Bahan Bacaan 5 Pengelolaan Kas Kecil [PDF]

  • 0 0 0
  • Suka dengan makalah ini dan mengunduhnya? Anda bisa menerbitkan file PDF Anda sendiri secara online secara gratis dalam beberapa menit saja! Sign Up
File loading please wait...
Citation preview

MODUL ADMINISTRASI PROFESIONAL PENGELOLAAN KAS KECIL



PENYUSUN TIM WIDYAISWARA ADMINISTRASI PERKANTORAN BALAI BESAR PENGEMBANGAN PENJAMINAN MUTU PENDIDIKAN VOKASI BISNIS DAN PARIWISATA KEMENTERIAN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN



ADMINISTRASI PROFESIONAL



PENGELOLAAN KAS KECIL



KATA PENGANTAR Puji dan syukur kami panjatkan kehadirat Allah SWT atas selesainya penyusunan modul administrasi professional klaster pengelolaan kas kecil, modul ini disusun guna memfasilitasi peserta pendidikan pelatihan (Diklat) guru Sekolah Menengah Kejuruan (SMK) Kompetensi Keahlian Otomatisasi dan Tata Kelola Perkantoran (OTKP) dalam rangka peningkatan kompetensi baik secara mandiri maupun dengan moda daring atau luring. Di samping sebagai bahan pelatihan, modul ini juga berfungsi sebagai referensi dalam menjalankan tugas di sekolahnya masing-masing. Modul administrasi professional klaster Pengelolaan Kas Kecil disusun berdasarkan Skema KKNI Level IV Administrasi Profesional. Modul ini terdiri atas 11 unit kompetensi, yaitu : 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11.



Menerapkan Kerjasama dengan Kolega/Pelanggan Memproses Keluhan Pelanggan Menerapkan Etika Profesi Mengelola Kas Kecil Menyusun Cash Flow Kas Kecil Melakukan Transaksi Kas dan Non Kas Mempersiapkan Penyusunan Laporan Pajak Menangani Konflik Meminimalisir Pencurian Membuat Laporan Kas Kecil Menerapkan Prosedur K3 Perkantoran



Setiap unit kompetensi berisi tujuan pembelajaran, uraian kriteria unjuk kerja, lembar kerja, penilaian kompetensi, refleksi dan tindak lanjut. Dengan menggunakan modul ini sebagai bahan balajar mandiri, peserta diklat diharapkan dapat mengikuti pembelajaran dan mempersiapkan diri untuk mengikuti uji kompetensi keahlian (UKK) Pada kesempatan ini kami sampaikan ucapan terima kasih dan penghargaan kepada bapak Kepala BBPPMPV Bispar dan tim Manajemen serta partisipasi aktif kepada penulis, reviewer dan pihak-pihak yang terlibat. Kami menyadari bahwa modul ini masih banyak kekurangannya oleh karena itu masukan dan kritik yang bersifat konstruktif dari para pembaca dan peserta diklat yang menggunakannya untuk belajar sangat diharapkan. Penyusun,



Departemen Administrasi Perkantoran | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata



1



ADMINISTRASI PROFESIONAL



PENGELOLAAN KAS KECIL



DAFTAR ISI Kata Pengantar Daftar Isi Bab. Bab. Bab. Bab. Bab. Bab. Bab. Bab. Bab. Bab. Bab. Bab.



I II III IV V VI VII VIII IX X XI XII



Pendahuluan Kegiatan pembelajaran Kegiatan pembelajaran Kegiatan pembelajaran Kegiatan pembelajaran Kegiatan pembelajaran Kegiatan pembelajaran Kegiatan pembelajaran Kegiatan pembelajaran Kegiatan pembelajaran Kegiatan pembelajaran Kegiatan pembelajaran



1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11



Menerapkan kerjasama dengan kolega/pelanggan Memproses keluhan pelanggan Menerapkan Etika Profesi Mengelola Kas Kecil Menyusun Cash Flow Kas Kecil Melakukan Transaksi Kas dan Non Kas Mempersiapkan Penyusunan Laporan Pajak Menangani Konflik Meminimalisir Pencurian Membuat Laporan Kas Kecil Menerapkan Prosedur K3 Perkantoran



Daftar Penulis Kunci Jawaban penilaian kegiatan pembelajaran



Departemen Administrasi Perkantoran | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata



2



ADMINISTRASI PROFESIONAL



PENGELOLAAN KAS KECIL



BAB. I PENDAHULUAN A.



LATAR BELAKANG Guru dan Tenaga Kependidikan sebagai tenaga professional mempunyai fungsi, peran, dan kedudukan yang sangat penting karena itu, harus terus dikembangkan sebagai profesi yang bermartabat. Konsekuensi dari peran tersebut diperlukan pembinaan dan pengembangan keprofesian guna mendukung perannya. Salah satu upaya yang dapat dilakukan adalah melalui Pelatihan sesuai Bidang Keahlian. Salah satu fasilitas yang diperlukan dalam pelatihan adalah modul yang merupakan bahan ajar cetak yang dirancang untuk dapat dipelajari secara mandiri. Artinya, peserta dapat melakukan kegiatan belajar secara langsung. Bahasa, pola, dan sifat kelengkapan lainnya yang terdapat dalam modul ini diatur sehingga seolah-olah merupakan “bahasa pengajar”. Maka dari itulah, media ini sering disebut bahan instruksional mandiri. Pengajar tidak secara langsung memberi pelajaran atau mengajarkan dengan tatap muka, tetapi cukup dengan modul-modul ini. Modul pengelolaan Kas Kecil adalah salah satu dari enam modul yang didesain berdasarkan SKKNI Level IV Kompetensi Keahlian Administrasi Profesional. Modul ini memuat 11 unit kompetensi yang mendukung pencapaian sekaligus untuk mengikuti uji kompetensi Klaster Pengelolaan Kas Kecil.



B.



TUJUAN Melalui membaca, mengkaji informasi, berdiskusi, menjawab lembar kerja peserta diklat diharapkan mampu mengelola kas kecil yang dibutuhkan untuk mendukung pekerjaan secara bertanggung jawab.



C.



PETA KOMPETENSI Berikut ini adalah peta kompetensi Level IV Administrasi Profesional yang terdapat pada Skema KKNI.



PELAYANAN PRIMA



PRODUKSI DOKUMEN



PENGELOLAAN JADWAL KEGIATAN PIMPINAN



PENGELOLAAN ARSIP



PENGELOLAAN KAS KECIL



PENGELOLAAN PERTEMUAN/RAPAT



Departemen Administrasi Perkantoran | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata



3



ADMINISTRASI PROFESIONAL



D.



NO. 1.



PENGELOLAAN KAS KECIL



RUANG LINGKUP Ruang lingkup materi pada Modul ini adalah : Bagian pendahuluan berisi paparan tentang latar belakang, tujuan yang diharapkan dicapai setelah belajar dengan modul ini, peta kompetensi, ruang lingkup dan petunjuk penggunaan modul. Kegiatan pembelajaran 1, kegiatan pembelajaran 2, dan seterusnya berisi Tujuan, Elemen, Uraian Materi, Latihan/Kasus/Tugas, Rangkuman, Umpan Balik dan Tindak Lanjut, serta Kunci Jawaban. Bagian evaluasi yang dilengkapi kunci jawaban dengan harapan agar peserta melakukan self assesment sebagai tolak ukur untuk mengetahui keberhasilan diri sendiri dan diakhiri dengan bagian penutup. Rincian materi pada modul adalah sebagai berikut : Bab. I Pendahuluan Bab. II Kegiatan pembelajaran 1 Menerapkan kerjasama dengan kolega/pelanggan Bab. III Kegiatan pembelajaran 2 Memproses keluhan pelanggan Bab. IV Kegiatan pembelajaran 3 Menerapkan Etika Profesi Bab. V Kegiatan pembelajaran 4 Mengelola Kas Kecil Bab. VI Kegiatan pembelajaran 5 Menyusun Cash Flow Kas Kecil Bab. VII Kegiatan pembelajaran 6 Melakukan Transaksi Kas dan Non Kas Bab. VIII Kegiatan pembelajaran 7 Mempersiapkan Penyusunan Laporan Pajak Bab. IX Kegiatan pembelajaran 8 Menangani Konflik Bab. X Kegiatan pembelajaran 9 Meminimalisir Pencurian Bab. XI Kegiatan pembelajaran 10 Membuat Laporan Kas Kecil Bab. XII Kegiatan pembelajaran 11 Menerapkan Prosedur K3 Perkantoran Unit kompetensi berdasarkan SKKNI Nomor 183 Tahun 2016 Bidang Administrasi Profesional yang memuat elemen-elemen pada masing-masing unit serta lingkup materinya yang akan dipelajari sebagai berikut : UNIT KOMPETENSI



ELEMEN



Menerapkan Melakukan Kerjasama komunikasi di dengan tempat kerja Kolega/Pelanggan



KUK



MATERI



Menggunakan bahasa dan nada suara sesuai dengan kaidah bahasa dan budaya komunikasi



Menerapkan Kerjasama dengan Kolega/Pelanggan



Menggunakan tubuh



bahasa



Mengidentifikasi potensi konflik dalam komunikasi Memberikan bantuan kepada pelanggan



Mengidentifikasi kebutuhan dan tujuan pelanggan, sesuai sop organisasi Memenuhi semua kebutuhan dan permintaan yang layak dari pelanggan dalam jangka waktu yang



Departemen Administrasi Perkantoran | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata



4



ADMINISTRASI PROFESIONAL



NO.



UNIT KOMPETENSI



ELEMEN



PENGELOLAAN KAS KECIL



KUK



MATERI



tidak terlalu lama/segera Mengidentifikasi kesempatan meningkatkan pelayanan



untuk kualitas



Mengidentifikasi ketidakpuasan/keluhan pelanggan Menyampaikan keluhan kepada pihak yang sesuai dengan tingkat tanggung jawabnya Melakukan kerjasama tim



Mengidentifikasi kerja tim



tujuan



Menunjukkan kepercayaan dorongan dan rasa hormat kepada anggota tim Mengidentifikasi tugas individu prioritasnya dan batas waktu



tugasskala dalam



Memberikan bantuan kepada tim untuk memastikan pencapaian tujuan kerja yang telah ditetapkan Mencari bantuan apabila dibutuhkan dari anggota tim lainnya Menerima umpan balik dan informasi dari anggota tim lainnya Menegosiasikan kembali perubahan-perubahan tanggung jawab individu untuk memenuhi tujuan-



Departemen Administrasi Perkantoran | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata



5



ADMINISTRASI PROFESIONAL



NO.



UNIT KOMPETENSI



ELEMEN



PENGELOLAAN KAS KECIL



KUK



MATERI



tujuan pekerjaan 2.



Memproses Keluhan Pelanggan



Menerapkan prinsip-prinsip kerjasama dengan kolega dan pelanggan



Mengindentifikasi penyebab Memproses keluhan pelanggan Keluhan Pelanggan Menyediakan bantuan pelayanan kepada pelanggan didalam dan di luar organisasi Mengantisipasi kebutuhan dasar pelanggan



Mengantisipasi adanya hambatan komunikasi terhadap kolega/pelanggan



Menggunakan pengamatan secara efektif dan keterampilan mendengarkan secara aktif untuk mendapatkan dan menerjemahkan informasi baik verbal maupun non verbal Menggunakan kata-kata yang sesuai dengan SOP organisasi Memperlihatkan empati dan positif



sikap



Memberikan kesempatan pelanggan menyampaikan permasalahannya Menindaklanjuti keluhan pelanggan



Menindaklanjuti tindak lanjut permasalahan pelanggan Memberikan tanggapan diberikan terhadap keluhan Memberikan pemecahan masalah untuk kepuasan pelanggan



3.



Menerapkan Etika Profesi



Melindungi kepentingan



Menerapkan kelangsungan Menerapkan Etika pelayanan dan aliran Profesi informasi sesuai dengan



Departemen Administrasi Perkantoran | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata



6



ADMINISTRASI PROFESIONAL



NO.



UNIT KOMPETENSI



ELEMEN pelanggan



PENGELOLAAN KAS KECIL



KUK



MATERI



tuntutan kerja Menyediakan kebutuhan atas keutuhan dan keamanan informasi pada saat pribadi dan organisasi membutuhkan Menyelesaikan segera bila terjadi konflik dengan pihak yang relevan Menjaga pelanggan kerahasiaan miliknya



Menghasilkan layanan yang berkualitas



kepentingan termasuk dan hak



Menyediakan layanan yang sesuai kebutuhan operasional, keuntungan pelanggan dan atasan. Melakukan pekerjaan sesuai standar layanan sop organisasi. Menjaga proses yang berkualitas ketika mengembangkan pelayanan Memberikan layanan terbaik untuk memenuhi kebutuhan pelanggan dan atasan



Menjamin kualitas kinerja



Melakukan keterampilan, pengetahuan, dan kualifikasi kinerja Memfasilitasi pelayanan yang diberikan oleh seseorang Menyediakan informasi yang berkualitas dan sesuai standar kepada atasan dan



Departemen Administrasi Perkantoran | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata



7



ADMINISTRASI PROFESIONAL



NO.



UNIT KOMPETENSI



ELEMEN



PENGELOLAAN KAS KECIL



KUK



MATERI



pelanggan Merencanakan tahapan pekerjaan dan kemampuan untuk menyelesaikan tahapan proyek Menerapkan tanggung jawab terhadap tugas dan pekerjaan Menjaga hubungan kerja yang harmonis



Memperlakukan kolega dan karyawan secara wajar dan professional Melakukan layanan bagi kolega, pelanggan dan karyawan sesuai prosedur Meningkatkan keterampilan profesional dan pengetahuan secara berkelanjutan



4.



Mengelola Kas Kecil



Mempersiapkan Mengidentifikasi keperluan Mengelola Kas pengajuan dana kas kecil Kecil kembali Membuat pengajuan uang tunai menggunakan formulir mengikuti sop organisasi yang berlaku Mengajukan dana sesuai dengan sop organisasi yang berlaku Mendata semua transaksi sesuai dengan sop organisasi yang berlaku Menyertakan dokumen bukti-bukti pengeluaran sebelumnya bersama dengan formulir pengajuan dana Mencatat proses Mencatat penerimaan uang Departemen Administrasi Perkantoran | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata



8



ADMINISTRASI PROFESIONAL



NO.



UNIT KOMPETENSI



ELEMEN penerimaan uang



PENGELOLAAN KAS KECIL



KUK



MATERI



tunai kedalam buku kas Menindaklanjuti kesalahan dan ketidaksesuaian untuk dikoreksi Melakukan sistem pencatatan dapat secara manual atau menggunakan computer



Memonitor kondisi kas kecil



Mengeluarkan pengeluaran uang tunai sesuai dengan bukti pendukung Melakukan pembayaran hanya yang tercantum pada bukti pendukung sesuai dengan sop organisasi



Melakukan Mengidentifikasjenis pembayaran pembayaran uang tunai Mencatat dan memeriksa melalui kas kecil setiap pengeluaran dana sesuai dengan dokumen yang benar Melakukan sesuai sop



pembayaran



Mengarsipkan pembayaran 5.



Menyusun Cash Flow Kas Kecil



Mempersiapkan estimasi penerimaan dan pengeluaran dana



Mengidentifikasi dana



bukti-bukti Sumber Menyusun Cash Flow Kas Kecil



Mengidentifikasi Dokumen sumber dana dan dokumen tagihan Menyusun Data sumber dana sesuai dengan periode tagihan Mengkonfirmasi Estimasi jadwal penerimaan dana ke



Departemen Administrasi Perkantoran | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata



9



ADMINISTRASI PROFESIONAL



NO.



UNIT KOMPETENSI



ELEMEN



PENGELOLAAN KAS KECIL



KUK



MATERI



pihak terkait Menyusun Prioritas pembayaran tagihan sesuai dengan tanggal jatuh tempo Merealisasikan penerimaan dan pengeluaran dana



Menyusun data sesuai urutan tanggal invoice dan skala prioritas Melakukan jika terjadi perubahan, koordinasi dengan pihak terkait Merealisasikan penerimaan dan pengeluaran dana Membuat laporan saldo akhir untuk ditindaklanjuti



6.



Melakukan Transaksi Kas dan Non Kas



Menyiapkan transaksi



Mengidentifikasi dokumen Melakukan pendukung penerimaan dan Transaksi Kas dan pengeluaran kas dan non Non Kas kas Mempersiapkan bukti kas dan non kas



Melayani transaksi penerimaan



Menghitung kas



penerimaan



Mencatat transaksi penerimaan kas pada buku harian kas Mencatat transaksi penerimaan non kas pada buku harian memorial Mendistribusikan bukti penerimaan kas dan non kas kepada unit yang terkait



Melayani transaksi



Mengidentifikasi transaksi pengeluaran kas tunai



Departemen Administrasi Perkantoran | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata



10



ADMINISTRASI PROFESIONAL



NO.



UNIT KOMPETENSI



ELEMEN pengeluaran



PENGELOLAAN KAS KECIL



KUK



MATERI



peruntukkannya sesuai sop organisasi Menghitung kas tunai



pengeluaran



Mencatat transaksi pengeluaran kas pada buku harian kas Mencatat transaksi pengeluaran non kas pada buku harian memorial Melakukan verifikasi bukti transaksi penerimaan dan pengeluaran



Memberi nomor urut dan tanggal bukti kas dan non kas Memeriksa bukti pengeluaran kas dan non kas Memintakan verifikasi bukti pengeluaran kas dan non kas Memintakan otorisasi bukti pengeluaran kas



Melaporkan hasil kegiatan transaksi kas dan non kas



Menyiapkan format laporan Membuat laporan hasil kegiatan mutasi transaksi kas dan non kas Melaporkan laporan hasil kegiatan mutasi transaksi kas dan non kas



7.



Mempersiapkan Penyusunan Laporan Pajak



Mengumpulkan data pajak



Menentukan pengumpulan sesuai waktu



proses Mempersiapkan data yang Penyusunan Laporan Pajak



Menyortir data pajak sesuai jenis pajak Mencatat data pajak dalam



Departemen Administrasi Perkantoran | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata



11



ADMINISTRASI PROFESIONAL



NO.



UNIT KOMPETENSI



ELEMEN



PENGELOLAAN KAS KECIL



KUK



MATERI



laporan penerimaan dokumen pajak Mempersiapkan penyusunan laporan pajak



Menerima data pajak yang telah dibuat rekapitulasi dalam bentuk laporan Mengarsip/mendokumentasi data pajak sesuai peraturan perusahaan/organisasi



8.



Menangani Konflik



Melakukan pendekatan terhadap penyebab konflik.



Mengindentifikasi penyebab Menangani Konflik konflik Melakukan persuasi dengan menunjukkan bukti factual Mendengarkan pendapat untuk ditentukan permasalahan Menghindari persepsi



Melakukan kolaborasi.



Melakukan dan positif



semua dapat inti



perbedaan sikap



empati



Melakukan diskusi untuk memperluas wawasan serta mendapatkan alternatif solusi yang menumbuhkan rasa saling percaya serta hubungan yang sehat bagi kedua pihak Menghindari Kesalahpahaman (kegagalan komunikasi), perbedaan nilai, pandangan atau tujuan Menggabungkan cara pandang dan wawasan dari perspektif yang berbeda yang membawa consensus



Departemen Administrasi Perkantoran | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata



12



ADMINISTRASI PROFESIONAL



NO.



UNIT KOMPETENSI



ELEMEN



PENGELOLAAN KAS KECIL



KUK dan komitmen menghasilkan jangka panjang



MATERI untuk resolusi



Menggunakan ata-kata sesuai dengan SOP organisasi Menghindari Argumentasi 9.



Meminimalisir Pencurian



Menggunakan sistem keamanan penyimpanan secara rutin



Menggunakan sistem dan Meminimalisir prosedur keamanan Pencurian perusahaan sesuai dengan SOP organisasi Menyimpan uang kas/tunai sesuai dengan SOP organisasi Menangani perilaku pelanggan yang mencurigakan sesuai dengan sop organisasi Menangani tindakan pencurian sesuai dengan SOP organisasi Menyimpan aset fisik sesuai SOP organisasi



Meminimalisir pencurian



Melakukan tindakan tepat yang sesuai peraturan untuk mengurangi pencurian Mencocokkan kode inventaris dengan ketersediaan inventaris secara berkala sesuai peraturan Memberi pengamanan tambahan barang yang mudah dicuri sesuai peraturan



Departemen Administrasi Perkantoran | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata



13



ADMINISTRASI PROFESIONAL



NO.



UNIT KOMPETENSI



ELEMEN



PENGELOLAAN KAS KECIL



KUK



MATERI



Menjaga keamanan staf dan pihak luar sesuai SOP organisasi 10.



Membuat Laporan Kas Kecil



Menyiapkan Mengidentifikasi data Membuat Laporan keperluan transaksi sesuai dengan Kas Kecil laporan kas kecil klasifikasi menurut sop Mencatat penerimaan dan pengeluaran sesuai dengan keperluan Menyusun bukti- Mengumpulkan bukti-bukti bukti keuangan transaksi yang telah dilakukan Mengevaluasi data keuangan untuk menjamin ketetapan, kualitas dan eakuratan sesuai dengan keperluan perusahaan Mencatat saldo awal dan akhir sesuai dengan kebutuhan perusahaan Membuat laporan Mendata dokumenkegiatan kas kecil dokumen transaksi tunai dan non tunai mengikuti prosedur keamanan perusahaan Menghitung sisa uang tunai secara akurat Menghitung pembayaran secara akurat



non



bukti tunai



Menunjukkan keseimbangan nilai yang tercatat dengan semua transaksi dapat dengan akurat Membuat



data



seluruh



Departemen Administrasi Perkantoran | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata



14



ADMINISTRASI PROFESIONAL



NO.



UNIT KOMPETENSI



ELEMEN



KUK transaksi menentukan berdasarkan pendukung



11.



Menerapkan Prosedur K3 Perkantoran



PENGELOLAAN KAS KECIL



MATERI



untuk saldo kas bukti-bukti



Menjaga Mengidentifikasi peralatan Menerapkan keamanan dan tempat kerja Prosedur K3 peralatan dan Perkantoran Memeriksa seluruh kerja tempat peralatan operasional, keamanan dan masa kadaluarsanya sebelum digunakan Memastikan peralatan kerja yang berhubungan dengan listrik keamanannya sesuai sop Menggunakan peralatan sesuai petunjuk pemakaian Melakukan pemeliharaan rutin sesuai dengan buku petunjuk penggunaan peralatan Menyimpan peralatan ditempat yang sesuai dengan peraturan penyimpanan dengan kondisi siap pakai Melaporkan berdasarkan perusahaan



kerusakan ketentuan



Mengenakan perlengkapan keselamatan kerja yang sesuai untuk menghindari kecelakaan kerja Menjaga kebersihan peralatan



Memeriksa seluruh peralatan operasional, dan kebersihannya sebelum



Departemen Administrasi Perkantoran | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata



15



ADMINISTRASI PROFESIONAL



NO.



UNIT KOMPETENSI



ELEMEN tempat kerja



PENGELOLAAN KAS KECIL



KUK



MATERI



digunakan Membersihkan peralatan setelah dipakai sesuai dengan buku petunjuk penggunaan peralatan Menyiapkan bahan-bahan untuk membersihkan sesuai dengan petunjuk, persyaratan kesehatan dan keselamatan kerja Menyimpan bahan-bahan kimia sesuai dengan persyaratan kesehatan dan keselamatan kerja Membuang sampah dan kelebihan bahan kimia sesuai higienitas, keamanan serta peraturan mengenai lingkungan



Mengatasi situasi-situasi darurat



Mengidentifikasi keadaan darurat



potensi



Menangani keadaan darurat sesuai keterampilan yang dimiliki dan kewenangan yang diberikan Mencari bantuan dari rekan sejawat atau orang yang berwenang segera, bilamana diperlukan Melaporkan rincian keadaan darurat sesuai dengan aturan



Menangani Tanggap serta pro-aktif tindakan terhadap keadaan darurat pertolongan Melakukan tindakan sesuai pertama pada keterampilan dan



Departemen Administrasi Perkantoran | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata



16



ADMINISTRASI PROFESIONAL



UNIT KOMPETENSI



NO.



ELEMEN kecelakaan kantor



PENGELOLAAN KAS KECIL



KUK



MATERI



di kewenangan yang telah ditentukan dalam menghadapi keadaan darurat, sehingga dapat menentukan langkah langkah selanjutnya Mengidentifikasi fisik korban dan tanda-tanda kehidupan Menyediakan informasi dan sarana serta prasana layanan pendukung terkini (UGD) Membakukan situasi darurat yang dialami dalam bentuk laporan sesuai dengan peraturan Membuat laporan dengan jelas, akurat serta tepat waktu



E.



PETUNJUK PENGGUNAAN MODUL  Petunjuk Bagi Peserta Untuk menguasai modul secara maksimal, maka langkah-langkah yang perlu dilaksanakan antara lain: 1. Bacalah dan pahami materi yang ada pada setiap kegiatan belajar. 2. Kerjakan setiap Latihan/Kasus/Tugas yang terdapat di dalam setiap kegiatan belajar. 3. Lakukan tahapan-tahapan dalam pembelajaran. 4. Diskusikan dengan teman, fasilitator apabila ada materi yang belum dipahami. 



Petunjuk Bagi Fasilitator Dalam setiap kegiatan belajar fasilitator berperan untuk: 1. Membantu peserta dalam merencanakan proses belajar 2. Membimbing peserta dalam memahami konsep, dan menjawab pertanyaan peserta mengenai proses belajar. 3. Mengorganisasikan kegiatan belajar kelompok.



Departemen Administrasi Perkantoran | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata



17



ADMINISTRASI PROFESIONAL



PENGELOLAAN KAS KECIL



BAB. II



KEGIATAN PEMBELAJARAN 1 MENERAPKAN KERJASAMA DENGAN KOLEGA DAN PELANGGAN A.



Tujuan Pembelajaran Melalui membaca, mengkaji, berdiskusi dan mengerjakan tugas tentang Menerapkan Kerjasama dengan Kolega dan Pelanggan peserta Diklat dapat : 1. Melakukan komunikasi ditempat kerja secara komunikatif 2. Melakukan Kerjasama Tim secara proaktif 3. Memberikan Bantuan Kepada Pelanggan secara responsive



B.



Kriteria Unjuk Kerja Adapun kriteria unjuk kerja dari menerapkan kerjasama degan kolega dan pelanggan adalah: 1. Melakukan komunikasi Ditempat kerja meliputi: a. Menggunakan bahasa sesuai budaya komunikasi b. Menggunakan bahasa tubuh untuk komunikasi c. Mengidentifikasi konflik dalam komunikasi.



C.



2.



Memberikan Bantuan Kepada Pelanggan meliputi: a. Mengidentifikasi Kebutuhan dan Tujuan pelanggan b. Memenuhi kebutuhan pelanggan c. Mengidentifikasi Meningkatkan kualitas pelayanan d. Mengidentifikasi Keluhan pelanggan sesuai tingkat tanggungjawab individu e. Menyampaikan Keluhan Pelanggan Rangkuman



3.



Melakukan Kerjasama Tim meliputi: a. Mengidentifikasi Tujuan kerja tim b. Menunjukkan Kepercayaan kepada anggota tim c. Mengidentifikasi Tugas-tugas individu d. Memberikan Bantuan tim untuk Pencapaian Tujuan kerja e. Membutuhkan bantuan dari anggota tim lainnya. f. Menerima Umpan balik dari anggota tim lainnya g. Menegosiasikan Tanggung jawab individu untuk tujuan pekerjaan



Aktivitas Pembelajaran 1. Elemen 1: Melakukan Komunikasi Ditempat Kerja a. Judul Materi 1 : Menggunakan bahasa dan nada sesuai budaya komunikasi Menurut KBBI (Kamus Besar Bahasa Indonesia) pengertian prosedur adalah langkah-langkah suatu aktivitas atau kegiatan untuk menyelesaikan suatu Departemen Administrasi Perkantoran | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata



18



ADMINISTRASI PROFESIONAL



PENGELOLAAN KAS KECIL



pekerjaan. Sehingga teks prosedur singkat dapat diartikan teks yang berisi langkah-langkah singkat yang harus dilakukan untuk mencapai tujuan dan terdapat penjelasan atau keterangan dalam langkah-langkah tersebut. Teks prosedur singkat bisa ditulis hanya dengan dua atau tiga langkah langkah saja. Bahasa merupakan alat komunikasi ditempat kerja untuk menyampaikan atau menerima informasi dari orang lain, bahasa juga sebagai sarana informasi dalam pendidikan, dalam komunikasi dengan bahasa dan nada sebaiknya dilakukan dengan jelas, benar dan sopan. Secara umum bahasa Indonesia memiliki fungsi dan posisi yang sangat vital bagi bangsa Indonesia yang termasuk di dalamnya dalam kehidupan pendidikan bangsa Indonesia. Untuk dapat mengatakan seberapa penting bahasa Indonesia itu sendiri terlebih dahulu kita harus mengetahui bagaimana kedudukan dan fungsi bahasa Indonesia bagi kehidupan bangsa Indonesia a. Kedudukan dan Fungsi Bahasa Indonesia b. Ragam bahasa lisan dan tulis c. Ragam Bahasa Baku dan Tidak Baku d. Ragam Baku Tulis dan Ragam Baku Lisan e. Ragam Sosial dan Ragam Fungsional Budaya Komunikasi 1) Pengertian Budaya Menurut Koentjoroningrat, budaya adalah “segala hasil daya cipta rasa dan karya manusia yang dijadikan milik diri seseorang dalam masyarakat dengan cara belajar. (Koentjoroningrat 1988) Kebudayaan diartikan sebagai wujudnya, yaitu mencakup keseluruhan dari : (1) gagasan, (2) kelakuan; dan (3) hasil hasil kelakuan. Kata budaya dipergunakan dalam berbagai diskursus atau pembahasan dan ini dikarenakan luasnya aspek kehidupan yang di sentuh . Murdock (1978) mendeskripsikan budaya dalam tujuh puluh sembilan ragam aspek kehidupan, yang oleh Barry (1980) dikategorisasi ulang hingga dapat teringkas menjadi delapan aktivitas kehidupan. Kedelapan kategori tersebut adalah:  Karakteristik umum  Makanan dan pakaian  Rumah dan teknologi  Ekonomi dan transportasi  Aktifitas individual dan keluarga  Komunitas dan pemerintahan  Kesejahteraan, reliji dan ilmu pengetahuan  Seks dan lingkungan kehidupan Daftar katagori diatas secara jelas menunjukkan betapa kompleksnya budaya sebagai sebuah konsep. Budaya menyentuh semua aspek kehidupan. 2)



Pengertian Komuniasi



Departemen Administrasi Perkantoran | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata



19



ADMINISTRASI PROFESIONAL



PENGELOLAAN KAS KECIL



Komunikasi adalah suatu proses kegiatan penyampaian warta/pesan/informasi yang mengandung arti dari satu pihak kepada pihak lain dalam usaha untuk mendapatkan saling pengertian. Komunikasi merupakan pusat dari seluruh sikap, perilaku dan tindakan yang trampil dari manusia (communication involves both attides and skills). Unsur-unsur komunikasi  Komunikator (communicator)  Komunikan (communicatee)  Pesan (message)  Media  Respons (feedback) Proses komunikasi Proses komunikasi merupakan langkah-langkah pertukaran informasi/pesan dari komunikator kepada komunikan dengan menggunakan media dalam usaha mencapai satu pengertian. 3)



b.



Pengaruh Budaya dalam Komunikasi Komunikasi pada dasarnya tidak dapat dilepaskan dari konteks sosial budaya masyarakat penuturnya karena selain merupakan fenomena sosial, komunikasi juga merupakan fenomena budaya. Sebagai fenomena sosial, bahasa merupakan suatu bentuk perilaku sosial yang digunakan sebagai sarana komunikasi dengan melibatkan sekurangkurangnya dua orang peserta. Oleh karena itu, berbagai faktor sosial yang berlaku dalam komunikasi, seperti hubungan peran di antara peserta komunikasi, tempat komunikasi berlangsung, tujuan komunikasi, situasi komunikasi, status sosial, pendidikan, usia, dan jenis kelamin peserta komunikasi, juga berpengaruh dalam penggunaan bahasa.



Judul Materi 2 : Menggunakan Bahasa Tubuh untuk Komunikasi Bahasa Tubuh adalah komunikasi pesan nonverbal (tanpa kata-kata). Bahasa tubuh merupakan proses pertukaran pikiran dan gagasan dimana pesan yang disampaikan dapat berupa isyarat, ekspresi wajah, pandangan mata, sentuhan, artifak (lambang yang digunakan), diam, waktu, suara, serta postur dan gerakan tubuh. (Richard E. Potter dan Larry A. Samoval, Intercultural Communication, 2006:268). Ekspresi wajah menunjukkan perasaan. Postur tubuh mencerminkan kecenderungan sikap dan keadaan emosi. Gerakan anggota tubuh memperlihatkan tekanan pada apa yang ingin kita sampaikan. Fungsi Bahasa Tubuh Pesan nonverbal atau bahasa tubuh memiliki 5 (lima) fungsi sebagaimana dikemukakan Knapp, M.L. dalam Nonverbal Communication in Human Interaction, New York: Holt, Rinehart, and Winston. 1) Repetisi — Mengulang kembali gagasan yang sudah disampaikan secara verbal.



Departemen Administrasi Perkantoran | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata



20



ADMINISTRASI PROFESIONAL



2) 3) 4) 5)



PENGELOLAAN KAS KECIL



Subtitusi — Menggantikan lambang verbal. Kontradiksi — Menolak sebuah pesan verbal dengan memberikan makna lain menggunakan pesan nonverbal. Pelengkap — Melengkapi dan memperkaya pesan nonverbal. Aksentuasi — Menegaskan pesan nonverbal.



Pantangan Bahasa Tubuh Dalam literatur Komunikasi Public Speaking, ada sejumlah pantangan dalam bahasa tubuh, seperti jangan menggunakan tekanan suara atau ekpresi wajah yang bertentangan dengan kata-kata yang diucapkan dan yang memberi kesan berbeda dengan cara dipikirkan. harus mengontrolnya dengan cermat pada saat berkomunikasi dengan orang lain. Juga, ingatlah selalu bahwa bahasa tubuh yang diperlihatkan audience akan memberi tahu kita apakah sikap dalam berkomunikasi efektif atau tidak. Berikut ini adalah sejumlah contoh bahasa tubuh yang sebaiknya diterapkan dan yang sebaiknya dihindari dalam public speaking, khususnya pidato dan presentasi. 1) Bersedekap, Memberi kesan santai sekaligus angkuh. 2) Kedua tangan di samping, lurus ke bawah, Memberi kesan sigap dan, oleh karena itu, tampak enak dilihat meskipun menimbulkan juga kesan bagai “orang yang siap menerima perintah”. Sikap seperti ini sama sekali tidak dianjurkan. 3) Alis terangkat, Bagi orang yang memperhatikannya, sikap ini akan langsung menunjukkan bahwa Anda seorang yang ramah, merasa gembira akan kehadiran orang yang Anda ajak bicara, dan mengharapkan, serta menghargai respon darinya. Cobalah Anda salami seorang rekan Anda tanpa sekejap pun mengangkat alis Anda, hampir tidak mungkin, bukan? Dalam berbagai kesempatan, seperti pertemuan kecil, sikap ini sangat baik untuk menunjukkan bahwa Anda sedang mengharapkan persetujuan, pertanyaan, atau sumbangan saran dari siapa saja teman Anda berkomunikasi. Satu poin, satu kata “ya” yang diucapkan secara bersahabat, dan alis yang terangkat akan membuat pertanyaan-pertanyaan serta saran terus mengalir. 4) Jari telunjuk menyentuh ibu jari, seperti jika Anda memegang jarum, Sikap jari tangan seperti ini mengkomunikasikan seseuatu yang penting. Cara yang baik untuk menenkankan poin-poin yang lebih penting dalam presentasi Anda. Tetapi tunjukkanlah sikap ini hanya bila benarbenar diperlukan saja.Bila Anda sering menggunakkannya, kekuatan maknanya akan jadi berkurang, justru pada saat Anda ingin menyampaikan poin-poin yang lebih Anda tekankan. 5) Gerakan tangan seolah-olah memukul-mukul dengan bagian sisi telapak tangan, Menegaskan sesuatu yang mau tidak mau harus dilakukan. Coba lakukan gerakan ini sesuai dengan ritme ketika mengucapkan kata-kata ini : “Kita harus mencapai target kita sebelumbulan Juni” 6) Menganggukkan atau menggelengkan kepala, Merupakan bahasa tubuh yang terlihat jelas, demikian juga maksud yang disampaikannya. Oleh sebab itu, sikap ini pun sebaiknya dilakukan bila memang benar-benar diperlukan. Jika Anda sependapat dengan pendapat seorang



Departemen Administrasi Perkantoran | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata



21



ADMINISTRASI PROFESIONAL



PENGELOLAAN KAS KECIL



audience, Anda



7) 8)



9)



c.



cukup melakukan dua kali anggukan. Sekali untuk mendorong anggota itu menyelesaikan sarannya dan sekali lagi pada saat ia selesai menyampaikan pendapatnya, dan Anda bisa menambahkan dengan ‘ya’ atau ‘saya sependapat dengan Anda’. Terlalu sering mengangguk akan sangat menjengkelkan, apalagi dibumbui dengan ‘he-eh, he-eh…’ Mengusap-usap wajah, menggaruk-garuk kepala, mengusap-usap dagu, Harus dihindari karena menunjukkan perasaan terancam, kurang percaya diri, atau kehabisan kata-kata. Bola mata bergerak ke atas, Menunjukkan bahwa Anda sedang berkonsentrasi untuk memberikan sebuah jawaban. Anda sedang mempertimbangkan apa yang baru saja dilontarkan audience, memikirkannya, menilainya, lalu mengaitkannya dengan pokok bahasan Anda. Disertai dengan anggukan-anggukan kecil serta mimik bibir terkatup, sikap Anda itu menunjukkan bahwa Anda sedang berkonsentrasi dan menganggap serius komentar yang dilontarkan kepada Anda. Tetapi semua itu, sebenarnya berlangsung hanya selama dua detik, sebab jika lebih lama daripada waktu itu Anda akan kehilangan perhatian dan kontak mata dengan audience Mengepalkan kedua tangan di atas meja. Menunjukkan sikap Anda yang tidak bisa ditawar lagi mengenai pokok pembicaraan dan topik-topik yang sangat Anda yakini dan Anda siap mempertahankannya sekuat tenaga. Sekap ini pun disarankan ntuk dilakukan hanya bila Anda memang betul-betul harus melakukannya. Jika tidak, pengaruhnya akan melemah. (komunikasiuinbandung.info)



Judul Materi 3 : Mengidentifikasi konflik dalam komunikasi Indikator Konflik dan Solusinya Konflik adalah perjuangan mental yang disebabkan pikiran-pikiran, tindakantindakan, atau cita-cita yang berlawanan. Konflik yang kecil dapat dinyatakan dengan perasaan yang gelisah saja, tetapi konflik yang besar atau sungguhsungguh dapat berupa pertengkaran, perkelahian, bahkan peperangan Beberapa contoh manfaat dari konflik adalah sebagai berikut (Johnson,1981) . 1) Konflik dapat membuat kita sadar bahwa ada masalah yang perlu diselesaikan dalam hubungan kita dengan orang lain. 2) Konflik dapat memunculkan kesadaran dan memotivasi kita untuk melakukan berbagai perubahan dalam diri kita. 3) Konflik dapat memotivasi kita untuk segera memecahkan msalah yang selama ini tidak kita sadari dengan jelas. 4) Konflik juga bisa membuat kehidupan menjadi lebih menarik. 5) Munculnya konflik dalam ragam pendapat bisa membantu kita kearah pencapaian keputusan bersama yang lebih matang dan qualified. 6) Konflik juga dapat menghilangkan ketegangan-ketegangan kecil yang sering terjadi dan muncul dalam hubungan kita dengan orang lain. 7) Konflik juga dapat membuat diri kita sadar tentang dan bagaimana kita sebenarnya. 8) Konflik bahkan dapat menjadi sumber hiburan.



Departemen Administrasi Perkantoran | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata



22



ADMINISTRASI PROFESIONAL



9)



PENGELOLAAN KAS KECIL



Konflik dapat mengakrabkan dan memperluas hubungan.



Indikator konflik 1) Rendahnya perhatian anggota pada organisasinya. 2) Kurang tegasnya seorang pemimpin. 3) Meningkatnya ketidaksepakatan antara anggota organisasi. 4) Adanya keluh kesah, gerakan-gerakan kegelisahan, perilaku gagap, ucapan-ucapan yang ketus. sikap tidak peduli, dan suasana kerja yang tidak kondusif. 5) Timbulnya perbedaan-perbedaan antar anggota kelompok dalam mencapai tujuan yang diinginkan Cara menghindari terjadinya konflik 1) Pihak-pihak yang berkomunikasi memiliki pola pikir yang positif (positive 2) 3) 4) 5)



thinking).



Menumbuhkan saling percaya. Mempunyai sikap yang tegas. Menghindari faktor-faktor yang dapat menghambat proses komunikasi Selesaikan permasalahan-permasalahan saat ini yang berpotensi menimbulkan konflik di masa yang akan datang.



Solusi yang menyelesaikan konflik 1) Perlu keterampilan untuk membedakan yang wajar dan sehat serta terampil untuk mengelolanya 2) Menetapkan batas secara konstruktif antara yang boleh dibahas dengan yang tidak. 3) Memulai percakapan yang bermanfaat dan dapat diterima setiap pihak. 4) Mengarahkan pada batas-batas yang disepakati 5) Terampil menyatakan ketidaksetujuan tanpa ada kesan menolak gagasan pihak lain. 6) Sebaliknya, ia mampu menerima ketidaksetujuan pihak lain tanpa merasa ditolak. 7) Melihat konflik dari sudut pandang orang lain 8) Mengarahkan keputusan pada kepuasan bersama (win-win solution) d.



Lembar Kerja Lembar Kerja Elemen 1.1. Jawablah pertanyaan dibawah ini dengan benar! 1. Tuliskan etika menggunakan bahasa dan nada suara sesuai budaya komunikasi. 2. Tuliskan prosedur menggunakan bahasa tubuh untuk memperkuat komunikasi. 3. Tuliskan 3 manfaat konflik dalam komunikasi menurut Johnson 1981 Lembar Kerja Elemen 1.2. Anda sebagai resepsionis sebuah perusahaan dalam melaksanakan tugas sering berkaitan dengan pelanggan dan berkomunikasi melalui telepon. Karena itu diperlukan penguasaan berkomunikasi dalam pekerjaan tersebut.



Departemen Administrasi Perkantoran | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata



23



ADMINISTRASI PROFESIONAL



PENGELOLAAN KAS KECIL



Saat ini anda kedatangan pelanggan yang menyampaikan keluhan tentang pengiriman barang yang rusak dan menuntut agar segera ditangani. Buatlah scenario terkait masalah itu dan simulasikan serta buatlah video simulasi tersebut. Hal yang harus anda lakukan adalah : a) Gunakan bahasa dan nada suara sesuai budaya komunikasi; b) Gunakan bahasa tubuh untuk memperkuat komunikasi; c) Identifikasi potensi konflik dalam komunikasi/tuliskan keluhan pelanggan; d) Berikan informasi tambahan yang sesuai dengan kebutuhan pelanggan; e) Cari penjelasan mengenai kebutuhan pelanggan; f) Buatkan format buku tamu dan pastikan tamu mengisinya; g) Buatlah kartu tamu h) Susunlah kalimat penjelasan atas keluhan pelanggan tersebut dengan kalimat yang lugas, mudah dipahami dan memberikan solusi dari keluhan yang disampaikan pelanggan 2.



Elemen 2. Memberikan Bantuan Kepada Pelanggan a. Judul Materi 1 : Mengidentifikasi Kebutuhan dan Tujuan Pelanggan Tujuan atau Goals dari Identifikasi Kebutuhan Pelanggan (Indentifying Costumer Needs), yaitu : 1) Memastikan produk terfokus pada kebutuhan pelanggan (costumer needs) 2) Mengidentifikasi kebutuhan laten atau kebutuhan yang tersembunyi 3) Sebagai dasar dalam menetapkan spesifikasi produk 4) Membuat arsip yang merekam aktifitas dalam mengindentifikasi kebutuhan pelanggan 5) Memastikan tidak ada kebutuhan pelanggan yang bersifat kritis terlewat atau terlupakan 6) Membangun pemahaman bersama tentang kebutuhan pelanggan diantara tim pengembang Pengidentifikasian kebutuhan pelanggan adalah sebuah proses yang dimana terdiri dari lima langkah, yaitu : 1) Mengumpulkan data mentah (raw data) dari pelanggan 2) Interprestasikan atau terjemahkan data mentah kedalam istilah kebutuhan pelanggan 3) Kelompokkan kebutuhan berdasarkan hirarki (primer, sekunder, tersier) 4) Menetapkan kepentingan relatif dari kebutuhan pelanggan 5) Refleksikan dalam hasil dan proses Memahami kebutuhan pelanggan adalah bagian penting didalam memuaskan pelanggan. Jika kita tidak mengetahui kebutuhan pelanggan maka bagaimana cara kita memenuhi apa yang menjadi harapan pelanggan tersebut? Kegiatan ini sangat singkat, sederhana, langsung menuju sasaran, dan sangat mudah untuk dimengerti.



Departemen Administrasi Perkantoran | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata



24



ADMINISTRASI PROFESIONAL



PENGELOLAAN KAS KECIL



Mengetahui kebutuhan pelanggan memang tidak mudah, jika kita ingin memahami pelanggan lebih lagi, kita harus banyak menyiapkan sesuatu hal dengan baik. Pernahkan anda diperintahkan untuk duduk diposisi orang lain atau berpikir menurut kehendaknya? Apa maksudnya dari semuang ini? Apakah kita pernah bisa melihat dari sudut pandang orang lain? Dapatkah kita tahu bagaimana sedihnya kehilangan sebuah pekerjaan, sampai kita pernah mengalaminya sendiri? Jawabannya tentu saja tidak bisa.



b.



Judul Materi 2 : Memenuhi kebutuhan dan Permintaan Pelanggan. Kebutuhan Pelanggan Kebutuhan pelanggan dapat di definisikan sebagai barang atau jasa yang dibutuhkannya untuk mencapai tujuan tertentu. Pelanggan memliki kebutuhan yang berbeda tingkatannya dan pengharapan pelanggan biasanya di pengaruhi oleh nilai nilai budaya, iklan, pemasaran serta bentuk komumnikasi lain, baik dari pemasok maupun sumber-sumber lainnya. Kebutuhan pelanggan dapat ditentukan melalui wawancara, survey, perbincangan, penggalian data, atau metode-metode pengumpulan informasi lainnya. Pelanggan mungkin tak memiliki pemahaman jelas mengenai kebutuhannya. Bantuan untuk memenuhi kebutuhan dapat menjadi suatu layanan yang berharga bagi pelanggan. Pada proses ini, pengharapan dapat diatur atau disesuaikan dengan kemampuan produk atau jasa tertentu. Kebutuhan manusia adalah keadaan diamana manusia merasa tidak memiliki kepuasan dasar. Kebutuhan tidak diciptakan oleh masyarakat atau pemasar, namun sudah ada dan terukir dalam hayati kondisi manusia. Keinginan Pelanggan Keinginan adalah hasrat akan pemuas tertentu dari kebutuhan tersebut. Keinginan manusia dibentuk oleh kekuatan dan institusi social hal- hal yang umumnya diinginkan oleh seorang konsumen kepada sang penjual. Secara umum, perusahaan dapat menangani permintaan pelanggan dengan memberikan apa yang mereka inginkan, atau apa yang mereka butuhkan, atau apa yang benar-benar mereka butuhkan. 1) Sungguh-sungguh ingin di dengarkan 2) Ingin diberikan ide, inspirasi dan perspektif baru 3) Keinginan berkolaborasi 4) Mengertin apa yang menjadi kebutuhan mereka yakin 5) Mampu membantu konsumen menghindari kesalahan 6) Menyusun dan member solusi yang menarik 7) Berhubungan secara personal dengan penjual 8) Mendapatkan nilai produk yang terbaik 9) Komunikasi yang simple Permintaan Pelanggan Permintaan adalah keinginan akan sesuatu yang didukung dengan kemampuan serta kesediaan membelinya. Keinginan menjadi permintaan bila didukung dengan daya beli. Perbedaan ini bisa dijelaskan bahwa pemasar tidak menciptakan kebutuhan , kebutuhan sudah ada sebelumnya.



Departemen Administrasi Perkantoran | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata



25



ADMINISTRASI PROFESIONAL



PENGELOLAAN KAS KECIL



Faktor-Faktor yang mempengaruhi tingkat permintaan 1) Harga barang itu sendiri 2) Harga barang substitusi (pengganti) 3) Harga barang komplementer (pelengkap) 4) Jumlah pendapatan 5) Selera konsumen 6) Intensitas kebutuhan konsumen 7) Perkiraan harga di masa datang 8) Jumlah penduduk Bila ditinjau dari segi kemampuan pelanggan dalam melakukan pembeliaan suatu barang atau jasa, maka permintaan dapat dibedakan menjadi 3 jenis: 1) Permintaan potensial 2) Permintaan efektif 3) Permintaan tak terjamin Hukum permintaan akan berlaku diseluruh kalangan masyarakat, apabila memenuhi syarat-syarat sebagai berikut: 1) Barang yang sifatnya ahnya mendapatkan pujian 2) Tidak ada pengharapan (expectation) atas perubahan harga dengan drastic 3) Harga barang yang lain tetap 4) Selera (taste) pelanggan tetap Dapat disimpulkan bahwa permintaan pelanggan terhadap barang atau jasa sangat dipengaruhi oleh kondisi dan motivasi pelanggan. Dan dapat saja terjadi bahwa suatu permintaan tidak banyak dipengaruhi oleh harga yang ditawarkan atau permintaan tidak terpengaruh oleh besar kecilnya kuantitas yang ada



c.



Judul Materi 3 : Mengidentifikasi Meningkatkan kualitas pelayanan Pengertian kualitas pelayanan menurut J.Supranto (2006:226) adalah sebuah kata yang bagi penyedia jasa merupakan sesuatu yang harus dikerjakan dengan baik. Sedangkan definisi pelayanan menurut Gronroos adalah suatu aktivitas atau serangkaian aktivitas yang bersifat tidak kasat mata yang terjadi sebagai akibat adanya interaksi antara konsumen dengan karyawan atau halhal lain yang disediakan oleh perusahaan pemberi pelayanan yang dimaksud untuk memecahkan permasalahan konsumen / pelanggan (Ratminto, 2005:2). Kepuasan pelanggan dalam praktek tidak cukup hanya dengan terpenuhinya kepuasan pribadi untuk melayani konsumen yang bersangkutan tetapi juga harus diperhatikan hal-hal sebagai berikut : Pelanggan adalah orang paling penting 1) Pelanggan adalah objek yang dapat memberikan keuntungan bagi perusahaan 2) Pelanggan bukanlah lawan bicara yang perlu diajak berdebat, bila terpaksa, maka pihak yang menang haruslah pihak pelanggan 3) Pelanggan adalah raja, sekali ia kalah dalam berargumentasi maka ia akan pindah ke produk lain



Departemen Administrasi Perkantoran | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata



26



ADMINISTRASI PROFESIONAL



4) 5)



PENGELOLAAN KAS KECIL



Pelanggan adalah manusia biasa yang memiliki perasaan senang, benci, bosan, dan adakalanya mempunyai prasangka yang tidak beralasan Pelanggan dalam usaha mendapatkan pelayanan selalu ingin didahulukan, diperhatikan, dan ingin diistimewakan serta tidak ingin diremehkan begitu saja



Tujuan dan Fungsi Pelayanan Kualitas pelayanan diberikan kepada konsumen harus berfungsi untuk lebih memberikan kepuasan yang maksimal, oleh karena itu dalam rangka memberikan pelayanan harus dilakukan sesuai dengan fungsi pelayanan. Kualitas pelayanan yang diberikan oleh setiap perusahaan tentunya mempunyai tujuan. Umumnya tujuan dengan diadakannya pelayanan adalah agar konsumen merasakan adanya kepuasan dan dampaknya bagi perusahaan akan memperoleh laba maksimum.



d.



Judul Materi 4 : Mengidentifikasi Mengatasi Keluhan Pelanggan Layanan pelanggan adalah interaksi yang dilakukan oleh seseorang saat melakukan bisnis dengan sebuah perusahaan atau individu. Pengalaman ini bersifat positif atau negatif. Bisnis yang sukses melatih staf mereka untuk mengatasi keluhan pelanggan dengan cepat. Memahami Masalah a) Dengarkan masalah pelanggan. b) Berikan kesempatan pada pelanggan untuk menjelaskan masalah tanpa gangguan. c) Jangan menantang keluhan mereka. d) Tanyakan pertanyaan untuk mengklarifikasi masalah dan penyebabnya. e) Hubungkan pelanggan dengan orang lain jika diperlukan. Menyelesaikan Masalah a) Minta maaflah dengan tulus b) Berempatilah dengan masalah mereka c) Cari tahu bagaimana pelanggan ingin menyelesaikan masalah d) Yakinkan mereka bahwa masalah akan teratasi. e) Lakukan yang terbaik untuk mengatasi keluhan. f) Berterimakasihlah kepada pelanggan. g) Hubungi mereka. h) Rekam atau catatlah data interaksi pelanggan Mengatasi Keluhan Pelanggan Setelah menggunakan produk atau jasa Anda, konsumen yang puas tentunya akan memberikan ulasan positif sekaligus merekomendasikannya kepada orang lain. Sementara itu, konsumen yang merasa tidak puas tentunya akan kecewa dan memberikan keluhan. Konsumen yang kecewa ini akan menjadi masalah serius jika tidak diatasi. Mereka cenderung tidak akan membeli lagi produk atau menggunakan jasa Anda, bahkan menjelekkan bisnis Anda ke orang lain. Oleh karena itu, penting untuk mengetahui cara menangani keluhan pelanggan atau konsumen. Departemen Administrasi Perkantoran | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata



27



ADMINISTRASI PROFESIONAL



PENGELOLAAN KAS KECIL



Terima Keluhan dengan Baik Biarkan pelanggan tahu bahwa Anda memerhatikan apa yang mereka sampaikan. Akuilah jika Anda memang melakukan kesalahan. Jangan lupa untuk segera meminta maaf atas ketidaknyamanan yang telah disebabkan oleh kesalahan tersebut. Katakanlah pula bahwa Anda akan mengatasi kesalahan tersebut pada waktu yang ditentukan. Namun, jika ternyata keluhan yang disampaikan pelanggan bukan disebabkan oleh kesalahan Anda dan telah terjadi kesalahpahaman, katakan saja kepada pelanggan bahwa Anda paham bagaimana masalah tersebut bisa membuat mereka kecewa. Anda tidak setuju begitu saja terhadap apa yang dikatakan pelanggan, tetapi tetap bisa menghargai perasaan mereka. Tunjukkan Empati dan Komunikasi yang Baik Menunjukkan rasa empati kepada konsumen memberikan dua hal manfaat dalam menangani keluhan pelanggan. Pertama, sebagai standar tindakan Anda dalam membangun persepsi kepada diri Anda sendiri terhadap keluhan, Sehingga Anda akan memiliki rasa bagaimana jika Anda diposisi mereka. Kedua, sebagai persepsi diri Anda kepada konsumen. Rasa empati juga dapat memberikan cara komunikasi yang baik. Salah satu teknik komunikasi yang baik dan penuh empati adalah menggunakan teknik sandwich. Seperti namanya, teknik komunikasi sandwich adalah teknik yang menjelaskan permasalahan di tengah-tengah, dengan memberikan penjelasan empati di awal dan akhir penjelasan yang dapat membentuk komunikasi yang dapat diterima oleh konsumen. Petakan Masalah Keluhan Pelanggan Begitu mendengarkan keluhan yang disampaikan pelanggan, Anda pun bisa memahami dengan baik masalah apa yang sebetulnya dihadapi. Setelah itu, lakukan analisis secara cepat, apakah sebelumnya Anda juga pernah mendapat keluhan serupa? Jika iya, solusi apa yang dulu Anda tawarkan dan terapkan? Apakah solusi tersebut berhasil mengatasi keluhan pelanggan? Apabila berhasil, Anda bisa kembali menggunakan solusi tersebut untuk menangani keluhan yang kali ini disampaikan pelanggan. Itulah mengapa penting bagi Anda untuk mencatat setiap komplain yang masuk dan cara-cara yang Anda lakukan untuk menanganinya. Jika ada satu komplain yang terus menerus disampaikan pelanggan, jadikan hal tersebut sebagai peringatan keras bahwa Anda harus mengambil tindakan serius. Berikan Solusi Terbaik Menangani keluhan pelanggan belumlah selesai sampai Anda benar-benar menerapkan solusi yang telah Anda tawarkan. Penerapan solusi harus menjadi pengalaman yang efisien bagi pelanggan. Misalnya, pelanggan Anda menyampaikan keluhan karena server jaringan website Anda mendadak down. Pastikan pelanggan tahu bahwa Anda memahami betapa mendesaknya masalah tersebut dan Anda akan segera memperbaikinya dalam beberapa jam. Ingatlah bahwa jika sistem IT perusahaan down, bukan hanya pelanggan yang merasakan dampaknya, tetapi juga Anda. Produktivitas karyawan akan



Departemen Administrasi Perkantoran | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata



28



ADMINISTRASI PROFESIONAL



PENGELOLAAN KAS KECIL



berkurang dan berpengaruh pada performa kinerja. Dalam hal ini, komplain dari pelanggan pun dapat berfungsi sebagai “alarm” bagi bisnis Anda.



e.



f.



Judul Materi 5 : Menyampaikan keluhan pelanggan 1) Jika Pelanggan Mengeluh Pertama-tama kita harus mengerti apa yang di maksud dengan keluhan pelanggan. Keluhan pelanggan adalah ungkapan ketidakpuasan terhadap suatu produk baik berupa barang atau jasa. Tidak semua keluhan pelanggan terungkap dengan jelas. Ada juga yang berdampak langsung terhadap kinerja perusahaan tetapi biasanya dampaknya tidak langsung dirasakan. Sehingga kemampuan mendeteksi keluhan pelanggan harus dimiliki oleh perusahaan. Keluhan pelanggan merupakan indikasi atau cermin untuk memperbaiki hal-hal yang tidak sesuai dalam perusahaan. Keluhan yang terungkap biasanya berdasarkan: 2)



Tingkat kepentingan pelanggan terhadap produk dan harga produk tersebut. Pelanggan yang memiliki tingkat kepentingan yang tinggi terhadap suatu produk biasanya akan lebih mudah untuk menyampaikan komplain jika tidak puas. Pelayanan atau produk yang sama akan terasa berbeda kepentingan penggunaanya jika digunakan oleh pelanggan yang berbeda pada waktu yang berbeda. Contoh, pembelian payung oleh seorang ibu yang akan berangkat ke pasar saat hujan berbeda tingkat kepentingannya dengan pembelian payung di siang hari yang cerah oleh seorang pemuda yang ingin memberi hadiah pada kekasihnya.



3)



Perasaan sangat tidak puas. Ada pelayanan atau kualitas produk yang sangat berbeda dari harapan pelanggan. Semakin tinggi ketidakpuasan tersebut semakin besar kemungkinan pelanggan menyampaikan keluhan. Rendahnya kualitas pelayanan atau produk menjadi penyebab utama untuk keluhan jenis ini.



4)



Pelanggan mengharapkan adanya perbaikan. Ada pelanggan yang ingin menyampaikan keluhan dengan harapan akan ada perbaikan terhadap kinerja karyawan maupun kualitas produk yang dihasilkan. Biasanya komplain akan disampaikan secara jelas penyebab dan usulan solusinya. Perusahaan sangat beruntung jika mempunyai pelanggan seperti ini.



5)



Tingkat kesulitan dalam mendapat ganti kerugian. Semakin tinggi tingkat kesulitan yang dirasakan akan membuat pelanggan semakin enggan untuk menyampaikan keluhan. Contohnya, pelanggan akan enggan menyampaikan komplain karena pembelian sebotol minuman ringan



Lembar Kerja Lembar Kerja Elemen 2.1.



Departemen Administrasi Perkantoran | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata



29



ADMINISTRASI PROFESIONAL



PENGELOLAAN KAS KECIL



Jawablah pertanyaan dibawah ini dengan benar! 1. Tuliskan cara mengidentifikasi kebutuhan pelanggan 2. Tuliskan langkah-langkah memenuhi kebutuhan dan permintaan pelanggan 3. Tuliskan cara mengidentifikasi peningkatan kualitas pelayanan 4. Tuliskan cara mengidentifikasi keluhan pelanggan 5. Tuliskan langkah-langkah menyampaikan keluhan pelanggan Lembar Kerja Elemen 2.2. Anda menerima telepon dari pelanggan yang marah mengeluhkan layanan yang tidak sesuai dengan harapannya karena pengiriman barang yang salah dan terlambat. Penelpon meminta agar perusahaan tempat anda bekerja dapat memberikan solusi permasalahannya sesegera mungkin. Tugas anda saat ini adalah: a) Buatlah scenario terkait masalah tersebut, simulasikan dan videokan simulasi yang anda lakukan. b) Mengidentifikasi kebutuhan dan keluhan pelanggan/tuliskan keluhannya pelanggan c) Mengatasi keluhan pelanggan dengan ramah dan sopan d) Memberikan informasi tambahan yang sesuai dengan kebutuhan pelanggan; e) Sampaikan keluhan kepada pihak yang sesuai tingkat tanggung jawabnya f) Catat keluhan pelanggan tersebut dengan menggunakan block note dan tuliskan pesan tersebut di Lembar Pesan Telepon (LPT) 3.



Elemen 3 : Melakukan Kerjasama Tim a. Judul Materi 1 : Mengidentifikasi Tujuan kerja tim Pengertian Bekerja dalam Satu Tim Bekerja dalam satu tim adalah melakukan suatu pekerjaan dalam satu kelompok besar atau kecil untuk mencapai tujuan bersama. Dalam sebuah organisasi setiap karyawan pasti dituntut untuk saling bekerjasama tidak hanya dalam dunia kerja tapi di lingkungan sosial pun manusia diharuskan untuk bekerja sama dalam membangun sebuah peradaban yang baik. Kerjasama diyakini dapat mempermudah dan memperlancar setiap tujuan karena dengan kerjasama beban-beban kerja dapat dibagi. Kerjasama atau teamwork. Prinsip-Prinsip Bekerja dalam satu tim a) Saling menghargai b) Mempunyai komitmen dan kepentingan yang sama. c) Mengembangkan peraturan yang jelas dan transparan d) Mampu mengendalikan diri dan menjaga keseimbangan antara emosi dan pikiran e) Harus saling mendukung f) Bersikap terbuka dan saling percaya g) Produktivitas h) Selalu berkonsultasi sebelum memutuskan



Departemen Administrasi Perkantoran | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata



30



ADMINISTRASI PROFESIONAL



i)



PENGELOLAAN KAS KECIL



Evaluasi



Tujuan bekerjasama dalam tim a) Memanfaatkan potensi b) Bekerja bersama-sama c) Ada pembagian tugas, tanggung jawab, dan wewenang yang jelas dan adil d) Untuk memperlancar aktivitas e) Efisiensi Manfaat bekerja dalam satu tim a) Terciptanya persatuan dan kebersamaan b) Meringankan beban pekerjaan c) Mempercepat penyelesaian pekerjaan d) Meringankan beban biaya yang ditanggung e) Meningkatkan produktivitas f) Meningkatkan efektivitas pekerjaan g) Mendorong berkembangnya kreativitas dan inovasi h) Meningkatkan hubungan interpersonal relationship i) Meningkatkan rasa tanggung jawab j) Meningkatkan pelayanan kepada pelanggan k) Dapat memberikan manfaat finansial Karakter budaya kerja dalam tim Budaya adalah nilai-nilai yang dimiliki individu yang bermula dari adat kebiasaan, agama, norma dan kaidah yang menjadi keyakinannya Manfaat budaya kerja a) Meningkatnya disiplin. b) Terbentuk sikap kegotongroyongan. c) Menjamin hasil kerja dengan kualitas yang lebih baik. d) Membuka seluruh jaringan komunikasi. e) Adanya keterbukaan. f) Adanya kebersamaan. g) Jika menemukan kesalahan dapat cepat diperbaiki. h) Timbul rasa kekeluargaan. i) Cepat menyesuaikan diri dengan perkembangan. j) Mengurangi laporan berupa data-data dan informasi yang salah dan palsu. k) Kepuasan kerja meningkat. l) Pergaulan yang lebih akrab. m) Ingin memberikan yang terbaik bagi tim. Bentuk-bentuk tanggung jawab masing-masing tim a) Satukan visi dan misi yang ingin dicapai b) Ciptakan budaya saling percaya antaranggota tim c) Empati d) Menghormati setiap individu



Departemen Administrasi Perkantoran | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata



31



ADMINISTRASI PROFESIONAL



e) f) g) h)



PENGELOLAAN KAS KECIL



Berpikir positif Kerja sama Rela berkorban Suka tantangan dan hal baru



Hubungan internal vertikal- horizontal Hubungan internal vertikal adalah hubungan yang berlangsung secara vertikal dari atas ke bawah/bawah ke atas, antara atasan dengan bawahan. Hubungan internal horizontal adalah hubungan kerja antarkaryawan (bawahan)/antar staf. Arti dan manfaat hubungan antarpribadi (Interpersonal Relationship) Hubungan antarpribadi (interpersonal relationship) adalah hubungan baik yang terjalin antarmanusia atau hubungan antarpribadi dalam suatu lingkungan organisasi perusahaan yang berbeda latar belakang dan pengalamannya. Cara melakukan hubungan antar pribadi a) Mau mendengar dan menghargai orang lain. b) Membangun rasa percaya pada orang lain. c) Menghargai perbedaan. d) Melihat kelemahan orang lain sebagai bagian dari sukses diri sendiri dan tim. e) Terbuka atas kritik dan saran. f) Tidak memaksakan kehendak sendiri. g) Bersedia menolong dan mau ditolong orang lain. Pengembangan profesionalisme kerja a) Mau mendengar dan menghargai orang lain. b) Membangun rasa percaya pada orang lain. c) Menghargai perbedaan. d) Melihat kelemahan orang lain sebagai bagian dari sukses diri sendiri dan tim. e) Terbuka atas kritik dan saran. f) Tidak memaksakan kehendak sendiri. g) Bersedia menolong dan mau ditolong orang lain. b.



Judul Materi 2 : Menunjukkan kepercayaan kepada anggota tim Kepercayaan dan tanggungjawab adalah suatu hal mutlak yang harus dimiliki oleh semua individu dalam sebuah tim, baik sebagai pemimpin tim maupun anggota tim itu sendiri. Kepercayaan pimpinan terhadap anggotanya adalah sesuatu yang harus dibangun untuk menumbuhkan tanggungjawab anggota sebuah tim. Begitu juga sebaliknya, pimpinan harus mempunyai tanggungjawab penuh untuk menjaga kekompakan timnya sebagai akibat adanya kepercayaan antar anggota dalam sebuah tim tersebut. Buah kepercayaan dan tanggungjawab yang tumbuh dari sebuah tim menghasilkan sebuah kekompakan untuk mencapai tujuan bersama tim itu. Adakalanya pimpinan yang kurang percaya terhadap anggota melakukan semua tugas secara individu, dan merasa ekslusif dalam mengerjakan semua



Departemen Administrasi Perkantoran | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata



32



ADMINISTRASI PROFESIONAL



PENGELOLAAN KAS KECIL



tugas yang menjadi tanggung jawab semua anggota tim, sehingga dalam tim tidak ada istilah pendelegasian tugas dan wewenang. Akibatnya, anggota hanya dijadikan accecorris, kurang memahami tugas dan fungsinya sehingga tidak pernah muncul rasa tanggung jawab dalam diri masing-masing anggota tim yang mengakibatkan pula kurang mempunyai rasa memiliki, frustasi, stress, berleha-leha dalam tugas. Kepercayaan dan tanggungjawab tidak akan muncul dengan sendirinya, setidaknya memerlukan waktu untuk berdaptasi terhadap lingkungan sekitar, dan karakter masing-masing anggota tim, terlebih sebuah tim yang baru dibentuk oleh sekelompok orang yang tidak pernah mengenal satu sama lain sebelumnya. Cara membangun kepercayaan tim Salah satu aspek penting keberhasilan sebuah tim adalah pemimpin tim. Kepercayaan anggota tim kepada pemimpin tim adalah kunci awal keberhasilan tim. Kadangkala sebuah tim gagal mencapai tujuan karena ketidakpercayaan anggota tim kepada pimpinannya. Bagaimana seorang pemimpin membangun kepercayaan kepada anggotanya? Berikut adalah 10 cara yang akan membawa Anda mendapat kepercayaan tim Anda: 1) Jadilah kooperatif, Gunakan aturan emas memperlakukan orang lain sebagaimana Anda ingin diperlakukan. 2) Dengarkan dengan penuh perhatian, Perhatikan baik-baik apa yang anggota tim Anda katakan dan memberikan umpan balik verbal dan non-verbal yang baik. 3) Ajukan pertanyaan dan memverifikasi pemahaman, Diskusikan ide dan pendapat untuk membantu memecahkan masalah dan menghindari konflik akibat kesalahpahaman. Pertimbangkan perasaan pribadi. Memahami pendapat orang lain dan menangani emosi untuk lebih menerima ide-ide dan perilaku. 4) Berkomunikasi secara terbuka, Bicara tentang hal-hal secara terbuka dan menerima apa yang dikatakan orang lain. 5) Jadilah netral, Jaga pikiran tetap terbuka dan tidak terburu-buru menghakimi. 6) Jadilah handal, Lakukan apa yang Anda katakan dan tidak pernah membocorkan rahasia. 7) Mendukung kerja sama tim, Dorong satu sama lain untuk bekerja ke arah pertumbuhan pribadi dan profesioan. 8) Memiliki akuntabilitas, Jujur mengakui ketika Anda salah dan belajar dari kesalahan Anda. 9) Jangan bersikap defensif, Jangan menyerang orang lain atau menyalahkan tim dalam upaya untuk melindungi harga diri Anda. c.



Judul Materi 3 : Mengidentifikasi Tugas-tugas individu Pada dasarnya setiap orang yang bergabung dalam satu tim, mempunyai tugas dan tanggung jawab sesuai dengan jabatan, dan tugas yang diberikan. Antara lain: 1) Tugas dan tanggung jawab sebagai anggota tim antara lain sebagai berikut: a) Mengembangkan visi dan misi dari sebuah tim.



Departemen Administrasi Perkantoran | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata



33



ADMINISTRASI PROFESIONAL



PENGELOLAAN KAS KECIL



b) c) d) e) f)



Menjaga rahasia, prestise, dan nama baik tim. Taat terhadap aturan yang telah ditetapkan tim. Menjalin kerjasama yang baik dengan rekan kerja tim. Mempunyai loyalitas kepada tim. Melakukan seluruh pekerjaan yang menjadi tugasnya masingmasing dengan sungguh-sungguh dan penuh tanggung jawab. 2) Tugas dan tanggung jawab sebagai pemimpin tim antara lain sebagai berikut: a) Selalu memberikan contoh yang baik mengenai sikap, tindakan, dan perbuatan kepada bawahan. b) Selalu memotivasi dan dorongan kepada bawahan. c) Memberi perhatian dan tanggapan tentang semua persoalan yang ada dalam tim, baik berdasarkan pengamatan sendiri maupun beradasarkan laporan dari bawahan. d) Bertanggung jawab penuh terhadap semua kegiatan yang dilakukan oleh tim. Karakteristik tim a) Harus memiliki tujuan bersama yang jelas. Apapun bentuk tujuannya, usaha untuk mencapai tujuan tersebut merupakan alasan keberadaan suatu tim. b) Adanya kerjasama untuk mencapai tujuan. Kerjasama tim sangat diperlukan karena kualitas keputusan dan tingkat kreativitas yang dihasilkan oleh sebuah tim, jauh lebih baik daripada kualitas dan kreativitas yang dihasilkanoleh rata-rata individu yang bekerja sendirian. Keuntungan tim adalah adanya kekuatan kerjasama. Ciri-ciri tim yang hebat : a) dapat menciptakan hasil dengan cepat; b) kreatif; c) bijaksana; d) positif e) dan konsisten. Salah satu faktor yang membuat sebuah tim berfungsi adalah keikutsertaan seluruh anggota tim. Tujuan tim Tujuan tim dinilai baik apabila hasil yang diharapkan tidak dapat diraih oleh usaha seorang saja. Agar seluruh anggota tim mengetahui tujuan tim maka: a) Jadikan tujuan singkat, padat, jelas, pasti dan beorientasi pada tindakan. Contoh tujuan tim adalah “Menciptakan hubungan yang lebih baik antara pelanggan dan perusahaan”. Tujuan ini terlalu luas dan dapat menciptakan berbagai arti. Seluruh anggota tim harus mengartikan tujuan secara sama. Pernyataan tujuan dapat diperjelas dengan.“Mengurangi keluhan pelanggan” atau “Meningkatkan kualitas kepuasan pelanggan”.



Departemen Administrasi Perkantoran | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata



34



ADMINISTRASI PROFESIONAL



b)



c)



PENGELOLAAN KAS KECIL



Seluruh anggota tim harus mengetahui arti dari tujuan tim yang sebenarnya. Hal ini dapat dilakukan dengan menanyakan kepada tiap anggota mengenai tujuan tim. Jawaban anggota tim akanmenunjukkan apa yang sebenarnya menjadi hasil pekerjaan tim. Adanya kemungkinan keberhasilan. Tim harus percaya bahwa tujuan tersebut dapat dicapai dan merupakan hal yang tepat untuk dilakukan.



“Tujuan kita hanya dapat diraih dengan bantuan rencana yang dapat dipercaya dan bisa digunakan untuk memimpin tindakan kita dengan bersemangat. Tidak ada jalan lain untuk meraih keberhasilan” (Pablo Picasso) d.



Judul Materi 4 : Memberikan Bantuan tim untuk Pencapaian Tujuan kerja Lima Manfaat Teamwork dan Pentingnya Bekerja Dalam Tim 1) Meningkatkan Efisiensi Kerja, Masing-masing orang dalam tim mungkin memiliki pemikiran yang berbeda-beda. Namun, setiap orang harus sepakat dalam hubungan kerja. Tim kerja harus memahami target dalam kelompok dan memiliki satu visi yang sama dalam bekerja. Jika terjalin kerja sama yang baik, efisiensi kerja jadi meningkat. Setiap orang akan menjalankan fungsinya secara bersamaan sesuai tanggung jawab masing-masing, sehingga pekerjaan yang menumpuk dapat cepat dibereskan. 2)



Memiliki Banyak Ide Kreatif, Jika Anda selalu bekerja sendirian, pikiran Anda akan lama berkembang. Saat pikiran Anda buntu, Anda tidak akan bisa menemukan ide yang kreatif dan inovatif. Berbeda jika Anda bekerja dalam tim, Anda dapat saling berkomunikasi untuk bertukar pikiran. Kreativitas pun akan terbangun karena terdapat diskusi untuk membahas berbagai gagasan yang menarik. Anda bisa mendapatkan ide terbaik dan akhirnya menciptakan solusi yang optimal secara bersama-sama.



3)



Beban Kerja Jadi Lebih Ringan, Banyak hal yang dapat dikerjakan jika dilakukan bersama-sama. Suatu pekerjaan besar akan terasa mudah jika dikerjakan oleh beberapa orang. Meski setiap orang memiliki tugas masing-masing sesuai delegasi yang dibagikan oleh atasan, semuanya akan saling melengkapi untuk mencapai tujuan bersama. Enaknya memiliki tim, Anda bisa membagikan beban kerja Anda dan juga memberikan bantuan pada anggota tim lainnya. Semua orang akan saling tolong-menolong dan belajar untuk tidak memperhatikan kepentingan pribadi, tetapi mengutamakan kepentingan bersama.



4)



Saling Menguatkan di Masa Sulit, Setiap anggota tim memiliki peran masing-masing. Namun, semuanya saling mendukung dan melengkapi dengan visi yang sama. Terutama pada masa-masa sulit, manfaat teamwork akan sangat terasa karena Anda bisa mengandalkan satu sama lain dan juga saling menguatkan. Bandingkan jika Anda hanya



Departemen Administrasi Perkantoran | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata



35



ADMINISTRASI PROFESIONAL



PENGELOLAAN KAS KECIL



bekerja sendiri. Anda akan kewalahan dalam menyelesaikan pekerjaan. Anda pun akan mengambil keputusan yang salah di saat stres melanda, karena tidak ada orang yang bisa diajak berdiskusi untuk mengatasi masalah. 5)



e.



Memajukan Perusahaan, Kolaborasi dalam tim akan berdampak terhadap kemajuan perusahaan. Produktivitas kerja akan meningkat karena setiap orang memiliki kesempatan yang sama untuk berpartisipasi dalam pekerjaan, sesuai dengan keterampilan masingmasing. Pastinya, sebuah proyek yang dikerjakan bersama akan cepat selesai. Proyek lain yang menanti pun bisa siap untuk dikerjakan. Target perusahaan akan cepat tercapai dengan adanya kualitas tim kerja yang saling mendukung. Nah, itulah manfaat teamwork bagi diri sendiri dan perusahaan. Namun, manfaat tersebut baru dapat Anda rasakan jika Anda memiliki tim kerja yang kompak dan sehati untuk mencapai tujuan yang sama. Hindari ego masing-masing dan hargai kepentingan bersama. Dengan begitu, semua pekerjaan dapat selesai dengan maksimal dalam waktu yang cepat dan memenuhi target perusahaan sesuai dengan harapan. Judul Materi 5 : Membutuhkan bantuan dari anggota tim lainnya. Meminta tolong bisa terasa sangat berat, bahkan untuk hal-hal kecil. Meminta bantuan dipandang sebagai ketidaksempurnaan sehingga membuat seseorang bisa merasa lemah atau tidak mampu. Akan tetapi, meminta bantuan itu penting. Banyak masalah dalam hidup tidak bisa dihadapi sendirian - hidup kita tidak selama itu untuk bisa belajar cara melakukan sesuatu sendirian. Entah Anda mencari sedikit bantuan dalam mengerjakan tugas dari sekolah atau sedang mencari pengobatan untuk sebuah penyakit yang serius, meminta tolong adalah langkah pertama menuju kemajuan yang positif. Mari kita mulai dengan Langkah 1 di bawah atau coba lihat beberapa seksi yang disebutkan di atas untuk saran yang lebih spesifik lagi. 1)



Menerima Fakta Bahwa Anda Butuh Bantuan Katakan pada diri sendiri bahwa Anda butuh bantuan. coba tanyakan beberapa pertanyaan berikut kepada diri sendiri. Jika Anda menjawab "ya", sepertinya Anda butuh bantuan. a) "Apakah saya sudah mencoba memecahkan masalah ini tetapi tidak berhasil?" b) "Apakah saya tidak tahu langkah berikut apa yang harus diambil?" c) "Apakah saya khawatir dengan apa yang akan terjadi?" d) "Apakah hal-hal buruk akan terjadi jika saya tidak memecahkan masalah ini?"



2)



Coba cari tahu apa yang membuat Anda memerlukan bantuan. Tanyakan pertanyaan berikut kepada diri Anda: a) "Pada titik apa dalam proses ini saat saya pertama kali mengalami kesulitan?" b) "Kapan saya paling frustrasi?" c) "Apakah ada bagian dalam proses ini yang saya takuti?"



Departemen Administrasi Perkantoran | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata



36



ADMINISTRASI PROFESIONAL



PENGELOLAAN KAS KECIL



3)



Cari seseorang yang bisa membantu. Contohnya, jika Anda merasa Anda membutuhkan bantuan untuk membuat tubuh menjadi bugar, meminta salah satu teman untuk menjadi teman olahraga sekaligus mencari pelatih di pusat kebugaran bisa Anda lakukan. a) Jangan meminta bantuan kepada seseorang yang menybalkan kecuali dia satu-satunya pilihan. Sebaiknya Anda tidak membuang waktu dengan meminta bantuan dari seseorang yang bisa membuat Anda merasa bodoh. b) Jika Anda membutuhkan bantuan terkait masalah emosi, Anda bisa mencoba bicara kepada seorang teman yang sangat dekat, pasangan Anda, atau salah satu anggota keluarga, walaupun mereka tidak memiliki kualifikasi khusus. c) Jika masalah yang Anda hadapi itu serius atau Anda merasa bahwa Anda tidak bisa meminta bantuan dari seseorang yang dekat dengan Anda, bicarakan masalah ini kepada seorang psikiater atau psikolog. Para ahli ini ada untuk membantu orang yang normal dan waras seperti Anda - Anda tidak sakit jiwa hanya karena berbicara kepada seorang ahli mengenai masalah Anda.



4)



Jaga citra diri yang positif. Meminta bantuan bukanlah alasan untuk merasa lemah, tidak mampu, atau bodoh. Ingatlah bahwa meminta bantuan saat Anda membutuhkannya merupakan pertanda "kekuatan", bukannya "kelemahan". Meminta Bantuan 1) Telan rasa gengsi Anda. 2) Minta bantuan. 3) Pergi ke tempat lain untuk memecahkan masalah. 4) Perhatikan dan simak orang yang membantu Anda. Menerima Bantuan dengan Sopan 1) Mengatakan terima kasih. 2) Ingat saran orang yang membantu Anda. 3) Coba untuk memecahkan masalah itu sendiri. 4) Jangan takut untuk meminta tolong lagi. Tips



1) 2) 3) 4) 5)



Jangan merasa tidak enak setelah itu. Hargai bantuan yang diberikan dengan ucapan "Terima Kasih." Sadari bahwa orang lain juga membutuhkan bantuan. Terima bahwa semua orang punya masalah. Dan Anda membutuhkan bantuan untuk memecahkan masalah Anda. Jika orang yang diminta bantuan tidak langsung menanggapi, jangan langsung berkata "Halo?" atau "Saya butuh bantuan sekarang!" karena dia akan enggan untuk membantu Anda.



Departemen Administrasi Perkantoran | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata



37



ADMINISTRASI PROFESIONAL



6) 7) 8)



PENGELOLAAN KAS KECIL



Perhatikan sekeliling Anda sehingga anda bisa memanfaatkan situasi semaksimum mungkin. Jaga kesopanan dalam bersikap dan hindari sikap yang menyebalkan. Minta maaf atas ketidaknyamanan yang timbul kepada orang yang membantu Anda. Mulailah dengan meminta tolong kepada orang yang dekat dengan Anda (teman, keluarga, dan sebagainya).



