dengan pembeli dari beberapa toko disertai oleh dua orang asisten. Setelah memperkenalkan para asistennya yang baru, selanjutnya membicarakan soal harga dan syarat penyerahan dengan pembeli. Pertemuan dengan wakil Direktur Utama bidang keuangan serta bankir dari luar kota, membicarakan soal pinjaman jangka pendek dan jangka panjang. Tuan Budiman kembali ke rumah, tanpa membawa pekerjaan apa pun. Kalau pun ada hanyalah berupa agenda atau laporan singkat untuk dibaca di rumah setelah ia bangun esok paginya pukul 5.00 pagi.
Cocokkanlah jawaban Anda dengan Kunci Jawaban Tes Formatif 3 yang terdapat di bagian akhir modul ini. Hitunglah jawaban yang benar. Kemudian, gunakan rumus berikut untuk mengetahui tingkat penguasaan Anda terhadap materi Kegiatan Belajar 3.
1.40
Asas-Asas Manajemen
Tingkat penguasaan =
Jumlah Jawaban yang Benar
100%
Jumlah Soal Arti tingkat penguasaan: 90 - 100% = baik sekali 80 - 89% = baik 70 - 79% = cukup < 70% = kurang Apabila mencapai tingkat penguasaan 80% atau lebih, Anda dapat meneruskan dengan modul selanjutnya. Bagus! Jika masih di bawah 80%, Anda harus mengulangi materi Kegiatan Belajar 3, terutama bagian yang belum dikuasai.
ISIP4111/Modul 1
1.41
Kunci Jawaban Tes Formatif Tes Formatif 1 1) D Karena pekerjaan manajemen terjadi apabila seseorang memimpin sejumlah orang seperti halnya dengan mandor. 2) C Karena manajemen sebagai bagian dari praktek sekurang-kurangnya memerlukan suatu pertimbangan dan pikiran yang sehat, tetapi di lain pihak manajemen merupakan suatu pengetahuan yang terus berkembang serta dapat dipelajari untuk dipikirkan dan digunakan. 3) C Planning, Organizing, Staffing, Direction, Control, Innovation, Representation. 4) D Planning, Organizing, Staffing, Directing, Coordinating, Reportin,g dan Budgeting. 5) A Karena fungsi budgeting tidak lain adalah pembuatan rencana anggaran, jadi dapat dikelompokkan dalam fungsi perencanaan. 6) C Karena dapat diartikan sebagai pengisian posisi yang lowong. 7) C Karena pernyataan pertama salah, bukan fungsi pengawasan, tetapi fungsi pengarahan. 8) B Karena kedua pernyataan benar, tetapi tidak memiliki hubungan sebab akibat. 9) D Karena ketiga jawaban semuanya benar. 10) A Karena hanya jawaban 1 dan 2 yang benar. Tes Formatif 2 1) B Karena peramalan merupakan salah satu bagian dari pengetahuan ekonomi. 2) B Karena dalam pengarahan manajer harus tahu keinginan bawahan agar keinginan manajer dapat dilaksanakan sehingga ilmu psikologi sangat diperlukan. 3) D Karena sosiologi merupakan ilmu mengenai hubungan yang terjadi di dalam kelompok. 4) D Karena pembaruan bukan hanya mendapatkan sesuatu yang baru (invention), tetapi dapat juga meniru (immitation) sesuatu yang baik bagi organisasinya. 5) A Karena komputer berhubungan dengan pengolahan data/informasi.
1.42
6) A 7) A 8) D 9) A 10) B
Asas-Asas Manajemen
Karena banyak disiplin ilmu yang telah mempersiapkan teori dan teknik yang dapat membantu manajemen. Karena jawaban yang benar adalah no.1 dan no.2. Karena jawaban no.1,2, dan 3 benar semua. Karena pernyataan pertama dan kedua benar, dan pernyataan pertama memiliki hubungan sebab akibat dengan pernyataan kedua. Karena kedua pernyataan benar, tetapi tidak memiliki hubungan sebab akibat.
Tes Formatif 3 Waktu 05.10 – 7.10 07.10 - 08.00 08.05 08.05 – 08.30 08.30 – 08.45 08.45 – 09.45
11.45 – 12.15 12.15 – 14.45 12.45 – 13.30 13.30 – 14.30 14.30 – 15.15 15.15 – 15.30 15.30 – 15.45 15.45 – 16.15 16.15 – 17.15 17.15 – 17.45 17.45 – dst.
Fungsi Manajemen Tidak termasuk dalam salah satu fungsi manajemen Tidak termasuk dalam salah satu fungsi manajemen Tidak termasuk dalam salah satu fungsi manajemen Fungsi Perencanaan Fungsi pengawasan dan fungsi perencanaan 1. Fungsi perencanaan dan pengawasan 2. Fungsi pengadaan staf 3. Fungsi pengawasan 4. Fungsi perencanaan 5. Fungsi pengawasan 6. Fungsi perencanaan Fungsi perencanaan Fungsi perencanaan dan perwakilan Fungsi pengarahan Fungsi pembaharuan Fungsi perwakilan Fungsi pengorganisasian Fungsi pembaharuan Fungsi pengawasan Fungsi perwakilan Fungsi perwakilan Tidak termasuk fungsi manajemen
1.43
ISIP4111/Modul 1
Daftar Pustaka Dale, Ernest (1969) Management: Theory & Practice. New York: Mc. Graw Hill Company. Handoko, H (1999). Manajemen.yogyakarta: BPFE – Yogyakarta. Robbins, P Stephen dan Coulter, M. (2005). Pearson Prentice Hall.
Management. New Jersey:
Winardi (1970). Asas-asas Manajemen. Bandung: Penerbit Alumni. Laman http://management.about.com/cs/generalmanagement/a/Management101.htm
Modul 2
Sejarah Perkembangan Manajemen Prof. Dr. H. Rusli Ramli, M.S. Ir. Sri Yuniati Putri Koes Hardini, M.Si.
PEN D A HU L UA N
D
alam Modul 1, kita mempelajari tentang pengertian manajemen dan fungsi-fungsinya, sebelum meningkat lebih jauh pada pembahasan tentang fungsi manajemen secara nyata, perlu kiranya memahami pula bagaimana proses berkembangnya manajemen itu sebagai sesuatu yang ilmiah dan yang memungkinkan kita untuk mempelajarinya sampai saat ini. Untuk itu, perlu kita buka halaman lama tentang sejarah dan permulaan perkembangan manajemen ilmiah, yang tidak dapat dilepaskan dari tokohtokoh atau pelopor di bidang tersebut, misalnya Frederich Winslow Taylor, Elton Mayo, dan Henry Fayol. Dalam Modul 2 ini, Anda dibawa untuk lebih memahami jalan pikiran para pelopor manajemen yang telah meletakkan dasar yang kokoh bagi perkembangan manajemen ilmiah. Di samping itu, juga teori-teori atau pendekatan-pendekatan ilmiah yang dikembangkan oleh para ahli dalam perkembangan ilmu manajemen sampai saat ini. Apa yang Anda ketahui tentang tokoh manajemen di bawah ini? Tulis apa pun yang Anda ketahui tentang mereka di kolom yang sudah disediakan! 1
F. W. Taylor ………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………
2.
Elton Mayo ………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………
2.2
3.
Asas-Asas Manajemen
Henry Fayol ………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………
Apabila modul pertama mengenai Pengertian Manajemen dan Ruang Lingkupnya, dapat membawa Anda untuk memahami manajemen sebagai suatu fenomena dalam kehidupan manusia sehari-hari, atau dengan kata lain bahwa manajemen itu memang terdapat dan terjadi di mana-mana, baik dalam suatu organisasi yang besar ataupun organisasi yang kecil maka dalam modul kedua ini, Anda akan dibawa untuk mengetahui lebih lanjut sumbangan-sumbangan para pelopor manajemen yang berkeinginan untuk menimbulkan terjadinya efisiensi di dalam kehidupan, terutama yang menyangkut kegiatan suatu organisasi. Dengan memahami sejarah dan permulaan dari pengembangan manajemen ilmiah, akan dapat memberi kesadaran pada Anda bahwa efisiensi dan efektivitas dalam kegiatan berorganisasi adalah tujuan dari manajemen yang dapat dicapai melalui pelaksanaan berbagai fungsi manajemen. Sesudah mempelajari modul kedua ini, diharapkan Anda dapat: 1. menjelaskan tentang sejarah perkembangan manajemen ilmiah; 2. menjelaskan tentang teori administrasi secara umum; 3. menjelaskan tentang pendekatan kuantitatif dan perilaku organisasi, pendekatan sistem dan pendekatan kontinjensi.
ISIP4111/Modul 2
2.3
Kegiatan Belajar 1
Sejarah Perkembangan Manajemen Ilmiah
S
ering dipertanyakan sejak kapankah manajemen digunakan orang? Bila kita telusuri kembali sejarah lama, dapat kita lihat bahwa pada zaman Mesir kuno sudah dapat membangun piramid dengan spinx-nya yang megah, Anda dapat bayangkan bagaimana orang pada zaman itu orang mengorganisir suatu proyek besar sehingga ada pembagian pekerjaan dari perencanaan, pelaksanaan, pengawasan bila terjadi masalah, sampai selesainya proyek piramid yang spektakuler tersebut. Juga pada zaman Romawi berkuasa, banyak karya monumental yang sampai saat ini masih dapat kita saksikan. Semua itu meskipun tidak secara tertulis, namun kenyataannya fungsi atau prinsip manajemen sudah digunakan. Manajemen sebagai ilmu mulai dikenal pada tahun 1776, ketika Adam Smith memublikasikan bukunya yang berjudul The Wealth of Nations. Dalam buku ini Smith mengatakan bahwa keuntungan ekonomi dari suatu organisasi diperoleh dari devision of labor (pemecahan tugas menjadi pekerjaan yang lingkupnya lebih kecil dan dapat diulang-ulang). Kesimpulannya berdasarkan pada pengamatannya di sebuah pabrik pin menyatakan bahwa devision of labor (pemecahan tugas) meningkatkan produktivitas dan meningkatkan keahlian serta keterampilan pekerja. Hal penting selanjutnya yang berpengaruh terhadap perkembangan ilmu manajemen adalah terjadinya revolusi industri pada awal abad ke-19 di Inggris. Dalam revolusi industri terjadi penggantian tenaga manusia dengan mesin-mesin yang menyebabkan perubahan industri rumah tangga menjadi industri pabrik yang lebih ekonomis. Perkembangan selanjutnya adalah diperlukan teori-teori yang dapat mendukung manajemen berkembang sangat pesat. Dalam Gambar 2.1. dapat dilihat perkembangan manajemen ilmiah dan teori yang mendukungnya serta selanjutnya akan dijelaskan siapa pendukung dari teori-teori tersebut.
2.4
Asas-Asas Manajemen
Gambar 2.1 Perkembangan Manajemen dan Teori yang Mendukungnya
A. FREDERICH WINSLOW TAYLOR Dari gambar di atas, kita sudah membahas tentang latar belakang sejarah perkembangan manajemen. Bahasan selanjutnya adalah mengenai teori manajemen ilmiah yang lahir pada sekitar tahun 1911, ketika Frederick Winslow Taylor memublikasikan bukunya yang berjudul Principles of Scientific Management. Sebagai pelopor manajemen ilmiah Frederich Winslow Taylor memulai kariernya sebagai anak magang pada suatu industri mesin kecil di Philadelphia, USA tahun 1870. Semula ia diharapkan oleh keluarganya untuk melanjutkan pendidikannya di Universitas Harvard, namun karena matanya terganggu yang disebabkan oleh seringnya ia membaca di bawah sinar lampu minyak tanah maka oleh dokter disarankan agar menghindari pekerjaan yang banyak menggunakan daya mata. Akhirnya ketika ia menjadi seorang mandor pada industri tersebut, namanya mulai terkenal dengan sebutan Pelopor Manajemen Ilmiah. Apa yang dilakukan oleh seorang Taylor sehingga memperoleh gelar pelopor manajemen ilmiah? Sebagai seorang mandor (pengawas) yang bersemangat, Taylor berkeinginan melihat para pekerja bawahan berprestasi sebaik mungkin, tetapi ia juga menyadari bahwa akan sukar mempertinggi kegairahan bekerja para bawahannya. Alasannya sangat sederhana, walaupun bawahan bekerja lebih keras, namun tetap tidak akan mendapatkan kenaikan upah. Hal ini mengakibatkan mereka lebih suka bekerja seenaknya dengan santai. Oleh sebab itu, Taylor berkesimpulan bahwa apabila seorang pekerja yang penuh semangat bekerja bersama orang-orang malas, niscaya pekerja yang rajin itu pun akan menjadi malas pula. Banyak pekerjaan yang perhitungan produksinya didasarkan kepada jumlah unit yang dihasilkan oleh para pekerja, namun hal semacam ini juga
ISIP4111/Modul 2
2.5
tidak berjalan dengan baik karena para majikan sering mencurangi pembayaran apabila tingkat produksi mulai naik. Akibatnya, banyak pekerja yang kembali menurunkan produksinya dan menghasilkan jumlah produksi sama seperti para pekerja yang menerima upah harian. Karena Taylor pernah pula menjadi pekerja semacam itu, ia pun sangat mengenal cara-cara seperti di atas. Ia juga mengetahui bahwa apa yang dihasilkan oleh para pekerja itu sebenarnya hanya sepertiga dari kapasitas yang sebenarnya mampu dihasilkan oleh para pekerja. Taylor mencoba meminta para pekerja agar menghasilkan lebih banyak, namun hasilnya tetap tidak pernah baik. Langkah-langkah lain juga diambilnya, seperti menempatkan pekerja-pekerja yang lebih pandai dan rajin untuk mengajar dan memberi contoh kepada mereka. Namun, banyaknya tekanan yang dialami oleh pekerja, menyebabkan orang-orang yang telah terlatih itu pun akhirnya berprestasi seperti keadaan sebelumnya. Tindakan seperti pemotongan gaji/upah pekerja yang dilakukan oleh pengusaha, menyebabkan munculnya protes-protes yang ditujukan kepada direksi, walaupun Taylor telah menjelaskan kepada atasannya agar para pekerja yang bersalah tidak lagi dimaafkan, tetapi sesuatu yang perlu dimaafkan tidak boleh pula ditolak. Kondisi semacam ini terus berlangsung selama tiga tahun sehingga pada akhirnya ia dapat menemukan suatu cara yang baik. Dengan tekad yang keras, yakni apabila cara yang dijalankan tersebut tidak dapat pula menaikkan produksi maka Taylor akan meninggalkan pekerjaannya untuk mencari pekerjaan yang lain. Kesulitan yang paling nyata bagi Taylor adalah menentukan berapa banyak pekerjaan yang sebenarnya dapat diharapkan dari seorang pekerja, walaupun pada saat itu, majikan telah menentukan standar tentang berapa ukuran yang harus dihasilkan oleh seorang pekerja dalam satu hari kerja, namun ukuran tersebut masih bersifat kira-kira saja. Keadaan ini menyebabkan Taylor merasa tidak puas karena itu, ia mengajukan permohonan pada Direktur Utama Midvale Steel (tempat di mana ia bekerja) untuk membuat suatu rangkaian studi gerak yang dilakukan dalam berbagai kegiatan sehubungan dengan waktu yang diperlukan untuk pekerjaan tersebut. Mencatat dan menjumlahkan waktu setiap gerak pekerjaan dilakukan oleh seorang pekerja muda yang khusus digaji untuk mencatat dan menghitung gerakan tersebut dengan menggunakan stop watch. Ia mencatat setiap gerakan kecil yang disebut element, kemudian seluruh elemen dari
2.6
Asas-Asas Manajemen
gerakan tersebut dijumlahkan menjadi total waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan suatu bentuk pekerjaan setelah ditambah waktu istirahat dan waktu penundaan yang tidak dapat dielakkan. Cara semacam ini memungkinkan Taylor untuk dapat mempercayai serta dapat menyatakan berapa banyak seorang pekerja dapat menghasilkan sesuatu apabila ia bekerja secara jujur dalam waktu seharinya (a fair day’s work) karena hal ini sudah diukur secara ilmiah. Sebagai tambahan Taylor juga mempelajari hubungan antara gerakan yang memakai peralatan serta gerakan yang tidak menggunakan peralatan, guna mendapatkan gambaran dalam rangka mempersingkat waktu yang diperlukan untuk menghasilkan suatu produk. Kondisi tersebut di atas, merupakan permulaan studi waktu dan gerak (time and motion studies). Selain itu, Taylor merancang suatu sistem penggajian yang diberinya nama differential piece work. Dalam sistem ini, seorang pekerja akan menerima suatu tingkat pembayaran tertentu untuk suatu ukuran yang standar yang sudah ditentukan, ia akan menerima tingkat pembayaran yang lebih tinggi apabila dapat menghasilkan lebih dari ukuran standar. Sistem penggajian ini dimaksudkan agar dapat memberikan manfaat bagi kedua belah pihak, yaitu para pekerja dan industri (organisasi) itu sendiri. Sebagai contoh, bila seorang pekerja menghasilkan suatu ukuran standar, misalnya setiap hari menghasilkan 3 potong (unit) ia menerima pembayaran sebanyak misalnya $1.5, namun bila seorang pekerja menghasilkan lebih dari ukuran standar itu, misalnya 4 potong (unit) ia akan menerima pembayaran, misalnya sejumlah $2.40 atau 60% lebih banyak. Menurut Taylor manajemen harus dapat memberikan pembayaran (upah) lebih tinggi untuk suatu hasil yang secara ekonomis lebih baik, hasil dari adanya metode yang lebih baik yang sekaligus dapat menghindari kerja secara slow down (perlahan-lahan). Dengan sistem ini, Taylor bukan hanya membuat perubahan yang radikal, tetapi juga mengadakan reorganisasi yang drastis dalam hal pengawasan. Manajer akan menikmati hasil dengan adanya peningkatan produksi, sedangkan para buruh dengan gembira akan menerima gaji yang lebih tinggi, dan pada akhirnya akan membawa kepentingan manajemen dan buruh menjadi sama. Dalam differential piece work para pekerja yang mampu berproduksi tinggi akan menerima pendapatan melonjak, sedangkan mereka yang tidak dapat memenuhi ukuran standar mendapatkan pendapatan yang
ISIP4111/Modul 2
2.7
sangat sedikit. Hal semacam ini sering menyebabkan timbulnya kericuhan, sering terjadi para pekerja yang tidak dapat memenuhi ukuran standar merusak mesin, merusak barang, serta mempengaruhi teman-teman lainnya untuk menurunkan produksi. Hal ini wajar dan selalu terjadi karena suatu hal yang baru tidak selamanya dapat langsung diterima oleh orang-orang tertentu yang akan membuat mereka merasa dirugikan. Secara umum ada empat prinsip manajemen yang dikembangkan oleh Taylor, yaitu: 1. mengembangkan ilmu untuk setiap elemen dari pekerjaan individual; 2. secara ilmiah menyeleksi kemudian melatih dan mengembangkan pekerja; 3. lebih kooperatif bekerja bersama pekerja untuk memastikan bahwa seluruh pekerjaan dapat diselesaikan sesuai dengan ilmu yang ia kembangkan; 4. membagi pekerjaan dan tanggung jawab secara seimbang (equal) antara manajemen dan pekerja. B. HENRY LAURENCE GANTT Kesulitan Taylor kemudian diperbaiki oleh pengikutnya, yaitu Henry Laurence Gantt, yang melengkapinya dengan task and bonus plan. Hal ini merupakan permulaan dari pemikiran perlunya insentif atau bonus dalam bidang perindustrian. Dasar pemikiran terletak pada tugas-tugas dalam satu hari, misalnya hasil produksi dari jumlah unit per hari, dikaitkan pula dengan pembayaran gaji harian seorang pekerja. Sebagai contoh, untuk menyelesaikan suatu pekerjaan tertentu yang harus diselesaikan dalam waktu 4 jam pekerja dibayar sejumlah upah. Di samping itu ia juga mendapat gaji harian. Seorang pekerja telah menyelesaikan tugasnya dalam waktu kurang dari 4 jam. Ia akan menerima pembayaran penuh 4 jam dan juga gaji hariannya. Namun, bagi yang tidak dapat menyelesaikan walaupun telah lebih dari 4 jam, ia tidak mendapat upah tambahan, namun tetap akan mendapat gaji hariannya. Umumnya, insentif yang pada masa sekarang digunakan memakai jumlah standar tertentu, di mana yang diukur bukan waktunya, melainkan kerjanya. Sedangkan jam standar hanyalah merupakan jumlah kerja seseorang yang diharapkan dilakukan dalam jam tertentu (misalnya orang
2.8
Asas-Asas Manajemen
yang menyelesaikan 10 jam standar dalam waktu 8 jam, akan menerima 10 jam pembayaran) Di samping itu, Gantt menyumbangkan penemuannya yang disebut Gantt Chart, yang menggambarkan tingkat kemajuan pekerjaan yang telah dicapai dilihat dari waktu yang direncanakan. C. FRANK GILBRETH DAN LILIAN GILBRETH Tokoh lain yang juga banyak menyumbangkan pemikiran kepada manajemen ilmiah pada permulaan perkembangannya adalah Frank Gilbreth dibantu oleh istrinya Lilian. Frank Gilbreth memulai pekerjaan sebagai anak magang pada sebuah pabrik batu bata. Seperti Taylor, ia ingin pula maju secepat mungkin. Atasannya, yang juga adalah kawannya menjanjikan kedudukan yang cepat naiknya apabila ia dapat menyelesaikan permagangan tersebut. Hasrat yang besar Dari Gilbreth adalah menimbulkan suatu cara yang cepat dalam membuat batu bata. Ia tidak terlalu tertarik pada berapa lama sebuah batu bata itu dihasilkan, tetapi ia menginginkan bagaimana mempercepat atau memperkecil jumlah gerakan yang diperlukan untuk bidang-bidang tertentu serta dalam posisi yang menyenangkan. Ia merancang cara untuk lebih efisien dalam membuat batu bata. Bahan-bahan ditumpuk sedekat mungkin dengan tempat bekerja untuk membatasi waktu yang diperlukan dalam hal mengambil dan menunggu bahan. Ia mulai menanyakan para pekerja bagaimana mencetak batu bata, tetapi setiap pekerja memberikan jawaban yang berbeda-beda. Yang lebih membingungkan adalah tidak seorang pun pembuat batu bata mengikuti saran-sarannya dalam melaksanakan pekerjaannya. Sistem Gilbreth dikenal dengan nama ‘sistem cepat’, tetapi oleh umum sering disebut sebagai ‘kilat’. Cepat dimaksudkan bukan terburu-buru, tetapi melakukan pengurangan jumlah gerakan yang tidak diperlukan dalam pekerjaan. Upah atau gaji yang diberikan Gilbreth, umumnya lebih tinggi dibandingkan dengan tempat lain. Ia dapat menjalankan hal ini karena pekerjaan diselesaikan dalam waktu yang lebih pendek. Setelah memunculkan bentuk foreman dan kemudian super intendent, Gilbreth merasa bahwa ia akan dapat bekerja sendiri. Sepuluh tahun setelah ia mulai sebagai anak magang, ia menerjunkan diri di bidang perniagaan dan
ISIP4111/Modul 2
2.9
meneruskan usaha, baik dalam perbaikan metode maupun peralatan kerja. Akhirnya ia menjadi seorang konsultan. Jika Taylor telah melakukan perbaikan-perbaikan dalam metode, termasuk di dalamnya beberapa studi gerak maka Gilbreth berusaha menemukan cara yang terbaik dalam menjalankan pekerjaan yang telah banyak memberikan arti bagi pembentukan dasar-dasar dan teknik studi gerak modern. Ia menegaskan bahwa ada 17 elemen dasar dari ‘gerak-gerak’ dalam pekerjaan yang dinamakan Therbligh. Kata therbligh adalah kebalikan dari Gilbreth setelah memindahkan satu huruf. Ketujuh belas gerak itu adalah: 1. search: mencari; 2. find: menemukan; 3. select: memilih; 4. grasp: merasa; 5. position: meletakkan; 6. assemble: merakit; 7. use: menggunakan; 8. dissemble: memecah; 9. inspect: memeriksa; 10. transport loaded, moving hand or body with a load: gerak bermuatan, menggerakkan tangan atau badan; 11. pre-postion: pra-meletakkan; 12. release load: melepaskan muatan/beban; 13. transport empty: bergerak tanpa beban; 14. wait-unavoidable: menunggu yang tidak dapat dihindari; 15. wait-avoidable: menunggu yang dapat dihindari; 16. rest-necessary for over coming fatique: istirahat untuk menghilangkan kelelahan; 17. plan: merencanakan gerak lainnya. Tentu saja tidak semua gerak di atas dapat dikatakan dengan istilah yang tepat dalam bahasa Indonesia, namun gerak-gerak tersebut telah membentuk dan memecahkan secara jelas bagi pekerjaan jasmani, walaupun tidak semua aktivitas pekerjaan memerlukan ketujuh belas gerakan tersebut. Banyak lagi sumbangan Gilbreth kepada pengembangan manajemen, antara lain penemuannya yang disebut ‘Bagan Arus Pekerjaan’ (the flow process chart), yang menggambarkan langkah-langkah dalam pelaksanaan
2.10
Asas-Asas Manajemen
pekerjaan yang dilaksanakan oleh beberapa pekerja yang berbeda. Dengan catatan yang teliti tentang apa yang benar-benar diperlukan dan harus dilakukan dalam memproduksi suatu produk atau komponen tertentu, akan memungkinkan untuk menemukan adanya langkah-langkah yang sebenarnya tidak diperlukan. Lilian Gilbreth bekerja bersama suaminya sejak ia menikah tahun 1904, mula-mula membantu suaminya dalam menulis, kemudian sebagai partner dalam kegiatan konsultan niaga. Gilbreth mempunyai 12 orang anak, namun istrinya dapat membagi waktu untuk kariernya dalam penerapan manajemen ilmiah. Setelah suaminya meninggal, ia melanjutkan pekerjaan suaminya khususnya di bidang human relation. D. C. BERTRAND THOMPSON Sumbangan lain yang penting dalam perkembangan manajemen ilmiah adalah dari C. Bertrand Thompson yang pada tahun 1910 menjadi seorang dosen terkemuka dalam bidang manajemen di Harvard Graduate School of Business Administration. Ia bukan hanya banyak menulis untuk bidang manajemen serta memperkenalkan sistem Taylor pada sejumlah pabrik di Amerika Serikat dan negara-negara lain, tetapi ia juga membantu memperbaiki teknik dari penggunaan sistem Taylor. Sebagai contoh, Thompson menyarankan pada Gilbreth agar menggunakan sebuah lonceng besar dengan tanda yang membagi menit-menit secara jelas sebagai dasar untuk menghitung serta mempelajari gerak dan waktu yang diperlukan dalam kegiatan pekerjaan. Lonceng itu dapat dilihat oleh para pekerja guna memudahkan ketepatan hitungannya. Gilbreth menerima saran tersebut untuk dipraktekkan. Thompson bekerja dengan Taylor serta rekan-rekan lainnya dalam pengembangan suatu sistem klasifikasi biaya yang lebih banyak memakai notasi huruf-huruf daripada angka-angka. Cara ini agak mirip dengan sistem sekarang di dalam penghitungan biaya dengan komputer. Walau bagaimana pun, Thompson merasa bahwa suatu yang sangat besar sumbangannya dalam pengembangan manajemen ilmiah adalah apa yang oleh Taylor disebut exception principle. Cara ini merupakan usaha untuk menghindari timbulnya banyak rintangan dan mengurangi suatu kerja yang terlalu rinci. Exception principle digunakan oleh manajer yang hanya mengonsentrasikan pemikiran pada kasus-kasus yang ‘khususnya baik’ dan ‘khususnya jelek’, agar dengan
ISIP4111/Modul 2
2.11
studi dari kasus-kasus tersebut, akan memungkinkan timbulnya pemikiranpemikiran untuk perbaikan. Prinsip ini lebih luas dilakukan pada masa kini daripada sebelumnya karena penggunaan komputer lebih mudah untuk membantu mengidentifikasi kasus-kasus eksepsional tersebut. Berbeda dengan rekan-rekannya yang lain, Thompson lebih berhasil dalam menghimpun dukungan dari serikat pekerja sewaktu ia memperkenalkan manajemen ilmiah. Caranya adalah sehaluan dengan apa yang disarankan para psikolog dan sosiolog modern, yaitu mengundang serikat pekerja untuk turut berpartisipasi sejak permulaan. Contohnya, ketika Thompson menerapkan sistem Taylor pada perusahaan The French General Electric Company yang pekerja-pekerjanya dikuasai oleh serikat pekerja radikal, ia mengikutsertakan wakil serikat pekerja tersebut pada setiap tingkat penerapan sistem Taylor dan melaporkan bahwa serikat pekerja yang radikal itu dapat menerima keseluruhan sistem tersebut. Thompson sebagai orang yang lebih muda dibandingkan rekan lainnya, merupakan salah seorang pemula dan pelopor manajemen ilmiah, pada usia 85 tahun ia masih terus melakukan penelitian dan hidup di Uruguay. LAT IH A N Untuk memperdalam pemahaman Anda mengenai materi di atas, kerjakanlah latihan berikut! 1) Bagaimana Taylor mengartikan suatu hari kerja yang jujur ( a fair day’s work)? 2) Apa yang dimaksud Taylor dengan revolusi mental, dan apakah sistem Taylor dapat menimbulkan revolusi mental? 3) Apakah studi gerak (motion study) dan jelaskan bedanya dengan studi waktu (time study)? 4) Susunlah 17 elemen dasar dari gerak yang ditemukan Gilbreth! Petunjuk Jawaban Latihan 1) A fair day’s work menurut Taylor adalah seberapa jauh seorang pekerja dapat menghasilkan sesuatu, apabila ia bekerja secara jujur dalam sehari. 2) Revolusi mental yang dimaksud oleh Taylor adalah dengan meningkatnya produktivitas dan upah maka baik manajemen dan buruh
2.12
Asas-Asas Manajemen
akan saling diuntungkan sehingga pekerja dapat bekerja dengan senang hati. 3) Studi gerak adalah gambaran waktu yang diperlukan dengan menghitung hubungan antara gerakan yang menggunakan peralatan dan yang tidak menggunakan peralatan untuk menghasilkan sesuatu yang sama. Bedanya dengan studi waktu adalah pada studi waktu yang diperhitungkan jumlah kerja seseorang dalam satuan waktu tertentu. 4) Dapat dibaca pada kegiatan belajar di atas.
R A NG KU M AN
1. 2. 3. 4. 5.
Sistem Taylor mencakup beberapa hal yaitu: pemisahan antara perencanaan dan pelaksanaan; pembentukan pengawas secara fungsional; studi tentang waktu dan unsur-unsur pekerjaan melalui penggunaan stop watch; studi tentang gerak dengan maksud perbaikan metode kerja; metode pembayaran secara diferensial untuk menggairahkan pekerja agar bekerja sebaik mungkin.
Taylor percaya bahwa tidak mungkin untuk menentukan secara pasti jumlah kerja seseorang dalam satuan waktu tertentu, tanpa melakukan studi waktu (time study) yang merupakan sesuatu yang ilmiah dan tidak dapat diragukan kebenarannya. Selanjutnya karena pekerja akan dapat menerima penghasilan yang lebih besar, apabila dapat memenuhi standar, mereka tidak beralasan lagi untuk bekerja secara lamban, dan karena manajemen akan mendapatkan keuntungan dari produktivitas yang lebih besar, tentunya akan memungkinkan dan bersedia untuk membayar upah tinggi bagi pekerjanya. Kemudian Taylor mengatakan bahwa baik manajemen maupun buruh, kedua-duanya akan mengalami suatu revolusi mental dan mulai bekerja sama dengan gembira. Frank Gilbreth walaupun bekerja secara bebas, namun kerjanya agak paralel dengan apa yang dilakukan Taylor karena ia lebih menekankan pada studi gerak dan pengembangan bagi perbaikan metode dibandingkan dengan studi waktu. Tetapi secara umum, cara kerja dari dua orang tersebut (Taylor dan Gilbreth) saling melengkapi. Apa yang telah dihasilkan oleh mereka, menghasilkan apa yang pada saat ini dilakukan dalam dunia industri yang tidak hanya menekankan pada studi
ISIP4111/Modul 2
2.13
waktu dan studi gerak, tetapi juga melakukan perbaikan peralatan mesin, penjadwalan, dan lain-lain fase produksi. Masih banyak lagi tokoh yang berjasa dalam pergerakan manajemen ilmiah yang terlalu banyak untuk diterangkan di sini, namun baik Bertrand Thompson maupun Gantt agaknya lebih memahami masalah human relation dibandingkan dengan apa yang dilakukan Taylor. Baik Gantt maupun Thompson, keduanya menyumbangkan pikirannya bagi pengembangan teknik-teknik manajemen ilmiah. TES F OR M AT IF 1 Pilihlah satu jawaban yang paling tepat! 1) Manajemen ilmiah mulai timbul pada .… A. awal abad ke-19 B. akhir abad ke-19 C. awal abad ke-20 D. pertengahan abad ke-20 2) Permulaan dari perkembangan manajemen ilmiah dimulai di negara .… A. Inggris B. Prancis C. Jerman D. Amerika Serikat 3) Julukan pelopor manajemen ilmiah diberikan kepada .… A. Elton Mayo B. Frederich Winslow Taylor C. Henry Fayol D. Gilbreth 4) Taylor mengharapkan agar setiap pekerja dapat berprestasi secara wajar, apabila pekerja tersebut bekerja secara jujur dalam waktu satu hari kerja (a fair day’s work). Untuk dapat mengetahui hal ini, oleh Taylor mulai dilakukan suatu studi yang disebut .… A. studi gerak B. studi waktu C. studi waktu dan gerak D. studi biaya
2.14
Asas-Asas Manajemen
5) Taylor membuat perubahan sistem manajemen secara drastis. Di samping sistem pengawasan fungsional, Taylor juga membuat pemisahan .… A. perencanaan dan pelaksanaan B. perencanaan dan pengorganisasian C. pengorganisasian dan pelaksanaan D. perencanaan dan pengawasan 6) Frank Gilbreth merupakan tokoh yang banyak berjasa terutama dalam teknik yang menyangkut studi gerak. Menurutnya dalam pekerjaan tersebut terdapat .… A. 15 elemen dasar gerak B. 16 elemen dasar gerak C. 17 elemen dasar gerak D. 18 elemen dasar gerak 7) Task and bonus plan yang merupakan permulaan pemikiran tentang perlunya insentif atau bonus bagi pekerja dalam industri, dicetuskan mula-mula oleh .… A. F.W. Taylor B. Frank Gilbreth C. Bertrand Thompson D. Henry Laurence 8) Exception principle dianjurkan untuk digunakan mengidentifikasi masalah oleh pengikut Taylor yaitu .… A. Frank Gilbreth B. Bertrand Thompson C. Henry Laurence Gantt D. Lilian 9) Rencana differential piece work dari Taylor adalah .… A. pekerja yang mampu berprestasi akan menerima upah yang tinggi B. pekerja yang tidak berprestasi akan menerima upah yang memadai C. pekerja hanya dibayar bila berprestasi baik D. manajemen hanya membayar upah pekerja yang sesuai standar kerja 10) Industri kecil tempat F.W. Taylor bekerja di kota Philadelphia adalah …. A. Mildvale Steel Company B. The Hawthorne Plant C. The Western Electric Company D. Dupont Company
2.15
ISIP4111/Modul 2
Cocokkanlah jawaban Anda dengan Kunci Jawaban Tes Formatif 1 yang terdapat di bagian akhir modul ini. Hitunglah jawaban yang benar. Kemudian, gunakan rumus berikut untuk mengetahui tingkat penguasaan Anda terhadap materi Kegiatan Belajar 1.
Tingkat penguasaan =
Jumlah Jawaban yang Benar
100%
Jumlah Soal Arti tingkat penguasaan: 90 - 100% = baik sekali 80 - 89% = baik 70 - 79% = cukup < 70% = kurang Apabila mencapai tingkat penguasaan 80% atau lebih, Anda dapat meneruskan dengan Kegiatan Belajar 2. Bagus! Jika masih di bawah 80%, Anda harus mengulangi materi Kegiatan Belajar 1, terutama bagian yang belum dikuasai.
2.16
Asas-Asas Manajemen
Kegiatan Belajar 2
Teori Administrasi Umum
D
alam sejarah perkembangan ilmu manajemen, kita mengenal tidak hanya Taylor dan Frank serta Lilian Gilbreth, yang merupakan tokoh manajemen ilmiah, namun masih banyak pionir yang lain, yang berkontribusi pada teori administrasi umum. Beberapa tokoh manajemen yang memfokuskan subjek manajemen pada seluruh organisasi memunculkan teori yang disebut teori administrasi umum, yang mengembangkan lebih luas peran manajer dan melihat hasil manajemen yang baik dan praktis. Ada dua tokoh yang berperan dalam mengembangkan teori ini, yaitu berikut ini. A. HENRY FAYOL Fayol adalah seorang direktur sebuah perusahaan penambangan batu bara dan besi dari tahun 1888-1918. Ia telah berhasil membawa perusahaan dari keadaan yang hampir bangkrut menuju ke sukses besar. Sebagai seorang insinyur pertambangan, ia membiasakan bekerja dengan menggunakan prinsip-prinsip dan teknik-teknik yang didukung oleh kebenaran ilmiah. Ketika ia menjadi seorang manajer ia mencari prinsipprinsip serta teknik-teknik yang sama dalam manajemen, yang akhirnya ia dapat menarik kesimpulan bahwa sebenarnya ada ilmu administrasi yang prinsip-prinsipnya dapat digunakan dalam semua manajemen, dalam situasi serta bentuk apa pun yang dipimpin. Fayol menekankan bahwa ia menggunakan kata principle hanya untuk kesenangan (convenience) saja. Prinsip ini bukanlah merupakan hukum mutlak, tetapi merupakan suatu yang biasa diperlukan. Ia disebut universalis hanya karena ia berpikir bahwa prinsip-prinsip yang ditulisnya akan berguna bagi segala tipe manajer. Menurut Fayol, manajer memerlukan pengetahuan tentang prinsip-prinsip manajemen dalam rangka memimpin organisasi yang berhasil baik. Makin tinggi tingkatan manajer, makin berkurang pengetahuan teknis yang diperlukannya, tetapi makin bertambah besar pengetahuan administrasinya. Walaupun demikian, beberapa pengetahuan teknis dalam bidang tertentu sebaiknya dikuasai pula. Pada tahun 1916 Fayol mengeluarkan suatu artikel yang mendukung kesimpulan-kesimpulannya dalam suatu majalah dengan judul
ISIP4111/Modul 2
2.17
Administration Industrielle et Generale. Artikel Fayol tersebut kemudian dicetak menjadi buku, yang sekarang dianggap sebagai salah satu kepustakaan manajemen klasik. Isinya banyak mempengaruhi tidak hanya teori manajemen pada masa sekarang, melainkan juga pada tindakan dan tujuan dari banyak manajer pada posisi-posisi yang penting. Banyak orang yang belum pernah membaca buku Fayol, namun secara tidak langsung telah mempelajari prinsip-prinsipnya serta mempraktekkan prinsip-prinsip itu pada organisasinya masing-masing. Fayol menyebutkan fungsi-fungsi administrasi sebagai berikut. 1. merencanakan (to plan); 2. mengatur orang dan barang (to organize); 3. menjelaskan pada bawahan apa yang harus dilakukan (to command); 4. mengkoordinasi (to coordinate); 5. mengawasi (to control). Empat Belas Prinsip Penting Fayol Fayol menyodorkan sejumlah prinsip yang perlu diketahui oleh seorang administrator. Di antara prinsip-prinsip yang terkenal, antara lain adalah sebagai berikut. a.
Kewenangan (Authority) Kewenangan (authority) hal yang tidak boleh dipisahkan dari tanggung jawab (responsibility). Fayol menekankan bahwa siapa yang mempunyai kewenangan untuk memerintah, harus pula berminat untuk menerima tanggung jawab sebagai konsekuensinya. Pada masa kini, dalam percakapan sehari-hari masalah tersebut sering ditegaskan bahwa kewenangan harus seimbang dengan tanggung jawab. Hal tersebut kira-kira dapat dijelaskan sebagai berikut. Jika seorang bertanggung jawab untuk suatu hasil kegiatan yang telah dilaksanakan, Ia harus pula diberikan kewenangan yang cukup untuk mengambil tindakan seperlunya agar usahanya dapat sukses. b.
Kesatuan komando (Unity of command) Maksud kesatuan komando adalah setiap orang mempunyai seorang atasan yang memberinya perintah/instruksi, serta kepadanya pula ia bertanggung jawab atas hasil pekerjaannya.
2.18
Asas-Asas Manajemen
c.
Kesatuan arah (Unity of direction) Yang dimaksud kesatuan arah adalah organisasi harus memiliki rencana tunggal yang akan dilaksanakan dan untuk dijadikan pedoman bagi manajer dan pekerja. d.
Rantai perintah (Scalar chain) Garis kekuasaan dari manajemen puncak sampai manajemen tingkat paling bawah. e.
Spesialisasi (Devision of work) Spesialisasi menurutnya adalah sesuatu yang lumrah. Pekerja biasanya selalu berada pada kondisi yang tetap, sedangkan manajer sering mempersoalkan hal yang sama, seperti permintaan akan kecakapan pekerjaan, kepastian, serta ketepatan bagi pertambahan output pekerja. Setiap perubahan dalam pekerjaan biasanya meminta pula keharusan penyesuaian yang diikuti dengan penurunan output. Dengan devision of work pengalaman dalam bidang tersebut akan banyak manfaatnya dalam pekerjaan. f.
Disiplin Tidak perlu disangkal lagi bahwa disiplin seperti ketaatan, giat, penuh semangat, dan saling menghormati, adalah hal yang sangat diperlukan dalam menjalankan suatu usaha. Alat yang baik untuk menegakkan disiplin menurut Fayol adalah: 1) adanya atasan yang baik untuk setiap tingkat; 2) adanya suatu perjanjian, baik dengan individu maupun serikat kerja dengan cara yang jujur dan terang/jelas; 3) adanya sanksi yang benar-benar diterapkan. g.
Mendahulukan kepentingan umum daripada kepentingan sendiri Kepentingan seseorang maupun sekelompok pekerja tidak boleh melampaui batas. Untuk menjamin hal ini harus diberi contoh yang baik. Tindakan harus sejujur mungkin, demikian pula supervisi harus bersifat tetap. h.
Pembayaran yang sama untuk pekerjaan yang sama (Renumeration) Upah dan gaji menurut Fayol harus wajar (fair). Hal ini biasanya tergantung kepada dua hal yaitu (a). biaya hidup dan kondisi ekonomi dalam bidang usaha, (b). nilai pekerja itu sendiri.
ISIP4111/Modul 2
2.19
Setiap rencana imbalan haruslah sesuai, tidak boleh terlalu besar dibandingkan dengan tingkat pembayaran yang berlaku umum pada masa itu. Cara pembayaran dapat berdasarkan harian atau dapat pula berdasarkan output yang dicapai, atau dapat pula harian ditambah bonus. Tentu saja setiap cara akan mempunyai keuntungan ataupun kerugian masing-masing. i.
Sentralisasi/Desentralisasi Seperti halnya dengan devision of work, Fayol merasa sentralisasi pun sesuatu yang lumrah. Setiap organisme, alat inderanya diatur oleh otak, dan otak juga akan mengirim perintah ke seluruh anggota tubuh. Mengenai apakah organisasi memilih sentralisasi dan desentralisasi, pertanyaan tersebut merupakan pertanyaan sederhana yang mudah dicari jawabannya. Dalam usaha kecil, di mana manajer memberikan perintah secara langsung kepada bawahan maka lebih baik menggunakan sentralisasi. Tetapi, dalam usaha yang besar, di mana rantai komando antara manajer dengan bawahannya amat panjang, perintah dan informasi balik juga harus melalui jalur panjang maka dengan desentralisasi akan berjalan lebih baik. j.
Order Order diartikan Fayol sebagai suatu tempat untuk segalanya, yaitu segalanya ada pada tempatnya, tempat bagi setiap orang dan setiap orang pada tempatnya, demikian pula orang yang tepat pada tempat yang tepat pula. k.
Equity Fayol mengartikan equity sebagai tabiat yang baik dan bersikap adil.
l.
Stability of tenure of personnel Baik pekerja dan manajer, memerlukan waktu untuk mempelajari kerja mereka. Jika dalam waktu yang pendek mereka dipindahkan maka masa belajarnya akan percuma. Pengurusan pegawai banyak sangkut-pautnya dengan kemakmuran masa depannya. Penambahan personel dapat disebabkan kematian dan pensiun, namun perubahan lain yang penting adalah bagi pekerja yang cakap dan baik harus diberikan promosi. m. Inisiatif Manajer harus dapat memberi motivasi yang bersifat merangsang untuk timbulnya inisiatif dari bawahannya dalam batas-batas kewenangan dan
2.20
Asas-Asas Manajemen
disiplin. Semuanya ini akan sangat membantu suksesnya usaha dan memperbesar semangat bersama. n.
Esprit de corps Manajer harus mampu mengarahkan terjadinya kekompakan dan rasa kesamaan korps di antara bawahannya. Untuk ini, Fayol mengatakan bahwa komunikasi lisan (face to face contact) akan lebih baik dibandingkan dengan komunikasi tertulis karena manfaat lebih cepat dan lebih harmonis dalam suatu tim kerja. B. MAX WEBER Weber adalah seorang sosiolog asal Jerman yang mempelajari aktivitas organisasi. Dalam bukunya Weber mengembangkan teori hubungan struktur kekuasaan. Birokrasi ideal yang dijelaskan oleh Weber dapat dilihat pada Gambar 2.2. di bawah ini.
Devision of labor
Hierarki kekuasaan
Orientasi karir
Birokrasi harus memiliki
Impersonality
Seleksi formal
Aturan dan regulasi formal
Gambar 2.2. Birokrasi Ideal menurut Weber
ISIP4111/Modul 2
2.21
Dia menjelaskan tentang tipe-tipe organisasi yang ideal yang disebutnya bureaucracy suatu bentuk organisasi yang memiliki ciri adanya: 1. division of labor, pekerjaan dipecah menjadi lebih sederhana, dikerjakan secara rutin dan berdefinisi dengan jelas; 2. hierarki yang jelas, posisi/jabatan tertata dalam hierarki dengan rantai perintah yang jelas; 3. seleksi formal, orang-orang yang melaksanakan pekerjaan dipilih berdasarkan pada kualifikasi teknis; 4. aturan dan regulasi formal, artinya adanya sistem yang tertulis dan prosedur operasi yang standar; 5. hubungan impersonal, artinya penerapan aturan dan pengawasan seragam tidak berdasarkan penilaian pribadi; 6. orientasi pada karier, manajer adalah suatu karier profesional, bukan pemilik dari unit yang dipimpin. Bentuk birokrasi ideal ini disadari oleh Weber tidak akan ada dalam kenyataan, namun teorinya dapat digunakan pada organisasi yang besar. LAT IH A N Untuk memperdalam pemahaman Anda mengenai materi di atas, kerjakanlah latihan berikut! 1) Bagaimana pandangan Fayol tentang fungsi administrasi dibandingkan dengan fungsi manajemen yang pernah Anda pelajari sebelumnya? 2) Bagaimana pandangan Fayol tentang wewenang dan tanggung jawab? 3) Apakah yang dimaksudkan Fayol dengan unity of command (kesatuan komando) dan bagaimana perbedaannya dengan unity of direction (kesatuan arah)? 4) Prinsip Fayol yang mana menurut Anda yang paling diperlukan bagi seorang manajer?
2.22
Asas-Asas Manajemen
Petunjuk Jawaban Latihan 1) Pandangan Fayol tentang fungsi administrasi adalah bahwa fungsi-fungsi administrasi dapat diterapkan di semua jenis administrasi, baik itu industri maupun pemerintahan, sedangkan ilmu manajemen hanya memprioritaskan pada industri. 2) Wewenang dan tanggung jawab menurut Fayol adalah suatu hal yang tidak dapat dipisahkan. 3) Unity of command adalah bahwa setiap orang memiliki seorang atasan di mana kepada atasan itu pula orang tersebut mempertanggungjawabkan pekerjaannya. 4) Menurut Fayol ada 4 prinsip yang terpenting bagi seorang manajer.
R A NG KU M AN Fayol percaya bahwa ilmu administrasi dapat digunakan untuk segala macam bentuk administrasi, baik pada industri maupun pemerintahan. Fayol berpendapat bahwa fungsi-fungsi administrasi meliputi planning, organizing, commanding, coordinating, dan controlling. Beberapa prinsip-prinsip penting atau petunjuk yang disarankan untuk para administrator adalah unity of command, unity of direction, tanggung jawab yang sama dengan wewenang. Ahli lain yang berkontribusi dalam mengembangkan teori administrasi umum adalah Max Weber yang mengetengahkan birokrasi ideal dengan bercirikan pada adanya devision of labor, hierarki kekuasaan, seleksi formal, aturan dan regulasi formal, impersonality, serta orientasi karier. TES F OR M AT IF 2 Pilihlah satu jawaban yang paling tepat! 1) Henry Fayol adalah seorang insinyur yang berkebangsaan .… A. Amerika B. Inggris C. Jerman D. Prancis
ISIP4111/Modul 2
2.23
2) Henry Fayol sering diberi julukan sebagai pelopor dari ilmu .… A. manajemen B. administrasi C. metalurgi D. akuntansi 3) Henry Fayol menyebutkan fungsi administrasi terdiri dari .… fungsi A. 3 B. 4 C. 5 D. 6 4) To command sebagai salah satu fungsi administrasi yang disebut Fayol, sebenarnya sama dengan .… A. memberi komando kepada bawahan B. menjelaskan pada bawahan, apa yang harus dilakukan C. satu orang atasan untuk setiap satu orang D. harus mematuhi setiap komando 5) Unit of command (kesatuan komando) dimaksudkan sebagai .… A. adanya satu komando tertinggi B. harus ada keterikatan pada komando C. satu orang atasan untuk setiap satu orang D. harus mematuhi setiap komando 6) Perlunya pembayaran yang sama untuk pekerjaan yang sama menurut Fayol harus dikerjakan dalam setiap pekerjaan apapun. Prinsip ini pada saat ini sering dikenal dengan istilah .… A. equal pay for equal work B. the right man on the right place C. one down step D. equity 7) Henry Fayol hidup pada tahun .… A. 1841 - 1918 B. 1841 - 1888 C. 1841 – 1928 D. 1841 – 1908
2.24
Asas-Asas Manajemen
Untuk mengerjakan soal nomor 8, pilihlah: A. Apabila pernyataan pertama dan kedua benar dan mempunyai hubungan sebab akibat. B. Apabila pernyataan pertama dan kedua benar, tetapi tidak mempunyai hubungan sebab akibat. C. Apabila salah satu dari kedua pernyataan benar. D. Apabila kedua pernyataan salah. 8) Henry Fayol sering dikatakan sebagai universalis. Sebab Henry Fayol berpendirian bahwa prinsip yang ditulisnya berguna bagi segala tipe manajer. Untuk mengerjakan soal nomor 9 dan 10 pilihlah: A. jika jawaban 1 dan 2 benar B. jika jawaban 1 dan 3 benar C. jika jawaban 2 dan 3 benar D. jika jawaban 1, 2, dan 3 benar 9) Menurut Fayol, semakin tinggi tingkatan seorang manajer, semakin .… 1. banyak diperlukan pengetahuan administrative 2. sedikit diperlukan pengetahuan administrative 3. sedikit diperlukan pengetahuan teknis 10) Alat yang baik untuk menegaskan disiplin menurut Fayol adalah adanya... 1. atasan yang baik untuk setiap tingkat 2. suatu perjanjian yang jelas dan jujur dengan individu atau serikat sekerja 3. sanksi yang benar-benar diterapkan Cocokkanlah jawaban Anda dengan Kunci Jawaban Tes Formatif 2 yang terdapat di bagian akhir modul ini. Hitunglah jawaban yang benar. Kemudian, gunakan rumus berikut untuk mengetahui tingkat penguasaan Anda terhadap materi Kegiatan Belajar 2.
Tingkat penguasaan =
Jumlah Jawaban yang Benar Jumlah Soal
100%
ISIP4111/Modul 2
2.25
Arti tingkat penguasaan: 90 - 100% = baik sekali 80 - 89% = baik 70 - 79% = cukup < 70% = kurang Apabila mencapai tingkat penguasaan 80% atau lebih, Anda dapat meneruskan dengan Kegiatan Belajar 3. Bagus! Jika masih di bawah 80%, Anda harus mengulangi materi Kegiatan Belajar 2, terutama bagian yang belum dikuasai.
2.26
Asas-Asas Manajemen
Kegiatan Belajar 3
Teori Pendekatan Kuantitatif, Perilaku Organisasi, Pendekatan Sistem, dan Pendekatan Kontijensi
A
da bermacam teori atau pendekatan yang digunakan oleh para peneliti dalam memandang organisasi dan manajemen. Kesemua teori ini gunanya adalah untuk mempermudah manajer dan manajemen dalam membuat keputusan sehingga diperoleh kerja yang efektif dan efisien. Selanjutnya Anda akan mendapatkan penjelasan tentang pendekatanpendekatan yang dikemukakan oleh beberapa peneliti manajemen. A. PENDEKATAN KUANTITATIF Dalam pendekatan kuantitatif melibatkan penggunaan teknik kuantitatif untuk membantu dalam meningkatkan pembuatan keputusan. Pendekatan ini sering disebut juga dengan Operation Research atau Management Science. Pendekatan kuantitatif dikembangkan untuk menyelesaikan masalah militer pada masa Perang Dunia II. Setelah perang selesai, semua teknik yang digunakan dalam masalah militer diaplikasikan untuk diterapkan dalam dunia bisnis. Salah satu perusahaan yang menggunakan pendekatan kuantitatif dalam mengembangkan usahanya adalah Ford Motor Company. Digunakannya aplikasi statistik, model optimisasi, model informasi, dan simulasi menggunakan komputer dalam aktivitas manajemen mempermudah manajemen bekerja lebih efektif dan efisien. B. PERILAKU ORGANISASI Seperti sudah diketahui bahwa manajer get things done by working with people dari hal ini, banyak penulis melihat manajemen dengan lebih memfokuskan pada pengorganisasian sumber daya manusianya. Studi yang mendalami kegiatan (perilaku) dari orang-orang pada saat bekerja disebut organizational behavior (OB) atau perilaku organisasi (PO). PO diperkenalkan oleh beberapa orang, antara lain berikut ini.
ISIP4111/Modul 2
1. a. b. c.
2. a. b.
2.27
Robert Owen Pada akhir tahun 1700-an salah Owen menjelaskan ketertarikannya akan: jeleknya kualitas tempat bekerja; memperkenalkan tempat kerja yang ideal; menjelaskan bahwa uang yang dihabiskan untuk peningkatan pekerja merupakan investasi yang cerdas untuk dilakukan. Hugo Munsterberg Awal tahun 1900-an Hugo Munsterberg melakukan: menulis psikologi industri, studi ilmiah tentang orang bekerja; menyarankan untuk menggunakan tes psikologi untuk seleksi pegawai, mempelajari teori konsep untuk pelatihan, dan studi perilaku manusia untuk memotivasi pegawai.
3.
Mary Parker Follett Masih pada awal tahun 1900-an Mary Parker Follet mengemukakan tentang: a. pertama yang harus disadari oleh perusahaan adalah melihat pekerja dari perspektif perilaku individual atau kelompok; b. lebih memperkenalkan ide orientasi kepada manusia dibandingkan dengan menggunakan manajemen secara ilmiah; c. mengajarkan organisasi seharusnya berbasis pada kelompok etis. 4.
Chester Barnard Pada tahun 1930-an Chester Barnard mengemukakan beberapa idenya mengenai: a. manajer saat ini harus berpikir bahwa organisasi adalah system social yang memerlukan kegiatan kelompok; b. percaya bahwa pekerjaan manajer adalah berkomunikasi dan menstimulasi hasil kerja para pekerja; c. orang pertama yang menjelaskan bahwa organisasi memiliki sistem yang terbuka. Dari kontribusi keempat ahli di atas, PO semakin jelas penggunaannya pada aplikasi yang dilakukan di Western Electric Company Works di Cicero, yang sering dikenal dengan Hawthorne Studies. Dalam studi ini terlibat ahli lain yaitu Elton Mayo.
2.28
5.
Asas-Asas Manajemen
Elton Mayo Pada tahun 1920-an Elton Mayo, seorang guru besar di Harvard University, yang mengajar di Graduate School of Business Administration, melibatkan dirinya pula dengan kelompok yang sedang menjalankan penyelidikan mengenai pengaruh kelelahan pada produktivitas kerja dan kemungkinan-kemungkinan akibat adanya istirahat guna menaikkan output kerja. Untuk itu, mereka diberi kebebasan oleh pimpinan The Hawthorne Plant yang merupakan bagian dari The Western Electric Company di Cicero tempat percobaan tersebut dilakukan. Jalannya percobaan tersebut adalah sebagai berikut. Percobaan di Hawthorne yang terkenal itu khususnya dilakukan terhadap perakitan telephone relay (sejenis alat elektromagnetik untuk telepon di masa itu), yang kegiatannya dilakukan oleh pekerja-pekerja wanita. Tiap unit alat tersebut mempunyai coil, armature, contact spring, serta insulator (merupakan peralatan atau part yang diperlukan untuk mengerjakan telephone relay tersebut) yang dipasang dengan ikatan baut pada suatu tempat khusus. Karena pekerjaan tersebut tidak memakai mesin maka hasilnya sangat tergantung pada kecepatan kerja para pekerja wanita yang melaksanakannya, serta ketekunan mereka tinggal pada tempat pekerjaannya masing-masing. Seorang pekerja yang berpengalaman dapat menyelesaikan 1 unit dalam waktu 1 menit. Suatu percobaan untuk melihat pengaruh insentif terhadap pekerjaan disiapkan. Para pekerja dipecah dalam kelompok-kelompok lebih kurang 100 orang, pembayaran ekstranya bagi setiap pekerja akan bergantung dari hasil kerja kelompoknya. Dengan pengetahuan serta persetujuan mereka terlebih dahulu maka lima pekerja dipilih untuk mengambil bagian dalam percobaan tersebut. Namun, tanpa sepengetahuan mereka, hasil pekerjaan masing-masing selama seminggu dicatat untuk menjadi dasar perkiraan dalam melihat perubahanperubahan yang terjadi akibat perubahan penjadwalan kerja. Hal ini dilakukan agar gadis-gadis tersebut bekerja seperti biasa. Apabila mereka mengetahui bahwa produksinya dicatat, dikhawatirkan mereka akan mempercepat, atau dapat juga memperlambat kerjanya sehingga dapat menggagalkan percobaan tersebut.
ISIP4111/Modul 2
2.29
Selanjutnya, kelima pekerja tersebut dipindahkan ke dalam kamar tersendiri yang juga telah dipersiapkan dengan bangku-bangku untuk duduk. Percobaan ini dilakukan selama lima minggu agar benar-benar mantap. Kemudian perubahan pembayaran insentif dilakukan pula, di mana pembayaran ekstranya tergantung dari produksi kelima gadis tersebut. Hal ini memberikan kesempatan secara langsung kepada para gadis tersebut dalam mempengaruhi tingkat penerimaan gajinya, dan mereka dibiarkan beberapa minggu untuk terbiasa dengan cara baru ini. Pada titik ini penyelidik percaya bahwa apa yang mereka perkirakan adalah bahwa setiap perubahan penjadwalan waktu kerja dapat mempengaruhi hasil (output) kerja. Percobaan dilakukan secara sungguh-sungguh dan setiap ada perubahan penjadwalan kerja didiskusikan dengan pekerja. Selama waktu-waktu tersebut, secara nyata hasil kerja kelompok meningkat, walaupun ada sedikit turun naik (fluktuasi). Sebagai contoh, hasil kerja menurun sedikit ketika gadis-gadis diberikan 6 kali istirahat dalam 1 hari karena dirasakan istirahat terlalu sering itu sebagai gangguan bagi mereka. Ketika kerja pada hari Sabtu dikurangi, produksi mingguan di beberapa hal menurun, walaupun produksi rata-rata per hari meningkat. Hal semacam itu mungkin dapat disimpulkan bahwa istirahat dalam bentuk tertentu, khususnya yang diikuti dengan refreshments, akan memberikan semangat kerja yang tinggi untuk adanya produktivitas tinggi, walaupun perpendekan waktu kerja dijalankan, hasilnya akan tetap meningkat. Tetapi, kenyataan semacam itu dalam perubahan selanjutnya memberikan hasil yang mengejutkan. Untuk jangka waktu 12 minggu, mulai September 1928 waktu istirahat dan lain-lain, seperti perpendekan jam kerja, penjadwalan kerja dikembalikan lagi seperti sebelum dilakukan percobaan. Hasil output masih tetap meningkat pada tahap permulaan untuk kemudian tetap pada suatu periode. Kemudian waktu istirahat dan lain-lainya diberlakukan lagi, ternyata hasilnya meningkat sedikit. Selama waktu istirahat dikurangi, setiap pekerja dapat menghasilkan lebih kurang 2.900 relays setiap minggunya, sedangkan sebelum percobaan dilakukan hanya 2.400 relays per minggu, dan ketika waktu istirahat dipakai lagi, jumlah output naik menjadi 3.000 relays per minggu. Dalam waktu yang singkat selama percobaan dilanjutkan hingga beberapa tahun ada kecenderungan peningkatan hasil (output) yang tidak tergantung pada perubahan dalam waktu istirahat. Selama percobaan tersebut,
2.30
Asas-Asas Manajemen
gadis-gadis yang dijadikan kelinci percobaan yang menderita sakit lebih kurang 1/3 dari gadis lain yang bekerja di luar kamar percobaan. Kelima gadis tersebut agaknya menyukai datang untuk bekerja pagi-pagi walaupun tidak dilakukan pengawasan mengenai hal ini. Mereka yang bekerja di ruang percobaan bekerja baik. Dari sini terlihat nyata bahwa lingkungan dapat menimbulkan revolusi mental dalam bekerja sebagaimana dibuktikan dengan percobaan Elton Mayo bahwa spontanitas terjadi tanpa ada pembayaran ekstra yang bertolak belakang dengan kepercayaan Taylor bahwa insentif uang akan memberikan percikkan api yang besar dalam menggugah semangat. Mayo akhirnya berkesimpulan mengenai hubungan kerja dan administrasi secara umum, yang dinamakan rabble hypothesis. Hipotesis ini menyatakan bahwa baik dalam pabrik maupun dalam organisasi apa pun terdapat suatu kesemrawutan dan ketidakteraturan yang tiap-tiap individunya bertindak demi kepentingan sendiri-sendiri. Administrasi yang baik selanjutnya harus mengarahkan agar kepentingan-kepentingan tiap individu tersebut dapat terlayani dengan baik, hal inilah yang disebut sebagai suatu manajemen yang baik. Selanjutnya, menurut Elton Mayo, terdapat bentuk pekerjaan yang merupakan aktivitas kelompok dari suatu atomistic society atau masyarakat kecil, yang menunjukkan pengelompokan berdasarkan bidang pekerjaan telah menjadi hal yang penting untuk diperhatikan. Adanya kemajuan teknologi yang memacu terjadinya perubahan-perubahan memperlihatkan adanya kecenderungan bahwa kelompok-kelompok formal kadang-kadang terganggu oleh kelompok-kelompok informal, terutama dalam industri-industri yang selanjutnya mengganggu pula sense of belonging dari para anggota kelompok formal tersebut. Ini merupakan gangguan yang merugikan karena sebenarnya dapat dilakukan perbaikan/pencegahan terutama dengan cara supervisi ataupun perbaikan kondisi-kondisi kerja yang kurang baik. Para pekerja industri baik cakap maupun tidak, biasanya tidak terlalu menggunakan logika dalam cara kehidupannya ataupun dalam cara bekerja. Apa yang biasanya diinginkan, kira-kira dapat diuraikan sebagai berikut. Pertama, suatu cara hidup dalam hubungan sosial dengan orang lain. Kedua, sebagai makhluk yang bersifat ekonomis maka nilai-nilai yang diberikan terhadap kelompok terutama dalam industri-industri pada abad ke20 agak berbeda, yang menggambarkan seolah-olah pekerja ingin mendapatkan lagi sesuatu yang hilang dari solidaritas manusia.
ISIP4111/Modul 2
2.31
Pimpinan cenderung melihat masalah dalam suatu sistematika ekonomi. Sedangkan tukang kubur misalnya, melihat manusia dalam masyarakat tanpa mengutarakan ekonominya. Akibatnya, dalam pernyataan-pernyataan yang dikeluarkan tentu saja tidak akan relevan. Apa yang dimaksudkan tidak lain adalah bahwa pekerja-pekerja harus diusahakan untuk mengerti logika dari sudut manajemen. Mayo mengkritik pernyataan bahwa manajemen itu harus selalu logis, sebab menurutnya para pekerja pada umumnya dikuasai oleh emosi, dan yang penting adalah perlunya para pekerja memiliki apa yang disebutnya sebagai sense of belonging. Kelompok kecil dalam percobaan Hawthorne yang terdiri dari gadisgadis pekerja telah berhasil mengembangkan sense of belonging karena itu, mereka dapat menjadi kelompok yang stabil dan homogen serta saling berkunjung satu dengan lainnya, walaupun di luar jam kerja, dan tipe pengawas yang diperlukan adalah pengawas yang simpatik, bukan pengawas yang terlalu kaku dan keras. C. PENDEKATAN SISTEM Pada tahun 1960-an, para peneliti manajemen mulai memfokuskan analisisnya pada perspektif sistem, konsep ini dikembangkan dari ilmu fisika. Sistem adalah satu kesatuan hubungan yang saling menguntungkan yang dibuat untuk keseluruhan dapat dioperasikan sebagai unit. Sistem dibagi menjadi dua, yaitu terbuka dan tertutup. Sistem terbuka adalah sistem yang secara dinamis berinteraksi dengan lingkungannya. Sedangkan sistem tertutup sebaliknya, sistem tertutup sama sekali tidak terpengaruh atau tidak berinteraksi dengan lingkungan di sekitarnya. Bila membicarakan sistem dalam manajemen maka yang dimaksud adalah sistem yang terbuka, jadi sangat dinamis berinteraksi mengikuti kondisi di sekelilingnya., seperti yang dapat digambarkan di bawah ini.
2.32
Asas-Asas Manajemen
lingkungan
Sistem PROSES TRANSFORMASI
INPUT · · · · ·
Bahan mentah SDM Modal Teknologi Informasi
· · · ·
Aktivitas pekerja Aktivitas manajemen Teknologi Metode operasi
OUTPUT · · · ·
Produk dan servis Hasil finansial Informasi Hasil produksi
Feedback
lingkungan
Gambar 2.3. Organisasi dengan Sistem yang Terbuka
Bagaimana peran pendekatan sistem dalam pemikiran manajemen? Para peneliti menggambarkan organisasi sebagai faktor interdependen (saling tergantung), termasuk individu-individu, kelompok, perilaku, motif, interaksi, status, tujuan, dan kewenangan. Hal ini berarti bahwa manajer mengoordinasikan berbagai jenis aktivitas yang ada dalam organisasi untuk memastikan bahwa semua bagian yang interdependen ini dapat bekerja secara bersama-sama untuk mencapai tujuan yang sudah ditentukan. D. PENDEKATAN KONTINJENSI (CONTINGENCY APPROACH) Pada mulanya pemikir-pemikir awal ilmu manajemen mengetengahkan teori yang merupakan prinsip manajemen yang dapat diaplikasikan secara universal, namun perkembangan selanjutnya ada beberapa pengecualian untuk hasil pemikiran para ahli seperti Taylor, Fayol, dan Weber karena ternyata untuk kondisi tertentu hasil pemikiran mereka tidak dapat/tidak efisien bila digunakan. Misalnya, pada pembagian kerja (devision of labor) sebenarnya dapat digunakan secara luas, namun dalam perkembangan selanjutnya, ternyata pekerjaan tidak hanya dibagi menjadi bagian/spesialisasi saja, tetapi dapat dijadikan menjadi lebih terspesialisasi. Juga birokrasi yang dapat diaplikasikan di segala lingkungan, pada kondisi
ISIP4111/Modul 2
2.33
tertentu penggunaan struktur organisasi tertentu mungkin akan lebih efektif. Pendekatan kontinjensi mengatakan bahwa setiap organisasi adalah berbeda, menghadapi situasi yang berbeda-beda (contingencies), dan digunakan cara yang berbeda dalam mengelolanya. Pendekatan kontinjensi secara intuisi terasa logis karena dalam suatu organisasi bahkan sampai ke unit dalam organisasi memiliki perbedaan, baik dalam ukuran, tujuan, dan kerja. Sangat luar biasa bila ditemukan aturan universal yang dapat diaplikasikan pada segala situasi. Namun, dalam kenyataannya manajemen akan dapat berjalan dengan baik, sangat tergantung pada situasi atau situasi seperti apa. Di bawah ini dijelaskan beberapa variabel penting dalam pendekatan kontinjensi, yaitu sebagai berikut. 1.
Ukuran Organisasi Meningkatnya ukuran organisasi akan memunculkan masalah dalam melakukan koordinasi, misalnya tipe struktur organisasi dengan 500 karyawan, akan tidak efektif bila digunakan hanya dengan 100 karyawan. 2.
Penggunaan Teknologi dalam Pekerjaan Untuk mencapai tujuan, organisasi menggunakan teknologi. Penggunaan teknologi dalam pekerjaan memerlukan struktur organisasi, gaya kepemimpinan, dan sistem pengawasan yang berbeda, dibandingkan bila dalam organisasi tidak menggunakan teknologi dalam melaksanakan pekerjaannya. 3.
Ketidakpastian Lingkungan Derajat ketidakpastian dapat menyebabkan perubahan lingkungan yang mempengaruhi proses manajemen. Kondisi yang stabil dan mudah diprediksi adalah hal yang sangat baik bagi kemajuan organisasi dibandingkan bila kondisi lingkungan tidak stabil dan sulit diprediksi. 4.
Perbedaan Individual Perbedaan individual dalam hal keinginan untuk tumbuh, otonom, toleran terhadap perbedaan dan harapan merupakan hal yang penting ketika manajer memilih teknik motivasi, gaya kepemimpinan dan desain pekerjaan yang akan digunakan.
2.34
Asas-Asas Manajemen
LAT IH A N Untuk memperdalam pemahaman Anda mengenai materi di atas, kerjakanlah latihan berikut! 1) Apa yang direncanakan semula oleh para peneliti pada pabrik Hawthorne? 2) Bagaimana hipotesis (dugaan) Mayo terhadap para individu atau pekerja yang bekerja dalam suatu organisasi? 3) Menurut Elton Mayo, apakah yang terpenting dalam meningkatkan semangat kerja serta kenaikan hasil kerja? Jelaskan! Petunjuk Jawaban Latihan 1) Melihat pengaruh kelelahan pada produktivitas kerja. 2) Hipotesis yang dikemukakan Mayo adalah baik dalam pabrik maupun organisasi terdapat suatu kesemrawutan dan ketidakteraturan yang setiap anggotanya bertindak demi kepentingan sendiri. 3) Bila kepentingan setiap individu anggota organisasi/pabrik terlayani dengan baik, akan dapat meningkatkan semangat serta hasil kerja.
R A NG KU M AN Ada beberapa teori atau pendekatan yang digunakan oleh para peneliti manajemen di antaranya adalah: 1. pendekatan kuantitatif; 2. perilaku organisasi; 3. pendekatan sistem; 4. pendekatan kontinjensi. Banyak para peneliti yang ikut berperan dalam mengembangkan teori ataupun pendekatan ilmiah yang berkembang, antara lain: Robert Owen, Hugo Munsterberg, Mary Parker Follett, dan Chester Bernard yang merupakan adokator dalam mengembangkan perilaku organisasi, sebelum dikembangkan lebih lanjut oleh Elton Mayo. Nama Elton Mayo, seorang peneliti psikologi industri, secara luas selalu dihubungkan dengan percobaan di Howthorne, walaupun
ISIP4111/Modul 2
2.35
sebenarnya ia bukanlah pencetus percobaan tersebut ataupun pimpinan dalam penelitian tersebut. Kesimpulan yang ia tarik dari percobaan tersebut adalah bahwa pekerja akan bahagia dan produktif hanya bila mereka merupakan suatu kelompok kerja yang kompak dan stabil. Sense of belonging adalah hal yang paling diperlukan oleh mereka dibandingkan dengan hal-hal lainnya. TES F OR M AT IF 3 Pilihlah satu jawaban yang paling tepat! 1) Ford Motor Company mengembangkan usahanya dengan menggunakan pendekatan .… A. kuantitatif B. perilaku organisasi C. kualitatif D. kontinjensi 2) Dalam penelitian di Hawthorne, Elton Mayo lebih banyak menggunakan pendekatan secara .… A. psikologi B. ekonomi C. ilmu teknik D. psikologi dan sosiologi 3) Percobaan yang dilakukan di pabrik Howthorne adalah dengan mengadakan perubahan-perubahan mengenai .… A. jam untuk memulai bekerja B. jam berakhirnya kerja C. lama dan berapa kali waktu istirahat pada hari kerja D. penjadwalan waktu kerja dan waktu istirahat 4) Elton Mayo menyatakan bahwa pekerjaan merupakan aktivitas kelompok yang disebutnya .… A. small group B. community C. atomistic society D. social community
2.36
Asas-Asas Manajemen
5) Elton Mayo menjelaskan bahwa yang penting bagi para individu yang bekerja sebagai anggota kelompok untuk terjadinya spontanitas bagi peningkatan semangat kerja adalah .... A. sense of belonging B. insentif uang C. disiplin D. pengawasan yang ketat 6) Dalam pendekatan sistem, yang termasuk dalam proses adalah .... A. teknologi B. produk dan servis C. informasi D. SDM 7) Dalam pendekatan kontinjensi, ukuran organisasi yang semakin besar dapat menimbulkan masalah pada .... A. koordinasi B. prediksi hasil C. penggunaan teknologi D. ketidakpastian lingkungan Untuk mengerjakan soal nomor 8, 9 dan 10 pilihlah: A. jika jawaban 1 dan 2 benar B. jika jawaban 1 dan 3 benar C. jika jawaban 2 dan 3 benar D. jika jawaban 1, 2, dan 3 benar 8) Para peneliti yang berkontribusi terhadap perkembangan manajemen dengan memfokuskan pada perilaku organisasi adalah .… 1. Robert Koch 2. Hogo Munsterberg C 3. Chester Barnard 9) Yang termasuk dalam input dalam pendekatan sistem adalah… 1. informasi 2. metode B 3. modal 10) Variabel penting yang digunakan dalam pendekatan kontinjensi adalah… 1. perbedaan individual 2. ketidakpastian lingkungan D 3. ukuran organisasi
2.37
ISIP4111/Modul 2
Cocokkanlah jawaban Anda dengan Kunci Jawaban Tes Formatif 3 yang terdapat di bagian akhir modul ini. Hitunglah jawaban yang benar. Kemudian, gunakan rumus berikut untuk mengetahui tingkat penguasaan Anda terhadap materi Kegiatan Belajar 3.
Tingkat penguasaan =
Jumlah Jawaban yang Benar
100%
Jumlah Soal Arti tingkat penguasaan: 90 - 100% = baik sekali 80 - 89% = baik 70 - 79% = cukup < 70% = kurang Apabila mencapai tingkat penguasaan 80% atau lebih, Anda dapat meneruskan dengan modul selanjutnya. Bagus! Jika masih di bawah 80%, Anda harus mengulangi materi Kegiatan Belajar 3, terutama bagian yang belum dikuasai.
2.38
Asas-Asas Manajemen
Kunci Jawaban Tes Formatif Tes Formatif 1 1) A 2) D 3) B 4) C 5) A 6) C 7) D 8) B 9) D 10) A
Tes Formatif 2 1) D 2) B 3) C 4) B 5) D 6) A 7) C 8) B 9) C 10) A
Tes Formatif 3 1) A 2) A 3) D 4) C 5) A 6) A 7) A 8) C 9) B 10) D
2.39
ISIP4111/Modul 2
Daftar Pustaka Dale, Ernest (1969). Management Theory & Practice. New York: Mc. Graw Hill Company. Handoko, H (1999). Manajemen.Yogyakarta: BPFE – Yogyakarta. Robbins, P Stephen dan Coulter, M. (2005). Management. New Jersey: Pearson Prentice Hall Winardi. (1970). Asas-asas Manajemen. Bandung: Penerbit Alumni. Laman http://management.about.com/cs/generalmanagement/a/Management101.htm
Modul 3
Perencanaan Prof. Dr. H. Rusli Ramli, M.S. Ir. Sri Yuniati Putri Koes Hardini, M.Si.
PEN D A HU L UA N
S
etelah Anda mempelajari Modul 1 dan 2, dan mengerti tentang ruang lingkup manajemen serta sejarah dan permulaan manajemen ilmiah maka pada Modul 3 ini, akan dibahas tentang fungsi perencanaan (planning) yang merupakan salah satu fungsi fundamental dari manajemen. Fungsi perencanaan ini merupakan salah satu fungsi manajemen yang sangat menentukan karena di dalamnya termuat apa yang ingin dicapai oleh suatu organisasi, serta langkah-langkah apa yang akan dan perlu dilakukan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Dalam modul ketiga ini, akan dijelaskan mengenai pengertian perencanaan sebagai salah satu fungsi manajemen, klasifikasi atau bentuk-bentuk dan macam-macam perencanaan, serta faktor-faktor yang menyebabkan kegagalan atau keberhasilan suatu perencanaan. Dengan mengetahui dan memahami hal-hal yang berkaitan dengan perencanaan sebagai salah satu fungsi manajemen maka Anda dapat mengerti bahwa fungsi perencanaan ini sangat menentukan keberhasilan suatu manajemen dalam mencapai tujuan organisasi, terutama dalam menjaga agar segala sesuatu dapat dilaksanakan secara efisien dan efektif. Di samping itu, penjelasan dalam modul ketiga ini merupakan dasar yang kokoh untuk memahami dan mempelajari fungsi-fungsi manajemen lainnya. Setelah mempelajari modul ketiga ini, Anda diharapkan dapat menjelaskan hal-hal yang berhubungan dengan fungsi perencanaan sebagai berikut. 1. Pengertian perencanaan manajemen dan pentingnya perencanaan dalam manajemen. 2. Klasifikasi Perencanaan. 3. Menyusun Perencanaan.
3.2
Asas-Asas Manajemen
Kegiatan Belajar 1
Perencanaan Manajemen
S
eperti telah dikemukakan pada modul pertama bahwa dalam fungsi perencanaan, para manajer pertama-tama harus menentukan apa yang ingin dikerjakan. Dengan demikian, sebelum ia menentukan hal tersebut, tentunya harus ditetapkan terlebih dahulu tujuan yang ingin dicapai oleh organisasinya, baik penetapan tujuan jangka pendek, menengah maupun jangka panjang, dan menentukan alat apa yang akan digunakan untuk mencapai tujuan tersebut. Jadi, perencanaan merupakan hal yang harus dipersiapkan secara serius karena dalam perencanaan terkandung pengertian masa yang akan datang dan adanya ‘ketidakpastian’. Pemahaman materi 1. Tulislah apa yang Anda ketahui tentang poin penting yang harus ada dalam perencanaan? ………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………… Dalam suatu organisasi, perencanaan merupakan suatu proses dalam menentukan sasaran dan bagaimana cara untuk mencapai sasaran tersebut. Tanpa adanya suatu perencanaan, manajer dan bawahannya tidak tahu apa yang akan dilakukan sebab mereka tidak tahu sasaran yang ingin dicapai, kapan harus mencapai sasaran tersebut dan apakah jalur yang mereka kerjakan sudah sesuai. Hal ini menandaskan bahwa fungsi perencanaan dalam suatu organisasi sangatlah penting. Perencanaan akan menentukan masa depan organisasi sebab seluruh aktivitas anggota ditentukan dan diatur oleh perencanaan yang sudah dibuat dengan matang. A. DEFINISI PERENCANAAN Dalam rangka memahami perencanaan manajemen, perlu lebih dulu diketahui definisi tentang perencanaan. George R. Terry memberikan definisi perencanaan adalah tindakan pemilihan fakta dan usaha menghubungkannya, berdasarkan asumsi-asumsi yang dibuat untuk masa yang akan datang, dalam hal menggambarkan serta memformulasikan aktivitas-aktivitas yang diusulkan, yang dianggap perlu untuk mencapai hasil yang diinginkan.
ISIP4111/Modul 3
3.3
Planning juga memiliki pengertian menyeleksi prioritas dan tujuan serta bagaimana mencapai tujuan tersebut. Di dalam perencanaan sudah termasuk identifikasi tujuan, metode dan sumber daya yang digunakan, tanggung jawab, serta waktu untuk menyelesaikannya. Robbins dan Coulter (2002) mendefinisikan perencanaan sebagai sebuah proses yang menyangkut penetapan tujuan organisasi, menetapkan keseluruhan strategi untuk mencapai tujuan tersebut, dan mengembangkan suatu rencana yang menyeluruh untuk mengintegrasikan dan mengoordinasikan pekerjaan dalam organisasi. Perencanaan merupakan fungsi yang paling penting, perencanaan merupakan landasan pokok fungsi-fungsi yang lain. Perencanaan dapat memberikan tuntunan bagi pencapaian tujuan organisasi yang telah ditetapkan menjadi lebih efektif dan efisien karena dalam perencanaan meliputi keputusan yang akan datang, apa yang akan dilakukan, bilamana dan siapa yang akan melakukan. Meskipun keadaan pada waktu yang akan datang sulit diperkirakan secara tepat, namun dengan bantuan teknologi dan proses intelektual, perencanaan dapat diharapkan akan mendekati kenyataan. Jelaslah bahwa perencanaan merupakan usaha untuk memperoleh sesuatu di masa yang akan datang, dengan cara yang seefisien dan seefektif mungkin, hal ini menunjukkan dalam perencanaan terdapat sesuatu yang harus diputuskan untuk dicapai di masa yang akan datang. Perencanaan juga merupakan suatu proses yang tidak memiliki titik akhir, artinya selama perencanaan masih dalam proses, tidak ada batasan pembahasan yang dilakukan untuk dapat diperoleh keputusan akhir yang berupa rencana, pada saat ini memungkinkan diadakan perubahan baik pada sistem maupun materinya. Berdasarkan definisi ini, dapat dikemukakan bahwa perencanaan efektif didasarkan pada fakta-fakta, bukan atas dasar emosi atau angan-angan belaka. Perencanaan merupakan pekerjaan mental yang cukup berat dan bersifat intelektual, dan menyangkut pemilihan beberapa alternatif usaha kegiatan untuk waktu yang akan datang bagi setiap individu/kelompok/unit yang berada dalam suatu organisasi secara keseluruhan. Untuk memperjelas pengertian perencanaan manajemen ini, perlu dikemukakan beberapa pendapat mengenai definisi perencanaan, baik sebagai proses, fungsi manajemen, maupun sebagai suatu keputusan.
3.4
Asas-Asas Manajemen
1.
Perencanaan sebagai Suatu Proses Definisi perencanaan sebagai suatu proses, seperti yang dikemukakan Garth N. Jone adalah sebagai berikut. Planning is the process of selecting and developing the best course to accomplish an objective. Artinya: perencanaan adalah proses pemilihan dan pengembangan dari tindakan yang terbaik untuk mencapai tujuan. 2.
Perencanaan sebagai Fungsi Definisi perencanaan sebagai fungsi manajemen dikemukakan oleh Mc.Farland adalah sebagai berikut. Planning is the function where by executive anticipate the probable effects of forces that will change the activities and objective of their business. Artinya: Perencanaan adalah fungsi di mana eksekutif dengan jalan tertentu mengantisipasi kemungkinan efek yang muncul dari adanya kegiatan yang dapat mengubah kegiatan dan tujuan organisasi. 3.
Perencanaan sebagai Keputusan Definisi perencanaan sebagai keputusan dikemukakan oleh W.H. Newman sebagai berikut: Planning is deciding in advance what to be done, that is plan, it is projected a course of action. Artinya: Perencanaan adalah memutuskan dahulu apa yang akan dikerjakan, yaitu suatu rencana yang diproyeksikan dalam suatu tindakan. Perencanaan mempunyai lima karakteristik, yaitu: pertama, perencanaan meliputi identifikasi personal dan organisasional; kedua, perencanaan erat kaitannya dengan kondisi yang relatif pasti dan tidak pasti; ketiga, perencanaan bersifat intelektual; keempat, perencanaan menyangkut hal-hal masa depan; dan kelima, perencanaan bersifat menembus (pervassive) dan berkesinambungan. Perencanaan berhubungan dengan masa yang akan datang, yang merupakan suatu hal yang belum tentu dikenal, serta penuh dengan ketidakpastian. Untuk memperkecil ketidakpastian tersebut, para manajer atau pembuat rencana dapat menggunakan premis-premis. Premis adalah asumsi-asumsi (anggapan-anggapan dasar) yang melatarbelakangi dan mempengaruhi perencanaan. Pilihan premis-premis serta penggunaannya tergantung pada kepandaian, pengamatan, serta pengalaman orang yang membuat rencana (plan). Kesulitan yang biasa dihadapi oleh orang yang membuat rencana adalah:
3.5
ISIP4111/Modul 3
a. b.
mengenai premis/asumsi yang harus digunakan; bagaimana mengevaluasi bantuan esensial penggunaan premis-premis tersebut.
yang
dicapai
dari
Adapun premis-premis perencanaan yang perlu diketahui antara lain: ramalan ekonomi, politik dan sosial, ramalan teknologi, serta sikap dan tingkah laku konsumen (masyarakat atau publik). B. PENTINGNYA FUNGSI PERENCANAAN Fungsi perencanaan adalah fungsi yang terpenting dalam manajemen, tanpa adanya perencanaan, fungsi-fungsi manajemen lainnya pun sukar untuk dijalankan. Tanpa rencana, para manajer tidak mengetahui bagaimana mereka harus mengelola orang dan sumber daya, mereka juga tidak dapat memberikan gagasan yang jelas tentang apa yang ingin mereka lakukan. Perencanaan melibatkan dua hal penting, yaitu tujuan dan rencana. Tujuan adalah hasil yang diharapkan oleh individual, kelompok atau seluruh anggota yang ada dalam organisasi. Sendangkan rencana adalah dokumen yang berisikan garis besar bagaimana tujuan (hasil akhir) akan dicapai, termasuk bagaimana mengalokasikan sumber daya, menjadwalkan dan melaksanakan kegiatan yang perlu untuk mencapai tujuan. Tanpa rencana, mereka tidak dapat mencapai apa yang ingin mereka tuju dan apa yang mereka inginkan untuk mencapainya. Hal ini berarti bahwa perencanaan merupakan landasan pokok bagi pelaksanaan fungsi-fungsi manajemen lainnya. Perencanaan dapat memberikan tuntunan bagi pencapaian tujuan organisasi yang telah ditetapkan menjadi lebih efisien dan efektif karena perencanaan meliputi keputusan tentang waktu yang akan datang, apa yang akan dilakukan, bilamana akan dilakukan, dan siapa yang akan melakukan. Hal ini didasarkan pertimbangan bahwa keputusan harus berdasarkan tujuan organisasi, pengetahuan, dan perkiraan yang sudah diperhitungkan secara matang. Jelasnya, perencanaan dimaksudkan untuk memperoleh sesuatu dalam waktu yang akan datang, dengan usaha/cara yang seefisien dan seefektif mungkin untuk mencapainya. Sesuatu yang diharapkan di masa yang akan datang adalah yang sering disebut dengan tujuan. Dengan diputuskannya akan suatu tujuan, berarti perencanaan memiliki kejelasan akan adanya hasil yang mungkin dicapai. Jadi, perencanaan memiliki kegunaan sebagai berikut.
3.6
1. 2. 3. 4. 5. 6.
Asas-Asas Manajemen
Perencanaan menunjukkan arah yang akan dicapai (sense of direction). Perencanaan dapat mengurangi akibat dari adanya perubahan. Perencanaan dapat meminimalkan terjadinya pemborosan. Perencanaan membuat usaha yang dilakukan menjadi fokus. Perencanaan dapat memandu rencana dan keputusan. Perencanaan dapat menunjukkan kemajuan yang sudah dicapai.
C. KEUNTUNGAN DAN KERUGIAN ADANYA PERENCANAAN Di samping mempunyai karakteristik seperti telah dikemukakan, terdapat keuntungan-keuntungan dalam perencanaan yaitu berikut ini. 1. Perencanaan memberikan arah, yaitu perencanaan menyebabkan aktivitas dilakukan secara teratur dan sesuai dengan tujuan yang sudah ditentukan. 2. Perencanaan memfokuskan pada usaha yang akan dilakukan sehingga perencanaan dapat menghilangkan atau memperkecil pekerjaan yang tidak produktif. 3. Perencanaan membantu mengevaluasi kemajuan yang telah dicapai, perencanaan dapat menjadi suatu alat ukur hasil-hasil yang sudah dan akan dicapai. 4. Perencanaan merupakan landasan pokok untuk melaksanakan fungsifungsi lainnya, terutama fungsi pengawasan. Namun, ada mitos yang sering menganggap bahwa perencanaan tidak terlalu penting karena tidak menguntungkan, adapun mitos itu sering dijadikan sebagai kelemahan perencanaan. Mitos atau kelemahan tersebut antara lain: 1. perencanaan mempunyai keterbatasan dalam memperoleh informasi dan ketepatan fakta-fakta mengenai kondisi masa yang akan datang; 2. perencanaan memerlukan biaya dan waktu yang cukup banyak; 3. perencanaan mempunyai hambatan psikologis; 4. perencanaan menyumbat atau menghambat timbulnya inisiatif; 5. perencanaan menyebabkan terhambatnya tindakan-tindakan yang perlu diambil; 6. perencanaan dapat melenyapkan perubahan; 7. perencanaan dapat mengurangi fleksibilitas.
