Basis Data Apotek [PDF]

Citation preview

Sistem Informasi Penjualan Obat di Apotek Menggunakan JAVA dan PHP-MyAdmin



Logo



Disusun Oleh : Nama dan No Induk



Asal Sekolah/Kampus/Perguruan Tinggi Tahun



KATA PENGANTAR



Segala puji bagi Allah SWT atas limpahan rahmat, nikmat, hidayah dan ridho-Nya, sehingga penulis dapat menyelesaikan tugas



ini, dengan judul ” Sistem Informasi



Penjualan Obat di Apotek” untuk memenuhi salah satu tugas mata kuliah system basis data. Penyusun menyadari banyak kekurangan dan hal – hal yang belum sempurna. Untuk itu penyusun senantiasa mengharapkan kritik dan saran yang bersifat membangun. Selain itu, penyusun menyampaikan permohonan maaf apabila ada tulisan yang kurang berkenan. Penulis berharap semoga tugas ini bermanfaat bagi penyusun dan siapa saja yang akan menggunakannya. Aamiin.



Kota, Bulan Tahun



Penyusun



DAFTAR ISI KATA PENGANTAR DAFTAR ISI DAFTAR GAMBAR DAFTAR TABEL DFTAR REVISI BAB I PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang 1.2. Rumusan Masalah 1.3. Tujuan Penulisan 1.4. Batasan Masalah BAB II LANDASAN TEORI 2.1 Sistem 2.2 Data 2.3 Informasi 2.4 Basisdata 2.5 Sistem Informasi 2.6 Sistem Basis Data 2.7 Apotek 2.8.Entity Relational Diagram (ERD) BAB III PEMBAHASAN 3.1 Dekskripsi Sistem Informasi Penjualan Obat Apotek 3.2 ERD 3.3 Rancangan Database 3.4 Cara Penggunaan BAB IV PENUTUP 4.1 Kesimpulan 4.2 Saran DAFTAR PUSTAKA



DAFTAR GAMBAR Gambar 3.1 Organisasi Apotek Gambar 3.2 ERD SI Penjualan Obat Apotek Gambar 3.4 Form Utama SI Penjualan Obat Apotek Gambar 3.4.1.1 File Obat Gambar 3.4.1.2 Form Login Apoteker Gambar 3.4.1.3 Form Input Stok Obat Gambar 3.4.2 .1 File Transaksi Gambar 3.4.2.2 Form Login Kasir Gambar 3.4.2.3 Form Transaksi



DAFTAR TABEL 3.3.1 Tabel Obat 3.3.2 Tabel Nota 3.3.3 Tabel User 3.3.4 Tabel Transaksi Jual



BAB I PENDAHULUAN



1.1. Latar Belakang Apotek merupakan salah satu jenis usaha dibidang perobatan yang sangat memerlukan adanya sistem informasi pengolahan data untuk mempermudah dan memperlancar kinerjanya. Sekarang ini, masih banyak penulisan atau pencatatan data-data (obat) pada apotek yang dilakukan secara konvensional. Cukup banyak apotek yang masih memberdayakan



tenaga



manusia



untuk



mengolah



data-data



yang



ada



demi



memperlancar usahanya. Sistem yang masih digunakan adalah sistem konvensional yaitu melakukan pencatatan, baik itu transaksi penjualan ataupun pembelian barang ke dalam sebuah buku. Karena sistem konvensional tersebut membuat kinerja apotek menjadi kurang efektif dan efisien. Dan untuk proses kalkulasi penjualan obat yang hanya menggunakan cara konvensional yaitu dengan alat penghitung kalkulator. Untuk menghitung dan memproses data penjualan obat yang dilakukan secara konvensional akan memakan banyak waktu dan tenaga, belum lagi kesalahan yang rentan terjadi. Biasanya data-data yang masuk akan dicatat ke dalam sebuah buku,



pencatatan ini merupakan pekerjaan yang tidak mudah dan selain membutuhkan waktu juga sangat menguras tenaga. Selain itu penyusunan datadata pada apotek yang ada juga akan terhambat dengan dilakukannya cara-cara pengelolaan yang masih bersifat konvensional. Dalam pembuatan laporan apotek juga mengalami kendala. Memerlukan waktu dan tenaga untuk mengolah laporan untuk data-data yang masih berbentuk kertas sehingga laporan - laporan yang diperlukan tidak dapat langsung disediakan. Pada apotek banyak data-data obat, data transaksi, dan lain-lain yang tidak mungkin dihafalkan. Oleh sebab itu, dibutuhkan sebuah sistem yang dapat mendata daftar-daftar data



