Dental Receptionist [PDF]

Citation preview

DENTAL RECEPTIONIST DI PUSKESMAS Diajukan untuk Memenuhi Salah Satu Tugas Mata Kuliah Manajemen Kesehatan Gigi dan Mulut I



Oleh : GESY MORFOSELA NUR FADHILAH NIM. P2.06.25.0.15.016



PRODI D.III KEPERAWATAN GIGI POLITEKNIK KESEHATAN TASIKMALAYA KEMENTRIAN KESEHATAN REPUBLIK INDOENSIA 2015



LATAR BELAKANG Puskesmas sebagai unit pelayanan kesehatan tingkat pertama dan terdepan dalam sistem pelayanan kesehatan, harus melakukan upaya kesehatan wajib (basic six) dan beberapa upaya kesehatan pilihan yang disesuaikan dengan kondisi, kebutuhan, tuntutan, kemampuan dan inovasi serta kebijakan pemerintah daerah setempat. Puskesmas dalam menyelenggarakan upaya kesehatan yang bersifat menyeluruh dan terpadu dilaksanakan melalui upaya peningkatan, pencegahan, penyembuhan, dan pemulihan disertai dengan upaya penunjang yang diperlukan. Ketersediaan sumber daya baik dari segi kualitas maupun kuantitas, sangat mempengaruhi pelayanan kesehatan. Pada saat ini puskesmas telah didirikan di hampir seluruh pelosok tanah air. Untuk menjangkau seluruh wilayah kerjanya, puskesmas diperkuat dengan puskesmas pembantu serta puskesmas keliling. Dalam kehidupan sehari-hari di masyarakat, puskesmas belum dimanfaatkan secara maksimal, kebanyakan penduduk di pedesaan kurang memanfaatkan fasilitas kesehatan modren yang ada dikarenakan masalah terbatasnya fasilitas serta pelayanan. Masyarakat memerlukan pengetahuan tentang kesehatan gigi. Dimana kesehatan gigi ini bisa kita dapat di puskesmas, puskesmas, ataupun rumah sakit. Tapi, kebanyakan dokter gigi membuka sebuah puskesmas sendiri. Dimana di puskesmas tersebut diisi oleh beberapa jabatan yaitu dokter gigi, perawat gigi atau asisten dokter, resepsionis gigi, dan security puskesmas. Saat pasien baru datang setelah bertemu dengan security maka pasien tersebut akan menuju tempat dental receptionis. Disini resepsionislah yang berperang dalam membantuh dan memberikan informasi kepada pasien tentang apa yang ada di puskesmas dan pelayanan apa yang bisa diberikan oleh puskesmas kepada pasien. Kerjasama antara dokter, perawat, resepsionis dan karyawan puskesmas yang akan menentukan citra sebuah puskesmas dimata pasien dan masyarakat. Seorang resepsionis harus memiliki keterampilan yang baik dan yang dibutuhkan untuk menjadi resepsionis, karena sekarang pekerjaan resepsionis bukan hanya mengangkat telpon di mejanya saja. Zaman sekarang ini seorang resepsionis harus bisa menguasai bahasa inggris sebagai alat komunikasi yang bisa mengangkat derajatnya dalam sebuah puskesmas.



Pengertian Dental Receptionist



Resepsionis adalah orang yang bertugas menerima pasien atau klien (baik itu klinik, puskesmas, rumah sakit, hotel, bahkan kantor). Dental receptionist (resepsionis gigi) adalah icon penting yang merupakan penentu berlangsungnya pelayanan. Resepsionis biasanya ditempatkan dibagian depan puskesmas, ini bertujuan agar pasien yang datang mudah mengetahui cara yang mudah untuk mencari informasi dan juga sebagai gambaran dari suatu puskesmas. Resepsionis adalah orang yang pertama kali bertemu dan berbicara pasien atau klien, baik melalui telpon atau secara langsung dan memberikan pelayanan awal bagi seorang pasien yang datang ke puskesmas. Resepsionis juga bisa menjawab pertanyaan pasien, memberikan dokumen kepada pasien yang baru dan memberikan informasi mengenai puskesmas dan pelayanan kesehatan gigi. Pelayanan yang diberikan oleh resepsionis akan menunjang kelanjutan dari pemeriksaan di puskesmas. Kerena pelayanan resepsionis akan ditanggapi oleh pasien sebagai awal dari pemeriksaan. Jadi ketika pelayanan resepsionis baik maka seorang pasien baru bisa menjadi pelanggan tetap disebuah puskesmas tersebut dan tentunya itu juga dipengaruhi oleh kemampuan atau skill seorang dokter gigi. Seorang resepsionis harus bisa bekerjasama dengan resepsionis lain, pegawai atau kariyawan puskesmas dan dokter gigi di puskesmas tersebut, sehingga bisa membuat pelayanan yang beik terhadap pasien atau klien.