ISIP4111/Modul 3
3.7
LAT IH A N Untuk memperdalam pemahaman Anda mengenai materi di atas, kerjakanlah latihan berikut! 1) Mengapa fungsi perencanaan merupakan landasan pokok bagi pelaksanaan fungsi manajemen lainnya? Jelaskan jawaban Anda! 2) Apa yang dimaksud dengan perencanaan mempunyai dua titik pandang yang bersifat pesimis dan yang bersifat optimis? 3) Jelaskan apa keuntungan dan kelemahan dari perencanaan! 4) Apa yang diartikan dengan premis? Petunjuk Jawaban Latihan 1) Sebab dalam suatu organisasi, tanpa memiliki perencanaan kegiatan tidak akan mungkin dapat dilakukan dengan baik sehingga fungsi-fungsi manajemen berikutnya juga tidak akan dapat berjalan dengan baik. Hal ini menunjukkan bahwa fungsi perencanaan merupakan fungsi terpenting dalam manajemen. 2) Titik pandang yang bersifat pesimis adalah titik pandang yang berdasarkan atas kepercayaan bahwa apa yang diinginkan oleh manajemen tidak selalu akan terjadi. Sedangkan yang bersifat optimis dalam manajemen, berdasarkan atas kepercayaan bahwa sesuatu dapat dilakukan dengan harapan bahwa yang diinginkan akan dapat terlaksana. 3) Keuntungan-keuntungan perencanaan meliputi: a. perencanaan menyebabkan aktivitas dilakukan secara teratur dan dengan tujuan tertentu; b. perencanaan menyebabkan pekerjaan yang tidak produktif diperkecil atau dihilangkan; c. perencanaan dapat menjadi suatu alat pengukur hasil-hasil yang dicapai; d. perencanaan memberikan suatu landasan pokok untuk fungsi-fungsi lainnya, terutama fungsi pengawasan. Sedangkan kelemahan perencanaan antara lain: a. perencanaan mempunyai keterbatasan dalam memperoleh informasi dan ketepatan fakta-fakta mengenai kondisi masa yang akan datang; b. perencanaan memerlukan biaya dan waktu yang cukup banyak; c. perencanaan mempunyai hambatan psikologis; d. perencanaan menyumbat atau menghambat timbulnya inisiatif;
3.8
Asas-Asas Manajemen
e.
perencanaan menyebabkan terhambatnya tindakan-tindakan yang perlu diambil; f. perencanaan dapat melenyapkan perubahan; g. perencanaan dapat mengurangi fleksibilitas. 4) Yang dimaksud dengan premis adalah asumsi atau anggapan dasar yang melatarbelakangi dan mempengaruhi perencanaan. R A NG KU M AN Dalam suatu organisasi tanpa adanya fungsi perencanaan, fungsifungsi manajemen lainnya tidak akan ada artinya karena tanpa ada perencanaan tidak ada pekerjaan pengorganisasian, aktuasi (penggerakan), serta pengawasan. Oleh sebab itu, fungsi perencanaan menjadi landasan pokok bagi fungsi-fungsi manajemen lainnya. Dengan adanya fungsi perencanaan, kegiatan-kegiatan dalam manajemen dapat dilakukan secara efisien dan efektif sehingga dapat membantu pencapaian tujuan yang telah ditetapkan. Pengertian perencanaan dapat dilihat sebagai fungsi manajemen, sebagai suatu keputusan, dan sebagai suatu proses. Perencanaan dapat membantu para manajer dalam pengambilan keputusan dan melakukan suatu tindakan yang akan diambil. Perencanaan memiliki keuntungan dan kelemahan, namun keduanya tidak mempengaruhi posisinya sebagai fungsi yang fundamental dalam organisasi. TES F OR M AT IF 1 Pilihlah satu jawaban yang paling tepat! 1) Perencanaan dalam manajemen merupakan .… A. suatu tindakan B. fungsi fundamental yang penting C. kegiatan coba-coba D. kegiatan yang kurang menguntungkan. 2) Fungsi perencanaan dalam suatu pabrik dilakukan oleh seorang …. A. pekerja biasa B. satpam C. tukang cor D. supervisor/mandor
ISIP4111/Modul 3
3.9
3) Perencanaan dibuat/disusun berdasarkan pada .… A. keinginan pribadi manajer B. keinginan para bawahan C. kebutuhan dan kemampuan organisasi D. fakta, kebutuhan, kemampuan, dan tujuan organisasi 4) Salah satu premis perencanaan dalam kegiatan perusahaan yang memproduksi barang dan jasa, adalah ramalan penjualan yang termasuk dalam perencanaan bidang .… A. kepegawaian B. perkantoran C. pemasaran D. keuangan 5) Perencanaan merupakan .… A. pekerjaan mental yang cukup berat dan bersifat intelektual B. pekerjaan sehari-hari dari para manajer C. pekerjaan yang bersifat coba-coba D. pekerjaan yang memang harus dikuasai oleh setiap orang 6) Perencanaan produksi dalam suatu perusahaan merupakan tanggung jawab dari manajer .… A. pemasaran B. keuangan C. personalia D. pabrik Untuk mengerjakan soal nomor 7 pilihlah: A. Apabila pernyataan pertama dan kedua benar dan mempunyai hubungan sebab akibat. B. Apabila pernyataan pertama dan kedua benar, tetapi tidak mempunyai hubungan sebab akibat. C. Apabila salah satu dari kedua pernyataan benar. D. Apabila kedua pernyataan salah. 7) Faktor manusia merupakan faktor yang paling sulit dihadapi dalam menyusun perencanaan. Sebab Perencanaan merupakan tanggung jawab pimpinan dalam suatu perusahaan.
3.10
Asas-Asas Manajemen
8) Fungsi manajemen yang sangat erat kaitannya dengan fungsi perencanaan adalah fungsi .… A. aktuasi B. pengorganisasian C. pengawasan D. inovasi Untuk mengerjakan soal nomor 9 dan 10 pilihlah: A. jika jawaban 1 dan 2 benar B. jika jawaban 1 dan 3 benar C. jika jawaban 2 dan 3 benar D. jika jawaban 1, 2, dan 3 benar 9) Definisi perencanaan yang tidak menekankan sebagai suatu proses, berbunyi sebagai berikut. 1. Planning is the process of selecting and developing the best course to accomplish an objective 2. Planning is deciding in advance what to be done, that is a plan, it is projected a course of action 3. Planning is is the function whereby executtive anticipate the probable effects of forces thet will change the activities and objective of their business 10) Perencanaan erat kaitannya dengan masa yang akan datang dan penuh dengan ketidakpastian. Untuk memperkecil ketidakpastian ini, dapat digunakan premis-premis perencanaan yang penggunaannya tergantung pada .… 1. kepandaian 2. pengamatan 3. pengalaman Cocokkanlah jawaban Anda dengan Kunci Jawaban Tes Formatif 1 yang terdapat di bagian akhir modul ini. Hitunglah jawaban yang benar. Kemudian, gunakan rumus berikut untuk mengetahui tingkat penguasaan Anda terhadap materi Kegiatan Belajar 1.
Tingkat penguasaan =
Jumlah Jawaban yang Benar Jumlah Soal
100%
ISIP4111/Modul 3
3.11
Arti tingkat penguasaan: 90 - 100% = baik sekali 80 - 89% = baik 70 - 79% = cukup < 70% = kurang Apabila mencapai tingkat penguasaan 80% atau lebih, Anda dapat meneruskan dengan Kegiatan Belajar 2. Bagus! Jika masih di bawah 80%, Anda harus mengulangi materi Kegiatan Belajar 1, terutama bagian yang belum dikuasai.
3.12
Asas-Asas Manajemen
Kegiatan Belajar 2
Klasifikasi Perencanaan
S
ebelum membahas tentang tipe perencanaan, akan dijelaskan dahulu tentang tujuan. Apakah yang disebut tujuan? Tujuan adalah hasil yang diinginkan oleh individu-individu, grup atau oleh keseluruhan organisasi. Tujuan memiliki hierarki yang meliputi visi, misi, tujuan, kebijakan, dan prosedur. Tujuan yang ditetapkan haruslah spesifik, dapat dicapai dan menantang. Bagaimana seorang manajer membuat perencanaan? Yang harus diingat dalam perencanaan selalu melibatkan dua elemen penting, yaitu tujuan dan rencana. Bila kita sudah mengetahui apa yang disebut tujuan, tentunya kita harus mengetahui apa itu rencana!. Rencana adalah dokumen yang berisi keterangan tentang garis besar bagaimana tujuan-tujuan yang sudah ditentukan akan disatukan dengan alokasi sumber daya, jadwal, dan kegiatan lain yang diperlukan untuk mencapai tujuan. Suatu organisasi yang sudah menentukan tujuan yang ingin dicapai, akan segera menentukan perencanaan yang meliputi perencanaan strategis dan perencanaan taktis atau sering disebut juga perencanaan operasional. Gambar di bawah menunjukkan tipe-tipe perencanaan yang ada dalam suatu organisasi dilihat dari beberapa sisi pandang.
Jenis rencana
Tabel 3.1. Tipe Rencana Sisi pandang Spesifikasi
Keluasan
Waktu
Frekuensi penggunaan
Strategik
Jangka panjang
Umum
Rencana sekali pakai
Operasional
Jangka pendek
Spesifik
Rencana tetap
ISIP4111/Modul 3
3.13
1.
Rencana Strategik Perencanaan strategik terdiri dari tujuan-tujuan yang umum di dalam perusahaan serta bagaimana cara terbaik untuk mencapai tujuan tersebut, dengan sumber-sumber daya yang tersedia pada saat itu dan mungkin tersedia di masa datang. Biasanya rencana strategis dirancang untuk memenuhi tujuan organisasi yang menyeluruh. Strategi digunakan berkenaan dengan persoalan yang mendasar (fundamental), perspektif yang luas, dan periode yang panjang (lama), akan tetapi hal ini bukan merupakan syarat yang tetap. 2.
Rencana Operasional/Taktis Perencanaan taktis atau perencanaan operasional adalah perencanaan yang khusus menunjukkan secara detil bagaimana seluruh tujuan dapat dicapai. Perencanaan operasional ini dapat memperlihatkan efisiensi dalam melaksanakan tugas dan fungsi masing-masing unit organisasi dalam mencapai tujuan (sasaran), baik sasaran umum maupun sasaran khusus. Ada dua macam rencana operasional, yaitu rencana sekali pakai (single use plans) dan rencana tetap (standing plans). Rencana sekali pakai adalah rencana yang dibuat untuk mencapai suatu tujuan tertentu, dan bila tujuan tersebut sudah tercapai, rencana sekali pakai tidak digunakan lagi. Contohnya adalah bila suatu organisasi ingin membuat ruang penyimpanan untuk produk yang diproduksinya. Bila tempat penyimpanan tersebut sudah jadi maka rencana membuat tempat penyimpanan tidak digunakan lagi. Sedangkan rencana tetap adalah suatu rencana standar yang digunakan untuk menangani situasi yang terjadinya berulang-ulang dan dapat diperkirakan. Sebagai contoh dapat berupa kebijakan, prosedur standar, dan aturan. Bila suatu kebijakan sudah ditetapkan maka kebijakan tersebut akan menjadi pedoman umum untuk melakukan keputusan, dan bila suatu gagasan sudah diputuskan dan dibuat prosedur standar untuk melaksanakannya, rencana tersebut akan dilaksanakan melalui aturan yang jelas untuk mencapai apa yang sudah diputuskan. Apa beda kedua tipe perencanaan tersebut? Bedanya, perencanaan strategis termasuk dalam perencanaan jangka panjang, sedangkan perencanaan operasional termasuk ke dalam perencanaan jangka pendek. Secara umum dapat dikatakan unsur waktu yang panjang lebih banyak pada perencanaan strategis. Hampir semua program jangka panjang digolongkan dalam strategi. Perencanaan strategis pada umumnya lebih menekankan pada tujuan akhir, bukan modal/kekayaan perusahaan, dan pada aktivitas-aktivitas
3.14
Asas-Asas Manajemen
yang dilakukan. Perencanaan bagi suatu perusahaan secara keseluruhan adalah strategi yang diputuskan atau disetujui pucuk pimpinan (top management), sedangkan sebagian besar perencanaan di bidang produksi ataupun perencanaan periklanan adalah termasuk pada perencanaan taktis, yang biasanya dibuat oleh pimpinan bagian/unit masing-masing (middle management). Contoh: para manajer advertensi/periklanan, yang membuat perencanaan untuk seluruh aktivitas departemen tersebut merupakan perencanaan strategis, tetapi perencanaan tersebut merupakan perencanaan taktis bila dilihat dari keseluruhan perusahaan. Pelaksanaan perencanaan meliputi penggunaan dari kedua perencanaan di atas, yakni perencanaan strategis dan perencanaan taktis. 3.
Rencana Jangka Pendek Perencanaan yang jangka waktunya kurang dari 3 tahun
4.
Rencana Jangka Panjang Perencanaan yang jangka waktunya lebih dari tiga tahun
Perencanaan jangka pendek dan jangka panjang tidak saja meliputi berbagai proyeksi serta kecenderungan masing-masing, tetapi mencakup pula tindakan-tindakan yang dilakukan di masa yang akan datang, yang dibuat untuk mencapai hasil-hasil tertentu. Untuk menyusun perencanaan jangka pendek atau perencanaan jangka panjang, haruslah dipenuhi persyaratan sebagai berikut. a. Seluruh kegiatan perusahaan atau bagian yang penting, harus tercakup dalam perencanaan, baik perencanaan jangka pendek maupun perencanaan jangka panjang. Karena itu, dalam perencanaan tidak ada bagian atau departemen tertentu yang mempunyai fungsi khusus/istimewa. Untuk perencanaan keuangan, bukan termasuk perencanaan jangka pendek dan perencanaan jangka panjang. b. Perencanaan ditulis di atas kertas. c. Perencanaan tersebut harus dilaksanakan dalam kehidupan organisasi. Ia bukan suatu laporan dalam arsip para direktur, yang dipendam untuk periode waktu yang tidak menentu. Periode perencanaan ditentukan oleh komitmen-komitmen, adalah suatu hal yang wajar apabila ada perbedaan masa atau waktu (time periods) dalam membuat suatu perencanaan. Kemampuan merencanakan dari para manajer,
ISIP4111/Modul 3
3.15
lingkup rencana yang dijalankan, perbuatan/praktek/pengalaman masa lalu, jenis perusahaan, dan biaya adalah beberapa faktor penyebab kompleksnya menentukan perencanaan. Biasanya seorang manajer berkepentingan untuk memilih jangka waktu yang cukup berhubungan dengan pengeluaran-pengeluaran yang dilakukan. Perlu ditekankan pentingnya ikatan-ikatan manajemen dalam suatu perusahaan, yang dibutuhkan untuk membuat rencana dan menentukan/mendeterminasi jangka waktu yang dicakup oleh perencanaan. Periode-periode perencanaan yang ditentukan sesuai dengan komitmen, sangat berbeda antara perusahaan yang satu dengan yang lain. Perencanaan jangka pendek dan jangka panjang harus diintegrasikan karena dapat dijadikan indikator adanya kesinambungan yang memberikan sumbangan bagi pencapaian tujuan jangka panjang. Pemeriksaan dari waktu ke waktu akan mengungkapkan apakah integrasi yang diinginkan sudah dapat dicapai. Keuntungan-keuntungan dari perencanaan jangka pendek dan jangka panjang adalah sebagai berikut. a. Dengan perumusan dan penggunaan dari kedua perencanaan itu dapat lebih ditekankan pada pencapaian tujuan perusahaan dan bagaimana cara untuk mencapai tujuan tersebut. b. Perencanaan jangka panjang dan jangka pendek dapat membantu manajemen menyesuaikan diri dengan situasi sekarang dalam mencapai tujuan. c. Dari sudut integrasi karena kedua perencanaan tersebut dapat memberikan ketepatan dalam menjawab di mana, bilamana, dan berapa banyak pembelanjaan perusahaan yang diperlukan, untuk tujuan apa dan apakah dapat diharapkan adanya hasil/ keuntungan. Beberapa hal yang perlu dihindarkan dan patut diperhatikan dalam persoalan perencanaan jangka panjang dan perencanaan jangka pendek, antara lain: a. menganggap bahwa kedua perencanaan tersebut dapat dibuat dengan mudah; b. menarik seorang ahli dari luar dalam menyusun pokok-pokok dari perencanaan tersebut; c. melaksanakan riset secara berlebihan untuk memperoleh fakta-fakta; d. menggunakan suatu angka yang kurang dapat dipertanggungjawabkan oleh data statistik;
3.16
e. f.
Asas-Asas Manajemen
volume penjualan barang/jasa yang bertambah adalah tujuan yang harus dikejar; mengharap agar hasil dapat dicapai dengan segera.
Diperlukan kecakapan khusus yang diperlukan dalam perencanaan jangka pendek dan jangka panjang, yaitu kemampuan untuk membayangkan dan menghubungkan arti dari berbagai sumber yang sebelumnya mungkin tidak pernah diperhatikan, menerapkan secara efektif informasi yang ada walaupun informasi tersebut terpencar-pencar, memberikan perhatian terhadap gagasan yang ada dan kemungkinan perkembangannya, serta membuang hal-hal yang tidak relevan atau pemikiran-pemikiran yang tidak pada tempatnya. Perencanaan jangka pendek dan jangka panjang memerlukan waktu (time), usaha-usaha (efforts), dan uang (money). Tanpa itu maka tidak ada hasil yang dapat diperoleh (sia-sia). Anggapan bahwa pelaksanaan perencanaan jangka pendek dan jangka panjang oleh setiap anggota manajemen sebagai suatu yang bersifat sambilan adalah keliru. Jika hal ini terjadi, pekerjaan manajer yang lainnya akan terbengkalai, terutama perencanaan jangka panjang yang memerlukan waktu sangat banyak. Salah satu kunci penting dalam menyukseskan semua perencanaan dalam perusahaan adalah partisipasi. Dalam hal ini, bukan hanya partisipasi para manajer, melainkan juga partisipasi semua anggota organisasi perusahaan. Banyak sekali hal yang perlu diperhitungkan secara seksama oleh manajer mengenai keadaan perusahaannya, baik kelebihan maupun kekurangan/kelemahannya. Hal ini termasuk orientasi dari perencanaan yang baik sebagai jenis dari aktivitas atau bisnis yang dilakukan dalam suatu perusahaan. Lebih lanjut, kesan perusahaan dalam masyarakat, hubungannya dengan konsumen dan para pegawainya, serta kemampuan keuangan juga merupakan bagian kegiatan manajemen yang tidak boleh dilupakan. Dapat ditambahkan bahwa kemungkinan pencapaian sesuatu pada masa datang diperkirakan berdasarkan kegiatan masa sekarang. Apakah tujuan kebijakan-kebijakan, metode-metode, dan personil yang ada sekarang mungkin akan digunakan perusahaan untuk satu, dua, atau beberapa tahun mendatang. Hasil serta jenis data yang ada dapat menuntun ke arah suatu perkiraan yang logis dalam evaluasi yang dilakukan para manajer dalam suatu perusahaan.
ISIP4111/Modul 3
3.17
5.
Rencana Spesifik Rencana yang secara jelas didefinisikan dan tidak memunculkan peluang untuk diinterpretasikan lagi. 6.
Rencana Umum Rencana yang fleksibel dan dibuat sebagai petunjuk umum.
7.
Rencana sekali Pakai Sebuah rencana yang dibuat khusus untuk kebutuhan yang spesifik pada kondisi yang tertentu. 8.
Rencana Tetap Rencana yang menyediakan arahan untuk aktivitas yang rutin/berulangulang. B. PENDEKATAN PERENCANAAN Selanjutnya hal yang perlu dikemukakan dalam pembahasan pelaksanaan perencanaan ini adalah mengenai siapakah yang menyelenggarakan perencanaan. Dalam hal ini, semua manajer menyelenggarakan perencanaan. Beberapa rencana dapat lebih baik dari rencana lainnya karena sesuai dengan syarat-syarat atau posisi manajer masing-masing. Dalam beberapa hal anggota manajemen melakukan sendiri pekerjaan perencanaan, dalam peristiwa lain, ia bersama-sama dengan bawahannya menjalankan pekerjaan perencanaan atau dapat juga dilimpahkan kepada petugas khusus. Seorang manajer dapat mengikuti yang mana saja dari sejumlah kemungkinan yang ada, misalnya sebagai berikut. Pertama, manajer melakukan sendiri semua perencanaan. Dalam hal semacam ini, banyak sekali waktu yang diperlukannya, sedangkan ia harus pula melakukan pekerjaan yang dipegangnya dengan teliti. Biasanya perencanaan pada kondisi yang demikian akan menjadi terlalu praktis serta memberikan fleksibilitas sehingga rencana-rencana dapat berubah dengan cepat. Kedua (yang paling populer), manajer membuat rencana, tetapi ia juga mendengarkan saran-saran (usul-usul) dari anggota kelompoknya. Banyak para manajer merasa bahwa sejak mereka mengetahui tujuan/sasaran dan memiliki fakta-fakta, mereka berada dalam kedudukan yang menguntungkan
3.18
Asas-Asas Manajemen
untuk merencanakan secara efektif. Meskipun demikian, mereka menganjurkan untuk mempertimbangkan ide-ide dari anggota/ kelompoknya. Ketiga, seorang manajer dapat memberikan garis besar rencana yang akan dibuat dan kemudian dirinci oleh para bawahannya. Keempat, bawahan membuat perencanaan dan menyampaikan rencanarencana tersebut kepada manajer untuk memperoleh persetujuan. Agar perencanaan menjadi praktis serta efektif maka di dalamnya harus tercakup pertimbangan serta penyesuaian terhadap reaksi orang-orang yang akan terlibat dalam perencanaan. Dalam hal demikian, perlu diterapkan beberapa strategi dalam bidang perencanaan. Ada beberapa strategi yang dapat digunakan dalam bidang perencanaan manajemen, sebagai berikut. 1.
Pendekatan Sedikit Demi Sedikit Hal ini menekankan penggunaan pendekatan infiltrasi. Ada kemungkinan sebuah rencana secara keseluruhan ditolak, tetapi dengan jalan menunjukkan hanya sebagian dari rencana tersebut maka untuk bagian itu mungkin dicapai persetujuan. Kemudian bagian-bagian lain dari rencana dapat diajukan hingga akhir dari seluruh rencana dilaksanakan. 2.
Pemilihan Orang yang Tepat dalam Pengajuan suatu Rencana Dalam suatu organisasi, ada anggota-anggota kelompok tertentu yang lebih mudah menerima usulan sebuah rencana, dibandingkan bila seluruh rencana ditunjukkan kepada seluruh anggota kelompok maka besar kemungkinan bahwa rencana tersebut akan ditolak. Jadi, sebaiknya memilih orang-orang yang dapat menerima rencana tersebut serta mengindoktrinasi mereka mengenai kebaikan-kebaikan rencana yang diusulkan agar mereka menyebarkannya kepada anggota kelompok lainnya, sampai cukup banyak anggota kelompok yang dapat menerimanya. 3.
Ofensif (Gerak Cepat) Strategi ini mengusahakan agar rencana tersebut dilaksanakan secepat mungkin. Pendekatan ini seakan-akan dapat dinamakan sebagai ‘gempa bumi’ di mana dilakukan tindakan ‘pendobrakan’. 4.
Tindakan untuk Mengalihkan Perhatian Dalam hal ini, sengaja diusahakan untuk mengalihkan perhatian kelompok dengan jalan mengemukakan pertanyaan-pertanyaan atau
ISIP4111/Modul 3
3.19
menekankan pada pendekatan yang tidak berhubungan langsung dengan pokok persoalan yang dikemukakan. Metode ini dapat digunakan bilamana dianggap bahwa perlu hati-hati dalam mengemukakan pokok persoalan yang bersangkutan. 5.
Menggunakan Taktik Keras, Hanya Bila Diperlukan Taktik keras ini biasanya digunakan dalam keadaan khusus. Taktik ini perlu ‘disimpan’ untuk kemudian digunakan dalam keadaan yang sangat mendesak (keadaan khusus). 6.
Menggeserkan Tanggung Jawab Pada strategi ini tanggung jawab dilimpahkan kepada orang lain.
7.
Waktu Merupakan Pembantu yang Baik Dalam hal ini, suatu tindakan tidak perlu harus dilakukan secara terburuburu nafsu, karena kerap kali dengan menunggu, banyak tindakan yang tak perlu dapat dihindari. 8.
Mengusahakan Tujuan Dicapai pada Saat yang Menguntungkan Kesempatan yang baik dan keadaan yang menguntungkan dipergunakan sebaik-baiknya untuk mencapai suatu keuntungan yang layak. 9.
Mengusahakan untuk Mengumpulkan Pendapat Orang Lain Seorang pimpinan yang harus membuat rencana sendiri sering menghadapi berbagai macam kesulitan. Andaikata ia meminta bantuan pimpinan lainnya (yang setingkat) untuk ikut membantunya maka hasilnya akan lebih efektif. 10. Memecah-belah dalam Arti yang Positif Strategi lama, yaitu seorang individu memecah suatu kelompok dalam bagian-bagian sehingga dapat menguasai mereka secara keseluruhan. Selanjutnya, mengenai partisipasi dalam perencanaan, juga merupakan pembahasan yang cukup penting dalam pelaksanaan perencanaan. Hal ini perlu karena partisipasi sangat penting dan sangat membantu dalam menyukseskan pelaksanaan perencanaan yang telah disusun. Perencana biasanya berunding dengan orang lain, yang merupakan suatu keuntungan karena dapat mendapatkan advis, fakta dan atau opini/pendapat
3.20
Asas-Asas Manajemen
terhadap ide-ide yang berbeda serta hal-hal yang mungkin dapat dilakukan, ataupun persetujuan terhadap bagian dari suatu rencana yang masih bersifat sementara. Pendekatan ini, tidak hanya menghasilkan perbaikan atas rencanarencana, tetapi juga lebih banyak rencana-rencana yang diterima daripada apabila rencana itu sama sekali hanya disusun oleh sebuah pokok-pokok pikiran (master mind), dan menyebarkannya sebagai tindakan merencanakan (the blue prints of action). Partisipasi dalam perencanaan membuat hubungan antarmanusia (human relation) menjadi baik. Partisipasi dapat mendukung semangat dan keberhasilan bagi suatu rencana oleh semua anggota dalam suatu kelompok. Sebagai contoh, adanya partisipasi dalam perencanaan dapat membuat suatu rencana yang belum begitu sempurna dalam pelaksanaannya akan membawa hasil yang baik sekali. Sebaliknya, suatu rencana yang disusun secara baik karena diterima dengan keragu-raguan oleh para pelaksana, dalam pelaksanaannya mungkin hanya membawa hasil yang rata-rata saja. Komite-komite (panitia) sering menghasilkan perencanaan yang baik, karena itu banyak perusahaan mempunyai sebuah komite perencanaan tetap yang terdiri dari misalnya, presiden direktur, direktur, dan wakil-wakil direktur perusahaan. Penggunaan komite perencanaan ini yang dibantu oleh tim-tim proyek, memberikan peranan penting kepada para pucuk pimpinan (top managers) dan para manajer menengah (middle managers) dalam pekerjaan perencanaan. Ada yang berpendapat bahwa perencanaan harus dimulai pada tingkat tertinggi dari organisasi, kemudian ada pula pihak yang berpendapat bahwa hal tersebut harus dimulai dari bawah. Bila perencanaan dimulai dari puncak maka hal tersebut dapat dibenarkan berdasarkan anggapan bahwa perencanaan harus dimulai pada bidang yang membutuhkan perencanaan yang sangat mendesak. Misalnya, bila menghadapi masalah dalam bidang produksi maka perencanaan harus dimulai pada bidang produksi, bila yang mendesak adalah bidang biaya-biaya maka perencanaan harus dimulai pada bagian biaya. Kedua macam argumentasi tersebut agaknya mempunyai kebenaran.
ISIP4111/Modul 3
3.21
LAT IH A N Untuk memperdalam pemahaman Anda mengenai materi di atas, kerjakanlah latihan berikut! 1) Jelaskan ada berapa macam perencanaan! 2) Apa yang membedakan antara perencanaan strategis dan perencanaan taktis? 3) Siapa saja yang terlibat dalam perencanaan strategis? 4) Siapa pula yang terlibat dalam penyusunan/proses perencanaan taktis? Petunjuk Jawaban Latihan 1) Untuk dapat mengerjakan pertanyaan ini, Anda dapat mempelajari Tabel 3.1 beserta uraiannya. 2) Yang membedakan perencanaan strategis dan perencanaan taktis adalah bahwa perencanaan strategis masuk dalam perencanaan jangka panjang, sedangkan perencanaan taktis termasuk dalam perencanaan jangka pendek. 3) Yang terlibat dalam perencanaan strategis adalah para manajer puncak. 4) Yang terlibat dalam penyusunan perencanaan taktis adalah para pimpinan unit.
R A NG KU M AN Terdapat banyak macam perencanaan, yaitu perencanaan strategik, taktis, jangka panjang, jangka pendek, umum, spesifik, sekali pakai, dan tetap. Perencanaan strategis dan perencanaan taktis sangat diperlukan dalam pelaksanaan perencanaan. Biasanya perencanaan strategis termasuk dalam perencanaan jangka panjang, sedangkan perencanaan taktis termasuk dalam perencanaan jangka pendek. Perencanaan strategis berkenaan dengan persoalan yang mendasar (fundamental) dan perspektif yang luas, sedangkan perencanaan taktis berkenaan dengan penentuan penggunaan sumber-sumber yang paling efisien untuk mencapai sasaran yang sudah ditentukan. Dalam pelaksanaan perencanaan ini, semua manajer melaksanakan perencanaan mulai dari tingkat atas, menengah, sampai tingkat bawah. Dalam pelaksanaan perencanaan, perlu juga diketahui oleh setiap manajer
3.22
Asas-Asas Manajemen
tentang beberapa kemungkinan penggunaan strategi yang dapat membantu para manajer. Satu hal yang cukup penting dan besar peranannya dalam melaksanakan perencanaan adalah pendekatan yang digunakan untuk mendapatkan partisipasi karena dengan adanya partisipasi ini, dapat diperoleh beberapa manfaat, antara lain hubungan antarmanusia (human relation) dapat menjadi baik dan menunjang tumbuhnya semangat serta keberhasilan bagi suatu rencana oleh semua anggota dalam suatu kelompok. Perencanaan jangka pendek dan jangka panjang sangat diperlukan dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Sebagaimana telah dijelaskan bahwa perencanaan jangka pendek adalah perencanaan yang dibuat untuk jangka waktu kurang dari 3 tahun, sedangkan perencanaan jangka panjang adalah perencanaan yang dibuat untuk jangka waktu lebih dari 3 tahun. Umumnya, karena perencanaan dan ramalan yang menjadi dasar memerlukan biaya yang cukup mahal, suatu perusahaan mungkin tidak akan membuat rencana untuk suatu jangka yang lebih lama dari pada yang secara ekonomis dapat dipertanggungjawabkan, tetapi untuk membuat rencana jangka pendek mempunyai risiko, jawaban logis mengenai hal ini terletak pada prinsip dari komitmen, yaitu bahwa periode waktu (time periods) yang tercakup oleh perusahaan, sebaiknya cukup untuk memenuhi ikatan-ikatan manajerial (mangerial commitments) yang ada. Perencanaan jangka pendek dan perencanaan jangka panjang memerlukan waktu (time), usaha-usaha (efforts), dan uang (money). Tanpa ini maka tidak ada hasil yang akan diperoleh.
TES F OR M AT IF 2 Pilihlah satu jawaban yang paling tepat! 1) Rencana jangka pendek yang disusun tanpa menunjukkan hubungan dengan perencanaan jangka panjang, merupakan …. A. suatu kesalahan yang serius B. wajar, karena ramalan sering tidak tepat C. suatu hal yang dapat mempermudah pelaksanaan D. suatu hal yang tidak ada hubungannya.
ISIP4111/Modul 3
3.23
2) Komitmen-komitmen banyak menentukan pada periode perencanaan, komitmen di sini memiliki arti .… A. kesepakatan organisasi B. ikatan-ikatan manajemen C. risiko-risiko manajemen D. kesepakatan individu 3) Investasi modal yang dilakukan oleh suatu perusahaan termasuk dalam .… A. perencanaan jangka panjang B. perencanaan jangka pendek C. kegiatan rutin perusahaan D. aktivitas pekerja 4) Ramalan penjualan (sales forecasts) termasuk dalam .… A. perencanaan jangka panjang B. perencanaan jangka pendek C. kebijakan penjualan D. investasi perusahaan Untuk mengerjakan soal nomor 5, 6 dan 7 pilihlah: A. jika jawaban 1 dan 2 benar B. jika jawaban 1 dan 3 benar C. jika jawaban 2 dan 3 benar D. jika jawaban 1, 2, dan 3 benar 5) Perencanaan jangka pendek dibuat untuk jangka waktu …tahun 1. 1 2. 2 3. 4 6) Kunci penting suksesnya pelaksanaan semua perencanaan dalam suatu perusahaan adalah .… 1. otoritas manajer 2. kemampuan para staf 3. partisipasi anggota manajemen 7) Perencanaan jangka pendek dan jangka panjang memerlukan… 1. waktu 2. usaha-usaha 3. uang
3.24
Asas-Asas Manajemen
Cocokkanlah jawaban Anda dengan Kunci Jawaban Tes Formatif 2 yang terdapat di bagian akhir modul ini. Hitunglah jawaban yang benar. Kemudian, gunakan rumus berikut untuk mengetahui tingkat penguasaan Anda terhadap materi Kegiatan Belajar 2.
Tingkat penguasaan =
Jumlah Jawaban yang Benar
100%
Jumlah Soal Arti tingkat penguasaan: 90 - 100% = baik sekali 80 - 89% = baik 70 - 79% = cukup < 70% = kurang Apabila mencapai tingkat penguasaan 80% atau lebih, Anda dapat meneruskan dengan Kegiatan Belajar 3. Bagus! Jika masih di bawah 80%, Anda harus mengulangi materi Kegiatan Belajar 2, terutama bagian yang belum dikuasai.
3.25
ISIP4111/Modul 3
Kegiatan Belajar 3
Menyusun Perencanaan
S
etelah mempelajari fungsi perencanaan dan klasifikasi perencanaan, pada Kegiatan Belajar 3 ini, kita akan mempelajari bagaimana langkahlangkah utama seorang manajer dalam membuat perencanaan. Namun, sebelum sebuah rencana dibuat, tentunya manajer harus mengambil keputusan dari semua informasi yang ada, untuk menentukan apa yang akan dilakukan. A. PROSES PENGAMBILAN KEPUTUSAN Ada 8 langkah utama dalam pengambilan keputusan yang berguna dalam menyusun perencanaan yang meliputi hal-hal sebagai berikut. 1. Perumusan masalah
2. Identifikasi kriteria pengambilan keputusan
3. Analisis
4. Identifikasi Peluang dan Ancaman
5. Menentukan alternatif
6. Memilih alternatif
7. Implementasi
8. Evaluasi dan Balikan
Gambar 3.2. Langkah-langkah Perencanaan
3.26
Asas-Asas Manajemen
1.
Perumusan Masalah Masalah adalah perbedaan yang terjadi antara kondisi yang ada dengan keadaan yang diharapkan. Untuk melihat masalah yang ada, yang dapat dilakukan dengan cara membayangkan masalah yang ada, kemudian menguraikannya dengan ringkas dan jelas. Memandang kondisi sekarang dengan cermat dan dengan penuh semangat melakukan perbaikan melalui rencana yang sudah dirumuskan dengan baik. Usaha merumuskan suatu rencana tidak dapat dilakukan apabila langkah yang disebut di atas tidak dikuasai dengan lengkap. Beberapa pertanyaan di bawah ini akan membantu tugas dalam menjelaskan masalah yang mungkin ada. a. Apakah tujuan atau sasaran atau maksud dari rencana sudah dirumuskan? b. Apakah dalam pencapaian tujuan atau maksud ini diperlukan suatu rencana yang baru, atau rencana yang ada akan diubah (dimodifikasi) seperlunya? c. Apakah pencapaian tujuan ini mempunyai arti bagi perusahaan? d. Apakah sudah direnungkan konflik tujuan dengan beberapa sasaran yang ada dalam perusahaan, agar penyesuaian atau penyisihan beberapa rencana akan menjadi lancar? 2.
Identifikasi Sasaran Pengetahuan tentang kegiatan atau aktivitas dalam pelaksanaan perencanaan merupakan hal yang sangat perlu (esensial) diketahui, demikian juga pengaruh terhadap kegiatan lainnya, baik intern maupun ekstern perusahaan diperlukan untuk membuat suatu perencanaan yang mantap. Agar tindakan dalam menyusun rencana menjadi efektif, haruslah didasari oleh ilmu pengetahuan, pengalaman, pemecahan masalah pada masa lalu, praktek-praktek lain pada perusahaan, observasi, pemeriksaan catatan dan data yang diperoleh dari riset dan percobaan-percobaan, merupakan sumber pokok dari informasi yang akan digunakan. Memperoleh informasi yang lengkap tentang aktivitas yang rumit/berbelit-belit akan juga sangat membantu dalam menyusun rencana yang efektif. Untuk membantu langkah ini, pertanyaan-pertanyaan berikut ini akan membantu. a. Apakah semua data yang dikumpulkan mempunyai kegunaan? b. Apakah data yang cukup luas dan yang mempengaruhi semua aktivitas bukan merupakan data yang direkayasa atau dibuat-buat?
ISIP4111/Modul 3
c. d.
3.27
Apakah mungkin masih ada sumber data yang terlupakan? Apakah pegawai pelaksana diikut sertakan dalam mengajukan usul atau saran-saran?
3.
Analisis dan Menggolongkan Informasi Setiap bagian dari informasi diperiksa secara terpisah-pisah berdasarkan keperluan dan juga diambil hubungannya dengan keseluruhan informasi yang ada. Hubungan sebab akibat diperlihatkan dan ketepatan data yang ada untuk suatu rencana harus diungkapkan dan dievaluasi dengan teliti. Pertanyaanpertanyaan berikut dapat digunakan dalam membantu menganalisis dan menggolongkan informasi. a. Apakah informasi yang berbentuk tabel atau grafik memudahkan analisis? b. Apakah seluruh data yang diperlukan sudah digunakan semuanya? c. Dengan studi lebih lanjut, langkah apa sajakah dalam arus pekerjaan yang sekarang, harus dihapuskan atau mungkin dikurangi atau diperpendek langkahnya? 4.
Identifikasi Peluang dan Hambatan Perencanaan Dari ketepatan data serta keyakinan dalam penentuan suatu rencana maka asumsi tertentu terhadap perencanaan yang akan dibuat dapat diramalkan pada waktu sekarang. Dasar perkiraan dan pembatas pada perencanaan ini dapat menjelaskan latar belakang terjadinya pengesahan rencana. Pertanyaan-pertanyaan berikut akan bermanfaat dalam membantu menentukan dasar perkiraan serta hambatan dalam perencanaan. a. Apakah asumsi-asumsi penting yang berkenaan dengan waktu yang akan datang akan membuat perkembangan rencana menjadi lancar? b. Apakah semua informasi yang tersedia mengenai dasar-dasar perkiraan perencanaan dapat diperoleh dan dievaluasi dengan layak? c. Apakah kelayakan dasar-dasar perkiraan dan hambatan perencanaan akan berlaku dalam perubahan-perubahan yang diharapkan terjadi sehingga tidak menyebabkan efek yang serius terhadap setiap rencana yang didasarkan asumsi-asumsi ini? 5.
Menentukan Alternatif Biasanya beberapa rencana pengganti yang ada dimaksudkan untuk menjaga berbagai kemungkinan agar pelaksanaan pekerjaan tidak mengalami hambatan. Kecerdikan dan kreativitas diperlukan untuk menentukan rencana
3.28
Asas-Asas Manajemen
pengganti yang memungkinkan. Pertanyaan-pertanyaan berikut harus betulbetul dipertimbangkan. a. Apakah rencana-rencana yang memungkinkan/pengganti sesuai dengan sasaran asar dan metode operasi dari anggota pucuk pimpinan (top management)? b. Apakah rencana pengganti akan melancarkan pekerjaan atau tidak mengganggu mekanisme kerja? c. Bagaimanakah banyaknya kebutuhan yang dipakai untuk setiap rencana dan apakah telah disesuaikan dengan kejadian-kejadian/peristiwa? d. Apakah biaya, kecepatan dan mutu masih tetap memenuhi persyaratan? 6.
Memilih Alternatif Keputusan yang diambil akan selalu berkaitan dengan pencapaian rencana yang digunakan sekarang. Baik pertimbangan yang matang maupun kelayakan dalam penyesuaian biaya harus dibuat. Keputusan boleh dibuat oleh setiap individu atau oleh suatu kelompok. Pertimbangan-pertimbangan yang mungkin dapat membantu, dalam pemecahan masalah dengan baik, meliputi berikut ini. a. Apakah rencana yang diusulkan sederhana atau kompleks? b. Apakah rencana yang diusulkan akan dapat diterima dengan mudah oleh pegawai pelaksana? c. Apakah fleksibilitas yang dimiliki dapat menyelesaikan pekerjaan dengan suatu kondisi yang bermacam-macam? d. Apakah akan diperlukan peralatan baru, ruang (tempat), personil, latihan dan kegiatan mengawasi? 7.
Implementasi Penafsiran rencana serta hubungannya dengan semua aktivitas dipengaruhi oleh rencana yang ada sekarang. Rincian untuk menyusun proses perencanaan yang akan dilakukan, oleh siapa, dan bilamana dilakukan, sebenarnya merupakan tindakan memberikan perintah dengan sebaik-baiknya untuk suatu maksud yang diharapkan. Dalam hubungan ini, pertanyaan yang perlu dijawab antara lain: a. Apakah penyusunan jadwal waktu sudah ditetapkan dengan teliti? b. Apakah perintah-perintah tertulis yang terperinci tercakup dalam rencana? c. Apakah telah tersedia kertas-kertas formulir dan persediaan lain yang diperlukan?
ISIP4111/Modul 3
3.29
8.
Evaluasi Suksesnya suatu rencana diukur dari hasil-hasil yang diperoleh. Oleh karena itu, suatu perencanaan yang memadai termasuk pula tindak lanjut yang berupa pelaksanaan serta hasil-hasil yang dicapai, yang sebenarnya merupakan fungsi dasar dari pengawasan. Untuk langkah ini perlu diperhatikan hal-hal sebagai berikut. a. Apakah catatan-catatan dan laporan-laporan termasuk penyimpanannya oleh pegawai pelaksana, dibutuhkan oleh para pimpinan untuk memeriksa kemajuan? b. Apakah data yang cukup pada suatu periode yang dikumpulkan layak untuk dapat dipakai mengukur suatu hasil? c. Apakah diusulkan adanya perbaikan, jika hasil-hasil yang dicapai menunjukkan kekurangan? Untuk mengetahui lebih lanjut mengenai pelaksanaan perencanaan ini, selain langkah-langkah utama seperti telah dikemukakan di atas maka perlu dijawab pertanyaan yang mendasar bagi suatu perencanaan. Kegunaan pertanyaan-pertanyaan tersebut, adalah sebagai pendorong yang sangat berarti dalam membangkitkan semangat dalam berpikir dan menetapkan informasi yang diperlukan bagi suatu perencanaan yang memadai. Perencanaan yang efektif mengharuskan dijawabnya pertanyaan-pertanyaan mendasar berikut. a. Tindakan apakah yang perlu dilakukan? b. Mengapa hal tersebut perlu dilakukan? c. Di manakah hal tersebut akan dilakukan? d. Kapankah hal tersebut akan dilakukan? e. Siapakah yang akan melakukan? f. Bagaimanakah cara melakukannya? Bila pertanyaan-pertanyaan yang mendasar ini telah dijawab dengan benar dan lengkap maka hal-hal pokok dalam perencanaan telah dipenuhi. B. MENYUSUN PERENCANAAN Dalam menyusun suatu rencana, ada beberapa hal penting untuk diketahui dan dijadikan acuan yaitu: 1. sasaran (objective); 2. kebijakan (policy);
3.30
3. 4. 5. 6. 7.
Asas-Asas Manajemen
prosedur standar/ukuran baku (standard procedure); metode (method); anggaran (budget); program; proyek.
Untuk lebih memahami tahapan dalam perencanaan tersebut di atas, simaklah dengan teliti penjelasan di bawah ini. 1.
Sasaran (Objective) Rencana yang berbentuk objective ini sebenarnya merupakan bentuk khusus dari sasaran atau tujuan (goal, end) yang ingin dicapai. Sasaran tersebut tergantung pada kegiatan yang terdapat dalam perusahaan, misalnya sasaran yang ingin dicapai oleh bagian pemasaran, produksi, kepegawaian, dan sebagainya. Jadi, dalam sasaran ini dipertimbangkan aktivitas-aktivitas masa mendatang, tinjauan ke masa depan, menentukan proyeksi, yang merupakan bagian integral dari aktivitas perencanaan secara keseluruhan. Sasaran atau tujuan dirumuskan oleh pimpinan tingkat atas berdasarkan penilaian ekonomi, sosial, dan politik sesuai dengan garis-garis pengarahan strategi dan kebijakan. 2.
Kebijakan (Policy) Kebijakan (policy) ialah pernyataan umum tentang perilaku dari organisasi dalam menentukan pedoman untuk pengambilan keputusan mengenai sumber-sumber yang diperlukan. Yang penting dalam kebijakan ini adalah perumusan kebijakan (policy formulation). Kebijakan merupakan batas bagi keputusan, menentukan apa yang bisa dilakukan dan membatasi apa yang tidak bisa dilaksanakan, atau membatasi ruang lingkup dalam pembuatan keputusan dan menjamin bahwa keputusan yang diperlukan, akan memberi sumbangan terhadap penyelesaian tujuan yang menyeluruh. Dalam merumuskan kebijakan ini, perlu diperhatikan beberapa pertimbangan penting, antara lain sebagai berikut. a. Suatu kebijakan akan membantu pencapaian suatu tujuan, apabila dibuat berdasarkan fakta-fakta, dan bukan didasarkan atas pemikiran seseorang atau keputusan yang bersifat oportunis.
ISIP4111/Modul 3
b.
c.
d.
e.
3.31
Isi, pikiran, atau ide dari para perumus kebijakan harus menyesuaikan dengan saran/usul serta reaksi-reaksi pihak yang akan mengalami akibat kebijakan tersebut. Meskipun kebijakan dibuat untuk mencapai kondisi-kondisi yang diharapkan, akan tetapi harus berhati-hati dalam menggunakan kebijakan-kebijakan baru tersebut. setiap kebijakan harus dinyatakan dengan kata-kata yang selaras dan tepat, sehingga dapat dimengerti sepenuhnya oleh setiap anggota perusahaan yang bersangkutan. semua kebijakan harus disesuaikan dengan faktor-faktor ekstern, seperti misalnya hukum dan kepentingan-kepentingan umum.
Kebijakan-kebijakan yang ditetapkan haruslah menjadi dasar untuk menjawab berbagai problema manajerial, dapat mendorong perkembangan manajemen, dan kebijakan harus dapat menerima pengambangan yang dipakai oleh seluruh pelaksana, karena dalam kebijakan diperlukan interpretasi untuk dapat mengerjakan sesuatu dengan mudah. Klasifikasi kebijakan dalam suatu perusahaan terdiri atas berikut ini. a. Kebijakan produksi (production policies). Kebijakan ini biasanya dilakukan di bidang produksi. b. Kebijakan penjualan (sales policies). Kebijakan yang dilakukan di bidang penjualan. c. Kebijakan keuangan (financial policies). Kebijakan yang dilakukan di bidang keuangan perusahaan. d. Kebijakan personalia (personnel policies). Kebijakan yang dilakukan di bidang kepegawaian perusahaan. 3.
Prosedur Standar atau Ukuran Baku ( Standard Procedure) Sama halnya dengan kebijakan, tetapi prosedur banyak ditekankan dalam menentukan jawaban yang tertentu dalam mengendalikan kegiatan untuk waktu yang akan datang. Suatu standar merupakan suatu nilai yang dalam bidang manajemen digunakan sebagai norma atau sebagai dasar rujukan. Standar dapat dianggap sebagai suatu hal yang perlu diikuti atau digunakan sebagai model, gunanya adalah untuk maksud perbandingan. Di samping itu, standar juga digunakan sebagai alat-alat untuk identifikasi, perbandingan apakah produk/hasil yang diinginkan sesuai dengan ukuran/nilai yang sudah ditetapkan.
3.32
Asas-Asas Manajemen
Standar ditetapkan untuk mengukur jumlah dan mutu pekerjaan dalam suatu perusahaan/organisasi. Standar dapat membantu mengurangi pemborosan waktu, tenaga, dan bahan. Standar-standar yang telah ditetapkan, sewaktu-waktu harus ditinjau kembali dan diperbaiki. Jadi, standar bersifat fleksibel. Pada dasarnya, prosedur-prosedur standar menggambarkan urutan-urutan yang bersifat kronologis (rinci) dari tindakan yang harus dilakukan yang dapat membantu kelancaran pekerjaan karena prosedur standar merupakan urut-urutan pekerjaan yang telah ditetapkan agar pekerjaan dapat berlangsung secara efisien dan efektif. Prosedur standar sering disebut juga Standard Operating Procedure (SOP). Prosedur standar juga meliputi bagaimana pekerjaan dilakukan, kapan, serta siapa yang melakukannya. Prosedur standar harus ditetapkan/digariskan sesuai dengan kegiatan-kegiatan perusahaan dan harus bersifat baru/tidak usang (up to date). Kegunaan SOP ini, menurut Hani Handoko (1999), antara lain: a. dapat menghemat usaha manajerial; b. memudahkan pendelegasian wewenang dan memperjelas tanggung jawab; c. memunculkan pengembangan metode operasional baru yang lebih efisien; d. memudahkan pengawasan; e. memungkinkan penghematan personalia; f. membantu kegiatan koordinasi. 4.
Metode (Method) Metode, merencanakan cara bagaimana setiap tugas dari suatu prosedur akan diselenggarakan oleh seorang pekerja. Jadi, ringkasnya metode adalah cara melaksanakan atau melakukan sesuatu, yang ruang lingkupnya lebih terbatas dibanding dengan prosedur. Penetapan metode yang akan digunakan dalam setiap keadaan tertentu, pada pokoknya tergantung pengalaman, pengetahuan, serta kreativitas para manajer. 5.
Anggaran (Budget) Budget adalah rencana yang mempunyai dua segi, yaitu segi penerimaan dan pengeluaran. Budget merupakan pernyataan dalam bentuk angka-angka, terutama dalam bentuk perhitungan keuangan, dengan pengharapan agar
ISIP4111/Modul 3
3.33
kegiatan pada suatu periode tertentu hasilnya dapat diperoleh untuk waktu yang akan datang. Anggaran yang telah dipersiapkan merupakan perkiraan, di samping menggambarkan perencanaan yang sesungguhnya untuk setiap kegiatan yang akan dikerjakan. Jelasnya, anggaran menentukan ke arah mana kegiatan itu ditujukan untuk mencapai sasarannya. Batas waktu anggaran dapat ditentukan per minggu, bulan, atau per tahun. Budget merupakan hal penting dari suatu rencana, bahkan sering kali dianggap segi terpenting pada setiap perusahaan. Suatu budget terdiri atas data yang diatur secara logis yang menunjukkan apa yang diharapkan untuk dicapai dalam periode tertentu. 6.
Program Program merupakan salah satu rencana yang dapat dianggap sebagai tindakan-tindakan yang direncanakan dan diintegrasikan ke dalam satu kesatuan tertentu. Pada umumnya, program meliputi garis-garis besar mengenai tindakan yang akan dilakukan/diselenggarakan, fasilitas dan sarana yang termasuk di dalamnya, komitmen serta asumsi-asumsi yang dibuat dan bidang-bidang ke arah mana usaha-usaha tersebut ditujukan. Susunan dari suatu program meliputi sasaran, kebijakan, prosedur, metode, standar, dan anggaran. Program memuat semua tindakan-tindakan yang akan diambil, oleh siapa dan di mana. 7.
Proyek Proyek merupakan rencana yang lebih sempit dan merupakan bagian yang terpisah dari program. Ruang lingkup dalam proyek juga terbatas, terdapat arah penugasan serta penanggung jawab yang jelas. Proyek merupakan rencana yang fleksibel, disesuaikan dengan situasi. C. UNIT PERENCANAAN Uraian selanjutnya adalah mengenai unit perencanaan dalam suatu organisasi, yang biasanya tergambar dalam struktur organisasi. Sejumlah perusahaan mempunyai suatu unit perencanaan dalam struktur organisasi mereka. Pada umumnya, unit ini terdapat pada setiap organisasi sebab para pucuk pimpinan (top manager) merasa bahwa suatu unit perencanaan sangat penting dan sungguh sangat diperlukan. Sudah merupakan kepercayaan
3.34
Asas-Asas Manajemen
umum bahwa jumlah dan mutu perencanaan yang akan dilaksanakan tidak akan dapat dilaksanakan tanpa adanya suatu unit perencanaan. Begitu juga dalam beberapa perusahaan, masalah-masalah yang timbul karena laju perkembangan dan perbedaan dalam operasi-operasi menganjurkan pembentukan suatu unit perencanaan. Walaupun unit perencanaan manajemen boleh tidak ada, namun dalam banyak perusahaan besar biasanya terdapat unit yang mengelola sistem dan prosedur. Pelaksanaan pekerjaan perencanaan diperlukan dalam menciptakan, membentuk, serta mengurus sistem dan prosedur. D. ALAT YANG DIGUNAKAN UNTUK PERENCANAAN Setelah membahas tentang perencanaan dan proses pembuatan, yang akan kita bahas selanjutnya adalah alat-alat yang digunakan untuk membuat perencanaan yang meliputi berikut ini. 1.
Melihat Perubahan Lingkungan (Environmental Scanning) Lingkungan usaha selalu berubah dari waktu ke waktu. Untuk mengantisipasi perubahan lingkungan yang terjadi, seorang manajer baik untuk organisasi yang besar, maupun yang kecil dapat menggunakan environmental scanning. Environmental scanning dapat dilakukan dengan menyeleksi sejumlah besar informasi untuk mengantisipasi dan menginterpretasikan perubahan lingkungan. Salah satu cara dari environmental scanning yang sering digunakan adalah competitor intelligence, yaitu cara suatu organisasi mencari dan mengidentifikasi siapa yang menjadi kompetitornya, apa yang mereka (para kompetitor) kerjakan dan efek apa yang akan ditimbulkan pada organisasi dengan apa yang mereka kerjakan. Dengan menggunakan competitor intelligence, seorang manajer dapat mengetahui aktivitas kompetitornya dan efek apa yang akan ditimbulkan terhadap pengembangan usahanya sehingga antisipasi dapat segera diambil sebelum efek yang buruk menimpa organisasi yang dipimpinnya. Yang diperlukan dalam competitor intelligence adalah bagaimana memperoleh informasi sebanyak-banyaknya tentang para kompetitor tersebut.
ISIP4111/Modul 3
3.35
2.
Peramalan (Forecasting) Peramalan dapat digunakan untuk memprediksi hasil yang akan dicapai. Ada dua macam teknik peramalan yang sering digunakan yaitu peramalan kuantitatif dan peramalan kualitatif. Peramalan kuantitatif adalah peramalan yang menggunakan bentuk aturan matematik yang diaplikasi dengan melihat data masa lalu untuk memprediksi hasil yang akan diperoleh. Sedangkan peramalan kualitatif adalah peramalan yang menggunakan pendapat atau opini dari individu yang ahli untuk menprediksi hasil yang akan dicapai. Beberapa contoh model yang digunakan dalam peramalan kuantitatif antara lain: time series analysis, regresi, model ekonometri, indikator ekonomi, dan efek substitusi. Sedangkan Jury of opinion, salesforce composition dan evaluasi kustomer merupakan contoh untuk peramalan kualitatif 3.
Benchmarking Bila Anda seorang pemain bola, untuk meningkatkan keterampilan Anda yang masih biasa-biasa saja, tentunya Anda akan mencari seseorang yang Anda anggap luar biasa dalam bermain bola sehingga Anda dapat belajar darinya bagaimana teknik yang baik dalam bermain bola. Cara ini sering disebut dengan benchmarking. Benchmarking merupakan cara untuk mencari praktek terbaik yang berasal dari para kompetitor maupun bukan kompetitor, yang ditunjukkan dengan performans yang lebih baik. Benchmarking dapat dilakukan dengan cara: a. membentuk tim benchmarking, yang bertugas mengidentifikasi tugastugas apa yang akan di benchmark, mengidentifikasi perbandingan organisasi, dan metoda pencarian data yang akan digunakan; b. tim mencari data internal di dalam organisasi, dan data eksternal diperoleh di organisasi luar tempat benchmarking dilakukan; c. menganlisis data yang diperoleh untuk melihat gap yang menyebabkan adanya perbedaan; d. dibuat rencana kegiatan dari hasil temuan atau diterimanya standar baru yang direncanakan untuk diimplementasikan. Masih ada beberapa metode lain yang sering digunakan sebagai alat untuk menyusun perencanaan, misalnya dengan menggunakan riset operasi, standard and guidelines, dan SWOT analysis.
3.36
Asas-Asas Manajemen
LAT IH A N Untuk memperdalam pemahaman Anda mengenai materi di atas, kerjakanlah latihan berikut! 1) Hal penting apakah yang harus diperhatikan dalam menyusun perencanaan? 2) Dapatkah Anda membedakan objective (sasaran) dengan policy (kebijakan)? Demikian pula dengan prosedur dan metode! 3) Ada berapa macam klasifikasi kebijakan dalam suatu perusahaan? Jelaskan! 4) Apa perlunya dan keuntungannya penggunaan standar dalam perencanaan? Petunjuk Jawaban Latihan 1) Ada 7 hal penting yang harus diperhatikan dalam menyusun perencanaan, yaitu adanya: a) sasaran (objective), b) kebijakan (policy), c) prosedur standar/ukuran baku (standard procedure), d) metode (method), e) anggaran (budget), f) program, g) proyek. 2) Beda antara objective (sasaran) dengan policy (kebijakan) adalah objective (sasaran) merupakan bentuk khusus dari tujuan, sedangkan policy (kebijakan) adalah pernyataan umum tentang perilaku dari organisasi dalam menentukan pedoman pengambilan keputusan penggunaan sumber-sumber yang diperlukan. Beda antara prosedur dengan metode adalah, prosedur menggambarkan urut-urutan yang bersifat kronologis dari suatu tindakan, sedangkan metode adalah cara menyelenggarakan suatu prosedur. 3) Kebijakan diklasifikasikan menjadi berikut ini. a. Kebijakan produksi (production policies). b. Kebijakan penjualan (sales policies) c. Kebijakan keuangan (financial policies) d. Kebijakan personalia (personnel policies)
ISIP4111/Modul 3
3.37
4) Dengan menggunakan standar dapat diketahui apakah yang sudah dikerjakan sesuai atau tidak dengan standar, keuntungannya adalah produk yang diinginkan sesuai dengan standar.
R A NG KU M AN Sebelum dibuat suatu perencanaan manajerial, perlu diketahui terlebih dahulu langkah utama dalam mengambil keputusan yang meliputi 8 cara, yaitu sebagai berikut. 1. Perumusan masalah. 2. Identifikasi sasaran. 3. Analisis dan menggolongkan informasi. 4. Identifikasi peluang dan hambatan perencanaan. 5. Menentukan Alternatif. 6. Memilih alternatif. 7. Implementasi. 8. Evaluasi. Hasil dari perencanaan adalah rencana. Dalam menyusun rencana, beberapa hal yang perlu diketahui antara lain: 1. sasaran (objective), 2. kebijakan (policy), 3. prosedur standar/ukuran baku (standard procedure), 4. metode (method), 5. anggaran (budget), 6. program, 7. proyek. Ketujuh hal tersebut digunakan bagi perencanaan untuk mencapai tujuan organisasi/perusahaan yang telah ditetapkan. Dengan adanya rencana maka pelaksanaan pekerjaan dapat dilaksanakan dengan sebaikbaiknya. Jenis-jenis rencana yang ada dalam suatu perusahaan saling bergantungan satu dengan lainnya dan merupakan suatu kesatuan. Pembentukan unit perencanaan dalam suatu perusahaan sangat membantu efektivitas pelaksanaan perencanaan manajerial.
3.38
Asas-Asas Manajemen
TES F OR M AT IF 3 Pilihlah satu jawaban yang paling tepat! 1) Semua perencanaan yang dibuat atau disusun dimulai dengan penentuan .… A. budget B. tujuan C. strategi D. personalia 2) Tujuan dirumuskan oleh pimpinan tingkat atas, berdasarkan penilaian … A. keadaan personalia perusahaan B. struktur organisasi C. ekonomi, sosial dan politik D. kondisi ekonomi perusahaan 3) Menentukan lokasi pabrik merupakan kebijakan .… A. produksi B. keuangan C. personalia D. penjualan Untuk mengerjakan soal nomor 4, 5, 6 dan 7, pilihlah: A. Apabila pernyataan pertama dan kedua benar dan mempunyai hubungan sebab akibat. B. Apabila pernyataan pertama dan kedua benar, tetapi tidak mempunyai hubungan sebab akibat. C. Apabila salah satu dari kedua pernyataan benar. D. Apabila kedua pernyataan salah. 4) Jenis-jenis rencana merupakan bagian yang terpisah-pisah Sebab Rencana jangka panjang terbatas penggunaannya 5) Kegiatan mengiklankan barang atau produk melalui televisi termasuk kebijakan penjualan Sebab Setiap kegiatan periklanan, memerlukan perencanaan keuangan (budget)
3.39
ISIP4111/Modul 3
6) Investasi modal yang dilakukan oleh suatu perusahaan termasuk dalam perencanaan jangka panjang Sebab perencanaan untuk jangka waktu dua tahun termasuk perencanaan jangka pendek 7) Untuk mengetahui sampai seberapa jauh hasil yang diinginkan sesuai dengan yang telah ditetapkan, dapat dilihat pada rencana standar Sebab Budget selalu ada pada setiap perencanaan Untuk mengerjakan soal nomor 8, 9 dan 10 pilihlah: A. jika jawaban 1 dan 2 benar B. jika jawaban 1 dan 3 benar C. jika jawaban 2 dan 3 benar D. jika jawaban 1, 2, dan 3 benar 8) Tahapan perencanaan yang masuk dalam rencana tetap adalah .… 1. objective 2. program 3. policy 9) Kunci penting suksesnya pelaksanaan semua perencanaan dalam suatu perusahaan adalah .… 1. otoritas manajer 2. kemampuan para staf 3. partisipasi anggota manajemen 10) Perencanaan jangka pendek dan jangka panjang memerlukan .… 1. waktu 2. usaha-usaha 3. uang Cocokkanlah jawaban Anda dengan Kunci Jawaban Tes Formatif 3 yang terdapat di bagian akhir modul ini. Hitunglah jawaban yang benar. Kemudian, gunakan rumus berikut untuk mengetahui tingkat penguasaan Anda terhadap materi Kegiatan Belajar 3.
Tingkat penguasaan =
Jumlah Jawaban yang Benar Jumlah Soal
100%
3.40
Asas-Asas Manajemen
Arti tingkat penguasaan: 90 - 100% = baik sekali 80 - 89% = baik 70 - 79% = cukup < 70% = kurang Apabila mencapai tingkat penguasaan 80% atau lebih, Anda dapat meneruskan dengan modul selanjutnya. Bagus! Jika masih di bawah 80%, Anda harus mengulangi materi Kegiatan Belajar 3, terutama bagian yang belum dikuasai.
3.41
ISIP4111/Modul 3
Kunci Jawaban Tes Formatif Tes Formatif 1 1) B 2) D 3) D 4) C 5) A 6) C 7) B 8) C 9) D 10) A
Tes Formatif 2 1) A 2) A 3) A 4) D 5) B 6) A 7) A
Tes Formatif 3 1) B 2) C 3) A 4) D 5) B 6) B 7) B 8) B 9) D 10) A
3.42
Asas-Asas Manajemen
Daftar Pustaka Dale, Ernest. (1969). Management Theory & Practice. New York: Mc. Graw Hill Company. Handoko, H (1999). Manajemen. Yogyakarta: BPFE – Yogyakarta. Robbins, P Stephen dan Coulter, M. (2005). Pearson Prentice Hall.
Management. New Jersey:
Winardi. (1970). Asas-asas Manajemen. Bandung: Penerbit Alumni. Laman http://management.about.com/cs/generalmanagement/a/Management101.htm
Modul 4
Pengorganisasian (Organizing) Prof. Dr. H. Rusli Ramli, M.S. Ir. Sri Yuniati Putri Koes Hardini, M.Si.
PEN D A HU L UA N
S
etelah mempelajari perencanaan sebagai salah satu fungsi manajemen, pada Modul 4 ini, akan dibahas mengenai fungsi manajemen lainnya, yaitu pengorganisasian (organizing). Pengorganisasian merupakan salah satu fungsi manajemen yang penting karena dengan pengorganisasian berarti seluruh sumber-sumber yang ada dalam organisasi, baik berupa sumber daya manusia maupun sumber daya lain, akan dipadukan ke arah tercapainya suatu tujuan. Dalam Modul 4 ini, Anda akan diajak untuk lebih memahami bagaimana pentingnya pengorganisasian sebagai fungsi yang harus dijalankan oleh setiap manajer atau personel yang menjalankan manajemen dalam setiap organisasi. Fungsi pengorganisasian sama pentingnya dengan fungsi perencanaan karena dalam pengorganisasian ini seluruh sumber (resources) baik berupa manusia maupun yang nonmanusia diatur dan dipadukan sedemikian rupa, untuk berjalannya suatu organisasi, dalam rangka mencapai tujuan yang sudah ditentukan. Pemahaman tentang pengorganisasian sebagai salah satu fungsi manajemen, akan memberikan kejelasan bahwa proses pengaturan dalam organisasi tidak akan selesai tanpa diikuti oleh aktuasi, yang berupa bimbingan kepada manusia yang berada dalam organisasi tersebut, agar secara terus-menerus dapat menjalankan kegiatan sesuai dengan tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya. Di samping itu, dalam suatu organisasi harus ada wewenang yang diikuti tanggung jawab sehingga fungsi pengorganisasian akan berjalan dengan harmonis. Setelah mempelajari Modul 4 ini, Anda diharapkan dapat: 1. menjelaskan pentingnya fungsi pengorganisasian (organizing) dalam manajemen; 2. menjelaskan wewenang (authority) dan tanggung jawab; 3. menjelaskan hubungan secara organisasi; 4. menjelaskan struktur organisasi dan departemen.
4.2
Asas-Asas Manajemen
Kegiatan Belajar 1
Fungsi Pengorganisasian
F
ungsi manajemen terpenting yang kedua ialah pengorganisasian atau organizing. Fungsi ini dijalankan oleh semua manajer pada semua tingkatan. Pengorganisasian merupakan sumber dasar (manusia dan nonmanusia) ke dalam suatu pola tertentu sedemikian rupa sehingga orangorang yang bekerja di dalamnya dapat bekerja sama secara berdaya guna dan berhasil guna dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Organisasi dirumuskan sebagai pembagian pekerjaan di antara orang-orang yang usahanya dikoordinasikan untuk mencapai sasaran-sasaran khusus. Pengorganisasian mempersatupadukan orang-orang di dalam kerja, yang satu dengan kerja yang lainnya untuk saling berhubungan. Seorang manajer yang ingin bertindak dengan berhasil guna, seyogianya menguasai: 1. tindakan apa saja yang harus dilakukan; 2. siapa saja yang harus membantunya; 3. kepada atasan yang mana ia harus membuat dan menyampaikan laporannya; 4. siapa saja bawahan yang harus lapor kepadanya; 5. pengetahuan tentang organisasi dari seluruh kelompok yang bekerja sama (suborganisasi) dan tempatnya di dalam organisasi tersebut; 6. saluran-saluran komunikasi resmi yang digunakan untuk melancarkan kegiatan organisasi.
1. 2. 3. 4.
Pihak karyawan (bawahan) juga perlu mengetahui: jenis pekerjaan yang dilakukan; batas-batas yang jelas antara pekerjaannya dengan pekerjaan yang lain; hubungan pekerjaannya dengan pekerjaan teman-teman kelompoknya; anggota kelompok kerja terdekat yang terjalin kesinambungan tugasnya.
Jadi, secara keseluruhan pengorganisasian sebagai salah satu fungsi manajemen, amatlah penting karena tanpa adanya langkah ini, tidak akan terwujud organisasi, uraian tugas, wewenang, dan tanggung jawab, uraian kaitan tugas atau pekerjaan yang satu dengan pekerjaan lainnya. Sementara itu, sumber-sumber dasar (manusia dan nonmanusia) tidak dapat digerakkan untuk mencapai tujuan sebagaimana telah ditetapkan dalam atau melalui perencanaan.
ISIP4111/Modul 4
4.3
A. ASAL KATA DAN DEFINISI Perkataan pengorganisasian atau organizing bermula dari kata organism, yang berarti suatu susunan yang terdiri atas bagian-bagian yang dipadukan sedemikian rupa sehingga hubungannya satu dengan yang lain saling mengikat, dan secara keseluruhan merupakan kebulatan yang saling berhubungan, saling mempengaruhi, dan bekerja untuk suatu tujuan tertentu. Untuk memudahkan pengetahuan tentang pengorganisasian, perlu diberikan rumusan atau definisi organizing sebagai berikut. Pengorganisasian (organizing) adalah suatu langkah untuk menetapkan, menggolong-golongkan dan mengatur berbagai macam kegiatan yang dipandang perlu, seperti bentuk fisik yang tepat bagi suatu ruangan kerja manajer, ruangan kerja bagian administrasi, ruangan laboratorium, dan lain-lain; penetapan tugas dan wewenang seseorang, pendelegasian dan seterusnya, dalam rangka mencapai tujuan.
Menurut Robins dan Coulter (2005) organizing didefinisikan sebagai proses dalam menciptakan struktur organisasi. Struktur organisasi adalah susunan penempatan pekerjaan dalam organisasi. Sementara desain organisasi adalah pengembangan atau perubahan pada struktur organisasi. B. ORGANISASI STATIS DAN ORGANISASI DINAMIS 1.
Organisasi Statis Salah satu akibat dari adanya pengorganisasian adalah dibentuknya suatu organisasi yang mempersatukan bermacam-macam tugas atau fungsi yang ditetapkan oleh manajer, suatu pola yang menunjukkan adanya ketertiban dalam hubungan kerja, pengaturan yang sifatnya wajar dan masuk akal, serta serasi. Susunan organisasi yang demikian, merupakan satu kerangka organisasi, atau disebut juga organisasi dalam bentuk statis 2.
Organisasi Dinamis Pengorganisasi merupakan langkah dan juga alat bagi orang-orang yang berada di dalamnya untuk bekerja secara berhasil guna. Pengorganisasian dapat pula diartikan sebagai organisasi dalam bentuk dinamis, yang tujuannya adalah mempersatukan orang-orang untuk bekerja dan bekerja
4.4
Asas-Asas Manajemen
sama secara tertentu, dengan tiap-tiap orang memberikan sumbangannya yang maksimum, demi mencapai tujuan bersama yang telah ditetapkan. Berbeda dengan konsepsi lama, dalam pengorganisasian yang menekankan kepada usaha perorangan – dari orang yang memberikan perintah – yang menggunakan wewenangnya, dalam banyak hal menempuh jalan kekerasan melalui saluran organisasi (manusia diperlakukan sama dengan mesin), dalam konsepsi baru (modern) pengorganisasian menekankan pada segi manusianya dan juga pentingnya tugas-tugas yang dilakukan oleh mereka, yang bekerja dalam kelompok, dengan pengaturan yang wajar, masuk akal, dan serasi. C. ORGANISASI SEBAGAI PROSES DAN SEBAGAI SISTEM 1.
Organisasi sebagai Proses Sebagai dinamika dari pembagian kerja maka organisasi merupakan proses adanya kegiatan berbagai orang sesuai dengan fungsi dan tanggung jawabnya masing-masing yang bekerja bersama-sama untuk mencapai atau mewujudkan tujuan tertentu yang telah disepakati bersama. Organisasi sebagai proses dilandasi oleh suatu ketaatan bahwa pembagian pekerjaan dilaksanakan dan harus dilaksanakan sedemikian rupa sehingga mampu merangsang kerelaan bekerja sama. Dalam proses, organisasi mengalami pertumbuhan, pengembangan, perbaikan, atau penyempurnaan agar dapat menyesuaikan diri dengan kebutuhan warga anggotanya dan kebutuhan masyarakat sekelilingnya. 2.
Organisasi sebagai Sistem Organisasi sebagai sistem, di samping dipengaruhi oleh segi intern sendiri, juga dipengaruhi oleh lingkungan di luarnya. Dengan demikian, adanya pertumbuhan, pengembangan, perbaikan, dan penyempurnaan, pada hakikatnya organisasi termasuk sebagai hasil dari proses yang berlangsung terus menerus. Organisasi sejalan dengan tujuan yang hendak dicapai akan bergerak dinamis. Mengendalikan organisasi merupakan tugas bagi manajer pada tingkat puncak. Tindakan mengorganisasi, merupakan kegiatan utama bagi manajer puncak dan sebagian tugas itu, dapat didelegasikan kepada manajer di bawahnya.
ISIP4111/Modul 4
4.5
D. DASAR BENTUK PENGORGANISASIAN Tindakan pengorganisasian mempunyai dasar-dasar yang perlu dipertimbangkan. Dasar tindakan pengorganisasian menyangkut hal-hal sebagai berikut. 1.
Pekerjaan Pekerjaan –dalam rangka pengorganisasian– ditetapkan sebagai satu hasil dari perencanaan yang telah disepakati. Pekerjaan tersebut yang semula bulat (satu), kemudian dibagi-bagi, dipecah-pecah sedemikian rupa sehingga habis terbagi dalam organisasi. Semula pekerjaan tersebut dibagi-bagi menurut bagian-bagian organisasi (suborganisasi), kemudian dalam sub-sub organisasi, masing-masing dibagi lagi sedemikian rupa sehingga tiap-tiap orang mendapat beban pekerjaan sebagaimana dikehendaki oleh organisasi. 2.
Tempat Kerja Pekerjaan yang hendak dilaksanakan memerlukan tempat kerja. Tempat kerja meliputi alat dan ruangan kerja fisik yang perlu bagi orang-orang untuk melaksanakan pekerjaan. Misalnya: letak/tempat/ruang pelaksanaan kerja, bahan-bahan, mesin-mesin, penerangan, bangku-bangku, alat-alat perlengkapan kantor/buku petunjuk, kartu-kartu, formulir, dan seterusnya. Tempat kerja yang meliputi alat dan ruang kerja tersebut, diperlukan dan dimasukkan dalam rangka pengorganisasian, serta diperinci sejelas-jelasnya, bagi setiap kelompok pekerjaan dan orang-orang yang terlibat di dalamnya. 3.
Hubungan Kerja Hubungan antara orang dan pekerjaan serta tempat kerja, merupakan satu kesatuan yang penting dalam rangka pengorganisasian. Misalnya, hubungan antara satu unit organisasi dengan unit organisasi lainnya, antara karyawan yang satu dengan karyawan lainnya, dan ruang kerja yang satu dengan ruang kerja yang lainnya, juga hubungan menyangkut wewenang atas pekerjaan yang satu dengan wewenang yang lain, sebagaimana sering terjadi serasi tidaknya hubungan tersebut, sering mempengaruhi hasil kerja dan kepuasan pegawai dalam bekerja.
4.6
Asas-Asas Manajemen
4.
Orang-orang dalam Organisasi Penugasan, penempatan orang-orang dalam organisasi, mempunyai arti penting, di samping hal-hal yang sudah disebutkan di atas. Dalam langkah pengorganisasian, hendaknya diperhatikan bahwa setiap orang ada tempatnya dan setiap orang pada tempatnya. Dengan pekerjaan dan tempat kerja yang jelas (termasuk tugas, wewenang, dan tanggung jawab), hubungan kerja yang serasi, semua dapat menyumbang bagi pencapaian tujuan organisasi, yang hakikatnya juga tujuan dari orang-orang yang ada dalam organisasi yang bersangkutan. Dengan kata lain, satu untuk semua, semua untuk satu. E. LANGKAH-LANGKAH PENGORGANISASIAN Hendaknya diingat bahwa dalam rangka pengorganisasian, tindakan menciptakan struktur organisasi atau perbaikan organisasi yang ada tidak dapat dilaksanakan sekaligus selesai, apakah itu dalam satu hari, satu minggu, atau beberapa minggu. Tindakan tersebut memerlukan waktu jangka panjang. Konsolidasi orang-orang dan jenis-jenis pekerjaan, penyelesaian masalah perburuhan, usaha memperoleh perjanjian dengan karyawan karena diciptakannya sistem dan model pembayaran gaji yang baru, sama sekali berbeda dengan yang pernah ada sebelumnya, menemukan personel pengganti yang cakap dalam menangani tugas dan langkah-langkah lainnya, tugas-tugas tersebut semuanya memakan waktu. Dalam organisasi, terdapat orang-orang yang bekerja bersama untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Masing-masing mempunyai keterampilan, pengalaman, sikap, dan ambisi-ambisi tertentu. Perwujudan itu tergambar dalam struktur organisasi yang pokok. Dalam bentuknya yang dinamis, hasil dari pengorganisasian terdapat saling mempengaruhi antara individu dalam interaksi sosialnya. Demikian pula pola-pola kerja sama dan macam-macam penyesuaian terjadi antara para anggota kelompok yang diorganisasikan. Akhirnya, berkembanglah cara kerja sama menurut mereka sendiri, suatu kerja sama yang dibenarkan dan diperkuat oleh setiap anggota kelompok organisasi. Situasi sosiologis yang luas ini, merupakan tambahan pada apa yang terjadi dalam organisasi formal dan harus diperhitungkan dalam melaksanakan pekerjaan. Suatu langkah pengorganisasian yang baik, harus menimbulkan kepercayaan pada siapa saja yang akan menjalaninya bahwa langkah tersebut akan mengakibatkan penggunaan cara-cara atau alat-alat yang paling baik,
ISIP4111/Modul 4
4.7
pemeliharaan adanya kegiatan-kegiatan, adanya peningkatan pengertian, dan makin menambah perhatian karyawan pada tugas yang dihadapi. Bila pengorganisasian mempertimbangkan hal-hal tersebut maka bagi manajer pengorganisasian telah menjadi suatu fungsi manajemen yang produktif. Pengorganisasian janganlah semata-mata menitikberatkan pada pekerjaan yang sifatnya mekanis saja, tetapi juga perlu mempertimbangkan faktor tingkah laku manusia dan organisasi. Itulah sebabnya, menciptakan struktur organisasi tidak dapat sekaligus selesai, sekaligus tuntas, memerlukan waktu yang lama, jangka panjang, dan memerlukan perhatian sepenuh waktu dan terus-menerus. Ada sekurang-kurangnya enam langkah yang perlu dilakukan bila seorang manajer hendak melakukan tindakan pengorganisasian. 1.
Mengetahui Tujuan Tujuan itu perlu dan harus direncanakan terlebih dahulu. Bila tujuan sudah ditetapkan maka langkah selanjutnya adalah mengetahui apakah organisasi yang menampung bekerjanya orang-orang di dalamnya sudah sepadan dengan bahan-bahan yang tersedia dan tempat kerja yang memadai sehingga sasaran dapat dicapai menurut tujuan yang dikehendaki. Dengan demikian, pengorganisasian adalah usaha-usaha atau langkah-langkah seorang manajer untuk menyesuaikan dengan pekerjaan yang harus diselesaikan, dan tujuan merupakan tuntutan organisasi yang amat mendasar dan harus dipenuhi. Bagi seorang manajer, tujuan organisasi merupakan misi dan tugas yang harus dicapai. Oleh karena itu, tujuan organisasi harus dipahami, dihayati, dan dilaksanakan. 2.
Membagi Habis Pekerjaan dalam Kegiatan-kegiatan Bagian Membagi habis pekerjaan dalam kegiatan-kegiatan bagian, artinya menjadi tugas seorang manajer untuk menyusun daftar kegiatan pokok yang lengkap – tidak harus terperinci – sehingga semuanya terdaftar. Dengan daftar kegiatan pokok itu, kemudian dengan wewenangnya, seorang manajer membagi habis pekerjaan tersebut kepada bawahannya, kecuali pekerjaan yang memang menjadi tugasnya. Tindakan itu, kemudian menghasilkan adanya penggolongan tugas menurut bagian-bagian yang lebih kecil dan lebih terbatas (pekerjaan khusus).
4.8
Asas-Asas Manajemen
3.
Menggolongkan Kegiatan ke dalam Satuan-satuan yang Praktis Artinya, langkah ini sudah menjurus kepada bahwa pembagian pekerjaan sampai pada titik yang tugasnya dapat dilaksanakan secara konkret, dapat diwujudkan dalam praktek. Misalnya: penjualan, penyelidikan pasar, dan propaganda, dapat digolongkan dalam kelompok pemasaran (marketing), atau kegiatan-kegiatan yang terbagi atas: kegiatan penting, kegiatan yang kurang penting, kegiatan yang tidak penting, dan seterusnya. Singkatnya, semua kegiatan dikelompokkan sehingga dari posisinya dapat diketahui kegiatannya. 4.
Menentukan Kewajiban yang Harus Dilaksanakan dan Menyediakan Peralatan serta Tempat/Ruang Fisik yang Diperlukan Hal ini ditekankan pada apa yang diharapkan dari seseorang yang harus melaksanakan tugasnya. Bagi pengatur/pengawas, ini memudahkan dirinya untuk mengikuti cara kerja seseorang dan memberi keterangan tentang pekerjaan yang bagaimana yang harus dilakukan dan dihadapi oleh manajer. 5.
Penugasan Personalia yang Cakap Setelah isi pekerjaan ditetapkan, kewajiban-kewajiban dikemukakan maka langkah berikutnya ialah mengisi pekerjaan yang ditetapkan itu dengan personalia yang cakap. Penempatan personalia yang cakap, dengan beban yang sesuai untuk pekerjaannya, merupakan keharusan dalam rangka pengorganisasian. Bila terjadi reorganisasi, sementara personil yang ada tetap diperlukan karena pengalaman mereka dalam pekerjaan yang bersangkutan mempunyai kaitan dengan tugasnya yang baru nantinya. 6.
Mendelegasikan Wewenang Wewenang diperlukan untuk melaksanakan pekerjaan. Seorang manajer wajib mendelegasikan sebagian wewenangnya –yang diperlukan untuk melaksanakan pekerjaan khusus– kepada bawahannya. Dengan demikian, dalam struktur organisasi mulai dari tingkat yang teratas sampai yang terendah, semua personalia melaksanakan pekerjaan dengan wewenang. Wewenang tersebut diperoleh sebagai bagian wewenang yang dimiliki atasannya yang didelegasikan kepadanya. Jadi, setiap personalia harus mempunyai pengertian yang mendalam mengenai letak mereka masingmasing dalam struktur organisasi dan kewajiban-kewajiban yang harus ia laksanakan, dalam hubungannya dengan keseluruhan bagian organisasi
ISIP4111/Modul 4
4.9
sebagai kesatuan, dan ia dapat melaksanakan tugasnya karena diberi wewenang untuk itu. F. MANFAAT LANGKAH PENGORGANISASIAN Dengan hal-hal yang telah diuraikan di atas maka dapatlah diambil kesimpulan bahwa banyak manfaat yang dapat dipetik dalam langkah pengorganisasian. Manfaat tersebut adalah sebagai berikut. 1.
Pelaksanaan Tugas Dengan pengorganisasian yang efektif tiap anggota dalam struktur organisasi mengetahui kegiatan apa yang harus dilakukan. Tugas-tugasnya jelas dan ia dapat memusatkan perhatian pada pelaksanaan tugasnya dengan efisien. 2.
Hubungan Kerja Hubungan yang tepat dan yang dikehendaki dapat dicapai melalui kegiatan-kegiatan yang ditetapkan dan melalui orang-orang yang melakukan kegiatan-kegiatan tersebut. 3.
Pendelegasian Wewenang Terdapat cara pendelegasian wewenang dengan cara yang tepat kepada orang-orang yang tepat sehingga memungkinkan seseorang untuk melaksanakan tugas, khususnya dengan jelas dan terarah. 4.
Fasilitas Kerja Memungkinkan penggunaan yang sebaik-baiknya atas personalia dan fasilitas-fasilitas fisik yang tersedia, ini terjadi karena adanya pertimbangan antara pekerjaan khusus, orang yang harus mengerjakan dan fasilitas-fasilitas fisik yang tersedia telah ditetapkan sehingga penghematan usaha dan efektivitas pelaksanaan kerja dapat dicapai. Robins dan Coulter (2005) menjelaskan kegunaan dari pengorganisasian hampir mirip dengan keterangan di atas, namun dirinci sebagai berikut. 1. Membagi pekerjaan menjadi pekerjaan yang spesifik dan dalam departemen. 2. Memberikan tugas dan tanggung jawab kepada orang yang sesuai dengan pekerjaan tersebut.
4.10
3. 4. 5. 6. 7.
Asas-Asas Manajemen
Menyelaraskan bermacam-macam tugas dalam organisasi. Mengelompokkan pekerjaan dalam unit-unit. Menetapkan hubungan antarindividu, grup, dan departemen. Menetapkan garis kewenangan formal. Menentukan dan membagi sumber daya organisasi. LAT IH A N Untuk memperdalam pemahaman Anda mengenai materi di atas, kerjakanlah latihan berikut!
1) Jelaskan definisi organizing (pengorganisasian)! 2) Langkah apa saja yang perlu dilakukan oleh seorang manajer apabila hendak melakukan tindakan pengorganisasian! 3) Sebutkan empat manfaat langkah pengorganisasian! Petunjuk Jawaban Latihan 1) Pengorganisasian (organizing) adalah suatu langkah untuk menetapkan, menggolong-golongkan dan mengatur berbagai macam kegiatan yang dipandang perlu seperti bentuk fisik, penetapan tugas dan wewenang seseorang, pendelegasian dan seterusnya dalam rangka mencapai tujuan 2) Langkah-langkah pengorganisasian meliputi mengetahui tujuan, membagi habis pekerjaan dalam kegiatan-kegiatan bagian, menggolongkan kegiatan ke dalam satuan-satuan yang praktis, menentukan kewajiban yang harus dilaksanakan dan menyediakan peralatan serta tempat/ruang fisik yang diperlukan, Penugasan personalia yang cakap, dan penugasan personalia yang cakap. 3) Manfaat langkah pengorganisasian meliputi pelaksanaan tugas menjadi efisien, hubungan kerja yang tepat, pendelegasian wewenang yang jelas dan fasilitas kerja yang sesuai dengan yang diperlukan.
ISIP4111/Modul 4
4.11
R A NG KU M AN Pengorganisasian adalah langkah untuk menetapkan, menggolongkan, dan mengatur berbagai macam kegiatan yang dipandang perlu untuk mencapai tujuan organisasi. Dasar tindakan pengorganisasian menyangkut: pekerjaan, orangorangnya, tempat yang disediakan untuk bekerja, dan hubunganhubungan antara orang dan sarana atau barangnya dalam rangka mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Langkah pengorganisasian harus menuju ke arah yang lebih berdaya guna dan berhasil guna, baik bagi organisasi maupun orang-orangnya. Bagi semua manajer yang melakukan pengorganisasian ada enam langkah yang harus dipertimbangkan untuk dilaksanakan, yaitu: 1. mengetahui tujuan; 2. membagi habis pekerjaan dalam kegiatan-kegiatan bagian; 3. menggolongkan kegiatan ke dalam satuan-satuan yang praktis; 4. menentukan kewajiban yang harus dilaksanakan dan menyediakan peralatan serta tempat/ruang fisik yang diperlukan; 5. penugasan personalia yang cakap; 6. mendelegasikan wewenang. TES F OR M AT IF 1 Pilihlah satu jawaban yang paling tepat! 1) Konsep baru dalam pengorganisasian adalah .... A. manusia disamakan dengan mesin B. menekankan pada sisi manusia yang bekerja C. usaha perorangan D. kesetaraan manajer dan staf 2) Yang tidak termasuk manfaat dalam pengorganisasian adalah .… A. pelaksanaan tugas B. sistem penggajian C. hubungan kerja D. pendelegasian wewenang
4.12
Asas-Asas Manajemen
Untuk mengerjakan soal nomor 3 dan 4, pilihlah: A. Apabila pernyataan pertama dan kedua benar dan mempunyai hubungan sebab akibat. B. Apabila pernyataan pertama dan kedua benar, tetapi tidak mempunyai hubungan sebab akibat. C. Apabila salah satu dari kedua pernyataan benar. D. Apabila kedua pernyataan salah. 3) Pekerjaan dalam organisasi yang baik akan habis dibagi dalam subordinasi dan orang per orang Sebab Pekerjaan adalah suatu hasil perencanaan yang sudah disepakati. 4) Struktur organisasi dapat diciptakan dalam waktu yang relatif singkat. Sebab Faktor yang dijadikan pertimbangan dalam menciptakan struktur organisasi adalah tingkah laku manusia dan sifat pekerjaannya Untuk mengerjakan soal nomor 5 dan 6 pilihlah: A. jika jawaban 1 dan 2 benar B. jika jawaban 1 dan 3 benar C. jika jawaban 2 dan 3 benar D. jika jawaban 1, 2, dan 3 benar 5) Organisasi sebagai proses dapat dilihat pada sisi .… 1. pembagian kerja yang tepat 2. fungsi dan tanggung jawab yang sesuai 3. adanya penyempurnaan sesuai perkembangan 6) Hubungan yang terjalin antara orang-orang yang ada di dalam organisasi akan menyangkut pada .… 1. tanggung jawab 2. wewenang 3. tugas Cocokkanlah jawaban Anda dengan Kunci Jawaban Tes Formatif 1 yang terdapat di bagian akhir modul ini. Hitunglah jawaban yang benar. Kemudian, gunakan rumus berikut untuk mengetahui tingkat penguasaan Anda terhadap materi Kegiatan Belajar 1.
4.13
ISIP4111/Modul 4
Tingkat penguasaan =
Jumlah Jawaban yang Benar
100%
Jumlah Soal Arti tingkat penguasaan: 90 - 100% = baik sekali 80 - 89% = baik 70 - 79% = cukup < 70% = kurang Apabila mencapai tingkat penguasaan 80% atau lebih, Anda dapat meneruskan dengan Kegiatan Belajar 2. Bagus! Jika masih di bawah 80%, Anda harus mengulangi materi Kegiatan Belajar 1, terutama bagian yang belum dikuasai.
4.14
Asas-Asas Manajemen
Kegiatan Belajar 2
Wewenang (Authority)
D
alam langkah pengorganisasian ditentukan unit-unit organisasi yang perlu, penyediaan peralatan atau faktor fisik yang tepat, dan penugasan personalia yang cakap. Langkah ini belum selesai, sebab unit-unit organisasi yang diisi dengan personalia yang cakap perlu diikat dengan hubunganhubungan wewenang, baik secara horizontal maupun vertikal. Dengan wewenang dan adanya hubungan wewenang, orang-orang yang melaksanakan pekerjaan, baik yang terjadi dalam hubungan atasan dengan bawahan, ataupun hubungan antara sesama manajer pada tingkat yang sama, hubungan wewenangnya terikat dalam rangka mencapai tujuan organisasi. Wewenang merupakan suatu hal yang pokok dalam manajemen. Pelaksanaan pencapaian tujuan melalui usaha-usaha orang lain, berkaitan dengan adanya hubungan atasan dan bawahan, dan juga hubungan antara sesama manajer yang setingkat. Hubungan tersebut mencerminkan wewenang yang artinya jabatan seorang manajer dan hubungannya dengan orang lain dalam suatu kelompok, didasarkan pada wewenang yang dimilikinya karena seorang manajer ditunjuk atau dipilih atau diangkat, diberikan pula wewenang. Dengan melalui yang dimilikinya, seorang manajer berhak mengatur hubungan kerja para bawahannya, atau dengan melalui wewenang kelompok-kelompok kerja diikat dan dipadukan untuk mencapai tujuan organisasi secara keseluruhan. Wewenang yang ada pada seseorang menentukan arti pentingnya seseorang dalam langkah pengorganisasian, dan wewenang itu juga menjadi petunjuk dengan siapa seseorang terikat untuk melakukan hubungan, bekerja sama, memimpin bawahan, tunduk pada atasan, dan seterusnya. Oleh karena itu, hubungan wewenang dalam suatu struktur organisasi menekankan arti pentingnya orang itu dalam organisasi dan keterikatan mereka untuk menunaikan tugas yang telah ditetapkan. A. DEFINISI Wewenang adalah kekuasaan atau hak untuk memerintah atau untuk meminta orang lain berbuat sesuatu. Dalam manajemen, wewenang dapat dipandang sebagai kekuasaan untuk meminta orang lain untuk melakukan
ISIP4111/Modul 4
4.15
perbuatan-perbuatan tertentu, bekerja secara tertentu, untuk mencapai tujuan (yang telah ditetapkan terlebih dahulu oleh pemilik wewenang tersebut). Di dalam wewenang, termasuk kekuasaan untuk mengambil keputusan, dan melaksanakannya, serta kekuasaan untuk memerintah. Kepatuhan dapat diperoleh melalui pemberian perhatian, memberi penjelasan/pengertian tentang sesuatu, bujukan, sangsi-sangsi, permintaan, atau bahkan paksaan. Tetapi, dalam manajemen modern sikap paksaan untuk memperoleh keputusan dari bawahan harus dihindari. B. SUMBER-SUMBER WEWENANG Menurut G.R. Terry, ada dua golongan besar pendapat yang menerangkan tentang sumber wewenang. 1.
Kelompok Pendekatan Institusional Menurut kelompok pendekatan institusional, wewenang bermula dari hak milik. Hak milik meliputi hak untuk menggunakan milik dan untuk menentukan cara penggunaannya, melalui suatu pengaturan yang dibenarkan, baik oleh masyarakat maupun hukum, dan dilaksanakan dalam batas-batas yang ditetapkan oleh undang-undang. Di dalam satuan organisasi yang dipergunakan, terdapat status atau kedudukan dari mereka yang melakukan kegiatan-kegiatan manajemen, yang besar-kecilnya tergantung pada kekuasaan yang melekat pada hak milik. Kekuasaan tersebut, sebagian didelegasikan kepada manajer-manajer. Dalam satuan organisasi perusahaan kecil, biasanya pemilik dan pemimpinnya adalah satu dan sama, langkah pendelegasian wewenang lebih jelas dan terang. Bila hal ini terjadi pada sebuah perusahaan besar, di mana para pemilik (pemegang saham) melalui Dewan Komisaris, mendelegasikan wewenang mereka kepada Presiden Direktur (Direktur Utama) perusahaan, untuk selanjutnya mendelegasikan kepada berbagai pembantu/bawahannya sampai akhirnya pada pegawai yang terendah pangkatnya. Untuk hak milik yang sifatnya umum (negara) atas nama rakyat, pemerintah mengatur dan memberikan hak (wewenang) serta cara penggunaannya kepada manajer-manajer yang dipilih atau diangkat sesuai dengan undang-undang. Wewenang manajer, berasal dari negara/pemerintah atas nama rakyat, dan dengan wewenang itu seorang manajer menjalankan haknya, tugasnya, dan tanggung jawabnya untuk mencapai tujuan umum (Negara).
