Berita Acara Serah Terima Pekerjaan [PDF]

Citation preview

BERITA ACARA SERAH TERIMA PEKERJAAN Pada hari Kamis, 20 Juni 2019 telah dilakukan serah terima pekerjaan antara ; PIHAK 1 Nama



: Garin Puspita Sari



NIK



: 19030044



Jabatan



: Staff Finance and Accounting ( Cashier)



Kepada PIHAK 2 Nama



: Bagus Agung Tri Wibowo



NIK



: 19060067



Jabatan



: Staff Finance and Accounting ( Cashier)



Adapun serah terima pekerjaan yang dilakukan meliputi : 1. Sistematika Pembudgetan Mingguan PT Kreasi Indah Cemerlang, Showroom Surabaya, dan Gudang Margomulyo sekaligus Pengontrolan budget di Gudang Margomulyo dan Showroom. 2. Cara melakukan ACC kepada Pimpinan 3. Cashflow Kas Kecil PT Kreasi Indah Cemerlang dan Input ke Zahir 4. Cashflow Petty Cash Gudang Margomulyo dan Showroom Surabaya 5. Ketentuan Pembayaran Tagihan Listrik, Indihome, Telkom, PDAM, dan Iuran yang harus dibayarkan setiap bulannya 6. Ketentuan Pembayaran untuk transaksi di rekening PPN yang harus dibayarkan rutin setiap Bulannya (PADI NET, Sewa Mesin Fotocopy, dan Biaya sewa JDC) 7. Sistematika Pengecekan By Ops Sales (Prayogo, Doddy, Frangky, dan Nur Ali) 8. Sistematika Kas Bon Karyawan 9. Input Bukti Kas Keluar dan Bukti Kas Masuk sampai meminta ACC ke pimpinan 10. Sistematika Penggajian Karyawan Harian Produksi PT DMA , Harian KIC, dan PT PM 11. Sistematika Penggajian Security PT Jawara dan Security Organic PT Kreasi Indah Cemerlang 12. Sistematika Melakukan Kroscek barang yang ada di Gudang KIC dan Gudang Margomulyo 13. Sistematika By Transportasi 14. Sistematika Totalan untuk By Op Grader (Ringgo dan Wahyono) 15. Pemberian No Rekening untuk Transaksi ada PPN dan Non PPN beserta perlakuannya



LAMPIRAN-LAMPIRAN 1. SISTEM PEMBUDGETAN MINGGUAN PT KREASI INDAH CEMERLANG SABTU Kasir wajib meminta budget mingguan dari divisi : 1. Divisi Marketing (Bu Nanik, Bu Dwi) dan untuk by ops sales Surabaya dibuat sendiri oleh kasir. 2. Divisi EXIM (Bu Tatik) 3. Divisi Pengadaan (Bu Sutim) 1. Kasir Wajib meminta Petty Cash Gudang Margomulyo dan Showroom Surabaya serta pengajuan budget mingguannya . 2. Kasir harus Melakukan pencocokan saldo petty cash dengan jumlah saldo kas yang dicantumkan di dalam pengajuan budget. 3. Kasir wajib melakukan kroscek ulang mengenai keperluan barang dan kebutuhan tidak rutin yang ingin dibudgetkan.



Foto lalu kirim ke Whatapps Pak Jimmy untuk dimintakan ACC beliau



Setelah semua selesai dikoreksi, Pihak Gudang Margomulyo dan Showroom wajib menandatangani pengajuan budgetnya. Note : Gudang Margomulyo (Riki, Pak Anthony, dan P. Ghofar) Showroom Surabaya (Rifky dan Pak Prayoga)



Budget Gudang Margomulyo dan Showroom di acc kan kepada Pak William bersama dengan budget mingguan PT KIC



SENIN 1. Kasir wajib Menutup Pengeluaran Mingguan. 2. Kasir Melakukan rekap budget yang tidak terealisasi maupun yang sudah terealisasi dan mencocokkan dengan sisa saldo yang ada 3. Kasir meminta pengajuan budget dari divisi Gudang KIC