tersebut



dengan



melakukan



perbaikan



dalam



pengelolaan



sebuah



sistem



pengolahan data. Perbaikan yang akan dilakukan yaitu membuat sistem pencatatan dengan menggunakan sistem yang berbasis komputer, baik dari segi pendataan barang persediaan, pencatatan data transaksi, dan proses yang lainnya yang berhubungan dengan aktivitas pada apotek yang bersangkutan. Database ada untuk melayani kebutuhan aplikasi. Aplikasi adalah satu unit perangkat lunak yang dibuat untuk melayani kebutuhan akan beberapa aktivitas. Dengan adanya sebuah aplikasi sistem informasi penjualan obat pada Apotek yang akan dibuat ini, maka sistem informasi Apotek akan dapat dikelola dengan lebih baik lagi. Selain itu dengan sistem komputer, data dapat lebih aman dari pihak-pihak yang tidak mempunyai hak untuk mengakses data tersebut. Untuk itulah penulis mencoba menyusun tugas dengan judul “Sistem Informasi Penjualan Obat Apotek”. 1.2. Rumusan Masalah Berdasarkan latar belakang maslaah yang telah dibahas diatas, maka dapat dirumuskan bahwa masalahnya adalah sebagai berikut: 1. Apa yang dimaksud dengan sistem? 2. Apa yang dimaksud dengan data? 3. Apa yang dimaksud dengan informasi? 4. Apa yang dimaksud dengan basis data? 5. Apa yang dimaksud dengan sistem informasi? 6. Apa yang dimaksud dengan sistem basis data? 7. Apa yang dimaksud dengan apotek? 8. Apa yang dimaksud dengan ERD? 9. Bagaimana membuat sistem informasi penjualan obat di sebuah apotek? 1.3. Tujuan Penulisan Tujuan dari penulisan tugas ini adalah untuk mengtehaui tentang system, data, informasi, basis data, system informasi, sistem basis data, apotek, system informasi apotek, ERD dan bagaimana cara dalam membuat sebuah system informasi penjualan obat di sebuah apotek. 1.4. Batasan Masalah



Begitu banyak proses-proses yang dilakukan dalam sebuah apotek, maka dalam pembahasan kali ini, penyusun hanya membahas mengenai transaksi penjualan obat dalam sebuah apotek.



BAB II LANDASAN TEORI 2.1 Sistem Sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran tertentu (Jogiyanto,2001). Sistem adalah sekumpulan komponen yang bekerjasama untuk mencapai suatu tujuan tertentu. Secara umum, sistem dapat didefinisikan sebagai sekumpulan kegiatan atau elemen atau subsistem yang saling bekerjasama atau dihubungkan dengan caracara tertentu sehingga membentuk satu kesatuan untuk dapat menjalankan suatu fungsi sehingga tercapai suatu tujuan tertentu. Dilihat dari sisi pendekatannya, sistem dapat dibagi atas dua macam yaitu : a. Sistem Menurut Elemen Sistem Menurut Elemen adalah sistem sebagai sekumpulan elemenelemen dimana antara elemen yang satu dengan yang lain saling berinteraksi guna mencapai suatu tujuan tertentu. b. Sistem Menurut Procedure Sistem merupakan suatu jaringan dari procedure-procedure yang saling berkaitan dan bekerjasama untuk menjalankan suatu fungsi guna mencapai suatu tujuan tertentu. Karakteristik sistem menurut Jogiyanto (2001) adalah sebagai berikut: a. Mempunyai Komponen (Components) adalah segala sesuatu yang menjadi bagian penyusun sistem. Komponen sistem dapat berupa benda nyata atau abstrak dan disebut sebagai subsistem. b. Mempunyai Batas (Boundary) Batas sistem merupakan daerah yang membatasi antara sistem yang satu dengan sistem yang lain atau antara sistem dengan lingkungan (environment). Batas sistem ini juga dapat digunakan untuk menjelaskan suatu sistem serta digunakan untuk membuat batasan tinjauan terhadap sistem. c. Mempunyai Lingkungan (Environment) Lingkungan adalah segala sesuatu yang berada di luar sistem yang mempengaruhi kinerja sistem. d. Mempunyai Penghubung (Interface) antar komponen Penghubung (interface) merupakan media penghubung antara sub sistem yang satu dengan yang lainnya. Secara umum, penghubung adalah segala sesuatu yang bertugas untuk menjembatani hubungan antara komponen dalam sistem. Dengan penghubung ini



setiap



komponen



dapat



saling



berinteraksi



dan



berkomunikasi



dalam



rangka



menjalankan fungsi masing-masing. e. Mempunyai Masukan (Input) Masukkan adalah segala sesuatu yang perlu dimasukkan ke dalam sistem sebagai bahan yang akan diolah untuk menghasilkan keluaran (output). f. Mempunyai Pengolahan (Processing) Pengolahan merupakan komponen sistem yang bertugas untuk mengolah masukkan agar dapat menghasilkan suatu keluaran yang berguna.



