![Bab Cover 2017 Bsi Mi [PDF]](https://pdfs.asia/img/200x200/bab-cover-2017-bsi-mi.jpg)
9 0 750 KB
ANALISA SISTEM INFORMASI PENGIRIMAN SURAT DAN BARANG PADA PT.POS INDONESIA CABANG PONTIANAK
LAPORAN KULIAH KERJA PRAKTEK Diajukan Untuk Memenuhi Program Diploma III
HERMAN ALAU 12143525
Jurusan Manajemen Informatika Akademi Manajemen Informatika dan Komputer “BSI Pontianak” 2016
PERSETUJUAN DAN PENGESAHAN KULIAH KERJA PRAKTEK
Kuliah Kerja Praktek ini telah disetujui dan disahkan serta diizinkan untuk dinilai pada periode : 2015/2016 di Semester lima.
DOSEN PENGAMPU AKADEMIK Kelas 12.5D.30
DEASY PURWANINGTIAS M.Kom
ii
PENILAI LAPORAN KULIAH KERJA PRAKTEK Laporan Kuliah Kerja Praktek ini telah di nilai pada tanggal ……………………
PENILAI
( …................................................. )
Saran-saran dari Penilai: ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… ………………................................................................................................................. ......................................................................................................................................... ......................................................................................................................................... ......................................................................................................................................... ................................................................
iii
KATA PENGANTAR Dengan mengucapkan puji syukur penulis panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa, karena hanya dengan rahmat dan hidayahnya-lah kepada penulis sehingga penulis dapat menyelesaikan penyusunan laporan KKP ini dengan baik. Laporan KKP ini dibuat dalam rangka melengkapi syarat untuk mengajukan Tugas Akhir (TA) Program Deploma tiga (D3 ) pada Bina Sarana Informatika Pontianak. Adapun judul laporan ini adalah “ANALISA SISTEM INFORMASI PENGIRIMAN SURAT DAN
BARANG PADA PT.POS INDONESIA CABANG PONTIANAK “ Laporan ini merupakan hasil dari KKP yang dilaksanakan dari tanggal 01 Agustus 2016 sampai dengan 01 September 2016, bertempat pada bagian Pemasaran. Dalam penyusunan laporan ini tidak lepas dari bimbingan dan saran – saran dari berbagai pihak, untuk itu penulis mengucapkan terima kasih atas bantuan yang diberikan sejak mulai KKP hingga tersusunya laporan ini. Penulisan ini berisikan tentang informasi proses pengiriman surat dan barang pada PT.Pos indonesia, Tbk Cabang Pontianak. Harapan penulis semoga makalah ini membantu menambah pengetahuan dan pengalaman bagi para pembaca, sehingga Kami dapat memperbaiki bentuk maupun isi makalah ini sehingga kedepannya dapat lebih baik. Maksud dari penulisan ini adalah untuk memenuhi salah satu mata kuliah Metode Penelitian dan sebagai syarat untuk dapat mengikuti Tugas Akhir Semester. Penulis sadar bahwa penulisan laporan ini masih jauh dari kesempurnaan, baik secarah alamiah maupun secara teknik, oleh karena itu penulis sangat mengharapkan adanya kritikan dan saran yang bersifat membangun, sebagai bahan pertimbangan bagi penulis di masa mendatang.
iv
Pada kesempatan ini pula, penulis ingin mengucapkan terimah kasih kepada seluruh pihak yang telah memberikan bantuan baik secara moril maupun material dalam menyelesaikan Makalah ini terutama kepada :
1.
Bapak Dedi Saputra,S.Pd,M.Kom selaku Direktur pada Akademi Manajemen Informatika dan Komputer Bina Sarana Informatika Pontianak.
2.
Ibu Deasy Purwarningtias M.kom selaku Dosen Pengampu dalam penilaian makalah ini.
3.
Bapak SY Muhammad ikshan selaku manejer pemasaran korporat pada PT.Pos indonesia cabang pontianak
4.
Kepada semua staf dan karyawan PT.Pos pontianak yang telah memperhatikan saya selama berkerja.
5.
Seluruh Dosen, Staf dan Karyawan Akademi Manajemen Informatika dan Komputer Bina Sarana Informatika.
6.
Untuk semua teman-teman yang telah membantu penulis dalam menyusun makalah ini serta semua pihak yang telah memberikan dukungannya yang tidak dapat disebutkan satu persatu sehingga penulisan makalah ini terselesaikan. Akhir kata, saya ucapkan terima kasih kepada semua pihak yang telah berperan serta dalam penyusunan makalah ini dari awal sampai akhir. Semoga Allah SWT senantiasa meridhai segala usaha kita. Amin.
Pontianak, 30 oktober 2016 Penulis Herman Alau v
DAFTAR ISI Halaman Lembar Judul Kuliah Kerja Praktek ......................................................................... i Lembar Persetujuan dan Pengesahan Kuliah Kerja Praktek ................................... ii Lembar Panilai Laporan Kuliah Kerja Praktek ...................................................... iii Kata Pengantar ....................................................................................................... iv Daftar Isi
............................................................................................................ vii
Daftar Simbol ....................................................................................................... viii Daftar Gambar ........................................................................................................ ix Daftar Tabel ........................................................................................................... ix Daftar Lampiran .......................................................................................................x BAB I
PENDAHULUAN ................................................................................... 1.1. Umum ...........................................................................................1 1.2. Maksud dan Tujuan ......................................................................2 1.3. Metode Penelitian .........................................................................2 1.4. Ruang Lingkup .............................................................................3 1.5. Sistematika Penulisan ...................................................................3
BAB II
LANDASAN TEORI ............................................................................. 2.1. Konsep Dasar Sistem ....................................................................5 2.1.1 Pengertian Sistem ...................................................................5 2.1.2Katerristik Sistem ....................................................................6 2.1.3 Klasifikasi Sistem ..................................................................8 2.2. Pendukung(Tool System) ............................................................10 2.2.1 Diagram Alir Data (DAD) ...................................................10 2.2.2 Kamus Data .........................................................................13 2.2.3 Notasi Struktur Data ............................................................15 2.2.4 Pengkodean ..........................................................................16
BAB III
ANALISA SISTEM BERJALAN .......................................................... vi
3.1. Umum ..........................................................................................20 3.2. Tinjauan organisasi .....................................................................21 3.2.1. Sejarah Organisasi............................................................21 3.2.2 Struktur Organisasi ..........................................................22 3.2.3 Visi Dan Misi ....................................................................24 3.3. Prosedur Sistem Berjalan ............................................................24 3.4. Diagram Alir Data (DAD) Sistem Berjalan ................................25 3.5. Kamus Data Sistem Berjalan.......................................................39 3.6. Spesifikasi Sistem Berjalan .........................................................30 3.7. Permasalahan Pokok ...................................................................31 3.8. Pemecahan Masalah ....................................................................31 BAB IV
PENUTUP ............................................................................................... 4.1. Kesimpulan..................................................................................33 4.2. Saran ............................................................................................34
Daftar Pustaka ..........................................................................................................x Daftar Riwayat Hidup ............................................................................................ xi Surat Keterangan PKL / RISET ............................................................................ xii
vii
DAFTAR SIMBOL Simbol Data Flow Diagram (DFD)
EXTERNAL ENTITY Simbol yang menggambarkan suatu sumber atau tujuan pada arus data.
