Bab 2 Desain Dan Analisis Jabatan [PDF]

Citation preview

1



DESAIN JABATAN



Pengertian Desain Jabatan Herjanto (2001:110) menjelaskan bahwa desain pekerjaan adalah rincian tugas dan cara pelaksanaan tugas atau kegiatan yang mencakup siapa yang mengerjakan tugas, bagaimana tugas itu dilakukan, dimana tugas dikerjakan danbagaimana tugas itu dilaksanakan.



Dessler (2004: 104) mengatakan bahwa desain pekerjaan merupakan pengetahuan tertulis tentang apa yang harus dilakukan oleh pekerja, bagaimana cara melakukan pekerjaan tersebut dan bagaimana kondisi kerjanya. Desain pekerjaan meliputi identifikasi pekerjaan, hubungan tugas dan pekerjaan, standar dan wewenang pekerjaan, syarat kerja harus diuraikan dengan jelas, penjelasan tentang jabatan dibawah dan di atasnya.



2



Handoko (1987:31) desain pekerjaan adalah fungsi penetapan kegiatan-kegiatan kerja seorang individu atau kelompok karyawan secara organisasional. Tujuannya adalah untuk mengatur penugasan-penugasan kerja yang memenuhi kebutuhankebutuhan



organisasi,



teknologi



dan



keperilakuan.



Dari



manajemen personalia, desain pekerjaan sangat



sudut



pandang



mempengaruhi kualitas



kehidupan kerja, dimana hal ini tercemin pada kepuasan individu para pemegang jabatan.



Gibson dkk. menyatakan desain jabatan sebagai suatu proses dimana manajer memutuskan tugas pekerjaan individu maupun wewenangnya. Desain pekerjaan melibatkan keputusan dan tindakan manjerial yang menspesifikasikan tujuan “job depth, range and relationships” untuk memuaskan kebutuhan organisasi maupun kebutuhan sosial dan pribadi dari pekerjaan yang diembannya.



Simamora (2004:116) mengatakan desain pekerjaan adalah proses penentuan tugas-tugas yang akan dilaksanakan, metode-metode yang digunakan untuk melaksanakan tugas-tugas ini, dan bagaimana pekerjaan tersebut berkaitan dengan pekerjaan lainnya di dalam organisasi. Desain pekerjaan memadukan isi pekerjaan (tugas, wewenang dan hubungan) balas jasa dan kualifikasi yang dipersyaratkan (keahlian, pengetahuan dan kemampuan) untuk setiap pekerjaan dengan cara memenuhi kebutuhan pegawai maupun perusahaan. Pekerjaan yang tidak sesuai dengan keahlian akan sangat sulit untuk dilaksanakan oleh pegawai. Desain perkerjaan haruslah dirancang



dengan



sebaik



mungkin



dengan



mempertimbangkan



elemen-elemen



yang



mempengaruhi desain pekerjaan. Berdasarkan pendapat-pendapat diatas dapat disimpulkan bahwa Desain Jabatan adalah fungsi penetapan kegiatan-kegiatan kerja seorang individu atau kelompok karyawan secara organisasional yang bertujuanuntuk mengatur penugasan-penugasan kerja yang memenuhi kebutuhan-kebutuhan organisasi, tekhnologi dan keperilakuan.



3



Konsep dan Peran Desain Jabatan Manajemen Sumber Daya Manusia (MSDM) harus mempunyai pemahaman tentang desain pekerjaan. Hal ini karena desain (rancangan) pekerjaan merefleksikan organisasi, lingkungan dan permintaan perilaku. Perancang-perancang desain pekerjaan mengambil elemenelemen ini sebagai pertimbangan dan mencoba untuk menciptakan pekerjaan yang merupakan gabungan antara kepuasan dan produktifitas. Bagaimanapun masing-masing elemen dari rancangan pekerjaan mempunyai maksud agar pekerjaan tersebut mempunyai kekurangan dan kelebihan dalam kepuasan bila dibandingkan dengan yang lain. Produktifitas dan kepuasan tenaga kerja memberikan umpan baik, bagaimana sebaiknya pekerjaan itu dirancang. Buruknya rancangan pekerjaan berpengaruh pada rendahnya produktivitas, perputaran karyawan, absensi, keluhan, sabotase, pengunduran diri, serikat kerja dan lain-lain. Hal ini dapat terjadi bila kita telah membicarakan masalah efisiensi, dimana elemenelemen keperilakuan desain jabatan/pekerjaan mengemukakan pentingnya otonomi, variasi, identitas tugas dan umpan balik. Tetapi elemen-elemen efisiensi mengutamakan spesialisasi lebih tinggi, dimana mengurangi variasi meminimumkan otonomi dan elemen-elemen kontradiktif lainnya. Dengan demikian untuk merancang pekerjaan lebih efesien bisa menyebabkan berkurangnya kepuasan kerja. Sebaliknya, pekerjaan-pekerjaan yang memuaskan bisa berakibat tidak efisien. Untuk memecahkan masalah ini harus ada trade-off keperilakuan dan efesiensi, peranan ahli personalia adalah untuk menyeimbangkan trade-off yang ada. Jika pekerjaan underspecialized untuk pekerjaan mudah maka tugas dikurangi, jika overspecialized karyawan harus dikembangkan dan diperkaya kemampuannya.



