AKTIVITAS PENGENDALIAN-transaksi Pembelian [PDF]

Citation preview

AKTIVITAS PENGENDALIAN-TRANSAKSI PEMBELIAN Semua perusahaan yang memerlukan audit memiliki sistem akuntansi yang terkomputerisasi. Oleh karena itu manajemen mengimplementasikan aktivitas pengendalian dengan menggunakan prosedur pengendalian yang terprogram. Terdapat dua jenis pengendalian komputer : 1. Pengendalian Umum : berkaitan dengan lingkungan komputer dan mempunyai pengaruh pervasif terhadap aplikasi komputer. 2. Pengendalian



Aplikasi



:



berkaitan



dengan



setiap



aplikasi



akuntansi



yang



terkomputerisasi seperti siklus pengeluaran. Berdasarkan salah saji yang diperkirakan akan terjadi dalam transaksi pembelian , aktivitas pengendalian yang dapat mencegah dan mendeteksibsalah saji mecangkup :



Dokumen dan Catatan yang Umum Bagi perusahaan yang menggunakan sitem data base, transaksi akan disimpan dan auditor perlu memahami tabel utama yang mengggerakan akses informasi kedalam sistem. Dokumen dan catatan yang akan sering ditemukan dalam sistem akuntansi : 1. Permintaan pembelian : permintaan tertulis barang dan jasa dari seseorang ataupun departemen yang berwenang kepada departemen pembelian. 2. Pesanan pembelian : penawaran tertulis dari departemen pembelian kepada pemasok untuk membeli barang atau jasa sesuai pesanan tertulis. 3. Laporan penerimaan : laporan atas penerimaan barang yang menunjukkan jenis dan kualitas barang yang diterima dari pemasok. 4. Faktur penjual : tagihan dari pemasok yang menyebutkan jenis barang yang dikirim atau jasa yang diberikan, jumlah yangharus dibayar, termin pembayaran, tanggal tagihan. 5. Voucher : formulir internal yang berisi nama pemasok, jumlah yang harus dibayar, tanggal pembayaran untuk pembelian yang telah diterima. Digunakan sebagai otorisasi pencatatan pembayaran kewajiban. Sistem pembelian memerlukan paket voucher yang lengkap sebelum menyetujui pembayaran. Vouher berisi salinan permintaan pembelian, laporan penerimaan, faktur penjuaan dan voucher yang sesuai dan dokumentasi yang mendukung transaksi pembelian. 6. Laporan pengecualian : berisi informasi mengenai transaksi yang diidentifikasi untuk dilakukan investigasi dengan pengendalian aplikasi komputer,



7. Ikhtisar voucher : laporan mengenai seluruh isi voucher yang diproses dalam satu batch selama hari tu. 8. Register voucher : catatan akuntansi formal mengenai kewajiban yang telah mendapat persetujuan yang untuk dibayar. 9. File induk pemasok yang telah disetujui : file komputer mengenai informasi penjual dan pemasok yang telah disetujui untuk membeli jasa dan melakukan pembayaran. 10. File pesanan pembelian terbuka : file komputer mengenai pesanan pembelian yang telah dikirim ke pemasok tetapi barang dan jasa belum diterima. 11. File penerimaan : file komputer yang bersisi informasi mengenai kuantitas persediaan yang diterima oleh pemasok. 12. File transaksi pembelian : file komputer berisi data voucher yang telah disetujui atas pembelian yang sudah diterima. Digunakan untuk mencetak register voucher dan memastikan file utang usaha, persediaan, buku besar. 13. File induk hutang usaha : file komputer yang berisi tentang voucher yang belum dibayar yang telah disetujui, dapat disusun oleh pemasok. File ini harus ditambahkan ke saldo dalam akun pengendali hutang usaha. 14. File suspensi atau penolakan : file komputer yang menahan transaksi yang belum diprotes karena ditolek oleh proggram aplikasi komputer. FUNGSI FUNGSI 1. Pengajuan Pembelian a. Mencantumkan nama pemasok pada daftar pemasok yang telah disetujui. (Mulyadi, 2002) Transaksi pembelian terdiri dari empat tahap utama berikut : 1) permintaan pembelian, 2) pemilihan pemasok, 3) oreder pembelian, 4) penerimaan barang, 5) pencatatan hak dan kewajiban yang timbul dari transaski pembelian. Setiap perolehan barang harus dilakukan proses otorisasi yang bersifat umum seperti anggaran dan bersfiat khusus seperti persetujuan setiap kali pelaksanaan anggaran yang akan direalisasikan. Menyetujui pemasok dalam pengiriman barang dan jasa yang dibutuhkan perusahaan merupakan pengendalian yang penting tertuama dalam sistem akuntansi pada pengendalian komputer. Manajemen yang melakukan penetapan pengendalian dalam departemen pembelian dengan melakukan otorisasi daftar pemasok yang telah disetujui, akan menyulitkan karyawan dalam melakukan pengajuan pembelian kepada pemasok yang fiktif.



b. Permintaan barang dan jasa Permintaan pembalian merupakan dokumentasi awal dari transaksi yang mendukung arsersi manejemeneksistensi dan keterjadian transaksi pembelian. Permintaan pembelian biasanya diajukan oleh bagian penyimpanan untuk item persediaan dan item lainnya yang bukan persediaan. Peruahaan biasanya mengijinkan otorisasi umum untuk operasi rutin seperti pembelian bahan baku, apabila titik pemesanan kembali yang tercanum dalam anggaran operasi departemen. Data yang ditolak dalam sistem online akan menghasilkan laporan yang salah dan seera diperbaiki oleh departemen pemakai dan diajukan kembali jika permintaan sudah sah. Laporan kesalahan atau permintaan yang tidak urut harus dibuat secara rutin, dan harus pengecualian dan diinvestigasi.