Peringatan 1) Hindari meminta bantuan kepada siapa pun yang terlihat tidak bisa dipercaya. Kebanyakan orang tidak berbahaya, tetapi ada beberapa yang berbahaya. Ini berlaku kepada siapa saja, tidak hanya orang-orang yang terlihat mencurigakan. 2) Jika masalah yang dihadapi berupa masalah kesehatan orang lain yang genting, hubungi petugas kesehatan darurat sebelum mencari orang lain untuk membantu. 3) Tergantung masalahnya, jangan coba untuk memecahkannya sendirian jika ada risiko cedera atau ada batasan waktu. 4) Jika ini masalah darurat kesehatan, pergilah ke klinik atau rumah sakit terdekat dan cari orang yang bisa mengantar anda jika memang diperlukan. f.



Judul Materi 6 : Menerima Umpan balik dari anggota tim lainnya Pentingnya umpan balik dari anggota tim dapat mengetahui berbagai temuan dan menghasilkan identifikasi berbagai implikasi temuan-temuan kuisioner. Cara dalam melakukan perolehan umpan balik adalah dengan melakukan survei, survei di dalam umpan balik digunakan untuk mengkaji hal-hal yang berkaitan dengan sikap para anggota organisasi, termasuk upaya menemukan kesenjangan atau perbedaan persepsi para anggota dan menyelesaikan permasalahan Keterlibatan Manajemen puncak dalam perencanaan dari kuisioner yang akan digunakan dalam survei dimana setiap orang dalam organisasi dapat berperan serta dalam survei yang diselenggarakan atau dapat pula terbatas hanya pada partisipasi para anggota suatu kelompok kerja tertentu yang terdiri dari seorang manajer dan para karyawan yang menjadi bawahan langsung, biasanya dalam bentuk Kuisioner, dimana langkah-langkah kuisioner tersebut sbb ; Menggali pendapat dan memberikan pertanyaan-pertanyaan yang relevan mengenai perusahaan Mengisi kuisioner, menanyakan persepsi dan sikap karyawan. Kuisioner sebagai instrumen survei disebarluaskan oleh konsultan PO kepada semua anggota organisasi, atau dengan kata lain konsultan PO dapat mengumpulkan data dari kuisioner yang ditabulasikan bersama data sejenis dalam bentuk unit tertentu, kemudian dengan data yang diperoleh dari semua responden dalam seluruh organisasi. Pengolahan data dari hasil kuisioner, dan hasilnya diumpan balikkan kepada tim atau satuan-satuan kerja dalam seluruh jajaran organisasi. Biasanya



Departemen Administrasi Perkantoran | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata



38



ADMINISTRASI PROFESIONAL



PENGELOLAAN KAS KECIL



penyebarluasan hasil olahan tersebut dimulai kepada manajemen puncak dan berlanjut sampai semua dalam organisasi menerimanya. “Efek Air Terjun.”Setelah menerima umpan balik dalam bentuk data tersebut, kemudian setiap manajer mengadakan pertemuan dengan para bawahan langsungnya, untuk mendiskusikan substansi umpan balik tersebut Dikutip dari: Teori Pengembangan Organisasi: Prof. Dr. Sondang P. Siagian, MPA g.



Judul Materi 7 : Menegosiasikan tanggung jawab individu untuk tujuan pekerjaan Pengertian tanggung jawab Tanggung jawab menurut kamus umum Bahasa Indonesia adalah keadaan wajib menanggung segala sesuatunya. Sehingga bertanggung jawab menurut kamus umum bahasa Indonesia adalah berkewajiban menanggung, memikul jawab, menanggung segala sesuatunya, atau memberikan jawab dan menaggung akibatnya. Tanggung jawab adalah kesadaran manusia akan tingkah laku atau perbuatannya yang disengaja maupun tidak disengaja. Tanggung jawab juga berarti berbuat sebagai perwujudan kesadaran akan kewajibannya. Jenis-jenis tanggung jawab Manusia itu berjuang adalah memenuhi keperluannya sendiri atau untuk keperluan pihak lain. Untuk itu ia menghadapi manusia lain dalam masyarakat atau menghadapi lingkungan alam. Dalam usahanya itu manusia juga menyadari bahwa ada kekuatan lain yang ikut menentukan, yaitu kekuasaan Tuhan. Dengan demikian tanggung jawab itu dapat dibedakan menurut keadaan manusia atau hubungan yang dibuatnya, atas dasar ini, lalu dikenal beberapa jenis tanggung jawab. Tanggung jawab terhadap diri sendiri Tanggung jawab terhadap diri sendiri menentukan kesadaran setiap orang untuk memenuhi kewajibannya sendiri dalam mengembangkan kepribadian sebagai manusia pribadi. Dengan demikian bisa memecahkan masalahmasalah kemanusiaan mengenai dirinya sendiri menurur sifat dasarnya manusia adalah mahluk bermoral, tetapi manusia juga pribadi. Karena merupakan seorang pribasi maka manusia mempunyai pendapat sendiri, perasaan sendiri, berangan-angan sendiri. Sebagai perwujudan dari pendapat, perasaan dan angan-angan itu manusia berbuat dan bertindak. Dalam hal ini manusia tidak luput dari kesalahan, kekeliruan, baik yang sengaja maupun yang tidak. Misalnya sebagai seorang pelajar kita haruslah mengerti dan menyadari posisi kita untuk senantiasa belajar dan mengerjakan segala pekerjaan rumah dengan penuh dedikasi, karena hal-hal seperti itulah yang akan mempengaruhi kesuksesan kita sendiri pada akhirnya. Hal-hal tersebut tidak ada kaitannya sama sekali dengan orang lain, karena yang menentukan jalan hidup kita, masa depan kita adalah kita sendiri. Tanggung jawab terhadap keluarga



Departemen Administrasi Perkantoran | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata



39



ADMINISTRASI PROFESIONAL



PENGELOLAAN KAS KECIL



Keluarga merupakan masyarakat kecil. Keluarga terdiri dari suami, ister, ayah, ibu anak-anak, dan juga orang lain yang menjadi anggota keluarga. Tiap anggota keluarga wajib bertanggung jawab kepada keluarga. Tanggung jawab ini menyangkut nama baik keluarga. Tetapi tanggung jawab juga merupakan kesejahteraan, keselamatan dan kehidupan. Misalnya seorang anak memiliki tanggung jawab kepada keluarganya untuk selalu menjaga dan melindungi nama baik keluarganya setiap saat dengan cara bertindak dan berperilaku dengan sopan dan santun sesuai dengan aturan yang ada dalam masyarakat dan tidak melanggar aturan-aturan tersebut Ada beberapa jenis pekerja yaitu: a) Workaholic yaitu orang yang kecanduan kerja, sangat terikat pada pekerjaan dan tidak bisa berhenti bekerja b) Workshy yaitu orang yang malas bekerja, tidak mau melakukan pekerjaan, dan pekerjaan sesuatu yang menjijikan. c) Work Tolerant yaitu orang yang bekerja sesedikit mungkin untuk mendapatkan hasil yang maksimum dan memandang pekerjaan sebagai sesuatu yang tidak disenangi tetapi harus dilakukan. Menurut Benneth di dalam http://dhimaskasep.files.wordpress.com, orientasi manusia dalam bekerja adalah sebagai berikut: a) Orientasi Ekonomi (Instrumental) yaitu pekerja memandang pekerjaan dari sudut uang yang didapat. b) Orientasi Sosial (Relasional) yaitu pekerajaan sebagai suatu lingkungan sosial yang didominasi oleh hubungan interpersonal/ loyalitas personal c) Orientasi Psikologis (Personal) yaitu pekerja mengembangkan diri dan memenuhi kebutuhannya dari pekerjaan yang dilakukan. Selanjutnya, Dr. May Smith di dalam Anogara (2009 : 12) menyatakan bahwa “tujuan kerja adalah untuk hidup”. Dengan demikian, mereka yang menukarkan kegiatan fisik atau kegiatan otak dengan sarana kebutuhan hidup, berarti bekerja. h.



Lembar Kerja Lembar Kerja Elemen 3.1 Jawablah pertanyaan dibawah ini dengan benar! 1. Tuliskan cara mengidentifikasi tujuan kerja tim 2. Tuliskan langkah-langkah menunjukkan kepercayaan kepada anggota tim 3. Tuliskan tugas dan tanggungjawab anggota tim 4. Tuliskan langkah-langkah memberikan bantuan kepada tim untuk pencapaian tujuan kerja 5. Tuliskan langkah-langkah membutuhkan bantuan dari anggota tim lainnya 6. Tuliskan langkah-langkah menerima umpan balik dan informasi dari anggota tim lainya Lembar Kerja Elemen 3.2.



Departemen Administrasi Perkantoran | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata



40



ADMINISTRASI PROFESIONAL



PENGELOLAAN KAS KECIL



Perusahaan akan mengadakan kegiatan seminar yang akan dihadiri oleh beberapa orang. Untuk itu, diperlukan suatu tim kerja terdiri dari beberapa orang yang akan mengurus kegiatan tersebut dari persiapan, pelaksanaan hingga pelaporan. Maka diperlukan kerjasama tim yang kompak untuk melayani dan komplin dari peserta seminar, Tetapi, pada tahap pelaksanaan, salah satu anggota tim berhalangan hadir yang menyebabkan kegiatan tidak berjalan sesuai dengan rencana. Buatlah sebuah skenario rapat mengenai persiapan seminar dengan melibatkan beberapa orang. Saudara berperan sebagai ketua tim yang memimpin rapat dan beberapa rekan Saudara berperan sebagai notulis (1 orang) dan anggota tim (3 orang). Dalam persiapan rapat tersebut Saudara dan rekan-rekan terlebih dahulu harus melakukan: 1) Identifikasikan tujuan kerja tim 2) Tunjukkan kepercayaan, dorongan dan rasa hormat kepada anggota tim 3) Identifikasikan tugas-tugas individu, skala prioritasnya dan dalam batas waktu 4) Berikan bantuan kepada tim untuk memastikan pencapaian tujuan kerja yang telah ditetapkan 5) Cari bantuan apabila dibutuhkan dari anggota tim lainnya 6) Terima umpan balik dan informasi dari anggota tim lainnya! 7) Negosiasikan perubahan-perubahan tanggung jawab individu dinegosiasikan kembali untuk memenuhi tujuan-tujuan pekerjaan 8) Buatkan surat undangan (siapa pembicara dan moderator) 9) Buatkan daftar hadir 10) Buatkan jadwal seminar 11) Buatkan notulen rapat 12) Buatlah scenario rapat, simulasikan dan videokan, serta kirim hasil tersebut sesuai petunjuk fasilitator. D.



Rangkuman Kegiatan pembelajaran 1, yaitu : menerapkan kerjasama degan kolega dan pelanggan terdiri atas elemen dan KUK sebagai berikut : 1. Melakukan komunikasi Ditempat kerja meliputi: a. Menggunakan bahasa sesuai budaya komunikasi b. Menggunakan bahasa tubuh untuk komunikasi c. Mengidentifikasi konflik dalam komunikasi. 2.



Memberikan Bantuan Kepada Pelanggan meliputi: a. Mengidentifikasi Kebutuhan dan Tujuan pelanggan b. Memenuhi kebutuhan pelanggan c. Mengidentifikasi Meningkatkan kualitas pelayanan d. Mengidentifikasi Keluhan pelanggan sesuai tingkat tanggungjawab individu e. Menyampaikan Keluhan Pelanggan Rangkuman



3.



Melakukan Kerjasama Tim meliputi: a. Mengidentifikasi Tujuan kerja tim



Departemen Administrasi Perkantoran | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata



41



ADMINISTRASI PROFESIONAL



b. c. d. e. f. g. E.



PENGELOLAAN KAS KECIL



Menunjukkan Kepercayaan kepada anggota tim Mengidentifikasi Tugas-tugas individu Memberikan Bantuan tim untuk Pencapaian Tujuan kerja Membutuhkan bantuan dari anggota tim lainnya. Menerima Umpan balik dari anggota tim lainnya Menegosiasikan Tanggung jawab individu untuk tujuan pekerjaan



Evaluasi Bagian 1: Tes Tertulis Pilihan Ganda Pilih jawaban yang paling tepat. 1.



Bahasa dan nada suara yang digunakan menerima tamu untuk komunikasi ditempat kerja adalah …. A. ragam bahasa baku B. ragam bahasa lisan C. ragam bahasa tulis D. ragam bahasa tidak baku



2.



Bahasa yang digunakan untuk memperkuat komunikasi adalah …. A. bahasa tubuh B. bahasa lisan C. bahasa isyarat D. bahasa ekspresi



3.



Komunikasi yang digunakan ditempat kerja supaya tidak menimbulkan konflik adalah …. A. pelan komunikasi B. keras komunikasi C. etika komunikasi D. menyinggung perasaan



4.



Langkah-langkah identifikasi kebutuhan pelanggan adalah... A. tidak dievaluasi B. menggunakan data mentah C. meniadakan kebutuhan pelanggan D. kelompokkan kebutuhan berdasarkan hirarki (primer, sekunder, tersier)



5.



Hukum permintaan akan berlaku diseluruh kalangan masyarakat, apabila memenuhi syarat-syarat. Syarat yang dimaksud adalah …. A. barang yang sifatnya biasa tidak mendapatkan pujian B. tidak ada pengharapan atas perubahan harga dengan drastis C. harga barang yang lain tidak tetap D. selera (taste) pelanggan tidak tetap



6.



Hal yang paling utama dilakukan untuk meningkatkan kualitas pelayanan kepada pelanggan adalah …. A. ketepatan B. kesiapan



Departemen Administrasi Perkantoran | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata



42



ADMINISTRASI PROFESIONAL



PENGELOLAAN KAS KECIL



C. D.



kenyamanan pelayanan



7.



Cara A. B. C. D.



mengatasi keluhan pelanggan adalah …. mengetahui masalah menjanjikan kepelanggan memahami masalah komunikasi kepelanggan



8.



Ungkapan ketidakpuasan terhadap suatu produk baik berupa barang atau jasa merupakan pengertian dari …. A. kepuasan pelanggan B. keluhan pelanggan C. pelayanan pelanggan D. kualitas pelayanan



9.



Manfaat teamwork atau bekerja dalam tim adalah A. meningkatkan efisiensi kerja B. menimbulkan ide terbatas C. beban kerja menjadi berat D. persaingan antar anggota



10.



Cara A. B. C. D.



11.



Setiap tim kerja memiliki prioritas dan batas waktu. Agar prioritas tersebut tercapai dalam batas waktu yang ditentukan, maka tim harus .... A. diberi jadwal B. tunggu perintah C. bekerjasama D. memiliki target



12.



Langkah yang tepat memberikan bantuan kepada tim untuk mencapai tujuan adalah dengan cara... A. teamwork B. individu C. dua tim D. tiga tim



13.



Apabila sebuah teamwork membutuhkan bantuan, maka dapat dicari dari anggota tim lainnya. Dalam ilmu komunikasi, kegiatan tersebut adalah …. A. kesadaran B. negoisasi C. kerjasama D. mandiri



yang tepat untuk membangun rasa kepercayaan dalam tim adalah tim bebas tim mandiri bekerja sendiri tim diberi tanggungjawab



Departemen Administrasi Perkantoran | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata



43



ADMINISTRASI PROFESIONAL



PENGELOLAAN KAS KECIL



14.



Langkah yang dilakukan untuk menerima umpan balik dan informasi dari anggota tim lainnya adalah …. A. survey dan kuisioner B. tanggapan C. data D. saran



15.



Menanamkan rasa tanggungjawab individu untuk memenuhi tujuan pekerjaan adalah …. A. mandiri B. percaya diri C. kesadaran manusia D. tergantung pimpinan



Bagian 2: Praktik-Demonstrasi Demonstrasikan dan dokumentasikan dalam bentuk video singkat maksimal 20 MB dan berdurasi maksimal 5 menit skenario berikut ini : Seorang pembantu pimpinan sedang menerima tamu yang datang untuk menyampaikan proposal kerjasama dalam kegiatan usaha dengan penawaran keuntungan yang besar. Akan tetapi, pimpinan sedang tidak berada di tempat. Sebelum pimpinan keluar kantor, beliau menginstruksikan bahwa jika tamu tersebut datang agar dipersilahkan ke ruang rapat untuk membicarakan kerja sama tersebut dengan tim pemasaran. Pada saat yang bersamaan, telepon masuk dari pelanggan yang mengeluhkan layanan yang diterimanya beberapa hari yang lalu. Bagaimana seharusnya sikap dan tindakan sekretaris tersebut? Untuk menyelesaikan tugas, ikuti instruksi di bawah ini: 1. Gunakan bahasa dan nada suara sesuai budaya komunikasi. 2. Gunakan bahasa tubuh untuk memperkuat komunikasi. 3. Identifikasi potensi konflik dalam komunikasi. 4. Identifikasi kebutuhan dan tujuan pelanggan. 5. Penuhi kebutuhan dan permintaan pelanggan. 6. Identifikasi kesempatan untuk meningkatkan kualitas pelayanan. 7. Identifikasi mengatasi keluhan pelanggan. 8. Sampaikan keluhan kepada pihak yang sesuai dengan tingkat tanggung jawabnya. 9. Identifikasi tujuan kerja tim. 10. Tunjukkan kepercayaan, dorongan dan rasa hormat kepada anggota tim. 11. Identifikasikan tugas-tugas individu, skala prioritasnya dan dalam batas waktu. 12. Berikan bantuan kepada tim untuk memastikan pencapaian tujuan kerja. 13. Cari bantuan apabila dibutuhkan dari anggota tim lainnya. 14. Terima umpan balik dan informasi dari anggota tim lainnya. 15. Negosiasikan tanggung jawab individu untuk tujuan pekerjaan. D.



Refleksi dan Tindak Lanjut 1. Apa yang telah Saudara pelajari dari kegiatan pembelajaran ini? 2. Apa pendapat Saudara tentang materi pada kegiatan pembelajaran ini?



Departemen Administrasi Perkantoran | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata



44



ADMINISTRASI PROFESIONAL



3. 4.



PENGELOLAAN KAS KECIL



Apakah penugasan pada lembar kerja pada kegiatan pembelajaran ini meningkatkan keterampilan, pengetahuan, dan sikap kerja Saudara pada kompetensi Menerapkan kerjasama dengan kolega dan pelnggan? Apa yang akan Saudara lakukan untuk mempertahankan dan memelihara kemampuan Saudara pada kompetensi ini di tempat Saudara bekerja?



BAB. III KEGIATAN PEMBELAJARAN 2 MEMPROSES KELUHAN PELANGGAN A.



Tujuan Pembelajaran Setelah mempelajari modul Memproses Keluhan Pelanggan ini, melalui membaca dan kerja kelompok, peserta diharapkan dapat : 1. Menerapkan prinsip-prinsip kerjasama dengan kolega dan pelanggan secara responsif dalam melakukan tugas dan tanggung jawab. 2. Mengantisipasi adanya hambatan komunikasi terhadap kolega/pelanggan dengan cara empati. 3. Menindaklanjuti keluhan pelanggan secara responsif dalam melakukan tugas dan tanggung jawab.



B.



Kriteria Unjuk Kerja Adapun kriteria unjuk kerja dari memenuhi kebutuhan pelanggan ini adalah: 1. Menerapkan prinsip-prinsip kerjasama dengan kolega dan pelanggan. a. Mengindentifikasi penyebab keluhan pelanggan. b. Menyediakan bantuan pelayanan kepada pelanggan didalam dan di luar organisasi. c. Mengantisipasi kebutuhan dasar pelanggan. 2.



Mengantisipasi adanya hambatan komunikasi terhadap kolega/pelanggan.



Departemen Administrasi Perkantoran | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata



45



ADMINISTRASI PROFESIONAL



a. b. c. d. 3.



C.



PENGELOLAAN KAS KECIL



Menggunakan pengamatan secara efektif dan keterampilan mendengarkan secara aktif untuk mendapatkan dan menerjemahkan informasi baik verbal maupun non verbal. Menggunakan kata-kata yang sesuai dengan SOP organisasi. Memperlihatkan sikap empati dan positif. Memberikan kesempatan pelanggan menyampaikan permasalahannya.



Menindaklanjuti keluhan pelanggan. a. Menindaklanjuti tindak lanjut permasalahan pelanggan. b. Memberikan tanggapan diberikan terhadap keluhan. c. Memberikan pemecahan masalah untuk kepuasan pelanggan.



Aktivitas Pembelajaran 1. Elemen 1: Menerapkan prinsip-prinsip kerjasama dengan kolega dan pelanggan. a. Judul Materi 1 : Mengindentifikasi penyebab keluhan pelanggan  Penyebab Mengapa Pelanggan Sering Komplain Pelanggan adalah urat nadi bagi sebuah perusahaan. Setiap perusahaan selalu berusaha agar pelanggan puas dengan produk yang dimiliki. Akan tetapi pada kenyataannya tidak ada perusahaan yang luput dari komplain para pelanggannya.Sebenarnya komplain dari pelanggan bukanlah hal yang menakutkan, karena dengan adanya komplain dari pelanggan maka perusahaan akan tahu kekurangannya dan akan berbenah. Komplain dari pelanggan tidak akan bisa dihindari, tapi Anda dapat mengidentifikasi beberapa sumber komplain pada perusahaan Anda. Berikut ini adalah beberapa penyebab pelanggan komplain: 1)



2)



3)



Produk Hal yang sering sekali membuat pelanggan komplain misalnya:  Produk yang mudah rusak  Cacat pada produk  Finishing kurang sempurna, dan  Tidak tahan lama Pelayanan Pelayanan dari sebuah perusahaan yang kurang berorientasi pada pelanggan dan hanya berbatas pada slogan saja. Misalnya pada sebuah restoran yang memiliki slogan “siap dalam lima menit”, tapi pada kenyataannya pelanggan harus menunggu selama 30 menit baru dapat menikmati pesanannya. Hal ini akan menimbulkan komplain dari pelanggan karena kenyataan tidak sama dengan ekspektasi pelanggan. Komunikasi Eksternal Komplain pelanggan yang disebabkan oleh komunikasi eksternal misalnya adalah taktik pemasaran yang over promised dan under delivered. Misalnya sales memberikan penawaran kepada potential customer yang berlebihan dan pada kenyataannya tidak dapat dipenuhi oleh perusahaan.



Departemen Administrasi Perkantoran | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata



46



ADMINISTRASI PROFESIONAL



4)



5)



6)



b.



PENGELOLAAN KAS KECIL



Komunikasi Internal Bayangkan jika pada sebuah rumah makan, waiters ternyata salah menulis pesanan pelanggan sehingga makanan yang disajikan oleh koki salah. Begitu juga pada sebuah perusahaan, jika komunikasi antar divisi kurang baik maka informasi yang disampaikan kepada pelanggan juga akan tidak konsisten. Aspek Manusia Selain harus memahami produk perusahaan, seorang customer service harus memiliki kemampuan komunikasi yang baik, cepat tanggap, dan tidak over promised. Bahkan seharusnya setiap karyawan pada perusahaan mempunyai antusias dalam melayani pelanggan dan memahami produk-produk dari perusahaan tersebut, karena manusia adalah bagian terpenting dalam proses bisnis. Aspek System Sering kali system menjadi kendala bagi sebuah perusahaan. Misalnya network yang koneksinya tidak stabil, atau keakuratan data yang disajikan oleh sebuah system tidak 100% akurat.



Judul Materi 2 : Menyediakan bantuan pelayanan kepada pelanggan didalam dan di luar organisasi.  Pengertian pelanggan Pelanggan atau pemakai suatu produk adalah orang-orang yang berhubungan secara langsung maupun tidak langsung dengan perusahaan-perusahaan bisnis. Adapun pihak-pihak yang berhubungan dan bernegosiasi dengan perusahaan-perusahaan bisnis sebelum tahap menghasilkan produk dinamakan pemasok (supplier). Dilihat dari segi perbaikan kualitas, definisi pelanggan adalah setiap orang yang menuntut pemberian jasa (perusahaan) untuk memenuhi suatu standar kualitas pelayanan tertentu, sehingga dapat memberi pengaruh pada performansi (performance) pemberi jasa (perusahaan) tersebut. Secara garis besarnya terdapat tiga jenis pelanggan, yaitu pelanggan internal, pelanggan perantara, dan pelanggan eksternal. Ketiga jenis pelanggan tersebut dapat diuraikan sebagai berikut : 1)



Pelanggan internal Pelanggan internal (internal costumer), adalah orang-orang atau pengguna produk yang berada di dalam perusahaan dan memiliki pengaruh terhadap maju mundurnya perusahaan. Berdasarkan keanggotaannya, pelanggan internal ada dua macam, yaitu:  Pelanggan internal organisasi Setiap orang yang terkena dampak produk dan merupakan anggota dari organisasi yang menghasilkan produk tersebut 



Pelanggan internal pemerintah



Departemen Administrasi Perkantoran | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata



47



ADMINISTRASI PROFESIONAL



2)



3)







PENGELOLAAN KAS KECIL



setiap orang yang terkena dampak produk dan bukan anggota organisasi penghasil produk, tetapi masih dalam lingkungan atau instansi pemerintah Pelanggan perantara Pelanggan perantara (intermediate costumer) adalah setiap orang yang berperan sebagai perantara produk, bukan sebagai pemakai. Komponen distributor, seperti agen-agen Koran yang memasarkan Koran, atau toko-toko buku merupakan contoh pelanggan perantara. Pelanggan eksternal Pelanggan eksternal (external costumer), adalah setiap orang atau kelompok orang pengguna suatu produk (barang/jasa) yang dihasilkan oleh perusahaan bisnis. Pelanggan eksternal inilah yang berperan sebagai pelanggan nyata atau pelanggan akhir.



Jenis-jenis harapan/kebutuhan pelanggan Penerapan pelayanan prima yang dapat memberikan kepuasan kepada kolega dan pelanggan pada dasarnya mempunyai manfaat sebagai berikut : 1. Dapat menciptakan komunikasi yang positif dan harmonis antara perusahaan bisnis dengan kolega dan pelanggan 2. Dapat mendorong bangkitnya rasa simpatik dan loyalitas dari para kolega dan pelanggan 3. Dapat membentuk opini publik yang positif, sehingga hal ini dapat menguntungkan bagi kemajuan perusahaan 4. Dapat meningkatkan omzet penjualan dan keuntungan perusahaan, sehingga mendorong dihasilkannya produk baru yang berkualitas 5. Dapat membina hubungan yang baik dan harmonis dengan para kolega dan pelanggan Tujuan utama dari pelayanan prima adalah untuk memenuhi kepuasan pelanggan. Tentang pengertian kepuasan terdapat banyak definisi yang dikemukakan oleh para ahli di antaranya adalah seperti berikut ini. 1. Menurut Wikie, Kepuasan pelanggan adalah suatu tanggapan emosional pelanggan terhadap pengalamannya setelah mengkonsumsi suatu produk/jasa. 2. Menurut Engel, Evaluasi purna-beli terhadap terhadap alternatif produk yang dipilih sekurang-kurangnya sama atau melampaui harapan pelanggan, sedangkan ketidak-puasan timbul jika hasil (out-come) tidak sesuai dengan harapan. 3. Menurut Kotler, Tingkat perasaan seseorang setelah membandingkan produk dan kinerja yang ia rasakan dengan kebutuhan dan harapannya. Secara garis besarnya terdapat tiga tingkatan harapan pelanggan terhadap kualitas pelayanan, yaitu asumsi, spesifikasi, dan kesenangan.



c.



Judul Materi 3 : Mengantisipasi kebutuhan dasar pelanggan



Departemen Administrasi Perkantoran | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata



48



ADMINISTRASI PROFESIONAL 



PENGELOLAAN KAS KECIL



Kunci Sukses Bisnis: Memahami Keinginan dan Kebutuhan Pelanggan Secara umum, tujuan didirikannya perusahaan bisnis adalah untuk mendapatkan keuntungan. Dan satu-satunya sumber keuntungan tersebut adalah pelanggan. Semua kegiatan penjualan, produksi, dan pemasaran memiliki tujuan yang sama yaitu untuk menarik minat pelanggan agar membeli produk dan jasa mereka dalam rangka untuk membawa keuntungan perusahaan. Namun demikian, tidak semua perusahaan mengetahui dan memahami pelanggan mereka sepenuhnya dengan baik. Beberapa perusahaan gagal untuk mengambil waktu untuk mengenal pelanggan mereka dan berhubungan dengan mereka. 1. Memahami Kebutuhan Pelanggan Pepatah yang mengatakan bahwa pelanggan adalah jalur kehidupan bisnis memang benar. Mereka mendefinisikan bisnis dan perusahaan yang sangat tergantung pada kebutuhan mereka untuk sebagian besar penjualan dan kegiatan pemasaran. Rahasia bisnis yang solid dan sukses adalah untuk menempatkan pelanggan di jantung bisnis dan membuat mereka merasa menjadi bagian penting dari perusahaan Anda. Sebuah cara yang efektif untuk melakukan ini adalah untuk mengetahui apa yang pelanggan inginkan dan memahami kebutuhan pelanggan. 2. Hubungan Pelanggan Unsur yang paling penting dalam bisnis adalah konsep hubungan pelanggan. Dalam pendekatan ini, cara terbaik yang harus digunakan adalah komunikasi dua arah. Tujuan dari hubungan pelanggan adalah untuk membuat pelanggan merasa dihargai, mengidentifikasi kemungkinan masalah dan untuk mengetahui kebutuhan yang muncul yang mungkin berguna dalam melayani pengembangan produk masa depan. Ketika berhadapan dengan pelanggan, Anda perlu untuk memulai pembicaraan dan mendorong interaksi. Tanyakan kepada mereka pertanyaan-pertanyaan untuk mengetahui apakah mereka puas dengan produk atau jika ada masalah yang mereka alami. Mereka mungkin juga menawarkan saran untuk membuat bisnis Anda lebih baik. Komentar pelanggan harus didengarkan, diperhatikan, dan ditindaklanjuti. Pelanggan yang mengeluh tentang produk atau jasa hanya berarti bahwa mereka khawatir tentang cara Anda melakukan bisnis dan mereka ingin Anda untuk memperbaikinya. Selalu terbuka dengan keluhan pelanggan merupakan tantangan bagi perusahaan untuk tumbuh dan meningkatkan ke arah yang positif. Pelanggan bukanlah tentang kompetisi. Membangun kepercayaan selama bertahun-tahun menjadi pasar online go-to untuk semua hal telah memberi wawasan utama perusahaan yang telah dipelajari untuk memandu strateginya ke dunia offline. Amazon tidak membuka toko buku fisik hanya untuk kepentingan itu (pada kenyataannya, mereka sudah lama menolak ide tersebut), mereka bermunculan di lingkungan



Departemen Administrasi Perkantoran | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata



49



ADMINISTRASI PROFESIONAL



PENGELOLAAN KAS KECIL



nyata karena mereka memahami keinginan dan kebutuhan pelanggan dan bagaimana cara menyampaikan pengalaman konsisten. Mempelajari perilaku dan tren (termasuk tren di vertikal lainnya) akan membantu memperbaiki pengalaman perusahaan, bahkan jika pelanggan individual tidak menyadari cara yang lebih baik. Amazon tidak memiliki mesin penghitung checkout dan otomatis membayar melalui ponsel. Inovasi ini dapat mengubah persepsi audiens tentang pengalaman yang telah digunakan. d.



Lembar Kerja Lembar Kerja 1.1. Diskusikan dengan pasangan atau kelompok kerja Saudara untuk menjawab pertanyaan dibawah ini ! Bacalah materi tes ini secara cermat dan teliti ! 1. Pelanggan adalah orang terpenting dalam suatu perusahaan, tapi Seringkali perusahaan tidak luput dari kesalahan sehingga komplain Sering terjadi. Apa penyebabnya dan bagaimana solusinya ! 2. Berikan contoh masalah yang menyebabkan terjadinya kesalah-pahaman dalam komunikasi Internal ? 3. Mengapa aspek manusia penting dalam Memproses Keluhan Pelanggan? 4. Apa perbedaan antara pelanggan Internal dan pelanggan Eksternal? 5. Apa yang diharapkan dalam memberikan kepuasan kepada pelanggan? 6. Apa yang dimaksud dengan memahami keinginan dan kebutuhan pelanggan? Lembar Kerja Elemen 1.2. Saudara adalah staf penjualan bekerja di PT. “Nyaman” sebuah toko yang menjual sepatu anak dan dewasa. Seorang pelanggan datang ke toko Saudara dan mengeluh karena sepatu yang baru dibeli salah satu tumitnya lepas, sehingga ia sangat malu dan strees untuk bertemu klien karena berjalan pincang. Pelanggan tersebut sangat marah dan Saudara harus menanganinya. 1. Buatlah dialog percakapan antara Saudara dan rekan kerja Saudara. Saudara berperan sebagai staf dan rekan Saudara berperan sebagai pelanggan yang datang ke toko sepatu Nyaman”. Dalam dialog tersebut Saudara:  Memiliki pelanggan yang sangat marah dan menuntut agar kerugiannya ditanggung segera;  bersikap empati;  memiliki kemampuan menangani konflik;  menanggapi permintaan pelanggan yang tiba-tiba;  memberikan informasi faktual secara rinci;  memberikan informasi tambahan yang sesuai dengan kebutuhan pelanggan;  mencari penjelasan mengenai kebutuhan pelanggan; 2. Praktikkan dialog yang telah dibuat dengan rekan Saudara. 3. Demonstrasikan dialog tersebut dan dokumentasikan dalam bentuk video.



Departemen Administrasi Perkantoran | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata



50



ADMINISTRASI PROFESIONAL



2.



PENGELOLAAN KAS KECIL



Elemen 2 : Mengantisipasi adanya hambatan komunikasi terhadap kolega/pelanggan. a. Judul Materi 1 : Menggunakan pengamatan secara efektif dan keterampilan mendengarkan secara aktif untuk mendapatkan dan menerjemahkan informasi baik verbal maupun non verbal. 1). Komunikasi verbal dan non verbal Pernahkah anda tidak berkomunikasi? Tentu tidak pernah. Setiap orang pasti melakukan komunikasi baik secara verbal maupun non-verbal. Kemampuan komunikasi tentu sangat penting bagi setiap orang. Komunikasi merupakan kunci utama untuk kita berinteraksi dengan orang lain dalam menjalani aktivitas sehari-hari. Berikut ini saya akan memaparkan materi beserta refleksi tentang komunikasi verbal dan nonverbal. Dalam proses komunikasi, terdapat kemampuan mendengarkan pesan dan kemampuan untuk menyampaikan pesan. Perkiraan sebesar 45% dari waktu yang digunakan seseorang, dihabiskan untuk mendengarkan dari pada membaca, menulis maupun berbicara menurut Nicholas & Stevens (1957). Sebagai pendengar yang baik, harus memiliki kemampuan dalam membaca pesan verbal dan non-verbal karena, dalam proses mendengar terdapat proses pengubahan informasi yang didapat menjadi sebuah makna (Hayes, 1991). Terdapat unsur-unsur dalam komunikasi verbal, diantaranya:  The Listener (Pendengar) Pendengar merupakan seseorang yang bertugas menerima pesan. Dalam proses mendengar tidak hanya mendengarkan saja, melainkan terdapat evaluasi terhadap informasi yang telah diterima. Sebagai pendengar, harus memikirkan sebuah jawaban dari informasi yang didapat dari pembicara.  The Speaker (Pembicara) Pembicara merupakan seseorang yang bertugas untuk menyampaikan pesan menggunakan kata-kata. Sebagai pembicara mempunyai status yang mempengaruhi orang lain yang menerima pesan atau untuk memperhatikannya. Pembicara dengan status tinggi lebih banyak diperhatikan dibandingkan dengan pembicara dengan status rendah.  The message (Pesan) Pesan merupakan serangkaian kata-kata atau kalimat yang akan diutarakan melalui pembicara dan diterima oleh pendengar. Pesan ini bersifat informatif. Sistematika dari sebuah pesan akan mempengaruhi sulit tidaknya pesan tersebut untuk dimaknai oleh pendengar.  The environment (Lingkungan) Selain tiga unsur utama diatas, terdapat satu unsur yang juga berpengaruh dalam proses komunikasi, yakni lingkungan. Lingkungan berpengaruh terhadap kualitas dari pesan yang disampaikan oleh pembicara. Jika lingkungan tidak mendukung, maka pesan yang disampaikan tidak akan diterima dengan baik. Misalnya, kebisingan



Departemen Administrasi Perkantoran | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata



51



ADMINISTRASI PROFESIONAL



2).



PENGELOLAAN KAS KECIL



jalan raya saat kita berada di sekitarnya. Keadaan jalan raya yang ramai tidak memungkinkan pendengar memaknai pesan yang baik dari pembicara. Kebisingan menjadi sebuah distraksi kita saat mendengarkan pesan. Maka dari itu, pembicara lebih memilih situasi yang tenang untuk menyampaikan pesan agar dapat tersampaikan dengan baik dan jelas, serta dapat dimaknai oleh pendengar. Hayes (1991) menyatakan bahwa terdapat empat kemampuan untuk mendengar, yakni preparation, attending, following, dan reflecting. Preparation merupakan kemampuan pendengar dalam mempersiapkan dirinya untuk menerima pesan dari pembicara. Attending merupakan kemampuan pendengar untuk memberi perhatian kepada pembicara agar pembicara merasa bahwa ia didengar dan dihargai oleh orang lain. Selanjutnya, Following merupakan kemampuan pendengar dimana ia dapat fokus terhadap apa yang disampaikan oleh pembicara, serta pendengar memberikan dorongan agar pembicara dapat menceritakan segala informasi yang ingin disampaikan. Terakhir, Reflecting yakni kemampuan pendengar untuk mengutarakan kembali isi pesan yang disampaikan oleh pembicara dan pendengar memperlihatkan sikan paham dalam menerima informasi yang diberikan pembicara (Hayes, 1991). Komunikasi non-verbal Penyampaian informasi atau pesan dari pembicara ke pendengar tidak hanya melalui ucapan tetapi bisa melalui cara lain. Cara lain untuk menyampaikan pesan diantaranya dengan menggunakan tingkatan kata dalam berbicara, nada suara serta pitch dan volume yang digunakan agar dapat dimaknai oleh pendengar. Gerak tubuh, kontak mata, postur dari pembicara saat menyampaikan pesan dan cara berpakaian pembicara juga dapat memberikan makna dalam penyampaian pesan. Jika bentuk komunikasi non-verbal (melalui audio visual, visual dan gestur) tidak ada, pendengar akan mengalami kesulitan dalam memaknai sebuah pesan yang disampaikan oleh pembicara. Terdapat sinyal non-verbal yang berfungsi untuk menyalurkan informasi dan mengembangkan pemahaman akan pesan untuk pendengar. Berikut ini macam-macam sinyal non-verbal, yakni: 1) The Face, Wajah termasuk sumber dari sinyal non-verbal yang dilihat dari ekspresi wajah dan sinyal-sinyal interaksinya. Ada beberapa ekspresi wajah yang dapat diidentifikasi dengan mudah, yakni terkejut, takut, marah, jijik, bahagia, dan sedih. Sistem penilaian dari ekspresi wajah dikembangkan oleh Ekman dkk dengan membagi wajah menhadi tiga bidang, yakni pertama adalah alis dah dahi, kedua adalah mata, kelopak mata, dan jembatan hidung, ketiga adalah wajah bagian bawah seperti pipi, mulut, rahang, hidung, dan dagu. 2) Gaze, Perilaku menatap juga termasuk sumber sinyal keinginan dari seseorang untuk berkomunikasi. Dalam perilaku ini dipengaruhi juga oleh kontak mata seseorang. Apabila kontak mata yang disalurkan sedikit, pertanda bahwa sinyal pembicara malu untuk



Departemen Administrasi Perkantoran | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata



52



ADMINISTRASI PROFESIONAL



3)



4)



5)



6) 7)



8)



9)



b.



PENGELOLAAN KAS KECIL



berkomunikasi. Pembicara terlihat menghindar keterlibatan untuk membahas suatu topik. Gestures, Dalam hal ini, pembicara memakai gerakan fisik untuk menyalurkan sinyal-sinyal non-verbal untuk menekankan suatu hal dalam penyampaian informasi. Gestur merupakan sinyal komunikasi non-verbal yang cukup efektif. Touching others, Kontak tubuh merupakan suatu sinyal komunikasi non-verbal yang dapat mengekspresikan sikap interpersonal dari seseorang. Sikap tersebut dapat berupa agresi dan afiliasi. Ada perbedaan dalam kontak mata antara orang dewasa dan anak. Orang dewasa biasa melakukan kontak tubuh dengan menunjukkan dukungan emosional dan menawarkan dorongan ke orang ain. Contoh sikap interpersonal dari agresif adalah menampar, memukul, meninju atau menendang. Posture, Posisi tubuh pembicara ketika berkomunikasi saat duduk, berdiri atau berjalan disebut dengan postur. Hal tersebut menggambarkan tentang suasana hati, sikap dan minat dari pembicara untuk menjadi sinyal komunikasi non-verbal. The use of furniture Pengaturan furnitur ditempat saat pembicara berada menunjukkan bagaimana perasaannya saat itu dalam berkomunikasi Spatial behavior, Jarak antara pembicara dan pendengar saat berkomunikasi menandai tentang kedekatan hubungan mereka. Hall (1959) mengusulkan tentang zona-zona kedekatan dalam beberapa hubungan pembicara dan pendengar, yakni hubungan intim (jarak hingga 18 inci dari pendengar), hubungan perorangan (jarak 18 inci hingga 4 langkah kaki dari pendengar), konsultatif sosial (jarak 9 hingga 12 langkah dari pembicara), hubungan publik (jarak 12 langkah hingga lebih dari pendengar) Appearance, Penampilan seseorang menjadi hal terpenting dalam meyalurkan sinyal komunikasi non-verbal. Pemilihan pakaian yang akan digunakan dan bagaimana cara mengenakannya menggambarkan minat seseorang dalam berkomunikasi. Cara berpakaian seseorang juga bisa memperlihatkan kepribadiannya, misalnya orang-orang ekstrovert dan ramah biasa menggunakan pakaian dengan warna-warna cerah. Vocal cues, Pitch, volume, nada suara dan kata-kata yang diucapkan menjadi sinyal komunikasi non-verbal yang dapat menyampaikan makna dalam sebuah pesan.



Judul Materi 2 : Menggunakan kata-kata yang sesuai dengan SOP organisasi. Tata Bahasa dalam komunikasi Manusia mengetahui banyak sekali kata, sekitar 60.000 kata yang berbeda tersimpan dalam kamus verbal kita. Tanpa kita sadari setiap hari kita banyak sekali mengolah bahasa, mulai bahasa sederhana sampai bahasa yang intelek. Seperti contoh ketika anda membaca artikel ini, anda sedang terliat dalam salah satu proses kognitif yang paling menarik, cara sebuah pikiran



Departemen Administrasi Perkantoran | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata



53



ADMINISTRASI PROFESIONAL



PENGELOLAAN KAS KECIL



mempengaruhi pikiran-pikiran yang lain melalui bahasa. Dalam proses ini sejumlah sel yang tersusun di otak anda akan diubah secara permanen, sejumlah pikiran baru akn terbentuk dan secara harfiah anda akan berubah. Bukan hanya manusia yang hanya bisa berbahsa, namun semua makhluk hidup berbahasa akan tetapi mereka mempunyai cara berbahasa atau berkomunikasi dengan sendirinya, yang mungkin menurut kita sangat rumit untuk dipahami. Sebelumnya kita harus mentelaah apa sih sebenarnya makna dari bahasa itu? Bahasa elemen penting dalam sebagian besar aktifitas manusia, meliputi komunikasi, berfikir, penginderaan dan representasi informasi, kognisi tingkat tinggi dan neurologi (solso:2007). Pemrosesan bahasa adalah sebuah komponen penting dalam penyimpanan pemrosesan informasi (information processing stroge). Dalam berbahasa ada pula yang namanya struktur bahasa, agar mendapatkan bahasa yang tepat dan sempurna, kita perlu memperhatikan struktur dalam berbahasa. Para ahli linguistik memandang bahasa sebagai suatu struktur hierarkis yang komponen-komponennya berkisar dari komponen yang sederhana hingga rumit. yaitu fonologi (phonology), morfologi (morphology), dan sintaksis (syntax). Pertama, yaitu Fonologi yakni ilmu yang mempelajari kombinasi suara-suara dalam suatu bahasa (solso:2007). Jadi dalam penggunaan bahasa kita harus memperhatikan suara yang seharusnya atau selayaknya kita pakai, seperti halnya kita berbicara dengan anak kecil, apakah kita harus menggunakan nada seperti berbicara dengan orang tua?? Tidak kan.... otomatis tanpa kita struktur terlebih dahulu nada atau suara seperti anak kecil pasti akan kita gunakan. Hal itu mungkin sudah sering kita lakukan, dan kita pasti memahami bagaimana cara penggunaan Fonologi yang tepat. Kedua, yaitu Morfologi adalah ilmu yang mempelajari kombinasi potonganpotongan kata dan kata-kata itu sendiri sehingga menjadi unit-unit yang lebih besar (solso:2007). Maksudnya kombinasi potongan kata-kata yaitu bagaimana kita dapat menyederhakan sebuah kata yang mana kata tersebut sudah tidak dapat disederhankan lagi. Namun dalam pemaknaanya masih tetap sama. Seperti contoh berbicara dengan anak kecil tadi, ketika kita ingin memberikan anak kecil sebuah pena atau bulpoin, apakah kita akan mengucapkan kata “alat untuk menulis yang berisikan tinta” kepada anak kecil, tentu saja secara spontan respon yang diekspresikan yaitu mimik muka yang menandakan ketidakfahaman dari apa yang kita ucapkan, padahal menurut kita kata tersebut bisa dengan mudah kita tebak, mungkin bukan hanya itu ketika kita mengucapkan “pena” bisa jadi makna tersebut juga tidak fahami, padahal menurut kita sudah sederhana, namun masih ada kata yang sangat sederhana yaitu bulpoin. Mungkin dengan kita mengucapkan bulpoin maka si anak kecil tersebuat akan lebih memahaminya. Jadi substansinya yaitu gunakan tata bahasa yang tepat dan jelas ketika kita berkomunikasi. Ketiga, yaitu sintaksis yakni ilmu yang mempelajari kombinasi kata-kata sehingga menjadi frase dan kalimat. Saya rasa dari pengertian tersebut sudah dapat kita konklusikan, bahwa untuk mendapatkan bahasa yang tepat dan sempurna, terlebih dahulu kita menstruktur atau menkonsepsikan kata demi kata sehingga menjadi satu kalimat yang sempurna yang mudah untuk kita fahami.



Departemen Administrasi Perkantoran | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata



54



ADMINISTRASI PROFESIONAL



PENGELOLAAN KAS KECIL



Dari penjabaran diatas hanyalah sekelumit dari teori-teori bahasa yang lainnya. Masih banyak teori bahasa yang harus kita fahami sebelum kita mengadakan komunikasi. Namun asumsi saya tentang bahasa, setuju dengan ketiga struktur diatas, karena dasar dari kita berbahasa adalah fonem, morfem, dan sintaksis. Gunakanlah bahasa yang tepat dan jelas karena bahasa sebagian besar menentukan kognisi dan ke-intelektualitas kita. c.



Judul Materi 3 : Memperlihatkan sikap empati dan positif. Menunjukkan Rasa Empati Menunjukkan rasa empati berarti mempraktekkan rasa kasih sayang kita dan merasakan perasaan orang lain. Empati adalah kemampuan untuk merasakan perasaan orang lain. Selangkah lebih tinggi dari kasih sayang, di mana kita memahami perasaan orang lain atau mengapa mereka memiliki perasaan-perasaan tertentu. Empati adalah ketika Anda menempatkan diri dalam sebuah posisi untuk merasakan pengalaman yang dialami oleh orang lain. Empati berarti Anda mengalami apa yang mereka alami dan merasakan apa yang mereka rasakan. Untuk memahami dan menunjukkan empati:  Seolah-olah Anda mengalami pengalaman itu Tanyakan pada diri sendiri, bagaimana perasaan Anda jika Anda mengalami situasi yang sama seperti yang orang lain alami. Benar-benar merasakan perasaannya. Jika Anda belum pernah mengalami apa yang mereka alami, bayangkan perasaan mereka. Tempatkan Anda di posisinya. Anda dapat membayangkan perasaannya dengan bermeditasi dan berdoa agar Anda dapat merasakan apa yang dia rasakan.  Hubungan pribadi Hubungkan pengalaman mereka dengan pengalaman pribadi Anda yang menciptakan perasaan yang sama. Jika Anda memilih untuk berbagi pengalaman Anda dengan mereka, pastikan bahwa pengalaman yang Anda bagikan tidak mengambil alih perhatian, hindari untuk bercerita terlalu panjang lebar. Jangan sampai interaksi ini menjadi empati tentang Anda dan apa yang Anda alami. Jadikan interaksi ini sebagai waktu untuk memahami perasaan mereka dan menghubungkan pengalaman Anda dengan mereka tanpa mengambil banyak perhatian. Dan hanya bagikan pengalaman Anda jika Anda benar-benar percaya bahwa hal itu akan membantu mereka dalam proses pemulihan dan membuat mereka mengerti bahwa Anda memahami perasaan mereka. Jangan menggunakan waktu ini untuk mencurahkan masalah-masalah Anda.  Berhenti mengasihani Merasa empati tidaklah sama dengan merasa kasihan. Berduka bersama seseorang tidaklah berarti merasa kasihan pada mereka. Ini juga tidak berarti Anda tidak menambah kesedihan mereka. Jika Anda benar-benar dapat menghubungkan situasi mereka ke salah satu dari pengalaman Anda sendiri di mana Anda benar-benar berduka, Anda dipersilakan untuk memproses perasaan Anda. Tapi jangan sengaja membuat diri Anda sendiri merasa berduka yang mendalam dengan tujuan untuk membuat mereka merasa lebih baik.



Departemen Administrasi Perkantoran | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata



55



ADMINISTRASI PROFESIONAL



-



-



-



d.



PENGELOLAAN KAS KECIL



Hal ini akan membuat Anda merasa sedih dan berbahaya untuk kesehatan Anda sendiri karena sekarang ada dua orang yang sangat berduka yang masing-masing mengintensifkan perasaan sedihnya. Cobalah untuk menjadi orang yang selalu berfokus pada hal-hal yang positif dan meningkatkan semangat. Tidak apa-apa biarpun orang yang berduka mungkin belum siap untuk meninggalkan perasaan sedihnya. Tapi ingatlah, kesedihan sangat senang jika ada temannya. Jangan biarkan kesedihan orang lain mempengaruhi semangat Anda. Anda dapat menghubungkan pengalaman Anda dengan perasaan mereka untuk tujuan menghargai perasaan mereka. Tapi janganlah bergumul pada kesedihan orang lain sehingga membuat Anda benarbenar sedih. Empati adalah sebuah konsep yang bisa sulit untuk dipahami dan dilaksanakan tanpa definisi yang jelas. Banyak orang bingung tentang maksud dan tujuan dari empati untuk menempatkan rasa kasih sayang dengan hanya merasa sedih untuk seseorang. Atau menjadikan kesedihannya sebagai kesedihan Anda, yang sebenarnya adalah simpati. Mengekspresikan simpati ada tempat dan waktunya, tapi simpati pun bukanlah hal yang mudah dilakukan. Expresikan rasa duka dan iba Anda tanpa terlalu mencolok. Mereka mungkin tidak akan begitu menghargainya. Dan ini masuk akal. Apakah Anda benarbenar senang saat orang lain mengasihani Anda atau memandang Anda dengan rendah? Atau melihat Anda sebagai seorang yang membutuhkan pertolongan atau dalam keadaan susah? Kasih sayang dan empati adalah cara untuk menghubungkan perasaan Anda dengan orang lain melalui pengalaman pribadi dan pengertian. Saya tidak menyarankan Anda untuk berbelanja di toko emosional orang lain dengan maksud untuk membelinya. Pergilah ke sana dan mencobanya –cobalah untuk melihat-lihat dan mencoba ukuran-ukurannya.



Judul Materi 4 : Memberikan kesempatan pelanggan menyampaikan permasalahannya. 1). Keluhan Pelanggan dan Cara Mengatasinya Keluhan pelanggan merupakan sesuatu yang harus di hadapi dalam bisnis. Di industri ritel, keluhan bisa terjadi ratusan kali sehari. Untuk perusahaan yang lebih banyak berbisnis B2B tidak akan terlalu sering menangani keluhan pelanggan. Jika Anda menerima banyak keluhan pelanggan maka ada beberapa cara mengatasinya agar memastikan mereka tetap menjadi pelanggan dan memesannya lagi dari Anda. 2). Mengapa Keluhan Pelanggan Penting untuk Bisnis Anda? Keluhan pelanggan sangat penting bagi suatu bisnis karena disaat itulah Anda memiliki kesempatan untuk mengatasi masalah ini dan memperbaikinya, memastikan hal itu tidak akan terjadi lagi kepada pelanggan lainnya. Jika pelanggan memiliki masalah dan tidak mengajukan keluhan, maka mereka akan terus memiliki opini negatif tentang perusahaan Anda. Mungkin mereka juga tidak pernah memesan dari Anda lagi, dan dapat memberi tahu pelanggan lain atau pelanggan



Departemen Administrasi Perkantoran | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata



56



ADMINISTRASI PROFESIONAL



3).



4).



5).



PENGELOLAAN KAS KECIL



potensial tentang pengalaman negatif mereka. Oleh karena itu, untuk menghindari Feedback negatif maka sangat penting bagi pelangan untuk dapat menginformasikan di bagian mana yang mereka rasa perlu diperbaiki ataupun harus ditingkatkan lagi sehingga Anda bisa cepat menangani. Berdasarkan hasil riset pasar bahwa pelangan yang mengeluh tentang produk atau layanan dan keluhannya berhasil di tangani maka 70% kemungkinan mereka akan memesan lagi. Bahkan jika keluhan tersebut dapat ditangani secara tepat waktu dan memberikan hasil positif bagi mereka maka 95% kemungkinan mereka akan menjadi pelanggan tetap Anda. Staf Anda Harus Dilatih untuk Mengatasi Keluhan Bila pelanggan mengeluh tentang produk atau layanan maka perwakilan perusahaan Anda yang pertama mereka ajak bicara harus responsif terhadap masalah mereka. Jika pelanggan merasa bahwa orang yang mereka ajak bicara terlalu meremehkan atau tidak peduli dengan masalah, maka hal ini dapat menambah kecewa mereka dan seberapa keras Anda mencoba maka pelanggan tidak akan pernah puas. Melalui media sosial yang sekarang ini sudah memainkan peran penting untuk pemasaran dan promosi, apabila pelangan yang tidak puas dengan respon awal terhadap keluhan maka mereka bisa dengan cepat menginformasikannya ke sosial media. Hal ini dapat memberikan opini negatif terhadap perusahaan Anda dan berpotensi untuk kehilangan ratusan atau ribuan calon pelanggan lainnya. Untuk memastikan agar pelanggan merasa bahwa keluhan mereka dianggap serius, sangat penting untuk memiliki staff yang mempunyai keterampilan yang tepat dalam menangani keluhan pelanggan. Penting untuk dapat mengatasi keluhan secepat dan semaksimal mungkin supaya pelanggan puas. Apa yang ada dalam keluhan? Ketika pelanggan menelepon atau mengirim e-mail tentang masalahnya maka ada kemungkinan mereka akan kecewa dan marah. Namun, informasi dalam pengaduan sangat penting bagi perusahaan Anda. Keluhan biasanya akan menjelaskan kepada Anda tentang layanan yang kurang baik, kesulitan yang dialami pelangan dan apa yang mereka ingin Anda lakukan untuk memperbaiki masalah tersebut. Terkadang masalah yang timbul sangatlah sederhana dan bisa cepat diatasi, namun karena keterbatasan keterampilan dan pengetahuan maka hal yang sederhana bisa berubah menjadi sangat rumit bagi mereka. Ketepatan waktu Bila pelanggan mengajukan keluhan maka sangat penting untuk mengetahui, menganalisis, dan menyelesaikan keluhan secepat mungkin. Jika keluhan ditangani dengan cepat dan pelanggan senang dengan solusinya, maka ini akan mengarah pada lebih banyak pesanan di masa depan. Tetapi jika keluhan tersebut disampaikan dari departemen ke



Departemen Administrasi Perkantoran | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata



57



ADMINISTRASI PROFESIONAL



PENGELOLAAN KAS KECIL



departemen dengan sedikit atau tidak ada komunikasi yang disampaikan ke pelanggan, maka semakin lama masalahnya tidak terpecahkan. Hal ini akan menyebabkan semakin besar tingkat kepuasan pelanggan menurun, dan akhirnya pelanggan tidak pernah memesan dari perusahaan Saudara lagi. e.



Lembar Kerja Lembar Kerja Elemen 2.1. Diskusikan dengan pasangan atau kelompok kerja Saudara untuk menjawab pertanyaan dibawah ini ! Bacalah materi tes ini secara cermat dan teliti! 1. Apa yang dimaksud dengan komunikasi verbal dan non verbal, berikan contoh dalam kehidupan bisnis sehari-hari? 2. Apa fungsi dari komunikasi sinyal non-verbal ? berikan contoh! 3. Bagaimana memperlihatkan sikap empati kepada pelanggan? 4. Mengapa keluhan pelanggan penting dalam sebuah perusahaan? 5. Bagaiamana solusinya jika seorang pelanggan komplain tidak puas dengan solusi Saudara? Lembar Kerja Elemen 2.2. Saudara adalah staf marketing bekerja di PT. “Masterindo” sebuah



perusahaan yang bergerak pada bidang produksi plastik. Seorang pelanggan datang ke perusahaan Saudara dan mengeluh karena barang tidak dikirim sesuai jadwal yang ditentukan. Pelanggan tersebut meminta informasi mengenai keterlambatan pengiriman barang dan Saudara harus menanganinya.



3.



1.



Buatlah dialog percakapan antara Saudara dan rekan kerja Saudara. Saudara berperan sebagai staf marketing dan rekan Saudara berperan sebagai pelanggan yang datang ke perusahaan Saudara. Dalam dialog tersebut Saudara:  Memiliki pelanggan meminta kepastian atas keterlambatan pengiriman barang dan segera memberi jawaban;  bersikap empati;  memiliki kemampuan menangani konflik;  memberikan informasi faktual secara rinci;  memberikan informasi tambahan yang sesuai dengan kebutuhan pelanggan;  mencari penjelasan mengenai kebutuhan pelanggan;



2.



Praktikkan dialog yang telah dibuat dengan rekan Saudara.



Demonstrasikan dialog tersebut dan dokumentasikan dalam bentuk video.



Elemen 3 : Menindaklanjuti keluhan pelanggan a. Judul Materi 1 : Mengindetifikasi tindak lanjut permasalahan pelanggan.



Departemen Administrasi Perkantoran | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata



58



ADMINISTRASI PROFESIONAL



PENGELOLAAN KAS KECIL



Ada 6 Strategi Menghadapi Keluhan Pelanggan Keluhan pelanggan adalah salah satu permasalahan yang akan dihadapi saat menjalankan sebuah usaha. Tidak mudah untuk memberikan kepuasan kepada semua pelanggan, pasti akan ada 1-2 pelanggan yang merasa tidak puas dan mengajukn keluhan. Namun bukan berarti keluhan tersebut menjadi penghalang dalam sebuah usaha. Justru sebenarnya dari keluhan tersebut pemilik usaha bisa melakukan perbaikan pda bagian-bagian yang kurang. Namun ada kalanya keluhan pelanggan bisa menjadi sebuah masalah tersendiri bila tidak ditangani dengan baik. Respon yang buruk kepada pelanggan yang mengajukan keluhan bisa meninggalkan kesan negative dan menurunkan tingkat kepuasan pelanggan. Bukan tidak mungkin ketidakpuasan pelanggan tersebut akan menyebar kepada orang lain yang berbuntut menurunnya jumlah calon pelanggan. Mengatasi keluhan pelanggan ini tidak bisa sembarangan, karena secara tidak langsung berpengaruh pada pendapat pelanggan terhadap sistem pelayanan dari perusahaan. Harus ada strategi khusus untuk mengatasi keluhan pelanggan ini. 1). Menjadi pendengar yang baik Hal paling penting saat menghadapi keluhan pelanggan adalah mendengarkan keluhan mereka dengan baik. Jangan menyela atau bahkan membantah sebelum mereka selesai berbicara. Biarkan mereka mengeluarkan apa saja yang menjadi keluhannya. Karena ketika pelanggan sedang mengeluh itu sebenarnya mereka melibatkan emosi juga, sehingga ketika keluhan mereka dibantah malah akan semakin menyulut emosi pelanggan. Fokuskan pandangan kepada pelanggan agar pelanggan juga merasa bahwa ia sedang didengarkan. 2). Tetap jaga wibawa dan berkepala dingin Ketika mendengar keluhan pelanggan maka dengarkan dengan kepala dingin, jangan ikut tersulut amarah. Dengan begitu tidak akan memancing amarah pula dari pelanggan. Selain itu dengan bersikap tenang bisa mempengaruhi emosi pelanggan untuk menurun dengan sendirinya. Sikap tenang ini juga diperlukan untuk mencari solusi terbaik dari keluhan yang diajukan pelanggan. Meskipun begitu jangan pula bersikap terlalu kaku, karena sikap kaku akan memberikan kesan arogan pada pelanggan. Dan sangat penting untuk tetap menjaga wibawa sebagai pihak pemilik usaha, jadi jangan terlalu merendahkan atau menyalahkan diri atau karyawan divhadapan pelanggan. Kalaupun kesalahan ada di pihak karyawan sebaiknya tunjukkan sikap tegas kepada pelanggan bahwa karyawan tersebut akan ditindak sesuai aturan perusahaan. 3). Jangan sungkan meminta maaf Jika kesalahan ada di pihak perusahaan maka sudah sepantasnya untuk meminta maaf dengan tulus kepada pelanggan tersebut. Namun jika kesalahan bukan dari perusahaan, sangat dianjurkan pula untuk tetap meminta maaf.



Departemen Administrasi Perkantoran | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata



59



ADMINISTRASI PROFESIONAL



4).



5).



6).



b.



PENGELOLAAN KAS KECIL



Anggap saja permintaan maaf tersebut karena pelanggan mengalami kejadian yang tidak menyenangkan. Selain itu permintaan maaf akan membuat pelanggan merasa lebih dihargai. Tawarkan solusi terbaik



Merupakan tujuan penting dari keluhan pelanggan yaitu untuk mendapatkan solusi yang terbaik. Sebaiknya tawarkan solusi yang tidak akan merugikan kedua belah pihak. Jelaskan pula hal-hal detail mengenai solusi yang ditawarkan agar pelanggan bisa membuat keputusan yang baik. Misalnya tawarkan untuk menukar barang, mengembalikan uang, atau memberi potongan harga yang sesuai. Jika kesalahan ada di pihak perusahaan, maka tidak ada salahnya menawarkan solusi dengen sedikit mengorbankan diri. Yang terpenting keluhan pelanggan bisa diatasi secara cepat. Lakukan tindak lanjut dari keluhan pelanggan Segera perbaiki hal-hal yang menjadi keluhan dari pelanggan agar nantinya tidak ada pelanggan lain yang mengajukan keluhan yang sama. Lalu follow up atau beri kabar kepada pelanggan tentang proses perbaikan yang telah dilakukan. Pelanggan akan balik merasa senang karena merasa keluhan mereka ditanggapi dengan baik. Selain itu hal ini juga bisa meningkatkan kepercayaan pelanggan kepada perusahaan. Evaluasi dan sampaikan terima kasih Dengan adanya keluhan pelanggan membuat perusahaan bisa mengevaluasi apa yang kurang dari pelayanan mereka dan segera memperbaikinya. Jangan lupa untuk mengucapkan terima kasih kepada pelanggan atas feedback yang mereka berikan. Karena feedback dari pelanggan itulah yang membuat perusahaan jadi tahu kekurangan mereka serta menjadi pengalaman jika nantinya harus kembali menghadapi keluhan pelanggan.



Judul Materi 2 : Memberikan tanggapan terhadap keluhan pelanggan. Memberikan tanggapan terhadap keluhan pelanggan, Ada 8 Cara Menghadapi Keluhan dari Pelanggan Saat menjalankan bisnis, baik jasa atau produk secara online, kita pasti akan menemui pelanggan yang komplain. Mereka menyampaikan keluhannya dengan aneka media, entah itu dengan media sosial, email atau secara langsung. Hal ini harus kita tanggapi dan jangan dihindari. Kita harus bisa mengatasi permasalahan yang terjadi agar pelanggan tidak kecewa dengan pelayanan kita. Berikut beberapa cara menghadapi pelanggan secara online: 1). Jadilah Pendengar yang Baik Langkah pertama untuk menghadapi kemarahan atau ketidak puasan pelanggan online Anda adalah dengan menjadi pendengar yang baik. Coba dengarkan semua keluhan dan ketidak puasan mereka, jangan sampai Anda memotong pembicaraan, cara ini akan sedikit meredakan emosi dari pelanggan Anda yang sedang marah.



Departemen Administrasi Perkantoran | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata



60



ADMINISTRASI PROFESIONAL



2).



3).



4).



5).



6).



PENGELOLAAN KAS KECIL



Tunjukkan rasa empati Anda dalam menerima ungkapan kekecewaan mereka dengan tanggapan yang positif. Anda jangan sampai terpancing dengan emosi dari komplain pelanggan ini, tetap tenang dan mendengarkan dengan seksama apa keluhan mereka. Ketika misalnya mereka menelpon dengan umpatan kasar, atau dengan nada tinggi, maka Anda sebisa mungkin tetap menahan diri dengan tetap tenang dan sabar. Karena ketika sekali Anda terpancing dan emosi Anda tak terkendali, maka bisa dipastikan konsumen akan semakin marah dan masalah tidak terselesaikan dengan baik. Merespons dengan cepat Ketika ada pelanggan memberikan keluhan atau tanggapan negatif, kita harus bisa merespons mereka dengan cepat dan hati-hati. Diharapkan respons dapat secepatnya agar pelanggan tidak menunggu terlalu lama. Berikan Solusi Setelah mendengarkan komplain dari mereka, dan keadaan sedikit mereda, cobalah untuk menawarkan beberapa solusi. Jangan pernah melakukan sanggahan terhadap komplain pelanggan untuk membela diri Anda. Coba diskusikan bersama permasalahan yang sedang menimpa konsumen, carilah solusi bersama agar sama–sama tidak merugikan kedua pihak. Sangat penting Anda lakukan untuk menjaga kredibilitas bisnis online Anda sehingga konsumen tetap percaya terhadap bisnis online Anda. Bersikaplah Ramah, Jangan Terlalu Kaku Sikap ramah sangat membantu Anda dalam menghadapi komplain pelanggan bisnis online Anda. Terkadang, pelaku bisnis online sangat monoton dan kaku dalam menghadapi konsumen, sehingga hal ini membuat konsumen merasa tidak dihargai. Jika Anda langsung yang menghadapi komplain pelanggan, maka bersikaplah ramah agar mereka nyaman dahulu. Namun jika ada costumer service yang menghadapi mereka, maka sebaiknya bekali costumer service Anda dengan pengetahuan yang cukup dalam menangani komplain dari pelanggan. Mengakui apabila melakukan kesalahan Apabila benar terjadi kesalahan dalam pelayanan yang dijalanin, Janganlah berbohong, katakanlah secara bijak kalau kita salah. kita harus bertanggung jawab. Jangan takut apabila kita mengatakan dan pelanggan akan turun, justru pelanggan akan merasa respect karena mereka merasa utama dan diperhatikan keberadaannya. Berikan "Sesuatu" Perlu Anda ketahui, meskipun Anda katakanlah bisa menyelesaikan permasalahan atau komplain pelanggan, namun sejatinya permasalahan tidak berhenti sampai di situ saja. Ketika ada pelanggan yang komplain, tentu akan dibarengi dengan rasa kecewa yang mendalam. Kekecewaan ini bisa mengakibatkan bisnis online Anda akan terancam jika Anda tidak mampu mengatasi secara tuntas. Yang dikahwatirkan adalah kepercayaan pelanggan akan hilang terhadap bisnis online Anda,



Departemen Administrasi Perkantoran | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata



61



ADMINISTRASI PROFESIONAL



7).



8).



c.



PENGELOLAAN KAS KECIL



dan yang lebih berbahaya jika mereka menyebarkan kekecewaan mereka terhadap orang lain. Untuk itu, cobalah obati mereka dengan "sesuatu", bisa berupa diskon, atau spesial promo pada mereka untuk menyenangkan hatinya. Diharapkan dengan cara tersebut bisa mengobati kekecewaan mereka dan bisa meningkatkan kepercayaan mereka terhadap bisnis online Anda lagi. Memberikan simpati kepada Pelanggan Setelah memberikan tanggapan pelanggan atas keluhannya, berikan simpati atau pujian dengan memberikan ucapan terima kasih atas kontribusi dan kepeduliannya pelanggan terhadap perusahaan, secara tidak langsung emosial pelanggan akan reda dan mereka merasa didengarkan. Jadikan keluhan yang masuk sebagai intropeksi diri, terkadang meskipun menyakitkan tetapi akan memberikan kontibusi positif untuk meningkat kualitas perusahaan dikemudian hari. Keluhan bukan selalu yang hal yang negatif, tetapi bisa sebaliknya. Mereka mengeluh karena mereka peduli. Catat Semua Komplain Pelanggan Anda harus mencatat semua komplain dari pelanggan bisnis online Anda, hal ini sangat berguna untuk perjalanan bisnis anda ke depan. Dengan mencatat semua keluhan dan kekecewaan mereka, Anda bisa menjadikan itu sebagai bahan evaluasi untuk semakin meningkatkan pelayanan Anda kepada para konsumen. Dari banyak pengalaman mengatasi komplain, Anda akan semakin mudah menemukan solusi atau cara yang baru untuk membangun dan meningkatkan kepuasan para pelanggan bisnis online Anda. Jangan pernah takut menghadapi komplain pelanggan, justru manfaatkan komplain dari mereka sebagai bahan promosi bisnis online yang sedang Anda kelola. Komplain selamanya tidak bisa kita hindari, namun penanganan yang tepat akan sangat membantu bisnis Anda berkembang dan semakin maju.



Judul Materi 3 : Memberikan pemecahan masalah untuk kepuasan pelanggan. Ada 4 Cara Mengatasi Masalah Layanan Pelanggan Permasalahan layanan pelanggan merupakan hal yang utama dilakukan bagi sebuah bisnis, apapun skala bisnisnya. Dalam perjalan bisnis, bisa jadi terkadang hadir kendala oleh faktor faktor diluar kendali kita, misal ; faktor cuaca sehingga menimbulkan masalah keterlambatan pengiriman dari pihak jasa kurir, atau permaslahan internal internal yang terjadi pada team anda, atau bahkan bisa jadi produk / layanan tidak sesuai dengan yang kita janjikan Apapun permaslahan permaslahan tersebut namun LAYANAN TERBAIK tetap harus menjadi yang UTAMA dan harus kita kedepankan bukan kita tunda atau bahkan abaikan. Pelanggan tidak membutuhkan alasan, kitalah yang berkewajiban mencari solusi atas permasalahan permasalaan yang mereka hadapi.



Departemen Administrasi Perkantoran | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata



62



ADMINISTRASI PROFESIONAL



PENGELOLAAN KAS KECIL



Bagaimana mengatasi permasalahan agar tetap dapat memberikan layanan terbaik ? Bagaimana merubah costomer yang marah menjadi customer yang loyal ? 1). Buat pelanggan anda merasa didengar. jika klien mengatakan ada yang salah dengan produk yang mereka terima, luangkanlah waktu beberapa menit untuk menghubungi dan bicara mereka, atau kirim email permohonan maaf, dan jika perlu temui langsung . selanjutnya lakukan dengan KOMITMENT yang realistis untuk menjawab permasalahan yang terjadi. Hal ini membuat pelanggan anda merasa dihargai. Setelah anda menyampaikan perjanjian perbaikan maka segeralah hubungi mereka kembali 2). Membuat waktu mereka bermanfaat. Kecepatan dalam menangani keluhan pelanggan akan berdampak postif dalam kelanjutan mereka menjalin bisnis dengan kita,KECEPATAN MERESPON adalah hal penting yang harus dilakukan



3).



4).



d.



Win Win Solution



Bantu klien agar mereka merasa dimengerti dengan permaslahan yang mereka hadapi. Berikan apa yang mereka rasakan tidak mereka dapatkan. Misal Jika masalahnya ada dalam hal keterlambatan pengiriman, BERIKAN MEREKA HADIAH untuk penggantian ongkos kirim, setelah itu mintalah pendapat mereka atas kwalitas poduk dan layanan yang mereka dapatkan. Jika produk yang mereka terima cacat, kewajiban penjual adalah MENGGANTInya, bukan dengan memberikan discount. Lakukanlah hal yang asuk akal bagi mereka, karena itulah yang akan benar benar memeaahkan permasalah mereka Berikan sedikit Bonus Setelah kita melakukan upaya perbaikan , langkah selajutnya adalah lakukan sesuatu YANG LEBIH dari yang mereka perkirakan untuk memperbaiki hubungan mereka dengan bisnis/perusahaan anda. Misal: berikan voucher discount atau free ongkos kirim untuk pembelian selanjutnya. hal kecil yang tidak menguras kocek rekening namun justru meningkatkan loyalitas pelanggan anda Apapun situasinya, jika anda mendengar atau mendapatkan keluhan pelanggan anda, segera direspon dengan baik, karena hanya cara inilah mereka merasa sangat dihargai dan didengar



Lembar Kerja Lembar Kerja Elemen 3.1. Diskusikan dengan pasangan atau kelompok kerja Saudara untuk menjawab pertanyaan dibawah ini! Bacalah materi tes ini secara cermat dan teliti! 1. Bagaimana cara menghadapi pelanggan secara online? 2. Bagaimana strategi menghadapi keluhan pelanggan? 3. Seberapa pentingkah kepuasan konsumen dalam usaha atau bisnis? 4. Apa tujuan yang ingin dicapai oleh konsumen/pelanggan? 5. Ada 4 cara mengatasi masalah layanan pelanggan, sebutkan!



Departemen Administrasi Perkantoran | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata



63



ADMINISTRASI PROFESIONAL



PENGELOLAAN KAS KECIL



Lembar Kerja Elemen 3.2. Saudara adalah Supervisor Marketing bekerja di PT. “Ayundai” sebuah perusahaan yang bergerak pada bidang dealer mobil. Seorang pelanggan datang ke perusahaan Saudara dan mengeluh karena kendaraan yang baru saja dibeli tidak dapat berfungsi dengan baik dan Saudara harus menanganinya. Buatlah dialog percakapan antara Saudara dan rekan kerja Saudara. Saudara berperan sebagai Supervisor Marketing dan rekan Saudara berperan sebagai pelanggan yang datang ke perusahaan Saudara. Dalam dialog tersebut Saudara:  Memiliki pelanggan meminta diatasi dan segera memberi jawaban;  bersikap empati;  memiliki kemampuan menangani konflik;  memberikan informasi faktual secara rinci;  memberikan informasi tambahan yang sesuai dengan kebutuhan pelanggan;  memberikan voucher discount atas ketidaknyamanan;  Praktikkan dialog yang telah dibuat dengan rekan Saudara.  Demonstrasikan dialog tersebut dan dokumentasikan dalam bentuk video. D.



Rangkuman Kegiatan pembelajaran 2, yaitu : memproses keluhan pelanggan terdiri atas elemen dan KUK sebagai berikut : 1. Menerapkan prinsip-prinsip kerjasama dengan kolega dan pelanggan. a. Mengindentifikasi penyebab keluhan pelanggan. b. Menyediakan bantuan pelayanan kepada pelanggan didalam dan di luar organisasi. c. Mengantisipasi kebutuhan dasar pelanggan. 2.



Mengantisipasi adanya hambatan komunikasi terhadap kolega/pelanggan. a. Menggunakan pengamatan secara efektif dan keterampilan mendengarkan secara aktif untuk mendapatkan dan menerjemahkan informasi baik verbal maupun non verbal. b. Menggunakan kata-kata yang sesuai dengan SOP organisasi. c. Memperlihatkan sikap empati dan positif. d. Memberikan kesempatan pelanggan menyampaikan permasalahannya.



3.



E.



Menindaklanjuti keluhan pelanggan. a. Menindaklanjuti tindak lanjut permasalahan pelanggan. b. Memberikan tanggapan diberikan terhadap keluhan. c. Memberikan pemecahan masalah untuk kepuasan pelanggan. . Evaluasi Bagian 1: Tes Tertulis Pilihan Ganda Pilih jawaban yang paling tepat. 1. Jika pelanggan merasa tidak puas akan pelayanan kita dan marah-marah di kantor sebaiknya kita….



Departemen Administrasi Perkantoran | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata



64



ADMINISTRASI PROFESIONAL



A. B. C. D.



PENGELOLAAN KAS KECIL



Minta maaf saja sudah cukup. Minta maad dan kita berikan solusi yang terbaik Biarkan saja karena pelanggan tidak teliti. Melayani dengan setengah hati.



2.



Pada saat Saudara menerima telepon, tiba-tiba ada tamu yang datang. Agar tamu tetap merasa dilayani maka kegiatan komunikasi non verbal yang dapat dilakukan dengan cara…. A. Menyuruh tamu untuk menunggu sebentar. B. Meminta tamu mengisi buku tamu. C. Menganggukkan kepala sebagai tanda Saudara mengetahui kedatangannya. D. Meminta tamu duduk.



3.



Setiap orang atau kelompok orang yang membeli atau menggunakan produk barang/jasa yang dihasilkan oleh perusahaan bisnis disebut…. A. Pelanggan internal. B. Pelanggan perantara. C. Pelanggan eksternal. D. Pelanggan tetap.



4.



Pelanggan eksternal dapat disebut juga…. A. End user. B. End process. C. Common user. D. Product user.



5.



Berikut ini yang tidak termasuk kolega perusahaan adalah…. A. Konsumen. B. Pemasok. C. Distributor. D. Agen.



6.



Dibawah ini adalah penyebab pelanggan komplain, kecuali…. A. Produk. B. Kesabaran. C. Pelayanan. D. Aspek manusia.



7.



Orang-orang yang berhubungan secara langsung maupun tidak langsung di perusahaan-perusahaan bisnis disebut…. A. Supplier. B. Pelanggan. C. Rekanan. D. Costumer.



8.



Kepuasan pelanggan adalah suatu tanggapan emosional pelanggan pengalamannya setelah mengkonsumsi suatu produk/jasa adalah ungkapan dari…. A. Wikie.



Departemen Administrasi Perkantoran | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata



65



ADMINISTRASI PROFESIONAL



B. C. D. 9.



10.



PENGELOLAAN KAS KECIL



Engel. Kotler.. Wyckof.



Unsur-unsur komunikasi Verbal adalah…. A. Posture. B. Appearance. C. The Environment. D. Gaze. Dibawah ini adalah yang tidak termasuk strategi khusus untuk mengatasi keluhan pelanggan, yaitu…. A. Tetap jaga wibawa dan berkepala dingin. B. Lakukan tindak lanjut dari keluhan pelanggan. C. Evaluasi dan sampaikan terima kasih. D. Jadilah pendengar yang baik.



Bagian 2 : Praktik-Demonstrasi Skenario 1 : Menerapkan prinsip-prinsip kerjasama dengan kolega dan pelanggan Saudara adalah seorang Manager Marketing. Saudara memimpin sebuah pertemuan dengan beberapa staf. Dalam rapat ini Saudara akan membahas persiapan penjualan produk baru yang selesai di produksi perusahaan. Buatlah sebuah skenario rapat mengenai perihal di atas yang melibatkan beberapa orang. Saudara berperan sebagai manager marketing dan beberapa rekan Saudara berperan sebagai notulis (1 orang) dan staf (3 orang). Demonstrasikan skenario yang telah Saudara buat dengan beberapa rekan Saudara dan dokumentasikan dalam bentuk video. Skenario 2 : Menindaklanjuti keluhan pelanggan Saudara adalah seorang staf penjualan yang bekerja di PT Harapan Jaya, sebuah perusahaan yang bergerak dibidang alat-alat mesin fotokopi. Seorang perwakilan/staf dari sebuah agen datang ke kantor Saudara mengeluh karena mesin forokopi yang baru dibeli tidak dapat digunakan. Pelanggan tersebut sangat marah dan Saudara harus menanganinya. Buatlah dialog percakapan antara Saudara dan rekan kerja Saudara. Demonstrasikan dialog tersebut dan dokumentasikan dalam bentuk video. Saudara berperan sebagai staf penjualan dan rekan Saudara berperan sebagai pelanggan yang datang ke kantor Saudara. F.



Refleksi dan Tindak Lanjut 1. Apa yang telah Saudara pelajari dari kegiatan pembelajaran ini? 2. Apa pendapat Saudara tentang materi pada kegiatan pembelajaran ini? 3. Apakah penugasan pada lembar kerja pada kegiatan pembelajaran ini meningkatkan keterampilan, pengetahuan, dan sikap kerja Saudara pada kompetensi Memproses Keluhan Pelanggan ? 4. Apa yang akan Saudara lakukan untuk memahami dan menerapkan kemampuan Saudara pada kompetensi ini di tempat Saudara bekerja?



Departemen Administrasi Perkantoran | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata



66



ADMINISTRASI PROFESIONAL



PENGELOLAAN KAS KECIL



BAB. IV KEGIATAN PEMBELAJARAN 3 MENERAPKAN ETIKA PROFESI A.



Tujuan Pembelajaran Melalui diskusi dan menggali informasi tentang etika profesi peserta diklat dapat:



Departemen Administrasi Perkantoran | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata



67



ADMINISTRASI PROFESIONAL



1. 2. 3. 4. B.



C.



PENGELOLAAN KAS KECIL



Melindungi kepentingan pelanggan secara responsif Menghasilkan layanan yang berkualitas dengan responsif Menjamin kualitas kinerja secara responsif Menjaga hubungan kerja yang harmonis dengan komunikatif



Kriteria Unjuk Kerja 1. Melindungi Kepentingan Pelanggan a. Menerapkan kelangsungan pelayanan dan aliran informasi sesuai dengan tuntutan kerja b. Menyediakan kebutuhan atas keutuhan dan keamanan informasi pada saat pribadi dan organisasi membutuhkan c. Menyelesaikan segera bila terjadi konflik dengan pihak yang relevan d. Menjaga kepentingan pelanggan termasuk kerahasiaan dan hak miliknya 2.



