Audit Internal Bahan Makalah [PDF]

Citation preview

ASQ (American Society for Quality) Quality Audit



The American Society untuk Kualitas ( ASQ , sebelumnya bernama American Society for Quality Control ( ASQC )), adalah komunitas global berbasis pengetahuan profesional berkualitas, dengan hampir 80.000 anggota yang didedikasikan untuk mempromosikan dan memajukan kualitas alat, prinsip, dan praktik di tempat kerja mereka dan masyarakat. ASQ didirikan pada 1946 di Milwaukee , Wisconsin , sebagai cara bagi para ahli kualitas dan produsen untuk mempertahankan teknik berkualitas peningkatan digunakan selama Perang Dunia II . ASQ adalah sebuah organisasi global dengan anggota di lebih dari 150 negara. ASQ memiliki pusat layanan di Meksiko, China dan India, dan telah membentuk aliansi strategis dengan banyak organisasi di negara-negara seperti Brazil dan Uni Emirat Arab untuk mempromosikan produk ASQ dan pelatihan. ASQ memberikan anggotanya dengan sertifikasi , pelatihan, publikasi, konferensi, dan layanan lainnya. Internasional, ASQ telah membentuk hubungan dengan organisasi nirlaba yang memiliki misi yang sebanding dan prinsip-prinsip, membentuk upaya kolaboratif untuk memenuhi kebutuhan kualitas perusahaan, individu, dan organisasi. ASQ adalah mitra pendiri American Customer Satisfaction Index (ACSI), triwulan indikator ekonomi .Sejak tahun 1989, ASQ telah diberikan tahunan Malcolm Baldrige National Quality Award . The ASQ juga memberikan Dorian Shainin Medal, yang diberikan setiap tahun untuk "Pengembangan dan Penerapan Kreatif atau Unik statistik Pendekatan dalam Penyelesaian Masalah Sehubungan dengan Kualitas Produk atau Jasa".



Sertifikasi ASQ ASQ menawarkan berbagai sertifikasi profesional yang berkaitan dengan berbagai aspek dari profesi kualitas audit. Ujian yang diberikan secara nasional dan, sampai tingkat yang terbatas, di seluruh dunia beberapa kali setiap tahunnya. setiap sertifikasi dipertahankan melalui review setiap beberapa tahun pada jadwal berputar. Sertifikasi ASQ pertama yang ditawarkan pada tahun 1968. Berikut ini adalah beberapa sertifikasi yang telah diterbitkan oleh ASQ:



Dalam siaran pers 2008 untuk ulang tahun ke-40 dari sertifikasi ASQ, tiga yang paling populer adalah insinyur (CQE), diikuti oleh auditor (CQA) dan Six Sigma Black Belt (CSSBB).



ISO and Internal Audit Worldwide Standards



Sebuah Standar internasional dari Organisasi Internasional untuk Standarisasi (ISO; www.iso.org), yang berbasis di Jenewa, Swiss, yang mencakupi standar mutu berbagai bidang termasuk mutu internal audit. Standar ini telah diperluas selama bertahun-tahun untuk menutupi banyak area yang penting bagi governance dan mutu perusahaan. Auditor mutu dalam perusahaan, bergantung pada praktek-praktek dan standar-standar tersebut, sehingga dalam konvergensi pertumbuhan kegiatan perusahaan untuk meningkatkan governance dan internal control, harus secara umum memiliki seperangkat pengetahuan umum (CBOK) sebagai kebutuhan untuk memahami peran, tanggung jawab, dan aktivitas auditor mutu. Selain itu, review quality assurance (QA) dari fungsi audit internal yang dilakukan oleh anggota tim audit internal sendiri atau oleh reviewer luar yang dikontrak mengacu pada sebuah proses yang dipraktekkan oleh banyak fungsi audit internal. Fungsi audit internal yang lebih besar, sering membawa nilai nyata bagi perusahaan secara keseluruhan dengan memiliki review mutu secara independen dari praktek-praktek audit internal dan operasi perusahaan. Dengan demikian maka diperlukan adanya suatu sistem pengawasan atas jaminan mutu internal audit melalui quality assurance. Menurut Sawyer dalam Jatnika (2006) bahwa tujuan dari program quality assurance adalah untuk memberikan keyakinan memadai bahwa pekerjaan audit yang dilaksanakan telah sesuai dengan standar yang ada, piagam audit, dan standar lain yang berlaku. Untuk lebih memfokuskan pembahasan tentang convergence CBOK terhadap mutu internal audit professional, maka pembahasan dalam paper ini lebih diarahkan pada peran Standar Quality Assurance dalam meningkatkan mutu internal audit professional.



