Analisis Strategi Pengembangan Sistem Informasi Bisnis [PDF]

Citation preview

ANALISIS STRATEGI PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI BISNIS JUDUL PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI BISNIS DAN STRATEGI DALAM MEMBANGUN SISTEM INFORMASI PERUSAHAAN Disusun Oleh : Alvisyahrin ABSTRAK Setiap perusahaan memiliki rencana korporat yang disusun dan direvisi secara berkala. Dokumen rencana yang dikenal sebagai business plan ini secara prinsip menjabarkan strategi perusahaan, dengan segala kelebihan dan keterbatasan sumber daya yang dimiliki, dalam proses pencapaian Visi dan Misi usahanya. Dikatakan sebagai strategi karena tidak hanya berisi deskripsi global mengenai hal-hal yang ingin dicapai dalam jangka panjang saja, namun berisi ringkasan perencanaan dan pengembangan sumber daya yang dimiliki, seperti keuangan, manusia, aset, dan lain sebagainya. Strategi Manajemen Sistem Informasi merupakan sub-bagian dari sebuah business plan, terutama bagi perusahaan dimana peranan sistem informasi dinilai sangat kritikal bagi kelangsungan hidup organisasi. Kata Kunci : Implementasi Sistem, Model Delon & McLean (2003), Pemgembangan Sistem Informasi.



1



PENDAHULUAN Neuman (1994) dan Callon (1996) dalam Hemathfar (2010) mengatakan



bahwa



penggunaan



strategi



pada



sistem



informasi



merupakan bentuk dukungan terhadap unit bisnis dan dapat menjadi strategi kompetitif. Penggunaan sistem informasi strategis yang diterapkan pada perusahaan banyak dan digunakan untuk melakukan evaluasi atau memperbaiki sistem yang telah ada. Perusahaan akan maksimal dalam penggunaan sistem informasinya apabila mengikuti perkembangan tersebut. Agar perusahaan dapat bersaing dan mengikuti perkembangan, perlu dilakukan pengembangan sistem. Jogiyanto (1990:35) menyatkan system development memiliki arti menyusun suatu sistem yang baru untuk menggantikan sistem yang lama secara keseluruhan atau memperbaiki sistem yang telah ada. Bentuk pengembangan sistem terdiri dari lima fase yaitu investigasi, penggunaan, analisis, desain, implementasi dan rilis menurut Jirava (2004). Hal ini semakin menarik apabila sistem informasi strategis tersebut disandingkan dengan teori Delone dan McLean (2003) untuk mengukur kesuksesan dari sistem tersebut. Bagaimana bila dilakukan pengembangan sistem yang semakin baik dan sederhana sebagai bentuk evaluasi sistem informasi bisnis yang telah ada.



2



KAJIAN PUSTAKA Pengembangan Sistem Informasi (System development Life Cycle) a. Pengertian System development Life Cycle (SDLC) Jogiyato (1990:35) menyatakan bahwa pengembangan sistem (system development) merupakan suatu proses menyusun sistem yang baru untuk menggantikan sistem yang lama secara keseluruhan atau hanya untuk memeperbaiki sistem yang sudah ada. Menurut Tetlay dan John (2009) tujuan utama diadakan pengembangan sistem yaitu untuk pengintegrasian sistem agar mendapatkan hasil yang efisien. b. Fase dalam Pengembangan System development Life Cycle (SDLC) Pada pengembangan sebuah sistem menurut McLeod (1994:287) terdapat lima fase utama dalam pengembangan sistem yaitu : 1. Fase Perencanaan 2. Fase Analisis 3. Fase Desain 4. Implemetasi Sistem 5. Pemeliharaan Sistem Pengertian Sistem Informasi Strategis Earl (1989:64) dalam buku Strategic Information Management menyampaikan