4.16
Asas-Asas Manajemen
2.
Kelompok Pendekatan Kepatuhan Menurut kelompok ini, wewenang yang ada pada manajer karena ada kepatuhan atas kekuasaan tersebut dari bawahan. Dalam pandangan pendekatan ini, seorang manajer tidak mempunyai wewenang apa-apa. Wewenang itu baru ada karena diberikan dari bawahannya. Kepatuhan bawahan merupakan kunci, apakah wewenang berfungsi atau tidak. Dukungan bawahan menentukan kelancaran jalannya penggunaan wewenang, di samping pengetahuan tentang hubungan-hubungan kemanusiaan, kecakapan teknis, dan kecakapan berkomunikasi. Ada berbagai alasan, mengapa bawahan mau menerima wewenang yang dijalankan manajer padanya. Tetapi, alasan itu tidak semata-mata hanya terdapat pada pendekatan kepatuhan bawahan, melainkan dalam pendekatan kepatuhan bawahan, hal ini menjadi tekanan utama, yaitu untuk: a. memperoleh persetujuan dan penerimaan oleh sesama pekerja; b. memberikan sumbangan kepada pelaksana suatu kepentingan atau tujuan yang dipandang baik; c. memenuhi tuntutan moral yang baku dan tepat; d. mendapatkan upah. Pendekatan kepatuhan bawahan juga disebut sebagai ‘manajemen bawah-atas’ (bottom–up management), yang artinya: manajer memberi kesempatan kepada bawahan dalam banyak hal untuk berinisiatif, seperti: dalam hal keterbukaan sikap dalam memberikan usul atau gagasan guna memperbaiki produk-produk di masa yang akan datang, bagaimana menghemat waktu, dan memperbaiki aliran kerja dari atas ke bawah, dan sebaliknya. Dalam sistem manajemen bawah–atas, manajer menghindari pemberian perintah sejauh mungkin, ia lebih memberikan keleluasaan bagi bawahan untuk menciptakan dan mengembangkan gagasan-gagasan baru. Beberapa orang berpendapat bahwa pendekatan kepatuhan merupakan modifikasi (perbaikan dan penyempurnaan atau penyesuaian) atas pendekatan institusional. Dalam keadaan yang semakin maju, pendukung pendekatan kepatuhan berpendapat bahwa manajer harus memperoleh dukungan dari bawahan dan bukan memerintahkan dukungan dari bawahannya. Ini berarti bahwa untuk perintah-perintahnya dan permintaannya agar orang lain melakukan perbuatan tertentu sesuai dengan tujuan manajemen, dalam banyak hal manajer memerlukan dukungan dari bawahan agar ia mendapatkan daya kerja yang efektif, maksimum di mana suatu kelompok kerja (bawahannya) secara teratur bertindak sebagai satu unit ke arah pencapaian tujuan.
ISIP4111/Modul 4
4.17
C. PERTIMBANGAN SUMBER WEWENANG Dalam pembentukan atau penyesuaian struktur organisasi pada perusahaan atau pemerintahan, beberapa kondisi mengenai sumber wewenang perlu untuk dipertimbangkan. Hal ini mempunyai kaitan yang erat dengan kemungkinan lancar tidaknya suatu pekerjaan manajemen. Kondisi sumber wewenang dapat berasal karena berikut ini. 1.
Jabatan atau Hubungan Organisasi yang Diadakan Kondisi wewenang yang diberikan oleh jabatan organisasi atau hubungan organisasi yang diadakan, tidak memberikan daya efektif, tetapi yang mungkin terjadi adalah bahwa hal itu tidak memenuhi apa yang dikehendaki, baik oleh yang menjalankan wewenang maupun orang yang dipengaruhi oleh adanya pelaksanaan wewenang tersebut. Banyak kegagalan terjadi dalam pelaksanaan tugas karena wewenang yang tidak cukup. Artinya, kekuasaan yang diberikan oleh jabatan organisasi kurang atau tidak memadai, atau juga kurangnya kecakapan manajer untuk menyesuaikan diri dengan wewenang yang ada. Kondisi yang mempengaruhi jumlah dan penggunaan wewenang dapat berupa: a. jabatan organisasi yang ada; b. orang yang ada dalam jabatan organisasi tersebut. 2.
Putusan Undang-undang Kondisi wewenang karena putusan undang-undang biasanya terdapat dalam pemerintahan. Undang-undang memberikan wewenang sehingga pelaksanaan undang-undang dapat diselenggarakan. Undang-undang memberikan kepada pemegang jabatan kekuasaan yang diperlukan, untuk menjamin terlaksananya berbagai tuntutan undang-undang yang telah dinyatakan agar dipenuhi atau dipatuhi pelaksanaannya. 3.
Kepatuhan Seseorang yang Diberikan melalui Popularitas, Kebiasaan, atau Lamanya Hubungan Kerja Pelaksanaan pekerjaan yang memuaskan di masa lampau cenderung mendorong atasan memberikan wewenang padanya dalam langkah pengorganisasian, reorganisasi berikutnya, atau alih jabatan.
4.18
Asas-Asas Manajemen
Kondisi seseorang yang mempunyai hubungan yang lama dengan suatu aktivitas, mempunyai pengetahuan praktis mengenai pekerjaan dan kecakapan sehingga memperoleh penghargaan. 4.
Pengakuan atas Kecakapan atau Pengetahuan mengenai Situasi Kecakapan dan kejujuran yang melandasi cara kerja seseorang menjadi tumpuan bagi seorang manajer untuk memberikan wewenang sesuai bidangnya, misalnya: seorang peneliti pemasaran ia amat pandai di bidangnya, tekun bekerja, dan penuh kejujuran. Sekalipun ia mungkin mempunyai wewenang yang kecil atau bahkan tidak punya sama sekali, namun pikiran-pikiran, pendapat, gagasan, dan kecakapannya dalam memberikan informasi tentang situasi pasar mempunyai manfaat dan pengaruh besar bagi perusahaan. Pendapat dan gagasannya didengar dan dipatuhi serta dilaksanakan oleh perusahaan sehingga tampaknya ia orang yang memiliki wewenang besar. D. BATAS WEWENANG Tidak ada seorang manajer yang dapat memaksa kegiatan tertentu supaya dilaksanakan bawahannya hingga melampaui wewenangnya. Jadi, ada batas tertentu dari wewenangnya. Wewenang seseorang berdasarkan persetujuan atau keputusan atasannya, dibatasi atau mempunyai batas tertentu, baik tentang luas maupun isi wewenang itu. Ini memungkinkan orang lain bekerja sama karena hubungan wewenang menjadi seimbang dan sepadan, dan dengan keterikatan dan keterbatasan wewenang tersebut, semua orang dalam organisasi bekerja untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. E. PENDELEGASIAN WEWENANG Mendelegasikan wewenang menjadi bagian penting dalam kelancaran roda organisasi. Di bagian muka telah disinggung bahwa wewenang diperlukan untuk dapat melaksanakan pekerjaan. Unit-unit organisasi memerlukan pendelegasian wewenang dari pimpinannya. Bila dalam suatu organisasi tidak ada atau tidak terjadi pendelegasian wewenang maka hanya ada satu orang penguasa, dan dengan demikian sesungguhnya tidak ada, apa yang dinamakan struktur organisasi.
ISIP4111/Modul 4
4.19
1.
Definisi Mendelegasikan berarti memberikan wewenang untuk melaksanakan tugas khusus dari seorang manajer kepada bawahannya. Dalam langkah pendelegasian, tidak semua wewenang diserahkan atau diberikan kepada bawahan. Wewenang penuh tetap di tangannya, sebagian dari wewenang itu ia serahkan kepada bawahannya, tetapi ia tetap bertanggung jawab untuk wewenang keseluruhan kepada pimpinan di atasnya lagi. Pendelegasian mempunyai sifat dualistis, ia memberikan kepada bawahannya (sebagian) dan ia menerima itu (sebagian) dari pimpinan di atasnya. Wewenang didelegasikan dalam jumlah yang cukup sehingga suatu pekerjaan dapat dilaksanakan sebagaimana layaknya. Secara nyata sukar diketahui, tetapi hal itu – akibatnya – dapat dirasakan dalam pekerjaan, apakah sesuatu dijalankan berdasarkan wewenang atau tidak, dan wewenang itu diberikan dalam jumlah yang cukup atau tidak. 2.
Pentingnya Pendelegasian Wewenang Pendelegasian wewenang penting dilakukan untuk proses pengaturan organisasi. Seorang manajer harus mendelegasikan wewenang karena dua hal, yaitu: a. ia menanggung lebih banyak dari yang dapat ia kerjakan sendiri; b. ketajaman pikiran atas kehidupan organisasi (perubahan atau perkembangan dan kemajuan). 3.
Cara Pendelegasian Wewenang Pendelegasian wewenang dilakukan oleh si pemberi kepada si penerima wewenang. Untuk memudahkan si penerima, pendelegasian wewenang hendaknya tertulis dan khusus. Langkah ini nyata, di dalamnya diterangkan seluruh hubungan yang diharuskan dan sekaligus cara ini menghilangkan keragu-raguan. Dalam praktek banyak hal terjadi di luar wewenang yang tertulis, untuk itu ada kritik bahwa pendelegasian tertulis mengurangi keluwesan (fleksibilitas) organisasi, dan lebih menekankan bagian dari seluruh organisasi. Sejauh mungkin harus dihindari pendelegasian wewenang secara lisan, tidak semua maksud dan isi delegasi dapat diingat dengan baik, lagi pula banyak mengandung risiko bila hanya dengan mengandalkan pada maksud lisan semata-mata, yang akibatnya dapat merugikan kedua belah pihak.
4.20
Asas-Asas Manajemen
4.
Persoalan Pendelegasian Dalam praktek manajemen, ada kemungkinan terjadi manajer enggan memberikan pendelegasian wewenang kepada bawahan oleh karena berbagai hal, misalnya: a. kurang percaya kepada bawahannya; b. bawahan dianggap tidak cakap untuk menerima pendelegasian wewenang; c. ada kecenderungan yang normal di antara orang-orang yang dibebani dengan kegiatan tertentu untuk ingin melaksanakannya sendiri; d. nafsu berkuasa; e. tidak berani menanggung risiko atas kemungkinan kesalahan yang dilakukan bawahan, setelah pendelegasian wewenang terjadi. 5.
Langkah-langkah Pendelegasian Wewenang Guna mengatasi kesulitan dalam pendelegasian wewenang, ada sejumlah tindakan yang dapat diikuti agar pendelegasian wewenang yang berhasil dapat dicapai. Tindakan itu adalah sebagai berikut. a. Adakah suatu suasana kerja yang bebas dari rasa takut. b. Berikan penjelasan yang tepat bersamaan dengan tindakan yang diambil (cq. Ketika melakukan pendelegasian wewenang). c. Tentukan keputusan dan tugas-tugas yang harus didelegasikan. d. Pilihlah dengan bijaksana orang yang akan menerima pelimpahan atau pendelegasian wewenang. e. Berikan wewenang untuk melaksanakan pekerjaan yang penuh dan utuh. f. Berilah bantuan bagi si penerima wewenang bila mereka memerlukan nasihat atau ingin berkonsultasi. LAT IH A N Untuk memperdalam pemahaman Anda mengenai materi di atas, kerjakanlah latihan berikut! 1) Jelaskan tentang sumber-sumber wewenang! 2) Jelaskan apa yang dimaksud dengan batas-batas wewenang! 3) Jelaskan apa yang sering menjadi permasalahan dalam pendelegasian wewenang!
ISIP4111/Modul 4
4.21
Petunjuk Jawaban Latihan Untuk menjawab latihan di atas, baca dan pelajari kembali uraian mengenai Fungsi Pengorganisasian, terutama yang menyangkut topik wewenang.
R A NG KU M AN Wewenang adalah kekuasaan atau hak untuk memerintah atau untuk meminta orang lain berbuat sesuatu dalam kegiatan organisasi. Wewenang bersumber pada kelompok pendekatan institusional dan pendekatan kepatuhan. Wewenang didelegasikan berdasarkan hubungan dalam kegiatan organisasi. Dalam mendelegasikan wewenang, perlu diketahui cara yang tepat agar diperoleh pendelegasian wewenang yang sesuai dengan posisi orang yang ada dalam organisasi. TES F OR M AT IF 2 Pilihlah satu jawaban yang paling tepat! 1) Yang bukan termasuk asal dari sumber wewenang adalah ... A. jabatan B. putusan undang-undang C. pemberian D. pengakuan atas kecakapan 2) Yang tidak termasuk dalam wewenang adalah kekuasaan untuk ... A. merubah kebijakan B. memerintah C. mengambil keputusan D. melaksanakan keputusan Untuk mengerjakan soal nomor 3 dan 4, pilihlah: A. Apabila pernyataan pertama dan kedua benar dan mempunyai hubungan sebab akibat. B. Apabila pernyataan pertama dan kedua benar, tetapi tidak mempunyai hubungan sebab akibat. C. Apabila salah satu dari kedua pernyataan benar. D. Apabila kedua pernyataan salah.
4.22
Asas-Asas Manajemen
3) Wewenang harus memiliki batas. Sebab Batas wewenang memungkinkan hubungan antar pekerja berjalan seimbang. 4) Pendelegasian wewenang dilaksanakan secara tertulis Sebab Pendelegasian wewenang yang tertulis dapat mengurangi keluwesan (fleksibilitas) organisasi. Untuk mengerjakan soal nomor 5 dan 6 pilihlah: A. jika jawaban 1 dan 2 benar B. jika jawaban 1 dan 3 benar C. jika jawaban 2 dan 3 benar D. jika jawaban 1, 2, dan 3 benar 5) Wewenang adalah .... 1. kekuasaan untuk memerintah 2. kekuasaan membuat orang lain melakukan sesuatu 3. kekuasaan yang dimiliki oleh pemimpin 6) Pendelegasian wewenang tidak selalu berjalan lancar, faktor penyebabnya adalah .... 1. anggapan bahwa bawahan kurang cakap dalam melaksanakan tugas 2. adanya nafsu berkuasa 3. tidak berani menanggung risiko atas kemungkinan kesalahan bawahan Cocokkanlah jawaban Anda dengan Kunci Jawaban Tes Formatif 2 yang terdapat di bagian akhir modul ini. Hitunglah jawaban yang benar. Kemudian, gunakan rumus berikut untuk mengetahui tingkat penguasaan Anda terhadap materi Kegiatan Belajar 2.
Tingkat penguasaan =
Jumlah Jawaban yang Benar
100%
Jumlah Soal Arti tingkat penguasaan: 90 - 100% = baik sekali 80 - 89% = baik 70 - 79% = cukup < 70% = kurang
ISIP4111/Modul 4
4.23
Apabila mencapai tingkat penguasaan 80% atau lebih, Anda dapat meneruskan dengan Kegiatan Belajar 3. Bagus! Jika masih di bawah 80%, Anda harus mengulangi materi Kegiatan Belajar 2, terutama bagian yang belum dikuasai.
4.24
Asas-Asas Manajemen
Kegiatan Belajar 3
Hubungan Organisatoris
S
etelah mengetahui tentang wewenang, dalam bagian ini akan dijelaskan tentang hubungan yang terjadi di dalam suatu organisasi. Hubungan ini dikenal sebagai hubungan secara organisatoris. Hubungan organisatoris ini muncul karena adanya penggunaan wewenang yang seluruhnya diarahkan untuk mencapai tujuan. BENTUK ORGANISASI DAN WEWENANGNYA Bentuk organisasi menunjukkan wewenang yang berlaku dalam organisasi tersebut. Direktur
Manajer 1
Manajer 2
Manajer 3
Manajer 3
Kepala Seksi
Petugas Lapangan
Petugas Lapangan
Gambar 4.1. Organisasi Lini
Petugas Lapangan
Manajer 4
ISIP4111/Modul 4
4.25
1.
Wewenang Lini Gambar 4.1. menunjukkan organisasi lini, di mana wewenang yang ada sering disebut juga wewenang lini (line authority). Dalam organisasi lini, pengambilan keputusan cepat, tidak menimbulkan usaha melempar tanggung jawab atas beban pekerjaan, hubungan wewenang yang ada jelas dimengerti. Hubungan wewenang yang vertikal ditunjukkan dengan wewenang yang mengalir dari atas ke bawah, yaitu atasan mendelegasikan wewenang kepada bawahan, yang membentuk garis lini dari tingkatan yang paling atas sampai pada tingkatan yang paling bawah dalam struktur organisasi. Garis wewenang lini tidak terputus-putus, bertingkat-tingkat, dan merupakan susunan jenjang atau hierarki yang terdapat dalam banyak jenis organisasi. Seorang atasan dapat memberikan perintah langsung pada bawahan dan ini adalah inti dari wewenang lini. Dalam wewenang lini seseorang mengetahui dengan pasti dari siapa dia menerima perintah dan kepada siapa ia harus melapor. Pengambilan keputusan dapat cepat dilakukan karena tiap anggota manajemen mempunyai wewenang atas bidangnya secara penuh pada setiap tindakan yang perlu diambil karena ia dapat berkonsultasi langsung dengan atasan. Namun, kerugian dari bentuk organisasi lini juga ada, yaitu para manajer menjadi terlalu dibebani banyak kewajiban dan spesialisasinya kurang berkembang, anggota manajemen sulit diganti, tidak cukup tersedia waktu untuk kegiatan yang berkaitan dengan perencanaan manajerial, penelitian, dan tindakan pengawasan yang menyeluruh. Kelemahan ini dapat diperbaiki dengan melengkapi susunan organisasi, misalnya dengan menambah jalur wewenang staf. 2.
Wewenang Staf Istilah staf mempunyai arti sebuah tongkat yang dipegang dengan tangan sebagai pendukung atau penyangga badan yang memberikan bantuan keseimbangan pada seseorang. Pada mulanya, wewenang staf dipandang sebagai hubungan yang mendukung hubungan lini atau nonstaf. Makna hubungan wewenang tersebut mengalami perkembangan dalam praktek sehari-hari sehingga wewenang staf dapat diartikan sebagai penasihat, untuk hal tertentu dapat berarti sebagai membatasi wewenang lini seorang manajer. Wewenang staf timbul karena adanya pendelegasian wewenang ke samping atau ke bawah.
4.26
Asas-Asas Manajemen
Penerima wewenang staf, disebut pejabat staf atau staff officer, yang mempunyai beban kerja atas unit organisasi staf yang dijabatnya. Penggunaan pejabat staf (selanjutnya disebut staf) di dalam struktur organisasi dapat berarti karena adanya kepentingan akan bantuan dalam menyelesaikan masalah khusus, menempatkan data yang diperlukan untuk pengambilan keputusan dan memberi nasihat mengenai permasalahan manajerial yang khusus. Menurut G.R. Terry, baik di kalangan pemerintahan maupun perusahaan, konsep staf sudah ada sejak lama, namun penggunaannya secara intensif berkembang berkat dorongan Frederick W. Taylor yang menyarankan perlunya spesialisasi manajerial atas dasar fungsional. Pimpinan Pusat
1
Organisasi Staf
2 3 4 5 6
Pimpinan Daerah
Pimpinan Daerah
Pimpinan Daerah
Pimpinan Daerah
Pimpinan Daerah
Pimpinan Daerah
Pimpinan Daerah
Gambar 4.2. Organisasi Staf
Wewenang staf dapat dibagi sebagai berikut. Staf spesialis Adalah pejabat yang berada dalam struktur organisasi lini dan staf dengan tugas-tugas khusus (memiliki bidang spesialisasi yang tertentu sifatnya) dan berfungsi untuk membantu pimpinan atau manajer. a.
ISIP4111/Modul 4
4.27
b.
Staf penasihat Tugasnya memberi nasihat atau pertimbangan kepada manajer lini. Nasihat atau pertimbangan ini dapat diubah, diterima, atau ditolak oleh manajer lini. Tugas staf penasihat adalah meyakinkan manajer lini bahwa gagasan atau perimbangannya penting, dapat dipertanggungjawabkan dan sifatnya (kadang-kadang) mendesak supaya dilaksanakan oleh manajer. Nasihat atau pertimbangan tidak banyak manfaatnya, kecuali bila nasihat dan pertimbangan tersebut dapat digunakan. c.
Staf pelayanan Tugas atau wewenang staf pelayanan bagi manajer adalah melakukan serangkaian kegiatan yang sifatnya terpisah dari pekerjaan lini. Staf pelayanan dalam kegiatannya mengambil keputusan penting tidak hanya bagi unitnya sendiri, tetapi dapat lebih luas yaitu menyangkut berbagai kepentingan organisasi. Pelaksanaan apa yang sudah diputuskan yang menyangkut dan berguna bagi kepentingan organisasi, staf pelayanan dapat menggunakan wewenang lini yang berada di luar unitnya. Contoh dari wewenang staf pelayanan adalah staf pelayanan untuk bidang penelitian dan pengembangan (research and development service staff). d.
Staf pengawasan Wewenang staf pengawasan adalah melakukan tindakan pengawasan atas unit-unit yang berada dalam satuan organisasi secara langsung atau tidak langsung. Sifat pengawasan ini sangat menonjol bagi kegiatan organisasi yang telah berkembang luas, yang mempunyai satuan operasi dengan perwakilan-perwakilan di daerah. Tanpa ada satu sistem atau tindakan pengawasan yang memadai, usaha organisasi akan banyak kehilangan informasi dan finansial (uang) karena pekerjaan tidak dapat diikuti sampai pada tingkat apa yang terjadi, lamakelamaan organisasi akan menjadi lemah dan ambruk. Pemeriksaan atau pengawasan atas kegiatan penjualan di daerah, atas jumlah dan mutu barang yang diproduksi, atas pembukuan, dan sebagainya merupakan kegiatan pokok untuk memelihara kegiatan organisasi agar sehat dan dinamis.
4.28
Asas-Asas Manajemen
e.
Staf fungsional Wewenang staf fungsional menyangkut kegiatan yang bersifat khusus (spesialisasi). Contoh dari kegiatan yang dilakukan oleh staf fungsional misalnya, membantu manajer lini pada bidang produksi (the assistant staff to the production manager), atau pada bidang pemasaran, atau pada bidang lain yang secara fungsional perlu bagi pencapaian tujuan organisasi. f.
Staf pribadi Staf pribadi memiliki wewenang staf yang terbatas, yaitu hanya membantu pimpinan dalam mengatasi pekerjaan yang sifatnya tertentu dan tidak dapat mempergunakan wewenang lini yang berada di luar unitnya. Dengan bantuan staf pribadi tersebut, manajer lini mengatasi: 1) menumpuknya pekerjaan yang perlu diproses untuk diselesaikan; 2) berbagai persoalan teknis yang amat rinci di luar bidang keahliannya; 3) berbagai kontak hubungan organisasi baik di dalam maupun di luar; 4) persoalan kepemimpinan dan hubungannya dengan bawahan; 5) promosi bagi pegawai senior atau yang telah berpengalaman; 6) memberikan latihan jabatan yang diperlukan bagi tenaga muda yang dinamis. Semua tugas itu dilakukan oleh staf pribadi yang disebut berikut ini. 1) Pembantu untuk manajer atau Staf Pembantu. Istilah pembantu untuk manajer atau the assistant to manager harus dibedakan dengan the assistant manager. Yang disebut the assistant manager adalah manajer lini yang melaporkan kegiatan atau tugasnya kepada manajer di atasnya. Ini termasuk dalam susunan organisasi wewenang lini. 2) Staf Umum Istilah ini sangat umum digunakan dalam dinas militer, sedangkan dalam organisasi perusahaan sangat jarang digunakan atau tidak umum. Staf umum merupakan suatu kelompok yang terkoordinasi dan bekerja untuk atasannya. Sebagaimana kesatuan staf yang mempunyai wewenang dengan berbagai tipe maka staf umum juga mempunyai wewenang sebagai penasihat, sebagai pelayanan (umumnya dalam hal menerima dan menyampaikan informasi), sebagai pengawas ataupun sebagai staf fungsional, yang semua dilakukan melalui atasannya. Mereka bertindak
4.29
ISIP4111/Modul 4
untuk dan atas nama atasannya. Baik buruknya pekerjaan yang dilaksanakan oleh staf umum, semua beban dipikul atasannya karena semua pelaksanaannya dilakukan melakukan wewenang lini. 3.
Organisasi Staf dan Lini Direktur
Sekretariat Sekretariat – Staf Direktur
Staf Direktur
Manajer 1
Manajer 2
Manajer 3
Manajer 4
Kasi 1
Wilayah 1
Wilayah 3
Wilayah 2
Wilayah 4
Wilayah 5
Gambar 4.3. Organisasi Lini dan Staf
Bila terdapat wewenang staf dan lini berada dalam suatu organisasi maka organisasi tersebut dinamakan organisasi staf dan lini. Dengan demikian, untuk jalur lini terbentang hubungan wewenang langsung dari atas ke bawah, mulai dari pucuk pimpinan sampai pada tingkat pimpinan paling bawah. Di samping itu, ada jalur staf yang sifat kedudukannya membantu manajer lini dalam berbagai bidang kegiatan khusus (spesialisasi). Organisasi Staf dan
4.30
Asas-Asas Manajemen
Lini amat umum digunakan, baik di dalam perusahaan maupun dalam pemerintahan dan juga dalam dinas militer. Hubungan wewenang staf dan lini dalam keterpaduan adalah untuk mengurangi beberapa kelemahan yang sudah dijelaskan di bagian sebelumnya. Dengan susunan organisasi ini, diharap akan tercapai keseimbangan dalam pekerjaan bersama (to achieve balanced teamwork). Contoh yang sederhana adalah dalam bermain sepak bola. Tidak ada satu pun anggota tim yang lebih penting, lebih hebat, lebih unggul dari yang lain, dan bukan itu makna suatu tim dalam bekerja. Semua mempunyai fungsi yang sama pentingnya, semua terkoordinasi untuk bersama-sama mencapai tujuan organisasi yang telah ditetapkan sebelumnya. Demikian pula halnya dalam suatu organisasi perusahaan. LAT IH A N Untuk memperdalam pemahaman Anda mengenai materi di atas, kerjakanlah latihan berikut! 1) 2) 3) 4)
Jelaskan apakah yang dimaksud dengan hubungan secara organisatoris? Apakah kebaikan dan keburukan organisasi lini? Jelaskan macam-macam staf yang Anda ketahui! Jelaskan mengapa diperlukan bentuk organisasi lini dan staf?
Petunjuk Jawaban Latihan Untuk menjawab pertanyaan di atas, baca dan pelajari dengan seksama topik Hubungan Organisatoris .
R A NG KU M AN Hubungan secara organisatoris adalah hubungan yang timbul dari adanya penggunaan wewenang, yang keseluruhannya diarahkan untuk mencapai tujuan-tujuan organisasi. Hubungan tersebut memberikan bentuk atau macam organisasi yang dianut. Ada organisasi lini yang wewenang antara atasan terhadap bawahannya dengan jelas dapat dipahami karena bawahan memandang atasan sebagai sumber kekuasaan.
ISIP4111/Modul 4
4.31
Namun, sesuai perkembangan zaman, organisasi lini tidak dapat bertahan lama karena terdapat berbagai kelemahan. Untuk mengatasi kekurangan ini muncul organisasi lini dan staf, yang di samping petugaspetugas lini terdapat pula petugas bantuan (staf) yang memberikan bantuan kepada manajer dalam hal-hal yang khusus. Wewenang lini dan wewenang staf berbeda, baik dalam hubungan dengan petugas lainnya, maupun dengan organisasi secara organisatoris.
TES F OR M AT IF 3 Pilihlah satu jawaban yang paling tepat! 1) Wewenang lini adalah wewenang yang .… A. mengalir dari atas ke bawah. B. mengalir ke samping C. mengalir menurut garis yang berbentuk lingkaran D. mengalir dengan garis yang terputus-putus 2) Staf umum adalah .… A. digunakan dalam organisasi militer B. ada dalam struktur organisasi lini C. staf yang tidak memiliki wewenang D. staf yang tidak memiliki manajer Untuk mengerjakan soal nomor 3 dan 4, pilihlah: A. Apabila pernyataan pertama dan kedua benar dan mempunyai hubungan sebab akibat. B. Apabila pernyataan pertama dan kedua benar, tetapi tidak mempunyai hubungan sebab akibat. C. Apabila salah satu dari kedua pernyataan benar. D. Apabila kedua pernyataan salah. 3) Wewenang lini merupakan wewenang yang paling baik untuk dilaksanakan baik di instansi pemerintah maupun militer. Sebab Wewenang lini dengan hubungan yang langsung antara atasan dan bawahan dapat mempercepat dalam pengambilan keputusan.
4.32
Asas-Asas Manajemen
4) Organisasi staf dan lini merupakan organisasi yang mencerminkan adanya wewenang staf dan wewenang lini yang bergabung atau berada dalam satu organisasi. Sebab Organisasi staf dan lini adalah organisasi staf yang kemudian berkembang menjadi organisasi lini. Untuk mengerjakan soal nomor 5 dan 6 pilihlah: A. jika jawaban 1 dan 2 benar B. jika jawaban 1 dan 3 benar C. jika jawaban 2 dan 3 benar D. jika jawaban 1, 2, dan 3 benar 5) Wewenang staf terbagi menjadi .... 1. staf pribadi 2. staf umum 3. staf penasihat 6) Staf spesialis adalah staf yang… 1. berada dalam struktur organisasi staf 2. memiliki tugas khusus 3. membantu tugas manajer Cocokkanlah jawaban Anda dengan Kunci Jawaban Tes Formatif 3 yang terdapat di bagian akhir modul ini. Hitunglah jawaban yang benar. Kemudian, gunakan rumus berikut untuk mengetahui tingkat penguasaan Anda terhadap materi Kegiatan Belajar 3.
Tingkat penguasaan =
Jumlah Jawaban yang Benar
100%
Jumlah Soal Arti tingkat penguasaan: 90 - 100% = baik sekali 80 - 89% = baik 70 - 79% = cukup < 70% = kurang Apabila mencapai tingkat penguasaan 80% atau lebih, Anda dapat meneruskan dengan Kegiatan Belajar 4. Bagus! Jika masih di bawah 80%, Anda harus mengulangi materi Kegiatan Belajar 3, terutama bagian yang belum dikuasai.
ISIP4111/Modul 4
4.33
Kegiatan Belajar 4
Struktur Organisasi dan Departemenisasi
S
uatu organisasi yang sengaja dibentuk memiliki empat komponen dasar yaitu: (1) terdapat pekerjaan sudah terbagi secara tertentu, (2) terdapat orang yang ditetapkan untuk menduduki jabatan tertentu, (3) adanya lingkungan kerja yang memadai, dan (4) terjadinya hubungan di antara orang-orang dalam kelompok dan juga hubungan antara kelompok dalam organisasi, keseluruhan ini berlangsung untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya. Seperti yang sudah disinggung pada bagian pertama (dalam langkahlangkah pengorganisasian) setiap organisasi resmi didirikan harus menetapkan langkah-langkah yang diperlukan, di mana keempat komponen di atas termasuk di dalamnya. Jadi, langkah pengorganisasian meliputi; 1. mengetahui tujuan yang hendak dicapai; 2. membagi habis pekerjaan dalam kegiatan-kegiatan bagian; 3. menggolongkan kegiatan dalam satuan-satuan yang praktis (dapat dikerjakan; 4. tersedia fasilitas secara fisik; 5. penugasan personalia yang cakap; 6. memberikan penjelasan apa yang harus dikerjakan dan bagaimana harus bekerja satu sama lain, termasuk pendelegasian wewenangnya. Berdasarkan uraian tentang pembagian kerja, akan dibahas bagaimana orang-orang membentuk satuan organisasi dengan menghasilkan kerja yang produktif berdasarkan fungsi-fungsi yang ada. Fungsi adalah intisari yang menjadi pegangan utama bagi seorang manajer untuk menyusun suatu struktur organisasi yang efektif. A. STRUKTUR ORGANISASI 1.
Satuan Organisasi Dasar Umum Struktur organisasi adalah susunan penempatan pekerjaan dalam organisasi. Menurut G.R. Terry, pola struktur organisasi umumnya dibangun berdasarkan pada tiga prinsip yaitu:
4.34
a. b. c.
Asas-Asas Manajemen
produksi; pemasaran/penjualan; biaya (keuangan).
Ketiga hal di atas, sangat populer di lingkungan organisasi perusahaan, sebagai contoh adalah pada pabrik yang memproduksi mobil. Produksi mobil diadakan untuk memberikan layanan karena adanya permintaan akan barang (mobil). Agar barang ini sampai ke tangan konsumen, harus ada cara untuk mendistribusikan/menjual/memasarkan, yang menyebabkan adanya dana yang dibutuhkan untuk membiayai proses tersebut. Dana ini akan kembali dari pembayaran yang dilakukan oleh konsumen atas barang (mobil) yang dibelinya, dan uang ini akan berputar untuk memproduksi mobil dan seterusnya. 2.
Satuan Organisasi Tambahan. Lingkup dari tiga prinsip pokok yang menjadi dasar satuan organisasi bertambah sejalan dengan berkembangnya perusahaan. Hal ini berpengaruh dan menimbulkan adanya desain organisasi, yaitu pengembangan atau perubahan pada struktur organisasi. Satuan organisasi tambahan diperlukan karena arus kerja bertambah banyak dan jenis pekerjaan semakin rumit. Sebagai contoh adalah untuk bagian penjualan. Dalam satuan organisasi penjualan, muncul satuan organisasi tambahan berupa: a. bagian iklan; b. bagian promosi penjualan; c. manajer pabrik. Sedangkan pada bagian keuangan, muncul satuan organisasi tambahan antara lain: a. bagian pembayaran/kasir; b. bagian pembukuan; c. manajer keuangan. Bila perusahaan mengalami perkembangan yang makin bertambah pesat maka cepat atau lambat makin banyak diperlukan satuan organisasi tambahan baru untuk mengimbangi kegiatan pokok yaitu produksi, pemasaran/ penjualan dan biaya (keuangan).
ISIP4111/Modul 4
4.35
3.
Struktur Organisasi dan Koordinasi Bila pembagian kerja dalam organisasi telah mencapai taraf yang amat rinci (terbagi-bagi menjadi spesialisasi dan makin lama menjadi semakin khusus), akan muncul kesulitan baru bagi manajemen untuk melakukan pengendalian yang efektif agar kelancaran roda organisasi tetap terpelihara. Organisasi akan terpecah menjadi satuan-satuan fungsional yang menimbulkan kesenjangan tingkat manajemen. Dalam organisasi seolah-olah terjadi gugusan satuan organisasi yang membentuk kelompok yang berdiri sendiri. Organisasi tidak lagi dalam bentuk yang bulat terpadu, tetapi telah menjadi beberapa gugus kelompok organisasi, terpisah dan masing-masing mengutamakan untuk mengejar kepentingan kelompoknya sendiri, sedangkan tujuan organisasi menjadi nomor dua. Kondisi yang demikian tentulah bukan hal yang dikehendaki. Namun, bagaimana memperbaikinya? Langkah yang harus ditempuh untuk memperbaiki kondisi di atas adalah sebagai berikut. a. Tunjukkanlah bahwa telah terjadi kesenjangan dan organisasi telah terpecah dalam kelompok-kelompok, padahal seharusnya kesatuan organisasi fungsi-fungsi berlangsung dalam posisi saling mempengaruhi, saling mengisi, saling bergantung satu dengan yang lain, dan berurutan dalam subordinasi yang akhirnya menyatu untuk mencapai tujuan organisasi. b. Siapkanlah program yang dapat menyatukan semua kegiatan yang terdapat dalam kelompok-kelompok organisasi agar seluruh kegiatan tadi dapat terintegrasi dalam satu tujuan. c. Buatlah alur kerja sehingga pekerjaan berada dalam jangkauan koordinasi, baik antarkelompok maupun yang ada dalam kelompok. d. Lakukan beberapa percobaan bagi fungsi-fungsi atau spesialisasi yang baru dalam fungsi-fungsi dan spesialisasi yang telah ada. Semua tindakan ini dilakukan untuk mencegah kemungkinan yang lebih buruk akibat dari perkembangan organisasi yang telah menuju spesialisasi atas fungsi yang semakin jauh, dan juga tindakan ini dapat digunakan untuk melakukan koordinasi dalam organisasi. Setiap saat kegiatan-kegiatan utama dan anggota manajemen dapat ditambah jika diperlukan dan koordinasi harus dikembangkan lagi sehingga terjadi suatu kondisi organisasi yang dinamis.
4.36
Asas-Asas Manajemen
B. DEPARTEMENISASI Adanya perubahan arus kerja yang bertambah banyak dan jenis pekerjaan semakin rumit maka diperlukan satuan organisasi tambahan dengan cara dilakukan spesialisasi pekerjaan atau dengan departemenisasi. Spesialisasi pekerjaan adalah derajat yang menunjukkan sampai sejauh mana suatu pekerjaan dapat dibagi-bagi menjadi pekerjaan yang lebih kecil lagi, hal ini dahulu sering disebut devision of labor. Departemenisasi adalah hasil dari pembagian kerja dan ditampilkan dalam satuan organisasi yang dapat dikelola dan memberi manfaat secara manajerial atau dengan kata lain departemenisasi adalah dasar di mana pekerjaan-pekerjaan disatukan bersama menjadi satu grup. Departemenisasi dapat dilakukan dengan melalui berikut ini. 1.
Fungsi Adalah upaya penggolongan atas kegiatan-kegiatan berdasarkan fungsi yang berkaitan atau kegiatan yang sejenis/serupa. Contoh: dari dasar kegiatan fungsi produksi, penjualan, dan keuangan muncul penggolongan berikutnya, seperti: untuk fungsi produksi muncul permesinan dan penelitian; dari fungsi penjualan muncul periklanan, manajer penjualan dan promosi penjualan, demikian seterusnya. Contoh lain dalam suatu pabrik di bagian plant manager dapat muncul di bawahnya, antara lain manajer enginering, manajer akunting, manajer untuk manufaktur, manajer untuk SDM, dan manajer pembelian. 2.
Produk Adalah upaya penggolongan atas kegiatan berdasarkan produk. Contoh pada Department Store penggolongan untuk barang-barang yang dijual adalah berdasarkan produk-produk yang dihasilkan oleh perusahaan/industri. Contoh lain dari Bank komersial dengan penggolongan khusus bagian pinjaman (loans) dan seterusnya. 3.
Wilayah Adalah upaya penggolongan atas kegiatan-kegiatan berdasarkan wilayah. Misalnya bagian penjualan dibagi menjadi wilayah Barat, Timur, dan Utara.
ISIP4111/Modul 4
4.37
4.
Pemakai Adalah penggolongan atas kegiatan berdasarkan pemakainya. Contoh pada bagian penjualan untuk produk tertentu, pemakainya adalah meliputi pedagang, instansi pemerintah, pabrik, atau yang lainnya. 5.
Proses Adalah upaya penggolongan atas banyak kegiatan berdasarkan proses. Contohnya adalah pada produk logam yang terbagi menjadi bagian penempaan, pengelasan, dan bagian penghalusan. Prosesnya dapat bersifat seri, sejajar, dan perakitan. 6.
Satuan Tugas Adalah upaya menggolongkan kegiatan yang ada berdasarkan pada satuan tugas. Misalnya dalam suatu proyek X, penyelesaiannya dilakukan oleh satuan tugas A, B, C, dan D, dan seterusnya. Setiap satuan tugas, menyelesaikan pekerjaan sesuai dengan spesialisasinya masing-masing. 7.
Matriks Adalah upaya penggolongan kegiatan kerja berdasarkan kombinasi fungsi antara yang sifatnya teknis dan nonteknis, di mana paduannya ditandai dengan huruf/angka. Konsep baru ini tidak saja mengutamakan segi teknis tinggi, tetapi juga dengan manajemen tingkat tinggi, dan menempatkan dua pengawas menurut spesialisasinya dan bekerja secara serempak (simultaneously), Pada bagian terdahulu, sudah dikemukan berbagai cara untuk menempatkan kegiatan yang sifatnya khusus (a specific activity) di dalam struktur organisasi yang khusus. Langkah-langkah berikut juga merupakan contoh yang dapat dilakukan dalam rangka melakukan departemenisasi, yaitu: a. Menempatkan kegiatan dalam satuan yang sering dipergunakan Upaya ini dapat memudahkan pengawasan dan menjaga kelancaran kerja. Contoh pada bagian permesinan (engineering). Bila lebih banyak melayani kebutuhan pemakai, lebih baik ditempatkan di bagian penjualan agar mudah mengontrol kondisi kegiatan kerjanya dalam melayani kebutuhan pemakai, sebaliknya bila kegiatan hanya untuk melayani rangkaian kegiatan produksi internal maka lebih baik ditempatkan di bagian lain yang tepat misalnya bagian produksi.
4.38
Asas-Asas Manajemen
b.
Pertimbangan pemisahan kegiatan dalam dua satuan kegiatan Kegiatan yang baik umumnya dilakukan dalam satuan kegiatan, namun dapat pula muncul pengecualian, misalnya untuk keuangan sebaiknya dipisahkan antara bagian yang bertugas untuk pembukuan dengan yang bertugas untuk mengontrol keuangan (juru bayar).
c.
Mendorong munculnya kompetisi Kegiatan yang kompetitif seringkali diperlukan untuk mendapatkan hasil terbaik dari suatu kegiatan.
d.
Mendorong munculnya keserasian kerja dan kerja sama. Cara ini diperlukan untuk menggalang kesatuan kerja, meskipun kadangkadang perlu ditempuh cara persaingan/kompetensi. Tujuan utamanya adalah menjaga keserasian kerja dan kerja sama, untuk memperoleh hasil yang diharapkan. Upaya ini memerlukan kebijaksanaan dan keuletan serta sikap hati-hati karena dapat memunculkan sikap yes men, atau asal bapak senang yang justru merugikan organisasi.
e.
Kepentingan manajer yang harus diikuti Dalam kegiatan yang sifatnya khusus, kepentingan manajer perlu mendapatkan perhatian utama. Mengikuti kepentingan manajer yang memungkinkan untuk memperoleh hasil yang baik perlu dijadikan pertimbangan.
C. SENTRALISASI DAN DESENTRALISASI Sentralisasi dalam manajemen adalah kegiatan yang menunjukkan pemusatan kekuasaan pada satu tangan pimpinan. Desentralisasi dalam manajemen adalah kegiatan yang menunjukkan penyebaran kekuasaan pada beberapa tangan pimpinan. Pemilihan bentuk sentralisasi atau desentralisasi, sesungguhnya sangat tergantung pada mana yang paling tepat bagi organisasi yang akan menggunakan, apakah organisasi tersebut menitik beratkan pada pemusatan atau pun sebaliknya. Pada saat awal, ketika semua kegiatan organisasi masih dapat diurus sendiri, banyak perusahaan menjalankan kegiatan dengan memusatkan kekuasaan pada satu tangan. Setelah perusahaan berkembang, kegiatan
ISIP4111/Modul 4
4.39
bertambah, pekerjaan semakin meningkat dan tidak lagi dapat dikendalikan dalam satu tangan, muncullah desentralisasi, yang membagikan kekuasaan ke bawah atau ke samping. Dengan desentralisasi orang berkembang semakin maju, pekerjaan dapat direalisasikan lebih cepat dan terjaga kelancarannya. Sentralisasi dan desentralisasi memiliki kelemahan dan kekuatan masingmasing, hal ini bila digunakan pada kondisi yang sesuai maka kelemahan dan kekuatan akan saling meniadakan. Dalam suatu organisasi, banyak terdapat unit pendukung yang membantu organisasi tersebut dalam melaksanakan pekerjaannya secara efektif dan efisien, antara lain berikut ini. 1.
Panitia (Committee) Panitia adalah pendukung dan merupakan bagian dari bentuk susunan organisasi dan pola organisasi yang sudah ada. Panitia dapat berada pada tiap tingkat organisasi, membantu dalam berbagai bidang dengan nama yang berbeda-beda dan dengan sebutan yang secara luas diterima oleh para manajer. Panitia dapat dirumuskan sebagai suatu badan yang orang-orangnya dipilih atau ditunjuk (dibentuk) untuk bertemu dan berdiskusi mengenai berbagai persoalan yang dibawa ke dalam organisasi. Panitia memiliki susunan organisasi tersendiri dengan batas-batas tertentu dan tugasnya membantu pimpinan organisasi dalam berbagai tingkat dan berbagai kepentingan. Panitia diperlukan karena alasan sebagai berikut. a. Adanya interaksi antaranggota yang akan memberikan hasil yang lebih baik dalam kelompok dibandingkan bila dilakukan antarindividu. b. Kompleksitas organisasi dengan berbagai fungsinya dan ragam tingkatan organisasi memerlukan pertukaran informasi secara periodik. c. Memberi kesempatan berbagai ahli dan kalangan ilmuwan untuk memusatkan perhatian pada masalah khusus yang ada dalam perusahaan. d. Membantu mengoordinasikan berbagai kegiatan operasional. e. Mencegah timbulnya banyak wewenang yang diberikan kepada manajer. f. Memberikan pelayanan dalam bentuk motivasi yang diperlukan dalam menggiatkan kerja yang lebih optimal. g. Promosi pendidikan bagi para anggota ke taraf yang lebih tinggi. Panitia yang berhasil biasanya beranggotakan orang-orang yang memiliki gagasan jelas, mengenai apa yang hendak dilakukan dan tujuan yang hendak dicapai harus dirumuskan dan diketahui bagaimana sangkut
4.40
Asas-Asas Manajemen
pautnya dengan seluruh kegiatan yang hendak dilaksanakan. Hal lain yang menonjol yang menjadi syarat adalah efektif karena semua yang dilakukan untuk mencapai tujuan organisasi dapat dilakukan dengan baik. Panitia sebaiknya tidak berjumlah terlalu banyak karena akan mempersulit pengambilan keputusan bila anggotanya terlalu banyak. Pimpinan panitia memiliki kedudukan kunci karena darinya diharapkan dapat menyelesaikan persoalan yang rumit, dan dapat sebagai penyeimbang dari kelemahan atau sifat menonjolkan diri yang berlebihan dari anggotanya. 2.
Dewan Komisaris Dewan komisaris dibentuk berdasarkan anggaran dasar suatu perusahaan, dari sini diperoleh legalitas, kekuasaan, dan wewenang untuk mengendalikan perusahaan dalam arti yang luas. Dewan biasanya terdiri dari kelompok, jadi keputusan dewan direksi adalah keputusan kelompok (bersama). Jumlah anggota dewan komisaris bervariasi berkisar antara 5 sampai 15 orang. Bila anggota dewan terlalu besar, akan sulit dalam mengambil keputusan karena akan terjadi perdebatan yang panjang dan pembahasan yang berlarut-larut. Sejumlah anggota dewan menetapkan keputusankeputusan yang menyangkut kehidupan perusahaan. Garis besar keputusan dewan komisaris menyangkut empat hal, yaitu: a. menetapkan tujuan; b. memilih manajer puncak; c. menyusun anggaran perusahaan; d. melakukan pemeriksaan dan penilaian terhadap jalannya perusahaan. Pertemuan dewan komisaris bergantung pada aturan anggaran dasarnya, yang umum dilakukan biasanya tiga bulan sekali, ada juga yang setahun dua kali atau setahun sekali. Komposisi keanggotaan dewan komisaris terdiri dari bermacam-macam kalangan, dan kebanyakan berasal dari golongan pemuka masyarakat (tokoh pimpinan perusahaan, bankir, konsultan, pendidik, dan lain-lain) dan dapat berasal dari luar perusahaan atau dari dalam perusahaan itu sendiri. 3.
Kelompok Eksekutif (Plural Executive) Kelompok eksekutif adalah kumpulan eksekutif/pimpinan/manajer yang berada pada jalur lini dari puncak organisasi. Bidang tugas mereka adalah
ISIP4111/Modul 4
4.41
khusus dan menyangkut satu atau lebih dari fungsi-fungsi manajemen yang mendasar. Misalnya mereka dapat ditemukan di bidang perencanaan dengan khusus pembuat kebijaksanaan atau di bidang perundang-undangan atau pun spesialisasi untuk formulasi tujuan perusahaan. Pada umumnya kelompok eksekutif ini tidak mempunyai bawahan langsung dalam struktur organisasi dan tidak diberikan kekuasaan untuk mengambil keputusan yang bersifat menentukan jalannya perusahaan. Mereka bertindak secara kolektif dan salah seorang mewakili mereka dalam struktur organisasi yang ada. Penggunaan tenaga kelompok eksekutif di perusahaan semakin meningkat, tidak saja pada pengambilan keputusan, tetapi juga dalam menangani masalah-masalah di lapangan secara operasional. LAT IH A N Untuk memperdalam pemahaman Anda mengenai materi di atas, kerjakanlah latihan berikut! 1) Apa yang dimaksud dengan departemenisasi? 2) Jelaskan beberapa cara dalam menyusun departemenisasi! Petunjuk Jawaban Latihan Bacalah dengan cermat dan kuasai materi yang disajikan di atas, kemudian jawablah pertanyaan di atas!
R A NG KU M AN Struktur organisasi sebagai alat manajemen berguna untuk memudahkan koordinasi terhadap pekerjaan yang telah dibagi-bagi, atau dipecah kepada beberapa unit atau kelompok. Oleh sebab itu, di dalam menyusun struktur organisasi harus diperhatikan tentang fungsi-fungsi yang akan menjadi dasar dari pembagian kerja nantinya. Pembagian kerja kepada unit tertentu akan membuat departemenisasi yang semuanya diperlukan untuk mempermudah pelaksanaan pekerjaan. Suatu organisasi yang tidak terlalu besar pemusatan kekuasaan masih dapat dilaksanakan di tangan satu pimpinan,
4.42
Asas-Asas Manajemen
namun apabila organisasi berkembang menjadi lebih luas maka pemekaran atau desentralisasi perlu dilakukan untuk memudahkan pencapaian tujuan organisasi. TES F OR M A T IF 4 Pilihlah satu jawaban yang paling tepat! 1) Panitia (committee) dibentuk dengan alasan ..... A. mendapatkan uang dan jasa B. untuk kenaikan pangkat dan prestasi C. untuk meningkatkan interaksi dan pertukaran informasi antar kelompok D. adanya fungsi pimpinan dalam suatu kegiatan 2) Yang bukan termasuk dalam fungsi dewan komisaris adalah .... A. menetapkan tujuan B. menetapkan gaji karyawan C. memilih manajer puncak D. menyusun anggaran Untuk mengerjakan soal nomor 3 dan 4, pilihlah: A. Apabila pernyataan pertama dan kedua benar dan mempunyai hubungan sebab akibat. B. Apabila pernyataan pertama dan kedua benar, tetapi tidak mempunyai hubungan sebab akibat. C. Apabila salah satu dari kedua pernyataan benar. D. Apabila kedua pernyataan salah. 3) Departemenisasi dapat dilakukan dengan cara melalui surat keputusan direksi. Sebab Salah satu cara melakukan departemenisasi adalah dengan melihat fungsi, produk, atau wilayah. 4) Sentralisasi dalam manajemen adalah kegiatan yang menunjukkan pemusatan kekuasaan pada berbagai tangan pimpinan. Sebab Sentralisasi menekankan pada keserasian kerja dan kerja sama mengikuti kepentingan manajer.
4.43
ISIP4111/Modul 4
Untuk mengerjakan soal nomor 5 dan 6 pilihlah: A. jika jawaban 1 dan 2 benar B. jika jawaban 1 dan 3 benar C. jika jawaban 2 dan 3 benar D. jika jawaban 1, 2, dan 3 benar 5) Prinsip pokok yang digunakan untuk membentuk organisasi adalah .... 1. memproduksi 2. menjual 3. mengatur keuangan 6) Satuan organisasi tambahan yang mungkin muncul dari bagian penjualan adalah ... . 1. bagian iklan 2. bagian promosi penjualan 3. bagian gudang Cocokkanlah jawaban Anda dengan Kunci Jawaban Tes Formatif 4 yang terdapat di bagian akhir modul ini. Hitunglah jawaban yang benar. Kemudian, gunakan rumus berikut untuk mengetahui tingkat penguasaan Anda terhadap materi Kegiatan Belajar 4.
Tingkat penguasaan =
Jumlah Jawaban yang Benar
100%
Jumlah Soal Arti tingkat penguasaan: 90 - 100% = baik sekali 80 - 89% = baik 70 - 79% = cukup < 70% = kurang Apabila mencapai tingkat penguasaan 80% atau lebih, Anda dapat meneruskan dengan modul selanjutnya. Bagus! Jika masih di bawah 80%, Anda harus mengulangi materi Kegiatan Belajar 4, terutama bagian yang belum dikuasai.
4.44
Asas-Asas Manajemen
Kunci Jawaban Tes Formatif Tes Formatif 1 1) B 2) B 3) A 4) C 5) D 6) D
Tes Formatif 2 1) C 2) A 3) A 4) B 5) D 6) D
Tes Formatif 3 1) A 2) A 3) A 4) C 5) B 6) C
Tes Formatif 4 1) C 2) B 3) C 4) D 5) D 6) A
4.45
ISIP4111/Modul 4
Daftar Pustaka Dale, Ernest. (1969). Management Theory & Practice. New York: Mc. Graw Hill Company. Handoko, H (1999). Manajemen. Yogyakarta: BPFE – Yogyakarta. Robbins, P Stephen dan Coulter, M. (2005). Management. New Jersey: Pearson Prentice Hall. Winardi. (1970). Asas-asas Manajemen. Bandung: Penerbit Alumni. Laman http://management.about.com/cs/generalmanagement/a/Management101.htm
Modul 5
Aktuasi sebagai Salah Satu Fungsi Manajemen Prof. Dr. H. Rusli Ramli, M.S.
PEN D A HU L UA N
S
etelah kita mempelajari masalah pengorganisasian sebagai salah satu fungsi manajemen, tentunya masih harus pula dilanjutkan dengan fungsi manajemen lainnya. Fungsi manajemen yang akan diuraikan dalam modul 5 ini adalah fungsi aktuasi (actuating). Tanpa adanya aktuasi ini, hasil nyata dari fungsi-fungsi manajemen lainnya seperti perencanaan ataupun pengorganisasian tidaklah dapat diwujudkan. Fungsi aktuasi ini merupakan gerak pelaksanaan dari kegiatan-kegiatan yang berupa fungsi perencanaan dan fungsi pengorganisasian. Fungsi aktuasi ini adalah fungsi yang harus dijalankan oleh setiap manajer dalam hubungan dengan pegawai atau pekerja di bawahnya. Modul 5 ini akan membawa Anda untuk lebih memahami bagaimana pentingnya aktuasi sebagai fungsi yang harus dijalankan oleh para manajer terutama di dalam menggerakkan dan mengarahkan sumber daya manusia untuk mencapai tujuan organisasi. Apabila modul keempat membahas tentang salah satu fungsi manajemen yaitu pengorganisasian, maka dalam modul kelima Anda akan dibawa kepada fungsi manajemen lainnya, yaitu aktuasi yang tidak kalah pentingnya dengan fungsi perencanaan maupun fungsi pengorganisasian, karena aktuasi ini merupakan kegiatan manajer yang diarahkan untuk tercapainya kerjasama antara anggota kelompok serta pengarahan semangat kerja, tekad, dan kemampuan keseluruhan anggota untuk tercapainya tujuan bagi organisasinya. Aktuasi ini menyangkut berbagai masalah manusia yang tidak luput dari berbagai kekurangan dan kelemahannya. Supaya terjadinya gerak pelaksanaan yang baik, fungsi aktuasi saja belum cukup menjamin berjalannya sesuatu seperti yang direncanakan. Pengawasan sebagai
5.2
Asas-asas Manajemen
kegiatan-kegiatan yang dapat menunjang terjadinya gerak pelaksanaan sesuai dengan yang direncanakan, sangatlah diperlukan. Pada modul ke-6 nanti akan dibahas tentang Pengawasan sebagai fungsi manajemen. Secara umum, setelah mempelajari modul ini Anda dapat mengerti tentang apa dan bagaimana fungsi aktuasi (actuating) sebagai salah satu fungsi manajemen. Secara khusus, setelah mempelajari modul ini Anda diharapkan dapat: 1. menjelaskan pentingnya aktuasi sebagai hal yang erat dengan kepemimpinan; 2. mengidentifikasikan berbagai hal yang berkaitan dengan usaha memotivasikan para pekerja (anggota organisasi).
5.3
ISIP4111/MODUL 5
Kegiatan Belajar 1
Aktuasi sebagai Salah Satu Fungsi Manajemen A. DEFINISI DAN PENGERTIAN Aktuasi adalah kata lain dari direction (bimbingan) dan merupakan fungsi manajemen yang tidak dapat dilepaskan dari beberapa fungsi manajemen lainnya, serta saling berhubungan erat satu sama lainnya. Perencanaan dan pengorganisasian tidak dapat disangkal memang merupakan fungsi yang penting dalam lingkup kegiatan manajemen, namun tanpa adanya aktuasi, hasil nyata dari kegiatan kedua fungsi tadi tidak akan pernah terwujudkan. Aktuasi sebagai "gerak pelaksanaan" merupakan fungsi dan tindak lanjut yang sangat penting dalam proses manajemen. Dalam pengertiannya, penekanan dari fungsi aktuasi adalah penciptaan kerjasama antara anggota-anggota kelompok serta pada pengarahan semangat kerja, tekad, dan kemampuan keseluruhan anggota untuk tercapainya tujuan bersama. Berdasarkan pengertian ini maka definisi aktuasi dapat dirumuskan sebagai "usaha untuk menjadikan keseluruhan anggota untuk ikut bertekad dan berupaya dalam rangka mewujudkan tujuan kelompok". Adanya kesatuan tekad, semangat, dan upaya ini menumbuhkan keterikatan, kesetiaan, dan perasaan ikut memiliki dari anggota terhadap kelompoknya. Ini semua pada kelanjutannya akan memungkinkan para anggota untuk melihat dan menganggap tujuan kelompok sebagai bagian dari tujuan mereka sendiri. Sehingga akhirnya tingkat keberhasilan pencapaian tujuan akan lebih terjamin. Dalam penerapannya, konsep aktuasi selain dikenal dengan direction, juga dikenal pula dalam beberapa istilah lain misalnya, motivating dan influencing. Istilah-istilah lain ini pada dasarnya memberi pengertian yang hampir sama, sehingga definisi dari tiap-tiap konsep sulit untuk dibedakan secara tegas dan jelas. Sebagai akibatnya, perbedaan-perbedaan yang ada lebih dianggap sebagai perbedaan dalam “selera” dan bukannya sebagai perbedaan dalam "pengertian dasar". Aktuasi, direction, motivating, dan influencing disepakati untuk mempunyai pengertian yang sama, yaitu "gerak pelaksanaan yang diarahkan untuk mewujudkan tujuan organisasi".
5.4
Asas-asas Manajemen
1.
Aktuasi dan Tantangannya Pada dasarnya ruang lingkup pelaksanaan fungsi aktuasi berpusat pada pengelolaan sumber daya manusia. Tujuan utama dilakukannya aktuasi adalah untuk terciptanya kerjasama yang lebih efisien, berkembangnya kemampuan, dan keterampilan anggota serta timbulnya perasaan untuk menyukai pekerjaan yang dilakukan. Semua ini jelas ditentukan dan sangat tergantung pada kemampuan dari para manajer. Para manajer harus menunjukkan, baik dalam tingkah laku maupun melalui keputusan-keputusan yang ditetapkan, bahwa mereka memberi perhatian yang besar terhadap para anggotanya. Selain memperhatikan kepentingan para anggotanya, manajer dituntut pula untuk mampu menumbuhkan kepercayaan,dan keyakinan para anggota, menciptakan dan memelihara suasana serta lingkungan kerja yang memuaskan dan menyadarkan para anggota mengenai pentingnya peranan mereka masing-masing dalam usaha mencapai tujuan. Hal ini semua membuktikan dan menunjukkan banyaknya tantangan yang perlu diperhatikan dalam rangka pelaksanaan fungsi aktuasi. 2.
Aktuasi dan Pendekatan Sumber Daya Manusia Dari uraian mengenai pengertian, tujuan serta ruang lingkup konsep aktuasi ini, jelaslah bahwa operasionalisasi dari aktuasi berpusat pada pengelolaan sumber daya manusia. Hal ini sehubungan dengan semakin pentingnya arti sumber daya manusia dalam suatu organisasi. Sumber daya manusia merupakan modal dasar suatu organisasi karena melalui manusiamanusia inilah sumber daya lainnya dapat dikelola dan dikembangkan. Akibatnya, keberhasilan pelaksanaan fungsi aktuasi dalam suatu organisasi akan diukur dari berkembang atau tidaknya sumber daya manusia yang berada dalam organisasi tersebut. 3.
Aktuasi dan Ilmu Perilaku Berdasarkan kenyataan yang diuraikan sebelumnya, maka pertanyaan yang timbul adalah "Bagaimanakah cara mengembangkan sumber daya manusia dalam suatu organisasi?" Atau lebih tepatnya: "Bagaimanakah cara melaksanakan fungsi aktuasi yang berhasil?". Untuk menjawab pertanyaan ini, hal pertama yang harus diingat adalah bahwa pada prinsipnya pelaksanaan fungsi aktuasi didasarkan kepada hubungan antara manusia. Aktuasi adalah proses (dalam kelompok yang
ISIP4111/MODUL 5
5.5
sama) ke arah pencapaian tujuan bersama. Dengan demikian, jelaslah bahwa untuk melaksanakan fungsi aktuasi dengan baik sangat dibutuhkan pengetahuan dan pemahaman mengenai tingkah laku manusia karena tanpa mengerti ilmu perilaku, sulit untuk dapat mengarahkan orang-orang ke dalam suatu tujuan yang sama. Selain itu, perlu pula diperhatikan proses pelaksanaan fungsi aktuasi. Sebagai suatu proses, aktuasi dimulai dari diri sendiri. Dalam diri seorang manajer selayaknya tertanam tekad untuk mencapai kemajuan dan kemampuan untuk bekerjasama secara harmonis dengan orang lain. Tanpa adanya tekad dan kemampuan ini sulitlah diharapkan terjadinya aktuasi terhadap orang lain. Hal lain yang penting untuk diperhatikan adalah objektivitas. Untuk terlaksananya fungsi aktuasi yang baik manajer dituntut untuk bersikap objektif. Manajer selayaknya mengevaluasi tindakan, kegiatan, ataupun reaksi anggota organisasi berdasarkan hasil-hasil pengamatan. Seorang manajer tidak dapat menyamaratakan karakter satu individu dengan lainnya. Sebaliknya, ia dituntut untuk mengenal dan mengerti tiap-tiap karakter sebagaimana adanya. Berdasarkan kenyataan ini, terlihat bagaimana pentingnya ilmu perilaku dalam rangka pelaksanaan fungsi aktuasi. Dapat disimpulkan bahwa pemahaman atas ilmu perilaku merupakan prasyarat untuk keberhasilan pelaksanaan fungsi aktuasi. Mengingat hal tersebut, perlu kiranya kita merinci beberapa proposisi terpenting dari ilmu perilaku, sehingga kita dapat melaksanakan fungsi aktuasi dengan baik. Proposisi yang ada dalam teori perilaku pada prinsipnya didasarkan atas generalisasi mengenai sifat-sifat manusia. Walaupun diakui bahwa manusia pada hakikatnya mempunyai sifat-sifat yang berbeda, tetapi dapat ditarik beberapa persamaan yang secara umum. Persamaan-persamaan itu adalah sebagai berikut. a. Tingkah laku manusia dapat dimengerti terutama dengan memperhatikan faktor-faktor kebiasaan dan emosi. b. Perasaan bahwa seseorang merupakan tokoh penting serta keterikatannya dengan suatu kelompok yang diakui merupakan pendorong yang ampuh untuk banyak orang. c. Apabila dirasakan perlu, orang akan mengharuskan penghargaan atas kinerja yang dicapainya.
5.6
d.
e. f. g. h.
i.
j.
Asas-asas Manajemen
Para pekerja akan mempergunakan kemampuan terbaik mereka dan pada dasarnya merupakan pendorong untuk menyelesaikan pekerjaan yang ditugaskan. Para pekerja umumnya terdorong untuk melaksanakan hal-hal yang dapat membuat mereka bangga. Para pekerja lebih memilih dan mengikuti atasan yang mereka hormati dan percayai. Para pekerja umumnya tidak suka dikritik ataupun ditegur di depan umum, mereka tidak ingin kehilangan muka. Perubahan ataupun gagasan-gagasan baru biasanya akan lebih mudah diterima apabila orang-orang telah disiapkan sebelumnya; perubahan yang dilakukan secara mendadak sebaiknya dihindari. Bila pekerja melakukan suatu kesalahan dalam tugasnya, mereka mengharapkan untuk ditegur dan sekaligus diberitahukan cara-cara untuk melakukannya secara benar. Kebanyakan pekerja mengharapkan adanya tindakan yang tepat dan tegas apabila terjadi pelanggaran/penyimpangan, dan mereka tidak menyukai atasan yang kurang tegas.
Walaupun tingkat keabsahan dari generalisasi yang ditarik di atas tidak akan mungkin mencapai 100%, generalisasi-generalisasi ini tetap sangat membantu para manajer untuk menentukan kebijaksanaan yang diperlukan dalam melaksanakan fungsi aktuasi. Selain dari itu, generalisasi yang ditarik ini jelas hanya menunjukkan sifat manusia sebagai individu. Di samping sifat-sifat dari manusia sebagai individu, sifat kelompok sangat diperlukan untuk berhasilnya pelaksanaan fungsi aktuasi. Sifat-sifat itu adalah sebagai berikut. a. Tujuan yang mendasari pembentukan kelompok akan memengaruhi tindakan-tindakan dari kelompok yang bersangkutan. b. Tingkah laku kelompok cenderung untuk lebih emosional dan tidak rasional dibanding dengan tingkah laku individu. c. Beberapa kelompok mempunyai keterlibatan yang rendah, anggotaanggotanya keluar masuk silih berganti. Ada pula beberapa kelompok yang mempunyai keterikatan yang sangat erat dan mendapat dukungan dan berkesinambungan dari anggota-anggotanya.
ISIP4111/MODUL 5
d.
e.
f.
g.
5.7
Kelompok yang mempunyai keterikatannya kuat lebih memaksakan adanya kesesuaian pandangan yang tidak digariskan oleh kelompok, dibanding dengan kelompok-kelompok yang keterikatannya kurang kuat. Bila terjadi perbedaan pendapat dalam suatu kelompok hanya akan ada sedikit orang yang bersikeras untuk mempertahankan pada pihak yang "setuju" dan "tidak setuju". Para penentang atau pembangkang dalam kelompok yang mempunyai keterikatan kuat pada akhirnya akan dikucilkan demi kelompok tersebut. Apabila usaha untuk mengubahnya agar tidak terus membangkang mengalami kegagalan maka akhirnya penentang tersebut akan dikeluarkan. Secara umum, anggota-anggota kelompok yang berusaha paling keras untuk memengaruhi anggota-anggota lainnya, merupakan orang-orang yang paling mudah menerima pandangan-pandangan dari orang lain.
Sama seperti generalisasi mengenai sifat manusia sebagai individu, dalam generalisasi mengenai sifat dan tingkah laku kelompok ini terdapat banyak pengecualian. Walaupun demikian ada hal penting yang disumbangkan dari adanya generalisasi ini. Hal yang dimaksudkan adalah kita menjadi tahu bahwa bila kita bertujuan untuk memengaruhi satu kelompok tertentu, adalah lebih efektif apabila kita langsung menghadapi kelompok tersebut sebagai satu unit dan tidak mencoba memengaruhinya melalui komponen-komponen kelompok ataupun melalui anggota-anggota kelompok satu per satu. Ini dapat terjadi karena, misalnya, perubahan pada pandangan seorang anggota kelompok belum tentu mampu mengubah pandangan kelompok secara keseluruhan. Demikianlah, berdasarkan proposisi-proposisi dan generalisasi dari ilmu perilaku ini, nampak bahwa keberhasilan pelaksanaan fungsi aktuasi akan menjadi semakin mudah. 4.
Aktuasi sebagai Proses Pertumbuhan Motivasi Pemahaman dan pengetahuan atas proposisi ilmu perilaku merupakan dasar atau prasyarat untuk berhasilnya pelaksanaan fungsi aktuasi. Berdasarkan pengetahuan ini seorang manajer akan dapat menentukan secara tepat tindakan, cara-cara, atau "gaya" yang harus dilakukannya dalam setiap situasi sehingga akhirnya dapat mencapai tujuan yang diharapkan. Tetapi, dalam pelaksanaannya seorang manajer terkadang tidak berhasil mewujudkan
5.8
Asas-asas Manajemen
tujuan yang diharapkan, kendatipun ia telah melakukan tindakan ataupun melakukan cara-cara yang dianggapnya paling tepat. Atau dengan kata lain, walaupun manajer tersebut telah memahami hakikat manusia baik sebagai individu maupun sebagai kelompok, ia tetap tidak mampu menggerakkan anggota-anggotanya untuk bekerja sesuai dengan apa yang diharapkan. 5.
Mengapa Hal Ini Dapat Terjadi? Alasan utama yang biasanya dipergunakan untuk menjelaskan kegagalan ini adalah karena adanya ketidakmampuan manajer yang bersangkutan untuk ”menumbuhkan motivasi" dari para anggotanya. Bertindak sesuai dengan proposisi perilaku tindakan sepatutnya menjamin seorang manajer untuk berhasil mencapai tujuan-tujuan yang diharapkan. Proposisi ini hanya berperan sebagai langkah awal dalam arti bahwa tindakan-tindakan inilah yang akan diterima oleh para anggota. Untuk mewujudkan tujuan-tujuan yang telah digariskan, maka langkah yang diterima ini masih harus diarahkan ke dalam bentuk tindakan yang mampu untuk "menumbuhkan motivasi". Pengarahan tindakan ini sangatlah penting karena motivasi inilah yang kemudian merupakan kunci dalam menjadikan anggota untuk bertekad dan berupaya dalam mewujudkan tujuan bersama. Sebagai akibatnya, maka pelaksanaan aktuasi sering diidentikkan sebagai ”proses penumbuhan motivasi”. B. TEORI ABRAHAM MASLOW TENTANG MOTIVASI Untuk memperdalam pengetahuan mengenai motivasi manusia ini, Dr. Abraham H. Maslow dalam bukunya Motivation and Personality (1954) memberikan perincian melalui pembahasannya mengenai ”jenjang kebutuhan” (Hierarchy of Needs). Ia mengategorikan kebutuhan manusia sebagai berikut. 1. Kebutuhan-kebutuhan fisiologis (physiological needs) atau kebutuhan homostatis atau biologis, adalah kebutuhan untuk hidup sebagai makhluk biologis, misalnya: lapar, haus, seks, gerak, lelah, kepanasan, dan sebagainya. Kebutuhan fisiologis ini merupakan kebutuhan yang dasar dan primer. Sebelum kebutuhan-kebutuhan ini dapat dipenuhi, maka kita tidak dapat mengajak orang mengerjakan sesuatu yang memerlukan dorongan berdasarkan kebutuhan-kebutuhan tingkat yang lebih tinggi. Kebutuhan biologis ini mempunyai beberapa ciri khas:
ISIP4111/MODUL 5
a. b. c. d.
5.9
kebutuhan-kebutuhan tersebut satu sama lain tidak begitu tergantung, walaupun sama-sama terdapat dan berasal dari tubuh; tempat kebutuhan itu tertentu dalam tubuh, misalnya: lapar ada di perut, harus ada di mulut, oksigen di pernafasan atau paru-paru; cara memenuhinya berlangsung berkali-kali, misalnya: kita makan tiga kali sehari atau lebih, minum beberapa kali sehari; dalam masyarakat/lingkungan yang cukup makmur kebutuhankebutuhan fisiologis tidak dapat dipakai untuk merangsang.
2.
Kebutuhan akan keamanan dan kepastian nasib (safety and security needs) mulai berbicara bilamana kebutuhan-kebutuhan fisiologi/biologis sudah dipenuhi orang mencari kepastian hidup, mencari keamanan ekonomi, mulai menghendaki pekerjaan dan keadaan yang rutin dan tidak banyak berubah menurut norma-norma tata kesopanan dan peraturan-peraturan yang jelas dan tegas, mulai menuntut kebebasan jangan sampai tergantung dari orang lain.
3.
Kebutuhan-kebutuhan sosial, kebutuhan akan simpatik, perkawanan, pengakuan sebagai anggota kelompok dan sebagainya. Setiap orang ingin menjadi anggota dari suatu golongan atau kelompok di mana dia mempunyai kawan-kawan atau orang-orang yang dia senangi, di mana dia mendapat pengakuan sebagai orang berarti, sebagai sahabat, sebagai orang terhormat. Banyak manajer yang tidak mengerti akan adanya social needs ini, memandang timbulnya golongan-golongan atau grupgrup sebagai suatu bahaya terhadap organisasi; dan kadang-kadang bertindak keras untuk menghancurkan golongan-golongan organisasi informal tersebut. Padahal sebenarnya timbulnya grup-grup itu merupakan suatu sifat atau proses alamiah yang justru harus dikembangkan ke arah yang positif bagi kemajuan organisasi. Dengan usaha-usaha untuk menghancurkan grup-grup tersebut, maka anggotaanggotanya akan menjadi penentang terang-terangan atau sembunyisembunyi, menjadi antagonistis dan kerjanya separo-separo.
4.
Keinginan untuk hidup bebas, tidak tergantung pada orang lain atau kekangan orang lain, keinginan untuk percaya pada kemampuan sendiri (esteem needs). Kebutuhan akan status, kehormatan pengakuan oleh lingkungan, gengsi, sukses, kedudukan setinggi-tingginya, keahlian, dan
5.10
Asas-asas Manajemen
sebagainya adalah sifat-sifat dan kebutuhan-kebutuhan normal manusia. Manajer yang pandai dalam membimbing aspirasi-aspirasi bawahannya ke arah yang positif bagi pengembangan organisasi akan dapat memperoleh tim kerja yang tangguh. Bilamana tidak pandai menyalurkannya maka esteem needs dari anggotanya itu akan menyebabkan para bawahan "saling makan", saling menjatuhkan sehingga organisasi hanya akan terdiri atas orang-orang tipe "kambing" yang hanya pandai mengembek; tidak ada yang bersemangat pionir, inovator, dan sebagainya. 5.
Keinginan dan kebutuhan untuk melakukan sesuatu yang sesuai dengan bakatnya (self actualisation needs) adalah keinginan akan aktualisasi diri, artinya setiap orang ingin berprakarsa, ingin mempunyai ide atau konsepsi sendiri mengenai suatu masalah atau pekerjaan dan ingin diberikan kesempatan oleh atasan untuk melaksanakannya sendiri. Dia ingin diberi kesempatan oleh atasan untuk mengembangkan potensinya; mengembangkan dirinya menjadi seorang yang kreatif.
Kelima “jenjang kebutuhan” (hierarchy of needs) yang dikemukakan oleh Maslow tersebut di atas merupakan kebutuhan normal manusia yang harus diperhatikan oleh manajer sebagai pemimpin di dalam rangka motivasi bawahannya. Kebutuhan-kebutuhan tersebut urutan-urutannya merupakan semacam hierarki yang harus dimasukkan dalam perhitungan bila melakukan motivating. Dalam pelaksanaannya, proses penumbuhan motivasi sangat berkaitan erat dengan kemampuan memimpin dari seorang manajer. Tanpa adanya kepemimpinan yang baik, proses penumbuhan motivasi tidak akan berjalan seperti yang diharapkan. LAT IH A N Untuk memperdalam pemahaman Anda mengenai materi di atas, kerjakanlah latihan berikut! 1) Mengapa ilmu perilaku diperlukan di dalam pelaksanaan fungsi aktuasi? 2) Apa yang dimaksud dengan motivasi? 3) Jelaskan secara singkat tentang teori Abraham Maslow!
ISIP4111/MODUL 5
5.11
Petunjuk Jawaban Latihan Sebelum Anda menjawab atau mengerjakan latihan tersebut di atas dalam Buku Kerja, pelajarilah dengan seksama seluruh materi Kegiatan Belajar 1, bacalah berulang kali! Kemudian, kerjakanlah latihan di atas. Mengerjakan latihan merupakan kewajiban dan perlu dilaksanakan dengan sungguh-sungguh; sebab tindakan itu merupakan suatu cara untuk dapat menguasai materi kegiatan belajar tersebut dengan pasti.
R A NG KU M AN Aktuasi merupakan salah satu fungsi manajemen yang ditujukan untuk mewujudkan hasil nyata dari pelaksanaan fungsi-fungsi perencanaan dan pengorganisasian. Dalam lingkup kegiatan manajemen aktuasi berperan sebagai "penggerak" dari usaha-usaha yang ditujukan untuk mencapai tujuan bersama. Ada bermacam-macam tantangan yang dihadapi manajer dalam melaksanakan tugas aktuasi ini. Karena aktuasi sebagai suatu proses yang dimulai dari dalam diri sendiri, menuntut manajer untuk dapat bekerjasama dengan para anggota lainnya serta memiliki tekad untuk maju. Di samping itu juga, untuk dapat memahami para anggotanya, seorang manajer atau pemimpin harus menguasai dasar-dasar ilmu perilaku. Tetapi, dengan dikuasainya ilmu perilaku saja tidak berarti bahwa seorang manajer atau pemimpin telah dapat dengan mudah menjalankan fungsi aktuasi. Kegagalan seorang manajer mengaktuasikan para anggotanya disebabkan tidak mampunya manajer tersebut memotivasi para anggotanya tersebut. Dengan dikuasainya dasar-dasar ilmu perilaku, seorang manajer dapat mengetahui motivasi apa yang harus dilakukannya, sehingga akhirnya akan memudahkan bagi manajer untuk memotivasi anggotanya. Salah satu cara yang dipakai untuk dapat memotivasi anggotanya adalah dengan memperhatikan jenjang kebutuhan para anggotanya. Motivasi ini adalah penting, karena dengan adanya motivasi berarti seseorang didorong untuk menentukan tindakannya agar dapat mencapai tujuan yang telah ditentukan. Atau dengan kata lain, jika seorang manajer atau pemimpin dapat mengaktuasikan para anggotanya dengan baik, maka akan tumbuhlah motivasi para anggota untuk bergerak ke arah pencapaian tujuan organisasi.
5.12
Asas-asas Manajemen
TES F OR M AT IF 1 Pilihlah satu jawaban yang paling tepat! 1) Menurut pengertiannya, penekanan fungsi aktuasi adalah pada .... A. penciptaan kerjasama dan pengarahan semangat kerja, tekad, dan kemampuan anggota untuk tercapainya tujuan bersama B. keberhasilan organisasi untuk dapat menghasilkan penemuanpenemuan dan produk baru C. terbentuknya kelompok-kelompok buruh/pekerja yang kuat D. terjadinya alih pengetahuan dari satu individu kepada individu lainnya 2) Ruang lingkup pelaksana fungsi aktuasi berpusat pada .... A. pencapaian tujuan organisasi B. pengelolaan dan pengembangan sumber daya manusia C. pemenuhan kebutuhan anggota D. motivasi manajer 3) Yang menjadi ukuran berhasil tidaknya pelaksanaan fungsi aktuasi adalah .... A. jumlah pekerja yang banyak B. keuntungan perusahaan C. berkembangnya sumber daya manusia dalam organisasi D. diskusinya ilmu tingkah laku 4) Untuk dapat menjalankan fungsi aktuasi dengan berhasil dibutuhkan pemahaman prinsip-prinsip .... A. ilmu politik B. ilmu tingkah laku C. ilmu ekonomi D. ilmu hukum 5) Manusia sebagai individu mempunyai salah satu persamaan sifat yaitu .... A. dapat menerima teguran di muka umum B. mudah menerima perubahan/gagasan baru C. selalu terdorong untuk melakukan pekerjaan-pekerjaan yang dapat membuatnya bangga D. suka melakukan suatu kesalahan dalam melakukan pekerjaan
ISIP4111/MODUL 5
5.13
6) Salah satu ciri kelompok yang mempunyai keterikatan kuat adalah .... A. anggota-anggotanya ke luar masuk silih berganti B. tindakan-tindakan kelompok adalah lebih rasional dibandingkan tindakan individu C. sering terjadi perbedaan antara anggota-anggotanya D. mendapat dukungan penuh dan berkesinambungan dari anggotaanggotanya 7) Usaha mengubah/menanamkan nilai-nilai baru bagi suatu kelompok akan lebih efektif bila langsung diterapkan pada kelompok secara keseluruhan. Alasannya adalah .... A. perubahan pada seorang anggota belum tentu mampu mengubah pandangan kelompok keseluruhan B. dengan melalui kelompok secara keseluruhan berarti waktu yang diperlukan lebih sedikit C. kelompok tidak lain merupakan gabungan dari individu-individu D. eksistensi dari kelompok adalah lebih penting daripada eksistensi manusia sebagai individu 8) Dalam melaksanakan fungsi aktuasi, keterampilan lain yang dibutuhkan oleh seorang manajer selain dari menguasai ilmu tingkah laku adalah juga mempunyai .... A. "kepercayaan pada diri sendiri" B. pengalaman berorganisasi C. mudah menerima pandangan orang lain D. kemampuan untuk menumbuhkan motivasi 9) Aktuasi sering dikenal pula sebagai ”proses penumbuhan motivasi”. Alasannya adalah .... A. motivasi dan aktuasi tidak mempunyai perbedaan arti yang jelas dan tegas B. dengan tumbuhnya motivasi berarti anggota-anggota organisasi merasa lebih dihargai C. melalui penumbuhan motivasi inilah tujuan-tujuan pelaksanaan fungsi aktuasi dapat diwujudkan D. motivasi selalu ada dalam diri manusia 10) Teori mengenai Jenjang Kebutuhan dikemukakan oleh .... A. Abraham H. Maslow B. Henri Fayol C. Elton Mayo D. F. Taylor
5.14
Asas-asas Manajemen
Cocokkanlah jawaban Anda dengan Kunci Jawaban Tes Formatif 1 yang terdapat di bagian akhir modul ini. Hitunglah jawaban yang benar. Kemudian, gunakan rumus berikut untuk mengetahui tingkat penguasaan Anda terhadap materi Kegiatan Belajar 1. Tingkat penguasaan =
Jumlah Jawaban yang Benar
100%
Jumlah Soal Arti tingkat penguasaan: 90 - 100% = baik sekali 80 - 89% = baik 70 - 79% = cukup < 70% = kurang Apabila mencapai tingkat penguasaan 80% atau lebih, Anda dapat meneruskan dengan Kegiatan Belajar 2. Bagus! Jika masih di bawah 80%, Anda harus mengulangi materi Kegiatan Belajar 1, terutama bagian yang belum dikuasai.
5.15
ISIP4111/MODUL 5
Kegiatan Belajar 2
Kepemimpinan (Leadership)
P
ada umumnya pemimpin yang efektif adalah orang yang mempunyai motivasi yang besar dalam dirinya. Mereka berkemauan keras untuk. melihat secara objektif dan berusaha mencapai prestasi yang tinggi untuk dirinya. Mereka tertarik, bergairah, dan merasa ditantang oleh persoalan yang ada di sekelilingnya/dihadapinya, dan berusaha dengan segala upaya untuk mengatasi segala rintangan yang menghambat tercapainya tujuan yang ingin dicapai. Tindakan dari pemimpin terhadap pengikutnya dalam melaksanakan tugas tidak hanya memberi pengaruh nyata pada hasil kerja yang mereka capai, tetapi juga kepuasan dari pengikutnya dalam melaksanakan tugas. Seorang pemimpin menunjuk orang untuk melakukan, menunjukkan cara, dan membimbing anggota kelompoknya untuk mencapai/menyelesaikan tujuan dan sasaran yang hendak dicapai. Memimpin merupakan faktor yang penting dalam manajemen. A. MAKNA DARI KEPEMIMPINAN Perubahan dalam organisasi, sejarah, dan masyarakat merupakan hasil dari usaha segelintir individu yang kuat/super. Mereka mempunyai dedikasi terhadap pekerjaannya, keinginan untuk berkuasa, dan berpengaruh terhadap orang lain, ataupun memiliki energi/kekuatan/tenaga dan ketekunan yang besar untuk menyelesaikan hal-hal yang berharga yang merupakan kenyataan yang jelas. Kepemimpinan telah didefinisikan dalam beberapa hal. Dalam contoh, didefinisikan sebagai suatu proses untuk memengaruhi tindakan kelompok yang terorganisasi untuk mencapai tujuan dan menyelesaikannya; demikian juga sebagai memengaruhi orang-orang di bawahnya agar mereka/ pengikutnya menerima dengan kemauannya untuk diarahkan dan diawasi oleh pemimpin tersebut. Dapat dikatakan bahwa kepemimpinan merupakan hubungan di mana seorang pemimpin, memengaruhi orang lain untuk bekerja bersama secara sungguh-sungguh, atau dengan kemauannya melaksanakan tugas sesuai dengan keinginan pemimpin. Dengan mengenali pemimpin sebagai orang yang dapat memengaruhi orang lain dalam kelompok maka ini
5.16
Asas-asas Manajemen
menjadi suatu hubungan antara pemimpin dengan para anggota dari kelompok tersebut. Pengaruh dari seorang pemimpin dapat dilihat dari dua macam pengaruh. Pertama, prestasi yang dimiliki oleh pemimpin yang berpengaruh langsung terhadap kelompok-kelompok pekerja. Hal yang penting di sini adalah bagaimana memegang wewenang serta hubungan dari kewenangan tersebut yang telah dibuat oleh pemimpin. Kedua, adalah perilaku dari pemimpin yang berpengaruh terhadap kelangsungan hidup dari kelompok tersebut dan kepuasan dari anggotanya. Faktor-faktor yang menyebabkan terjadinya pengaruh tersebut dapat dijelaskan dalam lima kerangka yang berdasar dari kekuasaan (power), yang didefinisikan sebagai syarat untuk terjadinya pengaruh oleh French dan Bertram Raven. Yang pertama, adalah coercive power (kekuatan yang memaksa), yang bersandar pada ketakutan, dan didasarkan pada kemungkinan adanya hukuman yang diberikan bila tidak menyetujui tindakan dan keyakinan dari atasan. Kedua, reward power (kekuatan berdasarkan penghargaan), di mana penghargaan/hadiah diberikan bila memenuhi tindakan dan keinginan dari atasan. Ketiga, legitimate power (kekuatan yang absah) didapat dari kedudukan/jabatan pengawas dalam organisasi. Keempat, expert power (kekuatan berdasarkan keahlian) berasal dari pemilikan keterampilan khusus, pengetahuan, dan keahlian dalam salah satu bidang. Kelima, referent power (kekuatan berdasarkan penunjukan) di mana didasarkan atas pengakuan dari para pengikutnya karena pemimpin tersebut dikagumi dan dihargai sekali oleh pengikutnya. Kelima kerangka di atas memberikan pembedaan di antara kemungkinan dasar-dasar kekuatan yang dapat disamakan dengan kekuasaan dan mendorong untuk mengetahui dari mana timbulnya. Sebenarnya ketiga kekuatan coercive, reward, dan legitimate merupakan faktor yang mendasar secara organisatoris. Sedangkan expert dan referent merupakan faktor individual. Interaksi di antara pemimpin dengan anggota kelompok ataupun di antara anggota kelompok dengan pemimpin, secara tidak langsung merupakan kondisi yang diciptakan oleh kekuatan aktif dalam lingkungan tempat pimpinan dan kelompok bekerja. Hubungan-hubungan ini beragam dan cukup dinamis; perubahan-perubahan terjadi karena reaksi dari orangorang yang terlibat di dalamnya.
ISIP4111/MODUL 5
5.17
Berapa banyak interaksi yang ada untuk menciptakan kepemimpinan yang baik tergantung dari 'apa' yang akan dicapai/dituju, perilaku dari orang yang terlibat, pengetahuan dan ide-ide mereka yang dapat menyumbangkan bagi penyelesaian masalah, serta kesempatan yang ada dalam lingkungan. Bila seluruh aktivitas merupakan hal yang rutin dan merupakan kegiatan yang berulang-ulang, interaksi yang sedikit sudah mencukupi. Sedangkan bila permasalahan yang dihadapi memerlukan ide-ide/pemikiran-pemikiran yang baru atau berubah secara terus-menerus, serta berpengaruh besar terhadap pemimpin dan anggota kelompok maka diperlukan interaksi yang besar. B. PEMIMPIN Dalam segala hal pemimpin mempunyai tugas dan tujuan yang harus diselesaikan. Seorang pemimpin harus mengesampingkan kepentingan pribadinya sebagai pengorbanan untuk mencapai maksud tersebut. Dengan perkataan lain, seorang pemimpin adalah untuk organisasi yang umumnya harus mendahulukan kepentingan organisasi pada saat-saat tertentu. Pentingnya alasan tadi agar pemimpin tahu dengan jelas ke mama tujuan organisasi dan bagaimana cara untuk mencapai tujuan tersebut. Dalam melaksanakan ini pemimpin mengutarakan tujuan organisasi secara gamblang/jelas dan penuh keyakinan untuk menunjukkan kepada pengikutnya demi kepentingan organisasi dan cara yang terbaik untuk tujuan yang hendak dicapai. Seorang pemimpin haruslah memimpin, tetapi tidak memaksa. Pemimpin mendorong pengikutnya untuk mencapai target setinggi mungkin, walaupun mereka tidak percaya dapat mencapainya. Pemimpin mengetahui karakter dari setiap pengikutnya, mengetahui apa hak mereka agar berusaha dengan sungguh-sungguh, dan mau menjalankan sesuai dengan bimbingannya. Pemimpin mempunyai kemampuan untuk membangunkan emosi sama baiknya dengan penggunaan kekuatan rasional dari para pengikutnya. Dalam kenyataan, pemimpin kadang-kadang lebih bersifat emosional daripada bersifat rasional. Pemimpin memahami ini dan mencari/berusaha untuk menggugah emosi secara alami dari para pengikutnya untuk diubah menjadi dedikasi/pengabdian para pengikutnya dalam mencapai tujuan-tujuan organisasi mereka.
5.18
Asas-asas Manajemen
Perbandingan antara orang-orang yang mempunyai sifat sebagai pemimpin dengan bukan pemimpin dalam Tabel 5.1 di bawah ini. Tabel 5.1. Sifat Pemimpin dan Bukan Pemimpin Pemimpin 1. 2. 3. 4. 5.
Bukan Pemimpin
Memberi semangat pengikutnya. Menyelesaikan pekerjaan dan mengembangkan pengikutnya. Menunjukkan kepada pengikutnya bagaimana menjalankan pekerjaan. Memikul kewajiban/tanggung jawab. Memperbaiki kegagalan yang terjadi dalam pencapaian tugas.
1. 2. 3. 4. 5.
Memaksa/menarik pengikutnya. Menyelesaikan pekerjaan dengan mengorbankan pengikutnya. Memberikan kekuatan dengan ancaman dan paksaan. Melepaskan tanggung jawab. Menyalahkan orang lain atas kegagalan yang dialami.
C. MODEL KEPEMIMPINAN Kepemimpinan merupakan hasil/produk dari berbagai macam kegiatan, kekuatan, dan interaksi pada saat yang bersamaan. Manajer dibutuhkan untuk menyatukan berbagai macam kekuatan yang rumit agar tidak terjadi kekosongan dalam melaksanakan pekerjaan manajerial (manajerial job) secara efektif. Gambar 5.1 model kepemimpinan di bawah ini didasarkan pada pernyataan bahwa kepemimpinan timbul/berasal dari hubungan yang kompleks yang terjadi di antara (1) pemimpin, (2) pengikut, (3) organisasi, dan (4) nilai-nilai sosial dan kondisi ekonomi ataupun politik.