Syarat Menjadi Dental Receptionist yang Baik Citra puskesmas juga ditentukan oleh resepsionis, meskipun banyak juga faktor lain yang menentukan. Tapi ketika pertama pasien melihat puskesmas dan berkomunikasi dengan resepsionis. Resepsionis tidak hanya harus berwajah cantik, tubuh tinggi semampai, tetapi juga pengetahuan, sikap yang matang dan perilaku yang baik dan benar. Jadi seorang resepsionis harus memenuhi syarat-syarat sebagai berikut : 1. Keterampilan a Keterampilan teknis b. Keterampilan pribadi c. Keterampilan berkomunikasi 2. Pengetahuan a. Pengetahuan umum b. Pengetahuan khusus 3. Perilaku 4. Kepribadian



Tugas dan Tanggung jawab Seorang Dental Reseptionis 



  



            



Tugas dan tanggung jawab seorang dental reseptionis itu antara lain: Menerima dan menghubungkan telepon masuk kepada pihak yang dituju. Menghubungi nomor telepon yang ingin dituju atas permintaan-permintaan pihak terkait. Menyampaikan pesan kepada pihak internal maupun eksternal bilamana yang bersangkutan berhalangan untuk menerima memeriksa atau pemeriksaan tersebut dan mencatat pesan yang perlu disampaikan. Menerima kedatangan pasien dengan ramah dan sikap yang professional. Mencatat dalam log book telepon masuk dan keluar. Memberi bantuan petunjuk akan lokasi tempat yang diminta kepada para pasien. Memberikan informasi berkaitan dengan puskesmas. Memberikan bantuan kepada setiap pasien bila memerlukan. Mendaftarkan pasien baru sesuai dengan peraturan puskesmas. Membantu pasien untuk menyelesaikan segala bentuk dan dokumentasi yang diperlukan. Mengverifikasi dan memperbarui informasi pasien. Menginformasikan pasien prosedur puskesmas gigi dan kebijakan. Memindahkan pasien melalui janji sesuai dengan jadwal. Memasukkan semua informasi pasien yang relevan ke dalam sistem data. Memelihara dan mengelola catatan pasien sesuai dengan peraturan privasi dan keamanan. Merespon dan memenuhi permintaan informasi.



Lanjutan Tugas dan Tanggung jawab Seorang Dental Reseptionis  Mengkonfirmasi janji yang akan datang dan ingat sesuai dengan peraturan puskesmas.  Cek jadwal janji sehari-hari.  Mengatur grafik pasien untuk janji hari berikutnya.  Mengisi pembatalan pelayanan atau pemeriksaan.  Mengatur rujukan ke spesialis medis lainnya.  Praktikum pengiriman tepat.  Mengumpulkan dan pembayaran penerimaan dari pasien pada saat pengobatan.  Menginformasikan pasien pilihan rencana perawatan.  Mengatur jadwal pembayaran dengan pasien.  Mempersiapkan formulir klaim untuk asuransi gigi.  Mengatur dokumen pendukung klaim asuransi.  Memantau dan mempertahankan persediaan perlengkapan puskesmas gigi.  Menjaga privasi pasien, kariyawan lain, dan dokter.  Menjalankan tugas resepsionis dengan baik.



Hal-Hal yang Harus Diperhatikan oleh Dental Receptionist 1.



2.



3.



4. 5. 6.



