Controlling in Blue Bird Taxi [PDF]

Citation preview

MAKALAH PENGANTAR MANAJEMEN



CONTROLLING IN BLUE BIRD TAXI



OLEH YANTIK PERISTIWANINGSIH 01114138 PRODI AKUNTANSI UNIVERSITAS NAROTAMA SURABAYA



PENDAHULUAN Fungsi - fungsi manajemen ini penting bagi perusahaan karena memang syarat dari perusahaan yang baik salah satunya adalah memiliki fungsi-fungsi manajemen yang baik pula. Fungsi – fungsi manajemen ini diantaranya adalah perencanaan (planning) , organisasi (organizing), pengarahan dan implementasi (directing and implementation) , juga pengawasan dan pengendalian (monitoring and controlling).



Disini saya akan mengambil contoh perusahaan yang menggunakan manajemen yang baik , saya ambil perusaahan dalam bidang jasa yaitu taksi blue bird. Jasa pertaksian ini sudah dikenal lama di masyarakat dan perusahaan akan bisa bertahan salah satunya dengan manajemen yang baik. Pengawasan merupakan salah satu fungsi dalam manajemen suatu organisasi. Dimana memiliki arti suatu proses mengawasi dan mengevaluasi suatu kegiatan. Suatu Pengawasan dikatakan penting karena tanpa adanya pengawasan yang baik tentunya akan menghasilkan tujuan yang kurang memuaskan, baik bagi organisasinya itu sendiri maupun bagi para pekerjanya. Di dalam suatu



organisasi



terdapat



Pendahuluan (preliminary



tipe-tipe



pengawasan



control), Pengawasan



yang



pada



saat



digunakan, kerja



seperti pengawasan



berlangsung(cocurrent



control), Pengawasan Feed Back (feed back control). Di dalam proses pengawasan juga diperlukan Tahap-tahap pengawasan untuk mencapai tujuan yang diinginkan. Tahap-tahap pengawasan tersebut terdiri dari beberapa macam, yaitu Tahap Penetapan Standar, Tahap Penentuan Pengukuran Pelaksanaan Kegiatan, Tahap Pengukuran Pelaksanaan Kegiatan, Tahap Pembandingan Pelaksanaan dengan Standar dan Analisa Penyimpangan dan Tahap Pengambilan Tindakan Koreksi.



Suatu Organisasi juga memiliki perancangan proses pengawasan, yang berguna untuk merencanakan secara sistematis dan terstruktur agar proses pengawasan berjalan sesuai dengan apa yang dibutuhkan atau direncanakan. Untuk menjalankan proses pengawasan tersebut dibutuhkan alat bantu manajerial dikarenakan jika terjadi kesalahan dalam suatu proses dapat langsung diperbaiki. Selain itu, pada alat-alat bantu pengawasan ini dapat menunjang terwujudnya proses pengawasan yang sesuai dengan kebutuhan.



GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN



Blue Bird Group merupakan market leader dalam bisnis transportasi, Blue Bird sudah menjadi brand yang kuat dan dikenal luas oleh masyarakat. Diawali dengan armada 25 taksi pada tahun 1972, kini setelah lebih dari 30 tahun mendalami bisnis jasa transportasi, Blue Bird telah berkembang pesat dengan sekitar 12000 armada-nya yang tersebar di seluruh penjuru Jakarta. Kesuksesan yang diraih oleh Blue Bird ini tak lepas dari upaya Blue Bird dalam memanfaatkan teknologi. Berawal sekitar tahun 1972, Blue Bird yang mengimplementasikan pertama kali di Indonesia sistem komunikasi radio serta penggunaan argometer yang ketat untuk armadaarmadanya. Jejak langkah Blue Bird ini diikuti pula oleh perusahaan taksi lainnya yang beroperasi di Indonesia. Sekitar beberapa tahun terakhir ini Blue Bird sudah menggunakan teknologi GPS (Global Positioning System). Selain digunakan untuk melacak posisi armadaarmadanya, GPS ini juga digunakan sarana berkomunikasi antara armada taksi dengan Call Center.