4



Elemen-Elemen Desain Jabatan Handoko (2001:33) menyatakan elemen-elemen desain pekerjaan terdiri dari: 1.     Elemen-Elemen Organisasional Elemen-elemen organisasional merupakan elemen yang harus diperhatikan suatu organisasi dalam pembentukan atau desain perkerjaan. Elemen-elemen organisasional pada desain pekerjaan bersangkutan efisiensi. Efisiensi merupakan suatu pencapaian tujuan sesuai dengan pendanaan-pendanaan yang ditetapkan oleh perusahaan. Pekerjaan-pekerjaan yang dirancang secara efisien mendorong pegawai yang mampu dan termotivasi untuk mencapai keluaran (output) yang maksimal. Perhatian akan efisiensi ini telah dimulai sejak munculnya manajemen ilmiah. Para ahli mencurahkan risetnya untuk menemukan cara-cara terbaik dalam merancang pekerjaan yang efisien. Studi gerak dan waktu membeberkan sesuatu disiplin baru, yaitu teknik industri. Berbagai upaya tersebut menunjukkan bahwa spesialisasi adalah elemen kunci dalam desain pekerjaan. Bila para pegawai bekerja mengerjakan suatu pekerjaan secara berulang-ulang kali hingga sampai batas tertentu, maka akan meningkatkan tingkat keluaran (output) yang lebih tinggi. Penemuan-penemuan para peneliti ini dapat diterapkan dalam era komputerisasi sekarang.



5



Berikut ini adalah elemen-elemen organisasi dalam desain pekerjaan menurut Handoko (2001:35): a.      Pendekatan Mekanistik Pendekatan mekanistik berusaha untuk mengindentifikasikan setiap tugas dalam suatu pekerjaan agar tugas-tugas dapat diatur untuk menimbulkan waktu dan tenaga para pegawai. Setelah identifikasi tugas selesai, sejumlah tugas dikelompokkan menjadi satu perkejaan. Hasilnya adalah spesialisasi. Pendekatan ini mendekatkan efisiensi waktu, tenaga, biaya tenaga kerja, latihan dan pengembangan. Teknik ini masih secara luas digunakan dalam operasi-operasi perakitan, dan terutama efektif bila para pegawai kurang berpendidikan atau kurang mempunyai pengalaman. b.      Aliran kerja Aliran kerja dalam suatu organisasi sangat dipengaruhi oleh sifat produk atau jasa. Produk atau jasa biasanya menentukan urutan dan keseimbangan pekerjaan-pekerjaan sehingga dibutuhkan aliran kerja dari suatu kegiatan. c.      Praktek-praktek kerja Praktek-praktek kerja merupakan cara-cara bagaimana pelaksanaan kerja yang ditetapkan. Metode praktek kerja ini bisanya terbentuk dari tradisi atau kesempatan kolektif para pegawai atau bagian kontrak (perjanjian) kerja dari serikat buruh. Hal ini mengurangi fleksibilitas departemen personalia dalam merancang pekerjaan-perkerjaan.



2.      Elemen-Elemen Lingkungan Elemen-elemen lingkungan merupakan aspek kedua dalam desain perkerjaan. Para perancang pekerjaan tidak dapat mengabaikan pengaruh lingkungan eksternal. Elemen-elemen lingkungan pokok dalam desain pekerjaan adalah kemampuan dan tersedianya para pegawai potensial serta pengharapan-pengharapan sosial. Pertimbangan efisiensi harus diselaraskan dengan kemampuan dan tersedianya pegawai yang akan melaksanakan pekerjaan. Misalnya banyak lowongan kerja yang kadang-kadang sulit untuk diisi karena tidak tersedianya calon pegawai yang mempunyai kemepuan tertentu. Selain itu desain pekerjaan juga dipengaruhi oleh pengharapan masyarakat. Misalnya masyarakat di lokasi perusahaan, meskipun tidak mempunyai keterampilan, namun kenyataannya sering menuntut langan kerja. Disamping itu masyarakat



6



yang mempunyai keterampilan mempunyai pengharapan yang lebih tinggi dalam hal kualitas kehidupan kerja. Meskipun aliran dan praktek-praktek kerja mungkin menyarankan suatu desain perkerjaan tertentu, namun pekerjaan harus memenuhi harapan-harapan para pegawai dan masyarakat. 