Kasir menyusun pengajuan mingguan budget KIC



Pukul 16.00, Kasir meminta ACC pengajuan budget mingguan KIC, Showroom, dan Gudang Margomulyo ke Pak William



Kasir harus membedakan pengajuan budget yang NON PPN dan PPN



2. SOP KASIR DAN SISTEMATIKA MEMINTA ACC KE PIMPINAN 1. SOP Kasir ( Sudah diberikan dalam bentuk softcopy) 2. Sistematika meminta ACC Pimpinan Keperluan meminta ACC Pak Jimmy dalam hal : 1. ACC biaya Ops Sales 2. ACC Biaya Transportasi bila yang memberikan perintah bagian marketing dan pengadaan 3. ACC untuk Budget Mingguan divisi Marketing, Pengadaan, dan EXIM 4. ACC untuk keperluan pameran dan biaya lain-lain marketing Keperluan meminta ACC Pak William dalam hal : 1. 2. 3. 4. 5.



ACC Pengajuan Budget Mingguan KIC, Showroom Surabaya, dan Gudang Margomulyo ACC Bukti Kas Keluar dan Bukti Kas Masuk Harian ACC untuk kepentingan pengeluaran PPN maupun Non PPN Meminta acc untuk budget susulan Meminta acc untuk by transport bila yang memberi perintah pihak gudang



NB : Pengeluaran apapun yang ingin dikeluarkan harus ada acc dari Pak William ataupun Pak Jimmy dan harus sesuai dengan kepentingan yang ada.



3. CASHFLOW KAS KECIL DAN INPUT KE ZAHIR Pengeluaran dan Pemasukan Harian sesuai Nota Pembelian diinput ke excel cashflow kas kecil.



Jam 16.00 (Tutup Pengeluaran) Pengeluaran dan Pemasukan Harian Ditulis di BKK dan BKM



Meminta ACC Pak William NB : Bila Pak William tidak ada di tempat scan BKM dan BKK dalam bentuk format PDF lalu dikirimkan ke email beliau



Input Ke Zahir (update harian) 4. PETTY CASH SHOWROOM SURABAYA DAN GUDANG MARGOMULYO Setiap Minggu, kasir harus meminta petty cash dan bukti nota asli dan fotonya dari pihak showroom dan gudang Margomulyo. Showroom (Rifky) Gudang Margomulyo (Riki)



1. Pelaporan Petty Cash Keseluruhan dilakukan secara bulanan tgl 30 2. Melakukan pengecekan nota yang ada dengan jumlah yang tercantum di petty cash 3. Meminta ttd penanggungjawab Petty Cash Showroom dan Gudang Margomulyo 4. Input Petty Cash di Zahir



