Bab 3 Metodologi Pengembangan Sistem Akuntansi [PDF]

Citation preview

BAB 3 Metodologi Pengembangan Sistem Akuntansi Dalam Bab 3 ini dijelaskan langkah langkah yang harus ditempuh oleh analis sistem dalam mengembangkan sistem akuntansi. Perlu diulangi lagi bahwa pengertian sistem akuntansi yang telah diuraikan dalam Bab I meliputi sistem akuntansi pokok (yang unsurnya terdiri dari formulir, jurnal, buku besar dan buku pembantu, dan laporan) dan sistem informasi di luar, sistem akuntansi pokok yang meliputi sistem akuntansi piutang, sistem akuntansi utang, sistem akuntansi penggajian dan pengupahan, sistem akuntansi biaya, sistem kas, sistem akuntansi persediaan, dan sistem akuntansi aset tetap. Pengembangan sistem akuntansi yang akan diuraikan dalam bab ini adalah bersangkutan dengan pengembangan sistem akuntansi secara menyeluruh atau salah satu subsistem dalam sistem akuntansi tersebut. Pengembangan sistem akuntansi dilakukan olch analis sistem melalui tiga tahap utama analisis sistem, desain sistem, dan implementasi sistem. Dalam Bab 2 ini diuraikan secara rinci setiap tahap yang harus dilalui oleh analis sistem dalam mengembangkan sistem akuntansi. METODOLOGI PENGEMBANGAN SISTEM Metodologi pengembangan sistem adalah langkah-langkah yang dilalui oleh analis sistem dalam mengembangkan sistem informasi. Pengembangan sistem akuntansi dilaksanakan melalui tiga tahap utama berikut ini: 1. Analısis sistem (system analytis). 2. Desain sistem (system design). 3. Implementasi sistem (system implementation). Dalam setiap tahap pengembangan sistem tersebut, analis sistem menghasilkan dokumen tertulis yang menyajikan rencana pekerjaan yang akan dilaksanakan dalam pengembangan sistem atau hasil pekerjaan pelaksanaan tahap pengembangan sistem. Dokumen tertulis tersebut diserahkan kepada pemakai informasi sebagai media bagi analis sistem untuk mengomunikasikan pekerjaannya kepada pemakai informasi. Tahap pengembangan sistem dan nama dokumen tertulis yang dihasilkan oleh analıs sistem dalam setiap tahap pengembangan sistem disajikan dalam Gambar 2.1. ANALISIS SISTEM Dalam tahap ini. analis sistem membantu pemakai informasi dalam mengidentifikasi informasi yang diperlukan aleh pemakai untuk melaksanakan pekerjaannya. Analis sistem mewawancarai pemakai informasi, seperti mengajukan pertanyaan "Informasi apa yang Saudara terima sekarang""Jenis informasi apa yang Saudara perlukan untuk melaksanakan pekerjaan Saudara!" Masalah yang sering kali dihadapi oleh analis sistem pada tahap ini adalah membedakan apa yang diminta dengan apa yang diinginkan dan dengan apa yang diperlukan oleh pemakai informasi. Sering kali pemakai informasi tidak mampu mengemukakan informasi yang diperlukan untuk melaksanakan pekerjaannya, sehingga ia mengajukan permintaan jenis informasi kepada analis sistem, yang tidak sesuai dengan yang diinginkan, bahkan sering kali tidak sama dengan yang sebenarnya diperlukan. Analis sistem harus memperuleh informasi yang sebenarnya diperlukan oleh pemakai informasi dalam tahap analisis sistem ini, karena jenis informai yang diperlukan oleh pemakai informasi inilah yang menjadi dasar untuk melangkah ke tahap desain dan implementasi sistem. Tahap-tahap desain dan implementasi dalam pengembangan sistem akuntana sangat ditentukan oleih keberhasilan analis sistem dalam mengidentifikasi kebutuhan informasi pemakai informasi. Kegagalan analis sistem dalam mengidentifikasi jenis informasi yang diperlukan oleh pemakai informasi akan mengakibatkan desain sistem yang tidak bermaníaat bagi pemakai informasi. Oleh



karena ita, tahap analisis sistem merupakan tahap yang paling menentukan dalam keseluruhan tahap pengembangan sistem informasi. Analisis sistem dapat dibagi menjadi empat tahap 1. 2. 3. 4.



Analisis pendahuluan. Penyusunan Usulan Pelaksanaan Analisis Sistem Pelaksanaan analisis sistem. Penyusunan Laporan Hasil Analisis Sistem.