3.     Elemen-Elemen Keperilakuan Handoko (2001:36) elemen-elemen keperilakuan perlu mempertimbangkan beberapa aspek dalam desain pekerjaan, yaitu: a.      Otonomi Otonomi mempunyai pengertian bahwa dalam melaksanakan tugas-tugas dan tanggung jawab atas pekerjaan. Seorang pegawai diberikan wewenang untuk mengambil keputusan yang dibutuhkan dalam bidang tugasnya. Dengan diberikannya wewenang pengambilan keputusan maka berarti akan bertambahnya tanggung jawab, sehingga akan cenderung meningkatkan perasaan dipercaya dan dihargai. Kurangnya otonomi akan menyebabkan pegawai menjadi apatis atau menurun prestasi kerjanya. Hal ini akan mengakibatkan turunnya kepuasan kerja pegawai dalam melaksanakan tugasnya. b.      Variasi Variasi pekerjaan sangat dibutuhkan oleh pegawai dalam melaksanakan tugasnya. Dengan variasi pekerjaan yang baik maka tingkat kebosanan dalam melaksanakan tugas akan dapat ditekan. Apabila seseorang pegawai telah merasa bosan maka timbul rasa lelah. Kelelahan yang berlanjut akan mengakibatkan kesalahan-kesalahan dalam melaksanakan tugas. Dengan adanya kesalahan-kesalahan ini maka seorang pegawai akan ditegur oleh atasannya. Dengan tguran ini maka soerang pegawai dapat merasa tidak senang dan tidak puas dalam melaksanakan tugasnya. c.      Indentitas tugas Identitas pekerjaan merupakan ciri-ciri, jenjang atau tingkatan dan klasifikasi dari suatu pekerjaan. Bila pekerjaan tidak mempunyai identitas yang jelas, maka para pegawai akan kurang merasa bertanggung jawab atas pekerjaannya. Hal ini berarti bahwa kontribusi (sumbangan-sumbangan atau hasil pekerjaan) para pegawai tidak tampak dengan jelas, sehingga kepuasan kerja dapat menurun. d.     Umpan balik



7



Bila pekerjaan-perkerjaan yang dilaksanakan pegawai memberikan umpan balik tentang seberapa baik pelaksanaan pekerjaannya, maka para pegawai akan mempunyai pedoman dan motivasi untuk melaksanakan perkerjaan dengan lebih baik. Hasil atau nilai prestasi kerja pegawai dalam melaksanakan tugasnya haruslah diberitahukan sehingga dapat memperbaikinya atau dapat meningkatkannya. Sehingga kepuasan kerja dari pegawai dapat ditingkatkan.



8



Teknik – Teknik Rancang Ulang Desain Jabatan Simamora (2004:118) menyatakan teknik-teknik desain pekerjaan dapat dilakukan dengan cara: 1.      Simplikasi pekerjaan Simplikasi pekerjan merupakan suatu teknik desain pekerjaan yang mengarah kepada pekerjaan yang sangat terspesialisasi. Ini berarti pekerjaan disederhanakan atau dipecah-pecah menjadi bagian terkecil, biasanya terdiri dari beberapa operasi. Pekerjaan dapat dilakukan secara bersama-sama sehingga pekerjaan dapat dikerjakan secara lebih cepat. Resiko simplikasi pekerjaan adalah bahwa pekerjaan-pekerjaan bisa menjadi terspesialisasi sehingga menimbulkan kebosanan yang tinggi. 2.      Rotasi pekerjaan Teknik desain pekerjaan dengan memungkinkan adanya rotasi pekerjaan akan membuat seorang pegawai secara sistematis berpindah dari satu posisi ke posisi atau pekerjaan yang lainnya di dalam organisasi. Dengan teknik ini akan membuat pegawai tidak merasa bosan dan banyak bidang pekerjaan yang akan diketahuinya. Namun tingkat produktivitas akan rendah, hal



9



ini disebabkan karena para pegawai yang baru pindah ke pekerjaannya yang baru akan terlebih dahulu menyesuaikan diri dan memahami pekerjaannya. 3.      Pemekaran pekerjaan Pemekaran pekerjaan merupakan suatu teknik desain pekerjaan dengan mengadakan perluasan kerja. Perluasan kerja merupakan kebalikan dari simplikasi pekerjaan. Pekerjaan diperluas sampai pada tingkat dimana bagian-bagian yang berkaitan erat dan saling mendukung diselesaikan oleh seorang pegawai atau bagian. Hal ini sangat mengurangi tingkat kebosanan dan akan meningkatkan kepuasan kerja. Tingkat kebosanan yang turun dan meningkatkan kepuasan kerja disebabkan banyaknya variasi pekerjaan bagi pegawai yang akan menambah arti dan tanggung jawab pekerjaan. Pemekaran pekerjaan bersifat horizontal, maksudnya pemekaran pekerjaan ditujukan kepada pekerjaan-pekerjaan yang sederajat yang masih mempunyai kesamaan fungsi, tugas dan tanggung jawabnya. 4.      Pemerkayaan Pekerjaan Pemerkayaan pekerjaan merupakan penambahan tugas dan tanggung jawab dari para pegawai. Pemerkayaan pekerjaan dirancang untuk mengurangi kebosanan yang sering menjadi masalah dalam pekerjaan yang berulang-ulang. Program ini memberikan lebih banyak otorisasi untuk melaksanakan pekerjaan dan pengambilan keputusan dan meningkatkan tanggung jawab. Pemerkayaan pekerjaan bersifat vertikal, maksudnya pemerkayaan pekerjaan ditujukan kepada pekerjaan-pekerjaan yang berada di atasnya yang masih mempunyai fungsi yang bersamaan. Sedangkan Handoko (2001:40) menyatakan teknik-teknik perancangan kembali pekerjaanpekerjaan ada 2 (dua) jenis, yaitu:             a.   Simplikasi pekerjaan             b.   Perluasan pekerjaan Perbedaan yang mencolok dari teknik-teknik tersebut adalah pada teknik pertama ada 4 cara, sedangkan pada teknik kedua hanya 2 cara. Teknik desain pekerjaan dengan simplikasi pekerjaan adalah merupakan teknik mempersempit ruang lingkup pekerjaan dari seorang pegawai. Tujuannya untuk meningkatkan produktivitas kerja pegawai. Sedangkan perluasan pekerjaan merupakan teknik-teknik desain pekerjaan yang memperluas pekerjaan dari seorang pegawai