Dalam hal ini pengolahan



adalah berupa program aplikasi. g. Mempunyai Keluaran (Output) Keluaran merupakan segala sesuatu yang dihasilkan dari proses pengolahan. Dalam hal ini keluaran adalah informasi yang dihasilakan oleh program aplikasi. h. Mempunyai Sasaran (Objectives) dan Tujuan (Goal) Sasaran merupakan segala sesuatu yang ingin dicapai oleh sistem dalam jangka waktu yang relatif pendek, sedangkan tujuan adalah hasil akhir yang ingin dicapai oleh sistem dalam jangka waktu yang relatif lebih panjang. i. Mempunyai Kendali (Control) Supaya setiap komponen yang berada pada sistem tetap bekerja sesuai tugasnya masing-masing, maka dibutuhkan pengkontrol/ pengendali



sebagai penjaga setiap



sistem tersebut. Bagian kontrol ini bertugas menjaga agar setiap proses / tugas dalam sistem dapat berjalan secara normal. j. Mempunyai Umpan Balik (Feed Back) Umpan balik ini dibutuhkan sebagai pengecek bila terjadi suatu kesalahan / penyimpangan yang terjadi dalam sistem dan mengembalikan ke keadaan yang semula. 2.2. Data Data menurut Kadir (1999) adalah fakta mengenai objek, orang, dan lainlain. Data dapat dinyatakan dengan nilai (angka, deretan karakter, atau simbol). Secara tradisional data dapat diorganisasikan ke dalam suatu hirarki seperti berikut : a. Elemen Data Elemen data merupakan satuan terkecil dari suatu data yang tidak dapat dipecah lagi menjadi unit lain yang bermakna. b. Rekaman (record) Rekaman (record) adalah gabungan sejumlah dat yang saling terkait/ berhubungan. c. Berkas (file) Berkas (file) dapat dikatakan sebagai sekumpulan rekaman data yang berkaitan dengan suatu subjek. 2.3. Informasi Informasi adalah hasil analisis dan sintetis terhadap data. Dengan kata lain, informasi dapat dikatakan sebagai data yang telah diorganisasikan ke dalam bentuk yang sesuai dengan kebutuhan seseorang, entah itu manajer, staf, ataupun orang lain di dalam suatu organisasi atau perusahaan (Kadir,1999).



Informasi adalah hasil pengolahan data sehingga menjadi bentuk yang penting bagi penerimanya dan mepunyai kegunaan sebagai dasar dalam pengambilan keputusan yang dapat dirasakan akibatnya secara langsung saat itu juga atau secara tidak langsung pada saat mendatang (Sutanta,2003). 2.4. Basisdata Basisdata adalah kumpulan file-file yang mempunyai kaitan antara satu file dengan file yang lain sehingga membentuk satu bangunan data untuk menginformasikan satu perusahaan, instansi dalam batasan tertentu (Kristanto, 2004). Basis data terdiri dari 2 kata, yaitu Basis dan Data. Basis kurang lebih dapat diartikan sebagai markas atau gudang, tempat bersarang atau berkumpul. Sedangkan Data adalah representasi fakta dunia nyata yang mewakili suatu objek seperti manusia (pegawai, siswa, pembeli, pelanggan), barang, hewan, peristiwa, konsep, keadaan, dan sebagainya, yang