Menghasilkan Layanan Yang Berkualitas a. Menyediakan layanan yang sesuai kebutuhan operasional, keuntungan pelanggan dan atasan. b. Melakukan pekerjaan sesuai standar layanan sop organisasi. c. Menjaga proses yang berkualitas ketika mengembangkan pelayanan d. Memberikan layanan terbaik untuk memenuhi kebutuhan pelanggan dan atasan



3.



Menjamin Kualitas Kinerja a. Melakukan keterampilan, pengetahuan, dan kualifikasi kinerja b. Memfasilitasi pelayanan yang diberikan oleh seseorang c. Menyediakan informasi yang berkualitas dan sesuai standar kepada atasan dan pelanggan d. Merencanakan tahapan pekerjaan dan kemampuan untuk menyelesaikan tahapan proyek e. Menerapkan tanggung jawab terhadap tugas dan pekerjaan



4.



Menjaga Hubungan Kerja Yang Harmonis a. Memperlakukan kolega dan karyawan secara wajar dan profesional b. Melakukan layanan bagi kolega, pelanggan dan karyawan sesuai prosedur c. Meningkatkan keterampilan profesional dan pengetahuan secara berkelanjutan



Aktifitas Pembelajaran 1. Elemen 1 : Melindungi Kepentingan Pelanggan a. Judul materi 1 : menerapkan kelangsungan pelayanan dan aliran informasi sesuai dengan tuntutan kerja Memberikan pelayanan kepada pelanggan internal maupun eksternal baik yang bersifat perorangan, kelompok, atau organisasi sesuai dengan tugas dan fungsinya. Penyampaian informasi yang ditujukan kepada pelanggan



Departemen Administrasi Perkantoran | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata



68



ADMINISTRASI PROFESIONAL



PENGELOLAAN KAS KECIL



dapat dilakukan secara langsung atau menggunakan media, hal-hal yang harus diperhatikan adalah: 1. Mengutamakan untuk bertindak secara professional 2. Menyampaikan informasi dengan lengkap dan benar 3. Penggunaan media yang tepat sesuai dengan tujuan yang akan dicapai 4. Memberikan informasi kepada semua pihak yang membutuhkannya 5. Melindungi pelanggan dari akibat yang merugikan 6. Menghindari keberpihakan dalam pemberian pelayanan 7. Menjaga informasi yang akan berpengaruh terhadap kinerja dan prestasi organisasi. Pada prinsipnya berhasil atau gagalnya suatu informasi yang disampaikan ditentukan oleh faktor-faktor sebagai berikut : 1. Kepandaian pihak yang menyampaikan informasi 2. Sikap yang baik dari pihak yang menyampaikan informasi 3. Keadaan lahiriah/fisik yang baik dari pihak yang menyampaikan informasi 4. Kesamaan system social (ekonomi-budaya) dari pihak-pihak yang menyampaikan informasi. b.



Judul Materi 2 : Menyediakan kebutuhan atas keutuhan dan keamanan informasi pada saat pribadi dan organisasi membutuhkan Suatu organisasi perlu mengelompokan informasi yang dihasilkan dan yang diperoleh untuk menjaga keamanan. Peraturan pengelompokan informasi ini dirancang dan ditetapkan oleh organisasi tersebut sesuai tujuan yang akan dicapai dengan memperhatikan resiko dan keuntungan yang mungkin terjadi dari informasi tersebut. Pengelompokan informasi secara umum dibedakan menjadi: 1. Informasi yang bersifat Umum 2. Informasi yang bersifat Terbatas 3. Informasi yang bersifat Rahasia Tiga teknik perlindungan terhadap informasi, yaitu: 1) Melindungi secara organisasi, dengan cara menunjuk personil khusus dengan aturan yang jelas, melakukan pendidikan dan pelatihan, seminar atau pertemuan lain terkait tentang pentingnya keamanan informasi. 2) Melindungi secara logik, dengan cara menggunakan password, kriptografi (kode rahasia), memasang antivirus, dan lain-lain. 3) Melindungi secara fisik, dengan cara menyimpan dalam ruangan khusus, dalam lemari besi, dan lain-lain



c.



Judul Materi 3 : Menyelesaikan segera bila terjadi konflik dengan pihak yang relevan Dalam organisasi atau dimanapun perselisihan atau konflik seringkali terjadi dalam bentuk yang beragam, mulai dari bentuk yang ringan seperti perbedaan pendapat, hingga ke bentuk yang berat seperti konflik yang



Departemen Administrasi Perkantoran | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata



69



ADMINISTRASI PROFESIONAL



PENGELOLAAN KAS KECIL



melibatkan hukum baik perdata maupun pidana. Penyebab terjadinya konflik dapat disebabkan oleh : 1. Pihak-pihak yang membutuhkan informasi tidak memiliki pengetahuan yang luas sehingga salah persepsi tentang informasi tersebut. 2. Bahasa yang dipergunakan kurang jelas. 3. Adanya prasangka yang tidak beralasan. 4. Adanya panca indera yang rusak. 5. Adanya alat komunikasi yang rusak. 6. Sikap yang kurang bijaksana. 7. Komunikasi satu arah (tidak ada tanggapan). Untuk menghindari munculnya gejala perselisihan yang menimbulkan konflik, dibuatlah peraturan, yaitu ketentuan atau kaedah hukum yang harus ditaati oleh setiap pribadi yang terlibat didalamnya. Beberapa pandangan cara penyelesaian sengketa/konflik di luar pengadilan: 1. Konsultasi, Konsultasi merupakan tidakan yang bersifat personal antara pihak yang memiliki masalah dengan pihak konsultan yang memberikan pendapat. Tidak ada keharusan pihak yang memiliki masalah mengikuti pendapat yang disampaikan konsultan. Dalam hal ini konsultan hanyalah memberikan pendapat secara hukum, selanjutnya keputusan akan diambil sendiri oleh para pihak yang memiliki masalah meskipun adakalanya pihak konsultan juga diberikan kesempatan untuk merumuskan bentuk-bentuk penyelesaian sengketa yang dikehendaki oleh para pihak yang bersengketa tersebut. 2. Negosiasi dan perdamaian, Proses perundingan secara damai untuk mencapai kesepakatan bersama antara satu pihak dengan pihak yang lain baik secara kelompok atau organisasi pada dasarnya para pihak berhak untuk menyelesaikan sendiri sengketa yang timbul di antara mereka. Kesepakatan mengenai penyelesaian tersebut selanjutnya harus dituangkan dalam bentuk tertulis yang disetujui oleh para pihak. 3. Mediasi, Sengketa atau beda pendapat diselesaikan melalui bantuan pihak ketiga atau seorang mediator. Kesepakatan penyelesaian sengketa atau beda pendapat secara tertulis mengikat kedua belah pihak untuk dilaksanakan dengan itikad baik. Mediator dapat dibedakan menjadi:  Mediator yang ditunjuk bersama oleh para pihak yang bersengketa  Mediator yang ditunjuk oleh lembaga penyelesaian sengketa yang ditunjuk oleh para pihak yang bersengketa 4. Usaha mempertemukan keinginan pihak yang berselisih untuk mencapai persetujuan dan menyelesaikan perselisihan. 5. Pendapat hukum oleh lembaga arbitrase Memohon pendapat dari lembaga yang dipilih oleh para pihak yang bersengketa untuk memberikan putusan mengenai sengketa tertentu, lembaga tersebut juga dapat memberikan pendapat yang mengikat dan tidak terpisahkan dari perjanjian pokok. Pihak yang berlawanan terhadap pendapat hukum yang diberikan berarti pelanggaran terhadap



Departemen Administrasi Perkantoran | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata



70



ADMINISTRASI PROFESIONAL



6.



PENGELOLAAN KAS KECIL



perjanjian yang tidak dapat dilakukan perlawanan dalam bentuk upaya hukum apapun Arbitrase, Menurut pasal 1 angka 1 Undang Undang nomor 30 tahun 1999 Arbitrase adalah cara penyelesaian suatu sengketa perdata di luar pengadilan umum yang didasarkan pada Perjanjian Arbitrase yang dibuat secara tertulis oleh para pihak yang bersengketa. Arbitrase dapat berwujud dalam 2 bentuk, yaitu:  Klausula arbitrase yang tercantum dalam suatu perjanjain tertulis yang dibuat para pihak sebelum timbul sengketa (Factum de compromitendo)  Suatu perjanjian Arbitrase tersendiri yang dibuat para pihak setelah timbul sengketa (Akta Kompromis)



Dalam penjelasan umum Undang Undang nomor 30 tahun 1999 dapat terbaca beberapa keunggulan penyelesaian sengketa melalui arbitrase dibandingkan dengan pranata peradilan. Keunggulan itu adalah:  Dijamin kerahasiaan sengketa para pihak  Dapat dihindari kelambatan yang diakibatkan karena hal prosedural dan administrative  Para pihak dapat memilih arbiter yang menurut pengalaman serta latar belakang yang cukup mengenai masalah yang disengketakan, jujur dan adil  Para pihak dapat menentukan pilihan hukum untuk menyelesaikan masalahnya serta proses dan tempat penyelenggaraan arbitrase, Putusan arbiter merupakan putusan yang mengikat para pihak dan dengan melalui tata cara (prosedur) sederhana saja ataupun langsung dapat dilaksanakan. d.



Judul Materi 4 : Menjaga kepentingan pelanggan termasuk kerahasiaan dan hak miliknya Prinsip kerahasiaan pelanggan harus dipegang erat semua hal yang disampaikan dan didiskusikan sudah sepatutnya diperlakukan sesuai etika profesional untuk menjaga kerahasiaan pribadi.



e.



Lembar Kerja Lember Kerja Elemen 1 Dalam memo tertulis 3 hari kedepan akan datang tamu, pimpinan minta tamu tersebut diterima dan diantar keruangannya. Tuliskan langkah etika menerima tamu dengan menerapkan prinsip A3 serta buatkan format yang harus diperlukan. Untuk menjawab LK tersebut perhatikan indikator di bawah ini : 1. Menerapkan kelangsungan pelayanan dan aliran informasi sesuai dengan tuntutan kerja 2. Menyediakan kebutuhan atas keutuhan dan keamanan informasi pada saat pribadi dan organisasi membutuhkan 3. Menyelesaikan segera bila terjadi konflik dengan pihak yang relevan 4. Menjaga kepentingan pelanggan termasuk kerahasiaan dan hak miliknya



Departemen Administrasi Perkantoran | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata



71



ADMINISTRASI PROFESIONAL



2.



PENGELOLAAN KAS KECIL



Elemen 2 : MENGHASILKAN LAYANAN YANG BERKUALITAS a. Judul Materi 1 Menyediakan layanan yang sesuai kebutuhan operasional, keuntungan pelanggan dan atasan Setiap perusahaan harus mengetahui bagaimana melayani dan membuat pelanggan mereka senang, Prinsip-prinsip customer care seperti : Attitude atau sikap yang benar, Attention atau perhatian yang menyatu dan tidak terpecah oleh hal-hal lain, dan Action atau tindakan sebagai kelanjutan pembicaraan dengan pelanggan harus diterapkan, beberapa cara untuk memberikan kepuasan kepada pelanggan yang dapat dilakukan, yaitu : a. Mendengarkan mereka, Seorang pelanggan yang datang menginginkan sebuah solusi dari masalah yang mereka miliki ketika mereka bercerita dan mengeluhkan sebuah masalah maka dengarkan mereka dengan baik dan memperhatikan setiap detail kebutuhan mereka. Jangan pernah sekalipun menyela ucapan mereka. Dengarkan dan perhatikan saja apa yang mereka ingin sampaikan. Setelah mendengarkan maka dengan mudah menawarkan solusi kepada mereka. b. Jangan abaikan mereka, Pelanggan hanya ingin dilayani dengan cepat, bahkan jika jawaban tidak dapat memberi kepuasan pelanggan, mereka masih tetap ingin mendapatkan jawaban yang mereka inginkan. Jangan pernah mengabaikan setiap pertanyaan pelanggan dan jangan sampai mengingkari setiap janji yang dibuat dengan mereka. Buatlah janji yang mudah untuk dapat penuhi. c. Mengakomodasi kebutuhan pelanggan, Melayani pelanggan, mendengarkan permintaan dan kebutuhan mereka tidaklah mudah. Tidak bisa memastikan bahwa segala kebutuhan pelanggan dapat dipenuhi dengan cepat. Tapi ini bukan berarti tidak mau mendengarkan atau bahkan mengabaikan permintaan pelanggan. Permintaan pelanggan bias diakomodasi meskipun banyak dan tidak mungkin, pelanggan akan tetap menjadi brand ambassador potensial. d. Membangun kepercayaan, Banyak cara yang dapat dilakukan dalam upaya membangun kepercayaan bagi pelanggan yang harus terus memberikan pelayanan terbaik mulai dari mendengar hingga memenuhi janji kepada pelanggan. Ketika mampu memberikan apa yang pelanggan inginkan dan terus memberikan pelayanan terbaik, secara otomatis pelanggan akan mempercayai apa yang ditawarkan. e. Hidupkan nilai perusahaan, Untuk memastikan bahwa sebuah perusahaan akan bertahan lama di pasaran, mereka harus bisa menghidupkan nilai perusahaan. Salah satu caranya yaitu melalui pelayanan kepada pelanggan. Tunjukkan apa dan bagaimana metoda dan teknik dalam melayani pelanggan dan memenuhi kebutuhan mereka. Setiap Pegawai yang dimiliki harus tahu cara ini, karena tidak menutup kemungkinan mereka akan bertemu dengan salah satu pelanggan di luar sana. b.



Judul Materi 2 Melakukan pekerjaan sesuai standar layanan sop organisasi Melaksanakan pekerjaan harus sesuai dengan tugas dan fungsi yang telah diberikan serta mengikuti standar yang telah ditetapkan. Proses kerja yang berlaku diterapkan sesuai dengan standar layanan, yaitu dengan adanya:



Departemen Administrasi Perkantoran | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata



72



ADMINISTRASI PROFESIONAL



a. b. c.



d.



PENGELOLAAN KAS KECIL



Imbalan jasa yang memadai Suasana kerja yang memadai, hubungan atasan bawahan berjalan dengan lancar dan tidak ada unsur tekanan di dalamnya Keadilan terhadap semua orang di perusahaan, tanpa ada pembedaan atau diskriminasi. Selain itu, informasi juga perlu didistribusikan secara adil, karena Pegawai akan menghargai dan ikut menanggung beban bila mereka mengetahui kondisi perusahaan yang sesungguhnya. Pemerataan kesempatan berkembang, perusahaan seharusnya membangun suatu sistem yang memungkinkan Pegawai untuk terus mengembangkan diri. Pengembangan diri juga perlu berdampak pada peningkatan imbalan atau penghargaan. Jadi perusahaan harus memiliki wawasan yang jauh ke depan dalam mempertahankan Pegawainya sebagai suatu aset, bukan hanya pekerja.



c.



Judul Materi 3 Menjaga proses yang berkualitas ketika mengembangkan pelayanan Dalam mengembangkan pelayanan, terapkan proses yang berkualitas guna membangun daya saing yang berbasis biaya rendah, kecepatan menghasilkan produk bermutu dan transaksi yang mudah dan cepat. Prinsip yang dianut perusahaan adalah Operation excellence value, yaitu perusahaan yang bersaing di pasar dengan mengandalkan kemampuan menghasilkan produk dan atau jasa dengan mengkombinasikan antara mutu, harga, ketepatan, pengiriman, waktu, respon yang singkat dan transaksi bisnis yang sederhana atau tidak menyulitkan pelanggan.



d.



Judul Materi 4 Memberikan layanan terbaik untuk memenuhi kebutuhan pelanggan dan atasan Tinggi rendahnya mutu pelayanan akan mencerminkan kualitas dan nilai (value) dari perusahaan. Untuk mempertahankan posisi perusahaan dalam persaingan yang kian ketat, bukan hanya uang yang menjadi ujung tombak, tetapi ada hal yang lebih daripada itu. Salah satunya adalah kualitas pelayanan. Pelayanan yang diberikan oleh perusahaan sebagai upaya untuk memberikan rasa kepuasan, dan menumbuhkan kepercayaan terhadap pihak pelanggan, agar pelanggan tersebut merasa dipentingkan atau diperhatikan dengan baik dan wajar. Pelayanan tidak cukup hanya melakukan suatu proses administrasi dengan cepat, tetapi lebih ke bagaimana memperlakukan para pelanggan sedemikian rupa sehingga memperlihatkan cara kita dapat melayani sebaik mungkin serta menumbuhkan kesan atau persiapan yang positif dari pihak pelanggannya (customer oriented). Faktor-faktor penting yang perlu diperhatikan dalam memberikan pelayanan : a. Menghargai kepentingan dan kebutuhan pelanggan. b. Menjaga sopan santun dalam berkomunikasi, sikap, tindakan dan perilaku dalam melayani kepentingan/kebutuhan pelanggan. c. Selalu bersikap bijaksana, dan bekerja secara professional, cepat dan efisien, serta saling menguntungkan (win-win relation) bagi kedua belah pihak (pelanggan dan perusahaan), dapat diandalkan dan dapat dipercaya.



Departemen Administrasi Perkantoran | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata



73



ADMINISTRASI PROFESIONAL



d. e.



3.



PENGELOLAAN KAS KECIL



Tetap menjaga rahasia pribadi pelanggan.



Lembar Kerja Lembear Kerja Elemen 2 Di jam istirahat pada saat anda sedang makan siang terdengar dering telepon bersamaan dengan itu juga datang 2 orang tamu 1 orang relasi perusahaan dan yang 1 orang pelanggan yang loyalitas. Tuliskan apa yang harus dilakukan dengan kondisi seperti itu. Untuk menjawab LK tersebut perhatikan indikator di bawah ini : 1. Menyediakan layanan yang sesuai kebutuhan operasional, keuntungan pelanggan dan atasan. 2. Melakukan pekerjaan sesuai standar layanan sop organisasi. 3. Menjaga proses yang berkualitas ketika mengembangkan pelayanan 4. Memberikan layanan terbaik untuk memenuhi kebutuhan pelanggan dan atasan



Elemen 3 : MENJAMIN KUALITAS KINERJA a. Judul Materi 1 : Melakukan keterampilan, pengetahuan, dan kualifikasi kinerja Setiap perusahaan akan berupaya menampilkan kualitas pelayanan yang prima agar pelayanan selalu berkualitas sepanjang waktu. Pelayanan sebaik mungkin yang diberikan oleh perusahaan menumbuhkan kepercayaan terhadap pihak pelanggan, pelanggan tersebut merasa dipentingkan atau diperhatikan dengan baik dan wajar. Untuk itu diperlukan kualitas semua pihak yang berada di dalam organisasi tersebut agar mampu berperilaku sopan dan santun, memiliki pengetahuan, dan ketrampilan (knowledge and skills) khusus yang terintegrasi dari seluruh factor-faktor pelayanan prima dan sekaligus mampu berkomunikasi hal ini dilakukan untuk mempertahankan lokalitas atau kepercayaan pelanggan untuk tetap menjalin hubungan dengan perusahaan tersebut tanpa melirik atau berkeinginan untuk pindah ke perusahaan lain. Dengan kata lain, pelanggan tetap loyal dan tetap menggunakan produk barang atau jasa yang ditawarkan oleh perusahaan yang bersangkutan. Untuk mencapai tujuan tersebut salah satu upaya perusahaan terletak pada manajemen pengetahuan (knowledge management). Program ini menitikberatkan pada upaya memberdayakan dan meningkatkan pengetahuan dalam perusahaan (baik terhadap atasan maupun bawahan) dengan program yang jelas yang umumnya dilakukan oleh perusahaan dalam meningkatkan knowledge management adalah dengan melakukan pelatihan (training) secara berkala dan terus menerus kepada tiap-tiap pekerjanya.



b.



Judul Materi 2 : Memfasilitasi pelayanan yang diberikan oleh seseorang Dalam menjalankan hubungan kerja, perusahaan memfasilitasi pelayanan yang diberikan baik kepada pelanggan, maupun kepada pekerjanya. Fasilitas yang diberikan dapat berupa ruangan kerja yang sesuai dengan standar



Departemen Administrasi Perkantoran | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata



74



ADMINISTRASI PROFESIONAL



PENGELOLAAN KAS KECIL



kelayakan, transportasi yang diperlukan untuk menunjang pekerjaannya, tunjangan kesehatan untuk pekerja dan keluarganya, serta fasilitas-fasilitas lainnya. c.



Judul Materi 3 Menyediakan informasi yang berkualitas dan sesuai standar kepada atasan dan pelanggan Informasi yang disediakan kepada atasan dan pelanggan harus berkualitas, dalam arti informasi tersebut telah diverifikasi kebenarannya. Jangan sampai informasi yang belum jelas itu didistribusikan kepada pelanggan yang akibatnya bisa menimbulkan salah persepsi dan merugikan kedua belah pihak. Dalam konteks hubungan perusahaan dan pekerja, informasi perlu disebarkan secara adil, agar timbul rasa penghargaan dan kebersamaan dalam memiliki sehingga pekerja mau ikut menanggung beban dan berusaha dengan segenap kemampuan mereka bila mereka mengetahui kondisi perusahaan yang sesungguhnya.



d.



Judul Materi 4 Merencanakan tahapan pekerjaan dan kemampuan untuk menyelesaikan tahapan proyek Semua pekerja akan bisa bekerja dengan tenang bila area tempat kerjanya mendukung, dalam arti lingkungan tempat kerjanya aman, sehat, dan nyaman. Salah satu upaya yang dapat dilakukan adalah penerapan ergonomi di tempat kerja, artinya ergonomi dapat berperan dalam peningkatan tempat kerja ke arah yang lebih produktif bagi pekerja dalam melakukan pekerjannya. Pengertian ergonomi adalah ilmu pengetahuan yang terkait dengan kecocokan manusia dengan pekerjaannya. Untuk mengkaji kesesuaian seseorang dengan pekerjaannya, ada beberapa aspek yang patut dipertimbangkan, antara lain :  Pekerjaan yang sedang dilakukan  Peralatan yang digunakan (ukuran, bentuk, dan bagaimana peralatan tersebut cocok dengan tugasnya)  Informasi yang digunakan (bagaimana informasi tersebut dihadirkan, diakses, dan diubah)  Lingkungan fisik (seperti suhu, kelembaban, pencahayaan, kebisingan, getaran)  Lingkungan sosial (seperti kerjasama tim dan manajemen yang mendukung)  Aspek fisik pekerja (seperti ukuran, bentuk tubuh, kebugaran, postur, indra manusia)  Aspek psikologis pekerja (seperti kemampuan mental, kepribadian, pengetahuan, dan pengalaman) Penerapan ergonomi ditempat kerja diharapkan dapat:  Mengurangi potensi kecelakaan  Mengurangi potensi terjadinya luka dan kesakitan  Meningkatkan kinerja dan produktivitas  Tanggung jawab terhadap tugas dan pekerjaan diterapkan



Departemen Administrasi Perkantoran | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata



75



ADMINISTRASI PROFESIONAL



e.



4.



PENGELOLAAN KAS KECIL



Lembar Kerja Lembar Kerja Elemen 3 Pimpinan akan melaksanakan perjalanan dinas antar provinsi selama 3 hari dan meminta untuk dipersiapkan segala keperluan untuk perjalanan tersebut. Apa yang anda harus lakukan, dokumen apa yang harus disiapkan dan bagaimana cara melakukannya. Untuk menjawab LK tersebut perhatikan indikator di bawah ini : 1. Melakukan keterampilan, pengetahuan, dan kualifikasi kinerja 2. Memfasilitasi pelayanan yang diberikan oleh seseorang 3. Menyediakan informasi yang berkualitas dan sesuai standar kepada atasan dan pelanggan 4. Merencanakan tahapan pekerjaan dan kemampuan untuk menyelesaikan tahapan proyek 5. Menerapkan tanggung jawab terhadap tugas dan pekerjaan



Elemen 4 : MENJAGA HUBUNGAN KERJA YANG HARMONIS a. Judul Materi 1 : Memperlakukan kolega dan karyawan secara wajar dan professional Prinsip keadilan perlu diterapkan dalam hubungan yang profesional antara kolega dan Pegawai. Tidak ada diskriminasi yang dilakukan sehubungan dengan masalah suku, agama, ras atau yang dikenal dengan SARA. Selain itu tidak diberlakukan sistem favoritisme (anak emas) dalam hubungan profesional di kantor. Dengan demikian akan tercipta suasana kerja yang harmonis dan menyenangkan sebagai tempat berkarya. b.



Judul Materi 2 : Melakukan layanan bagi kolega, pelanggan dan karyawan sesuai prosedur Layanan yang diberikan kepada pelanggan dan Pegawai dilakukan sesuai dengan norma dan aturan yang berlaku. Layanan yang diberikan haruslah bersifat profesional. Seringkali kita mendengar bahwa bagi beberapa perusahaan, melakukan beberapa hal yang di luar jalur profesional, seperti merayu pelanggan, menjatuhkan image perusahaan lain, dan cara-cara curang lainya. Layanan yang seperti itu sebenarnya justru akan menjatuhkan perusahaan itu sendiri, karena perusahaan telah kehilangan nilai (value) yang menjadi inti dari mereka sendiri.



c.



Judul Materi 3 : Meningkatkan keterampilan profesional dan pengetahuan secara berkelanjutan Pekerja adalah aset yang sangat berharga bagi perusahaan karena itu perusahaan seharusnya menerapkan sistem knowledge management, pengetahuan dari para pekerja dihimpun dan disimpan dalam sebuah sistem yang menjadi aset perusahaan. Peningkatan keterampilan profesional dan pengetahuan perlu ditingkatkan secara berkesinambungan. Peningkatan keahlian bisa dilakukan melalui pelatihan, seminar, kursus, hingga pengiriman pekerja untuk melakukan studi banding dengan perusahaan lain. Tujuan, manfaat, dan keuntungan pendidikan dan pelatihan adalah :



Departemen Administrasi Perkantoran | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata



76



ADMINISTRASI PROFESIONAL



PENGELOLAAN KAS KECIL



Tujuan utama program pendidikan dan pelatihan, yaitu : 1) Untuk menutup “gap” antara kecakapan atau kemampuan Pegawai dengan permintaan jabatan; 2) Untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas kerja Pegawai dalam mencapai sasaran kerja yang telah ditetapkan. Manfaat pendidikan dan pelatihan sebagai berikut: 1) pendidikan dan pelatihan meningkatkan stabilitas Pegawai; 2) pendidikan dan pelatihan dapat memperbaiki cara kerja Pegawai sehingga cara kerja mereka tidak bersifat statis melainkan selalu disesuaikan dengan perkembangan organisasi dan volume kerja; 3) dengan pendidikan dan pelatihan Pegawai dapat berkembang dengan cepat; 4) dengan latihan dan pendidikan Pegawai mampu bekerja lebih efisien Keuntungan Pendidikan dan Pelatihan Pegawai Keuntungan dari pendidikan dan pelatihan dapat dilihat dari beberapa sudut pandang, yaitu dari sisi lembaga perekrut pegawai, bagi individu pegawai yang bersangkutan, dan bagi hubungan antar individu dan kelompok dalam lembaga yang bersangkutan. Latihan dan pendidikan yang disebut juga dengan pengembangan pegawai mutlak dilaksanakan, apabila lembaga menghendaki efisiensi dan efektivitas penarikan pegawai, bahkan demi keberlanjutan lembaga karena aktivitas ini juga merupakan investasi jangka panjang dari lembaga dalam lingkup sumber daya manusia. d.



D.



Lembar Kerja Lembar Kerja Elemen 4 Teman anda memerlukan bantuan karena yang bersangkutan ingin mengurus pekerjaan kantor dengan pihak Bank anda diminta untuk sementara menggantikan posisinya selain itu, pekerjaan yang harus anda selesaikan sangat banyak, apa yang harus anda lakukan. Untuk menjawab LK tersebut perhatikan indikator di bawah ini : 1. Memperlakukan kolega dan karyawan secara wajar dan profesional 2. Melakukan layanan bagi kolega, pelanggan dan karyawan sesuai prosedur 3. Meningkatkan keterampilan profesional dan pengetahuan secara berkelanjutan



Rangkuman Modul menerapkan Etika Profesi, membahas tentang : 1. Melindungi kepentingan pelanggan, meliputi : Menerapkan kelangsungan pelayanan dan aliran informasi sesuai dengan tuntutan kerja, Menyediakan kebutuhan atas keutuhan dan keamanan informasi pada saat pribadi dan organisasi membutuhkan, Menyelesaikan segera bila terjadi konflik dengan pihak yang relevan, Menjaga kepentingan pelanggan termasuk kerahasiaan dan hak miliknya 2. Menghasilkan layanan yang berkualitas, meliputi : Menyediakan layanan yang sesuai kebutuhan operasional, keuntungan pelanggan dan atasan, Melakukan pekerjaan sesuai standar layanan sop organisasi, Menjaga proses yang berkualitas ketika



Departemen Administrasi Perkantoran | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata



77



ADMINISTRASI PROFESIONAL



3.



4.



E.



PENGELOLAAN KAS KECIL



mengembangkan pelayanan, Memberikan layanan terbaik untuk memenuhi kebutuhan pelanggan dan atasan Menjamin kualitas kinerja, meliputi : Melakukan keterampilan, pengetahuan, dan kualifikasi kinerja, Memfasilitasi pelayanan yang diberikan oleh seseorang, Menyediakan informasi yang berkualitas dan sesuai standar kepada atasan dan pelanggan, Merencanakan tahapan pekerjaan dan kemampuan untuk menyelesaikan tahapan proyek, Menerapkan tanggung jawab terhadap tugas dan pekerjaan Menjaga hubungan kerja yang harmonis, meliputi : Memperlakukan kolega dan karyawan secara wajar dan professional, Melakukan layanan bagi kolega, pelanggan dan karyawan sesuai prosedur, Meningkatkan keterampilan profesional dan pengetahuan secara berkelanjutan



Evaluasi SOAL PENGETAHUAN 1. Salah satu hal yang harus diperhatikan dalam penyampaian informasi yang ditujukan kepada pelanggan baik secara langsung atau menggunakan media, adalah …. A. Menyampaikan informasi dengan lengkap dan benar B. Menggunakan bahasa yang sudah distandarkan perusahaan C. Menggunakan bahasa tubuh yang sudah distandarkan perusahaan D. Menyampaikan informasi dengan lengkap walaupun panjang 2.



Teknik perlindungan terhadap informasi, dengan cara …. A. Menyimpan dalam ruangan khusus B. Menyimpan dimedia yang tidak dimiliki orang lain C. Menyimpan dengan password yang tidak diketahui D. Menyimpan ditempat rahasia



3.



Dalam organisasi perselisihan seringkali terjadi, yang bukan penyebab terjadinya konflik, adalah …. A. Adanya prasangka yang tidak beralasan B. Adanya panca indera yang rusak C. Adanya alat komunikasi yang rusak D. Komunikasi yang lengkap dan jelas



4.



Cara yang dapat dilakukan untuk memberikan kepuasan kepada pelanggan, adalah … A. Mendengarkan dan perhatikan yang mereka sampaikan B. Mengabaikan setiap pertanyaan pelanggan C. Mengabaikan permintaan pelanggan yang banyak dan tidak mungkin D. Memberikan yang pelanggan inginkan walaupun mustahil



5.



Yang bukan motivasi atau pengaruh proses kerja yang diterapkan sesuai dengan standar layanan , adalah …. A. Imbalan jasa yang memadai B. Hubungan atasan bawahan berjalan dengan lancer C. Prinsip pegawai sebagai pekerja D. Membedakan terhadap semua orang di perusahaan



Departemen Administrasi Perkantoran | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata



78



ADMINISTRASI PROFESIONAL



PENGELOLAAN KAS KECIL



6.



Bentuk penerapan customer care pada prinsip attention, adalah …. A. Sikap yang benar dalam memberikan pelayanan B. Perhatian yang menyatu dan tidak terpecah oleh hal-hal lain C. Tindakan sebagai kelanjutan pembicaraan dengan pelanggan harus diterapkan D. Jujur dan benar dalam berkata serta bertindak



7.



Dibawah ini yang bukan merupakan bentuk fasilitasi pelayanan yang diberikan perusahaan kepada pelanggan maupun kepada pekerjanya, adalah …. A. Ruangan kerja yang sesuai dengan standar kelayakan B. Transportasi yang diperlukan untuk menunjang pekerjaannya C. Rolling jabatan setiap saat D. Tunjangan kesehatan untuk pekerja dan keluarganya



8.



Manfaat informasi yang disediakan untuk atasan dan pelanggan harus berkualitas, adalah …. A. Menimbulkan kebersamaan dalam memiliki B. Pekerja mau ikut menanggung beban C. Pekerja akan berusaha dengan segenap kemampuan D. Menimbulkan salah persepsi dan merugikan kedua belah pihak



9.



Layanan seperti dibawan ini sebenarnya justru akan menjatuhkan nilai (value) perusahaan itu sendiri, Pelayana tersebut adalah …. A. Merayu pelanggan B. Focus kepada produk perusahaan sendiri C. Menjelaskan berdasarkan data dan fakta D. Menjadi pendengar yang baik



10. Bentuk investasi jangka panjang dari lembaga dalam lingkup sumber daya manusia, adalah … A. Imbalan jasa yang memadai dari lembaga yang bersangkutan B. Hubungan antar individu dan kelompok dalam lembaga yang bersangkutan C. Fasilitas yang tersedia pada lembaga yang bersangkutan D. Ruang kerja yang nyaman SOAL KETERAMPILAN Alur Kegiatan  Tentukan jenis pekerjaan kantor yang akan dikembangkan  Etika apa yang dibutuhan dalam pekerjaan tersebut  Diskusikan dengan teman sejawat terkait etika yang diperlukan  Waktu diskusi 45 menit  Hasil kerja dibuatkan bahan presentasinya  Buatkan video presentasi yang dilakukan SELAMAT MENGERJAKAN G.



Refleksi dan Tindak Lanjut 1. Apa yang telah Saudara pelajari dari kegiatan pembelajaran ini?



Departemen Administrasi Perkantoran | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata



79



ADMINISTRASI PROFESIONAL



2. 3. 4.



PENGELOLAAN KAS KECIL



Apa pendapat Saudara tentang materi pada kegiatan pembelajaran ini? Apakah penugasan pada lembar kerja pada kegiatan pembelajaran ini meningkatkan keterampilan, pengetahuan, dan sikap kerja Saudara? Apa yang akan Saudara lakukan untuk memahami dan menerapkan kemampuan Saudara pada kompetensi ini di tempat Saudara bekerja?



BAB. V KEGIATAN PEMBELAJARAN 4



Departemen Administrasi Perkantoran | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata



80



ADMINISTRASI PROFESIONAL



PENGELOLAAN KAS KECIL



MENGELOLA KAS KECIL A.



Tujuan Pembelajaran Melalui membaca, mengkaji informasi, dan berdiskusi tentang mengelola kas kecil peserta dapat : 1. Mempersiapkan Pengajuan Dana Kembali dengan teliti 2. Mencatat Proses Penerimaan Uang dengan disiplin, teliti, dan jujur 3. Memonitor Kondisi Kas Kecil secara disiplin 4. Melakukan Pembayaran Uang Tunai Melalui Kas Kecil dengan teliti



B.



Kriteria Unjuk Kerja 1. Mempersiapkan Pengajuan Dana Kembali a. Mengidentifikasi keperluan kas kecil b. Membuat pengajuan uang tunai menggunakan formulir mengikuti sop organisasi yang berlaku c. Mengajukan dana sesuai dengan sop organisasi yang berlaku d. Mendata semua transaksi sesuai dengan sop organisasi yang berlaku e. Menyertakan dokumen bukti-bukti pengeluaran sebelumnya bersama dengan formulir pengajuan dana



C.



2.



Mencatat Proses Penerimaan Uang a. Mencatat penerimaan uang tunai kedalam buku kas b. Menindaklanjuti kesalahan dan ketidaksesuaian untuk dikoreksi c. Melakukan sistem pencatatan dapat secara manual atau menggunakan komputer



3.



Memonitor Kondisi Kas Kecil a. Mengeluarkan pengeluaran uang tunai sesuai dengan bukti pendukung b. Melakukan pembayaran hanya yang tercantum pada bukti pendukung sesuai dengan sop organisasi



4.



Melakukan Pembayaran Uang Tunai Melalui Kas Kecil a. Mengidentifikasjenis pembayaran b. Mencatat dan memeriksa setiap pengeluaran dana sesuai dengan dokumen yang benar c. Melakukan pembayaran sesuai sop d. Mengarsipkan bukti-bukti pembayaran



Aktifitas Pembelajaran 1. Elemen 1 : Mempersiapkan pengajuan dana kembali a. Judul Materi 1 : Mengidentifikasi keperluan kas kecil Kas kecil merupakan uag kas yang disediakan untuk membayar pengeluaranpengeluaran yang jumlahnya relatif kecil dan tidak ekonomis bila dibayar degan cek. Dana kas kecil biasanya disimpan dalam peri kas (Cash Box). Pemegang dana kas kecil disebut dengan kasir. Kasir akan bertanggung jawab atas pengeluaran dan penggunaan dana kas kecil. Hal ini dilakukan untuk menjaga kelancaran penggunaan dana kas kecil dan menghindari penyalah gunaan dana. Fungsi utama kas kecil adalah menunjang efektivitas aktivitas



Departemen Administrasi Perkantoran | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata



81



ADMINISTRASI PROFESIONAL



PENGELOLAAN KAS KECIL



operasi perusahaan, karena tiak efektif apabila pengeluaran kecil dari perusahaan menggunakan cek. Kas kecil/petty cash merupakan sejumlah dana yang dipersiapkan untuk mendanai pengeluaran-pengeluaran yang belum terencana sebelumnya (mendadak) bagi sebuah unit kerja perusahaan/organisasi atau pimpinan unit tersebut dalam kerangka kedinasan. Kas kecil dapat juga disebut dengan dana taktis. Kas kecil/petty cash sering kali diperlukan pimpinan ketika membutuhkan dana yang cepat untuk dapat membiayai kegiatannya. Sementara bila langsung diminta dari bendahara/bagian keuangan memerlukan waktu yang relatif lama karena adanya prosedur yang harus diikuti. Sumber dana kas kecil pada sebuah unit kerja adalah bendahara/bagian keuangan perusahaan/organisasi tersebut. Dengan demikian dana kas kecil dibuat dengan tujuan sebagai berikut: 1) Membeli perlengkapan kantor yang habis dan butuh dibeli dalam waktu yang cepat; 2) Mempercepat aktivitas perusahaan jika membutuhkan dana yang mendadak dan tidak terencana sebelumnya; 3) Meringankan staf karyawan dalam memberikan pelayanan yang maksimal kepada pelanggan termasuk relasi bisnis pimpinan. Pada pengelolaan kas kecil terdapat 2 (dua) metode pencatatan yakni metode dana tetap (Imprest Fund System) dan metode fluktuasi (Fluctuation Fund System). 1) Metode Dana Tetap (Imprest Fund System) Pencatatan dana kas kecil dengan sistem dana tetap (Imprest Fund System) jumlah kas akan selalu tetap. Besarnya penggantian sebesar pengeluaran yang telah dilakukan sehingga saldo kas kecil selalu tetap seperti semula. Untuk mengetahui sisa uang yang ada dalam kas kecil, kasir kas kecil bisa membuat catatan kas kecil. Tetapi perlu diketahui bahwa metode tetap, kasir kas kecil tidak mencatat pemakaian dana kas kecil dalam jurnal. Buku kas kecil hanya merupakan catatan intern kasir kas kecil dan tidak dapat dijadikan dasar pencatatan dalam buku besar. Contoh buku kas sistem imprest :



Kelebihan sistem imprest:



Departemen Administrasi Perkantoran | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata



82



ADMINISTRASI PROFESIONAL



PENGELOLAAN KAS KECIL



Setiap periode diketahui jumlah pengeluaran per pos/rekening, sehingga dapat digunakan sebagai alat kontrol oleh atasan dalam menggunakan dana. 1) Pemegang kas/pimpinan akan berhati-hati dalam mengelola keuangannya, mengingat dalam sistem ini tidak ada penambahan dana di tengah periode. 2) Karena jumlah dana awal per periode selalu sama, maka akan memudahkan bendahara untuk menentukan jumlah dana per bagian/unit per periode. Kekurangan sistem imprest: 1) Dalam sistem ini saldo uang yang ada di kas tidak dapat dengan mudah diketahui, karena saldo baru dapat dilihat di akhir periode. 2) Bila terjadi kekurangan dana akan menimbulkan sedikit masalah, karena tidak ada penambahan kas di tengah periode. 3)



2)



Sekretaris harus berhati-hati dalam mengeluarkan dana, karena bila terjadi kelebihan akan menimbulkan permasalahan secara admiistrasi.



Metode Fluktuasi (Fluctuation Fund System) Dalam dana kas kecil metode fluktuasi, pemakaian kas kecil oleh kasir kas kecil dicatat dalam bentuk jurnal formal sehingga buku kas kecil dapat digunakan sebagai dasar pencatatan dalam buku besar. Dana kas kecil ditentukan dalam jumlah yang tetap, sehingga jumlah pengganti dana kas kecil (pengisian kembali) tidak harus sama dengan jumlah yang dikeluarkan. Oleh karena itu dalam metode dana tidak tetap tidak perlu jurnal penyesuaian terhadap saldo dana kas kecil pada akhir periode. Contoh buku kas sistem dana tidak tetap:



Departemen Administrasi Perkantoran | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata



83



ADMINISTRASI PROFESIONAL



PENGELOLAAN KAS KECIL



Kelebihan sistem dana tidak tetap: 1)



Apabila mengalami kekurangan dana di tengah periode, karena banyaknya kebutuhan mendadak, dapat dimintakan dana tambahan di bendahara.



2)



Saldo dapat diketahui setiap saat tanpa harus enunggu akhir periode.



3)



Dana awal tiap periode diisi selalu sama.



4)



Mudah dilakukan pengontrolan terhadap bukukas.



Kekurangan sistem dana tidak tetap:  b.



Tidak mudah mengetahui pengeluaran per pos/rekening setiap periodenya.



Judul Materi 2 : Membuat pengajuan uang tunai menggunakan formulir mengikuti sop organisasi yang berlaku Pengelolaan kas kecil dinyatakan akuntabel, apabila penggunaan dana tersebut dapat dipertanggung jawabkan sebagaimana mestinya dengan dilengkapi bukti-bukti yang sah. Pada organisasi/perusahaan terdapat formulir yang digunakan dalam membuat pengajuan uang tunai sesuai sop organisasi yang berlaku. Terdapat formulir bukti kas masuk dan formulir bukti kas keluar. 1) Formulir Bukti Kas Masuk Bukti kas masuk adalah bukti yang berkaitan dengan penerimaan dana yang diterima oleh pemegang kas kecil untuk pembentukan dana kas kecil atau penambahan/pengisian dana kas kecil. Bukti kas masuk harus dilampiri bukti transaksi. Bukti transaksi untuk mendukung bukti kas masuk antara lain: bukti penyerahan dana dari bendahara/kasir perusahaan, bukti penarikan tunai dari bank dan cek. Bukti transaksi ini selanjutnya dilampirkan pada bukti kas masuk (satukan dibagian belakangnya). Contoh formulir bukti kas masuk:



Departemen Administrasi Perkantoran | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata



84



ADMINISTRASI PROFESIONAL



2)



PENGELOLAAN KAS KECIL



Bukti Kas Keluar Formulir bukti kas keluar adalah formulir yang berhubungan dengan pengeluaran kas yang teah dilakukan oleh sekretaris atau pimpinan, karena adanya kegiatan pimpinan atau unit yang harus didanai. Bukt kas keluar sebaiknya dilampiri dengan bukti transaksi. Bukti transaksi untuk mendukung bukti kas keluar antara lain: kuitansi, nota, bon, bill, dan struk belanja. Contoh bukti kas keluar : FORMULIR BUKTI KAS KELUAR No. Bukti: ..................... Diserahkan Kepada Uang Sebesar Untuk Keperluan Jumlah



: : : :



....................................................................... ...................................................................... ....................................................................... Rp .....................



Mengetahui,



Dibayar oleh,



....................... Manajer



......................... ........................



......., ...........20......... Diterima oleh,



........................... ...........................



Perlengkapan yang diperlukan untuk mengadministrasikan pengelolaan dana kas kecil: a) Bukti kas, yaitu buku/lembaran yang digunakan untuk mencatat pengelolaan dana kecil oleh pemegang kas. Buku kas dibuat setiap periode atau proyek. b) Bukti kas masuk dan bukti kas keluar yang dilengkapi bukti-bukti transaksi untuk melengkapi bukti kas masuk/keuar tersebut (bila ada) c) Form permohonan pengisian kas (khusus sitem imprest) d) Ordner setengah folio/ snellhecter e) 2 buah guide pembatas f) Alat tulis g) Perforator h) Stapler i) Brankas keci/kotak tempat menyimpan uang c.



Judul Materi 3 Mengajukan dana sesuai dengan SOP organisasi yang berlaku Pada saat mengajukan dana perlu diperhatikan SOP organisasi yang berlaku. Terdapat prosedur pembukuan pemasukan dan pengeluaran kas dalam mengajukan dana. Apapun prosedurnya adalah sebagai berikut: 1) Prosedur pencatatan pengisian dana awal



Departemen Administrasi Perkantoran | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata



85



ADMINISTRASI PROFESIONAL



a)



b) c) d)



d.



PENGELOLAAN KAS KECIL



Sekretaris, atas persetujuan pimpinan, mengajukan permohonan pengisian kas kepada bendahara/kasir dengan dilampiri: Buku kas, bukti pemasukan dan pengeluaran kas yang dilengkapi dengan bukti-bukti pendukung (disusun secara kronologis). Setelah permohonan disetujui, selanjutnya sekretaris akan mendapatkan dana yang dimintanya berupa cash ataupun noncash. Sekretaris membuatkan bukti kas masuk, lengkap dengan lampirannya. Sekretaris mencatat hal tersebut ke dalam buku kas kecil.



2)



Prosedur pencatatan pengeluaran dana kas kecil Pengeluaran dana kas kecil dapat dilakukan langsung oleh pimpinan itu sendiri maupun oleh sekretaris. a) Pimpinan/sekretaris mengeluarkan/membelanjakan uang untuk kepentigan pimpinan atau unit kerja pimpinan. Bukti transaksi atas kegiatan tersebut dikumpulkan oleh sekretaris. b) Sekretaris membuatkan bukti kas keluar yang dilampiri tiap-tiap bukti transaksi. Setiap bukti kas keluar dibuat nomor urut secara kronologis. c) Sekretaris mencatat bukti kas keluar pada buku kas, secara urut sesuai nomornya.



3)



Akhir pencatatan Pada akhir periode, buku kas ditutup. Penutupan ditandai dengan: a) Perhitungan jumlah kas masuk, kas keluar, tiap-tiap pos, serta selisih antara kas masuk dan kas keluar. b) Pengisian tanggal dan tanda tangan, baik dari sekretaris/pembuat dan pimpinan.



4)



Pengisian for permohonan penambahan/pengisian kas Setelah buku kas ditutup, berikutnya adalah mengisi form permohonan kas yang diajukan kepada bendahara/kasir guna mendapatkan penambahan/pengisian kas (hanya pada sistem imprest).



Judul Materi 4 Mendata semua transaksi sesuai dengan sop organisasi yang berlaku Setelah dilakukan proses transaksi keuangan perusahaan, langkah selanjutnya yaitu pencatatan bukti transaksi. Pencatatan bukti transaksi mengacu pada SOP organisasi yang berlaku. Berikut tahapan-tahapan melakukan pencatatan bukti transaksi. 1) Tahap pencatatan Berikut merupakan tahap pencatatan dalam perusahaan. a) Dasar melakukan pencatatan Dasar pencatatan adalah dasar yang digunakan untuk menentukan pada saat melakukan pencatatan suatu transaksi. Terdapat dua macam dasar pencatatan ayng dapat digunakan dalam akuntansi, yaitu sebagai berikut:



Departemen Administrasi Perkantoran | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata



86



ADMINISTRASI PROFESIONAL



1.



2.



b)



Dasar basis kas Dasar basis kas atau disebut pencatatan transaksi keuangan dilakukan ketika transaksi keuangan tersebut telah diselesaikan secara tunai. Aktual Basis Pecatatan secara aktual dilakukan pada saat terjadinya transaksi keuangan yang bersangkutan. Dari kedua dasar pencatatan diatas, yang paling sering digunakan sebagai dasar pencatatan dalam akuntansi adalah aktual basis.



Aturan Pendebetan dan Pengkreditan Rekening Setiap hal memiliki aturan. Dalam akutansi terdapat aturanng berlaku, tidak terkecuali untuk pendebetan dan pengkreditan rekening. Aturan pendebetan dan pengkreditan rekening berhubungan dengan aturan secara umum dan khusus. Aturan tersebut dapat dijelaskan sebagai berikut: Rekening-Rekening Aktiva Utang Modal Pendapatan Beban



c)



2)



PENGELOLAAN KAS KECIL



Bertambah Debet Kredit Kredit Kredit Debet



Berkurang Kredit Debet Debet Debet Kredir



Melakukan Pencatatan Transaksi dalam Buku Harian Jurnal merupakan semua bentuk transaksi keuangan suatu badan usaha atau organisasi yang dicatat secara kronologis untuk mengetahui setiap pencatatan keuangan dalam perusahaan. Adapun proses pencatatan ini dinamakan dengan penjurnalan. Jurnal dibagi menjadi dua bagian, yaitu sebagai berikut: 1) Transaksi yang Belum dibayar Transaksi yang belum diabayar merupakan transaksi yang terdiri atas beban belum dibayar dan pendapatan. 2) Transaksi dibayar Transaksi dibayar merupakan jenis transaksi yang terdiri atas beban yang dibayar dan pendapatan.



Fungsi Jurnal Berikut ini adalah fungsi jurnal secara umum: 1. Fugsi Historis, Secara historis, pencatatan jurnal merupakan langkah awal dalam membuat laporan keuangan dalam perusahaan. Jurnal menggambarkan kondisi nyata keuangan transaksi dalam perusahaan. 2. Fungsi pencatatan, Di dalam jurnal, wajib untuk mencatat setiap peristiwa keuangan yang terjadi dalam perusahaan. Adapun setiap perubahan kekayaan, modal, biaya, dan pendapatan harus terlebih



Departemen Administrasi Perkantoran | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata



87



ADMINISTRASI PROFESIONAL



3.



4.



5. 3)



PENGELOLAAN KAS KECIL



dahulu dicatat ke dalam jurnal. Hal ini bertujuan agar pembuatan laporan keuangan dapt dilakukan secara lengkap. Fungsi analisis, Pencatatan yang dilakukan dalam jurnal merupakan hasil dari analisis transaksi yang berupa pendebetan dan pengkreditan akun yang terpengaruh karena adanya transaksi keuangan. Fungsi instruksi, Fungsi instruksi merupakan catatan dalam jurnal yang merupakan perintah untuk melakukan pendebetan dan pengkreditan sesuai dengan catatan dalam jurnal. Adapun pencatatan dalm jurnal ini hanya sebatas dokumen transaksi dala perusahaan, tetapi bersifat instruksi. Fungsi informatif, Catatan dalam jurnal memberikan penjelasan mengenai transaksi yang terjadi dalam perusahaan.



Bentuk-bentuk Buku Jurnal Berikut merupakan bentuk-bentuk buku jurnal dalam perusahaan. A. Jurnal Umum Jurnal umum merupakan suatu aktivitas pencatatan transaksi dengan ringkas dalam perusahaan berdasarkan dokumen dasar secara kronologis disertai dengan penjelasan ang dibutuhkan. Transaksi yang telah dijurnal di buku harian, setiap beberapa waktu dipindahkan ke buku besar sesuai dengan jenis akunnya. Buku jurnal ini merupakan media yang digunakan untik melakukan pencatatan transaksi keuangan dalam perusahaan secara ringkas, permanen, lengka, serta disusun secara kronologis untuk referensi di masa yang akan datang. Berikut merupakan bentuk dari buku jurnal.



B.



Jurnal Khusus Penerimaan Kas Selain jurnal umum, juga terdapat jurnal khusus penerimaan kas. Jurnal khusus penerimaan kas ini dibuat dengan tujuan untuk meningkatkan saldo akun kas perusahaan. Seluruh transaksi yang menyebabkan bertambahnya jumlah angka kas dicatat ke dalam jurnal buku besar. Berikut ini bentuk umum jurnal penerimaan kas.



Departemen Administrasi Perkantoran | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata



88



ADMINISTRASI PROFESIONAL



C.



e.



PENGELOLAAN KAS KECIL



Jurnal Khusus Pengeluaran Kas Jurnal khusus pengeluaran kas merupakan jurnal yang digunakan untuk melakukan pencatatan transaksi keuangan yang dapat mengurangi saldo kas perusahaan. Transaksi-transaksi tersebut, antara lain transaksi pembayaran utang, transaksi pembelian tunai, transaksi penerimaan kembali barang yang telah dijual secara tunai, dan sebagainya.



Judul Materi 5 : Menyertakan dokumen bukti-bukti pengeluaran sebelumnya bersama dengan formulir pengajuan dana Bukti transaksi dalam perushaan dapat dikelompokan dalam transaksi berikut. A. Bukti adanya trasnskrip pengeluaran uang atau kas Bukti pengeluaran uang atau kas berasal dari bukti transaksi ekstern. Contohnya, cek kuitansi, bilyet giro, dan sebagainya. Untuk lebih jelasnya, bacalah penjelasan berikut. 1) Cek, merupakan surat perintah kepada pihak bank dari orang yang menandatanginya untuk melakukan pembayaran sejumlah uang yang tertulis dalam cek kepada pembawa atau orang yang namanya tercantum di dalam cek tersebut. a) Lembar cek, Ada beberapa lembar cek, berikut penjelasannya. (1) Lembar pertama pada cek diserahkan kepada pihak lain sebagai alat Pembayaran. (2) Lembar kedua atau struk cek dapat dijadikan bukti yang disatukan disatukan dengan kuitansi bukti pembayaran. Cek yang digunakan sebagai alat pembayaran harus dibubuhi dengan tanda tangan agar dapat dikatakan sah. Dalam pelaksanaannya, cek harus terdapat materai untuk cek langsung dan dibebankan untuk bank kepada pihak nasabah. Dalam pengawasannya, perusahaan melakukan penyetoran uang yang diterimanya kepada bank untuk disimpan dalam bentuk giro, Oleh karena itu perusahaan harus memiliki rekening di bank yang bersangkutan atau memiliki simpanan di bank tersebut. Lembaran cek terdiri atas lembar utama dan struk. Lembar utama ini diserahkan kepada pihak lain sebagai alat pembayaran yang sah. Setelah cek diisi dengan data yang sama, data pada lembar pertama dapat digunakan bukti kuitansi. Berikut contoh cek yang sudah diisi dan ditanda tangani oleh pihak penarik. Untuk lebih jelasnya, perhatikan gambar berikut!



Departemen Administrasi Perkantoran | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata



89



ADMINISTRASI PROFESIONAL



2)



PENGELOLAAN KAS KECIL



Kuitansi Kuitansi merupakan bukti penerimaan kas untuk melakukan pembayaran yang dilakukan oleh pihak penerima uang. Kuitansi ini harus dibubuhi materai seperti halnya cek dalam perusahaan. Bagi suatu perusahaan, kuitansi yang diterima dari pihak lain merupakan bukti pembayaran kepada pihak yang bersangkutan, sedangkan kuitansi yang diserahkan kepada pihak lainnya merupakan bukti penerimaan uang dari pihak yang bersangkutan. Umumnya kuitansi di buat rangkap dua. Lembar pertama diserahkan kepada pihak yang membayar, sedangkan lembar kedua diserahkan dan disimpan kepada yang menerima sebagai bukti pembukuan perusahaan. Berikut ini contoh kuitansi.



Hal-hal yang harus diperhatikan dalam memverifikasi kuitansi adalah sebagai berikut: 1. Adanya nomor urut dalam kuitansi. 2. Nama yang menyerahkan pembayaran. 3. Jumlah nominal pembayaran. 4. Maksud adanya pembayaran. 5. Jumlah nominal. 6. Adanya jumlah yang dilakukan secara tepat. 3)



Bilyet Giro Bilyet giro merupakan suatu surat perintah pemindahbukuan dari yang bersangkutan kepada pihak lain, untuk memindahkan sejumlah uangny. Berdasarkan hal tersebut, penerimaan bilyet giro ini tidak dapat ditukarkan dengan uang tunai kepada pihak bank yang bersangkutan, tetapi dapat disetorkan kepada pihak yang berkepentingan. Selain penggunaan cek, bilyet giro dianggap penting mengingat bilyet giro dapat dilakukan dengan berbagai fungsi sesuai tujuannya. Departemen Administrasi Perkantoran | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata



90



ADMINISTRASI PROFESIONAL



PENGELOLAAN KAS KECIL



Dengan demikian, penggunaan bilyet giro ini dapat dilakukan dengan menggunakan beberapa macam transaksi keuangan dalam perusahaan. Adapun penggunaan bilyet giro dianggap lebih praktis untuk memudahkan administrasi pada bank yang bersangkutan. Selain bukti transaksi tersebut, pembukuan bilyet giro dilakukan dengan menggunakan bukti transaksi intern dalam perusahaan. Berikut merupakan contoh bilyet giro.



Gambar 1.2 Bilyet Giro Sumber: https://www.uob.co.id/personal/pengumuman/Pengumuman-Pemberlakuan-Bilyet-Giro-Baru.page



Hal-hal yang harus diperhatikan dalam memverifikasi bilyet giro adalah sebagai berikut: 1. Nomor bilyet giro. 2. Tanggal transaksi. 3. Sandi dalam bilyet giro. 4. Jumlah nominal dalam bilyet giro. 5. Jumlah nominal debet/kredit (kolom mutasi). 6. Saldo. 7. Blangko rekening koran. 8. Kolom pengesahan petugas bank. B.



Bukti Transaksi Penerimaan Uang Kas Penggunaan bukti kas masuk merupakan penggunaan untuk transaksi penjualan secara tunai dan penerimaan dari pelunasan hutang. Umumnya bukti penerimaan kas selain kuitansi adalah nota kontan. Adapun yang dimaksud dengan nota kontan merupakan nota yang dibuat dengan tujuan untuk memudahkan dalam pelaksanaan pembuatan nota. Berikut contoh nota kontan.



Departemen Administrasi Perkantoran | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata



91



ADMINISTRASI PROFESIONAL



PENGELOLAAN KAS KECIL



Gambar 1.4 Nota Kontan Sumber : https://akuntanonline.com/contoh-bukti-transaksi-pembayaran-perusahaan/



Berikut keterangan-keterangan yang tertera pada nota kotan : 1. Nama Perusahaan. 2. Nomor nota. 3. Tanggal terjadinya transaksi. 4. Jenis barang yang dibeli. 5. Banyaknya barang yang dibeli. 6. Harga satuan tiap unit barang. 7. Jumlah/total harga. C.



Bukti pembelian Kredit dan Penjualan Kredit Bukti pembelian kredit dan penjualan kredit ini dilakukan mengingat tidak semua jenis transaksi dilakukan secara tunai. Pembelian transaksi yang dilakukan tidak secara tunia membutuhkan perlakuan khusus mengenai bukti transaksinya. Adapun pembelian kredit atas barangbarang dilakukan dengan melakukan perjanjian mengenai syarat-syarat pengiriman dan syarat pebayaran. Setelah terjadi kesepakatan, barang tersebut dikirimkan oleh pihak penjual kepada pihak pembeli dengan disertai dokumen-dokumen, seperti faktur dan surat pengiriman barang. Adapun macam-macam faktur adalah sebagai berikut. 1) Faktur Penjualan Faktur penjualan merupakan faktur yang dikirmkan kepada pihak pembeli karena melakukan pembelian secara kredit. Dalam kehidupan sehari-hari, faktur penjualan merupakan hal yang sering kita temukan. Misalnya, saat membeli perlengkapan tulismenulis, perlengkapan kantor, buku atau ketika seseorang menggunakan jasa binatu. Setelah membayar dan menerima barang, atau setelah pekerjaan jasa dilakukan, pihak penjual atau pemberi jasa akan memberikan faktur penjualan. Faktur penjualan merupakan dokumen yang sangat penting. Bahkan bisa digunakan sebagai bukti jika konsumen memiliki keluhan terkait produk yang dibeli. Berikut ini contoh faktur penjualan.



Departemen Administrasi Perkantoran | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata



92



ADMINISTRASI PROFESIONAL



PENGELOLAAN KAS KECIL



Gambar 1.5 contoh faktur Penjualan



Sumber : https://omegasoft.co.id/input-edit-invoice-dekstop-version/



2)



Faktur Pembelian Faktur pembelian merupakan salah satu jenis faktur yang diberikan pihak penjual kepada pihak pembeli. Keteragan yang terdapat pada faktur pembelian antara lain: 1. Nama dan alamat pihak penjual. 2. Nomor faktur. 3. Nama dan alamat pihak pembeli. 4. Tanggal pesanan. 5. Tanggal dan syarat pengiriman. 6. Keterangan barang yang dipesan, seperti jenis barang, kuantitas, harga satuan, dan jumlah harga. Rangkap dokume faktur umumnya dibuat rangkap dua rangkap. Dokumen asli atau lembar pertama dikirimkan kepada pihak pembeli. Dokumen salinan atau lembar kedua disimpan oleh penjual. Berikut ini contoh faktur pembelian.



Gambar 1.6 Contoh Faktur Pembelian Sumber:https://zahir.info/index.php?/Knowledgebase/Article/View/1038/14/faktur-pembelian-setengah-halaman-a5-zahir-accounting-6



D.



Bukti Transaksi Lainnya Selain bukti transaksi-transaksi yang telah dijelaskan, terdapat bukti transaksi lainnya, seperti nota debet dan nota kredit. Nota debet adalah



Departemen Administrasi Perkantoran | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata



93



ADMINISTRASI PROFESIONAL



PENGELOLAAN KAS KECIL



Nota yang dikirim bersamaan dengan barang yang dikembalikan kepada penjual. Nota debet merupakan bukti bahwa pembeli telah mendebet akun penjual. Jika transaksi dilakukan secara kredit, maka pembeli akan mendebet akun hutangnya pada rekening penjual (kewajiban pembeli berkurang). Jika transaksi dilakukan secara tunai, maka pembeli akan mendebet akun kasnya sebagai akibat dari penerimaan uangnya kembali. Sama dengan retur penjualan, retur pembelian tergantung pada kesepakatan bersama antara penjual dan pembeli. Berikut contoh dari nota debet:



Gambar 1.7 Contoh Nota Debet Sumber: http://alinenamaku.blogspot.com/2012/10/nota-debet-dan-nota-kredit.html



Nota kredit (Credit Memorandum) adalah bukti transaksi penerimaan kembali barang yang telah dijual secara kredit (retur penjualan), atau pengurangan harga faktur karena barang sebagian rusak atau kualitas yang tidak sesuai dengan pesanan. Dalam hal demikian nota kredit dibuat oleh pihak penjual dan dikirimkan kepada pihak pembeli. Jika customer mengembalikan sebagian barang yang diterimanya karena mungkin barang yang diterima tidak sesuai pesanan atau sebagian barang ada yang rusak, maka penjual harus membuat nota kredit sebagai bukti bahwa penjual telah menerima barang tersebut dan penjual telah mengkredit akun customer. Berikut contoh nota kredit:



Gambar 1.8 Contoh Nota Kredit Sumber : http://alinenamaku.blogspot.com/2012/10/nota-debet-dan-nota-kredit.html



f.



Lembar Kerja Lembar Kerja Elemen 1 Pada tahun 2020 Ibu Mutia memulai usaha Bakery yang diberi nama “Mutia Bakery”. Beberapa transaksi yang dilakukan pada awal bulan Januari adalah seagai berikut: Januari 1 : Ibu Mutia menginvestasikan uang tunai ke dalam perusahaannya Rp 5.000.000,00.



Departemen Administrasi Perkantoran | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata



94



ADMINISTRASI PROFESIONAL



PENGELOLAAN KAS KECIL



Januari 2 : Dibeli sebuah microwave dari Carefour seharga Rp 1.200.000,00 Yang akan dibayar 3 bulan lagi. Januari 3 : Dibeli secara tunai perlengkapan memasak Rp 3.000.000,00. Januari 5 : Menyelesaikan pesanan kue lapis surabaya dan diterima ongkos pembuatan kue sebesar Rp 250.000,00. Januari 6 : Membayar sewa tempat usaha sebesar Rp 150.000,00 untuk jangka waktu sebulan Januari 9 : Membayar biaya keamanan untuk bulan Januari sebesar Rp 75.000,00 Januari 15 : Menyelesaikan pekerjaan membuat kue black forest dengan ongkos sebesar Rp 250.000,00 akan dibayar 1 minggu lagi Catatlah transaksi keuangan diatas ke dalam format jurnal umum dibawah ini!



Tgl.



2.



Keterangan



NAMA PERUSAHAAN Jurnal Umum Periode ................ Ref. Debet (Rp)



Kredit (Rp)



Elemen 2 : Mencatat Proses Penerimaan Uang a. Judul Materi 1 Mencatat penerimaan uang tunai kedalam buku kas Bentuk dari jurnal penerimaan kas itu sendiri terdiri dari 6 kolom yang setiap kolomnya memuat: a. Tanggal – digunakan untuk mencatat waktu terjadinya transaksi b. Nomor bukti transaksi – digunakan untuk mencatat nomor bukti transaksi. Biasanya, nomor bukti transaksi berupa faktur penjualan c. Keterangan (uraian) – digunakan untuk mencatat keterangan transaksi yang terjadi d. Referensi – digunakan untuk memberikan tanda yang berkaitan dengan pemostingan transaksi ke buku besar e. Akun yang didebet – digunakan untuk mencatat nominal bernilai debet. Kolom akun yang didebet dipecah menjadi 2 sub kolom yaitu akun kas dan potongan penjualan.  Akun kas – digunakan untuk mencatat nilai uang tunai yang diterima  Potongan penjualan – digunakan untuk mencatat nilai potongan penjualan yang diberikan kepada konsumen atas transaksi penjualan yang terjadi f. Akun yang dikredit – digunakan untuk mencatat nominal bernilai kredit. Kolom akun yang dikredit dipecah menjadi 3 sub kolom yaitu piutang dagang, penjualan, dan akun serba serbi. 1. Piutang dagang – digunakan untuk mencatat nilai piutang yang telah diterima pembayarannya. 2. Penjualan – digunakan untuk mencatat nilai keseluruhan penjualan yang terjadi.



Departemen Administrasi Perkantoran | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata



95



ADMINISTRASI PROFESIONAL



3.



PENGELOLAAN KAS KECIL



Akun serba serbi – digunakan untuk mencatat akun-akun lainnya. Kolom akun serba serbi dipecah menjadi 2 sub kolom yaitu akun dan jumlah. Untuk kolom akun, digunakan untuk mencatat jenis akun yang tersedia. Contohnya adalah akun pendapatan sewa jika terjadi penerimaan pendapatan sewa secara tunai. Untuk kolom jumlah, digunakan untuk mencatat nilai nominal dari jenis akun yang berkaitan.



Gambar 2.1. Contoh Buku Kas Masuk Sumber : https://djournal.id/download-contoh-buku-kas-harian-bumdes/



Penerimaan Kas #1: Penjualan Tunai Perhatikan contoh pencatatan jurnal Penerimaan Kas Penjualan Tunai perusahaan dagang berikut ini: Pada tanggal 10/04/2020 PT Manajemen Keuangan Network menjual tunai 2 unit komputer bekas seharga Rp. 2.250.000 dengan nomor faktur FP-001. Pencatatan Jurnal dari transaksi penjualan tunai tersebut adalah sebagai berikut: (Debit) Kas Rp. 2.250.000 (Kredit) Penjualan Rp. 2.025.000 (Kredit) PPn keluaran Rp. 225.000 b.



Judul Materi 2 : Menindaklanjuti kesalahan dan ketidaksesuaian untuk dikoreksi Jurnal koreksi dibuat apabila terdapat kekeliruan dalam pencatatan yang dilakukan. Jurnal koreksi disebut juga jurnal pembetulan. Hal ini karena fungsi dari jurnal ini adalah untuk membetulkan jurnal yang terlanjur salah dibuat, baik karena salah angka ataupun salah akun. Sehingga jurnal koreksi ini bersifat wajib. Perlu diingat ya, jurnal koreksi ini berbeda dengan jurnal penyesuaian. Jurnal penyesuaian adalah jurnal yang dibuat untuk menyesuaikan nilai dari saldo akun tertentu agar sesuai dengan kondisi yang sebenarnya. Akun yang perlu disesuaikan biasanya akun biaya akrual (menyegerakan pengakuan biaya) dan akun biaya deferal (pengakuan biaya yang ditunda). Secara garis besar, terdapat dua jenis kesalahan:



Departemen Administrasi Perkantoran | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata



96



ADMINISTRASI PROFESIONAL



a. b.



PENGELOLAAN KAS KECIL



Pertama, kesalahan pada periode berjalan. Biasanya kesalahan ini berupa salah klasifikasi akun dan/ atau salah jumlah. Kedua, kesalahan untuk periode yang berbeda. Di mana, kesalahan pada periode sebelumnya dapat terbawa ke periode selanjutnya, jika kesalahan berpengaruh pada laporan neraca atau laporan laba rugi. Kesalahan yang berpengaruh pada neraca harus dikoreksi, hal ini karena akun-akun pada neraca tidak ada tutup buku. Sementara kesalahan yang berpengaruh pada laba rugi tidak perlu dikoreksi, karena pada akhir periode akun-akun tersebut sudah di nol kan jadi tidak terbawa pada periode berikutnya.



Untuk membuat jurnal koreksi, ada tiga langkah sebagai berikut: a. Membuat jurnal penghapusan Langkah pertama untuk membuat jurnal koreksi adalah membuat jurnal penghapusan terlebih dahulu. Jurnal salah yang telah dibuat sebelumnya harus dihapus. Caranya dengan membalik posisi akun dan saldonya. b. Membuat jurnal sebenarnya Langkah selanjutnya yang harus Anda buat adalah membuat jurnal yang benar atau jurnal yang seharusnya dibuat. c. Membuat jurnal koreksi Jurnal koreksi dibuat berdasarkan penggabungan dari tahap pertama, jurnal penghapusan dan tahap kedua, jurnal yang sebenarnya. Jadi untuk membuat jurnal koreksi, langkah pertama dan langkah kedua ditandingkan sehingga menghasilkan jurnal koreksi. Contoh Penerapan Jurnal Koreksi PT ABC membeli barang dagangan ke pemasok sebesar 50.000.000 secara tunai. Namun, akuntan keliru mencatat nya sebagai pembelian peralatan kantor. Jurnal yang dibuat PT. ABC:



Peralatan Kantor (D)



50.000.000



Kas (K)



50.000.000



Berdasarkan kesalahan tersebut, maka harus dibuat jurnal koreksi. Berikut langkah yang harus dilakukan: a.



Membuat jurnal penghapusan



Kas (D)



50.000.000



Departemen Administrasi Perkantoran | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata



97



ADMINISTRASI PROFESIONAL



Peralatan Kantor (K) b.



50.000.000



Membuat jurnal yang benar



Pembelian (D)



50.000.000



Kas (K) c.



50.000.000



Membuat jurnal koreksi



Pembelian (D) Peralatan Kantor (K) c.



PENGELOLAAN KAS KECIL



50.000.000 50.000.000



Judul Materi 3 : Melakukan sistem pencatatan dapat secara manual atau menggunakan komputer Sistem pencatatan dapat dilakukan secara manual ataupun menggunakan komputer. 1. Sistem Pencatatan Manual Pada pembukuan manual Anda harus mencatat banyak hal secara manual pada beberapa kertas kerja/buku, dan menyusun jurnal double entry yang cukup membingungkan bagi mereka yang tidak mengerti akuntansi, serta sangat memakan waktu dan beresiko apabila tidak teliti. Berikut Penjelasan bagaimana proses pembukuan manual terjadi:



Gambar 2.2 Proses Pembukuan Manual Sumber: https://i3.wp.com/zahiraccounting.com/id/blog/wp-content/uploads/2012/10/prosesakuntansi.gif



Departemen Administrasi Perkantoran | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata



98



ADMINISTRASI PROFESIONAL



PENGELOLAAN KAS KECIL



Dari transaksi-transaksi yang sudah ada, apakah itu penjualan, pembelian, dan lainnya harus dibuatkan transaksi jurnal double entry (debet – kredit). Si pembuat jurnal transaksi harus mengetahui nomor rekening setiap transaksi, bila tidak dihafal maka melihat pada tabel. Misalkan penjualan barang A, akan dicatat pada rekenin nomor 41100, sebagai penjualan barang A, kemudian dicatat pula pada rekening piutang usaha misalkan pada rekening 14100. Untuk transaksi yang cukup kompleks proses pembuatan jurnal ini akan sangat sulit, misalkan suatu penjualan melibatkan discount, pajak, uang muka dan biaya pengiriman. Untuk penjualan barang dagangan, proses pembuatan jurnal juga menjadi rumit, karena harus mengetahui rekening apa untuk barang tersebut, dan harus menghitung harga pokok barang manual – satu persatu dari kartu stok tiap barang, apakah menggunakan metode FIFO, LIFO atau Rata-rata, karena rumitnya perhitungan harga pokok dan pembuatan jurnya, maka banyak perusahaan menerapkan sistem stok opname di akhir minggu atau akhir bulan. Dengan cara ini laba rugi perusahaan baru diketahui pada akhir minggu atau akhir bulan, tidak setiap saat. Setiap terjadi penjualan harus dicatat pada kartu piutang usaha, dan tiap terjadi pembelian juga dicatat pada kartu hutang. Tujuan pencatatan ini adalah mengetahui sisa hutang/piutang yg masih harus dibayar dan kapan waktu pembayarannya. Setiap harta atau asset perusahaan dicatat pada buku tersendiri. Setiap bulan akan dihitung beban penyusutan dan beban amortisasinya. Selanjutnya dibuat jurnal transaksi penyusutan. Dari transaksi-transaksi jurnal yang telah dibuat, disusun dan dikelompokkan berdasarkan nomor rekeningnya masing-masing, ini disebut Buku Besar. Berukut ini contoh Buku Besar Piutang Usaha : 1/2/2005 Penjualan PT ABC Rp 1.000.000,3/2/2005 Penjualan PT DKL Rp 5.000.000,5/2/2005 Penjualan PT ABC Rp 2.000.000,2/2/2005 Pembayaran PT ABC Rp 500.000,Total Piutang Usaha Rp 8.500.000,Total nilai per masing-masin buku besar seluruh rekening yang ada dikumpulkan dalam worksheet. Kemudian, disusun pada kolom-kolom apakah pada posisi debet atau kredit, dicari saldo awalnya dan dihitung saldo akhirnya. Dari Worksheet atau neraca lajur tersebut dapat disusun neraca percobaan, atau langsung dibuat laporan neraca dan laporan laba rugi. Laporan neraca dan laba rugi ditampilkan dalam bentuk yang terstruktur sesuai klasifikasi per masing-masing rekening. Pembuatan laporan aliran kas jauh lebih rumit daripada laporan Neraca dan Laba Rugi. Dimana harus diketahui necara bulan sebelumnya, menghitung perubahaannya, menghitung nilai penyusutan dan menyusunnya menjadi laporan sesuai aturan akuntansi yang berlaku. Dari laporan keuangan yang sudah dibuat dapat dihitung rasio-rasio



Departemen Administrasi Perkantoran | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata



99



ADMINISTRASI PROFESIONAL



PENGELOLAAN KAS KECIL



bisnis berdasarkan formula-formula yang baku. Serta dibuat pula dalam format grafik untuk memudahkan manajemen dalam menganalisa kinerja perusahaan. 2.



Sistem Pencatatan Menggunakan Komputerisasi Ada perbedaan proses akuntansi yang dikomputerisasi dengan yang manual. Laporan seperti daftar piutang, daftar utang dan laporan interim dapat disusun dan dicetak setiap saat dengan segera. Kalau data penyesuaian telah dimasukkan dalam komputer maka laporan keuangan akhir dapat segeradicetak. Oleh karena itu, dalam sistem komputer tidak diperlukan lagi kertas kerja seperti pada sistem manual. Perlu dicatat bahwa konsep pelaporan keuangan tidak dapat diganti oleh komputer, yang dapat diganti dengan komputer adalah proses pengolahan datanya. Kalau dibandingkan dengan sistem manual, sistem komputerisasian memang jelas mempunyai keunggulan (benefit) khususnya dalam hal kecepatan (speed), ketelitian (accuracy) dan kapasitas (capacity) pemrosesan. Kecepatan komputer dapat diandalkan karena komputer mengerjakan suatu perintah dalam hitungan mikrodetik (microsecond). Perkembangan chip terakhir telah memungkinkan kecepatan dalam seperbilliun detik (nanosecond) atau bahkan dalam sepertrilliun detik (picosecond). Dengan kecepatan ini suatu transaksi dapat diproses dalam seketika. Ketelitian jelas dapat diandalkan karena setelah data disiapkan dengan benar komputer akan memroses tanpa campur tangan manusia lagi dan kalau komputer sudah diprogram dengan benar kemungkinan kesalahan perhitungan dan klasifikasi menjadi kecil. Itulah sebabnya sebelum suatu komputer dan programnya digunakan, suatu percobaan (trial run) dengan data percobaan perlu dilakukan untuk memverifikasi program. Dalam system manual, karena tiap langkah dikerjakan oleh manusia, kemungkinan kesalahan menjadi lebih besar. Kapasitas untuk menyimpan, mencatat dan mencetak data menjadi sangat besarkarena data disimpan dalam bentuk elektromagnetik. Oleh karena itu, di samping laporan utama komputer dapat diprogram untuk menghasilkan laporan-laporan tambahan lainnya termasuk rincian-rincian yang diperlukan. Namun demikian, karena semua data tidak terekam dalam bentuk yang dapat dibaca oleh manusia, kegagalan komputer (computer failure) dapat menyulitkan perusahaan karena data dapat rusak atau hilang atau tidak dapat dibaca kembali. Itulah sebabnya diperlukan suatu mekanisme back up. Manipulasi dengan komputer dan kejahatan dengan komputer (computer crime) juga merupakan ancaman bagi perusahaan yang mengandalkan operasi dan pencatatan keuangannya dengan komputer. Bila dipelajari sifatnya, proses mulai dari penjurnalan sampai ke pelaporan sebenarnya bersifat matematis (karena hubungan buku besar dapat ditunjukkan dalam persamaan akuntansi, sistematis (karena urutan mengerjakannya jelas) dan logis (karena unsur pertimbangan atau judgement tidak terlibat lagi). Dengan kata lain, proses tersebut



Departemen Administrasi Perkantoran | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata



100



ADMINISTRASI PROFESIONAL



PENGELOLAAN KAS KECIL



sifatnya adalah penambahan, pembandingan, penyortiran, pereklasifikasian, dan peringkasan dengan cara tertentu yang sudah jelas atau pasti. Pekerjaan atau tugas yang demikian biasanya menjadi objek komputerisasi. Dengan sistem komputer maka langkah yang paling kritis adalah langkah analisis transaksi karena kalau langkah ini salah, hasil pengolahan data oleh komputer juga ikut salah.”jadi, semua proses akuntansi dapat di komputerisasi. Walaupun dengan penggunaan komputer kegiatan-kegiatan dalam siklus akuntansi manjadi tidak ada lagi, konsep yang dipelajari dalam sistem akuntansi manual tetap diperlukan karena apa yang dikerjakan oleh komputer tetap mengikuti konsep yang digunakan dalam sistem akuntansi manual karena akan ada pelaporan yang disusun dan dicetak segera. Secara garis besar proses akuntansi dengan sistem komputerisasi sebagai berikut :



Gambar 2.3. Proses akuntansi dengan sistem komputerisasi Sumber : https://i3.wp.com/zahiraccounting.com/id/blog/wpcontent/uploads/2012/10/proses-zahir-2.jpg



Seluruh proses pembuatan jurnal double entry, pencatatan kartu hutang dan piutang usaha, mencatat pemakaian barang dan menghitung harga pokok barang, serta perhitungan penyusutan dan pembuatan laporan, grafik dan analisa keuangan dilakukan secara otomatis. Seluruh data yang telah diisi akan disimpan dan dapat digunakan kembali pada transaksi – transaksi yang lain.Seperti data pelanggan, pemasok dan data barang, cukup dibuat satu kali selanjutnya tinggal digunakan,begitu juga dengan laporan yang diinginkan,seluruh laporan dapat disajikan dikarenakansemua datasudah ke rekam dengan baik.Dengan cara ini histori transaksi pelanggan, pemasok dan barang persediaan dapat dianalisa dengan baik.



Departemen Administrasi Perkantoran | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata



101



ADMINISTRASI PROFESIONAL



PENGELOLAAN KAS KECIL



Gambar 2.4. Proses pembuatan laporan secara komputerisasi Sumber : https://i2.wp.com/zahiraccounting.com/id/blog/wpcontent/uploads/2012/10/report.jpg



Bila dipelajari sifatnya, proses mulai dari penjurnalan sampai ke pelaporan sebenarnya bersifat matematis (karena hubungan buku besar dapat ditunjukkan dalam persamaan akuntansi, sistematis (karena urutan mengerjakannya jelas) dan logis (karena unsur pertimbangan atau judgement tidak terlibat lagi). Dengan kata lain, proses tersebut sifatnya adalah penambahan, pembandingan, penyortiran, pereklasifikasian, dan peringkasan dengan cara tertentu yang sudah jelas atau pasti. Pekerjaan atau tugas yang demikian biasanya menjadi objek komputerisasi. Dengan sistem komputer seperti di atas maka hal yang paling penting dilakukan adalah analisis transaksi karena kalau langkah ini salah, hasil pengolahan data oleh komputer juga ikut salah,disinilah peran penting seorang akuntan. Jadi, semua proses akuntansi dapat di komputerisasi sehingga dengan penggunaan komputer kegiatan-kegiatan dalam siklus akuntansi yang dilakukan secara manual manjadi tidak ada lagi, namun konsep yang dipelajari dalam sistem akuntansi manual tetap diperlukan karena apa yang dikerjakan oleh komputer tetap mengikuti konsep yang digunakan dalam sistem akuntansi manual karena akan ada pelaporan yang disusun dan dicetak segera.



d.



Lembar Kerja Lembar Kerja Elemen 2 : Proses Penerimaan Uang Tunai Pada sebuah perusahaan terdapat prosedur penerimaan kas. Pada prosedur tersebut terdapat prinsip-prinsip yang perlu diperhatikan. Tuliskan minimal lima (5) prinsip prosedur penerimaan kas baik secara manual maupun komputerisasi!



Departemen Administrasi Perkantoran | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata



102



ADMINISTRASI PROFESIONAL



3.



