Bab 2 Kontrol Audit [PDF]

Citation preview

AUDIT INTERNAL “KONTROL”



Nama Kelompok : 1.



Frissca Prawitha



2.



Latifa Nuraini



3.



Nabila Syifa



4.



Yusrina Darneli



BAB 2 KONTROL Pentingnya Kontrol bagi Auditor Internal Mengendalikan, sebagai kata kerja, berarti ‘memaksakan’. Kontrol memastikan bahwa ada hal-hal yang dikerjakan atau tidak dikerjakan. Kontrol, sebagai kata benda, berarti sarana fisik untuk mewujudkan ‘pemaksaan’ tersebut. Keduanya digunakan oleh manajer untuk memastikan bahwa tujuan operasional mereka tercapai. Setiap kegiatan dalam organisasi memiliki dua tingkatan, yang berada dalam dua sistem. Pertama adalah sistem operasi, yang dirancang untuk memenuhi tujuan yang telah ditetapkan seperti memproduksi 100 unit yang memenuhi standar biaya, kualitas, dan jadwal. Yang lainnya adalah sistem kontrol, yang terdapat dalam sistem operasi. Auditor internal mungkin tidak bisa sepenuhnya memahami sistem operasi; dan kalaupun mereka memahami, mereka mungkin tidak bisa menilainya secara objektif. Tetapi auditor internal dididik untuk bisa mengevaluasi sistem kontrol secara objektif. Hal ini masih bisa dipahami dan diperiksa auditor internal. Pengetahuan ini merupakan “pintu masuk” bagi auditor internal. Standar 2120 – Kontrol Kegiatan audit internal haruslah membantu organisasi menerapkan kontrol yang efektif dengan mengevaluasi efektivitas dan efisiensi serta mendorong perbaikan yang terus menerus. 2120. A1 – Berdasarkan hasil penentuan risiko, aktivitas audit internal haruslah mengevaluasi kecukupan dan efektivitas kontrol yang mencakup tata kelola, operasi, dan sistem informasi organisasi. Hal ini meliputi : 1.



Keandalan dan integritas informasi keuangan dan oprasional



2.



Efektivitas dan efesiensi operasipengamalan aktiva



3.



Kepatuahn terhadap hukum, regulasi, dan kontrak.



2120.A2 – Auditor internal harus memastikan lingkup penetapan tujuan dan sasaran operasi dan program yang harus sesuai dengan tujuan organisasi secara keseluruhan.



2120.A3 – Auditor internal harus menelaah operasi dan program untuk memastikan kesesuaian hasil dengan tujuan dan sasaran guna menentukan apakah operasi dan program dilaksanakan sesuai yang diinginkan. 2120.A4 – kriteria yang memadai diperlukan untuk mengevaluasi kontrol. Auditor internal harus memastikan bahwa manajemen telah menetapkan kriteria yang memadai untuk menentukan pencapaian tujuan dan sasaran. 2120.A4-1. Practice Advisory melengkapi standar ini untuk kriteria-kriteria kontrol dan memberikan lebih banyak ketentuan khusus. Pemeriksaan dan Pelaporan atas Kontrol Practice Advisory 2120.A1-1, “Pemeriksaan dan Pelaporan atas Proses Kontrol,” memberikan lebih banyak rincian dalam hal penentuan kecukupan dan efektivitas proses kontrol serta tanggung jawab kepala eksekutif audit untuk melaporkan informasi tentang penilaian auditor internal ke manajemen senior dan komite audit. Practice auditory memberikan rincian tentang kepala eksekutif audit, yaitu : 1.



Membuat rencana audit untuk mengumpulka bahan baku yang memadai



2.



Mempertimbangkan pekerjaan yang relevan yang bisa dilakukan orang lain.



3.



Mengevaluasi ukuran kerja dari dua sudut pandang:  Keukupan kontrol untuk organisasi secara keseluruhan  Tercangkup berbagai imteraksi dan jenis proses bisnis



Pendefinisian Kontrol Definisi Awal Istilah kontorl pertama kali muncul dalam kamus bahasa Inggris sekitar tahun 1600 dan didefinisikan sebagai “salinan dari sebuah putaran (untuk akun), yang kualitas dan isinya sama dengan aslinya.” Samuel Johnson menyimpulkan pengertian awal ini sebagai “daftar atau aku yang dipegang oleh seorang pegawai, yang masing-masing dapat diperiksa oleh pegawai lain.” AICPA (Amrican Institute of Certified Public Accountants) memperluas definisi internal kontrol menjadi :