Dalam analisis pendahuluan, analis sistem mengumpulkan berbagai informasi umum untuk menyusun dokumen tertulis yang disebut Usulan Pelaksanaan Analisis Sistem. Tahap pelaksanaan analisis sistem dilakukan oleh analis sistem setelah tahap analisis pendahuluan dilakukan dan didasarkan pada Usulan Pelaksanaan Analisis. Sistem. Hasil analisis sistem dituangkan dalam dokumen tertulis yang disebut Laporan Hasil Analisis Sistem. Analisis Pendahuluan (Preliminary Analysis) Dalam Bab 1 telah diuraikan bahwa tujuan umum pengembangan sistem akuntansi adalah untuk menyediakan informasi bagi pengelolaan kegiatan usaha baru, untuk memperbaiki informasi yang dihasilkan oleh sistem yang sudah ada, untuk memperbaiki pengendalian akuntansi dan audit internal, dan untuk mengurangi beban klerikal dalam penyelenggaraan catatan akuntansi. Jika perusahaan memilik Departemen Sistem Informasi, pekerjaan pengembangan sistem akuntansi dalam perusahaan tersebu umumnya didahului dengan diterimanya permintaan jasa pengembangan sistem informasi dari pemaka informasi kepada analis sistem dalam departemen tersebut. Permintaan jasa tersebut dituangkan dalar surat permintaan jasa pengembangan sistem informasi dan berisi penjelasan ringkas luas pekerjaan, has yang diinginkan, jangka waktu penyelesaian pekerjaan. Contoh surat permintaan jasa pengembanga sistem informasi dapat dilihat pada Gambar 2.2. Berdasarkan surat permintaan jasa pengembangan sistem informasi tersebut, analis sistem kemudian melakukan analisis pendahuluan (preliminary analysis) untuk kepentingan pembuatan Usulan Pelaksanaan Analisis Sistem (Propasal to Conduct System Analysis Report). Dalam analisis pendahuluan ini, analis sistem mengumpulkan informasi untuk memperoleh gambaran secara menyeluruh mengenai perusahaan kliennya. Untuk ini, analis sistem harus membuat work sheet atau check sheet untuk mengumpulkan informasi yang dikumpulkan dalam analisis pendahuluan tersebut. Penyusunan Usulan Pelaksanaan Analisis Sistem Pelaksanaan analisis sistem direncanakan oleh analis sistem dalam suatu dokumen tertulis yang disebut "Usulan Pelaksanaan Analisis Sistem." Maksud dihasilkannya dokumen tertulis tersebut adalah untuk mempertemukan pikiran pemakai informasi dengan analis sistem mengenai pekerjaan pengembangan sistem akuntansi yang akan dilaksanakan oleh analis sistem untuk "memenuhi kebutuhan pemakai informasi. Gambar 23 melukiskan dokumen Usulan Pelaksanaan Analisis Sistem. Dalam dokumen "Usulan Pelaksanaan Analisis Sistem" analis sistem menjelaskan: 1. Alasan ringkas dan jelas yang mendasari dilakukannya pengembangan sistem akuntansi. 2. Pernyataan khusus tentang persyaratan kinerja yang diharapkan dari sistem akuntansi yang diusulkan. 3. Batasan luas analisis sistem yang akan dilakukan. 4. Identifikasi informasi yang kemungkinan harus dikumpulkan dalam analisis sistem.



5. Identifikasi surnber-sumber potensial yang dapat menyediakan informasi yang diperlukan dalam analisis sistem. 6. Daftar peristiwa besar atau titik-titik pengecekan yang digunakan untuk pengecek perkembangan analisis sistem yang dilaksanakan oleh analis sistem. Isi dokumen "Usulan Pelaksanaan Analisis Sistem" ini kemudian disajikan oleh analis sistem kepada pemakai informasi untuk mempertemukan kebutuhan pemakai informasi dengan kebutuhan pemakai menurut persepsi analis sistem. Dengan membaca alasan dilakukannya analisis sistem. persyaratan kinerja yang dituntut dari sistem yang akan dikembangkan; luas analisis sistem yang akan dilaksanakan, informas yang akan dikumpulkan, sumber informasi potensial, dan daftar peristiwa penting yang dapat digunakan untuk mengecek perkembangan pelaksanaan analisis sistem, pemakai informasi dapat memahami apakat aran yang dituju dalam analisis sistem ini dapat memenuhi kebutuhan informasi mereka. Pelaksanaan Analisis Sistem Pelaksanaan analisis sistem, didasarkan pada rencana kerja yang dituangkan dalam Usulan Pelaksanun Analisis Sistem. Berikut ini contoh berbagai langkah yang dilakukan oleh analis sistem dalam melaksanaka analisis sistem. Analisis Laporan yang Dihasilkan Sistem Sekarang. Dalam tahap ini analis sistem mempelajari laporan yang sudah dihasilkan oleh sistem akuntansi yang sekarang digunakan, untuk menemukan informasi yang diperlukan oleh manajemen, namun tidak disediakan oleh sistem akuntansi yang sekarang. Menganalisis Transaksi. Analis sistem kemudian melaksanakan analisis terhadap setiap transaksi. Analisis transaksi ini meliputi analisis terhadap formulir, catatan, dan prosedur yang digunakan di dalam melaksanakan setiap transaksi tersebut. Untuk setiap transaksi yang dilaksanakan perusahaan, analis sistem mengumpulkan informasi mengenai: 1. 2. 3. 4. 5.



Unit organisasi yang terkait dalam transaksi; Formulir yang digunakan; Sistem otorisasi dalam pelaksanaan transaksi; Catatan akuntansi yang digunakan untuk mencatat transaksi; Prosedur pelaksanaan transaksi.



Dalam mempelajari formulir yang digunakan dalam suatu departemen, analis sistem mengumpulkan informasi mengenai: 1. Siapa yang mengisi formulir? 2. Siapa yang mengecek, memverifikasi atau mengesahkan formulir tersebut? 3. Setelah formulir tersebut selesai diproses, diserahkan ke departemen mana, dan siapa yang menerima penyerahan formulir tersebut? 4. Buku jurnal apa yang terpengaruh oleh informasi yang tercantum di dalam formulir tersebut? 5. Buku besar pembantu apa yang terpengaruh oleh formulir tersebut? 6. Akun buku besar apa yang terpengaruh oleh formulir tersebut? 7. Peralatan mekanik apa yang digunakan untuk mengolah formulir tersebut? 8. Audit internal apa yang diciptakan dari penggunaan formulir tersebut?