PENGELOLAAN KAS KECIL



Elemen 3 : MEMONITOR KONDISI KAS KECIL a. Judul Materi 1 Mengeluarkan pengeluaran uang tunai sesuai dengan bukti pendukung Pengendalian sistem untuk pengeluaran kas sesuai dengan bukti pendukung di dalam perusahaan, pengeluaran kas merupakan suatu transaksi yang sering terjadi. Dana-dana yang dikeluarkan oleh perusahaan misalnya digunakan untuk biaya pemeliharaan, biaya gaji / upah pegawai dan pengeluaran lainnya. Dari pengertian di atas, dapat disimpulkan bahwa pengeluaran kas adalah transaksi-transaksi yang mengakibatkan berkurangnya saldo-saldo kas tunai, atau rekening bank milik perusahaan baik yang berasal dari pembelian tunai, pembayaran utang, pengeluaran transfer maupun pengeluaranpengeluaran lainnya. Pengeluaran kas dapat berupa uang logam, cek atau wesel pos, uang yang dikeluarkan melalui bank atau langsung dari piutang. Sedangkan menurut sistem akuntansi, pengeluaran kas adalah suatu catatan yang dibuat untuk melaksanakan kegiatan pengeluaran baik dengan cek maupun dengan uang tunai yang digunakan untuk kegiatan umum perusahaan. Menurut Depdiknas, Sistem Akuntansi Pengeluaran Kas adalah suatu proses, cara, perbuatan mengeluarkan alat pertukaran yang diterima untuk pelunasan utang dan dapat diterima sebagai suatu setoran ke bank dengan jumlah sebesar nominalnya, juga simpanan dalam bank atau tempattempat lainnya yang dapat diambil sewaktu-waktu. Berdasarkan pengertian-pengertian tersebut di atas dapat disimpulkan sistem Akuntansi Pengeluaran Kas adalah suatu proses yang dilaksanakan untuk melaksanakan pengeluaran kas baik dengan cek maupun uang tunai untuk kegiatan perusahaan. Sistem Akuntansi pokok yang digunakan untuk melaksanakan pengeluaran kas yaitu sistem akuntansi pengeluaran kas dengan cek dan sistem akuntansi pengeluaran kas dengan melalui dana kas kecil. 1) Sistem Akuntansi Pengeluaran Kas dengan Cek Fungsi Yang Terkait dalam sistem akuntansi pengeluaran kas yaitu : a.



b.



c.



Fungsi Hutang. Fungsi ini menerima dokumen-dokumen dari bagian lain yang nantinya akan digunakan sebagai dokumen pendukung bukti pengeluaran uang dan menyiapkan bukti pengeluaran uang. Fungsi Kasir. Fungsi ini menerima bukti pengeluaran uang dari bagian utang, menuliskan besarnya uang yang harus dikeluarkan dalam cek dan memintakan tandatangannya kepada pejabat yang berwenang, serta memberikan cek kepada pihak yang namanya tercantum dalam cek. Fungsi Akuntansi. Bagian akuntansi yang terkait dalam pengeluaran uang ini adalah bagian kartu persediaan dan kartu biaya serta bagian buku jurnal, buku besar dan pelaporan. Tugasnya yaitu menerima dari bagian utang lembar pertama bukti pengeluaran kas beserta bukti-bukti



Departemen Administrasi Perkantoran | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata



103



ADMINISTRASI PROFESIONAL



2)



3)



b.



PENGELOLAAN KAS KECIL



pendukung. Selain itu menyimpan bukti-bukti pengeluaran uang beserta bukti-bukti pendukung ke dalam suatu file yang disebut dengan file bukti pengeluaran uang yang telah dibayar. Dalam menyimpan bukti-bukti pengeluaran uang ini, sebelumnya diurutkan menurut urutan nomor urut bukti pengeluaran uang. d. Bagian Pengawasan Intern. Bagian ini bertugas memverifikasi pengeluaran-pengeluaran uang ini, termasuk mengecek penanggungjawab dari pejabat-pejabat yang berwenang atas dan selama proses pengeluaran uang tersebut. Dokumen yang digunakan dalam sistem pengeluaran kas, yaitu : a. Dokumen pelengkap pengadaan dan penerimaan barang/jasa. Dokumen ini merupakan dokumen yang digunakan untuk mendukung permintaan pengeluaran kas. b. Cek Dari sudut sistem informasi akuntansi cek merupakan dokumen yang digunakan untuk memerintahkan melakukan pembayaran sejumlah uang kepada orang atau organisasi yang namanya tercantum dalam cek c. Voucher Dokumen ini sebagai permintaan dari yang memerlukan pengeluaran kepada fungsi akuntansi untuk membuat kas keluar. Catatan Akuntansi Yang digunakan dalam Sistem akuntansi pengeluaran kas, yaitu: a. Jurnal Pengeluaran Kas. Digunakan untuk mencatat pengeluaran kas. b. Register Cek. Register cek digunakan untuk mencatat cek-cek perusahaan yang dikeluarkan untuk pembayaran kreditur atau pihak lain. c. Catatan akuntansi yang digunakan dalam pengeluaran kas, yaitu :  Buku pembantu utang  Buku jurnal pembelian  Buku jurnal pengeluaran uang  Remittance advice



Judul Materi 2 Melakukan pembayaran hanya yang tercantum pada bukti pendukung sesuai dengan sop organisasi Prosedur ini dimulai sejak pembuatan Bukti Keluar Kas/Bank oleh divisi yang berkepentingan dan berakhir setelah pengeluaran kas oleh kasir. atau diberikannya Bukti Transfer oleh Bagian Keuangan kepada yang berkepentingan. 1.



Pengendalian Internal a. Dokumen pendukung terlebih dahulu harus disetujui oleh kepala bagian atasan yang terkait. b. Bukti keluar kas/bank harus diverifikasi kepala bagian keuangan dan ditambahkan kode rekening.



Departemen Administrasi Perkantoran | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata



104



ADMINISTRASI PROFESIONAL



c.



PENGELOLAAN KAS KECIL



Penerima uang harus membubuhkan tanda tangan dan nama jelas sebagai tanda terima pada Bukti Keluar Kas (BKK)/ Bukti Keluar Bank (BKB)



2.



Sistem Otorisasi Persetujuan pengeluaran Kas/Bank dilakukan oleh Kepala Bagian Akuntansi Keuangan.



3.



Pihak Terkait a) Divisi yang berkepentingan b) Akuntansi dan keuangan c) Kasir d) Manajer Keuangan



4.



Dokumen a. Bukti Keluar Kas (BKK) / Bukti Keluar Bank (BKB) b. Dokumen pendukung lain



5.



Prosedur Kegiatan a) Divisi yang berkepentingan, membuat BKK/BKB sesuai kebutuhan dan dilampiri dengan bukti pendukung. b) Minta persetujuan dan paraf kepala bagian terkait. c) Sampaikan ke bagian akuntansi keuangan untuk diverifikasi. d) Bagian akuntansi keuangan memeriksa kebenaran bukti dan dokumen pendukungnya. Membutuhkan kode rekening serta paraf sebagai verifikator. e) Kepala bagian akuntansi keuangan melakukan otorisasi pengeluaran kas/bank yang didukung bukti/dokumen. f) Manajer keuangan melakukan persetujuan pembiayaan kas/bank. g) Kasir melakukan pembayaran kepada divisi yang berkepentingan.



Contoh Standar Operasional Prosedur Pengeluaran Kas Bank Contoh SOP dibuat dengan mengambil dan menyatukan elemen-elemen di atas menjadi bentuk utuh sebuah SOP pengeluaran kas. Ada penambahan untuk bagian header yang merupakan identitas dari Standar Operasional Prosedur. Bagian header memuat beberapa hal penting, antara lain: 1. Identitas perusahaan/ entitas 2. Judul Standar Operasional Prosedur 3. Penjelasan tentang waktu berlakunya SOP, 4. Perbaikan (revisi), dan 5. Jumlah halaman dokumen Standar Operasional Prosedur. Berikut ini bentuk dan format utuh dari SOP Pengelolaan Keuangan – pengeluaran kas bank:



Departemen Administrasi Perkantoran | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata



105



ADMINISTRASI PROFESIONAL



PENGELOLAAN KAS KECIL



Gambar 3.1 Prosedur pengeluaran kas Sumber https://manajemenkeuangan.net/accounting-tools-sop/standar-operasional-proseduradalah/?amp



c.



Lembar Kerja Lembar Kerja Elemen 3 Diketahui bahwa dalam bulan April 2014 telah terjadi beberapa transaksi pengeluaran kas dalam UD Subur Jaya dengan data sebagai berikut:  Tanggal 7 April 2014 telah dilakukan pembelian barang dagang Kepada Toko Budi dengan tunai senilai Rp 1.500.000  Tanggal 14 April 2014 Telah diterima kembali beberapa barang dagang karena rusak yang sudah terjual dengan tunai pada Toko Bayu pada tanggal 5 April 2014 senilai Rp 300.000  Tanggal 16 April 2014 dilakukan pembayaran hutang pada CV Suci Rp 1.650.000  Tanggal 20 April 2014 Telah dilakukan pembelian perlengkapan kantor dengan tunai pada Toko Sejati senilai Rp 250.000  Tanggal 30 April 2014 dilakukan pembayaran gaji karyawan senilai Rp 1.300.000 Catatlah proses pencatatan pengeluaran kas diatas dalam bentuk jurnal!



Departemen Administrasi Perkantoran | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata



106



ADMINISTRASI PROFESIONAL



PENGELOLAAN KAS KECIL



Penjelasan :  Tanggal 7 April 2014 adalah transaksi pembelian barang dagang tunai, transaksi ini menyebabkan saldo kas berkurang karena digunakan untuk membeli barang dagangan, dan akun pembelian akan bertambah jadi posisi kas ada disebelah kredit dengan saldo sesuai yang dikeluarkan yaitu Rp 1.500.000, dan pembelian diposisi debet dengan jumlah yang sama yaitu Rp 1.500.000.  Transaksi tanggal 14 April 2014 adalah transaksi terjadinya retur penjualan atau penerimaan kembali barang dagang yang telah terjual kepada pelanggan penyebabnya seperti diantaranya adalah kerusakan barang tersebut atau cacat, akibat transaksi ini maka UD Subur Jaya harus mengeluarkan kas dan diberikan kepada Toko Bayu senilai barang yang dijual tersebut, sehingga sudah jelas bahwa posisi kas ada diposisi kredit (karena saldonya telah berkurang) dan bertambahnya transaksi retur penjualan diposisi debet dengan jumlah Rp 300.000.  Tanggal 16 April 2014 adalah transaksi pembayaran atau pelunasan hutang, akibat transaksi ini maka UD Subur Jaya mengeluarkan sejumlah uang untuk membayar hutangya sehingga saldo kas berkurang jadi posisi kas ada dikredit dengan jumlah sesuai uang yang dikeluarkan, dan karena hutang telah dibayar maka hutangnya berkurang sehingga posisi hutang ada di debet dengan jumlah sesuai yang dibayarkan yaitu Rp 1.650.000.  Tanggal 20 adalah transaksi pembelian perlengkapan secara tunai, pengaruhnya saldo kas berkurang karena untuk membayar pembelian perlengkapan sehingga dicatat posisi kredit sebesar uang yang







4.



dikeluarkan, sebaliknya akun perlengkapan mengalami penambahan karena telah dilakukan pembelian jadi posisi perlengkapan ada di debet dengan jumlah sesuai nilai perlengkapan tersebut. Tanggal 30 adalah transaksi pembayaran beban. Semua transaksi pembayaran beban merupakan transaksi yang akan mengurangi saldo kas seperti transaksi pembayaran beban gaji, akibat pembayaran gaji maka akun kas dicatat pada posisi kredit dan beban gaji pada posisi debet sebesar nilai uang yang dikeluarkan untuk membayar, dalam Data UD Subur Jaya di atas adalah Rp 1.300.000.



Elemen 4 : MELAKUKAN PEMBAYARAN UANG TUNAI MELALUI KAS KECIL a. Judul Materi 1 Mengidentifikas jenis pembayaran Sistem pembayaran adalah sistem yang mencakup seperangkat aturan, lembaga dan mekanisme yang digunakan untuk melaksanakan pemindahan



Departemen Administrasi Perkantoran | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata



107



ADMINISTRASI PROFESIONAL



PENGELOLAAN KAS KECIL



dana guna memenuhi suatu kewajiban yang timbul dari suatu kegiatan ekonomi. Sistem Pembayaran merupakan sistem yang berkaitan dengan pemindahan sejumlah nilai uang dari satu pihak ke pihak lain. Media yang digunakan untuk pemindahan nilai uang tersebut sangat beragam, mulai dari penggunaan alat pembayaran yang sederhana sampai pada penggunaan sistem yang kompleks dan melibatkan berbagai lembaga. Peran dari sistem pembayaran adalah sebagai sarana transmisi di dalam kebijakan moneter. Sebagai alat yang digunakan untuk meningkatkan efisiensi ekonomi pada sebuah negara dan menjaga stabilitas keuangan dan perbankan. Dengan demikian, sistem pembayaran memang sangat penting dan dibutuhkan untuk diatur dan diawasi dengan baik supaya sistem pembayaran bisa berjalan lancar dan aman. Pada dasarnya dalam sistem pembayaran terbagi kedalam dua jenis,yakni sistem pembayaran tunai dan pembayaran non tunai. Instrumen yang dipakai oleh kedua sistem pembayaran tersebut memiliki perbedaan yang mendasar. Letak perbedaannya adalah pada instrumen yang dipakai, yaitu : 1.



Alat pembayaran tunai : Pembayaran menggunakan uang kartal memang paling umum ditemukan dalam kehidupan sehari-hari karena mudah digunakan untuk transaksi dengan nominal yang kecil. Dalam pembayaran tunai, instrumennya berupa uang kartal atau berbentuk fisik berupa uang logam dan uang kertas.



Gambar 4.1. Mata Uang Rupiah



2.



Namun, uang kartal memiliki beberapa kelemahan seperti biaya pengadaan atau pencetakan uang yang mahal. Selain itu, ada inefisiensi waktu dalam penggunaan uang kartal seperti ketika melakukan pembayaran di pintu masuk loket (seperti KRL/Transjakarta), dimana pembayaran akan memakan waktu yang lama, terlebih ketika uang yang dibayarkan tidak pas dengan harganya sehingga harus menyiapkan kembalian. Uang kartal juga memiliki resiko lain seperti pencurian dan pemalsuan uang. Tingginya resiko penggunaan uang kartal ini membuat Bank Indonesia mendorong pergantian alat pembayaran tunai menjadi non tunai. Alat pembayaran non tunai : Alat pembayaran non tunai adalah seluruh alat pembayaran selain tunai (uang kartal). Alat pembayaran non tunai atau uang giral biasa digunakan untuk melakukan pembayaran transaksi yang berjumlah besar sehingga lebih efisien dibandingkan pembayaran dengan uang kartal. Di Indonesia, yang berhak untuk menerbitkan uang giral adalah



Departemen Administrasi Perkantoran | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata



108



ADMINISTRASI PROFESIONAL



PENGELOLAAN KAS KECIL



seluruh bank umum kecuali Bank Indonesia. Jenis-jenis alat pembayaran non tunai adalah: a. Cek Cek merupakan bukti permintaan nasabah kepada bank untuk mencairkan dana sesuai yang jumlah dan nama penerima yang tertulis dalam cek. b. Giro Giro merupakan bukti permintaan pemindahan sejumlah uang dari rekening seseorang kepada rekening nasabah lain sesuai jumlah dan nama yang tertulis. c. Nota Debit Nota debit merupakan bukti transaksi untuk mengurangi utang usaha yang harus dilunasi. d. Kartu Kredit Kartu kredit merupakan alat pembayaran berbentuk kartu yang diterbitkan oleh bank dimana bank meminjamkan uang terlebih dahulu kepada nasabah untuk melakukan pembayaran. e. Uang Elektronik Uang elektronik merupakan pengganti uang tunai, nasabah menyetorkan uang tunai mereka kedalam uang elektronik. Selain efisiensi dalam pembayaran transaksi yang berjumlah besar, alat pembayaran non tunai memiliki resiko pencurian yang kecil karena transaksinya dapat dilacak. Selain itu, orang-orang yang terlibat dalam transaksi tidak perlu menghitung uang tersebut karena nominalnya telah tertera dengan jelas sehingga proses pengecekan tidak memakan waktu yang lama. Pembayaran yang diterima juga memiliki jumlah yang tidak terbatas. Namun, tidak semua pihak bersedia menerima pembayaran menggunakan uang giral, hanya pihak-pihak tertentu yang menggunakannya. b.



Judul Materi 2 : Mencatat dan memeriksa setiap pengeluaran dana sesuai dengan dokumen yang benar Sistem Pengeluaran Kas dengan Kas Kecil Sistem dana kas kecil digunakan perusahaan jika terjadi pengeluaran dengan nominal kecil. Sistem ini dilakukan dengan dua cara yaitu sistem saldo berfluktuasi (fluctuating fund balance system) dan sistem saldo tetap (imprest system). Penyelenggaraan dana kas kecil dengan sistem saldo berfluktuasi dilakukan dengan prosedur sebagai berikut : 1) Pembentukan dana kas kecil dicatat dengan mendebit rekening Dana Kas kecil 2) Pengeluaran dana kas kecil dicatat dengan mengkredit rekening Dana Kas Kecil sehingga setiap saat saldo rekening berfluktuasi. 3) Pengisian kembali dana kas kecil dilakukan dengan jumlah sesuai keperluan, dan dicatat dengan mendebit rekening Dana Kas Kecil. Sedangkan dalam sistem saldo tetap, penyelenggaraan dana kas kecil dilakukan dengan prosedur sebagai berikut:



Departemen Administrasi Perkantoran | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata



109



ADMINISTRASI PROFESIONAL



1)



2)



3)



PENGELOLAAN KAS KECIL



Pembentukan dana kas kecil dilakukan dengan cek dan dicatat mendebit rekening Dana Kas Kecil. Saldo ini tidak boleh berubah dari yang telah ditetapkan sebelumnya kecuali jika saldo yang ditetapkan telah dinaikkan atau dikurangi. Pengeluaran dana kas kecil tidak dicatat dalam jurnal (rekening Dana Kas Kecil tidak dikredit). Bukti-bukti mengenai pengeluaran dana kas kecil dikumpulkan saja dalam arsip sementara yang diselenggarakan oleh pemegang dana kas kecil. Pengisian kembali dana kas kecil dilakukan sejumlah rupiah yang tercantum dalam kumpulan bukti pengeluaran kas kecil.



Dokumen yang digunakan dalam sistem dana kas kecil adalah : A.



Bukti Kas Keluar Dokumen ini berfungsi sebagai perintah pengeluaran kas dari fungsi akuntansi kepada fungsi kas sebesar yang tercantum. Dokumen ini diperlukan saat pembentukan dana kas kecil dan pada saat pengisian kembali dana kas kecil.



B.



Permintaan pengeluaran kas kecil Dokumen ini digunakan oleh pemakai dana kas kecil untuk meminta uang ke pemegang dana kas kecil. Dokumen ini berfungsi sebagai bukti telah dikeluarkannya dana kas kecil bagi pemegang dana kas kecil dan selanjutnya diarsip menurut nama pemakai dana kas kecil.



C.



Bukti pengeluaran kas kecil Dalam dokumen ini dibuat oleh pemakai dana kas kecil untuk mempertanggungjawabkan pemakaian dana kas kecil. Dalam sistem saldo tetap, bukti dokumen ini dilampiri dengan dokumen pendukungnya dan disimpan dalam arsip sementara oleh pemegang dana kas kecil untuk keperluan pengisian kembali, sedangkan dalam sistem saldo berfluktuasi, dokumen ini dilampiri dengan dokumen pendukungnya dan diserahkan oleh pemegang dana kas kecil kepada fungsi akuntansi untuk dicatat jurnal pengeluaran dana kas kecil.



D.



Permintaan pengisian kembali kas kecil Dokumen ini dibuat oleh pemegang dana kas kecil untuk meminta kepada bagian utang agar membuat BKK untuk pengisian kembali dana kas kecil. Dalam sistem saldo tetap maka jumlah pengisian kembali dana kas kecil sebesar jumlah uang tunai yang dikeluarkan sesuai yang tercantum dalam bukti pengeluaran kas kecil yang dikumpulkan dalam arsip pemegang dana kas kecil. Dalam sistem saldo berfluktuasi, pengisian kembali didasarkan sesuai kebutuhan pengeluran uang tunai yang diperkirakan oleh pemegang dana kas kecil.



Catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem dana kas kecil diantaranya : A.



Jurnal Pengeluaran Kas



Departemen Administrasi Perkantoran | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata



110



ADMINISTRASI PROFESIONAL



PENGELOLAAN KAS KECIL



Jurnal ini digunakan untuk mencatat pengeluaran kas dalam pembentukan dana kas kecil dan dalam pengisian kembali kas kecil.



c.



B.



Register Cek Catatan ini digunakan untuk mencatat cek perusahaan yang dikeluarkan untuk pembentukan dan pengisian kembali dana kas kecil.



C.



Jurnal Pengeluaran Kas Kecil Jurnal ini merupakan jurnal khusus untuk mencatat pengeluaran dana kas kecil sekaligus sebagai alat distribusi pendebitan yang timbul sebagai akibat pengeluaran dana kas kecil. Jurnal ini digunakan hanya dalam sistem saldo berfluktuasi.



Judul Materi 3 : Melakukan pembayaran sesuai sop SOP Pengeluaran/pembayaran Kas Operasional Proses dalam pengeluaran kas untuk pembayaran kegiatan operasional harus dituangkan dalam prosedur pengeluaran kas untuk pembayaran operasional perusahaan agar transaksi pengeluaran kas tersebut aman, sesuai dengan kebijakan perusahaan, dilengkapi bukti yang kuat serta diotorisasi oleh pihakpihak yang berwenang. Sebagai gambaran prosedur pengeluaran kas untuk pengeluaran operasional dapat dilakukan melalui tahapan-tahapan sebagai berikut : 1. Pemohon mengajukan permohonan kasbon kepada Manajer Keuangan; 2. Manajer Keuangan memeriksa pengajuan permohonan dan selanjutnya melakukan koordinasi dengan General Manajer untuk otorisasi pengajuan; 3. Pengajuan permohonan yang telah diotorisasi diserahkan kepada kasir; 4. Kasir mencatat pengeluaran kas dalam buku kas bon sementara dan menyerahkan uang kepada pemohon sesuai dengan pengajuan yang telah diotorisasi. 5. Setelah kas digunakan pemohon / pemakai dana menyerahkan bukti pengeluaran kepada kasir. 6. Setelah kasir menerima dan meneliti apakah bukti yang ada cukup untuk dilakukan reimburse sesuai dengan kebijakan perusahaan. 7. Jika tidak sesuai maka kasir berhak menolak atau meminta untuk melengkapi kepada penyetor reimburse. 8. Jika telah mencukupi dan sesuai dengan kebijakan perusahaan, maka kasir akan langsung membuatkan voucher bukti kas keluar sebanyak 3 lembar. 9. Selanjutnya voucher BKK tersebut diserahkan kepada pihak terkait untuk mendapatkan otorisasi. 10. Setelah pihak yang memberikan otorisasi telah menyetujui pengeluaran, Kasir akan yang meminta reimburse untuk menandatangani voucher BKK. Dan menyerahkan voucher BKK lembar ke 2. 11. Meminta kembali voucher BKK yang telah ditandatangani lembar ke 1, 3. 12. Kasir mencopy bukti pengeluaran, selanjutnya bukti pengeluaran asli dan voucher BKK lembar ke 3 diserahkan kepada bagian accounting,



Departemen Administrasi Perkantoran | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata



111



ADMINISTRASI PROFESIONAL



13.



PENGELOLAAN KAS KECIL



sedangkan voucher BKK lembar 1 dan copy bukti pengeluaran diarsip oleh kasir. Voucher BKK lembar 3 dan bukti pengeluaran selanjutnya akan dipakai oleh accounting sebagai dasar penjurnalan



Pembayaran melalui kas kecil dilakukan untuk hal-hal sebagai berikut: 1. Pengeluaran kas kecil, biasanya sudah ditentukan batas maksimum setiap terjadi pengeluaran-pengeluaran 2. Pengeluaran kas kecil tidak dibolehkan untuk pemberian pinjaman pada staf 3. Bukti pengeluaran kas kecil harus ditandatangani oleh pemengang kas kecil 4. Bila ada bukti-bukti pembayaran, seperti kwitansi, faktur atau bukti-bukti pendukung lainnya harus dilampirkan pada bukti pengeluaran kas. Prosedur pembayaran atau penerimaan melalui kas adalah : 1. Staf aministrasi kantor atau sekertaris membuat permohonan pengisian dana kas kecil (mengisi formulir pengajuan dana kas kecil) kepada bagian keuangan atau bendahara perusahaan dengan melampirkan pembukuan kas kecil bulan sebelumnya yang telah disetujui oleh pimpinan. 2. Jika permohonan disetujui, administamnya yang telah disetujui oleh pimpinan. 3. Jika permohonan disetujui, administasi kantor atau sekertaris menerima dana pengisian kas kecil dari bendahara perusahaan berupa uang tunai atau cek. 4. Staf administrasi kantor atau sekertaris mencatat penerimaan dana tersebut ke dalam Buku Kas Masuk , ditandatangani oleh administrasi kantor atau sekertaris dan kasir atau bendahara serta diketahui oleh pimpinan dari kantor atau sekertaris tersebut, serta dilampiri dengan fotocopy cek (bila menggunakan cek). Berilah nomor urut berdasarkan tanggal. 5. Catat pemasukan kas ke dalam buku kas. 6. Uang disimpan dalam tempat yang aman dalam peti yang khusus yang berukuran kecil (kotak kas kecil atau cash box, kemudian disimpan dalam lemari yang terkunci. 7. Bukti Kas Masuk disimpan dalam ordner (map besar untuk menyimpan surat). 8. Staf administrasi kantor atau sekertaris dapat mengeluarkan dana kas kecil sesuai dengan keperluan atasan atau pimpinan. Staf administrasi kantor atau sekertaris harus dapat mengelola dan mencatat penggunaan dana kas kecil sebaik-baiknya. Segala pengeluaran harus ada bukti-bukti yang dapat dipertanggung jawabkan serta sah menurut hukum. 9. Setiap terjadi pengeluaran, administrasi kantor atau sekertaris harus mencatat pengeluaran tersebut kedalam Bukti Kas Keluar, kemudian satukan Bukti Kas Keluar dengan bukti transaksi penggunaan uang seperti nota, faktur dan kuitansi. Berilah nomor bukti secara urut berdasarkan tanggal.



Departemen Administrasi Perkantoran | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata



112



ADMINISTRASI PROFESIONAL



10. 11. 12. 13.



d.



PENGELOLAAN KAS KECIL



Minta tanda tangan pimpinan pada Bukti Kas Keluar. Catat dan masukkan data Bukti Kas Keluar kedalam Buku Kas sesuai dengan system yang digunakan. Simpan semua dokumen pengeluaran pada ordner. Buat laporan pertanggung jawaban penggunaan kas kecil lengkap dengan bukti-bukti transaksinya. Laporan ini harus mendapat persetujuan pimpinan yang selanjutnya akan dilaporkan ke bagian keuangan untuk mendapatkan kembali pengisian dana kas kecil berikutnya, begitu juga seterusnya.



Judul Materi 4 : Mengarsipkan bukti-bukti pembayaran Cara Mengarsipkan Dokumen Transaksi 1. Pengarsipan Dokumen Transaksi Bukti transaksi merupakan arsip yang penting bagi perusahaan. Oleh karena itu, penyimpanannya harus tertib agar mudah dicari apabila dibutuhkan dan agar tidak mudah rusak. Cara penyimpanan bukti transaksi yang baik adalah sebagai berikut :  Kelompokkan jenis bukti transaksi  Urutkan tanggal transaksi. Mulailah dari tanggal yang termuda/nomor dikeluarkannya bukti transaksi.  ApabilaApabila transaksi sering terjadi, pisahkan berdasarkan nama.  Simpalanlah bukti-bukti tersebut dalam map, dan tulis judulnya pada halaman sampul untuk memudahkan dalam mencarinya.  SimpanSimpan map tersebut dalam lemari arsip (filling cabinet)atau rak penyortir  Bukti transaksi yang sudah tidak digunakan lagi dapat dipindahkan ke gudang arsip atau secara berangsur-angsur dimusnahkan. 2. Peralatan Pendukung Penyimpanan Bukti Transaksi Berikut ini adalah peralatan yang membantu dalam pengelompokan dan penyimpanan bukti transaksi :       



Mesin Penjilid Mesin penjilid ini digunakan untuk menjilid dokumen Stapler (hecht machine stapler) Alat ini tediri dari penjepret (stapler) dan pembuka isi stapler Pelubang Kertas (punched card machine/perforator) Pelubang kertas digunakan untuk melubangi pinggiran kertas agar dapat dimasukan dalam map snelhecte Mesin pemotong kertas (paper cuter/guillotine) Mesin ini digunakan untuk memotong kertas sesuai dengan ukuran yang kita inginkan Mesin penghancur dokumen (shredden) Lemari arsip (filling cabinet) Yaitu tempat menyimpan surat yang terdiri dari laci-laci secukupnya. Rak penyortir



Departemen Administrasi Perkantoran | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata



113



ADMINISTRASI PROFESIONAL



PENGELOLAAN KAS KECIL



Yaitu tempat arsip-arsip yang disortir sebelum dimasukan ke dalam folder masing-masing 3.



4.



5.



Teknik Penyimpanan Bukti Transaksi Teknik penyimpanan bukti transaksi yang dapat dilakukan adalah :  Sistem abjad (alphabetic system) Yaitu sistem penyimpanan dokumen dan penemuan kembali berdasarkan abjad  Sistem tanggal (chronological system) Yaitu sistem penyimpanan dokumen dan penemuan kembali berdasarkan hari, tanggal, bulan dan waktu.  Sistemistem nomor (numeric system) Yaitu sistem penyimpanan dokumen dan penemuan kembali berdasarkan nomor atau angka  Sistem wilayah (geographic system) Yaitu sistem penyimpanan dokumen dan penemuan kembali berdasarkan wilayah atau daerah. Pengelompokkan Bukti Transaksi Pada bagian akuntansi bukti transaksi yang sudah dicatat diarsipkan dengan pengelompokkan sebagai berikut :  Kelompok dokumen penjualan kredit untuk arsip faktur penjualan  Kelompok dokumen pembelian kredit untuk arsip faktur pembelian  Kelompok dokumen penerimaan kas untuk arsip bukti transaksi penerimaan kas  Kelompok dokumen pengeluaran kas untuk arsip bukti transaksi pengeluaran kas  Kelompok dokumen memorial untuk arsip bukti transaksi lainnya Lembar Kerja : Transaksi Pembayaran Tanggal 31 Maret 2018, perusahaan mekarsari melakukan proses penyesuaian terhadap transaksi asuransi dibayar di muka dengan menggunakan ayat jurnal penyelesaian sebesar Rp. 18.000.000. Catatlah proses pencatatan transaksi pembayaran diatas dalam bentuk jurnal! NAMA PERUSAHAAN JURNAL TRANSAKSI PEMBAYARAN



JURNAL Tanggal



D.



Pembayaran



Ref. post



Debit



Kredit



Rangkuman 1. Kas kecil merupakan uag kas yang disediakan untuk membayar pengeluaranpengeluaran yang jumlahnya relatif kecil dan tidak ekonomis bila dibayar degan cek. Dana kas kecil biasanya disimpan dalam peri kas (Cash Box). Pemegang dana kas kecil disebut dengan kasir. Kasir akan bertanggung jawab atas pengeluaran dan



Departemen Administrasi Perkantoran | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata



114



ADMINISTRASI PROFESIONAL



2.



3.



4.



5. 6. 7.



8.



9.



PENGELOLAAN KAS KECIL



penggunaan dana kas kecil. Hal ini dilakukan untuk menjaga kelancaran penggunaan dana kas kecil dan menghindari penyalah gunaan dana. Pada pengelolaan kas kecil terdapat 2 (dua) metode pencatatan yakni metode dana tetap (Imprest Fund System) dan metode fluktuasi (Fluctuation Fund System). Pencatatan dana kas kecil dengan sistem dana tetap (Imprest Fund System) jumlah kas akan selalu tetap. Besarnya penggantian sebesar pengeluaran yang telah dilakukan sehingga saldo kas kecil selalu tetap seperti semula sedangkan dalam dana kas kecil metode fluktuasi jumlah pengganti dana kas kecil (pengisian kembali) tidak harus sama dengan jumlah yang dikeluarkan. Oleh karena itu dalam metode dana tidak tetap tidak perlu jurnal penyesuaian terhadap saldo dana kas kecil pada akhir periode. Prosedur pencatatan pengisian dana awal yaitu Sekretaris, atas persetujuan pimpinan, mengajukan permohonan pengisian kas kepada bendahara/kasir dengan dilampiri Buku kas, bukti pemasukan dan pengeluaran kas yang dilengkapi dengan bukti-bukti pendukung (disusun secara kronologis). Setelah permohonan disetujui, selanjutnya sekretaris akan mendapatkan dana yang dimintanya berupa cash ataupun noncash. Sekretaris membuatkan bukti kas masuk, lengkap dengan lampirannya. Sekretaris mencatat hal tersebut ke dalam buku kas kecil. Prosedur pencatatan pengeluaran dana kas kecil yaitu Pengeluaran dana kas kecil dapat dilakukan langsung oleh pimpinan itu sendiri maupun oleh sekretaris. Pimpinan/sekretaris mengeluarkan/membelanjakan uang untuk kepentigan pimpinan atau unit kerja pimpinan. Bukti transaksi atas kegiatan tersebut dikumpulkan oleh sekretaris. Sekretaris membuatkan bukti kas keluar yang dilampiri tiap-tiap bukti transaksi. Setiap bukti kas keluar dibuat nomor urut secara kronologis. Sekretaris mencatat bukti kas keluar pada buku kas, secara urut sesuai nomornya. Fungsi jurnal antara lain fungsi historis, fungsi pencatatan, fungsi analisis, fungsi instruksi, fungsi informatif. Bentuk-bentuk jurnal antara lain jurnal umum penerimaan kas dan jurnal khusus penerimaan kas. Bukti transaksi pengeluaran uang atau kas antara lain cek, kuitansi, bilyet giro. Bukti transaksi penerimaan kas antara lain nota kontan. Bukti transaksi pembelian dan penjualan kredit antara lain faktur penjualan dan faktur pembelian Jurnal koreksi dibuat apabila terdapat kekeliruan dalam pencatatan yang dilakukan. Jurnal koreksi disebut juga jurnal pembetulan. Hal ini karena fungsi dari jurnal ini adalah untuk membetulkan jurnal yang terlanjur salah dibuat, baik karena salah angka ataupun salah akun. Sehingga jurnal koreksi ini bersifat wajib. Ada perbedaan proses akuntansi yang dikomputerisasi dengan yang manual. Laporan seperti daftar piutang, daftar utang dan laporan interim dapat disusun dan dicetak setiap saat dengan segera. Kalau data penyesuaian telah dimasukkan dalam komputer maka laporan keuangan akhir dapat segeradicetak. Oleh karena itu, dalam sistem komputer tidak diperlukan lagi kertas kerja seperti pada sistem manual. Perlu dicatat bahwa konsep pelaporan keuangan tidak dapat diganti oleh komputer, yang dapat diganti dengan komputer adalah proses pengolahan datanya. pengeluaran kas adalah suatu catatan yang dibuat untuk melaksanakan kegiatan pengeluaran baik dengan cek maupun dengan uang tunai yang digunakan untuk kegiatan umum perusahaan. Menurut Depdiknas, Sistem Akuntansi Pengeluaran Kas adalah suatu proses, cara, perbuatan mengeluarkan alat pertukaran yang diterima untuk pelunasan utang dan dapat diterima sebagai suatu setoran ke bank dengan



Departemen Administrasi Perkantoran | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata



115



ADMINISTRASI PROFESIONAL



10.



E.



PENGELOLAAN KAS KECIL



jumlah sebesar nominalnya,juga simpanan dalam bank atau tempat-tempat lainnya yang dapat diambil sewaktu-waktu. Sistem Pembayaran merupakan sistem yang berkaitan dengan pemindahan sejumlah nilai uang dari satu pihak ke pihak lain. Media yang digunakan untuk pemindahan nilai uang tersebut sangat beragam, mulai dari penggunaan alat pembayaran yang sederhana sampai pada penggunaan sistem yang kompleks dan melibatkan berbagai lembaga.



Evaluasi Soal Pengetahuan Jawablah pertanyaan dibawah ini dengan memilih jawaban yang paling tepat! 1. Istilah Kas kecil disebut juga....... A. Small cash B. Petty cash C. Little cash D. Fluctuation cash 2.



Dibawah ini adalah tujuan dibentuknya dana kas kecil, yaitu..... A. Untuk membeli mesin- mesin kantor B. Untuk membeli furniture kantor C. Untuk mengadakan acara family gathering D. Untuk membayar pengeluaran yang relatif kecil dan bersifat mendadak



3.



Setiap penggunaan uang, pemegang dana kas kecil harus mencatatnya kedalam.... A. Bukti kas keluar B. Bukti kas masuk C. Kuitans D. Faktur



4.



Bukti A. B. C. D.



5.



Surat perintah yang dibuat oleh pihak yang mempunyai simpanan di bank, agar Bank tersebut membayar sejumlah uang tertentu kepada pihak atau orang yang namanya tertera didalam surat perintah atau si pembawa surat perintah disebut.... A. Cek B. Kuitansi C. Uang D. Faktur



6.



Bukti A. B. C.



transaksi adanya penerimaan uang karena adanya pembayaran, disebut ...... Uang Kuitansi Faktur Cek



transaksi terjadinya pembelian secara tunai disebut.... Nota kontan Nota kredit Faktur



Departemen Administrasi Perkantoran | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata



116



ADMINISTRASI PROFESIONAL



D.



PENGELOLAAN KAS KECIL



Cek



7.



Bukti kas yang dibuat oleh pemegang dana kas kecil bahwa telah menerima sejumlah uang untuk keperluan kas kecil, disebut... A. Bukti kas masuk B. Bukti kas keluar C. Faktur D. Kuitansi



8.



Laporan kas kecil yang dibuat oleh petugas administrasi kantor atau sekretaris, harus mendapat persetujuan dari..... A. Direktur B. Bendahara C. Pimpinan D. Pengawas



9.



Setiap bulan petugas administrasi kantor atau sekretaris menerima dana kas kecil dalam jumlah yang sama, misalnya sebesar Rp.5.000.000,00 per bulan.Hal ini berarti dalam pengelolaan kas kecil menggunakan sistem..... A. Dana tetap B. Kas keluar C. Fund D. Dana tidak tetap



10.



Setelah pengeluaran dicatat ke dalam bukti kas keluar, maka langkah berikutnya yang dilakukan pemeganng kas kecil adalah... A. Mencatat datanya ke dalam buku kas B. Menyimpannya ke dalam ordner C. Membuat laporan pertanggungjawaban D. Memberikan bukti tersebut kepada bendahara



11.



Pada A. B. C. D.



12.



Diterima pendapatan jasa bengkel Rp 250.000, jurnal nya adalah..... A. Pendapatan jasa (D), kas (K) Rp 250.000 B. Kas (D), piutang (K) Rp 250.000 C. Kas (D), pendapatan jasa (K) Rp 250.000 D. Piutang (D), kas (K) Rp 250.000



13.



Perhatikan jurnal berikut : Kas Rp 150.000 Piutang usaha Rp 200.000 Pendapatan jasa Rp 350.000 Posting jurnal tersebut adalah....



kuitansi, pengisian untuk kolom Telah Terima Dari, diisi dengan... Nama orang/perusahaan yang menerima uang Nama orang/perusahaan yang menyerahkan uang Nama orang/perusahaan yang menjual barang Nama orang/perusahaan yang menggunakan uang



Departemen Administrasi Perkantoran | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata



117



ADMINISTRASI PROFESIONAL



A. B. C. D.



PENGELOLAAN KAS KECIL



Kas (D), piutang usaha (K), pendapatan jasa (K) Kas (D), piutang usaha (D), pendapatan jasa (K) Pendapatan jasa (D), kas (K), piutang usaha (K) Kas (D), piutang usaha (D), modal (K)



14.



Dikeluarkan uang untuk pembayaran sebesar Rp 4.000.000 secara tunai maka jurnalnya.... A. Beban sewa (D), kas (K) sebesar Rp 4.000.000 B. Kas (D), beban sewa (K) sebesar Rp 4.000.000 C. Persekot biaya (D), kas (K) sebesar Rp 4.000.000 D. Utang jangka panjang (D), kas (K) sebesar Rp 4.000.000



15.



Dibayar utang kepada pelanggan Rp 500.000 pengaruh transaksi tersebut mengakibatkan perubahan diantara.... A. Harta dan utang B. Utang dan modal C. Harta dan piutang D. Utang dan beban



Soal Praktik 1. CV. Duta Komputer menerima rekening koran dari Bank Mandiri per 31 November 2019 dengan jumlah saldo sebesar Rp 1.220.000. Pada 1 November 2019, perkiraan bank di buku besar CV Renayku menunjukkan saldo sebesar Rp 2.303.000. Pada November 2019, buku penerimaan kas diketahui sebesar Rp 4.730.000, sedangkan buku pengeluaran kas diketahui sebesar Rp 6.572.725. Data yang berhubungan dengan rekonsiliasi bank sebagai berikut:  Bank telah melaporkan jasa giro sebesar Rp 7.425  Cek bernomor 10203 senilai Rp157.000 dicatat dalam laporan buku pengeluaran sebesar Rp 175.000.  Cek bernomor 10217 senilai Rp 240.000 dibukukan sebesar Rp 24.000 untuk pembelian barang dagangan.  Setoran kas sebesar Rp 925.000 pada 22 November 2019 belum dicatat dalam rekening koran bank karena kas bank sudah tutup.  Bank telah mencatat biaya administrasi November 2019 sebesar Rp1.000 dan biaya buku cek sebesar Rp 650, tetapi CV Duta Komputer belum membukukan transaksi tersebut.  Bank telah mencatat transaksi di kredit pada rekening CV Duta Komputer karena adanya kiriman uang sebesar Rp 199.950 yang diterima dari pelanggan untuk melunasi utangnya.  Setoran cek yang diterima dari CV Duta Komputer sebesar Rp 120.000 pada 18 November 2019 telah ditolak bank karena saldo tidak mencukupi.



2.



PT. Aneka Teknik selama bulan Januari 2018 dan dicatat dalam jurnal umum :  Pada tanggal 1 Januari 2018, pemilik PT. Aneka Teknik membuka rekening bank atas nama PT. Aneka Teknik dan menyetorkan uangnya sebesar Rp 50.000.000,00 ke akun tersebut sebagai modal awal perusahaan Departemen Administrasi Perkantoran | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata



118



ADMINISTRASI PROFESIONAL



     



H.



PENGELOLAAN KAS KECIL



Pada tanggal 5 Januari 2018 dilakukan pembelian peralatan untuk mendukung usaha PT. Aneka Teknik sebesar Rp 20.000.000,00 dan dibayarkan secara kredit Pada tanggal 7 Januari 2018 dilakukan pembelian perlengkapan untuk mempermudah usaha PT. Aneka Teknik sebesar Rp 10.000.000,00 dan dibayarkan secara tunai Pada tanggal 14 Januari 2018 perusahaan PT. Aneka Teknik menerima pendapatan jasa dari pelanggan sebesar Rp 25.000.000,00 Pada tanggal 18 Januari 2018 PT. Aneka Teknik melakukan pelunasan peralatan yang dibeli tanggal 5 Januari 2018 Pada tanggal 26 Januari 2018 PT. Aneka Teknik melakukan pembayaran listrik dan telepon sebesar Rp 2.000.000,00 Pada tangga 31 Januari 2018 pemilik perusahaan mengambil sebagian modalnya untuk keperluan pribadi sebesar Rp 1.000.000



3.



Berikut sebagian data UD Cemerlang Modal, 1 OKtober 2019 Rp 20.000.000,00 Laba bersih Rp 6.500.000,00 Prive Rp 800.000,00 Buatlah laporan perubahan modal berdasarkan data tersebut !



4.



Praktikan cara mendokumentasikan bukti transaksi (bukti transaksi bisa berupa cek, kuitansi, faktur, ataupun nota) untuk penggunaan anggaran!



Refleksi dan Tindak Lanjut 1. Apa yang telah Saudara pelajari dari kegiatan pembelajaran ini? 2. Apa pendapat Saudara tentang materi pada kegiatan pembelajaran ini? 3. Apakah penugasan pada lembar kerja pada kegiatan pembelajaran ini meningkatkan keterampilan, pengetahuan, dan sikap kerja Saudara? 4. Apa yang akan Saudara lakukan untuk memahami dan menerapkan kemampuan Saudara pada kompetensi ini di tempat Saudara bekerja?



BAB. VI KEGIATAN PEMBELAJARAN 5 MENYUSUN CASH FLOW PETTY CASH Departemen Administrasi Perkantoran | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata



119



ADMINISTRASI PROFESIONAL



PENGELOLAAN KAS KECIL



A.



Tujuan Pembelajaran Setelah mempelajari unit menyusun cash flow petty cash peserta diklat dapat : 1. Mempersiapkan estimasi penerimaan dan pengeluaran dana dengan teliti 2. Merealisasikan penerimaan dan pengeluaran dana dengan cermat



B.



Kriteria Unjuk Kerja 1. Mempersiapkan estimasi penerimaan dan pengeluaran dana a. Mengidentifikasi sumber dana b. Mengidentifikasi dokumen sumber dana dan dokumen tagihan c. Menyusun data sumber dana sesuai dengan periode tagihan d. Mengkonfirmasi estimasi jadwal penerimaan dana ke pihak terkait e. Menyusun prioritas pembayaran tagihan sesuai dengan tanggal jatuh tempo 2.



C.



Merealisasikan penerimaan dan pengeluaran dana a. Menyusun data sesuai urutan tanggal invoice dan skala prioritas b. Melakukan koordinasi jika terjadi perubahan dengan pihak terkait. c. Merealisasikan penerimaan dan pengeluaran dana d. Membuat laporan saldo akhir untuk ditindaklanjuti



Aktivitas Pembelajaran 1. Elemen 1 : Mempersiapkan estimasi penerimaan dan pengeluaran dana a. Judul Materi 1 : Mengidentifikasi Sumber dana Setiap jenis transaksi keuangan memiliki sumber yang berbeda dan pelaku yang berbeda pula. Perhatikan penggolongan jenis transaksi keuangan berdasarkan sumber dan pihak yang melakukannya berikut ini: Jenis Transaksi Menurut Sumbernya  Transaksi modal yaitu transaksi yang mempunyai hubungan dengan pemilik perusahaan. Misalnya, penyetoran uang/barang sebagai modal oleh pemilik perusahaan dan pengambilan uang/barang oleh pemilik modal (prive)  Transaksi usaha merupakan transaksi yang berkaitan dengan kegiatan usaha/operasi perusahaan. Misalnya, pembayaran gaji karyawan dan pendapatan berupa hasil usaha b.



Judul Materi 2 : Mengidentifikasi dokumen sumber dana dan dokumen tagihan 1) Bukti Transaksi Intern Bukti transaksi intern adalah bukti transaksi yang dibuat dan ditujukan untuk intern. Beberapa bukti transaksi yang termasuk bukti transaksi inter adalah: 



Bukti kas masuk Bukti kas masuk adalah bukti transaksi yang menyatakan bahwa perusahaan telah menerima uang tunai.



Departemen Administrasi Perkantoran | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata



120



ADMINISTRASI PROFESIONAL



 



2)



PENGELOLAAN KAS KECIL



Bukti kas keluar Bukti kas keluar adalah bukti transaksi yang menyatakan bahwa perusahaan telah mengeluarkan uang tunai Memo Memo adalah pesan ringkas dari seseorang kepada orang lain dalam satu lingkup perusahaan Penulisan memo dilakukan secara singkat, jelas, dan mudah dipahami.



Bukti Transaksi Ekstern Bukti transaksi ekstern adalah bukti pencatatan transaksi keuangan yang terjadi dengan pihak luar perusahaan, seperti penjualan, pembelian, pembayaran gaji pegawai, penerimaan investasi dari pemilik perusahaan, dll. Bukti ekstern ini antara lain berupa  Faktur (Invoice), Faktur adalah tanda bukti karena terjadi pembelian atau penjualan secara kredit. Secara umum, faktur dibuat rangkap dua. Lembaran pertama diberikan kepada pembeli dan lembaran kedua untuk perusahaan. Faktur yang diberikan kepada pembeli dinamakan faktur pembelian. Faktur yang disimpan penjual dinamakan faktur penjualan  Kuitansi, Kuitansi merupakan bukti penerimaan atas pembayaran sejumlah uang secara tunai. Kuitansi dibuat rangkap dua. Bagian dari kuitansi asli diberikan kepada pihak yang mengeluarkan uang dan salinannya disimpan oleh pihak penerima uang sebagai arsip  Nota Kontan, Nota kontan adalah bukti transaksi yang diberikan oleh penjual kepada pembeli atas pembelian barang secara tunai. Nota berfungsi sebagai bukti pengeluaran uang oleh pembeli. Sementara itu, nota bagi penjual berfungsi sebagai bukti penerimaan uang. Nota kontan dibagi menjadi 2 (dua):  Nota Kredit Nota Kredit adalah bukti transaksi yang dikeluarkan perusahan kepada pihak luar karena perusahaan telah menerima kembali barang yang telah dijual akibat rusak atau tidak sesuai pesanan  Nota Debet Nota debet adalah bukti transaksi yang dikeluarkan perusahaan kepada pihak luar perusahaan karena ada barang yang rusak atau tidak seuai pesanan. Bukti ini dikeluarkan jika pembeli mengembalikan barang yang telah dibeli kepada perusahaan.  Cek, Cek adalah surat perintah yang dibuat oleh nasabah yang memiliki rekening di bank agar pihak bank membayarkan sejumlah uang yang tertulis pada lembar cek kepada orang yang disebutkan dalam cek. Cek termasuk bukti transasksi pembayaran secara tunai  Bilyet Giro, Bilyet Giro adalah surat perintah pemindahan bukuan dari nasabah suatu Bank kepada Bank yang bersangkutan,untuk memindahkan sejumlah uang dari rekeningnya ke rekening penerima yang namanya disebut dalam bilyet giro, pada Bank yang sama atau Bank yang lain  Rekening Koran, Menurut KBBI, Rekening Koran adalah ringkasan transaksi keuangan yang telah terjadi pada periode tertentu pada



Departemen Administrasi Perkantoran | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata



121



ADMINISTRASI PROFESIONAL







PENGELOLAAN KAS KECIL



rekening bank yang dimiliki oleh individu atau perusahaan di lembaga keuang. Rekeing koran memuat semua aktivitas rekening seperti tabungan, transfer uang, debet atau kredit, yang diperlukan oleh bank atau kreditur sebagai bukti untuk menunjukkan bahwa pemegang rekening benar memiliki penghasilan atau mempunyai arus kas. Bukti Setoran Bank, Bukti Setoran bank saat atau setiap melakukan setoran bank, harus mengisi slip setoran yang telah disediakan oleh bank terlebih dahulu.



c.



Judul Materi 3 : Menyusun data sumber dana sesuai dengan periode tagihan Prosedur Menjurnal 1) Tahun ditulis pada baris pertama. Tahun biasanya tidak di tulis berulang ulang pada suatu halaman apabila tahun tidak berganti. 2) Nama bulan ditulis untuk transaksi yang pertama terjadi dalam bulan yang bersangkutan pada bagian atas kolom pertama. Nama bulan hanya ditulis lagi pada bagian atas halaman yang baru atau pada awal bulan yang baru. Jadi nama bulan tidak perlu ditulis berulang-ulang pada halaman yang sama, kecuali kalau bulan berganti. 3) Tanggal untuk setiap transaksi dicacat pada kolom pertama, pada bagian kolom yang kecil. Untuk setiap transaksi perlu ditulis tanggalnya meskipun dalam tanggal yang sama terjadi beberapa transaksi. 4) Nama akun yang didebet ditulis merapat ke pinggir sebelah kiri dalam kolom keterangan dan jumlah pendebetan dimasukkan kedalam sisi kiri atau kolom debet. 5) Nama akun yang dikredit ditulis dalam beris berikutnya dalam kolom keterangan. Sebaiknya ditulis sedikit masuk ke sebelah kanan bila dibandingkan dengan nama akun yang di debet. Jumlah pengkreditan dicatat pada sisi kanan atau kolom kredit. 6) Penjelasan atau keterangan ditulis pada baris berikutnya dalam kolom keterangan. Sebaiknya keterangan ditulis secara singkat tanpa mengabaikan informasi yang penting, dan dapat dipahami dengan jelas. 7) Nama akun yang digunakan dalam jurnal harus sama dengan nama akun yang digunakan dalam buku besar. Jurnal yang dibuat untuk suatu transaksi disebut ayat jurnal, proses memindahkan ayat-ayat jurnal yang telah dibuat dalam buku jurnal ke buku besar dinamakan posting. Jumlah akun yang digunakan dalam perusahaan tergantung pada sifat operasi perusahaan, volume kegiatan perusahaan, dan sampai seberapa jauh dibutuhkan rincian. Nama0nama akun berdasarkan nomor kodenya disusun dalam suatu daftar yang disebut daftar kode akun.



d.



Judul Materi 4 : Mengkonfirmasi Estimasi jadwal penerimaan dana ke pihak terkait



Departemen Administrasi Perkantoran | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata



122



ADMINISTRASI PROFESIONAL



PENGELOLAAN KAS KECIL



Estimasi arus kas berlaku untuk menentukan apakah anggaran perusahaan cukup untuk memenuhi kebutuhan operasional perusahaan atau tidak. Bagi sebuah perusahaan untuk mengetahui keadaan surplus atau defisit kasnya, tidak bisa hanya dengan melihat kegiatan operasionalnya tetapi melalui anggaran kas yang sudah dibuat. Karenanya, anggaran kas dibuat dengan tujuan sebagai berikut:  Alat memantau keadaan kas secara terus menerus.  Menyesuaikan kas dengan total modal kerja, biaya, pendapatan penjualan dan utang.  Memberikan gambaran posisi kas akhir setiap periode dari kegiatan operasionalnya.  Menemukan kekurangan dan kelebihan kas, serta menentukan kebutuhan pembiayaan dari kelebihan kas untuk investasi.  Mengukur keberhasilan atas target yang sudah dibuat  Alat mengkoordinasi dan mengintegrasikan kegiatan Prosedur pembayaran uang tunai melalui kas, yaitu sebagai berikut. 1) Staf aministrasi kantor atau sekertaris membuat permohonan pengisian dana kas kecil (mengisi formulir pengajuan dana kas kecil) kepada bagian keuangan atau bendahara perusahaan dengan melampirkan pembukuan kas kecil bulan sebelumnya yang telah disetujui oleh pimpinan. 2) Jika permohonan disetujui, administrasinya yang telah disetujui oleh pimpinan. 3) Jika permohonan disetujui, administrasi kantor atau sekertaris menerima dana pengisian kas kecil dari bendahara perusahaan berupa uang tunai atau cek. 4) Staf administrasi kantor atau sekertaris mencatat penerimaan dana tersebut ke dalam Buku Kas Masuk , ditandatangani oleh administrasi kantor atau sekertaris dan kasir atau bendahara serta diketahui oleh pimpinan dari kantor atau sekertaris tersebut, serta dilampiri dengan fotocopy cek (bila menggunakan cek). Berilah nomor urut berdasarkan tanggal. 5) Catat pemasukan kas ke dalam buku kas. 6) Uang disimpan dalam tempat yang aman. Ditaruh dalam peti yang khusus yang berukuran kecil (kotak kas kecil atau cash box, kemudian disimpan dalam lemari yang terkunci. 7) Bukti Kas Masuk disimpan dalam ordner (map besar untuk menyimpan surat). Daftar ikhtisar penerimaan dan pengeluaran Selain membuat regester pentupan kas, pemegang kas juga harus menyampaikan laporan pembukuan dan perhitungan penerimaan dan pengeluaran secara tertib dan teratur kepada pimpinan atau pihak terkait. Laporan pembukuan dan perhitungan penerimaan dan pengeluaran tersebut dituangkan dalam suatu daftar yang disebut daftar iktisar penerimaan dan pengeluaran, berapa yang telah diterima dan berapa yang dikeluarkan pada



Departemen Administrasi Perkantoran | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata



123



ADMINISTRASI PROFESIONAL



PENGELOLAAN KAS KECIL



bulan-bulan yang lalu dan pada bulan terakhir. Dalam tata usaha keuangan, daftar ikhtisar ini sering disebut perhitungan terakhir. Daftar ikhtisar penerimaan dan pengeluaran ini dibuat dengan tujuan:  Mempermudah pembuatan-pembuatan anggaran oleh pimpinan  Mengetahui dengan mudah berapa jumlah penerimaan dan pengeluaran untuk setiap pos (mata anggaran) dari awal tahun buku sampai pada saat bulan terakhir  Apabila untuk setiap pos atau setiap biaya pengeluaran telah dialokasikan dana dengan jumlah tertentu, maka melalui daftar ikhtisar penerimaan dan pengeluaran dapat diketahui apakah dana untuk setiap pos (mata anggaran) masih tersedia atau sudah habis. Contoh : BULAN



PENERIMAAN PENGELUARAN (Rp) Diisi sesuai dana yang Diisi sesuai dengan transaksi diterima yang terjadi



JANUARI Rincian : 1. … 2. … FEBRUARI Diisi sesuai dana yang Diisi sesuai dengan transaksi Rincian : diterima yang terjadi 1. … 2. … MARET Diisi sesuai dana yang Diisi sesuai dengan transaksi Rincian : diterima yang terjadi Demikian seterusnya untuk bulan-bulan berikutnya sampai bulan terakhir e.



Judul Materi 5 : Menyusun Prioritas pembayaran tagihan sesuai dengan tanggal jatuh tempo Menurut Ferry Rinaldi (2016) dalam jurnalnya Kebijakan dan Prosedur Hutang Dagang (Account Payable) – SOP menyebutkan bahwa kebijakan pembayaran hutang antara lain : 1) Perencanaan pembayaran harus dilakukan setiap bulan, berdasarkan tanggal jatuh tempo dan dapat dikontrol dengan melihat daftar hutang yang jatuh tempo. 2) Perencanaan pembayaran telah dibuat pada setiap akhir bulan untuk digunakan oleh bagian akuntansi dalam pembuatan perkiraan Cash flow/arus kas Bulanan. 3) Bagian akuntansi harus membuat proposal pembayaran secara rutin untuk direview oleh Supervisor Keuangan dan disetujui oleh Kepala Bisnis Manager. Proposal pembayaran dibuat berdasarkan Umur Hutang. 4) Pemilihan dan prioritas pembayaran merupakan tanggung jawab Supervisor Keuangan dan disetujui oleh Kepala Bisnis Manager berdasarkan proposal pembayaran yang dibuatkan oleh bagian akuntansi dan ketersediaan dana, proposal pembayaran yang pasti atau



Departemen Administrasi Perkantoran | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata



124



ADMINISTRASI PROFESIONAL



5)



PENGELOLAAN KAS KECIL



telah ditentukan akan dibuat berdasarkan proses ini. Hal ini mengacu kepada Payment List / Daftar Pembayaran. Daftar pembayaran dibuat oleh bagian akuntansi dan diinformasikan kepada Supervisor Keuangan. Bagian akuntansi membuat voucher pembayaran dan bagian kasir mengisi cek berdasarkan daftar pembayaran.



Prosedur pembayaran uang tunai melalui kas, yaitu sebagai berikut. 1) Staf administrasi kantor atau sekertaris dapat mengeluarkan dana kas kecil sesuai dengan keperluan atasan atau pimpinan. Staf administrasi kantor atau sekertaris harus dapat mengelola dan mencatat penggunaan dana kas kecil sebaik-baiknya. Segala pengeluaran harus ada bukti-bukti yang dapat dipertanggung jawabkan serta sah menurut hukum. 2) Setiap terjadi pengeluaran, administrasi kantor atau sekertaris harus mencatat pengeluaran tersebut kedalam Bukti Kas Keluar, kemudian satukan Bukti Kas Keluar dengan bukti transaksi penggunaan uang seperti nota, faktur dan kuitansi. Berilah nomor bukti secara urut berdasarkan tanggal. 3) Minta tanda tangan pimpinan pada Bukti Kas Keluar. 4) Catat dan masukkan data Bukti Kas Keluar kedalam Buku Kas sesuai dengan system yang digunakan. 5) Simpan semua dokumen pengeluaran pada ordner. 6) Buat laporan pertanggung jawaban penggunaan kas kecil lengkap dengan bukti-bukti transaksinya. Laporan ini harus mendapat persetujuan pimpinan yang selanjutnya akan dilaporkan ke bagian keuangan untuk mendapatkan kembali pengisian dana kas kecil berikutnya, begitu juga seterusnya e.



2.



Lembar Kerja Lembar Kerja Elemen 1 Anggaran kas merupakan alat untuk meramal arus kas yang terjadi pada waktu tertentu. Estimasi arus kas berlaku untuk menentukan apakah anggaran perusahaan cukup untuk memenuhi kebutuhan operasional perusahaan atau tidak. Saudara sebagai perencana anggaran perusahaan di minta Pimpinan untuk melakukan Estimasi arus kas (dengan nilai Rupiah) dengan instruksi kerja dibawah ini. Setelah membaca abstraksi, ikutilah instruksi kerja sebagai berikut: 1. Identifikasilah sumber dana perusahaan 2. Identifikasilah dokumen sumber dana dan dokumen tagihan 3. Susunlah data sumber dana sesuai dengan periode tagihan 4. Susunlah prioritas pembayaran tagihan sesuai dengan tanggal jatuh tempo. Kemudian, diskusikanlah dengan sesama kelompok dan masing-masing peserta mengerjakan secara individu



Elemen 2. Merealisasikan penerimaan dan pengeluaran dana a. Judul Materi 1 : Menyusun data sesuai urutan tanggal invoice dan skala prioritas



Departemen Administrasi Perkantoran | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata



125



ADMINISTRASI PROFESIONAL



PENGELOLAAN KAS KECIL



Semua penerimaan dicatat di sebelah kiri (debet) dan setiap pengeluaran dicatat di sebelah kanan (kredit). Pada bagian kredit, setiap pengeluaran dicatat dua kali, yaitu pada lajur jumlah dan pada lajur analisis. Lajur analisis memuat rincian pengeluaran berdasarkan pengelompokkan pospos yang telah ditentukan, misalnya pos alat-alat tulis, pos benda-benda pos, pos barang cetakan, pos jamuan tamu, dan sebagainya. Untuk mengantisipasi pengeluaran di luar pos yang telah ditentukan, perlu ditambahkan satu lajur dengan judul ongkos/biaya lain-lain. Macam-macam pos pengeluaran yuang terdapat pada lajur analisis pengeluaran tentu saja berbeda antara satu perusahaan dengan perusahaan lain. Akan tetapi yang pasti secara berkala (akhir bulan) harus diadakan penutupan terhadap buku kas kecil tersebut. b.



Judul Materi 2 : Melakukan koordinasi jika terjadi perubahan dengan pihak terkait Perubahan yang terjadi dalam saldo utang dividen (meskipun termasuk sebagai kewajiban lancar) tidak diperhitungkan dalam melaporkan arus kas bersih dari aktivitas operasi, mengingat bahwa utang dividen timbul sebagai akibat dari aktivitas pembiayaan perusahaan dan besarnya dividen yang diumumkan tidak memengaruhi besarnya laba/rugi bersih. Perlu diingat kembali bahwa aktivitas operasi meliputi transaksi-transaksi yang tergolong sebagai penentu besarnya laba/rugi besih. Besarnya dividen tunai yang diumumkan oleh investasi akan dilaporkan oleh investasi dalam laporan laba ditahan, bukan laporan laba rugi. Semua transaksi yang berkaitan dengan laba yang dilaporkan dalam laporan laba/rugi dikelompokan dalam golongan ini. Demikian juga Arus kas masuk lainnya yang berasal dari kegiatan operasional, misalnya: a. Penerimaan dari langganan. b. Penerimaan dari piutang bunga. c. Penerimaan dividen. d. Penerimaan refund dari supplier. Arus Kas keluar misalnya berasal dari: a. Kas yang di bayarkan untuk pembelian barang dan jasa yang akan di jual. b. Bunga yang di bayar atas utang perusahaan. c. Pembayaran pajak penghasilan. d. Pembayaran gaji



c.



Judul Materi 3 : Merealisasikan penerimaan dan pengeluaran dana Untuk menyusun anggaran kas sebenarnya cukup mudah, Anda hanya memperhatikan hal berikut: Menghitung Penerimaan Kas, Secara umum, penerimaan kas berasal dari:  Penagihan piutang  Penjualan tunai  Penjualan aktiva tetap



Departemen Administrasi Perkantoran | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata



126



ADMINISTRASI PROFESIONAL 



PENGELOLAAN KAS KECIL



Penerimaan lain-lain (non-operating), misalnya penghasilan bunga, penghasilan sewa, penghasilan dividen dan sebagainya



Menghitung Pengeluaran Kas, Pengeluaran kas yang terjadi dalam perusahaan biasanya berupa pengeluaran biaya-biaya, baik itu biaya utama (operating) dan biaya-biaya bukan utama (non-operating), contohnya:  Pembelian bahan baku secara tunai  Pembayaran utang  Pembayaran upah tenaga kerja langsung  Pembayaran biaya pabrik tidak langsung  Pembayaran biaya administrasi  Pembayaran biaya penjualan  Pembelian aktiva tetap  Pembayaran lain-lain seperti bunga, sewa, dll. Susun Anggaran Kas Setelah menghitung pemasukan dan pengeluaran yang terjadi, selanjutnya Anda dapat menyusun anggaran kas. Susunlah dengan seimbang antara pengeluaran dan penerimaan kas. Namun, akan lebih baik lagi jika pengeluaran lebih kecil dibandingkan dengan penerimaan yang masuk, sehingga kondisi keuangan akan mengalami surplus



Anggaran kas akan berjalan dengan baik jika didukung dengan pengelolaan keuangan yang baik pula. Untuk memudahkan dalam mengelola keuangan, Anda dapat menggunakan bantuan Jurnal. Jurnal merupakan software akuntansi online yang membantu Anda mengelola keuangan perusahaan. Dengan Jurnal, Anda juga dapat membuat anggaran keuangan dengan mudah dan cepat. Anda juga dapat melihat perbandingan anggaran keuangan yang telah Anda buat dengan transaksi rill yang ada pada Laporan Anggaran Laba-Rugi. d.



Judul Materi 4 : Membuat laporan saldo akhir untuk ditindaklanjuti Laporan cash flow atau disebut laporan arus kas adalah laporan keuangan yang isinya tentang penerimaan dan pengeluaran kas dalam sebuah perusahaan pada waktu dan periode tertentu. Dengan adanya laporan cash flow ini kita akan bisa mengetahui tentang keuangan dari perusahaan apakah sedang untung atau rugi. Untuk bisa membuat laporan cash flow, dibutuhkan semua catatan tentang penerimaan dan pengeluaran kas perusahaan dalam periode tertentu. Arus kas yang keluar adalah yang termasuk semua beban-beban yang harus dibayarkan oleh perusahaan. Di akhir laporan cash flow, manajemen bisa menilai posisi keuangan perusahaan, apakah ada keuntungan atau minus. Sebelum Anda membuat laporan cash flow, Anda perlu mengetahui tiga elemen penting dalam cash flow, yaitu: Arus kas dari kegiatan bisnis (operating activities), Arus kas yang pertama ini adalah arus kas yang berasal dari kegiatan bisnis baik pemasukan atau pengeluaran. Contohnya, penerima dari konsumen, membayar gaji bulanan, bayar listrik, dan lain sebagainya Departemen Administrasi Perkantoran | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata



127



ADMINISTRASI PROFESIONAL



PENGELOLAAN KAS KECIL



Arus kas dari kegiatan investasi (investing activity), Arus kas ini berasal dari kegiatan investasi perusahaan baik itu pemasukan atau pengeluaran. Kegiatan yang masuk ke dalam investasi ini adalah aktivitas penjualan dan pembelian dari aktiva perusahaan dan kegiatan yang ada hubungannya dengan piutang perusahaan. Contohnya, pembelian kendaraan baru. Arus kas dari kegiatan pendanaan (financing activities), Arus kas yang ketiga ini adalah arus kas yang asalnya dari pendanaan yang didapatkan oleh perusahaan. Contohnya: emisi saham, penjualan obligasi, dan lain sebagainya



Metode Arus Kas, Dalam penyusunan cash flow, ada dua metode yang digunakan yaitu metode langsung (Direct Cash Flow) dan metode tidak langsung (Indirect Cash Flow). 1)



Metode Tidak Langsung a) Laporan Arus Kas dari Aktivitas Operasi Bagian ini melaporkan ringkasan penerimaan dan pembayaran kas dari aktivitas operasi. Arus kas bersih dari aktivitas operasi. Arus kas dari aktivitas operasi biasanya akan berbeda dari jumlah laba bersih dalam satu periode. Sekarang perhatikan contoh berikut ini :



Dari ilustrasi di atas kita bisa melihat bahwa PT Fintech, yang merupakan konsultan penyusunan SOP Akuntansi Keuangan melaporkan arus kas bersih dari aktivitas operasi sebesar Rp 2.900.000. b)



Laporan Arus Kas dari Aktivitas Investasi Bagian ini melaporkan transaksi kas untuk pembelian dan penjualan dari aset yang sifatnya permanen. Atau disebut sebagai aset tetap, yang mencakup tanah, gedung, fasilitas pabrik dan perabotan kantor. Perhatikan contoh di bawah ini :



Departemen Administrasi Perkantoran | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata



128



ADMINISTRASI PROFESIONAL



PENGELOLAAN KAS KECIL



dari contoh, bisa dilihat bahwa PT Fintech membayar Rp. 20.000.000 untuk membeli tanah di bulan Februari 2018. c)



Laporan Arus Kas dari Aktivitas Pendanaan Bagian ini melaporkan transaksi kas yang berhubungan dengan investasi kas oleh pemilik, peminjam, dan penarikan kas oleh pemilik. Berikut ini contohnya: Dari contoh di atas, perhatikan bahwa PT Fintech mendapat investasi dari pemilik sebesar Rp. 25.000.000 dan menarik Rp. 2.000.000 selama Februari 2018. Dari tiga format di atas disatukan menjadi satu contoh laporan arus kas perusahaan jasa lengkap yang bentuknya adalah sebagai berikut :



Jadi saat menyiapkan laporan arus kas, mengharuskan setiap transaksi kas untuk PT Fintech di bulan Februari 2018 dikategorikan dalam aktivitas operasi, investasi, atau pendanaan.



Departemen Administrasi Perkantoran | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata



129



ADMINISTRASI PROFESIONAL



PENGELOLAAN KAS KECIL



Dari contoh laporan arus kas perusahaan jasa PT Fintech pada bulan Februari 2018 di atas, kita bisa merinci kategori-kategori sebagai berikut:



2)



Metode Langsung a) Laporan Cash Flow Metode Langsung (langkah pertama) Kita akan mengambil contoh data dari Buku Kas Bank, bentuknya bisa seperti ini :



Dan data dari contoh Buku Petty Cash seperti ini :



Departemen Administrasi Perkantoran | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata



130



ADMINISTRASI PROFESIONAL



PENGELOLAAN KAS KECIL



Laporan Cash Flow Metode Langsung (langkah kedua) Setelah kita mengambil data dari buku kas bank & buku petty cash seperti pada langkah pertama. Langkah selanjutnya adalah :  Tambahkan 2 (dua) kolom baru di sebelah kiri kolom TRANSAKSI, masing-masing beri nama kolom KEGIATAN dan CREDIT ACCT.  Pada kolom Credit Acct, masukkan lawan rekening dari masingmasing transaksi.  Pada kolom Kegiatan, masukkan salah satu jenis kegiatan yang sesuai dengan elemen-elemen dari laporan cash flow, yaitu kegiatan Operasi, Investasi & Pendanaan hingga semua baris terisi. Sehingga buku kas bank akan menjadi nampak seperti ini



Departemen Administrasi Perkantoran | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata



131



ADMINISTRASI PROFESIONAL



PENGELOLAAN KAS KECIL



Note: Buku Kas Bank Lakukan hal yang sama pada buku petty cash. Laporan Cash Flow Metode Langsung (langkah ketiga) Selanjutnya gabungkan buku kas bank dengan buku petty cash, caranya dengan copy paste saja. Bila sudah digabungkan langkah berikutnya adalah menghitung sub total dengan cara sebagai berikut : Blok lembar kerja mulai dari header utama. Kemudian klik menu DATA–Sub Total (perhatikan screen shoot dibawah) dengan kondisi : setiap perubahan pada kolom KEGIATAN jumlahkan kolom JUMLAH. Klik kotak “replace current subtotal” dan “summary below data”.



Cara Membuat Laporan Cash Flow Excel Jika sudah, maka hasilnya akan nampak seperti dibawah ini



Departemen Administrasi Perkantoran | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata



132



ADMINISTRASI PROFESIONAL



PENGELOLAAN KAS KECIL



Perhatikan : Sekarang masing-masing KEGIATAN sudah tersubtotal ya. D: Langkah Ke-empat Membuat Laporan Cash Flow Metode Langsung Lakukan cara yang sama untuk kolom Credit Acct, yaitu dengan memblok worksheet seperti screen shoot di bawah. Lalu klik menu DATA-Sub Total dengan kondisi yang berbeda, yaitu: Setiap perubahan pada kolom CREDIT ACCT jumlahkan lah kolom JUMLAH. Perhatikan screen shoot dibawah, hilangkan tanda centang pada kotak “replace current subtotal”. Instruksi ini bertujuan agar pengelompokan berdasarkan aktivitas tadi, dipecah-pecah lagi berdasarkan lawan rekeningnya (“credit account”).



Hasilnya akan seperti screen shoot dibawah. Perhatikan angka yang berderet di pojok kiri atas ( yang tadinya hanya angka 1,2,3 saja sekarang menjadi 1,2,3,4,5.



Departemen Administrasi Perkantoran | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata



133



ADMINISTRASI PROFESIONAL



PENGELOLAAN KAS KECIL



Bila di-klik angka 3, maka anda akan mendapat laporan seperti dibawah ini : Semua transaksi dikelompokkan menjadi 3 kelompok besar saja, yaitu :  OPERASI,  INVESTASI dan  FINANCE dengan jumlahnya masing-masing tentunya. Perhatikan kelompok “silang” yang saya kasih tanda di screen shoot, nilainya jadi nol dengan sendirinya (tanpa perlu dieliminasi), Kenapa ? Karena di kas bank bertanda negatif sedangkan di petty cash bertanda positif, jika ditotal hasilnya 0 (nol).



Namun kenapa rincian kegiatan dari masing-masing rekeningnya jadi tidak kelihatan ya? Tunggu dulu belum selesai… Sekarang…



Departemen Administrasi Perkantoran | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata



134



ADMINISTRASI PROFESIONAL



PENGELOLAAN KAS KECIL



coba klik angka 4 di pojok kiri atas, maka anda akan memperoleh laporan seperti di bawah ini



Dari contoh-contoh di atas kita bisa melihat bahwa menyusun Laporan cash flow dengan metode langsung lebih lengkap bila dibandingkan dengan metode tidak langsung. Lalu, mana yang terbaik. https://www.google.com/search?q=modul+menyusun+cash+flow &rlz=1C1CHZL_enID714ID714&oq=modul+menyusun+cash+flow &aqs=chrome..69i57j33l3.40282j0j7&sourceid=chrome&ie=UTFb)



Lembar Kerja Lembar Kerja Elemen 2 Dari hasil perencana anggaran perusahaan yang di minta Pimpinan untuk melakukan Estimasi arus kas (dengan nilai Rupiah) yang Saudara buat pada LK 1, lakukanlah instruksi kerja dibawah ini. Setelah membaca abstraksi, ikutilah instruksi kerja sebagai berikut: 1. Susunlah data sesuai urutan tanggal invoice dan skala prioritas 2. Lakukanlah koordinasi dengan pihak terkait, jika terjadi perubahan, 3. Realisasikanlah penerimaan dan pengeluaran 4. Buatkanlah laporan saldo akhir dengan metode tidak langsung Kemudian, diskusikanlah dengan sesama kelompok dan masingmasing peserta mengerjakan secara individu



D.



Rangkuman Kegiatan pembelajaran 5, yaitu : menyusun cash flow petty cash terdiri atas elemen dan KUK sebagai berikut : 1. Mempersiapkan estimasi penerimaan dan pengeluaran dana



Departemen Administrasi Perkantoran | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata



135



ADMINISTRASI PROFESIONAL



a. b. c. d. e. 2.



E.



PENGELOLAAN KAS KECIL



Mengidentifikasi sumber dana Mengidentifikasi dokumen sumber dana dan dokumen tagihan Menyusun data sumber dana sesuai dengan periode tagihan Mengkonfirmasi estimasi jadwal penerimaan dana ke pihak terkait Menyusun prioritas pembayaran tagihan sesuai dengan tanggal jatuh tempo



Merealisasikan penerimaan dan pengeluaran dana a. Menyusun data sesuai urutan tanggal invoice dan skala prioritas b. Melakukan koordinasi jika terjadi perubahan dengan pihak terkait. c. Merealisasikan penerimaan dan pengeluaran dana



Evaluasi Tes Pengetahuan Pilihlah satu jawaban yang tepat dengan cara memberi tanda silang (X) pada salah satu pilihan jawaban a, b, c, atau d ! 1. Bagian sebuah perusahaan yang bertugas membuat PPK3 untuk meminta kembali pengisian dana kas kecil kepada kasir kas umum adalah . . . . . A. Auditor B. Pemegang dana kas kecil C. Pemakai dana kas kecil D. Pengawas umum 2.



Bukti yang digunakan oleh pemakai dana kas kecil untuk meminta dana kepada pemegang dana kas kecil adalah . . . . . A. BPKK B. PPKK C. PPK3 D. Pretty Cash Record



3.



Inspeksi mendadak terhadap penggunaan dana kas kecil suatu perusahaan umumnya dilakukan oleh . . . . . A. Auditor internal B. Akuntan C. Kasir umum D. Satuan pengamanan



4.



Yang termasuk sistem pembukuan kas kecil adalah . . . . . A. Imprest dan intern B. Imprest dan ekstern C. Imprest dan fluktuasi D. Fluktuasi dan intern



5.



Suatu kegiatan mencatat atau menulis hasil penerimaan uang baik dari penjualan tunai atau dari piutang yang siap dan bebas digunakan untuk kegiatan umum perusahaan merupakan pengertian dari… . A. Bukti kas masuk B. Mencatat penerimaan uang



Departemen Administrasi Perkantoran | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata



136



ADMINISTRASI PROFESIONAL



PENGELOLAAN KAS KECIL



C. Mencatat pengeluaran uang D. Bukti kas keluar 6.



Penerimaan dan pengeluaran uang pada perusahaan terjadi apabila ada kegiatan transaksi. Transaksi dapat dibagi menjadi dua, yaitu...... A. Transaksi internal dan eksternal. B. transaksi umum dan pribadi. C. transaksi umum dan pribadi. D. transaksi penerimaan dan pengeluaran.



7.



Segala kegiatan yang dapat mempengaruhi keuangan perusahaan disebut… . A. Mencatat penerimaan uang B. Mencatat pengeluaran uang C. Transaksi keuangan D. Transaksi pengeluaran uang



8.



Dibawah ini yang termasuk bukti transaksi intern adalah… . A. Faktur B. kwitansi C. Memo D. Bilyet giro



9.



Dibawah ini yang bukan merupakan bukti transaksi ekstern adalah… . A. Cek B. Bukti kas masuk C. Nota konten D. Bilyet giro



10.



Kuitansi dibuat sekurang-kurangnya dua rangkap. Lembar pertama untuk.... dan lembar kedua untuk.... A. Bukti pengeluaran dan penerimaan B. Pihak pembayar dan bukti penerimaan uang C. Pihak kreditur dan debitur D. Pihak kasir dan arsiparis



11.



Surat perintah tidak bersyarat kepada bank untuk membayar sejumlah uang tertentu pada waktu surat tersebut disertakan kepada bank adalah..... A. Cek B. Obligasi C. Kuitansi D. Nota Kontan



12.



Berikut ini merupakan tugas bagian kasir, kecuali… . A. Meneliti hasil catatan bagian piutang B. Bertugas menerima uang yang berasal dari bahan surat masuk. C. Membuat surat setoran bank D. Menyetorkan semua uang yang diterimanya



Departemen Administrasi Perkantoran | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata



137



ADMINISTRASI PROFESIONAL



PENGELOLAAN KAS KECIL



Tes Keterampilan Saudara adalah seorang Administrasi kantor/Sekretaris Bapa Ammar Fadila, SE. MM. Manajer Pemasaran PT Lima Bintang yang beralamat Jala Bintang Terang, No. 47 Depok, pada bulan Januari 2020 terjadi transaksi-transaksi sebagai berikut: 2 Januari 2020: Perusahaan mulai membuka rekening di suatu bank atas nama PT Lima Bintang dengan setoran atau modal awal Rp 30.000.000. Transaksi ini akan dicantumkan dalam jurnal sebagai kas dan modal seperti ini: 3 Januari 2020; Selanjutnya membayar sewa untuk kantornya selama 1 tahun dengan harga Rp 12.000.000. Transaksi ini termasuk ke dalam jumlah dari Piutang Sewa dan akun Kas. 4 Januari 2020: Membeli sejumlah alat-alat keperluan kantor, yaitu komputer dan meja kerja sebanyak 3 unit dengan total harga Rp 7.000.000. Transaksi ini dimasukkan dalam satu akun aset yakni peralatan kantor dan juga aset lainnya yaitu kas dengan jumlah sama. Sementara dalam jurnal, transaksi ini dicatat sebagai peningkatan dari sisi Debit pada akun aset peralatan kantor. Sedangkan di sisi Kredit dalam akun kas sebagai penurunan. 7 Januari 2020: Membeli peralatan sekali pakai seperti kertas, pulpen, dan alat tulis kantor lainnya sebesar Rp 300.000 yang dibayarkan secara tunai. Nantinya pengaruh dari transaksi ini meningkatkan akun Sekali Pakai dan menurunkan pada akun Kas senilai Rp 300.000. 15 Januari 2020: Membayarkan beban transport dengan nominal Rp 750.000. Transaksi ini akan tercatat dalam jurnal sebagai peningkatan pada Debit di akun Beban Transport. Sementara di akun Kas tercatat sebagai penurunan. 25 Januari 2020: Menerima fee dari jasa konsultasinya dan memberi pendampingan dari Warung Makan Selera sebesar Rp 2.000.000. Selain itu ada juga dari Warung Makan Sedap Rp 2.000.000, Depot Soto Ayam Larangan Rp 2.000.000, dan Warung Makan Chinese Food sebesar Rp 5.000.000. Transaksi ini akan menyebabkan peningkatan pada akun Pendapatan serta Kas. 26 Januari 2020: Membayar rumah tangga senilai Rp 150.000 secara tunai. Nantinya transaksi ini akan mempengaruhi kenaikan beban, yakni pada akun Beban Rumah Tangga. Namun, akan menurunkan nilai Aset yang dalam ini termasuk pada akun Kas sebesar Rp 150.000. 27 Januari 2020: Membayar secara tunai beban konsumsi Rp 250.000. Transaksi ini meningkatkan Beban Konsumsi, tetapi mengalami penurunan pada akun Kas. 28 Januari 2020: Membayarkan gaji untuk 3 orang pekerjanya sebesar Rp 9.000.000. Transaksi ini memberi peningkatan pada Beban Gaji tetapi menurunkan Kas. 30 Januari 2020: Beben menarik kas dengan alasan keperluan pribadinya sebesar Rp 1.500.000. Transaksi ini meningkatkan jumlah di akun Prive, dan mengurangi jumlah di akun Kas.