10



atau bagian. Cara kedua dalam teknik kedua yaitu perluasan pekerjan termasuk kedalam pengertian rotasi pekerjaan, pemekaran pekerjaan (perluasan pekerjaan secara horizontal) dan pemerkayaan pekerjaan (perluasan pekerjaan secara vertikal). Dengan adanya teknik-teknik desain pekerjaan ini, para desainer atau perancang pekerjaan dapat merancang pekerjaan dengan sebaik mungkin dan dapat menyesuaikan pekerjaan dengan kehendak-kehendak pegawai dan sesuai dengan jenis dan tujuan perusahaan. Desain pekerjaan yang telah sesuai dengan kehendak pegawai dan sesuai dengan jenis dan tujuan perusahaan maka besar kemungkinan dapat memuaskan pegawai dalam melaksanakan tugas-tugas atas pekerjaannya.



Deskripsi Jabatan Hasil pertama yang segera diperoleh dari analisa jabatan adalah deskripsi jabatan. Deskripsi jabatan merupakan suatu statement yang teratur dari berbagai tugas dan kewajiban suatu jabatan tertentu. Deskripsi jabatan adalah penjelasan tentang suatu jabatan, tugas-tugas, tanggungjawab, wewenang dan sebagainya. Penyusunan statement ini hendaknya bisa mudah dipahami. Cara seperti ini mungkin bisa dipergunakan: a.  Identifikasi jabatan b.   Ringkasan jabatan c.   Tugas yang dilaksanakan d.   Pengawasan yang diberikan dan yang diterima e.   Hubungan dengan jabatan-jabatan lain f.   Bahan-bahan, alat-alat dan mesin-mesin yang dipergunakan g.  Kondisi kerja h.  Penjelasan istilah-istilah yang tidak lazim i.   Komentar tambahan untuk melengkapi penjelasan diatas. Didalam pembuatan deskripsi jabatan bagian terpenting adalah menuliskan atau membuat tugas-tugas yang harus dilaksanakan untuk jabatan tersebut. Untuk itu kita bisa mulai menyusunnya dengan mencoba menjawab pertanyaan-pertanyaan “apa” dan “mengapa” kita melaksanakannya. Sewaktu penyusunannya lebih baik dimulai dengan kata kerja.



11



Analisa Jabatan Analisa jabatan merupakan suatu proses untuk mempelajari dan mengumpulkan berbagai informasi yang berhubungan dengan berbagai operasi dan kewajiban suatu jabatan. Dengan demikian analisa jabatan akan mencoba mengupas suatu jabatan, dengan memberi jawaban atas suatu pertanyaan tentang apa yang harus dilakukan, bagaimana menjalankannya, mengapa pekerjaan tersebut harus dilakukan. Hasil dari analisa jabatan adalah deskripsi jabatan dan spesifikasi jabatan. Proses analisa jabatan sendiri sebenarnya merupakan suatu pengumpulan data. Berbagai pendekatan dapat dipergunakan untuk melakukan studi terhadap suatu jabatan, dan apa yang bisa dipergunakan adalah: a. Kuesioner. Dengan mengunakan angket, yang bersangkutan diminta untuk memberikan data-data mengenai jabatannya dangan kata-kata sendiri. Analis meminta karyawan mengisi kuisioner untuk menggambarkan tugas-tugas yang berkaitan dengan jabatan dan tanggung jawab mereka. Keuntungan utama dari metode kuisioner angket adalah informasi atas sejumlah pekerjaan dapat dikumpulkan secara murah dan dalam waktu yang relatif singkat. Sebaliknya, metode angket memerlukan waktu yang lama untuk menguji kuisioner tersebut. b.   Menuliskan cerita singkat (written narrative). c.   Pengamatan (observasi). Metode observasi adalah metode yang digunakan dalam mengumpulkan informasi dengan mengamati individu yang melakukan pekerjaan itu dan mencatatnya untuk menguraikan tugas dan kewajiban yang dilakukannya. Metode observasi sangat tepat jika dilakukan pada jenis pekerjaan yang bersifat pengulangan. Penggunaan metode observasi memungkinkan analisis dilakukan dekat dengan suasana pekerjaan dilapangan. Walaupun sifatnya pengamatan, namun tidak seharusnya analis mengamati secara kontinyu perkembangan dari waktu ke waktu. Penggunaan work sampling dan employee diary/log. d.   Wawancara (interview). Pekerja diseleksi dan diwawancara secara langsung ditempat pekerjaannya atau yang terkait langsung dengan pekerjaan yang dianalisis. Tiga jenis wawancara dapat digunakan untuk mengumpulkan data analisis jabatan, yaitu wawancara individual, wawancara kelompok, dan



