Strategi Pengembangan Sistem Informasi Akuntansi [PDF]

Citation preview

Sistem Informasi Akuntansi



STRATEGI PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI



Ada beberapa alasan para



akuntan yang mengalami berbagai kesulitan dalam



mengembangkan SIA, antara lain : a)



Permintaan atas sumber daya pengembangan begitu banyak hingga proyek SIA dapat terlambat hingga beberapa tahun.



b)



SIA yang baru didesain tidak selalu dapat memenuhi kebutuhan para pemakainya.



c)



Proses pengembangan dapat memakan waktu begitu lama hingga system tersebut tidak lagi dapat memenuhi kebutuhan perusahaan



d)



Para Pemakai tidak dapat menspesifikasikan kebuthan mereka dengan tepat.



e)



Perubahan SIA seringkali sulit untuk dibuat setelah persyaratan telah ditetapkan menjadi spesifikasi.



Untuk mendapatkan sistem informasi yang baru, terdapat tiga cara yaitu dengan : 1. Membeli Software Software missal (canned software) dibuat oleh perusahaan pengembang software dan dijual di pasar terbuka untuk berbagai lapisan pemakai yang memiliki persyaratan yang hampir sama. Kelebihan membeli software kemudahan ketersediaan software dan biaya yang lebih murah. Dan diperkirakan 80% perusahaan saat ini yang memasang komputer, menggunakan atau mempertimbangkan untuk menggunakan software missal. Sistem terima jadi (turnkey system), perusahaan menggabungkan software dan hardware, serta menjual keduanya sebagai satu paket. Contohnya pada restoran, supermarket, dan perbaikan mobil/ bengkel. Penyedia jasa aplikasi (application serice providers-ASPs) menyediakan Web-based software pada komputer mereka dan mengirim software ke klien melalui internet. Dalam hal, ini perusahaan tidak harus membeli, memasang, dan mempertahankan software masal. Melainkan perusahaan “menyewa” software yang mereka butuhkan dari ASPs. Keuntungan dari cara ini adalah pengurangan biaya software dan overhead administrasi, pembaruan software secara otomatis, penyesuaian skal dengan pertumbuhan bisnis, akses global ke informasi, akses ke personel ahli TI, dan kemungkinan untuk memfokuskan pada kompentensi keuangan inti, bukan Dwi Agustina - 1209216366



1



Sistem Informasi Akuntansi



pada persyaratan TI. Masalah utama dengan software masal adalah sering kali software tersebut tidak memenuhi semua kebutuhan informasi atau pemrosesna data diperusahaan.



Pembelian Sofware dan SDLC Perusahaan yang membeli, bukan mengembangkan software SIA, masih harus mengikuti proses SDLC sebagai berikut : a) Analisis system. Perusahaan harus melakukan penyelidikan awal, survey system, dan survey kelayakan. Perusahaan juga harus menetapkan persyaratan SIA. b) Desain Konseptual Sistem. Bagian yang penting dari desaian konseptual adalah menetapkan apakah software yang memenuhi persyaratan SIA telah tersedia. c) Desain Fisik. Beberapa tahap desain fisik, seperti pendesaian dan pengkodean program dapat dihilangkan, sedangkan mendesain output, input, file, dan prosedur pengendalian tetap dilakukan. d) Implementasi dan perubahan. Perusahaan harus merencanakan implementasi dan perubahan aktivitas, memilih dan melatih personel, memasang dan menguji hardware dan software, mendokumentasikan prosedur, dan mengubah dari system yang lama ke SIA yang baru. Tidak menguji modul software atau dokumen program computer itu sendiri. e) Operasi dan Pemeliharaan. SIA dioperasikan seperti software lainnya. Dan vebdornya biasanya melakukan pemeliharaan atas software tersebut.