bahwa



sistem



informasi



strategi



pada



dasarnya



berhubungan dengan “Apa” yang diperlukan dari sebuah informasi, dan



3



disebutkan bahwa sebenarnya sistem informasi strategi merupakan proses antara top and down. Earl (1989:64) juga berpendapat bahwa sistem informasi strategi seharusnya lebih fokus kepada eksekutif bisnis, bukan kepada direktur IT. Menurut Ward (2002) sebuah Sistem Informasi Strategis



dikatakan



strategis



ketika



dapat



digunakan



untuk



diimplementasikan kepada perusahaan. SIS memiliki beberapa ciri-ciri yang dapat menunjang suksesnya yaitu; 1) Merupakan sistem yang berada pada level manapun; 2) Melalui efisiensi internal dan keunggulan komparatif; 3) Memberikan keuntungan yang signifikan; 4) Merubah struktur sistem yang ada; 5) Meningkatkan kontribusi pertambahan nilai ke rantai nilai industri; 6) Membantu meningkatkan kinerja jangka panjang perusahaan. Chen et.al (2010) mendefinisikan sistem informasi startegis merupakan sebuah perspektif organisasi yang dilihat dari investasi, penyebaran, penggunaan, serta pengelolaan sistem informasi.



Pengukuran Kesuksesan Sistem Informasi Teori Delone dan McLean (2003) Pada awalnya ide dasar dari model Delone & Mclean merupakaan model proses dan model kausal. Model tersebut menunjukan rangkaian proses atau tahapan yang menjelaskan bagaimana suatu SI mampu menghasilkan manfaat bagi pengguna. Teori model kesuksesan Delone



4



dan McLean mulai digunakan pada awal tahun 1992 kemudian mengalami perubahan pada tahun 2003. Pada tahun



2003 model Delone



dan McLean mengalami



perubahan dengan menambakan dan mengurangi beberapa elemen, elemen yang bertambah yaitu Service Quality, dan pada bagian Use digabung dengan Intention to Use, dan hasil akhir yang diinginkan adalah Net Benefits yang mana hasil penggabungan dari individual impact dan organizational impact. Menurut Delone & Mclean (1992) bahwa model tersebut tidak hanya mengukur berdasarkan satu dimensi saja, tetapi mengukur dengan secara keseluruhan dan saling mempengaruhi antara satu dengan yang lainnya. PEMBAHASAN Konsep Pengembangan Sistem Informasi Pengembangan sistem (system development) merupakan aktivitas menyusun suatu sistem yang baru untuk menggantikan sistem yang lama secara



keseluruhan



atau



memperbaiki



sistem



yang



sudah



ada.



Pengembangan sistem menurut Rustono (2003) dilakukan dengan merencanakan



dan



mengembangkan



arsitektur



sistem



informasi



organisasi yang terdiri atas komponen-komponen software, hardware, brainware, proses dan prosedur, infrastruktur, dan standar. Pengembangan sistem informasi menurut Loudon (dalam Husein dan Wibowo, 2000:89) didorong oleh faktor eksternal dan faktor internal.



5



Faktor eksternal adalah faktor lingkungan organisasi yang mempengaruhi adopsi dan desain sistem. Beberapa faktor lingkungan eksternal adalah peningkatan biaya tenaga kerja atau sumber daya lain, persaingan dari perusahaan lain dan perubahan regulasi pemerintah (UU). Sedangkan faktor internal adalah faktor institusional organisasi yang mempengaruhi proses adopsi dan desain sistem informasi. Faktor ini mencakup value (tata nilai), norma, dan hal-hal penting yang dapat membentuk strategi penting dalam organisasi.



Sumber: Loudon (dalam Husein dan Wibowo, 2000) Gambar 1 Faktor-faktor yang Mempengaruhi Pengembangan Sistem Informasi Bisnis Tiga Pilar Strategi Pengembangan Sistem Informasi Menurut Earl (1989), strategi pengembangan



sistem informasi



meliputi tiga pilar utama, yaitu Information System Strategy (ISS), 6



Information Technology Strategy (ITS), dan Information Management Strategy (IMS). Keterkaitan tiga pilar tersebut diilustrasikan pada Gambar 2. What?