Dalam pengumpulan informasi mengenai sistem (yang merupakan jaringan prosedur untuk melaksanakan transaksi pokok perusahaan), analis sistem biasanya menggunakan uraian tertulis berupa daftar kegiatan (operation list) dan simbol-simbol standar. Pada akhir Bab 2 ini disajikan contoh simbol- simbol standar beserta maknanya dan disajikan pula contoh penggunaannya. Mempelajari Catatan Pertama. Seperti telah diuraikan dalam Bab 1, yang jurnal adalah catatan pertama (books of original entry) dalam sistem akuntansi Analis sistem mempelajari jurnal yang digunakan oleh perusahaan dengan tujuan untuk menemukan kelemahan yang melekat padanya dan, mempertimbangkan kemungkinan perancangan kembali jurnal yang sekarang digunakan, atau perancangan jurnal-jurnal baru. Dalam Bab 4 diuraikan bagaimana merancang catatan pertama ini. Mempelajari Catatan Terakhir. Buku besar dan buku pembantu merupakan catatan terakhir (books of final entry) dalam sistem akuntansi. Analis sistem mempelajari buku besar dan berbagai buku pembantu yang digunakan oleh perusahaan dengan tujuan untuk menemukan kelemahan yang melekat padanya dan mempertimbangkan kemungkinan perancangan kembali buku besar dan buku pembantu yang sekarang digunakan, atau perancangan buku pembantu yang baru. Dalam Bab 5 diuraikan bagaimana merancang buku besar dan buku pembantu ini. Sumber Informasi dalam Analisis Sistem Dalam analisis sistem, sumber informasi untuk pengembangan sistem akuntansi adalah (1) sistem akuntansi yang sekarang digunakan, (2) sumber dari dalam perusahaan yang lain, (3) sumber-sumber luar. Jarang analis sistem mengembangkan sistem akuntansi yang sama sekali baru, yang sebelumnya tidak dimiliki oleh perusahaan. Yang sering terjadi justru analis sistem mengembangkan sistem baru untuk menghentikan atau untuk memperluas sistem akuntansi yang sekarang digunakan oleh perusahaan Dalam keadaan ini timbul pertanyaan: Apakah peran sistem akuntansi yang lama dalam sistem akuntansi yang akan dikembangkan? Haruskah analis sistem menganalisis sistem akuntansi yang lama dalam mengembangkan sistem akuntansi yang baru? Manfaat utama dilakukannya analisis terhadap sistem akuntansi lama adalah: 1. Efektivitas Sistem Akuntansi yang Sekarang Digunakan. Dengan mempelajari sistem akuntansi yang sekarang digunakan, analis sistem memiliki kesempatan untuk menentukan apakah sistem yang sekarang digunakan masih memenuhi kebutuhan pemakai informasi, memerlukan perbaikan kecil, memerlukan perbaikan besar, atau harus diganti. Desain suatu sistem akuntansi baru tanpa dilandasi pada penilaian efektivitas sistem akuntansi yang sekarang digunakan ibarat membeli sebuah mobil tanpa mengetahui bahwa mobil yang sekarang digunakan dalam keadaan mogok hanya karena kehabisan bahan bakar. 2. Ide Rancangan. Dengan menganalisis sistem akuntansi yang sekarang digunakan, analis sistem dapat menyerap ide rancangan yang terdapat dalam sistem akuntansi yang lama, yang masih bermanfaat untuk dipakai dalam sistem akuntansi yang baru. 3. Identifikasi Sumber Daya. Dengan menganalisis sistem akuntansi yang sekarang digunakan, anals sistem dapat mengidentifikasi berbagai sumber daya yang tersedia bagi sistem akuntansi yang akan dikembangkan nanti. Sumber daya tersebut meliputi keahlian manajemen, keahlian klerikal, dan peralatan yang sekarang digunakan untuk menjalankan sistem akuntansi. 4. Pengetahuan Konversi. Pada saat sistem akuntansi yang baru diimplementasikan, analis sistem perla memiliki informasi tentang kegiatan yang sebelumnya dilaksanakan dengan sistem yang lama dan yang akan dilaksanakan dengan sistem akuntansi yang baru.



Pengetahuan ini merupakan dasar bag analis sistem dalam menghentikan kegiatan-kegiatan yang dilakukan dengan sistem yang lama untek digantikan dengan kegiatan-kegiatan yang dirancang dalam sistem akuntansi yang baru. 5. Titik Awal yang Sama dalam Menuju Ke Perubahan Baru. Dalam mengomunikasikan perubahan perubahan yang dirancang dengan dilaksanakannya sistem akuntansi yang baru, analis sistem akan menghadapi sikap penolakan atau keengganan karyawan pelaksana maupun pemakai informasi untuk berubah ke dalam sistem akuntansi yang baru. Untuk mengurangi sikap tersebut, analis sistem dapat membuat perbandingan antara sistem lama dengan sistem yang baru, untuk menunjukkan bahwa sistem yang baru tidak seluruhnya merupakan sistem baru, namun beberapa unsur yang ada dalan Sistem lama masih dipertahankan atau sedikit mengalami perubahan dalam sistem akuntansi yang baru. Dengan demikian analıs sistem dan karyawan yang akan mengoperasikan sistem serta pemak informasi dapat bertolak dari titik awal yang sama, yaitu kondisi sistem akuntansi yang lama, un berangkat ke sistem akuntansi baru yang telah dirancang. Sumber di dalam organisasi lainnya yang paling penting dalam melaksanakan analisis sistem adalah manusia. Manusia-manusia dalam organisasi tidak hanya yang menjabat sebagai manajer, namun mencakup pula karyawan operasi dan karyawan yang melaksanakan pekerjaan klerikal. Syarat-syarat yang harus dipenuhi oleh informasi dapat dinyatakan dengan baik oleh para pemakai informasi. Analis sistem dapat membantu para pemakai informasi di dalam merumuskan persyaratan yang melekat dalam informasi yang mereka perlukan. Sumber di dalam organisasi yang kedua yang dapat dipakai dalam melaksanakan analisis sistem adalah pekerjaan tulis-menulis (paperwork) dalam organisasi Pekerjaan tulis-menulis dalam hampir semua organisasi dapat digolongkan ke dalam (1) yang menggambarkan bagaimana organisasi dibentuk strukturnya, (2) apa yang sedang dikerjakan atau selama ini dikerjakan oleh organisasi, dan (3) apa yang direncanakan untuk dikerjakan oleh organisasi. Sumber ketiga yang dapat dipakai dalam analisis sistem adalah hubungan. Hubungan antarkaryawan, antardepartemen, atau antarfungsi dapat menyediakan suatu informasi yang sebelumnya tidak diketahui aleh analis sistem melalui dokumentasi yang dilakukan oleh organisasi. Apakah analis sistem dapat menggunakan sumber dari luar organisasi dalam analisis sistem? Perusahaan lain yang menggunakan sistem akuntansi yang serupa dengan yang digunakan sekarang oleh perusahaan dapat digunakan sebagai sumber informasi dalam analisis sistem. Buku teks, majalah yang diterbitkan oleh organisasi profesional, dan brosur penjualan yang diterbitkan oleh penjual perangkat keras pengolahan data merupakan sumber informasi yang baik dari pihak luar dalam tahap analisis sistem. Teknik Pengumpulan Informasi dalam Analisis Sistem Dalam tahap analisis sistem, pengumpulan informasi dilaksanakan analis sistem dengan cara (1) wawancara, (2) kuesioner, (3) metode analisis kelompok, (4) pengamatan, dan (5) pengambilan sampel dan pengumpulan dokumen. Dalam banyak hal, wawancara merupakan cara terbaik untuk mengumpulkan data dalam tahap analisis sistem. Dalam tahap analisis sistem, bentuk-bentuk pertanyaan yang diajukan oleh analis sistem adalah sebagai berikut: 1. Apakah laporan keuangan ini menyajikan informasi yang sesuai dengan yang Saudara perlukan? 2. Bagaimanakah memperbaiki mutu informasi yang dicantumkan dalam laporan keuangan yang Saudara terima?



