03 Prosedur Inventory Dan Control Kendaraan Kantor [PDF]

Citation preview

STANDARD OPERARING PROCEDURE DEPARTEMEN GENEAL AFFAIR (GA) PROSEDUR INVENTORY DAN CONTROL KENDARAAN KANTOR



No. 03 Date Approved



TUJUAN Untuk memastikan bahwa kendaraan kantor diperiksa secara berkala agar jika terjadi masalah dapat segera ditindak lanjuti baik oleh Corporate maupun Unit. RUANG LINGKUP  Semua departemen baik di Corporate maupun di Unit.  Prosedur ini meliputi proses mulai dari pemeriksaan kendaraan sampai dengan tindak lanjut nya. DEFINISI Sudah jelas REFERENSI 1. Daftar Inventory Kendaraan. 2. Daftar Kontrol Kendaraan Perusahaan. 3. Kontrol Fisik Kendaraan. 4. Policy Procedure



6. 5. PROSEDUR INVENTORY DAN CONTROL KENDARAAN KANTOR TANGGUNG JAWAB



NO.



AKTIVITAS



DOKUMEN



HRD Corporate



5.1



Melakukan control fisik kendaraan kantor



HRD Corporate HR Unit HR Unit HRD Corporate HRD Corporate HRD Corporate



5.2 5.3 5.4 5.5 5.6 5.7



HR Unit



5.8



HRD Corporate



5.9



Pers Dir



5.10



HRD Corporate



5.11



Menginformasikan hasil control pada HR Unit Hasil control Mencatat dan mencocokan hasil control dengan daftar kendaraan Melaporkan kembali hasil pencocokan Melakukan rekonsiliasi laporan dari HR Unit DIK JIka sudah Cocok maka goto 5.7 dan jika tidak maka goto 5.8 Tandatangani Daftar Inventory Kontrol (DIK) dan serahkan ke HR Unit Tandatangani DIK dan selanjutnya serahkan kembali ke HR Corporate Setelah DIK ditandatangani oleh HR Unit maka diserahkan ke Pres Dir untuk ditandatangani Menandatandatangani DIK dan kemudian mengembalikan ke HR Corporate. Terima DIK yang sudah ditandatangani Pres Dir dan di dokumentasikan



HR Corporate



5.11



Proses Selesai



POLICY PROCEDURE



 Div HRD melakukan pengontrolan/pemeriksaan secara fisik berdasarkan daftar kendaraan kantor setiap 6 (enam) bulan sekali yang dilakukan pada bulan Juni dan Desember.  Hasil pengontrolan pemeriksaan kendaraan kantor tersebut selanjutnya diteruskan ke masing-masing HR Unit untuk ditindaklanjuti.  Laporan hasil pengontrolan / pemeriksaan daftar kendaraan kantor yang diterima masing-masing unit wajib untuk dicatat dan dicocokkan kembali dengan daftar kendaraan yang ada di Unit.  Setiap unit usaha wajib untuk memberikan laporan kembali antara hasil pengontrolan / pemeriksaan dengan daftar kendaraan kantor di unit usahanya.  HR Corporate merekonsiliasi antara daftar kendaraan kantor di Div HRD dengan laporan unit dan jika ada perbedaan harus dilakukan tindak lanjut pengecekan.



5. DIAGRAM ALIR INVENTORY DAN CONTROL KENDARAAN KANTOR HRD CORPORATE



HR UNIT



PRES. DIR.



Melakukan control fisik kendaraan kantor



5.1 Hasil kontrol



Menginformasikan hasil control pada HR Unit



Mencatat dan mencocokan hasil control dengan daftar kendaraan



Hasil kontrol



5.2



5.3



Melakukan rekonsiliasi laporan dari HR Unit



Melaporkan kembali hasil pencocokan



Daftar Inventory kendaraan (DIK)



5.5 5.4 Cocok ?



No



Yes 5.6 DIK



Melakukan pengecekan langsung ke HR Unit



5.8 5.3



Tandatangani Daftar Inventory Kontrol (DIK) dan serahkan ke HR Unit



5.7



Tandatangani DIK dan selanjutnya serahkan kembali ke HR Corporate



5.9



Setelah DIK ditandatangani oleh HR Unit maka diserahkan ke Pres Dir untuk ditandatangani



5.10



DIK



Tandatangani DIK dan kembalikan ke HR Corporate



5.11 Terima DIK yang sudah ditandatangani Pres Dir dan di dokumentasikan DIK



5.12 F



Proses Selesai



5.13



END



DAFTAR INVENTORY KENDARAAN



DAFTAR KONTROL KENDARAAN PERUSAHAAN



KONTROL FISIK KENDARAAN