direkam dalam



bentuk



angka,



huruf,



simbol,



teks,



gambar,



bunyi,



atau



kombinasinya (Fathansyah,1999). Dalam database dikenal pula DBMS ( Database Manajemen system ) yaitu suatu program komputer yang digunakan untuk memasukkan, mengubah, menghapus, memanipulasi serta memperoleh data atau informasi dengan praktis dan efisien. Pengelolaan basis data secara fisik tidak dilakukan oleh pemakai secara langsung, tetapi ditangani oleh sebuah perangkat lunak (sistem) yang khusus/spesifik. Perangkat lunak inilah (disebut DBMS) yang akan menentukan bagaimana data diorganisasi, disimpan, diubah dan diambil kembali. Ia juga menerapkan mekanisme pengamanan data, pemakaian data secara bersama, pemaksaan keakuratan/konsistensi data, dan sebagainya (Fathansyah,1999). Dalam suatu database terdapat hubungan antara rekaman (record) yang tersimpan di dalam database yang dikenal sebagai model database. Model database ini pada umumnya terdiri atas tiga macam yaitu : a. Hirarki Biasa disebut sebagai model pohon, karena menyerupai pohon yang dibalik. Model ini menggunakan pola hubungan orangtua-anak. b. Model Jaringan Model ini menyerupai model hirarki, perbedaannya hanya terletak pada simpul anak yang memiliki lebih dari satu orangtua. c. Model Relasional Model ini adalah model yang paling sederhana, yang menggunakan sekumpulan tabel yang berelasi dengan masing-masing relasi tersusun atas tupel atau atribut. Pada model ini database akan dinyatakan dengan tabel berdimensi dua. Kebanyakan DBMS yang dibuat saat ini mengikuti model relasional, seperti Oracle, dBase, Paradox, MySQL dan lain-lain. 2.4. Sistem Informasi Sistem Informasi adalah suatu sistem yang terdapat di dalam organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat



manajerial dan kegiatan strategis dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan (Jogiyanto,2001). 2.5. Sistem Basis Data Sistem Basis Data adalah suatu sistem menyusun dan mengelola record-record menggunakan computer untuk menyimpan atau merekam serta memelihara data operasional lengkap sebuah organisasi/perusahaan. sehingga mampu menyediakan informasi yang optimal yang diperlukan pemakai untuk proses mengambil keputusan. Salah satu cara menyajikan data untuk mempermudah modifikasi adalah dengan cara pemodelan data. Model yang akan dipergunakan pada pelatihan ini adalah Entity Relationship Model. Model Entity Relationship adalah representasi logika dari data pada suatu organisasi atau area bisnis tertentu dengan menggunakan Entity dan Relationship 2.6. Apotek Apotek adalah tempat tertentu dimana dilakukan pekerjaan kefarmasian dan penyaluran obat kepada masyarakat (PP No. 25 Tahun 1980). Tugas dan fungsi apotek adalah: 1. Tempat pengabdian profesi apoteker yang telah mengucapkan sumpah jabatan. 2. Sarana farmasi yang telah melakukan peracikan, pengubahan bentuk, pencampuran dan penyerahan obat atau bahan obat. 3. Sarana penyalur perbekalan farmasi yang harus menyebarkan obat yang diperlukan masyarakat secara meluas dan merata. Pengelolaan apotek dapat diusahakan setelah mendapat ijin menkes. Pengelolaan dan perizinan apotek diatur oleh Permenkes No. 26/Menkes/Per/11/1981. di dalam apotek, terdapat kegiatan rutin yang berlangsung secara terus menerus dalam pengolahan data barang. Kegiatan tersebut adalah pembelian, penjualan, retur beli dan retur jual. Apotek berkewajiban menyediakan, menyimpan dan menyalurkan perbekalan farmasi yang bermutu baik dan terjamin keabsahannya. Perbekalan farmasi yang disalurkan oleh apotek meliputi obat, bahan obat, obat asli Indonesia, alat kesehatan, kosmetika dan sebagainya (Anief,1987:56). 2.7 ERD (Entity Relationship Diagram) Pemodelan ER-Diagram awalnya adalah cara menyajikan desain suatu tabel database di atas kertas yang nantinya model tersebut akan berguna untuk pengembangan databasenya. ER-Diagram ini terdiri dari komponen-komponen seperti entitas, atribut dan kerelasian antar entitasnya. Atribut dalam hal ini bertugas sebagai penjelas entitas, sedangkan hubungan menggambarkan hubungan yang terjadi di antara dua entitas ( Sutanta, 2004 ).