Departemen Administrasi Perkantoran | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata



138



ADMINISTRASI PROFESIONAL



PENGELOLAAN KAS KECIL



31 Januari 2020: Bahan sekali pakai tersisa senilai Rp 100.000. Untuk transaksi akan menambah jumlah di akun Beban dan mengurangi jumlah pada akun Aset. Tugas Saudara adalah: Membuat laporan cash flow sederhana perusahaan PT Lima Bintang, dengan menyajika 3 elemen penting yaitu: Aktivitas Operasi, Aktivitas Investasi, dan Aktivitas Pendanaan D.



Refleksi dan Tindak Lanjut 1. Apa yang telah saudara pelajari dari kegiatan pembelajaran ini 2. Apa pendapat saudara tentang materi pada kegiatan pembelajaran ini 3. Apakah penugasan pada lembar kerja pada kegiatan pembelajaran ini meningkatkan keterampilan, pengetahuan, dan sikap kerja saudara 4. Apa yang akan saudara lakukan untuk mempertahankan dan memelihara kemampuan saudara pada kompetensi ini ditempat saudara bekerja?



Departemen Administrasi Perkantoran | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata



139



ADMINISTRASI PROFESIONAL



PENGELOLAAN KAS KECIL



BAB. VII KEGIATAN PEMBELAJARAN 6 MELAKUKAN TRANSAKSI KAS DAN NON KAS A.



Tujuan Pembelajaran Melalui membaca, mengkaji informasi, dan berdiskusi tentang melakukan transaksi kas dan non kas peserta dapat : 1. Menyiapkan transaksi dengan teliti 2. Melayani transaksi penerimaan dengan tanggap 3. Melayani transaksi pengeluaran dengan cermat 4. Melakukan verifikasi bukti transaksi penerimaan dan pengeluaran dengan teliti 5. Melaporkan hasil kegiatan transaksi kas dan non kas dengan tanggap



B.



Kriteria Unjuk Kerja 1. Menyiapkan transaksi a. Mengidentifikasi dokumen pendukung penerimaan dan pengeluaran kas dan non kas b. Mempersiapkan bukti kas dan non kas



C.



2.



Melayani transaksi penerimaan a. Menghitung penerimaan kas. b. Mencatat transaksi penerimaan kas pada buku harian kas c. Mencatat transaksi penerimaan non kas pada buku harian memorial d. Mendistribusikan bukti penerimaan kas dan non kas kepada unit yang terkait



3.



Melayani transaksi pengeluaran a. Mengidentifikasi transaksi pengeluaran kas tunai peruntukkannya sesuai sop organisasi b. Menghitung pengeluaran kas tunai c. Mencatat transaksi pengeluaran kas pada buku harian kas d. Mencatat transaksi pengeluaran non kas pada buku harian memorial



4.



Melakukan verifikasi bukti transaksi penerimaan dan pengeluaran a. Memberi nomor urut dan tanggal bukti kas dan non kas b. Memeriksa bukti pengeluaran kas dan non kas c. Memintakan verifikasi bukti pengeluaran kas dan non kas d. Memintakan otorisasi bukti pengeluaran kas



5.



Melaporkan hasil kegiatan transaksi kas dan non kas a. Menyiapkan format laporan b. Membuat laporan hasil kegiatan mutasi transaksi kas dan non kas c. Melaporkan laporan hasil kegiatan mutasi transaksi kas dan non kas



Aktifitas Pembelajaran 1. Elemen 1 : Menyiapkan transaksi



Departemen Administrasi Perkantoran | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata



140



ADMINISTRASI PROFESIONAL



a.



PENGELOLAAN KAS KECIL



Judul Materi 1 Mengidentifikasi dokumen pendukung penerimaan dan pengeluaran kas dan non kas Kas adalah sebuah investasi yang dapat bersifat sangat liquid, memiliki jangka pendek dan dapat dengan cepat dijadikan kas dalam jumlah tertentu tanpa menghadapi risiko atas perubahan nilai yang signifikan. Kas terdiri dari saldo kas (cash on hand), rekening giro atau setara kas. Dengan arti lain, kas merupakan aktiva perusahaan yang berbentuk uang tunai (uang kertas, uang logam, wesel, cek dan lainnya) yang dipegang oleh perusahaan ataupun disimpan di bank dan dapat digunakan untuk kegiatan umum perusahaan. Non kas adalah transaksi yang tidak melibatkan adanya uang kas. Bentuk non kas dapat berupa barang ataupun berupa perhitungan yang menyangkut penambahan maupun pengurangan baik asset maupun perubahan posisi dalam pos'pos tertentu. Non kas antara lain berupa pembelian barang/peralatan kantor secara kredit, sumbangan/hibah dan sejenisnya dalam bentuk barang. Non kas berupa perhitungan perubahan posisi pos-pos tertentu seperti perhitungan penyusutan aktiva tetap pada akhir tahun. Transaksi adalah suatu kegiatan yang dilakukan dan selalu diikuti dengan alat bukti.Kegunaan bukti adalah untuk memastikan keabsahan transaksi yang dica tat. Bukti transaksi dapat digunakan sebagai alat bukti apabila terjadi suatu masalah di kemudian hari. Penerimaan kas adalah suatu kesatuan untuk mengumpulkan, mencatat transaksi yang dapat membantu pimpinan untuk menangani penerimaan perusahaan. Penerimaan kas perusahaan berasal dari dua sumber utama yaitu penerimaan kas dari penjualan tunai dan penerimaan kas dari piutang. A.



Dokumen Yang Di Digunakan Dalam Sistem Penerimaan Kas Dari Penjualan Tunai Sistem Akuntansi Penerimaan Kas adalah suatu pencatatan yang dibuat untuk melaksanakan kegiatan penerimaan uang dari penjualan tunai atau dari piutang yang siap dan bebas digunakan untuk kegiatan umum pada perusahaan. Berikut kami rangkum beberapa dokumen yang digunakan dari sistem penerimaan kas penjualan tunai adalah : 1. Faktur penjualan tunai Dokumen ini digunakan untuk merekam sebagai informasi yang diperlukan oleh manajemen mengenai transaksi penjualan tunai. 2.



Pita Register Kas Dokumen ini dihasilkan oleh fungi kas dengan cara mengoperasikan mesin register. Pita register ini merupakan bukti penerimaan kas yang dikeluarkan oleh fungsi kas dan merupakan dokumen pendukung faktur penjualan tunai yang dicatat dalam jurnal penjualan.



3.



Credit Card Sales Slip



Departemen Administrasi Perkantoran | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata



141



ADMINISTRASI PROFESIONAL



PENGELOLAAN KAS KECIL



Dokumen ini dicetak oleh credit card center bank yang menerbitkan kartu kredit dan diserahkan kepada perusahaan (disebut merchant) yang menjadi anggota kartu kredit. Bagi perusahaan yang menjual barang atu jasa, dokumen ini di isi oleh fungsi kas dan berfungsi sebagai alat untuk menagih uang tunai dari bank yang mengeluarkan kartu kredit, untuk transaksi penjualan yang telah dilakukan kepada pemegang kartu ktedit.



B.



4.



Bill of lading Dokumen ini merupakan bukti penyerahan barang dari perusahaan penjualan barang kepada perusahaan angkutan umum. Dokumen ini digunakan oleh fungsi pengiriman dalam penjulan COD yang penyerahan barangnya dilakukan oleh perusahaan angkutan umum.



5.



Faktur penjulan COD Dokumen ini digunakan untuk merekam penjualan COD



6.



Bukti Setor Bank Dibuat oleh fungsi kas sebagai penyetoran kas yang diterima dari piutang ke bank. Bukti setor dibuat 3 lembar dan diserahkan oleh fungsi kas ke bank, bersamaan dengan penyetoran dari piutang ke bank. Dua lembar tembusannya diminta kembali bank setelah ditandatangani dan dicap oleh bank sebagai bukti penyetoran kas ke bank. Bukti setor bank diserahkan oleh fungsi kas kepada fungsi akuntansi, dan dipakai oleh fungsi akuntansi sebagai dokumen sumber untuk pencataan transaksi penerimaan kas dari piutang kedalam jurnal penerimaan kas.



7.



Rekapitulasi harga pokok penjualan Dokumen ini digunakan oleh fumgsi akuntansi untuk meringkas harga pokok produk yang dijual selama satu periode. Dokumen ini digunakan oleh fungsi akuntansi sebagai dokumen pendukung bagi pembuatan bukti memorial untuk mencatat harga pokok yang dijual.



Dokumen yang digunakan dalam sistem penerimaan kas dari piutang 1. Surat Pemberitahuan Dokumen ini dibuat oleh debitur untuk memberitahu maksud pembayaran yang dilakukannya. Surat pemberitahuaan biasanya berupa tembusan bukti kas keluar yang dibuat oleh debitur, yang disertakan dengan cek yang dikirim oleh debitur melalui penagih perusahaan atau pos. Bagi perusahaan yang menerima kas dari piutang, surat pemberitahuaan ini digunakan sebagai sumber dalam pencatatan berkurangnya piutang di dalam kartu piutang. Karena surat pemberitahuaan biasanya berupa tembusan bukti kas keluar.



Departemen Administrasi Perkantoran | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata



142



ADMINISTRASI PROFESIONAL



PENGELOLAAN KAS KECIL



2.



Daftar Surat Pemberitahuan Merupakan rekapitulasi penerimaan kas yang dibuat oleh fungsi sekretariat atau fungsi penagihan. Jika penerimaan kas dari piutang perusahaan dilakukan melalui pos, fungsi sekretariat bertugas membuka amplop surat memisahkan surat pemberitahuan dengan cek, dan membuat daftar surat pemberitahuan yang diterima setiap hari.



3.



Bukti Setor Bank Dibuat oleh fungsi kas sebagai penyetoran kas yang diterima dari piutang ke bank. Bukti setor dibuat 3 lembar dan diserahkan oleh fungsi kas ke bank, bersamaan dengan penyetoran dari piutang ke bank. Dua lembar tembusannya diminta kembali bank setelah ditandatangani dan dicap oleh bank sebagai bukti penyetoran kas ke bank. Bukti setor bank diserahkan oleh fungsi kas kepada fungsi akuntansi, dan dipakai oleh fungsi akuntansi sebagai dokumen sumber untuk pencatatan transaksi penerimaan kas dari piutang kedalam jurnal penerimaan kas.



4.



Kuitansi Dokumen ini merupakan bukti penerimaan kas yang dibuat oleh perusahaan bagi para debitur yang melakukan penerimaan bayaran utang mereka.



Pengeluaran kas dalam perusahaan dilakukan dengan dua system yaitu, Sistem pengeluaran kas menggunakan cek dan Sistem pengeluaran kas dengan uang tunai melalui sistem dana kas kecil. A.



B.



Sistem pengeluaran kas menggunakan cek Adapun Dokumen yang digunakan dalam system akuntansi pengeluaran kas dengan cek adalah: 1.



Bukti kas keluar Dokumen ini berfungsi sebagai perintah pengeluaran kas kepada bagian kasa sebesar yang tercantum dalam dokumen. Disamping itu dokumen ini berfungsi sebagai surat pemberitahuan yang dikirim kepada kreditur dokumen sumber bagi pencatatan berkurangnya utang.



2.



Cek Cek merupakan dokumen yang digunakan untuk memerintahkan bank melakukan pembayaran sejumlah uang kepada orang atau organisasi yang namanya tercantum pada cek.



Sistem pengeluaran kas dengan uang tunai melalui system dana kas kecil



Departemen Administrasi Perkantoran | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata



143



ADMINISTRASI PROFESIONAL



PENGELOLAAN KAS KECIL



Kas Kecil merupakan suatu dana atau uang tunai yang dimiliki perusahaan untuk keperluan operasional perusahaan yang sifatnya relatif kecil dan kurang efisien apabila pembayarannya menggunakan cek. Kas kecil ini juga harus selalu tersedia pada perusahaan untuk aktivitas operasional perusahaan dan tidak mengganggu kelancaran aktivitas operasional perusahaan. Kas kecil ini digunakan untuk mendanai pegeluaran pimpinan yang jumlahnya relatif kecil seperti dana konsumsi untuk kepentingan rapat dan lain sebagainya.Kas kecil ini juga biasa disebut dengan Petty Cash. b.



Judul Materi 2 : Mempersiapkan bukti kas dan non kas Macam-Macam Bukti Transaksi Keuangan Dilihat dari sumbernya, bukti transaksi dibedakan menjadi 2 (dua) yaitu : Bukti Internal Bukti internal adalah bukti transaksi keuangan yang dibuat oleh pihak di dalam perusahaan dan untuk internal perusahaan. Sederhananya adalah berupa memo dari pimpinan ataupun orang tertentu. Berikut adalah macammacam bukti internal a.



Bukti kas masuk: bukti bahwa perusahaan telah menerima uang secara tunai



PT. OTKP Jl. Sawangan Depok Jabar



Diterima dari Banyaknya uang Untuk Jumlah



: : :



BKM No…



BUKTI KAS MASUK …………………………… ………………………….. ………………………….. Yang Menerima, Sawangan,…………… ………………………



Departemen Administrasi Perkantoran | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata



144



ADMINISTRASI PROFESIONAL



b.



PENGELOLAAN KAS KECIL



Bukti kas keluar: bukti bahwa perusahaan telah mengeluarkan uang tunai



PT OTKP Jl.Sawangan Depok Jabar



BKK No…



BUKTI KAS KELUAR Dibayar kepada : …………………………… Banyaknya uang : ………………………….. Untuk : ………………………….. Yang Membayar, Sawangan,…………..



Jumlah



……………………… Gambar 2 Format Buti Kas Keluar c.



Memo: bukti pencatatan antar bagian atau manajer dengan bagian/unit yang ada di lingkungan perusahaan.



PT Tanggal……………….. Jl.Sawangan Depok Jabar



OTKP



MEMO No. : ………………………………… Dari : ………………………………… Kepada : ………………………………… Hal : …………………………………. Pimpinan, Gambar 3 Format Memo Bukti Ekternal a. Faktur (invoice): bukti transaksi pembelian atau penjualan secara kredit. Faktur biasanya dibuat rangkap dua, yaitu asli dan copy-an. Faktur asli diberikan kepada pembeli yaitu sebagai bukti pencatatan pembelian kredit. Sedangkan faktur copy dibawa oleh penjual sebagai bukti pencatatan penjualan secara kredit.



Departemen Administrasi Perkantoran | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata



145



ADMINISTRASI PROFESIONAL



b.



c. d.



e.



f.



g.



h.



c.



PENGELOLAAN KAS KECIL



Kuitansi: bukti transaksi penerimaan uang atas pembayaran suatu hal yang dilakukan secara tunai atau kontan. Kwitansi dibuat dan ditanda tangani oleh kedua belah pihak baik pihak yang menerima uang maupun pihak yang sudah melakukan pembayaran. Nota: bukti transaksi yang diberikan oleh penjual kepada pembeli sebagai bukti pembelian tunai. Nota debit: bukti transaksi yang dibuat oleh perusahaan untuk dikirim kepada pihak di luar perusahaan karena ada suatu barang atau jasa yang tidak sesuai dengan pesanan/pembelian atau rusak. Dengan nota debet, penjual dapat memberitahukan kepada konsumen bahwa akunnya sudah didebet dengan jumlah tertentu. Penerima nota debet dapat mencatat pada akun pihak pengirim nota yang terdapat pada sisi kredit. Nota kredit: bukti pemberitahuan atau penghitungan yang dikirim suatu perusahaan kepada kepada pelanggannya bahwa akunnya telah dikredit sejumlah tertentu. Nota kredit diberikan kepada konsumen supaya konsumen tersebut tahu bahwa akunnya sudah dikredit dengan jumlah tertentu. Penerima nota kredit tersebut akan mencatat pada akun pihak pengirim nota. Cek: surat perintah yang dibuat oleh pihak yang mempunyai rekening di bank agar bank tersebut membayar sejumlah uang kepada pihak yang disebut oleh pemilik rekening bank. Cek ditandatangi oleh pihak yang menjadi nasabah, kemudian nasabah tersebut memiliki simpanan pada bank dalam bentuk giro. Bilyet giro: surat perintah dari nasabah bank kepada bank yang bersangkutan untuk memindah bukukan sejumlah uang dari rekeningnya ke rekening penerima yang namanya disebut dalam bilyet giro pada bank yang sama atau bank yang lain. Rekening koran: bukti mutasi kas di bank yang disusun oleh bank untuk para nasabahnya dan digunakan sebagai dasar penyesuaian pencatatan antara saldo kas menurut perusahaan dan saldo kas menurut bank. Lembar Kerja Lembar Kerja Elemen 1 1. Menyiapkan transaksi Kemajuan jaman menyebabkan perubahan dalam berbagai aspek kehidupan manusia salah satunya adalah dalam hal jual beli, sekarang ini pembelian online sudah merupakan hal yang jamak di masyarakat, maka keberadaan dua dokumen ini menjadi penting yaitu Bill of Lading dan faktur Penjualan COD (cash on delivery). Dengan menggunakan alat komunikasi yang dimiliki silahkan anda mencari bentuk dari Bill of lading dan Faktur Penjualan COD ini kemudian jelaskan kegunaanya masing masing. 2.



Anda bekerja sebagai staff keuangan PT Kemala Jl. Medan Jaya No. 29 Purbalingga. Berdasarkan transaksi berikut ini buatlah Bukti Kas Keluar dan Bukti Kas Masuk. 1 Agustus 2019



Menerima pembayaran piutang dari Toko Sumber Agung atas transaksi bulan lalu sebesar Rp. 4.500.000



Departemen Administrasi Perkantoran | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata



146



ADMINISTRASI PROFESIONAL



3 Agustus 2019 5 Agustus 2019 6 Agustus 2019 10 Agustus 2019 15 Agustus 2019 2.



PENGELOLAAN KAS KECIL



Membayar pembelian barang dagangan kepada Toko Insan menggunakan cek dr BCA no 200/BCA/2019 sebesar Rp. 10.000.000 Menerima pembayaran atas penjualan barang dagangan dari Toko Bahagia sejumlah Rp. 2.450.000 Membayar utang kepada Toko Indah sejumlah Rp. 8.000.000 dan mendapatkan potongan harga 2% Membeli barang dagangan dengan kredit ke Toko Moro sejumlah Rp. 7.600.000 Membayar tagihan dari PT Kusuma atas transaksi bulan lalu sejumah Rp. 2.000.000



Elemen 2 : Melayani transaksi penerimaan a. Judul Materi 1 : Menghitung penerimaan kas Pengertian Penerimaan Kas Penerimaan kas (Cash Receipt) adalah transaksi penerimaan uang secara tunai yang menyebabkan bertambahnya aset perusahaan berupa KAS. Yang termasuk dalam transaksi penerimaan kas antara lain: 1). penjualan tunai, 2). penerimaan pembayaran piutang, 3). penjualan aktiva, 4). penerimaan sewa dan 5). penerimaan lain-lain. b.



Judul Materi 2 : Mencatat transaksi penerimaan kas pada buku harian kas Buku kas harian/Jurnal, merupakan informasi penting yang perlu dimiliki oleh perusahaan untuk mengetahui perkembangan keuangan. Melalui buku kas ini, seseorang bisa mengetahui bagaimana kondisi keuangan sebuah perusahaan. Pada perusahaan dagang untuk penerimaan Kas menggunakan Buku Jurnal Penerimaan Kas/ Buku Kas Masuk, yaitu buku harian khusus yang mencatat seluruh transaksi penerimaan tunai, baik berbentuk cek maupun kas. Jurnal ini dilakukan untuk mencatat penerimaan piutang, penerimaan uang dari penjualan tunai, dan lain sebagainya. Contoh format Jurnal Kas Masuk/Buku Kas Masuk



Tgl.



No. Bukti



Ket



Ref



Debit Kas



Pot Penjualan



Kredit Piutang



Penjualan



Serba Serbi Akun



Jumlah



Departemen Administrasi Perkantoran | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata



147



ADMINISTRASI PROFESIONAL



PENGELOLAAN KAS KECIL



Gambar 4. Format Jurnal Kas masuk Keterangan gambar : 1). Tanggal, untuk mencatat waktu terjadinya transaksi. 2). Nomor Bukti, untuk mencatat nomor bukti transaksi yang biasanya berupa faktur penjualan. 3). Keterangan, untuk mencatat uraian transaksi. 4). Referensi, untuk memberi tanda pemostingan ke buku besar. 5). Kas, untuk mencatat nilai uang tunai yang diterima. 6). Potongan Penjualan, untuk mencatat nilai potongan penjualan jika ada 7). Piutang Dagang, untuk mencatat nilai piutang yang diterima pembayarannya. 8). Penjualan, untuk mencatat nilai keseluruhan penjualan yang terjadi. 9). Serba-serbi. untuk mencatat selain akun-akun di atas. Kolom serba-serbi ini terbagi lagi menjadi 2 sub kolom yang memuat Akun dan Jumlah. Kolom akun untuk mencatat jenis akunnya, sedang kolom Jumlah untuk mencatat nilai nominal dari jenis akun yang bersangkutan c.



Judul Materi 3 : Mencatat transaksi penerimaan non kas pada buku harian memorial Buku memorial (general journal) : disebut juga dengan buku harian umum, jurnal umum atau buku jurnal: buku harian yang digunakan untuk mencatat transaksi-transaksi yang tidak dapat ditampung dalam salah satu buku harian khusus.



Bentuk Buku Memorial atau Jurnal umum Tgl.



No. Bukti



Jurnal Umum Keterangan



Ref.



Debit



Hal: Kredit



Keterangan Gambar 5 : 1). Tanggal : tanggal, bulan, dan tahun kejadian transaksi. Untuk bulan dan tahun cukup ditulis satu kali saja setiap halaman judul, kecuali jika ada pergantian bulan/tahun. 2). Nomor bukti : Diisi nomor bukti dokumen transaksi. 3). Keterangan : Diisi oleh akun yang terkait dengan transaksi yang terjadi, yang akan di debet atau kredit. 4). Ref. : Diisi kode akun yang angkanya telah dipindahkan/tertera di buku besar. 5) Debet : Diisi nilai nominal akun yang di debet. 6). Kredit : Diisi nilai nominal akun yang di kredit.



Departemen Administrasi Perkantoran | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata



148



ADMINISTRASI PROFESIONAL



d.



e.



PENGELOLAAN KAS KECIL



Judul Materi 4 : Mendistribusikan bukti penerimaan kas dan non kas kepada unit yang terkait 1). Bukti kas masuk adalah tanda bukti bahwa perusahaan telah menerima uang secara cash / tunai. Bukti kas masuk umumnya digunakan untuk transaksi penjualan tunai, dan penerimaan kas dari pelunasan piutang pelanggan. Dalam memeriksa penerimaan uang kas harus diperoleh keyakinan bahwa semua penerimaan uang yang seharusnya diterima benar-benar telah diterima dan dibukukan. Biasanya bukti penerimaan kas dibuat rangkap 3 : lembar putih untuk penerima, lembar merah untuk pembukuan, lembar kuning untuk kasir. 2).



Bukti kas keluar adalah tanda bukti bahwa perusahaan telah mengeluarkan uang tunai, seperti pembelian tunai, pembayaran gaji, dan pembayaran utang. Bukti kas keluar berbentuk sebuah buku dengan 1 lembar asli dan tembusan. bukti kas keluar biasanya dibuat rangkap 3 yaitu : lembar asli untuk pihak lain, lembar ke-2 untuk pembukuan dan lembar ke-3 untuk arsip.



3).



Memo, ada kalanya seorang manager/pejabat dilingkungan perusahaan meminta staf pegawai dibawahnya untuk melakukan kegiatan yang terkait dengan keuangan yang didasarkan atas kebijakan perusahaan untuk organisasi perusahaan.Oleh karena itu dibuat bukti perintah untuk pelaksanaan pekerjaan tersebut yang dinamakan MEMO. Memo adalah bukti pencatataan antar bagian/manager dengan bagian-bagian yang ada, di lingkungan perusahaan memo dibuat rangkap 2 : lembar asli untuk pembukuan dan lembar tembusan untuk arsip.



Lembar Kerja Lembar Kerja Elemen 2 Catatlah transaksi dari UD Tata Laksana dibawah ini ke dalam Buku Kas Masuk 2 Juni 2019 Dijual barang dagang secara tunai seharga Rp. 2.300.000. No bukti kas masuk 031 5 Juni 2019 Transaksi No bukti 032, diterima penghasilan bunga sebesar Rp. 300.000 7 Juni 2019 Nomor bukti 034. Diterima cek dari Toko Bersama untuk pembayaran Faktur no 011 pada tanggal 6 Juli yang lalu sebesar Rp. 3.200.000 dikurangi 4%. 13 Juni 2019 Penjualan tunai selama minggu ke tiga, manurut bukti perhitungan kas sebesar Rp. 3.800.000 14 Juni 2019 Pemberian pinjaman atas permohonan kepada Bank Buana disetujui dan kontrak kredit ditandatangani sebesar, Rp. 10.000.000 17 Juni 2019 Pemberian pinjaman atas permohonan Bank Buana disetujui dan kontrak kredit ditandatangani sebesar, Rp. 10.000.000 20 Juni 2019 Selama minggu ke empat, penjualan tunai sebesar Rp. 3.200.000 22 Juni 2019 Selama minggu ke empat, penjualan tunai sebesar Rp. 3.200.000



Departemen Administrasi Perkantoran | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata



149



ADMINISTRASI PROFESIONAL



PENGELOLAAN KAS KECIL



25 Juni 2019 Diterima cek sebesar Rp. 1.344.000 dari Toko Family untuk pelunasan 3.



Elemen 3 : Melayani transaksi pengeluaran a. Judul Materi 1 Mengidentifikasi transaksi pengeluaran kas tunai peruntukkannya sesuai sop organisasi Pengeluaran kas (Cash Payment) adalah transaksi pengeluaran uang secara tunai yang menyebabkan berkurangnya aset perusahaan berupa kas, bank atau setara kas lainnya. Contoh transaksi pengeluaran kas adalah: 1). Pembayaran utang, 2). Pembelian barang dagangan, 3). Pembelian bahan baku, 4). Pembelian bahan pembantu, 5). Pembelian perlengkapan kantor, 6). Pembentukan dana kas kecil. 7). Pembayaran gaji dll b.



Judul Materi 2 Menghitung pengeluaran kas tunai Pengeluaran kas yang terjadi dalam perusahaan biasanya berupa pengeluaran biaya-biaya, baik itu biaya utama (operating) dan biaya-biaya bukan utama (non-operating)



c.



Judul Materi 3 Mencatat transaksi pengeluaran kas pada buku harian kas Contoh format Jurnal kas keluar/Buku Kas Keluar Tgl.



No. Bukti



Keterangan



Ref.



Pembelian



Utang



Serba serbi Akun



Jumlah



Gambar 6.Format Jurnal Kas Keluar Keterangan gambar : 1). Tanggal, untuk mencatat waktu terjadinya transaksi. 2). Nomor Bukti, untuk mencatat nomor bukti transaksi yang biasanya berupa faktur pembelian. 3). Keterangan, untuk mencatat uraian transaksi. Referensi, untuk memberi tanda yang berhubungan dengan pemostingan ke buku besar. 4). Pembelian, untuk mencatat nilai pembelian barang dagang secara tunai. 5). Utang, untuk mencatat pembayaran utang. 6). Serba-serbi, untuk mencatat selain selain akun-akun di atas. Kolom serba-serbi ini terbagi menjadi 2 sub kolom yang memuat Akun dan



Departemen Administrasi Perkantoran | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata



150



ADMINISTRASI PROFESIONAL



PENGELOLAAN KAS KECIL



Jumlah. Kolom akun untuk mencatat jenis akunnya, sedang kolom Jumlah untuk mencatat nilai nominal dari jenis akun yang bersangkutan.



4.



d.



Judul Materi 4 : Mencatat transaksi pengeluaran non kas pada buku harian memorial Sama dengan materi pada Elemen 2 bagian C silahkan mempelajari gambar 5



e.



Lembar Kerja Elemen 3 Berdasarkan transaksi PT Modern Beriman dibawah ini, catatlah transaksi ke dalam buku Kas keluar 3 Juni 2020 Dibayar secara tunai sebesar Rp. 90.000 untuk premi asuransi untuk masa 1 tahun 7 Juni 2020 Nomor bukti 034. Diterima cek dari Toko Bersama untuk pembayaran Faktur no 011 pada tanggal 6 Juli yang lalu sebesar Rp. 3.200.000 dikurangi 4%. 8 Juni 2020 Dibeli barang dagang seharga Rp 1.200.000 dibayar dengan cek No. C086 12 Juni 2020 Dibeli tunai perlengkapan kantor seharga Rp. 100.000 15 Juni 2020 Bayar rekening listrik dan telepon sebesar Rp. 120.000 16 Juni 2020 Telah dikeluarkan cek no C088 untuk pembelian barang dagang seharga Rp 1.000.000 ditambah biaya biaya angkutan sebesar Rp. 25.000 17 Juni 2020 Dibayar kepada UD. MEKAR berupa faktur No.025 sebesar Rp. 2.000.000. dikurangi dengan pot pembelian 2% (Rp. 40.000). Kemudian dibayar dengan cek no. C089 sebesar Rp 1.960.000 21 Juni 2020 Pembayaran beban-beban sebesar Rp. 2500.000 dengan cek no. C090.



Elemen 4 : Melakukan verifikasi bukti transaksi penerimaan dan pengeluaran a. Judul Materi 1 : Memberi nomor urut dan tanggal bukti kas dan non kas Pemberian nomor urut pada bukti memiliki keuntungan yaitu : 1). Memudahkan penelusuran kembali atau feedback atas transaksitransaksi sebelumnya. 2). Pengelolaan bukti-bukti transaksi dalam suatu arsip menjadi lebih rapih. 3). Memudahkan dalam mengaudit atau memeriksa Laporan Keuangan 4). Mempercepat query atas transaksi-transaksi tertentu yang ingin dicari. 5). Membantu dalam evaluasi jumlah transaksi setiap periode tertentu 6). Merupakan identitas tambahan yang melekat atas bukti transaksi tertentu. b.



Judul Materi 2 : Memeriksa bukti pengeluaran kas dan non kas Dengan memeriksa bukti pengeluaran maka ada beberapa keuntungan yaitu : 1). Mengetahui pihak yang bertanggung jawab atas terjadinya transaksi, 2). Menjadi media yang berisikan data informasi keuangan, 3). Dasar untuk pencatatan akuntansi,



Departemen Administrasi Perkantoran | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata



151



ADMINISTRASI PROFESIONAL



4). 4).



5.



PENGELOLAAN KAS KECIL



Mengurangi kemungkinan kesalahan dengan cara menyatakan transaksi dalam bentuk tulisan, Menghindari duplikasi pada pengumpulan data keuangan



c.



Judul Materi 3 Memintakan verifikasi bukti pengeluaran kas dan non kas Pada perusahaan yang memiliki pengelolaan keuangan yang baik maka memiliki bagian yang disebut dengan Fungsi Pencatat Utang. Fungsi ini Bertanggung jawab atas pembuatan bukti kas keluar yang memberikan otorisasi kepada fungsi keuangan dalam mengeluarkan cek sebesar yang tercantum dalam dokumen terebut. Fungsi ini juga bertanggung jawab untuk melakukan verifikasi kelengkapan dan validitas dokumen pendukung yang dipakai sebagai dasar pembuatan bukti kas keluar. Selain itu fungsi ini juga bertanggung jawab untuk menyelenggarakan arsip bukti kas keluar yang belum dibayar yang berfungsi sebagai buku pembantu.



d.



Judul Materi 4 Memintakan otorisasi bukti pengeluaran kas Salah satu ciri pengendalian intern atas transaksi pengeluaran kas yang baik yaitu Sistem otorisasi dan Prosedur Pencatatan terdiri dari : 1). Pengeluaran kas harus mendapat otorisasi dari pejabat yang berwenang. 2). Pembukuan dan penutupan rekening bank harus mendapatkan persetujuan dari pejabat yang berwenang. 3). Pencatatan dalam jurnal pengeluaran harus didasarkan pada bukti kas keluar yang telah mendapat otorisasi dari pejabat yang berwenang dan yang dilampiri dengan dokumen pendukung yang lengkap.



e.



Lembar Kerja Lembar Kerja Elemen 4 Setelah mempelajari materi elemen 4 apa yang harus Anda lakukan apabila anda bertugas menjadi petugas pengelola keuangan bagian Pencatat Utang, lengkapilah hasil jawaban anda dengan contoh bukti transaksi hasil kreasi anda.



Elemen 5 : Melaporkan hasil kegiatan transaksi kas dan non kas a. Judul Materi 1 : Menyiapkan format laporan Pengertian Laporan Arus Kas adalah laporan yang melaporkankan arus kas masuk dan arus kas keluar utama dari sebuah perusahaan selama periode tertentu. Ada 3 komponen laporan arus kas yang didasarkan pada 3 aktivitas laporan arus kas, yaitu: 1. Arus kas dari kegiatan operasi (cash flows from operating activities) 2 Arus kas dari kegiatan investasi (cash flows from investing activities) 3. Arus kas dari kegiatan pendanaan (cash flow from financing activities) b.



Judul Materi 2 : Membuat laporan hasil kegiatan mutasi transaksi kas dan non kas



Departemen Administrasi Perkantoran | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata



152



ADMINISTRASI PROFESIONAL



PENGELOLAAN KAS KECIL



Laporan keuangan arus kas (cash flow statement), laporan yang disusun atau dibuat setelah pembuatan neraca. Laporan ini disusun berdasarkan pada dua sumber data, yaitu data laporan laba rugi periode berjalan (current book) dan neraca periode berjalan dengan neraca periode sebelumnya. Berdasarkan cara penyajian atau bentuknya, laporan keuangan arus kas dibedakan menjadi dua yaitu penyajian langsung (direct method) dan penyajian tidak langsung (indirect method). Secara elemen, tidak ada yang berbeda antara dua cara penyajian laporan keuangan arus kas tersebut, perbedaannya hanya terletak pada penyajian arus kas yang berasal dari kegiatan operasi. Jika pada penyajian langsung (direct method), arus kas yang berasal dari kegiatan operasional diperinci menjadi dua arus kas yaitu arus kas masuk dan arus kas keluar dan kemudian diperinci lagi dalam beberapa jenis penerimaan atau pengeluaran kas maka dalam penyajian tidak langsung (indirect method), arus kas dari kegiatan operasional ditentukan dengan mengoreksi laba bersih yang dilaporkan pada laporan laba rugi (biaya penyusutan, kenaikan harta lancar dan hutang lancar serta laba/ rugi). Secara umum (baik direct method maupun indirect method), ada lima langkah yang dapat digunakan sebagai cara menyusun laporan keuangan arus kas, yaitu: 1). Hitung kenaikan/ penurunan yang terjadi pada kas 2). Hitung dan laporkan kas netto yang digunakan pada aktivitas operasi, dengan menggunakan cara langsung (direct method) atau tidak langsung (indirect method). 3). Hitung dan laporkan kas netto yang digunakan pada aktivitas investasi 4). Hitung dan laporkan kas netto yang digunakan oleh aktivitas pendanaan 5). Hitung arus dan jumlahkan kas netto dari gabungan kas netto yang digunakan oleh aktivitas operasi, investasi, dan pendanaan dengan saldo awal kas (sebagai pembuktian kesamaan dengan saldo kas akhir). c.



Judul Materi 3 : Melaporkan laporan hasil kegiatan mutasi transaksi kas dan non kas Laporan keuangan arus kas memiliki berbagai manfaat bagi perusahaan barang maupun jasa. Selain bermanfaat bagi perusahaan, laporan ini juga bermanfaat bagi banyak pihak yang membutuhkan informasi dari laporan tersebut seperti para investor, kreditor, dan pihak-pihak lain. Informasi dalam laporan keuangan arus kas dapat memberikan informasi mengenai kemampuan suatu perusahaan dalam menghasilkan arus kas di masa depan. Dari informasi laporan keuangan arus kas, dapat dilihat seberapa besar kemampuan perusahaan dalam membayar dividen dan memenuhi kewajibannya (seperti membayar gaji karyawan). Dengan adanya data mengenai dana masuk dan keluar atau kas masuk dan keluar maka laba bersih dapat diketahui sehingga keberhasilan suatu perusahaan dapat diukur dengan jelas.



Departemen Administrasi Perkantoran | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata



153



ADMINISTRASI PROFESIONAL



d.



PENGELOLAAN KAS KECIL



Lembar Kerja Lembar Kerja Elemen 5 Selama minggu pertama Boxhill Lilydale Company memiliki transaksi-transaksi sebagai berikut : a). Menerbitkan 100.000 lembar saham biasa dengan nilai nominal $5 seharga $800.000 b). Meminjam uang $200.000 dari Castle Bank, berupa wesel bayar 5 tahun dengan bunga 8% c). Membeli dua truk semi trailer seharga $170.000 d). Membayar upah dan gaji karyawan sebesar $12.000 Golongkan setiap transaksi ini berdasarkan jenis aktiva arus kas



D.



Rangkuman Kas adalah sebuah investasi yang dapat bersifat sangat liquid, memiliki jangka pendek dan dapat dengan cepat dijadikan kas dalam jumlah tertentu tanpa menghadapi risiko atas perubahan nilai yang signifikan. Non kas adalah transaksi yang tidak melibatkan adanya uang kas. Bentuk non kas dapat berupa barang ataupun berupa perhitungan yang menyangkut penambahan maupun pengurangan baik asset maupun perubahan posisi dalam pos'pos tertentu Pengeluaran kas dalam perusahaan dilakukan dengan dua system yaitu, Sistem pengeluaran kas menggunakan cek dan Sistem pengeluaran kas dengan uang tunai melalui sistem dana kas kecil Buku kas harian/Jurnal, merupakan informasi penting yang perlu dimiliki oleh perusahaan untuk mengetahui perkembangan keuangan. Melalui buku kas ini, seseorang bisa mengetahui bagaimana kondisi keuangan sebuah perusahaan Buku memorial (general journal) : disebut juga dengan buku harian umum, jurnal umum atau buku jurnal: buku harian yang digunakan untuk mencatat transaksi-transaksi yang tidak dapat ditampung dalam salah satu buku harian khusus Laporan Arus Kas adalah laporan yang melaporkankan arus kas masuk dan arus kas keluar utama dari sebuah perusahaan selama periode tertentu.



E.



Evaluasi Soal Pengetahuan 1. Surat perintah yang dibuat oleh pihak yang mempunyai simpanan di bank agar bank tersebut membayar sejumlah uang tertentu kepada pihak/orang yang namanya terdapat dalam surat perintah atau si pembawa surat perintah, disebut…. A. Uang B. Cek C. Faktur D. Kuitansi 2.



Pada kuitansi, pengisian untuk kolom Telah Terima Dari , diisi dengan…. A. Nama orang/perusahaan yang menerima uang B. Nama orang/perusahaan yang menyerahkan uang C. Nama orang/perusahaan yang menjual barang D. Nama orang/perusahaan yang menggunakan barang



Departemen Administrasi Perkantoran | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata



154



ADMINISTRASI PROFESIONAL



PENGELOLAAN KAS KECIL



3.



Bukti transaksi adanya pengembalian barang karena barang rusak atau tidak sesuai pesanan yang dibuat oleh pembeli disebut…. A. Nota debet B. Nota kredit C. Faktur D. Nota



4.



Bukti transaksi terjadinya pembelian secara tunai disebut…. A. Nota debet B. Nota kredit C. Faktur D. Nota



5.



Berikut ini yang bukan bukti penerimaan uang adalah.... A. Cek B. Pita register C. Faktur penjualan tunai D. Bukti kas keluar



6.



Bukti kas keluar dibuat oleh.... A. Bagian jurnal, buku besar dan laporan B. Bagian kassa C. Bagian utang D. Bagian Piutang



7.



Cek A. B. C. D.



8.



Bukti pendukung untuk bukti kas keluar adalah.... A. Surat order pembelian, laporan penerimaan barang, dan faktur dari pemasok B. Surat order pembelian dan laporan penerimaan barang C. Surat pemberitahuan dan cek D. Pita register dan buku setoran ke bank



9.



Tempat mencatat semua transaksi penerimaan kas yang sumbernya antara lain adalah kuitansi dan copy nota kontan adalah.... A. Jurnal harian B. Jurnal khusus C. Jurnal penerimaan kas D. Jurnal pengeluaran kas



untuk membayar utang dibuat oleh.... Bagian jurnal, buku besar dan laporan Bagian kassa Bagian sekretariat Bagian utang



10. Suatu perusahaan melakukan transaksi pembelian peralatan kantor. Sebagian dibayar tunai dan sebagian dibayar angsuran. Atas transaksi tersebut akun yang harus dikredit adalah…… A. Hutang dagang



Departemen Administrasi Perkantoran | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata



155



ADMINISTRASI PROFESIONAL



PENGELOLAAN KAS KECIL



B. Hutang dagang dengan Kas C. Kas dan Peralatan D. Hutang dagang dan Peralatan 11. Yang dimaksud dengan transaksi keuangan perusahaan adalah .... A. Kejadian-kejadian yang mengakibatkan perubahan terhadap modal perusahaan B. Beberapa kejadian serta keadaan yang mengakibatkan perubahan harta, hutang, dan modal perusahaan C. Semua kejadian yang telah terjadi di perusahaan D. Kejadia yang berhubungan langsung dengan pihak lain 12. Pembelian peralatan kantor dalam laporan arus kas disajikan sebagai …. A. Arus kas keluar dari aktivitas pendanaan B. Arus kas masuk dari aktivitas pendanaan C. Arus kas keluar dari aktivitas investasi D. Arus kas keluar dari aktivitas operasi 13. Disuatu perusahaan anda menemui item berikut: Koin Rp. 50.000, Rekening giro Rp. 500.000, Cek mundur Rp. 40.000, perangko Rp. 2.000, Voucher pengeluaran Rp. 10.000, deposito berjangka Rp. 200.000 dan uang kertas Rp. 180.000, maka jumlah keseluruhan yang termasuk ke dalam elemen kas adalah : A. Rp. 982.000 B. Rp. 780.000 C. Rp. 980.000 D. Rp. 730.000 14. Dokumen yang digunakan untuk mencatat mutasi utang adalah : A. Bukti Kas Keluar B. Cek C. Faktur D. Kartu Utang 15. Perusahaan melakukan pembelian kendaraan secara kredit, dan transaksi tersebut akan dicatat sebagai .... A. Debet pada kendaraan dan kredit pada kas B. Debet pada kendaraan dan kredit pada utang C. Debet pada kas dan kredit pada kendaraan D. Debet pada utang dan kredit pada kendaraan Soal Keterampilan 1. Petunjuk Pengerjaan a. Anda sebagai seorang petugas Admin bag Keuangan di PT OTKP Jaya Mandiri b. Anda harus melakukan identifikasi transaksi yang terjadi di perusahaan anda c. Lakukan pencatatan pada dokumen yang tepat 2.



Alur kegiatan a. Identifikasi transaksi yang terjadi



Departemen Administrasi Perkantoran | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata



156



ADMINISTRASI PROFESIONAL



b. c. 3.



Buatlah bukti transaksi yang dimaksud Catatlah ke dalam buku kas harian sesuai jenis transaksinya



Hasil yang diharapkan: a. Bukti transaksi internal yang tepat b. Buku kas yang sesuai dengan jenis transaksinya 5 Januari 2020 8 Januari 2020 9 Januari 2020 10 Januari 2020 11 Januari 2020 12 Januari 2020 13 Januari 2020 14 Januari 2020 15 Januari 2020 16 Januari2020



F.



PENGELOLAAN KAS KECIL



Dijual barang dagang kepada PD Melati sebesar Rp. 2.000.000,00 dengan syarat EOM nomor faktur 225 Diterima pelunasan dari PD Melati sebesar Rp. 1.000.000,00 Dibayar beban listrik dan telepon bulan ini sebesar Rp. 250.000,00 Dibayar semua hutang kepada PT Indofood Rp. 2.000.000,00 Diterima sisa piutang dari PD Melati Rp. 500.000,00 Diterima pendapatan bunga dari Bank ABC sebesar Rp. 150.000,00 Dijual barang dagangan kepada PD Bara sebesar Rp. 2.500.000,00 dengan syarat 2/10, n/30 nomor faktur 229 Dijual peralatan kantor bekas sebesar Rp. 500.000,00 kepada PD Michu Dibeli barang dagangan dari PT Batin sebesar Rp. 5.000.000,00 dengan syarat 3/15, n/30 nomor faktur 121 Dijual barang dagangn kepada PD Sukma sebesar Rp. 500.000,00 dengan nomor faktur 230 dengan syarat EOM



Refleksi dan Tindak Lanjut 1. Apa yang telah Saudara pelajari dari kegiatan pembelajaran ini? 2. Apa pendapat Saudara tentang materi pada kegiatan pembelajaran ini? 3. Apakah penugasan pada lembar kerja pada kegiatan pembelajaran ini meningkatkan keterampilan, pengetahuan, dan sikap kerja Saudara? 4. Apa yang akan Saudara lakukan untuk memahami dan menerapkan kemampuan Saudara pada kompetensi ini di tempat Saudara bekerja?



Departemen Administrasi Perkantoran | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata



157



ADMINISTRASI PROFESIONAL



PENGELOLAAN KAS KECIL



BAB. VIII KEGIATAN PEMBELAJARAN 7 MEMPERSIAPKAN PENYUSUNAN LAPORAN PAJAK A.



Tujuan Pembelajaran Melalui membaca, mengkaji informasi, diskusi dan presentasi tentang mempersiapkan penyusunan laporan pajak peserta dapat: 1. Mengumpulkan data pajak dengan teliti dan rapih 2. Mempersiapkan penyusunan laporan pajak dengan cermat



B.



Kriteria Unjuk Kerja 1. Mengumpulkan Data Pajak a. Menentukan proses pengumpulan data yang sesuai waktu b. Menyortir data pajak sesuai jenis pajak c. Mencatat data pajak dalam laporan penerimaan dokumen pajak 2.



C.



Mempersiapkan Penyusunan Laporan Pajak a. Menerima data pajak yang telah dibuat rekapitulasi dalam bentuk laporan b. Mengarsip/mendokumentasi data pajak sesuai peraturan perusahaan/organisasi



Aktifitas Pembelajaran 1. Elemen 1 : Mengumpulkan data pajak a. Judul Materi 1 : Menentukan proses pengumpulan data yang sesuai waktu Kas Negara diperoleh dari iuran pendapatan masyarakat dalam bentuk pajak, dan sifatnya dapat dipaksakan dan dikembalikan secara tidak langsung, pajak tersebut dikumpulkan berdasarkan jenis pekerjaan atau jenis pengeluaran belanja yang diberikan kepada seseorang dan sesuai dengan aturan pemerintah, berikut :  Pajak Penghasilan PPh. pasal 21/26 pemotongan pajak atas penghasilan gaji, upah, tunjangan, honorarium yang diterima Wajib Pajak orang pribadi dalam negeri sehubungan dengan pekerjaan, jasa, dan kegiatan.  Pajak Penghasilan PPh. pasal 22 dilakukan sehubungan dengan pembayaran atas pembelian barang seperti: komputer, mebel, mobil



Departemen Administrasi Perkantoran | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata



158



ADMINISTRASI PROFESIONAL



















PENGELOLAAN KAS KECIL



dinas, ATK dan barang lainnya oleh Pemerintah kepada Wajib Pajak penjual barang. Pajak Penghasilan PPh. pasal 23 adalah pemotongan pajak atas penghasilan antara lain: royalti, hadiah/penghargaan, sewa dan penghasilan lain sehubungan dengan penggunaan harta, imbalan sehubungan dengan jasa teknik, jasa manajemen, jasa konsultan dan jasa lain. Pajak Penghasilan PPh. pasal 4 ayat (2) adalah pemotongan atau pemungutan pajak yang bersifat final atas penghasilan persewaan tanah dan/atau bangunan pengalihan hak atas tanah dan/atau bangunan, jasa konstruksi, penghasilan dari usaha yang diterima atau diperoleh wajib pajak yang memiliki peredaran bruto tertentu yang ditetapkan dengan Peraturan Pemerintah. Pemungutan Pajak Pertambahan Nilai atau PPN merupakan pelunasan pajak yang dikenakan atas setiap transaksi pembelian barang atau perolehan jasa dari pihak ketiga, misal pembelian alat tulis kantor, pembelian seragam untuk keperluan dinas, pembelian komputer, pembelian mesin absensi Pegawai, perolehan jasa konstruksi, perolehan jasa pemasangan mesin absensi, perolehan jasa perawatan AC kantor, dan perolehan jasa atas tenaga keamanan. Bea Meterai, merupakan pajak yang dikenakan terhadap dokumen yang menurut Undang-undang Bea Meterai menjadi objek Bea Meterai. Pada prinsipnya, dokumen yang harus dikenakan bea meterai adalah dokumen yang menyatakan nilai nominal sampai jumlah tertentu, dokumen yang bersifat perdata, dan dokumen yang digunakan di muka pengadilan.



Oleh Negara pajak digunakan sebagai sumber dana untuk membiayai pengeluaran-pengeluaran yang disebut sebagai fungsi budgetair dan sebagai alat mengatur atau melaksanakan kebijakan dalam bidang social dan ekonomi yang disebut sebagai fungsi regulerend (mengatur). b.



Judul Materi 2 : Menyortir data pajak sesuai jenis pajak Pajak yang telah diambil oleh bendahara disortir, pajak tersebut meliputi : 1) Pajak Penghasilan PPh. pasal 21/26



Departemen Administrasi Perkantoran | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata



159



ADMINISTRASI PROFESIONAL



PENGELOLAAN KAS KECIL



PPh Pasal 26 dihitung dengan cara mengalikan tarif PPh sebesar 20% (dua puluh persen) dengan penghasilan bruto yang diterima atau diperoleh Subjek Pajak luar negeri. 2) Pajak Penghasilan PPh. pasal 22



Departemen Administrasi Perkantoran | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata



160



ADMINISTRASI PROFESIONAL



PENGELOLAAN KAS KECIL



3) Pajak Penghasilan PPh. pasal 23



4) Pajak Penghasilan PPh. pasal 4 ayat (2)



Departemen Administrasi Perkantoran | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata



161



ADMINISTRASI PROFESIONAL



PENGELOLAAN KAS KECIL



5) Pemungutan Pajak Pertambahan Nilai atau PPN



6) Bea Meterai



Departemen Administrasi Perkantoran | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata



162



ADMINISTRASI PROFESIONAL



PENGELOLAAN KAS KECIL



Peraturan terkait pembahasan diatas dapat dilihat pada Bendahara mahir pajak, Direktorat Jenderal Pajak, Edisi Revisi 2016



c.



Materi 3 : Mencatat penerimaan dokumen pajak Judul



data



pajak



dalam



laporan



Pajak yang diambil dari wajib pajak oleh bendahara dan telah disortir serta dikelompokkan di catat dalam laporan penerimaan dokumen pajak sesuai dengan jenis pajak yang dipungut untuk dilaporkan dalam hal mencatat laporan penerimaan dokumen pajak dapat dilihat pada peraturan direktur jenderal pajak nomor per-34/pj/2010 tentang bentuk formulir surat pemberitahuan tahunan pajak penghasilan wajib pajak orang pribadi dan wajib pajak badan beserta petunjuk pengisiannya.



d.



Lembar Kerja



Departemen Administrasi Perkantoran | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata



163



ADMINISTRASI PROFESIONAL



PENGELOLAAN KAS KECIL



Lembar Kerja Eleme 1 Suatu kantor membentuk tim Peningkatan Mutu Pelayanan yang anggotanya terdiri dari beberapa orang PNS dan non PNS. Bendahara Kantor membayar honorarium tim pada tanggal 25 Maret 2020, dengan perincian sebagai berikut: Nama Farianto Hartanto Yugana Bayu



Golongan IV/a III/c Non PNS II/d Jumlah



Jabatan Ketua Wakil Ketua Sekretaris Anggota



Honorarium Rp2.300.000,00 Rp2.000.000,00 Rp1.500.000,00 Rp1.000.000,00 Rp6.800.000,00



Bagaimanakah pemotongan pajak atas honorarium yang diterima oleh anggota tim tersebut. Untuk mengerjakan LK perhatikan indikator di bawah ini :  Menentukan proses pengumpulan data yang sesuai waktu  Menyortir data pajak sesuai jenis pajak  Mencatat data pajak dalam laporan penerimaan dokumen pajak 2.



Elemen 2 : Mempersiapkan penyusunan laporan pajak a. Judul Materi 1 Menerima data pajak yang telah dibuat rekapitulasi dalam bentuk laporan Semua data pajak yang telah diterima dibuat rekapitulasi sesuai dengan jenis pajak yang telah diambil 1. Pemotongan pajak atas penghasilan gaji, upah, tunjangan, honorarium sehubungan dengan pekerjaan, jasa, dan kegiatan terhimpun dalam Pajak Penghasilan PPh. pasal 21/26 2. Transaksi sehubungan dengan pembayaran atas pembelian barang seperti: komputer, mebel, mobil dinas, ATK dan barang lainnya terkumpul pada Pajak Penghasilan PPh. pasal 22 3. Pemotongan pajak atas penghasilan royalti, hadiah/penghargaan, sewa dan penghasilan lain sehubungan dengan penggunaan harta, imbalan sehubungan dengan jasa teknik, jasa manajemen, jasa konsultan dan jasa lain terkumpul dalam Pajak Penghasilan PPh. pasal 23 4. Pemotongan atau pemungutan pajak yang bersifat final atas penghasilan persewaan tanah dan/atau bangunan pengalihan hak atas tanah dan/atau bangunan, jasa konstruksi, penghasilan dari usaha yang diterima atau diperoleh wajib pajak yang memiliki peredaran bruto tertentu yang ditetapkan dengan Peraturan Pemerintah dituangkan dalam Pajak Penghasilan PPh. pasal 4 ayat (2) 5. Pemungutan pajak yang dikenakan atas setiap transaksi pembelian barang atau perolehan jasa dari pihak ketiga, misal pembelian alat tulis kantor, pembelian seragam untuk keperluan dinas, pembelian komputer, pembelian mesin absensi Pegawai, perolehan jasa konstruksi, perolehan jasa pemasangan mesin absensi, perolehan jasa perawatan AC kantor,



Departemen Administrasi Perkantoran | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata



164



ADMINISTRASI PROFESIONAL



6.



PENGELOLAAN KAS KECIL



dan perolehan jasa atas tenaga keamanan diakomodir dalam Pajak Pertambahan Nilai atau PPN Pajak yang dikenakan terhadap dokumen yang menurut Undang-undang Bea Meterai menjadi objek Bea Meterai. Pada prinsipnya, dokumen yang harus dikenakan bea meterai adalah dokumen yang menyatakan nilai nominal sampai jumlah tertentu, dokumen yang bersifat perdata, dan dokumen yang digunakan di muka pengadilan dikumpulkan pada Bea Meterai.



Data pajak yang telah direkapitulasi dan sebelum dilaporkan harus melakukan hal-hal berikut ini : 1. Mendaftarkan Diri Untuk Mendapatkan NPWP Tata cara Pendaftaran NPWP telah diatur kembali melalui Peraturan Direktorat Jenderal Pajak Nomor PER-20/PJ/2013 sebagaimana telah diubah dengan Peraturan Direktorat Jenderal Pajak Nomor PER38/PJ/2013. Beberapa hal yang perlu diperhatikan terkait peraturan tersebut dapat disarikan sebagai berikut: a. WAJIB PAJAK ORANG PRIBADI: 1. Untuk Wajib Pajak orang pribadi, yang tidak menjalankan usaha atau pekerjaan bebas berupa: a. Foto kopi Kartu Tanda Penduduk bagi Warga Negara Indonesia; atau b. Foto kopi paspor, fotokopi Kartu Izin Tinggal Terbatas (KITAS) atau Kartu Izin Tinggal Tetap (KITAP), bagi Warga Negara Asing. 2. Untuk Wajib Pajak orang pribadi, yang menjalankan usaha atau pekerjaan bebas berupa: a. Foto kopi Kartu Tanda Penduduk (KTP) bagi Warga Negara Indonesia, atau foto kopi paspor, fotokopi Kartu Izin Tinggal Terbatas (KITAS) atau Kartu Izin Tinggal Tetap (KITAP), bagi Warga Negara Asing, dan foto kopi dokumen izin kegiatan usaha yang diterbitkan oleh instansi yang berwenang atau surat keterangan tempat kegiatan usaha atau pekerjaan bebas dari Pejabat Pemerintah Daerah sekurang-kurangnya Lurah atau Kepala Desa atau lembar tagihan listrik dari Perusahaan Listrik/bukti pembayaran listrik; atau b. Foto kopi e-KTP bagi Warga Negara Indonesia dan surat pernyataan di atas meterai dari Wajib Pajak orang pribadi yang menyatakan bahwa yang bersangkutan benar-benar menjalankan usaha atau pekerjaan bebas. 3.



Dalam hal Wajib Pajak orang pribadi adalah wanita kawin yang dikenai pajak secara terpisah karena menghendaki secara tertulis berdasarkan perjanjian pemisahan penghasilan dan harta, dan wanita kawin yang memilih



Departemen Administrasi Perkantoran | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata



165



ADMINISTRASI PROFESIONAL



PENGELOLAAN KAS KECIL



melaksanakan hak dan kewajiban perpajakannya secara terpisah, permohonan juga harus dilampiri dengan: a. Foto kopi Kartu NPWP suami; b. Foto kopi Kartu Keluarga; dan c. Foto kopi surat perjanjian pemisahan penghasilan dan harta, atau surat pernyataan menghendaki melaksanakan hak dan memenuhi kewajiban perpajakan terpisah dari hak dan kewajiban perpajakan suami. b.



WAJIB PAJAK BADAN 1. Wajib Pajak badan yang memiliki kewajiban perpajakan sebagai pembayar pajak, pemotong dan/atau pemungut pajak sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan perpajakan, termasuk bentuk usaha tetap dan kontraktor dan/atau operator di bidang usaha hulu minyak dan gas bumi yang berorientasi pada profit (profit oriented) berupa : a. Foto kopi akta pendirian atau dokumen pendirian dan perubahan bagi Wajib Pajak badan dalam negeri, atau surat keterangan penunjukan dari kantor pusat bagi bentuk usaha tetap; b. Foto kopi Kartu Nomor Pokok Wajib Pajak salah satu pengurus, atau fotokopi paspor dan surat keterangan tempat tinggal dari Pejabat Pemerintah Daerah sekurang-kurangnya Lurah atau Kepala Desa dalam hal penanggung jawab adalah Warga Negara Asing; dan c. Foto kopi dokumen izin usaha dan/atau kegiatan yang diterbitkan oleh instansi yang berwenang atau surat keterangan tempat kegiatan usaha dari Pejabat Pemerintah Daerah sekurang-kurangnya Lurah atau Kepala Desa atau lembar tagihan listrik dari Perusahaan Listrik/bukti pembayaran listrik. 2.



Wajib Pajak badan yang tidak berorientasi pada profit (non profit oriented) dokumen yang dipersyaratkan hanya berupa: a. foto kopi e-KTP salah satu pengurus badan atau organisasi; dan b. surat keterangan domisili dari pengurus Rukun Tetangga (RT)/Rukun Warga (RW).



3.



Wajib Pajak badan yang hanya memiliki kewajiban perpajakan sebagai pemotong dan/atau pemungut pajak sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan perpajakan, termasuk bentuk kerja sama operasi (Joint Operation), berupa : a. Foto kopi Perjanjian Kerjasama/Akte Pendirian sebagai bentuk kerja sama operasi (Joint Operation);



Departemen Administrasi Perkantoran | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata



166



ADMINISTRASI PROFESIONAL



b.



c.



d.



2.



PENGELOLAAN KAS KECIL



Foto kopi Kartu Nomor Pokok Wajib Pajak masingmasing anggota bentuk kerja sama operasi (Joint Operation) yang diwajibkan untuk memiliki Nomor Pokok Wajib Pajak; Foto kopi Kartu Nomor Pokok Wajib Pajak orang pribadi salah satu pengurus perusahaan anggota bentuk kerja sama operasi (Joint Operation), atau fotokopi paspor dan surat keterangan tempat tinggal dari Pejabat Pemerintah Daerah sekurang-kurangnya Lurah atau Kepala Desa dalam hal penanggung jawab adalah Warga Negara Asing; dan Foto kopi dokumen izin usaha dan/atau kegiatan yang diterbitkan oleh instansi yang berwenang atau surat keterangan tempat kegiatan usaha dari Pejabat Pemerintah Daerah sekurang-kurangnya Lurah atau Kepala Desa.



c.



WAJIB PAJAK BENDAHARA: Untuk Bendahara yang ditunjuk sebagai pemotong dan/atau pemungut pajak sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan perpajakan berupa: 1. Foto kopi surat penunjukan sebagai Bendahara; dan 2. Foto kopi Kartu Tanda Penduduk.



d.



WAJIB PAJAK DENGAN STATUS CABANG DAN WAJIB PAJAK ORANG PRIBADI PENGUSAHA TERTENTU Dokumen yang dilampirkan berupa: a. Foto kopi Kartu Nomor Pokok Wajib Pajak pusat atau induk; b. surat keterangan sebagai cabang untuk Wajib Pajak Badan; dan c. foto kopi dokumen izin kegiatan usaha yang diterbitkan oleh instansi yang berwenang atau surat keterangan tempat kegiatan usaha atau pekerjaan bebas dari Pejabat Pemerintah Daerah sekurang-kurangnya Lurah atau Kepala Desa bagi Wajib Pajak badan; atau d. Foto kopi dokumen izin kegiatan usaha yang diterbitkan oleh instansi yang berwenang atau surat keterangan tempat kegiatan usaha atau pekerjaan bebas dari Pejabat Pemerintah Daerah sekurang-kurangnya Lurah atau Kepala Desa atau lembar tagihan listrik dari Perusahaan Listrik/ bukti pembayaran listrik atau surat pernyataan di atas meterai dari Wajib Pajak orang pribadi yang menyatakan bahwa yang bersangkutan benar-benar menjalankan usaha atau pekerjaan bebas bagi Wajib Pajak Orang Pribadi Pengusaha Tertentu.



Tempat Pendaftaran



Departemen Administrasi Perkantoran | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata



167



ADMINISTRASI PROFESIONAL



PENGELOLAAN KAS KECIL



Wajib Pajak yang telah memenuhi persyaratan subjektif dan objektif sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan di bidang perpajakan, wajib mendaftarkan diri pada KPP yang wilayah kerjanya meliputi tempat tinggal atau tempat kedudukan, dan tempat kegiatan usaha Wajib Pajak, tempat tinggal atau tempat kedudukan sebagaimana dimaksud di atas merupakan tempat tinggal atau tempat kedudukan menurut keadaan yang sebenarnya. 3.



Tatacara Pendaftaran : o Secara Elektronik melalui eRegistration Dilakukan secara elektronik dengan mengisi Formulir Pendaftaran Wajib Pajak pada Aplikasi e-Registration yang tersedia pada laman Direktorat Jenderal Pajak di www.pajak.go.id.  Permohonan pendaftaran yang telah disampaikan oleh Wajib Pajak melalui Aplikasi e-Registration dianggap telah ditandatangani secara elektronik atau digital dan mempunyai kekuatan hukum.  Untuk panduan penggunaan Aplikasi e-Registration dapat dilihat pada halaman situs Aplikasi e-Registration pada tautan berikut: Help e-Registration.  Wajib Pajak yang telah menyampaikan Formulir Pendaftaran Wajib Pajak melalui Aplikasi e-Registration harus mengirimkan dokumen yang disyaratkan di atas, ke KPP yang wilayah kerjanya meliputi tempat tinggal atau tempat kedudukan atau tempat kegiatan usaha Wajib Pajak.  Pengiriman dokumen yang disyaratkan dapat dilakukan dengan cara mengunggah (upload) salinan digital (softcopy) dokumen melalui Aplikasi e-Registration atau mengirimkan dengan menggunakan Surat Pengiriman Dokumen yang telah ditandatangani.  Dokumen-dokumen tersebut paling lambat 14 (empat belas) hari kerja sudah diterima oleh KPP.  Apabila dokumen yang disyaratkan belum diterima KPP dalam jangka waktu 14 (empat belas) hari kerja setelah penyampaian permohonan pendaftaran secara elektronik, maka permohonan tersebut dianggap tidak diajukan. Jadi, pastikan dokumen yang disyaratkan telah diterima KPP sebelum jangka waktu 14 (empat belas) hari kerja.  Apabila dokumen yang disyaratkan ini telah diterima secara lengkap, KPP menerbitkan Bukti Penerimaan Surat secara elektronik.  Terhadap permohonan pendaftaran NPWP yang telah diberikan Bukti Penerimaan Surat, KPP atau KP2KP akan menerbitkan Kartu NPWP dan Surat Keterangan Terdaftar paling lambat 1 (satu) hari kerja setelah Bukti Penerimaan Surat diterbitkan.  Kartu NPWP dan Surat Keterangan Terdaftar disampaikan kepada Wajib Pajak melalui pos tercatat.



Departemen Administrasi Perkantoran | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata



168



ADMINISTRASI PROFESIONAL 



o



4.



PENGELOLAAN KAS KECIL



Jadi, pastikan alamat yang Anda cantumkan pada Formulir Pendaftaran Wajib Pajak adalah benar dan lengkap.



Secara Langsung  Dalam hal Wajib Pajak tidak dapat mengajukan permohonan pendaftaran secara elektronik, permohonan pendaftaran dilakukan dengan menyampaikan permohonan secara tertulis dengan mengisi dan menandatangani Formulir Pendaftaran Wajib Pajak.  Permohonan tersebut harus dilengkapi dengan dokumen yang disyaratkan.  Permohonan secara tertulis disampaikan ke KPP atau KP2KP yang wilayah kerjanya meliputi tempat tinggal atau tempat kedudukan atau tempat kegiatan usaha Wajib Pajak.  Penyampaian permohonan secara tertulis dapat dilakukan: 1. secara langsung; 2. melalui pos; atau 3. melalui perusahaan jasa ekspedisi atau jasa kurir.  Setelah seluruh persyaratan Permohonan Pendaftaran diterima KPP atau KP2KP secara lengkap, KPP atau KP2KP akan menerbitkan Bukti Penerimaan Surat.  KPP atau KP2KP menerbitkan Kartu NPWP dan Surat Keterangan Terdaftar (SKT) paling lambat 1 (satu) hari kerja setelah Bukti Penerimaan Surat diterbitkan.  NPWP dan SKT akan dikirimkan melalui Pos Tercatat



Petunjuk Pengisian Surat Setoran Pajak (SSP)



NPWP, Nama WP dan Alamat Diisi sesuai dengan: 1. NPWP diisi dengan Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP yang dimiliki Wajib Pajak. 2. Nama WP diisi dengan Nama Wajib Pajak. 3. Alamat diisi sesuai dengan alamat yang tercantum dalam Surat Keterangan Terdaftar (SKT). Catatan : Bagi WP yang belum memiliki NPWP 1. NPWP diisi: a. Untuk WP berbentuk Badan Usaha diisi dengan 01.000.000.0-XXX.000 b. Untuk WP Orang Pribadi diisi dengan 04.000.000.0-XXX.000



Departemen Administrasi Perkantoran | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata



169



ADMINISTRASI PROFESIONAL



2. 3.



PENGELOLAAN KAS KECIL



XXX diisi dengan Nomor Kode KPP Domisili pembayar pajak. Nama dan Alamat diisi dengan lengkap sesuai dengan Kartu Tanda Penduduk (KTP) atau identitas lainnya yang sah.



Kode Akun Pajak dan Kode Jenis Setoran 1. Kode Akun Pajak diisi dengan angka Kode Akun Pajak yang tertera di atas tabel-tabel berikut untuk setiap jenis pajak yang akan dibayar atau disetor. 2. Kode Jenis Setoran (KJS) diisi dengan angka dalam kolom “Kode Jenis Setoran” untuk setiap jenis pajak yang akan dibayar atau disetor pada tabel berikut sesuai dengan penjelasan dalam kolom “Keterangan”. Catatan : Kedua kode tersebut harus diisi dengan benar dan lengkap agar kewajiban perpajakan yang telah dibayar dapat diadministrasikan dengan tepat.



Uraian Pembayaran (untuk SSP Standar) Diisi sesuai dengan uraian dalam kolom “Jenis Setoran” yang berkenaan dengan Kode MAP dan Kode Jenis Setoran pada tabel berikut. Khusus PPh Final Pasal 4 ayat (2) atas transaksi Pengalihan Hak atas Tanah dan Bangunan, dilengkapi dengan nama pembeli dan lokasi objek pajak. Khusus PPh Final Pasal 4 ayat (2) atas Persewaan Tanah dan Bangunan yang disetor oleh yang menyewakan, dilengkapi dengan nama penyewa dan lokasi objek sewa.



Masa Pajak Diisi dengan memberi tanda silang pada salah satu kolom bulan untuk masa pajak yang dibayar atau disetor. Pembayaran atau setoran untuk lebih dari satu masa pajak dilakukan dengan menggunakan satu SSP untuk setiap masa pajak.



Departemen Administrasi Perkantoran | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata



170



ADMINISTRASI PROFESIONAL



PENGELOLAAN KAS KECIL



Tahun Pajak Diisi tahun terutangnya pajak.



Nomor Ketetapan Diisi nomor ketetapan yang tercantum pada surat ketetapan pajak (SKPKB, SKPKBT) atau Surat Tagihan Pajak (STP) hanya apabila SSP digunakan untuk membayar atau menyetor pajak yang kurang dibayar/disetor berdasarkan surat ketetapan pajak atau STP.



Jumlah Pembayaran Diisi dengan angka jumlah pajak yang dibayar atau disetor dalam rupiah penuh. Pembayaran pajak dengan menggunakan mata uang Dollar Amerika Serikat (bagi WP yang diwajibkan melakukan pembayaran pajak dalam mata uang Dollar Amerika Serikat), diisi secara lengkap sampai dengan sen. Terbilang (untuk SSP Standar) Diisi jumlah pajak yang dibayar atau disetor dengan huruf latin dan menggunakan bahasa Indonesia.



Diterima oleh Kantor Penerima Pembayaran (untuk SSP Standar) Diisi tanggal penerimaan pembayaran atau setoran oleh Kantor Penerima Pembayaran (Bank Persepsi/Devisa Persepsi atau PT. Pos Indonesia), tanda tangan, dan nama jelas petugas penerima pembayaran atau setoran, serta cap/stempel Kantor Penerima Pembayaran.



Departemen Administrasi Perkantoran | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata



171



ADMINISTRASI PROFESIONAL



PENGELOLAAN KAS KECIL



Wajib Pajak/Penyetor (untuk SSP Standar) Diisi tempat dan tanggal pembayaran atau penyetoran, tanda tangan, dan nama jelas Wajib Pajak/Penyetor serta stempel usaha.



Ruang Validasi Kantor Penerima Pembayaran (untuk SSP Standar) Diisi Nomor Transaksi Pembayaran Pajak (NTPP) dan atau Nomor Transaksi Bank (NTB) atau Nomor Transaksi Pos (NTP) hanya oleh Kantor Penerima Pembayaran yang telah mengadakan kerja sama Modul Penerimaan Negara (MPN) dengan Direktorat Jenderal Pajak. Pemberlakuan SSP Baru SSP dan kode akun pajak sebagaimana terlampir ini mulai berlaku pada tanggal 1 Juli 2009 sebagaimana dimaksud dalam Peraturan Direktur Jenderal Pajak Nomor PER-38/PJ/2009. b.



Judul Materi 2 : Mengarsip/mendokumentasi data pajak sesuai peraturan perusahaan/organisasi Penyimpanan arsip dan penemuan kembali adalah sesuatu kegiatan yang sangat penting dalam pengelolaan surat atau dokumen. Pada dasarnya penyimpanan arsip dilakukan dengan menggunakan cara tertentu secara sistematis yang dimaksudkan untuk membantu dan mempermudah dalam penyimpanan dan penemuan kembali arsip tersebut. Metode penyimpanan yang sistematis tersebut sering disebut dengan sistem penyimpanan arsip (Filing system). Sistem penyimpanan dapat didefinisikan sebagai sistem pengelolaan dan penemuan kembali arsip berdasarkan pedoman yang telah dipilih untuk meningkatkan efektifitas dan efesiensi penggunaan waktu, tempat, tenaga, dan biaya. Macam-Macam Sistem Penyimpanan a. Sistem penyimpanan arsip berdasarkan tanggal b. Sistem penyimpanan arsip berdasarkan nomor  Sistem penyimpanan arsip berdasarkan nomor dewey  Sistem penyimpanan arsip berdasarkan nomor seri (berurutan)  Sistem penyimpanan arsip berdasarkan nomor terminal digit  Sistem penyimpanan arsip berdasarkan nomor midel digit c. Sistem penyimpanan arsip berdasarkan abjad d. Sistem penyimpanan arsip berdasarkan wilayah e. Sistem penyimpanan arsip berdasarkan pokok masalah atau subyek.



Departemen Administrasi Perkantoran | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata



172



ADMINISTRASI PROFESIONAL



PENGELOLAAN KAS KECIL



Sistem Penyimpanan yang Baik Sistem penyimpanan arsip dikatakan baik apabila memenuhi kriteria-kriteria sebagai berikut : 1. Sesuai dengan fungsi dan tugas pokok organisasi 2. Mudah dilaksanakan dan digunakan 3. Hemat waktu 4. Hemat biaya 5. Hemat tenaga dan peralatan 6. Fleksibel dan mudah dikembangkan 7. Sederhana



c.



Lembar Kerja Lembar Kerja Elemen 2



Berikan pendapat anda, kenapa data penarikan pajak atas wajib pajak perlu diklasifikasikan dan di arsipkan serta sistem penyimpanan apa yang cocok untuk mengarsipkan dokumen pajak berikan alasan kenapa menggunakan sistem arsip tersebut. Untuk mengerjakan LK perhatikan indikator di bawah ini :  Menerima data pajak yang telah dibuat rekapitulasi dalam bentuk laporan  Mengarsip/mendokumentasi data pajak sesuai peraturan perusahaan/ organisasi



D.



Rangkuman Pajak adalah salah satu sumber pendapatan negara yang nantinya akan digunakan untuk kepentingan umum dan negara maka dari itu, pajak bersifat wajib bagi setiap orang yang ada di dalam negara baik itu Warga Negara Indonesia atau Warga Negara Asing. Pada modul ini dibahas sesuai elemen dan indikator sebagai berikut : 1. Mengumpulkan Data Pajak a. Menentukan proses pengumpulan data yang sesuai waktu b. Menyortir data pajak sesuai jenis pajak c. Mencatat data pajak dalam laporan penerimaan dokumen pajak 2. Mempersiapkan Penyusunan Laporan Pajak a. Menerima data pajak yang telah dibuat rekapitulasi dalam bentuk laporan b. Mengarsip/mendokumentasi data pajak sesuai peraturan perusahaan/organisasi



E.



Evaluasi Soal Pengetahuan 1. Pemotongan pajak atas penghasilan gaji, upah, tunjangan, honorarium yang diterima Wajib Pajak orang pribadi dalam negeri sehubungan dengan pekerjaan, jasa, dan kegiatan, di atur dalam pasal … A. pasal 21/26 B. pasal 22 C. pasal 23



Departemen Administrasi Perkantoran | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata



173



ADMINISTRASI PROFESIONAL



PENGELOLAAN KAS KECIL



D. pasal 24 2.



3.



Penarikan pajak yang dilakukan sehubungan dengan pembayaran atas pembelian barang seperti: komputer, mebel, mobil dinas, ATK dan barang lainnya oleh Pemerintah kepada Wajib Pajak penjual barang, di atur dalam pasal … A. pasal 21/26 B. pasal 22 C. pasal 23 D. pasal 24 Pemotongan pajak royalti, hadiah/penghargaan, sewa dan penghasilan lain sehubungan dengan penggunaan harta, imbalan sehubungan dengan jasa teknik, jasa manajemen, jasa konsultan dan jasa lain. A. pasal 21/26 B. pasal 22 C. pasal 23 D. pasal 24



4.



Pajak yang dipungut oleh Negara dan digunakan sebagai sumber dana untuk membiayai pengeluaran-pengeluaran, disebut sebagai fungsi ... A. fungsi budgetair B. fungsi regulered C. fungsi principal D. fungsi additional



5.



Pajak yang dipungut oleh Negara dan digunakan sebagai alat mengatur atau melaksanakani kebijakan dalam bidang social dan ekonomi yang disebut sebagai fungsi ... A. budgetair B. principal C. additional D. regulere



6.



pajak yang dikenakan terhadap dokumen yang menyatakan nilai nominal sampai jumlah tertentu, dokumen yang bersifat perdata, dan dokumen yang digunakan di muka pengadilan, adalah … A. bea prangko B. bea cukai C. bea materai D. bea gudang



7.



Pajak yang dikenakan atas setiap transaksi pembelian barang atau perolehan jasa dari pihak ketiga, adalah ... A. ppn B. pph C. ppj D. pbb



Departemen Administrasi Perkantoran | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata



174



ADMINISTRASI PROFESIONAL



PENGELOLAAN KAS KECIL



8.



Dokumen yang harus disertakana bagi wajib pajak orang pribadi WNI yang tidak menjalankan usaha atau pekerjaan bebas dalam mengurus NPWP, adalah ... A. foto copi paspor, foto kopi kartu izin tinggal terbatas (kitas) B. foto copy kartu tanda penduduk, foto copy ijazah, foto copy kartu keluarga C. foto copy kartu tanda penduduk D. foto copy ijazah, foto copy kartu keluarga



9.



Dokumen yang harus disertakana bagi wajib pajak orang pribadi WNA yang tidak menjalankan usaha atau pekerjaan bebas dalam mengurus NPWP, adalah ... A. foto copi paspor, foto kopi kartu izin tinggal terbatas (kitas) B. foto copy kartu tanda penduduk, foto copy ijazah, foto copy kartu keluarga C. foto copy kartu tanda penduduk D. foto copy ijazah, foto copy kartu keluarga



10. Pak Andi dalam pengelolaan dan penemuan kembali arsip menggunakan nama orang atau nama perusahaan, sistem penyimpanan arsip yang di pakai pak Andi adalah ... A. sistem nomor B. sistem masalah C. sistem abjad D. sistem tanggal



Soal Keterampilan



Pada bulan April anda akan menghitung, membuat rekapitulasi data pajak dari pemotongan PPh Pasal 21 yang bersifat final berupa honorarium atau imbalan tidak tetap dan teratur oleh bendahara pemerintah atas pembayaran yang berasal dari APBN/APBD kepada PNS (termasuk CPNS) dalam bentuk laporan karena itu gunakanlah Ms. Excel dan membuat bukti pemotongan pajak serta mengarsip/ mendokumentasikan data pajak sesuai peraturan perusahaan/organisasi, yaitu Golongan I dan II sebesar 0% (nol persen), 5% (persen) bagi Golongan III dan sebesar 15% (lima belas persen) bagi Golongan IV. System tanggal yang digunakan untuk mengarsipkan/mendokumentasikan di perusahaan/organisasi tersebut. Data yang akan anda kelola sebagai berikut : 1. April 1, Muhammad Tasyhar golongan IV menerima honorarium sebesar Rp. 5.400.000, dan Mudjitabah golongan IV menerima honorarium sebesar Rp. 5.400.000, 2. April 1, Maliah golongan IV menerima honorarium sebesar Rp. 5.400.000, 3. April 2, Ahmad Maulana Alamsyah golongan III menerima honorarium sebesar Rp. 5.400.000, dan Habibah golongan II menerima honorarium sebesar Rp. 5.400.000 4. April 8, Muhammad Adnan Fadillah golongan III menerima honorarium sebesar Rp. 5.400.000, 5. April 4, Tasyha Syita Robbana golongan II menerima honorarium sebesar Rp. 5.400.000, dan Abdul Gofur golongan III menerima honorarium sebesar Rp. 5.400.000, 6. April 9, Ahmad Fairuz Musyaqir golongan II menerima honorarium sebesar Rp. 5.400.000, dan Mahmud golongan III menerima honorarium sebesar Rp. 5.400.000, 7. April 13, Tasliman golongan IV menerima honorarium sebesar Rp. 5.400.000, 8. April 10, Ahmad Tasdjuddin golongan IV menerima honorarium sebesar Rp. 5.400.000, dan Ghozali golongan II menerima honorarium sebesar Rp. 5.400.000, 9. April 14, Ahmad Taufiq golongan III menerima honorarium sebesar Rp. 5.400.000, 10. April 7, Muhammad Tohir golongan III menerima honorarium sebesar Rp. 5.400.000,



Departemen Administrasi Perkantoran | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata



175



ADMINISTRASI PROFESIONAL



PENGELOLAAN KAS KECIL



11. April 17, Ahmad Tubagus Romadhon golongan III menerima honorarium sebesar Rp. 5.400.000, 12. Siti Syafinah Maulianti golongan II menerima honorarium sebesar Rp. 5.400.000, dan Syafri golongan III menerima honorarium sebesar Rp. 5.400.000, pada tanggal 27 April 13. April 28, Rosmelani Septianingsih golongan IV menerima honorarium sebesar Rp. 5.400.000, 14. April 28, Cyndi Saniriana golongan III menerima honorarium sebesar Rp. 5.400.000, 15. April 13, Alfad Muhammad Alamsyah golongan I menerima honorarium sebesar Rp. 5.400.000, 16. April 7, Rosmalah golongan III menerima honorarium sebesar Rp. 5.400.000, dan Zaenal golongan III menerima honorarium sebesar Rp. 5.400.000, F.