DATA FLOW Simbol yang menggambarkan suatu arus data..
PROCESS Simbol yang menggambarkan suatu proses yang sedang berlangsung.
DATA STORE Simbol yang menggambarkan suatu tempat untuk menyimpan dan mengambil.
viii
DAFTAR GAMBAR Gambar
Halaman
1. Gambar 111.1
Struktur Organisasi…………………….…...…...……...23
2. Gambar 111.2
Diagram Alir Data (DAD) ..........………….….......…...25
3. Gambar 111.3
Diagram Nol Sistem Berjalan…………………...…..….28
4. Gambar 111.4
Diagram Detail 2.0 Sistem Berjalan………….…...……26
DAFTAR TABEL Halaman 1. Tabel 11.1
Notasi Tipe Data dalam Kamus Data…………...….........…15
2. Tabel 11.2
Notasi Struktur Data dalam Kamus Data………................16
DAFTAR LAMPIRAN Lampiran
Halaman
Lampiran A
:
Barang Yang Diproses........................................36
A-1
:
Bentuk Resi Keluaran…......................................36
A-2
:
Surat EMS Keluran…………………………......37
ix
x
BAB I PENDAHULUAN
1.1.
Umum Pada saat ini proses pengiriman surat dan barang sangat sering dilakukan oleh
masyarakat luas dan prosesnya pun berlangsung sangat cepat. Tingginya frekuensi pengiriman surat dan barang tersebut salah satunya disebabkan oleh meraknya penjualan online dan pengiriman dukumen-dukumen yang dilakukan oleh prusahaan. Hal inilah yang meransang pasar jasa pengiriman barang dan surat semakin tumbuh dan berkembang. Salah satu perusaahan jasa pengiriman ygang dikenal masyarakat adalah PT.Pos Indonesia yang berdiri sejak tahun 1746. Untuk melayani berbagai pengiriman surat dan barang. Kantor pos memiliki berbagai layanan untuk mempermudah pengiriman, diantaranya yaitu: Paket pos kilat khusus, paket pos kilat, Paket pos biasa, Paket pos jumbo, EMS (Express mail service), PPLN (Paket Pos Luar Negri), RLN (Paket Tercatat). Dalam pengiriman surat dan barang tentu tidak bisa sembarangan, harus mengikuti proses yang sudah ditetapkan dikantor Pos agar tidak terjadinya kesalahan dalam pengiriman dan tercapai tujuan. Untuk itu PT Pos indonesia dituntut dapat memiliki nilai lebih dalam proses pengiriman tersebut dalam meningkatkan pelayanan
kepada masyarakat yang mengunakan jasa pengiriman, salah satunya
dengan layanan barang atau surat proses pengiriman harus dipantau dengan cermat supaya keamanan dan keutuhan barang tetap terjaga
1
2
1.2. Maksud dan Tujuan Adapun maksud dan tujuan diselenggarakan KKP kegiatan antara lain : 1.
Untuk menerapkan ilmu yang didapat oleh mahasiswa selama perkuliahan dalam prakteknya di lapangan
2.
Untuk melatih mahasiswa agar dapat beradaptasi, bersosialisasi serta berinteraksi dengan dunia kerja yang ada
3.
Untuk mengembangkan wawasan ilmu pengetahuan mahasiswa yang mengikuti kegiatan KKP.
1.3. Metode Penelitian Metode penelitian merupakan langkah penting dalam penyusunan laporan KKP khususnya bagi perancangan system. Didalam kegiatan penelitian penulis melakukan pengumpulan data melalui cara : 1.
Wawancara (Interview) Dalam penulisan laporan KKP ini, untuk mendapatkan informasi secara lengkap maka penulis melakukan suatu metode suatu tanya jawab mengenai semua kegiatan yang berhubungan dengan sistem informasi pengolahan data pengiriman surat dan barang pada PT.Pos Cab Pontianak.
2.
Pengamatan (Observation) Penulis
melakukan
pengamatan-pengamatan
langsung
terhadap
kegiatan yang berhubungan dengan masalah yang diambil. Hasil dari pengamatan tersebut langsung dicatat oleh penulis dan dari kegiatan observasi dapat diketahui kesalahan atau proses dan kegiatan tersebut.
3
Studi pustaka Selain melakukan kegiatan diatas penulis juga melakukan studi kepustakaan melalui literatur-literatur atau referensi-referensi yang ada di perpustakaan Akademi Manajemen Informatika Bina Sarana Informatika maupun diperpustakaan lainnya.
1.4. Ruang Lingkup Didalam penulisan laporan KKP ini, penulis membahas tentang Analisis Sistem Informasi Pengolahan Data pengiriman surat dan barang. Agar Laporan KKP ini mencapai sasaran maka ruang lingkup pembahasan meliputi proses alur penginputan data, pengiriman, cetak laporan .
1.5. Sistematika penulisan Untuk mengetahui secara ringkas permasalahan dalam penulisan laporan Kuliah Kerja Praktek ini, maka digunakan sistematika penulisan yang bertujuan untuk mempermudah pembaca menelusuri dan memahami laporan Kuliah Kerja Praktek ini.