Gambar 5.1. Model Kepemimpinan
ISIP4111/MODUL 5
5.19
Dalam konsep yang digambarkan di atas 'L' merupakan pemimpin dan merupakan karakteristik/ciri/sifat tersendiri. Pengikut diperlihatkan oleh empat F, sedangkan S menunjukkan struktur/susunan dari organisasinya. Yang melingkari keseluruhan struktur serta berpengaruh terhadap bagianbagian tersebut adalah nilai-nilai sosial, kondisi ekonomi, dan situasi politik. Model dengan empat pengubah (variable) di atas dapat diperinci lebih jelas dalam gambar ini. Kepemimpinan yang berada di tengah dibentuk oleh empat variabel di sekeliling kepemimpinan, yaitu sebagai berikut. 1. Variabel pertama adalah pemimpin dan termasuk beberapa hal seperti nilai-nilai yang dianut orang tersebut, seperti keyakinan yang mendalam dan pendirian yang meletakkan kondisi persepsi dan perilaku seseorang, kepercayaan terhadap pemimpin dari anggota kelompok, pemberian kepercayaan untuk pembuatan keputusan oleh para anggota kelompok, dan kesempatan pilihan yang dapat dilakukan oleh pemimpin, ataupun situasi yang menyenangkan pemimpin. 2. Variabel kedua adalah pengikut merupakan kekuatan-kekuatan yang mendorong adanya kemauan/kerelaan untuk dipimpin termasuk pengenalan akan tujuan dari manajemen, perhatian dan keterlibatan dalam penyelesaian suatu persoalan serta faktor-faktor lainnya. Ketiga adalah organisasi, yang terdiri dari beberapa unsur seperti struktur dan pola dari organisasi. Unsur yang lainnya, tingkat ketergantungan dengan diikutinya paham spesialisasi. 3. Variabel ketiga hal ini sangat menentukan berhasilnya kepemimpinan yang akan diwujudkan dalam koordinasi yang efektif/berhasil guna di antara kelompok-kelompok yang saling mempunyai hubungan yang menyilang. Pengikut pada umumnya cenderung untuk memusatkan perhatiannya pada pekerjaannya dan tidak melihat dampak dari hasil tindakannya terhadap bagian-bagian yang lain. Perkembangan teknologi berpengaruh pula terhadap kepemimpinan, karena teknologi memberikan kemudahan pula di dalam pengambilan serta penyaluran keputusan oleh pemimpin sehingga putusan-putusan yang penting dapat lebih dipusatkan; demikian pula dengan teknologi memungkinkan informasi perilaku pegawai lebih diperinci. 4. Variabel keempat mengenai nilai-nilai sosial, kondisi ekonomi, dan situasi politik perlu diperhitungkan dalam penerapan kepemimpinan yang memang banyak dipengaruhi oleh faktor-faktor lingkungan luar, apalagi sekarang ini pengaruh global sangat kuat dengan dorongan
5.20
Asas-asas Manajemen
berbagai kekuatan yang dibentuk atas nama negara maupun kelompokkelompok non government yang bersifat global. Keempat variabel tersebut dapat dideskripsikan dalam Gambar 5.2 di bawah ini.
Gambar 5.2. Variabel-variabel yang Mempengaruhi Kepemimpinan
D. PERTIMBANGAN DASAR KEPEMIMPINAN Pemimpin mempunyai kemampuan untuk membedakan tindakan apa yang akan banyak menolong tercapainya tujuan kelompoknya. Ini berarti, tindakan sebagai pemimpin akan berpengaruh terhadap pekerjaan kelompok dan pekerjaan anggota kelompok yang semuanya memerlukan penetapan kebijaksanaan dalam penerapannya. Kebijaksanaan, tidak peduli dari mana diperolehnya, biasanya berpautan erat dengan persepsi/sudut pandang serta analisis pemimpin terhadap permasalahan kelompoknya dalam rangka kerja yang berlatar belakang pada keseluruhan organisasi. Ini bukan hanya
ISIP4111/MODUL 5
5.21
kemampuan untuk membuat kebijaksanaan yang efektif dalam pengertian biasa, tetapi biasanya pemimpin harus dapat menciptakan situasi yang unik untuk terjadinya interaksi berbagai faktor sehingga tindakan terbaik dapat berlangsung dan hasil yang tidak menggembirakan dapat lebih dikurangi. Peran pemimpin dan adanya kondisi penerimaan dari kelompoknya mewujudkan kepemimpinan. Adanya perasaan saling dekat dan saling berbagi informasi antara pemimpin dengan kelompok akan menambah efektif bagi keduanya. Pemimpin harus memberikan perhatian yang utama untuk memahami dan mempercayakan anggota kelompok, demikian juga dengan pengikutnya. Pengertian pemimpin tidak hanya diartikan secara formal, tetapi juga harus dilihat secara informal dalam hal-hal yang berhubungan dengan (1) bakat, (2) kekuatan pribadi, (3) pengangkatan oleh superior/orang ulung, (4) dipilih oleh sesamanya, ataupun (5) diakui oleh bawahannya. Pemimpin harus menaikkan peran kepemimpinan baik secara organisasi formal maupun organisasi informal sebagaimana layaknya, sesuai dengan kebutuhan. Pada situasi tertentu peranan sebagai pemimpin formal tidak sesuai sehingga diperlukan peranan pemimpin pada situasi informal. Kadang-kadang hubungan atasan dengan bawahan sangat mengganggu, yang merupakan hal yang alami dalam perilaku manusia. Pemimpin kadang-kadang tidak disukai, tetapi harus dapat mempertahankan agar tetap dihargai oleh para pengikutnya. Pengikut mengharapkan bantuan praktis dari pemimpin mereka. Karena itu, pemimpin yang sukses berusaha dikenali sebagai orang yang dapat memahami dan memuaskan kebutuhan kelompok, membantu menciptakan kondisi kerja yang menyenangkan, membantu menyusun tujuan yang realistis. Sebagai imbalannya, para pengikut memberikan dukungan mereka yang memudahkan bagi pemimpin tersebut. Pemimpin tidak akan ada apabila tidak ada pengikutnya, karena itu, ia membutuhkan pengikut. Agar kepemimpinannya tetap efektif, ia harus memelihara dan mengembangkan kontinuitas dari penerimaan dan kepercayaan para anggotanya. Mereka tetap menurutinya karena pemimpin merupakan kebutuhan, berpihak kepada mereka, ataupun karena ia pemimpin terbaik yang dapat diharapkan sampai saat ini. Untuk mendapatkan pengikut pemimpin harus memberikan kesan bahwa ia dapat memahami sepenuhnya kesulitan-kesulitan dari pengikutnya ataupun bertindak, serta menjadi pendahulu atau pemuka dari tujuan/arah yang akan dicapai bersama.
5.22
Asas-asas Manajemen
Tidak semua perilaku kepemimpinan akan dapat diterapkan pada segala kondisi ataupun situasi. Hanya beberapa pemimpin saja yang dapat menjadi pemimpin dalam segala kondisi. Dapat diberikan contoh sebagai berikut. Pemimpin A sangat efektif pada situasi A, sedangkan pada situasi B ia tidak efektif. Pada umumnya, seorang pemimpin terlibat dalam segala lingkungan kerja (kondisi kerja yang berbeda-beda) yang membutuhkan bermacam gaya kepemimpinan/perilaku kepemimpinan. Ada pemimpin yang dapat menyesuaikan diri dengan setiap situasi, ada yang tidak. Sedangkan kita tidak mungkin untuk menerima pemimpin yang hanya mampu berperan dalam kondisi tertentu saja. Karena itu, untuk dapat mengubah gaya/perilaku kepemimpinan harus diusahakan dengan melalui training (latihan). Pada umumnya, usaha training tersebut tidaklah terlampau sukses. Yang mungkin lebih dapat diharapkan adalah penyesuaian dari pengikutnya dengan berbagai faktor yang ada dalam lingkungan mereka. Perubahan penyesuaian tersebut dapat dijelaskan, yaitu dengan variasi kewenangan yang diberikan. Kewenangan tersebut dapat diperbesar atau malah lebih dibatasi. Kemungkinan lainnya adalah dengan kebijaksanaan yang ditetapkan, pemimpin harus mendapatkan izin terlebih dahulu dari atasannya sebelum melaksanakan tugasnya. Waktu berpengaruh pula terhadap kepemimpinan; banyak pemimpin terbuka kesempatan untuk mengembangkan kreativitasnya pada saat kehidupan mereka sedang mengalami banyak perkembangan. Pada saat-saat atau waktu kritis akan terlibat sekali kebutuhan akan kepemimpinan, di mana mereka mencari seorang pemimpin yang dapat membimbing mereka keluar dari kesulitan yang dihadapinya. Bagi pemimpin keadaan pada waktu kritis merupakan kesempatan untuk mengabdi. Pada saat keadaan kritis orang juga cenderung untuk menyalahkan pemimpinnya atas persoalan yang dihadapi, menganggap pemimpin mereka menjerumuskan mereka ke dalam kesusahan. Kesuksesan yang dicapai pemimpin sering pula menimbulkan keinginan orang lainnya untuk mencapai/menyamainya, bahkan ada pula yang menimbulkan iri hati bagi orang lain. Semakin menonjol seorang pemimpin semakin menjadi sasaran dari perasaan iri.
5.23
ISIP4111/MODUL 5
E. GAYA KEPEMIMPINAN DAN PENGUASAAN MANAJERIAL The managerial grid (jaringan pengelolaan tugas) dikembangkan oleh, seorang psikolog industri Blake dan Mouton, yang memberikan perhatian dan pengertian pada hal-hal yang membantu bagi gaya kepemimpinan. Sebagaimana terlihat pada Gambar 5.3 di bawah ini di mana gambaran bagan yang memusatkan perhatian pada produksi digambarkan secara horizontal, sedangkan yang memusatkan perhatian pada orang digambarkan secara vertikal, sedangkan gaya kepemimpinan dihasilkan dari kedua variabel tadi. Angka 1 pada garis horizontal, menunjukkan perhatian yang rendah terhadap produksi, Angka 9 menunjukkan perhatian yang tinggi terhadap produksi. Untuk garis variabel Angka 1 menunjukkan perhatian yang kecil terhadap orang, sedangkan Angka 9 merupakan sebaliknya. Untuk mengenali gambar tersebut, digit pertama merupakan perhatian terhadap produksi, digit kedua merupakan perhatian terhadap orang; sedangkan ciri-ciri pemimpin dapat diuraikan pada Tabel 5.2 sebagai berikut. Tabel 5.2. Ciri-ciri Tipe dan Gaya Kepemimpinan Tipe Pemimpin
Gaya/Style
1,1 Perhatian kecil terhadap produksi dan orang.
tipe deserter (pembelot)
gaya kepemimpinan yang buruk
1,9 Perhatian kecil terhadap produksi dan tinggi terhadap orang.
tipe missionary (penganjur)
gaya kepemimpinan berorientasi pada orang
9,1 Perhatian besar terhadap produksi, kecil terhadap orang.
tipe autocrat (autokrat)
gaya kepemimpinan berorientasi pada produksi
5,5 Perhatian cukup untuk keduanya.
tipe compromiser (kompromis)
gaya kepemimpinan bertujuan memelihara keseimbangan
9,9 Perhatian tinggi produksi ataupun orang.
tipe executive
gaya kepemimpinan yang paling puncak (paling baik).
5.24
Asas-asas Manajemen
Gambar 5.3. The Managerial Grid dari Blake & Houton
F. MENJADI SEORANG PEMIMPIN Sering dipertanyakan apa yang harus dilakukan untuk menjadi seorang pemimpin? Jawabannya bermacam-macam serta bervariasi. Seperti telah dikemukakan sebelumnya, kepemimpinan merupakan gejala/fenomena yang kompleks dan tidak mudah dijelaskan dengan jawaban sederhana. Oleh karena itu, untuk maksud tersebut, walaupun tidak menyimpulkan akan dibicarakan 3 faktor, yaitu keterlibatan, motivasi yang tinggi, dan ciri positif manusia. Keterlibatan termasuk di dalamnya kemampuan untuk membenamkan diri pada pekerjaannya, tetapi juga dengan manusianya. Pemimpin bekerja dengan benda-benda atau materi dan orang untuk menyelesaikan pekerjaannya, demi pencapaian tujuan. Kepemimpinan dihadapkan pada empat konsep: pemimpin, yang dipimpin, organisasi sosial, ekonomi, dan politik, yang kesemuanya dapat membentuk atau memengaruhi perilaku kepemimpinan. Hampir dapat dipastikan bahwa seorang pemimpin mempunyai kemauan yang keras untuk mencapai prestasi. Kebutuhan akan prestasi ini merupakan daya tarik terhadap pencapaian dari tujuan. Pekerjaan yang terbengkalai, masalah yang tidak terpecahkan menggugah dan menjadi tantangan bagi
ISIP4111/MODUL 5
5.25
seorang pemimpin. Penyelesaian menurut dia, merupakan pula keyakinannya bahwa cara tersebut akan baik bagi semua pihak, masyarakat, negara, perusahaan, ataupun dirinya. Ciri-ciri yang sering digunakan bagi pemimpin untuk membedakannya dengan mereka yang bukan pemimpin adalah: realistis, banyak akal, dapat mendorong dirinya sendiri, emosinya stabil, terampil berkomunikasi, percaya diri, dan berperan serta aktif dalam masyarakat, dan sifat-sifat lain yang umum. Sedangkan kepribadian cenderung menjadi penyatu bagi ciri-ciri yang beragam dan potensial. G. TEORI-TEORI KEPEMIMPINAN Saat ini banyak teori yang menjelaskan tentang kepemimpinan, walaupun teori yang satu dengan lainnya masih berbeda pendapat, terutama dalam metodologi, penjelasan, dan kesimpulannya. Beberapa teori itu akan diuraikan di bawah ini. 1.
Situational Theory (Teori Situasi) Pendekatan ini mengemukakan, bahwa agar kepemimpinan lebih fleksibel/lentur, perlu disesuaikan dengan keadaan/situasi yang berbeda-beda. Dalam teori ini kepemimpinan terbentuk dari empat variabel: pemimpin, pengikut, organisasi, dan sosial ekonomi politik. Walaupun keempat variabel tersebut penting, tetapi perhatian lebih terletak pada organisasi dan sosial ekonomi politik. Demikian pula penyesuaian dari pemimpin dan pengikut merupakan pokok alasannya. Persoalan umum di mana teori ini dapat membantu dalam menentukan apakah seorang calon dapat cocok untuk memegang kepemimpinan. Sebagai contoh apakah seseorang akan dapat memimpin, sedangkan jabatan yang lalu tidak membolehkan ia untuk memimpin, walaupun telah diusahakan penyelesaiannya. Penelitian yang dilakukan mengenai tipe kepemimpinan yang tepat untuk segala situasi yang berbeda-beda, disebut adaptive leadership dilakukan oleh Fiedler dengan menggunakan tiga dimensi untuk mengukur efektivitas dari pemimpin, termasuk di dalamnya (1) tingkat kepercayaan pengikut pada pemimpinnya, (2) tingkat/derajat sampai di mana pekerjaan pengikut tersebut berulang-ulang/rutin atau tidak tersusun, (3) tingkat kekuasaan yang dipunyai oleh kepemimpinan.
5.26
Asas-asas Manajemen
Interaksi di antara ketiga dimensi tersebut menentukan kepemimpinan itu dalam hal: keaktifannya, pengawasannya, serta penyusunan kerja. Kepemimpinan dengan tingkat keaktifan, pengawasan, dan penyusunan kerja ketat membentuk kenyamanan ataupun ketidaknyamanan terhadap kekuasaan pemimpin, tugas, serta dukungan kelompok. Sedangkan kepemimpinan yang sifatnya lebih pasif, permissive, dan penuh pertimbangan lebih dipilih untuk mendapatkan hasil yang optimal dari pelaksanaan/kerja kelompok dalam situasi yang lebih sesuai. 2.
Personal-behavior Theory (Teori Perilaku Pribadi) Kepemimpinan dapat pula dipelajari berdasarkan ciri/sifat pribadi atau pola perilaku pemimpin. Pendekatan ini menekankan pada apa yang dilakukan pemimpin dalam kegiatan memimpin. Sumbangan yang penting dari teori ini adalah tindakan pemimpin apakah akan tetap sama atau berbeda pada setiap situasi yang dihadapinya. Yang fleksibel akan merasa bahwa tindakan tertentu merupakan hal yang tetap untuk menangani persoalan tertentu. Ada pula pemimpin dan kewenangan yang dimilikinya dapat dihubungkan dengan kebebasan membuat keputusan atau disediakannya tempat bagi peran serta para bawahannya. Dengan kata lain, terdapat konsep yang menunjukkan kepemimpinan berpusat pada bawahan, di mana dari atas ke bawah memperlihatkan penggunaan kewenangan yang semakin berkurang serta bertambah kebebasan yang dimiliki oleh para bawahan. Hasil yang dicapai dengan menggunakan kepemimpinan berpusat pada bawahan, cenderung menunjukkan produktivitas yang tinggi, rendahnya tingkat absenteesm, kecilnya pengertian pegawai/buruh. Karena itu, manajer yang bijaksana dalam segala situasi berusaha menggunakan dan mengembangkan sejauh mungkin kepemimpinan yang berpusat pada bawahan untuk diterapkan. 3.
Supportive Theory (Teori Dukungan) Di sini pemimpin mengambil posisi agar para pengikut melakukan pekerjaannya sebaik mungkin dengan mendukung usaha mereka. Untuk tujuan tersebut, pemimpin menciptakan lingkungan kerja yang dapat mendorong hasrat pengikutnya untuk menjalankan tugas, bekerjasama dengan yang lain, mengembangkan kemampuan atau keterampilan sebaik mungkin. Pemimpin harus memberikan kesan bahwa pengikutnya mampu mengerjakan tugasnya dengan baik sehingga membawa kemajuan dalam
ISIP4111/MODUL 5
5.27
kondisi kerja mereka serta mendorong timbulnya ide baru para pengikutnya. Pemimpin memberikan gambaran umum pengelolaan pekerjaan serta memberanikan para bawahannya untuk menggunakan kreativitas dan inisiatif mereka dalam menangani pekerjaan mereka yang terperinci. Dalam pengambilan keputusan, pemimpin memasukkan pula pertimbangan atau pendapat/opini pengikutnya, bahkan memberi pujian bagi pendapat yang brilian. Teori ini disamakan dengan teori peran serta/partisipasi (participative theory), yang tindakan pemimpinnya dapat merangsang atau memberikan pengikutnya untuk berpartisipasi di dalam mempertimbangkan kebijaksanaan yang dimuat. Yang lain menyebutnya dengan teori kepemimpinan demokrasi karena adanya asas demokrasi dengan ketentuan yang berdasarkan mayoritas atau suara terbanyak. Dengan perkataan lain, teori ini memperlihatkan bahwa sebagai manusia yang memiliki persamaan sosial dan menghargai pengetahuan serta pemikiran-pemikiran mereka. Pendukung teori ini berkeyakinan bahwa dengan adanya bantuan dari pengikutnya yang diperlakukan sebagai manusia yang memiliki martabat dan hak masingmasing akan membuat terjadinya kerja sama, produktivitas dan memuaskan para pegawai. Pemimpin akan diterima dan penjelasan tindakannya diakui, lebih jauh kewenangan tunggal akan ditolak dan hak-hak khusus dapat diperkecil. Penentang dari supportive theory menolak pengaruh kelompok dalam pengambilan keputusan karena dapat menimbulkan kebingungan atau ketidakpastian, pembuangan waktu yang besar, dan memperlemah keputusan. Lebih jauh mereka mengemukakan bahwa martabat dan hak dapat saja dipertahankan tanpa harus memberikan kegiatan manajerial pada mereka yang bukan anggota manajerial. Di samping itu, mereka mengganggu badan usaha tradisional yang pemiliknya sendiri menentukan keputusan. 4.
Sociologic Theory (Teori Sosiologi) Dalam teori ini kepemimpinan dipandang sebagai terbentuk karena adanya (1) sarana kegiatan dari pengikut dan (2) usaha menyelesaikan konflik organisasional di antara pengikut. Pemimpin menentukan tujuan dengan partisipasi pengikutnya dalam pembuatan keputusan akhir. Pengenalan tujuan memberikan gambaran arah di mana pengikut dibutuhkan. Mereka dianggap mengetahui pelaksanaan, di samping perilaku sesuai dengan yang diharapkan. Tetapi usaha untuk mencapai tujuan mengharuskan
5.28
Asas-asas Manajemen
terjadinya interaksi di antara para pengikut yang kadang-kadang menimbulkan konflik di dalam ataupun antarkelompok yang ada. Di bawah kondisi tertentu pemimpin diharapkan dapat memperkirakan secara tepat, menggunakan penganut kepemimpinan, dan menciptakan kesesuaian dan kerjasama di antara para pengikutnya. 5.
Psyahologic Theory (Teori Psikologi) Pendekatan ini menganjurkan bahwa fungsi utama dari pemimpin adalah untuk mengembangkan motivasi. Pemimpin merangsang bawahannya untuk menyumbangkan tenaga bagi tujuan organisasi sama baiknya dengan tujuan pribadinya. Pemimpin yang memotivasikan harus memperhatikan sifat-sifat dari bawahannya, seperti pengakuan, kebutuhan akan rasa aman, kesempatan mengembangkan kesenangan dan kebutuhannya. Pemuasan kebutuhan ini dapat menolong organisasi mencapai sukses mewakili apa yang dalam teori ini harus dilakukan pimpinan. Program untuk memenuhi kebutuhan tersebut merupakan tantangan bagi pemimpin psikologis. Teknik memotivasikan biasanya disatukan dengan keadaan individu. Tidak ada rencana motivasi yang konsisten yang dapat dituruti oleh pemimpin. 6.
Autocratic Theory (Teori Otokrasi) Teori ini memandang dengan ciri memerintah (commands), pelaksanaan (enforcement), tindakan pemaksaan dalam hubungan pemimpin dengan bawahannya. Pemimpin cenderung untuk memusatkan perhatiannya pada pekerjaan; mengawasi dengan ketat untuk meyakinkan dirinya bahwa tugas yang diberikannya telah dilaksanakan dan menggunakan ukuran-ukuran sesuai dengan yang diperintahkannya. Bentuk/susunan organisasi formal selalu diterapkan pada setiap saat untuk menjaga kestabilan pekerjaan, promosi dijalankan berdasarkan garis/program, dan status simbol sebagai dasar kedudukan formal seseorang sangat dijunjung. Perintah dan petunjuk selalu diberikan, tetapi alasan dan penjelasan tidak diberikan. Dalam autocratic theory pemimpin dipandang tidak fleksibel. Autocrat selalu membuat keputusan tanpa memperhatikan manusia. Autocrat menggunakan perintah yang pada umumnya didukung atau diikuti dengan sanksi; disiplin merupakan hal yang paling penting. Disiplin dipakai untuk pemberian imbalan ataupun pemberian hukuman. Pelaksanaan yang dilakukan oleh pemimpin autocrat sangat tergantung pada kekuatan, imbalan, ataupun hukuman. Keyakinannya bahwa manusia bekerja lebih baik
ISIP4111/MODUL 5
5.29
dalam kondisi yang kebiasaan dan keputusan terdapat dalam organisasi. Produktivitas dapat bertambah apabila pegawai mengetahui keberadaannya dan ada yang diharapkan darinya, di mana kegiatan mereka selalu dihubungkan dengan disiplin dan sanksi. LAT IH A N Untuk memperdalam pemahaman Anda mengenai materi di atas, kerjakanlah latihan berikut! 1) 2) 3) 4)
Apa yang dimaksud dengan kepemimpinan? Bagaimana perbedaan antara pemimpin dan bukan pemimpin? Jelaskan model kepemimpinan yang Anda ketahui! Berapa macam teori-teori kepemimpinan yang Anda kenal?
Petunjuk Jawaban Latihan Sudahkah Anda pahami uraian materi Kegiatan Belajar 2? Kalau belum, bacalah dan pelajari kembali dengan seksama. Kemudian sesudah itu, ambillah Buku Kerja yang sudah disediakan dan kerjakanlah latihan tersebut di atas. Kerjakanlah dengan sungguh-sungguh. Bila Anda masih belum dapat mengerjakan dengan benar, baca kembali, terutama hal-hal yang ada kaitannya dengan latihan termaksud. Kemudian kerjakan lagi sehingga Anda yakin bahwa Anda telah mampu mengerjakan latihan tersebut secara tuntas. R A NG KU M AN Kepemimpinan merupakan unsur yang penting dalam manajemen, karena menyangkut hubungan antara pemimpin dengan anggota dari kelompok tersebut. Komponen dari kepemimpinan merupakan suatu proses untuk memengaruhi bawahannya dalam rangka mencapai tujuan dan menyelesaikan tugas yang diinginkan pemimpin tersebut. Pengaruh dari seorang pemimpin timbul dengan adanya beberapa faktor, yaitu faktor organisatoris dan faktor individual. Faktor organisatoris merupakan kekuasaan yang didapat dari kedudukan dalam organisasi, yaitu berupa kekuasaan yang memaksa, kekuasaan berdasarkan penghargaan atau imbalan, dan kekuasaan yang absah (yang
5.30
Asas-asas Manajemen
dipunyai seorang penilai/supervisor). Sedangkan faktor individual merupakan faktor yang didapat berdasarkan kemampuan individu, yaitu kekuasaan yang berdasarkan keahlian dan kekuasaan yang berdasarkan penunjukan. Kepemimpinan kadang-kadang bersifat lebih emosional daripada hal yang rasional, di mana seorang pemimpin mampu membangunkan emosi dan mengetahui karakter para bawahannya dalam rangka mendorong mereka melakukan tugas dengan penuh dedikasi/pengabdian. Kepemimpinan juga merupakan produk dari bermacam-macam kekuatan tindakan dan interaksi. Dari pengertian di atas, dapat ditarik suatu kesimpulan bahwa tindakan dan interaksi tersebut merupakan hubungan di antara variabel-variabel; variabel itu terdiri dari pemimpin, pengikut, organisasi, dan nilai-nilai sosial dan ekonomi politik. Setiap variabel berpengaruh terhadap gaya dan penerapan kepemimpinan. Kepemimpinan dalam penerapannya dipengaruhi oleh beberapa hal, yaitu sudut pandang pemimpin tersebut pada masalah yang dihadapi, situasi yang dihadapi, dan latar belakang kehidupannya. Pengertian dari kepemimpinan menimbulkan beberapa perbedaan dalam pendekatan terhadap kepemimpinan tersebut. Penekanan mereka banyak hanya memandang salah satu segi saja; seperti pendekatan sosial, psikologi, perilaku mereka dan sebagainya. TES F OR M A T IF 2 Pilihlah satu jawaban yang paling tepat! 1) Yang dimaksud dengan referent poser adalah .... A. kekuasaan yang didapat adanya pengakuan oleh mereka yang mengikutinya dan menghargai serta mengaguminya B. kekuasaan yang didapat karena keahlian dari seseorang sehingga dikagumi dan dihargai C. kekuasaan yang didapat dari pengakuan karena adanya paksaan D. kekuasaan yang didapat karena imbalan dan penghargaan bila mengakui kekuasaan tersebut 2) Yang dimaksud dengan teori demokrasi dari kepemimpinan adalah .... A. teori yang memberikan peran serta/partisipasi bawahannya untuk turut menentukan kebijaksanaan dan peraturan B. teori yang mendorong peran serta bawahannya untuk melaksanakan tugas yang telah dijabarkan oleh pemimpin
ISIP4111/MODUL 5
5.31
C. teori yang mendorong tercapainya kreativitas dan insentif para bawahan dalam menjalankan tugas yang terperinci D. teori yang menghargai pendapat, martabat, dan hak para bawahan sebagai manusia 3) Ciri dan sifat yang menyebabkan kompleksnya hubungan dalam kepemimpinan adalah .... A. adanya komponen pemimpin dalam kepemimpinan dan komponen pengikut dalam kepemimpinan B. adanya komponen organisasi dalam kepemimpinan C. adanya komponen nilai-nilai sosial, ekonomi, dan politik dalam kepemimpinan D. adanya penyatuan/penggabungan dalam keempat komponen yang dibutuhkan dalam kepemimpinan 4) Yang dimaksud dengan managerial grid (jaringan pengelolaan tugas) adalah .... A. suatu bagan yang didasarkan pada gaya kepemimpinan B. suatu bagan didasarkan pada tipe pemimpin C. suatu bagan didasarkan pada perhatian akan produktivitas dan perhatian pada orang D. A, B, dan C benar 5) Cara melihat/menggolongkan tipe kepemimpinan seseorang adalah .... A. dari gaya kepemimpinan seseorang B. dari perhatiannya pada tugas C. dari perhatiannya pada orang D. B dan C benar 6) Perbedaan yang nyata antara supportive theory (teori dukungan) dengan personal-behavior theory (teori perilaku individu) adalah .... A. peran serta yang diberikan pada pembuatan keputusan B. adanya pemberian dukungan dari para bawahan C. tindakan pemimpin yang didasarkan pada situasi yang dihadapi D. adanya perbedaan kewenangan yang dijalankan pemimpin 7) Yang dimaksud pengaruh waktu pada kepemimpinan adalah .... A. pengaruh jangka waktu seseorang menduduki jabatan sebagai pemimpin B. banyaknya pengalaman seorang pemimpin dalam menjalankan tugasnya
5.32
Asas-asas Manajemen
C. suatu waktu sebagai kesempatan untuk mengembangkan kreativitas pada saat banyak mengalami perkembangan D. suatu waktu krisis yang dialami sehingga kebutuhan akan kepemimpinan dan peranan pemimpin terlihat jelas 8) Yang menjadi pengertian utama dari sociologic theory (teori sosiologis) adalah .... A. perlunya penyelesaian konflik di dalam organisasi B. perlunya penyelesaian konflik di dalam organisasi ataupun dengan kelompok lain C. perlunya penciptaan kondisi/situasi yang sesuai dan kerjasama dalam ataupun antarkelompok D. pemberian saran kegiatan bagi pengikutnya 9) Yang dimaksud dengan rangkaian perilaku kepemimpinan adalah .... A. suatu rangkaian yang didasarkan pada tindakan yang dilakukan seorang pemimpin B. suatu rangkaian kepemimpinan yang didasarkan pada tindakan pemimpin pada suatu waktu C. suatu rangkaian tindakan yang didasarkan pada pemusatan kepemimpinan pada atasan D. suatu rangkaian kepemimpinan yang didasarkan pada penggunaan wewenang dan pemberian kebebasan pada bawahan 10) Kekuasaan yang didapat bukan secara organisatoris, tetapi lebih berdasar (individu) adalah .... A. referensi dan expert power B. expert power, legitimate power, dan coercive power C. coercive power, reward power, dan legitimate power D. refernsi power, reward power, dan expert power Cocokkanlah jawaban Anda dengan Kunci Jawaban Tes Formatif 2 yang terdapat di bagian akhir modul ini. Hitunglah jawaban yang benar. Kemudian, gunakan rumus berikut untuk mengetahui tingkat penguasaan Anda terhadap materi Kegiatan Belajar 2.
Tingkat penguasaan =
Jumlah Jawaban yang Benar Jumlah Soal
100%
ISIP4111/MODUL 5
5.33
Arti tingkat penguasaan: 90 - 100% = baik sekali 80 - 89% = baik 70 - 79% = cukup < 70% = kurang Apabila mencapai tingkat penguasaan 80% atau lebih, Anda dapat meneruskan dengan Kegiatan Belajar 3. Bagus! Jika masih di bawah 80%, Anda harus mengulangi materi Kegiatan Belajar 2, terutama bagian yang belum dikuasai.
5.34
Asas-asas Manajemen
Kegiatan Belajar 3
Penilaian, Pengembangan, dan Kompensasi (Imbalan)
P
elaksanan fungsi aktuasi oleh para manajer secara baik tidaklah dapat dilepaskan dari hal-hal yang menyangkut: penilaian, pengembangan, dan kompensasi. Masalah atau hal-hal ini cukup penting karena berkaitan erat dengan diri manajer di dalam melakukan tugasnya, terutama yang menyangkut motivasi di dalam pelaksanaan pekerjaannya atau tanggung jawabnya selaku seorang manajer. Penilaian, di samping untuk mengetahui sejauh mana sesuatu yang dikerjakannya selama ini telah sesuai dengan yang diharapkan oleh organisasi, juga memberikan kesempatan bagi manajer untuk lebih memahami tipe atau bentuk manajemen yang diinginkan untuk dikembangkan oleh organisasinya. Di samping itu, lebih jauh lagi seorang manajer akan tertarik pula dengan kompensasi yang diperolehnya atau akan diperolehnya apabila penilaian serta pengembangan dirinya telah sesuai dengan yang diharapkan oleh organisasi; atau dengan kata lain, ia ingin mengetahui berapa besar kompensasi (imbalan) yang dapat diperoleh apabila ia dapat mencapai hasil yang berhubungan dengan pekerjaannya untuk melaksanakan fungsi-fungsi manajemen selaku seorang manajer. A. PENILAIAN MANAJER (EVALUATING MANAGER) Pada dasarnya penilaian itu sendiri mempunyai manfaat yang cukup besar bagi semua tingkatan manajemen. Hal ini dapat kita lihat ketika pucuk pimpinan (top manager) meminta orang lain untuk memberikan penilaian atasannya, maka hasil yang akan diperoleh berupa pengetahuan dan pengertian yang lebih baik, sehingga mereka dapat lebih waspada dan menyadari tentang apa yang mereka kerjakan yang kesemuanya dapat menolong mereka untuk dapat memajukan pertumbuhan bagi perusahaan/organisasinya. Dalam hal memberikan penilaian terhadap para bawahan dari manajer puncak, seorang pucuk pimpinan (top manager) akan dapat melihat bagaimana cara kerja para bawahannya ataupun kerjasama di antara mereka
ISIP4111/MODUL 5
5.35
untuk mencapai tujuan manajemen (organisasi). Untuk itu haruslah dipertimbangkan hal-hal berikut. 1. Tujuan dari penilaian itu sendiri. 2. Kriteria/standar yang diinginkan. 3. Penilaian melalui wawancara (the appraisal interview). 1.
Tujuan Penilaian Ada dua alasan penting dalam hal memberikan suatu penilaian kecakapan, yaitu berikut ini. a. Untuk menilai pekerjaan seorang manajer saat ini. Tujuannya adalah untuk mengetahui kekuasaan dari eksekutif dan sebagai dasar untuk membuat tujuan penilaian lain karena jika pada masa yang akan datang terdapat jabatan yang harus diisi, maka pekerjaannya saat ini akan menentukan penilaian yang dibutuhkan untuk pengisian jabatan tersebut. b.
Untuk menentukan kebutuhan bagi pengembangan jika diperlukan. Adanya perbedaan antara kecakapan yang diperlukan dan kecakapan calon saat ini, akan memperlihatkan apa saja yang harus/perlu dikembangkan, guna mencapai kecakapan yang dibutuhkan oleh jabatan tersebut, sehingga pengembangannya dapat dilakukan melalui programprogram yang ada/tersedia pada organisasi, atau dengan memberikan pendidikan khusus dari luar organisasi.
Jadi, secara umum dapat dikatakan bahwa tujuan diadakannya penilaian (appraisal) adalah: a. untuk mengetahui dan menunjukkan dengan tepat bidang apa yang benar-benar membutuhkan adanya pengembangan pada saat ini; b. untuk mengatasi kelemahan yang ada pada manajemen secepat mungkin, agar kelemahan itu tidak semakin memburuk; c. dalam rangka pemberian promosi pada anggota manajemen; d. dalam rangka penetapan tingkat kompensasi. 2.
Kriteria yang Digunakan Dalam memberikan penilaian, pertama-tama seorang penilai (appraiser) harus mempunyai pengetahuan dan informasi yang cukup mengenai cara penilaian yang seharusnya dilakukan terhadap seorang manajer. Umumnya,
5.36
Asas-asas Manajemen
seorang supervisor (pengawas) saja tidak dapat melakukan tugas ini. Untuk itu, biasanya dipilih seorang yang dilatih secara khusus untuk menilai yang kemudian melakukan tugasnya sebagai penilai. Untuk dapat memberikan penilaian yang akurat amatlah sulit, tetapi setidaknya, seorang penilai harus dapat memberikan penilaiannya seobyektif mungkin. Objektivitas dari seorang penilai, bagaimanapun tidak akan pernah lepas dari pengaruh nilai yang dianutnya. Oleh karena itu, pada tingkat tertentu sering kali dikatakan bahwa kecakapan (performance) dari seorang bawahan, akan dicerminkan oleh konsep mengenai kecakapan yang diakui oleh penilai yang tentunya sangat tergantung pada kepribadian penilai. Pada beberapa organisasi, umumnya kriteria yang digunakan untuk memberikan penilaian adalah: a. pengetahuan mengenai pekerjaan; b. pertimbangan (judgment); c. kreativitas; d. inisiatif; e. cara mengemukakan sesuatu; f. stabilitas. Michael J. Jucius membagi kriteria-kriteria penilaian kecakapan manajemen ataupun pegawai dalam dua jenis berikut ini. a. Sifat-sifat yang demikian adalah seperti: 1) inisiatif; 2) kepercayaan; 3) semangat; 4) kesetiaan dan sebagainya. Sebagai kualitas dari manajemen ataupun pegawai. b.
Kontribusi pegawai ataupun manajer, yaitu sesuatu yang dihasilkan, seperti: 1) jumlah pekerjaan; 2) kualitas pekerjaan; 3) tanggung jawab; 4) tujuan-tujuan khusus yang dicapainya.
Semua kriteria penilaian di atas sifatnya kualitatif dan kuantitatif. Dengan penilaian yang seperti ini dapat diharapkan tercapainya objektivitas yang tinggi, sehingga penilaian tersebut dapat benar-benar menjadi standar dari kecakapan manajer.
ISIP4111/MODUL 5
5.37
3.
Penilaian melalui Wawancara Penilaian timbul atau diperlukan karena seringnya timbul masalahmasalah seperti rasa kurang puas atas penilaian yang pernah diberikan. Pendekatan dengan wawancara ini dapat dirasakan manfaatnya jika dipenuhi syarat-syarat sebagai berikut. a. Menjelaskan dengan singkat tujuan yang hendak dicapai. b. Menekankan, bahwa tujuan adalah untuk membantu pemimpin dalam mengembangkan kecakapannya untuk pekerjaan saat ini. c. Menanyakan, di mana ia merasa yakin dapat mengembangkan kecakapannya, serta buatlah agar ia juga mau membicarakan kelemahankelemahannya. d. Memberikan contoh-contoh yang spesifik/khusus sifatnya, serta lengkapilah dengan alat-alat yang dapat digunakan untuk mencapai kemajuan. e. Memberikan dorongan agar ia mau berbicara dan mengemukakan keinginan dan perasaannya serta dengarkanlah. f. Jangan membandingkan atau membedakannya dengan anggota manajemen yang lain. Hal-hal tersebut di atas, jika dilaksanakan dapat memberikan keuntungan/manfaat sebagai berikut. a. Meningkatkan kerjasama dan pengertian yang lebih baik antara bawahan dengan atasan, sehingga dapat dicapai motivasi yang tinggi dalam mencapai tujuan perusahaan. b. Memperlancar komunikasi antara bawahan dengan atasan. c. Memperkecil gap yang ada antara sesama anggota dan antara atasan dengan bawahannya.
a. b.
Walaupun demikian tetap ada kelemahan dari pendekatan ini, yaitu: Unsur subjektivitas dari penilaian tidak begitu saja dapat diabaikan karena nilai-nilai yang dianutnya turut berperan. Halo effect yakni kecenderungan seorang penilai untuk menghubungkan seorang yang sedang dinilai sama baiknya atau sama buruknya dengan orang-orang yang pernah dinilai sebelumnya oleh penilai tersebut.
5.38
Asas-asas Manajemen
B. PENGEMBANGAN MANAJER Pengembangan merupakan hal yang penting dalam pelaksanaan fungsi aktuasi, karena sebagian besar dari aktivitasnya bertujuan agar para manajer dapat meningkatkan daya kerja sehingga untuk itu perlu adanya program tertentu. Usaha diadakannya pengembangan akan memberikan sumbangan yang amat baik bagi kepentingan dan kemajuan organisasi. Yang dimaksud dengan pengembangan manajer adalah aplikasi atau pelaksanaan dari usaha-usaha yang telah direncanakan, guna membantu pemeliharaan dan meningkatkan kualitas para manajer bawahan (lower manager), menengah (middle manager), dan pucuk pimpinan(top manager), sehingga mereka dapat mencapai tujuan manajemen secara lebih efektif. Pengertian/definisi ini berlaku bagi semua tingkatan dalam manajemen terutama untuk para pengawas (supervisor). Ada beberapa alasan yang diajukan dengan dibentuknya usaha-usaha untuk melaksanakan pengembangan manajer, di antaranya adalah: 1. untuk meningkatkan penjualan; 2. menurunkan ongkos-ongkos produksi; 3. mendapatkan kerjasama yang lebih baik; 4. menanamkan semangat kerja yang lebih besar; 5. menambah rasa kepercayaan diri. Umumnya, pengembangan ini juga diperlukan, karena perkembangan teknologi serta kemajuan dalam bisnis sendiri mengharuskan suatu perusahaan untuk dapat menyesuaikan dirinya dengan perubahan serta perkembangan tersebut. Selain itu, pengembangan yang diperlukan tidak saja hanya menyangkut masalah teknis atau segala yang berhubungan dengan peralatan yang dipakai, melainkan juga harus melibatkan pengembangan pada personalianya yang akan menangani langsung. Untuk itulah perusahaanperusahaan melakukan program khusus untuk melaksanakan usaha pengembangan. Cara yang digunakan dalam pengembangan manajer, sebenarnya ada 25 metode yang dikenal, di bawah ini akan diuraikan beberapa di antaranya. Metode pengembangan ini terbagi dalam dua bagian, yaitu: 1. yang bersifat partisipasi (participative); 2. yang bukan bersifat partisipasi (non-participative).
ISIP4111/MODUL 5
5.39
Yang termasuk dalam pengembangan yang bersifat partisipasi di antaranya adalah sebagai berikut. 1. Metode learning on the job (metode belajar pada tempat kerja). Metode ini amat efektif untuk melatih para eksekutif, karena orang yang dilatih akan dihadapkan pada situasi yang sesungguhnya di mana ia akan menghadapi bermacam-macam kepribadian dan akan menyaksikan semua hasil usaha dari berbagai macam orang dalam organisasi tersebut. Observasi dan partisipasi amat dibutuhkan dalam metode ini, juga bimbingan para senior executive dalam membuat suatu keputusan akan sangat membantu. Cara ini sering disebut dengan on the job training. 2.
Problem solving (metode pemecahan masalah). Di sini kepada orang yang dilatih diberikan beberapa masalah atau kasus-kasus di bidang manajemen; ia harus bertindak sebagai individu yang selanjutnya diminta: a. untuk mengidentifikasikan masalah tersebut; b. menganalisis fakta-fakta tersebut serta kondisi yang menimbulkan masalah-masalah itu; c. membuat pernyataan untuk mengatasi masalah tersebut; d. menyatakan kebenaran tindakan dari rencananya.
3.
Konferensi, seminar, dan rapat khusus. Metode pengembangan ini dilakukan dengan cara melakukan diskusidiskusi untuk saling bertukar pikiran/pandangan dalam menghadapi masalah-masalah yang diajukan, melatih semua peserta pada situasi tersebut serta menentukan apa yang harus dilakukan. Masalah yang menjadi perhatian dalam diskusi (konferensi dan seminar), berkisar pada hal metode operasional yang digunakan di masa lalu dan saat ini, produk baru dan pengembangannya serta akibat-akibat perubahan tersebut. Sedangkan rapat khusus/pertemuan khusus biasanya lebih bersifat formal dan administrasinya dilakukan oleh petugas/pegawai perusahaan.
4.
Business Games (Permainan Bisnis). Para trainee (orang-orang yang dilatih) akan dibagi dalam beberapa tim untuk diminta membuat suatu keputusan bisnis dengan kondisi-kondisi perusahaan yang umumnya digambarkan melalui pernyataan operasi awalnya. Dengan fasilitas yang sama, masing-masing akan berlomba
5.40
Asas-asas Manajemen
sehingga dapat dilihat kelompok mana yang paling cepat dan efektif dalam membuat keputusan ini. Biasanya keputusan itu berhubungan dengan analisis biaya. 5.
In Basket Exercise Metode ini merupakan suatu tipe dari simulasi bisnis. Di sini, para trainee diminta untuk melakukan peranan sebagai seorang manajer. Permainan atau kegiatan yang dilakukannya itu akan mengikuti petunjuk yang diberikan melalui informasi atau surat yang disampaikan dalam sebuah keranjang, yang kemudian masing-masing peserta diminta untuk membuat suatu keputusan. Biasanya latihan ini dilakukan menurut waktu tertentu.
6.
Role playing (main peran) Para trainee akan dihadapkan pada suatu konflik masalah tertentu. Biasanya peranan ini dilakukan oleh dua orang yang masing-masing berperan seperti atasan dengan bawahan atau pegawai dengan langganan.
7.
Special Assignment (Penugasan khusus) Di sini seorang trainee dihadapkan pada suatu tugas kursus, untuk itu ia akan diberi kebebasan untuk menanganinya. Kebebasan ini akan memberinya kesempatan untuk dapat mengatasi suatu masalah tertentu sejauh mungkin.
8.
Job Rotation and Use of Strategic Jobs Dalam metode ini para trainee akan ditempatkan silih berganti pada berbagai bagian dalam perusahaan. Dengan demikian, para trainee dapat mengetahui tugas masing-masing bagian secara luas dan hubungannya yang satu dengan lainnya. Metode lain, yaitu strategi, pekerjaan yang akan membantu setiap trainee untuk mengembangkan dirinya.
Metode atau cara pengembangan lainnya yang bersifat partisipasi, adalah commitees, sensitivity, team task force, farm system, decentralized organization structure, second time, junior board directors, and community activities.
ISIP4111/MODUL 5
5.41
Sedangkan yang sifatnya nonpartisipasi, yaitu sebagai berikut. 1.
Lectures (kuliah) Metode ini bisa bersifat efektif dan merangsang atau bahkan sebaliknya. Hal ini amat tergantung pada struktur dan subyek yang dibawakan. Pemberian kuliah ini merupakan suatu cara penyampaian informasi dalam waktu yang relatif singkat.
2.
Special courses (kursus tertentu) Di sini biasanya para trainee diberi kesempatan untuk mengikuti kursus tertentu.
Metode-metode lain yang dikenal sebagai cara pengembangan ini adalah programmed instructions, planned specialsreadings, observation post, coaching, counseling, university management and development programs, dan professional association membership. B. KOMPENSASI (IMBALAN) Hal lain yang juga turut berperan dalam terlaksananya fungsi aktuasi adalah adanya imbalan yang berupa upah/gaji atau yang biasa dikenal dengan kompensasi. Masalah kompensasi ini dianggap cukup bahkan sering dianggap lebih efektif untuk membangkitkan minat seseorang ataupun membuat seseorang mau bekerja dengan baik bagi kepentingan perusahaan. Walaupun disadari pula bahwa tidak semua orang akan mau melaksanakan pekerjaan hanya semata-mata untuk mendapatkan upah/gaji saja. Oleh karena itu, agar kompensasi ini dapat memberikan suatu nilai motivasi pada anggota manajemen, haruslah mempunyai dasar-dasar pertimbangan sebagai berikut. 1. Tujuan dari kompensasi yang tinggi haruslah didasarkan atas adanya persetujuan dan pengertian yang tinggi juga di antara perusahaan dengan individu yang bersangkutan. 2. Manajer harus merasa yakin bahwa tenaga dan keahliannya akan mendorong tercapainya tujuan serta peningkatan kecakapannya akan dibahas dengan kompensasi yang lebih besar. 3. Manajer percaya bahwa ia mampu serta akan meningkatkan hasil usaha yang diraihnya saat ini; dan kemajuannya itu diraih menurut kemampuannya.
5.42
Asas-asas Manajemen
1.
Pertimbangan Dasar dalam Kompensasi Ada tiga hal yang menjadi pertimbangan dasar dalam pemberian kompensasi bagi pekerjaan manajer, terutama untuk pucuk pimpinan (top manager), yakni: a. besarnya suatu perusahaan; b. macam/jenis industri; c. kontribusinya terhadap perusahaan yang berupa keputusan-keputusan yang dilakukannya. Ketiga hal di atas saling berhubungan satu sama lain karena besarnya perusahaan akan mengakibatkan lebih banyak pembuatan keputusan. Juga perusahaan yang besar biasanya memperoleh keuntungan yang lebih besar dibandingkan dengan perusahaan yang kecil/lebih kecil, dan jenis/macam industrinya dalam hal ini akan merupakan ciri bagi pemberian upah yang lebih tinggi dibandingkan dengan perusahaan yang lain. Pada dasarnya, kompensasi bagi seorang manajer diberikan didasarkan pada: a. waktu bekerjanya (pencurahan waktunya); b. kecakapannya; c. kombinasi antara pencurahan waktu dan kecakapannya.
a.
b.
c.
Sebagai contoh: pemberian yang diberikan pada seorang manajer hanya berdasarkan waktu kerja, berupa gaji yang diberikan kepada seorang direktur/manajer yang melaksanakan suatu penilaian; pemberian yang diberikan kepada seorang manajer berdasarkan kecakapannya, berupa premi yang diberikan kepada seorang manajer penjualan karena keberhasilannya dalam meningkatkan jumlah penjualan; kompensasi yang diberikan atas dasar waktu dan kecakapan seorang manajer, misalnya seorang manajer yang melakukan penelitian akan mendapat insentif tambahan jika pekerjaannya berhasil dengan baik.
Akibat dari adanya dasar-dasar pertimbangan dalam pemberian kompensasi maka timbul beberapa kebijaksanaan dalam pemberian kompensasi ini, yang dapat dibagi dalam dua macam berikut ini.
ISIP4111/MODUL 5
a.
b.
5.43
Yang disebut dengan shollow, yakni kebijaksanaan yang diambil dalam pemberian kompensasi tidak terlalu membedakan tingkat/besarnya jumlah upah di antara para manajer. Umumnya, hal ini menggambarkan tipe, manajer yang konservatif, dan lambat dalam mengambil suatu keputusan yang penting. Seep, yakni kebijaksanaan untuk memberikan upah yang cukup besar bedanya antara top manager 'pucuk pimpinan' dengan pimpinan menengah dan pimpinan bawah. Ini akan mencerminkan sifat kepemimpinan yang agresif dan dominan.
2.
Gaji Pokok Umumnya, kompensasi/imbalan keseluruhan adalah merupakan gaji pokok ditambah dengan tunjangan atau keuntungan lain sesuai dengan keadaan (hasil yang dicapai) oleh manajer dengan beberapa pertimbangan seperti tingkat inflasi, biaya hidup, dan sebagainya. Pada umumnya, penentuan imbalan keseluruhan haruslah meliputi hal-hal sebagai berikut. a. Gaji tunai. b. Asuransi jiwa dari perusahaan. c Pensiun yang akan diterima. d. Penangguhan kompensasi. Semua itu diukur atau diperhitungkan berdasarkan gaji pokok. Biasanya gaji pokok dibedakan atas dasar pengetahuannya, keahlian (pengalaman), serta tanggung jawab yang dibutuhkan pada suatu pekerjaan. Contohnya gaji pokok manajer keuangan karena tanggung jawabnya lebih berat sering menerima gaji pokok yang lebih besar dibandingkan manajer personalia. 3.
Bonus dan Komisi Bonus dan komisi ini diberikan di luar gaji pokok, yang umumnya diberikan atas kecakapan yang dimiliki oleh seseorang. Dalam beberapa hal bisa juga bonus dan komisi ini diberikan dalam hubungannya dengan keuntungan yang diperoleh oleh perusahaan. Yang pasti tidak ada kewajiban khusus bagi perusahaan untuk memberikan bonus pada semua orang yang bekerja pada perusahaan itu. Bonus dan komisi ini sering dibedakan satu dengan yang lainnya, walaupun pada dasarnya komisi merupakan tipe dari bonus, hanya saja biasanya komisi merupakan hasil yang diperoleh seseorang secara individu atas hasil kerjanya. Komisi juga dikatakan sebagai bentuk
5.44
Asas-asas Manajemen
yang cukup efektif dari suatu insentif. Contoh: seluruh manajer pada PT. A mendapat 15% dari keuntungan perusahaan setiap tahunnya, sedangkan komisi diberikan pada manajer penjualan sebesar 1% dari volume penjualan yang berhasil dijualnya. 4.
Profit Sharing (Pembagian Keuntungan) Profit sharing di sini adalah pembagian keuntungan perusahaan yang tidak dibagikan atau dianggap sebagai dana yang ditahan (retaining funds) yang di masa datang akan digunakan untuk kepentingan para anggota/sebagai gaji simpanannya. 5.
Deferred Compensation (Kompensasi yang Ditangguhkan) Yang termasuk dalam bentuk deferred compensation di antaranya adalah pensiun, hak-hak atas saham, dan sebagainya. Alat atau cara tersebut digunakan, karena memang sepantasnya seorang pekerja memperoleh pensiun dan sebagainya setelah ia selama sekian tahun bekerja dan mengabdi dalam perusahaan itu. 6.
Financial Incentives (Insentif berupa Uang) Insentif yang bersifat financial atau berupa pemberian uang/kompensasi tambahan yang diberikan atas hasil kecakapan seseorang dalam melaksanakan pekerjaannya di luar standar yang diberikan, haruslah menggunakan perencanaan kompensasi yang telah ditetapkan. Dengan kata lain, harus ada batasan yang tegas mengenai usaha-usaha yang sifatnya tidak rutin (terus-menerus) dan yang memang harus dilaksanakan sebagai kewajibannya untuk mencapai tujuan perusahaan. Juga harus diperhatikan bahwa jumlah yang diberikan harus seimbang dengan kecakapannya dan diketahui oleh semua yang ikut berpartisipasi dalam pekerjaan tersebut. Sebagai contoh seorang manajer perencana yang dapat merancang 3 model pakaian jadi selama 1 bulan, sedangkan perusahaan hanya menentukan 2 model setiap bulan maka akan diberikan insentif berupa uang kepadanya. 7.
Non Financial Incentives (Insentif yang Nonfinansial) Dalam pembahasan mengenai masalah kompensasi ini, hal-hal yang sifatnya nonfinansial juga termasuk ke dalam bagian dari kompensasi. Umumnya kompensasi yang nonfinansial ditujukan bagi para manajer eksekutif. Sebagaimana telah diketahui bahwa seseorang mau melakukan
ISIP4111/MODUL 5
5.45
suatu pekerjaan bukan hanya karena ia semata-mata ingin memperoleh imbalan berupa gaji/upah saja, melainkan mereka juga akan merasa lebih senang mengerjakan sesuatu karena prestise atau gelar/penghargaan yang ingin diperolehnya. Pada dasarnya, semua orang juga membutuhkan perasaan ingin dihargai, dipuji atas kecakapannya dalam melakukan suatu pekerjaan, ataupun mendapat penghormatan, dan sebagainya, karena mereka merasa bahwa dengan hal-hal itulah mereka dapat membuktikan bahwa kemampuannya dibutuhkan oleh orang lain. Hal inilah yang tidak boleh dilupakan oleh perusahaan dalam rangka menjalankan fungsi actuating-nya. Non financial incentives dapat berupa pemberian piagam, hadiah perjalanan; ke luar negeri, dapat pula promosi/kenaikan pangkat dan sebagainya. LAT IH A N Untuk memperdalam pemahaman Anda mengenai materi di atas, kerjakanlah latihan berikut! 1) Jelaskan kriteria dan tujuan penilaian (appraisal)! 2) Apa tujuan dari pengembangan, dan berapa cara yang Anda kenal untuk pengembangan manajer? 3) Mengapa kompensasi harus ditetapkan berdasarkan beberapa pertimbangan dasar? Jelaskan jawaban Anda! 4) Apa yang dimaksud dengan insentif finansial dan apa pula insentif nonfinansial? Petunjuk Jawaban Latihan Mengerjakan latihan perlu, sebab ini merupakan suatu cara belajar yang sungguh-sungguh. Dengan demikian, Anda akan mengetahui perkembangan dan kemajuan dari diri Anda sendiri. Latihan di atas dapat Anda kerjakan dalam Buku Kerja yang sudah disediakan. Bila Anda telah menguasai materi Kegiatan Belajar 3, mulailah dengan mengerjakan latihan. Bila Anda raguragu membuat tugas ini, lebih baik Anda baca lagi dan pelajari lagi materinya sehingga Anda benar-benar pasti bahwa segala sesuatunya telah Anda pahami. Barulah Anda mengerjakan latihan dengan sungguh-sungguh! Selamat bekerja!
5.46
Asas-asas Manajemen
R A NG KU M AN Masalah-masalah mengenai penilaian, pengembangan, dan kompensasi mempunyai peranan serta pengaruh yang besar dalam rangka pelaksanaan fungsi aktuasi sebagai salah satu fungsi manajemen. Semuanya itu akan dapat dirasakan oleh semua anggota dari semua tingkatan yang ada pada manajemen, karena jika syarat-syarat, kriteriakriteria dari penilaian (evaluating) yang ada dipenuhi, kemudian metodemetode/media-media dari pengembangan (developing) dilaksanakan dan masalah-masalah yang ada dalam pertimbangan/kebijaksanaan, pemberian/penetapan kompensasi diperhatikan maka tercapainya atau meningkatnya motivasi yang tinggi dari anggota manajemen untuk mencapai tujuan perusahaan dapat dilihat dan dirasakan. TES F OR M AT IF 3 Pilihlah satu jawaban yang paling tepat! 1) Penilaian (evaluating) diperlakukan untuk kepentingan ... A. perusahaan B. manajer C. bawahan/pegawai D. A, B, dan C benar 2) Dalam rangka menilai/memberikan penilaian (evaluating), orang yang dianggap paling tepat untuk melakukan tugas tersebut, adalah .... A. pucuk pimpinan (top manager) B. pengawas C. semua manajer D. orang/manajer yang secara khusus dilatih untuk menjadi seorang penilai (appraise) 3) Kriteria-kriteria yang digunakan dalam menilai manajer/anggota-anggota manajemen dibagi dalam dua jenis, yakni yang merupakan sifat/kualitas dari manajer/anggota seperti inisiatif, kepercayaan, semangat dan sebagainya, serta yang merupakan kontribusinya, seperti jumlah pekerjaan, tanggung jawab, dan lain-lain. Dikemukakan oleh …. A. G.R. Terry B. H. Fayol C. Michael J. Jucius D. Flippo.
ISIP4111/MODUL 5
5.47
4) Penilaian yang dilakukan melalui wawancara, mempunyai beberapa manfaat yang dapat dirasakan oleh …. A. atasan (para manajer) B. bawahan C. kedua-duanya D. tidak ada manfaatnya sama sekali, malah dapat menimbulkan konflik 5) Media atau metode yang digunakan dalam pengembangan yang sifatnya partisipasi di antaranya, adalah .... A. problem solving B. business games C. lectures D. A dan B benar 6) Pengembangan manajer adalah aplikasi atau pelaksanaan dari usaha yang telah direncanakan, guna membentuk pemeliharaan dan meningkatkan kualitas baik pucuk pimpinan (top manager), maupun manajer menengah, dan bawah (middle & lower manager). Pernyataan di atas dikemukakan oleh …. A. Ernest Dale B. Flippo C. G.R. Terry D. Michael J. Jucius 7) Jika seorang trainee dikirim oleh perusahaan ke salah satu cabang perusahaan tersebut dengan diberi wewenang untuk mengatasi masalah yang timbul di sana (terjadi), sehingga perusahaan dapat mengetahui sejauh mana kemampuannya dalam mengetahui suatu masalah. Cara/metode ini dalam pengembangan disebut sebagai …. A. role playing B. business games C. special assignment D. in basket exercise 8) Untuk meningkatkan motivasi anggota manajemen dalam mencapai tujuan, insentif yang sifatnya finansial sering digunakan, tetapi kadangkadang insentif yang sifatnya nonfinansial dapat lebih berhasil dalam hal tersebut. Jika kita lihat, sebenarnya mana di antara keduanya yang lebih penting? A. Yang sifatnya finansial. B. Yang nonfinansial.
5.48
Asas-asas Manajemen
C. Kedua-duanya. D. Hal yang sifatnya nonfinansial kurang terlihat manfaatnya. 9) Komisi yang diberikan pada anggota manajemen/para manajer dapat dimasukkan pada kelompok .... A. profit sharing B. financial incentives C. deferred compensation D. base pay 10) Pada umumnya, pemberian bonus oleh perusahaan pada anggotanya atau para manajer merupakan .... A. suatu keharusan/kewajiban perusahaan B. tidak diharuskan, tetapi dianjurkan C. tidak perlu diberikan D. A, B, dan C tidak benar Cocokkanlah jawaban Anda dengan Kunci Jawaban Tes Formatif 3 yang terdapat di bagian akhir modul ini. Hitunglah jawaban yang benar. Kemudian, gunakan rumus berikut untuk mengetahui tingkat penguasaan Anda terhadap materi Kegiatan Belajar 3.
Tingkat penguasaan =
Jumlah Jawaban yang Benar
100%
Jumlah Soal Arti tingkat penguasaan: 90 - 100% = baik sekali 80 - 89% = baik 70 - 79% = cukup < 70% = kurang Apabila mencapai tingkat penguasaan 80% atau lebih, Anda dapat meneruskan dengan modul selanjutnya. Bagus! Jika masih di bawah 80%, Anda harus mengulangi materi Kegiatan Belajar 3, terutama bagian yang belum dikuasai.
ISIP4111/MODUL 5
5.49
Kunci Jawaban Tes Formatif Tes Formatif 1 1) A. Aktuasi merupakan salah satu fungsi manajemen yang dimaksudkan untuk dapat mewujudkan tujuan-tujuan yang telah ditetapkan. Untuk tercapainya, maksud ini maka penciptaan kerja sama, pengarahan semangat, tekad, dan kemampuan kerja anggota suatu perusahaan menjadi faktor utama yang sangat penting. Faktor-faktor ini merupakan dasar dari tercapainya tujuan. Sebagai akibatnya, faktorfaktor inilah yang menjadi tekanan utama dari fungsi aktuasi. 2) B. Pelaksanaan fungsi aktuasi ditujukan pada faktor MANUSIA dan bukan pada faktor-faktor MESIN ataupun faktor-faktor lain yang bersifat fisik. "Tercapainya kerja sama" merupakan salah satu bukti yang paling nyata untuk mewujudkan bahwa pelaksanaan fungsi aktuasi berpusat pada sumber daya manusia. Atau juga adanya konsep "penumbuhan motivasi" yang merupakan bagian dari proses pelaksanaan aktuasi mempertegas bukti bahwa lingkup kegiatan aktuasi memang berpusat pada pengelolaan dan pengembangan sumber daya manusia. 3) C. Sumber daya manusia merupakan "modal dasar" dari suatu perusahaan. Berdasarkan sumber daya manusia inilah sumbersumber daya lainnya dapat dikelola dan dikembangkan. Karena tugas pengembangan dan pengelolaan sumber daya manusia merupakan wewenang dari fungsi aktuasi, maka jelaslah bahwa keberhasilan pelaksanaan fungsi aktuasi akan diukur dari berkembang tidaknya sumber daya manusia yang ada dalam perusahaan tersebut. 4) B. Dengan menguasai ilmu tingkah laku, seorang manajer akan mampu untuk menetapkan kebijaksanaan dan tindakan yang sesuai (tidak bertentangan) dengan keinginan ataupun kepentingan anggotaanggota lainnya. Dalam pelaksanaan fungsi aktuasi, adanya kebijaksanaan dan tindakan yang sejalan dengan keinginan anggota lainnya adalah sangat penting karena semua ini akan memudahkan terciptanya kerja sama, kesatuan tekad, dan sebagainya. 5) C. Tindakan manusia pada umumnya ditujukan untuk memenuhi kebutuhannya. Salah satu dari kebutuhan-kebutuhan ini adalah
5.50
6) B.
7) A.
8) D.
9) C.
10) A.
Asas-asas Manajemen
"pengakuan akan harga diri" (self esteem). Melakukan pekerjaan yang dapat menjadi seseorang bangga tidak lain merupakan salah satu cara untuk memenuhi kebutuhan dari esteem ini. Sesungguhnya dukungan dan berkesinambungan ini merupakan dasar dari terbentuknya kelompok dengan keterikatan kuat. Dukungan diberikan karena ada kesamaan kepentingan, pendapat ataupun ide antara anggota dengan organisasi. Jika dukungan penuh, tingkat kepentingan dari anggota adalah tinggi. Sehingga sebagai konsekuensi logisnya keterikatan adalah kuat. Seseorang yang tergabung dalam suatu kelompok tertentu akan terikat dengan nilai-nilai yang berlaku. Apabila pada orang-orang tersebut ditanamkan nilai-nilai yang berbeda dengan nilai-nilai yang berlaku dalam kelompoknya, kemungkinan besar orang tersebut tidak akan diakui lagi sebagai bagian atau anggota dari kelompoknya, ia akan dianggap sebagai "orang asing". Jadi kalau kita mencoba mengubah nilai suatu kelompok melalui pendekatan per anggota bukan saja kita akan mengalami kegagalan, terlebih lagi terdapat kemungkinan bahwa orang yang kita dekati akan dikeluarkan dari kelompoknya. Menjalankan tindakan-tindakan dan kebijaksanaan yang sesuai dengan keinginan dan kepentingan anggota saja tidak menjamin bahwa seorang manajer akan berhasil mencapai tujuan organisasi. Kesesuaian ini hanya tahap awal dalam proses pencapaian tujuan. Tahap selanjutnya adalah menumbuhkan motivasi anggota. Melalui penumbuhan motivasi, akan terjadi pencurahan dan pengembangan kemampuan secara maksimal. Karena pencurahan dan pengembangan kemampuan ini merupakan kunci keberhasilan dari pencapaian tujuan, maka aktuasi sering diidentikkan sebagai "proses penumbuhan motivasi". Yang mengemukakan teori jenjang kebutuhan adalah Abraham Maslow.
Tes Formatif 2 1) A. Karena referent power merupakan kekuasaan yang didasarkan pada pengenalan/pengakuan dari pengikutnya di mana pemimpin sangat dihargai dan dikagumi oleh para pengikutnya. Hal ini dapat terjadi karena orang tersebut mempunyai kekuatan pribadi dan bakat.
ISIP4111/MODUL 5
5.51
2) A. Teori demokrasi didasarkan pada penerapan peraturan yang didasarkan pada mayoritas suara terbanyak. Dari penjelasan tersebut jelas bahwa peran serta bawahan sangat besar dalam turut menentukan kebijaksanaan dan peraturan. Dan teori ini memperhatikan sekali persamaan sosial dengan para bawahannya, di mana mereka dihargai pemikiran dan pengetahuannya. 3) D. Kompleksnya hubungan dalam kepemimpinan timbul karena adanya banyak interaksi. Interaksi tersebut terjadi dalam keempat komponen dalam kepemimpinan, sehingga banyak sekali interaksi dalam keempat komponen tersebut. 4) C. Managerial grid merupakan jaringan pengelolaan tugas di mana didasarkan pada perhatian pada orang dan produktivitas. Sedangkan tipe dan gaya kepemimpinan didapat karena melihat besar kecilnya perhatian mereka pada kedua komponen di atas. 5) D. Menggolongkan tipe kepemimpinan seseorang harus melihat kedua komponen (perhatian pada orang dan perhatian pada tugas), dari perbandingan kedua komponen tersebut kita dapat menarik kesimpulan tipe kepemimpinan apakah yang dianut seseorang. 6) C. Perbedaan yang nyata yaitu dari apa yang dilakukan pemimpin. Yaitu di mana supportive theory mencari dukungan dari para bawahannya dalam menjalankan peran pemimpin sedangkan personal behavior theory mendasarkan pada kewenangan yang dijalankan pada situasi yang dihadapi. Supportive theory berusaha mendapatkan dukungan dengan memberikan kebebasan para bawahan untuk bertindak sedangkan personal behavior theory memberikan kebebasan kepada bawahannya bila situasi yang dihadapi pemimpin memungkinkan, karena itu ia memiliki rangkaian perilaku kepemimpinan. 7) C. Yang dimaksud pengaruh waktu ini merupakan latar belakang dari seorang pemimpin yang berpengaruh besar terhadap pandangan/persepsi pemimpin dalam melihat, menghadapi, dan memahami persoalan yang dihadapi. Persepsi tersebut dipengaruhi latar belakangnya, di mana pada suatu waktu dalam masa perkembangan diri pemimpin tersebut mendapatkan kesempatan mengembangkan kreativitasnya. 8) C. Sosiologic theory mempunyai perhatian pada perlunya penciptaan kondisi yang sesuai dengan kerjasama dari dalam maupun
5.52
Asas-asas Manajemen
antarkelompok. Hal ini dimaksudkan untuk menyelesaikan konflik yang ada baik dalam kelompok ataupun antarkelompok. 9) D. Rangkaian perilaku kepemimpinan didasarkan pada penggunaan wewenang dan pemberian pada bawahan, hal ini berguna untuk menghadapi situasi tertentu. 10) A. Karena referent power dan expert power merupakan kekuasaan yang didasarkan pada kemampuan individu, di mana individu tersebut mempunyai kemampuan yang menonjol, kekuatan pribadi, bakat yang tidak dimiliki orang lain, dan keahlian pada suatu bidang tertentu. Tes Formatif 3 1) D. Penilaian penting bagi semua anggota dan tingkatan dalam manajemen sehingga berarti itu menyangkut perusahaan, manajer bawahan (lihat uraian materi), karena dengan adanya penilaian para anggota manajemen mengetahui di tingkatan mana ia berada serta di bidang mana ia dapat mengembangkan kecakapannya, hal tersebut tentu akan memajukan kegiatan perusahaan. 2) B. Karena supervisor biasa (pengawas), serta para manajer juga sudah mempunyai tugasnya masing-masing menurut bidangnya, sehingga jika ditambah dengan pekerjaan masalah penilaian tidak akan dapat ditangani malah mungkin dapat mengakibatkan timbulnya kekacauan. Untuk itu, harus ada orang yang secara khusus untuk melaksanakannya. 3) C. Michael J. Jucius (lihat kembali keterangan mengenai kriteria penilaian yang digunakan). 4) C. Penilaian wawancara jika dilakukan menurut syarat-syaratnya maka manfaatnya akan dirasakan oleh bawahan dan atasan sendiri (lihat uraian materi mengenai keuntungan-keuntungannya). 5) D. Karena media pengembangan seperti lectures tidak melibatkan secara langsung personalnya untuk dilatih menurut keadaan yang sebenarnya (tidak melakukan peranannya secara langsung). 6) C. Diajukan oleh G.R. Terry. 7) C. Karena trainee di sini diberikan kesempatan berupa tugas khusus yang harus dilakukannya, sehingga ia dapat melihat kemampuan dan kecakapannya (lihat dan bedakan dengan role plain).
ISIP4111/MODUL 5
5.53
8) C. Insentif yang sifatnya finansial ataupun nonfinansial mempunyai manfaat yang sama besarnya karena seseorang pada dasarnya membutuhkan hal-hal yang sifatnya material, tetapi di samping itu juga sesuai dengan hakikat manusia bahwa manusia juga membutuhkan hal-hal yang sifatnya nonmaterial, seperti perasaan dihargai dan dipuji hasil usaha/prestasinya. Jadi keduanya amat dibutuhkan untuk meningkatkan motivasi kerja anggota manajemen. 9) B. Karena komisi diberikan sebagai rangsangan agar seorang anggota mau bekerja lebih baik, atas prestasi yang telah dicapainya. Juga sifat pemberian komisi tidak berlaku/diberikan pada semua anggota (diberikan hanya pada mereka yang berprestasi saja). 10) B. Pemberian bonus juga merupakan salah satu bentuk efektif dari insentif finansial, sehingga walaupun tidak diharuskan tetapi sebaiknya dipertimbangkan mengingat adanya keuntungan perusahaan serta merangsang untuk bertambah cakapnya para anggota karena berusaha untuk mendapatkan bonus tersebut.
5.54
Asas-asas Manajemen
Daftar Pustaka Ernest Bale. (1972). Management Theory & Practice. New York: Mc Graw Hill Book Company. Winardi. (1970). Asas-Asas Manajemen. Bandung: Penerbit Alumni.
Modul 6
Pengawasan sebagai Salah Satu Fungsi Manajemen Prof. Dr. H. Rusli Ramli, M.S.
PEN D A HU L UA N
S
etelah Anda memelajari aktuasi sebagai salah satu fungsi manajemen, tentunya masih harus pula dilanjutkan dengan fungsi manajemen yang lainnya. Salah satu fungsi manajemen yang akan diuraikan dalam modul keenam ini adalah fungsi pengawasan (controlling) yang tidak kalah pentingnya dengan fungsi-fungsi manajemen lainnya, karena dengan pengawasan akan sangat menentukan apakah terjadi kemajuan dalam tercapainya suatu tujuan sesuai dengan apa yang telah direncanakan. Setiap kesenjangan yang terjadi antara harapan dan pelaksanaan pada bagian dari keseluruhan organisasi akan lebih mudah dipecahkan apabila diketahui secara dini daripada menunggu setelah menjadi sesuatu yang serius. Fungsi pengawasan ini akan memberikan informasi yang cepat untuk selanjutnya dapat diambil langkah-langkah perbaikan agar tidak menyimpang dari rencana. Apabila modul kelima membahas tentang aktuasi maka dalam modul keenam Anda akan dibawa kepada fungsi manajemen lainnya yaitu pengawasan. Fungsi pengawasan ini diperlukan dalam rangka menjamin terlaksananya berbagai kegiatan dalam rangka pencapaian tujuan organisasi, sesuai dengan apa yang telah direncanakan. Dengan memahami pengawasan sebagai salah satu fungsi manajemen akan memberikan kejelasan bahwa pengawasan diperlukan terutama untuk menjawab pertanyaan apakah kegiatan-kegiatan yang sedang berjalan dalam organisasi sudah sesuai dengan tujuan yang diinginkan. Untuk ini tentunya diperlukan penilaian terhadap hasil baik yang sedang dilaksanakan maupun yang sudah dilaksanakan, dan apabila terdapat penyimpangan perlulah selanjutnya diadakan perbaikan atau corrective, dan kesemuanya ini akan juga menjadi umpan balik bagi perencanaan selanjutnya.
6.2
Asas-asas Manajemen
Setelah memelajari modul ini, Anda dapat mengerti tentang apa dan bagaimana fungsi pengawasan (controlling) sebagai salah satu fungsi manajemen. Setelah membaca modul ini, Anda diharapkan dapat: 1. menjelaskan pentingnya pengawasan dalam manajemen; 2. mengidentifikasi teknik dan cara-cara pengawasan; 3. mengidentifikasi beberapa hal yang dapat memengaruhi pelaksanaan pengawasan; 4. membedakan berbagai jenis pengawasan.
6.3
ISIP4111/MODUL 6
Kegiatan Belajar 1
Pengawasan sebagai Fungsi
D
alam pelaksanaan tugas manajemen, sering timbul pertanyaan: Apakah kegiatan-kegiatan yang sedang berjalan dalam organisasi sudah sesuai dengan tujuan yang diinginkan? Untuk menjawab pertanyaan ini dibutuhkan penilaian atas hasil atau prestasi yang telah dicapai. Kalau terdapat hasil yang tidak sesuai dengan apa yang diinginkan (sesuai dengan standar yang telah ditentukan) maka harus segera diperbaiki. Penilaian atas hasil dan usaha perbaikan tersebut menggunakan kegiatan pengawasan. A. PENGERTIAN PENGAWASAN Pengawasan diartikan sebagai usaha menentukan apa yang sedang dilaksanakan dengan cara menilai hasil/prestasi yang dicapai dan kalau terdapat penyimpangan dari standar yang telah ditentukan, maka segera diadakan usaha perbaikan, sehingga semua hasil/prestasi yang dicapai sesuai dengan rencana. Dari definisi tersebut ada kemungkinan timbul anggapan bahwa kegiatan pengawasan itu bersifat negatif dan merupakan penghambat, karena pengawasan dilihat sebagai kegiatan mencari dan memperbaiki penyimpangan yang sedang atau telah terjadi. Mengingat bahwa pada dasarnya dalam kegiatan apa pun sering terjadi: kekeliruan, melemahnya usaha, ketidakefektifan petunjuk-petunjuk, sehingga terjadi penyimpangan yang tidak diinginkan, maka fungsi pengawasan mutlak diperlukan. Pengawasan merupakan kegiatan positif, karena mengarahkan kegiatan sedemikian rupa sehingga dapat mencapai tujuan, atau mengarahkan kegiatan ke arah standar yang telah ditentukan sesuai dengan rencana yang dibuat. Pengawasan dilakukan pada semua tingkatan manajemen. Pada manajemen tingkat atas (pucuk pimpinan) biasanya pengawasan dilakukan terhadap seluruh bagian/unit perusahaan. Sedangkan pada manajemen tingkat menengah dan bawah, pengawasan dilakukan pada unit pimpinannya masingmasing. Pengawasan biasanya dilakukan dengan cara menentukan prestasi yang dicapai, kemudian membandingkannya dengan standar yang telah ditentukan (prestasi yang diinginkan) sebagai contoh lihat Tabel 6.1 di bawah ini.
6.4
Asas-asas Manajemen
Tabel 6.1 Contoh Pengawasan pada Semua Tingkat Manajemen Tingkat manajemen Pucuk Pimpinan (tahunan) - Penjualan bersih - Net Return on Investment - Keuntungan bersih Pimpinan Bagian (bulanan) - Banyak barang (dalam ton) - Jam kerja buruh langsung - Jam kerja buruh tak langsung - Jam menganggur Supervisor (mingguan) - Unit yang dihasilkan - Rasio mutu - Barang tak terpakai
Prestasi yang diinginkan (standar)
Prestasi yang dicapai
Rp50.000.000,00 19 persen Rp 7.500.000,00
Rp47.671.280,00 17 persen Rp 6.481.668,00
2.240 1.520 200 30
2.232 1.670 187 72
750 99 56
681 96 67
B. PENGAWASAN DAN PROSES MANAJEMEN Fungsi pengawasan tidak terlepas dari fungsi manajemen lainnya seperti perencanaan, pengorganisasian, dan "aktuasi". Kalau fungsi-fungsi manajemen tersebut berjalan baik maka pengawasan kurang diperlukan. Karena jarang terjadi bahwa fungsi- fungsi tersebut berjalan sempurna maka mutlak diperlukan fungsi pengawasan. Jadi, pengawasan tersebut berhubungan dengan dan menjadi bagian dari akibat ketiga fungsi manajemen lainnya. Makin erat jalinan hubungan, makin efektif pengawasan dilakukan. Berikut ini diberikan contoh pola hubungan tersebut yang terjadi pada sebuah perusahaan listrik dalam melakukan pengawasan atas biaya. Untuk mengatasi persaingan, manajemen bermaksud menata kembali biaya perusahaan dengan penggantian serta penataan ulang meter listrik perusahaan. Caranya: mengganti meter listrik tersebut (perencanaan), memusatkan pembelian barang dari setiap operasi perusahaan (pengorganisasian), menekankan peran serta karyawan dalam pengambilan keputusan dan program penambahan tugas (aktuasi). Akibatnya, pengawasan harus mengikuti ukuran manajemen baru supaya tercapai penghematan jutaan rupiah setiap tahun. Dengan demikian, biaya pergantian meter listrik tersebut relatif lebih murah, sedangkan mutu produk tidak menurun.
ISIP4111/MODUL 6
6.5
Perencanaan mempunyai hubungan khusus dengan pengawasan. Seperti telah dikemukakan bahwa perencanaan mengidentifikasikan kesepakatan tindakan yang akan dicapai di masa depan. Pengawasan dilakukan untuk membantu terlaksananya kesepakatan tersebut. Kegagalan dalam pengawasan berarti kegagalan perencanaan, demikian pula sebaliknya. Kalau pengawasan menyimpulkan bahwa perencanaan tidak bisa dilaksanakan maka peran tersebut harus dibuat ulang, demikian juga halnya kalau hasil peran tidak bisa diterima. Rencana yang dibuat harus bisa dikontrol, meskipun rencana tersebut tidak menjamin untuk pengembangan usaha. Jadi prinsip pengawasan adalah bahwa pengawasan yang berhasil dapat membantu mengatur hasil yang direncanakan supaya hasil yang dicapai sesuai dengan apa yang telah direncanakan tersebut! C. PENGARUH KEBIJAKAN, PROSEDUR DAN TEKNIK STATISTIK ATAS PENGAWASAN Dalam pelaksanaan manajemen cara pengawasan tidak hanya dengan membandingkan hasil. Ada cara pengawasan lain, yaitu pengawasan awal dan bersifat preventif seperti pengaruh dari kebijakan dan prosedur. Kebijakan dan prosedur bersifat mengawasi karena mereka membatasi kegiatan-kegiatan yang diaturnya. Misalnya kebijakan dalam hal tugas representatif (mewakili). Dia menentukan batas ruang lingkup pelaksanaan tugas representatif tersebut. Pelaksana tugas tersebut tidak boleh mewakili di luar bidang ruang lingkup yang telah digariskan, demikian juga dengan prosedur. Dia menentukan tindakan apa yang perlu diambil dan pola yang bagaimana yang harus diikuti. Tingkat keikutsertaan atau ketidakikutsertaan terhadap kebijakan tersebut merupakan penilaian terbaik dalam melakukan pengawasan. Di sini dapat dilihat bahwa pengaruh kebijakan dan prosedur yang bersifat mengawasi (bagian dari usaha perencanaan) mencerminkan eratnya kaitan antara perencanaan dengan pengawasan. Sebaliknya membantu pengertian kita mengenai kebijakan dan prosedur. Sebagai contoh, manajer penjualan mempunyai kebijakan: Setiap perubahan harga harus disahkan secara tertulis oleh manajer. Tidak seorang pun salesman diizinkan untuk mengubah harga. Kebijakan ini mengakibatkan adanya kejelasan sehingga setiap orang dapat mengetahui apa yang sedang
6.6
Asas-asas Manajemen
berjalan, tegaknya peraturan, mencegah penyimpangan serta dapat memudahkan manajer penjualan untuk mengawasi. Di samping itu, teknik statistik tertentu juga bisa dipakai dalam pengawasan. Contoh: kurva normal dan teori probabilitas digunakan dalam pengawasan kualitas. Pada dasarnya, pendekatan ini menentukan secara matematis penyimpangan mana yang dianggap tidak wajar dan tidak diterima sehingga perlu perbaikan. Teknik ini akan diperjelas pada bagian pengawasan atas waktu dan biaya. Pengawasan oleh pengaruh kebijakan, prosedur, dan pengawasan atas waktu yang bersifat statistik ini menunjukkan hasil yang mungkin terjadi karena itu tidak perlu menunggu hasil dulu baru dilakukan pengawasan. D. PROSES PENGAWASAN
1. 2. 3.
Proses pengawasan melalui tahapan-tahapan sebagai berikut. Mengukur hasil/prestasi yang dicapai. Membandingkan hasil yang dicapai dengan hasil yang diinginkan (standar) dan mencari penyimpangan, kalau ada. Memperbaiki penyimpangan tersebut (Gambar 6.1).
Gambar 6.1. Proses Pengawasan
ISIP4111/MODUL 6
6.7
Kalau proses pengawasan dilihat sebagai suatu sistem, maka umpan baliknya memainkan peranan penting. Dia memengaruhi jalannya proses Pengawasan beserta penentuan tujuannya (Gambar 6.2).
Gambar 6.2. Pengaruh Umpan Balik Pengawasan sebagai Sistem
E. MENGUKUR HASIL Mengukur berarti menentukan dengan tepat jumlah dan kapasitas keseluruhan. Tanpa pengukuran, manajer akan bertindak meraba-raba saja sehingga tidak bisa dipercayai. Untuk itu perlu dibuat unit pengukuran dan diadakan perhitungan berapa kali jumlah unit tersebut dibandingkan dengan keseluruhan jumlah. Dalam mengukur jumlah keseluruhan selalu dipertanyakan apa ciricirinya. Secara umum, pengukuran keseluruhan dikelompokkan dalam dua kelompok berikut ini. 1. Kelompok yang berkaitan dengan pencapaian seluruh program. 2. Kelompok yang berkaitan dengan keluaran per unit yang dikerjakan. Cakupan kelompok pertama lebih luas; dia menyangkut kemajuan menyeluruh dan ditangani pihak pimpinan. Pengukurannya bisa dilakukan secara objektif dengan menggunakan jumlah keuntungan dan biaya. Kelompok kedua bersifat lebih mendetail sehingga bisa menggunakan ukuran yang lebih tepat karena lebih mudah mengukurnya. Pengukuran juga bisa dibedakan atas pengukuran yang nyata dan pengukuran yang tidak nyata. Unit yang dihasilkan, kartu, dengan distribusi sampel merupakan pengukuran yang nyata Sedangkan kemajuan eksekutif,
6.8
Asas-asas Manajemen
membentuk semangat pekerja dan lain-lain merupakan pengukuran yang tidak nyata. F. MENDAPATKAN DATA HASIL SAAT KINI Untuk mendapatkan data hasil saat kini dilakukan dengan tiga cara sebagai berikut. 1.
Pengamatan Langsung Maksudnya melihat dari dekat kegiatan dan mencari tahu apa yang sedang dilakukan, seperti mutu, jumlah kerja, dan sikap pekerja. Cara ini dapat memberikan gambaran langsung apa yang sedang terjadi di lapangan, sehingga dapat menimbulkan rasa kepuasan tertentu. Cara ini sangat membantu dalam mengecek dan melaporkan hal-hal yang bersifat tidak nyata. Tetapi, di lain pihak pengawasan dengan pengamatan pribadi mempunyai pula kelemahan karena tidak dapat memberikan nilai kuantitas secara akurat, dan informasinya bersifat relatif umum dan luas, memakan waktu, dan mengganggu pekerjaan eksekutif lainnya. Di samping itu, mungkin dengan pengamatan langsung menimbulkan ketidaksenangan karyawan. Mereka merasa seperti tidak dipercayai. 2.
Laporan Lisan Biasa dilakukan dengan cara mengadakan serangkaian wawancara atau mengadakan pertemuan kelompok untuk mengadakan diskusi informal. Cara ini biasa dilakukan terhadap tenaga-tenaga penjualan pada hari terakhir kegiatan untuk mengetahui masalah yang dihadapi petugas dari reaksi-reaksi langganan. Cara ini sering disertai degan cara pengamatan langsung dan menghadapkan langganan untuk mengecek atau memperjelas laporan tersebut. Laporan lisan juga merupakan semacam pengamatan langsung, karena di dalam laporan lisan pimpinan bisa melihat sendiri reaksi wajah pelapor, bisa mendengarkan nada suaranya, dapat memperoleh evaluasi umum mengenai hasil yang dicapai dari petugas tersebut, dan bisa menanyakan langsung kalau ada hal-hal yang belum jelas. Cara ini lebih baik dan lengkap kalau dibandingkan dengan cara pengamatan langsung.
6.9
ISIP4111/MODUL 6
3.
Laporan Tertulis Cara pengawasan ini biasa dilakukan, terutama pada perusahaanperusahaan besar. Dengan cara ini dapat diperoleh data lengkap dan dapat dipakai metode statistik. Data yang diperoleh dapat disimpan lama untuk diadakan studi perbandingan di masa mendatang. Cara ini juga biasanya dilengkapi dengan laporan lisan dan pengamatan langsung Ada beberapa bentuk laporan tertulis. Ada yang berbentuk deskriptif, ada yang berbentuk statistik, beberapa mencakup bidang kegiatan terbatas, sedangkan yang lain meliputi seluruh organisasi. Berikut ini diberikan contoh bentuk laporan di suatu pabrik. Tabel 6.2 Laporan Hasil Kerja
Bagian (berurutan) Pemotongan Penggulungan Pematrian dan perakitan Pengujian Penyelesaian Pengapalan
Laporan Hasil Kerja Dalam Seminggu yang Berakhir Tanggal .... Unit awal Unit yang Unit yang minggu diterima dihasilkan 7.621 845 1.012
6.280 -712
6.550 784 815
Unit yang sedang diproses 7.351 1.135 1.115
427 714 305
712 800 700
805 760 818
334 754 167
Keterangan: Data ini belum ditambahkan dengan jumlah buruh yang bekerja dan jumlah jam yang dibutuhkan untuk menyelesaikannya per bagian. Dari hasil data tersebut dapat dilihat bahwa jumlah yang diterima di suatu bagian tidak sama dengan jumlah unit yang dihasilkan oleh bagian sebelumnya, karena data tersebut hanya berlaku untuk unit yang bersangkutan dan ada unit yang belum diserahkan ke bagian berikutnya. Laporan ini biasa dibuat secara periodik menurut keperluan.
6.10
Asas-asas Manajemen
G. MEMBANDINGAN HASIL DENGAN STANDAR Kegiatan ini merupakan kegiatan menilai hasil yang dicapai. Kalau ada hasil berbeda antara yang dicapai dengan standar yang ditentukan, harus diputuskan pemecahan mana yang akan dilakukan. Tetapi harus diingat bahwa ada derajat perbedaan antara penyimpangan yang tak berarti dengan penyimpangan yang relatif berarti. Untuk menentukan apakah penyimpangan tersebut berarti atau tidak, tergantung pada manajer sendiri setelah dia menganalisis dan menilai hasilnya. Dalam menentukan penyimpangan dapat dimintakan bantuan seperti mengetahui tentang umpan balik (informasi) yang masuk dan atau meminta pendapat dari mereka yang melaksanakan pekerjaan. Di samping itu, diperhatikan juga data yang tidak bisa dikontrol. Semuanya itu untuk mendapatkan data yang lebih mendekati kenyataan. Dalam membandingkan hasil dengan standar yang ditentukan akan lebih menghemat waktu, kalau manajer cukup memperhatikan pada hal-hal yang berbeda saja. Ini merupakan exception principle (prinsip pengecualian). Dengan melihat pada hal-hal yang berbeda saja, maka perhatian diteruskan untuk mencari tahu penyebabnya. Mirip dengan prinsip pengecualian adalah kegiatan pengawasan dengan memperhatikan hanya pada pembanding kunci (key points). Beraneka ragam kegiatan lain dalam perusahaan tidak perlu diperhatikan. Pembanding kunci tersebut akan berbeda untuk setiap jenis perusahaan. Dalam melihat pembanding kunci tersebut tidak boleh dilupakan bagian lain yang berkaitan dengannya. H. MEMPERBAIKI PENYIMPANGAN DENGAN TINDAKAN PERBAIKAN Ini merupakan langkah terakhir dalam proses pengawasan. Tujuan utama langkah ini adalah untuk mendapatkan hasil yang sesuai dengan hasil yang diinginkan. Hasil yang berbeda harus segera diperbaiki dan tidak boleh ditunda, dimaafkan atau dikompromikan karena hal tersebut merupakan suatu keharusan. Tindakan perbaikan dilakukan oleh orang yang bertanggung jawab atas hasil terakhir. Mungkin tindakan tersebut berupa perbaikan perencanaan seperti perubahan dalam memotivasi karyawan untuk mendapatkan
ISIP4111/MODUL 6
6.11
pandangan baru terhadap kebijakan yang ada, atau perubahan dalam prosedur ataupun cara baru mengecek hasil yang ada. Cara mendapatkan hasil terbaik, perbaikan penyimpangan harus disertai dengan tanggung jawab dari individu. Satu tugas dan satu tanggung jawab merupakan kebijakan terbaik yang perlu untuk mendapatkan hasil yang memuaskan. I.
PENGAWASAN AWAL
Idealnya kalau pengawasan yang dilakukan dapat memberikan peringatan sedini mungkin tentang adanya penyimpangan. Ini untuk mencegah jangan sampai terjadi penyimpangan yang lebih banyak di masa mendatang. Seperti sudah dikemukakan di depan bahwa cara untuk melakukan pengawasan awal adalah cara yang menggunakan statistik dalam pengawasan mutu. Faktor-faktor yang biasa dipakai dalam pengawasan mutu secara statistik adalah 1) faktor kuantitas, 2) faktor kualitas, 3) waktu, dan 4) faktor biaya. Faktor-faktor tersebut merupakan bagian dari suatu fungsi seperti fungsi produksi, penjualan, keuangan, dan pegawai. Tiap-tiap fungsi tersebut mengandung faktor kuantitas, kualitas, waktu, dan biaya. J.
HASIL-HASIL MANAJEMEN
Dalam Results Management 'hasil-hasil manajemen' karyawan terlibat dalam menentukan tujuan pribadinya dan menentukan bagaimana orang bisa mencapai tujuan-tujuan tersebut di dalam atau melalui kerjanya masingmasing, sehingga tercipta saling sepakat atas tujuan tersebut. Cara ini memengaruhi konsep pengawasan. Pengawasan dilihat sebagai alat untuk membantu mengarahkan usaha mencapai tujuan yang telah ditentukan. Dengan cara ini pengawasan dapat diterima oleh karyawan karena menguntungkan kedua belah pihak. Cara ini juga menimbulkan motivasi kuat pada karyawan untuk melaksanakan pekerjaan dengan sebaik-baiknya karena penilaian dilakukan secara bersama-sama atas hasil yang dicapai. Penilaian bersama-sama lebih suka dipakai oleh para profesional sejati.