“kontrol internal berisi rencana organisasi dan semua metode yang terkoordinasi dan pengukuran-pengukuran yang diterapkan di perusahaan untuk mengamankan aktiva, memeriksa akurasi dan keandalan terhadap kebijakan manajerial yang telah ditetapkan. Definisi untuk Akuntan Publik Auditor independen di Amerika lebih memandang kepada kontrol internal yang berhubungan dengan keandalan laporan keuangan, akuntansi, dan pengamanan aktiva. Kontrol internal dipecah menjadi kontrol administratif dan kontrol akuntansi : Kontrol administratif mencakup, tetapi tidak terbatas pada, rencana organisasi, prosedur dan catatan yang berkaitan dengan proses pengambilan keputusan yang tercermin dalam otorisasi manajemen atas transaksi. Kontrol akuntansi terdiri atas rencana organisasi, prosedur dan catatan yang berkaitan dengan pengamanan aktiva dan keandalan pencatatan keuangan yang dirancang untuk memberikan keyakinan yang wajar. Perluasan SAS 78 atas Definisi AICPA tentang Kontrol Internal “kontrol internal adalah suatu proses yang dipegaruhi oleh aktivitas dewan komisaris manajemen atau pegawai lainnya- yang dirancang untuk memberi keyakinan yang wajar mengenai pencapaian tujuan pada hal-hal berikut ini a)



Keandalan laporan keuangan;



b) Efektifitas dan efesiensi oprasi; dan c)



Ketaatan terhadap hukum dan peraturan yang berlaku.



Ketiga hal tersebut berkaitan dengan jenis audit khusus dengan urutan yang sama: a)



Audit tahunan atas laporan keuangan



b) Audit oprasional untuk mencapai tujuan dan hasil yang diinginkan c)



Audit ketaatan



SAS juga mendefinisikan lima komponen kontrol internal yang saling berkaitan pada pernyataan COSO : 1. Lingkungan Kontrol 2. Penetuan Risiko 3. Aktivitas Kontrol



4. Informasi dan Komunikasi 5. Pengawasan. Definisi Auditor Internal Kontrol adalah penggunaan semua sarana perusahaan untuk meningkatkan, mengarahkan, mengendalikan, dan mengawasi berbagai aktivitas dengan tujuan untuk memastikan bahwa tujuan perusahaan tercapai. Sarana kontrol ini meliputi, tetapi tidak terbatas pada, bentuk organisasi, kebijakan, sistem, prosedur, instruksi, standar, komite, bagan akun, perkiraan, anggaran, jadwal, laporan, catatan, daftar pemeriksaan, metode, rencana, dan audit internal.



Model-Model Kontrol Internal 1. Model COSO Model COSO terdiri atas lima komponen kontrol internal: 1. Lingkungan Kontrol 2. Penetuan Risiko 3. Aktivitas Kontrol 4. Informasi dan Komunikasi 5. Pengawasan. Berikut ini penjelasan singkatnya: 



Lingkungan control Komponen ini meliputi sikap manajemen di semua tingkatan terhadap operasi secara umum dan konsep kontrol secara khusus. Hal ini mencakup: etika, kompetensi, serta integritas dan kepentingan terhadap kesejahteraan organisasi. Juga tercakup struktur organisasi serta kebijakan dan filosofi manajemen.







Penentuan Resiko Komponen ini telah menjadi bagian dari aktivitas audit internal yang terus berkembang. Penentuan resiko mencakup penentuan resiko disemua aspek organisasi dan penentuan kekuatan organisasi melalui evaluasi resiko.







Aktivitas Kontrol Aktivitas-aktivitas ini meliputi persetujuan, tanggung jawab dan kewenangan, pemisahan tugas, pendokumentasian, rekonsiliasi, karyawan yang kompeten dan jujur, pemeriksaan internal dan audit internal.







Informasi dan Komunikasi Komponen ini merupakan bagian terpenting dari proses manajemen. Manajemen tidak dapat berfungsi tanpa informasi. Komunikasi informasi tentang operasi kontrol internal memberikan substansi yang dapat digunakan manajemen untuk mengevaluasi efektifitas kontrol dan untuk mengelola operasinya.