3. 4. 5. 6.



Apakah pekerjaan Saudara? Apakah yang akan Saudara capai melalui pekerjaan Saudara? Apakah informasi yang Saudara terima sekarang untuk mencapai tujuan pekerjaan Saudara? Apakah informasi keuangan tambahan yang Saudara perlukan?



Metode analisis kelompok digunakan jika (1) sistem yang dianalisis berdampak kepada beberapa kelompok pemakai informasi yang mempunyai berbagai kegiatan dan kepentingan yang berbeda, (2) sistem yang dianalisis akan mengubah hubungan yang sudah terbina antarmanusia, antarmesin, dan antarmetode, (3) sistem yang dianalisis akan melayani fungsi bisnis, yang baru yang sebelumnya perusahaan tidak memiliki pengalaman menjalankan fungsi tersebut. Penyusunan Laporan Hasil Analisis Sistem Hasil akhir proses analisis sistem disajikan oleh analis sistem dalam suatu laporan yang disebut Laporan Hasil Analisis Sistem. Laporan ini merupakan dokumen tertulis yang dibuat oleh analis sistem untuk diserahkan kepada pemakai informasi. Laporan ini berisi temuan-temuan yang diperoleh analis sistem dalam analisis sistem. Isi Laporan Hasil Analisis Sistem, meliputi: 1. Pernyataan kembali alasan yang mendasari dan luas analisis sistem yang dilaksanakan oleh analis sistem. 2. Daftar masalah besar yang ditemukan oleh analis sistem. 3. Suatu pernyataan persyaratan informasi yang diperlukan oleh pemakai informasi. 4. Suatu pernyataan tentang asumsi penting yang dibuat oleh analis sistem selama melaksanakan analisis 5. Suatu proyeksi sumber daya yang diperlukan beserta biaya yang dibutuhkan dalam perancangan sistem akuntansi yang baru, atau pengubahan sistem yang sekarang digunakan oleh perusahaan. Proyeksi ini mencakup kelaikan dilanjutkannya tahap-tahap berikutnya pengembangan sistem akuntansi. 6. Rekomendasi yang bersangkutan dengan sistem yang diusulkan atau persyaratanpersyaratan yang harus dipenuhi oleh sistem yang diusulkan tersebut. sistem. DESAIN SISTEM Desain adalah proses penerjemahan kebutuhan pemakai informasi ke dalam alternatif rancangan sistem informasi yang diajukan kepada pemakai informasi untuk dipertimbangkan. Tahap desain sistem ini dibagi menjadi líma tahap: 1. 2. 3. 4. 5. 6.



Desain sistem secara garis besar. Penyusunan Usulan Desain Sistem Secara Garis Besar. Evaluasi sistem. Penyusunan Laporan Final Desain Sistem Secara Garis Besar. Desain Sistem Secara rinci. Penyusunan Laporan Final Desain Sistem Secara Rinci.



Pengembangan sistem akuntansi dapat disamakan dengan pembangunan gedung sekolah. Pada tahap awal pembangunan gedung sekolah, arsitek melakukan wawancara dengan pengurus sekolah untuk memperoleh informasi tentang kebutuhan pengurus sekolah, seperti kebutuhan ruang, fasilitas olah raga. alat bantu pengajaran yang akan dipasang dalam gedung, dan kebutuhankebutuhan lainnya. Berdasarkan informasi tentang kebutuhan pengurus sekolah, arsitek kemudian membuat rancangan garis besar bangunan gedung sekolah yang dirancang untuk memenuhi kebutuhan pengurus sekolah. Desain secara garis besar tersebut kemudian ditawarkan kepada