Berbeda dengan teknologi komunikasi radio yang terbatas pada komunikasi suara yang sudah umum digunakan oleh operator-operator taksi, teknologi GPS ini mempermudah operator dalam menentukan posisi konsumen dan armada mana yang dapat menjangkaunya, sehingga pelayanan bisa dilakukan lebih cepat dan mengurangi antrean pemesanan. Keunggulan lainnya, konsumen tidak perlu mendengarkan suara dari radio komunikasi ketika ada pemesanan yang masuk ke pengemudi taksi. Perkembangan Blue Bird tidak cukup hanya di kota Jakarta dan sekitarnya saja, melainkan di kota-kota besar lain di Indonesia. Di Bali, sejak tahun 1989 Blue Bird Group telah menempatkan armada Golden Bird-nya, yang diikuti dengan armada taksi regular Bali



Taksi pada tahun 1994. Kemudian berturut-turut pada tahun 1996 dan 1997, taksi regular memasuki Lombok dengan nama Lombok Taksi dan kota Surabaya dengan nama Surabaya Taksi. Sekitar bulan November 2005, Blue Bird mulai menjamah kota Bandung dengan 75 armada taksi regulernya. Meskipun dengan jumlah armada yang masih sedikit, Bandung Taksi ini mendapatkan pertentangan yang cukup keras dari operator-operator taksi lainnya di Bandung. Harus diakui jika reputasi dan brand image yang telah diposisikan oleh Blue Bird Group, cukup menjadi ancaman terhadap operator taksi lainnya.



RUMUSAN MASALAH Sebagai perusahaan jasa transportasi dengan jumlah armada yang cukup besar controlling seperti apakah yang tepat dan efektif serta efisien agar pelayanan ke customer memuaskan



ANALISIS DAN EVALUASI 1.1



Definisi Fungsi Controlling



Menurut Robert J. Mockler pengawasan yaitu usaha sistematik menetapkan standar pelaksanaan dengan tujuan perencanaan, merancang sistem informasi umpan balik, membandingkan kegiatan nyata dengan standar, menentukan dan mengukur deviasi-deviasi dan mengambil tindakan koreksi yang menjamin bahwa semua sumber daya yang dimiliki telah dipergunakan dengan efektif dan efisien.



Pengawasan adalah proses dalam menetapkan ukuran kinerja dan pengambilan tindakan yang dapat mendukung pencapaian hasil yang diharapkan sesuai dengan kinerja yang telah ditetapkan tersebut. Controlling is the process of measuring performance and taking action to ensure desired results. Pengawasan adalah proses untuk memastikan bahwa segala aktifitas yang terlaksana sesuai dengan apa yang telah direncanakan . The process of ensuring that actual activities conform the planned activities.



George R. Tery (2006:395) mengartikan pengawasan sebagai mendeterminasi apa yang telah dilaksanakan, maksudnya mengevaluasi prestasi kerja dan apabila perlu, menerapkan tindakantindakan korektif sehingga hasil pekerjaan sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan.



Robbin (dalam Sugandha, 1999 : 150) menyatakan pengawasan itu merupakan suatu proses aktivitas yang sangat mendasar, sehingga membutuhkan seorang manajer untuk menjalankan tugas dan pekerjaan organisasi. Kertonegoro (1998 : 163) menyatakan pengawasan itu adalah proses melaui manajer berusaha memperoleh kayakinan bahwa kegiatan yang dilakukan sesuai dengan perencanaannya.



Terry (dalam Sujamto, 1986 : 17) menyatakan Pengawasan adalah untuk menentukan apa yang telah dicapai, mengadakan evaluasi atasannya, dan mengambil tindakan-tidakan korektif bila diperlukan untuk menjamin agar hasilnya sesuai dengan rencana.



Dale (dalam Winardi, 2000:224) dikatakan bahwa pengawasan tidak hanya melihat sesuatu dengan seksama dan melaporkan hasil kegiatan mengawasi, tetapi juga mengandung arti memperbaiki dan meluruskannya sehingga mencapai tujuan yang sesuai dengan apa yang direncanakan.