IS strategy • Division/SBU/function based • Demand oriented • Business focused



Wherefore?



Applications



IM strategy • Organisation based • Relationships oriented • Management focused



How?



Management



IT strategy • Activity based • Supply oriented • Technology focused



Delivery



Gambar 2. Tiga Pilar Pengembangan Sistem Informasi Bisnis Gambar 2 menjelaskan ISS, ITS, dan IMS mempunyai fokus yang berbeda namun memiliki keterkaitan yang sangat erat sehingga perubahan pada salah satu strategi akan sangat mempengaruhi strategi yang lain. ISS menekankan pada hubungan antara informasi dan kebutuhan bisnis organisasi. ITS fokus pada teknologi yang harus dimiliki dan dikembangkan organisasi. IMS berorientasi pada teknik manajemen yang akan dipergunakan organisasi.



7



Information System Strategy (ISS) ISS berkaitan dengan bagaimana mendefinisikan kebutuhan informasi yang mendukung kebutuhan organisasi secara umum, untuk menjamin terjadinya “the flow of information” yang efektif dan berkualitas. Setiap organisasi memiliki kebutuhan informasi yang unik. Keunikan tersebut antara lain terlihat dari (1) jenis dan karakteristik informasi, (2) relevansi informasi yang dihasilkan, (3) kecepatan alir informasi dari satu bagian ke bagian lain dalam organisasi, (4) keakuratan informasi, (5) target nilai ekonomis informasi yang diperoleh, (6) batasan biaya yang harus dikeluarkan dalam pengolahan informasi, dan (7) struktur para pengguna informasi. Berdasarkan faktor-faktor keunikan tersebut sistem informasi yang dikembangkan oleh perusahaan misalnya akan berbeda dengan sistem informasi yang dikembangkan oleh Bank. Bahkan sistem informasi yang dikembangkan oleh perusahaan A akan berbeda dengan sistem informasi yang dikembangkan oleh perusahaan B. Adanya keunikan informasi pada setiap organisasi, ISS perlu memperhatikan siklus informasi (information cycle) atau siklus pengolahan data (data processing cycles), sebagaimana diilustrasikan pada Gambar 3.



8



Sumber: http://dosen.amikom.ac.id GAMBAR 3. Siklus Informasi. Siklus informasi tersebut dapat dijelaskan sebagai berikut. Data dari setiap kejadian atau aktivitas diinput, untuk selanjutnya diproses berdasarkan model tertentu. Proses tersebut akan menghasilkan informasi yang bermanfaat bagi penerima (level management) sebagai dasar dalam membuat suatu keputusan atau melakukan tindakan tertentu. Keputusan atau tindakan tersebut akan menghasilkan kejadian-kejadian tertentu yang akan digunakan kembali sebagai data untuk dimasukkan ke dalam model (proses), begitu seterusnya. Information Technology Strategy (ITS), Komponen utama yang dibutuhkan untuk menghasilkan sebuah sistem informasi yang efektif dan efisien adalah teknologi informasi. Teknologi informasi merupakan sebuah domain dari produk-produk hasil perkembangan ilmu komputer dan telekomunikasi. Oleh karena itu menurut Jogiyanto (2005:52) ITS berkaitan dengan strategi memilih



9



teknologi sistem komputer (hardware dan software), dan teknologi sistem telekomunikasi yang akan digunakan organisasi. Pada kenyataannya, saat ini terdapat beragam tipe produk yang berkaitan



dengan



teknologi



informasi.