6.12
Asas-asas Manajemen
K. PENGAWASAN DAN FAKTOR MANUSIA Tanggapan manusia/karyawan terhadap pengawasan merupakan suatu faktor vital. Pengawasan terbaik merupakan kegiatan positif yang diharapkan karyawan. Kondisi ini bisa tercapai kalau menggunakan Results Management atau memberikan motivasi kepada karyawan untuk bekerja lebih baik dan menyumbang kemajuan perusahaan. Tetapi, cara yang terakhir ini baru bisa efektif, kalau karyawan juga diberi tahu tentang apa yang akan dicapai dan memberikan alasan mengapa suatu kegiatan diperlukan. Para manajer juga dianjurkan untuk menjelaskan ukuran yang dipakai; atau sebaiknya bersama-sama dengan karyawan, manajer menentukan alat tukarnya. Di samping itu, manajer juga harus menanyakan apakah karyawan senang atau tidak dengan pengawasan yang dilakukan. Singkatnya, sikap yang terbaik adalah sikap yang berlandaskan pada pandangan bahwa semua kegiatan harus dilakukan secara bersama-sama. LAT IH A N Untuk memperdalam pemahaman Anda mengenai materi di atas, kerjakanlah latihan berikut! 1) Apakah yang dimaksud dengan pengawasan? 2) Siapa saja yang melakukan pengawasan? Jelaskan! 3) Bagaimana pengaruh kebijakan, prosedur, dan teknik statistik terhadap pengawasan? Jelaskan beserta contoh-contohnya! 4) Untuk mendapatkan data hasil saat kini dikenal tiga cara yaitu dengan pengamatan langsung, laporan lisan, dan laporan tertulis. Coba berikan penjelasan beserta contohnya! 5) Bagaimana hubungan pengawasan dengan faktor manusia? Jelaskan! Petunjuk Jawaban Latihan Latihan di atas dimaksudkan agar mahasiswa memahami, menghayati, dan mampu menjelaskan apa yang telah dibahas pada Kegiatan Belajar 1. Bila Anda menemui kesulitan untuk menjelaskan, pelajari kembali materi Kegiatan Belajar 1, terutama hal-hal yang berkaitan dengan latihan ini. Selamat mencoba!
ISIP4111/MODUL 6
6.13
R A NG KU M AN Pengawasan merupakan salah satu fungsi manajemen untuk menjamin agar apa yang dilaksanakan atau hasil yang dicapai sesuai dengan apa yang telah direncanakan. Tentu saja pengawasan ini tidak hanya membandingkan hasil dengan apa yang direncanakan, tetapi juga terdapat pengawasan awal dan bersifat preventif. Pengawasan sendiri sebagai suatu proses tentunya melalui tahapan-tahapan pula sehingga proses pengawasan itu dapat berupa sistem, yang kesemuanya akan memberikan informasi beserta data yang diperlukan bagi perbaikan perencanaan selanjutnya. Kesemuanya ini tidak ubahnya seperti dua fungsi yang sukar dipisahkan hubungan antara pengawasan dan perencanaan. Oleh karena itu, pengawasan sebagai fungsi tidak dapat dipisahkan dengan berbagai usaha membandingkan, baik membandingkan hasil yang dicapai dengan standar yang direncanakan maupun yang menyangkut kuantitas serta kualitas, yang pada akhirnya ditujukan untuk terjadinya tindakan perbaikan dalam rangka pencapaian tujuan organisasi secara menyeluruh. TES F OR M AT IF 1 Pilihlah satu jawaban yang paling tepat! 1) Dalam suatu organisasi fungsi pengawasan mutlak diperlukan sebab .... A. pengawasan merupakan suatu kegiatan yang positif B. pengawasan merupakan salah satu fungsi manajemen C. pada dasarnya dalam setiap kegiatan apa pun selalu cenderung terjadi penyimpangan D. standar yang ditentukan sering terlalu tinggi sehingga sulit dicapai jika tidak disertai proses pengawasan 2) Pengawasan mempunyai hubungan yang erat dengan fungsi-fungsi manajemen lainnya terutama dengan fungsi .... A. organizing/coordinating B. staffing C. motivating/actuating D. planning
6.14
Asas-asas Manajemen
3) Ada suatu pengawasan cara lain yang bersifat preventif. Pengawasan ini dilakukan antara lain dengan cara .... A. membatasi kegiatan-kegiatan yang akan dilakukan B. membandingkan hasil yang dicapai dengan standar berdasarkan data statistik C. memperbaiki penyimpangan, kalau ada/ditemukan penyimpangan D. menggunakan Results Management 4) Fungsi produksi dapat diawasi mutunya secara statistik karena .... A. produksi merupakan fungsi yang penting dalam mencapai tujuan perusahaan B. dengan dipakainya pengawasan mutu secara statistik, proses produksi menjadi lebih berdaya guna dan berhasil guna C. fungsi produksi mengandung faktor-faktor kuantitas, kualitas, waktu, dan biaya D. dalam proses produksi, penyimpangan sukar diperbaiki 5) Cara terbaik untuk mendapatkan data hasil saat kini adalah .... A. pengamatan langsung, karena di sini pengawas dapat langsung berkomunikasi dengan para karyawan yang harus diawasi B. laporan lisan karena dengan cara ini dapat diketahui masalah yang dihadapi petugas penjualan dan reaksi-reaksi langganan C. kombinasi antara pengamatan langsung dan laporan lisan D. laporan tertulis karena di sini dapat diperoleh data lengkap sesuai dengan yang diinginkan dan dapat dipakai metode statistik 6) Untuk menghemat waktu di dalam membandingkan hasil dengan standar, dapat digunakan .... A. prinsip pengecualian B. pengawasan awal C. metode statistik D. A, B, dan C benar 7) Langkah terakhir dalam melakukan pengawasan .... A. membuat laporan hasil pengawasan B. memperbaiki penyimpangan yang terjadi C. menanyakan karyawan apakah senang atau tidak dengan pengawasan yang dilakukan D. membandingkan hasil dengan standar yang sudah ditentukan
6.15
ISIP4111/MODUL 6
8) Faktor manusia merupakan faktor yang penting yang harus diperhitungkan dalam pengawasan .... A. tidak ada manusia yang melakukan pekerjaan dengan sempurna B. karyawan yang bekerja mempunyai tujuan pribadi masing-masing C. individu dalam organisasi dapat memberikan tanggapan negatif terhadap pengawasan yang disebabkan adanya kesalahpahaman D. perilaku manusia sulit untuk diramalkan 9) Tujuan digunakannya Results Management dalam pengawasan adalah untuk .... A. menentukan tujuan pribadi dari setiap individu/karyawan B. menghemat waktu dan biaya pengawasan C. melakukan pengawasan secara bersama-sama degan karyawan D. mempermudah mencapai hasil yang diinginkan 10) Keuntungan lain dengan dipakainya Results Management adalah .... A. dapat memberikan peringatan awal tentang adanya penyimpangan B. dapat menimbulkan motivasi kuat pada karyawan untuk melaksanakan pekerjaan sebaik-baiknya C. meringankan tugas pengawasan D. hasil yang dicapai akan lebih mendekati hasil yang direncanakan Cocokkanlah jawaban Anda dengan Kunci Jawaban Tes Formatif 1 yang terdapat di bagian akhir modul ini. Hitunglah jawaban yang benar. Kemudian, gunakan rumus berikut untuk mengetahui tingkat penguasaan Anda terhadap materi Kegiatan Belajar 1.
Tingkat penguasaan =
Jumlah Jawaban yang Benar
100%
Jumlah Soal Arti tingkat penguasaan: 90 - 100% = baik sekali 80 - 89% = baik 70 - 79% = cukup < 70% = kurang Apabila mencapai tingkat penguasaan 80% atau lebih, Anda dapat meneruskan dengan Kegiatan Belajar 2. Bagus! Jika masih di bawah 80%, Anda harus mengulangi materi Kegiatan Belajar 1, terutama bagian yang belum dikuasai.
6.16
Asas-asas Manajemen
Kegiatan Belajar 2
Pengawasan Menyeluruh dan Audit
J
enis pengawasan manajerial yang umum dan penting adalah pengawasan secara menyeluruh, bagian-bagian yang saling berhubungan secara keseluruhan itu dianggap sebagai suatu unit. Pengawasan yang menyeluruh ini akan memberikan standar yang efektif untuk mengukur dan menilai hasil yang diperoleh. Yang erat hubungannya dengan pengawasan menyeluruh adalah manajemen audit (pemeriksaan manajemen), yang meliputi peninjauan kembali (review) dan penilaian secara menyeluruh atau terbatas pada hal-hal tertentu saja untuk selanjutnya dianalisis. Untuk itu, biasanya digunakan pedoman yang memuat kriteria-kriteria untuk pemeriksaan tersebut. Pada dasarnya, pekerjaan pengawasan manajerial yang menyeluruh dan audit adalah berkisar sekitar ataupun yang menyangkut laporan keuangan. A. PENGAWASAN PRESTASI SECARA MENYELURUH Seorang manajer sering terlalu asyik dalam suatu jenis khusus pengawasan dan hanya memusatkan pikirannya pada pengawasan terhadap suatu kegiatan yang paling disukainya sehingga ia mungkin tidak memperhatikan prestasi secara keseluruhan, padahal bila ia memperhatikan pada seluruh prestasi, hal ini berarti membantu agar dapat: 1. terpeliharanya pandangan yang luas tentang manajemen; 2. melihat saling hubungan antara berbagai kegiatan perusahaan; 3. menjaga keseimbangan yang diinginkan antara tujuan dan usaha-usaha yang dilakukan. Pengawasan menyeluruh dapat membantu, tidaklah berarti bahwa usaha pengawasan dalam lingkup yang kecil tidak diper1ukan, tetapi juga tetap dibutuhkan agar tiap-tiap elemen pekerjaan tetap berada dalam batasan yang diinginkan.
6.17
ISIP4111/MODUL 6
B. MACAM-MACAM LAPORAN PENGAWASAN Yang paling berguna dalam pengawasan hasil (performance) secara menyeluruh, adalah: 1. balance sheet (neraca); 2. profit and loss statement (laporan rugi laba); 3. special reports (laporan-laporan khusus). Laporan-laporan keuangan ini bila dibuat dalam bentuk komparatif (perbandingan), yakni yang memperlihatkan keterangan dari beberapa tahun yang berurutan, akan lebih berguna bagi perusahaan karena kecenderungan (trends) yang penting dan terjadi di dalam perusahaan akan lebih jelas terlihat, dibandingkan dengan yang hanya menyangkut satu periode (masa) akuntansi saja. 1.
Balance Sheet dalam Bentuk Komparatif Balance Sheet adalah dokumen akuntansi penting yang memperlihatkan gambaran keuangan suatu perusahaan pada suatu saat tertentu, biasanya pada akhir tahun. Balance Sheet (Neraca) memiliki tiga elemen, yaitu: a. asset (harta); b. liabilities (utang); c. stockholder's equity (modal). Harta adalah semua benda yang berwujud atau hak (tak berwujud) yang mempunyai nilai. Sedangkan utang adalah pinjaman perusahaan dari pihak luar (kreditor). Modal adalah hak milik atas kekayaan dari pemilik perusahaan. Hubungan antara ketiga elemen tersebut dapat dinyatakan dalam suatu persamaan, yaitu: Harta = Utang + Modal
Balance Sheet dalam bentuk komparatif memperlihatkan data dalam bentuk atau format balance sheet untuk beberapa periode/masa berurutan. 2.
Profit and Loss Statement (Laporan Rugi Laba) Laporan rugi laba merupakan perincian laporan keuangan tentang pendapatan dan biaya suatu perusahaan untuk suatu periode akuntansi,
6.18
Asas-asas Manajemen
misalnya untuk satu tahun dan satu bulan. Jadi, laporan rugi laba dalam bentuk komparatif memperlihatkan perbandingan data pembelanjaan perusahaan selama beberapa periode/masa berurutan. Intinya, output setiap departemen diukur bersama dengan perubahan biayanya, termasuk biaya overhead untuk setiap departemen. Hasil penggambaran net income (pendapatan bersih) yang diharapkan, dianggap sebagai suatu standar untuk mengukur prestasi. 3.
Special Reports (Laporan-laporan Khusus) Jenis laporan ini merupakan bermacam-macam laporan khusus yang disusun untuk mempercepat atau memperlancar pengawasan menyeluruh. Dengan mempelajari data dan membandingkannya di antara laporan-laporan khusus, manajer dapat mengetahui apa yang sedang terjadi dalam perusahaan. C. PEMBANDING KUNCI (KEY RATIOS) SELURUH KEGIATAN Penggunaan key ratios merupakan suatu metode yang efektif bagi para manajer untuk pengecekan seluruh prestasi pada suatu perusahaan. Rasiorasio ini ditentukan dari pos-pos pilihan dalam neraca (balance sheet) dan laporan rugi laba. Rasio itu sendiri adalah angka yang dinyatakan dalam bentuk lain. Rasio ini diperoleh dengan membagi suatu jumlah, suatu dasar dengan jumlah lain. Biasanya rasio ini dinyatakan dalam persentase. Sedangkan analisis rasio adalah proses dari penentuan hubungan pos-pos dalam laporan keuangan. Biasanya rasio-rasio tersebut berguna dalam menunjukkan kemungkinan adanya kekuatan dan kelemahan dalam operasi suatu perusahaan. Di sini akan diperlihatkan delapan rasio yang berbeda: 1.
Harta Lancar terhadap Utang Lancar (Current Asset to Current Liabilities) Rasio ini kadang-kadang disebut net working capital ratio (rasio modal kerja bersih). Tujuan rasio ini: a. memberikan indikasi (petunjuk) sampai seberapa jauh harta lancar mungkin akan susut; b. mengukur kemampuan suatu perusahaan dalam menghadapi utang lancar yang sudah jauh tempo;
ISIP4111/MODUL 6
c.
6.19
menunjukkan kekuatan dari posisi working capital-nya (selisih harta lancar dengan utang lancar).
Banyak yang menganggap sebaiknya batas minimum harta lancar paling tidak dua kali lebih besar daripada utang lancar (200%). 2.
Penjualan terhadap Persediaan (Sales to Inventory) Rasio ini memperlihatkan berapa kali selama suatu periode akuntansi persediaan-persediaan telah dijual atau dipergunakan dan diganti. Sebenarnya, rasio ini tidak mencerminkan perputaran (turn over) persediaan yang sebetulnya, sebab penjualan dinyatakan pada harga penjualan (selling rice), sedangkan persediaan dinyatakan pada harga perolehan (at cost). Lagi pula data tersebut merupakan angka pada akhir tahun, bukan angka rata-rata satu tahun maka bila mungkin dianjurkan untuk memperoleh rata-rata dari persediaan tiap akhir bulan selama setahun. 3.
Pendapatan yang Dihasilkan per Pegawai (Revenue Created per Employee) Rasio ini untuk suatu periode yang terbatas, biasanya satu bulan dan dihitung dengan pembagian dollar shipments dengan jumlah rata-rata pegawai. Banyak yang menganggap batas rasio yang cukup memuaskan untuk rasio ini berkisar antara $1,500 - $2,000 per pegawai per bulan Jika pendapatan yang dihasilkan per pegawai terlampau rendah, ini biasanya menandakan banyak waktu produksi yang terbuang sia-sia, kurangnya metode-metode yang dipakai, penjualan tidak mengenai sasaran, atau harta penjualan tidak tepat digunakan. 4.
Waktu Pelaksanaan Transaksi (Transaction Time) Yaitu waktu yang diperlukan untuk melaksanakan seluruh operasi dari pemberian bentuk tempat bagi produk-produk dan pelayanan-pelayanan perusahaan. Rasio ini didapat dengan pembagian rata-rata persediaan dengan Net Shipments. 5.
Harta Tetap terhadap Hak Kepentingan Tangible daripada Para Pemegang Saham (Fixed Asset to Tangible Net Worth) Suatu rasio antara harta tetap terhadap hak kepentingan tangible daripada pemegang saham yang besarnya kurang dari satu menunjukkan bahwa para
6.20
Asas-asas Manajemen
pemegang saham telah ikut menyediakan sebagian dari modal kerja (working capital). Juga jika rasio ini terlalu tinggi dapat menandakan suatu investasi yang berlebihan dalam harta tetap. 6.
Utang lancar terhadap Hak Kepentingan Tangible daripada Para Pemegang Saham (Current Liabilities to Tangible Net Worth) Rasio ini mengukur utang lancar perusahaan terhadap hak kepentingan para pemegang saham setelah dikurangi setiap in tangible yang ada (misalnya goodwill ‘nama baik’) pada balance sheet (neraca). Bila terlalu banyak utang lancar yang dibuat, dihubungkan dengan hak kepentingan tangible para pemegang saham, akan menimbulkan masalah-masalah mengenai kelangsungan hidup perusahaan dalam waktu-waktu yang menyulitkan, seperti bila terjadi kemunduran usaha. 7.
Utang Jangka Panjang terhadap Modal Kerja Bersih (Funded Debt to Net Working Capital) Bila rasio ini terlalu besar, modal kerja mungkin telah dihabiskan untuk melunasi utang jangka panjang, tetapi pada kenyataannya utang jangka panjang dapat saja lebih tinggi sedikit tanpa harus mengganggu jalannya operasi perusahaan. 8.
Return on Investment (ROI) Rasio ini merupakan nilai dari pengembalian modal, bukan nilai dari keuntungan. Jadi, ROI merupakan perbandingan dari keuntungan terhadap modal yang digunakan. Perhitungan ini dimaksudkan untuk mengukur hasil keseluruhan yang dicapai oleh perusahaan. Rasio ini demikian lengkap sehingga dibandingkan dengan rasio lainnya, rasio ini mampu memperlihatkan penyebab kesalahan bila terjadi perbedaan yang cukup besar yang tidak menguntungkan antara hasil yang dicapai dengan standar yang digunakan, sehingga hasil yang dicapai dapat diperbaiki, baik dengan memperbesar jumlah penjualan untuk setiap rupiah yang ditanam maupun dengan memperbesar keuntungan untuk setiap rupiah yang ditanam. Banyak manajer yang memfokuskan perhatiannya pada rasio ini dalam pengawasan menyeluruh. Return on Investment dihitung dengan rumus:
ROI =
sales earnings earnings investment sales investment
ISIP4111/MODUL 6
6.21
D. PENILAIAN PENGGUNAAN RASIO Adalah baik bila penggunaan rasio dilakukan dengan memperbandingkan rasio-rasio dalam perusahaan itu sendiri atau dengan perusahaanperusahaan yang sejenis. Tetapi di lain pihak, bila suatu perusahaan dibandingkan dengan perusahaan yang tidak sejenis atau yang klasifikasi usahanya berlainan, maka analisisnya akan menjadi tidak berarti, karena rasio-rasionya tidak mewakili dan tidak dapat diperbandingkan. Bila kita terlampau banyak menggunakan penghitungan rasio dapat berbahaya pula karena untuk mengartikan terlalu banyak rasio akan dapat menyulitkan suatu perusahaan dan ini akan membingungkan dalam menarik kesimpulan tentang kemungkinan-kemungkinan yang akan timbul. Seperti telah dijelaskan bahwa kini para manajer banyak menggunakan return on investment daripada rasio lainnya, karena ROI memfokuskan perhatian pada bagaimana hasil-hasil akan baik dengan menggunakan cara yang terbaik dari modal yang digunakan dan dapat memberikan suatu bentuk yang lengkap serta mudah diselidiki dan dicatat trends-nya (kecenderungannya). Akan tetapi, jika manajer tidak mengawasi investasi maka validitas ROI patut dipertanyakan karena LOT sebelumnya berlaku pada tingkatan perencanaan, bukan dalam proses pengawasan jangka pendek. E. DAERAH BATASAN BAGI PENGAWASAN MENYELURUH Pengawasan menyeluruh biasanya melingkupi keseluruhan dari sumber dan unsur yang ada dalam perusahaan. Tetapi umum digunakan batasan terhadap daerah pengawasan. Hal ini untuk dapat membuat jelasnya pengawasan itu sendiri dalam kaitan atau pertaliannya dengan usaha-usaha pengawasan pada daerah-daerah yang lebih luas. Biasanya pengawasan yang demikian relatif terus-menerus dilakukan dan memerlukan ketajaman pikiran. Batasan daerah pengawasan biasanya yang berurusan dengan hal-hal sebagai berikut. 1. Kedudukan Pasar Perusahaan. 2. Keuntungan (Profitability). 3. Penggunaan dan pendapatan bahan-bahan. 4. Prestasi baik manajerial maupun nonmanajerial, pengembangan, dan sikap karyawan. 5. Modal dan sumber-sumber keuangan.
6.22
6. 7. 8.
Asas-asas Manajemen
Produktivitas. Sumber-sumber fisik. Pertanggungjawaban umum.
Melakukan pengawasan pada daerah-daerah ini akan memperkecil kerugian yang tak terduga dalam penjualan, bahan-bahan, waktu keuntungan, tenaga manusia, modal, dan fasilitas-fasilitas. F. PEMERIKSAAN AKUNTANSI Verifikasi dari bermacam-macam laporan keuangan seperti dijelaskan terdahulu, dilakukan dengan pemeriksaan akuntansi (accounting audits). Pemeriksaan ini dibuat berdasarkan pada catatan atau laporan-laporan yang ada apakah telah dilakukan sesuai dengan waktunya serta biaya ataupun kegiatan-kegiatan dan prosedur- prosedur yang pernah dibuat. Pemeriksaan catatan dan laporan-laporan akuntansi dilaksanakan oleh anggota-anggota akuntan publik, untuk mengetahui bahwa catatan-catatan itu tepat dan benar sesuai dengan bentuk-bentuk kebiasaan akuntansi, sehingga hasilnya dapat dijadikan dasar yang dapat dipercaya untuk pengawasan menyeluruh. G. PEMERIKSAAN AKUNTANSI Penilaian yang berkala terhadap fungsi-fungsi manajemen seperti planning, organizing, actuating, dan controlling serta membandingkannya pada ukuran suatu operasi yang berhasil dengan baik, merupakan arti yang penting bagi pemeriksaan manajemen. Keuntungan dari pemeriksaan manajemen adalah mendapatkan kemudahan dalam: 1. mengendalikan kebijakan-kebijakan baru dan praktek-praktek baru; 2. menunjukkan daerah-daerah utama yang memerlukan penunjang; 3. perkembangan pemakaian yang lebih baik dari unit-unit staf organisasi, khususnya bila pemeriksaan dibimbing oleh pegawai perusahaan; 4. menyempurnakan komunikasi yang informatif pada seluruh karyawan tentang keadaan perusahaan; 5. mengukur sampai di mana pengawasan manajerial yang dijalankan itu efektif; 6. menentukan dikembangkannya data manajemen yang dapat dipercaya dalam organisasi.
ISIP4111/MODUL 6
6.23
Pemeriksaan manajemen diartikan dalam ungkapan yang luas dan menyangkut berbagai hubungan dari seluruh kegiatan perusahaan yang sedang berjalan. Tugas seorang pemeriksa adalah mengaudit, hak yang dimiliki tersebut memberinya wewenang untuk memeriksa kegiatan yang meragukan walaupun kegiatan tersebut dipimpin oleh manajer yang memiliki wewenang khusus sekalipun. Memeriksa kegiatan yang bersifat persuasif, penting, dan dinamis seperti pemeriksaan manajemen, bukan merupakan hal yang murah karena hal-hal yang sulit diduga harus dapat diatasi, konsepkonsep harus dibuat dan manajemen baru harus terus dirintis. Hal-hal yang dibutuhkan dalam manajemen adalah pengetahuan tentang perumusan nilai, apa yang relatif penting yang akan kita kerjakan, dan harus kita berikan pada masyarakat, produk-produk baru, opini dari langganan-langganan, dan sikap. H. MENGIDENTIFIKASI DAERAH-DAERAH UNTUK PEMERIKSAAN Sejumlah cara dapat diikuti oleh pemeriksa manajemen untuk mengidentifikasi daerah-daerah yang memerlukan pemeriksaan dan pengujian. Di sini kita akan memperhatikan secara seksama beberapa cara yang lebih umum, yaitu: 1. Peninjauan atau pemeriksaan ulang laporan-laporan intern, bahwa pare manajer menggunakan data yang akurat serta up to date dengan bidang pekerjaan masing-masing. 2. Memilih sistem-sistem utama atau kunci (key systems) serta prosedurprosedur yang digunakan oleh perusahaan dan mengikuti cara atau prosedur tersebut dari pertama hingga akhir. Cara ini dapat memberikan gambaran tentang efisiensi yang dilakukan perusahaan dan arah pekerjaan yang sedang dikerjakan. 3. Wawancara dengan manajer dan yang bukan manajer juga diperlukan sebagai bahan informasi yang sangat berharga. Diskusi ini harus ditangani dengan hati-hati. Yang utama dalam setiap wawancara adalah bahwa pewawancara itu setidak-tidaknya harus memiliki latar belakang dan pengetahuan tentang perusahaan, begitu pula suasana jalannya wawancara harus diperhatikan agar mendapat tanggapan.
6.24
I.
Asas-asas Manajemen
ATRIBUT YANG DIGUNAKAN DALAM PEMERIKSAAN
Pemeriksaan manajemen dapat menyuguhkan suatu daftar kualifikasi yang diinginkan beserta dengan nilai kredit tiap-tiap atribut. Pemeriksaan itu sendiri, menilai apa yang telah dikerjakan bagi perusahaan itu sendiri dan pelayanan-pelayanan apa yang diberikan bagi langganan-langganan atau konsumen perusahaan tersebut. Untuk mencapai penilaian ini, penilaian pada sejumlah faktor perlu dilakukan dan meliputi atribut-atribut yang berurusan dengan: stabilitas keuangan, efisiensi produksi, efektivitas penjualan, dampak sosial dan ekonomi, pengembangan pegawai, pertumbuhan pendapatan, hubungan masyarakat, dan tanggung jawab sosial. Dalam pemeriksaan manajemen ini atribut-atribut tersebut masing-masing diberi nilai kredit. LAT IH A N Untuk memperdalam pemahaman Anda mengenai materi di atas, kerjakanlah latihan berikut! 1) Ada berapa macan laporan pengawasan dan jelaskan satu per satu! 2) Dapatkah Anda menjelaskan secara singkat cara manajemen mengidentifikasi bidang yang perlu diadakan pemeriksaan? Petunjuk Jawaban Latihan Setelah Anda mempelajari materi Kegiatan Belajar 2 ini, kerjakanlah latihan di atas. Bila Anda belum menguasai atau belum mampu menjawab latihan termaksud, bukalah dan pelajari kembali materi Kegiatan Belajar 2 dengan cermat, sehingga akhirnya Anda mampu menjawab latihan dalam Buku Kerja yang telah tersedia. R A NG KU M AN Salah satu cara yang memudahkan pengawasan secara menyeluruh bagi seluruh organisasi adalah pemeriksaan manajemen melalui laporanlaporan yang menyediakan berbagai keterangan bagi pimpinan untuk
ISIP4111/MODUL 6
6.25
menentukan secara pasti di mana atau mengapa terjadinya penyimpangan dari rencana yang telah dibuat. Alat atau instrumen pengawasan ini antara lain laporan-laporan seperti neraca, laporan rugi laba ataupun laporan-laporan yang khusus lainnya, misalnya: analisis rasio, ataupun analisis lainnya seperti standar biaya ataupun analisis pengeluaran administrasi, yang pada akhirnya akan dapat menilai apa yang telah dikerjakan oleh organisasi serta pelayanan apa yang telah dilakukan oleh organisasi terhadap masyarakat. TES F OR M AT IF 2 Pilihlah satu jawaban yang paling tepat! 1) Pengawasan manajerial yang termasuk umum dan penting adalah pengawasan secara .... A. parsial, di mana perusahaan dipandang sebagai bagian-bagian yang saling terpisah B. menyeluruh, di mana perusahaan secara keseluruhan atau sebagai suatu bagian yang saling berhubungan dianggap sebagai satu unit C. integral di mana perusahaan secara keseluruhan dipandang sebagai satu unit D. ketiga jawaban di atas salah 2) Manajemen audit yang merupakan satu bentuk pengawasan manajerial yang menyeluruh, meliputi .... A. pemeriksaan secara bertahap dan penilaian manajemen secara menyeluruh atau terbatas pada daerah-daerah tertentu untuk dianalisis B. pemeriksaan kembali dan penilaian manajemen secara kesatuan dan tidak terbatas pada analisis daerah-daerah tertentu C. pemeriksaan kembali dan penilaian manajemen secara menyeluruh atau terbatas pada daerah-daerah tertentu untuk dianalisis D. ketiga jawaban di atas salah 3) Seorang manajer yang memusatkan perhatian pengawasannya pada satu kegiatan yang paling disukai, berarti akan .... A. membantu melihat interelasi antarkegiatan dalam perusahaan B. menjaga view point yang luas tentang manajemen C. menjaga keseimbangan antara tujuan dan usaha yang dilakukan D. ketiga jawaban di atas salah
6.26
Asas-asas Manajemen
4) Dalam pengawasan prestasi secara menyeluruh dan alat yang paling berguna adalah .... A. profit and loss statement, special report, yang memuat data masa satu tahun B. balance sheet C. special report yang dibuat secara berurutan D. balance sheet, profit and loss statement dan special reports yang dibuat dalam bentuk komparatif yang memperlihatkan data dari beberapa tahun yang berurutan 5) Net working capital bertujuan .... A. memberikan indikasi sampai seberapa jauh harta lancar mungkin akan susut B. mengukur kemampuan suatu perusahaan dalam menghadapi utang lancar yang sudah jatuh tempo C. menunjukkan kekuatan dari posisi working capital-nya D. ketiga jawaban di atas benar. 6) Rasio (perbandingan) penjualan terhadap persediaan adalah .... A. jumlah persediaan yang telah dijual atau diganti B. jumlah yang telah digunakan C. berapa kali selama masa akuntansi persediaan telah dijual atau digunakan dan diganti, di mana rasio ini mencerminkan perputaran persediaan yang sebenarnya D. berapa kali selama masa akuntansi persediaan-persediaan telah dijual atau dipergunakan dan diganti, di mana rasio ini tidak mencerminkan perputaran persediaan yang sebenarnya 7) Return on investment merupakan .... A. nilai dari pengembalian modal B. perbandingan dari keuntungan terhadap modal yang digunakan C. perhitungan yang dimaksudkan untuk mengulas hasil keseluruhan yang dicapai oleh perusahaan D. ketiga jawaban di atas benar 8) Keuntungan adanya pemeriksaan manajemen adalah .... A. mengendalikan kebijakan-kebijakan baru dan praktek-praktek baru B. menunjukkan daerah-daerah utama yang memerlukan penunjang C. menentukan dikembangkannya data manajemen yang dapat dipercaya dalam organisasi D. ketiga jawaban di atas benar
6.27
ISIP4111/MODUL 6
9) Beberapa cara yang dapat diikuti oleh pemeriksa manajemen untuk mengidentifikasi daerah-daerah untuk manajemen adalah .... A. peninjauan atau pemeriksaan ulang laporan-laporan internal B. memilih sistem-sistem petunjuk/prosedur yang digunakan oleh perusahaan dan mengikuti prosedur tersebut dari awal sampai akhir C. interview dengan manajer dan karyawan yang diperlukan sebagai bahan informasi yang sangat berharga D. ketiga jawaban di atas benar 10) Dari hasil pemeriksaan manajemen disajikan satu daftar kualifikasi yang pada tiap-tiap atribut diberi nilai kreditnya. Akibat-akibat yang dinilai terdiri dari .... A. stabilitas keuangan dan efisiensi produksi dalam perusahaan B. efektivitas penjualan, dampak sosial, dan ekonomi serta pengembangan pegawai C. pertumbuhan pendapatan, hubungan masyarakat, dan pertanggungjawaban kewarganegaraan D. ketiga jawaban di atas benar Cocokkanlah jawaban Anda dengan Kunci Jawaban Tes Formatif 2 yang terdapat di bagian akhir modul ini. Hitunglah jawaban yang benar. Kemudian, gunakan rumus berikut untuk mengetahui tingkat penguasaan Anda terhadap materi Kegiatan Belajar 2.
Tingkat penguasaan =
Jumlah Jawaban yang Benar
100%
Jumlah Soal Arti tingkat penguasaan: 90 - 100% = baik sekali 80 - 89% = baik 70 - 79% = cukup < 70% = kurang Apabila mencapai tingkat penguasaan 80% atau lebih, Anda dapat meneruskan dengan Kegiatan Belajar 3. Bagus! Jika masih di bawah 80%, Anda harus mengulangi materi Kegiatan Belajar 2, terutama bagian yang belum dikuasai.
6.28
Asas-asas Manajemen
Kegiatan Belajar 3
Pengawasan Kuantitas dan Kualitas A. PENGAWASAN KUANTITAS Pengawasan kuantitas adalah pengawasan yang ditujukan terhadap bahan-bahan mentah, produk-produk atau jasa-jasa serta dokumen-dokumen dari berbagai sumber dengan tujuan mendapatkan, mengolah, dan mendistribusikan barang-barang tersebut dengan cara yang terbaik dan sesuai dengan yang direncanakan. Pengawasan ini mengikuti suatu aliran/sistem tertentu, yaitu berikut ini. Input : perolehan bahan-bahan mentah dari berbagai sumber. Proses : pengolahan terhadap input. Output : hasil dari pengolahan tersebut, yang biasa juga disebut dengan produk. Output yang dihasilkan ini selanjutnya akan didistribusikan pada konsumen dan akan menghasilkan suatu umpan balik (feedback) tertentu yang merupakan sumber informasi untuk mengadakan tindakan-tindakan perbaikan. Singkatnya, pengawasan kuantitas ini merupakan pengawasan terhadap keseluruhan sistem yaitu input-proses-output yang dijalankan dengan cara mengevaluasi jalannya sistem tersebut, membandingkannya dengan standar yang telah ditentukan, serta mengadakan perbaikan-perbaikan tertentu berdasarkan informasi dari feedback tersebut. Jadi, di sini terlihat bahwa pengawasan kuantitas ini mencakup lingkup yang luas, tetapi di sini pengawasan kuantitas ini dibatasi pada pengawasan terhadap pendistribusian output saja (penjualan) dengan alasan bahwa hal tersebut merupakan penyebab utama timbulnya sistem keseluruhan dan merupakan kunci yang mengatur jalannya sistem pengawasan kuantitas tersebut. B. PENGAWASAN PENJUALAN Seperti yang telah disebutkan terdahulu, pengawasan penjualan yang efektif akan menyebabkan efektifnya pengawasan kuantitas secara
ISIP4111/MODUL 6
6.29
keseluruhan. Selain itu, kurang ketatnya pengawasan terhadap penjualan akan menyebabkan ketidakseimbangan dalam penjualan itu sendiri. Misalnya: di suatu daerah, produk yang dipasarkan berlebihan sehingga tidak habis terjual, sedangkan di daerah lain justru membutuhkan kekurangan produk tersebut. Untuk itu, suatu pengawasan penjualan yang efektif perlu didasarkan pada apa yang disebut basis of sales control (dasar-dasar pengawasan penjualan), yang meliputi 3 faktor, yaitu: 1. unit pengawasan penjualan; 2. potensi penjualan untuk unit tersebut; dan 3. sifat-sifat dari agen-agen penjualan yang dipergunakan dalam pendistribusian barang dari jasa tersebut. 1.
Unit Pengawasan Penjualan Hal utama yang harus dipertimbangkan dalam suatu pengawasan penjualan adalah menentukan daerah yang dapat dilakukan penjualan. Unit pengawasan penjualan ini meliputi: a. unit politis, seperti propinsi-propinsi, kota-kota sampai ke desa-desa; b. daerah-daerah pemasaran; c. daerah-daerah dengan pemusatan industri tertentu, misalnya: daerah khusus untuk industri kecil, khusus industri pesawat terbang, dan lainlainnya. Untuk barang-barang konsumen, unit pengawasan yang sebaiknya dipakai adalah unit pengawasan yang disebut kedua, yaitu suatu daerah yang kira-kira merupakan pusat perdagangan tempat pembeli biasanya membeli dalam jumlah yang tertentu. Daerah perdagangan ini dapat diramalkan melalui: arus perdagangan, kebiasaan membeli konsumen, ukuran dari pusat perdagangan, jarak dengan pusat perdagangan lainnya, dan sarana transportasi. Sedangkan untuk barang-barang industri, unit pengawasan yang terbaik adalah yang disebut terakhir karena biasanya pasar untuk barangbarang industri letaknya sudah terkonsentrasi, misalnya pesawat terbang tidak dijual di setiap pasar, tidak seperti halnya pakaian jadi yang selalu ada di setiap pasar.
6.30
Asas-asas Manajemen
2.
Potensi Penjualan Merupakan suatu tujuan penjualan yang sudah bersifat pasti untuk suatu jangka waktu tertentu. Untuk menentukan tujuan ini berarti diperlukan data penilaian, pengalaman-pengalaman, serta langkah-langkah sebagai berikut. a. Membagi pasar menjadi beberapa daerah penjualan. b. Memperkirakan jumlah seluruh penjualan untuk masa yang akan datang. Hal ini mencakup juga evaluasi terhadap keadaan pasar secara umum dan kemampuan produksi perusahaan. c. Mendistribusikan angka-angka total penjualan pada tiap-tiap daerah penjualan. Hal ini didasarkan pada asumsi bahwa tiap-tiap daerah mempunyai kemampuan membeli yang berbeda. Misalnya, Jakarta mungkin mempunyai potensi yang lebih besar daripada Surabaya 3.
Sifat-sifat dari Agen-agen Penjualan Kita perlu mengetahui sifat-sifat dari agen-agen penjualan sebab agenagen ini berbeda satu sama lain dalam hal ukuran, jenis kepemilikan, manajemen, metode pembelian, dan dalam hal jenis barang dan jasa yang dibeli. Perbedaan-perbedaan ini memengaruhi pengawasan penjual dan karena itu harus selalu diperhatikan. Dengan berdasarkan pada tiga faktor tersebut di atas, langkah selanjutnya dalam suatu proses pengawasan adalah sebagai berikut. a.
Mengukur pelaksanaan penjualan Sebelum mengadakan pengukuran harus ditentukan dulu suatu standar pengeluaran sebab pengulasan pelaksanaan penjualan yang menggunakan unit yang sama dengan unit standar pengeluaran sehingga perbandinganperbandingan yang dilakukan dapat sah. Standar yang biasa dipergunakan adalah nilai satuan uang (rupiah, dolar, dan sebagainya). Setelah menentukan standar dapat dilakukan pengukuran terhadap pelaksanaan penjualan yang menekankan pada informasi mengenai kegiatan-kegiatan para petugas penjualan. Informasi-informasi ini diperoleh secara teratur melalui suatu laporan mingguan atau harian. Di dalam mengukur pelaksanaan penjualan ini perlu juga dimasukkan data mengenai kegiatan-kegiatan yang dilakukan oleh perusahaan saingan karena kemajuan yang dicapai oleh mereka dapat menuntut diadakannya perubahan strategi penjualan dan karena itu juga yang diadakan penyesuaian dalam pola pengawasan penjualan.
ISIP4111/MODUL 6
6.31
b.
Membandingkan pelaksanaan penjualan dengan standar Dengan mengadakan perbandingan terhadap standar yang ada dapat dilihat sejauh mana penjualan di satu pasar telah berhasil ditembus (market penetration). Misalnya, hasil penjualan di kota A adalah Rp100.000,00 dan di kota B Rp60.000,00. Sepintas lalu kelihatannya penjualan di kota A lebih berhasil daripada penjualan di kota B. Tetapi, jika kita lihat pada standar yang ditentukan berdasarkan potensi penjualan di kota A standarnya Rp200.000,00 dan di kota B Rp75.000,00 maka dapat dikatakan bahwa penjualan di kota B lebih berhasil sebab tingkat keberhasilan pasar ditembus di kota B lebih besar dari kota A. Di kota B tingkat market penetration adalah 80 (60.000/75.000), sedangkan di A hanya 50 (100.000/200.000). c.
Mengadakan koreksi terhadap penyimpangan penjualan Jika pelaksanaan penjualan berada terlalu jauh dari standar maka harus diadakan tindakan-tindakan dalam berbagai aspek, misalnya: 1) penyesuaian harga; 2) mengganti agen-agen penjualan yang dipakai; 3) mengadakan perbaikan pada cara kerja petugas penjualan supaya mereka bekerja secara lebih efektif; 4) mengadakan seleksi pegawai yang lebih baik, mengadakan latihanlatihan penjualan, dan memberikan insentif-insentif tertentu; dan 5) mengadakan peninjauan kembali pada standar penjualan yang dipakai atau menyesuaikan dasar yang dipakai dalam pengawasan. C. PENGAWASAN KUALITAS Pengawasan terhadap kualitas dimaksudkan agar kualitas barang yang dihasilkan memenuhi atau sesuai dengan fungsi barang tersebut, sesuai dengan harga barang, dan jasa tersebut dan berada pada tingkat yang dapat memberikan hasil yang dapat diandalkan. Jadi, pengawasan kualitas bukan semata-mata ditujukan untuk memperoleh mutu yang tinggi. Ada dua macam cara pengawasan terhadap kualitas, yaitu: 1. Pengawasan secara inspeksi. 2. Pengawasan secara statistik.
6.32
Asas-asas Manajemen
1 . Pengawasan Inspeksi Untuk melakukan suatu inspeksi dibutuhkan suatu standar tertentu. Inspeksi dilakukan dengan cara membandingkan kualitas dari suatu produk tertentu dengan standar yang dipakai, melalui suatu tes atau ujian secara visual. Untuk mempermudah inspeksi ini dapat digunakan peralatanperalatan dan mesin-mesin modern. Adapun orang yang paling berperan di dalam inspeksi ini adalah para pekerja pabrik karena merekalah yang mengerjakan suatu produk, dapat tidaknya diterima kualitas dari suatu produk dipengaruhi oleh kesungguhan mereka di dalam mengerjakan produk tersebut. Karena itu, bagi seorang yang menjalankan tugas inspeksi ini diharapkan untuk menjalankan peranan yang aktif, tidak hanya memeriksa tetapi juga membantu dan memberikan saransaran untuk memperbaiki atau mempertahankan mutu. Suatu pengawasan secara inspeksi dapat dilakukan dalam dua cara, yaitu berikut ini. a.
Inspeksi 100% Dalam inspeksi ini semua mesin dan produk yang dihasilkan harus menjalani pemeriksaan. b.
Inspeksi berdasarkan sampel Di sini tidak seluruh mesin dan produk yang dihasilkan menjalani pemeriksaan, tetapi hanya diambil beberapa saja untuk dijadikan sampel yang dianggap mewakili keseluruhan yang harus diperiksa. Tiap-tiap cara inspeksi ini mempunyai kelebihan dan kekurangannya masing-masing. Dalam inspeksi 100%, waktu, biaya, dan tenaga yang dibutuhkan cukup besar, tetapi kualitas dapat dijamin. Dalam inspeksi berdasarkan sampel, waktu, biaya, dan tenaga dapat dihemat, tetapi kualitas tidak terjamin seluruhnya. Misalnya, dari 100 produk diambil sampel 10 dan ternyata hasilnya baik maka ke-90 produk lainnya juga dianggap baik. Sebaliknya jika hasil inspeksi menunjukkan hasil yang kurang baik maka keseluruhannya juga dianggap tidak baik dan tidak dapat segera dipasarkan atau mulai diproduksi. 2.
Pengawasan Kualitas secara Statistik Seperti telah disebutkan pengawasan secara inspeksi berdasarkan sampel mempunyai kemungkinan kesalahan yang cukup besar. Untuk mengurangi
ISIP4111/MODUL 6
6.33
risiko terjadinya kesalahan itu, suatu pengawasan secara kualitas dapat didasarkan pada teori-teori statistik dan metode probabilitas; dengan metode ini keterandalan (reliability) suatu sampel dinyatakan dalam bentuk angkaangka dan dapat mengurangi terjadinya kesalahan. Dasar pengawasan kualitas secara statistik ini adalah suatu pengukuran yang disebut dengan standar deviasi. Standar deviasi ini berada di antara batas pengawasan terendah dan batas pengawasan tertinggi. Adapun batas pengawasan terendah dan tertinggi ini ditentukan berdasarkan keadaan, yaitu barang-barang dan mesin-mesin yang dipakai. Di sini dapat diberikan contoh suatu dasar pengawasan secara statistik ini.
Angka 0,995 merupakan batas pengawasan terendah dan 1,005 tertinggi. Jika kemudian dalam suatu proses yang sama, dalam perhitungan didapatkan ukuran 1,007, berarti ada suatu kesalahan dalam proses tersebut dan proses harus dihentikan untuk dicari sebab-sebab kesalahan dan diadakan perbaikanperbaikan seperlunya. a.
Bagan pengawasan (control charts) Dalam proses produksi (operasi), pengawasan kualitas dilakukan dengan suatu bagan pengawasan yang pembentukannya didasarkan pada konsepkonsep standar deviasi, batas pengawasan tertinggi dan terendah, sedangkan variabel-variabel yang dimasukkan dalam bagian ini adalah variabel waktu dan variasi dari kualitas.
6.34
Asas-asas Manajemen
Gambar 6.3. Contoh Bagan Pengawasan
Lingkaran-lingkaran kecil di sini menunjukkan nilai-nilai sampel, sampel-sampel tersebut diperiksa secara periodik, dapat setiap jam, dua jam, atau per hari. Hasil inspeksi tersebut ditandai dalam bagan dalam bentuk lingkaran. Jika tanda-tanda tersebut berada di antara batas, berarti segala sesuatunya beres, jika berada di luar batas berarti perlu diadakan tindakantindakan perbaikan, dan proses produksi harus dihentikan. b. Saran-saran bagi efektifnya anti pengawasan kualitas 1) Tekankan pentingnya pengawasan kualitas ini dengan menjadikannya salah satu sasaran perusahaan. 2) Kembangkan hubungan baik dengan bagian pelaksanaan (manufacturing) agar mereka tetap merasa bertanggung jawab terhadap dicapainya kualitas yang diinginkan. 3) Membuat laporan mengenai biaya-biaya kualitas, kembalinya modal, dan sebab-sebab timbulnya kualitas dalam kualitas. 4) Mencoba mencari tahu hal-hal apa yang dapat menyebabkan kesalahan dan apa-apa saja kesalahan yang telah terjadi. 5) Untuk suatu produk yang baru, usahakan diadakan suatu uji coba dengan cara dan situasi yang sama seperti proses produksi yang biasa dilakukan.
ISIP4111/MODUL 6
6.35
LAT IH A N Untuk memperdalam pemahaman Anda mengenai materi di atas, kerjakanlah latihan berikut! Hasil penjualan produk plastik di kota A adalah sebesar Rp250.000,00 dan hasil penjualan produk yang sama di kota B adalah sebesar Rp150.000,00. Adapun standar yang ditentukan berdasarkan potensi penjualan di kota A adalah Rp400.000,00 dan di kota B Rp200.000,00. Tentukan tingkat berhasil ditembusnya pasaran (market penetration) dan kota manakah yang dapat dikatakan lebih berhasil dalam penjualan? Petunjuk Jawaban Latihan Guna menjawab atau mengerjakan latihan termaksud dengan betul maka Anda diwajibkan menguasai rumusan/pedoman yang dimaksud dalam Kegiatan Belajar 3. Bila Anda belum paham, ulangi materi yang membahas: membandingkan pelaksanaan penjualan dengan standar! Selamat mencoba! R A NG KU M AN Pengawasan kuantitas ditujukan kepada sistem mengalirnya barangbarang mulai dari bahan mentah, pembuatannya sampai pada penjualan. Inti dari pengawasan kuantitas ini adalah pengawasan penjualan. Pengawasan penjualan yang efektif didasarkan pada: unit pengawasan penjualan, potensi penjualan untuk unit tersebut serta sifat dari agen-agen penjualan yang dipakai. Sedangkan langkah-langkah di dalam pengawasan penjualan adalah mengukur pelaksanaan penjualan, membandingkan pelaksanaan penjualan dengan standar, dan mengadakan koreksi terhadap penyimpangan-penyimpangan yang terjadi. Pengawasan terhadap kualitas bukan ditujukan untuk memperoleh kualitas yang terbaik tetapi bagaimana agar kualitas yang dihasilkan memenuhi persyaratan-persyaratan tertentu. Ada dua macam cara yang dapat dipakai dalam pengawasan kualitas, yaitu pengawasan inspeksi dan pengawasan secara statistik. Pengawasan secara inspeksi dapat dilakukan dengan cara inspeksi menyeluruh 100% atau inspeksi berdasarkan sampel. Pengawasan secara
6.36
Asas-asas Manajemen
statistik mendasarkan diri pada teori-teori statistik dan metode-metode probabilitas sehingga memperkuat keterandalan (reliability) dari suatu sampel dan mengurangi terjadinya kesalahan.
TES F OR M AT IF 3 Pilihlah satu jawaban yang paling tepat! 1) Pengawasan terhadap penjualan merupakan bagian dari pengawasan .... A. keuangan B. kualitas C. kuantitas D. inspeksi 2) Yang tidak termasuk dalam Dasar Pengawasan Penjualan adalah .... A. unit pengawasan penjualan B. kegiatan perusahaan saingan C. potensi penjualan D. sifat-sifat agen-agen penjualan yang dipakai 3) Alat yang digunakan dalam mengulas pelaksanaan penjualan adalah .... A. laporan tentang jumlah produk yang telah terjual B. bagan pengawasan (control charts) C. agen-agen penjualan D. laporan tentang kegiatan-kegiatan petugas penjualan 4) Tingkat berhasil ditembusnya pasaran (market penetration) dapat ditentukan dengan .... A. standar deviasi B. membandingkan tingkat penjualan yang berhasil dicapai dengan standar yang ditentukan C. melihat sifat-sifat dari agen-agen penjualan yang dipakai D. mengamati kegiatan perusahaan-perusahaan saingan 5) Perbaikan-perbaikan penyimpangan dalam pelaksanaan penjualan ditujukan pada .... A. agen-agen penjualan B. produk atau jasa yang bersangkutan C. para petugas penjualan D. ketiga-tiganya mungkin
6.37
ISIP4111/MODUL 6
6) Pengawasan terhadap kualitas bertujuan untuk ... A. mencapai kualitas yang memenuhi persyaratan tertentu B. mendapatkan kualitas yang terbaik C. meningkatkan penjualan D. mencegah kerusakan pada produk dan mesin-mesin 7) Salah satu kerugian dari inspeksi 100% adalah .... A. kurang efektif B. tidak didasarkan pada perhitungan secara statistik sehingga hasil yang didapat kurang bersifat pasti C. besar kemungkinan petugas inspeksi melakukan kesalahan D. memakan waktu yang cukup lama 8) Untuk mengurangi risiko kesalahan sampel digunakan .... A. teori-teori statistik dan metode probabilitas B. mesin-mesin yang modern C. petugas-petugas inspeksi yang ahli D. batas pengawasan tertinggi.
yang
diuji
dapat
9) Bagan pengawasan (control charts) digunakan pada waktu .... A. sebelum proses produksi B. selama proses produksi C. sebelum produk dipasarkan D. sebelum pembelian bahan-bahan mentah agar bahan-bahan yang dibeli terjamin kualitasnya 10) Untuk membuat suatu bagan pengawasan, semua unsur di bawah ini diperlukan, kecuali .... A. nilai standar deviasi B. jenis produk C. batas pengatasan tertinggi data terendah D. waktu Cocokkanlah jawaban Anda dengan Kunci Jawaban Tes Formatif 3 yang terdapat di bagian akhir modul ini. Hitunglah jawaban yang benar. Kemudian, gunakan rumus berikut untuk mengetahui tingkat penguasaan Anda terhadap materi Kegiatan Belajar 3.
6.38
Asas-asas Manajemen
Tingkat penguasaan =
Jumlah Jawaban yang Benar
100%
Jumlah Soal
Arti tingkat penguasaan: 90 - 100% = baik sekali 80 - 89% = baik 70 - 79% = cukup < 70% = kurang Apabila mencapai tingkat penguasaan 80% atau lebih, Anda dapat meneruskan dengan Kegiatan Belajar 4. Bagus! Jika masih di bawah 80%, Anda harus mengulangi materi Kegiatan Belajar 3, terutama bagian yang belum dikuasai.
ISIP4111/MODUL 6
6.39
Kegiatan Belajar 4
Pengawasan Waktu, Biaya, dan Anggaran A. PENGAWASAN WAKTU Pengawasan terhadap waktu perlu diadakan karena waktu memiliki sifatsifat yang unik, yaitu, waktu sangat terbatas jumlahnya artinya tidak dapat dibentuk kembali, cepat usang, dan inelastik. Oleh karena itu, seorang manajer, perlu memperhitungkan waktu ini dengan cermat dan tepat. Bentuk pengawasan terhadap waktu dapat kita lihat dari berikut ini. 1.
Secara Personal Dipergunakan oleh Para Manajer Langkah pertama yang perlu dilakukan adalah membuat pola pemakaian waktu yang didapatkan dengan cara mencatat keseluruhan kegiatan yang dikerjakan selama satu hari. Manfaat dari pemakaian pola ini adalah memperluas informasi mengenai berapa banyak waktu yang telah dihabiskan dan mengetahui berapa banyak waktu yang sesuai (pantas) dalam menghasilkan suatu pekerjaan. Di samping itu, penghitungan waktu ini memudahkan pengawasan sehingga pemborosan, pencurian waktu, dan kegiatan-kegiatan lain yang tidak penting dilakukan dapat berkurang. Langkah selanjutnya adalah menjadwalkan keseluruhan kegiatan yang akan dikerjakan di kemudian hari. Dengan mengadakan penjadwalan ini seseorang dapat merencanakan dan mengatur waktunya lebih baik dan lebih efisien. 2.
Dipergunakan dalam Kaitannya dengan Bidang Produksi Dalam produksi, asas efisiensi dipergunakan dalam arti meminimalkan penggunaan biaya dan waktu serta memaksimalkan penggunaan mesin, material, tenaga kerja, dan keahlian. Dalam kaitan asas efisiensi ini, pengawasan waktu dibentuk untuk membantu pemakaian sumber-sumber di atas tepat pada waktunya dan dalam jumlah yang pantas. Dalam bidang produksi, kegiatan yang sangat erat hubungannya dengan pengawasan waktu adalah routing, scheduling, dan diapatching. Dari ketiga kegiatan tersebut yang benar-benar merupakan segi pengawasan adalah diapatching, sedangkan yang lainnya lebih merupakan kegiatan perencanaan produksi.
6.40
Asas-asas Manajemen
Routing adalah mempersiapkan atau merencanakan arah dari suatu proses produksi, routing memberikan keterangan kepada para pekerja dari bagian mana yang hendak dialirkan ke mana produk tersebut, peralatan apa yang dibutuhkan, dan keterangan tentang waktu yang pantas dihabiskan dalam menyelesaikan suatu pekerjaan berdasarkan standar waktu yang berlaku. Scheduling adalah menentukan jadwal waktu, kapan dimulainya suatu produk, dan kapan pekerjaan itu dapat diselesaikan. Segi pengawasan dari scheduling ini adalah mengetahui kemajuan produksi pada tiap-tiap kegiatan produksi sehingga tidak terjadi hambatan-hambatan dalam proses produksi. Sedangkan diapatching memberikan keterangan tentang pergerakan material dalam proses produksi, keterangan ini memuat bilamana, di mana, material apa yang harus berpindah, dan mesin atau peralatan apa yang dibutuhkan. Segi pengawasan pada diapatching ini adalah memelihara (menjaga) pergerakan suatu material sesuai dengan route dan schedule, memberikan laporan tentang kemajuan-kemajuan yang telah dicapai pada tiap tahap produksi dan mengadakan perbaikan-perbaikan apabila terjadi halhal yang tidak diinginkan, misalnya kerusakan mesin, pemborosan material atau kekurangan tenaga kerja. Singkatnya dalam proses produksi diapatching mengutamakan keselarasan dengan rencana dan mengadakan perbaikanperbaikan apabila dirasa terjadi penyimpangan atau kesalahan. Gambar berikut merupakan contoh kartu perintah bergeraknya suatu material (Tabel 6.3). Tabel 6.3. Kartu Mutasi Material Pesanan Manufacturing No. ...................... Model: ......................... Ciri Khusus Material (Spesifikasi Material) Diserahkan Pada: Bagian Mesin Lokasi
Jumlah: .......................... No. Spesifikasi: ............
No. Bagian ......................... Desain ......................
Kelas ............................. Catatan Khusus
Waktu Penyerahan: Tanggal Jam Diserahkan oleh
Waktu Penerimaan: Tanggal Jam Diterima oleh (Tanda tangan)
(Tanda tangan)
ISIP4111/MODUL 6
6.41
B. PENGAWASAN BIAYA Dalam menunjang kegiatan suatu perusahaan, baik yang besar maupun yang kecil pasti diperlukan biaya. Biaya itu dapat meliputi biaya pembelian material, biaya upah buruh (tenaga kerja), biaya operasi pabrik, penjualan ataupun biaya administrasi lainnya. Umumnya, pada periode waktu tertentu, perusahaan mengadakan perhitungan biaya. Pada perhitungan biaya itu, total pendapatan harus dapat menutup total biaya yang dikeluarkan, dengan demikian perusahaan dapat tetap terjamin kehidupannya. 1.
Macam-macam Biaya Langkah pertama dalam mengadakan pengawasan biaya adalah menghitung biaya yang terjadi, terdiri dari berikut ini. a.
Biaya material Biaya material terdiri dari biaya yang langsung dan tidak langsung. Biaya material yang langsung adalah biaya yang dikeluarkan untuk material yang akan menjadi atau merupakan bagian dari suatu produk. Sedangkan biaya material yang tidak langsung adalah biaya material yang dipergunakan untuk menunjang atau membantu menghasilkan suatu produk. Data mengenai biaya material ini dapat diperoleh dari laporan pembelian material. b.
Biaya tenaga kerja (labor cost) Biaya tenaga kerja ini dibagi dalam biaya yang langsung dan tidak langsung. Biaya tenaga kerja yang langsung adalah biaya yang dikeluarkan untuk membayar tenaga kerja yang langsung terlibat dalam menghasilkan suatu produk (misalnya tenaga buruh di pabrik). Sedangkan biaya tenaga kerja yang tidak langsung adalah biaya yang dikeluarkan untuk membayar tenaga kerja yang tidak langsung terlibat dalam menghasilkan suatu produk, tetapi mereka menunjang atau membantunya (misalnya tenaga pengawas atau supervisor produksi). Data mengenai biaya tenaga kerja ini ditulis dalam labor time cards yang berisi keterangan mengenai sejumlah instruksi kerja yang harus dilaksanakan, kegiatan yang dikerjakan, dan waktu yang dihabiskannya untuk itu.
6.42
Asas-asas Manajemen
c.
Biaya penjualan (selling cost) Biaya penjualan juga dibagi atas biaya yang langsung dan tidak langsung. Biaya penjualan yang langsung adalah biaya yang dikeluarkan untuk melakukan kegiatan penjualan yang memiliki pengaruh langsung terhadap produk yang dijual (misalnya gaji para salesman). Sedangkan biaya penjualan yang tidak langsung adalah biaya yang dipergunakan untuk menunjang kegiatan penjualan suatu produk (misalnya, biaya riset pemasaran, training para salesman, dan lain-lainnya). Data mengenai biaya penjualan ini dapat diperoleh di bagian penjualan. d.
Biaya overhead pabrik (factory overhead cost) Biaya operasi pabrik tidak dapat dimasukkan sebagai biaya material ataupun biaya tenaga kerja. Perhitungan biaya ini umumnya dengan menambah persentase dari sejumlah tingkat tertentu dengan biaya material, biaya tenaga kerja atau biaya keduanya. Contoh ini misalnya biaya penyusutan mesin-mesin yang ada di pabrik. e.
Biaya overhead (overhead cost) Biaya overhead merupakan biaya yang tidak dapat dimasukkan dalam biaya-biaya lainnya. Biaya ini sangat dipengaruhi oleh berbagai faktor, misalnya besarnya perusahaan, kegiatan yang dilakukannya, dan jenis kegiatan (sebagai perusahaan jasa atau pabrik) perusahaan yang bersangkutan. Biaya ini berbeda antara perusahaan yang satu dengan yang lain, bahkan antarbagian dalam satu perusahaan pun tidak terdapat keseragaman jumlah. Sebagai dasar menentukan tingkat biaya overhead maka terdapat tiga dasar menurut pembidangannya, yaitu: 1) biaya overhead pada pabrik secara keseluruhan; 2) biaya pada tiap-tiap bagian (departemen); 3) biaya pada pos-pos inti. Biaya overhead ini umumnya berhubungan dengan unsur waktu misalnya: biaya sewa gedung, asuransi, dan administrasi kantor lainnya. 2.
Perbandingan Biaya yang Terjadi dengan Biaya Standar Langkah kedua dalam melakukan pengawasan biaya adalah mengadakan perbandingan antara biaya nyata yang dikeluarkan (actual cost) dengan biaya standar yang biasa disebut juga biaya yang diharapkan.
ISIP4111/MODUL 6
6.43
Biaya standar adalah biaya yang telah ditetapkan lebih dahulu untuk memproduksi suatu barang berdasarkan patokan atau cara-cara tertentu oleh seorang analis. Biaya standar ini ditunjukkan dalam rupiah, dan dianggap dapat mewakili keseluruhan jumlah pengeluaran normal yang dipergunakan untuk menyelesaikan suatu pekerjaan. Dalam praktik pengawasan biaya, umumnya dipergunakan tipe lain dari biaya standar, yaitu basic standard cost. Basic standar cost merupakan suatu ukuran tertentu yang diperbandingkan dengan biaya yang terjadi (actual cost) dalam suatu persentase. Misalnya, ditetapkan basic standard cost sebesar dua juta rupiah, tetapi karena ternyata terjadi kenaikan harga material dan upah buruh maka biaya yang nyata terjadi (actual cost) mungkin dapat mencapai dua setengah juta rupiah. Dengan cara mengadakan perbandingan ini, seorang manajer dapat mengetahui apakah perusahaan dalam mengeluarkan biaya guna kegiatannya efisien atau tidak. Salah satu cara yang efektif untuk mencegah terjadinya penyimpangan dalam pengeluaran biaya adalah menimbulkan kesadaran akan biaya pada setiap orang yang bekerja pada perusahaan. Setiap orang harus memiliki tanggung jawab untuk mengawasi pengeluaran biaya sebagai akibat dari kegiatannya. Umumnya, pelaksanaan pengawasan biaya ini dilakukan dengan mengadakan pengurangan biaya (cost reduction) yang dapat dicapai dengan: a. mencegah penghamburan material dan waktu; b. memperbaiki metode dan proses kerja; dan c. mendorong penemuan baru yang dapat lebih mengefektifkan kerja. Cost reduction ini lebih baik dilakukan dengan cara mengadakan pengurangan biaya dalam jumlah yang kecil di setiap pos biaya sampai pada akhirnya didapatkan pengurangan yang besar, daripada mengadakan pengurangan biaya dalam jumlah yang besar hanya pada satu pos biaya saja. 3.
Planning, Programing, Budgeting, System, dan Value Analysis Konsep lain dalam mengadakan pengurangan biaya dikenal dengan nama berikut ini. a. PPBS (Planning, Programming, Budgeting System) yang dalam bahasa Indonesia disebut SP4 (Sistem Perencanaan, Penyusunan, Program, dan Penganggaran) merupakan metode atau cara mengefektifkan biaya melalui pengembangan rasionalitas dalam mengambil keputusan.
6.44
b.
4.
Asas-asas Manajemen
Rasional berarti memilih alternatif terbaik dan mengguntungkan dari sejumlah alternatif-alternatif tertentu. Value analysis atau analisis nilai; merupakan suatu pendekatan teknis dalam mengurangi biaya. Tujuan dari value analysis adalah mengidentifikasikan biaya-biaya yang tidak perlu dan atau mengadakan perbaikan dalam tata (cara) kerja dan material yang digunakan. Ada tiga langkah dasar dalam value analysis, yaitu: (1) mengidentifikasikan fungsi suatu material, mesin atau metode kerja; (2) fungsi-fungsi tersebut dievaluasi; dan (3) setelah dievaluasi dibentuk alternatif lain yang lebih baik.
Pengawasan Anggaran Pengawasan terhadap anggaran merupakan suatu proses untuk mengetahui tindakan apa yang sedang dikerjakan dan apakah tindakan tersebut telah sesuai dengan anggaran yang direncanakan sebelumnya. Dengan demikian, melalui proses ini dapat ditentukan keberhasilan ataupun penyimpangan suatu tindakan. Dalam mengadakan pengawasan ini ada beberapa faktor yang perlu dipertimbangkan, yakni dasar penyusunan suatu anggaran didasarkan atas perkiraan (estimasi) yang mungkin terjadi di masa yang akan datang berdasarkan hasil analisis dan interpretasi data aktual yang tersedia. Data budgeting terdiri dari data yang konstan dan variabel. Data yang konstan diperuntukkan bagi hal-hal yang sifatnya tidak berubah (fixed) dan konstan. Oleh karena itu, anggaran dari hal-hal tersebut dapat diramalkan dengan tepat. Misalnya, anggaran untuk sewa gedung, penyusutan, general & administrative expense, dan lain-lain. Data yang variabel diperuntukkan bagi hal-hal yang tidak tetap dan sangat bervariasi, misalnya anggaran penjualan, anggaran produksi dan lain-lain. Periode waktu dari suatu anggaran, biasanya disusun bertepatan waktunya degan alat-alat kontrol lainnya (misalnya laporan rugi laba, balance sheet). Dalam hal ini yang penting adalah periode yang dipilih harus dapat menggambarkan keseluruhan siklus kegiatan normal dari suatu organisasi. Dalam pengawasan anggaran perlu sekali diperhatikan segi tingkah lalai manusia, sebab pada umumnya kegagalan pengawasan ini adalah karena kegagalan untuk menyangkut faktor tingkah laku ini. Umumnya, kegagalan timbul karena para pekerja merasa bahwa mereka dikejar untuk mencapai
ISIP4111/MODUL 6
6.45
target atau anggaran tertentu tanpa melibatkan kemampuan dan kesanggupannya. Salah satu cara untuk mengatasinya adalah para pekerja juga harus diberi tanggung jawab untuk mengatasi, mencegah, mengambil tindakan sendiri tanpa bantuan dari atasannya dan diikutsertakan dalam pengambilan keputusan yang berhubungan dengan penyusunan anggaran. Perumusan anggaran dilaksanakan dalam rapat anggota organisasi, tetapi dalam perusahaan/organisasi yang besar biasanya dilakukan oleh bagian/ departemen tertentu atau oleh seorang akuntan. 5. a. b. c. d. e. f. g.
6. a. b. c. d. e. f. g. h.
Keunggulan Pengawasan Anggaran Pengawasan anggaran tunduk pada penilaian manusia dengan segala kelemahan-kelemahan yang ditimbulkannya. Kegiatannya ditujukan pada pencapaian tujuan umum. Tegasnya bertanggung jawab. Tindakan yang diambil berdasarkan hasil penelitian dan pertimbangan yang matang. Kelemahan organisas1, manajerial, dan pekerja melalui pengawasan biaya ini dapat cepat diketahui. Dapat mengurangi atau memperkecil hal-hal yang tidak diinginkan. Pemanfaatan tenaga kerja dan peralatan dapat lebih baik dan dapat lebih stabil. Kelemahan Pengawasan Anggaran Masih sering terjadi kelemahan atau kekurangan disebabkan sifat subjektif dari manusia. Tidak menjamin hasil-hasil yang memuaskan dan tidak menjamin timbulnya tanggung jawab pribadi. Standar yang dipergunakan merupakan mandat dan tidak selalu dipergunakan. Ketidakpastian terhadap peramalan akan masa yang akan datang. Data yang ada harus diterjemahkan dan dievaluasi. Kurang terjadi komunikasi. Keberhasilannya baru tampak setelah waktu yang lama. Membutuhkan waktu, biaya, dan usaha yang besar.
Ada beberapa macam tipe dari anggaran yang perlu dijalankan pengawasan, antara lain berikut ini.
6.46
a. b.
c. d. e.
f. g.
h.
Asas-asas Manajemen
Anggaran Penjualan (sales budget), yaitu anggaran yang diadakan dalam bidang yang berhubungan dengan penjualan suatu produk. Anggaran Produksi (production budget), merupakan anggaran dari peralatan atau material yang dipergunakan dalam jumlah barang yang akan diproduksi. Anggaran Biaya Produksi (cost production budget), anggaran ini membandingkan antara biaya produksi dengan harga jual suatu produk. Menggambarkan perkiraan produksi (step budget). Anggaran Pembelian (purchasing budget), dipergunakan untuk merencanakan berapa banyak material harus dibeli sehingga persediaan material selalu tersedia. Anggaran Tenaga Kerja (labor budget) Menentukan berapa jumlah dan tipe tenaga kerja yang diperlukan. Anggaran kas (cash budget), melalui anggaran ini dapat diketahui lebih dahulu penerimaan dan pengeluaran cash, working capital yang ada dana yang diperlukan dan jumlah uang cash yang tersedia. Master budget, menggambarkan keseluruhan anggaran dari kegiatan yang dilakukan oleh perusahaan. LAT IH A N Untuk memperdalam pemahaman Anda mengenai materi di atas, kerjakanlah latihan berikut!
1) Dalam bidang produksi, kegiatan (proses produksi) apa saja yang erat kaitannya dengan pengawasan waktui? Sebutkan dan jelaskan! 2) Dalam bidang produksi yang berhubungan dengan pengawasan waktu, apakah yang dimaksud dengan diapatching dan apa fungsinya dalam pengawasan? 3) Dalam pengawasan biaya terdapat dua konsep pengurangan biaya, yaitu PPBS (planning, programming, budgeting system) dan value analysis. Apakah yang dimaksud dengan konsep tersebut dan apakah perbedaan antara keduanya? 4) Apakah yang dimaksud dengan pengawasan anggaran? 5) Sebutkan beberapa keunggulan dan kelemahan pengawasan terhadap anggaran!
ISIP4111/MODUL 6
6.47
Petunjuk Jawaban Latihan Pada bagian akhir Kegiatan Belajar 4 disediakan latihan yang harus dikerjakan pada Buku Kerja yang tersedia. Perhatikan dengan seksama. Jawablah latihan tersebut dengan setepat-tepatnya. Bila Anda belum menguasai materinya, pelajari dahulu dengan seksama materi Kegiatan Belajar 4 ini, terutama yang ada kaitannya dengan latihan yang harus Anda kerjakan. Ambil Buku Kerja dan jawablah latihan tersebut dengan tidak membuka kembali materi Kegiatan Belajar 4 ini. Selamat mengerjakan! R A NG KU M AN Telah dijelaskan di muka tentang pengawasan waktu, biaya, dan anggaran yang keseluruhannya dimaksudkan untuk lebih mengefisienkan dan mengefektifkan sumber-sumber manajemen. Dalam pengawasan waktu ada dua cara, yaitu yang personal dipergunakan oleh manajer untuk mencatat seluruh aktivitas yang dilalaikan oleh pekerja dan yang berhubungan dengan bidang pengawasan produksi, yaitu dalam routing, scheduling, dan dispatching. Dari ketiga kegiatan pengawasan produksi hanya dispatching-lah yang benar-benar merupakan proses pengawasan; yang lainnya lebih merupakan proses pengawasan. Pelaksanaan pengawasan biaya ditujukan untuk mengadakan pengurangan biaya (cost reduction). Metode yang terkenal adalah metode efektivitas biaya PPBS dan analisis value. PPBS mengutamakan segi rasionalitas dalam pengambilan keputusan, sedangkan analisis value lebih menggunakan teknik menemukan/memperbaiki metode kerja yang lebih baik dan pengidentifikasian biaya yang tidak perlu. Pengawasan anggaran merupakan proses untuk mengadakan perbandingan antara hasil yang dicapai dengan anggaran yang telah direncanakan sebelumnya. Penyusunan anggaran dilaksanakan pada setiap periode waktu tertentu. Pengawasan anggaran ini memiliki beberapa kelebihan dan kelemahan. Kelemahannya pada umumnya timbul karena kegagalan untuk mengakui segi perilaku manusia dalam organisasi.
6.48
Asas-asas Manajemen
TES F OR M AT IF 4 Pilihlah satu jawaban yang paling tepat! 1) Perusahaan menentukan periode waktu anggaran dan biayanya .... A. satu tahun sekali B. tergantung keinginan pekerjanya C. biasanya 6 bulan sekali D. tergantung dari kebutuhan asalkan anggaran dan biaya tersebut dapat menggambarkan keseluruhan kegiatan perusahaan 2) Seorang pegawai dikatakan telah mempunyai hasil kerja yang baik apabila ia .... A. bekerja dengan cepat B. hasilnya memuaskan C. bekerjanya cepat dan hasilnya memuaskan D. bekerja sesuai dengan standar waktu yang telah ditetapkan 3) Biaya yang ditetapkan lebih dahulu berdasarkan patokan tertentu yang lebih kurang dapat menggambarkan total pengeluaran normal disebut .... A. standard cost B. basic standard cost C. overhead cost D. material cost 4) Sedangkan biaya yang umumnya berhubungan dengan faktor waktu adalah biaya ... A. standard cost B. basic standard cost C. overhead cost D. material cat 5) Metode yang dipergunakan untuk mengidentifikasi biaya yang tidak perlu, menemukan dan memperbaiki cara kerja yang lebih baik dalam cost reduction adalah .... A. PPBS B. analisis value C. jawaban A dan B tidak ada yang benar D. jawaban A dan B benar kedua-duanya
ISIP4111/MODUL 6
6.49
6) Diapatching dalam pengawasan produksi berfungsi untuk .... A. memberikan keterangan tentang pergerakan material dalam proses produksi B. mempersiapkan atau merencanakan arah suatu proses produksi C. menentukan jadwal waktu kapan dimulainya suatu produk dan kapan selesainya D. jawaban A, B, C salah 7) Waktu memiliki sifat yang unik yaitu .... A. terbatas B. cepat usang C. inelastis D. semua jawaban A, B, C adalah benar 8) Cara yang paling diterima dalam mengadakan cost reduction adalah dengan .... A. mengurangi sedikit-sedikit pada tiap-tiap bagian dari biaya yang bersangkutan B. mencoret/menghilangkan salah satu bagian dari biaya yang bersangkutan C. sekaligus mengurangi dengan jumlah yang besar salah satu bagian dari biaya yang bersangkutan D. menghapuskan biaya tersebut 9) Kegagalan dalam pengawasan anggaran umumnya kegagalan .... A. mengakui segi perilaku manusia dalam organisasi B. menentukan periode waktu anggaran C. menyusun perkiraan anggaran D. menganalisis dan menginterpretasikan data anggaran
disebabkan
10) Konsep yang digunakan untuk menerapkan cost reduction, adalah .... A. PPBS B. analisis nilai (value analysis) C. PPBS dan value analysis D. jawaban A, B, dan C salah Cocokkanlah jawaban Anda dengan Kunci Jawaban Tes Formatif 4 yang terdapat di bagian akhir modul ini. Hitunglah jawaban yang benar. Kemudian, gunakan rumus berikut untuk mengetahui tingkat penguasaan Anda terhadap materi Kegiatan Belajar 4.
6.50
Asas-asas Manajemen
Tingkat penguasaan =
Jumlah Jawaban yang Benar
100%
Jumlah Soal
Arti tingkat penguasaan: 90 - 100% = baik sekali 80 - 89% = baik 70 - 79% = cukup < 70% = kurang Apabila mencapai tingkat penguasaan 80% atau lebih, Anda dapat meneruskan dengan modul selanjutnya. Bagus! Jika masih di bawah 80%, Anda harus mengulangi materi Kegiatan Belajar 4, terutama bagian yang belum dikuasai.
ISIP4111/MODUL 6
6.51
Kunci Jawaban Tes Formatif Tes Formatif 1 1) C. Pada dasarnya pengawasan merupakan kegiatan menilai hasil yang dicapai. Dan cara menilai yang paling efektif untuk itu adalah dengan cara melihat penyimpangan yang terjadi supaya diperbaiki. 2) D. Kegiatan pengawasan adalah kegiatan menilai hasil. Cara menilai hasil yang biasa dilakukan ialah dengan membandingkan hasil yang dicapai dengan standar yang telah ditentukan. Standar yang telah ditentukan tidak lain adalah perencanaan. Jadi hubungan yang paling dekat antara berbagai fungsi manajemen dengan pengawasan adalah planning. 3) A. Pengawasan preventif adalah pengawasan yang dilakukan sebelum pelaksanaan dijalankan yaitu pada saat membuat perencanaan. Caranya yaitu menyusun kebijakan, prosedur, dan teknik statistik tertentu sehingga kegiatan yang akan dilakukan terbatas, tidak terlalu menyimpang dari apa yang diinginkan. 4) C. Teknik pengawasan mini statistik yaitu menggunakan unsur-unsur atau faktor-faktor tertentu seperti faktor kualitas, kuantitas, waktu dan biaya. Faktor ini dipakai dalam menganalisis secara statistik untuk menentukan mutu kerja. 5) D. Laporan tertulis menjamin kelengkapan serta dapat disimpan lama untuk bisa diperbandingkan. Cara ini lebih teratur dan sistematis sehingga memudahkan kita untuk memanfaatkannya. Tetapi laporan tertulis belum bisa menjamin kejelasan data. Untuk itu perlu dibantu dengan cara pengamatan langsung dan laporan lisan. 6) A. Dalam prinsip pengecualian hal yang dilakukan yaitu melihat padahal yang berbeda saja,-tidak melihat keseluruhan hasil kerja. Dengan ini akan cukup banyak waktu bisa dihemat. 7) C. Tujuan pengawasan ialah menyempurnakan hasil kerja. Jadi kegiatan memperbaiki hasil kerja yang menyimpang merupakan kegiatan paling akhir dilakukan, karena hasilnya adalah hasil yang sudah diperbaiki sesuai dengan yang diinginkan. 8) C. Dalam melakukan kegiatan apa saja pada akhirnya manusialah yang menentukan. Jadi penting sekali diperhatikan bagaimana keadaan orang yang melaksanakan suatu pekerjaan. Kalau seseorang merasa
6.52
Asas-asas Manajemen
tidak senang dengan suatu pekerjaan, pasti hasil kerjanya kurang memuaskan atau pasti akan terjadi penyimpangan. 9) B. Results Management adalah usaha mengikutsertakan karyawan untuk melakukan kegiatan mulai dari perencanaan sampai dengan pengawasan. Kalau seseorang diikutsertakan dalam perencanaan, juga turut menentukan standar-standar yang akan digunakan, maka kalau terjadi pengawasan dia akan menerimanya, karena dia sendiri turut menentukan. 10) A. Karena karyawan sendiri ikut dalam perencanaan maka dorongan untuk menyukseskan apa yang sudah ditentukannya semakin, kuat karena karyawan sendiri yang menginginkan. Tes Formatif 2 1) B. Jenis pengawasan manajerial yang dipandang efektif dan efisien adalah apabila pengawasan tersebut sifatnya menyeluruh; perusahaan sebagai suatu unit dapat dilihat secara keseluruhan atau per bagian yang saling berhubungan. 2) C. Pemeriksaan manajemen yang dilakukan dengan pemeriksaan kembali dan sekaligus penilaian terhadap kegiatan manajemen yang telah dikerjakan, akan memberikan hasil yang lebih baik bagi perusahaan. 3) A. Pengawasan yang tidak terbatas pada satu kegiatan tertentu akan membantu pimpinan untuk melihat perkembangan prestasi dan sekaligus permasalahan yang timbul dalam seluruh kegiatan perusahaan. 4) A. Laporan keuangan yang lengkap dan dibuat dalam bentuk komparatif, akan lebih berguna bagi perusahaan karena sifat dan kecenderungan yang penting dan terjadi di dalam perusahaan akan lebih jelas terlihat untuk dianalisis. 5) D. Working capital diartikan sebagai kelebihan harta lancar di atas utang lancar; pos-pos tersebut berhubungan langsung dengan sirkulasi kegiatan perusahaan. 6) B Dengan perbandingan penjualan dengan inventory maka akan terlihat selama masa akuntansi, berapa kali terjadi perputaran (turnover), persediaan (inventory) telah dijual, digunakan dan diganti. 7) D. ROI lebih lengkap dibanding rasio lainnya, karena dihitung berdasarkan penggabungan beberapa pos neraca (balance sheet) dan
ISIP4111/MODUL 6
6.53
laporan rugi laba (profit and loss statement), yang hasil perhitungannya akan memperlihatkan perbandingan keuntungan terhadap modal yang telah digunakan, sampai seberapa jauh pengembalian modal, sehingga pada akhirnya dapat mengukur hasil usaha yang dicapai perusahaan. 8) C. Dengan membuat batasan pengawasan pada daerah-daerah yang penting berarti akan dapat memperkecil kerugian yang tidak terduga. 9) C. Pemeriksaan manajemen dilakukan dalam scope yang luas dan berurusan dengan interelasi seluruh kegiatan perusahaan yang sedang berjalan. 10) D. Untuk melihat perkembangan perusahaan baik ke dalam maupun ke luar maka perlu dilakukan penilaian dengan penyajian satu daftar kualifikasi yang pada tiap-tiap atribut diberi nilai kreditnya. Tes Formatif 3 1) C. Pengawasan Kuantitas Keterangan: Pengawasan kuantitas merupakan suatu sistem yang mencakup pengawasan-pengawasan terhadap pemasukan bahan mentah (input), jalannya sistem tersebut (proses dan pendistribusian dari hasil proses tersebut (output). Yang terakhir inilah yang disebut pengawasan penjualan. 2) B. Kegiatan perusahaan saingan Keterangan: Dasar Pengawasan Penjualan hanya meliputi tiga aspek, yaitu: - Unit Pengawasan Penjualan. - Potensi Penjualan. - Sifat-sifat agen-agen penjualan yang dipakai. Adapun kegiatan perusahaan saingan merupakan bagian dari langkah yang lebih lanjut dalam suatu proses pengawasan penjualan yaitu di dalam mengukur pelaksanaan penjualan. 3) D. Laporan tentang kegiatan-kegiatan petugas penjualan. Keterangan: Laporan ini berisikan informasi-informasi yang diperlukan mengenai kegiatan-kegiatan yang dilakukan dan hal-hal apa saja yang telah dicapai oleh para petugas penjualan. Informasi ini diperoleh secara teratur sehingga dapat diikuti/diukur sampai sejauh mana penjualan telah dilaksanakan.
6.54
Asas-asas Manajemen
4) B. Membandingkan tingkat penjualan yang berhasil dicapai degan standar yang telah ditetapkan. Keterangan: Dengan membandingkan angka tingkat penjumlah yang berhasil dicapai (misalnya A) dengan standar yang ditentukan (misalnya B), akan diperoleh angka dalam persentase tertentu (A/B 100% = x%). Persentase yang lebih tinggi menunjukkan bahwa market penetration di daerah yang bersangkutan lebih besar dari daerah lainnya. 5) D. Ketiganya mungkin Keterangan: Perbaikan dapat ditujukan kepada salah satu atau bahkan ketiga aspek tersebut, tergantung pada di mana penyimpangan itu terjadi. 6) A. Mencapai kualitas yang memenuhi persyaratan tertentu Keterangan: Pengawasan kualitas janganlah disalah artikan sebagai usaha untuk mendapatkan kualitas yang terbaik, melainkan pengawasan kualitas bertujuan agar kualitas yang dihasilkan produk tertentu sesuai dengan fungsi dan harga produk tersebut dan berada pada tingkat yang dapat memberikan hasil yang dapat diandalkan. 7) D. Memakan waktu yang cukup lama Keterangan: Dalam inspeksi 100% semua mesin dan produk yang akan dipakai atau yang telah selesai harus diperiksa satu per satu. Hal ini berarti membutuhkan waktu yang cukup lama di samping biaya dan tenaga yang cukup besar. 8) A. Teori-teori statistik dan metode probabilitas Keterangan: Dengan menggunakan teori-teori statistik dan metode probabilitas maka kualitas suatu sampel dinyatakan dalam bentuk angka-angka yang dapat dianalisis dan dapat diandalkan (reliable). Dengan berdasarkan pada angka dari sampel tersebut dapat ditentukan apakah suatu proses produksi dapat dilanjutkan atau harus dilakukan tindakan-tindakan perbaikan. 9) B. Selama proses produksi (operasi) Keterangan: Control Charts ini digunakan dengan cara mengambil sampel secara periodik selama proses produksi, dengan tujuan untuk melihat apakah proses produksi berjalan sebagaimana mestinya atau perlu diadakan perbaikan-perbaikan.
ISIP4111/MODUL 6
6.55
10) B. Jenis produk Keterangan: Dalam membuat control charts, unsur-unsur yang harus ada ialah: standar deviasi, batas pengawasan tertinggi dan terendah, serta waktu. Jenis produk tidak termasuk karena cara pembuatan control charts ini bersifat umum untuk semua jenis produksi. Tes Formatif 4 1) D. Dalam penentuan periode waktu tidak ada batasan tertentu, perusahaan dapat menentukan sendiri periode waktunya yang paling sesuai dengan kegiatan yang dilakukan perusahaan; yang perlu diingat di sini periode tersebut harus dapat menggambarkan keseluruhan kegiatan perusahaan. Dengan demikian perusahaan yang satu dengan yang lain mungkin memiliki periode waktu dan anggaran biaya yang berbeda. 2) C. Waktu memiliki sifat yang unik, yaitu terbatas. Oleh karena itu, dalam pengawasan penggunaan waktu ini diusahakan agar tercipta hasil dan daya guna yang maksimal dari pekerjaan. Oleh karena itu, dalam penggunaan waktu ini, yang dipentingkan bukan saja kecepatan dalam bekerja, tetapi juga ketepatan hasilnya. 3) A. Merupakan biaya yang ditetapkan lebih dahulu untuk memproduksi suatu barang berdasarkan patokan atau cara-cara tertentu. Biaya ini dianggap dapat mewakili keseluruhan pengeluaran total yang normal dalam perusahaan. 4) C. Merupakan biaya-biaya yang dipergunakan untuk membiayai kegiatan perusahaan yang berhubungan dengan faktor waktu, misalnya sewa, asuransi, penyusutan,dan lain-lainnya. Biaya ini tidak berhubungan langsung dengan biaya produksi, melainkan dapat menambah harga jualnya. 5) B. Analisis Value lebih menyangkut pada bidang teknis suatu kerja tertentu agar dapat ditemukan suatu metode, cara kerja yang lebih baik lagi. 6) A. Yang perlu diingat di sini hanyalah fungsi untuk mempersiapkan dan merencanakan arah termasuk fungsi dari routing, tugas untuk menjadwalkan suatu produk kapan dimulai dan kapan selesainya merupakan fungsi scheduling. Sedang tugas untuk memberikan keterangan tentang pergerakan material sampai di mana termasuk diapatching.
6.56
Asas-asas Manajemen
7) D. Waktu jumlahnya terbatas dan berputar terus. Oleh karena itu, cepat usang dan inelastik. 8) A. Cara ini adalah cara yang dapat diterima oleh pekerja, sebab dengan demikian pengurangan biaya tidak terasa berat atau mengganggu kegiatan lainnya. Penghapusan biaya sama sekali hanya dapat dilakukan untuk kegiatan-kegiatan yang sudah tidak diperlukan lagi. Jika ternyata masih diperlukan maka pada akhirnya biaya itu akan muncul lagi mungkin dalam bentuk dan nama yang berbeda. 9) A. Pada penetapan anggaran biasanya perusahaan menetapkan targettarget tertentu yang harus dipenuhi pekerja dalam waktu tertentu. Jika penetapan target terlalu tinggi ataupun terlalu rendah maka akan menyebabkan para pekerja kecewa, tidak dapat meraihnya atau tidak bergairah. 10) C. Karena kedua konsep, yaitu PPBS dan value analysis merupakan metode dalam rangka pengurangan biaya (Cost Reduction).
6.57
ISIP4111/MODUL 6
Daftar Pustaka Harold Roontz and O’Donnell. (1967). Principles of Management, terjemahan M. Ridwan dan Anwar. Jakarta: Bhatara. Terry, George R. (1972). Principles of Management. Sixth Edition. Homewood, Illinois: Richard D. Irwin. Winardi. (1970). Asas-asas Manajemen. Saduran. Badung: Alumni.
Modul 7
Inovasi dan Representasi Prof. Dr. H. Rusli Ramli, M.S.
PEN D A HU L UA N
S
etelah Anda mempelajari modul tentang pengawasan sebagai salah satu fungsi manajemen maka fungsi lainnya yang harus kita ketahui adalah fungsi inovasi dan fungsi representasi. Walaupun banyak buku atau tulisan tentang manajemen kurang menonjolkan tentang inovasi dan representasi, namun Modul 7 ini akan menguraikan kedua fungsi tersebut secara lebih jelas. Fungsi inovasi merupakan salah satu fungsi yang sebenarnya sangat penting. Karena kedudukan sebagai seorang manajer dituntut untuk lebih kreatif dibandingkan dengan orang-orang lain yang bukan manajer. Seorang manajer juga dituntut untuk menjalankan kegiatan lainnya yaitu menjalin hubungan dengan kelompok luar, yang kesemuanya harus dilakukannya sebagai salah satu fungsi yang disebut fungsi representasi. Modul 7 akan membawa Anda memahami bagaimana fungsi inovasi dan fungsi representasi dijalankan dan memang harus dijalankan oleh para manajer. Apabila modul keenam membahas tentang salah satu fungsi manajemen yaitu pengawasan maka dalam modul ini Anda akan dibawa kepada dua fungsi lainnya, yaitu inovasi dan representasi. Fungsi inovasi merupakan kegiatan manajer dalam rangka mengembangkan dan memajukan organisasi yang dipimpinnya terutama yang menyangkut hal-hal baru yang lebih kreatif, baik imitasi maupun penemuan-penemuan baru. Namun, fungsi representasi juga sebagai usaha para manajer mengembangkan dan memajukan organisasinya terutama dalam hubungan dengan kelompok luar organisasi yang dipimpinnya. Dengan kata lain, ia harus dapat mewakili organisasi yang dipimpinnya dalam melaksanakan hubungan dengan pihak-pihak di luar organisasinya. Dengan memahami inovasi dan representasi sebagai fungsi-fungsi manajemen, akan memberikan kejelasan bahwa memimpin bukanlah suatu pekerjaan rutin, tetapi lebih dari itu dituntut suatu kreativitas yang dapat menghasilkan sesuatu yang baru atau meniru sesuatu yang telah ada tetapi
7.2
Asas-asas Manajemen
belum digunakan oleh organisasi yang dipimpinnya. Fungsi representasi akan menunjukkan bahwa seorang manajer harus dapat menjadi duta atau mewakili organisasinya dalam berhubungan dengan kelompok luar. Dengan Modul 7 ini, berarti bahwa seluruh fungsi manajemen telah dibahas, sehingga pada Modul 8 akan dibahas tentang Teori dan Praktek Pembuatan Keputusan ke seluruh fungsi manajemen akan direfleksikan dalam teori dan praktek yang berkaitan dengan pembuatan keputusan. Setelah mempelajari modul ini Anda dapat mengerti mengenai apa dan bagaimana fungsi inovasi maupun fungsi representasi. Setelah mempelajari modul ini Anda diharapkan dapat: 1. menjelaskan pentingnya inovasi bagi kemajuan suatu kegiatan usaha; 2. menjelaskan representasi sebagai salah satu fungsi manajemen.