BAB III



PEMBAHASAN 3.1 Deksripsi Sistem Informasi Penjualan Obat



Berdasarkan struktur organisasi apotek diatas, dapat kita ketahui bagaiman rumitnya proses bisnis yang dapat dilakukan dalam sebuah apotek. Maka dari itu perlu ada penanganan khusus untuk menolah data-data yang tersedia atau diolah di apotek tersebut. Data-data yang diolah di apotek biasanya mengenai pembeluian obat, penjualan obat, data karyawan, data obat yang ada, stok obat, data supplier obat, data transaksi, bahkan laporan yang biasanya itu hal yang terpenting dalam sebuah system. Laporan itu dibutuhkan untuk mengetahui sudah seperti apa perkembangan apotek tersebut. Dalam pembahasan kali ini, penyusun membatasinya hanya pada system penjualan obatnya saja, mengingat kemampuan dari para penyusun yang belum begitu sempurna dalam hal pemrograman dan masih adalam tahap pembelajaran dalam merancang sebuah system basis data. 3.2 ERD Berikut ini merupakan ERD dari system yanmg dibuat:



3.3 Rancangan Database Program aplikasi ini menggunakan database MYSQL dengan nama dbsiap yang terdiri dari 6 tabel, sebagai berikut : 3.3.1 Tabel Obat Nama : tb_obat PK : kode_obat



3.3.2 Tabel Nota Nama : nota PK : no_nota FK : kode_obat



3.3.3 Tabel User Nama : tb_user PK : id_user



3.3.4 Tabel Transaksi Jual



3.4 Cara Pengunaan Berikut ini merupakan cara dari penggunaan aplikasinya:



3.4.1 File Obat 1. Saat program dijalankan, tampilan yang pertama kali adalah menu file. 2. Pilih menu File Obat



3. Maka akan muncul form login seperti yang terlihat pada gambar berikut:



Untuk log-in ke file obat maka yang mempunyai hak akses adalah apoteker, dimana id usernya adalah apoteker dengan passwordnya input. 4. Isikan username dan password, tekan tombol log in. Maka akan muncul form data obat.



Dalam form input transaksi obat ada beberapa aktivitas yang dapat dilakukan, yaitu seperti menyimpan data obat, menghapus data obat, mengedit data obat, dan mencari detail obat berdasarkan nama obat. 3.4.2 File Transaksi 1. Saat program dijalankan, tampilan yang pertama kali adalah menu file. 2. Pilih menu File Transaksi



3. Maka akan muncul form login seperti yang terlihat pada gambar berikut:



Untuk log-in ke file transaksi maka yang mempunyai hak akses adalah kasir, dimana id usernya adalah apoteker dengan passwordnya input. 4. Isikan username dan password, tekan tombol log in. Maka akan muncul form data transaksi.



BAB IV PENUTUP 4.1. Kesimpulan Adapun kesimpulan sebagai hasil dari pembuatan system informasi yang telah dibuat adalah sebagai berikut : 1. Dengan adanya Perancangan Sistem Informasi ini, diharapkan proses pencatatan data transaksi akan lebih efektif dan efisien. 2. Perancangan Sistem Informasi ini akan dapat membantu untuk memperbaiki kesalahan pada penulisan data. 3. Perancangan Sistem Informasi ini diharapkan akan dapat membantu asisten apoteker dalam proses pencarian data yang tidak efektif. 5.2. Saran Berdasarkan kesimpulan diatas maka ada beberapa saran yang ingin penulis berikan sebagai bahan masukan untuk menyempurnakan sistem yang dibuat, yaitu:



1. Dengan sistem komputerisasi maka perlu adanya operator dalam hal ini bagian penjualan yang dapat mengoperasikan komputer dan pandai dalam bidang penjualan. 2. Pengaturan sistem harus disesuaikan dengan aturan dan sumber daya manusia agar tercipta keoptimalan kerja serta perlu adanya inovasi dalam pemanfaatan teknologi secara baik. 3. Agar Perancangan Sistem Informasi dapat dikembangkan lebih lanjut untuk membuat sistem yang lebih kompleks sesuai dengan kebutuhan dan mendapat hasil yang maksimal.



IV-1 DAFTAR PUSTAKA Astuti, Puspita D. 2013. Perancangan Sistem Informasi Penjualan Obat pada Apotek Jati Farma Arjosari. Universitas Surakarta. Surakarta. Ivanjelita, Lia A. 2012. Perancangan Sistem Informasi Penjualan Apotek pada Apotek Syifa Sleman Menggunakan PHP dan MYSQL. AMIKOM Yogyakarta. Jogiyanto. (1990). Analisis dan Desain Sistem Informasi: pendekatan terstruktur teori dan praktik aplikasi bisnis. Yogyakarta: Andi Offset. Kristanto, H. (1993). Konsep dan Perancangan DataBase. Yogyakarta: Andi Offset. Winanrni, Titik. 2007. Sistem Informasi Stok Obat Apotek. Universitas Sebelas Maret. Suakarta.