pengurus sekolah untuk dipertimbangkan. Pengurus sekolah dan arsitek bersama-sama melakukan evaluasi terhadap desain gedung sekolah secara garis besar tersebut. Hasil evaluasi terhadap desain gedung secara garis besar kemudian dipakai oleh arsitek untuk membuat desain gedung secara rinci. Tahap desain gedung sebenarnya berjalan bolak-balik antara desain garis besar, evaluasi, dan desain rinci, sampai akhirnya arsitek menghasilkan desain rinci yang memenuhi kebutuhan pengurus sekolah. Desain Sistem Secara Garis Besar Seperti halnya dengan yang ditempuh oleh seorang arsitek dalam pembangunan gedung sek di atas, dalam pembangunan sebuah sistem informasi, analis sistem telah memperoleh infor ini dari tahap analisis sistem yang dilakukan: 1. Informasi yang dibutuhkan oleh pemakai beserta persyaratan-persyaratan informasi tersebut. 2. Luas sistem 3. Sumber daya yang dimiliki oleh perusahaan (manusia, mesin, uang, material dan metode Berdasarkan informasi yang diperolehnya dalam tahap analisis tersebut, analis sistern kemudian menawarkan berbagai alternatif desain secara garis besar sistem informasi untuk menghasilkan informasi yang diperlukan oleh pemakai. Berbagai alternatnf desain secara garis besar sistem informasi tersebut terdiri dari desain masing-masing unsur blok bangunan sistem informasi, yang meliputi desain keluaran. masukan, model, teknologi, basis data, dan pengendalian. Analis sistem adalah seorang yang ahli yang mampu menyajikan berbagai alternatif desain sistem informasi yang memungkinkan pemakai informasi memilih di antara berbagai desain yang ditawarkan oleh analis sistem. Penyajian desain sistem informasi secara garis besar memberi kesempatan kepada pemakai informasi melihat dengan berbagai macam cara untuk memenuhi kebutuhan informasi mereka, sehingga desain yang baiklah yang nantinya akan diimplementasikan. Umumnya pemakai informasi tidak mengetahui informasi apa yang diperlukan sampai saat informasi tersebut ditunjukkan kepada mereka. Penyusunan Usulan Desain Sistem Secara Garis Besar Usulan Desain Sistem Secara Garis Besar disusun untuk mengomunikasikan secara tertulis kepada pemakai informasi bagaimana sistem informasi yang dirancang secara garis besar memenuhi kebutuhan mereka akan informasi. Isi Usulan Desain Sistem Secara Garis Besar adalah sebagai berikut: 1. Pernyataan kembali alasan dilakukannya pekerjaan pengembangan sistem informasi. Dalam bagian ini analis sistem menghubungkan persyaratan-persyaratan dan berbagai tujuan yang ditetapkan oleh pemakai informasi dengan usulan desain yang diajukan oleh analis sistem. 2. Berbagai alternatif sistem informasi yang dikembangkan untuk memenuhi kebutuhan pemakai informasi. Penyajian lebih dari satu alternatif desain dimaksudkan untuk  Memungkinkan pemakai informasi melakukan pilihan di antara alternatif desain yang disajikan oleh analis sistem.  Menunjukkan kepada pemakai informasi bahwa setiap alternatif desain sistem memiliki dampak signifikan yang berbeda terhadap organisasi. Sebagai contoh desain sistem informasi A memenuhi 90% persyaratan yang ditentukan oleh pemakai informasi, namun biaya pengembangan sistem informasi tersebut lebih mahal 40% dibandingkan dengan desain sistem informasi B.



3. Sumber daya yang diperlukan untuk mengimplementasikan dan mempertahankan masingmasing alternatif desain sistem. 4. Asumsi-asumsi kritis atau masalah-masalah yang belum terpecahkan yang mungkin berdampak terhadap desain final sistem informasi. Usulan Desain Sistem Secara Garis Besar disajikan oleh analis sistem kepada pemakai informasi. Pemakai informasi mengajukan kritik dan saran atas desain sistem informasi secara garis besar yang disajikan oleh analis sistem. Pembetulan dan penyempurnaan dilakukan oleh analis sistem terhadap desain sistem secara garis besar. Evaluasi Sistem Dalam tahap desain sistem secara garis besar, analis sistem merancang secara garis besar masingmasing blok bangunan sistem informasi, kecuali blok teknologi. Blok teknologi dirancang oleh ahli sistem setelah pemakai informasi menyetujui isi Laporan Desain Sistem Secara Garis Besar. Dalam tahap evaluasi sistem, analis sistem menentukan persyaratan yang harus dipenuhi oleh blok teknologi dalam menjalankan sistem informasi yang dirancang dan memilih penjual teknologi yang memiliki kemampuan untuk memenuhi persyaratan yang dituntut oleh sistem informasi. Penyusunan Laporan Final Desain Sistem Secara Garis Besar Berdasarkan hasil diskusi antara pemakai informasi dengan analis sistem dalam penyajian usulan desin secara garis besar dan evaluasi sistem, analis sistem kemudian membuat "Laporan Final Desain Sustem Secara Garis Besar. Desain Sistem Secara Rinci Dalam tahap ini, analis sistem melakukan desain rinci untuk masing-masing blok bangunan sistem informasi menjadi bangunan sistem informasi yang mampu memenuhi kebutuhan informasi para pemaka Jika misalnya dalam tahap desain secara garis besar sistem informasi dirancang untuk menghasilkan laporan umur piutang, dalam tahap desain rinci, analis sistem merancang format laporan, isi laporan. distribusi laporan, pisah batas data yang dipakai sebagai bahan laporan, pengendalian atas laporan, dan sebagainya. Penyusunan Laporan Final Desain Sistem Secara Rinci Hasil desain rinci sistem informasi ini disajikan oleh analis sistem dalam dokumen tertulis yang disebut "Laporan Final Desain Sistem Secara Rinci." IMPLEMENTASI SISTEM Implementasi adalah pendidikan dan pelatihan pemakai informasi, pelatihan dan koordinasi teknisi yang akan menjalankan sistem, pengujian sistem yang baru, dan pengubahan yang dillakukan untuk membuat sistem informasi yang telah dirancang menjadi dapat dilaksanakan secara operasional. Puncak segala kegiatan pengembangan dan perancangan sistem informasi adalah terletak pada tahap implementasi. Dalam tahap implementasi ini, analis sisterm menyusun Laporan Final Implementasi Sistem yang terdiri dari dua bagian: Rencana Implementasi dan Hasil Pelaksanaan Implermentasi. Rencana implementasi disusun sebelum tahap pelaksanaan sistem dilaksanakan. Bagian imi berisi rencana pengujian berbagai blok bangunan sistem informasi, seperti blok keluaran, masukan, model, teknologi, basis data dan pengendalian. Di samping itu, dalam bagian ini dicantumkan pula rencana konversi sisten lama ke sistem baru. Selama pelaksanaan sistem berlangsung, analis sistem



