Cara Menyusun KPI Atau Key Performance Indicators Untuk Rumah Sakit [PDF]

Citation preview

Cara Menyusun KPI atau Key Performance Indicators untuk Rumah Sakit Apa yang dapat kita nilai dari kinerja pegawai atau pejabat yang bekerja di sebuah perusahaan? Bagaimana cara kita menilainya? Apakah hanya dari personality appraisal yang diisi setiap tahun? Apakah itu sudah cukup untuk memberikan gambaran tentang produktivitas serta kinerjanya? Atau kita membutuhkan sebuah metode penilaian atau parameter yang lebih objektif? Sebuah perusahaan membutuhkan metode penilaian yang objektif untuk menilai kinerja atau produktivitas karyawan yang bekerja. Setiap perusahaan, tanpa terkecuali, pasti membutuhkannya karena dari situ akan dapat dilihat dengan jelas apakah perusahaan tersebut mengalami kemajuan atau malah justru kemunduran. Banyak sekali metode yang tersedia, namun yang paling popular dan dianggap paling objektif adalah apa yang disebut sebagai KPI atau Key Performance Indicators. Metode ini telah dikenal selama berpuluh tahun, dan diterapkan oleh sebagian besar perusahaan, salah satunya adalah rumah sakit. KPI sendiri secara umum dapat diartikan sebagai metode penilaian akan kinerja sebuah badan, organisasi, perusahaan maupun instansi yang berisi target – target kinerja karyawan atau pegawai yang sangat terukur secara objektif. Key performance indicator pada umumnya berisikan angka – angka yang mutlak. Angka atau hasil penjumlahan dari angka – angka atau bisa dibilang skor tersebut akan menunjukkan kinerja seorang pegawai atau karyawan yang bekerja, dalam hal ini di rumah sakit tersebut. Bahkan, key performance indicators atau KPI seringkali dipakai oleh pihak manajemen sebuah perusahaan, dalam hal ini rumah sakit, untuk menilai apakah karyawan tersebut telah siap dipromosikan atau masih membutuhkan waktu dan pelatihan yang lebih



banyak. Dari skor yang terkumpul tersebut, pihak management rumah sakit bahkan dapat menilai kinerja dan produktivitas karyawan tersebut. Dalam pembuatannya, key performance indicators rumah sakit akan dipengaruhi oleh berbagai faktor, satu yang paling berpengaruh adalah proses bisnis rumah sakit tersebut. Pada umumnya, setelah key performance indicators dibuat, analisa awal adalah dengan pembuatan balance scorecard yang bersumber pada visi rumah sakit tersebut. hal ini berfungsi agar KPI yang dibuat menjadi lebih terkait dengan suatu proses serta saling memiliki keterkaitan antara satu dengan yang lain. Balanced scorecard sendiri akan sangat berguna, terutama bagi rumah sakit yang belum pernah menerapkan metodologi ini. Metode ini dianggap sebagai salah satu yang paling sederhana namun sangat efektif dalam menilai kinerja karyawan atau pegawai rumah sakit dan secara umum dapat memberikan gambaran apakah rumah sakit tersebut mengalami kemajuan atau malah justru kemunduran. Selain itu, hasil evaluasi yang ada pada balanced scorecard juga akan berguna untuk menentukan langkah ke depan atau strategi semacam apa yang akan digunakan untuk meraih target yang diinginkan. Banyak ahli berpendapat bahwa penggunaan metode balanced scorecard adalah metode terbaik dan terobjektif dalam pengukuran kinerja bisnis. Ada empat perspektif utama yang disorot melalui metode ini, yaitu, perspektif financial atau keuangan, perspektif proses bisnis, perspektif pembelajaran dan pertumbuhan serta perspektif konsumen. Perancangan kerangka diawali dengan penerjemahan visi dan misi serta tujuan berdirinya rumah sakit tersebut. Dalam tahapan ini, dibutuhkan adanya data yang mencakup visi, misi, tujuan serta strategi dari rumah sakit terkait yang semuanya telah disusun oleh pihak manajemen. Tahap selanjutnya adalah menerjemahkan visi, misi serta strategi tersebut untuk menjadi sasaran strategis pada keempat perspektif tersebut di atas.