Pengawasan Pengawasan merupakan evaluasi rasional yang dinamis atas informasi yang diberikan pada komunikasi informasi untuk tujuan manajemen kontrol



2. Model CoCo Sebuah model yang lebih berorientasi pada prosedur audit internal dan kelihatan lebih mudah dipahami, serta bisa menjadi pedoman untuk aktivitas audit internal. Model CoCo mencakup empat komponen. Komponen-komponen tersebut digunakan untuk mengklasifikasikan 20 kriteria, yang bisa menjadi bagian dari program audit. Kriteria-kriteria audit tersebut diklasifikasikan berdasarkan tujuan, komitmen, kemampuan, pengawasan dan pembelajaran.



Penggunaan Model Kontrol di Audit Internal Kedua model kontrol memiliki apa yang disebut “perangkat lunak.” Kontrol jenis ini tidak ditandai dengan aktivitas atau prosedur khusus yang bisa diobservasi dan diuji secara teratas. Kontrol lunak lebih berhubungan dengan sikap dan filosofi. Akan tetapi, kedua jenis kontrol memiliki risiko yang dapat dijelaskan dan diukur kemungkinan terjadi dan signifikansinya bila terjadi. Kombinasi kedua hal ini bisa disebut kerawanan. Setiap bagian pasti memiliki



tingkat kerawanan terjadi nya resiko berbeda-beda. Jadi, bila situasi tersebut dirumuskan maka akan terlihat sebagai berikut: PxS=V P = Kemungkinan Terjadi (Potential Occurrence) S = Signifikansi (Significance) V = Kerawanan (Vulnerability) Maka seberapa besar kerawanan terjadi akan mempengaruhi manajemen dalam memilih model control mana yang akan dipilih.



Auditabilitas Sistem dan Studi Kontrol Sarana yang diciptakan untuk memberikan keyakinan yang wajar bahwa semua sasaran dan tujuan organisasi dicapai secara efisien, efektif, dan ekonomis…..seperangkat proses, fungsi, aktivitas, subsistem, dan karyawan yang dikelompokkan bersama atau secara sengaja dipisahkan untuk memastikan pencapaian tujuan dan sasaran secara efektif. Komponen-komponen sistem control mencakup: 1. Lingkungan kontrol 2. Sistem manual dan terotomatisasi 3. Prosedur - prosedur kontrol



Kontrol Preventif, Detektif, dan Korektif Kontrol dapat dirancang untuk memiliki berbagai fungsi. Beberapa kontrol diterapkan untuk mencegah hasil-hasil yang tidak diharapkan sebelum terjadi (kontrol preventif). Kontrol lain dirancang untuk menemukan hasil-hasil yang tidak diharapkan pada saat terjadinya (kontrol detektif). Masih ada kontrol lain yang dirancang untuk memastikan bahwa tindakan korektif diambil untuk memperbaiki hal-hal yang tidak diharapkan atau untuk memastikan bahwa hal-



hal tersebut tidak terulang (kontrol korektif). Semua kontrol, secara bersama-sama, berfungsi untuk memastikan bahwa tujuan atau sasaran manajemen akan tercapai. Kontrol preventif ketika diterapkan dalam suatu sistem dapat mencegah kekeliruan dan oleh karena itu mencegah biaya perbaikan. Contoh: karyawan yang kompeten dan dapat dipercaya, pemisahan tugas untuk mencegah pelanggaran yang disengaja, otorisasi yang layak untuk mencegah penggunaan sumber daya organisasi dengan tidak semestinya. Beberapa kekeliruan tidak bisa secara efektif dikendalikan oleh sistem pencegahan ; kekeliruan tersebut harus dideteksi saat terjadi. Kontrol detektif mencakup sarana kontrol seperti rekonsiliasi bank, konfirmasi saldo bank, perhitungan kas, pemeriksaan fisik persediaan, konfirmasi dengan pemasok utang usaha, dan sistem pemeriksaan seperti audit internal. Kontrol korektif dilakukan bila terjadi hal-hal yang tidak semestinya dan telah dideteksi. Semua control detektif tidak ada gunanya bila kelemahan yang telah diidentifikasi tidak diperbaiki atau dianggap tidak masalah bila terulang. Oleh karena itu, manajemen harus mengembangkan sistem yang tetap menyoroti kondisi-kondisi yang tidak diinginkan sampai diperbaiki dan jika layak, harus menetapkan prosedur-prosedur untuk mencegah terulangnya kondisi tersebut.