melakukan dokumentasi perubahan perubahan yang dilakukan untuk menyempurnakan sistem, hasil-hasil yang dicapai dalam pelaksanaan sistem, dan penerimaan sistem oleh para pemakai informasi. Hasil pelaksanaan sistem ini merupakan bagian dalam Laporan Final Implementasi Sistem. Persiapan Implementasi Sistem Implementasi sistem sangat ditentukan oleh perencanaan yang dibuat untuk pelaksanaan implementa sistem. Meskipun suatu sistem akuntansi telah dirancang dengan baik, namun sebagian besar sukses pengembangan sistem ditentukan oleh bagaimana baiknya perencanaan implementasi sistem dis dan dilaksanakan. Suatu sistem akuntansi yang tidak mampu memenuhi kebutuhan pemakai dan pe dengan kesalahan akan berdampak lama bagi pemakai, meskipun kekurangankekurangan tersebut dapu diatasi. Oleh karena itu, bagian yang penting dari Laporan Final Implementasi Sistem adalah perencanan implementasi sistem. Pendidikan dan Pelatihan Karyawan Jika sistem akuntansi baru dikembangkan dalam perusahaan dan diharapkan dapat dimanfaatkan dengan berhasil, setiap orang yang terkait dengan sistem tersebut harus dibuat sadar tentang tanggung jawabnya masing-masing terhadap pelaksanaan bagian sistem yang menjadi tanggung jawabnya dan tentang apa yang dapat dimanfaatkan dari sistem tersebut bagi pelaksanaan tugasnya. Oleh karena itu, dalam tahap implementasi perlu dilakukan pendidikan dan pelatihan karyawan yang akan terkait dalam pelaksanaan sistem akuntansi. Karyawan yang akan mengikuti pendidikan dan pelatihan dibagi menjadi dua golongan: karyawan pemakai informasi dan karyawan pelaksana sistem. Karyawan pemakai informasi terdiri dari manajemen, staf, di berbagai bagian fungsional seperti pemasaran, personalia, dan hubungan masyarakat. Istilah pendidikan digunakan untuk menyadarkan pemakai informasi tentang informasi yang dapat dihasilkan oleh sistem dan berbagai persyaratan yang ditetapkan oleh pemakai yang dapat dipenuhi oleh sistem akuntansi yang dirancang. Pelatihan karyawan ditujukan kepada karyawan yang akan mengoperasikan sistem akuntansi. Karyawan yang mengoperasikan sistem terdiri dari karyawan yang bertugas untuk menyiapkan masukan, mengolah data, dan mengoperasikan dan menjaga komponen fisik dan logik sistem akuntansi. Pelatihan ditujukan kepada karyawan yang mengoperasikan sistem untuk menyiapkan mereka menghadapi awal pengoperasian sistem. Namun, pelatihan tidak hanya berhenti sampai di sini saja. Perusahaan harus menyusun program pelatihan yang bersinambung untuk mengantisipasi masuknya karyawan yang baru dan kemungkinan terjadinya perubahan terhadap sistem akuntansi yang digunakan oleh perusahaan. Konversi Sistem Prrubahan dari sistem lama ke sistem baru memerlukan pendekatan konversi tertentu Terdapat empat pilihan utama pendekatan yang digunakan untuk mengubah sistem lama ke sistem baru (1) langsung, (2) paralel, (3) pendekatan modular, (4) phase-in. Konversi Langsung. Konversi langsung adalah implementasi sistem baru secara langsung dan menghentikan dengan segera pemakaian sistem yang lama. Pendekatan ini cocok digunakan dalam situasi (1) sistem baru tidak menggantikan sistem mana pun yang sekarang digunakan oleh perusahaan, (2) sistem lama diputuskan sama sekali tidak memiliki manfaat atau nilai, (3) sistem baru sangat kecil dan sangat sederhana, (4) desain sistem baru sangat berbeda dengan desain sistem