12



wawancara penyelia (Dessler: 1997). Dalam beberapa keadaan, seperti pekerjaan yang diarahkan oleh tim, dapat juga digunakan wawancara kelompok. Salah satu kelemahan metode wawancara adalah sangat memakan waktu, khususnya jika pewawancara berbicara dengan dua atau tiga pegawai yang melakukan setiap pekerjaan. Pendekatan yang paling sering digunakan adalah interview dan biasa dipergunakan baik untuk pekerja harian maupun bulanan. Berikutnya yang sering dipergunakan adalah observasi, terutama untuk pekerja-pekerja harian. Walaupun demikian harus disadari bahwa masing-masing teknik mempunyai kelemahan dan kebaikan sendiri-sendiri. Kelemahan teknik kuesioner dan written narrative terletak pada data yang diperoleh seringkali tidak lengkap tidak teratur dan tidak kompak. Tetapi kebaikannya adalah bisa dipergunakan sebagai latar belakang pengetahuan untuk melakukan interview terhadap pemangku-pemangku jabatan. Sedangkan metode ketiga dan keempat terutama memberikan data yang lebih lengkap, lebih teliti dan penggunaan waktu yang lebih baik. Jika pelaksanaan tugas merupakan pekerjaan yang sederhana dan berulangulang maka teknik observasilah yang biasa digunakan.



Spesifikasi Jabatan Sesudah membaca deskripsi jabatan yang dibuat, maka akan timbul pertanyaan yang selanjutnya. Misalnya, siapa yang memangku jabatan tersebut, karyawan-karyawan bagaimana yang akan memenuhi persyaratan-persyaratan bagi jabatan tersebut, apakah jabatan tersebut bisa dipegang oleh lulusan SD, SMP, SMA, S1, S2 dan lain sebagainya. Jawaban-jawaban atas pertanyaan-pertanyaan tersebut disusun menjadi apa yang disebut dengan spesifikasi jabatan. Dengan kata lain spesifikasi jabatan adalah suatu informasi tentang syarat-syarat yang diperlukan bagi setiap karyawan atau pegawai agar dapat memangku suatu jabatan dengan baik. Spesifikasi jabatan merupan suatu statement dari kualitas minimum karyawan yang harus diterima agar dapat menjalankan suatu jabatan dengan baik. Pada umumnya isi dari suatu spesifikasi jabatan terdiri dari: a.       Identifikasi jabatan b.      Persyaratan kerja



13



Kegunaan Informasi Analisa Jabatan Analisa jabatan disamping menghasilkan deskripsi dan spesifikasi jabatan, juga mempunyai berbagai kegunaan lainnya. Diantara berbagai kegunaan tersebut adalah: a.    Pengadaan Tenaga Kerja/ Sarana Proses Rekruitmen. Spesifikasi jabatan merupakan standar personalia yang akan dipakai sebagai pembanding para pelamar jabatan tersebut. Isi spesifikasi jabatan akan memberikan dasar pembentukan prosedur seleksi nantinya. Ketika perusahaan hendak melakukan sebuah penyegaran karyawan, tentu mengharuskan untuk melakukan recruitment. Hal ini bertujuan untuk menentukan seperti apa orang yang hendak menduduki jabatan dalam pekerjaan perusahaan tersebut. adanya analisis ini akan mampu untuk menunjukkan sebuah kualifikasi dan juga keterampilan yang ada. Bahkan tidak hanya itu saja, emosional seseorang serta keahlian pribadi dalam melakukan sebuah pekerjaan juga bisa tampak ketika melakukan analisis ini, tentunya perusahaan bisa mendapatkan seseorang yang tepat dalam mengisi posisi yang ada. b.   Sarana Pelatihan dan Pengembangan Karyawan. Uraian tentang tugas-tugas dan perlengkapan digunakan sebagai bahan pembantu di dalam pengembangan program-program latihan. Melalui job analysis ini perusahaan dapat menggunakannya untuk menilai akan kebutuhan dan pengembangan seorang karyawan. Tidak hanya itu, manajemen dengan mudah untuk menentukan jenis pelatihan dan cara bagaimana melaksanakan pelatihan dalam rangka mengembangkan kinerja karyawan tersebut. Dari pelatihan yang tepat untuk diberikan kepada seorang karyawan tersebut, tentunya akan mendapatkan sebuah hasil yang bisa disesuaikan dengan rencana perusahaan. Tujuan yang ada terlebih dalam hal efisiensinya suatu perusahaan. c.       Evaluasi Jabatan dan Manajemen Kompensasi Deskripsi jabatan dan persyaratan-persyaratan yang diinginkannya dapat dinilai untuk menentukan harganya. Dengan demikian tiap-tiap jabatan akan diberikan penghargaan yang layak. Sebuah analisis sangat penting untuk menentukan besarnya paket gaji seorang karyawan. Bahkan tidak hanya itu saja, besarnya tunjangan, dan juga insentif sangat dipengaruhi dengan adanya analisis jabatan ini. Keadaan dan juga tanggung jawab dalam mengemban tugas bisa dapat dilihat dengan mudah menggunakan analisis jabatan tersebut. tentunya adanya hal tersebut akan