Memilih Vendor Memutuskan untuk membuat atau membeli software dapat dilakukan secara terpisah dari keputusan untuk mendapatkan hardware, perbaikan, pemeliharaan, dan sumber daya SIA lainnya. Vendor dapat ditemukan dengan mencari dari buku telepon, mendapatkan referensi, mencari dalam majalah computer atau perdagangan, menghadiri konferensi, atau menggunakan organisasi pencari, dan yang penting selektif dalam memilih vendor.



Dwi Agustina - 1209216366



2



Sistem Informasi Akuntansi



Mendapatkan Hardware dan Sotfware Perusahaan yang membeli system yang besar dan rumit akan mengirimkan permintaan proposal (Request For Proposal – RFP), yang mengundang para vendor untuk mengusulkan sebuah system pada tanggal yang telah ditentukan. Pendekatan formal untuk mendapatkan system, seperti RFP, keunggulannya sebagai berikut : a) Menghemat Waktu. Informasi yang sama diberikan ke semua vendor, meniadakan pengulangan tinjauan dan pertanyaan. b) Menyederhanakan proses pengambilan keputusan. Semua respons diberikan dalam format yang sama dan informasi yang terkait telah dicantumkan dalam bentuk tertulis. c) Mengurangi Kesalahan. Peluang mengabaikan factor-faktor yang penting atau berkurang. d) Menghindarkan dari potensi ketidaksesuian. Kedua pihak memiliki perkiraan yang sama dan informasi yang terkait telah dicantumkan dalam bentuk tertulis. e) Makin banyak informasi yang diberikan perusahaan kepada vendor, makin baik peluang perusahaan untuk menerima system yang dapat memenuhi persyaratan perusahaan (aplikasi input/output, file serta database yang dibutuhkan, frekwensi dan metode untuk pembaruan file dan permintaan, serta karakteristik atau persyaratan unik lainnya)



Mengevaluasi Proposal dan Memilih Sistem Proposal yang kehilangan informasi yang penting, akan gagal untuk memenuhi persyaratan minimum atau tidak jelas sehingga harus dieliminasi. Proposal yang dapat melalui pemeriksaan awal ini harus dengan hati-hati dibandingkan dengan persyaratan SIA yang diusulkan untuk menetapkan apakah: a.



Proposal tersebut memenuhi semua persyaratan wajib.



b.



Berapa banyak persyaratan yang diinginkan dapat dipenuhi



2. Pengembangan Sistem Oleh Departemen Sistem Informasi Banyak organisasi yang mengembangkan software mereka sendiri karena kebutuhan perusahaan unik atau karena ukuran perusahaan dan keunikannya membuthkan software khusus. Software khusus biasanya dikembangkan dan ditulis sendiri atau melibatkan perusahaan



Dwi Agustina - 1209216366



3



Sistem Informasi Akuntansi



luar. Ketika mengontrak organisasi luar, perusahaan harus mempertahankan pengendalian atas proses pengembangan, dengan memperhatikan hal-hal berikut : a) Memilih



pengembang



dengan



hati-hati. Pengembang



luar



harus



memiliki



pengalaman dalam industri perusahaan, pemahaman yang baik atas bisnis secara umum dan pemahaman mendalam tentang bagaimana perusahaan melakukan bisnisnya. b) Menandatangani Kontrak. Kontrak harus menempatkan tanggung jawab untuk memenuhi



