Designing and Evaluating Control System [PDF]

Citation preview

CHAPTER 6 DESIGNING AND EVALUATING CONTROL SYSTEM



Dalam proses design dan evaluasi system pengendalian manajemen perlu memperhatikan dua pertanyaan yaitu : 1. Apa yang diinginkan? 2. Apa yang mungkin terjadi? Organisasi harus menentukan apa yang diinginkan, tetapi mereka juga perlu mencoba menilai apa kemungkinan besar akan terjadi. Ini pada dasarnya berarti menilai kemungkinan bahwa setiap masalah kontrol ada atau akan terjadi: kurangnya arah, masalah motivasi, atau batasan pribadi. Dengan kata lain, organisasi harus bertanya apakah karyawan mereka memahami apa yang diharapkan untuk mereka lakukan (tindakan utama) atau yang akan dicapai (hasil utama), apakah mereka termotivasi dengan benar, dan apakah mereka mampu memenuhi peran yang diperlukan. Jika kemungkinan tindakan atau hasil berbeda dari tindakan atau hasil yang diinginkan Dalam situasi ini, manajer kemudian harus menjawab pertanyaan tentang : 1. MCS apa yang akan digunakan? 2. Seberapa ketat penerapannya? Choice of Controls Berbagai jenis pengendalian manajemen tidak sama efektifnya dalam menangani setiap masalah pengendalian manajemen. Manfaat MCS berasal dari peningkatan kemungkinan keberhasilan atau memperoleh hasil yang diinginkan. Karena pengendalian manajemen bukan tanpa biaya untuk diimplementasikan dan dioperasikan, biaya ini harus ditempatkan terhadap manfaat yang diharapkan dari pengendalian yang lebih baik. Personnel/cultural controls as an initial consideration Dalam memutuskan di antara banyak alternatif pengendalian manajemen, manajer harus mulai dengan mempertimbangkan seberapa memadai pengendalian personel atau budaya akan, atau dapat dibuat. Pengawasan personalia / budaya layak untuk dipertimbangkan pertama kali karena mereka memiliki efek samping yang relatif sedikit berbahaya dan biaya sendiri yang relatif rendah. Dalam beberapa kasus, seperti di organisasi kecil, kontrol personel / budaya dapat memberikan kontrol manajemen yang efektif dengan sendirinya meskipun tampaknya tidak cukup. Advantages and disadvantages of action controls Kontrol tindakan juga memberikan beberapa keuntungan lainnya. Kontrol tindakan cenderung mengarah pada dokumentasi akumulasi pengetahuan tentang apa yang paling berhasil. Dokumen yang dihasilkan (misalnya kebijakan dan prosedur) adalah cara yang efisien untuk mentransfer pengetahuan kepada karyawan yang melakukan tindakan tersebut. Mereka juga bertindak sebagai bentuk memori organisasi, sehingga pengetahuan tidak hilang jika, misalnya, karyawan kunci keluar dari organisasi.