5. TAGIHAN LISTRIK, INDIHOME, TELEPON, PDAM, DAN IURAN BULANAN



Tagihan Listrik, Indihome, dan Telepon wajib dibayarkan sebelum tanggal 20 setiap bulannya 1. PLN Kantor Surabaya (511403929126) (SOE) 2. PLN Kantor Pasuruan (PT KGP dan PT KBP) (513500469866) (HAR) 3. PLN Kantor KIC a/n Wahyudi (513540513657) (WAH) 4. PLN Kantor KIC a/n Supangat (513540324414) (SUP) 5. PLN Kantor KIC a/n PT Kreasi Indah Cemerlang (513540575154) (PT.XXX) 6. PLN Gudang Barang Jadi a/n PT Kreasi Indah Cemerlang (513540939126) (PT.XXX) 7. PLN Gudang Margomulyo 1 a/n Teddy (511030163122) (TED) 8. PLN Gudang Margomulyo 2 a/n Teddy (511030163114) (TED) 9. Indihome Showroom SBY a/n William Tanto Widjaja (152409307584) 10. Indihome Gudang Margomulyo a/n Go Su Khong (152418905654) 11. Telkomsel a/n Tan William Tanto Widjaja (08123003071) 12. Telepon (0343639369) 13. Telepon (0343636380) Tagihan PDAM Showroom SBY wajib dibayarkan sebelum tgl 15 setiap bulannya 1. IDPEL : 5074936 a/n Soehartono Sinto 2. IDPEL : 5074935 a/n Soehartono Sinto Tagihan Iuran Bulanan wajib dibayarkan sebelum tanggal 11 tiap bulannya 1. Iuran Banser senilai 400.000 / bulan 2. Iuran Posyandu 25.000 / bulan Tagihan Iuran Lingkungan Showroom Surabaya wajib dibayarkan sebelum tgl 30 tiap bulannya dan ditransfer ke rekening BCA (5085552233) a/n Budi Santoso Sinto ST lalu lakukan konfirmasi pembayaran ke no 0818374271 (CP Ruko Showroom) untuk dibuatkan nota / kwitansi bukti bayar. 6. TAGIHAN YANG HARUS DIBAYARKAN DARI REKENING PPN sebelum TGL 20 tiap bulannya 1. PADI NET 2. SEWA MESIN FOTOCOPY 3. BIAYA SEWA JDC 7. SISTEMATIKA PENGECEKAN OP SALES PRAYOGO, DODDY, FRANGKY, DAN NUR ALI Pak Prayogo, Pak Doddy , Pak Frangky, dan Pak Nur Ali wajib mengirimkan excel dan bukti nota asli pengeluaran sales kepada kasir untuk dilakukan pengecekan.



Setelah sesuai, dimintakan ttd ke Pak Prayogo selaku Penanggungjawab SALES



Setelah itu Kasir juga wajib menandatangani Rincian op Sales



Setelah di kroscek oleh HRD, Kasir scan hardcopy OP Sales lalu mengirimkannya ke email Pak Jimmy NB: Yang dikirimkan ke email Pak Jimmy ialah Scan Hardcopy Op Sales yg sudah di ttd kasir Pak Prayogo, dan HRD serta excel OP Sales asli yang sudah dilakukan pembetulan oleh kasir



Setelah itu hard copy ops sales diberikan HRD untuk meminta kroscek mengenai kegiatan sales ke HRD dan ttd HRD.



8. SISTEMATIKA KASBON KARYAWAN  Khusus Ringgo dan Wahyono _ Wajib Mengisi slip Bon Harian dan kasir menulis di RKP OP untuk memperlancar pihak pengadaan untuk menghitung biaya OP Grader.  Untuk Kasbon Sopir maupun karyawan lain yang berkeperluan untuk belanja atau tugas perusahaan wajib menyelesaikan tanggungan bon maksimal H+1 setelah kasbon diberikan beserta bukti nota pengeluarannya. 9. INPUT BUKTI KAS KELUAR DAN BUKTI KAS MASUK SERTA ACC PIMPINAN TULIS BUKU BUKTI KAS KELUAR dan KAS MASUK dan pastikan sudah sesuai dengan nota yang dikeluarkan



Berikan kepada Pihak Accounting untuk dilakukan kroscek dan pemeriksaan nota



Setelah Accounting TTD Langsung minta ACC kepada Pak William bila beliau ada dikantor, jika beliau tidak dikantor, segera scan lalu dikirim ke email Pak William dengan format pdf



10. SISTEMATIKA PENGGAJIAN KARYAWAN HARIAN PRODUKSI PT DMA , HARIAN KIC, DAN PT PM  Penggajian Karyawan Harian Produksi PT DMA dan Harian KIC maupun PT PM dilakukan setiap minggu secara bergantian. Bila Minggu Pertama PT DMA dan Harian KIC gajian maka Minggu berikutnya PT PM yang melakukan gajian.  Untuk Penggajian PT DMA sebanyak 8 Karyawan dilakukan secara tunai langsung oleh kasir. Sedangkan untuk Harian KIC ada yang dilakukan secara transfer dan ada yang tunai. Harian KIC atas nama YADJITO diberikan secara tunai langsung oleh kasir sedangkan karyawan a/n ANWAR dan NUR AFIF dibayar langsung oleh kasir via transfer (No Rekening Nur AFIF dan ANWAR harap menanyakan ke pihak HRD)  Untuk Penggajian PT PM ditransfer langsung ke rekening Pihak Outsourcing maksimal Sabtu jam 8 pagi ke no rekening BCA (1130720362) a/n Didik Eko Susanto, karena Pihak PT PM sendiri yang membagikannya.