persyratan



dari



perusahaan



ke



pengembang



dan



memungkinkan



menghentikan proyek jika kondisi-kondisi utama tertentu tidak dipenuhi. c) Rencanakan dan awasi setiap langkah. Semua aspek dari proyek harus didesain secara terinci, dan harus ada pemeriksaan untuk mengawasi proyek. d) Menjaga Komunikasi Yan Efektif. Hubungan antara pengembang dan perusahaan harus disebutkan secara menyelutuh dan jelas. e) Kendalikan Semua Biaya. Biaya harus dikendalikan dengan ketat dan arus kas harus diminimalkan hingga proyek tersebut telah selesai dan diterima. Beberapa pendekatan yang dapat digunakan perusahaan untuk mengembangkan system sesuai kebutuhan dari perusahaan pengembang system yang telah memberi izin. Pengembang Software oleh Pemakai Akhir EUC (End-User-Computing) adalah pengembangan, penggunaan, dan pengendalian aktif atas sistem informasi berbasis komputer oleh para pemakai (orang yang menggunakan TI untuk memenuhi kebutuhan informasinya sendiri daripada tergantung pada ahli-ahli sistem). Pengembangan pemakai akhir (end user development- EUD) terjadi ketika para pemakai informasi, seperti para manajer, akuntan, dan auditor internal mengembangkan aplikasi mereka sendiri dengan menggunakan spesialis komputer sebagai penasihat. Berikut ini adalah contoh-contoh yang perkembangan oleh pemakai akhir yang tepat : a) Menarik informasi dari database perusahaan untuk menghasilkan laporan sederhana atau untuk menjawab permintaan yang tidak rutin. b) Melakukan sensivitas “what if” atau analisis statistic. c) Mengembangkan aplikasi dengan menggunakan software yang telah jadi, seperti spreadsheets, atau system database.



Dwi Agustina - 1209216366



4



Sistem Informasi Akuntansi



d) Mempersiapkan jadwal dan daftar, seperti jadwal depresiasi, dafar jatuh tempo piutang usaha, dan amortisasi pinjaman.



Manfaat dan Resiko dari End-User Computing Manfaat a) Para pemakai



Resiko



mengendalikan



proses a) Sistem buatan pemakai lebih mungkin berisi



pengembangan dan memutuskan system



kesalahan atau disengaja salah melalui cara-



apa yang dibuat dan diimplementasikan



cara



b) Sistem yang dikembangkan lebih dapat memenuhi kebutuhan para pemakai.



tertentu



(kesalahan



logika



dan



pengembangan) b) Sistem diimplementasikan walaupin belum



c) Sistem dikembangkan ketika dibutuhkan



diuji secara memadai.



d) Sumber daya sistem dapat bebas untuk c) Sistem tugas lainnya.



cenderung



tidak



efisien



atau



menggunakan lebih banyak sumber daya



e) Sistem biasanya mudah digunakan dan diubah.



dari yang seharusnya. d) Sistem



seringkali



dikendalikan



dan



didokumentasikan secara kurang baik. e) Sistem cenderung tidak sesuai dengan sistem lainnya dalam organisasi . f) Semakin besarnya peluang dibuatnya sistem ganda atau tersia-sianya



sumber daya



organisasi. g) Seringkali berakibat timbulnya biaya sistem keseluruhan yang makin besar. Mengelola dan Mengendalikan End – User Computing Cara terbaik adalah memberikan petunjuk dan standar yang cukup agar dapat secara memadai mengendalikan sistem tetapi tetap memungkinkan mendapatkan fleksibilitas yang mereka



butuhkan. Contohnya,



adalah



help



desk



(dapat



mendorong,



mendukung,



mengkoordinasikan dan mengendalikan berbagai aktivitas pemakai akhir, kewajiban help desk termasuk hal-hal berikut ini :



Dwi Agustina - 1209216366



5



Sistem Informasi Akuntansi



a) Memberikan bantuan 24 jam untuk membantu mengatasi masalah. b) Bertindak sebagai penjelas informasi, koordinasi, dan pemberi bantuan. c) Melatih pemakai akhir tentang bagaimana menggunakan hardware atau software tertentu, dan meyediakan pemeliharaan dan dukungan yang memadai. d) Mengevaluasi produk hardware dan produk software pemakai akhir yang baru. e) Membantu pengembangan aplikasi.



Mengembangkan dan mengimplementasikan berbagai standar untuk : a)



Pembelian hardware dan software untuk memastikan kesesuaian .



b)



Mendokumentasikan dan menguji aplikasi



c)



Mengendalikan maslah-masalah keamanan seperti penipuan, pembajakan software dan virus.



