3makalah Jenis-Jenis Surat [PDF]

Citation preview

MAKALAH JENIS-JENIS SURAT Untuk memenuhi tugas mata kuliah Korespodensi Bahasa Indonesia Dosen Pengampu : Lia Yuliana, M.Pd



Disusun oleh : 1. Fitriana R. Habilla



(12101241014)



2. Imas Aulia Ruandini



(12101241017)



3. Arum Setyani



(12101241018)



4. Isna Muslikah



(12101241019)



5. Zaroh Lailatul Chanifah (12101241020) 6. Agung Budi Prasetya



(12101241021)



PROGRAM STUDI MANAJEMEN PENDIDIKAN JURUSAN ADMINISTRASI PENDIDIKAN FAKULTAS ILMU PENDIDIKAN UNIVERSITAS NEGERI YOGYAKARTA 2014



1



KATA PENGANTAR Puji syukur marilah kita haturkan kepada Tuhan Yang Maha Esa, yang telah melimpahkan rahmat, hidayah, serta inayah-Nya kepada kita semua. Sehingga kita dapat menyusun Makalah Jenis-jenis Surat dalam Korespodensi Bahasa Indonesia. Kami ucapkan terimakasih kepada pihak-pihak yang telah membantu terselesaikannya penyusunan resume ini, diantaranya : 1. Ibu Lia Yuliana, M.Pd selaku dosen pengampu mata kuliah Korespodensi Bahasa Indonesia 2. Rekan-rekan mahasiswa Manajemen Pendidikan Universitas Negeri Yogyakarta. 3. Serta pihak-pihak terkait yang tidak dapat kita sebutkan satu persatu. Dalam menyusun makalah ini kami menyadari bahwa masih banyak kekurangan, ibarat pepatah yang mengatakan “Tak ada gading yang tak retak,” kritik dan saran yang membangun sangat kami harapkan. Semoga resume ini bermanfaat bagi semua pihak.



Penulis



DAFTAR ISI



2



KATA PENGANTAR..............................................................................................ii DAFTAR ISI...........................................................................................................iii BAB I PENDAHULUAN........................................................................................1 A. Latar Belakang..............................................................................................1 B. Rumusan Masalah.........................................................................................2 C. Tujuan...........................................................................................................2 BAB II PEMBAHASAN.........................................................................................3 A. Berdasarkan Wujud Surat..............................................................................3 B. Berdasarkan Isi Surat....................................................................................7 C. Berdasarkan Kepentingan Surat....................................................................9 BAB III KESIMPULAN........................................................................................11 DAFTAR PUSTAKA.............................................................................................12 LAMPIRAN...........................................................................................................13



3



BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Kegiatan surat-menyurat tidak dapat dilepaskan dari kehidupan sehari-hari terutama bagi kita sebagai seorang mahasiswa yang selalu berhubungan dengan birokrasi. Dalam (Soedjito, 2014 : 1) surat ditinjau dari fungsinya merupakan suatu alat atau sarana komunikasi tulis. Surat dipandang sebagai alat komunikasi tulis yang paling efisien, efektif, ekonomis dan praktis. Beberapa hal yang dapat disampaikan melalui surat adalah pengumuman, pemberitahuan, keterangan, perjanjian dan lain sebagainya. Surat-surat yang telah diterbitkan atau diperoleh dari pihak lain apabila telah digunakan tidak langsung dimusnahkan melainkan melalui proses pengarsipan. Proses pengarsipan surat dapat digunakan sebagai bahan penelitian untuk mengetahui bagaimana keadaan atau kegiatan pada masa lalu. Dalam (Soedjito, 2014 : 2 ) juga mengemukakan bahwa surat dapat mencerminkan corak, keadaan mentalitas jiwa, dan nilai pejabat / jawatan / kantor yang bersangkutan. Oleh sebab itu dalam penyusunan surat lembaga harus cermat dan teliti sesuai dengan ketentuan yang berlaku. Kegiatan menulis surat dari pihak pertama kepada pihak kedua, kemudian pihak kedua membalas kepada pihak pertama merupakan kegiatan korespondensi. Dalam makalah ini, kami menyajikan materi mengenai jenis-jenis surat dalam keperluan korespodensi. Hal ini diperlukan



untuk



memudahkan



kita



dalam



melakukan



kegiatan



korespondensi, supaya maksud dan tujuan penulisan surat dapat sesuai dengan keinginan dan pihak yang menerima surat dapat memahami maksud dan tujuan penulisan surat.