Sasaran strategis sendiri adalah target – target yang ingin diraih oleh pihak rumah sakit ke depannya. Sasaran strategis yang telah diterjemahkan ke dalam balanced scorecard kemudian diaplikasikan dengan membuat perencanaan strategis yang pada umumnya terdiri atas tiga komponen penting, yakni ukuran, target dan inisiatif strategis. Ukuran strategis yang dibuat harus sesuai dengan sasaran atau target pada masing – masing perspektif. Kemudian, langkah selanjutnya adalah dengan membuat target strategis yang merupakan indikator keberhasilan strategis. Terakhir adalah membuat inisiatif strategis yang berfungsi mewujudkan target strategis rumah sakit tersebut. Langkah selanjutnya adalah dengan membuat perhitungan terhadap bobot dari masing – masing perspektif beserta target dan ukuran strategisnya. Pengukuran tersebut dilakukan terhadap aspek kinerja yang dapat diukur yang secara umum akan menunjukkan kinerja rumah sakit. Hasil yang didapat dari pengukuran tersebut akan menjadi bahan masukan atau pertimbangan bagi rumah sakit untuk memperbaiki kinerja agar dapat bersaing dengan yang lain.



Contoh SOP Promosi dan Kebijakan Karir Karyawan dalam Sebuah Perusahaan Memiliki jabatan yang strategis di dalam sebuah perusahaan tentu menjadi sebuah kebanggan bagi seorang karyawan. Untuk mendapatkan posisi atau jabatan yang strategis tersebut setiap karyawan akan berusaha untuk selalu meningkatkan prestasi kinerja mereka dengan melaksanakan setiap tugas pekerjaan dengan sebaik mungkin. Karyawan yang berprestasi dalam sebuah perusahaan tentu akan mendapatkan penghargaan atau keuntungan yang meliputi banyak hal. Salah satu jenis penghargaan untuk karyawan berprestasi adalah adanya promosi jabatan. Promosi sendiri merupakan penghargaan kepada seorang karyawan berprestasi dalam bentuk kenaikan jabatan atau kenaikan upah dalam sebuah perusahaan. Kebijakan sebuah perusahaan dalam melakukan promosi untuk pengembangan karier karyawan dengan kinerja yang baik tentu merupakan hal yang sangat normal dalam dunia kerja. Dengan adanya promosi, seorang karyawan tidak hanya merasa dihargai dan diakui kemampuannya, karyawan yang dipromosikan tentu bisa mengembangkan kariernya ke jenjang yang lebih tinggi lagi untuk menambah pengalaman kerja di dalam sebuah perusahaan. Pengembangan karier dapat dilakukan apabila seseorang mengalami peningkatan kemampuan, kesejahteraan, kewenangan dan nilai diri, Promosi jabatan merupakan salah satu cara yang bisa membuat karier seseorang semakin berkembang. Dan seseorang yang ingin mengembangkan kariernya tentu harus siap untuk menerima tanggung jawab yang lebih sulit dan berat saat memangku jabatan yang lebih tinggi setelah dipromosikan. Ada



beberapa



indikator



yang



bisa



dijadikan



mempromosikan seorang karyawan, diantaranya:



pedoman



atau



acuan



untuk



• Pengalaman kerja karyawan • Keahlian yang dimilikinya • Gabungan antara pengalaman kerja dan keahlian yang dimiliki oleh karyawan tersebut. Setiap perusahan memiliki Standard Operating Procedures atau SOP promosi dan karier karyawan yang berbeda-beda. SOP tersebut biasanya disesuaikan dengan ketentuan dan kebijakan umum yang berlaku di perusahaan tersebut. Untuk mengetahui prosedur-prosedur apa saja yang terdapat di dalam SOP promosi dan karier karyawan pada sebuh perusahaan. Berikut ini salah satu contoh SOP promosi dan karier karyawan yang mungkin bermanfaat untuk anda. Contoh SOP promosi dan karier karyawan ini tidak bersifat mutlak melainkan bisa dilakukan modifikasi sesuai dengan kebutuhan dan ketentuan sebuah perusahaan: 1. Tujuan Menjaga agar sistem atau tahapan-tahapan panduan dalam proses promosi dan karir karyawan dapat berjalan dengan lancar dan teratur sesuai dengan peraturan dan kode etik yang berlaku dan memenuhi ketentuan dan kebijakan yang telah ditetapkan oleh perusahaan 2. Ruang Lingkup Prosedur ini diawali oleh proses penyediaan dan penyiapan berkas-berkas yang dibutuhkan dalam proses promosi dan karir karyawan oleh kepala divisi meliputi, pengajuan promosi, persetujuan promosi, test, hasil keputusan promosi beserta suratsurat yang dibutuhkan hingga proses pelaksanaan promosi dan karir karyawan 3. Tolak Ukur a. Pengajuan promosi dan karier karyawan bisa dilakukan apabila adanya perubahan sistem yang ada di sebuah perusahaan b. Semua proses pengajuan promosi dan karier karyawan harus dibuat secara tertulis, yaitu dengan menggunakan formulir pengajuan promosi dan karier karyawan yang diawasi oleh manajer personalia c. Proses pengajuan promosi dan karier karyawan hanya bisa dilakukan oleh manajer