BAB I
PENDAHULUAN Pada bab ini penulis menguraikan tentang latar belakang secara umum, maksud dan tujuan, ruang lingkup yang membatasi permasalahan, metode penelitian , serta sistematika penulisansecarakeseluruhan.
4
BAB II
LANDASAN TEORI Pada bab ini penulis menjelaskan tentang konsep dasar sistem, dan peralatan pendukung (tools sistem).
BAB III
ANALISA SISTEM BERJALAN Pada bab ini penulis membahas mengenai hal yang bersifat umum, tujuan perusahaan dengan menguraikan sejarah perusahaan dan struktur organisasi dan prosedur system berjalan ,diagram alir data (DAD) system berjalan, kamus data system berjalan yang memiliki sub antara lain berisi spesifikasi bentuk dalam keluaran, bab ini juga menguraikan tentang permasalahan dan alternatif pemecahan masalah.
BAB IV
PENUTUP Pada bab ini penulis menjelaskan mengenai kesimpulan serta saran yang berhasil ditarik dari seluruh pembuatan Laporan Kuliah Kerja Praktek ini. Yang mungkin bermanfaat bagi PT.Pos Indonesia cab Pontianak dalam memutuskan kebijakan-kebijakan yang akan datang.
BAB II LANDASAN TEORI 2.1. Konsep Dasar Sistem Sistem memiliki fungsi sebagai menangani fungsi yang secara terus-menerus dan berulang-ulang atau yang rutin terjadi. Umumnya sistem dibuat sebagai suatu alat untuk mempermudah dalam pekerjaan. Konsep dasar sistem merupakan kumpulan dari elemen, aspek dan sudut pandang yang berbeda-beda sesuai dengan keterangan dalam hal-hal yang berkaitan dengan sistem yang memiliki ciri dan karakteristik tertentu. 2.1.1. Pengertian Sistem Pendekatan yang lebih menekankan pada elemen atau komponennya mendefinisikan suatu sistem sebagai kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk mencapai tujuan tertentu. Secara umum suatu sistem dapat diart ikan sebagai suatu kumpulan atau himpunan dari unsur, komponen yang terorganisir, saling beinteraksi, saling ketergantungan satu sama lain dan terpadu untuk mencapai tujuan tertentu. Menurut Jogiyanto dalam bukunya Yakub (2012:1), “Sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersamasama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk tujuan tertentu”. Menurut Sutabri (2012:22), “Sistem merupakan suatu bentuk integrasi antara satu komponen dengan komponen lain karena sistem memiliki sasaran yang berbeda untuk set iap kasus yang terjadi dalam sistem tersebut”. Menurut Darmawan (2013:4), “sistem sebagai kumpulan dari beberapa bagian komponen apa pun baik fisik yang saling 5
6
berhubungan satu sama lain dan bekerja sama secara harmonis untuk mencapai satu tujuan”. Menurut Diana dan Setiawati (2011:3), “sistem merupakan serangkaian bagian yang saling tergantung dan bekerja sama untuk mencapai tujuan tertentu”. Berdasarkan pengertian di atas dapat di simpulkan bahwa sistem merupakan suatu jaringan kerja dari kumpulan atau himpunan dari unsur, komponen-komponen, prosedur-prosedur atau variabel yang terorganisir, yang saling berinteraksi atau berhubungan, saling ketergantungan antara satu dan lainnya dimana setiap sistem dibuat agar bersama-sama dapat menangani dan menyelesaikan sesuatu saran tertentusecara rutin terjadi dan terus berulang. Unsur, komponen atau variabel yang dimaksud bukan hanya bagian yang tampak secara fisik tetapi juga hal-hal yang bersifat abstrak atau konseptual seperti misi, pekerjaan yang kegiatan kelompok yang informal dan sebagainya. 2.1.2. Karakteristik Sistem Di dalam suatu sistem, terdapat beberapa karakteristik yang harus di pahami terlebih dahulu sebagai dasar pertimbangan dalam pembuatan sistem tersebut. Menurut Sutabri (2012:20) mengemukakan bahwa sebuah “sistem mempunyai karakteristik atau sifat-sifat tertentu yang mencirikan bahwa hal tersebut bisa dikatakan sebagai suatu sistem”. Adapun karakterist ik menurut Sutabri (2012:21) yang dimaksud adalah sebagai berikut : 1. Komponen Sistem (Component) Komponen-komponen sistem tersebut dapat berupa suatu bentuk subsistem. Setiap subsistem memiliki sifat dari sistem yang menjalankan suatu fungsi tertentu dan mempengaruhi proses sistem secara keseluruhan.
7
2. Batasan Sistem (Boundary) Ruang lingkup sistem merupakan daerah yang membatasi antara sistem dengan sistem yang lain atau sistem dengan lingkungan luarnya. atau sistem dengan lingkungan luarnya.Batasan sistem ini memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai satu kesatuan yang t idak dapat dipisahkan. 3. Lingkungan Luar Sistem (Environment) Bentuk apapun yang ada diluar ruang lingkup atau batasan sistem yang mempengaruhi operasi sistem tersebut disebut lingkungan luar sistem. Lingkungan luar sistem ini dapat bersifat menguntungkan dan dapat juga bersifat merugikan sistem tersebut. 4. Penghubung (Interface) Media yang menghubungkan sistem dengan subsistem yang lain disebut penghubung sistem atau interface. Penghubung ini memungkinkan sumber-sumber daya mengalir dari satu subsistem ke subsistem lain. Bentuk keluaran dari satu subsistem akan menjadi masukan untuk subsistem lain melalui penghubung tersebut. Dengan demikian, dapat terjadi suatu integrasi sistem yang membentuk satu kesatuan. 5. Masukan Sistem (Input) Energi yang dimasukkan ke dalam sistem disebut masukan sistem, yang dapat berupa pemeliharaan (maintenance input) dan sinyal (signal input). 6. Keluaran Sistem (Output) Hasil energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna. Keluaran ini dapat menjadi masukan bagi subsistem yang lain seperti sistem
8
informasi. Keluaran yang dihasilkan adalah informasi. Informasi ini dapat digunakan sebagai masukan untuk pengambilan keputusan atau hal-hal lain yang menjadi input bagi subsistem lain. 7. Pengolah Sistem (Process) Suatu sistem dapat mempunyai suatu proses yang akan mengubah masukan menjadi keluaran. 8. Sasaran (Objectives) Suatu sistem mempunyai tujuan dan sasaran yang pasti dan bersifat determinist ik. Kalau suatu sistem tidak memiliki sasaran maka operasi sistem t idak adagunanya.Suatu sistem dikatakan berhasil bila mengenai sasaran atau tujuan yang telah direncanakan. 9. Tujuan (Goal) Suatu sistem dikatakan berhasil apabila mengenai sasaran atau tujuannya. Jika suatu sistem tidak mempunyai sasaran, maka operasi sistem t idak akan ada gunanya. 2.1.3. Klasifikasi Sistem Sistem dapat diklasifikasikan dari beberapa sudut pandang, adapun klasifikasi terhadap sistem tersebut menurut Mulyanto (2009:8) adalah sebagai berikut : 1. Sistem Abstrak dan Sistem Fisik a. Sistem abstrak (abstract system) merupakan sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide yang tidak tampak secara fisik (sistem teologia yang merupakan suatu sistem yang menggambarkan hubungan antara Tuhan dengan manusia).