lama dan perbandingan di antara keduanya tidak bermaníaat. Gambar 24 berikut ini melukiskan pendekatan konversi langsung Sistem Lama Sistem Baru Gambar 2.4 Pendekatan Konversi langsung Konversi Paralel. Konversi paralel adalah implementasi sistem baru secara bersamaan dengan pemakaian SIstem yang lama selama jangka waktu tertentu. Dalam pendekatan ini, keluaran sistem baru, selama jangka waktu tertentu dibandingkan dengan keluaran sistem lama dan perbedaan yang timbul direkonsiliasi. Pendekatan ini mermberikan perlindungan bagi arganisasi dari kemungkinan kegagalan sistem yang baru dalam menghasilkan keluaran yang diperlukan. Pendekatan konversi paralel tentu saja memerlakan biaya yang bersangkutan dengan dilaksanakan dua sistem untuk jangka waktu tertentu guna menghasilkan keluaran yang sama. Gambar 25 berikut ini melukiskan pendekatan konversi paralel. Konversi modular sering kali disebut dengan pendekatan pilot project adalah implementasi sistem baru ke dalam organisasi secara sebagian-sebagian. Sebagai contoh, sistem akuntanni piutang yang baru diterapkan di Cabang A, dan jika berhasil, diimplementasikan di Cabang B, dan akhirnya jika di kedua Cabang tersebut berhasil, kemudian diimplementasikan ke seluruh perusahaan. Keuntungan penggunaan pendekatan konversi modular adalah (1) risiko kegagalan sistem dapat dibatasi di tempat yang terbatas, (2) masalah yang timbul dalam sistem yang baru dapat segera dibetulkan sebelum diimplementasikan ke penerapan yang lebih luas, (3) karyawan dari tempat lain yang akan mengoperasikan sistem dapat dilatih di tempat yang dijadikan pilot project sebelum mengoperasikan sistem di tempat mereka sendiri. Kelemahan yang melekat dalam pendekatan ini adalah (1) diperlukan periode yang lebih lama untuk menerapkan sistem baru dalam perusahaan secara keseluruhan, (2) tidak semua sistem dapat diimplementasikan dengan pendekatan ini, (3) tidak semua organisasi dapat menerapkan pendekatan ini. Gambar 2.6 berikut ini melukiskan pendekatan konversi modular. Konversi phase-in adalah mirip dengan konversi modular. Beda yang ada di antara keduanya adalah terletak pada konversi modular membagi organisasi untuk implementasi sistem baru, sedangkan pada konversi phase-in, yang dibagi adalah sistemnya sendiri. Sebagai contoh, misalnya pengumpulan data dengan sistem baru diimplementasikan dengan cara membuat mekanisme hubungan (interface mechanism) dengan sistem lama. Interface tersebut memungkinkan sistem lama menggunakan masukan yang berasal dari sistem pengumpulan data yang baru. Setiap kali bagian sistem yang baru diimplementasikan, analis sistem merancang mekanisme hubungan antara sistem baru dengan sistem lama. Gambar 2.7 berikut ini melukiskan implementasi dengan phase-in. SIMBOL UNTUK PEMBUATAN BAGAN ALIR DATA (DATA FLOW DIAGRAM) Pada akhir Bab 2 ini dijelaskan contoh simbol-simbol standar yang digunakan oleh analis sistem untuk membuat bagan alir data (data flow diagram) dan bagan alir dokumen (document flowchart) untuk menggambarkan sistem informasi tertentu. Bagan alir yang baik dan jelas memerankan bagian yang penting dalam perancangan sistem informasi yang kompleks dan pengembangan program komputer. Bagan alır data adalah suatu model yang menggambarkan aliran data dan proses untuk mengolah data dalam suatu sistem. Simbol-simbol standar yang digunakan untuk menggambarkan bagan alir data disajikan pada Gambar 2.8. Simbol pengolahan digunakan untuk menunjukkan tempat-tempat dalam sistem iníormasi yang mengolah atau mengubah data yang diterima menjadi data yang mengalir ke luar. Nama pengolahan data ditulis di dalam simbol pengolahan. Nomor urut pengolahan ditulis di bagian atas simbol



pengolahan. Aliran material ditunjukkan dengan simbol panah berbadan lebar. Aliran data ditunjukkan dengan panah berbadan garis kecil yang menggambarkan aliran data melalui sistem. Aliran data dapat diibaratkan sebagai pipa yang mengangkut paket data dari suatu sumber ke tujuan tertentu. Persegi panjang yang terbuka di ujung kanannya merupakan simbol arsip logis yang merupakan tempat penyimpanan atau pengambilan data. Asal data disebut dengan sumber, dan tujuan data disebut dengan penerima (istilah yang digunakan dalam bahasa Inggris adalah sink yang berarti bak cuci). Sumber dan penerima dapat berupa orang, organisasi, atau bahkan sistem yang lain. Kotak persegi panjang merupakan simbol satuan di luar sistem. Dalam bagan alir data pada Gambar 29, satuan di luar sistem adalah pembeli. Dengan demikian bagan alir data menunjukkan batas-batas sistem, hubungan sistem dengan satuan di luar, proses pengolahan data, dan aliran data Bagan alir data merupakan model logis yang menunjukkan aliran data melalui sistem, oleh karena itu bagan tersebut tidak menunjukkan disk, pita magnetik, printer, komputer, atau alat fisik lain. Berikut ini disajikan contoh penggunaan simbol- simbol standar bagan alir data untuk melukiskan pengolahan data dalam sistem akuntansi penjualan tunai. Pengolahan data dalam sistem penjualan tunai terdiri dari empat golongan besar: (1) pengolahan data pesanan, (2) pengolahan data pengiriman, (3) pengolahan data faktur penjualan, (4) pengolahan data pengiriman. Pengolahan data pesanan dilakukan untuk menentukan status pesanan dan penentuan harga jual barang yang dipesan. Status pesanan dipengaruhi oleh tersedianya barang yang dipesan di gudang. Jika persediaan tersedia, pengiriman barang dapat dilaksanakan, namun jika persediaan tidak ada, status pesanan diproses sebagai pesanan yang memerlukan pemesanan kembali (back order). Gambar 2.9 melukiskan aliran data secara garis besar dalam sistem penjualan tunai. Kotak-kotak pengolahan yang digambarkan dalam bagan alir tersebut dapat dirinci lebih lanjut dalam bagan alir data yang lain. Sebagai contoh, untuk merinci kotak nomor 1 "Mengolah pesanan", dibuat bagan alir data yang disajikan pada Gambar 2.10. Kotak pengolahan dirinci dan dirinci lebih lanjut sampai dengan tingkat yang paling rinci yang menunjukkan fungsi yang sama dengan modul kode program komputer. SIMBOL UNTUK PEMBUATAN BAGAN ALIR DOKUMEN (DOCUMENT FLOWCHART) Sistem akuntansi dapat dengan menggunakan bagan alir dokumen. Gambar 2.11 melukiskan simbolsimbol standar yang digunakan oleh analis sistem untuk membuat bagan alir dokumen yang menggambarkan sistem tertentu. Sebenarnya banyak cara untuk menggambarkan bagan alir dokumen suatu sistem, namun dalam buku ini dipilihkan satu cara yang sekarang secara luas digunakan oleh para analis sistem untuk melukiskan bagan alir dokumen suatu sistem. Berikut ini adalah simbol-simbol standar dengan maknanya masing-masing. Dokumen. Simbol ini digunakan untuk menggambarkan semua jenis dokumen yang merupakan formulir yang digunakan untuk merekam data terjadinya suatu transaksi. Nama dokumen dicantumkan di tengah simbol. Contoh dokumen yang digambarkan dengan simbol ini adalah: faktur penjualan, surat order pembelian, cek, bukti memorial, bukti kas keluar (voucher), surat permintaan dan pengeluaran barang gudang. faktur dari pemasok, dan bukti kas masuk Bagan alir harus menunjukkan dengan jelas dari mana suatu dokumen masuk ke dalam sistem dan ke mana (sistem lain) dokumen keluar dari sistem. Dokumen dan tembusannya. Simbol ini digunakan untuk menggambarkan dokumen asli dan tembusannya. Nomor lembar dokumen dicantumkan di sudut kanan atas. Berbagai dokumen. Simbol ini digunakan untuk menggambarkan berbagai jenis dokumen yang digabungkan bersama di dalam satu paket. Nama dokumen dituliskan di dalam setiap simbol dan nomor lembar dokumen dicantumkan di sudut kanan atas simbol dokumen yang bersangkutan.