11. SISTEMATIKA PENGGAJIAN SECURITY PT JAWARA DAN SECURITY ORGANIC PT KREASI INDAH CEMERLANG ALUR PEMBAYARAN SECURITY DARI PT JAWARA HRD Berhubungan dengan PT Jawara



PT JAWARA mengirimkan invoice ke pihak accounting



Accounting meminta ACC Pak William



Setelah di ACC, Accounting memberikannya kepada kasir untuk dilakukan pembudgetan dan pembayaran



ALUR PEMBAYARAN SECURITY ORGANIK PT KREASI INDAH CEMERLANG HRD melakukan perhitungan gaji security organic PT KIC



Accounting memastikan dan melakukan kroscek ulang terkait jumlah pembayaran



HRD/Accounting meminta ACC PAK William



HRD/Accounting memberikan berkas perhitungan gaji security organic kepada kasir untuk segera dibayarkan



Kasir melakukan pembayaran gaji security karyawan menggunakan sistem payroll Bank BCA



SISTEM PAYROLL BANK BCA Buat Excel Gaji Security April 2019 lalu di save di folder payroll NB : Contoh Format excel ada di computer accounting 2 Pilih tgl aktif From : To : Effective payroll H-2 pembayaran Jadi harus diinput H-2 hari Lalu Centang pada kolom kotak kecil Setelah selesai klik export Lalu menuju ke apk Checksum



Lalu menuju ke apk Payroll yang sudah terinstall di computer accounting 2



Pilih MFTS-Net



Pilih Payroll



Pilih Converter



Cek Date : Akun Ket Excel harus sama dengan daftar dibawah ini: Trans Date Emp.Name Trans.Amount Emp.Number Dept



Buka Browse lalu pilih pada dokumen gaji yang formatnya txt



Browse File excel yang tadi sudah dibuat



Pilih Browse Destination (Payroll Security Bulan….2019)



Centang kotak disamping tulisan “save in existing dir” Klik Type : Pilih Payroll



Open Klik BCA Bisnis Non PPN a/n Tan Jimmy Tanto Widjaja



Pilih Menu Multi Transfer Lalu Pilih Payroll Pilih Upload dokumen excel yang txt Tgl Efektif diisi…. Jumlah Record (4) karena total orang yang dihaji (4)



Contoh Format Excel Payroll



Contoh Format di Aplikasi MTFS_NET



Contoh Format di APK Checksum



ALTERNATIF PENGGAJIAN SECURITY ORGANIC TANPA MENGGUNAKAN SISTEM PAYROLL BCA (Transfer menggunakan rekening BCA Non PPN a/n Steven Tanto Widjaja) Melalui Transfer ke rekening individu masing-masing security Daftar Security Organic PT Kreasi Indah Cemerlang: Nama Security SULKAN SUGIONO M. SUHUD WARISAN



Nomor Rekening 4110653986 1991301351 4110644570 4110653994



12. SISTEMATIKA MELAKUKAN KROSCEK BARANG YANG ADA DI GUDANG KIC DAN GUDANG MARGOMULYO PENGECEKAN BARANG DI GUDANG KIC



Helper (Bagian Pembelian Gudang) melapor sekaligus melakukan penyelesaian nota pembelian barang kepada kasir



Kasir memeriksa kartu stok barang dan memastikan barang yang baru dibeli yg tergolong stok harus dusah dimasukkan atau ditulis di kartu stok masing-masing



Kasir melakukan pemeriksaan nota pembeliaan dan memastikan barang yang dibeli sesuai dengan form order atau form budget yang ada.



Kasir ke Gudang untuk memastikan keberadaan barang yang sudah dibeli dan menghitung jumlah barang yang sudah dibeli.