ISIP4111/MODUL 7
7.3
Kegiatan Belajar 1
Inovasi dan Kreativitas
D
i samping melaksanakan fungsi perencanaan, pengorganisasian, aktuasi, dan pengawasan maka seorang manajer juga dituntut untuk dapat melaksanakan suatu fungsi lain yaitu fungsi inovasi (innovation). Menurut Peter Drucker dalam memimpin suatu bisnis (business) seorang manajer tidak dapat hanya melakukan pekerjaan-pekerjaan administratif atau pengambilan keputusan (decision making) saja, tetapi ia harus melakukan pekerjaan yang sifatnya lebih kreatif. Seorang manajer tidak cukup hanya melaksanakan suatu pekerjaan yang sudah merupakan kegiatan rutin seperti yang pernah ia lakukan pada waktu-waktu sebelumnya. Apabila ia melakukan hal ini maka kemungkinan besar organisasinya akan berubah menjadi statis sehingga pada akhirnya organisasi tersebut akan mengalami kemunduran atau penurunan, terutama sekali apabila organisasi itu berada dalam suatu lingkungan usaha yang bersifat kompetitif. Oleh karena itu, dapat juga dikatakan bahwa seorang manajer, adalah juga seorang inovator (pembaharu). Sehubungan dengan itu maka sudah sepantasnya apabila inovasi juga dimasukkan dalam salah satu fungsi manajemen. Pada dasarnya, fungsi ini terdiri dari pengembangan cara-cara baru dan lebih baik dalam mengerjakan suatu hal. Seorang manajer mungkin dapat menggali ide-ide baru dari dirinya sendiri atau dapat pula mengombinasikan ide lama dengan ide-ide baru, atau menyesuaikan ide-ide dari bidang lain untuk kemudian digunakan dalam bidangnya sendiri. Di samping itu, dapat juga bertindak sebagai katalisator dan stimulator bagi orang lain untuk mengembangkan dan melakukan inovasi. Ada yang memperdebatkan bahwa fungsi inovasi sebenarnya sudah dicakup di dalam fungsi perencanaan, karena dalam melaksanakan fungsi perencanaan seorang manajer harus merencanakan aktivitas-aktivitas baru dan cara-cara baru untuk melaksanakan suatu pekerjaan apabila cara yang lama sudah tidak lagi memadai. Hal ini memang benar, tetapi ini justru menunjukkan kurangnya perhatian akan kebutuhan terhadap inovasi itu sendiri, termasuk inovasi dalam fungsi-fungsi manajemen lainnya. Karena alasan ini dan juga karena telah ditemukannya teknik-teknik khusus untuk
7.4
Asas-asas Manajemen
mendorong inovasi maka inovasi dipisahkan dari fungsi perencanaan (planning). Banyak orang yang mempunyai pikiran bahwa inovasi adalah hanya sebagai suatu penemuan (invention) saja, yaitu penciptaan suatu produk baru yang dapat dimintakan hak patennya. Pendapat ini adalah tidak benar karena suatu invention juga merupakan inovasi, tetapi suatu inovasi belum tentu merupakan suatu invention. Inovasi sediri belum tentu suatu hal yang sebelumnya tidak diketahui orang dan karena itu, tidak dapat dimintakan hak patennya, sedangkan invention adalah penemuan suatu hal atau produk baru yang sebelumnya tidak diketahui orang dan biasanya dapat dimintakan hak patennya. Invention juga dapat berarti penemuan suatu produk baru yang didasarkan pada penemuan-penemuan sebelumnya. Misalnya, mobil merupakan suatu invention, yang penemuannya didasarkan pada penemuanpenemuan lain, seperti penemuan mesin uap yang kemudian digunakan sebagai tenaga penggeraknya. Dalam suatu organisasi terdapat pula sejumlah inovasi yang berharga yang dapat dikembangkan tanpa adanya suatu bagian penelitian (research departement), misalnya saja perubahan metode-metode dan prosedur-prosedur dalam mengerjakan suatu hari, dapat diusulkan oleh orang-orang yang memang tidak mempunyai latar belakang teknis. Frederick Taylor memang mempunyai Latar belakang teknik, tetapi inovasinya yang paling besar, yaitu Time and Motion Study dapat disusun dan dikembangkan oleh setiap orang yang pernah berada dalam suatu pabrik. Teknik ini hanya memerlukan penggunaan sebuah stopwatch. Contoh lainnya adalah pengembangan dari bagan Gantt (Gantt Chart), yang sampai saat kini masih banyak digunakan, sama sekali tidak memerlukan suatu pengetahuan teknik. Dalam kenyataannya, beberapa inovasi tidak mendapatkan suatu hak paten, artinya tidak dapat dianggap sebagai suatu penemuan yang dapat dimintakan hak patennya. Misalnya, mobil merupakan suatu penemuan (invention) tetapi teknik-teknik untuk memproduksinya semurah mungkin sehingga dapat dijangkau oleh sebagian besar konsumen juga merupakan suatu hal yang hampir sama petingnya Dalam hal ini, penemuan teknikteknik produksi tersebut merupakan suatu inovasi lanjut, hanya saja tidak dapat dimintakan suatu hak paten. Dalam bidang pemasaran, salah satu inovasi yang besar adalah pengembangan ide Self Service Supermarket dan ide 'Pusat Perbelanjaan' (Shoping Centre). Sedangkan dalam bidang
ISIP4111/MODUL 7
7.5
keuangan, salah satu inovasi besar adalah pengembangan sistem penjualan kredit (cicilan). Dalam manajemen juga terdapat inovasi-inovasi lanjut yang dapat diterapkan dalam fungsi-fungsi manajemen itu sendiri. Salah satu contohnya adalah penggunaan teknik analisis input-output (input-output analysis) dalam perencanaan yaitu dengan menghubungkan prospek suatu industri dengan faktor-faktor lain yang kiranya berhubungan, pengembangan kepemimpinan dan indikator kesenjangan yang berdasarkan pada konsep Wesiley C. Mitcell. Teknik-teknik ini tidak dikembangkan oleh orang-orang yang mempunyai latar belakang teknik, melainkan dikembangkan oleh para ilmuwan, ekonom sehingga dapat pula dikatakan bahwa manajer yang mau menggunakan tenaga dan pemikiran para ekonom di dalam membantu perusahaan membuat suatu ramalan atau perencanaan, juga disebut sebagai seorang inovator. Setiap inovasi mempunyai arti penting di dalam sistem usaha kita dan selain itu, juga terdapat beberapa inovasi yang lebih kecil seperti inovasi mengenai perbaikan metode pengawasan produksi, inovasi mengenai tata ruang untuk kantor dan pabrik yang lebih efisien, efektif, inovatif dalam ideide pemasaran, dan lain sebagainya. Pada akhir Tahun 1940 dan awal 1950 penulis-penulis dalam bidang manajemen dan para manajer sendiri cenderung untuk semata-mata menekankan pada aspek-aspek administratif dalam pekerjaan yang bersifat manajerial sehingga pada masa akhir Perang Dunia II terdapat begitu banyak permintaan dari konsumen yang tertahan (tidak dapat dipenuhi oleh produsen), yang menjadi masalah utamanya adalah disebabkan tidak adanya suatu pengaturan organisasi yang baik, yang dapat mengatasi atau meniadakan kesenjangan koordinasi, perselisihan buruh, dan sikap apatis dari para pekerja. Akibat selanjutnya, adalah tidak mempunyai organisasi melanjutkan usahanya seperti biasa dengan menghadapi permintaan yang jauh lebih besar dari waktu sebelumnya. Hambatan-hambatan ini tidak selalu dapat dihilangkan tanpa adanya suatu inovasi, misalnya dalam kebijaksanaan personalia, dalam organisasinya dan bahkan inovasi dalam teknologinya. Tetapi, kelihatannya banyak sekali masalah yang sebagian besar disebabkan oleh ketidakmampuan para manajer untuk mengatur hubungan antarmanusia (human relations) sebaik mereka mengatur masalah-masalah teknis. Jadi, nampaknya pemecahan masalah tersebut terletak pada bagaimana mendapatkan manajer-manajer yang sesuai dengan organisasi dan dapat bekerja secara harmonis dengan orang lain.
7.6
Asas-asas Manajemen
Pada masa tersebut teknologi telah membuat suatu kemajuan, dan perusahaan-perusahaan tidak menolak untuk menyerap metode-metode baru dalam bidang produksi atau untuk menghasilkan barang-barang baru. Tetapi, nampaknya terdapat suatu kecenderungan untuk memandang inovasi sebagai wewenang dari beberapa kelompok staf, yaitu wewenang dari suatu 'bagian penelitian' atau 'bagian metode' dan sedikit pengertian terhadap kenyataan bahwa para manajer sebenarnya memerlukan suatu watak yang dapat menerima ide-ide baru untuk memberikan inspirasi bagi bawahannya agar menjalankan kreativitas apa saja yang mungkin mereka miliki. Kecenderungan ini secara cepat mendapatkan sanggahan. Sanggahan pertama datang dari William H. Whyte dalam bukunya The Organization Man. Ia berpendapat bahwa tidak cukup kalau hanya dapat menjalankan suatu organisasi dengan lancar karena menurutnya organisasi-organisasi atau perusahaan-perusahaan yang berkembang adalah mereka yang tidak takut untuk melakukan inovasi dengan tidak hanya mengubah jalur atau metodemetode produksi, melainkan juga mengembangkan inovasi dalam seluruh bagian manajemen organisasi tersebut. Sejak saat itu, perusahaan-perusahaan mulai mengeluarkan dana yang lebih banyak untuk penelitian dibandingkan dengan masa sebelumnya. Di samping itu, perusahaan-perusahaan harus dapat menimbulkan suatu "keadaan yang mendorong kreativitas", yaitu tidak hanya dalam bagian penelitian dan pengembangan saja tetapi juga dalam keseluruhan manajemen organisasinya. Tetapi, ada juga beberapa perusahaan yang hanya bersifat verbal saja, para manajernya berbicara mengenai perlunya kreativitas itu hanya karena hal tersebut sedang menjadi suatu mode atau kebiasaan, namun sebenarnya mereka lebih menyenangi keselarasan, menghindari ide-ide baru, dan lebih menyenangi manajer bawahan yang dapat menghasilkan keselarasan. Langkah-langkah perubahan terus meningkat dengan cepat, dalam bidang teknologi, dalam standar kehidupan, dan juga dalam persaingan. Semua ini telah menimbulkan perhatian yang lebih besar di dalam organisasiorganisasi mengenai pentingnya kreativitas dan inovasi.
ISIP4111/MODUL 7
7.7
A. APAKAH KREATIVITAS ITU? Langkah pertama dalam inovasi adalah penciptaan suatu ide baru, yang sering dalam bentuk inspirasi muncul secara tiba-tiba. Cerita mengenai James Watt mungkin diragukan kebenarannya karena uap sudah digunakan untuk menghasilkan tenaga sejak sebelum James Watt lahir. Akan tetapi, cerita ini menggambarkan mengenai bagaimana inspirasi tersebut dapat datang. Banyak orang dapat mengamati bahwa uap dapat mengangkat penutup ceret (teko) sebelum hal ini terpikir oleh seseorang bahwa di situ terdapat suatu kekuatan yang dapat digunakan untuk pekerjaan yang berguna. Tidak seorang pun yang mengetahui dengan pasti mengenai apa yang terjadi sehingga dapat timbul suatu inspirasi yang tiba-tiba. Arthur Koestler, seorang penulis yang sangat kreatif, telah memberikan sebuah teori yang menarik mengenai hal ini sekalipun mustahil untuk membuktikannya ataupun untuk membantahnya. Koestler berpendapat bahwa inspirasi yang tiba-tiba itu terjadi ketika dua buah kerangka acuan secara tiba-tiba bertemu "sehingga suatu fenomena yang biasa dan tidak diperhatikan sebelumnya, secara tibatiba dirasakan sebagai suatu yang tidak biasa dan menjadi suatu hal yang penting". Penemuan sering hanya berarti menemukan sesuatu yang sebenarnya sudah ada, tetapi sebelumnya tersembunyi dari pandangan mata karena hal tersebut sudah merupakan suatu hal yang biasa dan merupakan kebiasaan. Langkah lanjut dibuktikan oleh Watt bahwa uap dapat mengangkat penutup ceret dan dapat pula digunakan sebagai sumber tenaga, dapat dianggap sebagai suatu perpaduan antara dua kerangka acuan, yaitu naiknya penutup ceret pada saat air mendidih dan tenaga yang dibutuhkan dalam industri. Demikian juga dalam kasus Archimides, sebelumnya setiap orang telah mengetahui bahwa air dalam bak akan menjadi naik permukaannya jika suatu benda dimasukkan ke dalamnya dan mungkin setiap orang setengah menyadari akan kenyataan bahwa volume air yang dipindahkan sama banyaknya dengan volume benda tersebut. Tetapi, rupanya tidak seorang pun yang menghubungkan hal ini dengan kemungkinan bagi komposisi suatu benda logam, sampai pada waktu dua kerangka acuan bertemu dalam pikiran Archimides. Di lain pihak, P.B. Medawar yang telah memenangkan hadiah Nobel dalam bidang Ilmu Kedokteran tahun 1960, telah menolak teori yang dikemukakan oleh Koestler. Ia juga menolak suatu ide yang menekankan
7.8
Asas-asas Manajemen
bahwa penemuan ilmu pengetahuan timbul dari suatu proses induksi, yaitu dari pengamatan fenomena dan penggambaran generalisasi dari faktor-faktor yang diteliti. Medawar berpendapat bahwa proses penemuan sesuatu hal adalah merupakan deduksi hipotesis (hypothetico-deduction). Dalam hal ini, seorang ilmuwan pertama kali membuat suatu hipotesis, yaitu suatu pernyataan sementara mengenai suatu hal akan diteliti (merupakan suatu dugaan sementara). Kemudian ilmuwan tersebut melakukan sesuatu penelitian untuk membuktikan apakah hipotesis tersebut benar atau tidak pada kenyataannya. Menurut Medawar, penciptaan hipotesis merupakan suatu tindakan untuk membayangkan sesuatu hal (imajinasi), proses mental yang mendorong ataupun yang mengakibatkan munculnya imajinasi tersebut tidak dapat ditelusuri. Sedangkan pekerjaan untuk membuktikan atau menolak hipotesis tersebut merupakan suatu yang rasional. Apapun sumber inspirasi yang tiba-tiba itu, biasanya berasal dari banyak penelitian sistematis mengenai suatu masalah dari melalui keakraban dengan bidang dalam masalah tersebut. Seseorang yang tidak menguasai bidangnya maka ia akan mengalami banyak sekali hambatan di dalam melakukan suatu penelitian mengenai sesuatu masalah. Dalam upaya untuk menemukan pemecahan baru, seorang ilmuwan pertama kali, harus benar-benar membenamkan dirinya dalam masalah tersebut dan juga menguji sesuai pendekatan yang biasanya digunakan untuk memecahkan masalah lain yang sejenis sehingga kemudian mungkin ada suatu saat munculnya pikiran bawah sadar yang membawa ide secara tibatiba dan kelihatannya sebagai suatu inspirasi yang tidak dapat dipahami proses terjadinya. Dalam buku Ernest Dale, yaitu Management Theory and Practice, disebutkan beberapa proses kreativitas yang dapat dilakukan oleh seorang manajer untuk mengembangkan suatu kreativitas yang ada dalam organisasinya. Proses kreativitas tersebut adalah: 1. menggali kreativitas yang tersembunyi (kreativitas laten) yang dianggap dimiliki oleh setiap orang dengan kadar yang berbeda-beda; 2. mengidentifikasikan orang-orang yang secara alamiah mempunyai kreativitas yang tinggi; 3. mengembangkan dan menciptakan suatu suasana yang dapat lebih mendorong timbulnya kreativitas.
ISIP4111/MODUL 7
7.9
B. MENGGALI KREATIVITAS TERSEMBUNYI Sejumlah teknik telah dikembangkan untuk menggali kreativitas dari orang-orang biasa. Pada dasarnya, hal ini merupakan teknik yang memungkinkan mereka untuk membebaskan diri dari kebiasaan berpikir lama yang menutup perhatian terhadap sejumlah besar ide baru. Sebagai seorang ekonom, Lord Keynes pernah menegaskan bahwa ide-ide (pemikiran) lama yang tumbuh dan berkembang bersama-sama dengan kita akan "bercabang ... ke setiap sudut pemikiran kita". Salah satu teknik untuk menggali kreativitas yang tersembunyi adalah teknik sumbang saran (brainstorming). Dalam suatu organisasi dibentuk beberapa kelompok kecil, yang anggota-anggotanya didorong untuk mengusulkan ide-ide baru mengenai segala sesuatu yang berhubungan dengan organisasi tersebut, dengan tidak peduli bagaimana ide-ide tersebut pada saat pertamanya kelihatan seperti dibuat-buat atau tidak praktis. Evaluasi dari usulan-usulan tersebut hanya dimulai apabila telah didapatkan sejumlah besar ide-ide dari anggota kelompok tersebut. Menurut George R. Terry dalam bukunya Principles of Management dikatakan bahwa sudah menjadi suatu pendapat umum bahwa interaksiinteraksi yang terjadi dalam suatu kelompok (group interactions) dapat menghasilkan ide-ide yang lebih banyak dan lebih baik karena setiap anggota kelompok tersebut dapat menstimulasi (memberi rangsangan) pada anggota yang lain. Dengan adanya pertanyaan-pertanyaan dan saran-saran, dapat memfokuskan perhatian anggota-anggota kelompok tersebut pada proses kreativitas dan dapat membuat seseorang sadar bahwa ada suatu ide yang harus mereka temukan dan dicoba. Kebanyakan ide-ide tersebut bukan berasal dari seorang genius, melainkan dari suatu kerja yang lama dan berat. Teknik lainnya adalah forced association, yang menekankan pada usaha untuk melakukan penggabungan dari kerangka-kerangka acuan yang berbeda, yang menurut Koestler diidentifikasikan sebagai sumber dari kreativitas murni. Langkah pertama dalam teknik ini adalah menuliskan kata-kata yang berhubungan dengan masalah yang sedang dihadapi. Kemudian menyusun suatu daftar yang sama tentang kata-kata yang berhubungan dengan bidang yang berbeda sekali dengan bidang dari masalah yang dihadapi tersebut. Anggota-anggota dari suatu kelompok kemudian berusaha keras untuk melihat apakah hubungan kata-kata dari daftar pertama dengan daftar kedua akan menghasilkan suatu ide baru yang berguna atau tidak.
7.10
Asas-asas Manajemen
Sebagai contoh, sebuah pabrik barang pecah-belah sedang menghadapi masalah untuk mencari suatu bentuk produk baru. Pertama kali dibuat suatu daftar yang memuat semua kata yang berhubungan dengan gelas, misalnya gelas minum, kaca hias, botol, kaca jendela, dan sebagainya. Juga dibuat daftar kedua yang mungkin berisikan kata-kata yang berhubungan dengan permainan-permainan. Dari kedua daftar ini, kemudian dilihat hubungan antara satu dengan lainnya, yang ternyata memungkinkan dapat dikembangkan suatu ide untuk menghasilkan gelas minum yang dapat digunakan dalam permainan baru, atau jika daftar permainan tidak menghasilkan suatu ide yang berharga maka dapat pula dikembangkan daftar ketiga yang berisikan kata-kata yang berhubungan dengan bidang lain. Teknik lainnya adalah morphological analysis, yang mengidentifikasi, menyusun daftar, menghitung, dan membuat parameter kumpulan seluruh perlengkapan yang mungkin untuk mencapai suatu kemampuan fungsional. Jika hal ini menyangkut masalah teknis maka teknik ini akan merupakan suatu tugas yang rumit, tetapi apabila berhubungan dengan masalah manajemen maka teknik ini akan menjadi lebih sederhana. Misalnya suatu perusahaan mempunyai sumber (resource) berupa jenis plastik baru yang tahan api. Masalahnya adalah dalam pengembangan dari bahan tersebut, yaitu akan diproduksikan dalam bentuk apa. Langkah pertama yang diambil adalah menggambarkan suatu kubus pada sehelai kertas, yang pada salah satu sudutnya disajikan sumber tersebut, yaitu plastik itu sendiri dalam berbagai macam bentuk yang mungkin dapat diproduksi. Sudut kedua akan ditandai dengan kegunaan-kegunaan yang mungkin dari produk tersebut. Sudut ketiga ditandai dengan keuntungan-keuntungan yang berhubungan dengan kegunaannya, misalnya aman, tahan lama, menarik, dan sebagainya. Dari semua hal ini, mungkin timbul suatu keputusan, misalnya untuk mengembangkan kegunaan dari plastik tersebut sebagai penutup dinding pada ruangan. Di sini meskipun biaya pertamanya (initial cost) mungkin lebih tinggi daripada kalau menggunakan kertas dinding (wall paper) atau cat, tetapi faktor keamanannya mungkin akan menyebabkan orang menggunakannya. Dapat pula dipromosikan bahwa biaya pemeliharaannya akan lebih rendah karena tidak perlu lagi menggantinya seperti kalau menggunakan kertas dinding atau cat, kecuali apabila yang bersangkutan memang menginginkan perubahan warna. Tentunya, masih terdapat sejumlah penggunaan lain yang dapat dikembangkan, yang mungkin lebih mempunyai potensi daripada yang sudah diusulkan tersebut.
ISIP4111/MODUL 7
7.11
Teknik lain dalam menggali kreativitas tersembunyi adalah teknik bionics, yang mungkin paling baik digunakan dalam inovasi teknis. Teknik meneliti tentang bagaimana cara kerja organ-organ makhluk hidup dalam menghasilkan sesuatu, kemudian menerapkan cara kerja tersebut dengan menggunakan peralatan untuk mendapatkan hasil yang sama. Contohnya, tipe komputer yang baru dengan kemampuan yang lebih besar mungkin dapat dikembangkan dengan mempelajari bagaimana cara bekerjanya otak manusia. Di sini diusahakan untuk mengetahui cara berpikir atau cara bekerjanya otak manusia yang bekerja secara alami, kemudian hal ini digunakan sebagai dasar untuk mengembangkan suatu tipe komputer baru. C. MENGIDENTIFIKASI ORANG YANG MEMILIKI KREATIVITAS TINGGI Perusahaan-perusahaan sangat tertarik di dalam mengidentifikasi atau mengenali calon-calon karyawan yang secara alami memang mempunyai kreativitas tinggi untuk kemudian ditempatkan dalam bagian penelitian mereka karena dirasakan mahalnya biaya kalau harus menggaji sejumlah besar doktor, dan perusahaan mengharapkan bahwa hukum probabilitas akan menjamin bahwa sekurang-kurangnya beberapa dari mereka akan menghasilkan suatu penemuan yang penting. Seorang editor dari Science pernah mengamati: "Apabila kita menambah doktor, apakah hal ini akan menambah atau justru mengurangi probabilitas untuk membantu perkembangan ... orang-orang genius? Saya menduga bahwa pengembangan kualitas ilmu pengetahuan akhir-akhir ini telah menipis. Kesan ini berdasarkan pada bagian dari evaluasi saya mengenai beberapa tesis doktor. Peralatan-peralatan penelitian yang digunakan oleh para doktor biasanya hebat, dan sering ide yang dikandung tidak mendalam, lalu bagaimana seseorang dapat mengidentifikasi seorang ilmuwan yang kreatif? Terdapat suatu kesepakatan umum bahwa tingkat inteligensia yang tinggi merupakan suatu prasyarat, meskipun calon yang mempunyai intelegensi tertinggi belum tentu merupakan orang yang paling kreatif apabila intelegensi diartikan sebagai kualitas yang diukur dengan tes intelegensi. Adakalanya seorang ilmuwan yang kreatif mungkin tidak dapat dengan baik mengerjakan bagian dari tes yang dirancang untuk mengukur kemampuan verbal.
7.12
Asas-asas Manajemen
Di samping itu, terdapat suatu kesepakatan umum bahwa orang yang kreatif cenderung untuk bersikap tidak mau menuruti norma-norma atau kebiasaan yang ada (non-conformists), tetapi tentunya tidak semua orang yang tidak mematuhi aturan-aturan adalah orang yang kreatif. Suatu percobaan telah dibuat untuk mengembangkan tes untuk kreativitas dan juga untuk membandingkan jawaban yang diberikan oleh orang-orang yang kreatif dengan jawaban yang diberikan oleh orang-orang yang dianggap tidak kreatif. Contohnya dalam suatu kelompok, anggotaanggotanya dimintakan untuk memecahkan suatu masalah yang kompleks. Ternyata orang yang lebih kreatif cenderung untuk menanyakan pertanyaanpertanyaan yang lebih banyak mengenai masalah tersebut, sedangkan mereka yang kurang kreatif cenderung untuk menanyakan pertanyaan yang memungkinkan mereka untuk mengumpulkan informasi-informasi yang sudah mereka miliki. Bagaimanapun nampak bahwa kreativitas tidak dapat dinilai berdasarkan tes psikologi. Lebih baik hal itu dinilai dengan prestasi pada masa-masa sebelumnya, sampai pada tingkat sudah didapatkannya fakta-fakta dan berdasarkan pada wawancara dengan orang yang memahami bidang yang menjadi keahlian ilmuwan tersebut. D. MENCIPTAKAN SUASANA YANG TEPAT Faktor yang terpenting dalam kreativitas ini adalah bagaimana mengembangkan suatu suasana atau keadaan yang kreativitasnya dapat tumbuh dan berkembang dengan subur dan perusahaan tidak menolak ide-ide baru yang muncul. Suasana yang tepat tidak hanya merangsang setiap orang untuk menggunakan apa pun kreativitas yang dimilikinya. Hal ini juga mempermudah untuk mengkaji orang-orang yang secara alami mempunyai kreativitas yang lebih tinggi daripada orang lain, bagi mereka yang benarbenar kreatif akan ditempatkan pada suatu pekerjaan yang sesuai dengan bakatnya. Tetapi, ada kalanya ide-ide baru tersebut ditolak, yaitu apabila dalam organisasi tersebut terdapat suatu birokrasi yang terlalu tebal.
ISIP4111/MODUL 7
7.13
E. RISIKO-RISIKO INOVASI Beberapa inovasi yang menguntungkan kadang-kadang membutuhkan biaya yang sedikit atau sama sekali tidak membutuhkan biaya untuk mengembangkannya, dan dapat cepat dilepaskan apabila ternyata tidak dapat direalisasikan. Di pihak lain, umumnya inovasi yang merupakan inovasi lebih lanjut memerlukan investasi yang besar, dan apabila tidak dapat berjalan seperti apa yang diharapkan maka mungkin menyebabkan masalah besar bagi semua pihak yang berhubungan, yaitu bagi mereka yang mengusulkannya dan bagi mereka yang menyetujuinya. Dengan alasan ini maka banyak manajer yang enggan untuk mengembangkan inovasi atau menganjurkannya pada orang lain. Mereka lebih memilih untuk mencari jalan yang aman dengan hanya melaksanakan pekerjaan seperti apa yang sudah pernah dilakukan sebelumnya sehingga tidak menanggung risiko dari kegagalan pengembangan inovasi. Tetapi, ada satu hal yang tidak disadari oleh mereka, yaitu tidak semua inovasi membawa risiko. Apabila perusahaan mengabaikan inovasi maka mungkin pada akhirnya akan disingkirkan oleh perusahaan lain yang mau menerima ide-ide baru. Seorang manajer yang tidak pernah membuat sesuatu inovasi akan dianggap sebagai orang yang lambat, yang tidak akan pernah dapat dikembangkan. Pada akhirnya, ia bahkan akan kehilangan pekerjaannya karena adanya orang-orang baru yang tidak takut untuk mencoba sesuatu yang baru untuk mencapai basil yang lebih baik. Untuk masalah ini maka Terry mengatakan bahwa kapasitas dari kebanyakan manajer dan nonmanajer untuk menemukan ide-ide baru dan kemudian menerapkannya dapat menjadi berlipat ganda dalam suatu periode yang pendek, apabila mereka mengembangkan suatu sikap yang membebaskan pikiran mereka dari ikatan mental mengenai pola atau kebiasaan, konformitas, dan kebudayaan. Empat hal utama yang menghambat seseorang untuk menemukan ide-ide adalah: 1. tidak adanya/kurangnya kepercayaan diri (self confidence); 2. takut untuk menghadapi kritikan-kritikan dan kegagalan; 3. bermaksud untuk menyesuaikan diri; 4. tidak cakap untuk berkonsentrasi.
7.14
Asas-asas Manajemen
Oleh karena itu, seorang manajer harus dapat mengatasi keempat hal tersebut sehingga ia dapat mempunyai kemampuan untuk berkreasi dan menggunakan ide-idenya. Untuk mengurangi risiko yang mungkin ditimbulkan oleh inovasi maka dapat digunakan suatu cara yang disebut innovative imitation. Sebuah perusahaan tidak harus mengembangkan dan mengajukan inovasinya sendiri karena tidak ada perusahaan yang mampu untuk selalu mengembangkan dan mencoba menjadi yang pertama dalam setiap inovasi. Oleh karena itu, maka dianjurkan suatu sistem untuk mengawasi inovasi yang dikembangkan oleh pihak lain, sampai pada saat yang tepat, yaitu inovasi tersebut mempunyai kemungkinan besar untuk berhasil dengan baik. Tetapi, selama itu perusahaan juga harus tetap melakukan sejumlah pengembangan di dalam perusahaan untuk sementara sehingga perusahaan tidak akan terlalu jauh berada di belakang apabila ternyata inovasi yang dikembangkan oleh pihak lain tersebut akan berhasil. Dengan cara ini, perusahaan dapat mengurangi risiko dari pengembangan inovasi. Inovasi sering merupakan suatu proses yang lambat dan menjemukan. Contohnya, suatu ide dasar tunggal yang digunakan dalam suatu rencana mungkin memerlukan suatu studi yang sempurna, penelitian yang sempurna, dan pengujian yang lengkap. Lagi pula untuk menerapkan suatu ide dasar biasanya memerlukan banyak ide kecil sebagai tambahan dalam rangka untuk mencapai sukses akhir. Di samping itu, juga dibutuhkan orang-orang yang berasal dari bidang yang berbeda-beda dan mempunyai kemampuan yang berbeda-beda sebelum ide baru tersebut digunakan. Untuk membantu dalam mencapai penerimaan suatu ide, ada beberapa butir (point) yang ditetapkan oleh Terry, yaitu berikut ini. 1. Apakah ide-ide tersebut sudah dibuat secara terperinci dan lengkap? 2. Tuliskan keuntungan-keuntungan yang mungkin dicapai dengan penggunaan ide baru tersebut. 3. Buatlah ide baru tersebut mudah dimengerti dan dipahami oleh setiap orang. 4. Bicarakan ide baru tersebut dengan beberapa orang untuk melihat kemungkinan terdapatnya kelemahan-kelemahan yang membutuhkan perbaikan. 5. Sajikan rencana ide yang sudah diperbaharui tersebut pada saat yang tepat.
ISIP4111/MODUL 7
7.15
LAT IH A N Untuk memperdalam pemahaman Anda mengenai materi di atas, kerjakanlah latihan berikut! 1) 2) 3) 4)
Mengapa inovasi diperlukan di dalam manajemen? Apa yang membedakan antara invention (penemuan) dan inovasi? Apa pula yang dimaksud dengan inovasi imitasi? Jelaskan apa yang dimaksud dengan kreativitas!
Petunjuk Jawaban Latihan Bacalah kembali seluruh Kegiatan Belajar 1 dengan cermat dan kemudian siapkan Buku Kerja Anda, kerjakanlah latihan tersebut. Bila Anda belum mampu menjawab, bukalah dan pelajari kembali materi Kegiatan Belajar 1 ini, terutama yang berhubungan dengan tugas latihan tersebut sehingga akhirnya Anda yakin benar dan dapat menjawab latihan secara tuntas. R A NG KU M AN Setiap pekerjaan manajerial yang baik akan selalu memberikan kesempatan bagi pengembangan inovasi. Seseorang tidak perlu menjadi seorang inventor jika ia hendak membuat suatu inovasi yang menguntungkan. Pada masa sekarang dunia usaha dan industri lebih banyak berhubungan dengan inovasi apabila dibandingkan dengan masa lalu karena telah menjadi kenyataan bahwa perkembangan dari suatu usaha tergantung pada kesempatan dan penggunaan cara-cara baru dalam mengerjakan sesuatu. Dengan alasan ini maka banyak manajer yang telah menggunakan teknik-teknik yang mendorong orang untuk membebaskan diri dari kebiasaan berpikir lama dan mengusulkan ide-ide yang luar biasa. Tetapi, seorang manajer tidak dapat menganggap dirinya sendiri sebagai seorang inovator karena ia telah mengeluarkan ide-ide baru, karena bagaimanapun bagusnya ide tersebut, tetap saja masih diperlukan suatu pengembangan yang lebih mendalam lagi. Pengembangan dari ide tersebut pun masih mempunyai banyak kemungkinan bahwa ide tersebut mengalami jalan buntu dalam pengembangannya.
7.16
Asas-asas Manajemen
Pengembangan produk, termasuk pula dalam hal produk yang benar-benar merupakan penemuan baru merupakan pusat perhatian dari perusahaan-perusahaan di masa sekarang ini, dan mereka terutama sekali tertarik untuk mendapatkan dan berusaha mempertahankan tenagatenaga yang kreatif. Telah diakui bahwa orang yang kreatif mungkin agak bersikap nonkonformis, setidak-tidaknya mereka tidak menyukai sesuatu yang bersifat rutin dan mereka terutama sekali tertarik untuk mengikuti ide mereka sendiri. Masalah yang timbul adalah bagaimana untuk mencari suatu keseimbangan antara hal ini dengan suatu organisasi yang kaku dari bagian penelitian dan pengembangan. Ada beberapa orang yang menegaskan bahwa sebenarnya revolusi ide terutama sekali berasal dari penemuan-penemuan individual dan bahwa pendekatan kelompok yang digunakan dalam laboratorium individual mungkin akan mengurangi kreativitas. Bagaimanapun juga pendekatan kelompok mempunyai keuntungan-keuntungan yang dapat memberikan kemungkinan untuk melanjutkan langkah-langkah selanjutnya dengan lebih baik dalam penelitian simultan dan juga dapat menghasilkan suatu hasil yang lebih cepat serta merupakan salah satu cara di dalam menghadapi persaingan. Bagaimanapun tidak terdapat suatu alasan yang pasti mengenai mengapa laboratorium industri tidak dapat memberikan kebebasan kepada peneliti sebanyak yang mereka butuhkan di dalam mengerjakan suatu pekerjaan. Tetapi, suatu hal yang dapat ditekankan adalah bahwa dari bagian penelitian dan pengembangan ini telah dihasilkan beberapa inovasi yang penting. TES F OR M AT IF 1 Pilihlah satu jawaban yang paling tepat! 1) Apakah yang dimaksud sebagai suatu inovasi? A. Penemuan suatu hal baru yang sebelumnya tidak diketahui dan tidak selalu dapat dimintakan paten. B. Pengembangan cara-cara baru dan lebih baik atau pengombinasian ide-ide lama degan ide baru. C. Mengambil ide dari bidang lain kemudian disesuaikan untuk digunakan dalam bidang kita. D. Jawaban A, B, dan C benar.
ISIP4111/MODUL 7
7.17
2) Inovasi tidak selalu berarti penemuan suatu produk baru yang dapat dimintakan paten. Inovasi yang tidak merupakan suatu penemuan (invention) adalah penemuan .... A. mobil B. aspek-aspek non ekonomis dalam hubungan para pekerja C. telepon D. bola lamps 3) Leonardo da Vinci mencoba untuk mengembangkan pesawat terbang dengan cara mempelajari cara burung terbang. Teknik yang ia gunakan adalah teknik .... A. forced association B. morphological analysis C. brainstorming D. bionics 4) Innovative Imitation adalah .... A. mengatakan inovasi yang sudah pernah digunakan orang pada masa lalu. B. menggunakan inovasi yang sudah tidak dapat dikembangkan lagi. C. mengawasi inovasi yang sedang dikembangkan oleh pihak lain dan apabila berhasil maka kita kemudian berusaha untuk membuat inovasi yang sama tersebut. D. menstimulasi orang lain untuk mengembangkan dan melakukan inovasi. 5) Teknik-teknik yang digunakan untuk menggali kreativitas tersembunyi, adalah teknik .... A. brainstorming B. bionics C. forced association D. jawaban A, B, dan C benar 6) Yang dapat melakukan suatu inovasi dalam organisasi adalah .... A. para manajer B. para pekerja C. bagian penelitian dan pengembangan (R & D) D. jawaban A, B, dan C benar
7.18
Asas-asas Manajemen
7) Tokoh yang memberikan suatu teori mengenai datangnya inspirasi secara tiba-tiba adalah .... A. Ernest Dale B. P.B. Medawar C. Arthur Ibestler D. William H. Whyte 8) Pendekatan tim (team approach) yang digunakan oleh suatu organisasi untuk mendorong kreativitas, akan berakibat .... A. merugikan, karena terlalu banyak membutuhkan waktu, biaya, tenaga, dan tidak efisien sama sekali B. menguntungkan, karena dapat menghasilkan ide-ide yang lebih banyak dan lebih baik daripada menggunakan pendekatan individual C. sama saja dengan pendekatan individual D. semua jawaban A, B, dan C salah 9) Suatu organisasi yang baik menurut William R Whyte adalah apabila .... A. cukup hanya dapat berjalan dengan lancar saja B. mampu untuk melakukan inovasi pada seluruh bagian manajemennya dan seluruh proses yang ada dalam organisasi tersebut C. mampu untuk melakukan inovasi dan pengembangannya pada proses produksi D. dapat memberikan gaji yang tinggi pada pekerja 10) George R. Terry berpendapat bahwa interaksi-interaksi yang terjadi dalam suatu kelompok dapat menghasilkan ide-ide yang lebih banyak dan lebih baik apabila dilakukan memakai cara pendekatan .... A. kelompok dengan teknik brainstorming B. kelompok dengan teknik morphological aialyisis C. individual D. individual dengan menggunakan teknik brainstorming Cocokkanlah jawaban Anda dengan Kunci Jawaban Tes Formatif 1 yang terdapat di bagian akhir modul ini. Hitunglah jawaban yang benar. Kemudian, gunakan rumus berikut untuk mengetahui tingkat penguasaan Anda terhadap materi Kegiatan Belajar 1. Tingkat penguasaan =
Jumlah Jawaban yang Benar Jumlah Soal
100%
ISIP4111/MODUL 7
7.19
Arti tingkat penguasaan: 90 - 100% = baik sekali 80 - 89% = baik 70 - 79% = cukup < 70% = kurang Apabila mencapai tingkat penguasaan 80% atau lebih, Anda dapat meneruskan dengan Kegiatan Belajar 2. Bagus! Jika masih di bawah 80%, Anda harus mengulangi materi Kegiatan Belajar 1, terutama bagian yang belum dikuasai.
7.20
Asas-asas Manajemen
Kegiatan Belajar 2
Pembentukan Bagian Penelitian dan Pengembangan
D
i dalam suatu perusahaan diperlukan suatu bagian yang menangani masalah penelitian dan pengembangan bagi usahanya. Pada bagian ini yaitu bagian penelitian dan pengembangan diperlukan suatu pembatasan mengenai permasalahan apa yang hendak diteliti. Pembatasan ini diperlukan karena tidak ada satu pun perusahaan yang mampu menjalankannya dengan segala kemungkinan seperti halnya dalam dunia ilmiah. Ini berarti bahwa ia harus mencetuskan pembatasan mengenai apa yang hendak diteliti karena tidak mungkin ia melakukan penelitian terhadap semua kemungkinan. Dengan adanya pembatasan ini maka ia harus menyusun strategi pemasaran, suatu rencana umum yang searah dengan tujuan organisasi. Hal yang sangat perlu diperhatikan adalah ke arah mana bagian penelitian ini akan dilibatkan dalam penelitian dasar (basic research) dan ke arah mana hal ini dapat menjamin adanya penelitian terapan dan pengembangan. Riset dasar merupakan usaha-usaha ke arah kemajuan ilmu pengetahuan di samping sebagai perintisan untuk suatu penemuan. Di lain pihak, riset terapan dirancang untuk membuat cara-cara yang dapat dipakai untuk melaksanakan teori-teori dan kenyataan yang telah ditemukan secara praktis. Sebagai contoh adalah percobaan yang dilakukan oleh Benyamin Franklin dengan kunci dan layangannya. Dari penelitian dasar (riset dasar) ini, kemudian ditemukan penangkal petir. Pengembangan penangkal petir ini merupakan penelitian terapan. Penelitian terapan dan pengembangan ini disebut sebagai tahap di antara penemu dan produksi seperti percobaan, disain, pengembangan prototype (bentuk awal), membangun pabrik percontohan, studi tentang pengalaman dalam penggunaan pabrik percontohan di dalam produksi skala luas. Riset dasar sering memakan waktu yang panjang, tetapi memungkinkan untuk terciptanya penemuan baru walaupun tidak dapat dipastikan terjadinya. Pada beberapa alasan, perusahaan lebih menyukai proporsi pengeluaran biaya yang lebih kecil untuk riset dasar daripada riset terapan. Hal ini disebabkan
ISIP4111/MODUL 7
7.21
riset terapan menawarkan cara-cara yang lebih pasti untuk mendapatkan keuntungan. Kadang-kadang terdapat ketakutan bahwa kurangnya penekanan pada riset dasar membuat berkurangnya penemuan-penemuan. Para ahli riset dasar membutuhkan suatu bank informasi yang lengkap untuk melakukan riset dalam usahanya untuk menemukan sesuatu. Tetapi, pada saat sekarang ini sangat kurang sehingga kurang dapat memberikan informasi-informasi yang dibutuhkan. Lagi pula garis pemisah antara riset dasar dan riset terapan tidaklah jelas sehingga tidak mudah untuk membedakan yang mana riset-riset dasar dan yang mana riset terapan. Dalam perencanaan strategi, riset sebuah perusahaan atau organisasi harus menentukan berapa lama ia akan berada pada bidang pekerjaan yang sekarang dan bidang pekerjaan apa yang diinginkan di masa mendatang. Jika pasaran untuk produksi yang sekarang berkurang maka sebaiknya jangan melakukan investasi besar-besaran dalam usahanya untuk menambah produksi dalam jangka panjang. Putusan lain yang harus dibuat adalah jika perusahaan atau organisasi melakukan investasi pengembangan dalam R & D (penelitian dan pengambangan), dalam rangka perusahaan dapat membuat produk baru yang lebih dini ke pasar dan tidak didahului oleh pesaing. Ini merupakan suatu hal yang penting karena pada umumnya produk yang lebih dahulu memasuki pasaran akan lebih mempunyai kesempatan untuk dikenal dan disukai oleh konsumen. Jika perusahaan mempunyai bagian riset dan pengembangan yang baik maka perusahaan akan dapat menghasilkan produk yang baru lebih dahulu dari perusahaan lain dan dapat memasuki pasaran dengan lebih dini. Akhirnya, perusahaan atau organisasi perlu untuk menentukan sampai sejauh mana ia mau menerima penemuan-penemuan dari luar. Beberapa perusahaan melakukan hal ini, misalnya dengan menerima penemuan dari luar kemudian melakukan riset lebih lanjut dalam laboratoriumnya dan membayar royalti kepada penemunya. Tetapi, ada juga perusahaan yang bahkan menolak untuk melihat penemuan yang berasal dari luar perusahaannya. Hal ini disebabkan mereka takut akan risiko dari penemuan yang dilakukan oleh orang yang berasal dari luar perusahaan sebab dianggap bahwa mereka kurang mengenal jenis produk ataupun sifat dari produk. Ada pula yang menolak penemuan luar tetapi diam-diam ia mengambil idenya dan melakukan percobaan-percobaan dalam laboratoriumnya berdasar ide tadi.
7.22
Asas-asas Manajemen
Banyak bukti yang mengemukakan bahwa kebanyakan penemuanpenemuan penting dilakukan oleh penemu perorangan dan bukan dari penemuan yang dihasilkan oleh laboratorium perusahaan. Prof. Join Jewkes dalam bukunya The Source of Invention melacak asal dari 61 penemuan penting yang dibuat sejak tahun 1900 dan menemukan bahwa lebih dari setengahnya dibuat oleh penemu-penemu bebas seperti air conditioner, helikopter, mesin jet. Akan tetapi, sekarang kemungkinan penemuan laboratorium untuk menemukan sesuatu akan lebih besar karena pada masa sekarang laboratorium perusahaan lebih banyak dan lebih lengkap peralatannya dibanding pada masa sebelum Perang Dunia II. Hal ini didukung oleh kenyataan bahwa banyak hak paten yang dikeluarkan untuk penemuan baru sekarang merupakan hasil dari riset perusahaan. Penemuanpenemuan oleh perorangan masih tetap merupakan dasar dari penemuanpenemuan penting. Seorang penemu perorangan mengajukan idenya kepada perusahaan dan kemudian oleh perusahaan ia dibimbing untuk mewujudkan idenya dan dalam hal ini paten dibuat atas nama perusahaan meskipun idenya berasal dari luar perusahaan. A. PENGORGANISASIAN BAGIAN RISET DALAM PERUSAHAAN Suatu bagian riset pada suatu perusahaan pada umumnya berada di bawah seorang direktur riset. Kesulitan yang terbesar adalah mendapatkan seorang direktur riset yang baik karena direktur riset haruslah seorang yang cukup ilmiah agar dapat dihargai oleh para peneliti di samping pula ia harus seorang yang paham tentang tujuan manajemen serta dapat menjadi seorang pemimpin (administrator). Pengorganisasian secara tradisional dari bagian riset adalah dengan menempatkan semua ahli fisika dalam satu kelompok, semua ahli kimia dalam satu kelompok lainnya, dan seterusnya. Cara pengorganisasian ini memang ada keuntungannya karena mereka mempunyai tradisi dan bahasa yang sama, dapat bekerja sama serta mengetahui bagaimana menghasilkan sesuatu dalam bidang mereka masing-masing. Pengorganisasian lainnya adalah dalam bentuk "organisasi gugus tugas" di mana ahli teknik dan ilmuwan yang terlatih dalam disiplin yang berbeda bekerja pada aspek-aspek tertentu dalam suatu proyek.
ISIP4111/MODUL 7
7.23
Di dalam kenyataannya, tidak ada alasan mengapa kedua tipe organisasi di atas tidak dapat digunakan di dalam bagian riset yang sama. Beberapa tips dari proyek memerlukan penyelidikan hanya dalam satu bidang, yang lainnya memerlukan penerapan pengetahuan ilmiah dari beberapa bidang. Penggunaan tim Riset dalam suatu bidang tunggal telah dikritik karena dapat mematikan kreativitas, dan ini ada benarnya mengingat bahwa ide kreatif tidak pernah berkembang oleh satu kelompok, jika ia muncul sebagai produk kelompok, ini pun pasti merupakan saran dari salah satu anggota kelompok. Walaupun demikian, penggunaan tim di dalam riset memiliki keuntungan penting karena dapat memungkinkan pengecekan dengan sejumlah pendekatan bagi suatu masalah secara simultan. Dengan demikian, suatu kerja yang menghabiskan waktu tahunan oleh seorang inventor, mungkin dapat diselesaikan dalam waktu bulanan dengan menggunakan pendekatan kelompok. Sering terjadi bahwa cukup dengan mempunyai satu orang kreatif sebagai pemimpin kelompok yang melakukan lebih banyak percobaan-percobaan secara rutin, sedangkan untuk hal lain yang perlu tetapi banyak memerlukan waktu diserahkan kepada asistennya. B. MEMILIH PROYEK Kebebasan penuh bagi para peneliti tentunya tidak boleh diberikan, mengingat akan dipilihnya permasalahan untuk diteliti yang tidak ada hubungannya dengan kegiatan perusahaan baik sekarang maupun di masa mendatang. Selanjutnya, walaupun peneliti sendiri boleh mengusulkan proyek untuk diteliti, namun haruslah melalui persetujuan direktur riset dan bahkan ada pula yang harus melalui persetujuan komite riset yang terdiri dari beberapa kepala bagian penting dalam perusahaan. Estill Green, bekas direktur Bell Telephone Laboratories salah satu dari organisasi riset perusahaan yang berhasil dan sekarang sebagai salah satu direktur dari Xerox Corporation dan beberapa perusahaan lainnya, percaya bahwa kebanyakan pekerja di bidang riset (penelitian) memerlukan bimbingan di dalam memilih dan menjalankan tugas-tugasnya. Namun, yang terpenting adalah mereka harus terlibat dan bergelimang dalam masalah yang sedang diteliti. Hal ini penting karena tidak seorang pun dapat kreatif dalam kekosongan, atau duduk berdiam sambil menunggu munculnya ide. Salah satu cara di dalam pencapaian hasil yang baik adalah memberikan kebebasan di dalam mengusulkan proyek yang dinilai bermanfaat. Tetapi,
7.24
Asas-asas Manajemen
usulan-usulan proyek tersebut harus dirapatkan dahulu dalam suatu komite yang terdiri dari beberapa kepala bagian seperti kepala bagian pemasaran, kepala bagian keuangan, dan kepala bagian perencanaan jangka panjang. Apabila komite telah memutuskan untuk menerima usulan proyek riset tersebut, barulah diizinkan penyediaan biaya guna mengonsep proyek penelitian serta menyusun struktur variabel-variabel dan operasionalisasinya dalam rangka melihat hubungan-hubungan variabel tersebut. Apabila si peneliti tidak dapat mengonseptualkan proyek yang diusulkannya ini maka proyeknya akan dibatalkan. Sedangkan apabila ia berhasil mengonseptualkan proyeknya maka selanjutnya peneliti tersebut harus mempresentasikan proyeknya kepada komite. Biasanya sejumlah proyek riset dihadirkan dalam konseptualisasi yang telah disusun berdasarkan tingkat kemungkinan berhasil atau tingkat harapan untuk berhasil. Jika proyeknya disetujui, selanjutnya tiba pada giliran direktur penelitian yang kemungkinan adalah orang yang pertama mengusulkan proyek tersebut. Di sini selanjutnya diberi perlengkapan dan pegawai yang dibutuhkan untuk mewujudkan proyek tersebut. Iklim yang merangsang terjadinya produktivitas bukan berarti tidak adanya peraturan-peraturan, tetapi semuanya perlu diorganisasikan walaupun organisasi risetnya dibuat sesederhana mungkin, dengan rantai komando pendek, pengawasan yang efektif, serta penuh pengertian walaupun tidak terlalu ketat, di samping cara yang tidak berbelit-belit. Untuk lebih menyenangkan peneliti bahkan beberapa perusahaan menyediakan suatu ruang kecil untuk mesin dengan seorang montir ahli yang siap memberikan bantuan pada peneliti jika diperlukan dekat dengan laboratorium tempat si peneliti bekerja. Ada pula perusahaan yang membiarkan penelitinya untuk menerbitkan makalah yang ada hubungannya dengan penelitian yang sedang dilakukannya, atau memberikan kesempatan untuk turut dalam berbagai pertemuan teknis, dan bahkan ada yang memperbolehkan untuk mencantumkan nama bagi penemuan yang akan dimintakan hak paten oleh perusahaan. Ini semuanya adalah hal-hal yang penting di dalam meningkatkan semangat para peneliti.
ISIP4111/MODUL 7
7.25
C. INOVASI DALAM MANAJEMEN Walaupun di kebanyakan perusahaan atau organisasi membentuk bagian riset dalam rangka memusatkan kreativitas dan inovasi, namun di dalam kenyataannya "ide besar" sering atau belum tentu selalu muncul dari bagian riset saja. Sering orang menyebut "ide besar" terletak di jalan, tumbuh atau munculnya ketika seseorang bermimpi atau ketika ia sedang berliburan. Inovasi dalam manajemen sering berkisar dalam masalah mengembangkan bagaimana mengombinasikan kerja yang ada dengan kreativitas yang muncul. Banyak ide yang muncul di samping teori-teori yang hebat, namun belum tentu akan bermanfaat. Namun, sering pula terjadi suatu ide yang kedengarannya sederhana, seperti katakanlah perubahan dalam prosedur kerja, bahan-bahan yang digunakan, ataupun hal lainnya di dalam kegiatan usaha, justru akan membuahkan hasil yang nantinya dapat tampak dalam laporan rugi-laba perusahaan. Banyak pula ide yang hilang karena ide tersebut tidak- pernah sampai pada pihak yang sebenarnya dapat menggunakannya, seperti misalnya ide yang datang dari seorang pekerja yang mungkin tidak pernah ditanggapi oleh manajer tingkat rendah, apalagi bila manajer tersebut malahan memandang ide pekerja sebagai kritik terhadap cara ataupun prosedur dalam pelaksanaan pekerjaan yang dilakukan oleh manajer tersebut. Untuk pekerja pelaksana sebenarnya harus ada pula sistem untuk memajukan usulan atau ide-ide baru. Di kebanyakan perusahaan sistem ini sering hanya ada bagi pengawas saja, dan bahkan banyak pula sistem untuk memajukan usul atau ide baru hanya berlaku bagi manajer tinggi saja. Keadaan semacam ini tentunya akan membuat suatu ide yang bagus tidak akan pernah sampai pada orang-orang yang seharusnya memerlukan serta dapat menggunakannya. Salah satu sistem yang mendorong kreativitas ke arah inovasi perlu dikembangkan dalam dunia usaha atau perusahaan. Salah satu caranya adalah bahwa setiap orang dalam organisasi perusahaan dapat menyampaikan atau mengusulkan idenya untuk diterapkan dalam pekerjaan pada bagian masingmasing. Jika ide ini tepat untuk bagiannya, selanjutnya pimpinan bagian dengan tembusan kepada bagian riset dan bagian pemasaran, selanjutnya akan mencoba menerapkan ide tersebut. Apabila cocok kemungkinan dapat diterima atau bila tidak cocok harus ditinggalkan ide tersebut.
7.26
Asas-asas Manajemen
Program dan prosedur semacam ini, dapat membantu terpeliharanya iklim kreativitas, memberi semangat pada anggota ataupun manajer untuk tetap memerlukan pikirannya dalam rangka inovasi. LAT IH A N Untuk memperdalam pemahaman Anda mengenai materi di atas, kerjakanlah latihan berikut! 1) Mengapa di dalam perusahaan diperlukan suatu bagian penelitian dan pengembangan? 2) Apa yang membedakan penelitian dasar dan penelitian terapan? 3) Masalah apa yang merupakan hal penting pada pengorganisasian bagian riset? 4) Pertimbangan apa saja yang diperlukan untuk memilih proyek? 5) Mengapa inovasi di dalam manajemen memerlukan keterlibatan setiap anggota perusahaan? Mengapa tidak cukup hanya dengan mengandalkan bagian riset dan pengembangan? Petunjuk Jawaban Latihan Bacalah kembali seluruh Kegiatan Belajar 2 dengan cermat dan kemudian siapkan Buku Kerja Anda. Kerjakanlah latihan tersebut. Bila Anda belum mampu menjawab, bukalah dan pelajari kembali materi Kegiatan Belajar 2 ini terutama yang berhubungan dengan tugas latihan termaksud, sehingga akhirnya Anda yakin benar dan dapat menjawab latihan secara tuntas. R A NG KU M AN Inovasi tidaklah harus berarti menemukan sesuatu yang baru (invention), tetapi dapat pula penerapan sesuatu yang telah ada pada organisasinya. Pada masa sekarang dunia usaha dan industri lebih banyak menaruh perhatiannya di dalam inovasi, dibandingkan dengan beberapa tahun yang lampau. Perhatian ini tidak hanya diwujudkan dalam pembentukan bagian riset, tetapi juga dalam seluruh tingkat manajemen. Hal ini
ISIP4111/MODUL 7
7.27
disebabkan oleh banyak bukti bahwa pertumbuhan sangatlah tergantung pada perubahan dan adopsi sesuatu yang baru ataupun cara di dalam melakukan sesuatu. Suatu ide baru sering datang secara tiba-tiba, seperti inspirasi, proses mental ini kadang-kadang tidak dapat ditelusuri dengan jelas. Namun demikian, banyak kenyataan bahwa inspirasi lebih banyak timbul dari mereka yang telah terbiasa dengan suatu masalah sehingga dapat menilai serta menilai kembali adakah kemanfaatan dari ide atau inspirasi tadi untuk penyelesaian masalah yang biasa dihadapinya. Seorang manajer tidak dapat beranggapan bahwa dirinya seorang inovator, hanya karena ia telah memberikan ide yang baru sebaik bagaimanapun, tetapi masih diperlukan pengembangan secara lebih terperinci sejauh mungkin dari idenya tadi. Pengembangan produk termasuk pengembangan penemuan baru merupakan kepentingan utama bagi setiap perusahaan sekarang? Inilah yang menyebabkan mengapa perusahaan-perusahaan pada masa sekarang ingin mempunyai ilmuwan dan teknisi yang kreatif. Banyak pula pandangan bahwa ide yang bagaimanapun revolusionernya datangnya, adalah dari individu dan bukan dari bagian riset dan pengembangan. Berdasarkan pandangan ini maka sistem dan prosedur yang dapat menghidupkan iklim kreativitas dalam organisasi perlu diciptakan agar setiap individu dalam organisasi dapat berkreasi ke arah inovasi. TES F OR M AT IF 2 Pilihlah satu jawaban yang paling tepat! 1) Penemuan mesin uap oleh James Watt merupakan hasil dari riset .... A. laboratorium B. pasar C. dasar D. terapan. 2) Sikap seorang pimpinan perusahaan terhadap para penelitinya sebaiknya adalah sikap .... A. kebapakan B. memberi kebebasan kepada mereka untuk melakukan penelitian C. menghalangi mereka dalam melakukan penelitian D. menentukan apa yang harus mereka teliti.
7.28
Asas-asas Manajemen
3) Jawaban tentang mana yang lebih penting antara riset dasar dengan riset terapan, adalah .... A. keduanya penting B. keduanya tidak pating C. riset dasar yang lebih penting D. riset terapan yang lebih penting. 4) Perusahaan lebih menyukai penelitian terapan, disebabkan .... A. tidak diperlukan peneliti yang ahli B. penelitian terapan tidak memerlukan biaya banyak C. penelitian terapan menawarkan cara-cara yang lebih pasti dalam penciptaan produk baru D. penelitian terapan lebih menguntungkan 5) Fungsi bagian dari Research and Development (R & D) adalah .... A. menyeleksi pegawai B. memungkinkan perusahaan menghasilkan produk baru lebih dini dari perusahaan lain C. melakukan pemasaran barang-barang produksi dari perusahaan sehingga dapat terjual dalam jumlah besar dan menguntungkan D. mendapatkan para ahli riset yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan 6) Menerima penemuan yang berasal dari luar perusahaan akan mempunyai risiko .... A. dapat dimarahi oleh perusahaan lain B. peneliti yang dimiliki oleh perusahaan dapat minta berhenti karena merasa tidak dibutuhkan C. penemuan belum tentu sesuai dengan yang dibutuhkan perusahaan D. dapat ditipu oleh penemu asing tersebut 7) Bagian riset sebaiknya ditempatkan dalam struktur organisasi dan berada .... A. di bawah direktur riset yang benar-benar mampu dalam melakukan tugasnya B. langsung di bawah direktur utama C. di kantor pusat D. di mana saja asal ruangannya bagus, meniliki AC, peralatan yang lengkap untuk melakukan penelitian
7.29
ISIP4111/MODUL 7
8) Para peneliti tidak dapat diberikan kebebasan penuh dalam melakukan penelitian, karena .... A. kalau diberi kebebasan penuh ada kemungkinan nanti mereka akan memberontak terhadap pimpinan B. ada kemungkinan apa yang mereka teliti tidak sesuai dengan kebutuhan perusahaan C. karena sebagai orang yang digaji oleh perusahaan, maka perusahaan bebas mengekang mereka D. sebagai bawahan mereka harus tunduk kepada atasan 9) Di dalam perusahaan sering terjadi banyak ide yang baik tidak dilaksanakan, karena .... A. banyak ide yang tidak sampai kepada yang benar-benar membutuhkannya B. yang berhak memberi ide hanyalah pimpinan C. ide yang baik tidak boleh berasal dari para pegawai karena hal ini akan memerosotkan citra perusahaan di mata perusahaan lain D. ide yang baik belum tentu benar. 10) Dari pernyataan di bawah ini maka yang paling menguntungkan bagi perusahaan adalah .... A. menerima penemuan yang berasal dari dalam perusahaan karena hal ini akan meningkatkan kreativitas para penelitinya B. menerima penelitian dari luar perusahaan karena perusahaan tidak usah menggaji peneliti C. meniru penemuan saja sehingga tidak perlu membayar peneliti dalam perusahaan dan juga tidak usah membayar peneliti dari luar D. menerima penemuan dari dalam dan luar dan menerima penelitian dari luar tetapi diseleksi dulu apakah sesuai dengan kebutuhan perusahaan atau tidak. Cocokkanlah jawaban Anda dengan Kunci Jawaban Tes Formatif 2 yang terdapat di bagian akhir modul ini. Hitunglah jawaban yang benar. Kemudian, gunakan rumus berikut untuk mengetahui tingkat penguasaan Anda terhadap materi Kegiatan Belajar 2.
Tingkat penguasaan =
Jumlah Jawaban yang Benar Jumlah Soal
100%
7.30
Asas-asas Manajemen
Arti tingkat penguasaan: 90 - 100% = baik sekali 80 - 89% = baik 70 - 79% = cukup < 70% = kurang Apabila mencapai tingkat penguasaan 80% atau lebih, Anda dapat meneruskan dengan Kegiatan Belajar 3. Bagus! Jika masih di bawah 80%, Anda harus mengulangi materi Kegiatan Belajar 2, terutama bagian yang belum dikuasai.
ISIP4111/MODUL 7
7.31
Kegiatan Belajar 3
Representasi sebagai Usaha Memperluas Hubungan
C
ukup banyak, walaupun bukan yang terbanyak bahwa kesulitan yang ditimpakan kepada manajemen berasal dari lingkungan luar yang berupa produk dari pendapat umum (public opinion). Kerangka kerja hukum adalah refleksi langsung dari pendapat umum, walaupun kadang-kadang terdapat kesenjangan waktu antara kristalisasi pendapat umum dengan pembentukan hukum sebagai ekspresi pendapat umum tadi. Lagi pula kebanyakan serikat pekerja memerlukan dukungan masyarakat terutama dalam usaha menekan kehendak atau keinginan mereka, dapat pula dengan maksud tidak mendapat tantangan dari masyarakat. Karena itu, apabila manajemen tidak berpijak pada kedudukan yang masyarakatnya dapat mengerti maka akan menyebabkan reputasi perusahaan menjadi hancur, misalnya setelah terjadinya debat sengit mengenai masalah perburuhan dalam perusahaan tersebut. Demikian pula teknologi dalam beberapa hal dipengaruhi oleh pendapat umum, sebagai contoh prestise yang dimiliki oleh para peneliti dalam ilmu tertentu sangat mempengaruhi masyarakat umum di dalam menentukan bidang studi yang akan dipilihnya sehingga untuk bidang. studi tertentu akan dikeluarkan banyak biaya oleh universitas tersebut. Di sini jelas bahwa pendapat umum tentang bidang studi yang baik adalah disebabkan oleh prestise para peneliti yang mengasuh bidang studi tadi, tanpa melihat apakah bidang tadi cocok atau sesuai bagi mereka Manajer sebagai bagian dari masyarakat, tentunya mereka juga dapat mempengaruhi pembentukan pendapat masyarakat. Bagi manajer tingkat top management atau pucuk pimpinan, opini mereka sering lebih berpengaruh dibandingkan dengan anggota masyarakat lainnya. Pertama mereka mempunyai arti karena instruksi atau perintah-perintahnya dituruti oleh para bawahannya. Di samping itu, mereka dapat membeli televisi atau kolom advertensi pada berbagai publikasi untuk menghadirkan opini mereka, apalagi apabila mereka merupakan orang terkenal, tentunya akan mendapatkan kolom tertentu dalam surat kabar bagi wawancara ataupun ceramah-ceramah mereka. Mereka dapat pula secara mudah menemui dan
7.32
Asas-asas Manajemen
berbicara dengan pejabat-pejabat tinggi negara, yang juga lebih memperhatikan apa yang dikemukakan atau dikatakan oleh kalangan top management (pucuk pimpinan) dibandingkan dengan opini yang berasal dari orang-orang biasa lainnya. Terlepas dari hal di atas, yang berhubungan dengan kampanye atau pandangan mereka, hal lain yang sukar dihindari adalah bahwa seorang pucuk pimpinan dari suatu perusahaan besar biasanya juga mempunyai prestise yang besar dalam hal mengapa misalnya seorang pejabat pemerintah akan menaruh perhatian pada mereka. Juga para manajer merupakan kelompok yang lebih dapat mengungkapkan kepentingan mereka dibandingkan kelompok lainnya, katakan saja di dalam pembuatan peraturan di legislatif yang menyangkut pula masalah-masalah tenaga kerja yang bekerja di perusahaan sehingga peraturan-peraturan yang keluar dari pembuat undang-undang misalnya tidak boleh melihat dari sudut perniagaan atau keuntungan perusahaan saja, tetapi harus pula menghubungkannya dengan masalah-masalah pengangguran misalnya. Walaupun demikian, para manajer tidak begitu saja dapat membuat suaranya didengar, tetapi ia harus mempersembahkan sejumlah kebolehannya dari waktu ke waktu agar pandangannya diketahui oleh masyarakat umum, para anggota Dewan Perwakilan Rakyat dan pejabat-pejabat pemerintah yang pada akhirnya dapat membantu mereka mempengaruhi pendapat umum. Sebagai contoh apabila saran pimpinan perusahaan atau pimpinan suatu industri ingin agar kepentingan perusahaannya terjamin, tentunya ia harus aktif pula dalam asosiasi usaha yang mewakili perusahaan-perusahaan sejenis. Tentu saja ia sekurang-kurangnya juga perlu berbicara dengan para langganan penting, para bankir ataupun pejabat pemerintahan, di samping ia harus pula menemui para pimpinan serikat sekerja pada sidang-sidang tertentu agar terjalin suatu hubungan yang baik. Jadi, banyak sekali pertemuan atau pembicaraan yang harus dilakukan oleh manajer dalam mewakili perusahaannya dengan orang-orang atau kelompok luar dari organisasi yang dipimpinnya. Studi mengenai bagaimana para manajer menghabiskan jam kerjanya selama satu minggu dengan kelompok atau individu dari luar organisasinya, dapat diambil contoh seorang direktur utama suatu Bank yang memiliki lebih kurang 5000 pegawai, yang menghabiskan lebih dari 30 jam untuk berhubungan dengan orang-orang luar organisasi yang dipimpinnya, dari sejumlah 57 atau 58 jam kerja setiap minggu.
7.33
ISIP4111/MODUL 7
Pada kelompok atau individu dari luar yang harus ditemui adalah sebagai berikut. :
6 12
jam
Ekonomi luar
:
5
1 2
jam
Bankir luar Pejabat Pemerintah
: :
5 4 12
jam jam
Para Nasabah Persiapan sambutan untuk kelompok luar Pembicaraan telepon dengan pihak luar
: : :
4 2 1
jam jam jam
Komite luar
Tidak semua pimpinan eksekutif mempersembahkan sedemikian banyak waktunya untuk berhubungan dengan kelompok luar, tetapi di dalam prakteknya mereka harus menyediakan sebagian waktunya untuk hal-hal tersebut. Beberapa perusahaan bahkan mendorong atau membiasakan agar para manajer tingkat menengah lebih sering untuk berhubungan dengan kelompok atau komunitas ataupun individu dari luar organisasinya A. MENINGKATKAN BEBERAPA HUBUNGAN YANG DIPERLUKAN Di dalam kenyataannya, manajemen harus selalu menjaga hubungan yang baik dan tetap serta jangan sampai menimbulkan oposisi dari kelompok di luar. Yang menjadi pertanyaan adalah dengan kelompok luar yang mana serta berapa banyak hubungan perlu dilakukan bahkan ditingkatkan oleh manajemen atau pihak manajer? Perusahaan akan selalu berusaha menjaga hubungan baik dengan supplier (rekanan) dalam rangka menjamin agar tidak terganggunya sumbersumber atau supply. Demikian pula hubungan dengan bank ataupun lembaga keuangan dalam rangka kebutuhan keuangan ataupun penjualan saham bagi perusahaannya. Beberapa perusahaan telah mencoba menghindari hubungan, yaitu dengan membuat diri mereka bebas dari rekanan dan bank ataupun lembaga keuangan, namun ternyata mengalami kegagalan karena sukar sekali suatu perusahaan dapat menjalankan kegiatan atau operasi yang terintegrasi misalnya untuk perusahaan baja harus pula memiliki tambang batubara dan
7.34
Asas-asas Manajemen
tambang besi sekaligus. Demikian pula dari sudut keuangan akan sukar bila perusahaan tidak berhubungan dengan bank atau pihak-pihak yang dapat memberi modal, apalagi kita ketahui bahwa perluasan usaha pada saat ini juga dilakukan dengan jalan penjualan saham yang tentunya memerlukan bantuan lembaga keuangan. Karena itu, sangat perlu bagi perusahaan untuk mempertahankan hubungan yang baik dengan bank dan lembaga keuangan. Semakin akrab hubungan antara kepentingan lembaga keuangan dan pucuk pimpinan perusahaan, semakin licin pula jalan yang ada. Walaupun suatu perusahaan pada saat ini tidak merencanakan meminjam uang atau mengembangkan saham perusahaannya, tetapi di dalam pikiran pimpinan haruslah muncul bahwa hal-hal semacam tadi pada suatu waktu yang akan datang dapat terjadi bagi perusahaannya. Karena itu, pucuk pimpinan atau top management sering harus mewakili perusahaan dalam berhubungan dengan analisis keuangan yang dipekerjakan oleh para penasihat investasi, makelar, dan lain-lain, yang dalam kedudukannya dapat memengaruhi para investor (penanam modal) ataupun orang-orang lain yang berpotensi besar dalam hal peminjaman modal. Kebutuhan untuk berhubungan dengan buruh sebagai kelompok luar datangnya baru belakangan, kecuali pada sebagian kecil industri saja yang sejak permulaan telah memiliki serikat sekerja di samping juga industriindustri tersebut telah menjadi serikat perusahaan yang didominasi oleh para pengusaha. Cara-cara mengabaikan hubungan dengan buruh pada masa sekarang sudah tidak lazim lagi karena buruh sudah mempunyai serikat sekerja yang kompak. Di samping itu, serikat usaha sudah demikian besar serta memiliki anggota yang terdiri dari banyak perusahaan, yang tentunya ketentuan-ketentuan berdasarkan hukum haruslah ditaati, baik oleh pihak perusahaan maupun buruh dalam hubungan kerja dalam perusahaan. Fungsi representasi pada akhirnya menjadi lebih penting karena bertumbuhnya atau meningkatnya usaha. Suatu perusahaan yang mempekerjakan sepuluh sampai ribuan karyawan tentunya memproduksikan produk atau jasa yang penting bagi sejumlah orang. Ini semuanya mengharuskan para manajer tidak boleh mengabaikan pendapat umum, seperti apa yang banyak dilakukan oleh para manajer dalam abad ke-19 dan permulaan abad ke-20. Dampak yang terjadi pada berbagai perusahaan terutama di bidang ekonomi perusahaan akan begitu besar diakibatkan oleh pandangan atau pendapat umum. Karena itu, setiap pembuat keputusan dalam perusahaan harus selalu mempertimbangkan respons apa yang mungkin
ISIP4111/MODUL 7
7.35
timbul akibat keputusannya, baik yang berasal dari masyarakat umum maupun pemerintah. Tidak aneh pula jika eksekutif atau pimpinan industri, misalnya harus muncul dalam dengar pendapat di Dewan Perwakilan Rakyat dalam rangka memberikan pandangan atau interpretasi terhadap suatu masalah yang akan mempunyai hubungan erat dengan peraturan atau perundangan yang akan atau sedang berlaku. Ini semuanya merupakan perwujudan dari fungsi representasi yang tidak dapat diabaikan oleh para manajer terutama dari mereka yang tergolong pucuk pimpinan (top management) yang tampak sederhana, tetapi sukar didelegasikan kepada orang lain. B. HUBUNGAN MASYARAKAT Sampai beberapa tahun terakhir seolah-olah ada anggapan bahwa manajemen atau di lingkungan manajemen dapat mengisi fungsi representasi dengan tepat, apabila diperoleh secara cukup nasihat dari para ahli. Dalam suatu pertemuan manajemen, seorang pembicara berkata dengan lantang bahwa bisnis melakukan suatu pekerjaan yang baik, tetapi kita belum menjelaskan pada orang-orang tentang pekerjaan tersebut dalam cara yang benar, kita belum menjual kepada karyawan atau masyarakat luas apa yang kita buat. Teknik hubungan masyarakat yang baik, tentu saja penting. Banyak kasus yang berlangsung yang manajemennya hanya melihat saja, tetapi tidak melakukan sesuatu, katakan saja dengan serikat buruh atau suatu badan umum yang pernah mencoba menanyakan tentang suatu kasus, akhirnya hilang karena manajemen tidak menjelaskan atau mengetengahkan penjelasan secara baik. Perlu juga diingat bahwa tidak ada satu pun bahasa menarik yang dapat meyakinkan kelompok karyawan atau masyarakat, apabila pendapat umum berjalan bertentangan dengan tindakan yang diberikan. Pada akhirnya, apa yang dilakukan, mungkin untuk jangka panjang, ideologi manajemen lebih penting daripada teknik hubungan masyarakat yang digunakan. Adapun yang dimaksud dengan ideologi manajemen adalah cara manajer memandang fungsi mereka dalam ekonomi dan sistem sosial agar tidak terlalu jauh kesenjangannya dengan ideologi masyarakat yang berubah. Tampak terlalu absurd membicarakan "ideologi manajemen" yang seolah-olah semua manajer mempunyai kesatuan pikiran, pada hal nyatanya
7.36
Asas-asas Manajemen
mereka berbeda jauh dalam banyak hal penting. Walaupun demikian, setiap perangkat manusia untuk beberapa hal mempunyai kecenderungan yang sama dalam membangun kerangka acuan umum yang dapat memberikan keyakinan ataupun dalil umum bagi mereka. Mereka berbeda satu dengan lainnya dalam menginterpretasikan keyakinan ini, baik dalam penekanan maupun tempat mereka masing-masing berada walaupun secara fundamental kebanyakan menerima prinsip-prinsip utama tanpa pertanyaan. Karakteristik dan perilaku manusia (oleh lingkungan sosial) demikian tertentu, walaupun dalam masyarakat seperti yang kita miliki banyak pilihan atau cara-cara melakukan sesuatu, tetapi di dalam kenyataannya cara-cara yang banyak itu tetap tidak dapat diterima atau ditolak berhubung dianggap sebagai hal yang "tidak biasa". Di dalam sosialisasi secara massal pertanyaan yang harus dibahas adalah pemecahan terlebih dahulu apa yang telah menjadi bagian dari kepribadian orang-orang untuk selanjutnya barulah memecahkan masalahnya sendiri. Setiap manusia tentunya hidup sebagai bagian dari lingkungan sosial apakah yang disebut bangsa, ekonomi, mesjid, gereja, generasi, dan lain-lain yang tidak mungkin disebutkan seluruhnya di sini. Demikian pula halnya suatu jabatan pekerjaan juga memiliki kerangka kerja atau kepercayaan, sekurang-kurangnya yang timbul dalam lapangan pekerjaan itu sendiri. Oleh sebab itu, pada akhir-akhir ini di dalam menjalankan tugas selaku guru ataupun pekerja sosial perlu dijalankan pendekatan psiko-analitis terutama dalam menangani masalah-masalah manusia yang dilayaninya. Walaupun ada pandangan yang minoritas, namun pada kebanyakan orang terdapat kecenderungan untuk memilih pekerjaan di mana ideologi yang ada pada tempat bekerja dapat diterima. Penerimaan ini biasanya kemudian diperkuat dengan latihan serta pengaruh-pengaruh yang diterima dari kepalanya. Pernyataan tentang ideologi manajemen mungkin akan ditemukan pada penulis yang mula-mula mengemukakan hal ini dalam bahasa yang dapat dimengerti dan direnungkan. Ide ini kemudian disebarkan melalui organisasi manajemen seperti National Associations of Manufacturing, kamar dagang di Amerika Serikat, American Management Associations, serta Komite Pengembangan Ekonomi. Pada salah satu seri kuliah yang dananya didukung oleh yayasan Mc. Kinsey dalam rangka penelitian manajemen serta disponsori pula oleh Fakultas Ketataniagaan Universitas Columbia, kalimat pertamanya berbunyi:
ISIP4111/MODUL 7
7.37
“Begitu pentingnya ... bisnis keluar dari... kantor (office) dan menuju arena pendapat umum, di mana ... filosofi manajemen dapat dipakai untuk menguji orang-orang terlatih dalam disiplin yang lain”.
Tidak ada ideologi yang selalu tetap statis, demikian pula halnya ideologi manajemen tidak terkecuali, walaupun terdapat kesenjangan dengan perubahan ideologi dalam masyarakat. Perubahan pertama pada satu abad menyangkut pembangunan, keduanya dalam beberapa dekade terakhir menyangkut kemajuan sehingga telah lebih meningkat. Semuanya ini mengharuskan agar hubungan masyarakat selalu mempertimbangkan pendapat umum yang selalu mengalami perubahan-perubahan. LAT IH A N Untuk memperdalam pemahaman Anda mengenai materi di atas, kerjakanlah latihan berikut! 1) Mengapa fungsi representasi diperlukan oleh manajemen? 2) Dengan kelompok luar yang mana perlu dilakukan oleh manajemen? 3) Dapatkah Anda memberikan contoh tentang seorang Direktur Utama Bank dalam berhubungan dengan kelompok luar? 4) Berapa banyak waktu yang digunakan dalam menjalankan fungsi representasi? 5) Mengapa perusahaan atau manajemen tidak dapat meninggalkan supplier atau leveransir ataupun financier? Jelaskan serba singkat! 6) Apa yang dimaksudkan dengan hubungan masyarakat dan spa pula ideologi manajemen? Petunjuk Jawaban Latihan Bacalah kembali seluruh Kegiatan Belajar 3 dengan cermat dan kemudian siapkan Buku Kerja Anda. Kerjakanlah latihan tersebut. Bila Anda belum mampu menjawab, bukalah dan pelajari kembali Materi Kegiatan Belajar 3 ini terutama yang berhubungan tugas latihan termaksud sehingga akhirnya Anda yakin benar dan dapat menjawab latihan secara tuntas.
7.38
Asas-asas Manajemen
R A NG KU M AN Para manajer pada saat ini haruslah lebih banyak menyediakan waktu untuk melakukan hubungan dengan kelompok luar, apakah dengan masyarakat umum, pemerintah, serikat buruh, supplier, bank ataupun lembaga keuangan. Kegiatan semacam ini merupakan fungsi representasi. Walaupun tampaknya sederhana, tetapi fungsi ini agak sukar didelegasikan kepada bawahannya. Pengalaman menunjukkan bahwa kegiatan manajer bersifat mengadakan hubungan dengan kelompok luar, telah banyak menyita waktu dari para manajer. Namun, seperti telah diuraikan tanpa adanya hal semacam ini suatu perusahaan tidak dapat hidup atau beroperasi tanpa adanya hubungan-hubungan dengan kelompok luar apakah masyarakat, leveransir, pemerintah atau lembaga keuangan, Bank, dan sebagainya. TES F OR M AT IF 3 Pilihlah satu jawaban yang paling tepat! 1) Kesulitan yang menimpa manajemen biasanya berasal dari lingkungan luar yang berupa produk dari .... A. perusahaan swasta B. pemerintah C. perusahaan asing D. pendapat umum 2) Serikat sekerja memerlukan dukungan masyarakat, terutama dalam usaha .... A. menekan kehendak atau keinginan mereka B. agar tidak mendapat tantangan dari masyarakat C. menarik simpati masyarakat. D. ketiga jawaban A, B dan C benar. 3) Pucuk pimpinan atau top management pada umumnya memiliki pengaruh besar di dalam pembentukan pendapat umum dibandingkan dengan anggota masyarakat lainnya, karena .... A. mereka mempunyai arti karena instruksinya dituruti oleh para bawahannya B. mereka dapat membeli kolom/advertensi pada media massa C. mereka mudah berbicara den menemui pejabat-pejabat pemerintah D. ketiga jawaban A, B, dan C benar
ISIP4111/MODUL 7
7.39
4) Walaupun manajer berpengaruh, tetapi ia harus membuat agar suaranya didengar, dan inilah yang merupakan fungsi representasi di mana ia harus .... A. melakukan pembicaraan dengan langganan, bankir atau pejabat pemerintah B. menolak berhubungan dengan serikat sekerja C. menutup diri terhadap publikasi D. menolak untuk duduk dalam asosiasi perusahaan sejenis 5) Fungsi representasi menjadi lebih penting karena bertumbuhnya atau meningkatnya usaha. Karena itu, para manajer tidak boleh mengabaikan .... A. pendapat umum B. masyarakat C. pemerintah D. ketiga jawaban A, B, dan C benar 6) Studi mengenai manajer yang menjalankan fungsi representasi dilakukan dengan .... A. mempelajari jumlah waktu yang dihabiskan manajer untuk berhubungan dengan kelompok luar B. mempelajari lamanya manajer bekerja di belakang mejanya C. mempelajari tentang banyaknya surat yang harus dibalas oleh manajer D. jawaban A, B, dan C salah 7) Perusahaan perlu menjaga hubungan baik dengan supplier dalam rangka: A. tidak mengalami kenaikan harga B. tidak menimbulkan persaingan C. menjamin agar tidak terganggunya supply D. jawaban A, B, dan C benar. 8) Karena perusahaan tidak dapat menjalankan kegiatan atau operasi yang terintegrasi maka perusahaan harus tetap mengadakan hubungan dengan .... A. investor B. bank C. lembaga keuangan D. jawaban A, B, dan C benar
7.40
Asas-asas Manajemen
9) Seorang pimpinan perusahaan sering berhubungan dengan analis keuangan, karena analis keuangan adalah petugas yang dipekerjakan oleh ... A. penasihat investasi B. makelar C. lembaga keuangan D jawaban A, B , dan C benar 10) Di samping pentingnya teknik hubungan masyarakat, diperlukan juga adanya .... A. ideologi manajemen yang tidak terlalu jauh kesenjangannya dengan ideologi masyarakat yang berubah B. asosiasi perusakan sejenis C. kerja sama antarperusahaan sejenis D. ketiga jawaban A, B, dan C salah Cocokkanlah jawaban Anda dengan Kunci Jawaban Tes Formatif 3 yang terdapat di bagian akhir modul ini. Hitunglah jawaban yang benar. Kemudian, gunakan rumus berikut untuk mengetahui tingkat penguasaan Anda terhadap materi Kegiatan Belajar 3.
Tingkat penguasaan =
Jumlah Jawaban yang Benar
100%
Jumlah Soal Arti tingkat penguasaan: 90 - 100% = baik sekali 80 - 89% = baik 70 - 79% = cukup < 70% = kurang Apabila mencapai tingkat penguasaan 80% atau lebih, Anda dapat meneruskan dengan modul selanjutnya. Bagus! Jika masih di bawah 80%, Anda harus mengulangi materi Kegiatan Belajar 3, terutama bagian yang belum dikuasai.
ISIP4111/MODUL 7
7.41
Kunci Jawaban Tes Formatif Tes Formatif 1 1) D. Inovasi dapat merupakan ketiga jawaban pada A, B, dan C. 2) B. Inovasi yang menyangkut aspek nonekonomi bukan merupakan suatu penemuan (Invention) 3) D. Mendasarkan pada prinsip-prinsip secara alami (dalam hal ini mendasarkan pada burung) 4) C. Innovative imitation adalah meniru inovasi yang sedang dikembangkan orang lain untuk selanjutnya kita buat pula inovasi yang sama. 5) D. Mendasarkan pada prinsip-prinsip hal ini mendasarkan pada brainstorming, teknik bionic,s dan teknik forced association dipakai untuk menggali kreativitas tersembunyi. 6) D. Semua unit dan semua orang yang ada dalam organisasi dapat berinovasi. 7) C. A. Koestler berpendapat bahwa inspirasi secara tiba-tiba merupakan hal yang penting untuk terjadinya inovasi. 8) B. Pikiran dari banyak orang akan lebih baik dari pikiran satu orang. 9) B. Menurut William A. Whyte organisasi yang baik adalah organisasi yang tidak takut melakukan inovasi dalam seluruh jajaran manajemennya. 10) A. Menurut G.R. Terry pendekatan kelompok dengan teknik brainstorming dapat membuat setiap anggota kelompok menstimulasi anggota lainnya sehingga menghasilkan ide-ide yang lebih banyak. Tes Formatif 2 1) C. Pertama kalinya merupakan riset dasar, baru setelah itu ditemukan mesin uap. 2) D. Penelitian ini menyangkut segi biaya maka perusahaan perlu menentukan apa yang harus mereka teliti. 3) A. Kedua-duanya penting, di samping juga tidak terdapat batas yang jelas antara keduanya. 4) D. Penelitian terapan lebih menguntungkan (dapat dipasarkan langsung kepada masyarakat).
7.42
Asas-asas Manajemen
5) B. Fungsi research & development adalah menghasilkan produk baru dan sedapat mungkin yang belum pernah dibuat oleh perusahaan lain agar perusahaan tersebut mendapatkan lebih banyak keuntungan. 6) C. Penemuan yang berasal dari luar belum tentu sesuai dengan yang dibutuhkan perusahaan. 7) A. Riset merupakan hal yang penting dalam perusahaan sehingga pimpinannya haruslah tingkat seorang direktur dan mampu menjalankan tugasnya 8) B. Kalau dibebaskan, terdapat kemungkinan bahwa apa yang diteliti bukanlah merupakan sesuatu apa yang diperlukan oleh perusahaan, serta akan menghabiskan waktu dan dana untuk hal yang sebenarnya bukan keperluan perusahaan. 9) A. Ide yang tidak selalu dapat didengar atau sampai kepada pihak yang mempunyai wewenang dalam riset. 10) D. Menerima penemuan dari dalam dan dari luar organisasi, di samping juga menerima penelitian dari luar perusahaan dengan terlebih dahulu diseleksi akan membuat perusahaan dapat mengembangkan riset di samping juga mengikuti perkembangan yang terjadi di luar perusahaan. Tes Formatif 3 1) D. Pendapat umum merupakan sesuatu yang dapat memengaruhi masyarakat ataupun lingkungan di mana perusahaan tersebut beroperasi. 2) D. Dengan adanya dukungan masyarakat, berarti masyarakat bersimpati atau tidak menentang terhadap apa yang sedang dituntut atau ingin dicapai oleh serikat sekerja. 3) A. Manajer pada tingkat pucuk pimpinan (top management) memang memiliki ketiga hal yang disebutkan pada jawaban A, B, dan C. 4) A. Melakukan pembicaraan dengan langganan, bankir atau pejabat pemerintah merupakan salah satu kegiatan dari fungsi representasi. 5) D. Pendapat umum, masyarakat, dan pemerintah semuanya adalah satuan di mana fungsi representasi tersebut beroperasi. 6) A. Pengukuran yang sesuai untuk melakukan studi semacam ini adalah ukuran waktu yang dihabiskan oleh manajer untuk berhubungan dengan kelompok luar.
ISIP4111/MODUL 7
7.43
7) C. Bila supply terganggu dapat menyebabkan terhambatnya produksi. 8) D. Pada umumnya perusahaan memiliki kesulitan untuk melakukan investasi secara besar-besaran maka perlu adanya kerja sama dengan investor, Bank, atau lembaga keuangan. 9) D. Analis keuangan adalah orang yang dipekerjakan oleh para penasihat investasi, makelar ataupun lembaga keuangan untuk menganalisa kemajuan dan kelancaran perusahaan sebelum para investor atau pemilik modal memutuskan untuk menanam atau tidak menanam modal dalam perusahaan tersebut. 10) A. Ideologi manajemen juga merupakan pedoman bagi perusahaan di dalam menjalankan gerak atau memandang fungsi mereka dalam ekonomi maupun sistem sosial tempat perusahaan tersebut beroperasi.
7.44
Asas-asas Manajemen
Daftar Pustaka Ernest Dale. (1969). Management Theory and Practice, New York: Me Graw Hilal. Book Company. Harold Koontz and O'Donnell. (1967). Principles of terjemahan M. Ridwan don Anwar, Jakarta: Rhatara.
Management
Modul 8
Teori dan Praktik Pembuatan Keputusan Prof. Dr. H. Rusli Ramli, M.S.
PEN D A HU L UA N
S
etelah kita mempelajari fungsi-fungsi manajemen secara menyeluruh maka selanjutnya kita perlu mengetahui bagaimana pembuatan keputusan di dalam manajemen itu? Sebagaimana telah disebutkan di bagian permulaan dari modul-modul ini bahwa manajemen tidak dapat dilepaskan dengan pembuatan keputusan (decision making) yang berkaitan dengan berbagai aktivitas pada fungsi-fungsi manajemen, yaitu perencana, pengorganisasian, aktuasi, pengawasan, inovasi maupun representasi. Karena itu, pembuatan keputusan bukanlah suatu fungsi yang bebas berdiri sendiri, tetapi selalu terikat dengan fungsi-fungsi manajemen. Telah pula disebutkan bahwa pembuatan keputusan adalah suatu peristiwa yang bersifat psikis kreatif, di mana pengetahuan, pemikiran, perasaan, dan imajinasi bergabung menjadi satu dalam menghadapi suatu tindakan. Hal inilah yang menyebabkan mengapa pembuatan keputusan (decision making) merupakan suatu proses yang tidak dapat dijelaskan dengan formula apa pun. Apabila di dalam mencapai suatu tujuan diketahui dengan jelas apa yang akan terjadi, tentunya setiap orang akan mengetahui pula tindakan apa yang harus dijalankan tanpa perlu lagi membuat suatu putusan. Keadaan akan menentukan apa yang seharusnya dilakukan sehingga setiap orang akan melakukan hal itu. Namun, hal semacam ini tidak ditemukan di dalam kegiatan para manajer. Di dalam mencapai tujuan organisasi, manajer harus memutuskan, setelah mempertimbangkan berbagai kemungkinan dan risiko dalam rangka pencapaian tujuan tadi. Modul kedelapan ini akan membawa pembaca untuk memahami bagaimana pembuatan keputusan berlangsung dalam situasi manajemen pada umumnya.
8.2
Asas-asas Manajemen
Apabila modul ketujuh membahas tentang inovasi dan representasi sebagai fungsi-fungsi manajemen maka modul kedelapan ini membahas tentang teori dan praktik pengambilan keputusan. Pembuatan keputusan sebagai kegiatan utama para manajemen, sering kali berhadapan dengan suatu situasi yang berupa ketidakpastian maupun risiko yang akan dihadapi. Oleh karena itu, teori pembuatan keputusan akan dicoba menguraikannya dalam modul kedelapan ini, yang tentunya tidak harus selalu cocok dengan situasi organisasi yang dalam praktiknya, ragam, dan coraknya saling berbeda satu dengan lainnya. Dengan memahami teori dan praktik pembuatan keputusan, akan memberikan kejelasan tentang peranan manajer dalam membawa organisasi yang dipimpinnya ke arah tercapainya tujuan organisasi di masa depan yang tentunya tidak terlepas dengan berbagai perubahan dan kemajuan di bidang manajemen itu sendiri sesuai dengan pengembangan serta kemajuan teknologi. Akhirnya, sebagai modul terakhir (modul kesembilan) dari mata pelajaran Asas-asas Manajemen akan membahas tentang “Manajemen di Massa Depan”. Setelah mempelajari modul ini, Anda akan memperoleh gambaran tentang teori dan praktik dari pembuatan keputusan (decision making). Secara khusus, Anda diharapkan mampu: 1. membandingkan teori-teori pembuatan keputusan; 2. mengidentifikasi faktor-faktor yang perlu/penting di dalam pembuatan keputusan; 3. menjelaskan pembuatan keputusan sebagai salah satu tugas para manajer.
