Bab 8 Pengantar Bisnis [PDF]

Citation preview

BAB 8 STRUKTUR ORGANISASI DAN DESKRIPSI PEKERJAAN



KELOMPOK 6 Disusun Oleh



: 1. Fatimah Azzahra 2. Shafira Mauliya



EKONOMI PERBANKAN KEUANGAN DAN SYARIAH POLITEKNIK NEGERI JAKARTA



2018 KATA PENGANTAR Puji dan syukur kami panjatkan ke hadirat Tuhan Yang Maha Esa, atas segala rahmat dan karunia-Nya, kami dapat menyelesaikan makalah yang membahas



tentang



”STRUKTUR



ORGANISASI



DAN



DESKRIPSI



PEKERJAAN ” ini terselesaikan tepat pada waktunya. Kami menyadari bahwa penulisan makalah ini masih jauh dari sempurna,oleh karena itu kritik dan saran sangat kami harapkan dari berbagai pihak yang sifatnya membangun dan untuk perbaikan makalah yang akan datang. Semoga makalah ini memberikan manfaat khususnya bagi penulis dan pembaca pada umumnya. Amin



i



DAFTAR ISI



KATA PENGANTAR........................................................................................i DAFTAR ISI ...................................................................................................ii BAB I Pendahuluan........................................................................................1 1.1 Latar Belakang.................................................................................1 BAB II Isi.........................................................................................................2 2.1 Pengertian Organisasi.....................................................................2 2.2 Bentu-Bentuk Organisasi ................................................................2 2.3 Organisasi Fungsional.....................................................................4 2.4 Pengertian dan Peranan Asas-Asas Organisasi.............................4 2.5 Deskripsi Pekerjaan.........................................................................8 2.6 Contoh Deskripsi Pekerjaan............................................................8 BAB III Penutup..............................................................................................10 3.1 Kesimpulan......................................................................................10 DAFTAR PUSTAKA........................................................................................11



ii



BAB I PENDAHULUAN



1.1



LATAR BELAKANG



Struktur organisasi ialah suatu susunan dan hubungan antara tiap bagian serta posisi yang ada pada suatu organisasi atau perusahaan dalam menjalankan kegiatan operasional untuk mencapai tujuan. Struktur organisasi menggambarkan dengan jelas pemisahan kegiatan pekerjaan antara yang satu dengan yang lain dan bagaimana hubungan aktivitas dan fungsi dibatasi. Dalam struktur organisasi yang baik harus menjelaskan hubungan wewenang siapa melapor kepada siapa. Struktur organisasi mendefinisikan cara tugas pekerjaan dibagi, dikelompokkan, dan dikoordinasikan secara formal. Perkembangan organisasi dan perubahan struktur dalam organisasi menyebabkan kebutuhan akan pekerjaan baru semakin meningkat. Sebelum organisasi melakukan seleksi terhadap karyawan yang akan menduduki jabatan yang baru, maka manajer sumber daya manusia perlu mengetahui dan mengidentifikasi pekerjaan – pekerjaan apa saja yang akan dilakukan dan bagaimana pekerjaan dilakukan serta jenis personal yang bagaimana yang layak menduduki pekerjaan tersebut. Dalam hal ini, organisasi perlu menetapkan standar – standar pekerjaan dan kriteria keterampilan, pendidikan, dan pengalaman yang diperlukan. Untuk mengetahui jenis pekerjaan, bagaimana melakukan pekerjaan dan siapa yang tepat untuk melakukan pekerjaan itu perlu dilakukan analisis terhadap pekerjaan itu sendiri yang disebut sebagai analisa jabatan.