TUJUAN Untuk memudahkan arah penulisan paper ini, maka diperlukan penetapan tujuan yang diharapkan tercapai dari penulisan ini adalah: 1. Mendeskripsikan peran standar QA dalam meningkatkan audit mutu professional. 2. Merumuskan solusi tentang peran standar QA dalam dalam meningkatkan audit mutu professional. 3. Merumuskan langkah-langkah strategis pengaplikasian Standar QA dalam meningkatkan audit mutu professional.



MANFAAT Manfaat yang diharapkan sebagai dampak dari capai tujuan di atas adalah: Meningkatnya pemahaman dan ketrampilan dalam penerapan standar Quality Assurance untuk meningkatkan mutu audit internal.



GAGASAN Sebelum membahas lebih jauh tentang kondisi kekinian dari Quality Assurance, kami mengawali menjelaskan secara singkat tentang quality assurance dan mutu. Ini kami lakukan untuk menyamakan persepsi awal sebagai pengantar untuk membahas lebih jauh tentang quality assurance dan implikasinya terhadap mutu audit internal. Mutu, sebagaimana diinterpretasikan oleh ISO 9000, merupakan perpaduan antara sifat-sifat dan karakteristik yang menentukan sampai seberapa jauh keluaran dapat memenuhi kebutuhan pembeli. Pembeli yang menentukan sifat-sifat dan karakteristik yang penting. Pembeli yang menilai sampai seberapa jauh sifat-sifat dan karakteristik keluaran memenuhi kebutuhannya. Sementara Institute of Quality Assurance, menjelaskan mutu sebagai berikut: Dalam arti luas, kualitas adalah tingkat keunggulan: sejauh mana sesuatu yang cocok untuk tujuan. Dalam arti sempit, produk atau jasa yang berkualitas didefinisikan sebagai kesesuaian dengan persyaratan, kebebasan dari cacat atau kontaminasi, atau hanya tingkat kepuasan pelanggan. Dalam manajemen mutu didefinisikan sebagai benar-benar karakteristik dari produk atau jasa yang mengandalkan pada kemampuannya untuk memuaskan kebutuhan yang dinyatakan dan tersirat. Kualitas juga cepat merangkul sifat atau tingkat dampak suatu organisasi memiliki pada para pemangku kepentingan, lingkungan dan masyarakat. Sedangkan Oleh American Society untuk Kualitas (ASQ), MUTU dijelaskan sebagai berikut: Kualitas: istilah subjektif yang setiap orang memiliki definisi sendiri-sendiri. Dalam penggunaan teknis, kualitas dapat memiliki dua makna: 1) 30 karakteristik produk atau jasa yang menanggung pada kemampuannya untuk memuaskan kebutuhan tated atau tersirat dan 2) produk atau layanan gratis dari kekurangan (Jatnika, 2006). Selanjutnya audit mutu adalah, Audit mutu adalah proses pemeriksaan sistematis sistem mutu yang dilakukan oleh auditor mutu internal atau eksternal atau tim audit, yang merupakan bagian penting dari sistem mutu manajemen organisasi dan merupakan elemen kunci dalam sistem standar mutu ISO, ISO 9001. Selanjutnya, Hadiawiardjo, dkk., dalam Jatnika (2006) bahwa QA adalah istilah yang menyatakan keseluruhan kegiatan yang terencana dan resmi yang dimaksudkan untuk memberikan kepercayaan bahwa keluaran akan memenuhi tingkat mutu yang diinginkan. Sedangkan The Institute of Internal Auditor pada Statement on Internal Auditing Standards No 4: Quality Assurance (1986, ) mendefinisikan sebagai berikut: As a general term, "quality assurance" is usually understood to mean the process of objective review of overall effectiveness and compliance with relevant policies and standards.



Sasaran pembelajaran dari peran standar quality assurance dalam meningkatkan mutu auditing professional adalah: 1.