Jangan biarkan pasien menunggu terlalu lama. Perhatikan kepentingan-kepentingan pasien. Jika orang yang hendak ditemui tidak ada atau sedang pergi, tanyakan apakah dia bersedia menunggu. Jangan mengunyah permen karet atau makana kecil saat menghadapi pasien atau saat menerima telepon, (ketika anda sedang makan, orang di telepon seberang bisa mendengarnya). Sebaiknya anda tidak bergerombol dengan teman-teman anda di meja resepsionis, apabila untuk keperluan yang tidak ada hubungannya dengan pekerjaan. Misalnya membuka plastik dagangan, mengocok undian arisan, dan lain-lain. Singkirkan pernak-pernik yang tidak ada hubungannya dengan pekerjaan dari atas meja monitor komputer anda. Jangan mondar-mandir di ruang pasien dengan sandal atau penampilan yang tidak rapi. Jangan terlalu sering mengobrol atau bergosip dengan teman-teman anda.



Yang Harus Dikembangkan Oleh Dental Receptionist Untuk Puskesmas Yang Lebih Baik



1. Sistem Pengelolaan Pasien a. Berkomunikasi yang efektif pada waktu menerima dan menangani pasien b. Mencatat data pasien secara baik c. Mengatur sistem perjanjian dan penjadwalan pasien d. Memelihara hubungan baik dengan pasien/klien 2. Sistem Keuangan/Pembiayaan e. Tariffing (penentuan tarif yang diperhitungkan secara cermat) f. Sistem asuransi dan klaim g. Sistem pencatatan pemasukan dan pengeluaran keuangan yang akurat. 3. Sistem Penataan Ruangan a. Tata ruang harus dapat memastikan adanya sirkulasi udara yang baik b. Sistem pembuangan limbah yang terjamin keamanannya c. Tata letak perlengkapan dan peralatan yang memungkinkan pergerakkan yang leluasa d. Penggunaan dental unit, perlengkapan kantor seperti kursi dan meja yang ergonomis e. Pengaturan area yang jelas antara area resepsionis, administrasi, ruang tunggu, ruang sterilisasi, ruang alat dan bahan serta ruang perawatan dan lain-lain. Hal ini harus dikembangkan guna menjamin kenyamanan dan keselamatan serta privacy dalam bekerja. f. Setiap ruangan puskesmas hendaknya didesain sebagai ruangan yang dapat memberikan kenyamanan kerja, baik bagi operator maupun bagi pasien, hal ini menyangkut tata warna, dekorasi dinding dan seterusnya.



Lanjutan Yang Harus Dikembangkan Oleh Dental Receptionist Untuk Puskesmas Yang Lebih Baik 4. Sistem Informasi a. Software registrasi pasien b. Software keuangan c. Software pengelolaan alat, bahan dan barang d. Software perjanjian pasien 5. Tata Hubungan Kerja Dalam Organisasi e. Selalu menjaga hubungan baik antar petugas (sejawat resepsionis, perawat gigi, dokter gigi, dan lain lain) f. Selalu bersikap profesional dan menjaga etika di lingkungan kerja g. Membangun sistem penjadwalan pekerjaan yang adil (fair) h. Senantiasa mentaati peraturan yang berlaku i. Memelihara kebersamaan dan saling tolong menolong antara sesama petugas baik lintas program maupun lintas sektor.



Lingkungan Karir Dental Receptionist



Persyaratan keterampilan semua indikator yang baik dari jalur karir yang mungkin untuk resepsionis gigi. Setiap keahlian, dalam kombinasi dengan pengalaman dalam praktek gigi, adalah motif karir potensial. Keterampilan administrasi dan bisnis dapat baik membawa ke posisi maju dalam manajemen dan administrasi puskesmas gigi besar, rumah sakit, dan praktek swasta. Ini posisi yang lebih tinggi baik dalam hal kemajuan karir dalam industri perawatan kesehatan pada umumnya, dalam banyak kasus. Pengalaman di sektor pelayanan kesehatan merupakan kebutuhan utama untuk posisi yang lebih tinggi, khususnya dalam manajemen dan administrasi, di mana masalah teknis dalam perawatan kesehatan sangat terkait erat dengan kompetensi yang dibutuhkan untuk peran yang lebih tinggi. Keterampilan organisasi yang terlibat dalam praktek gigi adalah pelatihan yang baik untuk posisi yang lebih tinggi di dasar peran resepsionis/administrator, juga, dan dapat menyebabkan pekerjaan dengan gaji yang lebih tinggi dengan praktek besar mencari staf yang berpengalaman dengan referensi yang baik. Pada tingkat yang lebih tinggi, pengalaman praktis ini juga diterjemahkan ke dalam peran pelatihan bagi supervisor dan manajer.