14



memudahkan dalam menentukan kompensasi yang harus diberikan oleh manajer sumber daya manusia kepada karyawannya. d.      Penilaian Prestasi Untuk menentukan apakah suatu pekerjaan bisa diselesaikan dengan baik, maka deskripsi jabatan akan sangat membantu dalam penentuan sasaran pekerjaannya. Kinerja seorang karyawan akan berimbas pada keefektifan kegiatan sebuah perusahaan. Dengan adanya analisis ini, perusahaan akan mampu untuk memeriksa apakah tujuan dan juga sasaran yang ada pada karyawan sudah tercapai. Hal tersebut biasanya dikarenakan job analysis membantu dalam menentukan standar suatu pekerjaan. Tentunya seluruh kinerja karyawan akan lebih mudah diukur dan juga dinilai sesuai dengan standar yang ada. e.       Promosi dan Transfer Informasi jabatan akan sangat membantu dalam menentukan salinan promosi ataupun transfer. Sebuah perusahaan tentu harus diatur sedemikian rupa agar mampu berjalan secara efektif. Sebuah proses manajerial juga merupakan langkah yang harus dilakukan secara tepat. Untuk bisa mencapai hal tersebut, membutuhkan yang namanya analisis akan jabatan. Hal ini agar mampu melakukan proses secara tepat. Proses manajerial ini memerlukan sebuah tahap yang menjadikan seorang manajer harus jeli dalam memahami karyawannya. Dengan analisis ini, seseorang akan dengan mudah ditempatkan pada posisi yang sesuai. f.       Organisasi dalam Rangka Peningkatan Produktivitas Informasi jabatan yang diperoleh dari analisa jabatan seringkali menghasilkan petunjuk bahwa organisasi yang ada perlu diperbaiki. Hal yang paling penting bagi sebuah perusahaan ketika menerapkan analisis jabatan ini yaitu kemampuan produktivitas yang meningkat. Hal ini tentunya berimbas pada pendapatan perusahaan itu sendiri. Ketika sebuah produktivitas perusahaan mampu berjalan dengan baik, kecil kemungkinan perusahaan tersebut mengalami kemunduran. Peluang perusahaan untuk berkembang justru lebih banyak. g.   Induksi Untuk pegawai baru deskripsi jabatan sangat berguna untuk maksud atau tujuan orientasi. Deskripsi jabatan ini akan memberikan gambaran tentang pekerjaan yang akan dilakukan oleh pegawai baru tersebut.



15



h.      Counseling/ Pemecahan Masalah Mengenai Karyawan Informasi jabatan akan sangat berguna dalam pemberian counseling atau konsultasi baik bagi yang belum bekerja maupun yang sudah bekerja tetapi merasa tidak sesuai dengan jabatannya sekarang ini. Ketika seorang karyawan atau pegawai terdapat masalah dalam menjalankan tugasnya, hal ini dapat dengan mudah diatasi dengan menggunakan job analysis tersebut. kemampuan dalam menangkap masalah terhadap kepegawaian menjadi manfaat yang bisa didapatkan. Analisa jabatan memberikan keterangan yang akan membantu didalam kemungkinan perubahan jabatan agar bisa diisi dengan karyawan-karyawan dengan sifat khusus.



Pentingnya Analisis Jabatan Bagi Perusahaan Beberapa alasan yang menjadikan mengapa analisis jabatan ini terbilang sangat penting, diantaranya: 1. Menjamin Akan Arus Kerja Dalam sebuah arus kerja, ada sebuah keterkaitan antara pekerjaan yang satu dengan yang lainnya. Ketika salah satu dari pekerjaan tersebut belum memahami bagaimana pekerjaan yang seharusnya, tentu kegiatan perusahaan akan terhenti dan tidak efektif. 2. Terhindar Dari Tumpang Tindih Dan Juga Konflik Meskipun dalam bidang yang beda, namun terkadang ada karyawan yang mengerjakan pekerjaan yang sama. Hal ini akan berimbas pada kurangnya tanggung jawab yang ada. Dengan adanya sebuah analisis jabatan ini akan mampu mengatasi hal tersebut. 3. Penentu Kualitas Sumber Daya Manusia Sebuah sumber daya manusia menjadi penentu bagaimana perusahaan bergerak. Kesadaran akan kualitas sumber daya manusia ini akan memberikan persaingan terhadap bagaimana sebuah perusahaan dijalankan. 4. Menjadi Sarana Tumbuh Kembangnya Perusahaan Yang Ada Ketika mampu memiliki sebuah sumber daya yang terampil, tentu menjadi kunci sukses tumbuh kembangnya perusahaan. Hal ini sangat jelas ketika melakukan analisis jabatan, bisa menjadi jembatan sebuah perusahaan untuk bisa berkembang lebih baik. Pada dasarnya sebuah perusahaan memang harus memiliki sumber daya manusia yang berkualitas. Kualitas tersebut tentunya menjadi langkah untuk bisa diterapkan pada posisi jabatan yang tepat. Dengan analisis ini bisa menjadi cara yang paling sistematis untuk bisa memajukan perusahaan.