Admosudirdjo (dalam Febriani, 2005:11) mengatakan bahwa pada pokoknya pengawasan adalah keseluruhan daripada kegiatan yang membandingkan atau mengukur apa yang sedang atau sudah dilaksanakan dengan kriteria, norma-norma, standar atau rencana-rencana yang telah ditetapkan sebelumnya.



Siagian (1990:107) menyebutkan bahwa yang dimaksud dengan pengawasan adalah proses pengamatan daripada pelaksanaan seluruh kegiatan organisasi untuk menjamin agar supaya semua pekerjaan yang sedang dilakukan berjalan sesuai dengan rencana yang telah ditentukan sebelumnya.



Karakteristik-karakteristik controlling yang efektif dapat diperinci sebagai berikut : a.



Akurat



b.



Tepat waktu



c.



Obyektif dan menyeluruh



d.



Terpusat pada titik-titik controlling yang strategik



e.



Realistik secara ekonomis



f.



Terkoordinasi dengan aliran kerja organisasi



g.



Fleksibel



h.



Bersifat sebagai petunjuk dan operasional



i.



Realistik secara organisasional



j.



Diterima para anggota organisasi



Kesimpulannya, pengawasan merupakan suatu usaha sistematik untuk menetapkan standar pelaksanaan tujuan dengan tujuan-tujuan perencanaan,merancang system informasi umpan balik,membandingkan



kegiatan



nyata



dengan



standar



yang



telah



ditetapkan



sebelumnya,menentukan dan mengukur penyimpangan-penyimpangan serta mengambil tindakan koreksi yang diperlukan.



Sebelum kami bahas pelaksanaan controlling di Blue Bird Taxi ini , akan saya sampaikan penerapan fungsi - fungsi manajemen yang telah di terapkan di perusahaan ini .



PERENCANAAN (PLANNING) Dalam manajemen, perencanaan adalah proses mendefinisikan tujuan organisasi, membuat strategi untuk mencapai tujuan itu, dan mengembangkan rencana aktivitas kerja organisasi. Perencanaan merupakan proses terpenting dari semua fungsi manajemen karena tanpa perencanaan fungsi-fungsi lain pengorganisasian, pengarahan, dan pengontrolan tak akan dapat berjalan. Pelaksanaan Fungsi perencanaan yang digunakan di perusahaan blue bird ini : - Menetapkan tujuan dan target



- Merumuskan strategi yang akan dipakai pada pelaksanaan kerja



- Menentukan sumber sumber daya yang di perlukan



- Menetapkan standar atau indikator keberhasilan dalam pencapaian dan target bisnis



- Memonitor dan mengukur kemajuan untuk mencapai tujuan , sehingga tindakan korektif dapat diambil ketika kemajuan tidak memuaskan



- Menggunakan teknologi informasi yang berkembang seiring berjalannya waktu , tentunya yang ada keterkaitannya dengan pelayanan.



- Menyiapkan tenaga-tenaga konsultan yang professional dan berkualitas



Tujuan : Tercapainya kepuasan pelanggan, dan mengembangkan serta mempertahaan kan diri sebagai pepmimpin pasar disetiap kategori yang kita masuki.



Target : Menjadi yang terdepan atau utama dalam menyediakan jasa dalam bidang pertaksian. Indikator : - Membuat waktu se effisien mungkin.



- Pelanggan tidak merasa dikecewakan



- Memasitkan kesejahteraan yang berkelanjutan untuk para stekholder



Strategi yang digunakan di perusahaan blue bird : Strategi yang digunakan oleh blue bird ini disebut strategi tiga pilar , mengandalkan pada produk, pemimpin pasar , dan innovator dalam teknologi aplikasi. Sumber daya yang digunakan oleh perusahaan ini adalah barang berbentuk mobil yang nyaman dan terawat untuk kepuasan pelanggan tentunya dengan sumber daya manusia yang baik dan ahli dalam berkendara dan mengetahui seluk beluk tentang mobil.