Menghilangkan Probabilitas Bukan Kemungkinan Kontrol Auditor internal harus memahami bahwa tidak ada sistem kontrol yang akan menghilangkan kemungkinan terjadinya kesalahan. Kontrol internal dipengaruhi oleh manusia. Sistem kontrol internal terdiri atas manusia dan prosedur. Orang diharapkan untuk bertindak dan mengikuti prosedur secara normal dan bertanggung jawab. Namun orang bisa berbuat salah dan menghadapi tekanan. Mereka bisa saja, kadang-karang, tidak bertindak sesuai yang diinginkan. Akibatnya sistem menjadi rusak. Sebagai contoh, simpati atau hubungan pertemanan bisa menyebabkan atasan mengabaikan ketidakmampuan bawahannya.



Manfaat-manfaat Kontrol Kontrol tidak perlu dibatasi secara eksklusif. Juga tidak perlu terikat atau memiliki daftar “apa saja yang tidak bisa dilakukan oleh kontrol.” Kontrol dapat membantu manajer. Pendapat yang berkembang saat ini menyatakan bahwa kontrol haruslah menjadi sarana positif untuk membantu manajer mencapai tujuan dan sasaran. Berikut beberapa manfaat dari kontrol: •



Kontrol membantu manajer mencapai tujuan dan sasaran



•



Kontrol sebagai sebuah sarana mengintegritaskan pribadi-pribadi untuk tujuan dan sasaran perusahaan. Misal; Sebagai alat ukur seseorang dalam menentukan apakah telah mencapai standar



•



Kontrol sarana mengendalikan diri sendiri. Misal; Sarana kontrol di gunakan untuk mengukur kemampuan diri.



•



Kontrol untuk mendorong individu meningkatkan kinerja perusahaan.



•



Kontrol dapat memusnahkan godaan untuk melakukan kecurangan.



Sistem Kontrol Sistem control meliputi orang, peraturan, anggaran, jadwal dan analisis komponen-komponen lainnya. Bila digabungkan, elemen-elemen ini membentuk sistem kontrol. Semua sistem ini beroperasi secara harmonis untuk memenuhi satu atau lebih tujuan bersama. •



sistem tertutup ( closed system ): tidak berinteraksi dengan lingkungan



•



Sistem terbuka ( open system ): Memiliki Interaksi dengan lingkungan



•



Sistem lingkaran tertutup ( closed – loop system ) atau biasa di sebut sistem umpan balik. Contohnya sistem pemesanan ulang persediaan.



Semua sistem operasi memiliki bagian dasar seperti Masukan (input), Pemrosesan (Processing), dan keluaran (output)



Masukan



Pemrosesan



Keluaran



Untuk mengendalikan proses sehingga keluaran tetap memenuhi standar yang di inginkan ada dua elemen yang harus di tambahkan yaitu kontrol dam umpan balik



Kontrol Masukan



Pemrosesan



Keluaran



Umpan Balik



Jadi dalam proses produksi: 



Masukan terdiri dari karyawan, bahan mentah, dan mesin







Lalu pemrosesan mengubah dari bahan mentah ke barang jadi







Nah keluaran tersebut adalah produk jadi







System control ini mengaqtur arus bahan baku serta inspeksi keluaran







Lalu control membandingkan antara keluaran dan standar apakah sudah sesuai atau belum







Jika belum sesuai standar maka dilakukan umpan balik







Dan umpan balik di lakukan untuk melakukan tindakan korektif agar produk jadi tersebut sesuai dengan standar



Pentingya Kontrol Kontrol menjadi lebih pening bagi organisasi-organisasi besar. Manajer tidak dapat mengawasi secara pribadi segala sdesuatu yang menjadi tanggung jawabnya. Jadi mereka harus mendelegasikan kewenangannya ke bawahan yang berfungsi sebagai wakilnya. Bawahan tersebut akan diberi tanggung jawab untuk melaksanakan tugasnya. Seiring dengan pemberian tanggungjawab muncul pula akuntabilitas, yang membutuhkan bahan bukti bahwa tugas yang dibebankan telah diselesaikan. Bukti tersebut biasanya dalam bentuk laporan yan membandingkan hasil aktual degan yang direncanakan. Inilah yang disebut kontrol dasar (basic control).