Fenomena



yang



terlihat



sehubungan dengan hal ini adalah berlombanya beribu-ribu perusahaan untuk



menciptakan



produk-produk



yang



dapat



dijadikan



standar



internasional pada kelasnya masing-masing. Berdasarkan kenyataan ini sudah terlihat, bahwa perusahaan memerlukan strategi khusus paling tidak dalam memilih teknologi mana saja yang akan dibeli dan dimanfaatkan



agar



dapat



dikembangkan



sistem



informasi



yang



dibutuhkan. Alasan lain diperlukannya ITS adalah karena adanya suatu resiko tertentu yang akan menjadi tanggungan perusahaan sehubungan dengan pemilihan suatu teknologi tertentu. Menurut Indrajit (1999) ITS diperlukan karena alasan berikut. 1. Perkembangan teknologi informasi sedemikian cepatnya (tumbuh secara eksponensial) sehingga usia suatu produk tertentu sangat pendek karena tergantikan dengan versi yang baru yang lebih baik; 2. Untuk satu jenis kelas produk, terdapat beribu-ribu vendor yang menjualnya dengan kelebihan dan kekurangan kualitas produk dan pelayanan yang dimiliki; 3. Sistem teknologi informasi terdiri dari ratusan komponen berbeda yang disatu sisi saling independen, sementara di sisi lain memiliki ketergantungan yang sangat tinggi;



10



4. Perusahaan dapat melihat infrastruktur teknologi informasi ini dari berbagai sudut pendekatan, seperti teknologi informasi sebagai cost center, profit center, investment center, atau service center yang masing-masing memiliki cara penanganan yang berbeda; Teknologi informasi yang dibangun harus secara signifikan menjawab kebutuhan akan informasi yang telah didefinisikan pada ISS dengan catatan tetap mempertimbangkan keterbatasan perusahaan (misalnya biaya investasi dan kemampuan sumber daya manusia) Penggunaan sistem informasi seperti QAD dan Intranet pada kegiatan bisnis sedikit banyak membantu perusahan untuk melakukan penentuan strategi, perencanaan dan pengambilan keputusan. Seperti yang dikatakan oleh Laudon dan Laudon (2012) bahwa penggunaan sistem informasi bisnis merupakan salah satu bentuk dari sistem informasi yang komponennya saling berkaitan serta bekerja secara kolektif untuk melaksanakan pengolahan, penyimpanan output dan mengontrol tindakan yang hasilnya dapat digunakan untuk mendukung peramalan, perencanaan, pengendalian serta pengambilan keputusan dalam kegiatan operasional perusahaan. Pernyataan Laudon dan Laudon (2012) ini sesuai dengan bagan mengenai sistem informasi tertutup yang di sampaikan oleh McLeod et. al (2008:10-11). Sebelum menggunakan sistem informasi QAD dan Intranet, perusahaan tersebut menggunakan sistem Sammic dan excel untuk membantu kegiatan bisnisnya.



11



Penggunaan sistem informasi yang digunakan oleh sistem analis sesuai dengan teori dari McLean dan Waterbe (2001) bahwa sistem informasi melakukan analisa informasi untuk tujuan spesifik. Adanya sistem informasi seperti QAD sangat membantu untuk memudahkan kegiatan analisis yang mencakup keseluruhan kerja sistem. Beberapa divisi yang ada sangat bergantung akan hasil dari QAD dan Intranet pada saat akan mengambil keputusan, dan mengakibatkan penggunaan sistem menjadi lebih strategis pada divisi produksi dan invetori kontrol. Membuat keputusan merupakan salah satu impact yang disebabkan karena penggunaan sistem informasi seperti QAD dan Intranet, dampak lain yang dirasakan oleh perusahaan yaitu meningkatnya keunggulan operasional



dan



keunggulan



kompetitif.