Mengendalikan data perusahaan agar a)



Para pemakai akhir yang sah dapat mengakses dan berbagi data.



b)



Data tidak di duplikasi



c)



Akses ke data yang rahasia di batasi.



3. Melakukan Outsourcing Untuk Sistem Outsource adalah mengontrak perusahaan luar untuk menangani semua bagian dari data aktivitas pemrosesan organisasi. Outsource mainframe, penyedia layanan membeli semua komponen klien dan mempekerjakan semua atau sebagian besar pegawai klien. Penyedia layanan tersebut kemudian mengoperasikan dan mengelola keseluruhan sistem dilokasi klien atau memindahkan sistem tersebut ke computer penyedia layanan.



Dwi Agustina - 1209216366



6



Sistem Informasi Akuntansi



Keuntungan dan Kerugian dari Outsourcing Keuntungan



Kerugian



a. Merupakan solusi untuk bisnis dan juga a) Kontrak outsourcing tidak terlalu fleksible sistem informasi .



karena jangka waktunya.



b. Memungkinkan perusahaan menggunakan b) Perusahaan dapat kehilangan kendali atas dengan lebih baik asset dan sumber daya



sistem dan data mereka. Hal ini dapat



langka milikinya.



mengakibatkan



c. Memberikan akses keahlian yang lebih besar dan tekhnologi yang lebih canggih. d. Dapat menurunkan biaya sistem informasi keseluruhan perusahaan. e. Dapat menghasilkan pengembangan sistem yang lebih cepat dan lebih efisien.



penyalahgunaan,



seperti



data rahasia di bagi kepara pesaing. c) Sejalan dengan waktu, perusahaan dapat kehilangan



pandangan



atas



kebutuhan



informasinya dan bagaimana sistem tersebut dapat memberi perusahaan keunggulan komparatif.



f. Membantu meniadakan puncak kepadatan d) Merupakan hal yang mahal dan susah untuk dan kejarangan penggunaan sistem. g. Memfasilitasi pengecilan ukuran perusahaan



mengubah



keputusan



outsourcing



dan



mengganti hardware, software dan orangorangnya. e) Banyak tujuan dan manfaat outsourcing yang tidak pernah terwujud. f) Layanan yang diberikan oleh beberapa pihak pemberi layanan kurang baik.



Sedangkan untuk mempercepat atau meningkatkan proses pengembangan, ada tiga cara yaitu dengan : 1. Rekayasa Ulang Proses Bisnis Rekayasa Ulang Proses Bisnis adalah analisis menyeluruh pendesain ulang yang lengkap atau proses bisnis dan system informasi untuk mencapai peningkatan kinerja yang dramastis (Proses Revolusioner yang menantang struktur organisasi, peraturan, asumsi, aliran kerja, deskripsi kerja, prosedur manajemen, pengendalian, dan nilai serta budaya organisisasi.



Dwi Agustina - 1209216366



7



Sistem Informasi Akuntansi



Tujuh Prinsip Perekayasaan ulang: a) Mengatur hasil, bukan tugas (Pekerjaan setiap didesain,diseputar tujuan atau hasil menyelesaikan proses. b) Membuat pemakai output melakukan proses (Departemen yang memesan perlengkapan adalah departemen yang benar-benar menggunakannya). c) Membuat mereka yang mengahasilkan informasi memproses informasi tersebut. d) Memusatkan dan menyebarkan data. e) Mengintegrasikan aktivitas pararel. f) Memberdayakan para pekerja, menggunakan pengendalian internal, dan membuat struktur organisasi menjadi lebih datar. g) Mengumpulkan data saat itu juga di sumbernya .