Standar-standar Operasi Standar-standar operasi bisa jadi merupakan elemen-elemen kunci dalam proses kontrol. Standar menentukan jenis kinerja yang diharapkan. Standar berperan dalam dua hal: menentukan tujuan yang akan dicapai dan menjadi dasar pengukuran. Kontrol umumnya membutuhkan standar-standar operasi. Standar-standar ini dapat berasal dari berbagai sumber, seperti: 



Standar produksi. Panduan yang dapat digunakan dalam proses produksi, biasanya standar ini digunakan untuk mengambil keputusan missal dalam hal design, perakitan atau sampai ke produk jadi







Standar akuntansi biaya. Jumlah biaya yang sudah ditentukan pada awal. Yaitu sebagai biaya yang seharusnya di keluarkan untuk membuat satu satuan produk atau untuk membiayai kegiatan tertentu.







Standar tugas. Misal seperti Job Description yaitu catatan sistematis tentang tugas, wewenang dan tanggung jawab suatu jabatan tertentu







Standar industri. Misal standar industry Indonesia yaitu berupa standar mutu produk hasil industry yang di terapkan atas dasar surat keputusan mentri perindustrian no 210 tahun 1979







Standar historis. Catatan dari kinerja actual yang sudah lewat Contoh: hasil dari bulan bejalan dibandingkan dengan hasil dari bulan sebelumnya







Standar “estimasi terbaik.” Standar terbaik yang sudah di tetapkan oleh suatu perusahaan tertentu.



Standar-standar Kontrol Internal Standar-Standar Umum 



Keyakinan yang wajar Control harus memberikan keyakinan yang wajar bahwa tujuan control internal akan di capai.







Perilaku yang mendukung Manager dan karyawan harus memiliki perilaku yang mendukung yang mendukung control internal







Integritas dan kompetensi. Orang-orang yang terlibat dalam di dalam pengoperasian control harus memiliki profesionalitas, integritas, dan kompetensi yang memadai.







Tujuan control Tujuan control harus di tetapkan secara spesifik, komprehensif, dan wajar.







Pengawasan Kontrol Manager harus mengawasi keluaran yang dihasilkan oleh control dan jika ada penyimpangan segera dilakukan tindakan.



Standar-standar Rinci 



Dokumentasi Struktur, semua transaksi, dan kejadian yang signifikan harus di dokumentasikan







Pencatatan Transaksi dan Kejadian dengan Layak dan Tepat Waktu







Otorisasi dan Pelaksanaan Transaksi dan Kejadian Semua transaksi dan kejadian harus di otorisasikan dan dilaksanakan oleh pihak yang berwenang dalam hal otorisasi







Pembagian tugas



Misal pihak yang mengotorisasi, yang melakukan pencatatan, dan yang melakukan pemeriksanaan harus berbeda orang 



Pengawasan Pengawasan di lakukan dengan baik dan terus menurus untuk memastikan bahwa tujuan internal control dapat tercapai.







Akses dan Akuntabilitas ke Sumber Daya/dan Catatan Akses harus dibatasi dan hanya dengan orang yang berwenang, lalu pengamanan, pencatata, penggunaan sumber daya harus dilakukan dengan orang yang berbeda agar tidak terjadi kecurangan. Biasanya aspek ini dilakukan secara periodic yaitu dengan membandingkan jumlah yang tercatat dengan fisik yang digudang.



Karakteristik-karakteristik Kontrol 



Tepat waktu. Control harus tepat waktu, manager harus mengantisipasi masalah yang akan di dekteksi oleh control. Bisa terjadi masalah yang tidak diharapkan maka harus diidentifikasi dan di tindaklanjuti secara tepat waktu







Ekonomis. Control harus memberikan keyakinan yang wajar untuk mencapat hasil yang diinginkan dengan biaya yang minimum dan efeksamping yang rendah.







Penerapan. Control harus di terapkan pada saat yang efektif yaitu pada saat ketersediaan waktu maka segera di lakukan tindakan perbaikan terhadap kontrol







Fleksibilitas. Contoh control yang fleksibel adalaha control anggaran fleksibel yaitu suatu system anggaran variable yang memungkinkan biaya dan kuantitas operasi yang berbeda untuk tingkat operasi yang berbeda.







Menentukan penyebab. Control



tidak



hanya



mengindentifikasi



masalah



tetapi



control



juga



bisa



mengidentifikasi penyebab maka harus ada tindakan jika penyebab sudah di ketahui 



Kelayakan. Control harus memenuhi kebutuhan manajemen, yaitu control dapat membantu dalam pencapaian dan rencana manajemen.







Masalah-masalah dengan kontrol.