16



Analisis, Deskripsi, Spesifikasi dan Evaluasi Jabatan Analisis pekerjaan adalah suatu proses, sedangkan produknya adalah deskripsi jabatan, spesifikasi jabatan, dan evaluasi jabatan. Analisis pekerjaan pada intinya terdiri dari rangkaian sejumlah informasi yang digali melalui pertanyaan-pertanyaan tertentu. Pertanyaan dalam analisis pekerjaan itu dapat dirumuskan sebagai berikut:    What : menanyakan tentang apa yang dikerjakan pada jabatan tersebut atau tugas-tugas apa sajakah yang terdapat pada jabatan tersebut.    How : terkait dengan informasi tentang bagaimana mengerjakan pekerjaan atau tugas-tugas dalam jabatan tersebut atau terkait dengan cara/ prosedur pelaksanaan tugas.    Why : menyangkut penggalian informasi tentang mengapa tugas-tugas dalam jabatan tersebut dilakukan atau untuk tujuan apa tugas-tugas tersebut dikerjakan.     Skill involved : kecakapan/ kepandaian/ ketrampilan apakah yang diperlukan untuk melakukan pekerjaan/ tugas-tugas tersebut.



17



Langkah - langkah Utama dalam Analisis Pekerjaan 1. Menentukan pengguna hasil informasi analisis pekerjaan. Artinya penganalisis harus tahu, informasi ini dipergunakan untuk siapa. Karena hasilnya akan digunakan untuk menentukan jenis data yang dikumpulkan dan metode pengumpulan datanya. 2. Mengumpulkan informasi tentang latar belakang organisasi. Contohnya data mengenai bagan organisasi, bagan proses, dan uraian pekerjaan. 3. Menyeleksi jabatan yang akan dianalisis, artinya penganalisis harus memilih beberapa jabatan untuk dianalisis. Tujuannya untuk menghemat biaya dan efisiensi waktu. 4. Mengumpulkan informasi analisis pekerjaan, mengadakan analisis pekerjaan secara aktual menghimpun data tentang aktivitas pekerjaan, perilaku karyawan, kondisi kerja dsb. 5. Meninjau informasi dengan pihak-pihak yang berkepentingan. Informasi tersebut hendaknya diverifikasikan oleh pekerja yang akan melakukan pekerjaan itu. 6. Menyusun uraian dan spesifikasi pekerjaan 7. Meramalkan/memperhitungkan perkembangan perusahaan.



Jenis Analisis Pekerjaan    Terdapat dua jenis analisis pekerjaan yang utama yakni : 1.   Analisis pekerjaan tradisional (Traditional Job Description), yang mana hanya mencari informasi sekitar 3 aspek, yaitu: (a) Tanggung jawab (responsibilities) dari seseorang terhadap pekerjaannya dan tunduk pada pengarahan dan pengendalian, (b) Kewajiban (duties) umum dari orang yang memegang suatu kedudukan, dan (c) Kualifikasi (qualification) minimal yang layak untuk diterima. 2.    Analisis pekerjaan yang berorientasi pada hasil (Results-oriented Job Description), dimana lebih menekankan pada manfaat suatu pekerjaan, harapan yang akan dicapai, sesuai dengan aspek-aspek, yaitu: a.   Tasks, perilaku, kewajiban atau fungsi apa yang penting untuk suatu pekerjaan; b.   Conditions, berkaitan dengan sifat dasar pekerjaan, syarat-syarat suatu pekerjaan serta kondisinya;



18



c.   Standards, ini berhubungan dengan performansi suatu pekerjaan baik dilihat dari segi standar kuantitas, standar kualitas, dan standar waktu dikaitkan dengan tujuan organisasi; d.   SKAs (Skills, Knowledge, Abilities), yang mana dibutuhkan kriteria kecakapan, pengetahuan dan kemampuan yang standar minimal layak untuk diterima; e.   Qualifications,



yang



berkaitan



dengan



kualifikasi



pendidikan,



kualifikasi



pengalaman,dan kualifikasi tambahan yang dibutuhkan untuk suatu pekerjaan. 



19



Jabatan sebagai Customer Service ANALISIS JABATAN Costumer service adalah pegawai bank yang melayani nasabah dalam membuka tabungan, deposito, giro, permohonan permintaan ATM, surat dukungan bank yang berguna untuk para kontraktor sebagai persyaratan mengikuti tender di pemerintahan, pembukaan pendaftaran haji, legalisir buku tabungan, melayanai nasabah yang menanyakan informasi mengenai produk bank baik langsung maupun melalui telepon.  SPESIFIKASI  JABATAN Untuk pria 1. Rambut tidak menutupi wajah/mata 2. Telinga terlihat 3.  Panjang rambut tidak melebihi kerah baju 4. Bersihkan telinga          Untuk wanita 1. Tata rambut disesuaikan dengan bentuk wajah bagi yang tidak berjilbab



20



2. Hindari cat rambut warna mencolok 3. Pemakaian aksesoris rambut sebaiknya bermodel sederhana dan berwarna hitam          Persyaratan pribadi, atau kualifikasi personel atau spesifikasi jabatan Costumer Service: 1.