Kondisi Kekinian Quality Assurance (Qa) Terhadap Mutu Audit Professional



2.



Element-element dan Prosedur Review Quality Assurance Audit Internal



3.



Manfaat Review QA Internal Audit



4.



Melakukan Review QA Mutu Audit Internal



5.



Solusi-Solusi Tentang Review Qa Terhadap Mutu Audit Internal



1. KONDISI KEKINIAN QUALITY ASSURANCE (QA) TERHADAP MUTU AUDIT PROFESSIONAL Quality assurance sangat perlu dalam menjaga kemampuan departemen internal audit untuk melaksanakan fungsinya secara efektif dan efisien, dan juga sangat penting dalam mencapai dan memelihara.tingkat kepercayaan dari manajemen, komite audit, dan semua pihak yang mempunyai hubungan dengan pekerjaan dan hasil internal audit. Untuk kepentingan pelaksanaan quality assurance, the Institute of Internal auditor memberikan pengarahan dengan dikeluarkannya Statement on Internal Auditing Standards No 4 tentang Quality Assurance. Selanjutnya pengarahan ini dimasukan sebagai bagian dari standar 560 dari Standards for the Professional Practice of Internal Auditing. Standar IIA 1312 "mengharuskan setiap departemen audit internal untuk memiliki penilaian mutu eksternal setidaknya sekali setiap lima tahun oleh reviewer independen berkualitas dari luar organisasi." Dengan kata lain, di samping fungsi review internal QA, audit internal harus dinilai audit independen internal atau kontrak dengan penyedia luar untuk menilai mutu keseluruhan dari fungsi audit internal. Ini merupakan persyaratan kunci untuk semua departemen audit internal.



2. Element-element dan Prosedur Review Quality Assurance Audit Internal Sebuah review QA biasanya dimulai dengan suatu review rinci sesuai dengan prosedur audit internal, termasuk: a. mengevaluasi proses perencanaan penilaian risiko; b. meninjau dokumen perencanaan lainnya dan prosedur penugasan staf, c. meninjau laporan kertas kerja yang dipilih dan yang digunakan dalam audit yang sebenarnya, dan semua perencanaan lain dan bahan-bahan administrasi yang digunakan oleh audit internal dalam melaksanakan tugas program audit. Sedangkan prosedur yang dapat diikuti dalam melakukan review QA adalah:



a. Tentukan area untuk dimasukkan dalam review QA internal audit, apakah seluruh fungsi atau hanya komponen audit internal yang terpisah, seperti divisi yang terpisah atau wilayah geografis. b. Tentukan jangka waktu audit untuk dimasukkan dalam review QA, apakah dari kesimpulan review QA terakhir atau untuk periode 12 bulan sebelum pengumuman audit. c. Menentukan siapa yang akan mereview QA Audit internal dan memastikan bahwa pengkaji memahami standar IIA. d. Jika audit internal tidak memiliki review QA dalam 24 bulan terakhir, maka perlu mengambil langkah-langkah untuk memastikan bahwa baik anggota staf audit internal dan manajemen memahami tujuan dan sifat dari review QA. e. Jika tim review QA berencana untuk survei atau wawancara auditee di luar departemen audit internal, maka perlu membuat beberapa rencana awal untuk menginformasikan semua orang yang dilibatkan. f. Berdasarkan audit internal yang selesai dan yang diproses, perlu mengembangkan strategi umum untuk jumlah dan jenis audit yang akan dipilih untuk diperiksa. Jika wilayah pengetahuan khusus harus dimasukkan, seperti keamanan komputer atau desain otomatis, menentukan bahwa sumber daya yang tepat telah dialokasikan. g. Memutuskan apakah akan meninjau QA berdasarkan tingkatan, memeriksa kepatuhan terhadap standar-standar umum atau rencanakan untuk memasukkan review rinci audit yang dipilih, termasuk referensi cek workpaper atau tes reperformance. h. Jika masalah yang dihadapi dalam perjalanan dari review QA direncanakan, seperti audit membutuhkan kajian yang lebih rinci, prosedur harus disiapkan untuk mengevaluasi lingkup kajian QA atau jadwal. i. Mengembangkan prosedur umum untuk format dan sifat laporan audit QA akhir. j. Mengembangkan strategi untuk pelaporan hasil review QA untuk anggota lain dari departemen audit internal dan untuk anggota yang dipilih dari manajemen senior.