Tetapi kontrol tindakan memiliki sejumlah kelemahan. Pertama, ada batasan kelayakan yang berat. Pengetahuan yang sangat baik tentang tindakan apa yang diinginkan hanya ada untuk pekerjaan yang sangat rutin. Kedua, sebagian besar kontrol tindakan juga sering menghambat adaptasi, inovasi, dan kreativitas. Karyawan sering bereaksi terhadap kontrol tindakan dengan menjadi pasif. Mereka mengembangkan kebiasaan kerja mereka berdasarkan aturan kerja yang mereka berikan. Ketiga, akuntabilitas tindakan, khususnya, dapat menyebabkan kecerobohan. Karyawan yang dituduh beroperasi dengan seperangkat aturan kerja yang stabil cenderung mengambil jalan pintas. Keempat, beberapa kontrol tindakan, terutama yang memerlukan tinjauan praksi, mahal harganya. Tinjauan biasanya harus dilakukan oleh individu yang juga, atau lebih, berkualifikasi daripada mereka yang melakukan tindakan. Oleh karena itu, peninjau harus memiliki pengetahuan yang tinggi, dan waktu serta layanan mereka mahal. Choice of Control Tightness Keputusan mengenai apa pengendalian harus diaplikasikan lebih ketat atau longgar tergantung pada jawaban dari pertayaan berikut : 1. Apa manfaat potensial dari control yang ketat? 2. Berapa biayanya? 3. Apa kemungkinan ada efek samping yang merugikan? Kontrol tindakan yang ketat kemungkinan besar akan menyebabkan perubahan perilaku dan melumpuhkan kreativitas. Kontrol hasil yang ketat kemungkinan besar akan menyebabkan masalah dalam memilih ukuran hasil yang tepat dan menetapkan target yang cukup menantang, yang keduanya sulit dilakukan dalam pengaturan yang cepat berubah, padat pengetahuan dan / atau sangat inovatif. Adapting to Change Sebagian besar organisasi menekankan satu bentuk pengendalian manajemen pada titik waktu tertentu, tetapi mereka sering mengubah penekanan mereka dari satu bentuk ke bentuk lain karena kebutuhan, kemampuan, dan lingkungan mereka berubah. Akibatnya, pertumbuhan organisasi biasanya mendorong pengendalian manajemen ke arah peningkatan formalisasi prosedur untuk tujuan akuntabilitas tindakan dan / atau pengembangan sistem informasi yang lebih rumit untuk tujuan pengendalian hasil. Selain pertumbuhan, banyak aspek situasional lainnya, seperti persaingan yang semakin ketat, ekspansi global, atau perubahan teknologi, mau tidak mau mendorong organisasi untuk (harus) menyesuaikan sistem kontrol manajemen mereka dengan lingkungan yang berubah agar mereka tidak menjadi tidak kompetitif atau bahkan tergeser. Keeping Behavioral Focus / Tetap Fokus pada Prilaku Yang membuat analisis pengendalian manajemen begitu sulit adalah manfaat dan efek sampingnya bergantung pada bagaimana karyawan akan bereaksi terhadap pengendalian yang sedang dipertimbangkan. Perbedaan perilaku yang signifikan ada di antara orangorang di negara yang berbeda, di bagian yang berbeda dari satu negara, di organisasi yang berbeda, dan di berbagai wilayah di organisasi yang sama. Manajer harus menyadari



perbedaan tersebut karena efektivitas pengendalian manajemen yang digunakan akan bervariasi tergantung pada reaksi karyawan yang terlibat. Seperti contoh sebelumnya, tipe kreatif seperti eksekutif periklanan atau insinyur desain, dan tipe yang berpikiran independen atau mencari otonomi seperti manajer atau pedagang, cenderung bereaksi lebih negatif terhadap kontrol tindakan daripada karyawan yang bekerja dalam penjadwalan produksi atau akuntansi. Perbedaan ini membuat penerapan MCS sangat menantang. Apa yang bekerja paling baik di satu organisasi, atau area dalam suatu organisasi, mungkin tidak berfungsi di organisasi lain. Namun, tetap penting untuk tetap fokus pada orang-orang yang terlibat, karena tanggapan mereka akan menentukan berhasil tidaknya MCS. Maintaining Good Control / Mempertahankan Pengendalian yang Baik Apa yang menyebabkan masalah kontrol begitu serius sehingga organisasi di luar kendali? Salah satu penyebabnya adalah pemahaman yang tidak sempurna tentang pengaturan dan atau pengaruh pengendalian manajemen dalam pengaturan itu. Pemahaman yang tidak sempurna tentang situasi sering dikaitkan dengan pertumbuhan yang cepat dan / atau perubahan "transformasional" atau "mengganggu" di pasar mereka. Pertumbuhan yang cepat dan perubahan transformasional sering memicu masalah kontrol karena menyebabkan faktor-faktor kunci yang perlu dikendalikan erat untuk berubah. Penyebab lainnya adalah kecenderungan manajemen untuk menundukkan penerapan kontrol manajemen pada tuntutan bisnis lainnya yang seringkali lebih mendesak.