B. Rumusan Masalah



1



Berdasarkan paparan Latar Belakang, Rumusan Masalah yang kami angkat antara lain : 1. Apa sajakah jenis surat berdasarkan wujudnya? 2. Apa sajakah jenis surat berdasarkan isinya? 3. Apa sajakah jenis surat berdasarkan kepentingannya? C. Tujuan 1. Untuk mengetahui jenis surat berdasarkan wujudnya. 2. Untuk mengetahui jenis surat berdasarkan isinya. 3. Untuk mengetahui jenis surat berdasarkan kepentingannya.



2



BAB II PEMBAHASAN A. Berdasarkan Wujud Surat Dalam (Soedjito, 2014 : 13) disebutkan bahwa jenis surat berdasarkan wujudnya dibedakan menjadi 6 diantaranya : 1. Kartu Pos Kartu pos merupakan wujud surat terbuka yang terbuat dari karton ukuran 10 x 15 cm. Kartu pos dipergunakan untuk menyampaikan berita pendek yang isinya dapat diketahui orang lain. 2. Warkat Pos Warkat pos merupakan wujud surat tertutup yang terbuat dari sehelai kertas yang sudah dicetak, dapat dilipat seperti amplop. Warkat pos dipergunakan untuk menyampaikan berita agak panjang yang isinya tak dapat diketahui orang lain. 3. Surat Bersampul Surat bersampul merupakan wujud surat tertutup yang memakai sampul. Surat bersampul dipergunakan untuk : a. Menyampaikan berita yang isinya tidak dapat diketahui orang lain. b. Mengirimkan berita yang lebih panjang daripada warkat pos. c. Lebih menghormati pihak yang kita kirim surat. 4. Memo Memo adalah satu bentuk komunikasi berbentuk tulisan singkat dengan menggunakan bahasa yang lugas dan sopan. Pesan singkat biasanya diletakkan di tempat yang akan dibaca oleh orang yang dituju atau memberikannya secara langsung. Pesan singkat biasanya ditulis dan dikirim oleh orang yang sedah saling mengenal dengan baik atau orang yang sering berhubungan . 5. Nota Nota adalah bukti transaksi penjualan atau pembelian barang secara tunai. Nota juga memiliki arti : surat peringatan (penunjukkan, catatan), surat keterangan resmi (contoh : dari duta kepada pemerintah suatu negara atau sebaliknya), surat penjelasan resmi (contoh : dari pemerintah pusat, pemerintah daerah, dsb).



3



6. Telegram Berbeda dengan surat resmi, susunan telegram hanya terdiri atas empat bagian yaitu : a. Petunjuk Dinas Berbayar (ptb) Petunjuk ini berisi tentang jenis atau sifat telegram dan ongkos pengiriman yang harus dibayar oleh si pengirim dan ditulis di atas alamat. Jenis-jenis ptb yang banyak digunakan dalam praktik pengiriman telegram adalah : 1) PENTING, SEGERA, dan KILAT. Untuk telegram yang ingin didahulukan pengirimannya dan penyerahannya kepada si alamat, ongkosnya harus dibayar dua kali lipat dari ongkos telegram biasa; 2) N menunjukkan telegram pemerintah yang bersifat biasa; 3) NS menunjukkan telegram pemerintah yang bersifat penting; 4) NK menunjukkan telegram pemerintah yang bersifat sangat penting yang boleh dikirim jika keamanan negara sangat terancam; 5) TM menunjukkan bahwa suatu telegram dapat dikirimkan kepada beberapa alamat dalam suatu telegram pada satu kota (telegram berganda); 6) RP menunjukkan bahwa pada telegram itu dikirimkan uang sebesar ... untuk membalas telegram itu; 7) LT (telegram luar negeri) menunjukkan bahwa telegram ituu minta dikirim secara terlambat dengan maksud menginginkan ongkos yang lebih rendah dari ongkos telegram biasa (50%); 8) FS menunjukkan bahwa telegram itu dapat disusulkan ke alamat yang baru; dan 9) MP (telegram ke luar negeri) menunjukkan bahwa telegram itu harus diserahkan kepada si alamat sendiri. b. Alamat Alamat dalam telegram ada dua macam yaitu :