ORGANISASI (ORGANIZING) Proses yang menyangkut bagaimana strategi dan taktik yang telah dirumuskan dalam perencanaan didesain dalam sebuah struktur organisasi yang tepat dan tangguh, sistem dan lingkungan orgnanisasi yang kondusif, dan dapat memastikan bahwa semua pihak dalam organisasi dapat bekerja secara efektif dan efisien guna mencapai tujuan dengan baik



Disini saya akan jabarkan struktur organisasi dan tugasnya di perusahaan blue bird 1. Dewan komisaris bertugas mengawasi jalannya perusahaan dan memberikan masukan masukan pada direktur



2. Presiden direktur adalah pimpinan tertinggi dalam perusahaan blue bird group. Ini lah yang memimpin dan mengarahkan perusahaan dalam hal : a. Menyusun strategi b. Menjalin dengan hubungan kemitraan c. Mengatur investasi , alokasi , dan divestasi d. Memimpin direksi e. Memastikan prinsip tata kelola perusahaan dilaksanakan dengan baik 3. Vice President business development , ini membawahi 4 bagian yaitu : a. Infomasi teknologi IT b. Total quality Management TQM c. Public relation PR 4. Vice president Personalia membawahi bagian pemberdayaan SDM , terkait dengan pengadaan kerja demi kelangsungan usaha jasa perusahaan 5. Vice President Operasi membawahi semua bagian pengaturan pengemudi , terkait dengan sistem sirkulasi pengemudi perusahaan 6. Vice president audit yang membawahi seluruh bagian pengawasan di perusahaan 7. Vice President administrasi membawahi seluruh pengurusan dan pengarsipan seluruh transaksi yang berlangsung di perusahaan



8. Vice Presiden perizinan membawahi bagian yang mengatur mengenai regulasi dan kebijakankebijakan perusahaan. Peremajaan armada perusahaan 9. General manager (kepala pool) bertanggung jawab kepada seluruh armada perusahaan yang berada dalam pengawasan poolnya (daerahnya) 10. Manager teknik bertanggung jawab dalam perencanaan , pengorganisasian , pengarahan dan pengendalian atas perawatan dan peremajaan armada taksi .



Pelaksanaan Fungsi organisasi di dalam perusahaan ini : a. Mengalokasikan sumber daya , merumuskan dan menetapkan tugas , dan menerapkan prosedur yang telah di tentukan



b. Menetapkan stuktur organisasi yang menunjukan adanya garis kewenangan dan tanggung jawab



c. Kegiatan perekrutan penyeleksian pelatihan dan pengembangan sumberdaya manusia atau tenaga kerja



d. Kegiatan penempatan sumber daya manusia pada posisi yang paling tepat



- Dalam melakukan perekrutan , vice president personalia melakukan seleksi yang ketat kepada para calon karyawan



- Di dalam perangkat lunak SAP sudah terdapat di dalamnya sistem ERP yang di gunakan untuk perekrutan karyawan baru (Enterprise Resources Planning) .



PENGARAHAN DAN IMPLEMENTASI (DIRECTING AND IMPLEMENTATION) - Yang mengarahkan sekaligus bertanggung jawab di perusahaan adalah President Direktur



- Blue Bird yang mengimplementasikan pertama kali di Indonesia sistem komunikasi radio serta penggunaan argometer yang ketat untuk armada-armadanya



- Beberapa tahun terakhir ini blue bird sudah menerapkan teknologi GPS (global positioning system) untuk melacak tempat dan posisi armada-armada lainnya juga bisa dipakai untuk menghubungi call centre.



- Blue bird juga berhasil mengimplementasikan solusi Business Intellegent (BI), yakni System Aplication and Product NetWeaver Business Intellegent (SAP NetWeaver BI) ini merupakan suatu solusi yang mengolah data mentah menjadi informasi pendukung pengambilan keputusan perusahaan dan proses bisnis sehingga mampu memberikan gambaran lengkap dari bisnis untuk memenuhi kebutuhan yang berbeda dari para pengguna



- Blue bird berhasil menerapkan SAP ERP (enterprise resources planning) yaitu tool IT dan manajemen dalam membantu perencanaan dan kebijakan perusahaan didalam mengambil keputusan serta menggunakan software yang diimplementasikan untuk mendukung organisasi dalam menjalankan kegiatan secara lebih efisien dan efektif.