Control yang berlebihan dapat menciptakan kebingungan Control juga dapat using, missal system semula direncanakan tapi bisa berubah, oleh karna itu control harus tetap diawasi agar tetap relevan. Sarana untuk Mencapai Kontrol 



Organisasi Sebagai sarana control, merupakan struktur peran yang di setujui oleh orang-orang didalam perubahan sehingga dapat mencapai tujuan secara efektif dan ekonomis







Kebijakan Kebujakan yang dibuat harus sesuai dengan prinsip-prinsip missal harus jelas tertulis, dan disusun secara sistematis.







Prosedur Sarana yang digunakan untuk melaksanakn aktivitas sesuai dengan kebijakan yang telah di tetapkan







Personalia Orang-orang yang di perkerjakan harus memiliki kualifikasi untuk melaksanakan tugas yang di berikan, bentuk control terbaik selain dari kinerja adalah sepervisi







Akuntansi Saran control terpenting untuk mengontrol keuangan pada aktivitas dan sumber daya







Penganggaran Sebagai sebuah control anggara menetapkan standar masukan sumber daya dan hal hal yang harus di capai sebagai keluaran dan hasil







Pelaporan Managemen berfungsi untuk membuat keputusan berdasarkan laporan yang diterima oleh karena itu laporan harus tetap waktu, akurat, bermakna dan ekonomis.



Dampak Regulasi terhadap Kontrol 



Terjadinya Perubahan Besar



Kontrol internal pernah menjadi hak dan alat prerogatif manajemen. Eksekutif perusahaan memutuskan kontrol seperti apa yang akan diterapkan atau tidak diterapkan pada usaha mereka. Jika kontrol dianggap terlalu berat, menghabiskan biaya, atau tidak diinginkan, manajemen tidak akan menerapkannya atau justru menghilangkannya. Jika situasi



menyebabkan adanya risiko, manajemen akan berinisiatif untuk memutuskan apakah akan menerapkan kontrol atau mengambil risiko tersebut 



Peran auditor Internal



Auditror internal bisa sangat membantu managemen dengan mengevaluasi system control dan menunjukankelemahan-kelemahan control internal. Tetapi auditor internal hanya membantu managemen bukan sebagai manager itu sendiri. 



Laporan Auditor Internal tentang Kontrol Internal



Auditor internal diharapkan ahli dalam aspek kontrol. Mereka juga diharapkan memeiliki pengetahuan mengenai prinsip-prinsip manajmenen, yang mungkin kontrol merupakan element yang dominan. Konsekuensinya dalam audit internal, praktisi audit bisa jadi tidak begitu mengenali operasi aktual tetapi auditor harus mengenal manajemen dan aspek kontrol dari fungsi klien. Auditor internal secara periodik akan mengakumyulasikan evaluasi kontrol dari banyak laporan audit internal dan mencapai kesimpulan tentang lingkungan kontrol internal, struktur, dan filosofi organisasi secara keseluruhan. Laporan harus merinci tujuan dan lingkup pemeriksaan dan harus akurat, objektif, jelas, singkat, konstruktif, lengkap, dan tepat waktu. 



Pendekatan Siklus untuk Kontrol Akuntansi Internal



Pendekatan siklus untuk mengevaluasi prosedur dan teknik kontrol. Pendekatan ini terkait dengan siklus transaksi usaha, yaitu transaksi-transaksi yang ada pada sistem kontrol organisasi. Misalnya “siklus pengeluaran” untuk barang yang dibeli diawali dari otorisasi ke pemasok-pemasok tertentu, kemudian proses pemilihan pemasok, penerimaan barang, dan pembayaran ke pemasok, kemudian berkahir dengan pencatatan pembayaran.



Dampak Pengaturan Organisasi terhadap Kontrol Internal 28 Perampingan oprasi yang dilakukan manajemen agar lebih ekonomis dan efisien dapat berdampak besar terhadap fungsi kontrol internal tradisional. Auditor selalu memerhatikan kejadian-kejadian yang menyebabkan kontrol dikurangi atau diubah demi mencapai efisiensi yang lebih tingi sehingga meningkatkan kinerja pegawai atau organisasi. Pengaturan organisasi menyebabkan hilangnya elemen-elemen tradisional dan



telah di gantikan dengan komputerisasi seperti pemisahan tugas, akurasi pemeriksaan silang, otorisasi dan verifikasi.