Tantangan Yang Dihadapi Dalam Usaha Rekaya Ulang Agar dapat berhasil menyelesaikan proses rekayasa ulang, perusahaan harus menghadapi dan mengatasi hambatan-hambatan berikut ini : a)



Tradisi. Cara-cara lama untuk melakukan segala sesuatu seringkali tidak dapat ditinggalkan dengan mudah, terutama praktik yang berhubungan dengan budaya perusahaan.



b)



Penolakan. Para manajer harus memastikan, membujuk, dan memberi dukungan bagi mereka yang terkena dampak perubahan agar perubahan yang diperlukan dapat berjalan.



c)



Persyaratan waktu. Proses yang panjang, memakan waktu lebih dari dua tahun.



d)



Biaya. Merupakan hal yang mahal untuk menemukan cara yang lebih cepat dan efisien untuk beroperasi.



e)



Kurangnya dukungan pihak manajemen. Manajemen sistem informasi kekurangan kekuasaan dan pengaruh untuk mendorong proyek rekayasa ulang agar dapat berhasil baik.



f)



Resiko. Berhasil dipuja, gagal dibuang.



g)



Skeptisme. Rekayasa ulang tidak dapat dilakukan.



h)



Pelatihan kembali. Karena merubah cara pekerjaan dilakukan. Para pegawai harus dilatih kembali, yang memakan waktu dan mahal.



Dwi Agustina - 1209216366



8



Sistem Informasi Akuntansi



i)



Pengendalian. Jika pengendalian mengalami rekayasa ulang hingga keluar dari system, pengendalian harus di bangun ke dalam sistem yang akan menggantikan.



2. Pembuatan Protipe Pendekatan ke desain sistem yang mengembangkan model kerja yang disederhanakn dari sistem. Rancangan awal ini, dapat dengan cepat dan murah untuk di bangun dan diberikan pada para pemakai untuk diuji. Para pemakai dapat mencoba aplikasi yang sesungguhnya, mereka dapat memberikan tanggapan atas apa yang mereka sukai dan tidak mereka sukai atas aplikasi tersebut. (tidak hanya diagram, gambar, dan penjelasan verbal, atau dokumnetasi yang tebal).



Langkah-Langkah Dalam Mengembangkan Protipe a) Langkah ke 1 Mengidentifikasi persyartan sistem melalui pertemuan dengan para pemakai untuk menyepakati ukuran dan lingkup sistem, dan untuk memutuskan sistem apa yang harus dimasukkan dan dikeluarkan. b) Langkah ke 2 Mengembangkan protipe awal yang memenuhi persyaratan yang telah disetujui. Pekenannya pada : 1)



Kecepatan dan biaya rendah daripada efisiensi operasional.



2)



Implementasikan protipe dalam periode singkat, mungkin beberapa hari atau minggu.



3)



Ketika protipe selesai, pengembang mengembalikannya kepada para pemakai dan mendemontrasikan sistem tersebut.



4)



Para pemakai diperintahkan untuk bereksperimen dengan sistem tersebut dan memberikan komentar atas apa yang mereka sukai dan tidak mereka sukai dari isi dan kinerja sistem tersebut.



c) Langkah ke 3 Adalah proses berulang dengan para pemakai mengidentifikasi perubahan, pengembang membuat perubahan, dan sistem tersebut sekali lagi dikembalikan pada para pemakai untuk dievaluasi dan dicoba. Proses berulang ini terus berlanjut hingga para



Dwi Agustina - 1209216366



9



Sistem Informasi Akuntansi



pemakai merasa puas dengan sistem tersebut. Pembuatan protipe umumnya akan melalui empat hingga enam perulangan. d) Langkah ke 4 Adalah menggunakan sistem yang disetujui oleh para pemakai. Protipe yang telah disetujui biasanya digunakan dalam satu dari dua cara yaitu : 1)



Protipe operasional, setengah dari keseluruhan protipe diubah menjadi sistem yang berfungsi penuh.



2)



Protipe non operasional (buangan), protipe disingkirkan (tidak dipakai), protipe yang dibuang dapat digunakan untuk mengembangkan sistem yang baru.