9
b. Sistem Fisik (Physical System) diartikan sebagai sistem yang nampak secara fisik sehingga set iap mahluk dapat melihat nya, misalnya sistem komputer, sistem akuntansi, sistem produksi, dan lain-lain. 2. Sistem Alamiah dan Sistem Buatan Manusia a. Sistem Alamiah (Natural System) merupakan sistem yang terjadi melalui proses alam, t idak dibuat oleh manusia, misalnya sistem tata surya, sistem galaksi, sistem reproduksi dan lain-lain. b. Sistem Buatan Manusia (Human Made System) merupakan sistem yang dirancang oleh manusia. Sistem buatan yang melibatkan interaksi manusia, misalnya sistem akuntansi, sistem informasi, dan lain-lain. 3. Sistem Determinist ik dan Sistem Probabilist ik a. Sistem Determinist ik (Deterministic System) merupakan sistem yang beroperasi dengan tingkah laku yang sudah dapat diprediksi. Interaksi bagian-bagiannya dapat dideteksi dengan pasti sehingga keluaran dari sistem dapat diramalkan, misalnya sistem komputer, adalah contoh sistem yang tingkah lakunya dapat dipast ikan berdasarkan program-program komputer yang dijalankan. b. Sistem Probabilist ik (Probabilistic System) merupakan sistem yang kondisi masa depanya tidak dapat diprediksi karena mengandung unsur probabilitas, misalnya sistem manusia. 4. Sistem Terbuka dan Sistem Tertutup a. Sistem Terbuka (Open System) merupakan sistem yang berhubungan dan terpengaruh dengan lingkungan luarnya. Lebih sepesifik dikenal juga yang disebut dengan sistem terotomasi, yang merupakan bagian dari sistem buatan
10
manusia dan beriteraksi dengan kontrol oleh satu atau lebih komputer sebagai bagian dari sistem yang digunakan dalam masyarakat modern. Sistem ini menerima masukan dan menghasilkan keluaran untuk subsistem lainnya, misalnya sistem kebudayaan manusia. b. Sistem Tertutup (Closed System) merupakan sistem yang t idak berhubungan dan tidak terpengaruh dengan lingkungan luarnya. Sistem ini bekerja secara otomat is tanpa danya campur tangan dari pihak luar. Secara teorit is sistem tersebut ada, tetapi kenyataannya tidak ada sistem yang benar-benar tertutup, yang ada hanyalah relatively closed system (secara relatif tertutup, tidak benarbenar tertutup). 2.2. Peralatan Pendukung (Tools System) Menurut McLeod (2008:194) Sistem dapat mendesain model dari sistem informasi yang diusulkan dalam bentuk logical model. Media tools sistem merupakan alat yang dapat digunakan untuk menggambarkan bentuk logical model dari suatu sistem, dimana simbol-simbol, lambang-lambang dan diagram - diagram menunjukan secara tepat arti fisiknya. Adapun tools sistem yang dimaksud untuk merancang model sistem yang baru, contohnya seperti : Diagram Alir Data (DAD), Kamus Data. 2.2.1. Diagram Alir Data (DAD) Diagram Alir Data merupakan alat pembuatan model yang memungkinkan profesional
sistem
untuk
menggambarkan
sistem
sebagai
suatu
jaringan
prosesfungsional yang dibutuhkan satu sama lain dengan alur data baik secara manual ataupun terkomputerisasi. Menurut Indrajani (2011:11) “Data Flow Diagram (DFD) adalah sebuah alat yang menggambarkan aliran data sampai sebuah sistem selesai,
11
dan kerja atau proses dilakukan dalam sistem tersebut”. Menurut Rosa dan Shalahuddin (2015:70) “DFD tidak sesuai untuk memodelkan sistem yang menggunakan pemrograman berorientasi objek”. Berdasarkan pendapat dari para ahli di atas, dapat ditarik kesimpulan bahwa Data Flow Diagram atau Diagram Arus Data merupakan suatu gambaran gratis dan suatu sistem yang menggunakan sejumlah bentuk-bentuk simbol untuk menggambarkan bagaimana data mengalir melalui suatu proses yang berkaitan. Simbol atau lambang yang digunakan dalam membuat diagram alir data yang lazim digunakan, menurut Rosa dan Shalahuddin (2015:71) DAD terdiri dari empat buah simbol yaitu : 1. Entitas/Lingkungan Luar (External Entity) Simbol ini digunakan untuk menggambarkan asal atau tujuan data, menunjukkan entitas atau kesatuan yang berhubungan dengan sistem, dapat berupa orang, organisasi, atau sistem lainnya yang akan memberikan input atau menerima input dari sistem atau keduanya digunakan dengan simbol empat persegi panjang.
Sumber: Rosa dan Shalahuddin (2015:72) Gambar II.1. External Entity 2. Proses (Process) Simbol ini digunakan untuk proses pengolahan atau transformasi data, menunjukkan kegiatan atau kerja yang dilakukan oleh orang, mesin atau komputer
12
dan hasil suatu data yang masuk kedalam proses untuk menghasilkan arus data yang akan keluara dari proses, digambarkan dengan simbol lingkaran.