1



BAB II ISI



2.1 PENGERTIAN ORGANISASI Struktur organisasi ialah suatu susunan dan hubungan antara tiap bagian serta posisi yang ada pada suatu organisasi atau perusahaan dalam menjalankan kegiatan operasional untuk mencapai tujuan. Struktur organisasi menggambarkan dengan jelas pemisahan kegiatan pekerjaan antara yang satu dengan yang lain dan bagaimana hubungan aktivitas dan fungsi dibatasi. Dalam struktur organisasi yang baik harus menjelaskan hubungan wewenang siapa melapor kepada siapa. Struktur organisasi mendefinisikan cara tugas pekerjaan dibagi, dikelompokkan, dan dikoordinasikan secara formal. 2.2 BENTUK - BENTUK ORGANISASI a) Organisasi Garis/Lini (Line Organization) Pada jenis organisasi ini, garis bersama dari kekuasaan dan tanggung jawab bercabang pada setiap tingkat dari yang teratas sampai yang terbawah. Setiap atasan mempunyai sejumlah bawahan tertentu dan masing masing memberi pertanggung jawaban tugasnya kepada atasan tersebut. Di sini seseorang hanya bertanggung jawab kepada satu orang atasan saja. Oleh karena itu setiap atasan dituntun berpengetahuan yang serba guna sebab ia tidak memiliki pembantu ahli. Bentuk organisasi ini cocok untuk perusahaan kecil atau perusahaan yang kegiatan usahanya masih sederhana. • Kebaikan Organisasi Garis : 1) Garis tanggung jawab dan wewenang yang langsung bersifat sederhana serta mudah di mengerti. 2) Disiplin dan pengawasan dipermudah karena jelasnya saluran perintahnya. 3) Keputusan dapat dibuat lebih cepat. 4) Jika digunakan secara tepat, dapat memiliki fleksibilitas terhadap perubahan keadaan. • Keburukan Organisasi Garis : 1) Pertumbuhan fungsi garis tanpa perkembangan fungsi staf akan membebani tanggung jawab administratif secara berlebihan. 2) Sulit untuk memperoleh dan melatih keryawan yang serba bisa. 3) Diperlukan pemimpin perusahaan yang cakap dan berpengetahuan luas. 4) Seringkali terjadi kurang adanya koordinasi antara bagian secara horisontal. b) Organisasi Garis dan Staf (Line and Staff Organization)



2 Organisasi ini banyak digunakan oleh perusahaan - perusahaan besar yang luas daerah kerjanya serta memiliki bidang tugas yang kompleks. Stuktur organisasi ini berusaha untuk menyempurnakan kekurangan yang ada pada struktur organisasi garis. • Kebaikan Organisasi Garis dan Staf : 1) Manajer hanya memerlukan keahlian khusus dalam bidangnya saja. 2) Dapat mewujudkan " The right man in the right place ". 3) Semua perintah diberikan ke bawah melalui pimpinan sehingga kewibawaan pemimpin tetap terjaga. 4) Fungsi - fungsi staf dilaksanakan oleh unit staf ahli menurut bidangnya sehingga dapat diperoleh efektivitas yang cukup tinggi sedangkan unit garis dapat memusatkan perhatiannya pada fungsi utamanya. • Keburukan Organisasi Garis dna Staf : 1) Wewenang staf harus dinyatakan secara tegas agar tidak menimbulkan friksi, sebab seorang staf pada mulanya hanya memberikan nasehat pada akhirnya dapat memberi perintah. 2) Unit staf sering dapat memaksakan sarannya pada unit garis atau dapat tidak efektif jika hanya menunggu sampai diminta untum memberikan sarannya. 3) Seringkali sukar dikoordinasikan disebabkan rumit dan kompleksnya susunan organisasi. 2.3 Organisasi Fungsional Struktur ini merupakan bentuk organisasi yang susunannya berdasarkan atas fungsi - fungsi yang ada dalam organisasi tersebut, misalkan fungsi produksi, keuangan, administrasi dan lain - lain. Di sini seorang keryawan tidak bertanggung jawab kepada satu atasan saja. Pemimpin berwenang pada satuan - satuan organisasi di bawahnya dalam bidang pekerjaan tertentu. Pemimpin berhak memerintah semua karyawan di semua bagian, selama masih berhubungan dengan bidang kerjanya. Dalam struktur ini terdapar sejumlah spesialis fumgsional yang mengawasi kegiatan masing - masing karyawan, jadi berbagai unit staf mempunyai wewenang garis atas orang yang sama. • Kebaikan Organisasi Fungsional : 1) Memberikan kemungkinan adanya spesialisasi. 2) Mudah untuk mengisi setiap jabatan karena masing - masing hanya dibutuhkan keahlian tertentu. 3) Memberikan pengawasan teknis yang lebih efektif kepada karyawan.