4



1) Alamat Biasa Alamat biasa adalah alamat yang lengkap dengan menyebutkan nama orang / kantor, nama jalan, nomor rumah / kantor, dan nama kota. Penulisan alamat pada telegram tidak perlu didahului kata kepada dan sebutan Bapak / Sdr tetapi cukup dituliskan, misalnya : zarohlailatulchanifah warungboto. 2) Alamat kawat Alamat kawat adalah alamat berupa nama tertentu, biasanya suatu singkatan nama



kantor / perusahaan yang telah



didaftarkan di PN Postel. Alamat kawat digunakan untuk mengirimkan telegram, misalnya : juanda surabaya. c. Isi Telegram Isi telegram hendaklah disusun secara ringkas dan jelas dengan bahasa yang biasa. Dalam menyusun telegram perlu diperhatikan penjelasan-penjelasan sebagai berikut : 1) Jika ditulis dengan huruf kecil, harus ditulis dengan huruf kecil semua sebab pada huruf-huruf Morse tidak dikenal huruf besar. Jika ditulis dengan huruf cetak haruslah ditulis dengan huruf besar semua. Huruf pada pesawat telex dan teleprinter hanya terdiri atas huruf besar semua. 2) Tanda baca ditulis dengan huruf .



= titik



:



= titikdua



,



= koma



;



= titikkoma



? = tandatanya !



= tandaseru



(?) = kurung + = tambah 3) Setiap kata yang terdiri atas maksimal 15 huruf dihitung satu kata, misalnya :



5



diberitahukan (13 huruf)



= 1 kata



diberitahukannya (16 huruf)



= 2 kata



4) Kumpulan angka, huruf, tanda, yang terdiri atas maksimal 5 angka/ huruf/ tanda dihitung satu kata, misalnya : 4066



= 1 kata



1234567 = 2 kata 5) Singkatan yang terdiri atas huruf-huruf awal kata atau suku kata yang terdiri atas maksimal 5 huruf dihitung satu kata, misalnya : ABRI



= 1 kata



KAPOLRI



= 2 kata



KASKOPKAMTIB



= 3 kata



6) Jumlah uang yang harus ditulis dengan huruf, misalnya : Rp 1.000,00



= seriburupiah



7) Angka-angka sebaiknya ditulis dengan huruf, misalnya : 93 = sembilantiga (12 huruf) 1 kata 8) Kata ulang harus ditulis lengkap, tidak boleh ditulis dengan angka dua, misalnya : tiap2 hari = tiap-tiap hari d. Pengirim Tidak jauh berbeda dengan sebelumnya dalam (Astini, 20 : 2004) disebutkan bahwa surat berdasar wujudnya dibedakan menjadi : 1. Surat biasa atau bersampul adalah surat yang ditulis di atas kertas yang biasanya dimasukkan ke dalam sampul kemudian dikirimkan. 2. Memo dan nota adalah surat yang dipakai secara intern dalam suatu organisasi. Memo dan nota dipergunakan untuk meminta atau memberi informasi serta petunjuk antar pejabat kantor. 3. Kartu pos adalah benda pos berbentuk kartu berukuran 10 x 15 cm atau 15 x 20 cm yang dipakai apabila isi surat itu singkat dan tidak rahasia.



6



4. Warkat pos adalah surat yang wujudnya berupa gabungan sampul dan kertas surat. Warkat pos digunakan apabila isi surat lebih panjang dari kartu pos. Isisnya hanya boleh dibaca oleh orang yang berhak yaitu yangtercantum pada alamat surat. 5. Telegram adalah surat yang ditulis pada blanko telegram yang berisi pokok-pokok singkat permasalahan. 6. Surat tanda bukti adalah surat berbentuk formulir yang dipakai sebagai tanda bukti keabsahan aktivitas antar dua pihak, misalnya kuitansi, faktur, tanda terima, kartu-kartu identitas, dan sebagainya. B. Berdasarkan Isi Surat Secara garis besar berdasarkan isinya surat dalam (Soedjito, 2014 : 14 ) dibedakan menjadi 3 yaitu : 1. Surat Pribadi Surat pribadi merupakan surat yang berisi masalah pribadi yang ditujukan kepada keluarga, teman atau kenalan. Karena sifatnya akrab dan santai dalam penulisan surat pribadi biasanya menggunakan ragam bahasa yang tidak baku. Perlu diketahui bahwa surat lamaran, surat permohonan ijin, dan sejenisnya dibuat atas nama sendiri. Oleh karena itu surat-surat tersebut termasuk surat pribadi meskipun ditujukan kepada instansi pemerintah. 2. Surat Dinas / Resmi Surat Dinas / Resmi merupakan surat yang berisi masalah kedinasan atau administrasi pemerintah. Surat Dinas / Resmi hanya dibuat oleh instansi pemerintah dan dapat dikirimkan kepada semua pihak yang memiliki hubungan dengan instansi tersebut. Karena sifatnya resmi, surat resmi harus ditulis dengan menggunakan ragam bahasa yang sesuai dengan Ejaan Yang Disesuaikan (EYD). Contoh surat dinas / resmi diantaranya adalah surat keputusan, instruksi, surat tugas, surat edaran, surat panggilan, nota dinas, pengumuman, dan surat undangan rapat dinas. 3. Surat Dagang / Niaga