Sumber: Rosa dan Shalahuddin (2015:71) Gambar II.2. Proses 3. Arus Data (Data Flow) Simbol ini digunakan untuk menggambarkan aliran data yang berjalan, menunjukan arus data yang berupa masukan untuk sistem atau hasil dari proses sistem yang mengalir diantara proses (process), simpanan data (data store) dan ent itas (external entity) digambarkan dengan arah panah.
Sumber: Rosa dan Shalahuddin (2015:71) Gambar II.3. Arus Data 4. Simpanan Data (Data Store) Simbol ini digunakan untuk menggambarkan data flow yang sudah disimpan,menunjukan suatu tempat penyimpanan data yang dapat berupa suatu file di sistem komputer, arsip atau catatan manual, tabel acuan dan lain-lain digambarkan dengan sepasang garis horizontal.
13
Sumber: Rosa dan Shalahuddin (2015:69) Gambar II.4. Data Store Tahap pembuatan Diagram Alir Data (DAD) Menurut Kristanto (2008:70) dibagi menjadi t iga tingkatan kontruksi Diagram Alir Data yaitu : a. Diagram Konteks Diagram ini dibuat untuk menggambarkan sumber serta tujuan data yang akan diproses atau dengan kata lain diagram tersebut untuk menggambarkan sistem secara global dari keseluruhan sistem yang ada. b. Diagram Nol Diagram ini dibuat untuk menggambarkan tahap-tahap proses yang akan ada didalam konteks atau penjabaran secara rinci. c. Diagram Detail Diagram ini dibuat untuk menggambarkan arus data secara lebih detail dan terperinci dari tahapan proses yang ada dalam diagram. 2.2.2.Kamus Data Kamus data adalah catalog fakta tentang
data dan kebutuhan kebutuhan
tahap analis dan pada tahap perancangan system(Kadir 2009:78). Pada tahap analis kamus data digunakan sebagai alat komunikasi antara system analis dengan user tentang data yang mengalir pada sistem tersebut, sedangkan pada tahap perancangan sistem kamus data digunakan untuk merancang input, output atau laporan dan database. Kamus data dibuat berdasarkan arus data yang ada diagram arus data. Arus
14
data yang ada di DAD sifatnya global dan hanya ditujukan nama arus datanya saja. Untuk maksud keperluan ini, maka kamus data harus memuat hal-hal sebagai berikut: 1.
Arus Data Arus data menunjukan dari mana data mengalir dan akan
2.
kemana data
menuju.
Nama Arus Data Karena kamus data dibuat
berdasarkan arus
data yang
mengalir di Data Flow Diagram, maka nama dari arus data juga harus dicatat dikamus data, sehingga mereka yang membaca DFD dan memerlukan penjelasan yang lebih lanjut tentang arus data tertentu di data flow diagram dapat langsung mencarinya di kamus data. 3.
Tipe Data Bentuk dari data yang mengalir dapat berupa dokumen dasar atau formulir, dokumen hasil cetakan komputer, laporan tercetak, tampilan layar monitor variable, parameter dan file-file.Struktur data menunjukan arus data yang dicatat pada kamus data yang terdiri item - item atau elemen-elemen data.
4.
Alias Alias perlu ditulis karena yang berbeda
data
yang sama
mempunyai nama
untuk orang atau departemen yang satu dengan departemen
lainnya. 5.
Volume Volume perlu dicatat dalam kamus data tentang volume rata - rata dan volume puncak dari arus data dalam satu periode tertentu.
6.
Periode Periode ini menunjukan kapan terjadinya arus data.
7.
Penjelasan Untuk lebih meperjelas lagi tentang makna dari arus data yang dicatat di kamus data, maka bagian penjelasan dapat diisi dengan keterangan-keterangan tentang arus data tersebut.
15
Selain hal tersebut diatas, kamusdata juga mempunyai suatu bentuk untukmempersingkat arti atau makna dari simbol yang dijelaskan, yang disebutNotasi. 2.2.3. Notasi Struktur Data 1. Notasi tipe data Untuk membuat spesifikasi format masukan dan keluaran suatu data. Tabel 1.1 Notasi Tipe Data
Notasi Keterangan X
Setiap karakter
9
Angka numerik
A
Karakter alphabet
Z
Angka nol yang ditampilkan dalam spasi kosong.
.
Sebagai pemisah dokumen
,
Koma, sebagai pemisah pecahan
_
Hypen, sebagai tanda pendukung
/
Slash, sebagai tanda pembagi
Sumber : (Hardani, 2009:168)
16
2. Notasi struktur data Untuk membuat spesifikasi elemen data. Tabel 1.2 Notasi struktur Data Notasi Keterangan =
Terdiri dsri
+
And (dan)
()
Pilihan (Ya atau Tidak)
{}
Iterasi atau pengulangan proses
|
Pemisah pilihan di dalam tanda [ ]
Sumber : (Hardani, 2003:142). 2.2.4. Pengkodean Pengkodean sering digunakan dalam perancangan suatu program dimana kode yang yang dibuat tersusun dari aturan-aturan yang dirancang berdasarkan elemenelemen tertentu yang digunakan oleh perancang. Menurut Jogiyanto (2009:384), “struktur kode adalah suatu bentuk struktur yang berfungsi untuk mengklasifikasikan data, memasukkan data ke dalam komputer dan untuk mengambil bermacam-macam informasi yang berhubungan dengannya”.