Pengurangan Kontrol – Organisasi Virtual 29 Dengan



perampingan



dan



pengaturan



organisasi,



manajemen



sebenarnya



telah



mempertanyakan konsep kontrol tradisional pada aspek-aspek operasi yang memiliki banyak kontrol tradisional. Aspek-aspek ini mencakup utang usaha, persediaan, piutang usaha, pengangkutan, dan penjualan. Bahkan pada operasi yang pemindahan dana merupakan hal yang substansial, “pandangan baru” yang berkembang adalah rencang operasi untuk mengganti kontrol melalui pengalihan tanggung jawab dan akuntabilitas ke organisasi lain yang melaksanakan kontrol sebagai bagian dari proses operasi perusahaan yang normal. Konsep baru ini, yang disebut “organisasi virtual,” didasarkan pada asas saling percaya dan memberikan tanggung jawab dan akuntabilitas ke organisasi yang paling baik menjalankan fungsinya. Gibbs dan Keating telah menetukan empat halyang harus dipertimbangkan: 



Integritas: berkatitan dengan ketidak akuratan atau kualitas data yang rendah







Pengamanan: berkaitan dengan pengamanan aktiva







Ketersediaan: mengarah pada interupsi operasi







Pemulihan: kesulitan dalam memulai kembali atau melanjutkan operasi setelah diinterupsi.



Audit Kontrol Tujuan audit kontrol adalah untuk menetukan bahwa: (1) kontrol memang diterapkan (2) kontrol secara struktural memang wajar (3) kontrol dirancang untuk mencapai tujuan manajemen khusus atau untuk mencapai ketaatan dengan persyaratan yang ditentukan, atau untuk memastikan akurasi dan kelayakan transaksi (4) kontrol memang digunakan (5) kontrol secara efisien melayani tujuan tersebut



(6) kontrol bersifat efektif (7) manajemen menggunakan keluaran yang dihasilkan sistem kontrol. Auditing COSO Audit internal yang dirancang untuk mempertimbangkan konsep kontrol COSO yang baru menjadi lebih rumit dibandingkan audit kontrol internal yang tradisonal. Kebanyakan meningkatnnya kesulitan muncul sari kebutuhan untuk memperimbangkan kontrol lunak yang melekat pada filosofi COSO dan juga lebih banyak pendekatan tradisional yang dilakukan dalam audit kontrol. Dalam sebuah artikel pada auditor internal, Mark Simmons mengemukakan serangkaian langkah yang kelihatan cocok untuk melaksanakan audit seperti ini. Prosedur yang ia susun mengakui kebutuhan untuk mengembangkan dan menggunakan pendekatan yang unik untuk mengevaluasi kontrol lunak. Metode ini menggunakan masukan dari manajer dan pekerja yang berhubungan dengan aspek-aspek yang di audit. Aspek Audit Risiko Kontrol 



Risiko kontrol (control risk) merupakan elemen yang substansial dari daerah risiko yang luas. Risiko kontrol adalah keujngkinan bahwa kontrol yang telah ditetapkan tidak bisa mendeteksi adanya penyimpangan.







Resiko kontrol haruslah sebuah pertimbangan dalam rancangan metodologi kontrol.







Resiko kontrol tersebut juga mencakup pertimbangan atas metode kontrol dan kualitas orang-orang yang memfungsikan proses kontrol.



Kontrol-kontrol Operasi Internal Kontrol, Kriteria, dan Tujuan Auditor internal harus memiliki keahlian dalam hal kontrol operasi sebagaimana keahlian yang dimilikidalam kontrol akuntasi atau keuangan. Kontrol yang tidak memadai atau tidak efektif pada departemen produksi atau pemasaran dapat menyebabkan kerugian dalam dolar yang lebih besar dibandingkan di depertemen akuntansi. Jutaan dolar bisa terbuang percuma akibat proram yang tidak efektif. Kesalahan pembayaran atau raibnya penerimaan akuntansi atau keuangan jarang mengakibatkan kerugian yang besar.



Fungsi dan Kontrol Manajemen Dalam setiap empat fungsi manajemen, kriteria kinerja yang dapat diterima memang dibutuhkan, yang jika dipenuhi, akan memberikan keyakinan yang memadai bahwa tujuan akan tercapai. Kontrol yang Berlebihan Satu hal yang menakutkan setelah adanya US Foreign Corrupt Practices Act tahun 1977 adalah kemungkinan adanya kontrol yang berlebihan, tidak berguna, dan/atau memakan banyak biaya. Jika timbul kesulitan, kadang-kadang kita cenderung menyelesaikannya dengan uang. Akan tetapi terlalu banyak kontrol sama buruknya dengan terlalu sedikit. Kontrol mahal dan restriktif dapat melumpuhkan kinerja dan inisiatif. Proteksi didapat melalui tekanan. Seorang pengawas tambang yang menerima “Laporan Biaya” setebal 200 halaman mengutarakan pandangan miring ini: “Kalian menjadi budak selama dua minggu untuk menghasilkan angka-angka ini dan yang saya lihat pertama kali adalah empat halaman (Ringkasan) pertama. Halaman-halaman tersebut memberi tahu apakah aku akan tetap bekerja. Sisanya masa bodoh. Laporan kontrol, yang seharusnya membatu manajer mengendalikan aktivitas mereka sendiri, seringkali dipersalahkan karena :     