Refleksi dan Tindak Lanjut 1. Apa yang telah Saudara pelajari dari kegiatan pembelajaran ini? 2. Apa pendapat Saudara tentang materi pada kegiatan pembelajaran ini? 3. Apakah penugasan pada lembar kerja pada kegiatan pembelajaran ini meningkatkan keterampilan, pengetahuan, dan sikap kerja Saudara? 4. Apa yang akan Saudara lakukan untuk memahami dan menerapkan kemampuan Saudara pada kompetensi ini di tempat Saudara bekerja?



Departemen Administrasi Perkantoran | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata



176



ADMINISTRASI PROFESIONAL



PENGELOLAAN KAS KECIL



BAB. IX KEGIATAN PEMBELAJARAN 8 MENANGANI KONFLIK A.



Tujuan Pembelajaran Melalui membaca, mengkaji indormasi dan berdiskusi serta kerja kelompok tentang menangani konflik peserta diharapkan dapat : 1. Melakukan pendekatan terhadap penyebab konflik dengan cara empati dan responsif 2. Melakukan kolaborasi secara komunikatif.



B.



Kriteria Unjuk Kerja Adapun kriteria unjuk kerja dari Menangani Konflik ini adalah: 1. Melakukan pendekatan terhadap penyebab konflik. a. Mengindentifikasi penyebab konflik b. Melakukan persuasi dengan menunjukkan bukti faktual c. Mendengarkan semua pendapat untuk dapat ditentukan inti permasalahan d. Menghindari perbedaan persepsi 2.



C.



Melakukan kolaborasi. a. Melakukan sikap empati dan positif b. Melakukan diskusi untuk memperluas wawasan serta mendapatkan alternatif solusi yang menumbuhkan rasa saling percaya serta hubungan yang sehat bagi kedua pihak c. Menghindari Kesalah-pahaman (kegagalan komunikasi), perbedaan nilai, pandangan atau tujuan d. Menggabungkan cara pandang dan wawasan dari perspektif yang berbeda yang membawa consensus dan komitmen untuk menghasilkan resolusi jangka panjang e. Menggunakan kata-kata sesuai dengan SOP organisasi. f. Argumentasi dihindari



Aktivitas Pembelajaran 1. Elemen 1 : Melakukan pendekatan terhadap penyebab konflik. a. Judul Materi 1 : Mengindentifikasi penyebab konflik 1) Tahapan identifikasi penyebab konflik a) Perbedaan kepribadian, Konflik di tempat kerja yang pertama yakni adanya perbedaan kepribadian antara karyawan satu dengan karyawan lainnya. Terlebih di Indonesia yang mempunyai beragam suku bangsa, perbedaan karakter, latar belakang dan tempat seseorang di besarkan bisa menjadi pemicu adanya konflik. b) Komunikasi yang buruk, Konflik di tempat kerja yang selanjutnya yakni adanya komunikasi yang terjadi dengan tiap karyawan yang buruk. Seperti diketahui bahwa hubungan antara diri sendiri dan orang lain tidak bisa di pisahkan dengan yang namanya komunikasi. Apabila komunikasi yang terjadi tidak maksimal atau bahkan cenderung buruk,



Departemen Administrasi Perkantoran | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata



177



ADMINISTRASI PROFESIONAL



PENGELOLAAN KAS KECIL



maka bisa menjadi penyebab terjadinya kesalahpahaman yang berujung pada konflik di tempat kerja. c) Kompetisi, Kompetisi dalam tempat kerja sebenarnya di perlukan untuk menciptakan tempat kerja yang kondusif dan membuat karyawan mempunyai semangat tinggi serta tingkat produktivitas kerja yang baik. Namun, jika hal ini di lakukan secara tidak sehat, maka kompetisi tersebut bisa memicu konflik di tempat kerja oleh karyawannya. d) Perbedaan Nilai dan Prinsip, Salah satu Negara seperti Jerman berhasil meminimalisir adanya konflik di tempat kerja yang dikarenakan perbedaan nilai dan prinsip. Kuncinya, setiap karyawan tidak mengusik nilai dan prinsip yang di pegang orang lain, apalagi berusaha untuk memaksakan prinsip yang di pengangnnya pada rekan kerjanya. e) Kurangnya rasa persaudaraan, Meskipun bekerja di bawah satu atap yang sama, seorang karyawan bisa saja tidak mempunyai temanteman yang benar-benar tulus. Hal ini di sebabkan kurangnya rasa persaudaraan yang bisa memicu konflik di tempat kerja¸ misalnya adanya permusuhan antar karyawan. f) Sistem Organisasi yang tidak efektif, Pada setiap perusahaan pastinya memilki system organisasi yang mengatur alur instruksi pekerjaan. Apabila system organisasi tersebut tidak berjalan secara efektif, dapat di pastikan bahwa hal tersebut bisa menjadi salah satu konflik di tempat kerja. g) Masalah Pribadi, Setiap orang satu dengan lainnya tentu mempunyai masalah yang berbeda-beda dalam hidupnya. Tanpa adanya masalah, seseorang tidak akan bisa benar-benar hidup karena hal tersebut menjadi salah satu bagian dari proses pendewasaan. h) Titik Tekanan, Pada setiap perusahaan atau tempat kerja, tidak jarang karyawan akan mendapatkan kritik yang bisa memicu adanya konflik di tempat kerja. Mengapa hal ini bisa menjadi penyebab konflik? i) Situasi Panik, Saat situasi panic terjadi, biasanya seseorang akan melakukan tindakan tanpa pikir panjang. Tak jarang, keputusan saat di ambil tanpa adanya pikir panjang tersebut cenderung mementingkan diri sendiri. Dan setelah kondisi panic sudah selesai, orang tersebut baru menyadari bahwa keputusan yang telah di buatnya adalah keputusan yang belum tentu kebenarannya dan penuh dengan asumsi. j) Pengalaman buruk sebelumnya, Pernah berganti-ganti tempat bekerja memang sudah menjadi hal umum yang terjadi di dunia kerja. Pengalaman buruk di tempat kerja yang sebelumnya juga bisa memicu adanya konflik di tempat kerja yang baru. k) Kewalahan menangani pekerjaan, Ada suatu titik dimana anda merasa beban pekerjaan anda terasa meningkat secara drastic dari job desk sebelumnya. Adanya hal ini, di kemudian hari anda merasa kewalahan untuk membagi-bagi waktu dalam menyelesaikan semua pekerjaan anda tersebut.



Departemen Administrasi Perkantoran | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata



178



ADMINISTRASI PROFESIONAL



l)



m)



n)



o)



p)



q)



r)



PENGELOLAAN KAS KECIL



Pekerjaan di luar ekspektasi, Hal ini kerap terjadi pada mereka yang baru melamar kerja dan belum mempunyai banyak pengalaman di dunia kerja. Masalah di tempat kerja memang bisa menimpa siapa saja, salah satu penyebabnya yakni pekerjaan tidak sesuai ekspektasi saat anda melamarnya. Sebagai contoh, pada proses rekruitmen anda di tempatkan di bagian penjualan, namun di tahap akhir justru anda di tempatkan di bagian spreadsheets setiap harinya. Atasan tidak melihat hal yang telah anda kerjakan, Anda sudah bekerja keras untuk bisa menyelesaikan suatu pekerjaan hanya demi bisa memenangkan hati para klien. Namun sepertinya, atasan anda tidak melihat bahwa peningkatan yang di dapat tersebut adalah berkat usaha yang telah anda lakukan. Tujuan yang berbeda, Salah satu penyebabnya adalah tujuan yang tidak sesuai antara individu atau kelompok individu di tempat kerja. Misalnya, bayangkan teller bank diberitahu oleh teller kepala bahwa layanan cepat adalah mutlak harus dari titik ini, sementara direktur hubungan masyarakat menginstruksikan semua karyawan untuk memfokuskan usaha mereka pada kontak pelanggan yang berkualitas. Kita bisa membayangkan seberapa cepat masalah bisa timbul antara teller dan teller kepala jika kecepatan dikorbankan untuk waktu yang berkualitas dengan pelanggan. Tingkat ketergantungan, Sejauh mana kita bergantung pada orang lain untuk menyelesaikan pekerjaan kita dapat menyebabkan terjadinya konflik. Tentu saja, konflik akan jarang terjadi jika tugas Anda adalah menyalin laporan dan mengajukannya, dan Anda memiliki mesin fotokopi sendiri. Namun, jika Anda menunggu atau mengandalkan orang lain untuk membuat salinan, sedangkan bagian pencatatan menekan Anda untuk segera membuat laporan, maka kita dapat melihat bahwa kemungkinan untuk timbulnya konflik mulai berkembang pada kondisi ini. Sumber daya yang tersedia, Sumber daya langka yang dimaksud disini dapat berupa ruang kantor, persediaan, waktu yang dimiliki pimpinan, atau anggaran yang tersedia, kita semua memerlukan bagian kita untuk memenuhi permintaan kerja. Tanyakan pada diri Anda apa yang terjadi terakhir kali Anda tidak dapat mengakses sesuatu yang Anda butuhkan di tempat kerja. Mungkin Anda mengalami beberapa "gejala" yang dialami David dan Susan. Tingkat kekuatan, Distribusi daya di tempat kerja bisa menjadi sumber kelima konflik. Kami memiliki semua orang terkenal yang tampaknya memiliki kekuatan mereka dengan cara yang tidak tepat. Namun, individu kadang-kadang "menginjak jari kaki orang lain" secara tidak sengaja saat mereka mencoba menyelesaikan tugas mereka sendiri. Selain itu, beberapa individu atau bahkan seluruh departemen dapat dipandang sebagai penyedia layanan yang lebih berharga bagi organisasi daripada orang lain. Dalam kasus seperti itu, kemarahan sering muncul, meletakkan landasan bagi konflik. Prediktabilitas kebijakan. Sumber konflik terakhir yang akan dibahas di sini adalah yang paling mudah dikenali orang: kebijakan



Departemen Administrasi Perkantoran | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata



179



ADMINISTRASI PROFESIONAL



PENGELOLAAN KAS KECIL



yang tidak dapat diprediksi. Beberapa organisasi tampaknya terkenal karena terus mengubah kebijakan mereka. Yang lainnya tidak memiliki kebijakan sama sekali, atau begitulah tampaknya. Anda mungkin mengalami hal ini dalam bentuk rapat kantor biasa menjadi tidak teratur, atau diberitahu bahwa Anda melanggar sebuah kebijakan yang menurut Anda sudah Anda alami seminggu yang lalu seperti cara berpakaian Anda. Bagaimanapun, tidak adanya kebijakan atau kebijakan yang jelas yang terus berubah, menciptakan lingkungan ketidakpastian dan interpretasi subjektif yang dapat membuat seseorang merasa rentan dan tidak berdaya. b.



Judul Materi 2 : Melakukan persuasi dengan menunjukkan bukti faktual 1). Strategi persuasi diserta contoh persuasif Pengertian persuasi adalah sebuah bentuk komunikasi yang bertujuan untuk memengaruhi dan meyakinkan orang lain. Dalam persuasi, seorang persuader dianggap berhasil jika ia mampu memengaruhi kepercayaan dan harapan orang lain setelah ia melakukan ajakan dengan cara memaparkan berbagai alasan dan prospek-prospek baik dari sebuah barang atau sebuah kondisi. Beberapa orang masih sulit membedakan antara persuasi dan propaganda. Padahal, persuasi beda dengan propaganda. Persuasi adalah sebuah tindakan membujuk secara halus. Artinya, tidak ada unsur paksaan dalam persuasi. Pengertian ini tentunya beda dengan propaganda yang dapat dipahami sebagai tindakan untuk memengaruhi pikiran dan pendapat orang lain dengan memberikan informasi yang subjektif, manipulatif, dan cenderung menyesatkan. Persuasi melarang keras persuader untuk melakukan kebohongan. Ketika melakukan persuasi terhadap orang lain, seorang persuader harus menyampaikan fakta secara terbuka, tanpa ada satu pun hal yang ditutup-tutupi. Point utama dari persuasi adalah menonjolkan kelebihan tanpa harus menutupi kekurangan. Sehingga orang yang sedang dipersuasi akan mengetahui kelebihan dan kekurangan suatu hal sekaligus, namun tetap melihat kelebihan hal tersebut sebagai sesuatu yang lebih menonjol. 2).



Komunikasi Persuasif Pengertian konsep komunikasi adalah proses penyampaian pesan dari komunikator kepada komunikan. Proses ini dapat menghasilkan feedback dari komunikan sehingga komunikasi dapat berlangsung secara dua arah antara komunikator dan komunikan. Jika pengertian tentang komunikasi ini diturunkan pada komunikasi persuasif, maka komunikasi persuasif dapat dipahami sebagai proses penyampaian pesan dari komunikator kepada komunikan dengan tujuan untuk meyakinkan komunikan supaya berbuat atau bertingkah laku seperti yang diharapkan komunikator dengan cara membujuk tanpa paksaan dan tanpa kekerasan.



Departemen Administrasi Perkantoran | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata



180



ADMINISTRASI PROFESIONAL



3).



PENGELOLAAN KAS KECIL



Faktor-Faktor Komunikasi Persuasif (1) Sumber (Komunikator) Dalam komunikasi persuasif, komunikator memiliki peranan yang sangat penting untuk menentukan keberhasilan dalam memengaruhi komunikan. Komunikator harus memiliki ketrampilan untuk memilih sasaran dan menentukan tanggapan yang hendak dicapai. Sebelum melakukan persuasi, komunikator harus memperhitungkan apakah komunikan mampu menangkap pesan yang disampaikannya. Komunikator juga harus bisa menentukan media yang akan digunakan untuk melakukan persuasi sehingga lebih efisien dalam mencapai sasaran. Selain kemampuan dalam menyampaikan pesan, terdapat aspekaspek lain dalam karakteristik personal komunikator yang dapat memengaruhi respon komunikan, yaitu:  Kredibilitas komunikator Untuk bisa memengaruhi komunikan, maka kredibilitas komunikator harus benar-benar diperhatikan. Kredibilitas mengacu pada tiga komponen yakni keahlian, kepercayaan, dan eksistensi. Keahlian merupakan komponen utama yang mampu memengaruhi kesan komunikan terhadap komunikator. Komunikator akan memberikan kesan bagi komunikan jika ia adalah seorang yang ahli dalam topik yang sedang dibicarakan. Jika komunikator bukan orang yang ahli, maka sulit bagi komunikan untuk dapat terpengaruh pada persuasi yang disampaikan komunikan. Selain keahlian, kepercayaan merupakan komponen yang perlu ada dalam membangun kredibilitas komunikator. Kepercayaan berhubungan dengan kesan komunikan terhadap watak komunikator. Karenanya, penting bagi komunikator untuk dapat menunjukkan watak dan sikap yang baik sehingga dapat dipercaya saat melakukan persuasi. Komponen terakhir yang tidak kalah penting adalah eksistensi komunikator. Tidak dapat dipungkiri, seorang komunikator yang telah memiliki “nama” akan lebih mudah mendapatkan perhatian dari komunikan dibandingkan komunikator yang tidak pernah diketahui oleh publik saat melakukan persuasi. Karena hal itu, faktor eksistensi komunikator perlu juga menjadi pertimbangan untuk memperoleh keberhasilan dalam komunikasi persuasif.  Daya tarik komunikator Seorang komunikator dituntut untuk memiliki daya tarik, baik secara fisik maupun psikologis. Seorang komunikator yang melakukan persuasi akan dapat lebih diterima secara baik jika ia memiliki daya tarik fisik. Penerimaan komunikan terhadap persuasi komunikator karena daya tarik fisik bukanlah sesuatu yang salah. Daya tarik fisik dapat mengantarkan seorang komunikator untuk mendapatkan perhatian dan lebih dihargai



Departemen Administrasi Perkantoran | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata



181



ADMINISTRASI PROFESIONAL



PENGELOLAAN KAS KECIL



ketika ia mencoba masuk ke lingkungan sosial komunikan untuk melakukan persuasi. Selain daya tarik fisik, seorang komunikator juga harus memiliki daya tarik psikologis. Daya tarik psikologis biasanya lebih merujuk pada adanya kesamaan dan kedekatan antara komunikator dan komunikan pada saat proses persuasi. Pada umumnya, orang akan lebih tertarik pada orang lain yang memiliki pandangan yang sama dengan dirinya. Karenanya, komunikator harus jeli dalam melihat kesukaan dan juga cara berpikir komunikan sehingga dapat melakukan persuasi dengan cara mendekatkan hubungan.  Kekuasaan komunikator Selain kredibilitas dan daya tarik, aspek lain dalam komunikator yang bisa memengaruhi sikap komunikan saat melakukan persuasi adalah tingkat kekuasaan komunikator. Kekuasaan yang dimiliki oleh komunikator dapat menimbulkan sikap tunduk komunikan. Meskipun begitu, kekuasaan komunikator tidak boleh dimanfaatkan untuk “menekan” komunikan saat melakukan persuasi. Komunikan tetap harus diberi kebebasan dalam melihat fakta baik dan buruk dari pesan yang disampaikan saat proses persuasi. Jangan sampai kekuasaan komunikan justru menjadikan tindakan persuasi yang dilakukan berubah menjadi propaganda. (2)



Pesan Komponen komunikasi persuasif yang kedua adalah pesan. Secara sederhana pesan dalam komunikasi persuasif dapat diartikan sebagai materi yang diberikan oleh komunikator sebagai ajakan supaya komunikan memercayainya. Pesan yang disampaikan oleh komunikator dalam proses persuasi dapat berupa kata-kata, gerak tubuk, hingga nada suara. Komunikasi persuasif memiliki dua aspek dasar dalam penyampaian pesan, yakni:  Aspek Verbal Aspek ini melibatkan kata-kata baik yang diucapkan secara langsung maupun yang disampaikan melalui tulisan.  Aspek Non Verbal Aspek ini melibatkan penampilan, ekspresi, gesture dan emosi komunikator ketika berkomunikasi.



(3)



Komunikan Komunikan adalah sasaran yang akan menerima pesan-pesan persuasi dari komunikator. Beberapa hal yang akan memengaruhi apakah komunikan dapat merespon persuasi secara positif adalah keyakinan, sikap, dan nilai-nilai yang dimiliki oleh komunikan. Dengan memahami lebih dalam mengenai ketiga faktor tersebut, seorang komunikator akan dapat dengan mudah melakukan persuasi kepada seorang atau sekelompok komunikan.



Departemen Administrasi Perkantoran | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata



182



ADMINISTRASI PROFESIONAL



4).



5).



PENGELOLAAN KAS KECIL



Tujuan Komunikasi Persuasif  Membentuk tanggapan Tujuan komunikasi persuasif yang pertama adalah untuk membentuk tanggapan. Tujuan persuasi ini biasanya dilakukan komunikator terhadap komunikan yang masih “polos”. Komunikan belum mendapatkan input informasi dari pihak manapun berkaitan dengan topik yang hendak dikomunikasikan. Karenanya, tujuan komunikasi persuasif ini adalah untuk menanamkan dan membentuk tanggapan komunikan terhadap topik yang dikomunikasikan oleh komunikator saat proses persuasi. 



Memperkuat tanggapan Tujuan komunikasi persuasif yang kedua adalah untuk memperkuat tanggapan. Tujuan komunikasi persuasif ini biasanya dilakukan oleh komunikator terhadap komunikan yang sejak awal sudah setuju dengannya. Dengan komunikasi persuasif, komunikator berharap komunikan akan semakin yakin terhadap topik yang dikomunikasikannya.







Mengubah tanggapan Tujuan komunikasi persuasif yang ketiga adalah untuk mengubah tanggapan. Tujuan komunikasi persuasif ini dilakukan komunikator kepada komunikan yang awalnya menolak atau tidak sepikiran dengannya. Dengan komunikasi persuasif, diharapkan pemikiran komunikan akan berbalik dari tidak setuju menjadi setuju.



Strategi persuasi yang efektif a). Kesan Pertama



You’ll never have a second chance to create a good first impression. Kesan pertama hanya bisa dihadirkan satu kali,



karenanya seseorang harus bisa menciptakan kesan pertama yang baik bagi orang yang ditemuinya. Kesan pertama merupakan faktor yang sangat penting dalam komunikasi persuasif. Kesan yang dimunculkan komunikator dalam perjumpaan pertamanya dengan komunikan akan sangat memengaruhi bagaimana komunikan dapat menerima pesan persuasi yang disampaikan oleh komunikator. Umumnya, kesan pertama didapatkan komunikan dari berbagai panca indera yang ada pada dirinya. Misalnya, melalui indera penglihatan, komunikan akan dapat menangkap kesan pertama komunikator dari penampilan wajah, pakaian, hingga tatanan rambutnya. Contohnya, seorang dokter yang berbicara dalam seminar kesehatan akan lebih dipercaya oleh para audiences jika ia memiliki penampilan yang rapi dibandingkan penampilan yang berantakan. Hal ini disebabkan karena penampilan yang rapi cenderung memberikan kesan sehat dibandingkan penampilan yang berantakan.



Departemen Administrasi Perkantoran | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata



183



ADMINISTRASI PROFESIONAL



PENGELOLAAN KAS KECIL



Indera lain yang seringkali memengaruhi kesan pertama komunikan terhadap komunikator adalah indera penciuman. Contohnya, seorang sales parfum akan lebih dipercaya oleh kliennya jika ia memiliki aroma tubuh yang wangi. Jika seorang sales parfum memiliki bau badan yang tidak sedap, calon kliennya pasti akan meragukan kualitas produk yang ia jual, meskipun belum tentu sang sales menderita bau badan akibat dari produk yang dijualnya tersebut. Selain hal-hal bersifat fisik, kesan pertama biasanya dipengaruhi juga oleh gesture yang ditunjukkan oleh komunikator. Komunikator yang tampil rileks, percaya diri, dan murah senyum pastinya akan lebih dihargai dibandingkan komunikator yang menampilkan kesan sebaliknya. b).



Menarik Empati Seorang komunikator yang baik adalah komunikator yang mau mendengarkan. Dengan mendengarkan, seorang komunikator akan tahu bagaimana karakteristik, keluhan, dan kebutuhan komunikan. Komunikator yang memahami komunikan akan lebih mampu memengaruhi emosi dan alam bawah sadar komunikannya. Sebagai akibatnya, komunikan akan melihat komunikator sebagai seorang yang benar-benar peduli pada permasalahan dan kebutuhan-kebutuhannya serta dapat diandalkan untuk memberikan solusi dari problema yang dihadapi oleh komunikan tersebut.



c).



Membangun Kredibilitas Kredibilitas mengacu pada tiga komponen yakni keahlian, kepercayaan, dan eksistensi. Untuk bisa membangun kredibilitas, seorang komunikator harus bisa mengembangkan tiga komponen tersebut. Untuk membangun kredibilitas, langkah pertama seorang komunikator adalah mengembangkan keahlian. Jika komunikator menjadi seorang yang lebih ahli dalam suatu bidang, maka komunikan akan bisa lebih terpengaruh ketika sang komunikator melakukan persuasi terkait bidang keahliannya tersebut. Seorang komunikator juga harus bisa mengembangkan rasa kepercayaan komunikan, caranya adalah dengan memperbaiki watak dan sikapnya terlebih dahulu. Komunikator yang memiliki watak baik akan dipandang dan dinilai lebih positif oleh komunikan. Langkah terakhir dalam membangun kredibilitas adalah dengan menambah eksistensi diri. Seorang komunikator harus mempertimbangkan untuk menjadi sosok yang lebih sering muncul dalam dunia sang komunikan. Kemunculannya ini dapat dilakukan secara langsung maupun melalui channel tertentu seperti media sosial.



d).



Memotivasi



Departemen Administrasi Perkantoran | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata



184



ADMINISTRASI PROFESIONAL



PENGELOLAAN KAS KECIL



Strategi terakhir yang bisa dilakukan seorang komunikator untuk mempersuasi komunikan adalah dengan menerapkan teknik motivasi. Umumnya, teknik motivasi yang mendasar adalah dengan menggunakan kompensasi dan insentif. Melalui teknik ini, komunikator dapat menciptakan “perasaan berhutang” pada diri komunikannya. Komunikan yang telah mendapatkan banyak hal dari komunikator, secara otomatis akan merasa berkewajiban untuk membalasnya. Insentif yang diberikan oleh seorang komunikator kepada komunikannya dapat berbentuk apa saja. Mulai dari hadiah, mentraktir makanan, atau bahkan waktu yang diberikan komunikator untuk sekadar mendengarkan keluhan-keluhan komunikan. Melalui strategi ini, komunikan biasanya akan mau menuruti harapan komunikator tanpa perlu lagi dipaksa. 6).



Definisi Manajemen Konflik Manajemen konflik adalah salah satu serangkaian reaksi kemudian aksi dari berbagai pelaku baik itu dari pihak luar ataupun dalam sebuah konflik. Jadi manajemen konflik sendiri bisa jadi sebuah pendekatan dengan tujuan orientasi sebuah proses untuk memperlihatkan komunikasi baik dari perilaku sampai komunikasi. Nantinya beberapa pihak seperti dari luar akan memberikan informasi akurat hingga terciptanya sebuah komunikasi lebih efektif. a)



Cara Mengatasi Konflik Memanfaatkan Manajemen Konflik  Metode Rujuk Pertama ada metode rujuk dimana dilakukan oleh pihak bersengketa kemudian bisa jadi sebuah pendekatan dan hasrat untuk kembali bekerja sama hingga menjalankan sebuah hubungan baik demi kepentingan bersama. Dari metode rujuk ini biasanya diperlukan mediasi hingga manajemen konflik bisa diterapkan dan mengurangi unsur ketegangan di beberapa pihak. 



Persuasi Metode persuasi juga bisa dilakukan untuk memberi perubahan posisi dari pihak lainnya. Tujuan dari persuasi ini sangat baik yakni mengurangi kerugian yang bisa muncul dengan adanya berbagai bukti faktual hingga bisa memperlihatkan bahwa dari pendapat beberap orang akan memberikan keuntungan serta konsistensi dalam penerapan norma hingga standar keadilan yang sekarang masih berlaku.







Metode Pemecahan Masalah Terpadu Terdapat usaha untuk menyelesaikan masalah dengan menggabungkan berbagai kebutuhan kedua belah pihak. Bahkan beberapa proses masih bisa terjadi seperti bertukar



Departemen Administrasi Perkantoran | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata



185



ADMINISTRASI PROFESIONAL



PENGELOLAAN KAS KECIL



informasi, fakta, perasaan, kemudian masih memperlihatkan berbagai macam solusi untuk menimbulkan rasa saling percaya kemudian dapat menghadirkan berbagai alternatif pemecahan masalah dengan keuntungan berimbang di kedua belah pihak. 



Tawar Menawar Metode tawar menawar juga masih saja jadi solusi terbaik untuk meredakan konflik internal ataupun eksternal di sebuah perusahaan. Metode tawar menawar ini akan menghadirkan penyelesaian yang nanti bisa diterima oleh kedua pihak. Bahkan dari kedua pihak tersebut akan mempertukarkan konsesi yang mana tanpa mengemukakan sebuah janji secara eksplisit.







Penarikan Diri Salah satu manajemen konflik yang sekarang kerap dilakukan adalah salah satu atau kedua pihak saling menarik diri dari hubungan. Untuk cara satu ini memang terlihat efektif jika keduanya tidak terlalu aktif berinteraksi kemudian sanggup mengerti seperti apa tugas satu sama lainnya yang masih bergantung. Pemaksaan dan Penekanan Masih ada solusi untuk mengatasi berbagai macam konflik salah satunya penekanan dan pemaksaan. Sampai sekarang cara satu ini bisa digunakan dengan menekan pihak lain agar cepat menyerah. Akan tetapi cara satu ini bisa menggunakan bentuk ancaman ataupun bentuk intimidasi sehingga kurang efektif karena dari salah satu pihak harus bisa menyerah atau mengalah secara terpaksa.











Konsultasi Solusi lain agar sebuah konflik di dalam perusahaan bisa teratasi adalah konsultasi dimana tujuannya sendiri digunakan untuk memperbaiki hubungan antar kedua belah pihak. Tidak hanya itu karena bisa juga ditujukan untuk mengembangkan kemampuan hingga dapat menyelesaikan konflik. Dari konsultasi ini dibutuhkan seorang konsultan hingga dapat memberi solusi berupa teknik untuk meningkatkan aspek persepsi dan kesadaran seputar tingkat laku.







Mediasi Mediasi ini membutuhkan peran mediator yang secara langsung diundang untuk membantu memberi solusi hingga mengumpulkan fakta ditambah lagi bisa memperjelas masalah yang sedang terjadi hingga akhirnya diberikan solusi terbaik. Namun mediasi ini sepenuhnya bisa berjalan



Departemen Administrasi Perkantoran | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata



186



ADMINISTRASI PROFESIONAL



PENGELOLAAN KAS KECIL



lancar tergantung dari kepiawaian seorang madiator itu sendiri. Arbitrase Biasanya pihak ketiga juga memiliki andil untuk campur tangan dalam sebuah sengketa. Kini pihak bersengketa tidak bersedia berunding terutama dari usaha kedua pihak dalam menyelesaikan masalah. Maka dari itu dibutuhkan pihak ketiga yakni dalam metode arbitrase. Nantinya pihak ketiga akan mendengarkan keluhan dari kedua pihak hingga nantinya berfungsi sebagi hakim. Pencarian masalah menjadi titik fokus hingga cara ini tidak memberikan keuntungan kepada dua pihak bersengketa, akan tetapi mampu memberikan solusi terbaik bagi banyak pihak.







b)



Mendengarkan semua pendapat untuk dapat ditentukan inti permasalahan.  Pengumpulan pendapat dalam menentukan inti masalah Menentukan jadwal untuk menjaring dan mengumpulkan pendapat dari sumber maupun lingkungan timbulnya konflik. Hal ini dilakukan agar waktu yang digunakan tidak sampai mengganggu proses pekerjaan yang sedang berlangsung. Seluruh pendapat dikumpulakan untuk diklasifikasikan berdasarkan tingkat kepentingannya. Jika permasalahan sederhana kemungkinan dapat langsung diklarifikasi saat itu juga. Namun jika permasalahan perlu perhatian khusus, maka perlu dikumpulkkan untuk dapat diidentitikasi masalah utamanya.



c)



Menghindari perbedaan pendapat  Penjelasan perbedaan persepsi Perbedaan persepsi dapat dikatergorikan dalam dua faktor, yaitu internal dan eksternal dengan penjelasan sebagai berikut : 1)



Faktor Internal Faktor internal yang mempengaruhi persepsi, yaitu faktorfaktor yang terdapat dalam diri individu, yang mencakup beberapa hal antara lain:  Fisiologis Informasi masuk melalui alat indera, selanjutnya informasi yang diperoleh ini akan mempengaruhi dan melengkapi usaha untuk memberikan arti terhadap lingkungan sekitarnya. Kapasitas indera untuk mempersepsi pada tiap orang berbeda-beda sehingga interpretasi terhadap lingkungan juga dapat berbeda.  Perhatian



Departemen Administrasi Perkantoran | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata



187



ADMINISTRASI PROFESIONAL



PENGELOLAAN KAS KECIL



Individu memerlukan sejumlah energi yang dikeluarkan untuk memperhatikan atau memfokuskan pada bentuk fisik dan fasilitas mental yang ada pada suatu obyek. Energi tiap orang berbeda-beda sehingga perhatian seseorang terhadap masalah juga berbeda dan hal ini akan mempengaruhi persepsi terhadap suatu masalah.  Minat



Persepsi terhadap suatu masalah bervariasi tergantung pada seberapa besar energi yang digerakkan untuk mempersepsi. Seberapa besar energi bergerak (perceptual vigilance) merupakan kecenderungan seseorang untuk memperhatikan tipe tertentu dari stimulus atau dapat dikatakan sebagai minat.



 Kebutuhan senada



Faktor ini dapat dilihat dari bagaimana kuatnya seseorang individu mencari obyek-obyek atau permasalahan yang dapat memberikan jawaban sesuai dengan dirinya.



 Pengalaman dan ingatan



Pengalaman dapat dikatakan tergantung pada ingatan dalam arti sejauh mana seseorang dapat mengingat kejadian-kejadian masa lalu untuk mengetahui suatu respon secara luas.  Suasana hati Keadaan emosi mempengaruhi perilaku seseorang, kondisi mood ini menunjukkan bagaimana perasaan seseorang pada saat yang dapat mempengaruhi cara seseorang dalam menerima, merespon, bereaksi dan mengingat. 2)



Faktor Eksternal Faktor eksternal yang mempengaruhi persepsi, merupakan karakteristik dari lingkungan dan bagian atau personil yang terlibat didalamnya. Elemen-elemen tersebut dapat mengubah sudut pandang seseorang terhadap keadaan sekitarnya dan mempengaruhi bagaimana seseoarang merasakannya atau menerimanya. Faktor eksternal yang mempengaruhi persepsi antara lain:  Ukuran dan posisi permasalahan atau pemicu



Faktor ini menyatakan bahwa semakin eratnya hubungan suatu masalah, maka semakin mudah untuk diketahuai. Hal ini akan mempengaruhi persepsi individu dan dengan melihat bentuk ukuran suatu masalah individu akan mudah untuk diperhatikan yang pada gilirannya membentuk persepsi.



Departemen Administrasi Perkantoran | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata



188



ADMINISTRASI PROFESIONAL



PENGELOLAAN KAS KECIL



 Corak atau kondisi permasalahan



Permasalahan yang mempunyai corak lebih dominan atau mencolok, akan lebih mudah diperhatikan dibandingkan dengan yang tidak menarik perhatian ataupun tidak menimbulkan konfilik.



 Keunikan dan kekontrasan stimulus



Pemicu dari luar yang memiliki penampilan latarbelakang dan lingkungannya berada di luar dugaan individu, sedangkan bagi individu yang lain akan banyak menarik perhatian.



 Intensitas dan kekuatan dari pemicu



Pemicu dari luar akan memberi makna lebih bila lebih sering diperhatikan, jika dibandingkan dengan pemicu (stimulus) yang hanya dapat dilihat sekali. Kekuatan dari stimulus merupakan daya dari suatu permasalahan sebagai obyek yang dapat mempengaruhi persepsi.  Gerakan (motion)



Individu akan banyak memberikan perhatian terhadap masalah yang menunjukkan aktifitas gerak dalam jangkauan pandangan dibandingkan masalah yang tidak menyita perhatian lingkungan tempat kerja.



7)



Lembar Kerja Lembar Kerja Elemen 1.1 1. Apa yang dimaksud dengan manajemen Konflik? 2. Apa penyebab terjadinya konflik? 3. Apa pengertian dari persuasi? 4. Bagaimana cara menyelesaikan konflik? 5. Faktor perbedaan persepsi ada dua yaitu faktor internal dan faktor eksternal. Tuliskan apa yamg mempengaruhi persepsi faktor eksternal? 6. Bagaimana konsep komunikasi dapat berjalan dengan baik? Lembar Kerja Elemen 1.2 Saudara adalah staf penjualan, bekerja di “Beauty Bag” sebuah toko yang menjual tas terkenal di Jakarta. Seorang pelanggan datang ke toko Saudara dan mengeluh karena tas yang baru dibeli talinya lepas, sehingga tidak dapat digunakan tapi Pelanggan tersebut tidak bisa memperlihatkan bon pembelian. Kebijakan perusahaan adalah untuk tidak memperbaiki tas yang rusak kecuali ada bukti pembelian. Bagaimana Saudara harus menanganinya?.  Buatlah dialog percakapan antara Saudara dan rekan kerja Saudara. Saudara berperan sebagai staf penjualan dan rekan Saudara



Departemen Administrasi Perkantoran | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata



189



ADMINISTRASI PROFESIONAL



PENGELOLAAN KAS KECIL



berperan sebagai pelanggan yang datang ke toko tas “Beauty Bag”. Dalam dialog tersebut Saudara:  Memiliki pelanggan yang sangat marah dan menuntut agar kerugiannya ditanggung segera;  Menjadi pendengar yang baik;  Tunjukan rasa empati;  Ambil keberanian untuk bertanggung jawab;  Tetap netral dan profesioanal;  Berikan solusi cerdas dan tepat;  Sepakati solusi;  Praktikkan dialog yang telah dibuat dengan rekan Saudara dan dokumentasikan dalam bentuk video. 2.



Elemen 2 Melakukan kolaborasi a. Judul Meteri 1 : Melakukan sikap empati dan positif 1) Empati itu baik untuk bisnis, ini dia 4 alasannya Kita semua tahu empati adalah hal yang benar untuk dilakukan, tetapi empati tidak hanya baik untuk dunia. Ini juga dapat membawa keunggulan kompetitif dalam bisnis. Kemampuan untuk melihat dunia dari perspektif orang lain adalah salah satu alat paling penting dalam kotak alat bisnis. Manfaat bisnis dari empati dan bertindak dengan belas kasih:  Meningkatkan penjualan, loyalitas, dan referensi Setiap tenaga penjualan terampil tahu bahwa kunci untuk menutup penjualan adalah mengantisipasi kebutuhan pelanggan Saudara dan menunjukkan bagaimana produk atau jasa Saudara akan paling sesuai dengan kebutuhan mereka. Benar-benar memahami kebutuhan pelanggan Saudara berarti merefleksikan ketakutan, keinginan, rasa sakit, dan apa pun yang membuat mereka terjaga di malam hari. Jika tim penjualan Saudara tidak memahami kehidupan pelanggan Saudara dengan baik, bagaimana Saudara mengharapkan mereka menjelaskan bagaimana produk atau jasa Saudara sesuai dengan kehidupan mereka? Ini adalah kekuatan empati dalam bisnis. 



Produktivitas dan inovasi yang dipercepat Ketika pelanggan menganggap perusahaan Saudara sebagai empatik, Saudara akan melihat peningkatan penjualan. Karyawan dengan keterampilan empati yang kuat juga lebih produktif dan inovatif. Ini berarti jika Saudara ingin meningkatkan efisiensi dan memperluas jumlah masalah yang dapat Saudara pecahkan untuk pelanggan, Saudara ingin mempekerjakan karyawan dengan " soft skill " yang kuat.







Keunggulan kompetitif dan nilai pasar yang lebih besar Perusahaan-perusahaan berkinerja tinggi juga berada di daftar teratas Perusahaan Paling Empati. Ini mungkin tampak



Departemen Administrasi Perkantoran | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata



190



ADMINISTRASI PROFESIONAL



PENGELOLAAN KAS KECIL



mengejutkan pada awalnya: Tidakkah Saudara harus kejam dan mau menang dengan biaya apa pun untuk menjadi kompetitif dalam ekonomi kapitalis global ini? Nah, jika Saudara sudah memperhatikan, jawabannya akan jelas. Faktanya, statistik menunjukkan bahwa empati lebih penting bagi kesuksesan bisnis daripada sebelumnya. Menurut Indeks Empati 2016, laporan yang diterbitkan oleh perusahaan konsultan Inggris, The Empathy Business yang berusaha menganalisis budaya internal dari 170 perusahaan pada indeks keuangan utama, “10 perusahaan teratas (pada daftar 2015) ... meningkat nilainya dari dua kali lebih banyak dari 10 terbawah dan menghasilkan 50 persen lebih banyak penghasilan (ditentukan oleh kapitalisasi pasar)." 



b.



Keterlibatan dan kolaborasi yang diperluas Jadi, jika manajer dan anggota tim terbaik mengekspresikan empati dan kesediaan untuk bertindak dengan belas kasih terhadap orang lain, maka masuk akal bahwa perusahaan dengan budaya yang mendorong empati akan menarik individu yang sangat terlibat. Dan itulah yang ditunjukkan oleh data. Perusahaan empati juga memiliki retensi yang lebih baik dan semangat kerja yang lebih tinggi di antara karyawan. Ini sangat masuk akal ketika Saudara mempertimbangkan nilai pekerja saat ini. Individu-individu yang berkinerja baik dan berkinerja tinggi memiliki banyak pilihan pekerjaan. Antara lain, ekonomi pertunjukan dan akses ke teknologi telah menciptakan peluang di luar kerja perusahaan tradisional. Jadi, sudah waktunya untuk berpikir di luar manfaat perusahaan tradisional.



Judul Materi 2 : Melakukan diskusi untuk memperluas wawasan serta mendapatkan alternatif solusi yang menumbuhkan rasa saling percaya serta hubungan yang sehat bagi kedua pihak. 5 Strategi dalam meningkatkan kepercayaan konsumen Kunci utama dari keberhasilan sebuah bisnis adalah kepercayaan yang timbul dari konsumen terhadap produk ataupun jasa yang dijual. Konsumen harus memiliki kepercayaan bahwa produk atau jasa yang dipilihnya mampu memberikan manfaat yang terbaik baginya. Di saat Saudara sebagai pemilik bisnis telah berhasil membangun kepercayaan dari konsumen, bisnis Saudara pasti akan mendapatkan lebih banyak pelangg an yang kembali, termasuk rekomendasi secara gratis dari konsumen kepada orang -orang terdekatnya. Konsumen akan secara sukarela mempromosikan produk atau jasa yang Saudara jual terhadap orang -orang disekitarnya karena mereka telah memiliki pengalaman yang baik dengan produk atau jasa dari Saudara.



Departemen Administrasi Perkantoran | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata



191



ADMINISTRASI PROFESIONAL



PENGELOLAAN KAS KECIL



Oleh karena itu, sangat penting untuk dapat memperoleh kepercayaan dari konsumen akan bisnis Saudara. Berikut adalah 5 strategi yang dapat Saudara gunakan dalam memunculkan kepercayaan konsumen akan bisnis Saudara : 1)



Komunikasi Komunikasi adalah hal terpenting dalam membangun hubungan dengan komunikasi adalah hal terpenting dalam membangun hubungan dengan pelanggan. Alih-alih hanya memberi tahu pelanggan tentang bisnis Saudara, mulailah melakukan percakapan dengan mereka. Cari tahu apa yang menjadi kebutuhan dari pelanggan, lalu tunjukkan pada mereka bahwa Saudara memiliki solusi untuk masalah mereka. Jika Saudara memiliki karyawan, ajari mereka cara berkomunikasi secara efektif dengan pelanggan. Alih -alih menunggu layanan customer service , kembangkan keterampilan berkomunikasi dengan pelanggan. Pastikan Saudara memberikan tanggapan yang cepat terhadap segala kritik dan saran dari pelanggan Saudara, termasuk juga kepekaan yang wajib dimiliki demi memenuhi kebutuhan d ari pelanggan.



2)



Buatlah Produk Ataupun Jasa Saudara Melebihi Harapan dari Pelanggan Pelanggan Saudara mengharapkan produk atau jasa yang dibelinya dari Saudara merupakan produk atau jasa terbaik baginya. Singkatnya, jika Saudara berhasil membuat pelanggan merasa senang dengan kualitas dari bisnis Saudara, maka pelanggan akan kembali dan menggunakan produk atau jasa Saudara secara terus menerus. Untuk membuat pelanggan yakin bahwa telah memilih produk atau jasa yang tepat, Anda dapat melakukan beberapa hal ini, seperti; mengantarkan produk atau jasa lebih cepat dari yang diantisipasi, memberikan packaging yang bagus. Bila Saudara memberikan lebih awal dari yang diharapkan, pelanggan akan senang dengan pelayanan yang Anda berikan.



3)



Mintalah Kritik dan Saran Apakah pelanggan memiliki opini baik atau buruk tentang bisnis Anda? Mendengarkan kritik dan saran dari pelanggan akan menunjukkan bahwa Saudara peduli akan kebutuhan mereka. Cobalah untuk melakukan survei singkat baik melalui online ataupun offline, mintalah kritik dan saran dari pelanggan akan produk atau jasa yang baru dibelinya dari Saudara. Kritik dan saran dari pelanggan akan membantu Saudara mengetahui lebih dalam akan kebutuhan yang ada, sehingga Saudara dapat memberikan solusi terbaik untuk masalah mereka. Semakin baik penawaran Saudara, dan mampu memenuhi kebutuhan mereka, semakin besar peluang



Departemen Administrasi Perkantoran | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata



192



ADMINISTRASI PROFESIONAL



PENGELOLAAN KAS KECIL



adanya peningkatan penjualan. Pastikan untuk selalu mendengarkan setiap komentar yang ada dan tanggapi dengan segera. Termasuk apabila komentar yang diberik an merupakan komentar yang negatif. Melalui komentar inilah Saudara dapat melakukan perbaikan terhadap kesalahan -kesalahan yang Saudara perbuat dalam bisnis. 4)



Lakukan Komunikasi Dua Arah Dengan Pelanggan Seiring dengan perkembangan teknologi, ada lebih ban yak cara untuk dapat memulai percakapan dengan pelanggan Anda dibandingkan sebelumnya. Ada banyak medium online dan media sosial yang dapat Saudara gunakan untuk dapat menjangkau pelanggan. Tindakan komunikasi dua arah dengan pelanggan ini bertujuan untuk menumbuhkan hubungan diantara bisnis Saudara dengan pelanggan. Pelanggan cenderung akan bersifat transparan dan lebih terbuka akan kekurangan dari produk Saudara yang tidak ia suka. Dengan metode ini, Saudara akan selalu menjadi terdepan diantara competitor, karena dengan cepat Saudara dapat memperbaiki kekurangan-kekurangan yang ada tersebut.



5)



Tunjukkan Apresiasi Berikan apresiasi terhadap pelanggan lama dengan program loyalitas diskon. Saudara dapat membagikan kartu hadiah, atau menggunakan program loyalitas untuk memberikan penghargaan kepada pelanggan. Dengan program loyalitas ini, pelanggan mendapatkan poin untuk membeli barang atau jasa Anda. Setelah mendapatkan sejumlah poin, maka pelanggan berhak mendapatkan hadiah. Misalnya, Saudara bisa memberi hadiah kepada pelanggan dengan diskon untuk pembelian berikutnya. Juga berikan barang bermerek murah, seperti pulpen atau notes, atau bahkan barang mahal, seperti kaos, topi atau jaket dengan logo Saudara di atasnya. Ini adalah cara kecil namun efektif untuk mengucapkan terima kasih kepada pelanggan sekaligus menjaga bisnis Saudara tetap menjadi pilihan utama bagi pelangggan. Dengan melakukan kelima hal diatas maka Saudara sudah berada satu langkah dari para kompetitor Saudara. Tanpa harus melakukan usaha yang berlebih, disaat Saudara telah berhasil membuat pelanggan percaya akan bisnis Anda, maka pelanggan akan selalu memilih Saudara. Selalu jadikan pelayanan pelanggan menjadi prioritas utama dari bisnis Anda. Salah satu hal penting dalam pelayanan termasuk ak an ketersediannya barang yang ada, sehingga Saudara dapat memberikan barang yang dipesan untuk sampai dengan cepat kepada pelanggan.



Departemen Administrasi Perkantoran | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata



193



ADMINISTRASI PROFESIONAL



c.



PENGELOLAAN KAS KECIL



Judul Materi 3 : Menghindari kesalah-pahaman (kegagalan komunikasi), perbedaan nilai, pandangan atau tujuan. 1). Pentingnya komunikasi bisnis yang baik untuk keberhasilan usaha Komunikasi adalah elemen yang penting untuk membentuk kehidupan bersosial yang lebih baik. Dalam sebuah bisnis, komunikasi menjadi salah satu faktor penting dalam keberhasilan pencapaian usaha. Dengan komunikasi yang baik, pebisnis bisa menjual produk yang dimiliki dengan lebih baik dan juga bisa menghindari terjadinya kesalahpahaman antar kedua belah pihak. Dalam kegiatan bisnis, seperti pemasaran pastinya membutuhkan komunikasi yang baik terutama kepada konsumen agar produk yang dimiliki bisa diterima sepenuhnya. Komunikasi dapat diartikan sebagai suatu komunikasi yang dilakukan secara verbal dan non verbal. Dalam komunikasi terdapat pendapat, ide, gagasan maupun informasi yang disampaikan untuk kepentingan bisnis, misalnya pembuatan strategi bisnis. Pada prakteknya, komunikasi dapat dilakukan secara personal maupun impersonal. Selain itu, dalam setiap iklan lowongan pekerjaan biasanya ditemui syarat agar karyawan bisa berkomunikasi dengan baik. Dalam bisnis, ada dua jenis komunikasi yang harus Anda ketahui, yaitu: 2).



Jenis-Jenis Komunikasi a). Komunikasi Horizontal Yang dimaksud dengan komunikasi horizontal adalah cara berkomunikasi yang tujuannya untuk menjalin hubungan baik antara atasan yang setingkat dan diwujudkan biasanya dengan mengadakan pertemuan secara berkala. b).



3).



Komunikasi Vertikal Yang dimaksud komunikasi vertikal adalah proses penyampaian informasi dari atasan kepada bawahan atau dari bawahan kepada atasan. Contohnya saja setiap pegawai harus memberikan laporan kepada atasan setiap harinya dengan tujuan agar bisa mengoordinasikan semua kegiatan agar berjalan dengan lancar dan sesuai dengan tujuan perusahaan. Dari kondisi seperti itulah komunikasi bisnis sangat penting diterapkan kepada semua pelaku bisnis, baik sebagai atasan maupun bawahan. Selain itu, ada beberapa faktor yang berpengaruh terhadap komunikasi bisnis.



Faktor yang Memengaruhi Komunikasi Bisnis a). Persepsi Setiap komunikator atau orang yang berbicara harus mampu melakukan prediksi bahwa apa yang disampaikan akan mudah diterima dengan jelas oleh komunikan atau orang yang mendengarkannya. b).



Kredibilitas



Departemen Administrasi Perkantoran | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata



194



ADMINISTRASI PROFESIONAL



PENGELOLAAN KAS KECIL



Dalam setiap komunikasi, komunikator harus bisa meyakinkan kepada komunikan sehingga terjalin kepercayaan antar keduanya.



4).



c).



Kecocokan Dengan kecocokan, kedua belah pihak akan terjalin hubungan yang lebih baik dan menyenangkan, sehingga saat berkomunikasi menjadi merasa saling percaya dan nyaman.



d).



Ketepatan Sebelum berkomunikasi kepada komunikan, komunikator haruslah memiliki kerangka berfikir yang baik agar komunikasi nanti bisa terjalin dengan baik dan bisa disampaikan secara tepat.



e).



Pengendalian Pengendalian diri dalam komunikasi sangat penting, karena komunikasi adalah proses memberikan umpan balik atau tanggapan terhadap lawan bicara terhadap suatu ide. Selain itu, saat komunikasi berlangsung agar selalu dilakukan pengendalian tentang maksud dan tujuan utama komunikasi bisa tetap terjaga.



Tujuan Komunikasi Bisnis a). Memberikan Informasi (informing) Tujuan yang pertama adalah memberikan informasi. Informasi yang disampaikan adalah informasi yang ada kaitannya dengan bisnis dan disampaikan dengan cara yang benar dan tepat. Contohnya, seorang direktur mencari kandidat untuk menjadi sekretaris baru dengan segala persyaratan yang harus dipenuhi dan dipasang di media cetak maupun online. Pemasangan iklan di media cetak dan online inilah yang dinamakan memberikan informasi dalam bisnis, yaitu informasi untuk mencari sekretaris baru. b.



Memberikan Persuasi (persuading) Tujuan komunikasi yang kedua adalah memberikan persuasi. Persuasi adalah komunikasi yang digunakan dengan tujuan untuk meyakinkan dan memengaruhi orang lain. Dalam komunikasi bisnis, persuasi banyak dilakukan terutama pada hal yang ada hubungannya dengan negosiasi bisnis.



c.



Melakukan Kerja Sama (collaborating) Tujuan yang terakhir dalam komunikasi bisnis adalah melakukan kerja sama antar kedua belah pihak. Dengan melakukan kerja sama yang baik antar kedua belah pihak, maka untuk bisa mencapai keberhasilan dalam bisnis menjadi lebih mudah.



d. Judul Materi 4 : Mengabungkan cara pandang dan wawasan dari perspektif yang berbeda yang membawa konsesus dan komitmen untuk menghasilkan resolusi jangka panjang.



Departemen Administrasi Perkantoran | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata



195



ADMINISTRASI PROFESIONAL



PENGELOLAAN KAS KECIL



1).



Perbedaan Harus Dikelola Perbedaan pendapat tidak selalu harus dihindari, bahkan harus dikelola. Bila perbedaan pendapat dapat kita kelola dan disikapi dengan baik justru akan membawa manfaat dan energi yang besar, walaupun perbedaan pendapat memang rentan memicu konflik dan permusuhan meski orangorang yang berbeda pendapat belum tentu saling bermusuhan. Munculnya perbedaan pendapat dalam setiap interaksi sosial dipengaruhi oleh beberapa hal antara lain sifat dasar manusia sebagai individu yang unik yang tidak pernah sama dengan individu lainnya. Pengalaman masingmasing manusia dalam kehidupan akan membentuk suatu karakter pribadi yang kemudian menjadi penegas perbedaan antar individu. Disamping itu, terdapat pula beberapa spektrum perbedaan yang sifatnya sekunder seperti keyakinan, pendidikan, pendapatan/pekerjaan, hingga asal daerah. Luasnya spektrum perbedaan ini akan membuat perbedaan pendapat bisa saja terjadi antara kawan kerabat dan handaitaulan, antara atasan dan bawahan, antar pasangan, bahkan antar anggota dalam suatu organisasi, dengan kata lain perbedaan menjadi dimensi yang senantiasa hadir dalam keseharian kita, perbedaan menjadi tidak bisa dilepaskan dari peri kehidupan manusia.



2).



Negosiasi Sebagai Metode Pencarian Jalan Tengah Negosiasi adalah proses untuk menetapkan keputusan bersama antara beberapa pihak, dimana setiap pihak memiliki pendapat, keinginan, atau argumen yang berbeda-beda. Pihak negosiator pada setting organisasi, dapat melibatkan dua orang, misalnya saat dua orang karyawan menetapkan tanggal penyelesaian laporan kerja; di dalam kelompok, misalnya saat menentukan kesepakatan jadwal ujian dalam kelas; dan antar kelompok seperti kesepakatan antar perusahaan pemasok dan pembeli bahan baku produksi. Negosiasi yang efektif terjadi ketika masalah atau konflik berhasil diselesaikan dan hubungan antara pihak-pihak negosiator tetap atau bahkan meningkat selama proses negosiasi. Ada beberapa cara untuk membantu negosiasi supaya berhasil. Untuk negosiasi distributif, pertama cari pemicu masalah dan hambatan untuk negosiasi. Kedua, buatlah tawaran pembuka yang ekstrim untuk menunjukkan impresi tough. Selanjutnya, lakukan kompromi secara perlahan-lahan. Gunakan ancaman, janji, dan tetaplah berpegang teguh pada posisi dan argument selama negosiasi. Pada negosiasi ini, pihak-pihak negosiator harus bersiap untuk pergi tanpa menemukan kesepakatan. Sedangkan pada negosiasi integratif, pertama jelaskan terlebih dahulu apa yang diinginkan, dirasakan secara deskriptif dan jelaskan alasannya. Kemudian, cobalah pikirkan keinginan pihak lain dari sudut pandang mereka melalui argumen-argumen mereka. Ciptakan alternatif pilihan kesepakatan yang dapat memaksimalkan keuntungan bersama. Terakhir, gunakan kesepakatan yang paling bijak dan bersedia mengikuti kondisi-kondisi yang telah disepakati.



3).



Resolusi



Departemen Administrasi Perkantoran | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata



196



ADMINISTRASI PROFESIONAL



PENGELOLAAN KAS KECIL



Di dalam suatu kelompok, konflik adalah sesuatu yang tak terhindarkan. Ketika anggota kelompok menyatakan masalah mereka dan mencari solusinya, konflik menjadi sumberdaya yang berharga dibandingkan sebuah masalah yang harus diselesaikan. Resolusi konflik artinya adalah suatu metode dan proses terkonsep yang digunakan untuk membantu menyelesaikan konflik dengan damai (Forsyth, 2009). Konflik dapat muncul ketika anggota di dalam kelompok merasa yakin dengan posisinya dan tidak ada keinginan untuk mengalah satu sama lain, namun konflik dapat diredakan ketika anggota kelompok memutuskan untuk bernegosiasi untuk mencapai kesepakatan yang dapat menguntungkan seluruh pihak. Negosiasi adalah proses komunikasi timbal balik yang dilakukan oleh dua anggota atau lebih untuk mencari tahu masalah – masalah secara lebih spesifik, menjelaskan posisi mereka dan saling bertukar gagasan. Negosiasi terkadang lebih dari sekedar tawar – menawar atau saling berkompromi. Seperti negosiasi distributif, kedua belah pihak menyembunyikan orientasi kompetitif mereka dan secara bergantian sampai salah satu pihak mendapatkan sesuatu yang lebih baik dari pihak yang lainnya. Di lain pihak,seperti yang ditulis oleh Roger Fisher dan William Ury (1983), negosiasi integratif bertujuan untuk bekerjasama dengan anggota kelompok untuk meningkatkan kinerja kooperatif dan hasil yang integrative yang menguntungkan kedua belah pihak. Fisher dan Ury juga menyarankan anggota kelompok untuk membuat sesi penyelesaian masalah dan bekerja sama untuk menemukan solusi. Konflik sering kali terjadi karena kesalah pahaman. Orang – orang sering menganggap bahwa orang lain ingin berkompetisi dengan mereka namun pada kenyataannya orang lain tersebut hanya ingin bekerjasama dengan mereka. Mereka mengira ketika orang lain mengkritik ide – ide mereka, orang lain tersebut sedang mengkritik mereka secara personal. Mereka percaya bahwa motif orang lain tersebut adalah untuk menguntungkan pihak mereka (Thompson &Hrebec, 1996). 4).



Teknik Brainstorming Teknik brainstorming pertama kali dicetuskan oleh Alex Osborn pada tahun 1953 dalam bukunya Applied Imagination. Brainstorming berarti to storm a problem with ideas (menyerbu suatu masalah dengan ide-ide). Brainstorming atau penyerbuan dengan ide-ide yang sebanyak mungkin terhadap suatu masalah dilangsungkan dalam suatu pertemuan. Teknik ini pada dasarnya adalah menerapkan diadakannya suatu sidang serbuan gagasan untuk memecahkan masalah. Pada pembelajaran dengan teknik brainstorming, setiap siswa dianjurkan mengajukan pendapat atau gagasan yang sebanyak-banyak mungkin untuk kemudian dicatat. Penggalian ide dengan teknik ini bermula dari pemikiran Osborn yang menganggap bahwa aliran ide spontan yang muncul dari banyak orang lebih baik daripada gagasan seorang diri. Brainstorming mengacu pada penggalian ide berdasarkan kreativitas berpikir manusia. Peserta diskusi bebas menyampaikan pendapat tanpa rasa takut terhadap kritik dan penilaian sebab selama tahap pengumpulan ide semua gagasan akan



Departemen Administrasi Perkantoran | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata



197



ADMINISTRASI PROFESIONAL



PENGELOLAAN KAS KECIL



ditampung tanpa terkecuali. Dalam prosesnya, tidak boleh dilangsungkan perdebatan atau diberikan kritik terjadap sesuatu ide yang dilontarkan. Osborn dalam Gie (1995) mensyaratkan 4 ketentuan dalam melaksanakan teknik brainstorming yaitu: 1. Kritik tidak diperkenankan 2. Pengaliran ide secara bebas dianjurkan 3. Kualitas lebih diharapkan 4. Penggabungan dan penyampuran dicari Selain menyumbangkan gagasan sendiri, setiap peserta diharapkan menyarankan bagaimana ide peserta lain dapat disempurnakan menjadi ide yang lebih baik atau bagaimana dua atau lebih ide dapat digabungkan menjadi satu lagi ide. 5).



e.



Tujuan dan Manfaat Brainstorming Brainstorming bertujuan untuk mendapatkan gagasan dan ide-ide baru dari anggota kelompok dalam waktu yang relatif singkat tanpa adanya sifat kritis yang ketat. Sedangkan manfaat yang bisa diperoleh oleh suatu tim kerja yang melakukan teknik brainstorming, diantaranya adalah sebagai berikut: • Mengidentifikasi masalah • Menganalisis situasi • Mengalirkan ide-ide baru • Menganalisis ide-ide • Menentukan alternatif pemecahan masalah • Merencanakan langkah-langkah dan kegiatan yang akan dilakukan untuk memperbaiki masalah



Judul Materi 5 : Menggunakan kata-kata sesuai dengan SOP organisasi. 1). SOP adalah prosedur standar untuk perusahaan Setiap badan usaha apapun jenisnya, pasti memiliki SOP (Standard Operating Procedure) yang membantu mengatur kelancaran kegiatan operasional. Istilah ini juga tidak asing bagi setiap pekerja maupun wirausahawan. SOP adalah sistem pengaturan atau prosedur yang penting dalam sebuah organisasi terstruktur. Pengertian SOP menurut parah ahli tersebut adalah sebagai berikut: SOP adalah suatu pedoman atau acuan untuk melaksanakan tugas pekejaan sesuai dengan fungsi dan alat penilaian kinerja bagi instansi pemerintah maupun non-pemerintah, usaha maupun non-usaha, berdasarkan indikator-indikator teknis, administratif, dan prosedural sesuai tata kerja, prosedur kerja dan sistem kerja pada unit kerja yang bersangkutan–Tjipto Atmoko (2011) SOP itu adalah Panduan yang digunakan untuk memastikan kegiatan operasional organisasi atau perusahaan berjalan dengan lancar–Sailendra



(2015)



SOP merupakan dokumen yang berisi serangkaian instruksi tertulis yang dibakukan mengenai berbagai proses penyelenggaraan administrasi perkantoran yang berisi cara melakukan pekerjaan, waktu pelaksanaan,



Departemen Administrasi Perkantoran | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata



198



ADMINISTRASI PROFESIONAL



PENGELOLAAN KAS KECIL



tempat penyelenggaraan, dan aktor yang berperan dalam kegiatan–Insasi



2010



Dari pengertian para ahli diatas, maka dapat disimpulakan bahwa pengertian SOP adalah suatu peraturan yang dibuat secara tertulis dalam suatu badan usaha, yang berisi peraturan dan pedoman kerja bagi setiap pekerja di dalam badan usaha tersebut, dan dijadikan sebagai standar pada kegiatan operasionalnya. 2).



Dampak positif SOP bagi perusahaan Jika dalam badan usaha telah memiliki SOP, maka para pekerja diwajibkan bekerja sesuai dengan peraturan yang telah disusun. SOP dijadikan sebagai minimum standart yang mempengaruhi hasil produk atau jasa. Semakin besar suatu perusahaan, maka semakin ketat juga SOP. Tidak hanya untuk melancarkan kegiatan operasional, tetapi juga mempengaruhi kepercayaan pelanggan untuk menggunakan produk atau jasa. Misalkan perusahaan A yang berpusat di Jakarta, memiliki beberapa cabang di kota lain. Jika konsumen sudah melihat bahwa SOP perusahaan A sudah baik, maka konsumen tidak akan ragu untuk mengunjungi cabang perusahaan A yang berada di kota lain. Dengan ekspektasi bahwa sekalipun hanya sebuah kantor cabang, namun mereka memiliki SOP yang sama dengan pusat. Maka hasil yang konsumen rasakan pada cabang akan sama dengan yang dirasakan pada pusat. Itulah mengapa SOP adalah hal sangat penting diterapkan pada perusahaan, salah satunya adalah untuk mendapat kepercayaan konsumen ketika akan membuka cabang baru atau memproduksi barang baru. Di posisi ini, maka nama perusahaan akan memiliki nilai tersendiri bagi konsumen. Atas dasar tersebut SOP pun memiliki tujuan positif, yaitu untuk menjaga kestabilan operasional perusahaan, serta untuk menjaga kualitas dari produk dan jasa yang dihasilkan. SOP juga memiliki tujuan sebagai dasar mengatur cara kerja seluruh individu dalam bekerja dan sekaligus membangun kualitas.



3).



Manfaat SOP bagi perusahaan a). Meningkatkan & Menjaga Nama Baik Perusahaan Jika SOP dijalankan sesuai dengan yang tertulis, tentu kinerja perusahaan akan dinilai baik dimata konsumen, sehingga konsumen tidak segan untuk mencoba dan menggunakan hasil produk atau jasa perusahaan tersebut. Bahkan akan berdampak juga pada ketertarikan masyarakat untuk bekerja pada perusahaan. Jika usaha Anda merupakan PT terbuka, tentunya akan menaikkan harga saham, dan semakin banyak investor yang akan berinvestasi. Selain itu, jika telah mendapatkan nilai positif dari konsumen, maka juga akan memudahkan menjalin kerjasama, karena adanya kepercayaan akan adanya keuntungan yang diperoleh. Perusahaan juga akan lebih mudah mengajukan kredit di bank, karena dinilai pasti mampu untuk membayar bunga serta pelunasan sesuai dengan tanggal jatuh tempo.



Departemen Administrasi Perkantoran | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata



199



ADMINISTRASI PROFESIONAL



PENGELOLAAN KAS KECIL



b). SOP Adalah Pedoman Dalam Bekerja dan Meningkatkan Akuntabilitas. Akuntabilitas merupakan pertanggungjawaban, yaitu merupakan komponen yang menjadi penggerak jalannya perusahaan, sesuai tugas dan wewenangnya. SOP kerja membantu para pekerja di dalamnya untuk bekerja sesuai dengan tugasnya masing-masing, sehingga mereka dapat bekerja dengan efektif dan efisien, serta tidak mengerjakan tugas yang ada diluar tanggung jawab mereka (tumpang tinding tugas). Dengan adanya SOP kerja, maka pekerja juga memahami apa yang harus dilakukan dan tidak boleh dilakukan selama masa jam kerja. Tentunya hal ini akan membuat mereka menjadi lebih disiplin dalam bekerja dan membentuk standarisasi tersendiri dalam proses produksi dan barang atau jasa yang dihasilkan. SOP juga membantu pekerja baru untuk beradapatasi dengan standar kinerja perusahaan. Senior tidak perlu terlalu susah dalam mengajari junior mereka. Ini akan mengehamat waktu pekerja senior, dan dapat mengerjakan kembali apa yang menjadi tanggung jawabnya. c). SOP adalah sistem yang mempermudah Pengawasan Tim. Kepala divisi atau manajer akan mudah dalam mengkontrol produk atau jasa yang dihasilkan. Jika ditemukan ada yang janggal atau kesalahan dalam proses pengerjaan, maka pihak yang bersangkutan akan mudah mencari tim mana yang seharusnya bertanggung jawab. Tim juga akan lebih mudah diawasi kinerjanya, karena mereka memiliki SOP kerja masing-masing. Manajer akan mengetahui mana tim yang kerjanya masih kurang sesuai dengan standart perusahaan dan secepat mungkin di benarkan. Selain itu manajer akan terbantu saat akan menelusuri saat ada kesalahan prosedur dalam pelayanan maupun dalam rantai produksi. d). Memberikan Ciri Khas Pada Perusahaan. Setiap produk dan jasa yang dihasilkan suatu perusahaan harus memiliki ciri khas khusus yang akan diingat oleh konsumen. Ciri khas ini juga diatur dalam SOP, supaya siapapun yang bekerja nantinya, tetap akan menghasilkan produk atau jasa yang sama dengan sebelumnya, mengingat SDM (Sumber Daya Manusia) tidak akan bekerja terus selamanya di dalam perusahaan. Jika tidak ada SOP yang mengatur, maka dikhawatirkan bila terjadi pergantian pekerja akan mempengaruhi hasil produksi dan tentu akan mengecewakan konsumen. Contohnya sebagai berikut, pelayanan Pertamina mengatur SOP 3S, yaitu salam, senyum, sapa untuk membuat pelanggan merasa nyaman. Tentunya sebagian besar masyarakat mengetahui prosedur tersebut akan diterapkan kepada mereka saat mengunjungi pertamina dan telah menjadi sebuah ciri khas. Jika diperhatikan, siapapun penjaganya saat itu, walaupun sama atau berbeda, sekalipun pekerja lama atau baru akan selalu melakukan 3S. Pelanggan tidak akan merasa dibedakan saat berkunjung di pertamina. Itu karena adanya SOP yang menjadi ciri khas dari Pertamina. Manfaat



Departemen Administrasi Perkantoran | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata



200



ADMINISTRASI PROFESIONAL



PENGELOLAAN KAS KECIL



dari adanya ciri khas ini akan membuat nyaman konsumen, dan akan memudahkan perusahaan nantinya jika ingin membuka cabang. Konsumen akan mempunyai pemikiran bahwa kualitas dan pelayanan yang didapatkan akan sama dengan sebelumnya. Mereka tidak akan ragu untuk mengeluarkan uang bagi perusahaan. Ini juga meningkatkan profesionalitas para pekerja. Bagaimana? Pentingkan mengetahui apa itu SOP? e). Memberikan Dasar Hukum Yang Jelas. Standard Operating Procedure, secara tidak langsung juga merupakan perjanjian tertulis antara perusahaan dengan pekerja dan antara perusahaan dengan konsumen maupun pihak eksternal lainnya. Jika nanti ada pekerja yang bekerja tidak sesuai dengan SOP (dengan catatan, mereka sudah mengetahui SOP perusahaan dan menyatakan setuju mengikuti SOP) perusahaan berhak untuk menegur atau memberikan SP (Surat Peringatan), bahkan menuntut secara hukum (tergantung pelanggaran yang dilakukan). Sedangkan pihak eksternal juga dapat menegur atau mengkritik bila merasa pelayanan atau produk dan jasa yang digunakan tidak sesuai prosedur perusahaan. Misalkan, beberapa waktu yang lalu terdapat kasus seorang konsumen menuntut salah satu perusahaan coklat, karena coklat yang ia dapatkan isinya tidak sesuai yang tertera pada kemasan. Maka dari itu, SOP membantu perusahaan untuk membuat dasar hukum, sehingga standar para pekerja akan sesuai dengan standar yang diinginkan perusahaan. f.



Judul Materi 6 : Menghindari argumentasi a. Sikap dalam melayani pelanggan Pelanggan atau konsumen memiliki sikap dan perilaku yang berbeda-beda dalam mensikapi sesuatu hal, maka Saudara perlu memperhatikan dan memahaminya dengan baik. Saudara harus memiliki cara sendiri yang dapat dijadikan patokan dalam melayani pelanggan, karena sikap yang kurang baik akan berpengaruh terhadap hasil pelayanan yang diberikan. Sikap yang dapat Saudara berikan tergantung dari kondisi atau situasi saat berhadapan langsung dengan pelanggan atau konsumen dari awal sampai dengan akhir, berikut ini sikap yang harus Saudara perhatikan dalam melayani pelanggan atau konsumen. 1). Memberi kesempatan pelanggan berbicara Saudara harus memberikan kesempatan terlebih dahulu kepada pelanggan atau konsumen untuk mengemukakan keinginannya. Dalam hal ini Saudara harus dapat menyimak dan berusaha memahami keinginan dan kebutuhannya dengan baik, sehingga tidak terjadi salah informasi yang dapat menyebabkan kesalah pahaman 2). Mendengarkan baik-baik Selama pelanggan mengemukakan pendapatnya hendaknya Anda mendengar dan menyimak baik-baik apa saja point yang dikemukakan pelanggan. Anda diharapkan dapat menghindari



Departemen Administrasi Perkantoran | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata



201



ADMINISTRASI PROFESIONAL



3).



4).



5).



6).



8)



9)



9).



b.



PENGELOLAAN KAS KECIL



gerakan yang dapat menyinggung pelanggan, terutama gerakan tubuh yang dianggap kurang sopan Tidak menyela pembicaraan Sebelum pelanggan selesai berbicara, Anda hendaknya tidak memotong atau menyela pembicaraan. Usahakan menanggapi pelanggan jika benar-benar telah selesai berbicara sesuai dengan keinginan dan kebutuhannya. Ajukan pertanyaan Jika terdapat hal-hal yang kurang jelas atau kurang lengkap, Anda dapat mengajukan pertanyaan. Pengajuan pertanyaan kepada pelanggan dilakukan apabila pelanggan sudah selesai berbicara. Pengajuan pertanyaan hendaknya dengan bahasa yang baik, sopan, singkat dan jelas. Jangan marah dan jangan mudah tersinggung Kadang-kadang seorang pelanggan bertingkah diluar batas. Namun dalam hal ini Anda diharapkan tidak menyinggung pelanggan, baik dalam cara berbicara, bersikap dan nada bicara. Selain itu, Anda diharapkan tidak mudah marah terhadap pelanggan yang bertemperamen tinggi. Usahakan tetap sabar dalam melayaninya Jangan mendebat pelanggan Jika terdapat hal-hal yang kurang disetujui, usahakan memberikan penjelasan dengan cara yang sopan. Anda diharapakan tidak berdebat atau memberikan argumen yang tidak dapat diterima oleh pelanggan Jaga sikap sopan, ramah, dan selalu berlaku tenang Selama melayani pelanggan atau konsumen, Anda diharapkan mampu memberikan dan menunjukkan sikap sopan santun dan ramah tamah. Selain itu emosi juga harus tetap terkendali dan selalu berlaku tenang dalam menghadapi pelanggan yang kurang menyenangkan Jangan menangani hal-hal yang bukan wewenangnya Seorang karyawan sebaiknya tidak menangani hal-hal yang bukan merupakan pekerjaan atau tanggung jawabnya. Serahkan tugastugas tersebut kepada karyawan yang berhak, sehingga tidak terjadi kesalahan dalam memberikan informasi Tunjukkan sikap perhatian dan sikap ingin membantu Pelanggan yang datang ke tempat usaha atau perusahaan Anda pada prinsipnya mereka ingin dibantu. Oleh karena itu, berikan perhatian sepenuhnya dan tunjukkan bahwa Anda memang ingin membantunya



Lembar Kerja Lembar Kerja Elemen 2.1 1. Diskusikan dengan pasangan atau kelompok kerja anda untuk menjawab pertanyaan dibawah ini! 2. Apa alasan pelaku bisnis melakukan empati? 3. Sebutkan 5 kepercayaan dalam meningkatkan kepercayaan konsumen?



Departemen Administrasi Perkantoran | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata



202



ADMINISTRASI PROFESIONAL



4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11.



PENGELOLAAN KAS KECIL



Apa yang dimaksud dengan komunikasi dua arah dengan pelanggan? Apa penyebab dari kegagalan/ kesalah-pahaman dalam komunikasi? Faktor apa yang dapat mempengaruhi komunikasi bisnis? Bagaimana cara membuat negosiasi yang efektif? Apa tujuan dan manfaat dari brainstorming? Apa yang dimaksud dengan SOP? Apa manfaat dan dampak positif SOP bagi perusahaan? Bagaimana cara menghindari argumentasi?



Lembar Kerja Elemen 2.2 Saudara adalah seorang manajer penjualan di sebuah perusahaan kayu. Saudara di undang pada sebuah rapat bulanan untuk membahas tentang laporan bulanan hasil penjualan. Dalam rapat tersebut hadir seorang direktur beserta notulis dan beberapa manajer. 1. Buatlah sebuah skenario rapat mengenai perihal di atas dengan melibatkan beberapa orang. Saudara berperan sebagai manajer penjualan dan beberapa rekan Saudara berperan sebagai direktur (1 orang), notulis (1 orang) dan manajer produksi, general manager (2 orang). Dalam rapat tersebut Saudara dan rekan-rekan Saudara:  Mengikuti prosedur rapat;  Memberikan masing-masing laporan aktivitas bulanan;  Memberikan pendapat/saran;  Menggunakan strategi untuk melakukan konfirmasi mengenai apa yang disampaikan;  Memberikan umpan balik;  Evaluasi hasil rapat. 2. Praktikkan skenario yang telah Saudara buat dengan beberapa rekan Saudara dan dokumentasikan dalam bentuk video. D.



Rangkuman Saudara telah menyelesaikan aktivitas pada elemen 2, yakni Melakukan kolaborasi. Saudara sudah dapat memahami konflik yang terjadi pada pelanggan dengan menggukan manfaat empati dan bertindak dengan belas kasih, sehingga kepercayaan konsumen dapat meningkatkan keberhasilan dalam sebuah bisnis. Karena kunci utama dari keberhasilan sebuah bisnis adalah kepercayaan yang timbul dari konsumen terhadap produk ataupun jasa yang dijual.



E.



Penilaian Soal Pengetahuan Pilih jawaban yang paling tepat. 1. Dibawah ini yang bukan penyebab konflik, yaitu …. A. kompetisi B. pekerjaan diluar ekspeteksi C. kekuasaan komunikator D. sumber daya yang tersedia 2.



Pengertian persuasi adalah …..



Departemen Administrasi Perkantoran | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata



203



ADMINISTRASI PROFESIONAL



PENGELOLAAN KAS KECIL



A. B.



proses penyampaian pesan dari komunikator kepada komunikan. sebuah bentuk komunikasi yang bertujuan untuk mempengaruhi dan meyakinkan orang lain. C. materi yang diberikan oleh komunikator sebagai ajakan supaya komunikan mempercayainya. D. dalam komunikasi sangat lazim suatu pesan memiliki makna yang berbeda antara satu individu dengan individu lainnya. 3.



Komunikasi persuasif memiliki dua aspek dasar dalam penyampaian pesan, yakni…….. A. aspek internal dan verbal . B. aspek intenal dan eksternal. C. aspek verbal dan eksternal. D. aspek verbal dan non verbal.



4.



Dibawah ini adalah tujuan komunikasi persuasif, kecuali …….. A. memperbesar tanggapan. B. membentuk tanggapan. C. menggubah tanggapan. D. memperkuat tanggapan.



5.



Berikut yang merupakan definisi manajemen konflik, yaitu ….. A. serangkaian aksi dan reaksi yang dilakukan oleh para pelaku konflik atau pihak ketiga sedara rasional dan seimbang, untuk pengendalian situasi dan kondisi perselisihan atau pertikaian terjadi antara beberapa pihak . B. konflik disebabkan oleh masalah-masalah ketidak setaraan dan ketidak adilan yang muncul sebagai masalah social, budaya dan ekonomi. C. konflik disebabkan oleh posisi-posisi yang tidak selaras dan perbedaan perspektif tentang konflik oleh pihak-pihak yang berkonflik. D. konflik disebabkan oleh kebutuhan dasar manusia (fisik, metal dan social) yang tidak terpenuhi atau dihalangi.



6.



Dibawah ini adalah manfaat bisnis dari empati, adalah …….. A. membuat pelanggan merasa senang. B. meningkatkan penjualan, loyalitas dan referensi. C. menunjukkan apresiasi. D. memberikan kepercayaan kepada pelanggan.



7.



Krediabilitas komunikator mengacu pada 3 komponen, yaitu …… A. fisik, psikologi dan daya tarik. B. keahlian, kepercayaan dan eksistensi. C. membentuk tanggapan, memperkuat tanggapan dan menggubah tanggapan. D. tawar menawar, konsultasi dan mediasi.



8.



Yang bukan strategi dalam meningkatkan kepercayaan konsumen adalah ….. A. komunikasi. B. tunjukkan apresiasi. C. memberikan informasi. D. lakukan komunikasi dua arah dengan pelanggan.



Departemen Administrasi Perkantoran | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata



204



ADMINISTRASI PROFESIONAL



9.



PENGELOLAAN KAS KECIL



SOP adalah suatu pedoman atau acuan untuk melaksanakan tugas pekerjaan sesuai dengan fungsi dan alat penilaian kinerja, ungkapan dari ? A. Sailendra. B. Insasi. C. Tjipto Atmoko. D. J. Supranto.



10. Fungsi Standar Operating Prosedure (SOP) yaitu ……. A. memperlancar tugas petugas/pegawai atau tim /unit kerja. B. sebagai standarisasi dalam menyelesaikan pekerjaan. C. mengurangi tingkat kesalahan oleh seorang pegawai. D. memberikan informasi bagi upaya peningkatan kompetensi pegawai. Soal Keterampilan Skenario 1 Saudara adalah seorang staf administrasi yang bekerja di PT Jaya Kusuma & Paper Corporation, sebuah perusahaan kertas terbesar. Seorang perwakilan/staf dari sebuah agen penjualan kertas datang ke kantor Saudara mengeluh karena kertas yang mereka pesan datang dalam tidak seperti biasanya dan sebagian besar kertas sudah berwarna coklat dan kusam sehingga tidak dapat dijual. Pelanggan tersebut sangat marah dan Saudara harus menanganinya. Buatlah dialog percakapan antara Saudara dan rekan kerja Saudara dan demonstrasikan. Saudara berperan sebagai staf dan rekan Saudara berperan sebagai pelanggan yang datang ke kantor Saudara. Skenario 2 Saudara adalah seorang manager produksi. Saudara memimpin sebuah pertemuan dengan beberapa manager. Dalam rapat ini Saudara akan membahas pelaksanaan sebuah kerjasama produk besar yang dihadiri juga oleh para pengusaha asing dari jerman. Buatlah sebuah skenario rapat mengenai perihal di atas yang melibatkan beberapa orang. Saudara berperan sebagai manager produksi dan beberapa rekan Saudara berperan sebagai notulis (1 orang), manager (2 orang) dan pengusaha asing (2 orang). Demonstrasikan skenario yang telah Saudara buat dengan beberapa rekan dan dokumetasikan dalam bentuk video. F.



Refleksi dan Tindak Lanjut 1. Apa yang telah Saudara pelajari dari kegiatan pembelajaran ini? 2. Apa pendapat Saudara tentang materi pada kegiatan pembelajaran ini? 3. Apakah penugasan pada lembar kerja pada kegiatan pembelajaran ini meningkatkan keterampilan, pengetahuan, dan sikap kerja Saudara pada kompetensi Menangani Konflik ? 4. Apa yang akan Saudara lakukan untuk memahami dan menerapkan kemampuan Saudara pada kompetensi ini di tempat Saudara bekerja?



Departemen Administrasi Perkantoran | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata



205



ADMINISTRASI PROFESIONAL



PENGELOLAAN KAS KECIL



BAB. X KEGIATAN PEMBELAJARAN 9 MEMINIMALISIR PENCURIAN A.



Tujuan Pembelajaran Melalui membaca, mengkaji informasi, berdiskusi, mengkomunikasikan peserta diharapkan dapat : 1. Menggunakan sistem keamanan penyimpanan secara rutin dengan teliti, cermat, dan rapih 2. Meminimalisir pencurian dengan jujur dan responsif



B.



Kriteria Unjuk Kerja 1.