PENGECEKAN BARANG DI GUDANG MARGOMULYO Pengecekan Barang di Gudang Margomulyo dilakukan dengan meminta foto kartu stok dan nota pembelian nya. Pengecekan dilakukan minimum 2 hari sekali setiap sore. Kasir meminta Foto Kartu Stok dan Nota Pembelian ke Riki admin Gudang Margomulyo



Riki Admin Gudang Margomulyo Memberikan laporan dan foto kartu stok dan nota pembelian kepada kasir



13. SISTEMATIKA BIAYA TRANSPORTASI Sopir Meminta Kas bon untuk pengiriman barang



Setelah betul, Kasir ttd di slip by transport lalu meminta acc kepada Pak Jimmy



Sopir mengisi slip by transport dan pemberi perintah kerja menandatangani slip by transport



Sopir selesai menyelesaikan tugas dan mengisi penyelesaian di slip by transport beserta pemberian nota-nota pengeluaran



Kasir memastikan kelengkapan keterangan yang ada di slip by transport



Kasir Memastikan nota pembelian solar ada km awal,km isi, dan km akhir



Kasir menghitung by/m2 dengan rumus: total biaya / total muatan



Serta melakukan cek nota



14. SISTEMATIKA TOTALAN UNTUK BY OP GRADER (RINGGO DAN WAHYONO) Totalan By Op Grader (Pengadaan_Ringgo dan Wahyono dilakukan ketika pekerjaan sudah selesai dan Bu Sutim Sudah memberika rincian by op grader). 15. PEMBERIAN NO REKENING UNTUK TRANSAKSI ADA PPN DAN NON PPN BESERTA PERLAKUANNYA Perlu diingat bahwat no rekening Non PPN dan PPN tidak boleh saling berhubungan alias tidak boleh transfer antar rekening tersebut). Jika ada kepentingan pengisian saldo PPN dan itu sifatnya mendesak bisa dilakukan dengan tarik tunai dari rekening Non PPN dan lalu setor tunai ke rekening PPN. No Rekening Non PPN Kas Kecil : (8291012299) a/n Steven Tanto Widjaja ,Password: 369315 (Klik BCA Individual) (4110182801) a/n Tan Jimmy Tanto Widjaja ,Password & PinKey: 180888 (Klik BCA Bisnis) User ID Awal : Ibstanjimtanwilli1907 Corporate ID : Ibstanjimm UI : tanwilli1907 No Rekening PPN Khusus Pembayaran (Klik BCA Individual) (8630318689) a/n Tan Jimmy Tanto Widjaja , Password 180888, Pinkey :100781 No Rekening PPN a/n PT Kreasi Indah Cemerlang (Klik BCA Bisnis) User ID Awal : KBBINDAHCEKICINDO8 Corporate ID : KBBINDAHCE UI : KICINDO8



LAIN-LAIN  Pembayaran JAMSOSTEK PT DMA (8 KARYAWAN ) ditransfer bila sudah ada tagihan dari PT DMA melalui HRD dan sudah ada ACC dari Pak William. Transfer ke Rekening BCA (2161025960) a/n Soeyanto.  Pembayaran BPJS Kesehatan PT KIC, BPJS Ketenagakerjaan PT KIC, BPJS PT KGP, dan BPJS PT KBP dilakukan sebelum akhir bulan. Harap mengingatkan HRD mengenai tagihan BPJS dan minta kode EPS Pembayarannya. Demikian berita acara serah terima pekerjaan ini saya buat dengan sebenar-benarnya sebagai dokumentasi dan acuan administrasi lainnya. Pasuruan, 20 Mei 2019 Dibuat Oleh, PIHAK I



PIHAK II



Garin Puspita Sari NIK : 1903044 Mengetahui,



Bagus Agung Tri Wibowo NIK :19060067



ACCOUNTING



SPV HRGA



AUDIT & SOP



Muksan NIK : 10090009



Heri Kosasih NIK :19050063



Tri Daya Miyanti NIK : 18090020