3 • Keburukan Organisasi Fungsional : 1) Dapat mematahkan kesatuan perintaj dan tanggung jawab karena buruh menerima perintah dari beberapa atasan yang memiliki kekuasaan yang sama. 2) Seringkali terjadi para spesialis (ahli) sulit bekerja sama, karena masing - masing merasa bidang spesialisasinyalah yang terpenting.



2.4 Pengertian dan Peranan Asas - Asas Organisasi Asas - asas organisasi adalag berbagai pedoman yang sejauh mungkin hendaknya dilaksanakan agar diperoleh struktur organisasi yang baik dan aktivitas organisasi dapat berjalan lancar. Dari definisi tersebut berarti asas asas organisasi berperan dua macam, yaitu : 1) Pedoman untuk membentuk struktur organisasi yang sehat dan efisien. 2) Pedoman untuk melakuakan kegiatan organisasi agar dapat berjalan dengan lancar. Adapun urutan asas - asas organisasi adalah sebagai berikut : a) Perumusan Tujuan dengan Jelas Rumusan tujuan dengan jelas memudahkan penetapan haluan organisasi, pemilihan bentuk, pembentukan struktur, keutuhan pejabat, penyumbangan pengalaman kecakapan daya kreasi dari para anggota organisasi. b) Depertemenisasi Depertemenisasi merupakan pembentukan satuan organisasi yang akan diserahi beban kerja tertentu. Jadi Depertemenisasi adalah : “ Aktivitas untuk menyusun satan - satuan (unit - unit) organisasi yang diperlukan untuk melaksanakan fungsi yang ada”. c) Pembagian kerja Asas ini dapat dikaitkan dengan pejabat yang harus menempatinya atau dengan satuan organisasinya. Maka asas pembagian kerja dapat diartikan dua macam yaitu: 1) Perincian serta pengelompokan aktivitas yang semacam atau erat hubungannya satu sama lain untuk dilakukan oleh satuan organisasi tertentu. 2) Perincian serta pengelompokan aktivitas yang semacam atau erat hubungannya satu sama lain untuk dilakukan oleh pejabat tertentu.



4 d) Koordinasi Koordinasi adalah suatu asas yang menyatakan bahwa dalam suatu orgnisasi harus ada keselarasan aktivitas di antara satuan - satuan organisasi atau keselarasan di antara pejabatan. e) Pelimpahan wewenang Adalah penyerahan sebagian hak untuk mengambil tindakan yang diperlukan agar tugas serta tanggung jawab dapat dilaksankan dengan baik dari pejabat yang satu kepada pejabat yang lain. Pelimpahan wewenag yang dapat dilakuakan di antara pejabat yang lebih tinggi kepada pejabat yang lebih rendah disebut “ pelimpahan wewenang penegak”. Sedang pelimpahan wewenang yang dapat dilakukan di antara pejabat yang sederajat disebut “pelimpahan wewenang mendatar” f) Rentangan Kendali Rentangan kendali adalah jumlah terbanyak bawahan langsung yang dapat dipimpin dengan baik oleh seorang atasan. Sedang bawahan langsung merupakan sejumlah pejabat yang langsung berkedudukan dibawah seorang atasan tertentu. Faktor yang mempengaruhi luas sempitnya rentangan pengawasan. Faktor Subyektif adalah pengalaman, kecakapan, kesehatan, umur. Faktor obyektif adalah corak pekerjaan, letak bawahan, stabil atau labilnya organisasi, jumlah tugas pada atasan, jumlah tugas pada bawahan, dan waktu penyelesaian pekerjaan. Dalam rentangan pengawsaan terdapat 4 hubungan yaitu : 1) Hubungan Tunggal, yaitu : hubungan antara seorang atasan dengan masing-masing bawahannya secara perorangan. 2) Hubungan Kelompok, yaitu hubungan antara seorang atasan dengan berbagai kemungkinan kombinasi pegawai bawahanya. 3) Hubungan silang, yaitu hubungan antara sesama bawahan satu sama lain. 4) Hubungan Total, yaitu jumlah hubungan tunggal, hubungan kelompok dan hubungan total. Untuk menghitung masing - masing hubungan dapat digunakan rumus sebagai berikut : 1) Hubungan Tunggal : HT = b 2) Hubungan Kelompok : Hk = b (2 : 2 -1) 3) Hubungan Silang : Hs = (b - 1) 4) Hubungan Total : Htt = b (2 : 2 + b - 1) *Keterangan : H = hubungan b = jumlah bawahan