Menggunakan sistem keamanan penyimpanan secara rutin a. Menggunakan sistem dan prosedur keamanan perusahaan sesuai dengan SOP organisasi b. Menyimpan uang kas/tunai sesuai dengan SOP organisasi c. Menangani perilaku pelanggan yang mencurigakan sesuai dengan sop organisasi d. Menangani tindakan pencurian sesuai dengan SOP organisasi. e. Menyimpan aset fisik sesuai SOP organisasi



Departemen Administrasi Perkantoran | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata



206



ADMINISTRASI PROFESIONAL



2.



C.



PENGELOLAAN KAS KECIL



Meminimalisir pencurian a. Melakukan tindakan tepat yang sesuai peraturan untuk mengurangi pencurian. b. Mencocokkan kode inventaris dengan ketersediaan inventaris secara berkala sesuai peraturan. c. Memberi pengamanan tambahan barang yang mudah dicuri sesuai peraturan. d. Menjaga keamanan staf dan pihak luar sesuai SOP organisasi



Aktifitas Pembelajaran 1. Elemen 1 : Menggunakan sistem keamanan penyimpanan secara rutin a. Judul Materi 1 : Menggunakan sistem dan prosedur keamanan perusahaan sesuai dengan SOP organisasi 1) Pengertian Sistem Terdapat dua kelompok pendekatan didalam mendefinisikan system, yaitu : a. Pendekatan system yang menekankan pada prosedur mendefinisikan system, adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran yang tertentu. b.



Pendekatan system yang menekankan pada elemen atau komponennya mendefinisikan system, adalah kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu.



2)



Pengertian prosdur, adalah serangkaian aksi yang spesifik, tindakan atau operasi yang harus dijalankan atau dieksekusi dengan cara yang baku (sama) agar selalu memperoleh hasil yang sama dari keadaan yang sama, semisal prosedur kesehatan dan keselamatan kerja, Prsedur Masuk Sekolah, Prosedur berangkat sekolah, dan sebagainya. Lebih tepatnya, kata ini bisa mengindikasikan rangkaian aktivitas, tugas-tugas, langkah-langkah, keputusan-keputusan, perhitungan-perhitungan dan prosesproses, yang dijalankan melalui serangkaian pekerjaan yang menghasilkan suatu tujuan yang diinginkan, suatu produk atau sebuah akibat. Sebuah prosedur biasanya mengakibatkan sebuah perubahan.



3)



Pengertian Keamanan, adalah keadaan bebas dari bahaya. Istilah ini bisa digunakan dengan hubungan kepada kejahatan, segala bentuk kecelakaan, dan lain-lain. Keamanan merupakan topik yang luas termasuk keamananan nasional terhadap serangan teroris, keamanan komputer terhadap hacker atau cracker, keamanan rumah terhadap maling dan penyelusup lainnya, keamanan finansial terhadap kehancuran ekonomi dan banyak situasi berhubungan lainnya.



4)



Pengertian perusahaan, adalah tempat terjadinya kegiatan produksi dan berkumpulnya semua faktor produksi. Jadi dari pengertian di atas yang dimaksud dengan :



Departemen Administrasi Perkantoran | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata



207



ADMINISTRASI PROFESIONAL



PENGELOLAAN KAS KECIL



Sistem Keamanan perusahaan, adalah suatu jaringan kerja yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran tertentu agar bebas dari bahaya. Prosedur Keamanan perusahaan, adalah Serangkaian aksi yang spesifik, tindakan atau operasi yang harus dijalankan atau dieksekusi dengan cara yang baku (sama) agar selalu memperoleh hasil yang sama dari keadaan yang sama agar terhindar dari bahaya. 5)



Jenis Keamanan a. Keamanan Fisik, adalah menggambarkan langkah-langkah keamanan yang dirancang untuk menolak akses tidak sah ke fasilitas, peralatan, dan sumber daya dan untuk melindungi personel dan properti dari kerusakan atau bahaya (seperti spionase, pencurian, atau serangan teroris ). Keamanan fisik melibatkan penggunaan berbagai lapisan sistem yang saling tergantung yang dapat mencakup pengawasan CCTV, penjaga keamanan, penghalang pelindung, kunci, kontrol akses, deteksi intrusi perimeter, sistem pencegah, perlindungan terhadap kebakaran, dan sistem lain yang dirancang untuk melindungi orang dan properti . b. Keamanan Informasi, menurut G. J. Simons adalah bagaimana usaha untuk dapat mencegah penipuan (cheating) atau bisa mendeteksi adanya penipuan pada sistem yang berbasis informasi, di mana informasinya sendiri tidak memiliki arti fisik. Aspek-aspek yang harus dipenuhi dalam suatu sistem untuk menjamin keamanan informasi adalah informasi yang diberikan akurat dan lengkap (right information), informasi dipegang oleh orang yang berwenang (right people), dapat diakses dan digunakan sesuai dengan kebutuhan (right time), dan memberikan informasi pada format yang tepat (right form). Dalam membuat program keamanan informasi ada prinsip dasar yang harus dipenuhi agar sistem tersebut handal. Prinsip dasar tersebut adalah: 1. Kerahasiaan artinya informasi dijamin hanya tersedia bagi orang yang berwenang sehingga pihak yang tidak berhak tidak bisa mengakses informasi. Contoh kerahasiaan adalah seorang administrator tidak boleh membuka atau membaca email milik pengguna. Selain itu kerahasiaan harus menjamin data-data yang harus dilindungi penggunaan dan penyebarannya baik oleh pengguna maupun administrator, seperti nama, alamat, tempat tanggal lahir, nomor kartu kredit, penyakit yang diderita, dan sebagainya. 2. Integritas artinya informasi dijaga agar selalu akurat, untuk menjaga informasi tersebut maka informasi hanya boleh diubah dengan izin pemilik informasi. Virus trojan merupakan contoh dari informasi yang integritasnya terganggu karena virus telah mengubah informasi tanpa izin. Integritas informasi ini dapat dijaga dengan melakukan enkripsi data atau membuat tanda tangan dijital (digital signature). 3. Ketersediaan artinya adanya jaminan ketika pihak berwenang membutuhkan informasi, maka informasi dapat diakses dan digunakan. Hambatan dalam ketersediaan ini contohnya adalah adanya Denial of



Departemen Administrasi Perkantoran | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata



208



ADMINISTRASI PROFESIONAL



PENGELOLAAN KAS KECIL



Service Attack (DoS). DoS merupakan serangan yang ditujukan ke server, di mana banyak sekali permintaan yang dikirimkan ke server dan biasanya permintaan tersebut palsu yang menyebabkan server tidak sanggup lagi melayani permintaan karena tidak sesuai dengan kemampuan sehingga server menjadi down bahkan error. Dengan terpenuhinya aspek-aspek sistem keamanan informasi dan prinsip dasar penyusunan program keamanan informasi tersebut maka sumber daya informasi terjamin dan terlindungi dari ancaman pihak-pihak yang tidak berwenang yang akan memanfaatkan data dan informasi untuk kepentingan yang merugikan organisasi atau perusahaan. c. Keamanan Komputer (Computer Security), merupakan suatu cabang teknologi yang dikenal dengan nama keamanan informasi yang diterapkan pada komputer. Pengertian tentang keamanan komputer ini beragamragam, sebagai contoh dapat kita lihat beberapa defenisi keamanan komputer menurut para ahlinya, antara lain: Menurut John D. Howard dalam bukunya “An Analysis of security incidents on the internet” menyatakan bahwa: “Keamanan komputer adalah tindakan pencegahan dari serangan pengguna komputer atau pengakses jaringan yang tidak bertanggung jawab”. Menurut Gollmann pada tahun 1999 dalam bukunya “Computer Security” menyatakan bahwa: “Keamanan komputer adalah berhubungan dengan pencegahan diri dan deteksi terhadap tindakan pengganggu yang tidak dikenali dalam system komputer”. Tujuannya menurut Garfinkel dan Spafford, ahli dalam computer security, komputer dikatakan aman jika bisa diandalkan dan perangkat lunaknya bekerja sesuai dengan yang diharapkan. Keamanan komputer memiliki 5 tujuan, yaitu :  Availability  Integrity  Control  Audit  Confidentiality d. Keamanan Finansial atau Keamanan ekonomi, adalah keadaan memiliki pendapatan yang stabil atau sumber daya lain untuk menopang standar hidup kini dan nanti. Keamanan ini meliputi :  kemungkinan berlanjutnya solvabilitas  kepastian arus kas seseorang atau lembaga ekonomi



b. Judul Materi 2 : Menyimpan uang kas/tunai sesuai dengan SOP organisasi 1) Pengertian uang kas/tunai Kas pada umumnya merupakan salah satu alat pembayaran yang telah ditetapkan sah di Indonesia. Kas dapat berupa uang tunai, giro, cek, wesel pos, simpanan dalam bentuk uang tunai, dan sebagainya. Kas sendiri memiliki ciri yaitu dapat diterima sebagai alat pembayaran yang sah dan dapat diterima oleh bank dalam bentuk simpanan



Departemen Administrasi Perkantoran | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata



209



ADMINISTRASI PROFESIONAL



PENGELOLAAN KAS KECIL



yang akan masuk sebagai salah satu aset perusahaan. Dalam suatu perusahaan, kas dibagi menjadi 2 yaitu kas bank, kas perusahaan yang disimpan di bank dalam bentuk tabungan, deposito, atau dimasukkan ke dalam portofolio saham dan kas kecil (petty cash), adalah uang kas atau dana yang disediakan oleh perusahaan dengan tujuan untuk membayar pengeluaranpengeluaran dengan jumlah nominal yang relatif kecil dan bersifat rutin atau untuk membiayai kegiatan harian operasional perusahaan yang tidak membutuhkan dana terlalu besar misalnya membeli peralatan alat tulis kantor, biaya transportasi, materai, dan sebagainya. 2)



Macam-macam kas  Kas kecil, merupakan bagian dari kas, yaitu uang tunai yang disediakan perusahaan untuk membayar pengeluaran-pengeluaran yang jumlahnya relatif kecil dan tidak ekonomis bila dibayar dengan cek atau giro. Metode pencatatan Kas Kecil ada 2 yaitu :  Metode Imprest (metode dana tetap), Adalah suatu metode pengisian dan pengendalian kas kecil dimana jumlah kas kecil selalu tetap dari waktu ke waktu, karena pengisian kembali kas kecil akan sama dengan jumlah yang telah dikeluarkan. Kegiatan operasinya dana kas kecil dengan menggunakan imprest fund yaitu : 1. Pembentukan Kas 2. Penggunaan Kas 3. Pengisian kembali kas kecil Jurnal yang dibuat : Kas kecil dibentuk Kas kecil diisi Jumlah kas kecil dinaikkan/diturunkan



Misalkan : Pada tanggal 5 April 2020 PT. OTKP membentuk dana kas kecil sebesar RP 5.000.000,00 Pada tanggal 15 April 2020 bendahara ingin mengisi kas kecil kembali karena dananya mau habis. Diantaranya pengeluaranya adalah sebagai berikut : > Biaya Angkut penjualan Rp 1.000.000,00 > Biaya Adsministrasi Rp 1.000.000,00 > Biaya Perlengkapan Rp 1.500.000,00 > Biaya Lain-lain Rp 1.000.000,00 Pada tanggal 25 April setelah bendahara memprediksikan dana kas kecil tidak cukup untuk biaya operasional maka bendahara tersebut memberikan pertanggungjawaban kepada kasir. Pada tanggal 30 April perusahaan ingin menaikkan jumlah saldo kas kecil untuk bulan berikutnya sejumlah 6.000.000. Penyelesaiannya :



Departemen Administrasi Perkantoran | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata



210



ADMINISTRASI PROFESIONAL



PENGELOLAAN KAS KECIL



ingat pada saat transaksi pengeluaran kas kecil tidak dilakukan penjurnalan, penjurnalan dilakukan apabila bendahara memprediksikan dana kas kecil sudah mencapai minimum kemudian dilanjutkan pertanggungjawabkan kebagian kasir. Kelebihan metode dana tetap (Imprest Fund) adalah dananya selalu tetap kecuali ada perubahan kebijakan. Dalam hal ini perusahaan akan sebisa mungkin menekan biaya-biaya yang dikeluarkan melalui kas kecil. Karena jumlah dana yang dianggarkan selalu sama.  Metode Fluktuasi, suatu metode pencatatan dan pengendalian kas kecil, dimana jumlah kas kecil akan selalu berubah sesuai dengan pengeluaran, penerimaan dan penambahan kas kecil. Pada sistem ini, pengelola kas kecil melakukan pencatatan pada buku kas kecil untuk setiap pengeluaran maupun penambahan dana kas kecil yang akan dijadikan dasar untuk diposting ke perkiraan-perkiraan buku besar. Misalkan : Pada tanggal 5 April 2020 PT. OTKP membentuk dana kas kecil sebesar RP 5.000.000,00 Pada tanggal 15 April 2020 bendahara ingin mengisi kas kecil kembali karena dananya mau habis. Diantaranya pengeluaranya adalah sebagai berikut :



Departemen Administrasi Perkantoran | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata



211



ADMINISTRASI PROFESIONAL



PENGELOLAAN KAS KECIL



> Biaya Angkut penjualan Rp 1.000.000,00 > Biaya Adsministrasi Rp 1.000.000,00 > Biaya Perlengkapan Rp 1.500.000,00 > Biaya Lain-lain Rp 1.000.000,00 Pada tanggal 25 April perusahaan mengadakan pengisian kembali. Pada tanggal 30 April perusahaan ingin menaikkan jumlah saldo kas kecil untuk bulan berikutnya sejumlah 6.000.000. Penyelesaiannya :



 Kas Bank Kas Bank adalah jumlah kas yang disimpan pada bank yang dapat ditarik setiap saat. Kas bank merupakan uang yang dimiliki perusahaan yang disimpan di bank. Kas dalam pengertian lain juga berarti simpanan. Pengertian simpanan yang bisa berupa bentuk giro/bilyet. Kas Besar, adalah kas perusahaan yang nilanya besar yang di simpan di bank. karena nilainya yang relatif besar sehingga perusahaan menyimpannya dalam rekening giro. Kas besar bisa disebut juga dengan kas di bank, fungsi kas besar adalah untuk membeli atau membayar transaksi tertentu yang nilainya besar selain itu dengan menyimpannya uang di bank, maka prusahaan akan mendapatkan untung dari bunga yang di berikan oleh pihak



Departemen Administrasi Perkantoran | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata



212



ADMINISTRASI PROFESIONAL



PENGELOLAAN KAS KECIL



bank semakin besar uang yang disimapan, maka akan semakin besar pula bunga yang akan di dapat. Contoh kas besar ini ada banyak jenisnya seperti, rekening giro, deposito berjangka, deposito tidak berjangka, dan yang lainnya. c. Judul Materi 3 : menangani perilaku pelanggan yang mencurigakan sesuai dengan sop organisasi 1) Definisi Perilaku Konsumen Perilaku konsumen merupakan suatu proses yang berkaitan erat dengan proses pembelian, pada saat itu konsumen melakukan aktifitas-aktifitas seperti melakukan pencarian, penelitian, dan pengevaluasian produk. Perilaku konsumen merupakan hal-hal yang mendasari konsumen untuk membuat keputusan pembelian. Yang termasuk ke dalam perilaku konsumen selain mengenai kualitas produk, juga meliputi harga produk atau jasa tersebut. Jika harga suatu produk tidak terlalu tinggi, maka konsumen tidak akan terlalu lama membutuhkan waktu untuk memikirkan dan melakukan aktifitas perilaku konsumen. Namun jika harga suatu barang atau jasa tersebut bisa dibilang tinggi, atau mahal, maka konsumen tersebut akan memberikan effort lebih terhadap barang tersebut. Pembeli tersebut akan semakin lama melakukan perilaku konsumen, seperti melihat, menanyakan, mengevaluasi, dan mempertimbangkan. 2)



3)



Jenis Perilaku Konsumen Jenis-jenis perilaku konsumen ini sendiri berbeda-beda dan bermacam-macam. Ciri dari Perilaku Konsumen yang bersifat Rasional : o Konsumen memilih barang berdasarkan kebutuhan o Barang yang dipilih konsumen memberikan kegunaan optimal bagi konsumen o Konsumen memilih barang yang mutunya terjamin o Konsumen memilih barang yang harganya sesuai dengan kemampuan konsumen Ciri Perilaku Konsumen yang bersifat Irrasional: o Konsumen sangat cepat tertarik dengan iklan dan promosi di media cetak maupun elektronik o Konsumen memilih barang-barang bermerk atau branded yang sudah dikenal luas o Konsumen memilih barang bukan berdasarkan kebutuhan, melainkan gengsi atau prestise Cara Mengenali Perilaku Konsumen Dalam disiplin ilmu ekonomi terdapat 3 pendekatan untuk mengenali perilaku konsumen, pendekatan-pendekatan tersebut adalah sebagai berikut :  Pendekatan Interpretif. Pendekatan ini adalah pendekatan yang membahas secara mendalam hal-hal mendasar mengenai perilaku konsumen. Dalam pendekatan ini menggunakan teknik observasi langsung yaitu menggunakan teknik wawancara yang dilakukan secara mendalam dan menyeluruh. Selain wawancara, pendekatan ini juga mengutamakan focus group discussion.



Departemen Administrasi Perkantoran | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata



213



ADMINISTRASI PROFESIONAL



PENGELOLAAN KAS KECIL



Semua hal tersebut dilakukan untuk mendapatkan kesimpulan mengenai makna suatu produk atau jasa bagi konsumen, serta perasaan yang dialami konsumen ketika membeli kemudian menggunakan produk maupun jasa tersebut.  Pendekatan Tradisional yang didasari pada teori dan metode dari Ilmu Psikologi Kognitif, Sosial dan Behavioral serta Ilmu Sosiologi. Pendekatan ini menggunakan studi lapangan berupa eksperimen yang didukung dengan survey dengan tujuan untuk menguji hipotesa penelitian yang berkaitan dengan teori. Kemudian dicari sebuah pemahaman mengenai proses seorang konsumen menganalisa beberapa informasi, membuat keputusan, dan pengaruh lingkungan sosial terhadap perilaku konsumen tersebut. Tujuan utama dari pendekatan ini adalah untuk mengembangkan teori dan metode yang relatif. Yang mana akan digunakan untuk menjelaskan perilaku konsumen serta pembuatan keputusan konsumen.  Pendekatan Sains Pemasaran yang didasari pada teori dan metode dari Ilmu Ekonomi dan Statistika. Penelitian dalam pendekatan ini menggunakan pengembangan teori dari Abraham Maslow yaitu Teori Hierarki Kebutuhan Maslow. Teori tersebut berisi tentang hierarki kebutuhan manusia yang kemudian diuji coba dengan model Ilmu Matematika. Pendekatan ini dilakukan untuk memprediksi moving rate analysis atau pengaruh startegi marketing terhadap pilihan dan pola konsumsi. 4)



Mengenali Masalah Konsumen Sebagai produsen atau penjual barang dan jasa, maka Anda perlu mengetahui cara-cara mengenali masalah konsumen. Hal ini diperlukan agar masalah yang dialami oleh konsumen tersebut dapat Anda ubah menjadi sebuah peluang. Jika Anda dapat memperbaiki kekurangan penjualan atau mengetahui hal apa yang sering menjadi masalah konsumen, maka hal tersebut akan menjadi perbaikan bagi penjualan dan bisnis Anda. Berikut terdapat beberapa tips agar Anda dapat mengenali masalah konsumen :  Jadilah Pelanggan, Anda harus melihat sisi dari seorang pelanggan, tidak selalu menjadi sisi seorang penjual. Misalkan Anda pergi ke pusat perbelanjaan, tentu secara otomatis Anda harus menempatkan diri sebagai konsumen. Nah, hal apa saja yang Anda temui di pusat perbelanjaan tersebut yang Anda anggap merupakan suatu kekurangan. Misalnya tentang pelayanan karyawan yang kurang tanggap atau kurang ramah, ketersediaan produk, kualitas produk, dan lain sebagainya. Dari situ Anda akan dapat mengetahui dan belajar tentang masalah-masalah yang sering dialami oleh konsumen.  Amati Sekeliling Konsumen dan Kompetitor, Hal lain yang dapat Anda lakukan adalah mengamati lingkungan dan keadaan di sekeliling konsumen maupun kompetitor bisnis Anda. Dengan mengamati bisnis yang hampir mirip atau serupa dengan bisnis Anda, maka Anda dapat melihat kekurangan-kekurangan yang mungkin dapat terjadi pada sektor bisnis tersebut. Sehingga Anda dapat dengan cepat melakukan tindakan pencegahan maupun perbaikan pada bisnis Anda.



Departemen Administrasi Perkantoran | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata



214



ADMINISTRASI PROFESIONAL



PENGELOLAAN KAS KECIL



 Menambah Kenalan dan Membuka Pemikiran, Menambah kenalan dan jaringan pertemanan adalah hal yang sangat positif bagi Anda dan bisnis Anda. Selain menambah relasi, partner kerja, juga dapat menambah networking atau jaringan bagi bisnis Anda. Dalam memulai perkenalan yang baru, usahakan untuk tidak mengatakan hal-hal yang negatif seperti menyinggung perasaan lawan bicara, berbicara sombong dan egois, mengatakan hal-hal yang menyangkut SARA, dan lain sebagainya. Pembicaraan dalam perkenalan baru hendaknya memiliki hal-hal yang positif seperti kalimat-kalimat yang mendukung dan tidak merendahkan lawan bicara.  Bertanya Langsung Masalah yang Dihadapi oleh Pelanggan Tidak ada salahnya bertanya kepada pelanggan lain tentang pandangannya mengenai bisnis Anda. Anda dapat memulai sebuah perkenalan dengan pelanggan yang lainnya dengan cara menanyakan hal-hal yang ringan terlebih dahulu, seperti sapaan, kalimat basa-basi, dan lain sebagainya. Kemudian Anda juga dapat meminta masukan atau pendapat mengenai bisnis yang Anda jalankan, sehingga Anda dapat mengetahui apa saja keluhan atau masalah yang sering dialami oleh para konsumen.



d. Judul Materi 4 : menangani tindakan pencurian sesuai dengan SOP organisasi 1) Penggelapan berbeda dengan pencurian, sama-sama merupakan perbuatan mengambil sebagian atau seluruh barang milik orang lain, di mata hukum, penggelapan berbeda dengan pencurian, perbedaan kedua tindakan itu terletak pada keberadaan barang yang diambil. Dalam pencurian, barang tersebut belum berada di tangan pencuri, dan masih harus diambil. Sementara pada penggelapan, barang tersebut sudah berada di tangan pelaku, yang memang dalam penguasaan pelaku secara sah. 2)



Upaya Perusahaan untuk Tindakan Penggelapan, Pada dasarnya, penggelapan adalah perbuatan pidana, sehingga termasuk dalam ranah hukum pidana pelaku bisa dipidana penjara maksimal 5 tahun (pasal 374 Kitab UndangUndang Hukup Pidana/KUHP) sebelum melaporkan pelaku ke polisi, sebagai pemilik usaha bisa melakukan upaya-upaya lain terlebih dulu yang bersifat administratif dan perdata. Salah satu upaya pencegahan yang bisa diupayakan adalah dengan membuat peraturan perusahaan, perjanjian kerja atau SOP yang jelas, yang mengatur tugas-tugas administratif dan pertanggung jawaban ketika tenaga kerja memegang inventaris atau aset kantor. Selain itu, sebaiknya mengatur juga sanksi, bila ada karyawan yang melakukan tindakan penggelapan atau kelalaian. Dengan demikian ada dasar yang kuat untuk menindak secara administratif karyawan yang ketahuan melakukan penggelapan uang ataupun aset perusahaan, misalnya : bisa melakukan pemutusan hubungan kerja (PHK), karena penggelapan termasuk kesalahan berat yang dapat mengakibatkan PHK atau memberlakukan sanksi skorsing selama waktu tertentu. Tindakan administratif yang dilakukan dapat juga dibarengi dengan upaya perdata, berupa pembuatan perjanjian atau surat pernyataan pengembalian uang yang digelapkan selama jangka waktu tertentu. Isinya bebas saja, sesuai



Departemen Administrasi Perkantoran | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata



215



ADMINISTRASI PROFESIONAL



PENGELOLAAN KAS KECIL



kesepakatan termasuk pengembalian uang yang digelapkan itu bisa dicicil atau tidak. Pengembalian dana yang telah digelapkan, baik sebagian maupun seluruhnya, tidak akan menghapuskan pidananya karena perbuatan pidananya telah sempurna. Jadi, jika upaya pidana akan lebih memberikan efek jera bagi si karyawan, sekaligus peringatan bagi karyawan lain agar tidak melakukan tindakan yang sama, walaupun dana yang telah digelapkan kemudian dikembalikan, ia tetap dapat dituntut dengan pasal penggelapan. e. Judul Materi 5 : menyimpan aset fisik sesuai SOP organisasi Aset merupakan bagian terpenting perusahaan tanpa adanya aset kegiatan operasional tidak dapat berlangsung dengan baik seperti : pembayaran gaji karyawan, pembelian barang, hingga penjualan yang dapat meningkatkan aset perusahaan akan terhambat. Oleh karena itu, penting bagi perusahaan untuk menjaga aset dengan baik. Dalam menjaga aset, pengusaha perlu strategi untuk menjaga aset perusahaan selain untuk dilindungi, aset juga harus dikelola dengan baik untuk mendapatkan manfaat bagi perusahaan, sekaligus mendorong tercapainya tujuan perusahaan. Jurnal, software akuntansi online yang memudahkan dalam mengelola aset perusahaan. Dengan menggunakan software akuntansi Jurnal akan mendapatkan laporan aset secara real-time yang akan menampilkan daftar aset tetap dengan harga perolehan awal, akumulasi penyusutan, hingga nilai aset tersebut. Beberapa strategi yang dapat direncanakan untuk menjaga aset perusahaan, yaitu: a. Asuransikan Bisnis Asuransi tidak hanya penting untuk diri pribadi ataupun karyawan, asuransi juga bagian penting dari bisnis. Cobalah memulai untuk membuat anggaran untuk mengasuransikan bisnis dengan perusahaan asuransi yang tepat. Dengan adanya asuransi akan dimudahkan ketika mendapatkan sebuah masalah. Pastikan untuk mendapatkan polis asuransi yang tepat dan sesuai dengan yang dibutuhkan. b.



Pilih Entitas yang Tepat Bisnis yang beroperasi dengan kepemilikan tunggal bukanlah pilihan terbaik untuk menjaga sebuah aset karena dengan kepemilikan tunggal, aset pribadi juga akan terkena gugatan potensial dari departemen perpajakan. Oleh karena itu, menyiapkan suatu entitas (setiap individu dan/atau organisasi yang berbadan hukum) seperti perseroan terbatas merupakan langkah penting yang harus dilakukan untuk menjaga aset sekaligus mengembangkan bisnis.



c.



Pisahkan Rekening Pribadi dengan Perusahaan Selain memudahkan dalam mengelola arus kas, memisahkan rekening pribadi dan perusahaan juga dapat memudahkan dalam mengelola aset perusahaan. Tak hanya rekening pribadi, perlu juga dipertimbangkan untuk memiliki buku cek untuk bisnis. Menggunakan nama, perusahaan pada setiap dokumen juga dapat menjaga catatan perusahaan yang biasa digunakan disetiap pertemuan bisnis.



Departemen Administrasi Perkantoran | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata



216



ADMINISTRASI PROFESIONAL



d.



PENGELOLAAN KAS KECIL



Terapkan Sistem Kontrak yang Tepat Kreditur dapat dengan mudah menjatuhkan perusahaan beserta asetnya ketika pengusaha mulai bersikap lengah, Beberapa kreditur biasanya akan membuat sistem kontrak yang didalamnya dipenuhi dengan kecurangan, pengusaha harus lebih cermat dan teliti ketika ingin membuat ataupun membaca kontrak, harus membuat sistem perjanjian kontrak dengan prosedur yang benar dan tepat. Perjanjian kontrak, tidak hanya untuk perjanjian kerja sama, tapi juga untuk perjanjian sewa menyewa, jual beli, dan lain sebagainya. Selain itu, janganlah mudah percaya dengan perjanjian yang hanya diucapkan di mulut, jika perlu dapat menyewa jasa notaris atau penasihat hukum yang bisa menjadi saksi perjanjian kontrak.



Lembar Kerja Lembar Kerja Elemen 1 Jika anda sebagai seorang pengusaha, pada suatu hari terjadi penggelapan atau pencurian salah satu aset perusahaan yang dilakukan oleh beberapa orang karyawan, sikap apa yang akan anda ambil dalam mengatasi masalah tersebut. Untuk menjawab LK ini, silahkan membaca materi, brosing, diskusi dan lainlain yang dapat membantu menyelesaikan lembar kerja tersebut serta perhatikan indikator di bawah ini : o menggunakan sistem dan prosedur keamanan perusahaan sesuai dengan SOP organisasi o menyimpan uang kas/tunai sesuai dengan SOP organisasi o menangani perilaku pelanggan yang mencurigakan sesuai dengan sop organisasi o menangani tindakan pencurian sesuai dengan SOP organisasi. o menyimpan aset fisik sesuai SOP organisasi 2.



Elemen 2 : Meminimalisir pencurian a. Judul Materi 1 : melakukan tindakan tepat yang sesuai peraturan untuk mengurangi pencurian Meminimalisir pencurian yang dilakukan karyawan dan menciptakan lingkungan kerja jujur dan terpercaya, dapat dilakukan dengan cara : 1. Membuat daftar lengkap perlengkapan kantor dan peraturan Karyawan biasanya tidak menganggap perbuatannya sebagai sesuatu yang salah karena tidak paham batasan penyalahgunaan fasilitas kantor, mana yang bebas digunakan atau diambil dan mana yang tidak boleh, untuk memberikan pemahaman tersebut dapat di buat peraturan penggunaan fasilitas bagi ke seluruh karyawan. 2. Menunjuk pengawas Memberikan kepada sejumlah karyawan untuk melakukan pengadaan dan memonitor pembagian fasilitas kantor, lalu jadikan satu manajer dengan track record baik sebagai supervisor penggunaan perangkat kantor. Jika memungkinkan, simpan seluruh peralatan kantor di ruang terkunci dan hanya beri akses pada beberapa karyawan yang memang berkepentingan.



Departemen Administrasi Perkantoran | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata



217



ADMINISTRASI PROFESIONAL



PENGELOLAAN KAS KECIL



Dengan begitu, setiap penggunaan dan permintaan terhadap suplai kantor baru bisa dimonitor dengan baik. 3.



Melakukan pengecekan secara berkala



Pengecekan perlu dilakukan untuk mengetahui keberadaan, kelayakan aset agar dapat diambil tindakan yang diperlukan. Buatlah jadwal pengecekan sesuai yang diinginkan, misalnya : tri wulan, catur wulan, atau semester.



b. Judul Materi 2 : mencocokkan kode inventaris dengan ketersediaan



inventaris secara berkala sesuai peraturan Menjaga inventaris tidak sesederhana yang dibayangkan, diperlukan strategi pengelolaan inventaris yang tepat. Beberapa cara yang bisa dilakukan untuk menjaga inventaris, adalah : 1. Pilih Penanggung Jawab Inventaris yang Tepat Tentukan karyawan untuk berperan sebagai pengelola inventaris. Karyawan yang bertanggung jawab terhadap inventaris harus benar-benar mengerti mengenai seluk beluk inventaris. mereka harus dapat memberikan laporan inventaris secara lengkap. Pengelola inventaris juga bertanggung jawab menangani audit inventaris, pengembalian barang, pengisian ulang, dan sebagainya. 2. Optimalkan Keamanan di Gudang dan Toko Salah satu cara paling efektif untuk menjaga inventaris adalah dengan meningkatkan keamanan dengan memasang kamera CCTV atau memasang password pada pintu gudang dan berikan akses tersebubt untuk masuk dan keluar kepada mereka yang diberikan tanggung jawab. 3. Beri Kode SKU & Barcode untuk Setiap Barang Pemberian kode inventaris dan barcode memudahkan untuk melacak barang inventaris. Ini dilakukan sebagai upaya untuk memastikan seluruh barang tercatat dengan baik sehingga menghindari kehilangan. Untuk mempermudah melacak barang dan membuat barcode, pertimbangkan untuk menggunakan sistem barcode yang terintegrasi dengan barcode scanner dan sistem manajemen inventaris. 4. Pantau Tingkat Persediaan Memantau tingkat persediaan secara berkala akan menjauhkan dari penyusutan inventaris. Tentukan batas minimum setiap waktu. Jika tingkat persediaan mendekati batas minimum, artinya harus segera melakukan pemesanan ulang. Jangan memesan terlalu banyak. 5. Lakukan Audit Inventaris Secara Berkala Jangan melupakan audit inventaris, bandingkan jumlah barang yang ada dengan jumlah yang tercatat pada sistem. Cara ini dinamakan juga dengan stocktaking. Pastikan tidak ada perbedaan antara jumlah barang yang sebenarnya dengan jumlah dalam sistem. Tidak ada waktu yang ditetapkan



Departemen Administrasi Perkantoran | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata



218



ADMINISTRASI PROFESIONAL



PENGELOLAAN KAS KECIL



untuk melakukan pengecekan inventaris, jadi bisa dilakukan kapan saja jika dibutuhkan. 6. Otomatiskan Manajemen Inventaris Anda Tidak ada cara yang lebih efektif untuk mengelola tingkat persediaan selain mengotomatiskan manajemen inventaris. Mengecek secara manual sangat memakan waktu dan tidak efisien. Untuk hasil terbaik, sangat disarankan menggunakan software manajemen inventaris. Software ini membantu memonitor tingkat persediaan, mengontrol pengadaan barang, mempercepat pemesanan ke supplier, membuat laporan inventaris yang lengkap, dan masih banyak lagi. Software manajemen inventaris yang baik terintegrasi dengan barcode sehingga bisa semakin mempercepat proses pencarian dan pelacakan barang.



c. Judul Materi 3 : memberi pengamanan tambahan barang yang mudah



dicuri sesuai peraturan Pengamanan adalah segala betuk mekanisme yang harus dijalankan yang ditujukan untuk terhindar dari segala yang membahayakan. Pemberian kode inventaris dan barcode memudahkan untuk melacak barang inventaris. Pertimbangkan untuk menggunakan sistem barcode yang terintegrasi dengan barcode scanner. Mengotomatiskan manejemen inventaris dengan menggunakan software sehingga bisa semakin mempercepat proses pencarian dan pelacakan barang.



d. Judul Materi 4 : menjaga keamanan staf dan pihak luar sesuai SOP



organisasi Perusahaan terdapat berbagai macam informasi mengenai neraca keuangan, aktiva, surat-surat penting, sistem, modal yang digunakan, saham, bunga pinjaman, hutang yang dimiliki dan berbagai hal penting jika informasi itu bocor kepada pihak lainnya, akan sangat merugikan perusahaan karena itu penting menjaga seluruh sumber daya, baik yang bersifat virtual maupun fisik agar aman dari ancaman baik dari dalam atau dari luar, Ancaman internal diperkirakan menghasilkan kerusakan yang secara potensi lebih serius jika dibandingkan denga ancaman eksternal, dikarenakan pengetahuan internal yang lebih mendalam tentang perusahaan sedangkan ancaman eksternal misalnya perusahaan lain yang memiliki produk yang sama dengan produk perusahaan atau disebut juga pesaing usaha. Apabila ada pihak yang membocorkan informasi maka kerugian besar akan terjadi. Bisa saja pihak lain menggunakan kesempatan ini untuk menyerang dan membuat perusahaan bangkrut. Akibatnya, lebih dari puluhan, ratusan bahkan ribuan orang menjadi pengangguran. Dengan menjaga informasi dan kerahasiaan perusahaan, maka secara tidak langsung perusahaan akan lebih aman dari tindakan pencurian. Keamanan pun harus diterapkan dalam setiap hal baik itu karyawan maupun teknologi yang terdapat di dalamnya. Cara yang dapat digunakan untuk mengamankan identitas dan informasi rahasia dari perusahaan sebagai berikut: 1) Mengamankan jaringan



Departemen Administrasi Perkantoran | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata



219



ADMINISTRASI PROFESIONAL



PENGELOLAAN KAS KECIL



Semakin canggihnya teknologi, maka cyber crime pun akan semakin tinggi pula. Mereka pasti akan mengikuti perkembangan teknologi guna memperoleh keuntungan instan dengan menjual informasi perusahaan pada pihak lain yang memiliki niat tidak baik karena itulah diperlukan penjagaan ekstra ketat dari pihak jaringan teknologi. Apabila perusahaan memakai sistem jaringan nirkabel, maka pastikan memiliki teknisi yang mampu mengamankan jaringan. Apalagi hacker yang berpengalaman pasti bisa memperoleh berbagai akses menuju jaringan dalam jangka waktu yang cepat. Semakin canggih hacker, maka data perusahaan akan langsung terbuka tanpa disadari. Pastikan perusahaan selalu mengunci router dan juga mengenkripsi seluruh informasi dari mata-mata. Bila perlu, selalu beri pasword dalam seluruh jaringan data komputer dan bila perlu cobalah untuk hidden seluruh sistem. Dengan menyembunyikan data, maka setidaknya telah mencegah kejahatan dalam perusahaan. Bila perlu, jangan ada yang mengakses komputer karyawan lain dengan sembarangan meskipun dalam satu perusahaan.



2) Memperhatikan Phishing Phishing merupakan salah satu teknik pencurian identitas yang paling umum. Cara ini akan memungkinkan para hacker mampu mengakses data atau informasi perusahaan dengan berpura-pura jika mereka adalah situs website. Arti sebenarnya adalah dengan mengklik salah satu situs scam atau palsu akan membuat mereka memiliki akses untuk masuk menuju data informasi pribadi perusahaan dan hal ini jelas merugikan perusahaan ke depannya. Bahkan tanpa disadari, situs palsu itu telah mengakses data sebanyak mungkin untuk mencegah hal ini terjadi, maka harus tetap memberi tahu pada karyawan untuk tetap berhati-hati pada situs yang meminta informasi tersebut dalam bentuk apapun meskipun dirasa mereka adalah agen yang terpercaya. Pastikan untuk tetap membuat karyawan waspada selama mereka mengakses internet.



3) Membackup data Selalu backup data atau file perusahaan sesering mungkin, sebagai contoh apabila di kantor terjadi pemadaman listrik mendadak ataupun koneksi internet yang hilang seringkali membuat tugas maupun data informasi menjadi hilang. Meskipun komputer merupakan teknologi canggih, namun hal seperti ini seringkali terjadi sehingga harus tetap sering melakukan backup secara berkala untuk mencegah hal ini terjadi. Sebaiknya memiliki salinan yang diletakkan dalam flash disk maupun hardisk sehingga apabila hal seperti ini terjadi, maka tidak perlu khawatir lagi dan cukup memindahkannya kembali menuju komputer baru. Lembar Kerja Lembar Kerja Elemen 2 Sebagai pemimpin perusahaan OTKP, tindakan apa yang akan dilakukan kepada karyawan untuk meminimalisir pencurian yang mungkin terjadi dan dapat merugikan perusahaan yang anda pimpin. Untuk mengerjakan LK ini anda dapat membaca materi, membrosing, berdiskusi dan lain-lain, serta perhatikan indikator di bawah ini :



Departemen Administrasi Perkantoran | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata



220



ADMINISTRASI PROFESIONAL



   



PENGELOLAAN KAS KECIL



melakukan tindakan tepat yang sesuai peraturan untuk mengurangi pencurian. mencocokkan kode inventaris dengan ketersediaan inventaris secara berkala sesuai peraturan. memberi pengamanan tambahan barang yang mudah dicuri sesuai peraturan. menjaga keamanan staf dan pihak luar sesuai SOP organisasi



D. Rangkuman Modul meminimalisir Pencurian terdiri atas 2 (dua) elemen, 1). Menggunakan sistem keamanan penyimpanan secara rutin yang meliputi : menggunakan sistem dan prosedur keamanan perusahaan sesuai dengan SOP organisasi, menyimpan uang kas/tunai sesuai dengan SOP organisasi, menangani perilaku pelanggan yang mencurigakan sesuai dengan sop organisasi, menangani tindakan pencurian sesuai dengan SOP organisasi, menyimpan aset fisik sesuai SOP organisasi. 2). Meminimalisir pencurian, meliputi : melakukan tindakan tepat yang sesuai peraturan untuk mengurangi pencurian, mencocokkan kode inventaris dengan ketersediaan inventaris secara berkala sesuai peraturan, memberi pengamanan tambahan barang yang mudah dicuri sesuai peraturan, menjaga keamanan staf dan pihak luar sesuai SOP organisasi.



E.



Evaluasi Soal Pengetahuan 1. Suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran yang tertentu, pernyataan tersebut merupakan pengertian.... A. System yang menekankan pada prosedur B. System yang menekankan pada elemen atau komponen C. System yang menekankan pada konsep D. System yang menekankan pada faktual 2.



Kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu, pernyataan tersebut merupakan pengertian.... A. System yang menekankan pada prosedur B. System yang menekankan pada komponen C. System yang menekankan pada konsep D. System yang menekankan pada faktual



3.



Serangkaian aksi yang spesifik, tindakan atau operasi yang harus dijalankan atau dieksekusi dengan cara yang baku (sama) agar selalu memperoleh hasil yang sama dari keadaan yang sama, pernyataan tersebut merupakan pengertian.... A. Komponen B. Konsep C. Prosedur D. Faktual



Departemen Administrasi Perkantoran | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata



221



ADMINISTRASI PROFESIONAL



PENGELOLAAN KAS KECIL



4.



Kas A. B. C. D.



perusahaan yang disimpan di bank dapat dalam bentuk... Deposito Cek Wesel Rekonsiliasi



5.



Dana yang disediakan oleh perusahaan dengan tujuan untuk membayar pengeluaranpengeluaran operasional perusahaan yang tidak membutuhkan dana terlalu besar, adalah…. A. Kas B. Kas Besar C. Kas Bank D. Kas Kecil



6.



Konsumen memilih barang yang harganya sesuai dengan kemampuannya, perilaku ini merupakan ciri prilaku konsumen yang bersifat.... A. Rasional B. Irrasional C. Emosional D. Prestise



7.



Ciri A. B. C. D.



8.



Di mata hukum, barang yang sudah berada di tangan pelaku, disebut.... A. Penggelapan B. Pencurian C. Penipuan D. Pengambilan



9.



Di mata hukum, barang yang belum berada di tangan pelaku, disebut.... A. Penggelapan B. Pencurian C. Penipuan D. Pengambilan



Perilaku Konsumen yang bersifat Irrasional: Memilih barang berdasarkan kebutuhan Memilih barang yang mutunya terjamin Memilih barang yang harganya sesuai dengan kemampuan konsumen Memilih barang branded yang sudah dikenal luas



10. Salah satu cara yang dapat digunakan untuk mengamankan identitas dan informasi rahasia dari perusahaan, adalah.... A. Mengupload data B. Memposting data C. Mendownload data D. Membackup data Soal Keterampilan



Departemen Administrasi Perkantoran | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata



222



ADMINISTRASI PROFESIONAL



PENGELOLAAN KAS KECIL



Sebagai pemimpin tentu akan berusaha semaksimal mungkin agar informasi perusahaan tidak jatuh ketangan pesaing karena akan merugikan perusahaan. Salah satu usaha yang di lakukan adalah memberikan pemahaman kepada karyawan tentang cara menjaga sistem keamanan informasi dan usaha meminimalisir pencurian dengan kegiatan tersebut diharapkan mereka mempunyai sifat loyalitas. Pemberian pemahaman akan dilakukan melalui rapat. Tugas anda bekerjalah secara kelompok dan diskusikan cara menjaga sistem keamanan informasi dan usaha meminimalisir pencurian yang mungkin terjadi sebagai bahan/materi rapat dengan karyawan. Hasil yang diharapkan :  Bahan presentasi (hasil diskusi) yang sesuai dengan prinsip dan teknik design  Perangkat rapat mulai persiapan, pelaksanaan, dan pelaporan  Vidio rapat F.



Refleksi dan Tindak Lanjut 1. Apa yang telah Saudara pelajari dari kegiatan pembelajaran ini? 2. Apa pendapat Saudara tentang materi pada kegiatan pembelajaran ini? 3. Apakah penugasan pada lembar kerja pada kegiatan pembelajaran ini meningkatkan keterampilan, pengetahuan, dan sikap kerja Saudara? 4. Apa yang akan Saudara lakukan untuk memahami dan menerapkan kemampuan Saudara pada kompetensi ini di tempat Saudara bekerja?



BAB. XI KEGIATAN PEMBELAJARAN 10 MEMBUAT LAPORAN KAS KECIL



A.



Tujuan Pembelajaran



Melalui diskusi dan mengkaji informasi materi membuat laporan kas kecil, peserta dapat : 1. Menyiapkan Keperluan Laporan Kas Kecil Menurut SOP dengan teliti 2. 3.



B.



Menyusun Bukti-Bukti Keuangan dengan disiplin dan teliti Membuat Laporan Kegiatan Kas Kecil dengan teliti



Kriteria Unjuk Kerja 1. MENYIAPKAN KEPERLUAN LAPORAN KAS KECIL MENURUT SOP a. Mengidentifikasi data transaksi sesuai dengan klasifikasi b. Mencatat penerimaan dan pengeluaran sesuai dengan keperluan 2.



MENYUSUN BUKTI-BUKTI KEUANGAN a. Mengumpulkan bukti-bukti transaksi yang telah dilakukan b. Mengevaluasi data keuangan untuk menjamin ketetapan, kualitas dan eakuratan sesuai dengan keperluan perusahaan c. Mencatat saldo awal dan akhir sesuai dengan kebutuhan perusahaan



3.



MEMBUAT LAPORAN KEGIATAN KAS KECIL Departemen Administrasi Perkantoran | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata



223



ADMINISTRASI PROFESIONAL



a. b. c. d. e.



C.



PENGELOLAAN KAS KECIL



Mendata dokumen-dokumen transaksi tunai dan non tunai mengikuti prosedur keamanan perusahaan Menghitung sisa uang tunai secara akurat Menghitung bukti pembayaran non tunai secara akurat Menunjukkan keseimbangan nilai yang tercatat dengan semua transaksi dapat dengan akurat Membuat data seluruh transaksi untuk menentukan saldo kas berdasarkan bukti-bukti pendukung



Aktifitas Pembelajaran 1. Elemen 1 : MENYIAPKAN KEPERLUAN LAPORAN KAS KECIL MENURUT SOP a. Judul Materi 1 : Mengidentifikasi data transaksi sesuai dengan klasifikasi 1). Pengertian Bukti Transaksi



Setiap transaksi penerimaan dan pengeluaran yang dilakukan perusahaan pasti ada pencatatan, pencatatan dilakukan memakai media baik kertas atau elektronik dan dapat juga dengan memakai dokumen transaksi. Dari uraian tersebut dapat diambil kesimpulan bahwa bukti transaksi merupakan sebuah dokumen asli yang menjadi alat atau sumber yang autentik untuk merekam semua transaksi.



2).



Macam-macam Transaksi Transaksi dapat dibedakan sesuai dengan kejadiannya, yaitu :  transaksi internal, yakni sebuah transaksi yang hanya terjadi di dalam perusahaan  transaksi eksternal, yakni sebuah transaksi yang terjadi dengan pihak luar perusahaan



3).



Tujuan dan Fungsi Bukti Transaksi Bukti transaksi merupakan dokumen untuk mempermudah dalam menyusun laporan keuangan yang mempunyai fungsi dan manfaat sebagai berikut :  Bukti transaksi dapat mengetahui pihak yang bertanggung jawab atas terjadinya transaksi  Bukti transaksi menjadi media yang didalamnya berisikan seluruh data informasi keuangan  Bukti transaksi sebagai dasar untuk pencatatan laporan  Bukti transaksi dapat mengurangi kemungkinan kesalahan  Bukti transakssi dapat menghindari duplikasi ketika pengumpulan data



4).



Macam-macam Bukti Transaksi Berikut adalah contoh macam-macam bukti transaksi, di antaranya:



Departemen Administrasi Perkantoran | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata



224



ADMINISTRASI PROFESIONAL



a) b)



c)



d)



e) f)



g)



h)



i) j)



PENGELOLAAN KAS KECIL



Nota Kontan, Bukti pembayaran atau dokumen pembayaran yang dikeluarkan oleh penjual kepada pembeli sebagai bukti transaksi atas penjualan barang secara tunai Nota Kredit, Bukti transaksi penerimaan barang yang telah dijual atau pengambilan barang. Nota kredit yang dikeluarkan oleh penjual ini berfungsi sebagai alat persetujuan dari penjual atas permohonan pengurangan harga yang diminta oleh pembeli karena barang yang diterima mengalami kerusakan atau tidak sesuai dengan yang dipesan oleh pembeli Nota Debet, Dokumen transaksi sebagai permintaan pengurangan harga kepada pihak penjual atau bukti yang berisi informasi yang menyatakan tentang pengiriman kembali barang yang tidak sesuai dengan pesanan (rusak) Faktur, Pernyataan tertulis mengenai barang yang telah dijual, baik dalam jumlah dan harganya. Faktur dikeluarkan oleh penjual kepada pembeli. Salah satu fungsi dari faktur adalah sebagai bahan pertimbangan pembeli dalam meneliti kembali akan barang-barang yang telah dibelinya Kwitansi, Bukti dari transaksi pada saat penerimaan sejumlah uang. Kwitansi ini dibuat dan ditandatangani oleh pihak penerima uang lalu kemudian diserahkan kepada yang melakukan pembayaran Cek, Perintah pembayaran yang dibuat oleh pihak yang mempunyai rekening di suatu bank, dengan tujuan agar bank tersebut membayarkan sejumlah uang yang tertulis kepada orang yang membawa surat atau yang namanya tertulis di surat cek tersebut Bukti Memorandum, Bukti transaksi yang dibuat oleh pimpinan perusahaan atau orang yang diberikan wewenang untuk suatu kejadian-kejadian yang berlangsung di dalam internal perusahaan, misalnya : memo seperti untuk mencatat gaji pegawai yang masih harus dibayar pada akhir periode Bilyet Giro, Surat perintah untuk memindahbukukan sejumlah uang dari rekening nasabah suatu bank ke rekening penerima yang namanya disebutkan dalam bilyet giro pada bank yang sama atau pada bank lain Rekening Koran, Bukti untuk mutasi kas di bank yang disusun oleh pihak bank untuk para nasabahnya Bukti Setoran Bank, Catatan transaksi (slip setoran) yang disediakan oleh pihak bank untuk digunakan pada saat atau setiap melakukan setoran uang ke bank, seperti untuk investasi.



Semua bukti transaksi disusun dalam kelompok atau golongan menurut kelaskelasnya sesuai ciri-ciri persamaan dan perbedaan secara sistematis atau menurut beberapa aturan, kaidah atau stanadar yang telah ditetapkan oleh perusahaan. b. Judul Materi 2 : Mencatat penerimaan dan pengeluaran sesuai dengan keperluan 1) Sistem Pencatatan Sistem pencatatan penerimaan dan pengeluaran kas kecil, yaitu:



Departemen Administrasi Perkantoran | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata



225



ADMINISTRASI PROFESIONAL



PENGELOLAAN KAS KECIL



a) Sistem Dana Tetap (Imprest Fund System) Didalam sistem ini jumlah dana dalam rekening kas kecil selalu tetap, yaitu sebesar cek yang diserahkan kepada kasir kas kecil untuk membentuk dana kas kecil. (Baridwan:1992)



ARTINYA : pada sistem Imprest Fund jumlah dana kas kecil selalu



konstan dan tidak berubah-ubah. Biasanya kas kecil ini diisi dengan sejumlah uang yang telah ditetapkan untuk keperluan pembayaran selama jangka waktu tertentu, misalnya 1 minggu, 2 minggu, sebulan. Jika jangka waktu telah habis dan jumlah uang dalam kas kecil telah menipis, maka kas kecil diisi kembali dengan menarik dana dari kas besar sampai dengan jumlah dana yang telah ditetapkan. Untuk setiap pengisian kembali dana kas kecil, pemegang kas kecil selalu melampirkan kas kecil serta bukti-bukti pendukungnya. Ciri-ciri Metode Tetap (Imprest Fund System), antara lain :  Bukti-bukti penggunaan dana kas kecil dikumpulkan oleh pengelola kas kecil.  Pengisian dana kas kecil dilakukan dengan penarikan cek yang sama jumlahnya dengan dana kas kecil yang telah digunakan sehingga jumlah dana kas kecil kembali kepada jumlah yang ditetapkan semula.  Pembentukan dana kas kecil di mana pemegang kas kecil diberi sejumlah uang tunai yang nantinya untuk pembayaran atas pengeluaran yang diperkirakan bisa memenuhi kebutuhan dalam waktu tertentu.  Dana kas kecil dipergunakan untuk pembayaran transaksi pengeluaran.  Setelah dana kas kecil habis/hampir habis, kasir membentuk kembali dana kas kecil, mengisinya sebesar jumlah nominal pengeluaran yang terjadi. b) Sistem Fluktuasi (Fluctuation Fund System) Dalam sistem fluktuasi saldo rekening kas kecil tetap, tetapi berfluktuasi sesuai dengan jumlah pengisisan kembali dan pengeluran-pengeluaran dari kas kecil. (Baridwan:1992)



ARTINYA: Fluctuation Method merupakan suatu sistem penggelolaan dana kas kecil yang saldo rekeningnya tidak tetap dan tergantung pada besar kecilnya pengeluaran yang terjadi untuk periode tertentu, misalnya dalam waktu 1 minggu, sebulan dan sebagainya. Pada sistem ini rekening kas kecil yang diselenggarakan harus menunjukkan saldo pada setiap saat sebesar jumlah dana kas kecil yang ada ditangan pemegang dana kas kecil. Sistem ini menghendaki bahwa jumlah nominal kas kecil tidak ditetapkan akan tetapi sesuai dengan kebutuhan. Misalnya, ketika pertama kali membuat kebijakan, perusahaan menetapkan jumlah nominal kas kecil sebesar Rp. 5 Juta kemudian digunakan sesuai dengan kebutuhan dan



Departemen Administrasi Perkantoran | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata



226



ADMINISTRASI PROFESIONAL



PENGELOLAAN KAS KECIL



kemudian kas kecil diisi kembali, ketika waktu pengisian, jika perusahaan menggunakan sistem dana tetap, maka jumlah kas kecil harus sama jumlahnya dengan saldo awal kas kecil. Namun pada metode sistem dana berubah, jumlah pengisian kembali kas kecil tidak harus sama dengan jumlah nominal saldo awalnya, jadi bisa kurang maupun lebih. Ciri-ciri sistem fluktuasi, yaitu :  Pembentukan dan pengisian kembali dana kas kecil di catat di debit dalam akun kas kecil.  Bukti pengeluaran kas kecil dicatat dalam buku jurnal kas kecil dengan mendebit akun-akun yang terkait dengan penggunaan kredit akun kas kecil.  Besarnya jumlah dana kas kecil yang disediakan berfluktuasi disesuaikan dengan perkembangan kegiatan bagian-bagian pemakai dana. 2) Prosedur Melaksanakan Dana Kas Kecil (a) Prosedur Pembentukan Dana Kas Kecil 1. Tahap pertama dalam menetapkan dana kas kecil adalah mentaksir jumlah dana yang diperlukan, misal : Rp. 150.000,2. Menarik selembar cek untuk sejumlah dana tersebut 3. dan dibuat pencacatan untuk dana kas kecil. Ayat jurnal yang harus dibuat adalah sebagai berikut: Kas kecil Rp. 150.000,Kas/Bank Rp. 150.000,Pencacatan yang dilakukan pada sistem Imprest Fund dan pada sistem fluctuation adalah sama yaitu dengan mendebet kas kecil dan mengkredit perkiraan kas atau bank (yang dimaksud kas di sini adalah kas besar). (b) Prosedur Pengeluaran Dana Kas Kecil Untuk pengeluaran-pengeluaran yang dilakukan dengan dana kas kecil perlu dibuat bukti pengeluaran kas kecil (petty cash record/petty cash voucher). PETTY CASH VOUCERS : Ursula Ernawati (2004:193) mengatakan : Setiap kali terjadi pengeluaran sekretaris harus membuatkan vouchernya. Setiap voucher harus memuat : • Nomor voucher (No.) • Tanggal (date) • Dibebankan Kepada (charge to) • Untuk Pembayaran (for) • Jumlah yang dibayarkan (amount) • Tangan tangan penerima uang (received by) • Tangan tangan penanggung jawab dana (approved by)



Departemen Administrasi Perkantoran | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata



227



ADMINISTRASI PROFESIONAL



PENGELOLAAN KAS KECIL



PETTY CASH RECORD : Ursula Ernawati (2004:194) mengatakan : Buku yang mencatat semua jenis pengeluaran dari dana petty cash yang terdiri dari kolom-kolom : • • • • • •



Tanggal (date) Keterangan (detail/explanation/description) Nomor voucer (petty cash voucher/voucher number) Jumlah penerimaan (receipts) Jumlah pengeluaran (payments) Simpanlah petty cash vouchers, petty cash fund dan petty cash record dalam cash box yang terkunci lalu simpan di laci meja atau filling cabinet yang terkunci.



REPLENISHING THE PETTY CASH FUND : Ursula Ernawati (204:195) mengatakan : Setelah sejumlah dana petty cash terpakai dan tinggal sedikit sekretaris harus mengisi kembali supaya menjadi seperti jumlah awal. Prosedur untuk menambah dana petty cash • Totalkan semua penggeluaran • Periksa petty cash voucher atau kuitansi-kuitansi apakah sudah cocok dengan yang tertera di buku petty cash record • Hitung sisa uang tunai yang ada • Periksa apakah jumlah uang yang tunai yang ada ditambah dengan kuitansi dan pengeluaran sama dengan dana petty cash yang diterima • Mintalah uang tunai/cek sebanyak pengeluaran yang telah dilakukan lalu tambahkan pada uang tunainya. (c) Format Kas Kecil



Departemen Administrasi Perkantoran | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata



228



ADMINISTRASI PROFESIONAL



PENGELOLAAN KAS KECIL



3) Lembar Kerja Lembar Kerja Elemen 1 Pimpinan PT BAHARI, Jalan Karawachi No. 105, Tangerang, periode : Maret 2020 telah melaksanakan berbagai macam transaksi seperti dibawah ini! Maret 1 Maret 6 Maret 10



Dibentuk dana kas kecil dengan mengeluarkan cek No.17 sebesar Rp 2.000.000 Dibeli materai Rp 14.000,-. Surat bukti No.1 Dibayar beban telegram ke semarang Rp 50.000,-. Surat bukti No.2



Departemen Administrasi Perkantoran | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata



229



ADMINISTRASI PROFESIONAL



Maret 13 Maret 15 Maret 18 Maret 20 Maret 23 Maret 25 Maret 28 Maret 29 Maret 31 Maret 31



PENGELOLAAN KAS KECIL



Dibayar biaya angkut pembelian Rp 100.000,- Surat bukti No.3 Dibeli perlengkapan kantor Rp 150.000,-. Surat Bukti No.4 Dibayar upah pesuruh Rp 10.000,- Surat bukti No.5 Dibeli perlengkapan kantor Rp 120.000,- Surat bukti No.6 Dibayar langganan surat kabar Rp 30.000,- Surat bukti No.7 Dibayar uang makan pegawai yang lembur Rp 100.000,Surat bukti No.8 Dibeli materai pos Rp 21.000,- Surat bukti No.9 Dibayar telpon bulan Pebruari Rp 150.000,- Surat bukti No.10 Dibayar perlengkapan kantor Rp 100.000,- Surat bukti No.11 Dibayar reparasi peralatan kantor Rp 120.000,- Surat bukti No.12



Tugas : 1. Buatlah form yang sesuai dengan transaksi yang telah terjadi 2. Catatlah transaksi-transaksi tersebut 3. Buatlah rekapitulasi transaksi-transaksi sesuai dengan klasifikasinya Jawablah tugas tersebut dengan mengacu pada tahapan :  Mengidentifikasi data transaksi sesuai dengan klasifikasi  Mencatat penerimaan dan pengeluaran sesuai dengan keperluan 2.



Elemen 2 : MENYUSUN BUKTI-BUKTI KEUANGAN a. Judul Materi 1 : Mengumpulkan bukti-bukti transaksi yang telah dilakukan 1) Mengumpulkan Bukti-Bukti Transaksi Penggunaan dana kas kecil harus disertai dengan bukti pendukung atau bukti transaksi. Bukti tersebut dikumpulkan secara berurutan sesuai dengan tanggal terjadinya. Bukti-bukti transaksi yang dikumpulkan adalah sebagai berikut : a) Bukti Penerimaan Penerimaan dana kas kacil dapat berupa cek atau uang tunai yang diserahkan kepada pemegang kas kecil. Bukti-bukti yang terkait dengan penerimaan, yaitu :  Formulir pengajuan dana kas kecil, sebagai bukti pengajuan dana kas kecil.  Cek, sebagai bukti telah menerima dana dari bendahara  Bukti penerimaan kas, yang dibuat sendiri oleh pemegang kas kecil atau sudah berupa formulir untuk bukti transaksi penerimaan. b) Bukti Pengeluaran Bukti yang terkait dengan pengeluaran kas adalah sebagai berikut:



Departemen Administrasi Perkantoran | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata



230



ADMINISTRASI PROFESIONAL



PENGELOLAAN KAS KECIL



 Bukti pengeluaran kas kecil yang dibuat sendiri oleh pemegang kas kecil, untuk bukti segala jenis transaksi pengeluaran kas dan sebagai pendukung permintaan pengisian kembali kas kecil.  Nota pembelian tunai, sebagai bukti pendukung pengeluaran kas pada pembelian tunai.  Permintaan pengisian kembali kas kecil sebagai bukti pendukung pengeluaran kas untuk pengisian dana kas kecil. Dokumen-dokumen ini harus dikumpulkan sebagai lampiran dalam membuat laporan guna pengisian selanjutnya. b. Judul Materi 2 : Mengevaluasi data keuangan untuk menjamin ketetapan, kualitas dan keakuratan sesuai dengan keperluan perusahaan Untuk menjamin ketepatan, kualitas dan keakuratan dalam pengelolaan dana kas kecil perlu diadakan evaluasi sebagai bentuk pertanggungjawaban pengelola atas semua pengeluaran. Evaluasi dilakukan dengan cara sebagai berikut : 1. Memeriksa system pencatatan yang digunakan 2. Memeriksa bukti transaksi apakah memenuhi keabsahan formal maupun materil. 3. Memeriksa catatan pembukuan dengan bukti pendukungnya. 4. Mencocokkan catatan pembukuan dengan bukti-bukti yang ada baik penerimaan dan pengeluaran. c.



Judul Materi 3 : Mencatat saldo awal dan akhir sesuai dengan kebutuhan perusahaan Setiap awal periode pemegang dana kas kecil akan menerima dana yang digunakan untuk belanja kebutuhan kecil 1. Cara mencatat saldo awal adalah : - Mencatat dana kas kecil yang diberikan pada lajur sebelah kiri (debet) atau - Mencatat saldo bulan sebelumnya pada lajur sebelah kiri (debet) - Mencatat pengisian kembali yang besarnya berdasarkan pengeluaran bulan itu pada lajur sebelah kiri (debet) 2.



Cara mencatat saldo akhir, adalah : - Jumlah penerimaan di awal periode dikurangi dengan pengeluaranpengeluaran



Hasil dari pengurangan itu disebut saldo, pencatatannya di kolom sebelah kanan (kredit) baik dengan menggunakan 2 kolom atau 4 kolom Lembar Kerja Lembar Kerja Elemen 2



Anda sebagai sekretais PT Bina Mandiri Abadi dipercaya untuk mengelola petty cash untuk keperluan sehari-hari kantor. Pada tanggal 5 Januari anda menerima cek No. 123/BNI untuk kas kecil sebesar Rp. 2.000.000,00 dari kasir perusahaan. Selama bulan Januari telah terjadi pengeluaran dana kas



Departemen Administrasi Perkantoran | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata



231



ADMINISTRASI PROFESIONAL



PENGELOLAAN KAS KECIL



kecil. Catatlah transaksi selama bulan Januari kedalam petty cash book imprest system. Transaksi yang terjadi : Tanggal 6 Januari membeli keperluan alat tulis, berupa : 2 box pensil 2 B @ Rp. 13.500, 5 box ballpoint @ Rp. 21.500, 6 rim kertas folio, bergaris @ 18.000, 5 doos tissue @ Rp. 5.250 Membayar nasi doos untuk rapat sebanyak 30 box @ Rp. 12.500 pada tanggal 10 Januari Tanggal 21 Januari membayar iuran keamanan dan kebersihan Rp. 50.000 Tanggal 12 Januari membelikan pocket calculator untuk pimpinan dari Malaysia sehargaRp. 250.000 Pimpinan tiba dari medan dan menyerahkan uang sebesarRp. 500.000 sisa dari biaya dinas dari medan pada tanggal 5 Januari Tanggal 20 Januari membayar Majalah untuk ruang tamu Rp. 52.500, Koran untuk ruang tamu Rp. 110.000 Tanggal 8 Januari Biaya untuk mengirimkan paket Rp 62.500, Ongkos transport pengirim paket Rp. 12.000 Tanggal 22 Januari Membeli pembersih toilet Rp. 22.500 Tanggal 7 Januari membeli materai sebanyak 16 lembar Rp. 6.000 Biaya transport untuk bapak Dede (staf adm.) Rp. 60.000 pada tanggal 29 Januari Kopi, gula, the dan cremer untuk seminggu Rp. 40.000 pada tanggal 9 Januari Upah pengumpul paket Rp. 27.500 pada tanggal 30 Januari Bensin untuk pimpinan Rp. 125.000 pada tanggal 15 Januari. Jawablah tugas tersebut dengan mengacu pada tahapan :  Mengumpulkan bukti-bukti transaksi yang telah dilakukan  Mengevaluasi data keuangan untuk menjamin ketetapan, kualitas dan keakuratan sesuai dengan keperluan perusahaan  Mencatat saldo awal dan akhir sesuai dengan kebutuhan perusahaan 3. Elemen 3 : MEMBUAT LAPORAN KEGIATAN KAS KECIL a. Judul Materi 1 : Mendata dokumen-dokumen transaksi tunai dan non tunai mengikuti prosedur keamanan perusahaan Pembayaran tunai atau yang disebut dengan pembayaran cash, merupakan pembayaran atas harga barang atau jasa secara tunai, pihak pembeli menyerahkan uang sebagai bukti pembayaran sebesar harga barang yang dibeli bersamaan dengan surat pesanan. Langkah mendata dokumen transaksi tunai adalah :  Penjual akan menyerahkan surat pesanan kepada pembeli  Pembeli membuat bukti pembayaran yang ditandatangani oleh penjual rangkap dua, satu lembar untuk penjual dan yang satunya lagi untuk pembeli  Pembeli mencatat pada kolom pengeluaran  Bukti pembayaran disimpan



Departemen Administrasi Perkantoran | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata



232



ADMINISTRASI PROFESIONAL



PENGELOLAAN KAS KECIL



Sedangkan yang dimaksud dengan pembayaran non tunai adalah pembayaran yang dilakukan dengan cara:  Membayar Dimuka, yaitu pembayaran harga sebelum barang diterima atau sebelum barang ada.  Membayar Dibelakang, yaitu pembayaran yang dilakukan dalam jangka waktu tertentu setelah barang diterima.  Cash On Delivery, yaitu pembayaran dilakukan pada waktu barang diserahkan pada pembeli. Langkah mendata dokumen non tunai, adalah :  Buat catatan khusus untuk pengawasan pembayaran atau pengeluaran.  Catatan khusus itu digunakan sebagai dokumen atau bukti untuk membayar.  Setelah itu catatan khusus itu disimpan.  Jika telah jatuh tempo pembayaran catatan khusus itu diambil dan dibayar dengan nilai sebesar yang tercantum  kemudian catatan khsusu itu diberi tanda atau distempel lunas dan disimpan kembali.



b. Judul Materi 2 : Menghitung sisa uang tunai secara akurat Segala transaksi yang dilakukan oleh pemegang dana kas kecil selalu harus diikuti dengan bukti pendukungnya. Cara menghitung sisa uang tunai adalah sebagai berikut :  Pastikan jumlah awal pembentukan dana kas kecil  Kumpulkan bukti pengeluaran  Kumpulkan bukti penerimaan dan pembelian  Cocokkan antara bukti pengeluaran dengan bukti pembelian  Cocokkan catatan pada kas kecil dengan bukti-bukti yang telah dicocokkan  Jumlahkan besarnya pengeluaran  Kurangi jumlah pembentukan dana kas kecil dikurangi dengan jumlah pengeluaran, hasil dari pengurangan ini merupakan sisa (saldo) uang tunai pada priode tersebut. c.



Judul Materi 3 : Menghitung bukti pembayaran non tunai secara akurat Pembayaran non tunai adalah Transaksi keuangan untuk pembelian barang atau jasa yang dilakukan melalui jaringan computer atau perangkat elektronik ATM, kartu kredit, kartu debit, dll. Perkembangan terkini dari alaat pembayaran non tunai mengarah ke pemakaian alat pembayaran elektronik atau e-money. Pembelian dan penyelesaian pembayaran Berikut merupakan pembelian dan penyelesaian pembayaran: 1) Pembelian tunai. Pembayaran tunai atau cash banyak dipilih dalam transaksi pembayaran karena alasan kemudahannya. Alat pembayarann tunai dapat berupa uang tunai, cek tunai, dan pemindahbukuan dengan menggunakan bilyet giro yang



Departemen Administrasi Perkantoran | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata



233



ADMINISTRASI PROFESIONAL



PENGELOLAAN KAS KECIL



tanggal jatuh temponya sesuai transaksi tunai, atau dengan cara transfer sesuai tanggal tunai yang diperjanjikan. 2)



Pembelian kredit. Pembelian kredit adalah suatu pembelian dengan sistem pembayaran kemudian, yang jatuh tempo pembayarannya ditetapkan dengan kesepakatan kedua belah pihak. Pembayaran atas pembelian secara kredit diatur atau ditentukan dalam perjanjian jual beli. Langkah mendata dokumen non tunai, adalah :  Buat catatan khusus untuk pengawasan pembayaran atau pengeluaran.  Catatan khusus itu digunakan sebagai dokumen atau bukti untuk membayar.  setelah itu catatan khusus itu disimpan.  Jika telah jatuh tempo pembayaran catatan khusus itu diambil dan dibayar dengan nilai sebesar yang tercantum  kemudian catatan khsusu itu diberi tanda atau di stempel lunas dan disimpan kembali.



d. Judul Materi 4 : Menunjukkan keseimbangan nilai yang tercatat dengan semua transaksi dapat dengan akurat Keseimbangan nilai yang tercatat dengan semua transaksi dapat ditunjukkan dengan akurat, melalui : Transaksi penerimaan dana kas kecil tertulis dengan jelas, meliputi penerimaan di catat pada lajur Debet, tanggal, bulan dan tahun transaksi tersebut dilakukan, uraian transaksi itu dan jumlah nominlnya tercantum dalam catatan kas kecil. Terjadinya transaksi pengeluaran pada hakikatnya sama dengan transaksi penerimaan dana kas kecil yang meliputi : Transaksi pengeluaran dana kas kecil tertulis dengan jelas, meliputi pengeluaran di catat pada lajur kredit, tanggal, bulan dan tahun transaksi tersebut dilakukan, uraian transaksi itu dan jumlah nominlnya tercantum dalam catatan kas kecil e.



Judul Materi 5 : Membuat data seluruh transaksi untuk menentukan saldo kas berdasarkan bukti-bukti pendukung Data seluruh transaksi untuk menentukan saldo kas dibuat berdasarkan bukti-bukti pendukung, penerimaan di catat pada lajur Debet dan segala pengeluaran di catat pada lajur kiri atau kredit. Pencatatan berdasarkan tanggal transaksi dilakukan dengan segera setelah terjadi pengeluaran kas kecil, tidak ditangguhkan sampai dengan saat pengisian kembali dana kas kecil. Akun kas kecil pada dasarnya harus menunjukkan saldo sebesar jumlah dana kas kecil yang ada di pengelola kas kecil.



Lembar Kerja Lemar Kerja Elemen 3 Sistem Dana Tetap (Imprest Fund System) Dalam anggaran perusahaan X sudah ditentukan dana petty cash setiap 2 minggu sebesar Rp. 500.000,00. Pada 2 minggu awal bulan Januari terdapat transaksi sebagai berikut : Departemen Administrasi Perkantoran | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata



234



ADMINISTRASI PROFESIONAL



PENGELOLAAN KAS KECIL



Tanggal 2 Januari dikeluarkan cek sebesar Rp. 500.000,00 untuk penyediaan dana kas kecil cek yang bersangkutan diserahkan kepada sekretaris. Tanggal 4 Januari sekretaris mengeluarkan kas kecil untuk pembelian perlengkapan kantor seharga Rp. 150.000,00 Tanggal 6 Januari sekretaris membayar langganan surat kabar harian Pos Kota sebesar Rp. 35.000,00 Tanggal 8 Januari sekretaris membayar rekening listrik dan telepon sebesar Rp. 225.000,00 Tanggal 10 Januari sekretaris melaporkan pemakaian kas kecil dan menerima cek sebesar penggantian sebesar Rp. 410.000,00 Fluctation Fund System Perhatikan soal pada system dana tetap. Misalnya pada tanggal 10 Januari sekretaris menerima cek Rp. 450.000,00 untuk penggantian kas kecil yang telah terpakai. Catatanlah dalam buku kas kecil dengan system Fluctuation. Jawablah tugas tersebut dengan mengacu pada tahapan : a. b. c. d. e.



Mendata dokumen-dokumen transaksi tunai dan non tunai mengikuti prosedur keamanan perusahaan Menghitung sisa uang tunai secara akurat Menghitung bukti pembayaran non tunai secara akurat Menunjukkan keseimbangan nilai yang tercatat dengan semua transaksi dapat dengan akurat Membuat data seluruh transaksi untuk menentukan saldo kas berdasarkan bukti-bukti pendukung



D. Rangkuman Kegiatan yang meliputi proses pencatatan sampai dengan penganalisaan data-data keuangan, output yang dihasilkan berupa laporan. Tujuan Laporan tersebut berguna bagi pihak-pihak yang berkepentingan sebagai dasar untuk pengambilan keputusan dan akan menentukan keputusan yang bermanfaat bagi pembentukan dana selanjutnya. Pembuatan laporan kas kecil meliputi 3 Elemen, yaitu : 1. Elemen 1 : Menyiapkan Keperluan Laporan Kas Kecil Menurut Sop, Meliputi kriteria unjuk kerja, sbb. :



a. Mengidentifikasi data transaksi sesuai dengan klasifikasi b. c.



2.



Mencatat penerimaan dan pengeluaran sesuai dengan keperluan Prosedur Melaksanakan Dana Kas Kecil



Elemen 2 : Menyusun Bukti-Bukti Keuangan, meliputi kriteria unjuk kerja, sbb.: a. Mengumpulkan bukti-bukti transaksi yang telah dilakukan b. Mengumpulkan Bukti-Bukti Transaksi c. Mengevaluasi data keuangan untuk menjamin ketetapan, kualitas dan keakuratan sesuai dengan keperluan perusahaan d. Mencatat saldo awal dan akhir sesuai dengan kebutuhan perusahaan



3. Elemen 3 : Membuat Laporan Kegiatan Kas Kecil, meliputi kriteria unjuk kerja, sbb.: Departemen Administrasi Perkantoran | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata



235



ADMINISTRASI PROFESIONAL



a. b. c. d. e. E.



PENGELOLAAN KAS KECIL



Mendata dokumen-dokumen transaksi tunai dan non tunai mengikuti prosedur keamanan perusahaan Menghitung sisa uang tunai secara akurat Menghitung bukti pembayaran non tunai secara akurat Menunjukkan keseimbangan nilai yang tercatat dengan semua transaksi dapat dengan akurat Membuat data seluruh transaksi untuk menentukan saldo kas berdasarkan buktibukti pendukung



Evaluasi Soal Pengetahuan 1. Semua data transaksi sebelum dicatat harus sudah memenuhi keabsahan formal maupun materil. Keabsahan transaksi dapat diidentifikasi berdasarkan analisis bukti transaksi, kegiatan yang bukan merupakan analisis bukti transaksi … A. Mengidentifikasi (menentukan) keabsahan fisik bukti transaksi B. Meneliti apakah transaksi dilakukan sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan C. Menentukan kebenaran perhitungan nilai uang D. Memastikan form yang digunakan 2.



Pembelian plastik pembungkus, tali rapia dalam jumlah tertentu dicatat dalam perkiraan ... A. Perlengkapan toko atau beban perlengkapan toko. B. Perlengkapan kantor atau beban perlengkapan kantor. C. Beban transport D. Beban listrik



3.



Didalam sistem ini jumlah dana dalam rekening kas kecil selalu tetap setiap bulannya, system ini dikenal dengan … A. Sistim dana tetap (Imprest fund system) B. Sistim dana tidak tetap (Fluctuation fund system) C. Sistim dana kombinasi (Blanded fund system) D. Sistem dana kelompok (Group fund system)



4.



Dalam sistem ini saldo rekening kas kecil berubah-ubah sesuai dengan jumlah pengisisan kembali dan pengeluran-pengeluaran dari kas kecil, system ini dikenal dengan … A. Sistim dana tetap (Imprest fund system) B. Sistim dana tidak tetap (Fluctuation fund system) C. Sistim dana kombinasi (Blanded fund system) D. Sistem dana kelompok (Group fund system)



5.



Untuk menjamin ketepatan, kualitas dan keakuratan dalam pengelolaan dana kas kecil perlu diadakan evaluasi sebagai bentuk pertanggungjawaban pengelola atas semua pengeluaran. Langkah yang bukan merupakan kegiatan evaluasi, adalah … A. Memeriksa system pencatatan yang digunakan B. Memeriksa bukti transaksi apakah memenuhi keabsahan formal maupun materil.



Departemen Administrasi Perkantoran | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata



236



ADMINISTRASI PROFESIONAL



PENGELOLAAN KAS KECIL



C. D.



Memeriksa catatan pembukuan dengan bukti pendukungnya. Memastikan format yang digunakan



6.



Cara A. B. C. D.



mencatat saldo awal yang menyalahi prosedur adalah … Mencatat dana kas kecil yang diberikan pada lajur sebelah kiri (debet) Mencatat saldo awal yang diberikan pada lajur sebelah kanan (Kredit) Mencatat saldo bulan sebelumnya pada lajur sebelah kiri (debet) Mencatat pengisian kembali yang besarnya berdasarkan pengeluaran bulan itu pada lajur sebelah kiri (debet)



7.



Cara mencatat saldo akhir, adalah … A. Jumlah penerimaan di awal periode dikurangi dengan pengeluaranpengeluaran, Hasil dari pengurangan dicatat di kolom sebelah kanan (kredit) B. Jumlah penerimaan di awal periode dikurangi dengan pengeluaranpengeluaran, Hasil dari pengurangan dicatat di kolom sebelah kiri (debet) C. Jumlah penerimaan di awal periode dicatat di kolom sebelah kanan (kredit) D. Jumlah pengeluaran di awal periode dikurangi dengan pengeluaranpengeluaran, Hasil dari pengurangan dicatat di kolom sebelah kanan (kredit)



8.



Langkah yang bukan merupakan kegiatan mendata dokumen transaksi tunai adalah … A. Penjual akan menyerahkan surat pesanan kepada pembeli B. Segala transaksi di catat dalam kolom debet C. Pembeli mencatat pada kolom pengeluaran D. Bukti pembayaran disimpan



9.



Pembayaran harga sebelum barang diterima atau sebelum barang ada, disebut … A. Membayar Dimuka B. Membayar Dibelakang C. Cash On Delivery D. Membayar Langsung



10.



Pendataan seluruh transaksi, dilakukan dengan cara … A. Pencatatan berdasarkan tanggal transaksi dilakukan dengan segera B. Pencatatan transaksi disortir dan dikumpulkan terlebih dahulu C. Menyegerakan sampai dengan saat pengisian kembali dana kas kecil. D. Akun kas kecil pada dasarnya tidak harus menunjukkan saldo sebesar jumlah dana yang ada



Soal Keterampilan PT NUGRAHA, Jalan Jengkel No. 75 Telp. (021) 88889999,Tangerang menyelenggarakan kas kecil untuk pengeluaran-pengeluaran kecil. Kas kecil tersebut dibuka pada tanggal 1 Januari dengan menerima uang sebesar Rp 1.000.000,00 dari Kas Umum. Untuk selanjutnya kas kecil diisi setiap tanggal 10 dan 25. Transaksi yang berhubungan dengan kas kecil, sebagai berikut: Januari



03



Dibayar biaya angkut barang yang dibeli Rp 50.000,00



Departemen Administrasi Perkantoran | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata



237



ADMINISTRASI PROFESIONAL



05



PENGELOLAAN KAS KECIL



09



Dibeli perangko Rp 75.000,00 dan Materai Rp 125.000,00 (suplai kantor). Dibayar Rekening Listrik Rp 108.000,00 dan air Rp 54.000,00.



10



Dana kas kecil diisi kembali.



12



Dibayar Biaya Telepon Rp 125.000,00



15



Dibeli snack untuk rapat dinas Rp 80.000,00.



20



Dibeli suplai kantor Rp 150.000,00



25



Dana kas kecil diisi kembali.



26 28



Dibayar untuk sosial (ada anggota keluarga karyawan yang meninggal) Rp 150.000,00. Dibeli suplai kantor Rp 100.000,00



31



Dibayar biaya angkut barang yang dibeli Rp 20.000,00.



Berdasarkan data transaksi di atas, susunlah buku kas kecil dengan metode dana tetap dan metode dana tidak tetap! F.



Refleksi dan Tindak Lanjut 1. Apa yang telah Saudara pelajari dari kegiatan pembelajaran ini? 2. Apa pendapat Saudara tentang materi pada kegiatan pembelajaran ini? 3. Apakah penugasan pada lembar kerja pada kegiatan pembelajaran ini meningkatkan keterampilan, pengetahuan, dan sikap kerja Saudara? 4. Apa yang akan Saudara lakukan untuk memahami dan menerapkan kemampuan Saudara pada kompetensi ini di tempat Saudara bekerja?



Departemen Administrasi Perkantoran | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata



238



ADMINISTRASI PROFESIONAL



PENGELOLAAN KAS KECIL



BAB. XII KEGIATAN PEMBELAJARAN 11 MENERAPKAN PROSEDUR K3 PERKANTORAN A.



Tujuan Pembelajaran Melalui membaca, mengkaji informasi, berdiskusi, mengkomunikasikan tentang menerapkan Prosedur K3 Perkantoran peserta diharapkan dapat : 1. Menjaga keamanan peralatan dan tempat kerja dengan peduli, rapih dan responsif 2. Meminimalisir pencurian dengan cepat 3. Mengatasi situasi-situasi darurat dengan cermat dan cepat 4. Menangani tindakan pertolongan pertama pada kecelakaan di kantor dengan cepat



B.



