Desain Sistem Pengendalian Manajemen [PDF]

Citation preview

DESAIN SISTEM PENGENDALIAN MANAJEMEN D I S U S U N OLEH : Nama : Fika Rizki Adly Harahap



1605170232



Irma Yanti Rangkuti



16051702



Nabila Utami Ningsih



16051702



Rita Hasan



1805170301p



Soraya Syafrena Nasution



1605170250



Kelas : 5E Akuntansi Pagi



FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH SUMATERA UTARA MEDAN 2018



DESAIN SISTEM PENGENDALIAN MANAJEMEN Sistem pengendalian manajemen adalah seperangkat komunikasi yang saling terkait, struktur yang memfasilitas pemrosesan informasi dan koordinasi antara bagian yang berbeda dari sebuah organisasi. Sistem pengedalian harus dirancang sedemikian rupa sehingga mencerminkan tujuan dan strategi organisasi. Hal ini juga penting untuk merancang sistem pengendalian sedemikian rupa sehingga memberikan kontribusi pada pelaksanaan yang efektif dari strategi organisasi. Langkah – Langkah Dalam Merancang Sistem Pengendalian Manajemen 1. Pilihan pengendalian 2. Pengendalian tindakan 3. Pengendaliaan hasil 4. Pengendalian yang ketat A. Pilihan Pengendalian Tergantung pada tingkat keparahan masalah, ketika menganalisa alternatif ini, pertama manjer harus mempertimbangkan pengendalian pribadi atau budaya, karena ini memiliki sedikit konsenkuensi dan biaya yang lebih murah dalam pelaksanaannya. B. Pengendalian Tindakan Pengendalian ini adalah pengendalian yang bekerja pada suatu aturan standar prosedur. Dalam pengendalian tindakan terdapat keuntungan dan kelemahan adapun keuntungan dari pengendalian tindakan sebagai berikut :  Pengendalian ini secara langsung terkait dengan tugas yang sedang dilakukan.  Pengendalian ini mengarahkan perhatian manajerial terhadap tindakan yang diambil dalam perusahaan.  Aplikasi pengendalian dalam suatu organisasi adalah seragam dan karenanya mereka membantu dalam koordinasi organisasi.  etika pengendalian ini bekerja pada satu aturan stndar tindakan, pengendalian ini bertindak sebagai pengetahuan.  Dalam arti positif pengendalian ini, pngendalian ini adalah sarana utuk mencapai efesiensi, karena mereka adalah elemen kunci dalam bentuk biokrasi organisasi.



Kelemahan dari pengendalian tindakan sebagai berikut :  Pengendalian tindakan berguna hanya untuk pekerjaan yang sangat dirutinkan.  Jenis pengendalian ini tidak menimbulkan kreativitas dan inovasi dikalangan karyawan.  Ketika pengendalian ini tidak mendorong kreativitas, karyawan cendrung untuk berenti bekerja.  Karena aturan, perusahaan mengalami kesulitan dalam beradaptasi dalam lingkungan eksternal. C. Pengendalian Hasil Pengendalian ini digunakan untuk mengontrol prilaku karyawan. Pengendalian yang efektif dapat mengatasi masalah motivasi. Pengandalian hasil dapat didirikan dengan terlebih dahulu mendefenisikan dimensi pada pengendalian yang harus diatur. Pengendalian hasil terdapat keuntungan dan kelemahan dalam pengendalian hasil tersebut. Adapun keuntungan dari pengendalian hasil sebagai berikut :  Pengendalian ini layak, dan memberikan pengendalian yang efektif bahkan dimana pengetahuan tentang tindakan apa yang kurang diingikan.  Pengendalian hasil meberikan pelatihan on – the- job dan juga menyediakan karyawan kesempatan untuk belajar dari kesalahan mereka.  Hasil pengendalian akhir karyawan adalah memotivasi, dan komitmen terhadap pekerjaan karena memberikan karyawan otonomi yang lebih besar untuk mealkukan tugas mereka. Kelemahan pengendalian hasil sebagai berikut :  Sering hasil pengendalian merupakan keinginan organisasi dan kinerja individu tidak dapat diukur secara efektif.  Setiap masalah yang timbul akibat dari pengendalian ini selalu dikaitkan dengan kesalahan karyawan.