Terlalu tebal : seharusnya di buat ringkas dengan menekankan hal-hal penting saja. Terlalu rumit : intruksi seharusnya mudah dibaca, aktivitas seharusnya mudah dilakukan, laporan seharusnya mudah diinterprestasikan, dan mudah dipahami. Terlalu umum : seharusnya focus pada satu arah. Terlalu klise : seharusnya lebih elastis dan jika terdapat masalah-masalah tidak biasa yang dilaporkan, harus didefinisikan dengan jelas. Menyesatkan : laporan harus mencapai kesimpulan yang jelas



Mengapa Kontrol Tidak Berjalan Meskipun kontrol di rancang untuk membantu manajer melakukan pekerjaannya dengan lebih baik, banyak manajer memandang kontrol sebagai ancaman, sebuah tantangan yang harus diatasi. Aldag dan Stearns mengidentifikasikan empat reaksi terhadap sistem kontrol : 



Dianggap sebagai permainan







Dianggap objek sabotase







Informasi yang tidak akurat







Ilusi kontrol



Efek yang disfungsional ini merupakan gabungan dari proses teknis, perilaku, dan administratif seperti: 



Perbedaan pribadi.







Kontrol yang berlebihan







Tujuan yang saling bertentangan







Dampak terhadap kekuatan dan status







Penekanan yang salah pada sistem kontrol. Akibatnya kontrol menjadi tujuan, bukan sarana untuk mencapainya.



Para ahli operasi kontrol telah mengidentifikasi serangkaian penyebab yang lebih sederhana atas kegagalan sistem kontrol untuk beroperasi sebagaimana diinginkan. Penyebabpenyebabnya adalah : 



Apati : pegawai yang mengoperasikan sistem tidak berminat dan cenderung tidak berhati-hati untuk memastikan bahwa sistem berfungsi sesuai yang diinginkan.







Keletihan : pengoperasian sistem menyebabkan keletihan, dan tidak tersedia waktu istirahat atau penyederhanaan sistem.







Penolakan dari eksekutif : manajemen eksekutif memperbolehkan pengabaian sistem untuk kepentingan organisasi atau pribadi.







Kompleksitas : sistem kontrol terlalu rumit sehingga karyawan tidak bisa menguasainya.







Komunikasi : operasi kontrol tidak dikomunikasikan dengan baik ke orang-orang yang ditugaskan sebagai operator kontrol.







Aspek efisiensi : karyawan memandang kontrol sebagai hambatan terhadap operasi yang efisien dan karena tidak ada informasi mengenai nilai penting kontrol terhadap kebaikan organisasi maka kontrol tersebut diubah atau dihilangkan.



Hal-hal yang Perlu diingat Auditor internal harus ingat bahwa audit yang baik tidak bisa dihafal dan dilakukan di luar kepala. Tidak ada dua organisasi yang benar-benar sama. Juga tidak ada organisasi yang sama baik pada saat ini maupun pada masa lalu. Para manajer diganti, supervisor ditugaskan,



karyawan baru diperkerjakan dan prosedur direvisi. Kontrol yang baik bergantung pada orang-orang baik, yang memiliki motivasi dan menjalani pelatihan yang memadai, tetapi motivasi dan pelatihan mereka bisa berubah. Kontrol yang baik dapat rusak, baik karena kolusi pegawai atau penolakan manajemen. Di sisi lain, kontrol yang bagus bisa jadi terlalu bagus. Lebih banyak biaya yang dikeluarkan dibandingkan kerugian yang ingin dikendalikan. Kontrol bisa jadi berlebihan, atau bisa terlalu kaku sehingga membatasi imajinasi, inisiatif, dan inovasi karyawan. Auditor internal harus menelaah kontrol internal menggunakan cara pandang manajemen serta tetap mempertimbangkan orang, waktu, lingkungan, risiko, dan kondisi.