Simbol dalam contoh tersebut menggambarkan faktur penjualan lembar ke-3 dilampiri dengan surat order penjualan lembar ke-1 dan surat muat. Catatan. Simbol ini digunakan untuk menggambarkan catatan akuntansi yang digunakan untuk mencatat data yang direkam sebelumnya di dalam dokumen atau formulir. Nama catatan akuntansi dicantumkan di dalam simbol ini. Catatan akuntansi yang digambarkan mbol ini adalah: jurnal, buku pembantu, dan buku besar. Penghubung pada halaman yang sama (on-page connector). Dalam menggambarkan bagan alir, arus dokumen dibuat mengalir dari atas ke bawah dan dari kiri ke kanan. Karena keterbatasan ruang halaman kertas untuk menggambar, maka diperlukan simbol penghubung untuk memungkinkan aliran dokumen berhenti di suatu lokasi pada halaman tertentu dan kembali berjalan di lokasi lain pada halaman yang sama. Dengan natikan nomor yang tercantum di dalam simbol penghubung pada halaman yang sama, dapat aliran dokumen dalam sistem akuntansi yang digambarkan dalam bagan alir. Akhir arus dokumen dan mengarahkan pembaca ke simbol penghubung halaman yang sama yang bernomor seperti yang tercantum di dalam simbol tersebut. Untuk menggambarkan aliran dokumen dalam sistem tertentu, digunakan simbol-simbol tersebut di atas dalam suatu bagan alir dokumen (document flowchart). Dalam bagan alir, arus dokumen digambarkan berjalan dari kiri ke kanan dan dari atas ke bawah. Arah perjalanan dokumen ini dapat diikuti dengan melihat nomor dalam simbol penghubung pada halaman yang sama (on-page connector) atau nomor dalam simbol penghubung pada halaman yang berbeda (off-page connector). Penggunaan bagan alir lebih bermanfaat dibandingkan dengan menggambarkan suatu sistem. Manfaat tersebut adalah sebagai berikut:



uraian



tertulis dalam



Gambaran sistem secara menyeluruh lebih mudah diperoleh dengan menggunakan bagan alir. Perubahan sistem lebih mudah digambarkan dengan menggunakan bagan alir. 2. 3. Kelemahankelemahan dalam sistem dan identifikasi bidang-bidang yang memerlukan perbaikan 1. lebih mudah ditemukan dengan bagan alir. Dokumentasi sistem akuntansi dilakukan dengan menggunakan bagan alir. 4. Berikut ini diberikan contoh penggunaan sebagian simbol-simbol bagan alir dokumen untuk menggambarkan transaksi permintaan dan pengeluaran barang dari gudang. Misalnya informasi mengenai transaksi tersebut telah dikumpulkan oleh analis sistem, dan informasi ini dipakai sebagai bahan untuk membuat bagan alir dokumen yang disajikan pada Gambar 2.12 sebagai berikut: Unit Organisasi Pemakai Mengisi bukti permintaan dan pengeluaran barang gudang (BPPBG) sebanyak 3 lembar. Meminta otorisasi dari Kepala Bagian yang bersangkutan. 1. 2. 3. Menyerahkan 3 lembar BPPBG tersebut ke Bagian Gudang. Menerima barang dari Bagian Gudang disertai dengan BPPBG lembar ke-2. Mengarsipkan BPPBG lembar ke-3 menurut nomor urutnya. Bagian Gudang Menerima 3 lembar BPPBG dari unit organisasi pemakai. 2. Mengambilkan barang dengan jenis dan jumlah seperti yang tercantum dalam BPPBG. 3. Mengisikan kuantitas barang yang diserahkan pada BPPBG (3 lembar). 4. 1. Mencatat BPPBG dalam kartu gudang. 5. Mendistribusikan BPPBG sebagai berikut: lembar ke-1: Bagian Akuntansi lembar ke-2 Unit organisasi pemakai bersamaan dengan penyerahan barang lembar ke-3: arsip Bagian Gudang menurut tanggal.



Bagian Akuntansi Menerima BPPBG lembar ke-1 dari bagian Gudang 1. 2. Mengisi harga pokok satuan barang pada BPPBG berdasar kartu persediaan. 3. Menghitung dan mengisi harga pokok total (kuantitas yang dipakai x harga pokok satuan) pada BPPBG. 4. Mencatat BPPBG dalam kartu persediaan. 5. Mencatat BPPBG dalam kartu biaya. 6. Mengarsipkan BPPBG menurut nomor urutnya Berdasarkan informasi tersebut, analis sistem membuat bagan alir dokumen (lihat Gambar 212) dengan menggunakan simbol-simbol seperti tersebut di atas.