Pengendalian hasil dan pengendalian tindakan adalah elemen utama dari sistem pengendalian manajemen disemua organisasi. Setelah pengendalian, pilihan berikutnya adalah keputusan tentang pengendalian yang ketat. D. Pengendalian Yang Ketat Apakah pengendalian harus ketat atau longgar tergantung pada bagaimana organisasi memandang dalam mengikuti isu manfaat dari pengendalian yang ketat, biaya yang dikeluarkan, dan jika ada efek samping dari pengendalian yang ketat. FAKTOR YANG MEMPENGARUHI DESAIN SPM Desain sistem pengendalian dipengaruhi oleh sejumlah faktor:     



Gaya Manajerial Budaya Perusahaan Struktur Organisasi Slack Organisasi Pengendalian dan Struktur Komunikasi Pemangku Kepentingan.



A. Gaya Manajerial dan Desain Sistem Pengendalian Para manajer berbeda dalam gaya mereka mengelola karyawan. Gaya yang berbeda berdampak pada desain sistem pengendalian. Jika sistem pengendalian tidak dirancang dengan gaya pikiran manajerial. Perbedaan gaya manajerial mempengaruhi desain sistem pengendalian, yaitu pengendalian eksternal, pengendalian internal dan pengendalian campuran. a. Pengendalian Eksternal Pengendalian eksternal berkerja para premis bahwa dapat termotivasi melalui penghargaan. Gaya ini otoritatif dan mekanik sebagai tujuan organisasi yang doitetapkan manajemen puncak. b. Pengendalian Internal Gaya ini bekerja pada premis bahwa akan termotivasi dan berkomiten untuk organisasi jika mereka terlibat dalam proses pengambilan keputusan c. Pengendalian Campuran



Dua jenis pengendalian yang dibahas diatas memiliki keuntungan dan kelemahan mereka sendiri. Oleh karena itu manajer harus berhati- hati menganalisa manfaat dari setiap gaya dan hati – hati memilih gaya yang akan paling bermanfaat bagi organisasi. B. Budaya Perusahaan dan Desain Sistem Pengendalian Budaya perusahaan membantu dalam mengkoordinasikan semua kegiatan dari organisasi. Dalam suatu organisasi, ketika tujuan dan nilai-nilai bersama telah dibagikan kepada anggota individu, masalah telah diminimalkan dan loyalitas kelompok terjadi. Misalnya, perusahaan IBM telah merancang sistem kepercayaan berikut untuk para karyawannya. 1. 2. 3. 4. 5. 6.



Menghormati Pelayanan pelanggan Dedikasi untuk bekerja menuju keunggulan Desantralisasi bisnis Total manajemen mutu Pemberdayaan masyarakat Karyawan juga harus secara tepat dihargai tepat dihargai untuk memahami dan



menerapkan saran yang diajukan oleh manajemen unuk mencpai tujuan baru. C. Dampak Budaya Perusahaan atas Budaya Sistem Pengedalian Menjadi aset penting bagi suatu organsasi bila benar telah menyerap budaya sistem pengendalian dalam suatu organisasi. Sebaliknya, menjadi kelemahan bagi perusahaan ketika penyesuaiannya buruk bagi kebutuhan lingkungan organisasi. Kekuatan budaya tergantung pada tiga faktor berikut : 1. Asumsi yang dibuat oleh organisasi 2. Kejelasan asumsi, dan 3. Seberapa baik mereka bersama dalam organisasi. Sebuah sistem pengendalian harus desain sedemikian rupa sehingga sesai dengan budaya yang ada di organisasi. Hal ini dapat dilakukan dengan menenkankan pada nilai – nilai bahwa manajemen ingin karyawannya untuk mengikutinya dan memberikan penghargaan bagi mereka yang mencapai tujuan berdasarkan pada nilainilai ini.