Tinggi



minimal



155



cm



untuk



perempuan



dan



160



cm



untuk



laki-laki.



2. Bagi perempuan yang tidak berjilbab kalau rambutnya panjang harus dicepol agar rapi, kalau yang rambutnya pendek boleh dilepas dan yang berjilbab harus memakai jilbab berdasarkan standar ketentuan kerja berdasarkan ketentuan bank nagari sendiri. 3. Pendidikan minimal D3 4. Untuk melamar sebagai Costumer service, akan dilakukan wawancara, tes performance, tes psikologi, wawancara dengan psikolog, wawancara dengan direksi, tes kesehatan. Semua itu diperiksa secara teliti. Gaji Staff Costumer service : Rata-rata mencapai Rp. 3.500.000 , minimal mencapai Rp. 2.900.000 dan maksimal mencapai Rp.  4.250.000 DESKRIPSI PEKERJAAN : Dalam praktiknya fungsi Customer service adalah sebagai berikut (Kasmir, 2005 : 182): –



Sebagai Resepsionis, Artinya sebagai penerima tamu yang datang ke Bank. Tamu yang dimaksud adalah nasabah yang datang ke bank. Fungsinya dalam hal melayani pertanyaan yang diajukan nasabah dan memberikan informasi yang diinginkan selengkap mungkin.



–



Sebagai Deskman, artinya sebagai orang yang melayani berbagai macam aplikasi yang diajukan nasabah atau calon nasabah.



–



Sebagai Salesman, artinya sebagai orang yang menjual produk perbankan, maksudnya menawarkan produk bank kepada setiap calon nasabah yang datang ke bank.



–



Sebagai Customer Relation Officer, yaitu sebagai seseorang yang dapat membina hubungan baik dengan seluruh nasabah, termasuk merayu atau membujuk agar nasabah tetap bertahan tidak lari dari bank yang bersangkutan.



21



–



Sebagai Komunikator, artinya sebagai orang yang menghubungi nasabah dan memberikan informasi tentang segala sesuatu yang ada hubungannya antara bank dengan nasabah.



Selain memiliki fungsi, seorang customer service yang berada digaris depan bank (front office) juga memiliki tugas. Tugas ini pada hakekatnya adalah penerapan dari fungsi-fungsi yang telah disebutkan diatas dan tugas ini nantinya yang dapat dilihat oleh nasabah dalam kegiatan seharihari nantinya. –



Memberikan pelayanan kepada nasabah yang berkaitan dengan pembukaan rekening tabungan, giro, pembukaan deposito, permohonan nasabah yang lainnya.



–



Memberikan informasi sejelas mungkin mengenai berbagai produk dan jasa yang ingin diketahui dan diminati kepada nasabah atau calon nasabah.



–



Menerima, melayani dan mengatasi permasalahan yang disampaikan oleh nasabah sehubungan dengan ketidakpuasan nasabah atas pelayanan yang diberi¬kan oleh pihak nasabah.



–



Mengadministrasikan daftar hitam Bank Indonesia dan daftar rehabilitasi nasabah serta file nasabah.



–



Mengadministrasikan resi permintaan dan pengemba¬lian buku cek dan bilyet giro serta surat kuasa.



–



Memberikan informasi tentang saldo dan mutasi nasabah.



–



Mengadministrasikan buku cek, bilyet giro, dan buku tabungan.



–



Memperkenalkan dan menawarkan produk dan jasa yang ada dan yang baru sesuai dengan keinginan dan kebutuhan nasabah.



                               



22



Jabatan sebagai Teller Bank



DESKRIPSI PEKERJAAN TELLER



BANK



:



Teller adalah karyawan bank yang bertanggung jawab terhadap lalu lintas uang tunai. Teller disebut juga kuasa kas terbatas karena dalam jumlah uang terbatas karyawan bank tersebut dapat bertindak



secara



Jenis jabatan Teller : 



Head Teller.







Assisten Head Teller.







Teller.







Teller kliring.







Teller khusus.







Teller Tabungan.







Petugas stop payment.



langsung



untuk



melakukan



transaksi.



23



SPESIFIKASI JABATAN : PENERIMAAN CALON PEGAWAI BARU PT BANK TABUNGAN NEGARA POSISI TELLER STAF WILAYAH REIKRUTMEN JABODETABEK Kualifikasi umum : 1. WNI 2. Laki-laki / perempuan 3. Usia max 24 tahun (belum berulang tahun ke 25 per 31 desember 2015) 4. Belum menikah 5. Tinggi badan laki-laki min 160cm dan perempuan min 155cm 6. Berpenampilan menarik 7. Ramah dan sopan Kualifikasi khusus teller staff : 1. Minimal pendidikan D1 2. IPK minimal 2.75 skala 4.00 3. Semua jurusan 4. Dapat menghitung uang dengan cepat 5. Mampu berkonikasi dengan baik 6. Teliti Gaji Teller Bank perbulan rata-rata mencapai Rp. 3.100.000, paling rendah mencapai Rp. 2.500.000 dan paling tinggi Rp. 12.500.000 . Gaji tersebut belim termasuk tunjangan lainnya.