Beberapa kemungkinan susunan digit
(angka), huruf dan karakter-karakter khusus dapat dirancang ke dalam bentuk kode. dalam merancang suatu kode harus diperhat ikan beberapa hal (Jogiyanto, 2009:384) yaitu:
17
1. Mudah diingat Supaya kode mudah diingat maka dapat dilakukan dengan cara menghubungkan kode tersebut dengan objek yang diwakili dengan kodenya. 2. Unik Kode harus unik untuk masing-masing item yang diwakilinya. 3. Fleksibel Kode harus fleksibel sehingga memungkinkan perubahan-perubahan atau penambahan item baru dapat tetap diwakili oleh kodenya masing-masing 4. Efisien Kode harus sesingkat mungkin, selain mudah diingat juga akan efisien apabila direkam dan disimpan di luar komputer 5. Konsisten Kode harus konsisten dengan kode yang telah digunakan 6. Harus distandarisasi Kode harus distandarisasi untuk seluruh tingkatan dan departemen dalam organisasi 7. Hindari penggunaan spasi Spasi dalam kode sebaiknya dihindarkan karena dapat menyebabkan kesalahan dalam menggunakannya 8. Hindari karakter yang mirip Karakter-karakter yang hampir mirip bentuk dan bunyi pengucapannya sebaiknya tidak digunakan dalam kode
18
9. Panjang kode harus sama Masing-masing kode yang sejenis harus memiliki panjang kode yang sama. Ada beberapa macam t ipe dari kode yang dapat digunakan, menurut Jogiyanto (2009:386) sebagai berikut: a. Kode Mnemonik (Mnemonic Code) Kode mnemonik dibuat dengan dasar singkatan atau mengambil sebagian karakter dari item yang akan diwakili dengan kode ini. b. Kode Urut (Sequential Code) Kode yang nilainya urut antara satu kode dengan kode berikutnya. c. Kode Blok (Block Code) Kode ini mengklasifikasikan item ke dalam kelompok blok tertentu yang mencerminkan satu klasifikasi tertentu atas dasar pemakaian maksimum yang diharapkan d. Kode Group (Group Code) Kode yang dibentuk berdasarkan field-field dan tiap-t iap field kode mempunyai arti. e. Kode Desimal (Decimal Code) Kode ini mengklasifikasikan dalam bentuk sepuluh unit angka desimal dimulai dari angka 0 sampai dengan angka 9 atau dari 00 sampai angka 99 tergantung dari banyaknya kelompok.
BAB III ANALISA SISTEM BERJALAN
3.1. Umum Melakukan analisis terhadap sistem yang sedang berjalan bertujuan untuk mengetahui prosedur kerja yang sedang dikerjakan sebagai dasar perancangan atau perbaikan pada sistem yang lama. Dari hasil analisis dapat diketahui kelebihan dan kekurangan sistem yang lama sehingga dapat memudahkan dalam menemukan data atau fakta yang akan dijadikan bahan uji dan analisa menuju perancangan sistem yang lebih baik yang dapat memecahkan permasalahanpermasalahan yang ada di PT. Pos Indonesia (Persero) kantor cabang Pontianak. Pada saat ini proses pengiriman barang dan surat sangat sering dilakukan oleh masyarakat luas dan prosesnya berlangsung sangat cepat. Tingginya frekuwensi pengiriman barang dan surat disebabkan oleh maraknya penjualan online dan pengiriman dukumen oleh suatu perusahaan. Hal inilah yang merangsang pasar jasa pengiriman semakin berkembang. Salah satu perusahan jasa yang dikenal banyak orang adalah PT.Pos indonesia yang berdiri pada tahun 1746. Untuk mempermudah pengiriman ada pilihan paket yaitu: paket kilat khusus, paket pos kilat, paket pos biasa, paket pos jumbo, EMS (express Mail Servic), PPLN ( Paket Pos Luar Negri) RLN (Pos Tercatat) .
20
21
3.2. Tinjauan Perusahaan Keberadaan Sumber Daya Manusia mempunyai peranan yang sangat penting terhadap pencapaian tujuan perusahaan. Untuk menjaga Sumber Daya Manusia maka perusahaan harus memiliki pola pengembangan karir yang baik. Begitupun dengan PT.Pos Indonesia merupakan sebuah badan usaha milik negara (BUMN) Indonesia yang bergerak dibidang layanan pos. 3.2.1. Sejarah Perusahaan Sejarah mencatat keberadaan Pos Indonesia begitu panjang, Kantorpos pertama didirikan di Batavia (sekarang Jakarta) oleh Gubernur Jendral G.W Baro van Imhoff pada tanggal 26 Agustus 1746 dengan tujuan untuk lebih menjamin keamanan surat-surat penduduk, terutama bagi mereka yang berdagang dari kantor-kantor di luar Jawa dan bagi mereka yang datang dari dan pergi ke Negeri Belanda. Sejak itulah pelayanan pos telah lahir mengemban peran dan fungsi pelayanan kepada publik.Setelah Kantorpos Batavia didirikan, maka empat tahun kemudian didirikan Kantorpos Semarang untuk mengadakan perhubungan pos yang teratur antara kedua tempat itu dan untuk mempercepat pengirimannya. Rute perjalanan pos kala itu ialah melalui Karawang, Cirebon dan Pekalongan.Pos Indonesia telah beberapa kali mengalami perubahan status mulai dari Jawatan PTT (Post, Telegraph dan Telephone). Badan usaha yang dipimpin oleh seorang Kepala Jawatan ini operasinya tidak bersifat komersial dan fungsinya lebih diarahkan untuk mengadakan pelayanan publik. Perkembangan terus terjadi hingga statusnya menjadi Perusahaan Negara Pos dan Telekomunikasi (PN Postel). Mengamati perkembangan zaman dimana sektor
22
pos dan telekomunikasi berkembang sangat pesat, maka pada tahun 1965 berganti menjadi Perusahaan Negara Pos dan Giro (PN Pos dan Giro), dan pada tahun 1978 berubah menjadi Perum Pos dan Giro yang sejak ini ditegaskan sebagai badan usaha tunggal dalam menyelenggarakan dinas pos dan giropos baik untuk hubungan dalam maupun luar negeri. Selama 17 tahun berstatus Perum, maka pada Juni 1995 berubah menjadi Perseroan Terbatas dengan nama PT Pos Indonesia (Persero). Dengan berjalannya waktu, Pos Indonesia kini telah mampu menunjukkan kreatifitasnya
dalam
pengembangan
bidang
perposan
Indonesia
dengan
memanfaatkan insfrastruktur jejaring yang dimilikinya yang mencapai sekitar 24 ribu titik layanan yang menjangkau 100 persen kota/kabupaten, hampir 100 persen kecamatan dan 42 persen kelurahan/desa, dan 940 lokasi transmigrasi terpencil di Indonesia. Seiring dengan perkembangan informasi, komunikasi dan teknologi, jejaring Pos Indonesia sudah memiliki 3.700 Kantorpos online, serta dilengkapi elektronic mobile pos di beberapa kota besar. Semua titik merupakan rantai yang terhubung satu sama lain secara solid & terintegrasi. Sistem Kode Pos diciptakan untuk mempermudah processing kiriman pos dimana tiap jengkal daerah di Indonesia mampu diidentifikasi dengan akurat. Sumber: Website resmi PT Pos Indonesia Persero) http://www.posindonesia.co.id/
3.2.2. Struktur Organisasi Struktur organisasi adalah susunan sub-sub system dengan hubungan wewenang dan tanggung jawab. Dalam organisasi terdapat struktur yang menerapkan
23
bagaimana tugasakan dibagi. Berikut ini merupakan struktur organisasi pada Pos indonesia cabang pontianak :