Keunggulan



operasional



diharapkan akan timbul ketika sebuah perusahaan menggunakan sistem informasi menurut Laudon dan Laudon (2012). Information Quality Menurut data sekunder yang didapat dari website QAD juga mengatakan bahwa QAD memiliki tingkat keakuratan yang baik untuk melakukan master planning dan schedulling. Bentuk dari ketepatan waktunya juga dapat dilihat ketika seorang user selesai melakukan input, seluruh data yang dibutuhkan akan langsung muncul dan dapat digunakan untuk mengambil keputusan. Sedangkan hasil dari relevan yang dimaksud adalah ketika user menerima data dari sistem, hasil tersebut dapat menjelaskan yang user butuhkan.



12



Delone dan McLean (2003) menyatakan kualitas informasi dapat dikatakan berjalan dengan baik apabila memiliki tingkat relevansi, kejelasan, keinformatifan, kegunaan dan ketepatan waktu, kepahaman, keterbacaan serta kebebasan dari bias yang baik. Mengenai beberapa poin tersebut user yang ada di perusahaan merasakan bahwa sistem yang digunakan memiliki tingkat kualitas informasi yang bagus. User Satisfaction Delone dan McLean (2003) menggunakan beberapa variabel untuk mengukur



kepuasan



pelanggan



yaitu



dengan



kepusasan



secara



menyeluruh, kesenangan, kepuasan dalam pengambilan keputusan dan kepuasan penggunaan perangkat lunak. Kepuasan secara menyeluruh akan dirasakan oleh user ketika sistem yang ada, baik QAD dan Intranet telah digunakan secara maksimal. Menurut programmer bahwa sistem yang sudah terintegrasi seperti QAD sudah menimbulkan kepuasan secara menyeluruh tetapi untuk ukuran kepuasan secara menyeluruh terhadap Intranet masih belum bisa dibilang puas karena masih ada beberapa fungsi yang menggunakan manual. Net benefits Tahap akhir dalam pengukuran kesuksesan sistem informasi yaitu net benefits, yang merupakan hasil akhir dari pengukuran. Net benefits merupakan dampak yang ditimbulkan dari penggunaan sistem informasi bisnis yang telah berkembang dari penggunaan secara langsung. Sesuai dengan pengertian mengenai net benefits bahwa hasil yang didapat dari



13



penggunaan sistem QAD dan Intranet yaitu perusahaan merasa bahwa bisa lebih membenahi sistem kerja yang ada dan membenahi selisihselisih yang ada pada sistem QAD dan Intranet. Net benefits juga sangat bergantung dengan kesuksesan user satisfaction dan intention to use, apabila kedua variabel tersebut baik maka net benefits yang akan diperoleh oleh perusahaan menjadi meningkat atau positif, dan berlaku sebaliknya. Implementasi Sistem McLeod (2001) manajemen akan memutuskan pengimplementasian sistem yang akan berdampak pada karyawan dan pengumumannya akan dibuat oleh level manajemen yang sama. Pada saat perusahaan mulai implementasi sistem hal yang dilakukan yaitu menyiapkan hardware seperti server, komputer untuk mendukung jalannya upgrade dan pengembangan sistem. Ketika perusahaan mendapatkan software yang digunakan untuk biasanya akan ada masa yang biasa disebut dengan simulasi. Waktu simulasi ini banyak digunakan untuk beradaptasi dengan sistem yang baru dan menyiapkan basis data dan fasilitas fisik. Information Management Strategy (IMS) IMS berkaitan dengan strategi menentukan orang atau unit organisasi yang akan menangani sistem informasi bisnis dalam perusahaan. IMS menjabarkan strategi organisasi agar target pembentukan sebuah sistem informasi bisnis yang handal dengan menggunakan teknologi informasi yang ada dapat diterapkan secara operasional baik untuk jangka pendek,



14



jangka menengah, dan jangka panjang, sejalan dengan tumbuhnya perusahaan di masa mendatang. Tekanan strategi di sini tidak hanya pada siapa yang akan bertanggung jawab terhadap implementasi sistem informasi, tetapi lebih jauh lagi pada bagaimana sistem yang telah dibangun dapat dipelihara dan dikembangkan di kemudian hari.