personalia yang menjadi wakil dari perusahaan untuk meminimalisir hal-hal yang tidak sesuai dengan kebijakan perusahaan d. Pengajuan promosi dan karir karyawan harus disetujui oleh manajer operasional dan jajaran direksi perusahaan 4. Prosedur a. Kepala Divisi akan meminta formulir pengajuan promosi dan karir karyawan ke bagian personalia b. Kepada Divisi akan mengisi formulir pengajuan promosi yang telah diminta dari bagian personalia c. Kepala Divisi mengembalikan formulir pengajuan promosi ke bagian personalia d. Formulir promosi yang sudah diisi tersebut akan dilakukan proses pengecekkan terlebih dahulu oleh bagian personalia. Proses pengecekkan berkas tersebut meliputi kelengkapan berkas-berkas dan mengkoreksi berkas-berkas tersebut jika terdapat kesalahan dalam pengisiannya. Berkas-berkas tersebut diantaranya lampiran struktur oragnisasi baru yang sudah disahkan oleh pemimpin perusahaan, lampiran evaluasi kinerja semester terakhir, dan lampiran hasil uji kompetensi. Jika terdapat ketidaksesuaian di dalam berkas-berkas tersebut, bagian personalia akan mengembalikannya ke Kepala Divisi yang bersangkutan. e. Bagian personalia akan melakukan beberapa rangkaian test kepada karyawan yang akan dipromosikan. Rangkaian test tersebut meliputi test tulis, wawancara dan presentasi f. Bagian personalia akan memeriksa hasil test yang telah dilakukan. Jika karyawan yang dipromosikan lulus test, bagian personalia akan segera memberikan informasi kelulusan test tersebut ke manajer operasional, namun apabila karyawan yang



dipromosikan tidak lulus test, bagian personalia akan memberitahu Kepala Divisi yang bersangkutan g. Bagian personalia akan memberitahu hasil test kepada manajer operasional untuk selanjutnya dilakukan proses persetujuan h. Setelah manajer operasional menerima hasil test yang diberikan bagian personalia, hasil test tersebut akan dicek ulang guna meminimalisir ketidaksesuaian. Apabila hasil test tersebut sudah sesuai dengan kebijakan perusahaan, manajer operasional akan memberikan



persetujuan



dengan



menandatangani



hasil



test



tersebut



dan



mengembalikannya ke bagian personalia. i. Bagian personalia akan membuat formulir pengesahan dan menyempurnakan kelengkapan persetujuan promosi dari jajaran direksi terkait yang terdiri dari manajer bagian personalia, manajer operasional, dan pemimpin perusahaan) j. Formulir pengeseahan yang sudah dilengkapi dengan tanda tangan jajaran direksi terkait tersebut akan dibuatkan surat keputusan atau SK. SK tersebut akan diberikan kepada karyawan yang dipromosikan melalui Kepala Divisi yang bersangkutan. Demikianlah contoh SOP promosi dan karier karyawan dalam sebuah perusahaan yang bisa anda jadikan sebagai acuan. Promosi jabatan memang menjadi hal yang banyak diinginkan oleh setiap karyawan. Promosi jabatan bisa didapatkan jika karyawan tersebut terus meningkatkan kinerjanya sehingga bisa memberikan kontribusi yang besar untuk perusahaan tempat ia bekerja, yaitu dengan membantu mewujudakan tujuan perusahaan berdasarkan kunci indikator kerja yang telah ditentukan.