D. Desantralisasi dan Desain Sistem Pengendalian Hal ini diperlukan untu setiap organisasi ketika mendesantralisasikan otoritas pengambilan keputusan, sehingga sub-tujuan dapat diatur. Dengan cara ini, setiap pembuat keputusan dibuat bertanggung jawab hanya untuk sebagian kecil dari keseluruhan tujuan organisasi. E. Slack Organisasi dan Desain Sistem Pengendalian Cyert dan March mendefenisikan slack organisasi sebagai “ perbedaan antara sumber daya yang tersedia untuk organisasi dan pembeyarn yang diperlukan untuk koalisi.” slack organisasi terjadi ketika lingkungan organisasi underexploits, dibawah hasil eksploitasi ini gaji lebih tinggi, tambahan upah dan pengahasilan dari yang diperlukan untuk melaksanakan tujuan dan sasaran tujuan perusahaan. F. Pengendalian Stakeholder dan Desain sistem Pengendalian Stakeholder organisasi termasuk investor, pelanggan, karyawan, pemasok dan masyarakat. Hal ini diperlukan oleh rganisasi untuk menentukan tujuan dan sasaran, ukuran kinerja dari masing – masing kategori diatas. Sebuah struktur organisasi fungsional dirancang untuk menjaga tujuan – tujuan ini dalam pandangan dan pengendalian manajerial dirancang untuk departemen organisasi. G. Struktur Komunikasi dan Proses Pengendalian Komunikasi formal dan informal dalam sebuah organisasi mencakup pertemuan, kontak hari-hari antara manajer , bahasa tubuh. Semua komunikasi formal dan informal sangat penting dalam memahami dan meningkatkan proses pengendalian. Struktur komunikasi mendukung proses pengendalian dengan bantuan sistem informasi. Elemen pertama dari



sistem informasi adalah proses formal atau informal yang memindai lingkungan dimana sub unit organisasi beroperasi. MEMBANGUN PELANGGAN – FOKUS TOTAL QUALITY MANAGEMENT Total Quality Manajement (TQM) adalah suatu konsep manajemen yang telah dikembangkan sejak lima puluh tahun lalu yang diambil dari berbagai praktek manajmen, usaha peningkatkan dan pengembangan produktivas, dan TQM juga dapat diaartikan sebagai pendekatan berorientasi pelanggan yang memperkenalkan perubahaan manjemen yang sistematik dan perbaikan terus menerus terhadap proses dan pelayanan suatu organisasi. Pengendalian merupakan bagian integral dari setiap bisnis. Dalam Menerapkan Total Quality Mangement adalah suatu proses yang panjang mungkin diperlukan selama tujuh tahun untuk menyelesaikan proses. Ini adalah tanggung jawab manjemen puncak untuk menerapkan TQM. Manajemen puncak harus mencari pelatih ahli dan menyelenggarakan program pelatihan TQM untuk tim yang berbeda dalam organisasi.



DAMPAK TEKNOLOGI INFORMASI PADA DESAIN SISTEM PENGENDALIAN Dalam era bisnis, pengaruh kemajuan teknologi informasi tidak dapat dihindarkan lagi, seperti penggunaan telepon, faksimili, komputer, dan satelit dalam brbagai aktivitas sarana berkomunikasi perusahaan. Teknologi informasi memungkinkan manusia untuk memperoleh informasi dari tempat yang berjauhan dalam waktu yang singkat dan dengan biaya yang murah.



Teknologi informasi telah menguntugkan bagi system pengendalian tradisional dalam banyak cara : 1. Data dapat dikelola dengan lebih mudah, dan dengan biaya yang wajar.



2. Berbagai departemen organisasi dapat berkerja untuk mencapai tujuan organisasi dan berkolaborasi untuk pengambilan keputusan yang cepat. 3. Data dapat dikumpulkan untuk keputusan strategi dan operasional. Dengan bantuan teknologi spreadsheet baru, proses penganggaran dari perusahaan dapat dipercepat, dan kualitas anggaran dapat ditingkatkan. Teknologi baru juga memastikan bahwa manajer memperbarui anggaran. Menyediakan informasi untuk Pengambian Keputusan Operasional dan Strategis contohnya: Penurunan biaya pengolahan informasi menyebabkan munculnya sistem ABC ( Biaya Berdasarka Aktivitas ). Sistem ini menyediakn data biaya yang akurat untuk keputusan operasional dan strategi dalam suatu organisasi. Ketersedian sebuah peralatan elektonik, yang disebut scanning peralatan optik telah meningkatkan teknik pengendalian persedian yang efesiensi. Peralatan ini juga digunakan untuk melakukan riset pasar dengan mencatat poa permintaan pelanggan.



KESIMPULAN Perancang sistem pengendalian memerlukan pemahaman tentang apa yang organisasi inginkan dari masing – masing karyawan, perancang ini melibatkan identifikasi peran masing – masing individu dari chief executive officer untuk karya ditingkat hirarki terendapat dalam mencapai tujuan organisasi. Ketika merangcang sistem pengendalian, peru gaya manajerial dan budaya organisasi yang jelas untuk dianalisis. Ada tiga jenis sistem pengedalian manajeril yaitu pengendalian eksternal, pengedalian internal dan pengedalian campuran.