KESIMPULAN 1. Bahwa pengembangan sistem informasi bisnis dan strategi dalam membangun sistem informasi diperusahaan terdapat tiga pilar pengembangan sistem informasi, yaitu ISS, ITS, dan IMS. ISS menekankan pada sisi demand perusahaan mengenai perlunya sebuah sistem yang dapat menjamin terciptanya aliran informasi yang efisien dan efektif.



ITS yang berada dalam sisi supply, yang



menjawab tantangan ISS dalam bentuk penentuan spesifikasi teknologi yang diperlukan. IMS menggambarkan jalan yang harus ditempuh agar target pengembangan dan implementasi sistem informasi dapat menjadi kenyataan. 2. Kesimpulan terkait dengan pengukuran Delone & McLean (2003) menemukan beberapa temuan yaitu kualitas sistem, kualitas informasi dan kualitas pelayanan yang ada pada QAD memiliki tingkat akurasi yang bagus, tepat waktu dan memiliki tingkat responsif yang tinggi pada perusahaan, karena sistem QAD dan Intranet digunakan setiap waktu, maka user pada beberapa yang pada perusahaan merasa



15



puas dengan adanya sistem tersebut sehingga meningkatkan net benefits pada kinerja dan proses bisnis yang ada. 3. Bentuk pengembangan yang dilakukan perusahaan hanya pada QAD nya yang berbentuk pengembangan klasik yaitu model waterfall. Bentuk pengembangannya mengikuti sesuai dengan yang ada pada teori yaitu



dimulai dari bentuk perencanaannya,



yang mana



perusahaan tidak menggunakan perencanaan secara mendetail tapi hanya melihat masalah apa yang ada pada sistem. Dilanjutkan dengan analisa masalah yang dilakukan oleh sistem analis yaitu menganalisa masalah apa yang ada pada sistem dan bagaimana dengan penyelesaiannya. Setelah dianalisa dilakukan desain sistem, karena perusahaan tidak membuat desain sendiri dan memberikannya pada vendor perusahaan QAD maka perusahaan hanya bertugas menyiapkan keperluan upgrading dan server dan kebutuhan selama upgrade. SARAN Sebaiknya apabila dilakukan pengembangan lagi, diharapkan perusahaan dapat menggunakan bentuk pengembangan Agile yang mana bentuk



pengembangnya



menggunakan



sedikit



tahapan



dan



tidak



menggunakan perencanaan dalam fase pengembangannya. Model pengembangan Agile ini juga dibantu oleh perusahaan yang mengatasi cara pengembangan sistem sehingga memudahkan perusahaan dalam



16



pengembangan



sistem



informasinya,



agar



pengembangan



sistem



informasi bisnis dapat lebih optimal dan lebih baik lagi.



DAFTAR PUSTAKA Azhar



Susanto.



Sistem



Informasi



Manajemen:



Konsep



dan



Pengembangannya. (Bandung: Linga Jaya 2002) Syafaruddin dan Irwan Nasution. Manajemen Pembelajaran, (Jakarta: Quantum Teaching, 2005) Laudon, Kenneth C., and Jane P.Laudon. Computer and Information System, Edisi Ke-5. (United States of America: Times Mirror Higher Education Group, 1998) Sistem Informasi Edisi 7 Jilid 2. (Jakarta : Prenhallindo, 2001) Jogiyanto. M.M. Analisis dan Disain Sistem Informasi : Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis. (Yogyakarta : 1990) Jurnal Administrasi Bisnis (JAB) Vol. 57 No. 2 April 2018| administrasibisnis.studentjournal.ub.ac.id Indrajit, Richardus Eko. (1999). Tiga Komponen Manajemen Sistem Informasi. [Online]. Tersedia: http://www.indrajit.org. [8 Nopember 2008] Anonim. (2008). Konsep Dasar Analisis Sistem Informasi. [Online]. Tersedia: http://dosen.amikom.ac.id. [8 Nopember 2008]



17