- Perusahaan ini juga mengimplementasikan “taximeter system” yang di adopsi dari luar negeri untuk pemilik perusahaan agar keuntungannya jelas dan tidak mengalir kemanapun.



- Blue bird mengimplementasikan software MySAP untuk pengambilan secara tepat sehingga waktunya effisien , dan software MySAP ini meliputi fungsi keuangan , controlling , sales and distribution material management dan fleet management.



- SAP ini sangat membantu kinerja blue bird khususnya dalam bidang Driver Management dan Operation & reservation Management agar bisa disatukan dengan mereka yang menggunakan system Visual Basic.



PENGAWASAN DAN PENGENDALIAN (MONITORING AND CONTROLLING) - Dalam mengawasi armadanya sehari hari , pemilik perusahaan membutuhkan orang yang handal dalam bidang IT untuk menditeksi keberadaan armada blue bird , sehingga penggunaan bahan bakar dapat tercatat dan di perhitungkan dengan akurat



- Dalam memelihara loyalitas pelanggannya blue bird menyediakan credit voucher yang digunakan tidak untuk corporate saja namun juga digunakan untuk perorangan. Jadi semakin sering pemakaian jasanya dalam kurun waktu satu bulan makan semakin besar diskon yang akan pelanggan dapatkan.



- Pihak blue bird ini mengadakan upgrading kepada para karyawanya agar meningkatkan layanan yang berkualitas dan nyaan untuk mempertahankan pelanggan. Untuk menjamin hal tersebut dari pihak blue bird sering menggunakan mystery shopper atau penumpang yang diminta untuk menguji sopir



- Pihak blue bird selalu mengadakan training karena mau tidak mau yang menciptakan image baik atau buruknya perusahaan ini adalah sopirnya , jadi para pengemudi dilatih secara khusus agar memberikan layanan yang terbaik .



- Dewan komisaris melakukan pengawasan atas jalannya usaha perusahaan dan memberikan masukan masukan kepada para direktur



- General Manager (pool) adalah jabatan seseorang yang bertugas untuk mengawasi keadaan armada yang berada di suatu wilayah (pool-nya) .



REKOMENDASI Pengawasan dirasa sangat dibutuhkan dalam suatu organisasi. Karena jika tidak ada pengawasan dalam suatu organisasi akan menimbulkan banyaknya kesalahan-kesalahan yang terjadi baik yang berasal dari bawahan maupun lingkungan.



Pengawasan menjadi sangat dibutuhkan karena dapat membangun suatu komunikasi yang baik antara pemimpin organisasi dengan anggota organisasi. Serta pengawasan dapat memicu terjadinya tindak pengoreksian yang tepat dalam merumuskan suatu masalah.



Pengawasan lebih baik dilakukan secara langsung oleh pemimpin organisasi. Disebabkan perlu adanya hak dan wewenang ketegasan seorang pemimpin dalam suatu organisasi. Pengawasan disarankan dilakukan secara rutin karena dapat merubah suatu lingkungan organisasi dari yang baik menjadi lebih baik lagi.



REFERENSI



http://rheinduniatulisan.blogspot.com/2010/08/fungsi-controlling-pengawasan-dan.html http://ghiezaenimotivator.blogspot.com/2012/06/pengendalian-controlling.html http://ardanpraja.blogspot.com/2012/05/faktor-faktor-yang-mempengaruhi.html http://Ariel.blogspot.com/2012/05/Controlling dalam perspektif islam.html http://ardanpraja.blogspot.com/2012/05/faktor-faktor-yang-mempengaruhi.html http://evynurhidayah.blogspot.com/2011/04/makalah-mpk-pengawasan-manajemen.html http:\\www.anakciremai.com/.../makalah-manajemen-tentang-dasar-dan.html http:\\www.elearning.gunadarma.ac.id/... http://www.zulfikarfathoni.com/2013/04/controling.html Malayu S.P. Hasibuan, Manajemen Dasar, Pengertian dan Masalah, hlm.243