Dalam siklus hidup pengembangan sistem tersebut, protipe berfungsi sebagai model untuk pengembangan. Kondisi yang mendukung penggunaan protipe, sebagai berikut : 1) Para pemakai kurang pemahamannya atas kebutuhan mereka, atau kebutuhan mereka berubah dengan cepat. 2) Persyaratan sistem sulit ditetapkan. 3) Input dan output sistem belum diketahui. 4) Tugas yang harus dilakukan tidak terstruktur dan semi terstruktur. 5) Para pendesaian tidak pasti akan apa yang digunakan. 6) Sistem yang dikembangkan sangatlah penting dan sangat dibutuhkan. 7) Resiko yang berkaitan dengan pengembangan sistem yang salah tinggi. 8) Reaksi para pemakai atas sistem yang baru adalah pertimbangan penting dalam pengembangan. 9) Banyak strategi desain yang harus diuji. 10) Pegawai pengembangan memiliki pengalaman dengan alat protipe lainnya. 11) Pegawai pengembangan memiliki pengalaman dengan alat protipe lainnya. 12) Pegawai pengembangan memiliki sedikit pengalaman dalam mengembangkan sistem atau aplikasi yang dipertimbangkan. 13) Sistem akan jarang digunakan ( dan karenanya efisiensi pemrosesan bukanlah hal utama)



Dwi Agustina - 1209216366



10



Sistem Informasi Akuntansi



Keuntungan dan Kelemahan Pembuatan Protipe Keuntungan



Kelemahan



a. Biasanya menghasilkan pemahaman yang a. Membutuhkan banyak waktu pemakai lebih baik atas kebutuhan pemakai daripada b. Jalan pendekayan lainnya.



pintas



yang



mengembangkan



b. Keterlibatan pemakai dan kepuasan pemakai



digunakan protipe



untuk dapat



mengakibatkan sistem yang tidak efisien.



yang lebih besar serta lebih sedikitnya risiko c. Dapat tidak mengarah pada tujuan analisa sistem tersebut tidak akan digunakan. c. Sistem dapat dikembangkan dengan jauh lebih cepat.



ditiadakan. melihat dan



dan



dapat



menyimpangkan



proses pengujian dan dokumentasi . e. Dapat



dapat



menyeluruh



komprehensif.



mengakibatkan



sejumlah



reaksi



keperilakuan negative.



menggunakan sistem tersebut dan punya f. ·



f.



yang



d. Para pengembang



d. Kesalahan cenderung dapat dideteksi dan



e. Para pemakai



kebutuhan



Perulangan dan revisi tanpa akhir dapat



peluang untuk membuat perubahan.



diajukan karena perubahan begitu untuk



Lebih murah daripada pendekatan lain nya



dilakukan.



3. Compuetr –Aided Software Engineering (CASE) CASE adalah pengembang software yang mengembangkan software untuk orang lain, namun tidak membuat software untuk mempermudah pekerjaan mereka. Alat Case tidak menggantikan desainer terampil, melainkan menyediakan sekumpulan alat terpadu yang mendukung para pengembang secara efektif untuk semua tahpana SDLC. Software pada umumnya memiliki alat-alat yang perencanaan strategis, manajemen sistem dan proyek, desain database, tampilan layar dan laoran, dan pembuatan kode secara otomatis.



Dwi Agustina - 1209216366



11



Sistem Informasi Akuntansi



Keuntungan dan Kerugian Teknologi CASE Keuntungan a) Perbaikan produktivitas



Kelemahan a) Tidak kompatibel. Beberapa alat CASE



b) Perbaikan kualitas program



tidak berinteraksi secara efektif dengan



c) Penghematan biaya



sistem yang lain.



d) Perbaikan prosedur pengendalian



b) Biaya. Harga tekhnologi CASE (Mahal)



e) Penyederhanaan dokumentasi.



c) Harapan yang tidak terpenuhi.



Dwi Agustina - 1209216366



12