ISIP4111/MODUL 8
8.3
Kegiatan Belajar 1
Beberapa Teori Pembuatan Keputusan
T
eori Ekonomi Tradisional, ahli-ahli ekonomi telah lama tertarik kepada pembuatan keputusan di bidang niaga atau bisnis karena keputusankeputusan yang dibuat oleh perusahaan dan investor dapat mempengaruhi jalannya roda ekonomi. Oleh karena itu, digunakan teori umum sebagai dasar utama untuk pembuatan keputusan bisnis yang dapat menjelaskan secara mudah bagaimana berjalannya kegiatan ekonomi, bahkan meramalkan kejadian yang mungkin terjadi. Pada masa kini ekonomi meminjam teori matematika dan psikologi dalam usaha memecahkan permasalahan ekonomi dan dalam meramalkan sesuatu, di mana dahulunya teori tradisional mereka tentang pembuatan keputusan bisnis sangatlah sederhana. Mereka berpegang bahwa perusahaan selalu berusaha memaksimalkan keuntungan dan karena itu pembuat keputusan selalu memilih jalan yang, paling menguntungkan dari semua jalan yang terbuka bagi mereka. Para ekonom tradisional selalu menawarkan suatu metode bilamana suatu perusahaan harus menghentikan pengambilan atau penambahan faktor produksi dari suatu kegiatan produksi sehubungan dengan harapan mendapatkan keuntungan tambahan. Teori ini lazim dikenal dengan teori produktivitas marjinal yang menekankan bahwa tambahan 1 unit input faktor produksi (misalkan buruh atau peralatan) akan menambah pendapatan pada permulaannya, tetapi penambahan seterusnya memberikan pendapatan yang lebih kecil daripada sebelumnya, di mana pada akhirnya pada suatu titik biaya yang dikeluarkan untuk ekstra input akan sama dengan ekstra pendapatan. Pada saat tersebut, perusahaan harus menghentikan penambahan atau pengambilan faktor produksi. Umpama suatu perusahaan mempunyai dua orang penjual (salesman) yang melayani wilayah Jakarta, yang satu untuk wilayah Jakarta Pusat dan yang satunya lagi untuk Jakarta Pinggir. Oleh karena jumlah (potensi) pembeli di Jakarta ini sangat besar maka perusahaan bermaksud menambah satu orang lagi penjual (salesman). Pada waktu perusahaan memecah wilayah penjualan menjadi 3 wilayah karena penjual telah menjadi 3 orang maka jumlah penjual dan jumlah keuntungan seharusnya meningkat karena perusahaan akan mencapai proporsi pasar yang lebih besar. Jika ditambah lagi menjadi empat, lima, enam penjual, dan seterusnya, langganan dan
8.4
Asas-asas Manajemen
jumlah yang dijual oleh setiap penjual menjadi lebih kecil dan lebih sedikit walaupun jumlah penjualan seluruh perusahaan dan keuntungan perusahaan seluruhnya masih meningkat. Akan tetapi, proses ini tidak dapat dipastikan karena pada suatu saat pendapatan dari penambahan tenaga penjual akan sebanding dengan biaya untuk membayarnya dan pada saat ini penambahan tenaga penjual harus dihentikan karena tambahan berikutnya akan mengurangi keuntungan perusahaan. Analisis marjinal dapat juga digunakan dalam menetapkan harga. Dalam berbagai kasus produksi, harga yang rendah berarti akan menambah penjualan, yang akan menambah keuntungan pula. Misalkan suatu perusahaan dapat menjual 1000 unit barang A apabila harga per unitnya adalah Rp10,00, tetapi apabila harga barang A tersebut dikurangi menjadi Rp5,00 maka perusahaan dapat menjual sebanyak 3000 unit barang A. Ini berarti bahwa perusahaan telah menambah jumlah penjualan dari Rpl0.000,00 menjadi Rp15.000,00. Apabila harga barang A terus diturunkan maka pada suatu saat perusahaan tersebut tidak lagi mendapatkan keuntungan apa pun. Walaupun analisis marjinal berguna sebagai pedoman untuk membuat keputusan dalam berbagai kasus, tetapi tidak dapat digunakan untuk menghindari semua risiko serta keputusan-keputusan rutin. Banyak hal yang tampaknya sering sama, tetapi banyak hal jarang yang sama. Sebagai contoh, dalam kasus penjual (salesman), yang perlu diasumsikan adalah bahwa imbalan penjual, kemampuan mereka dan usaha mereka, dan keseluruhan potensi wilayah tetap dipertahankan sama. Akan tetapi, lebih banyak kemungkinan bahwa penjual yang terbaik pun akan senang jika luas wilayah kerjanya diperkecil. Di dalam kasus mesin baru, perlu pula diasumsikan bahwa tingkat produktivitas tenaga kerja tetap bertahan stabil dan perusahaan dapat menjual seluruh hasil dari mesin baru tersebut. Teori Keputusan Matematis, teori keputusan matematis sangat cocok dan merupakan cara terbaik untuk membuat keputusan yang mengandung risiko dan ketidakpastian. Dalam kasus ini, risiko dilihat dari hal adanya peluang dari berbagai hasil kejadian yang dapat diperkirakan atau diketahui, sedangkan ketidakpastian di sini, pembuat keputusan sama sekali tidak menduga akan hasil kejadiannya. Teori menyiapkan cara yang sistematis di dalam mempertimbangkan kemungkinan hasil dengan keputusan yang berbeda, terutama apabila pembuat keputusan menghadapi masalah yang rumit di mana banyak faktorfaktor yang akan mempengaruhi hasil benar-benar di luar perhitungannya.
8.5
ISIP4111/MODUL 8
Faktor-faktor yang berada dalam pengawasannya disebut ”acts”, sedangkan yang berada di luar pengawasannya disebut “events”. Sebagai contoh, suatu perusahaan yang mendapatkan keuntungan Rpl0,00 untuk setiap produk yang dijualnya, berhasil menjual sejumlah 1000 buah produk dengan harga yang sekarang berlaku. Perusahaan yakin bahwa jika harga setiap produk dikurangi sehingga keuntungan yang diperoleh dari setiap produk menjadi Rp5,00 misalnya, akan membuat jumlah (volume) penjualan menjadi meningkat, misalnya saja menjadi 3000 buah produk yang akan terjual sehingga ada kesempatan istimewa untuk melipat gandakan jumlah penjualan. Alternatif yang dapat diambil akan tampak pada tabel di bawah ini. Tabel 8.1 Jumlah (Volume) Penjualan 1000 2000 3000
Keuntungan pada Harga Sekarang Rp10.000, 00 Rp20.000, 00 Rp30.000, 00
Keuntungan setelah Dikurangi Rp5,00 Rp 5.000, 00 Rp10.000, 00 Rp15.000, 00
Jika perusahaan dapat menaikkan volume penjualan tanpa mengubah harga dari, produknya, tentu saja akan memberikan banyak sekali keuntungan. Akan tetapi, belum dapat dilakukan sehingga perlu diturunkan harga. Bagaimanapun pembuat keputusan yakin bahwa 15% harapan untuk terjadinya peningkatan penjualan menjadi 2000 buah produk dan 5% harapan bahwa penjualan dapat mencapai 3000 buah. Kemungkinan peningkatan penjualan diperkirakan lebih besar jika harga diturunkan lebih banyak. Diperkirakan akan ada 60% kemungkinannya terjadi jumlah (volume) penjualan menjadi dua kali dan 30% kemungkinannya terjadi jumlah (volume) penjualan penjadi tiga kali. Ini menghasilkan tabel di bawah sebagai cara untuk menjelaskan teknik tersebut: Tabel 8.2 Tingkat Penjualan 1000 buah 2000 buah
3000 buah
Nilai harapan moneter Rp12.500,001)
Harga lama Rp10.000,00 Rp20.000,00 Rp30.000,00 Harga baru (setelah diturunkan) Rp 5.000,00 Rp10.000,00 Rp15.000,00 Rp11.000,002) Keterangan: 1) 10.000 (0,80) + 20.000 (0,15) + 30.000 (0,05) = 12.500 2) 5.000 (0,10) + 10.000 (0,60) + 15.000 (0,30) = 11.000
8.6
Asas-asas Manajemen
Kolom terakhir nilai harapan moneter dari setiap keputusan Rp12.500,00 jika harga tetap dipertahankan dan Rp11.000,00 jika dikurangi dengan Rp5,00. Di sini menunjukkan di mana harga yang sebaiknya harus ditetapkan. Tentu saja mengurangi Rp5,00 yang berarti membagi dua dari marjin semula adalah suatu yang sangat menarik. Jika pemotongan di dalam keuntungan unit hanya 25%, sedangkan probabilitas atau kemungkinan yang sama tetap digunakan maka nilai harapan moneter akan jadi Rp16.500,00 yang diperoleh dari Rp7.500,00 (0,10) + Rp10.000,00 (0,60) + 22,50,00 (0.30). Jika pembuat keputusan seorang yang terlalu ragu-ragu, mungkin ia masih tetap mempertahankan harga pada tingkat harga lama, tetapi ia masih harus perlu menjual hanya beberapa ratus buah lagi untuk membuat keuntungan Rpl0.000,00. Dengan mengurangi marjin keuntungan dan dengan perkiraan harapan kemungkinan seperti yang ditunjukkan tadi maka kesempatan yang sangat baik untuk meningkatkan keuntungan adalah dengan menurunkan harga sehingga keputusan yang paling bijaksana adalah penurunan harga dalam kasus di area. Apabila pembuat keputusan menganggap bahwa pemotongan hanya Rp2,00 bukannya Rp2,50 ini berarti bahwa keuntungan hanya dipotong sebanyak 20% bukannya 25%. Dalam kasus semacam itu, ia masih harus menjual 250 buah produk tambahan untuk mempertahankan keuntungan sebanyak Rp10.000,00 suatu tambahan yang tidak terlalu sukar untuk dicapai. Walaupun kemungkinan melipatduakan atau melipattigakan volume penjualannya lebih kecil dibandingkan dengan apabila ia melakukan pemotongan yang lebih besar, namun kesempatan untuk membuat keuntungan lebih dari Rpl0.000,00 akan selalu ada. Teknik matematika lainnya yang mungkin digunakan oleh pembuat keputusan untuk memperbaiki pemahaman mereka terhadap faktor-faktor yang mempengaruhi hasil daripada suatu keputusan adalah teknik pohon keputusan (the decision tree technique). Teknik ini mempunyai keuntungan berupa suatu tabel hasil yang sederhana, tetapi mampu memberikan pada pembuat keputusan, melihat akibat dari putusan yang dibuatnya sekarang berdasarkan alternatif yang telah dipilihnya serta kemungkinan yang terjadi di masa depan. Teknik ini dapat dijelaskan dengan baik melalui sarana contoh berikut ini. Kita misalkan seorang spekulan memiliki dana sejumlah. Rp40.000.000,00 mencoba untuk memutuskan mana sebaiknya dari
ISIP4111/MODUL 8
8.7
2 kapling tanah yang harus dibelinya. Ia yakin bahwa jalan aspal akan dibuat di muka salah satu kapling tanah tersebut dan dalam waktu beberapa bulan lagi akan diumumkan tentang pembuatan jalan tersebut. Apabila ia bernasib baik dengan membeli tanah dekat jalan aspal tersebut ia tentunya akan dapat menjual lagi tanah tersebut dengan keuntungan yang banyak atau setidaktidaknya ia akan dapat menjualnya lagi di atas harga pasaran. Untuk lebih spesifik ia harus memilih satu dari tiga “tindakan” (acts), yaitu sebagai berikut. 1. Membeli kapling A dengan harga Rp25.000.000,00 dan mendepositokan di bank sisanya, yaitu Rpl5.000.000, 00. 2. Membeli kapling B dengan harga Rp35.000.000,00 dan mendepositokan di bank sisanya, yaitu Rp5.000.000,00. 3. Mendepositokan seluruh uangnya Rp40.000.000,00 pada bank. Sekali ia memilih salah satu dari 3 tindakan di atas, spekulan tadi harus menghadapi konsekuensi baik atau buruk salah satu peristiwa (events) berikut. 1. Jalan aspal melalui kapling A. 2. Jalan aspal melalui kapling B. Spekulan percaya bahwa kapling A dapat laku Rp40.000.000,00 pada akhir bulan keenam jika jalan aspal telah diumumkan, tetapi jika diumumkan bahwa jalan aspal melalui kapling B maka kapling A dapat dijual Rp30.000.000,00. Bagaimanapun dalam kasus ini kapling B dapat dijual dengan harga Rp75.000.000,00 setelah 6 bulan lagi. Oleh karena jalan aspal, mungkin saja tidak melalui kapling B maka ia hanya mungkin menjualnya lagi dengan Rp25.000.000,00 yang berarti ia akan merugi sejumlah Rpl0.000.000,00. Di lain pihak, apabila ia membeli kapling A atau secara gampangnya mendepositokannya di bank maka ia tidak akan mendapatkan keuntungan besar tetapi apa pun yang terjadi ia tidak akan merugi. Masih banyak contoh-contoh pembuatan keputusan berdasarkan teori matematis, misalnya teknik matematis dengan nama “Venture analysis”, namun dalam kesempatan ini sebagai permulaan mata pelajaran asas-asas manajemen, teknik-teknik semacam ini akan diajarkan nantinya dalam manajemen lanjutan. Teori-teori Psikologis, teori pengambilan keputusan yang berdasarkan ilmu ekonomi atau matematika melihat seorang manajer sebagai seorang
8.8
Asas-asas Manajemen
“manusia ekonomis” yang berarti bahwa seorang manajer memaksimalkan keuntungan perusahaan sejauh kemampuannya, peraturan-peraturan, dan standar-standar etika yang diizinkan. Akan tetapi, beberapa pengamat tidak setuju dengan dasar pikiran ini. H. A. Simon misalnya, beranggapan bahwa pengambilan keputusan bisnis biasanya tidak mengejar keuntungan tertinggi yang mungkin diperoleh, melainkan berusaha untuk “memuaskan” (“satisfied”). Menurutnya, sementara manusia ekonomi memilih alternatif terbaik dari semua alternatif yang ada, manusia administratif mencari rangkaian tindakan yang cukup baik atau memuaskan, seperti “keuntungan yang layak”, “harga yang pantas”. Menurut teori “satisfaction” atau “pemuasan” ini, usaha untuk menentukan tindakan yang lebih menguntungkan mulai dilakukan hanya bila hasil yang dicapai tidak seperti yang diharapkan oleh seorang manajer. Misalnya, suatu perusahaan telah mencapai keuntungan (profit) 20% dari investasi. Maka manajemen yang sifatnya “pemuasan” mungkin akan tidak berusaha mencari jalan lain untuk meningkatkan profit atau keuntungan kecuali persentase ini turun agak besar. Penurunan hanya beberapa persen saja mungkin akan membuat manajemen mengurangi biaya, tetapi tidak sampai mengubah secara drastis cara-cara yang lazim dilakukan oleh perusahaan tersebut. Hanya penurunan, persentase yang cukup besarlah yang akan menimbulkan pertimbangan-pertimbangan akan bidang-bidang yang lama sekali baru atau perubahan-perubahan drastis lainnya yang berakibat jauh. Apabila usaha-usaha ini pun gagal untuk menaikkan kembali persentase maka tingkat targetlah yang akan diturunkan, misalnya hingga 10% di mana 10% ini dianggap normal dan memuaskan. Walaupun terdapat kecenderungan untuk melakukan satisfied dalam banyak perusahaan dan di antara para eksekutif pada tiap tingkatan. Hal ini mungkin disebabkan oleh apa yang dikatakan seorang ekonom Inggris yang bernama Sir John Hicks sebagai “keinginan akan kehidupan yang tenang dari para pengusaha”, yaitu keinginan untuk menjaga agar segala sesuatu tetap sebagaimana adanya selama semuanya memuaskan, daripada memprakarsai rencana-rencana baru yang mengandung risiko dan memerlukan pekerjaan tambahan. Banyak kemungkinan mengemukakan bahwa seorang manajer mengacaukan antara tujuan dan cara. Misalnya, apabila seorang manajer hanya memperhatikan volume penjualan (sales) atau market share dan bukannya memperhatikan keuntungan.
ISIP4111/MODUL 8
8.9
William J. Baumol mengemukakan bahwa tidaklah aneh apabila ditemukan suatu perusahaan yang memperoleh keuntungan, tetapi di dalamnya ada beberapa segmen penjualan, yang sama sekali tidak menghasilkan keuntungan. Misalnya, ada perusahaan yang rugi dalam penjualannya di pasar-pasar tertentu di mana persaingan memaksa harga produk untuk turun hingga pada tingkat yang tidak dapat menutupi biaya transportasi. Contoh lain, sebuah perusahaan arloji yang penjualannya di daerah-daerah yang berpenduduk jarang, begitu sedikit, gaji salesmen tidak dapat ditutupi oleh pemasukan total yang mereka hasilkan. Apabila hal seperti ini dihadapkan pada manajemen, manajemen biasanya dengan melepaskan pasar-pasar yang tidak menguntungkan itu. Suatu program yang secara eksplisit mengusulkan pengurangan volume penjualan, dengan pertimbangan keuntungan apa pun, mungkin akan mendapat sambutan yang dingin. Dalam banyak contoh, perusahaan memang pada akhirnya melakukan perubahan besar-besaran, namun hal ini dilakukan setelah banyak penundaan. Menurut Baumol, contoh di atas sebagian disebabkan oleh manajermanajer yang ada, bertindak sebagai manusia ekonomis dari sudut pandang mereka sendiri, bukan dari sudut pandang perusahaan mereka. Gaji para eksekutif kelihatannya lebih berhubungan dengan skala operasi perusahaan daripada dengan profitabilitas perusahaan. Dalam perusahaan modern pun banyak eksekutif yang merasa bahwa menghindari kemerosotan dalam pelaksanaan pekerjaan mereka adalah hal yang bijaksana. Namun, mungkin memang ada pengacauan yang sebenarnya antara tujuan dan cara. Biasanya, keuntungan meningkat bila volume penjualan meningkat, dan manajer terbiasa untuk beranggapan bahwa kedua hal itu berhubungan secara langsung. Karena itu, bagus suatu perusahaan yang secara tradisional meningkatkan keuntungan dengan cara meningkatkan penjualan, setiap penurunan penjualan merupakan suatu kemunduran. Sebaliknya, tradisi dapat juga menyebabkan volume penjualan tidak meningkat walaupun kenaikan volume penjualan sebenarnya dapat menghasilkan keuntungan yang lebih besar. Suatu perusahaan yang telah berhasil memperoleh keuntungan dengan cara memproduksi produk bermutu tinggi untuk pasar yang kecil mungkin akan terlambat untuk melihat kemungkinan-kemungkinan perluasan. Contoh mengenai hal ini dapat dilihat dari pengalaman Rolls-Royce pada tahun 30-an. Lloyd mengatakan bahwa manajemen yang belakangan dari perusahaan ini mewarisi seperangkat tradisi sebagai berikut.
8.10
1. 2.
3. 4. 5.
Asas-asas Manajemen
Akan selalu ada pasar bagi produk yang mutunya paling, baik. Rolls-Royce akan kehilangan langganan dengan memproduksi dalam jumlah besar karena jumlah atau kuantitas tidak identik dengan mutu atau kualitas. Walaupun anggapan nomor 2 mungkin tidak benar, konsumen memang beranggapan demikian, dan konsumen selalu benar. Penjualan hanya beberapa ratus unit mobil mahal selalu menguntungkan. Komponen yang bermutu rendah walaupun murah, tidak pernah dibenarkan untuk digunakan dalam memproduksi sesuatu yang lebih baik walaupun mahal.
Hingga Tahun 1935, perusahaan ini tidak mengalami kesulitan dalam mencapai keuntungan dengan berpedoman anggapan-anggapan tersebut di atas. Akan tetapi, pada Tahun 1935 divisi kerangka mobil mulai mengalami kerugian, dan dimulailah riset untuk mencari jalan ke luarnya. Perbandingan dengan perincian biaya dari kendaraan lain menunjukkan bahwa yang menjadi masalah sebenarnya adalah jumlah pengeluaran tambahan (overhead) yang harus disebarkan pada 1000 unit mobil. Untuk mencapai harga target sebesar 950 poundsterling dan untuk menyerap biaya tambahan tersebut, berarti harus diadakan pengurangan dalam biaya pembuatan kerangka mobil sebesar kurang lebih 300 pondsterling. Dengan memperbesar empat kali jumlah produk maka angka ini sebenarnya dapat dengan mudah dicapai, tetapi gagasan penambahan kuantitas ini tidak dipertimbangkan. Kesimpulan Lloyd adalah bahwa dalam kebanyakan pembahasan mengenai pengambilan keputusan, pentingnya kepribadian dan tradisi dianggap remeh karena keuntunganlah yang merupakan indeks nyata dari efisiensi industri, para ekonom telah mengasumsikan lebih banyak logika dan kesamaan. Pengacauan antara tujuan dan cara, dapat juga merupakan akibat dari keinginan manajer mendapatkan prestise, yaitu kepuasan pribadi yang tidak berbentuk uang melainkan gengsi pribadi. Bagi beberapa orang, misalnya prestise adalah hal yang menarik, prestise mungkin diperoleh mereka dengan adanya banyak staf pribadi dan kantor yang mewah. Contoh yang sangat ekstrem mengenai pengacauan antara tujuan dan cara dapat dilihat dari kasus Jenderal Cardigan, seperti yang digambarkan oleh Cecil Woodham-Smith. Jenderal Cardigan menginginkan suatu resimen
ISIP4111/MODUL 8
8.11
yang menurutnya sempurna dengan orang-orang yang bergerak secara otomatis dan tangkas. Ia mempunyai rencana untuk gerakan-gerakan baru yang serba cepat. Resimennya memang efisien, tetapi atasannya tidak puas. Atasan ini menuntut lebih banyak kemegahan dan semangat dan ia pun mulai melatih, menyempurnakan, menegur serta mendisiplinkan resimen ini hingga hal-hal yang sekecil-kecilnya. Seperti halnya tujuan bisnis adalah pencapaian keuntungan profit maka tujuan dari suatu resimen adalah untuk menang dalam perang. Mungkin kecepatan dan ketepatan pasukan berkuda merupakan faktor yang penting untuk mencapai kemenangan, tetapi Cardigan terlalu terpaku pada hal-hal ini yang sebenarnya hanya merupakan cara sehingga pengejaran tujuan-tujuan tambahan ini membuat tujuan yang sebenarnya tidak tercapai. Misalnya, ia telah membuat kehidupan prajurit-prajurit yang pernah mengalami perang di India menjadi sangat menyedihkan. Oleh karena cara-cara yang dipakai oleh angkatan bersenjata Inggris pada saat itu, prajurit-prajurit yang berpengalaman ini hanya mendapat sedikit penghasilan dibandingkan prajurit lainnya sehingga mereka tidak dapat menyisihkan uang mereka untuk kudakuda atau perlengkapan yang baik, dan Cardigan dengan senang hati mengeluarkan mereka dari komandonya. Seperti apa yang dilakukan Cardigan, banyak manajer-manajer dalam dunia usaha melihat perusahaan sebagai sesuatu yang seluruhnya diatur oleh prosedur dan kebijakan tertulis, dengan setiap aktivitas telah digariskan secara terperinci. Beberapa petunjuk tentang faktor kepribadian yang dapat mempengaruhi pembuatan keputusan dapat dilihat dari apa yang digambarkan oleh para psikolog. Misalnya, Eduard Spranger telah menyusun tipologi sebagai berikut. 1. Tipe ekonomis : mengutamakan hal-hal yang berguna dan praktis. 2. Tipe aestetis : mengutamakan keserasian dan individualistis, kemegahan dan kekuasaan. 3. Tipe teoretis : mengutamakan pencarian kebenaran dalam keragaman dan rasionalitas. 4. Tipe sosial : mencintai orang lain, baik hati, simpatik, dan tidak mementingkan diri sendiri. 5. Tipe politis : mengutamakan kekuasaan, pengaruh, dan ketenaran. 6. Tipe religius : mengutamakan hal-hal rohani, petapa, dan mencari pengalaman melalui penyangkalan diri dan meditasi.
8.12
Asas-asas Manajemen
Spranger menekankan bahwa sukar untuk menemukan seseorang yang mempunyai tipe yang murni dari salah satu tipe di atas, hampir semua orang mempunyai tipe campuran dengan derajat yang berbeda. Akan tetapi, tipe yang dominan akan mempunyai pengaruh yang penting bagi seseorang dalam mengambil keputusan. Dengan mengabarkan Tipe 6 karena orang dengan Tipe 6 yang dominan mungkin tidak akan berkecimpung dalam dunia usaha, seseorang dapat mempertimbangkan tipe keputusan yang akan diambil orang lain berdasarkan tipe yang dominan. Orang yang mengutamakan hal-hal yang bermanfaat dan praktis tipe satu mungkin sekali tertarik untuk mencari keuntungan dan cenderung mengutamakan pandangan diri sendiri. Karena itu, ia mungkin segan untuk mengeluarkan uang bagi riset-riset yang sifatnya spekulatif. Orang dengan tipe 3 sebaliknya mungkin tertarik akan riset-riset mendasar, apakah praktis atau tidak. Ia juga dalam keadaan-keadaan tertentu dapat menjadi pembuat keputusan yang berhasil. Tipe aestetis dapat bermanfaat bagi perusahaan yang keadaannya sangat bergantung pada mutu produknya. Akan tetapi, adakalanya keasyikan terhadap mute dan keserasian dalam organisasi merupakan suatu kekurangan. Apabila seseorang memperoleh kepuasan aestetis-nya dari kemegahan, seperti halnya Jenderal Cardigan, ia mungkin tidak dapat menjadi orang penting bagi organisasi apa pun, kecuali, mungkin sirkus. Manusia sosial yang baik hati, simpatik, dan tidak mementingkan diri sendiri biasanya merupakan atasan yang disenangi. Akan tetapi, perasaannya terhadap orang lain dapat membuat ia menentukan standar yang terlalu lemah. Manajer yang bersifat politis dapat menjadi pembuat keputusan yang baik apabila ia dapat meningkatkan kekuasaannya sendiri serta pengaruh dan ketenarannya dengan cara memajukan perusahaannya. Hal ini jarang terjadi, kecuali apabila ia seorang pimpinan utama. Sebagai kepala bagian, ia mungkin sekali terlalu mengutamakan bagian atau departemennya saja dengan tidak mempertimbangkan keseluruhan perusahaan. Bagi organisasi yang bertujuan mencari keuntungan, tipe yang mungkin paling ideal adalah campuran tipe ekonomis, teoretis, dan sosial. Tipologi lain yang berguna dalam,pengelompokan eksekutif adalah tipologi yang disusun oleh Erich From. Tipe ideal dari From adalah manusia “produktif”, yaitu orang yang mengutamakan penggunaan kemampuan sepenuhnya dan memiliki alasan-alasan dalam bertindak. Setiap orang, dengan taraf tertentu,
ISIP4111/MODUL 8
8.13
memiliki orientasi produktif, namun setiap orang juga dipengaruhi oleh orientasi nonproduktif sebagai berikut. 1. Orientasi reseptif. Orang dengan orientasi ini merasa bahwa semua sumber yang baik adalah dari luar, ia yakin bahwa satu-satunya cara untuk mendapatkan apa yang diinginkan materi, kasih sayang, pengetahuan, kesenangan adalah dengan cara menerima dari luar. Orangorang seperti ini sukar mengatakan “tidak” dan karena itu mereka dengan mudah terjebak antara kesetiaan dan janji-janji yang saling berlawanan. 2. Orientasi eksploitatif. Orang dengan tipe ini tidak mau menerima sesuatu dari luar sebagai pemberian, tetapi mengambilnya dari orang lain dengan paksaan dan cara-cara yang licik. Orang yang demikian ini cenderung untuk tidak menghasilkan gagasan-gagasan tetapi mencuri gagasan dari orang lain. Hal yang mencolok adalah bahwa orang yang berinteligensia tinggi sering melakukan cara-cara ini, walaupun sebenarnya mereka memiliki gagasan-gagasan sendiri. Oleh karena mereka mau memanfaatkan orang lain maka mereka menyukai orang-orang yang secara eksplisit atau implisit merupakan objek eksploitasi, dan merasa muak dengan orang-orang yang telah mereka peras. 3. Orientasi penyimpan (hoarding). Kalau tipe reseptif dan eksploitatif sama dalam hal bahwa keduanya mengharapkan sesuatu dari luar, tipe penyimpan sifatnya lain. Keamanan mereka rasakan dengan menyimpan dan menabung, dan pengeluaran dirasakan sebagai ancaman. 4. Orientasi pemasaran. Orang dengan tipe ini melihat orang lain sebagai benda yang bernilai tertentu. Perbedaan antara manusia hanya bersifat kuantitatif berdasarkan keberhasilan dan daya tarik pada diri seseorang. Sebagai seorang eksekutif bisnis, orang yang bertipe reseptif kurang menciptakan gagasan baru walaupun ia akan menerima gagasan yang diajukan orang lain. Ia memang lebih sayang pada mereka yang tidak saja memberikan kesempatan untuk mengatakan “tidak” dan “ya” saja, tetapi juga yang menunjukkan padanya apa yang harus ia katakan. Orang seperti ini kurang mungkin untuk menjadi eksekutif yang kuat. Sebaliknya, tipe eksploitatif walaupun la meminjam semua gagasannya dari orang lain, ia bersifat percaya diri, bahkan mungkin agresif dalam memaksakan diambilnya tindakan tertentu. Ia merupakan orang yang lebih suka untuk maju dengan desakan-desakan politis daripada dengan cara
8.14
Asas-asas Manajemen
bekerja dengan baik dan apabila ia seorang yang bijaksana maka ia dapat memberinya gagasan serta mengizinkannya untuk mengakui bahwa gagasan yang diberikan itu adalah gagasannya sendiri. Eksekutif tipe penyimpan adalah orang yang keras terhadap bawahan karena ia ingin menentukan semua keputusan di tangannya sendiri dan sangat sukar baginya untuk membenarkan adanya pengeluaran baru untuk beberapa keadaan tertentu, sikap hati-hatinya ini dapat bermanfaat, tetapi sikap ini juga dapat menyebabkan hilangnya beberapa kesempatan. Orang seperti ini kelihatannya dingin dan tidak ramah terhadap orang lain yang ada di sekitarnya. Orang yang berorientasi pemasaran sifatnya luwes, bahkan mungkin terlalu luwes. Orientasi pemasaran yang terlalu kuat membuat seseorang kekurangan prinsip-prinsip atau nilai-nilai dirinya sendiri dan menjadi benarbenar oportunis. Teori psikologis lain mengenai apa yang terjadi dalam bank pembuat keputusan adalah teori dari seorang ekonom yang bernama G.I.S. Shackle. Menurut teori ini, seseorang yang menghadapi keputusan dipengaruhi oleh apa yang menurutnya merupakan kemungkinan hasil terbaik dan terburuk dari tiap tindakan yang akan diambil. Faktor lain yang juga mempengaruhi seorang pembuat keputusan adalah apa yang disebut “derajat keterkejutan” yang ada pada setiap hasil, yaitu sejauh mana suatu hasil itu menurut pengambil keputusan mungkin terjadi. Perhatian yang diberikan terhadap hasil yang ingin dicapai sangat tergantung pada seberapa jauh suatu hasil diinginkan dan seberapa jauh kemungkinan tercapainya hasil tersebut. Walaupun teori ini memang menggambarkan apa yang terjadi dalam benak pembuat keputusan, teori ini tidak banyak membantu dalam meramalkan keputusan, yang akan dibuat karena adanya nilai-nilai yang subjektif pada setiap pembuat keputusan. Psikologi pembuatan keputusan sukar didefinisikan karena menyangkut hal-hal yang lebih banyak serta sukar untuk dapat diamati atau diteliti. Psikologi pembuatan keputusan mencakup seluruh masalah filosofis mengenai kebebasan kehendak versus determinisme suatu pertanyaan yang tak terjawab. Apabila seseorang mengenal baik seorang pembuat keputusan maka ia dapat kadang-kadang meramalkan keputusannya dengan agak tepat walaupun akan tetap ada ketidakpastian. Seorang yang sifatnya hati-hati bisa saja dengan secara tiba-tiba bertaruh atau mengambil risiko seorang yang rasional
ISIP4111/MODUL 8
8.15
bertindak secara irasional. Cara yang terbaik untuk meramalkan keputusan seseorang adalah dengan mengenal gambaran mengenai dunia usaha yang ada dalam benak pembuat keputusan. Namun, gambaran-gambaran ini pun dapat berubah karena keadaan-keadaan tertentu. LAT IH A N Untuk memperdalam pemahaman Anda mengenai materi di atas, kerjakanlah latihan berikut! 1) Apa yang dimaksud dengan pembuatan keputusan (Decision making)? 2) Bagaimana pula hubungannya antara pembuatan keputusan dengan fungsi manajemen itu? 3) Jelaskan teori ekonomi tradisional sebagai salah satu teori yang digunakan dalam pembuatan keputusan berikut contohnya! 4) Jelaskan pula teori matematika serta teori psikologi seperti pertanyaan No. 3)! Petunjuk Jawaban latihan Bacalah kembali seluruh Kegiatan Belajar 1 dengan cermat dan kemudian siapkan Buku Kerja Anda. Kerjakanlah latihan tersebut. Apabila Anda belum mampu menjawab, bukalah dan pelajari kembali materi Kegiatan Belajar 1 ini terutama yang berhubungan dengan tugas latihan termaksud sehingga akhirnya Anda yakin benar dan dapat menjawab latihan secara tuntas. R A NG KU M AN Teori ekonomi tradisional tentang pembuatan keputusan berpegangan pada teori yang mengatakan bahwa perusahaan selalu berusaha mencari keuntungan semaksimal mungkin. Teknik yang digunakan dalam teori ekonomi tradisional sering dikenal dengan analisis marjinal. Penggunaan matematika dalam teknik pembuatan keputusan sangat dirasakan kegunaannya terutama dalam menghindari risiko serta ketidakpastian yang mungkin terjadi. Walaupun teknik matematisnya tidaklah mendikte keputusan, melainkan hanya menyediakan suatu cara sistematis yang memperlihatkan akibat-akibat
8.16
Asas-asas Manajemen
yang mungkin terjadi jika pembuat keputusan menghadapi masalah di mana banyak faktor yang mempengaruhi terjadinya hasil di kemudian hari. Teori-teori psikologis dimaksud untuk menggambarkan apa yang sebenarnya terjadi dalam benak seorang pembuat keputusan ketika ia membuat suatu keputusan. H. A. Simon mengatakan bahwa manajer cenderung untuk “satisfied”, yaitu mencari jawaban-jawaban yang cukup baik. Psikologi pembuatan keputusan juga berhubungan dengan kebingungan antara tujuan dan cara yang sering terjadi dalam perusahaan antara tujuan dan cara yang sering terjadi dalam perusahaan yang modem sekalipun. Salah satu penyebab hal ini adalah adanya keinginan manajer untuk memperoleh apa yang disebut prestise atau gengsi. Faktor-faktor psikologis yang mempengaruhi keputusan yang akan diambil oleh seorang pembuat keputusan adalah dengan mengenal gambaran si pembuat keputusan mengenai dunia usaha. TES F OR M AT IF 1 Pilihlah satu jawaban yang paling tepat! 1) Analisis marjinal tidak dapat digunakan untuk menghindari semua risiko. Jadi, .... A. keputusan-keputusan yang dibuat hendaklah secara rutin B. tidak bisa dijadikan sebagai pedoman untuk membuat keputusan dalam berbagai kasus C. keputusan-keputusan yang dibuat tidak perlu secara rutin D. jawaban A, B, dan C salah 2) Analisis marjinal digunakan untuk hal-hal berikut, kecuali .... A. penetapan harga B. pedoman untuk membuat keputusan dalam berbagai kasus C. meningkatkan harga untuk memperluas volume penjualan D. jawaban A, B, dan C salah 3) Pernyataan yang benar di bawah ini adalah .... A. teori ekonomi tradisional dapat diterapkan secara ketat kepada seorang pembuat keputusan B. teori ekonomi tradisional dalam penerapannya harus memperhatikan pengaruh-pengaruh yang terdapat pada diri pembuat keputusan
ISIP4111/MODUL 8
8.17
C. teori ekonomi tradisional dalam penerapannya tergantung pada temperamen dari pembuat keputusan D. jawaban A, B, dan C salah 4) Teori ekonomi tradisional tentang pembuatan keputusan bisnis berpegangan kepada teori, perusahaan selalu mencari keuntungan maksimal dengan memilih cara yang paling tepat. Kalimat ini mengandung arti .... A. perusahaan menghadapi ketidakpastian dalam mendapatkan laba B. perusahaan ingin meramalkan akibat yang mungkin terjadi dalam pengambilan keputusan C. perusahaan ingin menghindari risiko negatif sebanyak mungkin D. jawaban A, B, dan C benar 5) Penggunaan teori produktivitas marjinal berarti adanya penambahan input yang dapat berupa tenaga kerja atau mesin sehingga dengan demikian .... A. keuntungan akan bertambah B. pada arus penambahan tertentu malahan tidak akan menambah laba C. penambahan yang terus-menerus akan mengakibatkan kerugian D. jawaban A, B, dan C salah. 6) Dengan menggunakan teknik matematis dalam membuat keputusan berarti .... A. pembuat keputusan didikte untuk mengambil keputusan jika masalah yang dihadapi tidak banyak faktor yang mempengaruhi hasilnya B. menyediakan cara sistematis dalam menghadapi masalah di mana banyak faktor yang dapat mempengaruhi hasilnya secara penuh melewati batas pengawasannya C. pembuat keputusan disediakan suatu cara yang sistematis yang memperlihatkan akibat-akibat yang mungkin terjadi D. jawaban A, B, dan C salah 7) Pemotongan harga dilakukan karena .... A. ingin meningkatkan volume penjualan dengan keuntungan yang sama sebagaimana halnya sebelum pemotongan B. mengharapkan volume penjualan meningkat dan harga jual per unit meningkat C. diharapkan pada peningkatan volume penjualan tertentu, keuntungan juga meningkat D. jawaban A, B, dan C salah
8.18
Asas-asas Manajemen
8) Menurut H. A. Simon, manusia administratif adalah orang yang .... A. selalu mencari keuntungan yang sebesar-besarnya B. mementingkan kepentingan orang lain C. menaati peraturan-peraturan D. mencari rangkaian tindakan yang memuaskan 9) Di kalangan manajer, sering terjadi pengacauan antara tujuan dan cara, seperti antara volume penjualan dengan keuntungan. Sebenarnya kedua hal itu adalah .... A. keduanya merupakan tujuan B. volume penjualan adalah cara untuk mencapai keuntungan C. keuntungan adalah cara untuk meningkatkan penjualan D. tidak ada jawaban yang benar 10) Orang yang mengutamakan hal-hal yang praktis adalah orang yang bertipe .... A. ekonomis B. aestetis C. sosial D. teoretis Cocokkanlah jawaban Anda dengan Kunci Jawaban Tes Formatif 1 yang terdapat di bagian akhir modul ini. Hitunglah jawaban yang benar. Kemudian, gunakan rumus berikut untuk mengetahui tingkat penguasaan Anda terhadap materi Kegiatan Belajar 1.
Tingkat penguasaan =
Jumlah Jawaban yang Benar
100%
Jumlah Soal
Arti tingkat penguasaan: 90 - 100% = baik sekali 80 - 89% = baik 70 - 79% = cukup < 70% = kurang Apabila mencapai tingkat penguasaan 80% atau lebih, Anda dapat meneruskan dengan Kegiatan Belajar 2. Bagus! Jika masih di bawah 80%, Anda harus mengulangi materi Kegiatan Belajar 1, terutama bagian yang belum dikuasai.
ISIP4111/MODUL 8
8.19
Kegiatan Belajar 2
Proses Pembuatan Keputusan
K
eputusan-keputusan yang dibuat dalam organisasi niaga (bisnis) dapat digolongkan menjadi (1) keputusan yang bersifat kebijakan, (2) keputusan administratif, dan (3) keputusan eksekutif atau adhoc. Keputusan yang bersifat kebijakan (selanjutnya disebut sebagai kebijakan) timbul pada saat dimulainya suatu usaha niaga. Untuk memulainya, harus ada sebuah atau sejumlah ide bagaimana memperoleh keuntungan. Ide bahwa sebuah produk akan dapat terjual, atau adanya pasar (market) yang memungkinkan bagi produk tertentu yang tidak disediakan oleh perusahaan-perusahaan lain. Seseorang atau suatu kelompok harus memutuskan apakah usaha-usaha yang didasarkan oleh ide-ide tersebut mempunyai kesempatan untuk berhasil. Selanjutnya, dibuat menjadi keputusan-keputusan perusahaan atau merupakan keputusan organisasi melalui seleksi dari dewan komisaris atau melalui pemilihan oleh eksekutif yang memegang posisi kunci (penting). Berikut, ini akan dijelaskan keseluruhan proses pembentukan suatu usaha niaga (bisnis), yang meliputi beberapa keputusan sebagai berikut. 1. Sifat struktur keuangan (ekuiti, utang-modal atau keduanya), jumlah modal kerja yang dibutuhkan, kebijakan di bidang akunting. 2. Volume produk yang dihasilkan, fasilitas yang diperlukan termasuk tingkat mekanisasi dan atomisasi. 3. Kebijakan di bidang pemasaran, apakah suatu produk akan dijual langsung pada konsumen atau melalui distributor-distributor, periklanan yang harus dibuat, harga suatu produk. 4. Skema pokok dari struktur organisasi. Tentu saja, kebijakan-kebijakan tersebut tidak dapat dibuat hanya dalam waktu yang singkat dan untuk keseluruhan. Di waktu-waktu mendatang, perusahaan dapat saja mengubah struktur modalnya, fasilitas-fasilitas, kebijakan di bidang pemasaran, organisasi atau kebijakan-kebijakan lain seperti tercantum di area. Pada tingkatan yang lebih rendah, ada beberapa keputusan yang harus dibuat, yaitu keputusan administratif. Keputusan ini memang kurang penting bila dibandingkan dengan suatu kebijakan, tetapi dapat mempunyai akibat yang berpengaruh jauh. Jika suatu kebijakan telah dibuat, sebagai contoh, perusahaan akan memproduksi sebuah produk
8.20
Asas-asas Manajemen
tertentu maka keputusan administratif tentang metode-metode pengawasan mutu (quality control) harus dibuat. Kebijakan mengenai besarnya anggaran untuk iklan maka keputusan administratifnya adalah menentukan pemilihan dari media yang akan digunakan serta semboyan, slogan yang akan dicapai. Terakhir adalah keputusan eksekutif, yang dibuat pada saat suatu pekerjaan mulai dilaksanakan. Katakan saja, pucuk pimpinan (top management) menyetujui sebuah kebijakan mengenai pembayaran upah yang seimbang dengan tingkat rata-rata upah yang dibayar oleh perusahaanperusahaan lain yang bergerak di bidang yang sama, dan suatu perencanaan mengenai beberapa tingkatan gaji dari tiap-tiap pekerjaan. Hal yang menjadi keputusan administratifnya adalah menentukan kapan suatu perubahan struktur tingkat upah dilaksanakan sebagai akibat dari adanya perubahanperubahan tingkat upah. Lalu, keputusan eksekutifnya adalah menentukan apakah seorang pegawai diberi kenaikan tingkat upah (sesuai dengan jenjang upah untuk jenis pekerjaannya). Salah satu buku yang berjudul Systems Analysiss and Project Management yang ditulis oleh Clelland dan King menguraikan keputusankeputusan ke dalam penggolongan sebagai berikut. 1. Policy : Terutama menekankan pada objective (tujuan) yang hendak dicapai. Policy dapat diartikan sebagai general plan of action, suatu rangka umum tindakan. Secara mudah Clelland dan King menyatakan bahwa olicy adalah sesuatu yang “ought to”, yang harus dicapai. Dalam Negara kita, misalnya Pancasila dan UUD 1945 dapat dipandang sebagai Policy pembangunan. 2. Strategy : Menekankan langkah-langkah yang dapat diambil, jadi kegiatan-kegiatan yang “can” (be done). Strategy berorientasi pada alokasi sumber daya. Garis-garis Besar Haluan Negara (GBHN) dan Pembangunan Lima Tahun (Pelita) dapat dipandang sebagai strategi pembangunan pada tingkat GBHN dapat juga dipandang sebagai policy bagi Propinsi/Daerah Tingkat I karena dipandang sebagai kerangka acuan dalam penyuluhan Pola Pembangunan Daerah. 3. Operational : Menekankan terutama pada hasil (output) secara konkret. Pada tingkat operasional ini, orientasinya adalah hasil (output oriented) dan kegiatannya betul-betul akan dilaksanakan.
ISIP4111/MODUL 8
8.21
Apabila kita kembali kepada keputusan-keputusan yang dibuat di dalam organisasi niaga (bisnis) maka uraian di bawah ini akan lebih memberikan kejelasan bagi kita semua. Kebijakan menunjang prinsip-prinsip yang mencakup pelaksanaan suatu usaha niaga; keputusan administratif menjabarkannya menjadi serangkaian tindakan-tindakan yang umum. Oleh karena kebijakan dan keputusan administratif dapat diterapkan dalam setiap kasus maka perlu dinyatakan dalam suatu istilah yang umum, dan tidak ada suatu aturan umum yang dapat menentukan serangkaian tindakan yang tepat dalam setiap kasus yang muncul. Oleh karena itu, diperlukan suatu keputusan eksekutif. Sebagai gambaran: Pembagian biaya-biaya periklanan antara media radio dan media cetak dapat diputuskan lebih dahulu sehingga tema yang sifatnya umum dapat kita tekankan. Akan tetapi, hal tersebut juga tidak memungkinkan untuk menetapkan suatu aturan umum yang dapat menilai apakah tema itu bisa diterima atau tidak. Penolakan dapat dilakukan apabila slogan tersebut tidak menekankan akan tema yang diinginkan walaupun slogan sesuai dengan yang diinginkan, tidak berarti bahwa slogan itu pasti akan mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Maka, keputusan eksekutif harus dibuat pada setiap slogan yang diusulkan. Jadi, keputusan administratif dibuat dalam kerangka kebijakan, sedangkan keputusan eksekutif dalam kerangka keduanya, baik suatu kebijakan maupun keputusan administratif. Seperti yang telah dijabarkan sebelumnya, para pembuat keputusan harus bekerja dalam suatu kerangka kerja, melalui peraturan-peraturan perusahaan, kondisi pasar uang, dan kegiatan-kegiatan serikat pekerja kalau ada. Kebijakan-kebijakan yang sifatnya pokok walaupun tidak selalu, tercantum secara tertulis dalam sebuah buku pedoman ataupun dalam memo/surat yang dikeluarkan oleh pimpinan. Keputusan administratif mungkin saja terdapat dalam buku pedoman. Meskipun keputusan eksekutif tidak tercatat seperti hal di atas, tetapi tentu saja ada dan juga disimpan dalam berbagai tempat. Catatan perseorangan mungkin dapat diperlihatkan apabila misalnya seorang pegawai akan dinaikkan upah/gajinya. Siapa yang membuat keputusan? Teori-teori klasik menyatakan bahwa keputusan-keputusan dapat dibentuk pada tingkatan yang paling rendah dalam suatu organisasi. Semakin dekat si pembuat keputusan terhadap tindakan (action) maka semakin cepat suatu keputusan dapat dibuat. Tentu saja, apabila terlalu banyak keputusan yang dibuat menyimpang dari betas
8.22
Asas-asas Manajemen
yang telah ditentukan maka para eksekutif puncak akan semakin dibatasi dan eselon yang di bawahnya akan mempunyai sedikit kesempatan untuk berinisiatif. Hal yang menjadi masalah adalah bagaimana menentukan tingkatan pembuat keputusan yang paling rendah. Dengan mengabaikan beberapa orang yang memegang jabatan penting maka dapat dikatakan bahwa tingkatan pembuat keputusan yang paling rendah adalah tingkat di mana para pemegang jabatan dapat menerima semua informasi yang sesuai dengan suatu keputusan dan kemampuan untuk mengukur faktor-faktor tanpa terpisah-pisah. Jadi, apabila seorang eksekutif yang bekerja baik di bidang manufacturing dan penjualan serta memiliki para staf pembantu, dia dapat dikatakan telah memiliki keseluruhan informasi yang dibutuhkan untuk mengalokasikan dana di bidang manufacturing dan pemasaran. Apabila kita ingin memberikan penilaian terhadapnya, jangan dilihat dari volume penjualan atau hasil produk, tetapi berdasarkan keuntungan yang diperoleh dan bagaimana ia mengalokasikan dana sebaik-baiknya. Dia tidak mampu untuk menilai berapa besar uang perusahaan yang tersedia untuk investasi yang harus dibelanjakan pada bagian/divisinya sebagai pengganti divisidivisi lain. Hanya mereka yang berada di kantor pusat yang dapat mengambil keputusan di bidang tersebut. Pada umumnya, dapatlah dikatakan bahwa hanya pucuk pimpinan (top management) yang memiliki kemampuan untuk membuat kebijakan, sedangkan keputusan administratif dibuat oleh kepala bagian dan para supervisor sedangkan pejabat-pejabat yang di atasnya dapat membuat keputusan eksekutif. Akan tetapi, kaidah-kaidah mengenai letak suatu keputusan tidaklah berlaku mutlak karena keputusan yang dibuat oleh suatu bagian atau divisi dapat merupakan rangkaian tindakan dari yang lainnya. Dalam situasi perusahaan yang sebenarnya, garis perbedaan antara suatu kebijakan dengan keputusan-keputusan yang lain tidak selalu jelas. Di mana pucuk pimpinan tetap melakukan pengawasan yang ketat maka ia harus mengembangkan kebijakan-kebijakan daripada hanya menetapkan pedoman umum pelaksanaan dan proses pengambilan keputusan. Dalam banyak lembaga, letak suatu pembuatan keputusan ditentukan sepanjang ia mempengaruhi tingkat keuntungan. Mungkin teori yang berlaku di sini adalah bahwa tidak mungkin semua pemegang jabatan dapat membuat
ISIP4111/MODUL 8
8.23
suatu keputusan yang bijaksana sehingga bila suatu keputusan tidak mempengaruhi tingkat keuntungan maka dia tidak dapat dipersalahkan. Dalam suatu perusahaan yang menjual hasil produksinya secara borongan, pada umumnya keputusan mengenai harga dilakukan oleh para eksekutif yang paling tinggi kedudukannya. Dalam industri di bidang perminyakan, sebagai contoh perubahan tingkat harga sebesar 0,5 sen dolar tiap galonnya akan mempunyai pengaruh yang besar terhadap keuntungan yang akan diperoleh. Kesalahan dalam menentukan harga pada jenis produk yang berbeda-beda dapat membatalkan keputusan lainnya dan mungkin harus menekan harga untuk selanjutnya. Sebuah pertokoan serba ada biasanya memiliki patokan harga. Pucuk pimpinan akan memutuskan apakah ia akan menjual dengan harga yang rendah, harga yang sedang atau lebih menekankan pada keseluruhan biaya yang dikeluarkan, kesemuanya itu tergantung pada konsumen yang ditujunya. Kepala bagian menentukan tingkat harga setelah menyeleksi barang-barang yang akan dijualnya dan menghitung biaya-biaya yang mungkin akan menaikkan tingkat harga. Mereka juga memutuskan kapan suatu produk/barang dijual dengan harga yang tinggi, dengan harga potongan atau penjualan obral. Dengan dimasukkannya beberapa unsur maka tidak akan timbul suatu kesalahan yang dapat mempengaruhi tingkat keuntungan secara tajam. Sama halnya dengan suatu perusahaan yang memproduksi suatu produk dalam jumlah yang besar, suatu keputusan untuk mengubah tingkat harga tidak akan mempengaruhi keuntungan. Akan tetapi, bagi perusahaan permobilan, yang biasanya memperoleh keuntungan dari penjualan mobil, keputusan tentang model/tipe mobil membutuhkan keputusan pada tingkat pucuk pimpinan (top management). A. RASIONALITAS DAN IRASIONALITAS Faktor rasionalitas dan irasionalitas ada di dalam proses pembuatan keputusan pada bisnis maupun dalam kehidupan sehari-hari. Suatu keputusan bisnis dikatakan rasional apabila dibuat berdasarkan adanya suatu tujuan yang sudah dirumuskan dengan jelas serta mempertimbangkan alternatifalternatif beserta akibat yang dapat ditimbulkan, yang mana tergantung dari situasi dan pribadi dari para pembuat keputusan. Luasnya keputusan bisnis yang didasarkan pada tujuan perusahaan, bergantung pada luasnya usaha
8.24
Asas-asas Manajemen
yang dilakukan perusahaan untuk menjembatani antara tujuan pembuat keputusan dengan tujuan perusahaan. Dalam Ilmu Ekonomi, pola dari suatu pembuatan keputusan rasional sering kali dirumuskan: 1. membuat asumsi tertentu dengan maksud untuk menyederhanakan agar keputusan dapat dibuat; 2. mempertimbangkan akibat (konsekuensi) dari berbagai alternatif tindakan yang dijalankan; 3. relaxing (relaksasi) asumsi-asumsi. Jadi, apabila seorang ahli ekonomi ingin menentukan akibat yang mungkin terjadi dari suatu keputusan, ia akan mulai dengan mengasumsikan bahwa hanya ada dua perusahaan yang bersaing di pasar dan kemudian mencoba memikirkan apa yang terjadi bila terdapat tiga, empat, dan seterusnya ditambah (inilah relaxing asumsi). Sama halnya dengan sebuah perusahaan, yang pada mulanya akan mempertimbangkan pengaruh dari serangkaian tindakan yang dilakukan oleh perusahaan saingan utamanya dan kemudian (dengan relaxing, asumsi), hanya ada satu dari pesaingnya yang perlu diperhatikan. B. FAKTOR-FAKTOR KUANTIFIKASI Apabila teori keputusan matematis digunakan maka faktor-faktor yang timbul pada keputusan dikuantifikasikan. Akan tetapi, situasi yang cocok untuk penggunaan teori ini adalah untuk peristiwa-peristiwa yang hasilnya tidak dapat dikontrol oleh si pembuat keputusan. Faktor-faktor yang dapat atau lebih mudah dikuantifikasikan misalnya dalam keputusan mengenai pembelian suatu peralatan baru, dengan tidak memedulikan masalah peningkatan permintaan (demand), tetapi hanya memperhatikan penghematan biaya buruh. Misalkan saja jika suatu mesin dengan harga Rpl0.000.000,00 dapat mengurangi biaya operasi tahunan sebesar Rp5.000.000,00 maka dalam masa dua tahun mesin tersebut akan terbayar dengan sendirinya dari biaya operasi yang dapat dihemat. Hal ini merupakan pilihan yang baik apabila dibandingkan dengan periode pemberian hasil selama empat tahun apabila mesin lama tetap digunakan. Dengan perkataan lain, apabila biaya pemeliharaan serta perbaikan mesin
ISIP4111/MODUL 8
8.25
yang lama lebih tinggi daripada penyusutan mesin baru maka akan lebih mudah apabila membeli sebuah mesin baru. Bagaimanapun cara semacam di atas banyak digunakan terutama bagi perusahaan-perusahaan besar, misalnya perusahaan penyulingan minyak, yang selalu menggunakan cara tersebut di dalam kalkulasinya. Sebagai contoh, cukup sering bagi perusahaan menggunakan nilai waktu dari uang dalam menghitung kemungkinan investasi modalnya, yaitu membandingkan kemungkinan pengembalian (return) yang dapat diharapkan jika uang tersebut diinvestasikan pada lain-lain hal. Masih berkaitan dengan faktorfaktor lainnya seperti perubahan mutu maka hal ini pun diperhitungkan pula, misalnya oleh MAPI (Machienary and Allied Product Institute, suatu asosiasi dagang yang memperkenalkan formula tersebut). Masih ada beberapa asumsi yang secara implisit termasuk tipe yang memiliki alasan bahwa sebelum putusan akhir dibuat sebaiknya dilakukan relaxing (membuat santai) berbagai asumsi sehingga tidak terlalu kaku di dalam pembuatan keputusan tersebut. Sebagai contoh, pasar untuk suatu produk diasumsikan tetap konstan atau bertumbuh. Akan tetapi, apabila permintaan menurun secara drastis, biaya buruh akan menyusut dan gambar yang ditunjukkan pada kalkulasi pun akan berubah pula, dan ini merupakan asumsi kedua. Asumsi lain adalah bahwa perusahaan tidak akan mengubah produknya walaupun akan dapat melenyapkan operasi keseluruhannya. Masih dalam asumsi ketiga adalah dengan membeli mesin terbaru yang dijual di pasaran sekarang sekurang-kurangnya untuk beberapa tahun yang akan datang tidak akan digantikan oleh sesuatu yang lain dalam kasus semacam ini. Pembuat keputusan dengan mengumpulkan berbagai informasi harus menimbang biaya penundaan serta pengeluaran lainnya terhadap risiko yang mungkin terjadi apabila ia terus berproduksi dengan beberapa faktor produksi yang mungkin belum lengkap seluruhnya dimiliki. Di mana mungkin, hejing (berasal dari kata hedging, yaitu pembelian atau penjualan barang yang direncanakan pada suatu waktu di kemudian hari) dapat merupakan suatu prosedur bijaksana, di dalam keputusan yang menyangkut faktor-faktor produksi yang tidak mungkin diperoleh atau tidak dapat diperoleh tanpa pengeluaran waktu dan uang. Keputusan hejing selalu dikaitkan dengan pembelian bahan baku, misalkan saja kapas bagi industri tekstil. Industri tekstil biasanya ingin melindungi diri mereka terhadap fluktuasi harga. Mereka tidak ingin memegang kapas yang nilainya turun
8.26
Asas-asas Manajemen
walaupun milik mereka. Oleh karenanya, secara simultan mereka membeli dan menjual kapas untuk beberapa bulan dan apabila akhirnya harga satu bal kapas jatuh maka mereka dapat menanggulanginya karena mereka telah menjual kapas “kemudian” (artinya walaupun kapas masih di gudang, tetapi kapas tersebut telah dijual, hanya penyerahannya belum dilakukan) pada harga yang tinggi dan dapat mendatangkan kapas dengan harga beli yang rendah. Praktik perataan dolar (dollar averaging) kadang-kadang dapat, membela/meringankan investasi dalam pasar saham, juga merupakan bentuk hejing. Praktik ini adalah dengan menempatkan sejumlah dana untuk membeli beberapa saham setiap bulannya, tanpa mempersoalkan keadaan pasar yang berlaku. Dalam cara ini, investasi membeli beberapa saham dari perusahaan tertentu pada harga pasar tertinggi, yang lainnya pada harga pasar terendah. Di samping itu, beberapa saham di antara harga tertinggi dan terendah. Tujuannya, ia mengharapkan apabila terjadi kerugian, baik berupa nilai di atas kertas ataupun dalam nilai uang sebenarnya pada waktu sahamsaham itu dijual maka kerugian yang terjadi pada saham yang tadinya dibeli dengan harga tertinggi dapat ditutup oleh keuntungan yang diperoleh dari saham yang tadinya dibeli dengan harga rendah. Kebanyakan data ekonomi dalam kenyataannya tidak dapat secara jelas didefinisikan atau diukur di samping juga tidak terperinci secara tepat. Untuk tingkatan perusahaan perseorangan keterbatasan semacam ini dapat ditutup dengan statement keuangan yang dapat memperlihatkan berbagai titik untuk menentukan nilai aktual dari berbagai items. Sebagai contoh, lewat waktunya suatu harta tetap. Sebuah mesin atau gedung mungkin telah dihapuskan seluruhnya dalam buku dan masih mempunyai sedikit nilai apabila dijual lagi. Contoh semacam inilah yang dapat menutupi kekurangan yang terjadi dari data ekonomi di atas sehingga statement keuangan tadi dapat merupakan alat berguna dalam mencapai tujuan perusahaan. C. FAKTOR-FAKTOR NONKUANTIFIKASI Tentunya, ada beberapa keputusan yang faktor-faktornya tidak dapat seluruhnya dikuantifikasikan, demikian juga tidak mungkin untuk menilai beberapa waktu kemudian apakah yang pernah dibuat sebagai kemungkinan terbaik.
ISIP4111/MODUL 8
8.27
Eksekutif X yang digaji untuk memimpin bagian pemasaran dapat meningkatkan penjualan, tetapi eksekutif Y yang dulunya sama-sama dicalonkan bahkan masih tetap lebih baik walaupun ia sekarang bekerja di perusahaan lainnya. Namun, situasi keduanya berbeda sama sekali sehingga hal ini tidak dapat dijadikan sebagai bukti yang dapat diperbandingkan. Setelah diperkenalkan pada beberapa kebijakan kepegawaian, karyawan dapat menyalurkan suaranya melalui serikat pekerja. Tetapi, akankah mereka melakukan hal yang demikian? Hal ini belum tentu karena apabila kebijakan tingkat pembayaran upah lebih tinggi daripada tingkat upah yang berhasil diperjuangkan oleh serikat pekerja, barangkali karyawan tidak perlu harus melalui serikat pekerja. (Percayalah pada saya kata seorang eksekutif dari suatu perusahaan besar “Perusahaan dapat juga membayar suatu harga yang tinggi untuk menggeser serikat pekerja ke luar”). Seseorang tidak dapat mengevaluasi suatu keputusan hanya mendasarkan pada upah semata karena ada banyak faktor nonkuantifikasi yang harus dipertimbangkan: jika angkatan kerja tidak bergabung dalam serikat pekerja, manajemen umumnya lebih fleksibel dalam menentukan tugas pekerjaan, di dalam menyeleksi orang-orang untuk dialihtugaskan ataupun di dalam promosi para mandor kepala, yang kesemuanya mempunyai nilai uang walaupun tidak seorang pun dapat menyatakan secara pasti dalam satuan nilai uang yang tepat. Di lain pihak, perusahaan mungkin menunda pembentukan serikat pekerja akan dihadapkan pada kericuhan buruh pada suatu saat apabila saingan mereka, yaitu perusahaan lain yang telah mengorganisasikan serikat pekerja untuk waktu yang lama dapat mempengaruhi karyawan dalam perusahaan agar dibentuk serikat pekerja serupa. Semua ini menyediakan suatu kawasan luas untuk “pertimbangan” atau “firasat” di mana keduanya tidak banyak berbeda seperti umumnya, diduga. Firasat dapat diartikan sebagai perasaan tiba-tiba bahwa sesuatu akan terjadi dalam beberapa cara dan karena itu, suatu tindakan tertentu akan dapat mengatasi terjadinya hasil yang baik atau buruk. Ini dapat merupakan irasional seluruhnya atau sangat dekat dengan alasan pertimbangan. Misalkan saja seorang kepala dari perusahaan yang menerbitkan kartu ucapan selamat dikatakan dapat melihat kartu-kartu dan menjelaskan apa yang akan dijual. Seseorang mungkin menyebutnya sebagai apa yang dinamakan tindakan atau gerak, “di bawah sadar” sama halnya dengan kartu punch (untuk komputer) yang tidak terbilang, namun dapat menunjukkan nilai dari beberapa warna, tema maupun perincian disain yang serta-merta mengecek dan menimbang
8.28
Asas-asas Manajemen
terhadap lainnya untuk menghasilkan jawaban dalam bentuk “ya” atau “tidak”. Suatu keputusan firasat lebih akurat karena pembuat keputusan menghubungkan kepentingan orang lain dan pendapatnya. Misalnya saja, dari sudut pandangan berita atau pandangan surat kabar bahwa seorang jurnalis yang baik adalah yang memiliki firasat sebagai pemasar atau penjual karena keputusan yang dibuatnya dalam bentuk berita akan menjadi dasar apakah korannya dapat laku atau tidak. Keputusan firasat, bagaimanapun tidak akurat seluruhnya karena mungkin didasarkan pada pikiran khayal atau karena bawah sadar yang tidak relevan dengan situasi. Pertimbangan (judgment) sukar didefinisikan karena dalam kata ini mencakup lebih banyak alasan dan sadar dalam menimbang faktor-faktor yang ada, tetapi alasan apabila suatu keputusan yang benar diminta tidak pernah dapat dirumuskan dalam suatu kesimpulan yang lengkap. Mungkin suatu pertimbangan (judgment) yang baik, dapat dikatakan berkualitas serta dapat ditingkatkan melalui pengalaman yang panjang. Sebagai contoh, beberapa orang memiliki kecakapan (di mana satu dari faktor-faktor tersebut diuji melalui tes kecerdasan) untuk menilap hubungan-hubungan yang erat hubungannya dengan kecepatan. Merupakan sesuatu yang mempunyai nilai berharga apabila dapat menguraikan atau menggambarkan apa yang terjadi apabila seseorang mengendarai mobil melewati gang sempit. Akan tetapi, setelah mengendarai mobil dengan pengalaman yang panjang “perasaan” dalam hubungan-hubungan kecepatan, sekurang-kurangnya dalam situasi mengendarai akan banyak meningkat. Selanjutnya, orang tersebut akan mengetahui kecepatannya maupun reaksi beberapa lama sebuah mobil harus direm apabila kita menginginkan berhenti pada suatu titik baik secara biasa atau secara tiba-tiba. Sama pula halnya dapat pula dikatakan bahwa orangorang yang memiliki pertimbangan yang baik dalam niaga (bisnis), setelah ia melewati pengalaman-pengalaman dalam situasi bisnis yang berbeda-beda sehingga dapat mengembangkan potensinya semaksimal mungkin. Kebanyakan eksekutif tidak mengetahui bagaimana mereka membuat keputusan. Ketika suatu majalah, yaitu majalah Fortune bertanya, direktur utama suatu perusahaan menyatakan sebagai berikut: “Kamu tidak mengetahui bagaimana kamu melakukannya; kamu hanya melakukannya”. “Ini seperti halnya bertanya pada seorang pemain baseball untuk menentukan pukulan yang biasa datang padanya”. “Wakil Dirut menanyakan saya
ISIP4111/MODUL 8
8.29
bagaimana saya memilih tindakan yang tepat. Saya mengatakan, terkutuklah saya bila saya mengetahuinya”. Pendahuluan dari pembuatan keputusan lebih mudah diidentifikasikan daripada prosesnya sendiri. Ini mencakup studi ekonomi, studi pemasaran, dan perkiraan biaya yang tidak terlalu berhubungan dengan keputusan pucuk pimpinan, yang dibuat oleh pembuat keputusan sendiri. Pada umumnya, pucuk pimpinan (top management) akan meminta nasihat pada staf ahli dan kepala bagian. Dalam beberapa kasus, keadaan semacam ini memungkinkan para tenaga ahli untuk mendikte suatu keputusan, dalam hal lainnya keputusan seolah-olah adalah suatu yang dapat dihasilkan melalui negosiasi atau kompromi. Sebagai contoh, suatu penelitian yang dibuat untuk melihat faktor-faktor yang mempengaruhi keputusan untuk membeli komputer menunjukkan bahwa kebanyakan perusahaan mempersiapkannya dengan pengecekan oleh pucuk pimpinan. Pucuk pimpinan agaknya cenderung bertanya hanya jika instalasi tidak dapat berjalan sebagaimana yang telah dijanjikan. Hal semacam ini khususnya dalam kasus di mana perusahaan membeli komputer untuk kedua atau ketiga kalinya. Dalam studi yang dilakukan oleh Universitas Carnegie, beberapa kenyataan menunjukkan bahwa keputusan yang dibuat oleh pucuk pimpinan tidak dapat meliput berbagai masalah. Banyak keputusan-keputusan misalnya yang berkaitan dengan rencana penjualan saham, pemutusan kerja sama atau sistem komputer, keputusan-keputusan yang menentukan terjadi tanpa terlebih dahulu diniati untuk dibuat, tetapi secara menarik toh akhirnya terjadi juga dalam rangka berjalannya suatu proyek, misalnya. Negosiasi sebagi metode mencapai keputusan tampaknya tidak mungkin menjadi pandangan yang nyata dari Direktur Utama Perusahaan, terutama bilamana ia mendapat jaminan akan adanya dukungan dari Dewan Komisaris, yang dalam praktiknya memiliki kekuasaan terbatas terhadap perusahaan, termasuk kekuasaan menegur kepala divisi dan kepala bagian. Akan tetapi, kebanyakan Direktur Utama takut pada kekuasaan pertahanan pasif yang dimiliki oleh para bawahan. Secara luas, keuntungan perusahaan dan stabilitasnya adalah faktor yang ditentukan oleh jumlah uang yang masuk pada bagian penjualan menurut penjualan yang telah dilakukan berdasarkan keputusan niaga, tetapi kebanyakan perusahaan pada umumnya memutuskan untuk menggunakan komputer karena dari studi yang dilakukan menunjukkan bahwa jumlah yang
8.30
Asas-asas Manajemen
dapat dihemat dalam hal gaji lebih banyak daripada biaya yang diperlukan untuk komputer dan pemeliharaannya, di samping akan lebih mempercepat penyelesaian pekerjaan kertas (paper work) yang terus meningkat. Di kebanyakan perusahaan besar, hal yang berkaitan dengan modal mengharuskan “justification atau pembenaran” tertulis, dan justification ini dalam praktiknya hampir seluruhnya dibuat dalam kuantitatif. LAT IH A N Untuk memperdalam pemahaman Anda mengenai materi di atas, kerjakanlah latihan berikut! 1) Coba uraikan keseluruhan proses pembuatan suatu usaha niaga (bisnis) yang meliputi beberapa keputusan! 2) Coba sebutkan beberapa tingkatan keputusan! Uraikan satu per satu! 3) Bagaimana dan jelaskan apa yang dimaksud bahwa faktor rasionalitas terdapat pula di dalam pembuatan keputusan! 4) Bagaimana pula dengan Faktor Kuantifikasi? Jelaskan seperti pertanyaan Nomor 4)! 5) Demikian pula Faktor Nonkuantifikasi yang terdapat dalam pembuatan keputusan. Petunjuk Jawaban Latihan Bacalah kembali seluruh Kegiatan Belajar 2 dengan cermat kemudian siapkan Buku Kerja Anda Kerjakanlah latihan tersebut. Apabila Anda belum mampu menjawab, bukalah dan pelajari kembali materi Kegiatan Belajar 2 ini, terutama yang berhubungan dengan tugas latihan termaksud sehingga akhirnya Anda yakin benar dan dapat menjawab latihan secara tuntas! R A NG KU M AN Keputusan-keputusan yang dibuat dalam organisasi niaga dapat digolongkan menjadi (1) kebijakan, (2) keputusan administratif, serta (3) keputusan adhoc. Kebijakan merupakan keputusan yang paling tinggi tingkatnya, kemudian berturut-turut keputusan administratif dan keputusan adhoc (eksekutif). Oleh sebab itu, kebijakan diputuskan oleh
ISIP4111/MODUL 8
8.31
pucuk pimpinan (top management), sedangkan keputusan yang lebih rendah tingkatnya diambil oleh para manajer/ pegawai yang mempunyai tingkatan yang lebih rendah pula. Di dalam proses pembuatan keputusan, kita tidak dapat mengabaikan faktor-faktor rasionalitas, di samping faktor rasional yang ada karena keduanya dapat mempengaruhi proses tersebut. Sedangkan faktor-faktor kuantifikasi akan sangat membantu para pengambil keputusan untuk dapat mengontrol hasil dari keputusan yang diambil. Meskipun demikian, terdapat juga beberapa variabel dari suatu keputusan yang tidak dapat dikuantifikasikan. Kebanyakan para eksekutif kurang mengetahui bagaimana membuat keputusan yang baik. Akan tetapi, setelah melalui pengalamanpengalaman diharapkan mereka dapat mengembangkan potensi semaksimal mungkin. TES F OR M AT IF 2 Pilihlah satu jawaban yang paling tepat! 1) Dari beberapa macam keputusan yang kita kenal di dalam suatu organisasi niaga (bisnis) salah satu di antaranya tidak termasuk, yaitu .... A. keputusan eksekutif B. keputusan Administratif C. kebijakan D. keputusan ekonomis 2) Menurut tingkatannya maka dapat kita katakan bahwa .... A. keputusan administratif lebih tinggi tingkatannya daripada keputusan ekonomis B. kebijakan merupakan suatu keputusan yang menyeluruh yang perlu dijabarkan dengan keputusan lain yang lebih rendah tingkatannya C. keputusan administratif sama tingkatannya dengan keputusan eksekutif D. keputusan ekonomis tidak perlu dijabarkan lagi, sebab merupakan keputusan yang paling rendah tingkatannya 3) Apabila suatu keputusan yang dibuat banyak serta terlalu menyimpang dari batas yang telah ditentukan, akan menyebabkan .... A. para eksekutif puncak (top executive) akan semakin dibatasi B. eselon di bawahnya memiliki sedikit kesempatan untuk berinisiatif
8.32
Asas-asas Manajemen
C. jawaban A dan B benar D. jawaban A dan B salah 4) Dalam situasi perusahaan yang sebenarnya, letak suatu keputusan tidaklah berlaku mutlak atau dengan kata lain garis perbedaan antara tiap-tiap keputusan tidak selalu menjadi jelas. Oleh karena itu, supaya menjadi jelas .... A. melakukan pengawasan yang ketat B. memberikan pedoman umum pelaksanaan keputusan C. meningkatkan kerja sama dari tiap-tiap manajer yang berada di bawahnya D. mengumpulkan informasi yang ada hubungannya dengan suatu keputusan yang diambil 5) Suatu keputusan bisnis dikatakan rasional apabila .... A. dibuat berdasarkan pertimbangan ekonomis dengan menggunakan perhitungan matematis B. ada suatu asumsi tertentu, tujuan yang jelas serta memperhitungkan akibat yang ditimbulkannya C. dilaksanakan berdasarkan adanya suatu tujuan serta peraturan umum yang telah ditentukan oleh para manajer D. jawaban A, B, dan C benar 6) Usaha yang dilakukan perusahaan untuk menjembatani tujuan pembuatan keputusan dan tujuan perusahaan akan mempengaruhi .... A. luasnya suatu keputusan rasional B. dimensi keputusan bisnis C. tujuan perusahaan D. tujuan pembuatan keputusan 7) Dengan menguantifikasikan variabel yang ada dalam suatu keputusan akan memudahkan dan memungkinkan bagi para pembuat keputusan untuk .... A. melaksanakan keputusan dengan tingkat kepastian yang relatif tinggi B. melaksanakan fungsi kontrol (pengawasan) C. membuat dengan serta asumsi-asumsi tertentu D. mengerti dan memahami masalah-masalah yang ada tanpa mendalaminya
8.33
ISIP4111/MODUL 8
8) Bagi seorang manajer yang harus mengambil suatu keputusan di dalam perusahaannya, ia harus memperhitungkan .... A. faktor kuantifikasi B. faktor nonkuantifikasi C. faktor kuantifikasi dan nonkuantifikasi D. jawaban A, B, dan C benar 9) Salah satu cara untuk mengatasi ketidakmampuan para pembuat keputusan untuk melaksanakan tugasnya adalah dengan .... A. belajar dari pengalaman-pengalaman masa lalu B. mengidentifikasikan persiapan-persiapan suatu pembuatan keputusan C. melakukan negosiasi D. jawaban A, B, dan C benar 10) Keputusan penggunaan komputer bagi suatu perusahaan, biasanya berdasarkan .... A. keuntungan perusahaan B. penghematan terutama dalam gaji bagi petugas C. banyaknya justification yang dibuat dalam bentuk kuantitatif D. jawaban A, B, dan C benar Cocokkanlah jawaban Anda dengan Kunci Jawaban Tes Formatif 2 yang terdapat di bagian akhir modul ini. Hitunglah jawaban yang benar. Kemudian, gunakan rumus berikut untuk mengetahui tingkat penguasaan Anda terhadap materi Kegiatan Belajar 2.
Tingkat penguasaan =
Jumlah Jawaban yang Benar
100%
Jumlah Soal
Arti tingkat penguasaan: 90 - 100% = baik sekali 80 - 89% = baik 70 - 79% = cukup < 70% = kurang Apabila mencapai tingkat penguasaan 80% atau lebih, Anda dapat meneruskan dengan Kegiatan Belajar 3. Bagus! Jika masih di bawah 80%, Anda harus mengulangi materi Kegiatan Belajar 2, terutama bagian yang belum dikuasai.
8.34
Asas-asas Manajemen
Kegiatan Belajar 3
Memperbaiki Pembuatan Keputusan
M
ungkin karena meningkatnya minat akan psikologi di kalangan pengusaha serta masyarakat pada umumnya dan karena keputusan pada akhir-akhir ini tergantung pada lebih banyak faktor ketidakpastian dibandingkan dengan di waktu-waktu lalu maka meningkat pula minat terhadap pembuatan keputusan sebagai suatu proses. Bahkan banyak perusahaan yang memberikan kursus mengenai hal ini bagi para eksekutifnya dengan harapan bahwa keputusan-keputusan yang dibuat nantinya adalah keputusan-keputusan yang tepat. Baik keragu-raguan maupun keputusan yang salah mungkin terjadi bukannya karena kekurangan pengetahuan mengenai proses pembuatan keputusan, melainkan karena kurangnya pengenalan terhadap permasalahan atau karena tekanan-tekanan yang datang dari atasan. Seseorang yang hanya mengetahui sedikit mengenai suatu bidang tertentu pasti akan merasa gelisah sehingga sedapat mungkin ia akan menunda keputusannya. Kalaupun ia mencoba mengambil risiko untuk membuat keputusan, kemungkinan besar ia akan melakukan kesalahan. Tekanan yang terjadi selama kegiatan perusahaan berlangsung dalam banyak cara sering menciptakan keragu-raguan. Apabila seorang pegawai tidak tahu sejauh mana ia dapat membuat keputusan serta pada saat yang sama mencoba melampaui batas-batas yang tidak jelas maka ia akan sedikit sekali membuat keputusan yang tepat. Hal serupa inilah yang terjadi pada Westinghouse sebelum perbaikan organisasi pada tahun 30-an, ketika manajer tingkat bawah selalu ragu-ragu untuk membuat keputusan apa pun karena takut akan melakukan penghinaan terhadap orang lain. Tekanantekanan dari atasan membuat para bawahan dengan cepat membuat keputusan yang ternyata sangat tidak tepat dan buruk. Untuk keadaan-keadaan tersebut di atas, perbaikan dalam pembuatan keputusan dapat dibantu dengan cara berikut ini. 1. Memberikan lebih banyak latihan (training) kepada bawahannya mengenai bidang di mana mereka tidak dapat membuat keputusan dari berbagai pandangan yang saling berlawanan.
ISIP4111/MODUL 8
2.
3.
8.35
Mengubah struktur organisasi dan memberikan wewenang lebih banyak dan jelas pada pegawai garis (lini). (Westinghouse mengatasi masalahnya dengan cara ini). Mengubah sikap manajemen tingkat tertinggi, dan hal ini tentunya hal ini dapat dilakukan oleh mereka sendiri.
Kekeliruan-kekeliruan yang umum: Pembuatan Keputusan juga dapat diperbaiki dengan meningkatkan pengenalan terhadap berbagai macam pemikiran keliru yang sering ditemukan pada dirinya sendiri maupun pada orang lain. Pertama adalah prasangka. Banyak contoh tentang prasangka, di antaranya prasangka sebagai berikut. “Gagasan-gagasan perusahaan X sama sekali tidak baik karena pemimpinnya seorang yang kolot” atau “karena semua orang melakukannya, kita pun harus melakukannya”. Padahal sebenarnya, yang harus dilakukan adalah meneliti gagasan-gagasan perusahaan X berdasarkan segi-segi yang baik atau mempertimbangkan apakah yang sedang dilakukan oleh semua orang memang baik untuk keadaan-keadaan tertentu. Kadang-kadang jawaban-jawaban dalam bentuk lelucon mengalihkan perhatian dari masalah yang sebenarnya. Politisi, dalam pemerintahan maupun dunia usaha, sadar akan hal ini dan sering mencoba menyelesaikan suatu argumentasi yang tak dapat mereka bantah secara logis dengan jawaban-jawaban yang cerdik yang dirancang untuk menjatuhkan pandangan lawan bicara mereka. Analogi adalah suatu cara yang baik untuk menggambarkan suatu hal, namun analogi juga dapat digunakan sebagai cara untuk mendorong terjadinya kesimpulan yang tidak dapat dibenarkan. Suatu perusahaan bisa saja dianalogikan sebagai suatu tim sepak bola dengan tujuan untuk membenarkan pemikiran bahwa semua kritik yang dilontarkan harus ditekan. Memang ada persamaan antara suatu perusahaan dengan tim sepak bola, yaitu bahwa keduanya berada dalam situasi kompetitif, tetapi lebih banyak perbedaan-perbedaan yang harus diperhatikan dan karenanya analogi antara keduanya adalah hal yang salah. Kekeliruan lain adalah pengambilan sampel dalam jumlah kecil untuk menggeneralisasikan suatu keadaan yang menyeluruh. Misalnya, seseorang dapat mengatakan bahwa suatu perusahaan berhasil karena perusahaan tersebut melakukan praktik-praktik yang tidak bisa digunakan oleh
8.36
Asas-asas Manajemen
perusahaan lain. Padahal keberhasilan perusahaan itu sebenarnya disebabkan oleh berbagai faktor lainnya. Ada lagi cara lain yang digunakan untuk menghindari dibicarakannya suatu kasus tertentu, yaitu dengan menciptakan pengalihan perhatian dengan cara mengemukakan hal-hal yang tidak relevan dengan persoalan yang dihadapi. Seorang eksekutif yang hendak memukul usul-usul eksekutif lain dapat mengemukakan berbagai kesalahan di waktu lalu untuk menjatuhkan gagasan-gagasan baru dari eksekutif yang mengusulkan usulan tadi. Angka-angka pun dapat digunakan untuk berbohong. Seseorang dapat saja membuktikan bahwa produk X lebih menguntungkan daripada produk Y dengan memasukkan lebih banyak biaya tetap dalam perhitungan biaya produk Y. Dengan cara yang sama, suatu penyetujuan akan perubahan komponen dalam suatu perusahaan yang besar didasarkan pada biaya-biaya tunai pada satu hal dengan biaya plus 20% pengembalian pada hal lain. Kemudian kedua perhitungan biaya ini disajikan kepada para pembuat keputusan manajemen tingkat tertinggi seolah-olah keduanya dapat diperbandingkan. Mengapa orang menggunakan hal-hal tersebut di atas dengan tujuan agar usul-usul yang tidak sehat dapat diterima? Memang mereka kadang-kadang bukan pemikir yang logis; lebih sering lagi, mereka melakukan hal ini dengan alasan-alasan tertentu. Seorang eksekutif dari salah satu perusahaan terbesar di AS menyebutkan adanya “lingkaran saling mendukung” atau “circles of mutual support”, yang biasanya terdiri dari seorang eksekutif dan bawahanbawahannya, yang terjadi adalah sebagai berikut. Seorang manajer bekerja untuk suatu tujuan tertentu dan atasannya diberi tahu tentang apa yang ia rencanakan. Mereka yang berada pada tingkat bawah melakukan segala sesuatu untuk membuktikan bahwa apa yang dilakukan atasan langsung mereka ini adalah benar. Apabila si manajer memang benar maka usaha mereka semua berhasil. Akan tetapi, apabila si manajer membuat keputusan yang salah maka semua orang dalam lingkaran tersebut berusaha untuk membuktikan bahwa atasan mereka benar serta menutup-nutupi kegagalan yang ada. Karena itu, mereka (1) dengan sengaja memberikan data baru pada manajemen tingkat teratas sedemikian rupa sehingga data ini diinterpretasikan secara salah (misalnya dengan membandingkan biaya-biaya yang seharusnya tidak dapat diperbandingkan);
ISIP4111/MODUL 8
8.37
(2) menggunakan bahasa yang bermakna ganda dalam laporan-laporan mereka; atau (3) sama sekali tidak memberikan informasi. Contoh lain, mengenai suatu bagian pengembangan yang melaporkan suatu komponen sedemikian rupa sehingga komponen itu kelihatannya menguntungkan, padahal sebenarnya komponen itu merupakan faktor negatif karena tidak dapat bertahan seperti komponen yang dihasilkan oleh saingan. Dalam kasus lain, suatu bagian atau departemen melaporkan adanya perbaikan-perbaikan dari cara proses baru tersebut. Hal yang harus diperhatikan adalah bahwa contoh-contoh yang disebut di atas terjadi dalam perusahaan yang terkenal memiliki manajemen yang baik den disegani karena hasil-hasil bagian riset dan pengembangannya. Lalu, bagaimana seorang pembuat keputusan dapat menghindari praktikpraktik ini? Mungkin satu-satunya cara adalah dengan mengajukan pertanyaan-pertanyaan yang teliti mengenai setiap masalah yang disebutkan dalam suatu laporan serta mengenai hal-hal yang diabaikan. Hal ini berarti bahwa pembuat keputusan harus terus-menerus mendapatkan informasi secara terperinci karena itu diperlukan staf-staf umum untuk membantunya. Dalam hal pembenaran sesuatu yang baru atau orisinal, staf dapat menjadi penganjur yang kurang baik dengan mengajukan semua alasan agar suatu usulan tidak diterima. Dalam hal demikian, pembuat keputusan setidaktidaknya harus menyadari akan adanya kebaikan dan keburukan dari apa yang diusulkan padanya. Seorang pembuat keputusan dalam dunia usaha harus selalu mempertanyakan,apa yang ia hadapi dan karena ia menangani masalah organisasi yang kompleks, ia mungkin saja memerlukan orang-orang untuk mengusulkan pertanyaan yang harus ia ajukan terhadap suatu hal. Sebagai contoh, bagaimana faktor rasional dan irasional mempengaruhi proses pembuatan keputusan digambarkan dalam cerita mengenai pengalaman suatu perusahaan mobil di Eropa dalam pasarnya di Amerika Serikat. Inisiatif untuk memasuki pasaran Amerika Serikat berasal dari kepala Eksekutif bagian ekspor, yang mengenal Amerika Serikat dengan baik, studistudi pemasaran serta pengetahuannya akan situasi dunia, usaha di Amerika Serikat membuat ia yakin bahwa perusahaannya dapat menjual sejumlah tertentu mobil serta mendapat keuntungan dari penjualan ini. Menurutnya, yang harus dilakukan adalah sebagai berikut. 1. Memproduksi mobil kelas satu dengan model baru yang tidak didapati pada mobil-mobil Amerika Serikat, yaitu gesit dan hemat bahan bakar.
8.38
2. 3.
Asas-asas Manajemen
Mendapatkan dealer mobil (pedagang mobil) yang baik untuk penjualan dan reparasi. Memberikan kesan pada publik bahwa mobil ini menggabungkan model selera tinggi dengan biaya rendah.
Gagasan-gagasannya mendapat tantangan baik dari rekan setingkatnya maupun dari atasan. Bagian pabrik tidak mau memproduksi model tersendiri bagi pasar Amerika Serikat karena hal ini akan meningkatkan biaya produksi. Juga mereka takut akan timbulnya masalah-masalah buruh bila buruh ditambah karena adanya produk model baru, kemudian dikurangi lagi bila produk untuk Amerika Serikat ini nantinya ternyata tidak membawa hasil. Pucuk pimpinan (top management) mempelajari pengalamanpengalaman saingan Eropa mereka dalam usaha memasuki pasar Amerika Serikat dan mereka menemukan bahwa hanya sedikit yang berhasil. Pucuk pimpinan (top management) ini juga mempelajari apa yang telah mereka capai dalam persaingan dengan perusahaan-perusahaan Amerika Serikat yang menunjukkan tidak banyak hasil. Kemudian beberapa pegawai tinggi berkunjung ke Amerika Serikat untuk mempelajari lebih jauh lagi mengenai masalah ini dan mereka menemukan banyak masalah. JB, sang manajer ekspor, melakukan usaha terakhirnya. Ia mengancam akan mengundurkan diri lalu bergabung dengan salah satu perusahaan saingan. Perusahaan tidak mau kehilangan JB dan pucuk pimpinan pun mengizinkan JB untuk melaksanakan rencananya. Akhirnya, setelah adanya beberapa pertentangan dengan bagian pabrik, JB mendapatkan model mobil yang diinginkannya secara pribadi ia mencari dealer-dealer mobil dan melakukan usaha-usaha periklanan. Di bawah pengarahannya, pekerjaan berhasil dan penjualan meningkat dua kali lipat setiap tahunnya. Kemudian, dengan harapan untuk meningkatkan terus penjualan, pucuk pimpinan mulai memikirkan perluasan. JB tahu bahwa sebagian besar keberhasilan yang telah dicapai adalah hasil dari usaha-usaha pribadinya, dan ia pun ragu-ragu apakah ia dapat terus mengawasi semua tahap pelaksanaan apabila ada perluasan. Karena itu ia mulai mempelajari, sampel membeli untuk mengetahui pendapatan dan pekerjaan mereka (hal ini merupakan, indikator pasar potensial), mengapa mereka membeli mobil dari perusahaan ini, perbaikan-perbaikan apa yang mereka sarankan, dan seterusnya. Akan tetapi, sebelum ada hasil dari survei ini, JB meninggal karena serangan jantung dan wakilnya dipilih sebagai
ISIP4111/MODUL 8
8.39
pengganti JB karena wakilnya inilah yang terdekat dengan JB almarhum dan dapat berbicara bahasa Inggris. Orang ini tidak begitu berpengalaman dalam bidang pemasaran karena pengalamannya justru di bidang produksi. Kemudian hasil survei JB mengungkapkan bahwa bagian terkecil dari penjualan disebabkan oleh ketidakpuasan terhadap produk perusahaan saingan. Kemudian, beberapa anggota pucuk pimpinan diganti dengan orangorang yang berpengalaman dalam bidang industri permobilan. Mereka khawatir apakah pasaran Amerika Serikat akan bertahan, tetapi sebaliknya mereka merasa bahwa mereka harus memperluas hasil total agar dapat tetap bersaing dengan produsen-produsen Eropa lainnya, khususnya dengan melihat munculnya Pasaran Bersama Eropa. Dengan alasan-alasan ini, mereka menganggap bahwa pabrik yang serba otomatis diperlukan. Akan tetapi, sebelum itu mereka melakukan suatu penelitian lagi melalui konsultan untuk memastikan prospek 10 tahun mendatang di Amerika Serikat. Setiap pembuat keputusan mempunyai kepentingan yang berbeda terhadap hasil dari penelitian ini. Eksekutif tertinggi menginginkan penilaian yang murni dan profesional mengenai prospek yang ada, tetapi ia juga mengharapkan ramalan yang menyenangkan. Ia telah menonjolkan pasaran AS setelah kematian JB dan ia yakin bahwa perluasan pasar AS akan meningkatkan reputasinya. Manajemen bagian pabrik menginginkan perluasan juga, tetapi dengan risiko terjadinya fluktuasi yang terlalu besar. Sebaliknya, manajemen bagian dalam negeri mengharapkan agar studi tersebut menunjukkan hasil yang tidak menguntungkan karena bagian ini takut akan beralihnya perhatian dari pucuk pimpinan pada pasaran AS. Manajer umum bagian pemasaran untuk AS mempunyai bermacam macam perasaan. Apabila hasil studi adalah pasar yang meningkat dengan cepat maka ia dapat meningkatkan anggarannya dan memperkuat kekuasaan pribadinya. Apabila hasil studi menunjukkan hal yang sebaliknya maka ia harus dapat bekerja lebih baik sehingga tidak ada alasan untuk menggantinya bila penjualan tidak meningkat. Bawahan-bawahannya mempunyai keinginan yang berbeda-beda. Beberapa orang lain ingin agar hasil studi mengusulkan adanya perluasan, sedangkan yang lain sadar akan adanya kesulitan-kesulitan baru bila terjadi perluasan. Kemudian konsultan yang meneliti mulai melaporkan hasil survei. Apabila perusahaan melipatgandakan penjualan seperti apa yang telah dilakukan beberapa tahun terakhir maka seluruh pasaran mobil asing di
8.40
Asas-asas Manajemen
Amerika Serikat akan dijangkau dalam waktu 6 tahun. Selain itu, juga dilaporkan mengenai pasaran mobil asing di Amerika Serikat pada akhir tahun ke-10 di mana saingan telah mulai menguasai pasar di Amerika Serikat sehingga akan sulit bagi perusahaan untuk menjual 100.000 unit mobil seperti yang direncanakan. Untuk mencapai tujuan-tujuan ini, diperlukan pasaran yang lebih luas lagi di Amerika Serikat. Akan tetapi, apabila pasaran mobil asing meningkat maka perusahaan permobilan di AS akan beralih ke ukuran mobil kecil. Manajer-manajer tingkat tertinggi yang optimis tidak puas dengan hasil survei yang menghancurkan harapan akan adanya perluasan. Karena itu, mereka mengirim orang mereka sendiri untuk memeriksa hasil survei di AS. Dalam waktu singkat walaupun orang yang dikirim tidak dapat berbicara bahasa Inggris, ia memperoleh kesimpulan seperti yang diinginkan atasannya, yaitu bahwa penjualan nantinya akan terus meningkat dan bahwa perusahaan pasti dapat menjual sebanyak 100.000 unit dan bahkan lebih dari itu. Mereka yang mengharapkan hasil survei seperti ini menyambutnya dengan gembira. Perbedaan pendapat ditekan dengan cara memecat semua yang tidak setuju. Pabrik baru pun dibangun di AS, ratusan dealer mobil digunakan, toko-toko suku cadang dan fasilitas reputasi dibangun dan promosi besar-besaran dijalankan. Untuk beberapa waktu, walaupun luas pasar dari perusahaan tidak meningkat, penjualan mobil ke luar negeri memang meningkat. Lalu suatu hal yang tidak dapat dijelaskan terjadi. Tiga besar pabrik mobil di Amerika Serikat memproduksi mobil kecil untuk melawan saingan asing. Pekerjaan dealer terhenti, barang menumpuk, dan pabrik di Eropa ditutup sebagian, serta harus memberhentikan pegawai yang kemudian menyerbu kantor untuk meminta ganti rugi. Akhirnya, penjualan turun sampai kurang dari 20% dari yang diramalkan. Manajer bagian pemasaran ke AS dikirim ke Australia dan perusahaan menggantikannya dengan orang dari luar negeri.