7



Surat Dagang / Niaga merupakan surat yang berisi masalah perdagangan / perniagaan. Surat dagang dibuat oleh suatu perusahaan yang ditujukan kepada semua pihak. Contoh surat dagang / niaga diantaranya adalah surat permintaan penawaran, surat penawaran jasa, surat pemesanan, surat tagihan, surat permohonan lelang dan periklanan. Sedangkan dalam (Astini, 20 : 2004) surat berdasarkan isi dibedakan menjadi : 1. Surat pribadi adalah surat yang dibuat seseorang yang isinya menyangkut kepentingan pribadi. Surat pribadi dapat digolongkan menjadi dua macam, yaitu : a. Surat pribadi yang bersifat kekeluargaan misalnya surat untuk orangtua, keluarga, sahabat, dan sebagainya. b. Surat pribadi yang bersifat setengah resmi yaitu surat yang dikirim oleh seseorang kepada pejabat suatu organisasi misalnya surat lamaran pekerjaan, surat pernyataan, dan surat izin tidak masuk sekolah atau bekerja. 2. Surat Dinas adalah surat yang dibuat dan dikeluarkan oleh suatu lembaga baik pemerintah maupun swasta dan ditandatangani oleh pejabat atau yang mewakilinya. Surat dinas berisi msalah yang menyangkut kedinasan. Surat dinas digolongkan menjadi dua macam, yaitu sebagai berikut : a. Surat dinas pemerintah yaitu surat dinas yang digunakan oleh instanasi



pemerintah



untuk



kepentingan



administrasi



yang



berhubungan dengan masalah pemerintahan. Contoh : memo dan nota dinas, surat pengantar, surat intruksi, surat kuasa, surat edaran, surat perjalanan dinas, dan sebagainya. b. Surat dinas swasta yaitu surat dinas yang digunakan oleh instansi swasta yang berhubungan dengan masalah perusahaan. Biasnaya disebut juga sebagai surat niaga. Contoh : surat permintaan penawaran, surat penawaran, surat pesanan, surat pengiriman



8



barang, surat pembayaran, surat penagihan, surat penundaan pembayaran, surat keberatan. Berdasarkan pemapaaran ketiga buku diatas kita ketahui bahwa diantara ketiganya tidak ada perbedaan yang terlalu signifikan. Surat berdasarkan isinya dibedakan menjadi 3 yaitu surat pribadi, surat dinas dan surat niaga. C. Berdasarkan Kepentingan Surat Menurut (Soedjito, 2014 : 15 ) menyebutkan ada 4 jenis yaitu : 1. Surat Sangat Rahasia Surat sangat rahasia merupakan surat yang berisi dokumen / naskah yang sangat penting yang berhubungan dengan rahasia keamanan negara. Surat sangat rahasia itu tidak boleh diterima oleh orang yang tidak berhak menerimanya sebab hal itu dapat membahayakan keamanan negara. Surat tersebut ditandai dengan kode SR atau SRHS (sangat rahasia). Contonya antara lain : dokumen dari departemen penerangan, dokumen dari negara tetangga dan dokumen dalam lingkungan militer. Perlu diketahui bahwa surat sangat rahasia itu dikirim dengan sampul rangkap tiga. Sampul pertama dan kedua dialamati secara lengkap dengan kode SR atau SRHS, sampul ketiga (luar) dialamati seperti surat biasa. 2. Surat Rahasia Surat rahasia merupakan surat yang berisi dokumen penting yang hanya boleh diketahui oleh pejabat yang berhak menerimanya. Isinya tidak boleh diketahui oleh pihak lain sebab hal itu dapat merugikan instansi, organisasi atau pejabat yang bersangkutan. Surat rahasia dikirim dengan menggunakan sampul rangkap dua. Sampul pertama (dalam) dilengkapi kode R atau RHS, sedangkan sampul kedua (luar) dialamati seperti surat biasa (tanpa kode R atau RHS). Contohnya antara lain surat rekomendasi dan laporan konduite dari seorang pejabat. 3. Surat Terbatas



9



Surat terbatas merupakan surat yang isinya hanya boleh diketahui oleh



para



pejabat



tertentu.