5 g) Jenjang Organisasi Adalah tindakan - tindakan satuan organisasi yang didalamnya terdapat pejabat, tugas serta wewenang tertentu menurut kedudukannya dari atas sampai dengan bawah dalam suatu fungsi tertentu. Pejabat yang berkedudukan pada tingkat yang lebih atas mengawasi para pejabat yang berkedudukan pada tingkat dibawahnya demikian seterusnya sehingga hubungan-hubungan yang dilakukan antara para pejabat sejauh mungkin melewati tingkat-tingkat yang telah ditentukan. h) Kesatuan Perintah Kesatuan perintah berarti bahwa tiap - tiap pejabat dalam organisasi hendaknya hanya dapat diperintah dan bertanggung jawab kepada seorang atasan tertentu. Tidak ada kesatuan perintah akan menimbulkan kebingungan , keraguan dari para bawahan. i) Fleksibilitas Struktur organisasi harus mudah dirubah untuk disesuaikan dengan perubahan -perubahan yang terjadi tanpa mengurangi kelancaran aktivitas yang sedang berjalan. Kalau diubah tetapi menghambat kelancaran aktivitas yang sedang berjalan., maka ini bukanlah fleksibilitas (kelunturan). Adapun perubahan yang mungkin terjadi sehingga menyebabkan perlunya struktur organisasi diubah, yaitu perubahan tujuan, penambahan tujuan, perluasan aktvitas, dan penambahan beban kerja. j) Berkelangsungan Suatu organisasi harus dapat menyediakan berbagai sarana agar dapat melanjutkan aktivitas operasinya secara terus-menerus misalnya dengan meningkatkan mutu para pejabatnya, menggali sumber baru , mengikuti perkembangan kebutuhan lingkungan menggunakan peralatan baru. Suatu organisasi yang telah dibentuk , oleh para pembentuknya pasti diharapkan dapat berjalan terus atau hidup.



6 k) Keseimbangan Diamana satuan yang ada dalam organisasi harus ditampatkan pada struktur organisasi sesuai dengan fungsinya. Hal ini sangat penting dimana akan terlihat dan dapat diaplikasinnya TUPOKSI (tugas pokok dan fungsi). 1) Fungsi serta kesatuan organisasi harus ditempatkan dalam struktur organisasi sesuai dengan peranannya. 2) Fungsi utama dalam suatu organisasi harus dilakukan oleh organisasi yang berkedudukan setingkat di bawah pucuk pimpinan. 3) Fungsi lanjutan suatu organisasi harus dilakukan oleh satuan organisasi yang berkedudukan dibawah satuan oganisasi yang melakukan fungsi utama. 4) Fungsi serta satuan organisasi yang mempunyai peranan sama pentingnya harus ditempatkan pada jenjang yang sama. 5) Fungsi serta satuan organisasi yang mempunyai peranan menyeluruh jangan hanya ditempatkan di bawah salah satu satuan saja. 2.5 DEPKRIPSI PEKERJAAN (Job Description) Dari definisi para ahli diatas, dapat disimpulkan bahwa deskripsi pekerjaan adalah pernyataan tertulis tentang ruang lingkup pekerjaan, yang menginformasikan tentang pekerjaan, bagaimana melakukannya, bagaimana kondisinya. Sesuai dengan ungkapan "the right man on the right place", maka paling tidak sebuah organisasi membutuhkan suatu perangkat organisasi antara lain struktur organisasi disertai deskripsi pekerjaan yang dilengkapi dengan spesifikasi serta persyaratan jabatan/pekerjaannya. Pembahasan mengenai bentuk - bentuk struktur organisasi telah diberikan pada bagiam terdahulu. Didorong oleh kenyataan - kenyataan tersebut menjadi tugas bidang personalia/organisasi untuk berusaha menyusun konsep job management, job specification serta job description yang kemudian disampaikan ke bagian bagian yang lain dengan permintaan untuk diberi tanggapan sebagai input untuk penyempurnaan lebih lanjut. Sebagai tindak lanjut dari usaha tersebut, maka dalam rencana kerja bagian personalia/ organisasi ditentukan secara bertahap penyusunannya perangkat organisasi tersebut.