ISIP4111/MODUL 8
8.41
LAT IH A N Untuk memperdalam pemahaman Anda mengenai materi di atas, kerjakanlah latihan berikut! 1) Apa yang sering terjadi di dalam pembuatan keputusan sehingga sering dinamakan dengan kekeliruan umum di dalam pembuatan keputusan? 2) Berikan contoh tentang pertanyaan Nomor 1)! Petunjuk Jawaban Latihan Bacalah kembali seluruh Kegiatan Belajar 3 dengan cermat dan kemudian siapkan Buku Kerja Anda. Kerjakanlah latihan tersebut. Apabila Anda belum mampu menjawab, bukalah dan pelajari kembali materi Kegiatan Belajar 3 ini terutama yang berhubungan dengan tugas latihan termaksud sehingga akhirnya Anda yakin benar dan dapat menjawab latihan secara tuntas. R A NG KU M AN Ada banyak cara untuk memperbaiki pengambilan keputusan dalam suatu perusahaan, antara lain dengan training atau latihan, perubahan struktur organisasi, dan perubahan sikap dari para atasan tertinggi. Selain itu, untuk memperbaiki pengambilan keputusan perlu ditingkatkan pengenalan terhadap berbagai pemikiran atau praktikpraktik yang keliru yang sering terjadi dalam suatu perusahaan. Dari contoh kasus yang ada, terlihat bahwa proses pengambilan keputusan dalam suatu perusahaan dipengaruhi oleh baik faktor rasional maupun faktor irasional.
8.42
Asas-asas Manajemen
TES F OR M AT IF 3 Pilihlah satu jawaban yang paling tepat! 1) Keputusan yang salah umumnya lebih banyak disebabkan oleh .... A. kurangnya pengetahuan mengenai proses pengambilan keputusan B. kurangnya motivasi untuk mengambil keputusan C. kurangnya pengenalan terhadap permasalahan atau tekanan yang datang dari atasan D. jawaban A, B, dan C salah 2) Perbaikan-perbaikan dalam pengambilan keputusan dapat dibantu melalui .... A. training atau latihan dalam bidang-bidang tertentu B. perubahan struktur organisasi C. perubahan sikap manajemen tingkat tertinggi D. jawaban A, B, dan C benar 3) Untuk memperbaiki pengambilan keputusan juga harus diberikan pengenalan akan berbagai kekeliruan yang sering dilakukan. Apabila suatu perusahaan dibandingkan dengan suatu tim sepak bola dengan maksud untuk menekan kritik-kritik, berarti terjadi kekeliruan dalam hal .... A. prasangka B. analogi C. generalisasi D. pengalihan perhatian 4) Apabila seseorang mengatakan bahwa keberhasilan perusahaan adalah karena perusahaan tersebut melakukan praktik-praktik yang tidak dilakukan perusahaan lain, tanpa melihat faktor-faktor lain, berarti ia melakukan kekeliruan dalam hal ini .... A. prasangka B. generalisasi C. angka D. analogi
ISIP4111/MODUL 8
8.43
5) Maksud dari “circles of mutual supports” adalah .... A. sekelompok orang yang selalu mendukung usaha-usaha untuk memajukan perusahaan B. sekelompok orang yang terdiri dari atasan dengan para bawahannya di mana bawahan-bawahan ini selalu mendukung apa yang dilakukan atasannya C. sekelompok orang pada tingkatan yang sama yang selalu bekerja sama D. jawaban A, B, dan C salah 6) Dalam “circles of mutual supports”, apabila atasan ternyata melakukan kesalahan maka bawahan-bawahannya akan .... A. memberikan data yang salah dalam laporan B. menggunakan bahasa yang bermakna ganda dalam laporan mereka C. sama sekali tidak membelikan informasi D. jawaban A, B, dan C benar 7) Seorang manajer memerlukan staf umum karena .... A. pekerjaannya terlalu berat B. ia perlu mendapatkan sebanyak mungkin informasi yang terperinci C. staf diperlukan untuk membantu mengawasi bawahan D. jawaban A, B, dan C benar 8) Dalam proses pengambilan keputusan, faktor yang berperan adalah .... A. faktor irasional B. faktor rasional C. faktor irasional dan rasional D. jawaban A, B, dan C salah 9) Suatu gagasan baru dalam suatu perusahaan sering mendapat tantangan. Hal ini umumnya disebabkan .... A. untuk merealisasikan gagasan tersebut perlu biaya yang sangat besar B. adanya perbedaan kepentingan antara berbagai pihak dalam perusahaan C. gagasan tersebut tidak menguntungkan perusahaan secara keseluruhan D. gagasan tersebut nantinya dapat menimbulkan kesulitan
8.44
Asas-asas Manajemen
10) Dari contoh yang ada, apabila diadakan suatu survei pasar, setiap individu atau pengambil keputusan .... A. mengharapkan hasil survei yang sesuai dengan kepentingannya sendiri B. mengharapkan hasil yang dapat menguntungkan perusahaan C. tidak peduli apa pun hasil survei tersebut D. berusaha untuk membantu pelaksanaan survei tersebut Cocokkanlah jawaban Anda dengan Kunci Jawaban Tes Formatif 3 yang terdapat di bagian akhir modul ini. Hitunglah jawaban yang benar. Kemudian, gunakan rumus berikut untuk mengetahui tingkat penguasaan Anda terhadap materi Kegiatan Belajar 3.
Tingkat penguasaan =
Jumlah Jawaban yang Benar
100%
Jumlah Soal
Arti tingkat penguasaan: 90 - 100% = baik sekali 80 - 89% = baik 70 - 79% = cukup < 70% = kurang Apabila mencapai tingkat penguasaan 80% atau lebih, Anda dapat meneruskan dengan modul selanjutnya. Bagus! Jika masih di bawah 80%, Anda harus mengulangi materi Kegiatan Belajar 3, terutama bagian yang belum dikuasai.
ISIP4111/MODUL 8
8.45
Kunci Jawaban Tes Formatif Tes Formatif 1 1) A. Keputusan yang dibuat secara rutin dapat menghindari risiko yang besar. 2) C. Harga yang rendahlah yang dapat meningkatkan volume penjualan dan bukannya harga yang tinggi. 3) C. Teori ekonomi tradisional memang perlu menerapkannya harus memperhatikan pengaruh-pengaruh yang terdapat pada diri pembuat keputusan. 4) D. Untuk menghadapi ketidakpastian dalam mendapatkan laba, perusahaan ingin meramalkan akibat yang mungkin terjadi dalam pembuatan keputusan, agar risiko dapat diperkecil sejauh mungkin. 5) B. Pada titik tertentu penambahan laba lebih kecil dari sebelumnya atau kenaikan laba hanya cukup untuk biaya menambah input 1 unit faktor produksi. 6) B. Teknik matematik hanya menyediakan cara sistematis dalam pembuatan keputusan. 7) C. Dengan menurunkan harga jual, diharapkan jumlah barang yang terjual menjadi banyak dan akan menyebabkan keuntungan perusahaan meningkat. 8) D. Manusia administratif biasanya mencari keuntungan yang layak bukan keuntungan yang maksimal atau dengan kata lain manusia administratif mencari rangkaian tindakan yang cukup baik atau memuaskan. 9) B. Apabila volume penjualan adalah cara untuk mencapai keuntungan jadi volume penjualan bukan tujuan. 10) A. Sebab tipe ekonomis adalah orang yang mengutamakan hal-hal praktis. Tes Formatif 2 1) D. Keputusan di dalam suatu organisasi niaga terdiri dari keputusan yang bersifat kebijakan, keputusan administratif, dan keputusan eksekutif.
8.46
Asas-asas Manajemen
2) B. Keputusan yang bersifat kebijakan timbul pada saat dimulainya suatu usaha niaga sehingga merupakan suatu keputusan yang menyeluruh yang perlu dijabarkan. 3) C. Top eksekutif akan semakin dibatasi di samping juga eselon di bawahnya memiliki sedikit kesempatan untuk berinisiatif. 4) A. Pengawasan yang ketat akan menimbulkan suatu pembuatan keputusan yang tidak terlalu mudah, tetapi lebih didasarkan pada pertimbangan yang matang. 5) C. Keputusan bisnis dikatakan rasional bila dibuat berdasarkan adanya suatu tujuan yang sudah dirumuskan dengan jelas serta mempertimbangkan alternatif-alternatif akibat yang ditimbulkan, yang semuanya sangat bergantung dari situasi dan pribadi dari pembuat keputusan. 6) A. Luasnya keputusan bisnis yang berdasarkan pada tujuan perusahaan, sangat tergantung pada usaha yang dilakukan perusahaan untuk menjembatani antara tujuan pembuat keputusan dengan tujuan perusahaan. 7) C. Dengan kuantifikasi dapat memudahkan untuk membuat dugaan dengan asumsi-asumsi tertentu. 8) C. Faktor kuantifikasi dan faktor nonkuantifikasi selalu ada di dalam peristiwa apa pun untuk pengambilan keputusan. 9) A. Belajar dari pengalaman-pengalaman masa lalu adalah guru yang baik dari pembuat keputusan. 10) D. Keputusan penggunaan komputer dalam suatu perusahaan didasarkan pada ketiga hal yang terdapat dalam jawaban A, B, dan C. Tes Formatif 3 1) C. Keputusan yang salah biasanya terjadi bukan karena kekurangan pengetahuan mengenai proses pembuatan keputusan, melainkan karena kurangnya pengenalan terhadap permasalahan atau dapat pula karena adanya tekanan-tekanan yang datang dari atasan. 2) D. Perbaikan-perbaikan dalam pengambilan keputusan dapat dibantu melalui pemberian latihan yang lebih banyak, dengan merubah struktur organisasi sehingga wewenang lebih diperjelas atau pun mengubah sikap manajemen tingkat tertinggi.
ISIP4111/MODUL 8
8.47
3) B. Suatu tim sepak bola diperbandingkan dengan perusahaan merupakan cara analogi yang sebenarnya keliru. 4) B. Di sini kekeliruannya terjadi dalam hal mengambil contoh yang salah dan dari contoh ini lalu membuat generalisasi. 5) B. Circle of mutual supports adalah suatu bentuk kelompok bawahan yang selalu mendukung keputusan yang telah dibuat oleh atasannya. 6) D. Semua cara yang ada dalam jawaban A, B, dan C digunakan untuk menutupi kesalahan yang dibuat oleh atasan mereka. 7) B. Pembuat keputusan harus terus-menerus mendapatkan informasi secara terperinci sehingga diperlukan staf umum untuk membantunya. 8) C. Kedua faktor yaitu faktor irasional dan faktor rasional selalu ada di dalam proses pembuatan keputusan maupun kehidupan sehari-hari. 9) B. Gagasan baru dalam suatu perusahaan ditolak, biasanya karena adanya perbedaan kepentingan antara berbagai pihak di dalam perusahaan itu sendiri. 10) A. Individu tersebut akan mengharapkan hasil survei yang sesuai dengan kepentingannya sendiri.
8.48
Asas-asas Manajemen
Daftar Pustaka Ernest Dale. (1969). Management Theory and Practice. New York: McGraw Hill Book Company. George R Terry. (1972). Principles of Management. Sixth edition. Homewood, Illionis: Richard D. Irwin. Harold Koontz, Cyril O’Donnell and Heinz Weihrich. (1984). Management. New York: McGraw Hill Book Company.
Modul 9
Manajemen di Masa Depan Prof. Dr. H. Rusli Ramli, M.S.
PEN D A HU L UA N
S
etelah kita mempelajari teori dan praktik pembuatan keputusan, dan sebelum mengakhiri modul Asas-Asas Manajemen ini, tentunya kita tidak dapat melepaskan diri dengan kemajuan-kemajuan Teknologi Informasi dan Komunikasi (TIK) atau Information Communication Technology (ICT) yang sedang berlangsung pada saat kini dan seterusnya. TIK (ICT) merupakan salah satu daya dukung utama dalam kemajuan organisasi manajemen yang secara meluas dalam dunia bisnis. Modul 9 ini akan membawa Anda untuk lebih memahami pengaruh TIK (ICT) pada pekerjaan manajerial maupun organisasi. Apakah dengan penggunaan TIK (ICT) secara meluas akan menimbulkan pengangguran di lingkungan pekerja administrasi kantor ataukah TIK (ICT) dapat menggantikan tugas pekerjaan manajer sebagai pembuat keputusan. Kalau hal-hal ini berlangsung, sedangkan di lain pihak kemajuan TIK (ICT) pun terus berkembang, apakah manajemen di masa depan akan mengambil bentuk yang lain daripada manajemen pada masa sekarang? Modul terakhir ini juga mencoba untuk mengantisipasi masalah-masalah manajemen pada masa yang akan datang. Apabila Modul 8 membahas tentang teori dan praktek pembuatan keputusan yang merupakan kegiatan utama manajer maka di dalam Modul 9 atau modul terakhir dari Asas-asas Manajemen ini Anda akan dibawa untuk merenungkan lebih jauh apakah peranan dan tugas pekerjaan manajer akan berubah dengan penggunaan TIK (ICT) di dalam organisasinya. Apakah perubahan-perubahan ini untuk masa tertentu saja ataukah akan terjadi perubahan yang lebih dahsyat? Ini semuanya akan diuraikan pula pada modul ini, yaitu pada kegiatan belajar yang terakhir, “Manajemen di Masa yang Akan Datang”. Setelah mempelajari modul ini, Anda diharapkan secara umum dapat mengerti bahwa pengembangan manajemen di masa depan banyak dipengaruhi oleh kemajuan TIK (ICT). Secara lebih khusus, Anda diharapkan pula dapat menjelaskan pengaruh TIK (ICT) pada pekerjaan yang dihadapi para manajer.
9.2
Asas-asas Manajemen
Kegiatan Belajar 1
Pengaruh TIK (ICT) pada Pekerjaan Manajerial maupun Organisasi
D
engan semakin meluasnya penggunaan TIK (ICT) di dunia bisnis dan pemerintahan masa kini, banyak pula yang meramalkan bahwa pengangguran di kalangan tenaga administrasi (clerical workers) akan meningkat, disebabkan TIK (ICT) akan mengerjakan demikian banyaknya tugas-tugas rutin mereka, terutama pada pekerjaan-pekerjaan yang sedikit memerlukan keputusan atau kalkulasi dari manusia. Pengaruh terhadap pekerja-pekerja administrasi kira-kira akan sama dengan apa yang dialami oleh para pengrajin atau pekerja tangan pada waktu terjadinya revolusi industri, di mana banyak yang terlempar dari pekerjaannya, sekurangkurangnya untuk waktu yang pendek. Sebagai dampak terhadap pekerjaan manajemen, tiga pandangan yang berbeda dilontarkan. 1. Beberapa orang berpegang bahwa akan banyak pekerjaan-pekerjaan manajemen yang hilang karena orang-orang di puncak akan begitu mudah dan cepat mendapatkan informasi yang dapat digunakan untuk membuat keputusan dari hari ke hari, juga pekerjaan-pekerjaan manajemen tingkat menengah akan menjadi semacam pekerjaan rutin sehingga tidak dapat disebut lagi sebagai pekerjaan manajemen. 2. Pandangan lain berpendapat bahwa manajer tingkat menengah akan menjadi lebih penting, walaupun jumlahnya tidak begitu banyak, berhubung TIK (ICT) akan menyediakan data yang dapat mereka gunakan untuk membuat keputusan yang baik. 3. Yang lain berpendapat tidaklah perlu adanya perubahan dalam jumlah pekerjaan manajer tingkat menengah atau pada keputusan-keputusan pada tingkat manajemen menengah. Jika seandainya pekerjaan manajemen menengah pada berbagai tingkatan dihapuskan maka rantai komando akan semakin pendek, yang berarti sangat sedikitnya tingkatan antara pucuk pimpinan dengan pelaksana. Dengan demikian, struktur organisasi “datar” akan menjadi keharusan di dalam perusahaan-perusahaan yang menggunakan TIK (ICT).
ISIP4111/MODUL 9
9.3
Akhirnya terdapat pula ramalan-ramalan bahwa “computocracy” akan berlaku pula, yaitu kenyataan bahwa ahli-ahli TIK (ICT) akan menguasai atau mengambil alih banyak tugas-tugas pokok pucuk pimpinan (top management); mengidentifikasi masalah-masalah pokok dan menentukan pemecahan secara matematis dengan suatu ketepatan yang tidak seorang pun dapat membantahnya. Sekarang TIK (ICT) secara luas digunakan, dalam beberapa hal tampaknya terdapat tanda bahwa perubahan memang akan terjadi, dan barangkali akan menjadi kenyataan dalam waktu yang dekat ini. 1.
Pengaruh terhadap Tenaga Kerja Banyak pekerjaan administrasi (clerical jobs) telah menjadi semakin kecil pada perusahaan-perusahaan yang menggunakan TIK (ICT), di mana hal ini dapat berarti memberhentikan sejumlah besar pekerja. Kebanyakan perusahaan memberikan pekerjaan lain kepada karyawan yang posisinya telah dihapuskan, di samping juga terus memberikan jaminan atau tunjangan seperti tunjangan sakit, pensiun, meninggal dunia, dan sebagainya, serta tidak mempekerjakan karyawan baru untuk menggantikan tempat mereka. Keadaan ini menyebabkan timbulnya kekhawatiran menurunnya jumlah pekerjaan administrasi (clerical jobs) yang tersedia di sektor ekonomi sehingga dapat memperbesar jumlah pengangguran di kalangan tenaga kerja yang baru akan memasuki pasaran kerja. Tetapi, kekhawatiran ini tampaknya belum terjadi. Tidak adanya penyebaran secara meluas pengangguran tenaga administrasi disebabkan karena pekerjaan perkantoran (paper work) dari tahun ke tahun bertambah banyak, bergandengan dengan perluasan kegiatan usaha niaga (bisnis) sehingga dapat menyerap tenaga-tenaga administrasi ini. Kenyataannya, banyak perusahaan yang mengkomputerkan beberapa kegiatan pekerjaan kantornya, kebanyakan disebabkan karena mereka tidak mendapatkan jumlah tenaga yang cukup untuk menangani pekerjaan kantor (paper work). Ada perusahaan, misalnya dengan menggunakan TIK (ICT) untuk menangani sebagian dari kegiatan pekerjaan kantornya, malahan harus mengeluarkan biaya per unitnya jauh lebih besar apabila dikerjakan oleh tenaga atau karyawan administrasi (clerk). Hal semacam ini dilakukan oleh perusahaan disebabkan tidak cukupnya tenaga yang bersedia untuk pekerjaan administrasi tersebut. Sedangkan perusahaan lain menggunakan TIK (ICT) walaupun harus mengeluarkan biaya yang lebih besar, tetapi karena dokumen yang dikerjakan meliputi jutaan lembar, penggunaan TIK (ICT) jauh lebih cepat di dalam memproses penyelesaian dokumen tersebut dibandingkan
9.4
Asas-asas Manajemen
apabila perusahaan menggunakan tenaga kerja yang banyak untuk pemrosesan tersebut. Di dalam beberapa kasus, TIK (ICT) juga memungkinkan perusahaan melakukan sesuatu yang tidak mereka lakukan sebelumnya, disebabkan mereka tidak mempunyai cukup tenaga untuk melakukannya. Sebagai contoh, kita ambil saja sebuah toko eceran barang kelontong yang sebenarnya akan lebih baik apabila mempunyai seorang penyortir atau pencatat di bagian penjualan, misalnya dalam hal ukuran barang, warna barang, dan sebagainya, mengatur jumlah barang dari setiap kategori pada permulaan hari sebelum dibuka toko dan kemudian menyusun laporan untuk dikirimkan ke bagian pembelian. Tetapi, di dalam kenyataan sebenarnya jarang sekali hal ini dilakukan, bahkan toko tersebut tidak pernah mengetahui secara pasti tentang ukuran barang yang ada atau warna barang yang masih tersedia pada tokonya untuk suatu waktu tertentu. Semua hal yang disebutkan di atas bukanlah berarti bahwa apabila banyak perusahaan menggunakan TIK (ICT) bagi pekerjaan kantornya (paper work) tidak akan menimbulkan pengangguran tenaga administrasi (clerical workers), terutama pada waktu resesi. Perusahaan kecil pun tidak dapat mengelak dari risiko pembelian atau menyewa perlengkapan komputer ini misalnya untuk memproses daftar gaji maupun hal-hal lainnya. Beberapa perusahaan pada waktu sekarang mempekerjakan jauh lebih sedikit jumlah tenaga administrasi di beberapa bagian dibandingkan dengan beberapa tahun yang lalu. Secara singkat, dapat dikatakan bahwa adanya perluasan kegiatan dunia bisnis di dalam Tahun 1960-an terdapat pula kecenderungan bertumbuhnya secara cepat kegiatan-kegiatan pekerjaan kantor dibandingkan dengan kegiatan lainnya sehingga komputer tidak menimbulkan pengangguran di kalangan pekerja administrasi atau pekerja kantor. Bagi manajer tingkat menengah (middle managers), yang menyangkut pekerjaan mereka akan sama pula halnya dengan para pekerja kantor (clerical workers). Walaupun ada beberapa pekerjaan manajemen menengah dan manajemen rendah telah dihapuskan, tetapi seperti pekerjaan kantor (paper work), pekerjaan manajemen menengah terus tumbuh dengan cepat sehingga akhirnya akan dapat seimbang bahkan lebih banyak yang diperlukan daripada yang dihapuskan. Dalam beberapa hal pula, komputerisasi juga berarti pertumbuhan pekerjaan manajemen bukannya penurunan, walaupun pekerja yang diawasi (supervise) akan lebih sedikit. Sebagai contoh Hak Chong Lee seorang guru
ISIP4111/MODUL 9
9.5
besar Ilmu Administrasi Niaga pada Universitas New York di Albany membandingkan wujud pekerjaan manajerial sebelum dan sesudah komputerisasi pada suatu perusahaan pabrik, di mana ia menemukan bahwa jumlah pekerja manajerial telah sedikit bertambah dalam bagian-bagian yang diperlukan. Survei lainnya terhadap 11 perusahaan di wilayah St. Louis pada kota Minneapolis - terhadap perusahaan yang mempunyai karyawan 89 sampai 23.000 orang, dijumpai bahwa “Tidak ada kasus manajer tingkat menengah yang harus diberhentikan atau diturunkan gajinya karena pekerjaannya diambil alih oleh komputer, tetapi yang ada hanyalah beberapa manajer ditempatkan pada peringkat (level) yang lebih rendah dalam organisasi”. Masih dalam kaitannya dengan survei yang dilakukan terhadap penggunaan TIK (ICT) dalam perusahaan, juga ditemukan suatu kenyataan bahwa petugas pengawas tumbuh dari dua menjadi dua puluh setelah TIK (ICT) serba guna dipasang di dalam perusahaan pabrik serta digunakan dalam beberapa bagian organisasi. Dalam survei yang dilakukan oleh Ernest Dale terhadap 33 perusahaan yang menggunakan TIK (ICT) di berbagai industri, dijumpai bahwa beberapa pekerjaan manajemen telah dihilangkan (terutama manajemen tingkat rendah dan bukannya manajemen tingkat menegah) dan beberapa pekerjaan manajemen telah dikombinasikan, sehingga hanya 1 manajer saja yang diperlukan pada pekerjaan yang semula dipekerjakan 2 manajer atau lebih. Namun demikian, beberapa pekerjaan manajemen tingkat menengah yang baru telah diciptakan, terutama yang menyangkut manajemen inventori. Sebagai contoh koordinator informasi niaga, yaitu seorang manajer dengan pengalaman niaga (bisnis) yang menganalisis pencatatan komputer tentang berbagai items (misalnya ukuran, warna, kualitas, dan sebagainya) dan memberikan hasil analisisnya yang berupa tingkat kebutuhan inventori kepada manajer penjualan toko dan eceran. Pekerjaan baru lainnya yang telah diciptakan sebagai hasil dari komputerisasi di beberapa perusahaan adalah manajer material yang mempersiapkan bantuan terhadap bidang-bidang pembelian, penjualan, inventori, dan pengangkutan/pengapalan. Juga bertambahnya jumlah manajer di bidang masukan data (input data) dan manajer pelaporan data (reporting data) yang sangat diperlukan karena berkembang dan bertumbuhnya bagian-bagian pemrosesan data (komputer).
9.6
2.
Asas-asas Manajemen
Pengaruh terhadap Isi Pekerjaan (Job Content) Apabila suatu perusahaan memikirkah untuk membeli mengaplikasikan TIK (ICT), biasanya akan dilakukan suatu studi kelayakan untuk menentukan kegiatan yang mana dapat atau mungkin dikomputerkan serta prosedur apa yang harus diubah jika pemakaian TIK (ICT) dapat lebih menguntungkan. Selama periode ini, pekerjaan para manajer tingkat rendah dan tingkat menengah tampaknya terus bertambah, terutama bagi mereka yang erat pekerjaannya dengan operasional usaha, harus pula aktif mengambil bagian untuk mempelajari tentang TIK (ICT). Manajer harus pula membantu pemrogram (programmer) mengerti apa yang dibutuhkan serta membantu memperlancar sistem kerja komputer ketika pertama kalinya komputer dipasang. Tambahan pula mereka juga terlibat dengan banyak masalah human relations sehubungan dengan pembinaan petugas/karyawan melalui pemindahan dan latihan bagi mereka Tetapi, apabila masa transisi telah lewat, pekerjaan semacam itu akan lenyap, dan juga tidak begitu banyak lagi seperti halnya tugas-tugas manajer tingkat menengah dan tingkat rendah yang harus dilakukannya sebelum komputerisasi. Selanjutnya, bagaimanakah dalam pekerjaan mereka? Akankah lebih bersifat rutin atau tidak begitu rutin? Ramalan bahwa pekerjaan manajemen menengah bila tidak dihapuskan, akan menjadi lebih rutin, tidak dapat dibuktikan kenyataannya. Benar, sekurang-kurangnya ada dua studi yang mencoba menguji tentang ramalan tersebut, di mana yang satu meliputi sebuah perusahaan dan yang lainnya meliputi 19 perusahaan di pantai Barat Amerika Serikat. Tetapi, lain-lain survei menghasilkan kesimpulan yang berlawanan. Yang pertama dilakukan oleh Joseph P. Schwitter, yang meliputi 13 perusahaan di Ohio Utara, menunjukkan bahwa sangat sedikit perubahan dalam pekerjaan manajemen tingkat rendah dan yang umumnya berubah adalah isi pekerjaan (job content) - yang berupa kenyataan bahwa manajer melakukan supervisi terhadap lebih banyak orang yang berpengetahuan serta terlatih, menggunakan lebih banyak teknik matematika dalam perencanaan dan pengawasan, serta membutuhkan pengetahuan dan pertimbangan yang lebih teknis. Tidak seperti pekerjaan manajemen tingkat menengah, di mana beberapa di antaranya tidak dipakai lagi, tetapi terdapat 19 kasus di mana isi pekerjaan (job content) bertambah sebagai lawan dari 5 kasus yang berkurang.
ISIP4111/MODUL 9
9.7
Selanjutnya, Prof. Roger C. Vergin mendapatkan bahwa pengaruh utama pada pekerjaan manajemen menengah dalam bagian yang memakai komputer “bukan lenyapnya tugas pembuatan keputusan, tetapi kebanyakan adalah berkurangnya tugas-tugas motivasi dan koordinasi yang disebabkan oleh jumlah bawahan dalam bagian mereka telah berkurang karena pekerjaan administrasi kantor (clerical work) yang tadinya dikerjakan oleh banyak bawahan telah dialihkan kepada komputer. Walaupun beberapa dari manajer menengah merasa bahwa mereka telah jatuh tingkat, survei lainnya telah memperlihatkan bahwa pada suasana yang sama (digunakannya komputer), para manajer tingkat menengah merasa bahwa mereka memerlukan keterampilan yang lebih baik dari sebelumnya. Hak Chong Lee, sebagai kelanjutan dari studi Tahun 1965 yang telah dilakukannya, menemukan bahwa komputer cenderung menimbulkan perubahan berupa peningkatan pekerjaan manajer. Walaupun ada bagian pekerjaan yang dilenyapkan dengan adanya komputer, tetapi hanyalah komponen-komponen administrasi kantor (clerical) yang tidak memerlukan keterampilan tinggi, sebaliknya pekerjaan yang menggunakan keterampilan dan pemikiran malahan bertambah. Profesor Lee juga menyimpulkan bahwa komputer cenderung untuk memperketat lingkungan kerja dengan membatasi atau menetapkan penyelesaian tugas dalam waktu tertentu. Hal ini memang dirasakan oleh para manajer sehingga seolah-olah beberapa kebebasan menentukan langkah dan metode kerja telah hilang. Oleh karena itu, ingin sekali diketahui sesuai dengan pandangan perilaku (behavioral) apakah berkurangnya kebebasan serta ketatnya lingkungan kerja akan merupakan faktor penyebab terhadap menurunnya semangat dan kepuasan kerja kedua-duanya atau salah satu di antaranya? Apakah semangat atau kepuasan kerja saja? Studi nyata menunjukkan bahwa kepuasan kerja malah bertambah dengan adanya atau dipakainya komputer (dari tulisan “the Manager and the Computer” dalam majalah the Journal of Accountancy, Januari 1965, hal. 29). Tetapi, hal di atas tidaklah berarti bahwa pandangan perilaku (behavioral) tidak berlaku lagi untuk beberapa faktor yang dikupas tadi, khususnya bagi para manajer, pengetahuan yang baik tentang apa yang dilakukan sangat diperlukan, di samping pengertian yang lebih baik terhadap apa yang oleh Mary Parker Fallet disebut 'Hukum Situasi'. Sering pula manajer yang bagian-bagian rutin dari pekerjaannya telah diambil alih oleh komputer, memperoleh waktu untuk melakukan sesuatu yang dulunya tidak
9.8
Asas-asas Manajemen
mungkin dilakukan karena tidak ada waktu untuk mengerjakannya, Thomas L. Whisler mengutip pernyataan seorang manajer yang menggunakan komputer dalam sistem distribusi sebagai berikut. “Dengan menggunakan komputer untuk pertama kalinya telah memberikan kesempatan baginya untuk mendapat tahu tentang langganannya serta kebutuhan mereka. Di samping itu, ia dapat pula memberikan perhatian yang tepat dalam memilih dan membina para karyawan”. Dalam kasus di mana manajer merasa bahwa dirinya dibebani lebih banyak pekerjaan rutin setelah adanya komputerisasi, hal ini mungkin disebabkan bahwa sebenarnya mereka tidak sesuai sebagai pembuat keputusan. Pada masa itu, sebelum dipakai komputer mereka dapat melarikan diri dari tanggung jawabnya, tetapi komputer memperketat lingkungan kerja sehingga mereka akan sukar melarikan diri dari tanggung jawab seperti yang sering dilakukan dahulu. Oleh karena itu, tidaklah aneh apabila tipe manajer seperti disebutkan di atas mengeluh kepada seorang ahli administrasi niaga bahwa program menjadi penyangga bagi banyak orang, bahkan setelah komputerisasi mereka menghentikan penggunaan pertimbangan sama sekali. Orang merasa, katanya “sejak komputer bekerja siang dan malam, siapa pun dapat tidur dengan damai di tempat masing-masing”. 3.
Pengaruh terhadap Struktur Organisasi Setelah Tahun 1960-an terdapat kecenderungan bahwa perusahaanperusahaan ingin memusatkan kembali (resentralisasi), sebagai reaksi terhadap sistem pemecahan (desentralisasi) yang lazimnya dijalankan pada Tahun 1950-an. Akan tetapi, hal ini tidak dilakukan secara menyeluruh atau secara besar-besaran, tetapi tergantung kepada kedatangan komputer. Usaha ke arah sentralisasi ini banyak alasannya, antara lain dalam desentralisasi dirasakan lebih banyak biayanya yang dikeluarkan daripada yang diharapkan (hal ini disebabkan kebutuhan staf yang banyak, baik di kantor pusat dan di unit-unit desentralisasi serta bertambah sulitnya pengawasan). Pada survei yang dilakukan oleh Ernest Dale mengenai pengaruh komputerisasi di dalam manajemen, ditemukan bahwa walaupun pucuk pimpinan (top management) seperti yang diperkirakan semula, yaitu akan lebih banyak mendapatkan informasi yang lengkap dan cepat dibandingkan sebelum komputerisasi, namun pucuk pimpinan masih tidak dapat “membuat semua keputusan” untuk maksud jangka panjang. Nyatanya, eksekutif puncak acap kali tidak mempunyai cukup waktu untuk menggunakan seluruh informasi yang telah ada, sering mereka
9.9
ISIP4111/MODUL 9
ditimbuni laporan ataupun catatan-catatan yang menumpuk. Dalam contoh bertambahnya informasi tadi, masalah yang timbul adalah bagaimana meringkas informasi yang banyak tadi agar pucuk pimpinan memperoleh informasi yang relevan dengan pertanyaan yang siap untuk diputuskannya. Demikian pula halnya dengan terlalu cepatnya informasi dipancarkan acap kali menyebabkan terlalu besarnya penekanan untuk masalah-masalah pengembangan jangka pendek sehingga keputusan-keputusan yang berpengaruh untuk jangka panjang, mungkin dibuat atas dasar kenyataan yang sebenarnya hanya penting untuk jangka pendek saja. Tambahan pula, hal lain yang menunjang untuk adanya sentralisasi melalui komputer adalah pandangan yang mengamati peranan staf umum sebagai sumber utama dari informasi manajemen, khususnya tipe informasi yang tidak dapat dikuantifikasi atau diantisipasi. Peranan staf umum ini harus ditingkatkan agar beberapa kasus di mana bagian atau divisi operasi sering merasa lebih merdeka serta mencoba menguasai informasi hanya untuk bagian mereka saja dapat dihindari. Setiap informasi harus dikomunikasikan kepada pusat komputer (data processing centers), yang kurang lebih tugasnya seperti bank data. Dalam survei ini, perusahaan diminta menjawab secara langsung apakah komputer telah membuat organisasi lebih sentralisasi atau lebih desentralisasi. Jawaban yang diperoleh terperinci sebagai berikut. Tabel 9.1. Jawaban yang Diberikan
Jumlah Perusahaan
Tidak ada pengaruh apa pun Telah menyebabkan lebih sentralisasi Telah menyebabkan lebih desentralisasi
14 13 6
Dengan demikian, hampir setengah dari perusahaan yang ditanyai (seluruhnya ada 33) menjawab dengan tidak ada perubahan atau tidak ada pengaruh apa pun. Tabel 9.1 di atas menunjukkan bahwa komputerisasi telah menyebabkan lebih sentralisasi adalah 2 kali lipat dari jumlah yang merasa lebih desentralisasi. Namun demikian, dalam bagian lain dari liputan wawancara yang dilakukan jelas disebutkan bahwa “sentralisasi” dalam konteks ini diartikan mereka sebagai sentralisasi peralatan komputer secara fisik. Sebagai contoh data inventori untuk seluruh lokasi dari beberapa tempat, atau bagian-bagian dari negeri, ataupun dari berbagai negara dapat
9.10
Asas-asas Manajemen
dikumpulkan bersama untuk diproses pada satu tempat misalnya Pusat Komputer Nasional. Tetapi, walaupun sentralisasi yang semacam itu tidak terlalu luas menyebar, apabila sistem sentral telah dibentuk, keputusan perubahan tingkat inventori dalam menghadapi perubahan permintaan lokal misalnya, masih cenderung dibuat oleh lokal pula atau sekurang-kurangnya dipengaruhi oleh opini (pendapat) manajer lokal. Di lain pihak, bagian pusat komputer membantu mengomunikasikan dari sudut pandang perusahaan, dan terus menambah kerjanya dengan apa yang disebut “functional control” terhadap bahasa, standar, dan prosedur. Barangkali hal di atas dapat kita katakan suatu kecenderungan ke arah 'Sentralisasi di dalam desentralisasi'. Informasi disentralisasikan di pusat bukannya di pabrik atau di divisi, tetapi manajer lokal masih tetap mempertahankan kekuasaan tradisionalnya dalam pembuatan keputusan (decision making), kecuali dalam kasus yang menyangkut tujuan perusahaan secara menyeluruh atau secara nasional. Juga gerakan atau keinginan ke arah terbentuknya satu pusat komputer bagi setiap organisasi tampaknya belum begitu mendesak seperti yang kita perkirakan semula. Jawaban dari 25 perusahaan tentang hal tersebut diperinci dalam tabel di bawah ini. Tabel 9.2 1. 2. 3. 4. 5. 6.
Jawaban yang Diberikan Pusat secara Nasional (termasuk bank data) Pusat (Barat dan Timur) Pusat (Barat, Tengah, dan Timur) Sampai 5 pusat Sampai 10 pusat Lebih dari 10 pusat
Jumlah Perusahaan 7 4 7 1 3 3
Karena pengurangan peringkat (level) dari manajemen dan konsekuensinya berupa membesarnya jenjang pengawasan (apan of control), 26 perusahaan melaporkan “beberapa dampak” yang berasal dari penghapusan satu peringkat (level) di dalam rantai komando (chain of command). Dalam 7 kasus ini, jumlah dari peringkat-peringkat (levels) diatur dalam selang (range) 6 sampai 12 (maksudnya jenjang pengawasan (apan of control), setiap atasan membawahi dalam kasus ini 6 sampai 12 orang bawahan). Dengan demikian, tidaklah dapat dikatakan bahwa struktur organisasi akan menjadi lebih datar (flat) seperti tertulis pada kalimat-kalimat permulaan modul ini.
ISIP4111/MODUL 9
4.
9.11
Tempat bagi Pegawai Komputer Jumlah pegawai yang terlibat dalam pekerjaan dengan komputer, termasuk sejumlah manajer dari berbagai tingkat, telah bertumbuh dengan pesat dalam beberapa tahun terakhir. Dalam perusahaan yang disurvei oleh Ernest Dale, jumlah tenaga kerja pada bagian pemrosesan data elektronik (electronic data processing departments) berkisar dalam selang (range) 230 hingga lebih dari 2000 orang dengan median 500 sampai 600. Jumlah pembayaran untuk bagian pemrosesan data elektronik berkisar per tahunnya antara Rp300.000.000,hingga Rp15.000.000.000,- dengan median sekitar Rp5.000.000.000,- sampai Rp6.000.000.000,-. Bahkan di beberapa instansi pembayaran untuk pemrosesan data elektronik jauh lebih besar daripada pembayaran untuk seluruh staf lainnya. Namun demikian, ada satu hal yang masih perlu dikaji, yaitu Communication Gap antara pucuk pimpinan (top manager) dengan ahli komputer. Beberapa tahun yang lalu sedikit sekali manajer puncak yang merasa bahwa ahli komputer dapat membantu pada seluruh masalah penting. Dalam Tahun 1963 misalnya seorang Direktur Utama suatu perusahaan berkata pada Ernest Dale “Saya kurang menaruh perhatian terhadap komputer dan hanya tahu sedikit sekali tentang mereka. Saya percaya bahwa komputer dapat membantu meringankan pengeluaran administrasi (clerical expenses), tetapi komputer tidak dapat menolong saya dalam keputusan yang besar. Seksi pemrosesan data elektronik membuat presentasi masalah kepada direksi, tetapi tidak berkesan apa-apa.” Keadaan seperti di atas telah berubah dengan cepat, baik dalam perkembangan ukuran dari bagian pemrosesan data elektronik, maupun perhatian yang semakin besar dari pucuk pimpinan (top management) akan pentingnya bagian tersebut. Manajer puncak tidak dapat mengabaikan bagian yang menghasilkan beberapa miliar rupiah, komputer menjadi perhatian dan selalu digandengkan dengan segala usaha dalam rangka mendapatkan uang. Di samping itu, kesuksesan komputer yang diperlihatkannya dalam berbagai aplikasi, telah menaikkan perhatian pucuk pimpinan (top management) terhadap komputer. Dari 33 perusahaan yang disurvei oleh Ernest Dale, hanya 4 perusahaan yang menyatakan terdapat kesenjangan (gap) yang besar antara pucuk pimpinan (top management) dengan ahli komputer, sedangkan 29 dilaporkan bahwa gap yang ada sangatlah kecil. Perlu juga ditambahkan di sini bahwa
9.12
Asas-asas Manajemen
ahli-ahli pemrosesan data elektronik telah berusaha memperkecil tuntutan mereka -- yang dulunya sering, luar biasa, atau agak mewah -- di samping mereka menyampaikan sesuatu dalam bahasa yang lebih dapat dipahami. Kepala atau pimpinan dari bagian pemrosesan data elektronik pada saat ini lebih menikmati status yang lebih tinggi daripada sebelumnya. Hubungan pelaporan atau kepada siapa kepala pemrosesan data elektronik harus memberikan laporan mengenai bagiannya atau hasil kerja bagiannya berdasarkan survei yang dilakukan Ernest Dale Tahun 1968 diperoleh perincian sebagai berikut. Tabel 9.3 Hubungan Pelaporan/Kepada Siapa Dilaporkan Hasil Kerja Bagian Pemrosesan Data Elektronik Direktur Utama, Ketua Badan, atau Kantor Eksekutif Senior atau Direktur Pelaksana Direktur Produksi Direktur Administrasi atau Direktur Hubungan Masyarakat Direktur Keuangan Pengawas yang setingkat Direktur Direktur Pemasaran dan Riset Asisten Pengawas Manajer sistem/metode
Jumlah Perusahaan 4 4 2 3 5 9 1 1 1
4 4 2 3 5 9 1 1 1
Hanya satu perusahaan yang belum ada perbaikan terhadap status bagian pemrosesan data elektronik sejak Tahun 1964. Enam perusahaan dilaporkan telah “banyak perbaikan status” dan 26 telah “ada perbaikan status”. Secara menyeluruh, juga kompensasi (imbalan) dari kelompok pemrosesan data elektronik telah meningkat lebih cepat daripada kompensasi (imbalan) kelompok staf lainnya. Sembilan perusahaan menyatakan bahwa kompensasi telah “banyak perbaikan”, 23 perusahaan telah “ada perbaikan” dan hanya 1 perusahaan yang “belum ada perbaikan”. Orang-orang pemrosesan data elektronik tidak hanya dapat melaporkan pada mereka yang duduk di hierarki tinggi organisasi, tetapi juga mempunyai hubungan yang dekat dengan pucuk pimpinan sehingga tidak lagi seperti pada beberapa tahun yang lain di mana hubungannya agak jauh. Pada masa kini orang-orang pemroses data elektronik kerap kali bertemu, lebih sering berkonsultasi serta lebih banyak memberikan saran-saran kepada pucuk pimpinan (top management).
ISIP4111/MODUL 9
9.13
Tetapi, dengan tidak berlebihan, gap antara para ahli dan pucuk pimpinan belum seluruhnya lenyap, gap ini masih ada. Gap yang besar antara ahli komputer dengan pucuk pimpinan biasanya masih terdapat pada tempat di mana manajer tingkat tinggi memiliki pengetahuan yang sedikit sekali tentang pemrosesan data elektronik serta sedikit kontak dengan pegawai pemrosesan data elektronik. Pimpinan puncak masih sering tidak mengerti bahasa yang digunakan oleh ahli komputer yang penuh dengan istilah khusus dan mereka tidak suka bertanya tentang definisi, sebab takut dianggap bodoh, terutama oleh yang lebih muda. Di samping itu, patut pula ditambahkan di sini bahwa kebanyakan manajer puncak yang meniti karier melalui pengalaman sering menganggap bahwa manajemen masih merupakan suatu seni (art) atau praktik belaka dan bukannya suatu ilmu sehingga situasi apa pun dengan berbagai variasi dalam kegiatan manajemen tidak dapat dikuantifikasikan atau direkam/dicatat (recorded). Dengan demikian, jawaban yang dipersiapkan komputer bukanlah suatu yang besar. Kebanyakan perusahaan dalam kenyataannya percaya bahwa ahli komputer akan merupakan suatu aset yang bernilai bagi perusahaan, apabila mereka mengetahui bisnis seperti halnya teknik komputer. Celakanya perusahaan mendapatkan kenyataan bahwa lebih mudah melatih seseorang yang mengetahui bisnis secara teknis daripada melatih seorang yang terbiasa dengan latihan ilmu komputer. Dengan demikian, “computocracy” belum terwujud dan mungkin tidak akan pernah terjadi. Apa yang agaknya lebih mungkin adalah bahwa para manajer umumnya akan menjadi, jika tidak ahli komputer, sekurang-kurangnya sangat paham tentang kemudahan dan keterbatasan yang dapat diberikan oleh komputer sehingga mereka dapat mempertimbangkan ahli yang bagaimana perlu ditemukan lagi komputernya. Tentu saja penggunaan komputer pada masa kini tidaklah berarti bahwa perusahaan dapat membuat seluruh keputusan dengan mesin ini karena hal semacam ini dapat menimbulkan berbagai akibat yang berbahaya.
9.14
Asas-asas Manajemen
LAT IH A N Untuk memperdalam pemahaman Anda mengenai materi di atas, kerjakanlah latihan berikut! 1) Bagaimana pengaruh komputerisasi atau Teknologi Informasi dan Komunikasi (TIK) atau Information Communication and Technology (ICT) terhadap pengangguran? Jelaskan jawaban Anda! 2) Bagaimana pula pengaruh komputerisasi atau Teknologi Informasi dan Komunikasi (TIK) atau Information Communication and Technology (ICT) terhadap isi pekerjaan (job content) serta pengaruhnya terhadap struktur organisasi? 3) Dalam hal apa kerja komputer perlu disentralisasikan? 4) Apa yang dimaksud dengan “feasibility study”? Petunjuk Jawaban Latihan Bacalah kembali seluruh Kegiatan Belajar 1 dengan cermat dan kemudian siapkan Buku Kerja Anda. Kerjakanlah latihan tersebut! Bila Anda belum mampu menjawab, bukalah dan pelajari kembali Materi Kegiatan Belajar 1 ini, terutama yang berhubungan dengan tugas latihan termaksud sehingga akhirnya Anda yakin benar dan dapat menjawab latihan secara tuntas. R A NG KU M AN Teknologi Informasi dan Komunikasi (TIK) atau Information Communication and Technology (ICT) walaupun dapat melakukan beberapa tipe pekerjaan dengan sangat cepat dan lebih akurat daripada yang dilakukan manusia, tetapi belum menimbulkan pengangguran yang luas, sekalipun di antara pekerja administrasi kantor (clerical workers) yang pekerjaannya paling mungkin diambil alih oleh komputer. Kendatipun ramalannya begitu kontras, pekerjaan manajemen tingkat menengah tidaklah lenyap, bahkan bertambah banyak. Alasan utamanya adalah bahwa jumlah pekerjaan dalam kedua kategori di atas (Clerical Workers dan Middle Managers) terus bertambah dan jauh lebih besar dibandingkan dengan pekerjaan yang harus dihapuskan dengan datangnya TIK (ICT).
ISIP4111/MODUL 9
9.15
Tidak ada bukti bahwa pekerjaan manajemen tingkat menengah menjadi lebih rutin, walaupun di dalam beberapa kasus terdapat manajer yang berkurang kesempatan untuk menentukan langkahnya maupun memutuskan metodenya sendiri. Kebanyakan manajer menengah yakin bahwa pekerjaan mereka sekarang memerlukan lebih banyak keterampilan (skill) dan pertimbangan (judgment) dibandingkan sebelum adanya komputerisasi. Pengaruh terhadap organisasi juga sedikit sekali, walaupun pada suatu kasus, satu peringkat (level) manajemen telah dilenyapkan atau dihilangkan. Ahli-ahli TIK (ICT) masih belum mempunyai pengaruh terhadap pucuk pimpinan (top management), tetapi status mereka dalam organisasi telah bertambah baik, di samping itu juga “Communication Gap” antara ahli komputer dan pucuk pimpinan (top management) telah menyempit dalam beberapa hal. TES F OR M AT IF 1 Pilihlah satu jawaban yang paling tepat! 1) Banyak orang meramalkan bahwa semakin meluasnya penggunaan TIK (ICT) di dunia bisnis mengakibatkan meluasnya pengangguran di kalangan tenaga …. A. administrasi kantor B. lapangan (tenaga teknis) C. ahli D. pimpinan 2) Digunakannya TIK (ICT) oleh perusahaan untuk menangani sebagian dari kegiatan pekerjaan kantornya walaupun kadang-kadang biaya per unit jauh lebih mahal, biasanya disebabkan karena …. A. terlalu banyaknya dokumen yang harus dikerjakan B. tidak cukupnya karyawan administrasi yang tersedia C. dapat mempercepat proses penyelesaian pekerjaan D. jawaban A, B, dan C benar
9.16
Asas-asas Manajemen
3) Kekhawatiran terjadinya pengangguran tenaga administrasi kantor karena digunakannya TIK (ICT) secara luas, tidak akan menjadi kenyataan disebabkan karena …. A. pekerjaan perkantoran (paper work) dari tahun ke tahun bertambah banyak B. perluasan kegiatan bisnis yang terus meningkat, sehingga dapat menyerap tenaga administrasi C. masih banyak perusahaan yang belum mempunyai tenaga administrasi kantor secara cukup D. jawaban A, B, dan C benar 4) Computocracy diartikan sebagai suatu keadaan, di mana …. A. komputer digunakan di mana saja untuk berbagai hal B. ahli-ahli komputer akan menguasai atau mengambil alih banyak tugas-tugas pokok pucuk pimpinan (top management), karena mereka dapat melakukan identifikasi masalah serta pemecahan masalah dengan cepat dan akurat C. sistem pemerintahan pada negara-negara di dunia yang menggunakan komputer D. jawaban A, B, dan C salah 5) Selama masa transisi pada waktu komputer mulai dipasang untuk digunakan dalam perusahaan, pekerjaan manajer tingkat menengah dan manajer tingkat rendah, biasanya meningkat dengan …. A. kegiatan tambahan yang berupa pelajaran tentang komputer B. kegiatan membantu programmer komputer C. kegiatan yang bersifat human relations dalam hal pembinaan petugas/karyawan melalui pemindahan serta latihan D. jawaban A, B, dan C benar 6) Pengaruh utama pada pekerjaan manajer tingkat menengah dalam bagian yang memakai komputer, adalah …. A. lenyapnya tugas pembuatan keputusan B. bertambahnya tugas-tugas motivasi dan koordinasi C. berkurangnya tugas-tugas motivasi dan koordinasi D. jawaban A, B, dan C salah 7) Profesor Hak Chong Lee menyimpulkan bahwa komputer cenderung untuk …. A. meningkatkan pekerjaan manajer B. memperketat lingkungan kerja
9.17
ISIP4111/MODUL 9
C. membatasi atau menetapkan penyelesaian tugas dalam waktu tertentu D. jawaban A, B, dan C benar 8) Penggunaan komputer mempunyai dampak terhadap struktur organisasi, berupa …. A. struktur organisasi menjadi datar B. struktur organisasi tidak diperlukan lagi C. struktur organisasi bertambah rumit D. jawaban A, B, dan C salah 9) Kesenjangan komunikasi (communication gap) sehubungan dengan komputerisasi sering terjadi antara …. A. pucuk pimpinan (top manager) dengan pimpinan menengah (middle manager) B. pucuk pimpinan (top manager) dengan ahli komputer C. pimpinan menengah (middle manager) dengan pimpinan rendah (lower manager) D. pimpinan menengah (middle manager) dengan ahli komputer 10) Pada survei yang dilakukan oleh Ernest Dale tentang pengaruh komputer di dalam manajemen, ternyata …. A. informasi yang lengkap dan cepat hanya cocok untuk pembuatan keputusan jangka pendek saja B. informasi yang lengkap dan cepat tidak dapat memudahkan pembuatan keputusan jangka panjang C. informasi yang lengkap dan cepat dapat menyukarkan, karena bertimbunnya informasi, sedangkan yang diperlukan sebenarnya informasi/data yang telah diringkaskan. D. jawaban A, B, dan C benar Cocokkanlah jawaban Anda dengan Kunci Jawaban Tes Formatif 1 yang terdapat di bagian akhir modul ini. Hitunglah jawaban yang benar. Kemudian, gunakan rumus berikut untuk mengetahui tingkat penguasaan Anda terhadap materi Kegiatan Belajar 1.
Tingkat penguasaan =
Jumlah Jawaban yang Benar Jumlah Soal
100%
9.18
Asas-asas Manajemen
Arti tingkat penguasaan: 90 - 100% = baik sekali 80 - 89% = baik 70 - 79% = cukup < 70% = kurang Apabila mencapai tingkat penguasaan 80% atau lebih, Anda dapat meneruskan dengan Kegiatan Belajar 2. Bagus! Jika masih di bawah 80%, Anda harus mengulangi materi Kegiatan Belajar 1, terutama bagian yang belum dikuasai.
ISIP4111/MODUL 9
9.19
Kegiatan Belajar 2
Manajemen di Masa yang Akan Datang
A
pabila kita bandingkan dan kita renungkan kembali kemajuan-kemajuan di bidang teori maupun praktek manajemen maka dapatlah kita katakan bahwa kemajuan yang luar biasa telah terjadi di bidang manajemen. Cobalah perbandingkan apa yang dilakukan di bidang manajemen pada periode Tahun 1933 dengan periode Tahun 1970 misalnya, tentunya secara keseluruhan kita dapat menyatakan bahwa evolusi di bidang manajemen telah berlangsung. Kalau selama beberapa puluh tahun telah terjadi berbagai perubahan dan kemajuan di bidang manajemen maka dapat dibayangkan bagaimana manajemen di era globalisasi ini misalnya. Ini tentunya menjadi tugas Anda untuk menganalisisnya dalam usaha menentukan bagaimana hasil dan keadaan manajemen pada periode tersebut. Tetapi, karena banyak di antara Anda pembaca modul ini akan menjadi manajer-manajer tinggi atau penasihat-penasihat dari pucuk pimpinan (top management), tentu saja perlu bertanya terlebih dahulu apa yang diinginkan untuk selanjutnya, bertanya pula bagaimana sebaiknya untuk mencapai keinginan tersebut. Seseorang yang mencoba merealisasikan rencana jangka panjang pada umumnya sering terbentur pada suatu kesenjangan (gap) antara apa yang diinginkan atau bahkan yang diperlukan dengan apa yang mungkin, tanpa mengubah rencana dan aktivitas. Selanjutnya hanya dengan inovasi, apakah yang bersifat kecil atau bersifat besar akan merupakan jalan keluar untuk menutup kesenjangan (gap) tadi. Tetapi, orang yang mengharap pembaharuan (inovasi) secara sukses harus ingat bahwa setiap kelebihan terdapat suatu kekurangan bahwa setiap perubahan kemungkinan terdapat kerugian sebagaimana terdapat pula hikmahnya, dan tentunya yang paling dapat ia lakukan adalah mencoba untuk tetap optimis. 1.
Lingkungan Luar (Eksternal) Pengawasan dari pemerintah terhadap dunia bisnis memang mutlak diperlukan. Di samping itu, investasi modal pada beberapa proyek inovasi yang berat, hanyalah pemerintah yang membiayainya. Eksplorasi ruang
9.20
Asas-asas Manajemen
angkasa, angkutan udara supersonik, peremajaan perkotaan, dan banyak halhal lain yang harus terlebih dahulu ditinjau oleh penelitian dasar (basic research) yang menelan biaya besar hanya mampu dilaksanakan oleh pemerintah. Pemerintah melakukan pengawasan terhadap pertumbuhan perusahaan-perusahaan, ketenagakerjaan, dan juga fluktuasi harga. Karenanya, manajer di masa depan harus menempatkan industrinya secara jelas dalam kedudukan yang bersendikan kepada badan-badan pemerintah dan anggota masyarakat umum. Ia harus dapat melakukan pendekatan sesuai dengan peraturan pemerintah serta mempunyai pemikiran yang matang terhadap implikasi jangka panjang, tidak seperti halnya pada masa lampau di mana manajer sering cenderung melihat peraturan-peraturan baru pemerintah dari sudut dampak seketika saja. Pernah beberapa peraturan pemerintah yang dianggap kurang tepat oleh industriawan, padahal untuk jangka panjang sebetulnya sangat bermanfaat bagi dunia bisnis pada umumnya. Serikat sekerja tidak mungkin lenyap, tetapi mereka dapat menjadi kurang penting, tidak seperti halnya angkatan kerja kerah putih (white collar) yang terus bertambah persentasenya dalam total angkatan kerja. Tentu saja terdapat kemungkinan bahwa serikat kerja kerah putih (white collar union) akan membina kekuatan nyata dan mulai mengambil proporsi besar di kalangan pekerja administrasi kantor (clerical workers) serta pekerja profesi (profesional workers). Rutinitas dari white collar atau kerja profesional akan cenderung menimbulkan perserikatan kerja (unionization), dan keduanya telah merupakan hal biasa di dalam beberapa perusahaan. Akan terjadilah nantinya manajemen harus bersitegang untuk menyediakan tunjangan dan kompensasi seperti halnya bagi pekerja kerah biru (blue collar) yang menuntut melalui serikat sekerjanya. Bagaimanapun, agaknya tidak terjadi gejolak yang nyata di dalam unionisasi di antara pekerja kerah putih (white collar) dan pekerja profesi (profesional workers), kecuali terdapat tekanan yang serius seperti pemotongan gaji atau pengurangan kesempatan. Bertambahnya peraturan pemerintah mengenai serikat kerja, juga merupakan hal yang sangat mungkin agar pengawasan pemerintah dalam hal penawaran kolektif (collective bargaining) dapat lebih nyata. Demikian pula halnya peningkatan pengawasan pemerintah terhadap industri, untuk masa depan tidak dapat disangsikan lagi adanya. Dengan cara ini, keputusan pribadi atau privat terhadap sejumlah orang yang bekerja dalam industri dapat dihilangkan karena pemerintah akan mengawasinya.
ISIP4111/MODUL 9
9.21
Teknologi akan terus berlanjut peningkatannya, tetapi manajer masih perlu menggunakan teknologi yang terbaca, walaupun tidak diragukan lagi bahwa akan terdapat perbedaan dengan teknologi terbatas sekarang. Perlunya dibatasi pada kategori ini adalah dalam hal teknologi yang sangat maju karena teknologi yang sangat maju terlalu mahal biayanya. Di samping itu, terlalu banyak menggunakan perlengkapan yang rumit serta tidak dimungkinkan untuk gencat (idle) walaupun dalam waktu yang pendek. Ini dapat berarti bahwa manajer harus merencanakan produksi jauh sebelumnya sehingga tidak dapat bebas membuat penyesuaian yang cepat dengan permintaan pasar. 2.
Perusahaan-perusahaan Besar dan Kecil Industri-industri terkemuka pada masa kini, ada kemungkinan akan mengalami suatu kemunduran yang cukup berarti dalam era masa mendatang. Hal ini tidak ada maksud sama sekali untuk menyatakan bahwa industriindustri tersebut perlu disingkirkan dari bisnis. Dalam hubungan ini, dapat diartikan bahwa bila perusahaan-perusahaan tersebut ingin tetap bertahan, haruslah mengadakan perubahan-perubahan secara radikal. Pertanyaan yang mendesak dan perlu dijawab segera oleh perusahaan-perusahaan di abad sekarang adalah “Bisnis apa yang harus kita lakukan sesungguhnya”. Untuk menjawabnya perusahaan-perusahaan perlu menentukan misinya dalam artian keperluan yang harus mereka penuhi dalam bisnis dan bukan hanya menentukan produk atau jasa apa yang mereka sediakan, seperti misalnya IBM telah menentukan misinya sebagai penyedia sistem informasi (supplying information systems), bukan hanya mesin perkantoran. Demikian juga misalnya dengan perusahaan Ford Motor telah menentukan produk mereka sesungguhnya adalah “Transportasi” dan bukan hanya berupa mobil atau truk. Bisnis besar akan melanjutkan untuk tetap bertahan dan tidak ragu-ragu untuk menjadikan lebih besar dan besar lagi, sekurang-kurangnya untuk satu masa. Namun demikian, perusahaan yang terlalu besar akan menimbulkan masalah-masalah koordinasi yang pada akhirnya menjadikan perusahaan sukar diatur atau diurus. Walaupun kita mengetahui bahwa pertumbuhan merupakan suatu ukuran kemajuan dalam ekonomi, namun dapat pula merupakan permulaan dari keinginan, apalagi bila kita hubungkan dengan hal-hal berikut yang melekat pada perusahaan-perusahaan berukuran besar.
9.22
Asas-asas Manajemen
a.
Kurangnya fleksibilitas Pada perusahaan kecil, keputusan-keputusan biasanya dapat dibuat lebih cepat daripada dalam perusahaan besar. Lebih sedikitnya peringkat (levels), lebih sedikit pula orang-orang yang harus dilalui sehingga tidak terlalu banyak pertimbangan atau peninjauan dari berbagai sudut. Alfred P. Sloan Jr. pernah menjelaskan masalah ini ketika ia menjadi Direktur Utama pada General Motor Corporation sebagai berikut. Dalam praktik pada kegiatan kami secara menyeluruh, sering kali mengalami keterlambatan yang disebabkan terlalu besarnya ukuran perusahaan kami. Ini menyebabkan pula terlalu sukarnya memberikan jawaban atau keputusan terutama yang menyangkut ide atau gagasan baru. Banyak sekali orang yang terlibat ... Kadang-kadang kami terpaksa menarik kesimpulan bahwa General Motors terlalu besar dan luas, sehingga menyebabkan keterlambatan demikian seringnya dan ini sebenarnya tidak memungkinkan kami untuk jadi pimpinan.
Tentu saja sebagaimana kita ketahui, Sloan dan wakilnya telah berusaha menanggulangi kesulitan-kesulitan, hingga pada tingkat tertentu perusahaan yang dipimpinnya menjadi “leader” di bidang industri sejenis. Tetapi ini tetap dapat dipertanyakan apakah perusahaan-perusahaan besar dapat dipertanyakan fleksibilitas yang tepat dengan bentuk organisasinya sekarang. Sesungguhnya banyak dari perusahaan-perusahaan besar telah sangat tidak fleksibel untuk mencapai hasil optimum, walaupun mereka masih dapat menghasilkan “Satisficing” yang cukup baik dalam artian profitabilitas sekurang-kurangnya sepanjang waktu dapat dikatakan “cukup makmur”. b.
Sukarnya koordinasi Masalah dapat dipertahankannya seluruh eksekutif agar tetap sehaluan dengan tujuan perusahaan, akan lebih sulit dijalankan pada perusahaanperusahaan besar. Terdapatnya saling kerja sama yang konsisten merupakan hal yang luar biasa beratnya untuk dicapai, mengingat ribuan orang menjalankan berbagai kegiatan dalam berbagai corak dan ragam. Karena itu, sering dikatakan bahwa kesulitan koordinasi akan lebih cepat bertambah dibandingkan dengan pertambahan jumlah karyawan dan eksekutif, misalnya orang menyatakan bahwa kesulitan dalam koordinasi dirasakan lebih dari dua kali bahkan tiga kali atau empat kali pada waktu jumlah orang menjadi dua kali jumlah semula.
ISIP4111/MODUL 9
9.23
c.
Semangat kerja (morale) Hubungan antarpribadi yang terjadi pada perusahaan yang kecil sekurang-kurangnya memungkinkan mempertahankan semangat kerja yang tinggi, walaupun tidak semua perusahaan kecil dapat melakukannya. Bagi perusahaan besar tugas semacam ini sangat sukar, bahkan tidaklah mungkin. Semangat kerja tinggi dimaksudkan sebagai kepentingan bersama yang nyata terhadap pekerjaan sehingga menimbulkan kesejahteraan dalam bisnis secara menyeluruh, dan bukannya keputusan yang apatis yang disebabkan anggapan atau kepercayaan bahwa kondisi dalam pekerjaan sekarang tidak lebih buruk daripada di tempat lainnya. d.
Kekuasaan para kepala eksekutif Pada perusahaan-perusahaan besar kemungkinan terlalu berkuasanya seorang kepala eksekutif atau terlalu kecilnya kekuasaan seorang kepala eksekutif dapat terjadi dalam kemungkinan yang sama. Apabila ia terlalu berkuasa, maka akan banyak keputusan-keputusan berasal dan berada pada tangannya, dan konsekuensinya bila keputusan harus selalu melaluinya, akan banyak atau sering terjadi penundaan maupun kekeliruan calon pembuatan keputusan. Sedangkan apabila kepala eksekutif perusahaan besar terlalu kecil kekuasaannya, konsekuensinya adalah seringnya tidak terkoordinasikan tugas pekerjaan yang dipimpinnya. Eksekutif dalam perusahaan kecil, walaupun juga mempunyai kecenderungan seperti di atas, tetapi konsekuensinya tidak begitu parah seperti pada perusahaan-perusahaan besar. Jika ia membuat seluruh atau banyak keputusan-keputusan penting, ia masih dapat membuatnya dengan cepat karena ia cukup dekat dengan layar atau panggung dari kegiatan serta memungkinkan ia menguasai atau mengamati berbagai faktor yang ada atau timbul dari berbagai situasi tertentu. Apabila keputusan yang dibuatnya kurang tepat atau keliru, ia masih dapat dengan cepat mengoreksinya, karena organisasi perusahaannya kecil. Selain itu, kepala eksekutif pada perusahaan kecil selalu cepat merasakan konsekuensi yang ditimbulkan oleh keputusannya yang keliru atau tertunda. Perusahaan besar di lain pihak sering berada pada tepian untuk jatuh dalam kolam kesalahan yang besar, apalagi kepala eksekutif lebih mudah dipengaruhi oleh lingkaran orang-orang yes-men, sehingga keputusan yang keliru tidak cepat dapat diketahuinya atau lama sekali baru disadarinya,
9.24
Asas-asas Manajemen
berhubung orang-orang yes-man yang melingkarinya selalu melapor yang baik saja kepadanya. Di samping itu, kepala eksekutif pada perusahaan kecil mempunyai kecenderungan untuk membesar-besarkan atau terlalu berhati-hati dengan keterbatasan sumber daya (resources) yang berada di bawahnya, sehingga dalam hal perluasan organisasi atau perusahaan juga terlalu berhati-hati. Di lain pihak kepala eksekutif dari suatu perusahaan besar mungkin dengan mudah memperoleh bantuan perusahaan lain, melulu untuk memperluas ukuran dari perusahaannya, walaupun sebagai hasil perluasan, keuntungan yang diperoleh malah lebih kecil. Dalam kenyataannya banyak hal bahwa perusahaan kecil lebih baik dari perusahaan besar. Pada masa yang akan datang, kesulitan-kesulitan dalam mengelola (managing) perusahaan-perusahaan raksasa, akan menyebabkan pula bahwa pengintegrasian dari beberapa perusahaan seperti dilakukan pada beberapa tahun yang lampau akan ditinggalkan oleh banyak perusahaan yang berkeinginan untuk mencukupi dirinya sejauh mungkin. Tidaklah berkelebihan apabila dikatakan bahwa perusahaan-perusahaan kecil merupakan bentuk perusahaan yang lebih cocok untuk masa depan. 3.
Tenaga Kerja Kemampuan manajemen dalam menangani tenaga kerja musiman maupun penyediaan pekerjaan lain bagi mereka yang dipindahkan oleh adanya peralatan baru, agaknya telah ada perbaikan. Teknik peramalan (forecasting) serta informasi yang lebih cepat melalui komputerisasi akan dapat memperbaiki pengalaman atau kekurangan yang ada pada masa lalu. Suatu guncangan yang lebih dahsyat adalah yang ditimbulkan oleh turunnya permintaan atau daya beli masyarakat secara menyeluruh, di mana manajemen harus berusaha dengan seluruh kemampuan yang ada padanya agar pemberhentian atau pengurangan tenaga kerja dapat diperkecil sejauh mungkin. Dalam Tahun 1920-an di mana para juru bicara manajemen merasa bahwa “Stabilitas baru dalam kemakmuran ekonomi” telah dicapai dan keadaan depresi atau keadaan meleset telah lewat. Tetapi kegembiraan tersebut dirusak oleh depresi berat yang diikuti dengan jatuhnya harga saham di pasar modal pada tahun 1929. Dan untuk memperkecil keadaan buruk semacam ini pemerintah Federal Amerika berusaha mengamankan suasana, yaitu dengan menjalankan pengawasan yang ketat terhadap hal-hal yang dapat mengganggu stabilitas pada umumnya seperti pengawasan terhadap
ISIP4111/MODUL 9
9.25
kompensasi pengangguran, kebijakan tingkat bunga bank, proyek-proyek pekerjaan umum maupun pajak-pajak. Tetapi, dalam keadaan depresi atau keadaan meleset tersebut, manajer mempunyai kesempatan untuk turut memberikan sumbangan penting. Misalnya saja Dewan Penasihat Niaga, yaitu mereka yang mengawasi investasi dalam bidang bisnis telah banyak menunjukkan optimisme mereka yang ditunjukkan dari ketetapan atau peraturan-peraturan yang dikeluarkannya sebagai usaha mengurangi depresi pada masa itu. Walaupun usaha semacam ini masih diragukan efektivitasnya, bahkan cukup meragukan, tetapi tentunya tidaklah bijaksana apabila kita menggugat mereka terlalu banyak. Akibatnya atau efek dari otomasi (automation), tentu saja sudah kentara. Otomasi (automation) telah memungkinkan hasil (output) yang lebih besar dengan lebih sedikitnya jam kerja buruh. Tetapi, tidak berarti bahwa semakin tersebarnya otomasi, akan menyebabkan semakin luasnya pengangguran yang bersifat permanen. Perkenalan kepada mekanisasi selama revolusi industri juga telah memungkinkan bertambah besarnya produksi dengan lebih sedikitnya tenaga kerja, di samping juga menimbulkan kesulitan-kesulitan terutama dalam hal mengalihkan tenaga kerja yang ada. Akhirnya, memang menimbulkan efek lain, yaitu bertambah luasnya distribusi barang-barang upah yang lebih tinggi dan pendekatan waktu karena mekanisasi tersebut. Otomasi (automation) dalam beberapa hal akan mempunyai efek yang sama. Perpendekan waktu tidaklah dalam bentuk perpendekan jam kerja setiap harinya atau menjadi 4 hari kerja setiap minggu. Namun demikian, suatu pertanda terhadap lebih banyaknya libur serta cuti yang panjang telah mulai tampak, dan ini tentunya secara nyata menyebabkan bahwa pekerja akan lebih terbagi kepada banyaknya orang. Akhirnya, manajemen mungkin hanya mau bekerja 4 hari setiap minggu atau 6 jam sehari sebagai jalan agar cuti yang panjang atau liburan dapat dihindari. Dalam kasus yang berhubungan dengan anggota serikat kerja, perubahan atau pendekatan kerja setiap minggu perlu dicapai melalui perundingan. Tetapi, bagi pekerja administrasi kantor atau para pekerja di kantor hal perpendekan kerja merupakan suatu yang biasa. Jurnal Wall Street pernah menulis bahwa di kota New York terdapat kecenderungan yang umum bagi para pimpinan puncak untuk terbang meninggalkan kantor lebih pagi pada Jumat siang khususnya dalam musim panas, untuk manajer bawahannya
9.26
Asas-asas Manajemen
mengikuti mereka untuk ke luar pintu beberapa saat kemudian, sedangkan sekretaris serta pekerja administrasi kantor akan kabur secepatnya setelah mereka tahu bahwa seluruh eksekutifnya telah pulang. Perkembangan atau perubahan lainnya yang mungkin terjadi dalam praktek ketenagakerjaan dan juga dapat membuat lebih besarnya stabilitas permintaan (daya beli), adalah hilangnya secara bertahap pembayaran upah secara per jam untuk digantikan secara mingguan. Keadaan semacam ini pada waktu sekarang pun telah tampak gejalanya. Dua perkembangan yang agaknya mengikuti perubahan ini. Pertama, angkatan kerja kerah putih (the white collar) lebih cepat bertambahnya daripada angkatan kerja kerah biru (the blue collar), dan agaknya kecenderungan ini terus berlanjut sebagaimana otomasi mengambil alih tugas-tugas manual. Hal ini tampaknya akan lebih mendorong ke arah terdapatnya satu “payroll” yang berupa “payroll gaji”, dan bukannya dua payroll seperti yang ada dalam perusahaan-perusahaan pada masa sekarang terutama pada pabrik-pabrik (ada pegawai kantor yang terima secara mingguan dan ada pula buruh yang terima secara jam). Kedua, keuntungan pembayaran secara per jam bagi majikan sebenarnya hanyalah, buruh tidak perlu dibayar pada waktu tidak bekerja. Tetapi, kebanyakan tenaga kerja yang dibayar secara per jam, pada masa depan akan mendapatkan tunjangan untuk cuti sakit, liburan dan sebagainya seperti halnya semua keuntungan yang diperoleh oleh tenaga kerja yang memperoleh gaji. Oleh sebab itu, pada masa depan bagi perusahaan tidak banyak manfaatnya apabila masih menyusun rencana pembayaran secara per jam bagi beberapa pekerjanya. Apa yang diramalkan banyak orang bahwa mesin akhirnya akan menggantikan manusia secara penuh dan membuat manusia untuk menikmati kehidupan sehari-hari dengan penuh kesenangan serta menerima pendapatan serta jaminan yang tetap dan cukup untuk hidup yang lebih mewah, barangkali ada benarnya. Tetapi, tentunya bukan di tahun ini atau dalam masa-masa di mana kita kemungkinan masih hidup. Apabila usaha ke arah kemakmuran terus dilanjutkan dan perang tidak terjadi, tidak perlu diragukan lagi bahwa akan banyak sekali manusia yang sibuk dengan kerjanya, sekurang-kurangnya dalam kerja yang dapat dikategorikan sebagai kerja yang disukainya walaupun tidak begitu penting, seperti halnya masa sekarang yang jauh lebih banyak daripada 40 tahun yang lalu. Tetapi, ini tidak bagi seluruh penduduk atau bagian terbesar dari lapisan masyarakat.
ISIP4111/MODUL 9
9.27
4.
Fungsi-fungsi Manajemen Manajer masa depan perlu sekali dibekali lebih banyak bidang pengetahuan daripada manajer masa sekarang. Manajer masa, depan tidak perlu menjadi ahli matematika, tetapi ia perlu mengetahui matematika yang cukup untuk mengerti premis-premis yang dijadikan dasar oleh orang-orang atau staf “operation research” dalam membuat perkiraan atau ramalan serta pemecahan masalah, juga perlu secukupnya pengetahuan teknologi secara umum dan ilmu-ilmu sosial dalam rangka menilai nasihat-nasihat dari staf ahlinya. Ia juga perlu menyadari tren (kecenderungan) sosial tidak hanya di negerinya sendiri, tetapi juga pada bagian-bagian dunia lainnya, agar apabila perusahaannya membesar, kemungkinan akan berwujud perusahaan multinasional atau dalam proses menuju ke sana. Pada waktu tersebut fungsifungsi pokok akan tetap sama dengan fungsi-fungsi manajemen yang ditanganinya pada masa sekarang, yaitu perencanaan (planning), pengorganisasian (organizing), pengadaan staf (staff), pengarahan (direction), pengadaan (control), pembaharuan (innovation), dan perwakilan (representation). a.
Perencanaan (planning) Perkiraan atau peramalan (forecasts) haruslah lebih akurat daripada sekarang, data ekonomi harus tersedia lebih cepat dan dalam perincian yang lebih lengkap melalui pemakaian komputer. Bagaimanapun tugas perencanaan tidak akan lebih mudah dari tugas perencanaan masa sekarang karena kemungkinan lebih banyaknya ketidakpastian akan ditimbulkan oleh adanya perubahan yang begitu cepat, dan manajemen akan dihadapkan pada pilihan dari alternatif yang jauh lebih banyak. Ini tentunya akan menyebabkan pembuatan keputusan lebih sukar di masa depan, apalagi simulasi misalnya hanya dapat memperlihatkan apa yang mungkin terjadi dan bukannya apa yang akan terjadi. b.
Pengorganisasian (organizing) Ini merupakan kebutuhan yang terbesar dalam rangka mengurangi masalah-masalah koordinasi sehubungan dengan tipe baru organisasi, sehingga masalah koordinasi seperti pada organisasi raksasa masa kini dapat dilenyapkan atau dihilangkan sebanyak mungkin. Walaupun divisionalisasi yang pernah ditemukan dalam menanggulangi hal ini masih dapat diandalkan
9.28
Asas-asas Manajemen
dalam beberapa perusahaan, tetapi untuk masa depan belum tentu dapat menjawabnya. Kesulitan hubungan petugas staf dan petugas lini, bagaimanapun di masa depan akan kurang penting, karena operasional perusahaan akan lebih banyak bersifat otomatis seperti halnya dalam proses industri, di mana pembagian kedua tipe (staf dan lini) menjadi kabur. c.
Pengadaan staf (staffing) Tidak diragukan lagi akan ada satu tipe baru dari tes psikologi, yang lebih baik dan lebih dapat dipercaya dibandingkan dengan tes psikologi yang kita miliki sekarang. Namun demikian, masalah pengadaan staf masih tetap suatu masalah yang pelik seperti sekarang, bahkan mungkin akan lebih pelik lagi. Keperluan akan tenaga-tenaga dari bermacam keahlian akan lebih berlipat ganda. Suatu kemungkinan yang dapat meringankan keadaan tersebut, apabila dapat ditemukan bentuk baru organisasi dan pengawasan yang memungkinkan untuk menentukan secara lebih akurat bagaimana sebaiknya orang harus menjalankan pekerjaannya. d.
Pengarahan (direction) Beberapa ilmuwan sosial meramalkan akan lenyapnya hubungan atasan bawahan yang akan digantikan dengan demokrasi lengkap dalam industri, di mana manajemen yang didasarkan pada konsensus bersama memilih di antara mereka orang yang berpengetahuan luas serta memiliki ide-ide yang baik untuk menjadi pimpinan. Tentunya keadaan semacam ini akan menunjukkan bahwa angkatan kerja di masa depan akan lebih terdidik dibandingkan dengan angkatan kerja pada masa sekarang. Tetapi, ini tidak berarti bahwa orang akan mampu mengoordinasikan kerjanya tanpa “pengarahan” dari atas atau oleh seseorang yang mampu mempertimbangkan ide atau gagasan siapa yang terbaik. Bahkan diorganisasi sukarela pun seperti halnya perkumpulan sosial, tidak ada yang dapat dilakukan tanpa menunjuk seorang untuk bertindak sebagai kerja dan “boss” sementara bagi mereka yang bekerja pada proyek tersebut. Bagaimanapun, lingkungan pekerjaan akan menjadi lebih demokrasi, dalam mana atasan perlu mendengar lebih hati-hati ide atau gagasan dari bawahan mereka serta mempertimbangkan ide tersebut di dalam pembuatan keputusan. Kecenderungan untuk bersikap otoriter terhadap bawahan juga
ISIP4111/MODUL 9
9.29
berkurang, di mana atasan akan lebih memandang bawahan sebagai orang yang status sosialnya sama dengan dirinya. e.
Pengawasan (control) Kemajuan terbesar kemungkinan terjadi di lapangan pengawasan, yaitu melalui apa yang diharapkan semula dengan penggunaan komputer. Bagian terbesar dari kerjanya, bagaimanapun dilakukan dengan mengidentifikasikan pengecualian-pengecualian, sehingga dengan demikian “management by exception” akan menjadi lebih mudah dan akan mengurangi kesalahankesalahan. f.
Pembaharuan (innovation) Inovasi akan tetap dilanjutkan serta merupakan hal penting. Inovasi di dalam teknologi akan lebih cepat, di mana tugas manajer lebih banyak sebagai penilai terhadap kekurangan-kekurangan dalam perusahaan untuk selanjutnya membuat perubahan yang perlu di dalam prosedur, organisasi dan sebagainya sehingga perusahaan dapat mengambil kepentingan dari mereka. Banyak inovasi akan dihasilkan dari perusahaan baru dan industri baru yang akan menyaingi beberapa perusahaan yang telah maju pada masa kini. g.
Perwakilan (representation) Tugas representasi dari manajer seperti pernah diuraikan, menjadi lebih penting apalagi jika dilihat dalam kaitan perluasan pengawasan oleh pemerintah dan perubahan di dalam iklim sosial yang terjadi, kemungkinan lebih cepat daripada yang terjadi di masa lalu. Manajer juga perlu memutuskan sejauh mana ia harus berpartisipasi dalam tanggung jawab sosial, baik secara langsung ataupun tidak langsung yang semuanya harus dilihat dari sudut manfaat bagi perusahaan. Pekerjaan dasar manajer dalam kenyataannya akan sangat banyak seperti pada masa sekarang. Ia masih membuat keputusan-keputusan, walaupun agaknya tidak saja seperti ia buat sekarang. Perbedaan yang mendasari adalah bahwa ia memerlukan latar belakang pengetahuan yang lebih banyak di dalam berbagai bidang yang luas, berkisar dari sosiologi dan psikologi kepada matematika, jika ia tidak ingin keputusannya didikte atau diatur oleh staf ahli. Manajer juga memerlukan apa yang disebut kemampuan intuisi yang memungkinkan ia memimpin dan membujuk atau dengan kata yang singkat
9.30
Asas-asas Manajemen
“mempertahankan human relations yang baik” dengan bawahan dan rekannya. Tetapi, harapan yang juga mempunyai arti besar bagi manajemen di masa depan adalah kemungkinan kita memiliki teori psikologi yang ampuh seperti teori-teori yang kita punyai dalam ilmu Kimia dan Biologi sekarang, terutama agar tes psikologi yang dilakukan benar-benar memungkinkan bagi setiap orang menentukan dengan tepat pekerjaan apa sebenarnya yang cocok/tepat bagi dirinya. LAT IH A N Untuk memperdalam pemahaman Anda mengenai materi di atas, kerjakanlah latihan berikut! 1) Mengapa lebih banyak kesempatan bagi perusahaan kecil untuk lebih berkembang di masa depan daripada sekarang? 2) Apakah mungkin komputer dapat memecahkan persoalan human relations? Jika mungkin jelaskan, demikian pula jika tidak mungkin harap dijelaskan pula! 3) Apakah di masa depan diperlukan pengawasan yang lebih ketat dari pemerintah terhadap dunia bisnis? Jelaskan jawaban Anda! 4) Bagaimana fungsi-fungsi manajemen di masa depan? Jelaskan dengan singkat! 5) Apa perbedaan yang mendasar antara manajer masa depan dengan manajer masa sekarang? Berikan ulasan Anda! Petunjuk Jawaban Latihan Bacalah kembali seluruh Kegiatan Belajar 2 dengan cermat dan kemudian siapkan Buku Kerja Anda. Kerjakanlah latihan tersebut. Bila Anda belum mampu menjawab, bukalah dan pelajari kembali Materi Kegiatan Belajar 2 ini terutama yang berhubungan dengan tugas latihan termaksud sehingga akhirnya Anda yakin benar dan dapat menjawab latihan secara tuntas.
ISIP4111/MODUL 9
9.31
R A NG KU M AN Perusahaan-perusahaan besar yang terus bertumbuh pada masa sekarang perlu dipertanyakan apakah dapat demikian seterusnya, berhubung adanya ketidakfleksibilitasan, kurangnya koordinasi, dan lemahnya semangat kerja. Pada kasus yang lain kesempatan bagi perusahaan kecil barangkali untuk masa depan tidak akan berkurang atau menurun, mengingat adanya kelebihan-kelebihan pada perusahaan kecil bila dibandingkan dengan perusahaan-perusahaan besar. Dua kecenderungan yang terus berlanjut adalah ke arah otomasi (outomation) dan komputerisasi. Otomasi pada akhirnya memungkinkan perpendekan jam kerja dan ada beberapa yang meramalkan bahwa komputer akhirnya dapat menyelesaikan semua masalah manajemen, bahkan di lapangan human relations, tetapi hal ini masih sangat diragukan untuk menjadi kenyataan. Peraturan pemerintah tentang industri tidak akan banyak berubah dan bahkan lebih diintensifkan, terutama pada waktu depresi. Peningkatan peraturan pemerintah mengenai serikat pekerja agaknya akan hilang kekuatannya, kecuali mereka dapat mengorganisasi pekerja kerah putih (white collar workers) yang jumlahnya semakin membengkak pada masa depan. Manajer di masa depan akan memerlukan berbagai pengetahuan jauh lebih banyak daripada manajer sekarang, khususnya dalam matematika. Walaupun beberapa keputusan yang sekarang dibuat mungkin dapat dirutinisasikan melalui penggunaan komputer, namun pembuatan keputusan oleh manusia masih tetap diperlukan. TES F OR M AT IF 2 Pilihlah satu jawaban yang paling tepat! 1) Kesenjangan (gap) yang terjadi antara apa yang “diinginkan/diperlukan” dengan apa “yang mungkin/ada”, hanya dapat dicarikan jalan keluarnya tanpa harus mengubah rencana adalah melalui …. A. teknis dan pelaksanaan B. penambahan anggaran/dana C. inovasi D. jawaban A, B, dan C salah
9.32
Asas-asas Manajemen
2) Pengawasan dari pemerintah terhadap dunia bisnis mutlak diperlukan karena …. A. mencegah terjadinya persaingan tidak sehat di kalangan dunia bisnis B. mencegah terjadinya perlakuan yang didasarkan hanya dari keputusan-keputusan pribadi atau privat terhadap tenaga kerja C. pemilik modal terbesar adalah pemerintah dan mampu membiayai proyek yang memerlukan investasi yang besar D. jawaban A, B, dan C benar 3) Unionisasi lebih cenderung terjadi di lingkungan pekerja …. A. white collar B. blue collar C. industri berat D. industri menengah 4) Perusahaan-perusahaan besar pada umumnya, sering kesulitan di masa depan karena …. A. kurang fleksibel B. kesulitan dalam koordinasi C. semangat kerja yang rendah D. jawaban A, B, dan C benar
mengalami
5) Perusahaan-perusahaan kecil pada umumnya mempunyai kelebihan dalam hal .... A. fleksibilitas yang tinggi B. koordinasi lebih mudah C. semangat kerja yang tinggi D. jawaban A, B, dan C benar 6) Dalam keadaan depresi atau keadaan meleset, sangat diperlukan campur tangan pemerintah misalnya dalam bentuk pengawasan yang ketat terhadap …. A. kompensasi pengangguran B. kebijakan tingkat bunga bank C. pajak-pajak D. jawaban A, B, dan C benar 7) Manajer masa depan perlu sekali dibekali lebih banyak bidang pengetahuan daripada manajer masa sekarang, agar tidak didikte oleh ahli operation research, maka para manajer perlu memahami …. A. Sosiologi B. Matematika
9.33
ISIP4111/MODUL 9
C. Psikologi D. Antropologi 8) Penggunaan komputer akan mengakibatkan terjadinya kemajuan terbesar dalam salah satu tugas pekerjaan manajer yang berhubungan dengan …. A. pengorganisasian B. pengawasan C. representasi D. inovasi 9) Fungsi pengarahan (direction) yang mungkin terjadi dalam tugas pekerjaan manajer di masa depan, antara lain …. A. hubungan atasan dan bawahan bersifat lebih demokrasi dibandingkan sekarang B. sikap otoriter terhadap bawahan akan berkurang C. atasan mendorong para bawahan sebagai orang yang sama status sosialnya D. jawaban A, B, dan C benar 10) Perbedaan yang mendasar antara manajer masa depan dengan manajer masa sekarang terletak pada …. A. manajer masa depan memerlukan latar belakang pengetahuan yang lebih banyak di dalam berbagai bidang yang luas dibandingkan manajer masa sekarang B. manajer masa depan harus memiliki kemampuan intuisi yang lebih dibandingkan manajer masa sekarang C. manajer masa depan lebih banyak menjalankan fungsi inovasi dibandingkan dengan manajer masa sekarang. D. jawaban A, B, dan C benar Cocokkanlah jawaban Anda dengan Kunci Jawaban Tes Formatif 2 yang terdapat di bagian akhir modul ini. Hitunglah jawaban yang benar. Kemudian, gunakan rumus berikut untuk mengetahui tingkat penguasaan Anda terhadap materi Kegiatan Belajar 2.
Tingkat penguasaan =
Jumlah Jawaban yang Benar Jumlah Soal
100%
9.34
Asas-asas Manajemen
Arti tingkat penguasaan: 90 - 100% = baik sekali 80 - 89% = baik 70 - 79% = cukup < 70% = kurang Apabila mencapai tingkat penguasaan 80% atau lebih, Anda dapat mengikuti ujian akhir semester. Selamat! Jika masih di bawah 80%, Anda harus mengulangi materi Kegiatan Belajar 2, terutama bagian yang belum dikuasai.
ISIP4111/MODUL 9
9.35
Kunci Jawaban Tes Formatif Tes Formatif 1 1) C. Karena komputer akan mengerjakan sedemikian banyak tugas-tugas rutin dari pegawai administrasi kantor. 2) D. Karena penggunaan komputer walaupun biaya penggunaan per unitnya lebih mahal dari sebelum digunakan komputer, tetapi untuk mengerjakan dokumen yang terlalu banyak serta dapat lebih cepat di samping karyawan administrasi yang tidak cukup tersedia, maka penggunaan komputer akan mempercepat pelayanan. 3) D. Karena pekerjaan perkantoran dari tahun ke tahun bertambah banyak, bergandengan dengan perluasan usaha niaga (bisnis) sehingga dapat menyerap tenaga administrasi kantor. 4) B. Karena komputerisasi adalah suatu keadaan, di mana ahli-ahli komputer akan menguasai atau mengambil alih banyak tugas-tugas pokok pucuk pimpinan (top management). 5) D. Sebab selama masa transisi tersebut, manajer tingkat menengah (middle manager) harus aktif mempelajari tentang komputer, membantu programmer, serta banyak terlibat dengan kegiatan human relations dalam hal pembinaan petugas/karyawan melalui pembinaan dan latihan. 6) C. Karena menurut Prof. Roger C. Vergin pengaruh utama penggunaan komputer pada pekerjaan manajemen menengah bukan lenyapnya tugas pembuatan keputusan, tetapi berkurangnya tugas-tugas motivasi dan koordinasi, disebabkan jumlah bawahan dalam bagian mereka telah berkurang karena pekerjaan administrasi kantor yang dilakukan oleh banyak bawahan telah dialihkan pada komputer. 7) D. Karena Prof. Rak Chong Lee menyimpulkan bahwa komputer cenderung meningkatkan pekerjaan manajer, namun memperketat lingkungan kerja dengan membatasi atau menetapkan penyelesaian tugas dalam waktu tertentu. 8) D. Karena dengan penggunaan komputer tidak terbukti bahwa struktur organisasi menjadi dasar atau bertambah rumit, tetapi struktur organisasi masih diperlukan seperti pada masa sebelum komputerisasi.
9.36
Asas-asas Manajemen
9) B. Sebab communication gap yang masih sering terjadi adalah antara top manajer dengan ahli komputer. 10) D. Sebab dengan komputerisasi walaupun informasi lebih lengkap dan cepat, tetapi top management tidak dapat membuat semua keputusan untuk maksud jangka panjang, serta tidak cukup waktu untuk menggunakan seluruh informasi yang telah ada, sering mereka ditimbuni informasi dan laporan yang menumpuk. Demikian pula halnya dengan terlalu cepatnya informasi dipancarkan, sering kali menyebabkan terlalu besarnya penekanan untuk masalah-masalah pengembangan jangka pendek saja dan bukan yang bersifat jangka panjang. Tes Formatif 2 1) C. Karena hanya dengan inovasi, apakah yang bersifat kecil atau yang bersifat besar akan merupakan jalan keluar untuk menutup kesenjangan (gap) tadi. 2) D. Karena jawaban A, B, dan C lah yang menyebabkan mengapa perlu adanya pengawasan dari pemerintah terhadap dunia bisnis. 3) A. Karena di masa depan angkatan kerja white collar terus bertambah besar jumlahnya sehingga akan tinggi persentase dari jumlah/ total angkatan kerja seluruhnya. Akibatnya, cenderung menghimpun dirinya menjadi Union (perserikatan kerja). 4) D. Karena perusahaan besar, banyak kesulitan di dalam hal kurangnya fleksibilitas, sukarnya koordinasi serta semangat kerja yang rendah. 5) D. Karena perusahaan kecil, kebalikan dari perusahaan besar, biasanya mempunyai kelebihan yang berupa: fleksibilitas tinggi, koordinasi mudah dan semangat kerja tinggi. 6) D. Karena dalam keadaan depresi, pemerintah perlu menjaga stabilitas dalam masyarakat. Oleh sebab itu, pengawasan yang ketat dilakukan terhadap hal-hal seperti kompensasi pengangguran, kebijakan tingkat bunga bank maupun pajak-pajak. 7) B. Karena di bidang operation research diperlukan pengetahuan matematika yang cukup sehingga manajer dapat mempertimbangkan saran atau nasihat dari ahli operation research apabila ia mengetahui matematika yang cukup. 8) B. Karena komputer dapat digunakan untuk tugas pekerjaan yang berkaitan dengan pengawasan.
ISIP4111/MODUL 9
9.37
9) D. Karena fungsi pengawasan di masa depan cenderung mengalami apa yang terdapat dalam jawaban A, B, dan C. 10) D. Karena jawaban A, B, dan C pada pertanyaan nomor 10 merupakan perbedaan yang mendasar antara manajer masa depan dan manajer masa kini/sekarang.
9.38
Asas-asas Manajemen
Daftar Pustaka Ernestdale. (1969). Management Theory & Practice. New York: Mc GrawHill Book Company. Koontz, Harold, Cyril V. Donnell and Heinz Weihrick. (1984). Management. New York: Mc Graw-Hill Book Company.