Surat



tersebut



harus



dibahas,



dipertimbangkan sebelum diinfokan kepada pihak-pihak yang bersangkutan. Contohnya antara lain : hasil rapat pimpinan terbatas, usul pengangkatan pegawai baru dan laporan perjalanan. 4. Surat Biasa Surat biasa merupakan surat yang berisi masalah biasa, bukan rahasia. Apabila diketahui orang lain tidak akan merugikan lembaga/ pejabat yang bersangkutan. Contoh surat biasa antara lain : surat edaran, surat undangan, surat ucapan terimakasih, pengumuman dan pemberitahuan.



BAB III KESIMPULAN Berdasarkan pemaran dalam makalah ini yang merujuk pada beberapa buku terkait dapat ditarik kesimpulan, berdasarkan wujudnya dibagi menjadi 7



10



yaitu kartu pos, warkat pos, surat bersampul, nota, memo dan telegram. Berdasarkan kepentingannya dibagi menjadi 3 yaitu surat pribadi, surat dinas dan surat dagang. Sedangkan berdasarkan isinya dibagi menjadi 4 yaitu surat sangat rahasia, surat rahasia, surat terbatas dan surat biasa. Masing-masing jenis surat memiliki karakteristik, fungsi dan tujuan yang berbeda. Namun hal ini tidak mengurangi esensi utama surat yaitu untuk menyampaikan informasi kepada pihak lain dengan tujuan agar penerima surat dapat memahami isi surat. Melalui kegiatan korespondensi inilah fungsi-fungsi utama surat dapat telaksanakan dengan efektif dan efisien.



DAFTAR PUSTAKA Tintin Astini. (2004). Melakukan Prosedur Administrasi SMK . Bandung: Armico.



11



Soedjito dan Solichin TW. (2014). Surat Menyurat Resmi Bahasa Indonesia. Bandung: Rosda.



LAMPIRAN Contoh Kartu Pos



12



(m.kaskus.co.id/thread/51f48ad34f6ea1c95a000003/jual-kartu-pos-tahun-1994) Senin, 29 Sept 2014 pukul 09.00 WIB Contoh Warkat Pos



(dc380.4shared.com/doc/6SiyUqgg/preview.html) Senin, 29 Sept 2014 pukul 09.00 WIB Contoh Memo



13



Contoh Nota



Contoh Telegram



14



SEGERA HARTONO JL COKROAMINOTO DUABELAS JEMBER SEGERA PULANG NENEK SAKIT HARJOSUDARMO



(Soedjito, 2014, hal. 100) Contoh Surat Pribadi



Contoh Surat Dinas/ Resmi



15



Perihal



: Lamaran Pekerjaan



Yogyakarta, 28



September 2014 Lampiran



: 5 lembar



Kepada Yth. Kepala SMP Negeri 9 Yogyakarta Di Jalan Ngeksigondo No. 30 Yogyakarta Dengan Hormat, Berdasarkan informasi yang saya baca di Harian Seputar Indonesia edisi XXI Sabtu, 27 September 2014 bahwa SMP Negeri 9 Yogyakarta membuka lowongan pekerjaan pada bagian Staff Perencanaan. Saya yang bertanda tangan dibawah ini : Nama



: Zaroh Lailatul Chanifah



Tempat, tanggal dan lahir



: Boyolali, 9 Desember 1993



Pendidikan terakhir



: S-1 MANAJEMEN PENDIDIKAN



Agama



: islam



Alamat



: Warungboto Uh : Iv/1027 Rt : 38/09 Yogyakarta



55164 Sehubungan dengan hal tersebut saya lampirkan : 1. 2. 3. 4. 5.



FC Ijazah Daftar Riwayat Hidup SKCK FC KTP Foto terbaru (3x4)



Demikian permohonan saya untuk bergabung menjadi bagian Staff Perencanaan di SMP Negeri 9 Yogyakarta. Hormat saya,



Zaroh L. Chanifah



Contoh Surat Niaga/ Dagang



16



BANK BUMI DAYA INDONESIA MALANG SURAT REFERENSI NO. ................ Direktur Bank Bumi Daya Indonesia dengan ini menerangkan bahwa perusahaan SUMBER REJEKI adalah nasabah kami yang baik, termasuk perusahaan yang benefit dan selalu dapat meyelesaikan pembayaran dengan lancar. Demikianlah surat referensi ini kami berikan tanpa ada suatu ikatan pada kami. Malang, 29 September 2014 Bank Bumi Daya Indonesia Zaroh Lailatul Chanifah Direktur Utama



(Soedjito, 2014, hal. 69)



17