7 2.6 CONTOH DESKRIPSI PEKERJAAN 1) Nama Jabatan : KEPALA SEKSI ANGGARAN 2) Spesifikasi Jabatan (Job Spesification), berisikan penjelasan singkat mengenai : a) Tugas pokok dan tanggung jawab, yaitu membantu Kepala Biro Keuangan dalam hal merencanakan, dan mengatur, dan penyusunan RABP Perusahaan. b) Tugas rutin, yaitu : 1) Menyiapkan data dari Biro, Cabang, Unit guna penyusunan RABP 2) Mengikuti secara terus menerus pelaksanaan dan realisasi dari anggaran Kantor Pusat, Cabang serta Unit dan mengadakan evaluasi dan tanggapan ke Cabang/Unit. 3) Membuat analisa terhadap laporan keuangan Cabang/Unit dari sudut Anggaran termasuk produksi, pemasaran, dan administrasi/umum serta realisasinya. 4) Mengadakan penyusunan dan perekaman struktur harga jual dan lain – lain baik Cabang/Unit. 5) Memberi saran kepada Kepala Biro terhadap Cabang/Unit dalam pelaksanaan yang melebihi anggaran untuk dimintakan pertanggungjawaban. 6) Menyusun laporan periodic seksinya. 7) Bertanggung jawab atas keberhasilan pekerjaannya. c) Tugas kadangkala : 1. Menyusun RABP secara keseluruhan (Cabang, Unit, Kantor Pusat) 2. Mengadakan dan gabungan berbagai RABP Pusat, Cabang, Unit, Intern maupun Pemegang Saham. 3. Melakukan revisi bila perlu. d) Wewenang : 1. Memerintah bawahannya 2. Menegur/member peringatan 3. Menilai bawahannya 4. Hubungan Kerja 5. Bertanggung jawab kepada Kepala Biro Keuangan.



8



3. Prasyarat Jabatan : a) Pendidikan : Sarjana Ekonomi Perusahaan. b) Pengalaman : 1) Sekurang – kurangnya 3 tahun bagi Sarjana/Staf Direksi 2) Supervisor senior Bidang Administrasi Keuangan dapat dipromosikan sebagai Kepala Seksi Anggaran setelah melalui ujian dinas. c) Kemampuan : 1) Menguasai seluk beluk bidang keuangan. 2) Menguasai sistem dan prosedur keuangan, pembelian dan lain - lain dengan baik. 3) Mampu menyusun cash flow. 4) Menguasai tentang Undang - Undang Perpajakan. 5) Memahami pelaksanaan dengan RAPB 6) Menguasai dan menganalisis cash flow Cabang - cabang/Unit. d) Keterampilan : 1) Memiliki keterampilan : a) Mengelola Cash Management. b) Disiplin terhadap sistem dan prosedur perusahaan. 2) Menyusun RABP secara keseluruhan. 3) Menyusun laporan.



9



BAB III PENUTUP



3.1 KESIMPULAN Struktur organisasi adalah sturktur yang tersiri dari hubungan antara pekerjaan dan kelompok pekerjaan yang relatif tetap dan stabil dengan tujuan memengaruhi perilaku individu dan kelompok guna mencapai prestasi yang efektif. Adapun elemen – elemen dalam struktur yang perlu jadi bahan acuan dalam membentuk struktur organisasi dalam perusahaan. Pada umumnya manajer memiliki tanggung jawab yang sama, yaitu melakukan perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, pengendalian, serta penyusunan staf namun dari sisi tingkat atau level manajemen dapat dibagi menjadi tiga macam yaitu low management, middle management, dan top management.



10



DAFTAR PUSTAKA



 Buku Pengantar Bisnis Edisi Keenam, Ciptaan MURTI SUMARNI – JOHN SOEPRIHANTO  Biologyody.blogspot.com



11