Gambar 3.2.2. Struktur Organisasi Pos pontianak
24
3.3 Visi dan misi Adapun visi dan misi dari PT. Pos indonesia cabang Pontianak sebagai berikut: 1.
visi :
Menjadi raksasa logistik pos dari Timur
2.
Misi :
Menjadi aset yang berguna bagi bangsa dan negara Menjadi tempat berkarya yang menyenangkan Menjadi pilihan terbaik bagi para pelanggan
3.4. Prosedur Sistem Berjalan Sesuai dengan ruang lingkup dalam penyusunan Kuliah Kerja Praktek ini, kami akan menguraikan secara umum prosedur sistem berjalan yang meliputi 1.
Pengiriman Dimana proses pengiriman barang atau surat seorang pengirim mengirimkan barang dengan mencantumkan nama pengirim, tujuan pengirim dan alamat penerima proses ini tidaklah membutukan waktu yang lama.
2
Proses Proses meliputu input data sesuai dengan si pengirim untuk diproses menentukan jarak dan harga yang harus dibayar, semua program sudah terkomputerisasi jika semua pembayaran sudah selesai maka barang akan dikirimkan
3
Penerimaan Barang Dimana suatu barang diterima oleh pemilik barang dengan aman. Jika barang tidak diterima bisa melacak kiriman barang mengunakan no resi yg
25
dikeluarkan pos sebelumnya mengunakan Aplikasi resmi dari pos atau pun website resminya.
3.4. Diagram Alir Data (DAD) Sistem Berjalan Dari hasil analisis yang dilakukan pada PT.Pos indonesia cabang pontianak akhirnya dapat diketahui bentuk sistem secara garis besar yg sedang berjalan dalam instansi tersebut. Dapat dilihat dalam diagram sebagai berukut. 1. Diagram Konteks Dibuat untuk menggambarkan sumber serta tujuan data yang akan diproses dengan kata lain keseluruhan dengan sistem yang ada. 2. Diagram Nol Untuk menggambarkan tahap-tahap di diagram konteks. 3. Diagram Detail Diagram ini dibuat untuk menggambarkan arus data secara detail dan lebih terperinci dari tahapan proses yang ada di dalam diagram nol
pengirim
Dt.barang
Resi kiriman
1.1 rekam data barang
Diagram detil 0.1
File resi
26
Penerimaan
2.1 Pembagian jenis dan tujuan barang
Resi
barang
Advis File Advis
Diagram detail 2.0
MPC
Advis , resi
3.0 Secen barang
R7 Arsip R7
Diagram detail 3.0
R7,resi
PENGIRIMAN BARANG
27
PENGIRIMAN BARANG
pengirim
4.0 Jika terjadi kesalahan PENGIRIMAN BARANG
R7, resi
Dt.laporan
PENERIMA
Diagram detil 4.0
Data laporan
28
pengirim Dt barang
1.0 rekam data barang
file resi
Resi
file resi
resi Penerimaa n barang resi MPC Advis,Resi
Advis, Resi
2.0 Pembagian jenis dan tujuan barang
3.0 SCAN BARANG
Advis
R7 Advis
Arsip Advis
PENGIRIMAN BARANG
R7 Arsip R7 4.0 PENGIRIMAN BARANG
R7 Resi laporan
Jika Terjadi kesalahan pada kiriman
data laporan
PENERIMA
Diagram Nol
29
Dt barang
Analisa Sistem pengiriman barang
resi Penerimaa
Pengirim resi
Pt. Pos indonesia Cabang Pontianak
resi
Penerima Diagram Kontek
3.5 .Kamus Data Sistem Berjalan Kamus data dibuat berdasarkan arus data yang ada di dalam diagram Alir Data (DAD), kamus data pada sistem berjalan ini adalah sebagai berikut: 1. Resume Nama arus data
: Pengiriman Barang
Alias
: PB
Bentuk data
: Dokumen cetakan komputer
Arus data
: Pengirim – Proses 1.0 Proses 1.0 – Arsip DB Proses 2.0– Proses 2.0 Proses 2.0 – Arsip advis(pengiriman barang)
30
Proses2.0 – Proses 3.0 Proses 3.0 – Arsip R7 Proses3.0– Proses 4.0 Proses 4.0 – Penerima barang Proses 4.0 – Proses 5.0 Proses 5.0 – Database PT.POS
3.6
Penjelasan
: Untuk Pengiriman Barang
Periode
: Setiap Terjadi Pengiriman Barang
Volume
: Rata-rata perhari 20 s/d 50 surat dan barang
Spesifikasi Sistem Berjalan 1. Spesifikasi bentuk dokumen masukan dan keluaran a.
Resi Nama Dokumen
: Surat Resi
Sumber
: Pengirim
Tujuan
: Penerima
Frekuensi
: Setiap harinya dicatat langsung saat menerima Barang
Media
: Kertas
Bentuk
: Lampiran
b. Advis Nama dokumen
: Surat Advis
31
Sumber
: Penerima barang
Tujuan
: scan barang
Frekuensi
: Setiap harinya dicatat langsung saat menerima Barang
Media
: Kertas
Bentuk
: Lampiran
c. R7 Nama dokumen
: R7
Sumber
: Pengirim
Tujuan
: Penerima
Frekuensi
: Setiap harinya dicatat langsung saat menerima Barang
3.7. 1.