Selanjutnya sebagai hasil dari prosedur review dan survei auditee, resensi QA harus meringkas hasil dan menyiapkan laporan kepada CAE. Berdasarkan laporan rekomendasi ini, rencana untuk perbaikan atau tindakan korektif harus ditetapkan. Dalam beberapa kasus, jika review menemukan bahwa audit selesai tertentu tidak mengikuti prosedur audit internal yang baik, program review yang sedang berlangsung atau tindakan perbaikan harus ditetapkan.



3.



Manfaat Review QA Internal Audit



Ada berbagai pihak yang akan memperoleh manfaat dari pelaksanaan review QA internal control, yaitu: Untuk Audit Internal, sebagai penerima manfaat utama dari setiap program review QA Audit internal akan audit internal itu sendiri. Review QA audit internal akan memungkinkan reviewer luar untuk menilai seberapa bagus fungsi audit internal yang dilakukan dalam memenuhi standar audit internal. Hal ini dapat menjadi manfaat yang



berharga untuk fungsi audit internal moderen. Review QA audit internal, yang dilakukan oleh pihak luar, dapat dilakukan ke beberapa area tertentu dengan cara tidak sepenuhnya sesuai dengan standar atau di mana efisiensi yang lebih baik dapat dicapai. Hasil review QA tersebut, manajemen audit internal dapat meningkatkan operasinya sendiri secara keseluruhan. Untuk Manajemen, ringkasan hasil audit internal dari review QA dengan berbagai tingkat manajemen senior dapat menjadi informasi yang menyediakan keyakinan yang lebih besar dalam review mutu audit internal yang dilakukan kepada manajemen senior, ini adalah keuntungan besar bagi perusahaan secara keseluruhan. Tentu saja, manfaat yang ada dapat menjadi efektif jika pelaksanaan review QA audit internal mematuhi standar-standar mutu yang berlaku, dan mengikuti prosedur yang telah ditetapkan untuk review QA audit mutu secara total.



4.



Melakukan Review QA Mutu Audit Internal



Sebuah perusahaan besar, dapat melakukan review QA audit internal menggunakan anggota yang ditunjuk dari departemen. Dan sering, auditor internal yang akrab dengan perusahaan, prosedur, dan industri dan juga memahami prosedur audit internal, sering kali adalah orang terbaik, paling memenuhi syarat untuk meninjau operasi audit internal. Sebuah fungsi audit internal yang lebih luas dapat melakukan review QA sendiri secara efektif apabila dapat menunjukkan kepada orang lain, baik di dalam dan di luar departemen, yang bertindak sebagai pihak independen. Meskipun auditor internal memiliki standar yang mengharuskan mereka untuk bertindak secara independen, melakukan review mutu sendiri dapat dilihat sebagai latihan melayani diri sendiri atau program untuk mengkritik seseorang di departemen. Seperti disebutkan, review yang terbaik dilakukan oleh sebuah fungsi independen dalam audit internal dan harus mengikuti prosedur normal audit internal. Setelah selesai review, manajer yang bertanggung jawab untuk unit terakhir akan merespon laporan audit, dan salinan dari laporan akhir akan disampaikan kepada direktur audit internal, yang bisa mengambil tindakan lebih lanjut yang diperlukan. Ini adalah cara yang sangat efektif untuk mengatur review QA internal audit ketika fungsi audit didistribusikan di seluruh perusahaan.



5. SOLUSI-SOLUSI TENTANG REVIEW QA TERHADAP MUTU AUDIT INTERNAL Terlepas dari gambaran umum tentang kondisi kekinian di atas, pada bagian ini kami tampilkan beberapa solusi atau kebijakan IIA yang pernah dilakukan berkait dengan review QA mutu audit internal. Tim PwC Advisory Internal Audit Anderson and Chambers (2006), bahwa dalam menanggapi peningkatan fokus tata kelolah yang efektif, maka Institute of