Kriteria Unjuk Kerja 1. Menjaga keamanan peralatan dan tempat kerja a. Mengidentifikasi Peralatan dan tempat kerja. b. Memeriksa seluruh peralatan operasional, keamanan dan masa kadaluarsanya sebelum digunakan. c. Memastikan peralatan kerja yang berhubungan dengan listrik keamanannya sesuai sop. d. Menggunakan peralatan sesuai petunjuk pemakaian. e. Melakukan pemeliharaan rutin sesuai dengan buku petunjuk penggunaan peralatan. f. Menyimpan peralatan ditempat yang sesuai dengan peraturan penyimpanan dengan kondisi siap pakai. g. Melaporkan kerusakan berdasarkan ketentuan perusahaan.



Departemen Administrasi Perkantoran | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata



239



ADMINISTRASI PROFESIONAL



h.



C.



Mengenakan perlengkapan keselamatan menghindari kecelakaan kerja



kerja



PENGELOLAAN KAS KECIL



yang



sesuai



untuk



2.



Meminimalisir pencurian a. Memeriksa seluruh peralatan operasional, kebersihannya sebelum digunakan. b. Membersihkan peralatan setelah dipakai sesuai dengan buku petunjuk penggunaan peralatan. c. Menyiapkan bahan-bahan untuk membersihkan sesuai dengan petunjuk, persyaratan kesehatan dan keselamatan kerja. d. Menyimpan bahan-bahan kimia sesuai dengan persyaratan kesehatan dan keselamatan kerja. e. Membuang sampah dan kelebihan bahan kimia sesuai higienitas, keamanan serta peraturan mengenai lingkungan



3.



Mengatasi situasi-situasi darurat a. Mengidentifikasi Potensi keadaan darurat. b. Menangani keadaan darurat sesuai keterampilan yang dimiliki dan kewenangan yang diberikan. c. Mencari bantuan dari rekan sejawat atau orang yang berwenang segera, bilamana diperlukan. d. Melaporkan rincian keadaan darurat sesuai dengan aturan



4.



Menangani tindakan pertolongan pertama pada kecelakaan di kantor a. Tanggap serta pro-aktif terhadap keadaan darurat. b. Melakukan tindakan dengan keterampilan dan kewenangan yang telah ditentukan dalam menghadapi keadaan darurat, sehingga dapat menentukan langkah-langkah selanjutnya. c. Mengidentifikasi fisik korban dan tanda-tanda kehidupan. d. Informasi dan sarana serta prasana layanan pendukung terkini tersedia. e. Menyampaikan informasi mengenai kondisi korban kepada petugas unit gawat darurat (ugd). f. Membakukan situasi darurat yang dialami dalam bentuk laporan sesuai dengan peraturan. g. Membuat laporan dengan jelas, akurat serta tepat waktu



Aktifitas Pembelajaran 1. Elemen 1 : Menjaga Keamanan Peralatan Dan Tempat Kerja a. Judul Materi 1 : Mengidentifikasi Peralatan dan Tempat Kerja Keberhasilan suatu pekerjaan akan baik apabila didukung oleh peralatan dan tempat kerja yang memadai, keberhasil dalam memilih peralatan dan penempatan peralatan kerja dapat menghasilkan produktifitas karena adalah kenyamanan karyawan dalam bekerja, adapun beralatan kerja dalam kegiatan perkantoran antara lain ; komputer, printer, multi kabel dan peralatan lain yang mendukung pelaksanaan pekerjaan kantor. sedangkan tempat yang ideal adalah sebagai berikut : Keadaan tempat di lingkungan kerja.  Ruang kerja tidak terlalu padat dan sesak.



Departemen Administrasi Perkantoran | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata



240



ADMINISTRASI PROFESIONAL



PENGELOLAAN KAS KECIL



 Penyusunan dan penyimpanan barang-barang dan alat perlu diperhatikan keamanannya.  Pembuangan kotoran dan limbah sesuai pada tempatnya.  Pengaturan udara dan penerangan yang baik b.



Judul Materi 2 : Memeriksa Seluruh Peralatan Operasional, Keamanan dan Masa Kadaluarsanya Sebelum Digunakan. Dalam memeriksa seluruh peralatan operasional, keamanan dan masa kadaluarsanya sebelum digunakan agar peralatan yang akan digunakan sesuai dengan petunjuk operasional peralatan tersebut, adapun peralatan yang berkaitan dengan menerapkan prosedur K3 perkantoran adalah sebagai berikut:  Alat pemadam api ringan (APAR)  Alat distibusi listrik  Kelengkapan P3K Alat- tersebut harus selalu terjaga dan terawat karena dalam pemanfaatan alat tersebut harus memperhatikan SOP pemeliharaan peralatan, harus diperhatikan juga masa kadaluwarsanya sehinggabila digunakan dapat terhidar dari bahaya atau kecelakaan kerja.



c.



Judul Materi 3 : Memastikan Peralatan Kerja yang Berhubungan dengan Listrik Keamanannya Sesuai SOP. SOP (Standar Operasional Prosedur) adalah ketetapan/prosedur operasi berisi urutan/tahapan pekerjaan yang harus dilakukan oleh petugas/tim yang berkaitan dengan operasi real time (setiap saat). SOP dibuat berdasarkan kesepakatan dan harus dipatuhi oleh petugas/tim dalam melaksanakan tugas/fungsinya agar mendapatkan hasil yang optimal, menghindari terjadinya kesalahan operasi, kerusakan peralatan/instalasi dan kecelakaan kerja. Hal-hal berkaitan dengan penggunaan listrik harus memperhatikan sebagai berikut : 1) Periksa kondisi alat sehingga siap untuk dioperasikan ? 2) Pemeriksaan aliran listrik pada stop kontak, steker dan panel. ? 3) Pemeriksaan voltage ? 4) Pemeriksaan kabel dan kelengkapan alat ? Setelah kita mengikuti standar prosedur operasional (SOP) tentang pemeriksaan tenaga listrik, selanjutnya adalah pengecekan pada pendistribusian listrik sebagai berikut :  Periksa distribusi daya listrik dari PLN yang disalurkan melalui panel lisrik



Departemen Administrasi Perkantoran | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata



241



ADMINISTRASI PROFESIONAL



PENGELOLAAN KAS KECIL



 Periksa distibusi melalui stop kontak untuk peralatan listrik Stop kontak



 Periksa saklar untuk lampu penerangan



 Selanjutnya apabila akan menggunakan tenaga listrik dan posisi stop kontak jauh dari area kerja dapat menggunakan rol kabel



Departemen Administrasi Perkantoran | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata



242



ADMINISTRASI PROFESIONAL



PENGELOLAAN KAS KECIL



 Jangan lupa! Yang terpenting dalam pekerjaan instalatir adalah TESTPEN



d.



Judul Materi 4 : Menggunakan Peralatan Sesuai Petunjuk Pemakaian Peralatan yang digunakan dalam hal keselamatan kerja adalah salah satu alat pemadam kebakaran, penggunaan alat pemadan kebakaran yang digunakan dalam kantor yang umum terpasang adalah alat pemadam kebakaran ringan (APAR), untuk menggunakan alat pemadam kebakaran ringan (APAR) harus sesuai dengan buku petunjuk penggunaan/pemakaian adapun pengertian dan petunjuk penggunaan/pemakaian alat pemadam kebakaran ringan (APAR) adalah sebagai berikut : a. Pengertian alat pemadam kebakaran ringan (APAR) Alat Pemadam Api Ringan (Fire Extinguisher) yang biasanya disingkat dengan APAR adalah alat yang digunakan untuk memadamkan api atau mengendalikan kebakaran kecil. Alat Pemadam Api Ringan (APAR) pada umumnya berbentuk tabung yang diisikan dengan bahan pemadam api yang bertekanan tinggi. Dalam hal Kesehatan dan Keselamatan Kerja (K3), APAR merupakan peralatan wajib yang harus dilengkapi oleh setiap Perusahaan dalam mencegah terjadinya kebakaran yang dapat mengancam keselamatan pekerja dan asset perusahaannya.



Departemen Administrasi Perkantoran | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata



243



ADMINISTRASI PROFESIONAL



b.



PENGELOLAAN KAS KECIL



Jenis-jenis alat pemadam kebakaran ringan (APAR) Jenis-jenis APAR (Alat Pemadam Api Ringan) Berdasarkan Bahan pemadam api yang digunakan, APAR (Alat Pemadam Api Ringan) dapat digolongkan menjadi beberapa Jenis. Diantaranya terdapat 4 jenis APAR yang paling umum digunakan, yaitu:



APAR Jenis Air (Water) adalah Jenis APAR yang disikan oleh Air dengan tekanan tinggi. APAR Jenis Air ini merupakan jenis APAR yang paling Ekonomis dan cocok untuk memadamkan api yang dikarenakan oleh bahan-bahan padat non-logam seperti Kertas, Kain, Karet, Plastik dan lain sebagainya (Kebakaran Kelas A). Tetapi akan sangat berbahaya jika dipergunakan pada kebakaran yang dikarenakan Instalasi Listrik yang bertegangan (Kebakaran Kelas C).



Departemen Administrasi Perkantoran | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata



244



ADMINISTRASI PROFESIONAL



PENGELOLAAN KAS KECIL



APAR Jenis Busa ini adalah Jenis APAR yang terdiri dari bahan kimia yang dapat membentuk busa. Busa AFFF (Aqueous Film Forming Foam) yang disembur keluar akan menutupi bahan yang terbakar sehingga Oksigen tidak dapat masuk untuk proses kebakaran. APAR Jenis Busa AFFF ini efektif untuk memadamkan api yang ditimbulkan oleh bahan-bahan padat non-logam seperti Kertas, Kain, Karet dan lain sebagainya (Kebakaran Kelas A) serta kebakaran yang dikarenakan oleh bahan-bahan cair yang mudah terbakar seperti Minyak, Alkohol, Solvent dan lain sebagainya (Kebakaran Jenis B).  Alat Pemadam Api (APAR) Serbuk Kimia/Dry Chemical Powder



APAR Jenis Serbuk Kimia atau Dry Chemical Powder Fire Extinguisher terdiri dari serbuk kering kimia yang merupakan kombinasi dari Mono-amonium danammonium sulphate. Serbuk kering Kimia yang dikeluarkan akan menyelimuti bahan yang terbakar sehingga memisahkan Oksigen yang merupakan unsur penting terjadinya



Departemen Administrasi Perkantoran | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata



245



ADMINISTRASI PROFESIONAL



PENGELOLAAN KAS KECIL



kebakaran. APAR Jenis Dry Chemical Powder ini merupakan Alat pemadam api yang serbaguna karena efektif untuk memadamkan kebakaran di hampir semua kelas kebakaran seperti Kelas A, B dan C. APAR Jenis Dry Chemical Powder tidak disarankan untuk digunakan dalam Industri karena akan mengotori dan merusak peralatan produksi di sekitarnya. APAR Dry Chemical Powder umumnya digunakan pada mobil.



APAR Jenis Karbon Dioksida (CO2) adalah Jenis APAR yang menggunakan bahan Karbon Dioksida (Carbon Dioxide / CO2) sebagai bahan pemadamnya. APAR Karbon Dioksida sangat cocok untuk Kebakaran Kelas B (bahan cair yang mudah terbakar) dan Kelas C (Instalasi Listrik yang bertegangan). c.



Cara penggunaan alat pemadam kebakaran ringan (APAR) Tata cara (Prosedur) penggunaan APAR (Alat Pemadam Api Ringan)/Tabung Pemadam Kebakaran : 1) Tarik/Lepas Pin pengunci tuas APAR/Tabung Pemadam. 2) Arahkan selang ke titik pusat api. 3) Tekan tuas untuk mengeluarkan isi APAR/Tabung Pemadam. 4) Sapukan secara merata sampai api padam.



Departemen Administrasi Perkantoran | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata



246



ADMINISTRASI PROFESIONAL



d.



PENGELOLAAN KAS KECIL



Hal yang perlu diketahui dalam penggunaan alat pemadam kebakaran ringan (APAR) : 1) Perhatikan arah angin (usahakan badan/muka menghadap searah dengan arah angin) supaya media pemadam benar-benar efektif menuju ke pusat api dan jilatan api tidak mengenai tubuh petugas pemadam. 2) Perhatikan sumber kebakaran dan gunakan jenis APAR yang sesuai dengan klasifikasi sumber kebakaran.



e.



Judul Materi 5 : Melakukan Pemeliharaan Rutin Sesuai dengan Buku Petunjuk Penggunaan Peralatan. Agar alat pemadam kebakaran ringan (APAR) dapat berfungsi secara optimal sebaiknya harus dilakukan pemeliharaan secara rutin dan sesuai dengan petunjuk penggunaan peralatan, adapun perawatan alat pemadam kebakaran ringan (APAR) adalah sebagai berikut : a. Pastikan posisi jarum Pressure (Tipe Stored Pressure) pada posisi terisi gas atau zona Hijau pada kontrol Pressurenya; b. Pada tabung Cartridge pastikan posisi segelnya tidak lepas; c. Pastikan posisi segel dalam kondisi baik dan di corong tidak ada noda dari agent; d. Sebaiknya tabung selalu dalam keadaan bersih agar terhindar dari korosi dan debu yang dapat menutup Pressure kontrolnya; e. Secara periodik balik posisi tabung khususnya tabung yang berisi bubuk agar posisi bubuk di dalamnya tidak membeku kemudian posisikan lagi seperti semula; f. Pastikan posisi gantungan tabung Alat Pemadam Api dalam keadaan kuat agar tidak mudah jatuh; g. Untuk tabung beroda berikan pelumas pada rodanya agar tidak macet dan pastikan juga untuk posisi ban dan Hangernya dalam keadaan baik; h. Usahakan posisi Alat Pemadam Api ditempatkan pada posisi yang mudah dijangkau oleh orang agar jika terjadi Kebakaran bisa cepat dalam penanganannya (Quick Response); i. Hindari penempatan Alat Pemadam Api dari kontak langsung dengan matahari atau hujan. Sebaiknya diberi penutup dan pelindung jika posisi berada di luar (Outdoor).



f.



Judul Materi 6 : Menyimpan Peralatan di Tempat yang Sesuai dengan Peraturan Penyimpanan dengan Kondisi Siap Pakai. Cara penyimpanan alat pemadam kebakaran harus sesuai dengan peraturan penyimpanan atau penempatan dengan kondisi siap pakai, hal ini dilakukan saat terjadi kebakaran langsung dapat digunakan adapun persyaratan dan cara pemasangan APAR (Alat Pemadam Api Ringan) yang antara lain : a. Tempat mudah dilihat dan dijangkau, tidak boleh digembok atau diikat mati. b. Jarak jangkauan maksimum 15 m. c. Tinggi pemasangan maksimum 125 cm. d. Jenis media dan ukuran sesuai dengan klasifikasi kebakaran dan beban api.



Departemen Administrasi Perkantoran | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata



247



ADMINISTRASI PROFESIONAL



PENGELOLAAN KAS KECIL



e. f. g.



Diperiksa secara berkala. Bisa diisi ulang (Refill). Kekuatan konstruksi terstandar. Sebagai standar sarana gedung dalam hal keselamatan, sangat penting penggunaan tanda/petunjuk untuk jalur evakuasi menuju tempat/lokasi yang aman. Tanda atau petunjuk tersebut biasanya bertuliskan, "EXIT", "TANGGA DARURAT", "JALUR EVAKUASI" g.



Judul Materi 7 : Melaporkan Kerusakan Berdasarkan Ketentuan Perusahaan. Dalam kegiatan kantor atau perusahaan selalu menggunakan peralatan, dalam penggunaan sarana dan prasarana ada yang rusak baik rusak ringan maupun rusak berat, agar pekerjaan dapat berjalan dengan baik jika ada kerusakan sebaiknya diberikan laporan kepada atasan atau pihak terkait untuk segera diperbaiki, untuk melaporkan kerusakan biasanya dalam suatu unit atau bagian memiliki format laporan kerusakan dan usulan pebaikan yang sudah disepakati, untuk lebih jelas dibawah ini contoh format laporan kerusakan sebagai berikut: Contoh Format Laporan Kerusakan Nama : .............................................................................. Tanggal : .............................................................................. Waktu : .............................................................................. No.



Ruang/Letak



Uraian



Jenis Kerusakan



Keterangan



Jakarta, ...., ...., .... Pelapor,



...............................



Departemen Administrasi Perkantoran | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata



248



ADMINISTRASI PROFESIONAL



h.



PENGELOLAAN KAS KECIL



Judul Materi 8 : Menggunakan perlengkapan keselamatan kerja yang sesuai untuk menghindari kecelakaan kerja Keamanan kerja adalah suatu keadaan atau situasi aman yang dirasakan oleh setiap pegawai pada saat melakukan suatu, untuk mencapai keamanan kerja diperlukan adanya unsur penunjang yang dapat mendukung terciptanya suasana kerja yang aman bagi tenaga kerja, unsur penunjang tersebut antara lain meliputi: Unsur keamanan yang bersifat materril meliputi: 1) baju kerja, 2) helm, 3) kaca mata, 4) sarung tangan 5) sepatu Unsur penunjang keamanan kerja yang bersifat nonmaterill berupa: 1) buku petunjuk, 2) penggunaan alat kerja, 3) rambu-rambu dan isyarat tanda bahaya, 4) himbauan-himbauan, 5) petunjuk kerja. Selain unsur penunjang, lingkungan kerja yang merupakan tempat kerja bagi pegawai/karyawan dalam menjalankan tugasnya juga harus diperhatikan agar betul-betul aman.



LK. 1. Menjaga keamanan peralatan dan tempat kerja Di suatu perusahaan memproduk makanan berupa makanan sumpleman kesehatan, unit pemasaran, Saudara bekerja pada bagian keselamatan dan kesehatan kerja K3). Lakukan tugas Saudara yang berkaitan dengan tugas prosedur (K3) yang menjadi tanggung jawab Saudara. Setelah membaca abstraksi, selanjutnya ikuti instruksi kerja sebagai berikut: a. Lakukan identifikasi Peralatan dan tempat kerja b. Periksalah seluruh peralatan operasional, keamanan dan masa kadaluarsanya sebelum digunakan. c. Pastikan peralatan kerja yang berhubungan dengan listrik dan keamanannya sesuai SOP. d. Gunakan peralatan sesuai petunjuk pemakaian e. Lakukan pemeliharaan rutin sesuai dengan buku petunjuk penggunaan peralatan f. Simpan peralatan ditempat yang sesuai dengan peraturan penyimpanan dengan kondisi siap pakai. g. Laporkan kerusakan berdasarkan ketentuan perusahaan. h. Kenakan perlengkapan keselamatan kerja yang sesuai untuk menghindari kecelakaan kerja i. Videokan kegiatan a s.d. f, kirimkan ke LMS atau ke Mentor boleh menggunakan fasilitas Youtube dan berikan alamatnya 2.



Elemen 2 : Menjaga Kebersihan Peralatan Dan Tempat Kerja



Departemen Administrasi Perkantoran | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata



249



ADMINISTRASI PROFESIONAL



PENGELOLAAN KAS KECIL



a.



Judul Materi 1 : Memeriksa seluruh peralatan operasional, kebersihannya sebelum digunakan Kebersihan adalah tanggung jawab setiap orang dan mensyaratkan kepada kita semua untuk menjaga tempat kerja agar bersih, rapi dan teratur sehingga kondusif untuk melakukan pekerjaan, begitu pula dengan peralatan operasional harus selalu digaja kebersihannya agar senantiasa siap untuk digunakan, kebersihan yang efektif mensyaratkan untuk :  Menyusun atur tempat kerja;  Menjaga tempat kerja bersih dan kemas; dan  Menyimpan segala peralatan ditempat yang betul.



b.



Judul Materi 2 : Membersihkan peralatan setelah dipakai sesuai dengan buku petunjuk penggunaan peralatan Peralatan yang sudah dipakai harus senantiasa dibersihkan, sehingga apabila akan digunakan kembali selalu siap, peralatan yang sudang dibersihkan sebaiknya langsung disimpan agar :  Memastikan ia dengan mudah dicari bila diperlukan;  Menjaga peralatan dalam keadaan yang baik.



c.



Judul Materi 3 : Menyiapkan bahan-bahan untuk membersihkan peralatan sesuai dengan petunjuk, persyaratan kesehatan dan keselamatan kerja. Bahan dan Alat-alat kebersihan yang ada dikantor tentunya akan berbeda dengan yang ada di rumah, kecuali memang jika rumah tersebut termasuk pada rumah yang mewah dimana semua alat kebersihannya menggunakan peralatan yang modern. Untuk sebuah gedung yang besar tentunya juga harus memiliki beberapa alat kebersihan elektronik dimana menggunakan mesin. Memang dengan luas dan ukuran gedung kantor yang besar, membersihkannya pun akan lebih sulit. Namun dengan bantuan alat kebersihan yang canggih semua akan selesai dengan mudah. Alat kebersihan dikantor tidak jauh berbeda dengan alat kebersihan yang ada di rumah, namun yang membedakan jumlah peralatannya akan lebih banyak dari alat-alat kebersihan yang ada di rumah. Berikut beberapa alat kebersihan yang harus dimiliki oleh sebuah gedung perkantoran.  Vacum Cleaner, Alat ini berguna untuk menyedot debu yang ada pada



karpet, kursi, ataupun sofa yang ada pada kantor. Dengan menggunakan vacuum cleaner tentunya akan memudahkan untuk membersihkan setiap debu yang menempel pada furniture, ataupun karpet yang ada dikantor.  Floor Machine, Alat ini sangat berguna untuk gedung perkantoran karena fungsinya yang sangat banyak yaitu alat ini dapat menyikat, menyemir, juga membuat lantai terlihat mengkilap. Jadi anda tidak perlu menyapu lalu mengepel lantai, melakukan nya secara manual dengan menggunakan 2 kali proses. Menggunakan floor machine semuanya akan mudah dibersihkan hanya dengan satu kali saja.  Pembersih Kaca, Satu lagi alat yang harus ada dalam gedung perkantoran adalah alat pembersih kaca. Alat pembersih kaca yang canggih tentunya tidak akan menghabiskan waktu juga tenaga yang banyak.



Departemen Administrasi Perkantoran | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata



250



ADMINISTRASI PROFESIONAL



PENGELOLAAN KAS KECIL



Itulah beberapa alat-alat kebersihan yang sebaiknya ada dalam sebuah gedung perkantoran, agar kantor anda selalu bersih dan jauh dari kuman. d.



Judul Materi 4 : Menyimpan bahan-bahan kimia sesuai dengan persyaratan kesehatan dan keselamatan kerja. Penyimpanan Bahan Kimia Berbahaya Mengelompokkan bahan kimia berbahaya di dalam penyimpanannya mutlak diperlukan, sehingga tempat/ruangan yang ada dapat di manfaatkan sebaikbaiknya dan aman. Mengabaikan sifat-sifat fisik dan kimia dari bahan yang disimpan akan mengandung bahaya seperti kebakaran, peledakan, mengeluarkan gas/uap/debu beracun, dan berbagai kombinasi dari pengaruh tersebut. Penyimpanan bahan kimia berbahaya sebagai berikut :  Bahan Kimia Beracun (Toxic), Bahan ini dalam kondisi normal atau dalam kondisi kecelakaan ataupun dalam kondisi kedua-duanya dapat berbahaya terhadap kehidupan sekelilingnya. Bahan beracun harus disimpan dalam ruangan yang sejuk, tempat yang ada peredaran hawa, jauh dari bahaya kebakaran dan bahan yang inkompatibel (tidak dapat dicampur) harus dipisahkan satu sama lainnya. Jika panas mengakibatkan proses penguraian pada bahan tersebut maka tempat penyimpanan harus sejuk dengan sirkulasi yang baik, tidak terkena sinar matahari langsung dan jauh dari sumber panas.  Bahan Kimia Korosif (Corrosive), Beberapa jenis dari bahan ini mudah



menguap sedangkan lainnya dapat bereaksi dahsyat dengan uap air. Uap dari asam dapat menyerang/merusak bahan struktur dan peralatan selain itu beracun untuk tenaga manusia. Bahan ini harus disimpan dalam ruangan yang sejuk dan ada peredaran hawa yang cukup untuk mencegah terjadinya pengumpulan uap. Wadah/kemasan dari bahan ini harus ditangani dengan hati-hati, dalam keadaan tertutup dan dipasang label. Semua logam disekeliling tempat penyimpanan harus dicat dan diperiksa akan adanya kerusakan yang disebabkan oleh korosi. Penyimpanannya harus terpisah dari bangunan lain dengan dinding dan lantai yang tahan terhadap bahan korosif, memiliki perlengkapan saluran pembuangan untuk tumpahan, dan memiliki ventilasi yang baik. Pada tempat penyimpanan harus tersedia pancaran air untuk pertolongan pertama bagi pekerja yang terkena bahan tersebut.



 Bahan Kimia Mudah Terbakar (Flammable)



Praktis semua pembakaran terjadi antara oksigen dan bahan bakar dalam bentuk uapnya atau beberapa lainnya dalam keadaan bubuk halus. Api dari bahan padat berkembang secara pelan, sedangkan api dari cairan menyebar secara cepat dan sering terlihat seperti meledak.



 Bahan Kimia Peledak (Explosive)



Terhadap bahan tersebut ketentuan penyimpananya sangat ketat, letak tempat penyimpanan harus berjarak minimum 60[meter] dari sumber tenaga, terowongan, lubang tambang, bendungan, jalan raya dan bangunan, agar pengaruh ledakan sekecil mungkin. Ruang penyimpanan



Departemen Administrasi Perkantoran | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata



251



ADMINISTRASI PROFESIONAL



PENGELOLAAN KAS KECIL



harus merupakan bangunan yang kokoh dan tahan api, lantainya terbuat dari bahan yang tidak menimbulkan loncatan api, memiliki sirkulasi udara yang baik dan bebas dari kelembaban, dan tetap terkunci sekalipun tidak digunakan. Untuk penerangan harus dipakai penerangan alam atau lampu listrik yang dapat dibawa atau penerangan yang bersumber dari luar tempat penyimpanan. Penyimpanan tidak boleh dilakukan di dekat bangunan yang didalamnya terdapat oli, gemuk, bensin, bahan sisa yang dapat terbakar, api terbuka atau nyala api. Daerah tempat penyimpanan harus bebas dari rumput kering, sampah, atau material yang mudah terbakar, ada baiknya memanfaatkan perlindungan alam seperti bukit, tanah cekung belukar atau hutan lebat.  Bahan Kimia Oksidator (Oxidation)



Bahan ini adalah sumber oksigen dan dapat memberikan oksigen pada suatu reaksi meskipun dalam keadaan tidak ada udara. Beberapa bahan oksidator memerlukan panas sebelum menghasilkan oksigen, sedangkan jenis lainnya dapat menghasilkan oksigen dalam jumlah yang banyak pada suhu kamar. Tempat penyimpanan bahan ini harus diusahakan agar suhunya tetap dingin, ada peredaran hawa, dan gedungnya harus tahan api. Bahan ini harus dijauhkan dari bahan bakar, bahan yang mudah terbakar dan bahan yang memiliki titik api rendah. Alat-alat pemadam kebakaran biasanya kurang efektif dalam memadamkan kebakaran pada bahan ini, baik penutupan ataupun pengasapan, hal ini dikarenakan bahan oksidator menyediakan oksigen sendiri.



 Bahan Kimia Reaktif Terhadap Air (Water Sensitive Substances)



Bahan ini bereaksi dengan air, uap panas atau larutan air yang lambat laun mengeluarkan panas atau gas-gas yang mudah menyala. Karena banyak dari bahan ini yang mudah terbakar maka tempat penyimpanan bahan ini harus tahan air, berlokasi ditanah yang tinggi, terpisah dari penyimpanan bahan lainnya, dan janganlah menggunakan sprinkler otomatis di dalam ruang simpan.



 Bahan Kimia Reaktif Terhadap Asam (Acid Sensitive Substances)



Bahan ini bereaksi dengan asam dan uap asam menghasilkan panas, hydrogen dan gas-gas yang mudah menyala. Ruangan penyimpanan untuk bahan ini harus diusahakan agar sejuk, berventilasi, sumber penyalaan api harus disngkirkan dan diperiksa secara berkala. Bahan asam dan uap dapat menyerang bahan struktur campuran dan menghasilkan hydrogen, maka bahan asam dapat juga disimpan dalam gudang yang terbuat dari kayu yang berventilasi. Jika konstruksi gudang trbuat dari logam maka harus di cat atau dibuat kebal dan pasif terhadap bahan asam.



 Gas Bertekanan (Compressed Gases)



Silinder dengan gas-gas bertekanan harus disimpan dalam keadaan berdiri dan diikat dengan rantai atau diikat secara kuat pada suatu penyangga tambahan. Ruang penyimpanan harus dijaga agar sejuk , bebas dari sinar matahari langsung, jauh dari saluran pipa panas di dalam ruangan yang



Departemen Administrasi Perkantoran | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata



252



ADMINISTRASI PROFESIONAL



PENGELOLAAN KAS KECIL



ada peredaran hawanya. Gedung penyimpanan harus tahan api dan harus ada tindakan preventif agar silinder tetap sejuk bila terjadi kebakaran, misalnya dengan memasang sprinkler.  Bahan Kimia Radioaktif (Radioactive Substances)



Radiasi dari bahan radioaktif dapat menimbulkan efek somatik dan efek genetik, efek somatik dapat akut atau kronis. Efek somatik akut bila terkena radiasi 200[Rad] sampai 5000[Rad] yang dapat menyebabkan sindroma system saraf sentral, sindroma gas trointestinal dan sindroma kelainan darah, sedangkan efek somatik kronis terjadi pada dosis yang rendah. Efek genetik mempengaruhi alat reproduksi yang akibatnya diturunkan pada keturunan. Bahan ini meliputi isotop radioaktif dan semua persenyawaan yang mengandung radioaktif. Pemakai zat radioaktif dan sumber radiasi harus memiliki instalasi fasilitas atom, tenaga yang terlatih untuk bekerja dengan zat radioaktif, peralatan teknis yang diperlukan dan mendapat izin dari BATAN. Penyimpanannya harus ditempat yang memiliki peralatan cukup untuk memproteksi radiasi, tidak dicampur dengan bahan lain yang dapat membahayakan, packing/kemasan dari bahan radioaktif harus mengikuti ketentuan khusus yang telah ditetapkan dan keutuhan kemasan harus dipelihara



e.



Judul Materi 5 : Membuang sampah dan kelebihan bahan kimia sesuai higienitas, keamanan serta peraturan mengenai lingkungan Pengelolaan sampah adalah pengumpulan, pengangkutan, pemrosesan, pendaur-ulangan, atau pembuangan dari material sampah. Kalimat ini biasanya mengacu pada material sampah yg dihasilkan dari kegiatan manusia, dan biasanya dikelola untuk mengurangi dampaknya terhadap kesehatan, lingkungan atau keindahan. Pengelolaan sampah juga dilakukan untuk memulihkan sumber daya alam. Pengelolaan sampah bisa melibatkan zat padat, cair, gas, atau radioaktif dengan metoda dan keahlian khusus untuk masing masing jenis zat. Praktek pengelolaan sampah berbeda beda satu Negara ke Negara yang lain (sesuai budaya yang berkembang), dan hal ini berbeda juga antara daerah perkotaan dengan daerah pedesaan, serta rberbeda juga antara daerah perumahan dengan daerah industri. Pengelolaan sampah yg tidak berbahaya dari pemukiman dan institusi di area metropolitan biasanya menjadi tanggung jawab pemerintah daerah, sedangkan untuk sampah dari area komersial dan industri biasanya ditangani oleh perusahaan pengolah sampah. Pengelolaan sampah memiliki tujuan untuk mengubah sampah menjadi material yang memiliki nilai ekonomis dan juga untuk mengolah sampah agar menjadi material yang tidak membahayakan bagi lingkungan hidup. Metode pengelolaan sampah berbeda beda tergantung banyak hal, diantaranya tipe zat sampah, tanah yg digunakan untuk mengolah, dan ketersediaan area. Upaya-upaya dalam pengelolaan sampah, dapat dilakukan dengan menerapkan beberapa metode atau cara sebagai berikut :  Melakukan Metode Pembuangan dan Penimbunan Pembuangan sampah pada penimbunan darat termasuk menguburnya untuk membuang sampah, metode ini adalah metode paling populer di



Departemen Administrasi Perkantoran | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata



253



ADMINISTRASI PROFESIONAL



PENGELOLAAN KAS KECIL



dunia. Penimbunan ini biasanya dilakukan di tanah yg tidak terpakai, lubang bekas pertambangan, atau lubang lubang dalam. Sebuah lahan penimbunan darat yg dirancang dan dikelola dengan baik akan menjadi tempat penimbunan sampah yang hiegenis dan murah. Sedangkan penimbunan darat yg tidak dirancang dan tidak dikelola dengan baik akan menyebabkan berbagai masalah lingkungan , diantaranya angin berbau sampah, menarik berkumpulnya Hama, dan adanya genangan air sampah. Efek samping lain dari sampah adalah gas methan dan karbon dioksida yang juga sangat berbahaya.Karakteristik desain dari penimbunan darat yang modern diantaranya adalah metode pengumpulan air sampah menggunakan bahan tanah liat atau pelapis plastik. Sampah biasanya dipadatkan untuk menambah kepadatan dan kestabilannya, dan ditutup untuk tidak menarik hama (biasanya tikus). Banyak penimbunan sampah mempunyai sistem pengekstrasi gas yang dipasang untuk mengambil gas yang terjadi. Gas yang terkumpul akan dialirkan keluar dari tempat penimbunan dan dibakar di menara pembakar atau dibakar di mesin berbahan bakar gas untuk membangkitkan listrik.  Melakukan Metode Daur-ulang Proses pengambilan barang yang masih memiliki nilai dari sampah untuk digunakan kembali disebut sebagai Daul-ulang. Ada beberapa cara daur ulang yaitu pengampulan bahan sampah untuk diproses lagi atau mengambil kalori dari bahan yang bisa dibakar untuk membangkitkan listrik. Metode baru dari Daur-Ulang yaitu : 1) Pengolahan kembali secara fisik Metode ini adalah aktivitas paling populer dari daur ulang, yaitu mengumpulkan dan menggunakan kembali sampah yang telah dibuang contohnya kaleng minum alumunium, kaleg baja makanan / minuman, botol bekas, kertas karton, koran, majalah dan kardus. Pengumpulan biasanya dilakukan dari sampah yang sudah dipisahkan dari awal (kotak sampah / kendaraan sampah khusus), atau dari sampah yang sudah tercampur. Jenis sampah plastik lain yang dapat digunakan seperti (PVC, LDPE, PP, dan PS) juga bisa di daur ulang. Daur ulang dari produk yang komplek seperti komputer atau mobil lebih susah, karena bagian bagiannya harus diurai dan dikelompokan menurut jenis bahannya. 2)



Pengolahan kembali secara biologis Material sampah (organik), seperti zat makanan, sisa makanan / kertas, bisa diolah dengan menggunakan proses biologis untuk kompos atau dikenal dengan istilah pengkomposan. Hasilnya adalah kompos yang bisa digunakan sebagai pupuk dan gas yang bisa digunakan untuk membangkitkan listrik.



LK. 2. Menjaga Kebersihan Peralatan Dan Tempat Kerja Di suatu perusahaan memproduk makanan berupa makanan sumpleman kesehatan, unit pemasaran, Saudara bekerja pada bagian keselamatan dan kesehatan kerja



Departemen Administrasi Perkantoran | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata



254



ADMINISTRASI PROFESIONAL



PENGELOLAAN KAS KECIL



K3). Lakukan tugas Saudara yang berkaitan dengan menjaga kebersihan peralatan dan tempat kerja menjadi tanggung jawab Saudara. Setelah membaca abstraksi, selanjutnya ikuti instruksi kerja sebagai berikut: a. Periksa kebersihan dan seluruh peralatan operasional sebelum digunakan. b. Bersihkan peralatan setelah dipakai sesuai dengan buku petunjuk penggunaan peralatan c. Siapkan bahan-bahan untuk membersihkan sesuai dengan petunjuk, persyaratan kesehatan dan keselamatan kerja. d. Simpan bahan-bahan kimia sesuai dengan persyaratan kesehatan dan keselamatan kerja. e. Buang sampah dan kelebihan bahan kimia sesuai higienitas, keamanan serta peraturan mengenai lingkungan f. Videokan kegiatan a sd. e, kirimkan ke LMS atau ke Mentor boleh menggunakan fasilitas Youtube dan berikan alamatnya 3.



Elemen 3. Mengatasi Situasi-Situasi Darurat a. Judul Materi 1 : Mengidentifikasi Potensi Keadaan Darurat Keadaan darurat dalam suatu kegiatan perkantoran sering terjadi adalah kecelakaan, yang dimaksud dengankecelakaan adalah kejadian yang tak terduga dan tidak diharapkan. Tak terduga, oleh karena di belakang peristiwa itu tidak terdapat unsur kesengajaan, lebih-lebih dalam bentuk perencanaan. Kecelakaan akibat kerja adalah kecelakaan berhubungan dengan hubungan kerja pada perusahaan. Hubungan kerja di sini dapat berarti, bahwa kecelakaan terjadi karena oleh pekerjaan atau pada waktu melaksanakan pekerjaan. Bahaya pekerjaan adalah faktor-faktor dalam hubungan pekerjaan yang dapat mendatangkan kecelakaan. Bahaya tersebut disebut potensial, jika faktorfaktor tersebut belum mendatangkan kecelakaan. Jika kecelakaan telah terjadi, maka bahaya tersebut sebagai bahaya nyata. Dengan adanya kecelakaan/bahaya akibat kerja dapat menyebabkan kerugian-kerugian. Ada 5 jenis yang disebabkan oleh kecelakaan akibat kerja, yaitu: 1) Kerusakan. 2) Kekacauan organisasi. 3) Keluhan dan kesedihan. 4) Kelainan dan cacat. 5) Kematian. Klasifikasi kecelakaan akibat kerja menurut Organisasi Perburuan Internasional tahun 1962, adalah sebagai berikut: 1. Klasifikasi menurut jenis kecelakaan seperti: a. terjatuh. b. tertimpa benda jatuh. c. tertumbuk atau terkena benda-benda. d. terjepit oleh benda. e. pengaruh suhu tinggi. 2. Klasifikasi menurut penyebab a. Mesin, seperti:



Departemen Administrasi Perkantoran | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata



255



ADMINISTRASI PROFESIONAL



PENGELOLAAN KAS KECIL



pembangkit tenaga mesin-mesin penyalur mesin-mesin untuk mengerjakan logam mesin-mesin untuk mengolah kayu Alat angkut dan alat angkat 1) mesin angkat dan peralatannya 2) alat angkutan di atas rel 3) alat angkutan udara Peralatan lain 1) bejana bertekanan 2) instalasi pendingin 3) alat-alat listrik Klasifikasi menurut sifat luka atau kelainan, seperti: 1) patah tulang 2) dislokasi/keseleo 3) rengang otot 4) amputasi 5) luka bakar



1) 2) 3) 4) b.



c.



d.



3.



b.



Kecelakaan-kecelakaan diselidiki dengan maksud sebagai berikut: 1) Menentukan siapa yang bertanggung jawab atas kejadian kecelakaan. 2) Mencegah berulangnya peristiwa serupa.



Judul Materi 2 : Menangani Keadaan Darurat Sesuai Keterampilan yang Dimiliki dan Kewenangan yang Diberikan. Dalam keadaan darurat Anda harus berinisiatif dan cermat dalam menangani keadaan darurat sesuai keterampilan yang dimiliki dan kewenangan yang diberikan. Dalam menangani keadaan darurat pengetahuan yang diperlukan tentang Pengertian Pertolongan Pertama Pada Kecelakaan. Pertolongan Pertama merupakan tindakan pertolongan yang diberikan terhadap korban dengan tujuan mencegah keadaan bertambah buruk sebelum si korban mendapatkan perawatan dari tenaga medis resmi. Jadi tindakan Pertolongan Pertama (PP) ini bukanlah tindakan pengobatan sesungguhnya dari suatu diagnosa penyakit agar si penderita sembuh dari penyakit yang dialami. Pertolongan Pertama biasanya diberikan oleh orang-orang disekitar korban yang diantaranya akan menghubungi petugas kesehatan terdekat. Pertolongan ini harus diberikan secara cepat dan tepat sebab penanganan yang salah dapat berakibat buruk, cacat tubuh bahkan kematian. Namun sebelum kita memasuki pembahasan kearah penanggulangan pengobatan terhadap luka, akan lebih baik kita berbicara dulu mengenai pencegahan terhadap suatu kecelakaan (accident), terutama dalam kegiatan di alam bebas. Selain itu harus kita garis bawahi bahwa situasi dalam berkegiatan sering memerlukan bukan sekedar pengetahuan kita tentang pengobatan, namun lebih kepada pemahaman kita akan prinsip-prinsip pertolongan terhadap korban. Sekedar contoh, beberapa peralatan yang disebutkan dalam materi ini kemungkinan tidak selalu ada pada setiap kegiatan, aka kita dituntut kreatif dan mampu menguasai setiap keadaan. Departemen Administrasi Perkantoran | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata



256



ADMINISTRASI PROFESIONAL



PENGELOLAAN KAS KECIL



1.



Prinsip Dasar Adapun prinsip-prinsip dasar dalam menangani suatu keadaan darurat tersebut diantaranya: a) Pastikan Anda bukan menjadi korban berikutnya. Seringkali kita lengah atau kurang berfikir panjang bila kita menjumpai suatu kecelakaan. Sebelum kita menolong korban, periksa dulu apakah tempat tersebut sudah aman atau masih dalam bahaya. b) Pakailah metode atau cara pertolongan yang cepat, mudah dan efesien. Hindarkan sikap sok pahlawan. Pergunakanlah sumberdaya yang ada baik alat, manusia maupun sarana pendukung lainnya. Bila Anda bekerja dalam tim, buatlah perencanaan yang matang dan dipahami oleh seluruh anggota. Biasakan membuat cataan tentang usaha-usaha pertolongan yang telah Anda lakukan, identitas korban, tempat dan waktu kejadian, Catatan ini berguna bila penderita mendapat rujukan atau pertolongan tambahan oleh pihak lain Pertolongan Pertama merupakan tindakan pertolongan yang diberikan terhadap korban dengan tujuan mencegah keadaan bertambah buruk sebelum si korban mendapatkan perawatan dari tenaga medis resmi. Jadi tindakan Pertolongan Pertama (PP) ini bukanlah tindakan pengobatan sesungguhnya dari suatu diagnosa penyakit agar si penderita sembuh dari penyakit yang dialami. Pertolongan Pertama biasanya diberikan oleh orang-orang disekitar korban yang diantaranya akan menghubungi petugas kesehatan terdekat. Pertolongan ini harus diberikan secara cepat dan tepat sebab penanganan yang salah dapat berakibat buruk, cacat tubuh bahkan kematian. Namun sebelum kita memasuki pembahasan kearah penanggulangan atau pengobatan terhadap luka, akan lebih baik kita berbicara dulu mengenai pencegahan terhadap suatu kecelakaan (accident), terutama dalam kegiatan di alam bebas. Selain itu harus kita garis bawahi bahwa situasi dalam berkegiatan sering memerlukan bukan sekedar pengetahuan kita tentang pengobatan, namun lebih kepada pemahaman kita akan prinsip-prinsip pertolongan terhadap korban. Sekedar contoh, beberapa peralatan yang disebutkan dalam materi ini kemungkinan tidak selalu ada pada setiap kegiatan, aka kita dituntut kreatif dan mampu menguasai setiap keadaan.



2.



Mengenal Peratalan PPPK dan Penggunaannya a. Alat-alat (Peralatan) PPPK



Departemen Administrasi Perkantoran | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata



257



ADMINISTRASI PROFESIONAL



PENGELOLAAN KAS KECIL



Kapas, perban/pembalut, kasa steril, plester gulung, plester tunggal seperti “tensoplas” dan “band aid”, kain pembalut yang lebar untuk kecelajaan yang berat, mercurorochrome/obat merah, boorwater, dan au de cologne untuk membangunkan orang pingsan, gelas pencuci mata, gunting kecil/besar, dan jepitan/pingset. b.



Kegunaan Alat-Alat PPPK 1) untuk menutupi luka 2) untuk penekanan pada bagian yang luka 3) untuk mempersempit ruang gerakan 4) untuk mengikat spalk (bidai)



c.



Macam-Macam Pembalut dan Cara Penggunaannya 1) Pembalut Segitiga Bentuknya seperti segitiga sama kaki/sama sisi. 2) Pembalut Gulung Kegunaannya untuk luka pada jari kaki dan jari tangan



Cara penggunaanya adalah sebagai berikut : a) Bungkus disobek dan tarikah tali yang sudah tersedia b) Ujung-ujung pembalut dipegang dengan kedua tangan dan gulungkan.



Departemen Administrasi Perkantoran | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata



258



ADMINISTRASI PROFESIONAL



PENGELOLAAN KAS KECIL



c)



Luka ditekan dan balut dengan pembalut/kain kasa yang berada di atas kompres d) Pembalut Tangan e) Pembalut Penggendong Tangan f) Pembalut lutut g) Balut kaki



Anggota badan yang patah harus diberi bidai (spalk) sebelum si sakit dipindahkan. Gunakanlah lipatan surat kabar, tongkat, papan, tali, dasi, kaus kaki panjang, atau bahan apa saja yang mudah didapat. d.



Macam-macam Lena (Collapse, Syncope) Lena adalah kehilangan kesadaran karena peredaran darah ke otak berkurang. Gejala-gejalanya: 1) Kesadaran menurun 2) Berkeringat dingin 3) Denyut nadi lemah 4) Muka Pucat Sebab-sebabnya: 1) Berada dalam ruangan tertutup penuh orang (penat) sehingga kekurangan udara segar 2) Karena kepanasan 3) Karena emosi 4) Terlalu lelah Pertolongannya: 1) Penderita dibawa ke tempat yang teduh dan udara segar



Departemen Administrasi Perkantoran | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata



259



ADMINISTRASI PROFESIONAL



2) 3) 4) 5) 6)



PENGELOLAAN KAS KECIL



Baringkan kepala sejajar dengan badan Kepala dimiringkan apabila muntah sehingga mudah keluar dari mulut. Apabila ada gigi palsu yang lepas harus dikeluarkan. Kendurkan semua pakaian agar tidak mengganggu pernapasan Berikan rangsangan dengan bau-bauan, misalnya eau de cologneminyak wangi, bawang putih yang dipecah-pecah, dan sebagainya. Kemudian, penderita diberi minum. Setelah sadar, sebaiknya penderita diberi minum kopi yang hangat.



c.



Judul Materi 3 : Mencari Bantuan dari Rekan Sejawat atau Orang yang Berwenang Segera, Bilamana Diperlukan. Musibah atau kecelakaan kadang-kadang bisa terjadi dimana-mana dan kapan saja yang tidak bisa diprediksi, untuk mengantisipasi kebadian tersebut ada baiknya kita mempersiapan berupa kotak P3K. Untuk lebih jelasnya mengenasi P3K marilah kita pelajari bagaimana menangani pertolongan pertama pada kecelakaan korban yang kebetulan tidak ada ahli kesehatan, namun membutuhkan penanganan dengan segera. Sebelumnya, perlu kita ketahui terlebih dahulu apa saja peralatan yang di butuhkan kita dan melakukan penangan secara darurat yang sudah dibahas sebelumnya,langkah selanjutnya adalah mencari bantuan pada pihak yang berwenang yang berkaitan dengan penanganan kesehatan misalnya; dokter jaga terdekat, puskesmas dan bahkan rumah sakit apabila korban mengalami luka yang parah dan harus mendapat perawatan secara intensif



d.



Judul Materi 4 : Melaporkan Rincian Keadaan Darurat Sesuai dengan Aturan. Setelah korban telah tertangani dengan baik dan mendapatkan perawatan, langkah selanjutnya adalah melaporkan kejadian sesaui aturan unit kerja terkait laporan dibuat secara jelas dan rinci agar dapat memberi informasi yang jelas, hal-hal yang perlu dilaporkan antara lain : a. Lokasi kejadian b. Nama cedera c. Rincian singkat kondisi terluka d. Deskripsi (kecelakaan, kebakaran, explotion) e. Berikan petunjuk dan saran dari setiap kondisi secara khusus Waktu terjadinya kecelakaan



LK.3. Mengatasi Situasi-Situasi Darurat Di suatu perusahaan memproduk makanan berupa makanan sumpleman kesehatan, unit pemasaran, Saudara bekerja pada bagian keselamatan dan kesehatan kerja K3). Lakukan tugas Saudara yang berkaitan dengan mengatasi situasi-situasi darurat yang menjadi tanggung jawab Saudara Setelah membaca abstraksi, selanjutnya ikuti instruksi kerja sebagai berikut: a. Mengidentifikasi potensi keadaan darurat.



Departemen Administrasi Perkantoran | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata



260



ADMINISTRASI PROFESIONAL



PENGELOLAAN KAS KECIL



b. Menangani keadaan darurat sesuai keterampilan yang dimiliki dan kewenangan yang diberikan. c. Mencari dengan segera bantuan dari rekan sejawat atau orang yang berwenang, bilamana diperlukan. d. Melaporkan rincian keadaan darurat sesuai dengan aturan e. Videokan kegiatan a sd. c, kirimkan ke LMS atau ke Mentor boleh menggunakan fasilitas Youtube dan berikan alamatnya 4.



Elemen 4. Menangani Tindakan Pertolongan Pertama Pada Kecelakaan Di Kantor a. Judul Materi 1 : Pro-aktif dan Tanggap Terhadap Keadaan Darurat Tidak semua kantor/ perusahaan memiliki bagaian yang bertugas untuk menangani kesehatan dan keselamatan kerja, sehingga diperlukan pengetahuan setiap karyawan untuk mengetahui adanya keadaan darurat harus melaporkannya kepada team penanganan keadaan darurat. Team penanggulangan keadaan darurat bertanggungjawab menangani keadaan darurat yang ada. Untuk keadaan darurat kebakaran, penggunaan alat pemadam mengikuti standar penggunaan APAR dan standar penggunaan APAB. Jika keadaan darurat tidak dapat ditangani oleh team penanggulangan keadaan darurat, maka koordinator team harus segera menghubungi pihak luar yang terkait untuk meminta bantuan b.



Judul Materi 2 : Melakukan Tindakan Sesuai Keterampilan dan Kewenangan yang Telah Ditentukan dalam Menghadapi Keadaan Darurat, Sehingga Dapat Menentukan Langkah-langkah Selanjutnya Dalam melakukan tindakan menghadapi keadaan darurat hal yang harus dilakukan adalah melakukan pertolongan pertama pada kecelakaan dengan langkah sebagai berikut : a) Mencegah Bahaya Maut Bahaya maut apabila : 1) Korban kecelakaan dalam keadaan shock 2) Pendarahan yang hebat, dan 3) Pingsan b) Mencegah Cacat Mencegah cacat adalah mencegah akibat kecelakaan atau benturan hebat yang mengenai kepala bagian belakang dan mengakibatkan gegar otak (cacat rohani). Mencegah akibat kecelakaan yang menyebabkan hilangnya salah satu anggota badan, misalnya patah/hilangnya tangan atau kaki. c) Mencegah Infeksi Maksud mencegah infeksi adalah mencegah masuknya bibit penyakit ke dalam tubuh akibat kecelakaan. d) Meringankan rasa sakit si korban Cara meringankan rasa sakit isi Korban, yaitu dengan melakukan pertolongan untuk meringankan derita yang dialaminya sebelum dibawa ke dokter (rumah sakit).



Departemen Administrasi Perkantoran | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata



261



ADMINISTRASI PROFESIONAL



c.



PENGELOLAAN KAS KECIL



Judul Materi 3 : Mengidentifikasi Fisik Korban dan Tanda-tanda Kehidupan. Dalam mengidentifikasi fisik korban dan tanda-tanda kehidupan hal-hal yang perlu diperhatikan adalah sebagai berikut: 1) Pingsan Pingsan adalah kehilangan kesadaran karena fungsi otak terganggu. Gejala-gejalanya  Penderita tidak sadarkan diri, tidak beraksi terhadap rangsangan (dicubit, dipanggil).  Biasanya tidak bergerak, tetapi dapat juga gelisah  Nadi cepat dan sulit diraba  Pernapasan tidak tentu (kadang-kadang tertutup dan tidak teratur). Sebab-sebabnya  Kekurangan oksigen dalam daran karena pernapasan terhalang, misalnya tercekik, tenggelam, tertimbun, dan sebagainya.  Kerusakan pada otak, misalnya karena pukulan pada kepala, tabrakan (gegar otak), dan sebagainya.  Terkena aliran listrik  Keracunan melalui makanan/minuman atau pernapasan.  Penyakit-penyakit, misalnya kencing manis (diabetes mellitus), ginjal, ayan (epilepsi).



Departemen Administrasi Perkantoran | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata



262



ADMINISTRASI PROFESIONAL



2)



PENGELOLAAN KAS KECIL



Shock Shock adalah gangguan yang disebabkan oleh jumlah darah yang beredar didalam pembuluh-pembuluh darah sangat sedikit



Gejala-gejalanya  Kesadaran menurun  Muka pucat dan berkeringat dingin  Sangat gelisah  Bibir kering dan merasa sangt halus  Pernapasan tidak teratur  Nadi cepat dan sukar diraba Sebab-sebabnya  Karena pendarahan  Cairan tubuh banyak yang keluar bersamaan dengan muntah  Sangat gelisah  Bibir kering dan merasa sangat halus  Pernapasan tidak teratur  Nadi cepat dan sukar diraba Pertolongannya  Bawalah penderita ke tempat yang teduh dengan udara yang segar  Longgarkan semua pakaian yang dapat mengganggu pernapasan  Hentikan pendarahan dengan jalan membalut  Cegah kemungkinan terjadinya infeksi pada luka



Departemen Administrasi Perkantoran | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata



263



ADMINISTRASI PROFESIONAL



  3)



PENGELOLAAN KAS KECIL



Selimuti penderita agar tidak kedinginan, tetapi harus dijaga jangan sampai berkeringat. Bawalah segera ke rumah sakit atau dokter terdekat.



Mati Suri Mati suri adalah gangguan yang sangat gawat yang menyebabkan penderita tidak sadar, napas dan denyut jantung berhenti atau tak dapat dirasakan. Sebab-sebabnya Sebab-sebabnya sama dengan lena, pingsan, dan shock. Mati suri adalah tingkat lanjutan dari gangguan umum lainnya yang lebih ringan. 1) Perbaikan dengan memberikan pernapasan buatan 2) Perbaikan peredaran darah dengan jalan mengurut jantung (massage jantung)



4)



Pernapasan Buatan



Pernapasan buatan adalah suatu tindakan yang dilakukan untuk menolong jiwa seseorang dengan jalan menimbulkan pernapasan yang spontan dan teratur. Orang hanya dapat hidup dalam beberapa menit saja tanpa bernapas. Oleh karena itu, pernapasan buatan harus dilakukan dengan segera dan cara yang benar. Pedoman dalam melakukan pernapasan buatan Yang harus dikerjakan sebelum melakukan pernapasan buatan adalah sebagai berikut :  



Bersihkan saluran pernapasan Longgarkan pakaian yang menjepit leher, dada, perut kemudian, lakukanlah pernapasan buatan dengan pedoman sebagai berikut: 1) Lakukanlah pernapasan dengan segera. Apabila terlambat, jiwa orang tidak akan tertolong 2) Lakukan pernapasan buatan yang telah kamu kuasai betul. Jangan mencoba cara lain meskipun mungkin lebih baik 3) Lakukanlah pernapasan buatan sampai si korban bernapas kembali atau dokter menyatakan ia sudah mati



Departemen Administrasi Perkantoran | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata



264



ADMINISTRASI PROFESIONAL



PENGELOLAAN KAS KECIL



Beberapa cara pernapasan buatan 1)



Cara Sylvester Si korban dibaringkan telentang. Penolong berlutut pada satu kaki di belakang kepala korban menghadap ke arah wajah korban. Penolong memegang lengan bawah si korban dekat siku lalu mengangkat kedua belah tangan ke atas, kemudian ke belakang sampai siku korban menyentuh lantai. Dengan demikian, terjadilah penarikan napas. Setelah itu, kedua lengan ditarik ke atas dan ke muka sampai lengan memberi tekanan di atas dada. Dengan demikian terjadilah pengeluaran napas. Penarikan dan pengeluaran napas ini dilakukan menurut irama yang tetap kira-kira 12 kali setiap menit sehingga menyerupai pernapasan biasa. Keuntungan cara ini ialah hanya membutuhkan seorang penolong dan dapat segera dimulai. Kerugian cara ini adalah sebagai berikut :  Jalan pernapasan (napas) dapat terhalang  Apabila tekanan pada dada terlalu keras dapat mengakibatkan tulang rusuk patah  Penolong cepat lelah



2) Cara Schaffer Korban dibaringkan telungkup, muka menghadap samping, pipi rapat di atas lantai/tanah. Penolong berlutut sehingga badan si korban berada di antara lututnya, dengan muka menghadap punggung korban. Letakkan kedua telapak tangan di atas tulangtulang rusuk si korban sebelah bawah dengan jarak kedua ibu jari kurang lebih 3 cm dan sejajar dengan tulang punggung korban. Dengan lengan lurus, bengkokkanlah badan ke depan sehingga kedua tangan menekan secukupnya. Dengan demikian, terjadilah pengeluaran napas. Kemudian, tegakkan kembali badan seperti kedudukan semula sehingga tekanan pada rongga dada lenyap, tetapi tangan jangan dilepaskan dari punggung korban. Dengan demikian, terjadilah penarikan napas. Lakukanlah kedua gerakan ini menurut irama yang sama lebih kurang 12 kali/menit. Keuntungan cara ini adalah hanya membutuhkan seorang penolong dan tidak melelahkan, sedangkan kerugiannya adalah pertukaran udara kurang banyak karena penarikan napas terjadi secara pasif. 3)



Cara Holger Nielson Cara ini merupakan cara yang sangat baik karena hal-hal berikut.  Dapat dilakukan oleh satu orang  Tidak cepat melelahkan dan penolong dapat diganti  Pertukaran udara cukup baik karena penarikan dan pengeluaran napas secara aktif  Mudah dipelajari Caranya adalah sebagai berikut :



Departemen Administrasi Perkantoran | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata



265



ADMINISTRASI PROFESIONAL



PENGELOLAAN KAS KECIL



Si korban diletakkan tertelungkup dengan muka terletak di atas tangannya untuk mencegah kotoran masuk mulut. Penolong berdiri di atas satu kaki dan satu lutut di muka kepala si korban. Pukul pelan-pelan si korban di kedua tulang belikatnya untuk mengeluarkan lidah si korban sehingga menjuluir dan tidak menghalangi jalan napasnya. Letakkan kedua tangan di atas punggung korban, kira-kira sedikit di bawah tulang belikat. Jari-jari direnggangkan dengan kedua ibu jari hampir bertemu satu sama lainnya. Membungkuk ke depan dengan tangan lurus dan dengan berat badan bagian atas tekanlah perlahan-lahan dengan sama rata punggung atas si korban. Dengan demikian, terjadilah pengeluaran napas. Kemudian, tekanan menentukan perlahan-lahan dan badan penolong disurutkan lagi seperti semula, sambil kedua tangan diluncurkan sepanjang bahu lengan atas sampai siku si korban. Kemudian, lengan atas si korban dipegang oleh penolong. Kemudian, lengan atas si korbam dipegang oleh penolong. Badan penolong digerakkan ke belakang untuk menarik bagian atas korban sampai terasa tahanan oleh bahu penderita. Dengan demikian, terjadilah penarikan napas. Penarikan dan pengeluaran napas diulangi dengan irama yang tetap kira-kira 12 kali per menit. 4)



Cara Pernapasan dari Mulut ke Mulut (Mout to Mouth) a) Cara ini banyak digunakan dan merupakan cara yang cepat dilaksanakan karena  penderita tetap dalam keadaan telentang;  udara diembuskan langsung ke dalam paru-paru melalui mulut atau lubang hidung b)



d.



Cara ini termasuk cara yang sangat baik karena  dada penderita dapat dilihat langsung mengembang atau tidak pada waktu udara diembuskan ke dalam paru-paru;  udara yang dihembuskan oleh penolong cukup mengandung O2,  jalan udara dapat terbuka dengan baik dan mudah mengalir ke dalam paru-paru;



Judul Materi 4 : Menyediakan informasi dan sarana serta prasana layanan pendukung terkini.



Menyediakan informasi dalam rangka mencegah terjadinya kecelakaan kerja adalah suatu keharusan dalam suatu industri atau usaha,informasi bisa berupa tulisan atau pesan gambar, pesan-pesan keselamatan kerja dapat juga berupa simbol yang mudah dipahami oleh semua orang yang melihat/menyaksikan simbol tersebut adapun contoh simbol gambar adalah sebagaiberikut :



Departemen Administrasi Perkantoran | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata



266



ADMINISTRASI PROFESIONAL



PENGELOLAAN KAS KECIL



Gambar diatas adalah simbol-simbol yang umumnya ada di laboratorium. Simbol ini harus diperhatikan dan dipahami supaya Anda mengetahui bahaya yang ada pada suatu benda atau zat kimia. Berikut adalah penjelasan simbolsimbol tersebut. 1) Animal hazard adalah bahaya yang berasal dari hewan. Mungkin saja hewan itu beracun karena telah disuntik bermacam-macam zat hasil eksperimen atau dapat menggigit dan mencakar Anda. 2) Sharp instrument hazard adalah bahaya yang berasal dari bendabenda yang tajam. Benda itu jika tidak digunakan dengan benar maka dapat melukai Anda. 3) Heat hazard adalah bahaya yang berasal dari benda yang panas. Tangan Anda akan kepanasan jika menyentuh benda tersebut dalam keadaan aktif atau menyala. 4) Glassware hazard adalah bahaya yang berasal dari benda yang mudah pecah. BIasanya berupa gelas kimia. 5) Chemical hazard adalah bahaya yang berasal dari bahan kimia. Bisa saja bahan kimia itu dapat membuat kulit kita gatal dan iritasi. 6) Electrical hazard adalah bahaya yang berasal dari benda-benda yang mengeluarkan listrik. Hati-hati dalam menggunakannya supaya tidak tersengat listrik. 7) Eye & face hazard adalah bahaya yang berasal dari benda-benda yang dapat membuat iritasi pada mata dan wajah. Gunakan masker atau pelindung wajah sebelum menggunakan bahan tersebut. 8) Fire hazard adalah bahaya yang berasal dari benda yang mudah terbakar. Contohnya adalah kerosin (minyak tanah) dan spiritus.



Departemen Administrasi Perkantoran | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata



267



ADMINISTRASI PROFESIONAL



PENGELOLAAN KAS KECIL



9) Biohazard adalah bahaya yang berasal dari bahan biologis. Bahan tersebut bisa dapat menyebabkan penyakit mematikan seperti AIDS. Contohnya adalah tempat pembuangan jarum suntik. 10) Laser radiation hazard adalah bahaya yang berasal dari sinar laser. 11) Radioactive hazard adalah bahaya yang berasal dari benda radioaktif. Benda ini dapat mengeluarkan radiasi dan jika terpapar terlalu lama maka akan menyebabkan kanker. 12) Explosive hazard adalah bahaya yang berasal dari benda yang mudah meledak. Jauhkan benda tersebut dari api.



e.



Judul Materi 5 : Menyampaikan informasi mengenai kondisi korban kepada petugas unit gawat darurat (UGD). Dalam melaksanakan kegiatan kantor sehari-hari kenyaman, keamanan dan keselamatan selalu yang diharapkan namun hal-hal yang tidak diinginankan kadang kala bisa terjadi, untuk ituk kemampuan seseorang atau untuk semua karyawan atau pegawai perlu dipersiapkan. Dalam menangani pertolongan pertama padakecelakaan di kantor diperlukan pengetahuan sebagai berikut: 1) Daftar Potensi Keadaan Darurat 2) Daftar nomor Telepon Penting 3) Standar Penyimpanan Tabung Gas Bertekanan 4) Struktur Organisasi Tim Tanggap Darurat 5) Tugas dan Tanggung Jawab Tim Tanggap Darurat 6) Jadwal Uji Coba Keadaan Darurat 7) Evaluasi Ujicoba Keadaan Darurat 8) Laporan Investigasi Keadaan Darurat 9) Daftar Peralatan Keadaan Darurat 10) Check List APAR 11) Check List Kotak P3K 12) Check List Box Alarm System 13) Standar Tanggap Darurat Kebakaran 14) Standar Tanggap Darurat Gempa Bumi 15) Standar Tanggap Darurat Terkena Bahan Kimia 16) Standar Tanggap Darurat Evakuasi 17) Standar Penggunaan APAR



f.



Judul Materi 6 : Membakuan situasi darurat yang dialami dalam bentuk laporan sesuai dengan peraturan. Keadaan darurat atau kejadian kecelakaan sering terjadi dimanapun dan kapanpun khusus untuk diperkantoran bila ada kejadian sebaiknya dicatat dan dilaporkan pada pihak yang berwewenang, cara pembuatan laporan kejadian bencana banyak ragam dan versi, tetapi dalam pembuatan laporan kejadian tentunya harus mengacu kepadaperaturan perundang-undangan yang berlaku, sebagai gambaran berikut adalah contoh laporan kejadian. Contoh surat laporan kejadian:



Departemen Administrasi Perkantoran | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata



268



ADMINISTRASI PROFESIONAL



g.



PENGELOLAAN KAS KECIL



Judul Materi 7 : Membuat laporan dengan jelas, akurat serta tepat waktu Dalam melaksanakan kegiatan kantor sehari-hari kenyaman, keamanan dan keselamatan selalu yang diharapkan namun hal-hal yang tidak diinginankan kadang kala bisa terjadi, untuk ituk kemampuan seseorang atau untuk semua karyawan atau pegawai perlu dipersiapkan yang berkaitan dengan kesehatan dan keselamatan kerja, seperti apa yang sudah disampaikan di atas bahwa kecelakaan atau keaadaan darurat bisa terjadi oleh karena itu bila terjadi langkah selanjutnya adalah membuat laporan secara jelas akurat dan tepat waktu



LK. 4. Menangani Tindakan Pertolongan Pertama Pada Kecelakaan Di Kantor Situasi kerja pada unit kerja bagian keprotokolan Di suatu perusahaan memproduk makanan berupa makanan sumpleman kesehatan, unit pemasaran, Saudara bekerja pada bagian keselamatan dan kesehatan kerja K3. Lakukan tugas Saudara yang berkaitan dengan menangani tindakan pertolongan pertama pada kecelakaan yang menjadi tanggung jawab Saudara Setelah membaca abstraksi, selanjutnya ikuti instruksi kerja sebagai berikut: a. pro-aktif, tanggap serta terhadap keadaan darurat.



Departemen Administrasi Perkantoran | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata



269



ADMINISTRASI PROFESIONAL



b. c. d. e. f. g. f. D.



PENGELOLAAN KAS KECIL



Melakukan tindakan dengan keterampilan dan kewenangan yang telah ditentukan dalam menghadapi keadaan darurat, sehingga dapat menentukan langkah-langkah selanjutnya. Mengidentifikasi fisik korban dan tanda-tanda kehidupan Menyediakan informasi dan sarana serta prasana layanan pendukung terkini. Menyampaikan informasi mengenai kondisi korban kepada petugas unit gawat darurat (UGD). Membakukan situasi darurat yang dialami dalam bentuk laporan sesuai dengan peraturan. Membuat laporan dengan jelas, akurat serta tepat waktu Videokan kegiatan a sd. f, kirimkan ke LMS atau ke Mentor boleh menggunakan fasilitas Youtube dan berikan alamatnya



Rangkuman Kegiatan pembelajaran 11 yaitu : menerapkan prosedur K3 Perkantoran yang terdiri atas elemen dan KUK sebagai berikut : 1. Menjaga keamanan peralatan dan tempat kerja a. Mengidentifikasi Peralatan dan tempat kerja. b. Memeriksa seluruh peralatan operasional, keamanan dan masa kadaluarsanya sebelum digunakan. c. Memastikan peralatan kerja yang berhubungan dengan listrik keamanannya sesuai sop. d. Menggunakan peralatan sesuai petunjuk pemakaian. e. Melakukan pemeliharaan rutin sesuai dengan buku petunjuk penggunaan peralatan. f. Menyimpan peralatan ditempat yang sesuai dengan peraturan penyimpanan dengan kondisi siap pakai. g. Melaporkan kerusakan berdasarkan ketentuan perusahaan. h. Mengenakan perlengkapan keselamatan kerja yang sesuai untuk menghindari kecelakaan kerja 2.



Meminimalisir pencurian a. Memeriksa seluruh peralatan operasional, kebersihannya sebelum digunakan. b. Membersihkan peralatan setelah dipakai sesuai dengan buku petunjuk penggunaan peralatan. c. Menyiapkan bahan-bahan untuk membersihkan sesuai dengan petunjuk, persyaratan kesehatan dan keselamatan kerja. d. Menyimpan bahan-bahan kimia sesuai dengan persyaratan kesehatan dan keselamatan kerja. e. Membuang sampah dan kelebihan bahan kimia sesuai higienitas, keamanan serta peraturan mengenai lingkungan



3.



Mengatasi situasi-situasi darurat a. Mengidentifikasi Potensi keadaan darurat. b. Menangani keadaan darurat sesuai keterampilan yang dimiliki dan kewenangan yang diberikan. c. Mencari bantuan dari rekan sejawat atau orang yang berwenang segera, bilamana diperlukan.



Departemen Administrasi Perkantoran | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata



270



ADMINISTRASI PROFESIONAL



d. 4.



E.



PENGELOLAAN KAS KECIL



Melaporkan rincian keadaan darurat sesuai dengan aturan



Menangani tindakan pertolongan pertama pada kecelakaan di kantor a. Tanggap serta pro-aktif terhadap keadaan darurat. b. Melakukan tindakan dengan keterampilan dan kewenangan yang telah ditentukan dalam menghadapi keadaan darurat, sehingga dapat menentukan langkah-langkah selanjutnya. c. Mengidentifikasi fisik korban dan tanda-tanda kehidupan. d. Informasi dan sarana serta prasana layanan pendukung terkini tersedia. e. Menyampaikan informasi mengenai kondisi korban kepada petugas unit gawat darurat (ugd). f. Membakukan situasi darurat yang dialami dalam bentuk laporan sesuai dengan peraturan. g. Membuat laporan dengan jelas, akurat serta tepat waktu



Evaluasi Soal Pengetahuan Jawablah pertanyaan/pernyataan di bawah ini dengan cara memilih pilihan jawaban yang tepat dan menuliskan huruf A/B/C/D yang sesuai dengan pilihan tersebut. 1.



Suatu ketentuan yang dibuat menurut peraturan dan pekerjaan nya untuk mengurangi kecelakaan bekerja yang disebabkan oleh pekerjaan teledor, disebut… A. SOS B. SIP C. SOP D. POS



2.



SOP A. B. C. D.



3.



Faktor-faktor penyebab terjadinya kecelakaan adalah..... A. Faktor managemen kerja, keamanan, kesejahteraan B. Faktor Pekerja, keamanan, kesejahteraan C. Faktor Penggunaan Alat, Pekerja, dan Tindakan D. Faktor Human eror



4.



Untuk menjaga keselamatan didalam kegiatan K3 diperlukan alat-alat perlindungan diri, berikut ini yang termasuk kedalam alat perlindungan diri adalah..... A. Kacamata, sepatu, sarung tangan, topeng B. Kacamata, pelindung telinga, sepatu C. Sepatu, sandal, topeng, tali D. Tali, topeng, sepatu



singkatan dari… Sistem Operasional Prosedur Standart Operasional Produser Sistem Operasi Prosedur Standart Operational Prosedur



Departemen Administrasi Perkantoran | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata



271



ADMINISTRASI PROFESIONAL



PENGELOLAAN KAS KECIL



5.



Sebagai seorang tenaga kerja senantiasa harus mengambil sikap ketika menghadapi situasi darurat adalah ... A. Cepat dan tanggap dalam menghadapi situasi darurat B. Hati-hati dalam bertindak C. Solidaritas perlu dalam menangani permasalahan D. Bersikap jangan terburu-buru dan harus tenang



6.



Berikut ini adalah pernyataan yang bukan termasuk jenis-jenis bahaya ditempat kerja ialah ... A. Bersikap tenang dalam menghadapi situasi darurat B. Lingkungan fisik karyawan C. Adanya kelalaian manusia D. Adanya kecerobohan para pekerja



7.



Suatu keadaan sulit atau sukar yang tidak disangka-sangka (keadaan bahaya) yang memerlukan penanganan segera agar tidak sampai terjadi kecelakaan disebut ... A. Penyebab terjadinya kecelakaan B. Keadaan darurat C. Situasi kecelakaan D. Kondisi mendadak



8.



Berikut ini ada beberapa penyebab kecelakaan kecuali A. Mengikuti tanda-tanda peringatan bahaya ditempat kerja B. Lingkungan fisik karyawan yang tidak dalam keadaan sehat C. Adanya kelalaian manusia D. Adanya kecerobohan para pekerja



9.



Bahaya yang berasal dari benda-benda yang dapat membuat iritasi pada mata dan wajah adalah.... A. Eye & face hazard B. Heat hazard C. Chemical hazard D. Radioactive hazard



10.



Kecelakaan atau keaadaan darurat bisa terjadi bagi siapapun, oleh karena itu bila terjadi hal tersebut, langkah selanjutnya adalah membuat laporan secara.... A. Jelas akurat dan tepat waktu B. Terkini dan ada bukti C. Jelas dan Tersusun rapih D. Terinci dan terbukti



Soal Keterampilan Sebuah lembaga atau kantoran dalam bentuk usaha atau produksi tentu memiliki berbagai macam peralatan yang berkaitan dengan penggunaan tenaga listrik, listrik apabila penggunaannya tidak baik dapat mengakibatakan korsetling listrik bahkan bisa terjadi kebakaran. Untuk mengantisipasi hal tersebut Saudara harus memiliki kemampuan apabila terjadi kebakaran. Saudara diminta untuk simulasikan penggunaan alat pemadam api ringan (APAR) dengan instuksi sebagai berikut :



Departemen Administrasi Perkantoran | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata



272



ADMINISTRASI PROFESIONAL



1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. F.



PENGELOLAAN KAS KECIL



Kumpulkan kayu atau ranting cabang pohon yang sudah kering Buatlah gundukan atau gunungan untuk siang dibakar seperti api unggun Bakarlah gundukan sampah menyerupai api unggun Siapkan alat pemadam api ringan (APAR) untuk melalukan simulasi pemadaman kebakaran Tarik/Lepas Pin pengunci tuas APAR/Tabung Pemadam. Arahkan selang ke titik pusat api. Tekan tuas untuk mengeluarkan isi APAR/Tabung Pemadam. Sapukan secara merata sampai api padam. Videokan simulasi tersebut dan kirimkan ke LMS atau ke Mentor dengan fasilitas Youtube serta berikan alamatnya



Refleksi dan Tindak Lanjut 1. Apa yang telah Saudara pelajari dari kegiatan pembelajaran ini? 2. Apa pendapat Saudara tentang materi pada kegiatan pembelajaran ini? 3. Apakah penugasan pada lembar kerja pada kegiatan pembelajaran ini meningkatkan keterampilan, pengetahuan, dan sikap kerja Saudara? 4. Apa yang akan Saudara lakukan untuk memahami dan menerapkan kemampuan Saudara pada kompetensi ini di tempat Saudara bekerja?



KUNCI JAWABAN NO. JAWABAN KEG. PEMB. 1



NO. JAWABAN KEG. PEMB. 2



NO. JAWABAN KEG. PEMB. 3



NO. JAWABAN KEG. PEMB. 4



(Menerapkan Kerjasama dengan Kolega dan Pelanggan)



(Memproses Pelanggan)



(Menerapkan Etika Profesi)



(Mengelola kas kecil)



1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15.



1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15.



1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10.



1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15.



B A C D B D C B A D D A C A C



Keluhan



B. A. C. D. B. D. C. B. A. D. D. A. C. A. C.



A A D A C B C D A B



B D A B A A A C A C B C A C B



NO. JAWABAN KEG. PEMB. 5



NO. JAWABAN KEG. PEMB. 6



NO. JAWABAN KEG. PEMB. 7



NO. JAWABAN KEG. PEMB. 8



(Menyusun Cash Petty Cash)



(Melakukan Transaksi Kas Dan Non Kas)



(Mempersiapkan Penyusunan Laporan Pajak)



(Menangani Konflik)



1.



1.



1.



1.



B



Flow



A



A



B



Departemen Administrasi Perkantoran | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata



273



ADMINISTRASI PROFESIONAL



2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12.



A A C B A C C B A A A



2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15.



B A D D C B A D B B C D D B



2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10.



B C A D C A C A C



NO. JAWABAN KEG. PEMB. 9



NO. JAWABAN KEG. PEMB. 10



NO. JAWABAN KEG. PEMB. 11



(Meminimalisir Pencurian)



(Membuat Laporan Kas Kecil)



(Menerapkan Prosedur K3 Perkantoran)



1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10.



1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10.



1 2 3 4 5 6 7 8 9 10



A B C A D A D A B D



D A A B D B A B A A



PENGELOLAAN KAS KECIL



2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15.



D A B A A A C A C B C A C B



C B D B C A C A A A



Daftar Pustaka 1. Amalia Indah Wulandari, Kebutuhan dan Permintaan Pelanggan , 2014 2. Islahulben, SE.MM, Kepemimpinan dan Kerjasama Tim, 2014 3. Lutfi Fauzan, Faktor Budaya Dalam Komunikasi, 2009 4. Ridwan, Menerapkan Bekerja dalam Tim, 2011 5. Saefu Zaman, Bahasa Indonesia Yang Baik dan Benar Kedudukan Fungsi dan Ragam Bahasa Indonesia, 2012 6. Siagian, Sondang P., Teori Pengembangan Organisasi, 2010 7. Wursanto, Ig., Etika Komunikasi Kantor, Kanisius, 2000 8. http://abra139210.wordpress.com/2011/04/18/manusia-dan-tanggung-jawab/ 9. http://suyonomemo.blogspot.com/2011/09/kepemimpinan-dan-kerjasama-tim.html 10. Lupiyoadi, Rambat. 2001. Manajemen Pemasaran Jasa. Edisi Pertama. Salemba Empat: Jakarta 11. Ratminto dan Atik Winarsih. 2005. Manajemen Pelayanan. Pustaka Pelajar: Yogyakarta 12. Supranto. 2006. Pengukuran Tingkat Kepuasan Pelanggan. Cetakan Ketiga. Rineka Cipta: Jakarta 13. Sumber: http:// https://slideplayer.info/slide/2614465//komunikasi di tempat kerja.html Departemen Administrasi Perkantoran | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata



274



ADMINISTRASI PROFESIONAL



14. 15. 16. 17. 18.



19. 20. 21.



22. 23. 24. 25. 26. 27. 28. 29. 30. 31. 32. 33. 34. 35.



36. 37.



PENGELOLAAN KAS KECIL



https://www.google.com/search?q=gambar+memberikan+bantuan+kepada+pelanggan& safe https://www.duniakaryawan.com/cara-membangun-kerja-tim/ American Federation of Teachers, Teacher Resorces: Managing Your First Day of School, www.aft.org http://www.pandagila.com/cara-menangani-komplain-pelanggan-cepat-cerdas-tepat/ ---------------, Materi Pembelajaran, Diklat Instruktur Berbasis Kompetensi: Bidang Metodologi Pelatihan, Unit Kompetensi Merancang Penyajian Materi Pembelajaran, Kode Unit: D1, Buku Informasi, Depnakertrans, Ditjen Binalattas, Dit Intala, 2007. ---------------,MateriPelatihanTenagaTeknisPengembangan BLIP: Lesson Plan, VEDC/PPPGT 1999, Malang The Essentials of Language Teaching, PLANNING A LESSON, www.nclrc.org/essentials A project of the National Capital Language Resource Center ©2003-2007 ---------------, Keselamatan dan Kesehatan Kerja di Tempat Kerja Sarana untuk Produktifitas, Pedoman pelatihan untuk manajer dan pekerja, International Labour Organization 2013, Jakarta Depnakertrans, Mengikuti Prosedur K3 di Tempat Kerja, Pelatihan Berbasis Kompetensi 2014, Jakarta Deddy Misdarpon dan Muhammad Fatori, Keselamatan Kerja dan Kesehatan Lingkungan, Modul SMK, Direktorat PSMK, 2013, Jakarta http://teklabkelompok5.blogspot.co.id/2014/09/jenis-jenis-fungsi-dan-caramenggunakan.html https://sistemmanajemenkeselamatankerja.blogspot.co.id/2013/10/tata-carapenggunaan-apar-alat-pemadam.html http://husnirafikha.blogspot.co.id/2013/11/bahan-kimia-berbahaya-pada-k3-1.html https://kanalispolban.wordpress.com/chemlib/makalah/makalah-pencemaran-sampah/ https://www.ahyari.net/alat-alat-kebersihan-kantor/ Keamanan Sistem Informasi berbasis Internet oleh Budi Raharjo, PT Insan InfonesiaBandung PT INDOCISC Jakarta 1998-2002 https://koinworks.com/blog/3-cara-mengamankan-sistem-informasi-perusahaan/ https://www.jurnal.id/id/blog/2017-4-strategi-yang-harus-dilakukan-untuk-menjaga-asetperusahaan/ https://www.google.com/search?q=menyimpan+aset+fisik&oq=menyimpan+aset+fisik&a qs=chrome..69i57j0.11191j0j8&sourceid=chrome&ie=UTF-8 American Federation of Teachers, Teacher Resorces: Managing Your First Day of School, www.aft.org http://www.pandagila.com/cara-menangani-komplain-pelanggan-cepat-cerdas-tepat/ ---------------, Materi Pembelajaran, Diklat Instruktur Berbasis Kompetensi: Bidang Metodologi Pelatihan, Unit Kompetensi Merancang Penyajian Materi Pembelajaran, Kode Unit: D1, Buku Informasi, Depnakertrans, Ditjen Binalattas, Dit Intala, 2007. ---------------,MateriPelatihanTenagaTeknisPengembangan BLIP: Lesson Plan, VEDC/PPPGT 1999, Malang The Essentials of Language Teaching, PLANNING A LESSON, www.nclrc.org/essentials A project of the National Capital Language Resource Center ©2003-2007



Departemen Administrasi Perkantoran | BBPPMPV Bisnis dan Pariwisata



275