Media
: Kertas
Bentuk
: Lampiran
Permasalahan Dan Pemmecahan Masalah Permasalahan
Berdasarkan latar belakang di temukan diatas, maka di identifikasikan sejumlah permasalahan yang selalu ada pada sistem sebelumnya yaitu “Pengiriman dan Penerimaan surat kilat yang kadang mengalami keterlambatan kirim serta kekeliruan pengisian data pengiriman karena kedua aplikasi sistem menggunakan satu komputer”.
32
2.
Pemecahan masalah
Berdasarkan permasalahan diatas, penulis berusaha untuk menemukan pemecahan masalah yaitu:
a.
Bagaimana mengatasi pengiriman dan penerimaan surat yang kadang selalu mengalami keterlambatan karena kurangnya komputer bisa di atasi.
b.
Bagaimana kekeliruan yang biasanya terjadi akibat salah memasukan dataapengiriman surat kilat yang diterima dan yang akan dikirim karena sistem yangadigunakan memakai satu unit komputer.
BAB IV PENUTUP
IV.1 Kesimpulan Dari hasil kegiatan Kuliah kerja Praktek (KKP) yang dilakukan di Kantor Pos Kota Pontianak pada tanggal 1 Agustus 2016 sampai 1 September 2016, dapat diambil kesimpulan sebagai berikut: 1. Dalam informasi pemberian pelayanan tamu secara langsung dalam memproses keluhan dari pelanggan di Kantor Pos Kota Pontianak adalah petugas Customer Service (CS) kurang responsive karena terlalu lama membiarkan tamu menunggu dalam proses penyelesaian keluhannya. 2. Dalam menerima tamu petugas Customer Service (CS) di Kantor Pos Kota Pontianak sudah melakukan dengan sopan. Petugas Customer Service (CS) di Kantor Pos Kota Pontianak juga sudah memiliki komunikasi dan kredibilitas yang tinggi dikarenakan dalam menanyakan keperluan tamu menggunakan bahasa yang mudah dipahami. 3. Dalam kegiatan memberikan pelayanan dibagian Ekspedisi, Jasa Keuangan dan UPL sudah menerapkan Manajemen Sistem Informasi berbasis digunakannya menutupi
komputer
dalam
komputer.
Alasan
sebuah Manajemen Sistem Informasi adalah
kekurangan-kekurangan manusia dalam melakukan pengelolaan data
menjadi informasi.
Sehingga dalam kegiatan memberikan pelayanan di bagian Ekspedisi, Jasa Keuangan dan UPL pada Kantor Pos Kota Pontianak dapat berjalan sesuai dengan prinsip pelayanan publik berdasarkan Keputusan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara
33
34
Nomor
63/KEP/M.PAN/7/2003
Tahun
2003
tentang
Pedoman
Umum
Penyelenggaraan Pelayanan Umum. 4. Dalam penggunaan sarana dan prasarana seperti teknologi komputer dan printer di bagian Ekspedisi, Jasa Keuangan dan UPL adalah kurang maksimal karena masih menggunakan komputer yang lama dan belum canggih.
IV.2 Saran Saran yang kami rekomendasikan sebagai masukan bagi Kantor Pos Pontianak yaitu: 1. Menambah petugas Customer Servise (CS) agar dalam hal melayani tamu secara langsung dalam memproses keluhan dari pelanggan dapat dilakukan secara responsive dan mempunyai daya tanggap yang cepat tanpa mengantri terlalu lama. 2. Menambah ruang Customer Service (CS) dan fasilitas fisik seperti kursi dan peralatan penunjang lainnya seperti koran dan majalah agar dapat meningkatkan kualitas pelayanan di Kantor Pos. 3. Perbaikan
dan
penambahan
fasilitas
yang
dimiliki
Kantor Pos di bagian
Ekspedisi, Jasa Keuangan dan UPL seperti komputer, printer, kursi, meja yang mengalami kerusakan. 4. Menambah petugas di bagian pemasaran kerena hanya dua orang petugas saja yang melayani tamu.
35
DAFTAR PUSTAKA
Buku Panduan Penyusunan Laporan Kuliah Kerja Praktek (KKP)Program Studi Manajemen Informatika Diploma Tiga (D3). BSI Pontianak.
http://jagatsisteminformasi.blogspot.com/2013/05/pengertian-tentang-sistem-informasi.html. April 2008
http://media.kompasiana.com/buku/2013/11/07/pengertian-sistem-informasi--606067.html
DAFTAR RIWAYAT HIDUP
A.Biodata Mahasiswa Nama Lengkap
: Herman Alau
NIM
: 12143525
Tempat & Tangal Lahir
: Tapang pulau, 30 Oktober 1994
Alamat Lengkap
: Pontianak jl. M. Yamin GG. Bulan No. 6C
B.Riwayat Pendidikan Formal & Non-Formal 1. SD Negri 06 Tapang pulau, Lulusan 2006 2. SMP Negri 02 Tapang pulau, Lulusan 2009 3.SMK Amaliyah Sekadau, Lulusan 2012 C.Riwayat Pengelaman Berorganisasi/ Perkerjaan
Pontianak, 30 Desember 2016
Foto 3X4
Herman Alau
PT. POS INDONESIA (persero) KANTOR POS CABANG PONTIANAK 78000 JL.Sultan Abdurrahman No.49 Pontianak 78116- Tlp (0861)730643 E-mail : [email protected]
Surat Keterangan Selesai PKL
Dengan ini , kami yang bertandatangan di bawah ini : Nama
: SUWANDI
Nippos
: 972336291
Jabatan
: Manajer SDM
Menerangkan bahwa : Nama
: Herman Alau
Nim
: 12143525
Jurusan
: Manajemen Informatika
Telah menyelesaikan kegiatan Praktek Kerja Lapangan (PKL) di PT.Pos Pontianak 78000 terhitung mulai tanggal 1 Agustus sd 30 Agustus 2016. Selama berkerja di perusahan ini, mahasiswa yang bersangkutan telah berkerja dengan baik. Demikian Surat Keterangan PKL ini kami buat untuk dapat digunakan sebagaimana mestinya.
Pontianak, 30 Agustus 2016