Internal Auditors (IIA) mengeluarkan dua ketentuan kunci untuk merevisi standar untuk praktek audit internal pada tahun 2002. Dari dua ketentuan, jaminan kualitas eksternal review (QAR) dianggap sangat penting, yang mencerminkan peningkatan peran yang dimainkan oleh departemen audit internal dalam pengawasan, risiko dan kegiatan tata kelola perusahaan yang luas. Selanjutnya Anderson dan Chambers berpandangan bahwa review QA yang dapat memperkuat nilai strategis audit internal, dipengaruhi oleh beberapa factor keberhasilan yang berhubungan dengan masing-masing dari tiga komponen utama dari program QA, yaitu: 1) Pemantauan kinerja audit internal: program QA yang selalu sukses dibangun di atas komitmen terus menerus untuk mutu. CAE harus memastikan mutu yang terus menerus dipantau melalui inisiatif seperti review pengawasan kertas kerja; mutu internal / peer review dari penugasan selesai, dan pengukuran yang sedang berlangsung dan analisis metrik kinerja seperti kepuasan klien dan siklus waktu audit. 2) Penilaian internal secara berkala kesesuaian audit internal dengan standar IIA: Dalam melakukan review QA eksternal, direkam bahwa beberapa departemen audit internal mengabaikan persyaratan untuk melakukan penilaian periodik audit internal dengan kesalahan serius. 3) Penilaian Eksternal: Banyak CEA yang mempertimbangkan penilaian eksternal merupakan langkah penting dalam QA secara keseluruhan dan proses perbaikan. Selain mengkonfirmasikan kepatuhan dengan standar IIA, penilaian yang dirancang dengan baik akan memberikan tolok ukur eksternal dan pengukuran yang dapat digunakan untuk terus meningkatkan kinerja audit internal setelah laporan review QA eksternal dikeluarkan. Tiga komponen yang direkomendasikan di atas, merupakan hasil temuan Anderson dan Chambers dalam melakukan tugas review di beberapa perusahaan kliennya. Dimana tiga permasalahan yang ditampilkan di atas, secara umum berada di area kekurangtaatan klien terhadap standar yang ditetapkan oleh IIA.



GAGASAN YANG DIAJUKAN Secara detail gagasan tentang peningkatan mutu audit internal professional, adalah: a. Melakukan pemantauan kinerja audit internal secara terus menerus, melalui design program QA yang dibangun di atas komitmen untuk mutu. Misalnya pemantauan terhadap: review pengawasan kertas kerja; mutu internal / peer review dari penugasan selesai, dan pengukuran yang sedang berlangsung dan analisis metrik kinerja seperti kepuasan klien dan siklus waktu audit. b. Melakukan penilaian internal secara berkala untuk menguji kesesuaian audit internal dengan standar IIA. Ini dimaksudkan untuk mempersempit area review QA eksternal, yang tentunya berdampak pada efisiensi perusahaan.



c. Melakukan penilaian eksternal. CEA harus mempertimbangkan untuk penilaian eksternal yang merupakan langkah penting dalam QA secara keseluruhan dan proses perbaikan.



TEKNIK IMPLEMENTASI Setelah dapat merumuskan langkah-langkah strategis penerapan Standar QA (Review QA) mutu audit internal, maka teknik implementasi yang diajukan adalah: 1) Menyiapkan/menyusun rencana teknis atau program kerja penerapan. 2) Merumuskan visi dan misi: menciptakan mutu audit internal professional melalui penerapan standar QA. 3) Mengorganisasikan sumberdaya yang tersedia untuk mendukung realisasinya gagasan, dengan menggunakan pendekatan siklus PDCA. 4) Merumuskan Standar operasional pelaksanaan (SOP) sebagai kebijaksanaan untuk melaksanakan gagasan. 5) Jika perlu, diperkuat dengan regulasi yang mendukung gagasan.



PREDIKSI HASIL Dengan menerapkan standar QA untuk meningkatkan mutu audit professional, melalui strategi dan teknik implementasi yang telah ditetapkan perusahaan, maka hasil yang diharapkan adalah: Terciptanya mutu audit internal professional sebagai cerminan dari aktifitas bisnis perusahaan yang tertuang dalam laporan keuangan dan internal audit perusahaan.



Sumber:



"Shainin Medal - ASQ". Retrieved 23 October 2016.



Newcomb, William O. "ASQ Certification: A Brief History". Quality Progress. January 2010. Hal. 43.



http://dominique122.blogspot.co.id/2015/04/auditing.html